Таблицы в excel для учеников

Скачать:

Электронные таблицы для подведения итогов
успеваемости

Большинство обязанностей распределяется в
школе между несколькими завучами так, чтобы не
происходило дублирования одних и тех же
управленческих функций и оставалось время для
аналитической работы. При этом остается целый
ряд задач, занимающих много времени, но не
являющихся чисто управленческими. К таким
задачам можно отнести: учет успеваемости по
классам, по предмету или у отдельных педагогов;
подведение итогов за год; результаты экзаменов; а
также выявление динамики этих числовых
показателей успешности работы образовательного
учреждения. Всю это работу удобно проводить с
помощью компьютера, ведь здесь главное – быстро
и правильно провести расчеты, часто требуется
строить диаграммы для сравнения по годам, по
предметам и т.д. Замечательно, если в Вашей школе
установлена и действует одна из компьютерных
систем информатизации образовательного
пространства, например, программы от фирмы 1С. В
этом случае материалы, подобные предложенным в
этой статье, уже имеются в Вашем распоряжении. К
сожалению, пока еще во многих школах нет
специального программного обеспечения. Учителя
и администрация придумывают удобные способы
обработки и оформления числовых данных
посредством офисных программ, а некоторые ведут
обычные записи в тетрадях, проводят вычисления с
помощью калькулятора.

Используя свой многолетний опыт работы с
компьютером, на основе программ Microsoft Office я
составила целый ряд различных удобных
“заготовок”, в значительной мере упрощающих и
ускоряющих подготовку школьной документации,
основанной на расчетных таблицах. Так, в
приложении Microsoft Excel я решаю многие задачи:
составляю школьное расписание, вношу в него
изменения по необходимости, готовлю итоговые
отчеты по успеваемости (по классам, по предметам,
по результатам экзаменов), оформляю все
календарные планы своей работы, делаю различные
таблицы для удобного отображения результатов
внутришкольного контроля. Благодаря широким
возможностям электронных таблиц в значительной
мере экономится время, упрощается проверка
данных, улучшается качество оформления
документов для печати, появляется возможность
быстро решать проблемы, которые “вручную”
решать сложно и долго.

Предлагаю коллегам воспользоваться готовыми
таблицами для подведения итогов экзаменов — файл Приложение1.xls. Надеюсь, коллегам
пригодятся также мои рекомендации к этим
таблицам.

Рекомендации по использованию таблиц и
этапы работы с ними

Вообще, работа с предложенным файлом
заключается в том, чтобы ввести списки классов и
экзаменационные отметки. В результате
автоматически заполняются итоговые таблицы по
каждому проведенному экзамену и можно быстро
построить диаграммы для сравнения разных
показателей. Кроме того, промежуточные
результаты помогут Вам при составлении
расписания экзаменов по выбору и при контроле
сессии. Так как количество 9-х и 11-х классов в
школе различается в разные годы, то в случае
уменьшения можно скрыть в таблицах лишние
строки, а в случае увеличения – путем
копирования добавить новые. В данном случае
таблица была составлена для шести 9-х и трёх 11-х
классов, взято среднее число учащихся – 25
человек в классе.

Для большей наглядности я оставила в таблицах
со списками некоторое количество отметок, но
убрала все фамилии, также остались пустые строки
в таблицах итогов (значит, этот экзамен не
выбирали), остались даты – как образец. Все
ячейки имеют нужный формат, то есть таблицы
подготовлены для работы.

Чтобы не пришлось восстанавливать формулы, не
очищайте содержимое ячеек с формулами в
списках классов (они выделены светло-коричневым
цветом) и в итоговых таблицах.

1. Листы: Списки 9 классов, Списки 11 классов. Вводим
списки учащихся по классам – выполняем это перед
составлением расписания экзаменов: лучше списки
скопировать из школьной базы данных учащихся, но
можно набрать вручную.

На этом же этапе вводим в итоговые таблицы
фамилии учителей, преподающих в 9-11 классах –
листы: итоги 9 кл, итоги 11 кл.

2. Указываем для каждого учащегося выбранные им
экзамены на основании списков, сданных классными
руководителями. (См. список 9а класса)

Код 1 в ячейке означает выбор данного
экзамена. По обязательным экзаменам у всех
учащихся коды = 1.

После занесения данных о выборе экзаменов
просчитываются контрольные суммы:

Количество экзаменов по каждому учащемуся –
справа в столбце “всего”.

Количество учащихся в классе и в школе, которые
должны сдавать данный экзамен (строка “всего”)

На основании последних сумм составляем
расписание экзаменов по выбору: если устный
экзамен сдают более 15 человек, то рекомендуется
поставить его в расписании в два дня. Кроме того,
желательно продублировать в расписании те
предметы, которые выбраны учащимися попарно.
Например, 10 человек выбрали пару: обществознание
и русский язык устно, ставим оба этих предмета на
два дня.

3. На основании приказа о допуске к экзаменам
указать количество допущенных к экзаменам
учащихся – на листах итоги 9 кл, итоги 11 кл.
(один раз вводим, затем копируем во все таблички
по предметам).

4. Вносим экзаменационные отметки и даты
проведения экзаменов – из экзаменационных
протоколов. В результате заполнятся по формулам
ячейки, выделенные цветной заливкой.

С помощью контрольных цифр сразу обнаруживаем,
если кто-либо из учащихся ещё не сдал экзамен или
результат не был внесен в протокол, или по ошибке
внесен в протокол лишний экзамен. По своему опыту
могу сказать, что возможна любая из этих
ситуаций. В первый год работы над результатами
экзаменов я ещё не использовала поимённые
таблицы, а делала лишь общий подсчет отметок по
протоколам, с определением процента качества –
такие сведения были нужны для отчёта. Когда одна
из учениц не явилась на экзамен, а классному
руководителю сказала, что сдала его, то
обнаружить обман было очень сложно, ведь не
сходилась только конечная сумма по всем классам,
а где был просчёт – непонятно. Пришлось мне
пересмотреть все протоколы снова. Считая
количество экзаменов у каждого ученика, я
потратила на это целый день, но нашла причину
неверного результата. Именно тогда я решила
перенести весь учет в электронные таблицы. В
таблице подобная ситуация обнаружилась бы сразу,
но, к счастью, таких случаев больше не было.

В целом контрольные цифры на листах со списками
показывают:

1. По каждому учащемуся – количество отметок
   соответствует выбору экзаменов (так как
   письменный экзамен по русскому языку
   оценивается двумя отметками, то у 9-х классов
   всего должно быть 5 отметок в сессии, а у 11-х
   классов – 6 отметок)
2. Общее количество отметок по классу —
   соответствует числу учеников, умноженному на ту
   же норму (5 или 6).
3. Если учащийся сдает экзамены в щадящем режиме,
   то норма для него отличается. Я выделяю
   соответствующую строку в списке желтым цветом,
   добавляю примечание, например, “индив.
   обучение” и при контроле учитываю разницу.

5. Подготовка к печати.

1. Листы со списками на печать не выводим – они
   нужны для контроля, но при необходимости можно их
   распечатать для классных руководителей. Тогда
   выбираем из таблицы диапазон с одним классом и
   предметами, не выводя на печать столбцы контроля
   (команды Файл – Печать – Выделенный диапазон)
2. Так как учащиеся выбирают экзамены, то в
   таблицах с итогами есть пустые строки, их при
   печати нужно скрыть.
3. Итоговые таблицы по предметам выводим на печать
   выборочно — выделить нужную таблицу или
   несколько таблиц, напечатать диапазон. Не
   забываем просмотреть перед печатью, настроить
   поля.

6. При желании можно напечатать диаграммы –
сравнить результаты по классам или по предметам.
Я привожу (на листе Диаграммы) несколько
примеров диаграмм на основе имеющихся таблиц.

Поведение итогов успеваемости за год

Этот же файл, измененный с помощью копирования
листов и замены в заголовках таблиц и формулах,
можно использовать для другой задачи: подведение
итогов успеваемости за год или другой учебный
период. При этом мы уже не ограничиваемся
выпускными классами, а можем подвести, например,
итоги по начальной школе или общешкольные. В этом
случае контрольные числа отходят на второй план,
но построенные диаграммы успеваемости будут
отражать успехи всех учащихся по всем предметам.
Так как изменить таблицы для второй задачи
сможет любой знаток Excel, ограничусь лишь
подсказками. Например, нужно сделать таблицы
для 8-х классов на основе таблиц для 9 классов.

1) Копируем листы: Списки 9 кл, Итоги 9 кл.
Переименовываем листы на 8 кл.

2) Выполняем автоматическую замену на новых
листах: Правка – Найти, указываем 9 –
Заменить, указываем 8. При этом во всех данных,
заголовках и формулах получаем 8 вместо 9.

3) Далее нужно на листах Списки 8 кл и Итоги
8 кл. заменить названия некоторых предметов,
изучаемых в 9 классе, на предметы 8 класса.

4) Остается ввести списки 8-х классов и их
отметки.