Таймлайн в excel шаблон

⤓ Download

For: Excel 2007 or later & Excel for iPad/iPhone

License: Private Use (not for distribution or resale)

Author: Jon Wittwer

Description

I like using Excel has a drawing canvas, especially for timelines, because the canvas is nearly infinite in size. A vertical timeline is easy to create using shape objects (lines, text boxes, callouts, etc.). You can use this template to give you a head start. Format a shape or callout the way you want and then use copy/paste to duplicate the shape and add your events.

— или —

Smartsheet

Простейший способ создать временную шкалу в Excel — использовать готовый шаблон. Шаблон Microsoft Excel особенно полезен, если у вас нет опыта в создании временных шкал проектов. Вам потребуется лишь ввести данные и даты проекта в таблицу. Изменения автоматически отразятся на временной шкале Excel.

Загрузить шаблон временной шкалы для Excel

Когда вы добавляете в таблицу собственные даты, диаграмма Ганта меняется автоматически, но полоски могут быть расположены неправильно. В начале диаграммы может быть очень много пустого пространства с датами, которых вы не вводили. Исправить это можно, изменив расстояние между датами, отображаемыми в верхней части диаграммы.

1. Щёлкните дату в верхней части диаграммы Ганта. Вокруг всех дат появится рамка.
2. Щёлкните рамку правой кнопкой мыши и выберите пункт «Формат оси».
3. Во всплывающем окне слева выберите пункт «Шкала».
4. Измените число в поле «Минимальное значение». Рекомендуем изменять это число постепенно, чтобы видеть, как меняется расстояние между полосками, и максимально приблизить внешний вид диаграммы к желаемому.

В этой статье рассказывается, как создать временную шкалу в Excel на основе шаблона в контексте планирования деловой конференции. Для успешного проведения деловой конференции могут потребоваться месяцы планирования. Временная шкала в этом случае особенно важна. Такой проект предполагает высокую динамичность и большое количество заинтересованных лиц.

Сначала организатор мероприятия составляет список задач. К ним могут относиться управление бюджетом, поиск и бронирование места для проведения конференции, приглашение участников, организация их размещения, составление расписания конференции и многое другое. Для всего этого можно либо использовать шаблон временной шкалы в Excel, либо выбрать более эффективный подход: сначала построить диаграмму Ганта, а затем с её помощью создать временную шкалу. В этом руководстве рассматриваются оба способа.

Сначала составьте список задач, чтобы понять, что должно отображаться на временной шкале. Это могут быть те же вехи, которые в настоящее время представлены на диаграмме Ганта. В этом случае выберите шаблон временной шкалы Excel, в котором требуется только ввести информацию о вехах.

Однако вам также может потребоваться представить различные части проекта на временной шкале. В таком случае выберите шаблон временной шкалы проекта для Excel. В нём больше полей для настройки, а на временной шкале будет отображаться больше информации. Например, это может быть длительность выполнения той или иной задачи.

Выбор шаблона временной шкалы Excel

Microsoft предлагает несколько шаблонов временных шкал в Excel, которые подходят для планирования конференции. Временные шкалы в Excel не привязаны к данным диаграммы Ганта, поэтому необходимо вручную ввести данные в предварительно заданные поля шаблона. Эти поля не являются чем-то незыблемым: вы можете изменять их имена и добавлять другие поля.

1. Чтобы найти шаблон временной шкалы для Excel от Microsoft, откройте приложение Microsoft Excel, в поле поиска введите «Временная шкала» и нажмите клавишу ВВОД. Примечание. Этот шаблон был найден с помощью последней версии Excel в Windows 8.

1. Дважды щёлкните шаблон временной шкалы проекта в Excel, чтобы открыть электронную таблицу.

Добавление информации на временную шкалу в Excel

Когда шаблон откроется, вы увидите предварительно отформатированную электронную таблицу Excel с уже заполненными полями. Содержимое таблицы служит просто примером. В верхней части шаблона находится временная шкала. Прокрутите таблицу вниз, чтобы увидеть предварительно отформатированную диаграмму, на которой можно добавлять данные для планирования конференции и сроки выполнения. Одно из преимуществ использования шаблона временной шкалы Excel в том, что он уже отформатирован и его нужно лишь настроить.

1. Щёлкните текст «Временная шкала проекта» (1C) вверху таблицы и введите название своей конференции.

1. Прокрутите таблицу вниз и введите дату начала.

Так как вы планируете конференцию, вам необходимо выбрать дату начала проекта. Примечание. С помощью формулы в качестве даты начала задаётся дата, в которую вы приступили к использованию шаблона. Если это не подходит, щёлкните ячейку, удалите формулу и введите свою дату. При этом предварительно отформатированные даты начала и окончания изменятся.

1. Введите первую задачу. Чтобы добавить задачу в столбец «Действие», дважды щёлкните поле с текстом «Веха».

1. Нажмите клавишу TAB, чтобы перейти в соответствующее поле «Начало», и введите дату, в которую вы начнёте подбор места проведения конференции. Чтобы ввести дату в поле «Окончание», нажмите клавишу TAB ещё раз. Это дата, к которой необходимо выбрать место проведения.

1. Повторяйте шаги 3 и 4, пока не заполните всю диаграмму.

Когда на диаграмму добавлены все вехи конференции, можно легко изменить внешний вид временной шкалы. Вы можете настроить отображение данных на ней и сделать её более яркой.

Если длительность планирования конференции превышает один месяц (скорее всего, так и будет), вы можете просмотреть дополнительные данные на временной шкале, нажимая на стрелки на серой полоске рядом с полем «Дата начала». При этом вы прокручиваете временную шкалу Excel.

1. Чтобы изменить общее оформление диаграммы, щёлкните её, а затем щёлкните значок кисти.
2. Появится всплывающее окно с различными стилями временной шкалы. Наведите указатель мыши на разные стили, чтобы увидеть, как будет выглядеть временная шкала. Найдя подходящий стиль, щёлкните его. Стиль будет применён к временной шкале.

Изменение цветовой палитры для временной шкалы в Excel

1. Щёлкните диаграмму.
2. Щёлкните значок кисти, а затем в верхней части всплывающего окна щёлкните «Цвет».
3. Наведите указатель мыши на разные цвета, чтобы увидеть, как будет выглядеть временная шкала. Найдя подходящий цвет, щёлкните его, и он будет применён к временной шкале.

В этом шаблоне временной шкалы приводится лишь самая основная информация. Он отлично подойдет для того, чтобы дать руководителям и заинтересованным лицам общее представление о задачах, связанных с проведением конференции. Однако в нём нет информации о бюджете и о том, выполняются ли задачи в срок и кто отвечает за ту или иную задачу. Если вам нужна более подробная временная шкала для планирования конференции, рекомендуем создать диаграмму Ганта в Excel.

Создание подробной временной шкалы с помощью шаблона Smartsheet

Планирование конференции состоит из множества деталей. Всю эту информацию желательно хранить в одном месте, где она будет доступна различным заинтересованным лицам.

В Smartsheet есть немало шаблонов, с помощью которых можно легко создать временную шкалу мероприятия. Вы можете просматривать данные в виде списка задач или диаграммы Ганта, чтобы быстро получать представление о ходе работ. Вы также можете добавлять вложения, импортировать контакты, назначать задачи, планировать автоматические запросы изменения и работать совместно с коллегами — откуда угодно и на любом устройстве. Есть даже шаблон веб-формы регистрации для участия в мероприятии, который упрощает процесс регистрации.

Создайте временную шкалу в Smartsheet

Выбор шаблона для планирования проекта в Smartsheet

1. Чтобы приступить к работе в Smartsheet, войдите в свою учётную запись и перейдите на вкладку «+» на левой панели навигации или получите бесплатный пробный доступ на 30 дней.
2. На левой панели навигации щёлкните «Создать».

1. В поле поиска введите слово «Событие» и щёлкните значок увеличительного стекла. Вы увидите несколько шаблонов. Для этого примера выберите «Список задач события с диаграммой Ганта и бюджетом»&, а затем во всплывающем окне нажмите синюю кнопку «Использовать шаблон».

1. Присвойте имя шаблону, выберите папку для его сохранения и нажмите кнопку «ОК».

Откроется предварительно отформатированный шаблон с заполненными разделами, подзадачами, примерами вложений, состоянием выполнения и формулами бюджета. Для примера также приводится некоторое содержимое.

1. Чтобы удалить жёлтое поле вверху шаблона, щёлкните его правой кнопкой мыши и выберите команду «Удалить строку».

1. Дважды щёлкните ячейку «Приветственное мероприятие», выделите её содержимое и введите свой текст.

1. Дважды щёлкните жёлтое поле «Декор», выделите его содержимое и введите свой текст. Это должно быть название одной из основных категорий ваших задач («Выбор места проведения», «Привлечение спонсоров», «Регистрация» и т. д.).

1. Щёлкните пустую ячейку в столбце «Этап» и введите название ещё одной категории. Выделите всю строку от столбца «Выполнено» до столбца «Дата начала», щёлкните значок в виде банки с краской и выберите жёлтый цвет. Повторите эти действия для остальных категорий.

1. Щёлкните ячейку под созданной категорией (в этом примере это категория «Маркетинг») и добавьте подзадачу более низкого уровня, например «Социальные сети». Затем нажмите на панели инструментов кнопку «Отступ», чтобы превратить только что созданную категорию в подзадачу. Повторите эти действия для всех новых категорий.

1. Значения в столбце Общий бюджет вычисляются автоматически на основе расходов, введённых в соответствующих столбцах.
2. Введите даты начала и выполнения для каждой задачи в столбцах «Дата выполнения» и «Дата начала». Когда часть проекта завершится, дважды щёлкните ячейку даты и нажмите на панели инструментов слева кнопку зачёркивания (с зачёркнутой буквой «S»).
3. В каждой строке щёлкните ячейку в столбце «Статус» и выберите в раскрывающемся списке символ, соответствующий текущему состоянию задачи. Это может быть зелёная галочка, жёлтый восклицательный знак или красный знак «X». Так вы сможете легко увидеть, выполняется ли ещё задача или работы по ней приостановлены.

1. В столбце «Назначено» щёлкните ячейку и выберите исполнителя в раскрывающемся списке. Можно даже добавить людей, не являющихся сотрудниками вашей компании.

Когда вы назначаете задачи исполнителям в Smartsheet, их контактные данные автоматически привязываются.

1. Чтобы просмотреть введённые данные в виде диаграммы Ганта, нажмите на панели инструментов кнопку Представление Ганта.

 Внешний вид диаграммы Ганта можно настроить всего несколькими щелчками мышью. Чтобы изменить цвета полосок задач, выполните указанные ниже действия.

1. Правой кнопкой мыши щёлкните полоску задачи и выберите пункт «Параметры цвета».
2. Появится цветовая палитра, с помощью которой можно поменять цвет полоски.
3. Чтобы применить один и тот же цвет к нескольким полоскам задач, щёлкните их, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Полоски будут выделены. Затем отпустите клавишу SHIFT, щёлкните правой кнопкой мыши одну из выбранных полосок и выберите пункт «Параметры цвета».

Преобразование шаблона Smartsheet во временную шкалу проекта

Вы уже ввели все необходимые данные в Smartsheet. Теперь можно несколькими щелчками мышью создать эффектную временную шкалу, чтобы наглядно представить ход планирования мероприятия.

1. Откройте PowerPoint и создайте слайд.
2. Перейдите на вкладку Office Timeline Free (если вы приобрели Office Timeline, эта вкладка будет называться Office Timeline). Нажмите на ленте стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой New (Создать). Наведите указатель на пункт Import Data (Импорт данных) и щёлкните Import from Smartsheet (Импорт из Smartsheet).

1. Войдите в учётную запись Smartsheet, следуя указаниям. Установите флажок рядом с проектом Smartsheet, который нужно импортировать, а затем щёлкните зелёный кружок с галочкой.

После создания временной шкалы проекта её можно настроить. Вы можете выбрать события, которые должны отображаться на временной шкале, обозначить разными цветами задачи, назначенные различным заинтересованным лицам, и добавить к оформлению свою фирменную символику и цвета.

Smartsheet помогает улучшить совместную работу и повысить скорость работы для любых типов задач, от простого управления задачами и планирования проектов до комплексного управления ресурсами и портфелями, позволяя вам добиваться большего. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

Is there a timeline template in Excel?

How do you make a timeline in Word or other office tools?

Where can I create a timeline?

What is the best program to make a timeline?

Incident Response Plan

Free, downloadable timeline graphic using hours and minutes to give a clear overview on how an organization needs to plan its reaction to incidents so that outage be limited and activity resumed as soon as possible.

Crisis Management Plan

Professionally-designed timeline example structured in swimlanes that covers all the steps and processes one needs to follow in a crisis management process, from when the crisis occurs to response, business continuity process, recovery, and review.

Swimlane Diagram

Swimlane PowerPoint template that clearly lays out the framework of a project, from scheduling activities to task assignment and resource management.

Marketing Swimlanes Roadmap

Swimlane diagram example that provides a crisp, well-structured illustration of the tasks and milestones of your marketing campaign, according to the phase of the campaign to which they belong.

Marketing Plan

Free marketing timeline model that, once customized, effectively outlines your overall marketing strategy and serves as a solid visual aid to support marketing plan presentations.

Project Plan

Intuitive PowerPoint slide that serves as a quick yet visually effective alternative to complex project management tools to produce clear, well-laid-out plans for launching a project.

Sales Plan

Easy-to-edit sales plan sample for sales leaders, marketers or account executives to lay out objectives against a timeband in weeks; it can be customized to show campaign plans and targets in months, quarters or years.

Example Timeline

Visual template with Today’s Date indicator that helps enterprise workers get a quick start on creating timelines for project reviews, status reports, or any presentations that require a simple project schedule.

Blank Timeline

Generic timeline example that can be easily customized to quickly make an impressive, high-level summary of important events in a chronological order.

— or —

Smartshee

  Download Timeline Template for Excel

The easiest way to make a timeline in Excel is to use a pre-made template. A Microsoft Excel template is especially useful if you don’t have a lot of experience making a project timeline. All you need to do is enter your project information and dates into a table and the Excel timeline will automatically reflect the changes.

When you add your own dates to the table, the Gantt chart will automatically adjust, but the spacing will be off. There may be a lot of extra white space at the beginning of your chart, with dates that you did not enter. The solution is to adjust the spacing between the dates display at the top of your chart.

1. Click on a date at the top of your Gantt chart. A box should appear around all the dates.  
2. Right-click and select Format Axis.  
3. In the pop-up box, on the left, select Scale.  
4. Adjust the number in the box labeled Minimum. You will have to add numbers incrementally to the box to adjust the spacing and get it to look the way you would like.

This article will show you how to create a timeline in Excel, using a template in the context of planning a business conference. Hosting a successful business conference can take months of planning and it’s the type of project where a timeline is essential. It involves plenty of moving parts and usually has quite a few stakeholders.

In this scenario, an event planner would start by making a list of tasks. These tasks may include managing a budget, scouting and securing a conference site, hosting speakers, hotel arrangements, conference schedule, and more. With all this information, you can either look at a timeline template in Excel or find a more robust solution to first make a Gantt chart and use that to create a timeline. This tutorial will show you how to do both.

First, make a task list to figure out what you want the timeline to show. Maybe you want it to show milestones that are currently in a Gantt chart — if that’s the case, look for an Excel timeline template that only requires inputting milestone data. 

Perhaps you want to show how different parts of a particular project appear on a timeline. Then, look for an Excel project timeline template. This will have more fields for you to customize and displays more information on the timeline, like how long it will take for a certain task to get done. 

Choose an Excel Timeline Template

Microsoft also offers a few timeline templates in Excel designed to give you a broad overview of your conference planning timeline. The Excel timelines aren’t tied to Gantt chart data, so you’ll be manually inputting your own data in the pre-defined template fields. These aren’t set in stone; you can change names and add fields as needed. 

1. To find an Excel timeline template from Microsoft, open Microsoft Excel and type “Timeline” in the search box and click Enter.  Note: this template was found using the latest version of Excel on Windows 8. 

1. Double-click on the Excel Project Timeline template to open the spreadsheet. 

Add Your Information to the Timeline in Excel

When the template opens, you will see a pre-formatted Excel spreadsheet with information already filled out in the fields. This content is just a placeholder. At the top of the template is a timeline. Scroll down to see the preformatted chart where you can add conference planning details and due dates. One of the benefits of using an Excel project timeline template is that the formatting is already complete, and all you need to do is customize it.

1. Click the Project Timeline field (1C) at the top of the spreadsheet and enter your conference name.

1. Scroll down in the spreadsheet and enter a start date.

Since you’re planning a conference, you’ll want to choose the planning kick-off date. Note: There’s already a formula that picks the start date as the day you started using the event planning template. If you don’t want to use that date, click the cell, delete the formula and add your date. You’ll notice that the preformatted dates for Start and End will change. 

1. Enter the first major task to complete. Add tasks to the Activity column by double-clicking on the field that reads Milestone.

1. Click the Tab key to navigate to the corresponding Start field and type in the date that you’ll start researching possible conference venues. Click the Tab key again to enter a date in the End field. This should be the date that you’ll want to have picked the venue.

1. Repeat steps 3 and 4 to complete the remainder of the chart.

Once you have entered all the conference milestones in the chart, you can easily change the look of the timeline. You can change the display of the timeline data and make it more colorful.

If the conference planning timeline extends past a month (and it probably will), you can see more data on the timeline by clicking the arrows in the gray bar next to the Start date box. When you do this, you will scroll through the Excel timeline.
 

1. To change the overall chart presentation, click on the chart and gthen click on the box with a paintbrush icon.
    
2. A pop-up box will appear displaying different timeline chart styles. Mouse over the formats to see it appear on the timeline. If you see one you like, click it. The timeline will be updated to reflect that style.
    

Change the Color Palette of the Excel Timeline

1. Click on the chart. 
    
2. Click on the paintbrush icon and click Color at the top of the pop-up box.
    
3. Mouse over the timeline color to see it appear on the timeline. If you see one you like, click it and the timeline will be updated to reflect that style.

This timeline template only displays the most basic information. It’s great to share with stakeholders and executives to give them a high-level view of tasks required to put on a conference. However, it doesn’t include things like a budget, nor does it display tasks that are being completed on time or who is responsible for each task. If you want to create a more detailed conference planning timeline, consider creating a Gantt chart in Excel.

Use a Smartsheet Template to Create a Robust Timeline

There are a lot of details that go into planning a conference. It’s essential to find a place to keep all that information in one place, where multiple stakeholders can access it. 

Smartsheet has quite a few event timeline templates that can help you get started. You can view your data as a task list or as a Gantt chart, giving you a quick view of progress made. You can also add attachments, import contact data, assign tasks, automatically schedule update requests, and collaborate wherever you are, on any device. There’s even a template for an Event Registration Web Form that can help streamline the registration process.

Create Your Timeline in Smartsheet

Select a Project Planning Template in Smartsheet

1. To get started with Smartsheet, login to your account and navigate to the ‘+’ tab on the left side navigation bar, or sign up for a free 30-day trial.

1. Type “Event Task List” in the Search box and click the magnifying glass icon. You’ll see a few options, but for this example, click on Event Task List with Gantt & Budget and then click the «Use» button in the pop-up window.

1. Next, name the template, choose where to save it, and click the OK button. 
    

A pre-formatted template will open, complete with sections, sub-tasks, sample attachments, progress tracking, and budget formulas. There will also be some sample content for reference.

1. To delete the yellow box at the top of the template, click on the box, right-click, and select Delete Row.

1. Double-click the ‘Welcome Event’ cell highlight the existing content, and type in your information.
2. Double-click the yellow Decorations text, highlight the existing content, and type in your information. This title should be one of the main categories for planning your conference (“Select Venue,” “Recruit Sponsors,” “Registration,” etc). 
3. Click on a blank cell in the Phase column and type in another category. Highlight the entire row, from the Done column through the Started column, click the paint bucket icon, and click yellow. Repeat for as many category rows needed.

1. Click on the cell under the new category created (in this example, it’s “Event Marketing”) and add a sub-sub-task, such as “Social Media.” Next, click the Indent button in the toolbar to turn the new categories you just created into sub-tasks. Repeat for all new categories.

1. The Total Budget column will automatically calculate, based on the costs you input into the corresponding columns. 
2. Enter start and due dates for each task in the Due and Started columns. When a part of the project is completed, double-click on the date cell and click the letter strikethrough button on the left-hand toolbar (the button with the “S” with a line through it). 
3. For each row, under the Status column, click the cell and choose a symbol that matches the progress in the drop-down menu. This can be a green check, a yellow exclamation point, or a red ‘X’ mark. This will let you easily view how much of a specific task has been accomplished, or if it is on hold.
    

1. Under the Assigned To column, click a cell and select the assignee from the pop-up menu. You can even add contacts who don’t work for the company.

When you assign tasks to people in Smartsheet, their contact information is automatically linked.

1. To view the data you just entered as a Gantt chart, click on the Gantt View button in the toolbar.

 You can customize the appearance of your Gantt chart with just a couple clicks. To change the colors of the task bars: 

1. Right-click on a task bar and select Color Settings.
    
2. A color palette will appear, letting you change the color of the bar. 
    
3. If you want to apply the same color to multiple task bars, click the task bars while holding down the Shift button. This will select all the bars. Then, release the Shift button, right-click on any of the selected bars, and click Color Settings. 

Turn a Smartsheet Template into a Project Timeline

You’ve already inputted all your information in Smartsheet and with just a couple clicks, you can create a beautiful timeline to highlight your event planning progress. 

1. Open PowerPoint and create a new slide.
    
2. Click on the Office Timeline Free tab (Note: if you purchased Office Timeline, it will say Office Timeline) and select the drop-down arrow under the New button in the ribbon bar. Highlight Import Data and then click Import from Smartsheet.
    

1. Follow the prompts to login to your Smartsheet account. Click on the box next to the Smartsheet project you want to import and click the green circle with a checkmark in it.

Once your project timeline is created, you can customize it even further. You can choose which events you want displayed in the timeline, color-code tasks assigned to specific stakeholders, and add your branding and colors to the layout.

From simple task management and project planning to complex resource and portfolio management, Smartsheet helps you improve collaboration and increase work velocity — empowering you to get more done. 

The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.

When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.