Опубликовано 15.05.2022 Обновлено 20.01.2023
Приветствую, друзья! Наши подписчики и коллеги Линар Муллахметов и Игорь поделились со всеми своими excel-разработками, с помощью которых каждый желающий может автоматизировать составление карт выдачи СИЗ. Лучи добра и вопросы авторам пишите в комментариях.
Обновление от 20.01.2023 – Игорь высылал файл со снятой защитой.
Содержание
- Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Линара
- Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (Л)
- Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Игоря
- Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (И)
Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Линара
Прошу выложить приложенный файл, возможно он будет кому то полезен.
Данный excel-файл поможет в быстрые сроки составить карты выдачи СИЗ на работников предприятия (лично меня выручил тем, что перед проверкой помог составить карточки на 600 человек).
Обновление от 19.06.2022 №1
Здравствуйте, отправляю Вам файл для автоматизации переноса данных, выгруженных с 1С бухгалтерия, и дальнейшего отслеживания сроков выдачи СИЗ. У кого на предприятии нету 1С, то можно просто воспользоваться файлом Данные по СИЗ.xlsm. Для работы с файлами у Вас должны быть включены макросы и установлен стиль ссылок буквенный (А,В,С …), а не цифровой (1,2,3…).
Для начала нам надо подготовить файлы к работе:
1.Займемся файлом Данные по СИЗ.xlsm. Для этого занесем наименования СИЗ на листе Подразделения начиная с ячейки G1 (в примере уже заполнены моими данными). Проще сокращать наименования СИЗ, как это сделано в моём файле, далее Вы поймете почему. Так же заполним столбцы «Срок носки» (в месяцах), столбцы «Дата окончания» и «Процент износа» заполняются автоматически.
2.Теперь займемся файлом Макрос на замену наименований СИЗ.xlsm. При получении Отчёта из бухгалтерии мы получим данные по спецодежде примерно в таком виде – 00-00003947 КАСКА ОРАНЖ, 00-00011355 САПОГИ КИРЗОВЫЕ УТЕПЛЕННЫЕ, но нас это не устраивает, нам надо их преобразовать в данные, которые мы сможем использовать для переноса (в примере уже заполнены моими данными). Для этого на листе ReplaceList в столбце А напишем наименования СИЗ, указанные в Отчёте (в примере уже заполнены моими данными). Наименования СИЗ дублируются, поэтому в будущем лучше их предварительно подчистить. Для этого я пользуюсь встроенными инструментами экселя, которые расположены на вкладке Данные-Удалить дубликаты. Далее в столбце В внесем наши наименования СИЗ (те, что мы указывали в п. 1) (в примере уже заполнены моими данными), в столбце Е внесем данные, которые надо убрать из таблицы (в примере уже заполнены моими данными).
Файлы готовы к работе. Теперь перенесем данные с наименованиями СИЗ и датой их ввода из Отчёта на лист Specification файла Макрос на замену наименований СИЗ.xlsm (в примере уже заполнены моими данными), после чего на том же листе нажмем на кнопку «Массовая замена». Всё, файлы преобразованы. Теперь скопируем два преобразованные столбца (А и В) на лист “Выгрузка из 1С” в файл Данные по СИЗ.xlsm, после чего перейдем на лист Подразделения и нажмем на кнопку “Подставить данные из таблицы “Выгрузка из 1С”, вуаля, данные по выдаче перенесены, магия – не иначе =)
Теперь перейдем на лист “Потребность” – при нажатии на кнопку “Сформировать списки по всем подразделениям”, данные из выбранного диапазона дат (ячейки А4 и С4), будут перенесены. Диапазон дат можно выбирать такой, какой Вам нужен. Всё, теперь мы знаем кому, когда и что надо выдать, а также тех, кто СИЗ до сих пор не обеспечен. Если Вы занимаетесь закупкой СИЗ, то далее Вам еще можно поиграться со сводными таблицами, чтобы подсчитать количество СИЗ для закупки. Я данный файл использую лишь для того, чтобы при проверке подразделения посмотреть кто обеспечен СИЗ, а кто нет. В начале всё кажется очень запутанным и сложным, но сейчас у меня вся эта операция занимает не более 5 минут =) Надеюсь помог Вам хоть как то упростить рутинную работу.Вложенные файлы:
- Данные по СИЗ (.xlsm)
- Макрос на замену наименований СИЗ (.xlsm)
Обновление от 19.06.2022 №2
Здравствуйте, прошу обновить файл для составления ЛК СИЗ
1. Добавлены колонки для занесения данных по полу (ставиться автоматически в зависимости от отчества), росту, размеру одежды, размеру обуви.
2. Открыта карта ЛК СИЗ для ее редактирования (если кому то нужно внести изменения в форму).
Второй вариант составления ЛК СИЗ:
1. Для работы необходимо заполнить листы:
– Данные по работникам (столбец с полом заполняется автоматически при внесении отчества сотрудника);
– Нормы выдачи СИЗ (столбец G не удалять, по нему данные по СИЗ переносятся в ЛК СИЗ);
– Сертификаты (здесь надо указывать наименования СИЗ, которые Вы будете записывать на оборотную сторону ЛК СИЗ, данные по сертификатам будут автоматически заноситься в карточку).
Т.к. при наличии объеденных ячеек эксель не позволяет автоматически расширять высоту ячейки в зависимости от количества текста в ней, то на всякий случай добавил оборотную сторону еще на один лист – ЛК СИЗ (оборотная 2 вариант).
2. Для формирования ЛК СИЗ на сотрудника в строке ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА № введите порядковый номер сотрудника, который указан на листе Данные по работникам (в примере это 1,2,3).Вложенные файлы:
- Для составления ЛК СИЗ (.xlsm)
- Создание карточек выдачи СИЗ(обновлено) (.xlsb)
Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (Л)
Для работы с excel-программой необходимо:
- Включить макросы.
- Заполнить вторую вкладку “Нормы выдачи СИЗ”.
- Заполнить данные по работникам.
- Доп. инструкцию читайте в обновлениях выше
Если вы пропустите какую-нибудь профессию или должность, то Excel вам об этом напишет.
Скачать > Excel-программа для составления карт выдачи СИЗ (Л) (файлы по ссылке обновлены 19.06.2022)
Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Игоря
Отличный макрос написан (про разработку Линара – прим. ред.).
Было бы полезно сделать отслеживание сроков выдачи.
Можно было и проще через формулы сделать заполнение карточек, что бы при выборе фамилии из списка автоматически подтягивались и рост и размер и пол и нормы выдачи в зависимости от профессии.
Если кому интересно могу выслать такой вариант. (с радостью публикуем – прим. ред.)
Обновление от 21.07.2022
Добрый день.
Я переосмыслил алгоритмы работы файла форма размеры СИЗ. Добавил регистрацию выдачи и анализ потребностей в замене СИЗ, инструкцию и много чего ещё. Предлагаю заменить старый файл.
Игорь
Обновление от 20.01.2023
Добрый день.
С нового года у пользователей возникли проблемы с изменением года на вкладке «Учёт».
Поэтому высылаю файл со снятой защитой.
Прошу заменить файл на сервере.
Игорь
Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (И)
|
Данный файл сделан для формирования карточек учёта выдачи СИЗ, регистрации выдачи и автоматического определения потребности в закупке СИЗ и позволяет сократить количество рутинных операций по занесению повторяющихся данных. |
|||
|
Действие |
Где |
Комментарии |
|
| 1. | При загрузке файла включить поддержку макросов. | Это необходимо для удаления пустых строк в карточке выдачи. Если макросы отключены, тогда перед печатью скройте пустые строки на обороте карточки | |
| 2. | На вкладке “Учёт” заполните столбцы B и С – вид выдаваемых СИЗ и номер сертификата или декларации | столбцы B-C | |
| 3. | На вкладке “Должности” заполняем имеющиеся должности и коды. Для должностей с одинаковыми СИЗ присваиваем единый код, для остальных индивидуальный. | столбцы A-B | |
| 4. | Заполняем необходимые нормы на вкладке “Нормы” для каждой профессии в одну строку. А-название должности. B-код. Столбцы G-X -виды выдаваемых СИЗ (максимум 18 позиций). Следующие 18 ячеек п. Правил. Следующие 18 ячеек -единицы измерения. Следующие 18 ячеек -количество на год. |
столбцы A,B, G-BZ | , |
| 5. | При выдаче СИЗ сотруднику занесите данные на сотрудника во вкладку “Список” | столбцы E-S | |
| 6. | Выдаваемые СИЗ выбираем в соответствующих столбцах во вкладке “Список”. Если нужного СИЗ нет, проверьте и дополните (исправьте) вкладку “Учёт” | столбцы T, Z, AF, AL, и т.д. | Для удобства СИЗ разделены по типам на 18 разделов. |
| 7. | В следующих двух столбцах заполняем дату выдачи и срок носки в днях | ||
| 8. | На вкладке “Карточка” кликаем на поле Фамилии, все данные должны автоматически подтянуться и можно проверить ошибки | L9 | Количество выданных по умолчанию 1, процент износа 0. |
| 9. | Распечатываем карточку и подписываем | Двухстороння печать | |
| 10. | Теперь выдача СИЗ зарегистрирована во вкладке “Список” и в столбцах срок замены вы можете контролировать сроки. Если срок замены составляет менее одного месяца, то ячейки будут выделяться цветом. | При выдаче сотруднику новых или дополнительных СИЗ, карточка распечатывается и подписывается вновь, а старая уничтожается. При увольнении сотрудника удаляем строку в списке. |
|
| 11. | Ситуацию по потребности в закупке СИЗ по месяцам можно отслеживать на вкладке “Учёт”. Выбираем интересующий год в ячейке E2 | E2 | Столбец D – количество выданных СИЗ. Столбцы F-Q – количество плановых замен по месяцам |
| 12. | Присылайте предложения по улучшению файла | почта | Не забываем поблагодарить автора избавившего Вас от части рутинной работы 🙂 |
Скачать > Excel-программа для составления карт выдачи СИЗ (И) (файл по ссылке обновлён 20.01.2023)
На этом всё.
Продолжение следует …
В организациях, работники которых при осуществлении своих обязанностей должны пользоваться спецодеждой, применяется специальный документ – ведомость учета выдачи спецодежды.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы МБ-7 — ведомости учета выдачи спецодежды .xlsСкачать образец заполнения формы МБ-7 — ведомости учета выдачи спецодежды .xls
Что входит в понятие «спецодежда»
Под «спецодеждой» понимается одежда, обувь, головные уборы, перчатки, рукавицы и различные приспособления, которые выдаются в индивидуальное пользование и помогают защитить работников предприятий и организаций от воздействия вредных, опасных и агрессивных факторов, в том числе пожарных, экологических, радиационных, электрических и т.д.
Наличие такой спецодежды в ряде компаний закреплено на законодательном уровне, т.е. является обязательным.
Приобретение спецодежды происходит за счет средств работодателя, она является его собственностью и подлежит обязательному учету.
Также за счет работодателя производится дальнейшая химчистка и ремонт данных специальных защитных изделий. Особенно это касается одежды, которая имеет специфические характеристики: низкую электропроводность, особые противопожарные и теплоизоляционные свойства и т.п. – при частом использовании, обработке и чистке таких изделий эти параметры не должны нарушаться.
Надо сказать, что термин «спецодежда» может применяться и к другим предметам, которые не имеют отношения к защитным средствам.
В частности, спецодеждой может называться типовая служебная форма сотрудников, которая предназначается для демонстрации их принадлежности к той или иной компании. В таких случаях спецодежда используется обычно при непосредственных контактах с потребителями продукции или услуг – например, продавцами, менеджерами и прочими подобными категориями персонала.
Здесь спецодежда не является неотъемлемым атрибутом сотрудников (т.е. без нее легко можно обойтись), но также покупается на деньги работодателя, принимается на баланс и учитывается.
Зачем нужна ведомость учета выдачи спецодежды
Ведомость – это учетный документ, который позволяет отследить движение спецодежды внутри компании, осуществить контроль за ее применением и сохранностью.
Спецодежда относится к основным средствам и входит в группу малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Каждый работник предприятия, перед тем как приступить к смене, расписывается в получении спецодежды, а после окончания рабочего дня сдает ее обратно. При этом тот или иной комплект спецодежды может быть закреплен за конкретным сотрудником.
Кто заполняет документ
Ведение ведомости находится в компетенции работника склада, на котором хранится спецодежда. Данный сотрудник обязан контролировать количество выданных предметов и количество принятых обратно – эти позиции по концу смены должны совпадать.
Если какое-либо изделие подверглось порче или пропало по вине принявшего его работника, с кладовщика на него переходит материальная ответственность. Если же ущерб спецодежде был нанесен вследствие выполнения должностных обязанностей, объект подлежит списанию без наложения на кого-либо материальных санкций.
Особенности заполнения ведомости, общие сведения
В 2013 году единые формы первичных учетных документов были отменены, так что на сегодняшний день работники предприятий и организаций могут сделать выбор либо в пользу произвольного составления ведомости, либо в пользу ранее обязательного к применению унифицированного бланка по форме МБ-7. Надо сказать, что второй вариант по-прежнему пользуется спросом, поскольку бланк содержит в себе все нужные данные и освобождает сотрудников компаний от лишней работы по разработке и утверждению шаблона документа. В любом случае, вне зависимости от того, какой способ учета спецодежды будет выбран, информацию об этом нужно включить в учетную политику фирмы.
Ведомость может вестись в «живом» виде или в электронном (с помесячной распечаткой) – по концу учетного периода.
Документ заполняется регулярно и подписывается получателем спецодежды, а также ответственными работниками (материально-ответственным лицом — сотрудником склада и руководителем структурного подразделения).
При этом заверять его печатью организации не обязательно.
Ведомость, как правило, состоит из множества листов. Для грамотного ведения документа их необходимо пронумеровать и скрепить между собой при помощи толстой суровой нити. На последней странице нужно поставить штамп предприятия и подпись ответственного за ведение документа лица.
Ведомость составляется в двух идентичных экземплярах, один из которых остается у кладовщика, второй передается специалистам отдела бухгалтерии.
Образец документа
В начале ведомости прописывается:
- присвоенный номер;
- полное название организации и ее адрес;
- структурное подразделение, в котором происходит выдача спецодежды;
- дата составления документа.
Основной блок ведомости выглядит в виде таблицы, куда по порядку вносятся следующие данные:
- номер работника (по хронологии данного документа);
- фамилия-имя-отчество сотрудника, его табельный номер;
- идентификационные характеристики спецодежды: ее наименование и номенклатурный номер;
- код и название единицы измерения (обычно штуки);
- количество выданных предметов по каждой строке;
- дата поступления в эксплуатацию;
- срок службы;
- подпись лица, получившего/сдавшего то или иное изделие.
После составления документа
После формирования и заполнения ведомость поступает в отдел бухгалтерии, где по завершении всех необходимых бухгалтерских операций хранится на протяжении периода, установленного внутренними актами компании или в течении срока, прописанного в законодательстве РФ. По истечении срока хранения, документ можно утилизировать при соблюдении описанной в законодательных актах процедуры.
Учет выдачи спецодежды: заполнение личной карточки
Личная карточка работника для спецодежды — документ, где ведется учет оборота СИЗ по конкретному сотруднику.
Иногда работа проходит во вредных, опасных или специфических условиях. В этих случаях статья 221 Трудового кодекса обязывает работодателя обеспечивать персонал защитной одеждой и обувью. На руководстве лежит ответственность за:
- финансирование;
- своевременное предоставление;
- стирку и сушку;
- ремонт при необходимости;
- замену;
- хранение.
Заполненные личные карточки учета выдачи спецодежды фиксируют движение этих предметов.
Как отличить от других документов по средствам индивидуальной защиты
Для этих же целей используются одноименные журнал и ведомость. Но они ведутся по предприятию в целом.
Бланк ведомости утвержден постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.1997. Но Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ сделал унифицированные формы первичной документации необязательными к применению с 01.01.2013. Работодатель вправе заменить ведомость на журнал и вести его в произвольной форме.
Карточка — это лист выдачи спецодежды, по которому ведется учет по каждому работнику в отдельности. Узнать ее на фоне двух других документов легко. В ней отсутствуют столбцы с Ф.И.О. и табельным номером получателя. Данные последнего приводят в шапке документа.
Как заполнять
В соответствии со статьей 13 приказа Минздравсоцразвития № 290н от 01.06.2009, факт предоставления работникам СИЗ и их возврат необходимо фиксировать в личном документе. Правила заполнения и новая форма карточки СИЗ приведена в приложении к приказу.
На лицевую сторону заносят информацию о работнике:
- Ф.И.О.;
- должность;
- структурное подразделение;
- дату приема на работу;
- дату изменения профессии или перевода в другое подразделение (если были);
- пол;
- рост;
- размеры для всех предохранительных приспособлений.
Далее следует заполнение таблицы, обосновывающей необходимость предоставления спецодежды, спецобуви и других средств. Под типовыми нормами имеется в виду официальный документ, предписывающий использование СИЗ. По каждому из них необходимо привести подходящий пункт.
На оборотной стороне размещаются сведения о получении, возврате и состоянии средств. По этой таблице отслеживают, что носит конкретный сотрудник и как часто меняет. Подписывает документ начальник структурного подразделения.
Что делать, если СИЗ не используются постоянно
Бывает, что условия работы защитных приспособлений не требуют. Но иногда они необходимы (пример — ревизия оборудования). То есть их носят не все и не всегда, а один или несколько сотрудников время от времени.
Обязанность ведения учета это не отменяет. Просто СИЗ не закрепляют за конкретным рабочим, а заводят документацию на «Дежурных». В результате получает их тот, кто заступает на дежурство. В остальном правила заполнения не отличаются.
Как хранить
Допускается правильное заполнение карточки спецодежды и ведение картотеки как в бумажном, так и в электронном виде. В приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 листов по средствам индивидуальной защиты нет. Зато есть ведомости. К ним и приравнивают интересующий нас тип документа. Хранить его необходимо на протяжении трех лет (п. 427 ч. 7.3 перечня Росархива № 236). При вредных и опасных условиях труда такая документация хранится 50 или 75 лет.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Гончарова Алина
Юрист
Юрист сайта «Правовед.ру», автор научных статей по юриспруденции.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Кадры
Как заполнить карточку выдачи спецодежды
Карточки спецодежды на предприятии — это личные документы, в которых регистрируют выдачу индивидуальных средств защиты. Их оформляют на каждого работника отдельно.
Несмотря на значительное усовершенствование методов труда и появление новых технологий, остается немало профессий, где работник неизбежно рискует здоровьем и даже жизнью. Насколько опасна его работа — определяется в ходе проведения специальной оценки условий труда (СОУТ). Чтобы снизить риски, оградить работника от опасностей, возникающих на рабочем месте, и предназначены средства индивидуальной защиты (СИЗ), которые, по ГОСТу 12.4.011-89, призваны защитить:
- органы дыхания, зрения и слуха;
- руки, ноги, голову, лицо и кожу.
Кроме того, есть средства предохранительные, изолирующие и комплексные.
Дополнительно читайте статью о том, как утилизировать такую одежду.
Для чего нужна карточка учета спецодежды
Во-первых, есть правила обеспечения сотрудников специальной одеждой, которые установлены приказом Минздравсоцразвития № 290н от 01.06.2009, в них включены бланки журнала и личной карты по учету спецодежды. Эти документы служат для контролирующих органов (в данном случае — для представителя инспекции по труду) доказательством того, что в организации правильно поставлена работа по охране труда, работники обеспечены в нужном объеме правильными средствами индивидуальной защиты. Иначе серьезных штрафов не избежать.
Во-вторых, спецодежда закупается работодателем на средства, а значит, подлежит бухгалтерскому и налоговому учету. И более того, Минфин в письме № 16-00-14/159 от 12.05.2003 высказал мнение, что ее признают основными средствами. А значит, использование тщательно документируется.
И в-третьих, самый неприятный аргумент. Если на производстве произошел несчастный случай, наиболее пристально проверят обеспечение работника одеждой. Проверяющие потребуют предъявить ведомость на выдачу специальной одежды (имейте в виду, это просто другое название этого документа).
Как заполнить ведомость на выдачу специальной одежды
Карта учета оформляется сразу при приеме на работу. Наиболее уязвимым местом является формулировка, касающаяся наименования типовых отраслевых норм: надо не ошибиться и сослаться на правильный документ. Такие нормы существуют, например, для:
- сельского хозяйства;
- химической промышленности;
- добычи полезных ископаемых;
- металлургии;
- строительства;
- транспорта.
Также в карточке регистрации важно правильно указать сроки использования (внимательно изучите маркировку, нанесенную производителем).
В остальном форма заполняется просто. На лицевой стороне указываются:
- данные работника (его Ф.И.О., название структурного подразделения, в котором предстоит работать новичку, дата приема на работу);
- рост и размеры;
- отраслевые нормы, соответствующие специфике предприятия;
- перечень обязательной для него одежды.
Если лицевая сторона является своего рода характеристикой работника и перечнем спецсредств защиты, которые ему полагаются, обратная сторона говорит об их фактическом использовании: сроках их получения и возврата, их состояния (процент износа).
Все средства индивидуальной защиты должны иметь сертификат или декларацию соответствия: номер такого документа указывайте в каждой строке списка выданных средств индивидуальной защиты.
Так выглядит образец личной карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты в 2022 году:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Чтобы скорректировать перечень или наименования должностей, изменить по ним оклады, на предприятии издают приказ об изменении штатного расписания. Документ несложный, но утвердить его вправе только руководитель.
29 ноября 2022
Поговорим, как правильно оформить изменение оклада, и приведем образец приказа об изменении оплаты труда работникам.
14 января 2019
Приказ о введении штатного расписания — это документ, которым руководство вводит в действие или меняет установленную ранее численность и должностной состав сотрудников в организации.
15 ноября 2022
График отпусков составляют, чтоб определить, когда сотрудники будут отдыхать в течение года. Утверждать график нужно заранее — в декабре предшествующего года.
14 октября 2022
⏬Ведомость учета выдачи спецодежды по форме МБ-7 — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
Размер файла: 34,5 Kb. Скачиваний: 100825. Формат документа: xls
Ведомость учета выдачи спецодежды (форма по ОКУД 0320003) – письменная фиксация использования специальной одежды работниками организации. Существует унифицированная форма МБ-7, которая и распространена на практике. Покупка спецодежды – обязанность работодателя, который не может переложить ее на плечи сотрудников.
Ведомость представлена таблицей, в которую надо занести все элементы, которые подлежат учету. Указываются данные о работниках, которые используют спецодежду. Отображается количество, срок службы и дата введения в эксплуатацию. Ведомость составляется регулярно по мере необходимости.
Специальное обмундирование входит в категорию быстроизнашивающихся ценностей, поэтому регулярно может производиться утилизация вещей. Документ позволяет контролировать наличие и утрату одежды.
Интересные материалы по теме:
- Приказ об утверждении проектной документации заказчиком — образец 2019 года
- Положение о договорной работе на предприятии — образец 2019 года
- Справка 2-НДФЛ для ипотеки — за какой период нужна?