Таблица трудозатрат в excel

При планировании рабочего времени сотрудников предприятия оперируют такими понятиями, как «календарное время», «табельное», «максимально возможное», «явочное», «фактическое».

Баланс рабочего времени – это таблица, в которой отражено распределение календарных дней /часов, их использование работниками фирмы. С помощью документа контролируются временные потери рабочих часов, определяется численный состав. Данный учет можно вести в Excel как показано ниже на примере.

Составляющие баланса рабочего времени

Данный анализ содержит ожидаемые показатели и фактическое использование рабочего времени. Единицы измерения – человеко-дни / человеко-часы.

Элементы анализа:

• календарный фонд = количеству дней в году;
• номинальный (табельный) = все дни минус выходные и праздники;
• максимально возможный = номинальный минус дни отпуска;
• явочный = максимально возможный минус неявки;
• фактический = явочный минус простои.

Такой отчет составляется ежемесячно для каждого структурного подразделения. Впоследствии плановое время сравнивается с фактическим временем. Показатели анализируются в абсолютных величинах и в коэффициентах:

• факт. время /макс. возможное;
• неявки /табельное или макс. возможное;
• явочн. /макс. возможное.

Таким образом, основная задача баланса:

1. Повышение эффективности использования фонда рабочего времени.
2. Определение плановой численности специалистов.



Расчет баланса рабочего времени

Допустим, предприятие уже существует. Есть штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени за прошлые периоды. Необходимо рассчитать:

• номинальный фонд рабочих часов;
• часы, приходящиеся на отпуск;
• максимально возможный фонд;
• явочный плановый фонд.

«Шапка» учебного баланса выглядит следующим образом:

1. Табельные значения берутся из графика работ конкретного специалиста. Например, в декабре 2015 г 31 календарный день. Отнимаем праздники – получаем 28. Сорокачасовая рабочая неделя, пятидневка – 20 рабочих дней или 160 рабочих часов.
2. Количество «отпускных» дней берется из графика отпусков. Если у работника на анализируемый период запланирован отпуск, то для расчета максимально количества рабочих часов из табельных значений отнимаются плановые отпуска.
3. Плановый отпуск сопоставляется с рабочими днями по графику. В таблице отражаются дни и часы, приходящиеся на рабочие смены.
4. Чтобы рассчитать явочное время, необходимо спрогнозировать неявочные дни. Максимально точно это сделать невозможно. Поэтому возьмем средний процент неявок за предыдущий квартал. Полученное значение вычтем из максимально возможного фонда. Результат – плановый явочный фонд.

Сделаем прогноз количества рабочих часов на условный месяц.

В столбце «Максимально возможное время» расчет производится автоматически. Вводим формулу: = F4 – H4 (табельные значения минус плановый отпуск). Для дней и часов соответственно.

Для расчета не явочных часов нужны средние показатели неявок. Удобнее всего, если учет времени тоже ведется в Excel. Ежемесячно подсчитываются «явки» и «неявки» по каждому сотруднику.

Тогда при составлении баланса на новый период можно в графу «Явочное время» ввести формулу со ссылкой на «Учет раб.вр.» за предыдущие 3 месяца.

Например, такую: =J4-((‘Учет раб.вр. Март’!B3+’Учет раб.вр. Апрель’!B3+’Учет раб.вр. Май’!B3)/3). Или с использованием функции СРЗНАЧ: =K4-(СРЗНАЧ(‘Учет раб.вр. Март’!C3;’Учет раб.вр. Апрель’!C3;’Учет раб.вр. Май’!C3)).

По такому же алгоритму заполняются данные по всем сотрудникам и подразделениями. Формулы копируются на весь столбец.

Впоследствии на основе баланса можно составлять аналитическую таблицу для сравнения плановых и фактических показателей.

Баланс времени одного среднесписочного рабочего

На одного человека составляют балансы, как правило, на промышленных предприятиях.

Этапы составления:

1. Определение количества рабочих дней. От числа календарных дней отнимаются праздники и выходные, неявки на работу по уважительным причинам, простои (если они заняли целый день).
2. Расчет продолжительности трудового дня. От номинальной продолжительности отнимаются установленные законодательством временных потерь (для кормящих матерей, для работающих в тяжелых условиях и т.д.).
3. Расчет эффективного фонда времени одного среднесписочного рабочего.

Внесем показатели и известные величины в таблицу Excel:

Все остальные числовые значения по показателям найдем с помощью формул:

1. Нерабочие дни (строка 2): праздничные + выходные (=C4+C5).
2. Номинальный фонд (строка 3): календарные дни – нерабочие (=C2-C3).
3. Неявочные дни (строка 4): сумма всех дней, пропущенных по уважительным и неуважительным причинам (=СУММ(C9:C15)).
4. Явочные дни (строка 5): номинальный фонд– неявки (=C6-C7).
5. Временные потери (строка 7): сумма всех «сокращений» трудового дня, связанных с праздниками и льготными условиями труда (=СУММ(C20:C24)).
6. Средняя продолжительность рабочего дня (строка 8): среднеарифметическая величина, взвешенная с учетом установленной государством продолжительности рабочей смены. Формула: =(C17*(C17*C16)+5*C18)/((C17*C16)+C18)).

Разделим по «математическим» действиям:

1. Сначала найдем бюджет рабочего времени: продолжительность смены * явочные дни.
2. При пятидневной рабочей неделе в числителе: установленная продолжительность смены * бюджет раб. час + 5 * временные потери.
3. В знаменателе: сумма бюджета и потерь.

Полезный фонд (строка 9): бюджет рабочего времени (продолжительность раб. дня * явочный фонд) – временные потери. Формула: =(C17*C16)-C18.

Результат расчетов:

Фактический и нормативный балансы рабочего времени

Расширяем таблицу с нормативным балансом – добавляем столбец с фактически использованным рабочим временем за период и с отклонениями.

Скачать баланс рабочего времени
Скачать табель учета рабочего времени

Вносим фактические значения. Отклонения находим с помощью формул. Анализ готов.

ivanovnebo Пользователь Сообщений: 32 Регистрация: 30.01.2019

Уважаемые Форумчане, Буду благодарен всем откликнувшимся. И с удовольствием дам все необходимые пояснения: Общее описание: — таблица 1 — справочник видов работ. Каждому виду работ соответствуют трудозатраты строительных специалистов, измеряемые в чел-час (значения указаны условно) — таблица 2 — помесячный график строительных работ. В каждом месяце указано выполнение строительных объемов. Каждой работе присвоен код нормы, соответствующий информации в таблице 1. — таблица 3 — помесячная таблица затрачиваемых специалистами чел-час, соответствующих объемам, выполняемым в таблице 2. Задача: 1. В таблице 3 необходимо посчитать количество затраченных чел-час в соответствии с выполняемыми в таблице 2 объемами (т.е. Объем х норму трудозатрат = количество чел-час). Нормы трудозатрат необходимо брать из таблицы 1. Сводные таблицы — не подходят. 2. Взаимосвязь: — между таблицей 1 и 2 — через ячейки (B4-B6) и (B9-B13) — между таблицей 1 и 3 — через ячейки (D4-F4) и (C18-C19),(C21) — между таблицей 2 и 3 — через ячейки (D8-G8) и (D16-G16) Спасибо Всем! Изменено: ivanovnebo — 16.11.2020 20:50:10

Добрый день! Мб. немного не по теме вопрос. У Вас арматурщик занимается бетонированием. Странно. А кто занимается армированием? Добавил в табл.1 условную норму на армирование. В итоге формула в табл.4 ее не учла. Так не должно быть, по-моему. Или у Вас каждой специальности соответствует всего один норматив? Изменено: Михаил Лебедев — 16.11.2020 14:46:37 Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

_Igor_61 Пользователь Сообщений: 3007 Регистрация: 18.07.2016

Михаил Лебедев, такое бывает, если арматурщик держит шланг бетононасоса, а бетонщик вчера прогулял и его оставили во вторую смену вязать или варить арматуру Уже были похожие вопросы на форуме с кодом нормы но без описания нормы. И с похожими таблицами. А вот таблицу под # 4 «План мобилизации» вижу впервые, очень понравилось название ivanovnebo, а зачем именно такое расположение таблиц? Их же можно по столбцам или по листам раскидать, проще будет вычисления делать

Михаил Лебедев Пользователь Сообщений: 2856 Регистрация: 17.01.2013

#4 16.11.2020 15:22:19 Цитата _Igor_61 написал: если арматурщик держит шланг бетононасоса, а бетонщик вчера прогулял и… Идет человек. Видит, как работают двое: один копает яму, а другой идет и закапывает эту яму. Человек останавливается около первого рабочего и задает естественный вопрос: “Почему Вы копаете яму, а второй сразу закапывает? Первый рабочий, смахивая пот с лица, отвечает: “Во-первых, он не второй, а третий, а во-вторых, наш второй заболел и не вышел на работу. Он должен был ставить в яму саженец” Изменено: Михаил Лебедев — 16.11.2020 15:27:05 Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

ivanovnebo Пользователь Сообщений: 32 Регистрация: 30.01.2019

#5 16.11.2020 15:40:28 Михаил Лебедев, Цитата Михаил Лебедев написал: У Вас арматурщик занимается бетонированием. Странно. А кто занимается армированием? Норма «бетонирование» является укрупненной, куда может входить: опалубка, бетонная подготовка, армирование, бетонирование. Наполнение данных таблиц является индикативным, т.е. не несет реальной информации, а сделана как простой пример, на основании которого необходимо написание формулы. Если Вы можете помочь формулой, был бы признателен =)

ivanovnebo Пользователь Сообщений: 32 Регистрация: 30.01.2019	#6 16.11.2020 15:44:33 Цитата а зачем именно такое расположение таблиц? Их же можно по столбцам или по листам раскидать, проще будет вычисления делать _Igor_61, к сожалению, структура таблиц 2, 3, 4 является «жесткой», т.к. завязана на структуру стороннего программного обеспечения. Приходится работать с тем, что есть. Я был бы Вам очень благодарен за помощь с формулой.

Михаил Лебедев Пользователь Сообщений: 2856 Регистрация: 17.01.2013

#7 16.11.2020 17:59:50 Цитата ivanovnebo написал: Наполнение данных таблиц является индикативным… Я Вам в вашей индикативной таблице сгенерировал ситуацию, когда Ваша формула не работает. Из Вашего ответа не следует, что Вы это поняли. Вопросы: 1. Вы это поняли? 2. Зачем формулу «привязывать» к таблице другого вида, если эта формула всё равно работает неправильно? Тем более, что (на мой взгляд) Ваша таблица 1 имеет более правильную и удобную структуру, чем таблица 2. Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

_Igor_61 Пользователь Сообщений: 3007 Регистрация: 18.07.2016	#8 16.11.2020 18:11:49 Цитата ivanovnebo написал: структура таблиц 2, 3, 4 является «жесткой», т.к. завязана на структуру стороннего программного обеспечения можно раскидать макросом через простейший цикл чтобы Цитата _Igor_61 написал: Их же можно по столбцам или по листам раскидать, проще будет вычисления делать

ivanovnebo Пользователь Сообщений: 32 Регистрация: 30.01.2019

#9 16.11.2020 18:27:10 Михаил Лебедев, Цитата обавил в табл.1 условную норму на армирование. В итоге формула в табл.4 ее не учла. Так не должно быть, по-моему. Для того, чтобы норма на армирование учитывалась, работы с соответствующим кодом нормы должны были фигурировать в графике, т.е. в таблице 3. Соответственно, сгенерированная Вами ситуация не имеет одной составляющей. Первоначальная формула работает корректно. Цитата Зачем формулу «привязывать» к таблице другого вида, если эта формула всё равно работает неправильно?Тем более, что (на мой взгляд) Ваша таблица 1 имеет более правильную и удобную структуру, чем таблица 2. Таблица по формату 2, в действительности, представляет собой огромный каталог из тысячи норм, на каждую из которых назначено с десяток ресурсов. Таблица по формату 1, безусловно, привычна для людей, работающих с экселем. Но при столь большом объеме становится огромным нечитабельным перечнем, вводящим в ужас обычного смертного. Изменено: ivanovnebo — 16.11.2020 18:28:41

Михаил Лебедев Пользователь Сообщений: 2856 Регистрация: 17.01.2013	#10 16.11.2020 18:39:52 Цитата ivanovnebo написал: должны были фигурировать в графике, т.е. в таблице 3. Вы невнимательны. Посмотрите еще раз мой файл. Я выделил цветом и заливкой добавленные строки. Почему Вы этого не увидели? Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

_Igor_61 Пользователь Сообщений: 3007 Регистрация: 18.07.2016

#11 16.11.2020 18:40:55 Цитата ivanovnebo написал: при столь большом объеме становится огромным нечитабельным перечнем, вводящим в ужас обычного смертного. ivanovnebo, большими объемами информации здесь никого не напугаете. Просто еще раз перечитайте правила форума и приложите файл, соответствующий действительности (не нужно миллионы строк, нужно структуру и несколько строк для примера). Если Вы решили располагать таблицы именно в таком виде, то это не лучший вариант. Цитата ivanovnebo написал: Для того, чтобы норма на армирование учитывалась, работы с соответствующим кодом нормы должны были фигурировать в графике, т.е. в таблице 3. А в т.3 они как попали? Наверное, будет лучше, если Вы опишете задачу в принципе — откуда и как какие данные берутся и что с ними нужно сделать, а не предлагать изменять Ваши формулы и цветные таблички без описания логики.

ivanovnebo Пользователь Сообщений: 32 Регистрация: 30.01.2019	#12 16.11.2020 18:43:41 Цитата Михаил Лебедев написал: Вы невнимательны. Посмотрите еще раз мой файл. Я выделил цветом и заливкой добавленные строки. Почему Вы этого не увидели? Извините, прикрепленных файлов нет ни в одном Вашем сообщении.

Михаил Лебедев Пользователь Сообщений: 2856 Регистрация: 17.01.2013	#13 16.11.2020 18:46:15 Цитата ivanovnebo написал: становится огромным нечитабельным перечнем А зачем ВСЁ читать? Используйте автофильтры, Сводные таблицы. И зачем всё ЧИТАТЬ? Это же не книга, а база данных. Ее читать должны не люди, а СУБД и т.п. Изменено: Михаил Лебедев — 16.11.2020 19:21:56 Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

Михаил Лебедев Пользователь Сообщений: 2856 Регистрация: 17.01.2013	#14 16.11.2020 19:08:07 Цитата ivanovnebo написал: Извините, прикрепленных файлов нет ни в одном Вашем сообщении. Да, действительно… Вот он Прикрепленные файлы Пример 1.xlsx (11.71 КБ) Изменено: Михаил Лебедев — 16.11.2020 19:20:11 Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

_Igor_61 Пользователь Сообщений: 3007 Регистрация: 18.07.2016

#15 16.11.2020 19:15:30 Цитата ivanovnebo написал: Особенность условия — не использовать сводные таблицы. ivanovnebo, поймите, что Вам хотят помочь. Отсюда и все вопросы, которые Вам задают. Прочитайте еще раз внимательно #11. Если тысячи строк берутся из сборников расценок (пусть из «сторонней программы») — то на какие листы и в каком виде они выгружаются? А так по Вашим вопросам создается впечатление, что Вы вообще о строительстве и о расценках (в т.ч. и укрупненных) имеете очень смутное представление, и поэтому не можете сформулировать задачу, поэтому и решения нет

	Исключил таблицу 1 и заменил ее на таблицу 2 PS Всё-таки считаю Ваш подход ошибочным. Изменено: Михаил Лебедев — 16.11.2020 19:23:05 Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

ivanovnebo Пользователь Сообщений: 32 Регистрация: 30.01.2019

#17 16.11.2020 19:55:28 Цитата _Igor_61 написал: А в т.3 они как попали? Наверное, будет лучше, если Вы опишете задачу в принципе — откуда и как какие данные берутся и что с ними нужно сделать, а не предлагать изменять Ваши формулы и цветные таблички без описания логики. Я искренне благодарен всем откликнувшимся. И с удовольствием дам все необходимые пояснения: Общее описание: — таблица 1 — справочник видов работ. К каждому виду работ соответствуют трудозатраты строительных специалистов, измеряемые в чел-час (значения указаны условно) — таблица 2 — помесячный график строительных работ. В каждом месяце указано выполнение строительных объемов. Каждой работе присвоен код нормы, соответствующий информации в таблице 1. — таблица 3 — помесячная таблица затрачиваемых специалистами чел-час, соответствующих объемам, выполняемым в таблице 2. Задача: 1. В таблице 3 необходимо посчитать количество затраченных чел-час в соответствии с выполняемыми в таблице 2 объемами (т.е. Объем х норму трудозатрат = количество чел-час). Нормы трудозатрат необходимо брать из таблицы 1. Сводные таблицы — не подходят. 2. Взаимосвязь: — между таблицей 1 и 2 — через ячейки (B4-B6) и (B9-B13) — между таблицей 1 и 3 — через ячейки (D4-F4) и (C18-C19),(C21) — между таблицей 2 и 3 — через ячейки (D8-G8) и (D16-G16) Прикрепленные файлы Пример 1(вар2).xlsx (10.45 КБ) Изменено: ivanovnebo — 16.11.2020 20:50:34

ivanovnebo Пользователь Сообщений: 32 Регистрация: 30.01.2019	#18 16.11.2020 20:37:54 Цитата Михаил Лебедев написал: Всё-таки считаю Ваш подход ошибочным. Проверил. Михаил Лебедев, Вы правы. Первоначальная формула действительно считала некорректно. Прикрепляю Ваш пример в шапку (как и условие). Изменено: ivanovnebo — 16.11.2020 21:57:18

ivanovnebo Пользователь Сообщений: 32 Регистрация: 30.01.2019	Покритиковав, сидящие здесь знатоки, к сожалению, ничем не помогли. Тем не менее, задача решена — формула написана. Выкладываю итоговый вариант для таких же, как я.

Михаил Лебедев Пользователь Сообщений: 2856 Регистрация: 17.01.2013	#20 20.11.2020 16:29:12 Цитата ivanovnebo написал: Покритиковав, сидящие здесь знатоки, к сожалению, ничем не помогли Ну, вот и помогай после этого людям… А если серьезно, то вот Ваш файл из предыдущего сообщения. Добавил всего 1 позицию, и в апреле вылезло #Н/Д. Что я сделал не так? Изменено: Михаил Лебедев — 20.11.2020 16:39:42 Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

ivanovnebo Пользователь Сообщений: 32 Регистрация: 30.01.2019	#21 18.01.2021 12:29:13 Задача была выполнена двумя способами — через формулу и через макрос. Выкладываю оба варианта. Прикрепленные файлы Расчет ТЗ(формула).xlsx (30.78 КБ) Расчет ТЗ(макрос).xlsm (21.53 КБ)

Почасовой учет рабочего времени сотрудников TimeSheet

TimeSheet — учет рабочего времени сотрудников, основанный на методе почасового разделения рабочего дня на конкретные задачи. Позволяет детализировать трудозатраты персонала в дневном разрезе, проанализировав которые можно дать точную оценку эффективности работы. Изначально учет рабочего времени сотрудников велся на бумаге, но с приходом цифровых носителей его заменила электронная табличная форма. TimeSheet реализован в виде файла с макросами формата Microsoft Excel — xlsm. Для его полной работоспособности необходимо иметь установленный стандартный пакет Microsoft Office.

Ссылки для скачивания:

— Скачать почасовой учет рабочего времени сотрудников в excel Timesheet

Если Вам нужен стандартный табель учета рабочих дней/часов, Вы можете подобрать и скачать подходящий перейдя по ссылкам статей:
— Табель учета рабочего времени в днях
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13

Как начать работу с учетом рабочего времени сотрудников в excel:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Новый почасовой табель учета рабочего времени сотрудников Timesheet

Кризисное время требует от современного менеджмента принятие эффективных управленческих решений. Основой для принятия любого взвешенного решения служат актуальные структурированные данные. Упростить процесс сбора и структурирования информации должны высокотехнологичные точные инструменты — программы. В данной статье мы рассмотрим один из новейших инструментов – табель учета времени excel по принципу Time Sheet. На нашем сайте Вы также сможете скачать табель учета времени excel бесплатно и безопасно.

Название Time Sheet берет свое начало в английском языке от слова Time — время и Sheet – лист, является аналогом нашего понятия — табель. Табель учета времени excel – это таблица почасового учета рабочего времени сотрудника, которая разбивается на список задач и время их выполнения. Данная интерпретация учета рабочего времени excel обеспечивает возможность детально рассмотреть трудозатраты персонала по типам активностей на любом временном отрезке, будь то рабочий день, неделя, месяц, квартал или год.

Как говорится, от слов к делу! Давайте рассмотрим табель примере изображения листа «Табель», приведенного ниже:

Ведение учета рабочего времени сотрудников Timesheet

Табель учета Timesheet ведется каждым сотрудником по отдельности и состоит из двух листов: «Табель» и «Справочник». Давайте для удобства разделим лист «Табель» на области и рассмотрим заполнение каждой из них.
 

1. Зеленая зона – общая информация о сотруднике: ФИО сотрудника, занимаемая должность.
2. Красная зона – список задач. Заполняется номер задачи (порядковый номер, либо номер из системы учета задач, если такая используется), задача и активность (или тип задачи). Столбец Активность – поле с выпадающим списком, который подтягивается с листа «Справочник», что дает возможность завести любое количество активностей, актуальных для Ваших сотрудников, но которые Вы хотели бы поделить задачи. Данная классификация позволит нам в дальнейшем проанализировать трудозатраты персонала по типу активности за любой расчетный период.
3. Желтая зона – трудозатраты (часы). Сотрудник оценивает свои временные затраты по каждой задаче и вписывает их в соответствующие ячейки. Для удобства в 7й строке и столбце «Итого» автоматически считаются суммы трудозатрат по дню и по задаче.
4. Синяя зона – управление отображаемым периодом. Для того чтобы отобразить данные за конкретный период выберите даты «с-по» и нажмите кнопку «Обновить». В таблице отобразятся актуальные данные за выбранный период, автоматические суммы пересчитаются.

 Для добавления новой задачи в табель выберите первую пустую строку в конце списка задачи и введите необходимые данные. Не используйте вставку строки, чтобы не нарушить порядок расчетов. Удаление задачи осуществляется с помощью операции удаления строки. Задача может быть удалена из любой части табеля.

Пример листа «Справочник» программы Табель учета времени excel приведен ниже:

На листе «Справочник» необходимо ввести активности, на которые Вы хотите разделить трудозатраты Вашего персонала. Список автоматически подтянется в поле выбора «Активность» листа «Табель».

Заказать разработку программного обеспечения или доработку существующих проектов

Спасибо за прочтение данной статьи! Это лишь первая часть макроса для сбора данных сотрудников. Скоро выйдет вторая менеджерская часть макроса, в которой будет реализована возможность анализа данных от сотрудников, построение сводных, отчетов и т.д. Следите за обновлениями! Скачивание программы является абсолютно бесплатным. Буду рад, если данная программа окажется полезной для Вас, с удовольствием отвечу на Ваши вопросы в комментариях.

Табель учета рабочего времени является скромной демонстрацией моих навыков программирования и работы в Excel. Более 10 лет профессионально занимаюсь программированием в области автоматизации как в Excel, так и в веб сфере (написание сайтов, парсинг сайтов, написание ботов, имитация действий пользователя и т.д.). Готов взяться за любую задачу, связаться со мной можно через сайт или написать на почту: goryaninov@bk.ru

Ссылки для скачивания:

— Скачать почасовой учет рабочего времени сотрудников в excel Timeshee

Предлагаю Вашему вниманию не менее интересные программы по учету и автоматизации, представленные на моем ресурсе:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Автоматизированное формирование документов
— Учет выдачи инструментов
— Учет производства. Расчет сдельной заработной платы

Что такое калькулятор трудозатрат службы персонала

Это несложная таблица в MS Excel, которая позволяет рассчитывать трудозатраты специалиста по управлению персоналом или службы персонала в целом.

Калькулятор был разработан для предприятия, руководитель которого был крайне недоволен тем, что два сотрудника службы персонала, работающие в компании около трех месяцев и имеющие в работе чуть менее 60 вакансий рабочих и руководителей, никак не могут начать плановую работу по разработке систем мотивации и подготовку программ обучения для сотрудников.

Необходимо было разобраться, что является причиной невыполнения планов — хроническая перегруженность специалистов работой по подбору, недостаток квалификации или нерациональное использование рабочего времени.

Причина была очевидна, но для ее демонстрации и дальнейшего планирования работы службы персонала понадобился калькулятор, о котором я сейчас расскажу.

Какую информацию выводит калькулятор трудозатрат

Калькулятор позволяет рассчитать трудозатраты специалистов по управлению персоналом за месяц на основании нормативов и объемов выполняемых работ, сравнить загрузку с нормой рабочего времени, оценить степень перегруженности или недогруженности, распределить трудозатраты по сферам ответственности, оценить соотношение различных работ.

Кликните на рисунок, чтобы увеличить.

Кому полезен HR-калькулятор

Руководителю — для того, чтобы понимать, с каким объемом работы может справиться служба персонала, выполнимы ли поставленные задачи, каких результатов и в какие сроки можно ожидать.

Директорам и специалистам по управлению персоналом — для того, чтобы правильно рассчитывать свои силы и не брать на себя заведомо невыполнимые обязательства.

Почему специалистам по управлению персоналом нужен калькулятор трудозатрат

По очень простой причине — в отличие от представителей других профессий большинство нанимателей ожидает от специалистов по управлению персоналом настоящих подвигов.

Если дословно цитировать описания вакансий, то менеджер/директор по персоналу:

«Повышает лояльность и вовлеченность персонала».

«Выстраивает кадровую политику/стратегию и контролирует ее реализацию».

«Развивает систему оценки и управления талантами».

«Выстраивает и обеспечивает эффективную коммуникацию между сотрудниками и подразделениями».

«Формирует корпоративный имидж и HR-бренд».

«Развивает корпоративную культуру».

«Обеспечивает развитие карьеры, создает условия для развития и идентификации наиболее талантливых сотрудников».

«Создает эффективную систему обмена информацией в компании».

«Контролирует рентабельность персонала».

«Формирует эффективную организационную структуру».

» Оптимизирует численность персонала».

«Быстро и эффективно разрешает конфликтные ситуации».

«Внедряет мотивационные программы материальной и нематериальной мотивации, программы удержания профессиональных производственных и административных кадров».

В общем, HR «администрирует все HR-процессы», «строит структуру HR «с нуля» и постоянно «разрабатывает, анализирует, структурирует, внедряет, контролирует, организует, создает и обеспечивает».

Справедливости ради нужно отметить, наниматели не забывают и про такие прозаические обязанности, как ведение кадрового делопроизводства и подбор персонала, но объем этих работ мало кто рассчитывает.

Объем занятости HR-специалистов в части бюджетирования затрат на персонал, разработки систем мотивации и организации обучения может существенно отличаться в разных компаниях, поэтому часто бывает непредсказуем.

Подводя итог, можно сказать, что издержками профессии специалиста по управлению персоналом часто являются несколько завышенные ожидания нанимателей по отношению к результатам работы службы персонала и расплывчатые представления о том, что он будет делать для достижения поставленных целей.

Чтобы избегать взаимного разочарования HR-специалистов и нанимателей, стоит формировать и согласовывать реалистичные планы, в которых результаты работы HR-специалистов описаны реалистичнее, чем абстрактные «оптимизация» и «формирование».

Решению этой задачи и может помочь HR-калькулятор.

Что рассчитывает калькулятор трудозатрат службы персонала

Работа HR-специалиста, независимо от его статуса, абсолютно ничем не отличается от работы любого другого менеджера, в какой бы сфере он не работал.

«Повышение, развитие, построение, оптимизация, формирование, организация и обеспечение» неосязаемых материй и процессов на деле являются обычной организационно-распорядительной деятельностью, в основе которой лежит подготовка, согласование, утверждение и исполнение документов.

Поэтому основной объем работы HR описывается очень просто.

Это переписка по электронной почте и/или внутренним мессенджерам, переговоры по телефону и очные встречи с соискателями и сотрудниками, совещания с руководителями и переговоры с внешними организациями, работу с которыми ведет кадровая служба.

Это подготовка, согласование и утверждение документов, а также аналитическая работа — создание стандартных документов с помощью кадровых программ или корпоративных информационных систем, подготовка писем, инструкций, приказов, положений, регламентов и т.д. в MS Word, расчеты в MS Excel, презентации в Power Point или подготовки схем в MS Vsio, обработка данных в онлайн-базах резюме.

Разница в работе директора по персоналу компании с многотысячным штатом и единственного менеджера по персоналу небольшой компании заключается лишь в том, что первый меньше «работает руками», больше времени затрачивая на взаимодействие с подразделениями предприятия, постановку задач подчиненным и контроль результатов их работы.

Калькулятор позволяет рассчитывать трудозатраты на выполнение типовых работ, относящихся к различным сферам ответственности HR вне зависимости от занимаемой должности. Отличия будут видны в том, как много времени тратит специалист кадровой службы на выполнение тех или иных видов работ.

Перечень статей расходов рабочего времени HR-спецциалиста

При разработке калькулятора была предпринята попытка учесть все сферы деятельности, «съедающие» рабочее время HR-специалиста.

Получился следующий список типовых сфер ответственности кадровой службы, который по необходимости может быть изменен.

Кадровое делопроизводство.

Разработка внутренних документов.

Мотивация персонала.

Заработная плата.

Корпоративное обучение.

Штатное расписание и организационная структура.

Подбор персонала.

Трудовые споры.

Аттестация и оценка персонала.

Корпоративные мероприятия.

Управленческое консультирование.

Кадровая аналитика.

Служебные переговоры и переписка.

Совещания.

Как пользоваться калькулятором трудозатрат службы персонала

В столбец «Количество» введите планируемые или фактические объемы работ, обращая внимание на то, какие единицы измерения используются.

Измените, если необходимо, значения нормативов на выполнение работ (в часах) в доступных для изменения ячейках столбца «Нормативы» (по умолчанию в нем стоят примерные значения).

В правом верхнем углу увидите результаты расчета.

В первой ячейке отразится общее количество рабочих часов, в следующей зеленым будет показан «недогруз» сотрудника, красным — «перегруз».

В предпоследней и последней ячейках выводится дефицит или запас рабочего времени, в последней — % переработки или недогруженности.

До того, чтобы увидеть данные в сводной таблице и на диаграмме после сделанных изменений, наводим курсор на таблицу, нажимаем на правую кнопку мыши, выбираем в выпадающем меню «обновить», смотрим и любуемся результатом.

Для тех, кто хочет произвольно редактировать калькулятор «под себя», пароль для снятия защиты листа — 111.

В заключение

В этой версии калькулятора отсутствует блок расчета норматива на подбор персонала, описанного в статье Подбор персонала своими силами — считаем себестоимость, хотя сам норматив на подбор по умолчанию взят именно оттуда.

Понятно, что перечень услуг консалтинговой компании отличается от текущей работы службы персонала, но наш список можно считать почти полным.

Применение калькулятора не является единственным способом приведения должностного состава и численности подразделения в соответствии его целям и объему работ, будь то HR-служба или любая другая.

Подробнее узнать о профессиональных методах решения таких задач вы можете в разделе  Штатное расписание и структура организации.

Всем удачи и успехов в работе!

Источник: hr-praktika.ru

«