Отчет по ГСМ — это ведомость, которая необходима для учета движения горючего за определенный период. Документ ведут в организациях, использующих в работе автотранспорт и механизмы.
Для кого обязателен отчет
Логично, что вести основной отчет с топливом обязаны те организации, на балансе которых есть автотранспорт и другие машины и механизмы. Среди них предприятия, где:
- использование авто является основным видом деятельности (перевозка грузов и людей);
- автомобили присутствуют для служебных или управленческих целей.
Для таких организаций важно правильно составлять специальную отчетность, чтобы получить возможность списать израсходованное горючее. Это позволяет контролировать оборот и остатки топлива в компании за конкретный период. Сначала составляют путевые листы, затем периодически (ежедневно, ежеквартально, ежемесячно) формируют отчетность. Насколько часто, зависит от видов деятельности компании. По итогу издают акт о списании топлива.
Кто и на основании чего его составляет
В организации самостоятельно решают вопрос, кто делает материальный отчет по бензину, — обычно эта функция возлагается на материально ответственных за горючее: водителей, механиков, начальников транспортного отдела. Они обязаны вести документы по ГСМ. Компания предоставляет водителям топливные карты, в которых обозначают все затраты бензина. Выдают горючее по путевым листам, в них расписывается бухгалтер, а в ведомостях — водитель. В них отмечают следующие сведения:
- время, которое водитель находился за рулем;
- цели поездки;
- объемы бензина, которые он за это время израсходовал;
- состояние автомобиля.
Материально ответственный сотрудник формирует отчет о работе автомобиля за месяц на основании первичных документов бухучета:
- ведомости выдачи ГСМ и топлива;
- карточки учета расходов;
- талонов (если ГСМ приобретается по безналичному расчету);
- чеков АЗС (если водитель оплачивает бензин наличными);
- товарных и товарно-транспортных накладных;
- актов о списании горючего и др.
Руководство компании утверждает периодичность отчетности в зависимости от специфики деятельности. Например, путевые листы необязательно оформлять ежедневно или еженедельно. Если организация не относится к транспортным, то вправе установить периодичность самостоятельно — ежеквартально или ежемесячно.
Ответственный сотрудник составляет документ, подписывает и отдает в бухгалтерию. К нему обязательно прикладывает первичные бумаги, в которых отмечены поступления и затраты ГСМ. Всю информацию в поступающих актах проверяет бухгалтер и отражает их в учете.
Контролирующие инспекторы обычно проверяют, обоснованы ли затраты налогоплательщика. В связи с этим необходимо подтвердить, что затраты на ГСМ имеют прямое или косвенное отношение к заработкам компании. На основании п. 1 ст. 264 НК РФ эти расходы допустимо учитывать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Когда бухгалтеры формируют отчетность, важно не забывать, что компании обязаны подавать рапорты не только в налоговую, внебюджетные фонды и отраслевые органы. Немалую долю составляет статистическая отчетность. Ее необходимо подавать в Росстат вовремя, в определенный законодательством срок. Наряду с другими одна из обязательных форм, которую необходимо сдавать по итогам года, это форма № 4-ТЭР — об использовании топливно-энергетических ресурсов.
Учтите, подавать ее необходимо только в электронном виде, исключение — субъекты малого и среднего бизнеса, которым продлили возможность сдавать документы на бумаге до конца года. Например, если представитель малого бизнеса составил отчет на бумаге или подал через gks.ru отчет по бензину на апрель 2022 г., то это обоснованно. Но если такой документ этот субъект МСП подаст в 2022 г., то только в электронном виде.
Как заполняется
Унифицированного бланка не существует. Но обычно за основу берут форму, которая была утверждена Инструкцией Госкомнефтепродукта СССР № 06/21-8-446 от 15.08.1985. Нормативный акт до сих пор действующий. Во многих организациях разрабатывают бланки, переиздают, дорабатывают с учетом специфики отрасли или предприятия, но суть остается аналогичной.
В шапке отчета по расходу топлива указывают название компании и отчетный период, порядковый номер ведомости, название вида ГСМ, дату, фамилию и имя ответственного лица. Затем основные сведения формируют в виде таблицы. В ней указывают следующие графы:
- модель и номер авто;
- реквизиты путевых листов;
- фамилию и имя водителя, его табельный номер;
- вид и марку ГСМ;
- количество выданного нефтепродукта в литрах цифрами и прописью;
- расход и остаток каждого вида ГСМ на начало и конец месяца;
- пробег автомобиля за месяц и показатели спидометра (на начало и конец отчетного периода).
Водитель обязан подписать документ в заполненной таблице рядом с номером путевого листа. Если таковых несколько, то рядом с каждым из них.
Подписывает документ сотрудник, занимающийся выдачей ГСМ, и должностное лицо, контролирующее указанную информацию. Затем документ заверяет глава компании, и проставляется печать.
Образцы
Вот основные примеры отчета за ГСМ за месяц — бланк и заполненный образец. Так выглядит образец документа по расходу горючего:
А это шаблон отчета о движении ГСМ:
_______________________________________________________
(наименование предприятия, организации)
Отчет №
о движении горюче-смазочных материалов
за ___________ 2022 г.
Материально ответственное лицо _______________________________________
|
№ № п/п |
Наименование нефтепродуктов | Единица измерения | Остаток на начало отчетного периода | Поступило за отчетный период | Расход за отчетный период | Остаток на конец отчетного периода | Показание счетчика на начало отчетного периода | Показание счетчика на конец отчетного периода |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 2 | Автобензин — всего | |||||||
| в том числе | ||||||||
| 3 | Талоны на бензин — всего | |||||||
| в том числе | ||||||||
| 4 | Дизтопливо — всего | |||||||
| в том числе | ||||||||
| 5 | Талоны на дизтопливо — всего | |||||||
| в том числе |
Приложение документов: _________ шт. (прописью)
Материально ответственное лицо: _______ (должность, подпись)
Отчет проверил: ___________ (должность и подпись)
Инструкция: как составить отчет по расходу топлива
Под отчетом по ГСМ понимается документ, ведущий учет расхода топлива за конкретный период времени. Выясним, какие организации обязаны его составлять и как правильно это сделать.
Для кого отчет по ГСМ обязателен
Компании, деятельность которых связана с перевозками и которые владеют транспортом и техникой, работающей на горючем, должны вести отчеты по расходу топлива, так как это позволяет осуществлять его нормирование. Установление норм расхода горючего — добровольное дело компании. Составляя основной отчет с топливом, фирма достигает двух целей:
- контролирует сохранность бензина;
- предотвращает его перерасход (например, хищение водителями).
Нормы расхода горючего в компании устанавливаются ее руководством, которое вправе основываться на Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. Базовая норма расхода бензина зависит от конструкции транспортного средства, от вида используемого горючего и т.п.
Количество ГСМ в отчете о работе автомобиля за месяц варьируется для разных субъектов РФ. Известно, что в зимний период нормы расхода горючего повышаются, даты начала и окончания такого периода в Москве и Московской области: с 1 ноября по 31 марта, а для других регионов они сдвигаются: с 15 октября по 15 апреля.
Кто и на основании чего его составляет
На законодательном уровне не закреплено, кто делает материальный отчет по бензину, но в большинстве компаний его составляют сотрудники, использующие в трудовой деятельности автотранспорт, — например, водители, руководители транспортного отдела и т.п., документы передаются в бухгалтерию, где для учета ГСМ применяется счет 10 «Материалы» (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94Н).
Периодичность составления отчетности устанавливается компанией самостоятельно и может формироваться ежедневно, еженедельно или ежеквартально.
Отчетность осуществляется на основании следующих документов:
- Чеков в автозаправки.
- Путевых листов — документов для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ).
- Ведомостей выдачи ГСМ.
- Талонов при безналичных расчетах.
- Товарных и товарно-транспортных накладных (ТН и ТТН).
Как правильно заполнить отчет за горюче-смазочные материалы
Унифицированной формы документа не разработано, но многие организации в качестве шаблона берут сведения из Инструкции о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях системы Госкомнефтепродукта СССР (утв. Госкомнефтепродуктом СССР 15.08.85 № 06/21-8-446).
В отчетности указывают следующие данные:
- наименование фирмы, отчетный период;
- номер ведомости;
- вид топлива;
- дату;
- ФИО ответственного.
В большинстве случаев документ составляют в виде таблицы, в ней пишут:
- марку авто;
- государственный номер транспортного средства;
- реквизиты путевого листа;
- вид применяемого топлива;
- количество выданного горючего;
- расход и остаток ГСМ на начало и конец отчетного периода;
- показатели спидометра авто.
Вот пример отчета за ГСМ за месяц:
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Татаркова Наталья
специалист по кадровому делопроизводству
С 2012 по 2021 гг. работала в детской библиотечной системе в должности заведующего отделом кадров, в настоящее время работаю в должности специалиста отдела управления персоналом в сети магазинов.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Журналы должен заполнять сотрудник, ответственный за контроль расхода топлива. После каждого выхода ТС на рейс ответственный сотрудник должен сравнить данные из путевого листа с данными о топливе, затраченном по факту. Кроме того, эти данные сравниваются с теоретическим количеством топлива, которое должно было быть затрачено на рейс. В случае, если расчеты сильно расходятся с фактическими затратами топлива, ответственный сотрудник должен сообщить руководству. Руководство предприятия в этом случае незамедлительно выясняет причины дисбаланса и устраняет их.
Обязательные пункты, которые должны быть в карточке учета расхода топлива:
- Шапка с указанием номера, названия и регистрационных данных ТС, видом топлива и месяца.
- Основная часть в виде таблицы:
- Число
- Номер путевого листа
- ФИО и табельный номер водителя
- Пробег ТС перед выездом
- Остаток топлива перед отправлением на рейс
- Количество выданного топлива
- Количества оставшегося после рейса топлива
- Сравнение фактического и теоретического расхода топлива
- Данные по перерасходу или экономии
3. Графа «итого за месяц» (для общего перерасхода или экономии)
4. ФИО и подписи составителя и проверяющего
Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк ведомости учета выдачи ГСМ .xlsСкачать образец ведомости учета выдачи ГСМ .doc
Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.
Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.
Законные основания
Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.
На основании чего выдается топливо
Выдача ГСМ производится строго при наличии путевых листов у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.
Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.
Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.
Как выглядит и заполняется документ
В бумаге имеется три части:
- Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.
- Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.
Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).
Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.
- Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.
Аналоги путевого листа
Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:
- для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
- для спецтехники – рапорты о работе;
- документы системы контроля пробега и т.д.
Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.
Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.
Электронный вид
Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.
В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.
Если ГСМ нужны для иных целей
Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).
Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.
Когда допустима повторная заправка
Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.
Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.
Налоговый учет
Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.
Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.
Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.
Все предприятия, использующие в своей работе транспортные средства, ведут карточку учета расхода ГСМ автомобилем. Данный документ предназначен для отражения норм расхода горюче-смазочных материалов на каждую машину отдельно. Заполняется карточка на основании путевых листов и ведомостей учета выдачи ГСМ и возврата талонов.
Ведется карточка работником компании, отвечающим за учет ГСМ. При заполнении карточки указывается название организации и подразделения, отчетный месяц, марка автомобиля. В таблице перечисляются номера путевых листов, ФИО водителя, табельный номер работника. Записываются показания спидометра и пробег за день в километрах. Также указывается остаток топлива на начало дня, его выдача и остаток на конец дня. Затем заполняются нормативные расходы и фактически потребленные за отчетный период. Подсчитывается итоговая сумма. При наличии перерасхода (экономии) топлива в размерах, не допустимых по нормативным показателям, ответственный работник обязан довести такие данные до руководства предприятия с тем, чтобы установить причины и устранить негативные последствия.
Заполненные карточки расхода горюче-смазочных материалов с указанием номеров транспортных средств за отчетный период хранятся в специально-предназначенных папках. По истечении месяца карточки раскладываются в отдельные папки по конкретным автомашинам. На основании этих карточек заполняются лицевые карточки всех работников организации, которые используют транспортные средства и топливо, а также составляется отчет о движении ГСМ.