Таблица учета в excel для учета животных

Добрый день!Я так понимаю, что у вас ЛПХ, ибо наверное крупные хозяйства уже все ведут учёт. Наиболее удобно сейчас использовать для этих целей программы электронного племенного учёта, типа Селэкс, если есть селекционные ворота — то это вообще сказка.
Но раз такой вопрос возник, я так понимаю хозяйство маленькое, и возможности приобрести программу плем учёта нет. В таком случае я считаю самый удобный способ — создать ее самому в Эксель. (Спасибо большое Соловьеву Д.В., который как раз выше написал комментарий на эту тему, который и научил меня именно этой простой системе отчётности ).
Если нужно, напишите почту в комментарий, скину пример. В обычном Экселе можно создать колонки с сортировкой — можете искать номер коровы через поиск, можете выбрать сортировку по месяцу отела, по количеству дней после отела, количеству осеменений, удою, привесу, возрасту и т.д. (разумеется программа не понимает этих понятий, они фигурируют в названиях колонок, а сортировка идёт просто по значению, которое вы задали). Такие файлы (журналы) можно создать для учёта чего бы то ни было. Можно и нужно фиксировать отелы, привесы молодняка (высчитывая как раз средний автоматически), возраст (для сдачи быков и перевода телок на осеменение), осеменения и их результативность, высчитывать среднее количество лактиций/средний удой за лактацию и т.д. и все автоматически. Также, что касается ветеринаров, очень удобно таким образом отсчитывать время проведения вакцинаций (можно задать формулу, где Эксель сам будет прибавлять к дате рождения / запуска количество заданных дней, в которые нужно провести вакцинацию, и у вас будет наглядная схема, когда кому и что нужно поставить — требуется только добавлять дату отсчёта (рождение/запуск и подкрашивать ячейки с выполненными прививками). Если разобраться и создать готовые шаблоны, в чем может помочь даже школьный учитель информатики, подходящие как раз для вас, можно фиксировать там все, что угодно и нужно именно вам.
Но понятно, что данные программы будут использоваться вет врачом или зоотехником, кто в принципе умеет пользоваться компьютером. В то время как вет фельдшеры, санитары и животноводы, да и сами врачи/зоотехники в условиях производства, будут вести бумажные журналы, откуда данные будут переноситься в систему. Какие именно?
1) Это журнал отела, где обязательно указывается дата отела, номера коровы/теленка, вес теленка, обстоятельства отела (было ли родовспоможение, какая патология, в какое время отел, отошёл ли послед, во сколько первая выпойка, количество молозива за дойку и пр.).
2) Также во время перевесок или контрольной дойки никто не будет стоять с ноутбуком, а чтобы не было данные на листочках, которые теряются, лучше завести журналы. Однако следует заметить, что они быстро придут в негодность, да и в принципе с журналом не очень удобно работать, куда легче лист на твердой подложке, который потом должен подшивается к папке и сливаться в журнал. Только нужно обязать подшивать его строго в день перевески, иначе данные могут теряться. А уже из этого листа данные переносить в Эксель, где можно считать среднее и прочие параметры.
Из журналов, которые можно вести сразу в Эксель:
3) Техники ведут свои журналы отчёта об осеменениях и ректальных исследованиях (если определяют стельность они), запуске животных (дату запуска кстати тоже может считать Эксель по дате осеменения), а потом эти данные переносятся с бумажного носителя в программу.
4) Отдельно идет конечно ветеринарная отчётность. Тут должен быть журнал регистрации больных животных, журнал противоэпизоотическим мероприятий (вакцинации и диагностические исследования), гинекологический журнал.
5) О гинекологическом журнале подробнее: в нем указывается а) номер коровы, дата отела, колонка с краткой фиксацией состояния коровы на данный момент (например 06.10 — задержание последа, острая субинволюция, 09.10 — гнойный эндометрит, 13.10 — катаральный эндометрит, 17.10 клинически здорова), б) колонка, где в данный момент находится животное (двор, секция, чтобы всегда знать, где искать), в) и последняя колонка с исходом — передача на осеменение/сдача или пусто (ещё на лечении). Этот журнал на самом деле очень важен, так как заглянув в него вы сразу смотрите на последнюю колонку — если в ней пусто, значить корова должна быть на лечении. Таким образом вы случайно не потеряете корову, забыв о ней (если у вас одновременно, скажем, их 30 голов на лечении, и каждый день прибывают новые, а старые снимаются с лечения, вы их переписывание вечно с листочка на листочек и в итоге кто-то может затеряться).
При этом на лечение вы идете с листком с выписанными номерами коров из этого журнала, где описываете состояние коров (разумеется не каждый день, а, скажем, диспансерищация — каждые четыре дня), а потом как приходите с результатами — заносите их кратко в журнал ставите диагнозы в текущее состояние, вычеркиваете выбраковку, делаете пометку о выздоровлении. А листок ревизии (диспансеризации) подшивание в папку (если будут вопросы, обычно когда корова собирается отдать богу душу, вы всегда сможете глянуть, что к этому привело).
Я ещё также брала данные по стельности и отмечал, когда корова становилась стальной (выделяла маркером номер коровы). Тогда вы бежите глазами по журналу и у вас все коровы выделены маркером (стальные) или зачеркнутые (выбыли). И если вдруг вы видите корову без пометок, то либо её нужно взять на лечение с бесплодием, либо осменаторы про нее вообще забыли. Такой журнал контролирует и заболеваемость (легко подсчитать статистику по пометкам, какой процент с задержанием последа, с пат родами, с осложнениями), и результативность лечения, и результативность осеменения.
Кстати, в принципе его тоже можно сделать в Экселе, ведь он все равно ведётся в кабинете, по результатам диспансеризации бумажным. Тогда можно не листать страницы, а просто парой щелчков отсортировать, например, коров с незаполненным исходом, чтобы выбрать для лечения, или отсортировать невыделанные ячейки с номерами (не стельные коровы), чтобы выбрать коров для лечения бесплодия. А главное, когда задумываетесь о выбраковке какой-то коровы, вы можете отсортировать ее номер и найти все ее отелы, обнаружив например, что эта корова в принципе каждый раз очень тяжело телится, с тяжёлыми послеродовым осложнениями, и может и нет смысла ее дальше тянуть). В обычных карточках поем учёта такого нет.
Кстати о бесплодии, этот журнал помогает и тут. Скажем, если вы видите, что корова уже несколько раз холостая, помимо клин осмотра вы легко можете посмотреть ее анамнез (та же сортировка по номеру). И если у нее в последнем отеле гнилостный эндометрит был, то понятно, что с большой вероятность дело не в банальных кистах, и корову пора выбраковывать).
Кстати, в этот же журнал можно вносить и другие заболевания, случившиеся с животным уже после отела.
6) Ещё неплохо вести журнал с учётом заболеваний молодняка. Да а отела, номер теленка, а потом просто если заболевает чем-то — ставите дату и диагноз. Это очень помогает потом со статистикой. И это помогает при принятии решении о выбраковке — сразу видите хронического легочника, которого может нет смысла лечить дальше. А ещё это особенно важно с тёлками — а то вы ее под осеменение, а она может уже успела переболели диспепсией, гастроэнтеритом несколько раз и как легочница на лечении была каждые два месяца. Если поголовье более 500 годов скота, то номера все равно могут забываться, а так вы наглядно видите заболеваемость и биографию каждого теленка.
7) Ортопедический журнал. Тоже в Эксель. Чтобы там фиксировались даты ортопедических обработок и лечение — дата, когда попала на лечение, дтагноз, и дата, когда снята и почему (здорова или выбыла). И тогда можно легко сортировать коров — кто сейчас находится на лечении (никто опять таки не потеряется недолеченый) и с каким диагнозом, посмотреть статистику выздоровление/выбытие, отсортировать коров на плановую полугодовую обработку ( вы просто сами ставите дату обработки, а в след. графе формулу +6мес), и он будет указывать вам дату, когда нужно ее провести. И даже можно сделать так, чтобы эта корова на обработку (по формуле если она = сегодня) подсвечивалась.
Журнал выбытия. Его тоже удобно вести в Эксель, так, чтобы доступ к нему был общий. Зоотехник заполняет графы с датой рождения, номером, датой выбытия, продуктивностью, а ветеринарный врач — дату выбытия.
Вообще файлы с журналами в Эксель можно соединить ссылками, чтобы программа вычеркивала животных в журнале гинекологическом, ортопедическом, болезней телят, при внесении их в журнал выбытия.

П.с. журналов конечно много, но главное их преимущество — это возможность вести статистику и благодаря ней визуализировать проблемы хозяйства. Облегчить их ведения могут:
1 — сокращения (пример: в гинекологическим журнале — ГЭ — гнойный эндометрит, КЭ — катаральный эндометрит, ЗП — задержание последа, С — субинволюция; в журнале болезней телят — Д — диспепсия, Г — гастроэнтерит, Б — бронхит, П — пневмония; в журнале ортопедии — Я — язва, Л — ламинит, П — пододерматит). Я думаю практикующему ветеринару, который это и будет вести, это очень легко запомнить. Тогда потом на это секунды уходят.
2 — распределяйте обязанности. Журнал отела должны вести животноводы (кто принимал отел, кто увидел, что отошёл послед), он должен лежать на виду в родильном отделении, чтобы любой мог сделать пометки, телятница (указывает номер теленка и его вес). Ортопедический журнал — ортопеды, выделять стельных коров в гинекологическом журнале — осеменаторы и т.д. Если хозяйство большое, то можно и отдельного человека нанять, кто заносил бы данные с бумажных журналов в Эксель, вел в нем статистику. Это может быть даже не штатный сотрудник, например продвинутый студент, подрабатывающий после пар, либо дистанционно даже (кидаем фото в вотсапп, он все ведёт в Эксель).
3 — выбирайте журналы по потребностям, ориентируйтесь на проблемы, которые хотите решить. Если плохое воспроизводство — гинекологический журнал обязателен, если привесы хромают — журнал лечения телят, бушует хромота — нужно строгое ведение ортопедического журнала. И т.п.
Если проблем а этих сферах нет (честно нет, что встречается в немногих хозяйствах крупных) — не нужно изобретать велосипед и пытаться вводить бюрократию. Но если проблемы есть, эта казалось бы волокита очень помогает дисциплинировать народ и отладить систему отслеживания результатов работы коллектива, выявить слабые места. Только не нужно превращать этот инструмент в кнут и подсаживать на него службу безопасности — иначе могут начать заполнять для видимости, чтобы избежать наказаний. Нет, это должен быть инструмент — помощник для самих вет врачей и ортопедов, позиционировать нужно так.

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.



Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.