Таблица с расчетом премии в excel

KPI в Excel. Пошаговая технология разработки и расчета KPI в excel. Готовый шаблон — таблица расчета с порядком заполнения. Формулы для расчета показателей KPI и подведения итогов. С возможностью скачать шаблон, excel-таблицу расчета KPI.

Рассматриваемая таблица расчета KPI сотрудников достаточна универсальна. Она применима практически для всех должностей в любом бизнесе. Таблица на практике доказала свою эффективность в сотнях бизнесов России и СНГ

Конечно, нюансов и подводных камней при разработке системы KPI (или КПЭ — ключевых показателей эффективности) более чем достаточно, поэтому руководствуйтесь логикой и главным критерием эффективности KPI — они должны существенно влиять на движение компании к стратегическим целям. KPI (кипиай) — это инструмент реализации стратегии. Сначала нужно определить долгосрочные цели бизнеса, затем разработать стратегию их достижения и только после этого, придать скорость при помощи KPI. 

Начнем. Для оформления в excel шаблоне расчета KPI, мы должны располагать разработанной на базе стратегии и целей системой KPI, выбранными показателями для премирования и планами по ним. Имея их, нам нужно оформить расчетный лист KPI, заполнить таблицу, прописать формулы и получить расчет премии KPI сотрудника.

Шаг 1. Фиксируем расчетный период KPI, заполняем шапку

Расчетный период KPI – период на который устанавливаются целевые показатели и выплачивается премия. Мы рассматриваем период в один месяц. Фиксируем это в таблице, а также вносим наименование своей организации, должность, месяц и год расчетного периода.

Шаг 2. Определяем сумму и долю KPI

Определяем структуру заработной платы. В нашем примере устанавливаем оклад в сумме 20 тыс. руб. И премию KPI в сумме 30 тыс. руб. Вносим суммы в таблицу расчета KPI. Доля оклада и премии KPI рассчитываются автоматически. В нашем примере это 40% и 60% соответственно. 

Оклад выплачивается за процесс, являясь фиксированной суммой. Премия KPI выплачивается за процесс и является переменной величиной. 

Шаг 3. Вносим ключевые показатели для премирования 

Выбор показателей для премирования по KPI, один из наиболее сложных этапов при премировании по KPI. Скопированные показатели не работают, зачастую приводя к негативным последствиям. Поэтому, показатели KPI всегда разрабатывайте самостоятельно, конкретно для своего бизнеса и должности. Максимум три показателя. В нашем случае мы установили два расчетных показателя и один в виде спецзадачи. Расчетные показатели рассчитываются в соответствии со шкалой премирования, а спецзадача по принципу: либо выполнена, либо нет.

Шаг 4. Устанавливаем веса для показателей KPI 

Вес показателя KPI — это доля данного показателя в общей премии KPI. Он устанавливается в зависимости от значимости, помогая расставить приоритеты, если показателей больше одного. Мы в примере устанавливаем: для первых двух показателей по 40% и для спецзадачи 20% от суммы премии KPI. Вносим в таблицу. Сумма премии в рублях для каждого показателя рассчитывается автоматически. Получаем в рублях: по 12 тыс. рублей для первого и второго показателя и 6 тыс. руб. для третьего показателя.

Шаг 5 Устанавливаем пороговые значения и шкалу выплат

• Для первых двух задач устанавливаем расчетный вариант выплаты премии в зависимости от процента выполнения плана.

Нижний уровень премирования – выполнение плана на 80%. Если выполнение ниже 80% – премия не выплачивается. Далее, выплата производится с понижающим коэффициентом. Каждые 5% выполнения плана коэффициент растет. 100% премии KPI выплачивается за 100% выполнение плана. При перевыполнении, премия выплачивается с повышающим коэффициентом в соответствии с процентом перевыполнения. За 101% выполнения плана коэффициент составляет 1,01; за 102% коэффициент 1,02 и так далее. Верхний уровень премирования устанавливаем с коэффициентом 1,2 при выполнении плана 120% и выше. Фиксируем справочно шкалу премирования в нижней части таблицы.  Для расчета премии KPI по первому показателю в ячейке «H12» прописываем формулу «ЕСЛИ»:

=ЕСЛИ(G12<80%;0;ЕСЛИ(G12<85%;D12*0,5;ЕСЛИ(G12<90%;D12*0,6;ЕСЛИ(G12<95%;D12*0,7;ЕСЛИ(G12<100%;D12*0,8;ЕСЛИ(G12<120%;D12*G12/100%;ЕСЛИ(G12>=120%;D12*1,2)))))))

Для второго показателя прописываем аналогичную формулу в ячейке «H13».

• Для третьего показателя — спецзадачи устанавливаем вариант выплаты по принципу: либо выполнил, либо нет. 

Выполнил – получил 100% премии. Не выполнил — не получил ничего. Прописываем для ячейки «H14» следующую формулу:

=ЕСЛИ(G14<100%;0;$D$14)

Шаг 6. Вносим в таблицу планы по KPI 

В нашем примере мы установили следующие планы: Показатель 1 = 1000 ед; Показатель 2 = 95%; Спецзадача: либо выполнена, либо нет, в план выставляем «1» (при выполнении в Факт внесем «1», а при невыполнении «0»). 

Шаг 7. Подводим итоги, рассчитываем премию KPI 

По завершении расчетного периода, вносим по каждому показателю KPI полученные результаты в графу «Факт». 

В нашем примере это: Показатель 1 = 1100 ед. (выполнение 110%); Показатель 2 = 94% (выполнение плана 98,9%); Спецзадача: не выполнена, вбиваем «0».

По прописанным формулам, получаем расчет премии KPI: Показатель 1 = 13,2 тыс. руб; Показатель 2 = 9,6 тыс. руб; Спецзадача: 0 руб. 

Суммируем начисленные премии по показателям и получаем общую премию KPI сотрудника за период в 22,8 тыс. руб. Формула в ячейке «H15»: =СУММ(H12:H14)  

Общая сумма зарплаты, оклад плюс премия KPI, составила 42,8 тыс. руб. и зафиксирована в ячейке «H19».

Заключение

Готово! Мы прошли все этапы расчета KPI при помощи Excel таблицы. Прописали формулы, внесли данные и получили расчет премии KPI сотрудника. 

ГЛАВНОЕ! Таблица — лишь инструмент оформления и расчета премии KPI за период. Эффект от внедрения лежит в области разработки системы KPI, выбора правильных показателей, выставления корректных планов и соблюдения базовых принципов системы. Скопированные напрямую показатели KPI из примеров в интернете, с похожих бизнесов, из книг и любых других источников — не работают!!! Всегда разрабатывайте систему KPI и показатели в том числе, индивидуально. А excel-таблица, в том числе рассмотренный образец, поможет оформить расчет премии.

Полезности. В полезных ссылках можно бесплатно скачать excel таблицу расчета KPI из рассмотренного примера. 

А также пройти авторский онлайн-курс практикум Александра Шведова «Пошаговая разработка KPI» для самостоятельного внедрения KPI в своей организации (первая ступень курса бесплатно). Курс разработан на базе 18 лет работы с KPI, поможет быстро и правильно внедрить KPI, избежать ошибок. В итоге с помощью KPI увеличить прибыль, повысить эффективность и ответственность сотрудников!

Полезные ссылки:

СКАЧАТЬ БЕСПЛАТНО EXCEL ТАБЛИЦУ РАСЧЕТА KPI

ОНЛАЙН-КУРС ПРАКТИКУМ «РАЗРАБОТКА KPI»

KPI – показатель эффективности, позволяющий объективно оценить результативность выполняемых действий. Данная система применяется для оценки различных показателей (деятельности всей компании, отдельных структур, конкретных специалистов). Она выполняет не только функции контроля, но и стимулирует трудовую активность. Часто на основе KPI строится система оплаты труда. Это методика формирования переменной части зарплаты.

KPI ключевые показатели эффективности: примеры в Excel

Стимулирующий фактор в системе мотивации KPI – денежное вознаграждение. Получить его может тот работник, который выполнил поставленную перед ним задачу. Сумма премии / бонуса зависит от результата конкретного сотрудника в отчетном периоде. Объем вознаграждения может быть фиксированным или выражаться в процентах к окладу.

Каждое предприятие определяет ключевые показатели эффективности и вес каждого индивидуально. Данные зависят от задач компании. Например:

1. Цель – обеспечить план продаж продукта в размере 500 000 рублей ежемесячно. Ключевой показатель – план продаж. Система измерения: фактическая сумма продаж / плановая сумма продаж.
2. Цель – повысить сумму отгрузки в периоде на 20%. Ключевой показатель – средняя сумма отгрузки. Система измерения: фактическая средняя величина отгрузки / плановая средняя величина отгрузки.
3. Задача – увеличить число клиентов на 15% в определенном регионе. Ключевой показатель – число клиентов в базе данных предприятия. Система измерения: фактическое число клиентов / плановое число клиентов.

Разброс коэффициента (весы) предприятие также определяет самостоятельно. Например:

1. Выполнение плана менее 80% — недопустимо.
2. Выполнение плана 100% — коэффициент 0,45.
3. Выполнение плана 100-115% — коэффициент 0,005 за каждые 5%.
4. Отсутствие ошибок – коэффициент 0,15.
5. В отчетном периоде не было замечаний – коэффициент 0,15.

Это лишь возможный вариант определения мотивационных коэффициентов.

Ключевой момент в измерении KPI – отношение фактического показателя к плановому. Практически всегда заработная плата сотрудника складывается из оклада (постоянной части) и премии (переменной / изменяемой части). Мотивационный коэффициент влияет на формирование переменной.

Предположим, что соотношение постоянной и изменяемой частей в зарплате – 50 × 50. Ключевые показатели эффективности и вес каждого из них:

Примем следующие значения коэффициентов (одинаковые для показателя 1 и показателя 2):

Таблица KPI в Excel:

Пояснения:

1. Оклад – постоянная часть заработной платы зависит от количества отработанных часов. Для удобства расчетов мы предположили, что фиксированная и переменная часть зарплаты равны.
2. Процент выполнения плана продаж и плана работ рассчитывается как отношение фактических показателей к плановым.
3. Для расчета премии используются коэффициенты. Формулы в Excel расчета KPI по каждому сотруднику: Мы приняли, что влияние показателя 1 и показателя 2 на сумму премиальных одинаковое. Значения коэффициентов тоже равны. Поэтому для расчета показателя 1 и показателя 2 используются одинаковые формулы (меняются только ссылки на ячейки).



4. Формула для расчета суммы премии к начислению – =C3*(F3+G3). Плановую премию умножаем на сумму показателя 1 и показателя 2 по каждому сотруднику.
5. Заработная плата – оклад + премия.

Это примерная таблица KPI в Excel. Каждое предприятие составляет собственную (с учетом особенностей работы и системы премирования).



Матрица KPI и пример в Excel

Для оценки работников по ключевым показателям эффективности составляется матрица, или соглашение о целях. Общая форма выглядит так:

1. Ключевые показатели – критерии, по которым оценивается работа персонала. Для каждой должности они свои.
2. Веса – числа в интервале от 0 до 1, общая сумма которых равняется 1. Отражают приоритеты каждого ключевого показателя с учетом задач компании.
3. База – допустимое минимальное значение показателя. Ниже базового уровня – отсутствие результата.
4. Норма – плановый уровень. То, что сотрудник должен выполнять обязательно. Ниже – работник не справился со своими обязанностями.
5. Цель – значение, к которому нужно стремиться. Сверхнормативный показатель, позволяющий улучшить результаты.
6. Факт – фактические результаты работы.
7. Индекс KPI показывает уровень результата по отношению к норме.

Формула расчета kpi:

Индекс KPI = ((Факт – База) / (Норма – База)) * 100%.

Пример заполнения матрицы для офис-менеджера:

Коэффициент результативности – сумма произведений индексов и весов. Оценка эффективности сотрудника наглядно показана с помощью условного форматирования.

Посчитать премию от оклада: варианты начисления

На первый взгляд, размер премии, начисляемой от оклада, определяется крайне просто: умножением оклада на величину процента, установленного для такого расчета. Однако определения только одного этого показателя для исчисления подобной премии оказывается недостаточно. В числе правил расчета должны быть также прописаны:

• целевое назначение премии;
• периодичность ее начисления;
• наличие зависимости (или независимости) величины премиальных от времени фактической работы сотрудника в периоде, за который делается ее начисление;
• условия лишения премии полностью (например, за дисциплинарный проступок) или частично (например, исчисление может не производиться за не полностью отработанный месяц);
• правила расчета премиальных за период, в котором произошло изменение величины оклада.

Отражают такие правила в особых документах, создание которых преследует 2 цели:

• включение премий в систему оплаты за труд;
• установление применяемого порядка премирования.

Как правильно оформить премии сотрудникам и отразить их в учете, узнайте в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Типовую ситуацию.

О том, какие бывают премии и вознаграждения, читайте в специальном материале.

Как правило, документом, содержащим информацию о процедуре начисления премий, становится либо положение об оплате труда, либо положение о премировании. С 2017 года эти документы, представляющие собой внутренние нормативные акты, в ТК РФ (ст. 309.2) указаны как необязательные для создания в микропредприятиях. Однако отсутствие такого документа требует прописывать правила премирования, действующие у работодателя, в трудовом соглашении с каждым сотрудником. По существу, такой же порядок, допускающий варианты отражения условий премирования в разных внутренних документах (в т. ч. и в трудовом договоре), действовал и до нововведений 2017 года. Причем разработка отдельного документа о правилах премирования, касающихся всех сотрудников одновременно, всегда считалась более предпочтительной, поскольку позволяла сократить объемы информации, вносимые в трудовые соглашения.

О том, какие моменты должны найти отражение в нормативном акте о премировании в отношении премий за квартал, читайте в статье «Расчет квартальной премии за фактически отработанное время».

Какие коэффициенты применяются при расчете премии

Правила начисления премии могут не ставить процедуру ее расчета в зависимость от каких-либо иных условий, кроме величины оклада и размера доли, установленной для исчисления премиальных. В этом случае премия фактически становится фиксированной. Размер ее не будет зависеть от времени фактической работы или правил лишения премии.

Измениться величина премиальных в такой ситуации может только при изменении базы начисления, т. е. оклада. В зависимости от алгоритма, внесенного в основной документ о премировании, изменение оклада, произошедшее в периоде начисления премии, может быть учтено по-разному:

• с начала периода, за который считают премиальные;
• с периода, следующего за повышением оклада;
• с учетом соотношения числа дней (календарных или рабочих) в периоде изменения оклада, соответствующих каждому из окладов.

Последний вариант потребует расчета коэффициентов, учитывающих соответствующие соотношения количества дней.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о переходе с окладной системы оплаты труда на окладно-премиальную. Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.

Если условия начисления премии предусматривают зависимость ее величины от времени фактической работы в периоде премирования или исключают какие-либо периоды из расчета, то сумма премиальных будет считаться с применением коэффициента, учитывающего эти обстоятельства. В первом случае полная величина премии за период будет умножаться на показатель, учитывающий долю времени фактической работы в общей продолжительности рабочего времени в периоде премирования. При исключении каких-либо периодов из расчета (чаще всего таким периодом становится месяц) соответствующий коэффициент, снижающий размер премии, учтет соотношение полностью отработанных в периоде премирования месяцев и общей протяженности периода премирования.

Если в регионе, где работает работодатель, действует районный коэффициент к зарплате, то сумма премии, рассчитанная от оклада, должна быть умножена на этот коэффициент.

О налогообложении начисленных премиальных читайте в материале «Какими налогами и взносами облагается премия сотрудникам?».

Пример расчета премии в файле Excel (он же — калькулятор)

Рассмотрим  пример расчета премии сотрудникам на цифрах. Предположим, что в ООО «Импульс» установлена начисляемая поквартально премия, если ООО за соответствующий квартал достигнуты определенные финансовые результаты по итогам работы. Размер премии составляет 30% от оклада.

В положении о премировании, утвержденном в ООО, зафиксировано, что начисление не производится за не полностью отработанные работником месяцы. Для квартальной премии это означает, что сумма, рассчитанная как 30%-ная доля оклада, должна быть умножена на коэффициент, учитывающий количество полностью отработанных в квартале месяцев. Соответственно, этот коэффициент может составлять величину 2/3 либо 1/3.

За совершение дисциплинарного проступка в периоде премирования предусмотрено лишение сотрудника премии за этот период полностью.

При изменении оклада в любом из месяцев периода премирования расчет премии за квартал делается от новой величины оклада.

В регионе работы ООО действует районный коэффициент к зарплате, равный 1,4.

Расчет премии приводится нами в файле Excel, который может быть использован и как калькулятор для расчета премиальных, и как образец для создания собственной таблицы расчетов, учитывающей иные условия начисления премии.

Скачать пример расчета

Учет премии при расчете среднего заработка

Премии, предусмотренные системой оплаты труда и имеющие установленные правила их начисления, учитывают в расчете среднего заработка (ст. 139 ТК РФ). Однако они по-разному входят в этот расчет в зависимости от ряда обстоятельств (положение об особенностях порядка исчисления среднего заработка, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922):

• периодичности начисления премий и наличия выплат дублирующего характера;
• полноты отработки периода исчисления среднего заработка;
• полноты вхождения периода, за который начислена премия, в период исчисления среднего заработка;
• привязки к периоду расчета в силу начисления в нем, фактического вхождения в него или потому, что премия должна быть учтена в этом периоде;
• учета или неучета времени фактической работы в момент начисления премии.

Различные сочетания этих обстоятельств приводят к тому, что премию оказывается возможным взять в расчет:

• полностью — невзирая на то, что она может оказаться начисленной:
  • не за период расчета;
  • вне периода расчета;
  • без учета времени фактической работы;
• с пересчетом в пропорции ко времени, отработанному в периоде расчета среднего заработка, или к числу месяцев, соответствующих той части периода начисления премии, которая может быть взята в расчет. 

Читайте подробнее о расчете среднего заработка в тематической публикации, подготовленной экспертами «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к документу бесплатно.

Для премий, определяемых от оклада, возможны практически все варианты принятия в расчет, поскольку они могут начисляться:

• за разные периоды (месяц, квартал, год и иные промежутки времени, а также разово);
• не в том периоде, за который начислены;
• как с учетом, так и без учета времени фактической работы в периоде начисления.

Обо всех возникающих вариантах учета премий в расчете среднего заработка читайте в материале «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».

Итоги

Премия, начисляемая от оклада, устанавливается как выраженная в процентах доля этого оклада. Однако помимо определения величины доли оклада требуется разработать еще ряд правил, необходимых для установления порядка начисления премиальных, закрепив их во внутреннем документе работодателя. В зависимости от этих правил расчет величины премий может осуществляться по разным алгоритмам, а начисленные суммы по-разному будут учитываться при исчислении среднего заработка.