Smartsheet Contributor
Diana Ramos
June 27, 2017
The term “vendor” is used to describe individuals or businesses providing products or services to companies or other organizations. It can also refer to those who sell goods or services specifically to wedding parties or at events. Large organizations may have contracts with multiple vendors or suppliers, ranging from technology products or mechanical parts to food or cleaning services. The product or service provided is less important than the type of partnership between a vendor and customer.
Depending on the industry and specific situation, there may be a vendor contract that documents the scope of work along with details about products or services provided, payment, and other terms and conditions to create a legally binding agreement. A vendor contract provides legal protection for both parties and reduces the chances of any misunderstanding or conflict by defining clear expectations, rules, and regulations.
To help streamline your vendor management process, below you’ll find a variety of free vendor forms and templates. Template format options include Microsoft Excel and Word as well as PDF forms. You can customize and print all of the templates, and all are free to download. These forms offer a simple alternative for businesses that don’t need to rely on vendor management software or other advanced tools. Choose from vendor contract templates, vendor scorecards, templates for weddings and food vendors, registration forms, and vendor lists.
Vendor Agreement Templates
RFP Vendor Template — Excel
Download RFP Vendor Template — Excel
Use this request for proposal (RFP) with a current supplier or new vendor. Request form templates allow companies to specify the requirements for a project and expectations for vendor proposals. Providing vendors with a thorough RFP can help foster a successful relationship from the start.
Vendor Registration Form Template — Excel
Download Vendor Registration Form Template — Excel
Once you have selected a new vendor, you can use this registration form template for internal documentation or as an application form. You can edit this template to include whatever details are pertinent to your organization, industry, or type of vendor.
Vendor Contract Template — Excel
Download Vendor Contract Template — Excel
Whether you’re an event planner or a manager at a large corporation, you can use vendor contracts to outline terms and conditions and provide clear documentation to both vendors and customers. This PDF template has common elements found in vendor contracts, including the scope of services to be completed, a work timeline, payment terms, and other information.
Vendor Change Order Template — Excel
Download Vendor Change Order Template — Excel
If you need to submit a change order to a vendor, this template allows you to create a comprehensive request that you can combine with supporting documentation if needed. Provide details on the reasons for the change, revised terms for timing and payment, and any other essential information. This Excel template performs automatic calculations to help you determine costs.
Food Vendor Application Template
Download Food Vendor Application Template
Excel | PDF
Restaurant and food vendors are common fixtures at festivals and other events. This vendor application form template includes basic registration info and you can modify it to include rules and regulations, licensing requirements, or other details. Providing a simple form to potential vendors can help streamline the application process.
Vendor Assessment and Scorecard Template — Excel
Download Vendor Assessment and Scorecard Template — Excel
This scorecard is designed to function as a vendor selection template. Once you’ve gathered your data and compiled it into the spreadsheet, you can use the scoring system to compare vendor performance and select vendors accordingly. You can also use this scorecard template to compare current vendors or to evaluate a single supplier. Easily edit the criteria checklist to match your business needs.
Vendor Comparison Template — Excel
Download Vendor Comparison Template
Excel | PDF
This vendor comparison spreadsheet allows you to easily compare multiple vendors based on business attributes or whatever criteria you choose. This is a simple way of compiling background information and current statistics for each vendor.
Vendor Evaluation Template
Download Vendor Evaluation Template
Excel | WORD
Focusing on the evaluation process, this scorecard template includes sections for noting observations and corrective actions. Compiling this information in one place makes it easy to combine written descriptions with the numbered scoring system. There is also room for vendors to include their own comments about the performance review.
Vendor Risk Assessment Template — Excel
Download Vendor Risk Assessment Template — Excel
A vendor risk assessment can help you determine what risks might be present when working with a particular vendor. By identifying these risks, you can find out whether the vendor is able to remove them, monitor unresolvable risks, and decide whether your company wants to work with a vendor based on the level of risk involved. This risk review template presents a series of questions that you can adjust to suit your specific situation.
For additional free resources, visit «Free Vendor Risk Assessment Templates.»
Vendor Contact List Template — Excel
Download Vendor Contact List Template — Excel
This blank vendor list template provides sections for contact information as well as other company or product details. You can choose to keep track of performance reviews, current scores, contract dates, and more, creating a master vendor list template that serves as a comprehensive reference.
Vendor Price List Template — Excel
Download Vendor Price List Template — Excel
You can use this price list template to keep track of pricing for one supplier or compare multiple vendors. Use this simple spreadsheet template to evaluate prices based on the quantity of items to be purchased. If you want to compare costs for services rather than products, you can enter hourly rates or other pricing structures rather than cost per item.
Approved Vendor List Template — Excel
Download Approved Vendor List Template — Excel
Once you have qualified vendors, use this template to create an approved vendor list with essential contact information. This information can boost efficiency by having all your approved vendors on one list with updated contacts for easy communication. Another option is to use this template to create a preferred vendor list, on which you only include your top vendors.
Wedding Vendor List Template
Download Wedding Vendor List Template
Excel | WORD | PDF
Keep track of wedding vendors with this contact list template. You can include vendors for catering, photography, venue, flowers, wedding coordination, and any other categories needed. You can also add notes about each vendor in case you need reminders about pricing, availability, or other details. Having an organized wedding vendor list can help you manage large or small events with greater ease.
Evaluating Your Vendor Relationships
Companies working with or choosing between multiple vendors may use scorecards to compare and rate the performance of each one. A vendor scorecard lists criteria for measuring performance and uses a weighted scoring system to evaluate the results.
The scorecard evaluation process involves defining the ideal vendor characteristics or requirements based on your business needs, choosing performance metrics that are measurable, weighting the metrics based on importance, and using the metrics to assign a score to each vendor. This is an opportunity to communicate with suppliers about why you are evaluating them, what you want, and what you hope to achieve. This may encourage positive competition among vendors and provide incentive for improvements.
You can also solicit feedback about how your business can improve as a customer to create a better working relationship. Read Vendor Management 101: The Definitive Guide to Manage Vendor Relationships for more tips on how to master your vendor experience.
One of the benefits of tracking and managing vendor performance is the creation of a list of reliable suppliers. A vendor list compiles contact information and other details for reference, which makes it easy to find a particular vendor and efficiently move through the purchase process. Maintaining a master list of preferred vendors can help managers stay organized and save time, but maintaining is the key word. One of the potential drawbacks of having a master vendor list is continuing to work with suppliers without paying proper attention to ongoing performance. It’s important to evaluate vendors on a regular basis to maintain successful relationships as your business needs grow and change.
One Tool for Successful Vendor Management
When working with multiple vendors it’s essential that nothing falls through the cracks. That’s why having the right processes and tools in place is important to successful vendor management. One such tool is Smartsheet, a work management and automation platform that enables enterprises and teams to work better.
Its customizable, familiar spreadsheet interface and powerful collaboration features enable you to streamline project and process management, and ensure everyone is kept in the loop. Plus, you can use Smartsheet’s vendor management template to store vendor information and simultaneously view and manage multiple vendor relationships.
Visually track progress with one of many views — Grid, Gantt, Calendar, and Card — and quickly assign team members to manage specific tasks or vendors. Vendor managers will appreciate the real-time notifications and email alerts that keep the team informed and up to date, and with Smartsheet’s mobile app, vendors or team members can easily access key details from anywhere, on any device.
Smartsheet for Vendor Management in Action
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.
 |
Готовые таблицы Excel бесплатно! |
 |
|
|
Некоторое время назад мой клиент, генеральный директор одного крупного завода, рассказал мне интересную историю:
Три года назад при покупке оборудования я столкнулся с проблемами…
У нас была введена система электронных торгов. Благодаря этой системе любая компания получила возможность предложить любое оборудование.
Электронные торги — дело хорошее… Но только тогда, когда покупаешь, условно, «туалетную бумагу», т.е. критериев для оценки закупаемого товара очень немного.
При покупке насосов и компрессоров через электронные торги мы несколько раз получили настоящий «хлам» — оборудование с консервации или восстановленное.
Также были случаи, когда мы рассматривали приобретение оборудование европейского производства, а по итогам электронных торгов нам поставляли низкокачественное оборудование из азиатского региона со словами «А у нас же дешевле!».
Да, у них дешевле, но…
Потом мы получаем «набор железа» без положенных по закону сертификатов, без нормальных документов (паспортов, инструкций), без нормальной поддержки и наличия запчастей на складе…
Мороки было много…
Потраченные деньги просто вылетали «в трубу».
После этих случаев мы ввели бальную оценку предложений поставщиков. То есть за каждый параметр выставляется 1 балл или 0 баллов.
Например, если поставщик является производителем/официальным дилером производителя, то он получает «1» балл.
Если поставщик — свободный продавец, то «0» баллов.
Если поставщик имеет сервисную службу, то он получает «1» балл. Если нет — то «0» баллов.
Если поставщик предложил самую низкую стоимость, то он получает «1» балл. Остальные — «0» баллов.
В итоге мы получаем некую сумму баллов каждого поставщика, и выигрывает тот, кто наберет больше баллов.
Самое главное (и самое сложное) — это составить список критериев, которым должен соответствовать поставщик и его оборудование.
И что самое интересное — в момент анализа такой таблицы ты понимаешь, что цена — это не самое главное…
После этого я задумался…
Могу сказать, что в период с 2006, когда я только начинал заниматься продажей оборудования, до 2012 года я любил составлять сравнительные таблицы для винтовых компрессоров и отправлял своим потенциальным клиентам для ознакомления.
Но тогда я и не думал, что все наработанные материалы могут пригодиться…
После этой истории я с коллегами подготовил материалы и решил поделиться со всеми, кто в настоящее время занят выбором винтового компрессора.
Данная таблица — это набор критериев, которым должно соответствовать оборудование или поставщик этого оборудования. Мы постарались учесть все моменты и дать максимально подробные комментарии для ее заполнения.
Как и мой клиент, вы точно также можете расставить баллы за каждый пункт из этой таблицы, получить итоговые значения и сделать свой выбор.
Кто-то может сказать:
Зачем мне тратить время на ерунду? Меня интересует только цена…
Безусловно, стоимость винтового компрессора — это важный параметр. Но помимо стоимости влияние на выбор могут оказать и не совсем очевидные вещи…
Скачать таблицу в формате Exel можно тут Таблица для сравнения поставщиков
Итак…
Ниже таблица с основными параметрами для анализа. После таблицы указаны комментарии по каждому пункту и что они означают.
| № | параметр | Поставщик №1 | Поставщик №2 | Поставщик №3 | Поставщик №4 |
| НПП Ковинт | А | ||||
| 1 | Модель компрессора | CompAir L55-7.5A | А | ||
| 2 | Производитель | CompAir | А | ||
| 3 | Страна изготовления | Германия | А | ||
| 4 | Производительность компрессора нм3/мин | 10,69 | 10,07 | ||
| 5 | Максимальное рабочее давление, бар изб. | 7,5 | 7,5 | ||
| 6 | Мощность двигателя, кВт | 55 | 55 | ||
| 7 | Полная потребляемая мощность, кВт | 67,52 | 67,50 | ||
| 8 | Энергия, потребляемая для сжатия 1 нм3 воздуха, кВт·час/м3 | 0,105 | 0,112 | ||
| 9 | Стоимость электроэнергии, руб/кВт·час | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 |
| 10 | Стоимость 1 м3 сжимаемого воздуха, руб/м3 | 0,8422 | 0,8939 | ||
| 11 | Стоимость 5 000 000 м3 сжимаемого воздуха, руб | 4210789 | 4469607 | ||
| 12 | Экономия поставщик 1/2, руб | 258817,78 | |||
| Экономия поставщик 1/3, руб | |||||
| Экономия поставщик 1/4, руб | |||||
| Дополнительные технические характеристики | |||||
| 13 | Уровень шума, Дб (измерено при условиях Pneurop Cagi PN8TNC2.3, погрешность +/-3) | 73 | 70 | ||
| 14 | Скорость вращения главного вала винтового блока, об/мин | 2970 | поставщик не указывает | ||
| 15 | Скорость вращения вала электродвигателя, об/мин | 3000 | 2970 | ||
| 16 | Температура сжатого воздуха на выходе из компрессора | +6С к температуре окр.среды | +10С к температуре окр.среды | ||
| 17 | Объем масла, л | 34 | 31,5 | ||
| 18 | Вес, кг | 1725 | 1403 | ||
| 19 | Габариты, ДхШхВ, мм | 2158x1223x1971 | 2773х1060х1630 | ||
| 20 | Направление потока охлаждающего воздуха | слева — вверх | слева — вверх | ||
| Интервалы сервисного обслуживания | |||||
| 21 | Обкатка | нет ни на одной модели | 100 часов | ||
| 22 | Замена воздушного фильтра | 2000 | 2000 | ||
| 23 | Замена масляного фильтра | 2000 | 2000 | ||
| 24 | Замена масла | 4000 | 2000 | ||
| 25 | Замена сепаратора тонкой очистки | 4000 | 6000 | ||
| 26 | Замена ремней | Нет используется прямой привод | Нет используется прямой привод | ||
| 27 | Замена ремкомплектов регулятора всасывания и т.д. | 8000 моточасов или по необходимости | 12 000 | ||
| Стоимость расходных материалов | |||||
| 28 | Набор воздушный/масляный фильтры, руб | 15100,00 | 10751,00 | ||
| 29 | Набор сепаратора, руб | 32310,00 | 39495,00 | ||
| 30 | Масло (2 канистры х 20 л), руб | 28100,00 | 29411,00 | ||
| 31 | Набор ремкомплектов регулятора всасывания, руб | 44110,00 | 44255,00 | ||
| 32 | Итого стоимость расходных материалов 12000 часов работы, руб | 315940,00 | 364217,00 | ||
| 33 | Экономия поставщик 1/2, руб | 48277,00 | |||
| Экономия поставщик 1/3, руб | |||||
| Экономия поставщик 1/4, руб | |||||
| Дополнительные условия | |||||
| 34 | Наличие доступа у поставщика к технической информации производителя | да | да | ||
| 35 | Наличие формуляра/паспорта в комлпекте поставки | да | нет | ||
| 36 | Чертежи установочные на русском языке | да | нет | ||
| 37 | Подробная инструкция по эксплуатации на русском языке (включая инструкцию по монтажу и вводу в эксплуатацию) | да | нет | ||
| 38 | Наличие списка запасных частей в комплекте поставки | да | нет | ||
| 39 | Возможность удаленной поддержки и ремонта по телефону | да | нет | ||
| 40 | Наличие маркировок на элементах конструкции компрессора для возможности заказа не у производителя компрессоров, а напрямую у производителя запчасти | да | нет | ||
| 41 | Наличие сервисной службы | да | нет данных | ||
| 42 | Аттестация сотрудников сервисной службы правилам работы с сосудами под высоким давлением | да | нет | ||
| 43 | Аттестация сотрудников сервисной служы правилам общей промышленной безопасности | да | нет | ||
| 44 | Аттестация сотрудников сервисной службы по электробезопасности не ниже 3 группы | да | нет | ||
| 45 | Возможность проведения капитального ремонта на площадке поставщика | да | нет | ||
| Стоимость оборудования | |||||
| 46 | Стоимость оборудования (Руб) с НДС18% | 1730751,00 | 1697196,00 | ||
| 47 | Доставка (РУБ) | 0 | 0 | ||
| 48 | Пуско-наладочные работы и обучение персонала (РУБ) | 0 | нет данных |
Пункт №1
Указываете модель компрессора
Пункт №2
Указываете название изготовителя.
Пункт №3
Указываете страну изготовления / происхождения.
Будьте внимательны — в настоящее время появилось очень много поставщиков-производителей, которые указывают «Германия» как страну изготовления, а на самом деле компрессор собран в Италии/Турции/Азии и имеет только нужную наклейку.
Как определить, действительно ли оборудование той сборки, о которой говорит поставщик — это отдельная тема.
При необходимости я могу подсказать, на что обратить внимание. Просто напишите письмо в мой адрес на почту sales@covint.ru или в форме обратной связи в самом конце этой страницы.
Пункт №4
Указываете производительность компрессора в нормальных м3/мин (нм3/мин). Желательно брать это значение из подробного листа технических характеристик (далее «лист ТТХ»).
Сразу скажу, что лист ТТХ — это очень важный документ, который содержит подробную информацию о компрессоре, а именно:
- точную производительность компрессора
- точное электропотребление в зависимости от установленного давления
- точное значение количества воздуха для вентиляции
- тип и размер узла подключения сжатого воздуха
- количество масла
- уровень шума
- температуру сжатого воздуха на выходе из компрессора
- рекомендации по электроподключению
- вес и габариты
и т.д.
Очень многие поставщики либо не имеют этих документов, либо просто не показывают их, говоря, что это коммерческая тайна.
На самом деле это никакая не коммерческая тайна, а просто скрытие определенных фактов (например, реальное электропотребление компрессора).
Если поставщик не дает этот документ — однозначно, он что-то скрывает.
Пункт №5
Указываете рабочее давление компрессора.
Тут стоит сказать, что некоторые производители указывают рабочее давление 7,5 бар изб, а другие — 8 бар изб.
В этом случае необходимо брать лист ТТХ и сравнение проводить при условии рабочего давления 7 бар изб.
Пункт №6
Указываете мощность электродвигателя в кВт (мощность на валу электродвигателя).
Пункт №7
Указываете полную потребляемую мощность электродвигателя в кВт при выбранном рабочем давлении (7 / 7,5 / 10 / 13 бар изб.)
Это значение можно найти только в листах ТТХ.
Напоминаю, что если поставщик скрывает от вас эти данные, значит реальные цифры сильно отличаются от мощности электродвигателя, которая указана в рекламных проспектах.
Пункт №8
В данном пункте вставлять ничего не нужно!
В Exel таблице установлена формула, которая автоматически посчитает значение при условии заполнения пунктов 4 и 7.
Если пункты 4 и 7 не заполнены, то вы увидите значение «0» или ошибку.
В итоге мы получаем значение электроэнергии, которая требуется для сжатия 1 нм3 воздуха в кВт*час/м3.
Чем меньше это значение, тем более экономичен компрессор.
Пункт №9
Указываете стоимость электроэнергии (руб/кВт*час). Я поставил 8 рублей. В зависимости от вашего региона стоимость может отличаться.
Отмечу, что здесь мы не учитываем добавочные платежи в виде «налога» за установленную мощность.
Пункт №10
В данном пункте вставлять ничего не нужно!
В Exel таблице установлена формула, которая автоматически посчитает значение при условии заполнения пунктов 8 и 9.
В итоге мы получим примерную стоимость 1 м3 сжимаемого воздуха.
Пункт №11
В данном пункте вставлять ничего не нужно!
В Exel таблице установлена формула, которая автоматически посчитает значение при условии заполнения пункта 10.
Здесь необходимо сделать оговорку…
Принимаем, что наш компрессор должен работать непрерывно на полной нагрузке на протяжении 24 часов/сутки, 365 дней в году.
Если взять примерную производительность компрессора 10.00 нм3/мин, то он произведет следующее количество сжатого воздуха:
10 нм3/мин * 60 мин * 24 часа * 365 дней = 5 256 000 м3 воздуха
Далее мы должны понять, какая сумма на электроэнергию будет потрачена компрессором от поставщика №1, 2, 3 и т.д. Для этого берем значение 5 000 000 м3 воздуха, которое нам нужно произвести.
Умножаем 5 000 000 м3 на стоимость 1 м3 сжимаемого воздуха. Стоимость 1 м3 сжимаемого воздуха мы указываем из п.10.
В итоге в этом пункте таблицы мы получим сумму в рублях, которая будет потрачена компрессором от поставщика №1, 2, 3 и т.д. для производства 5 000 000 м3 воздуха.
Отмечу также, что при сравнении компрессоров производительностью менее 10 нм3/мин можно взять значение менее 5 000 000 м3 воздуха. При сравнении более мощных компрессоров нужно брать уже большее количество воздуха.
Пункт №12
Мы добрались до очень интересного сравнения.
В данном пункте мы с вами можем рассчитать экономию/переплату при использовании компрессора от поставщика №1 по сравнению с другими компрессорами от поставщиков №2, 3, и т.д.
В данном пункте вставлять ничего не нужно!
В Exel таблице установлена формула, которая автоматически посчитает значение.
Экономия поставщик 1/2, руб — это экономия по сравнению со вторым поставщиком
Экономия поставщик 1/3, руб — это экономия по сравнению с третьим поставщиком
Экономия поставщик 1/4, руб — это экономия по сравнению с четвертым поставщиком
Если во всех строках вы получили положительные значения, то компрессор от поставщика №1 является самым экономичным.
Соответственно, используя этот компрессор, вы будете экономить на электроэнергии.
Цифры, которые вы увидите — это сумма в рублях, которую вы экономите при использовании этого варианта по сравнению с другими.
Если у вас получилось отрицательное значение, значит этот вариант проигрывает по энергоэффективности.
Пункт №13
Указываете уровень шума из листа ТТХ.
Будьте внимательны, так как в рекламных каталогах обычно указывают одно значение, а в листах ТТХ уже другое (более высокое).
Также могут хитрить с расстояниями, на которых проводят измерения. Кто-то измеряет шум на расстоянии 1 метр, а кто-то на расстоянии в 7 метров.
Этот параметр может быть очень важен, если вы планируете установить компрессор рядом с рабочими местами персонала (бывает и такое).
В нашем случае в таблице выше поставщик №2 указывает уровень шума 70 Дб, но не указывает, при каких условиях замерен данный параметр и на каком расстоянии.
Так что можно задуматься, на сколько реально это значение, и не скрывают ли от нас что-то?
Пункт №14
Указываете скорость вращения главного вала винтового блока, об/мин.
Данные можно взять только из листа ТТХ на компрессор.
Этот параметр даст понять, на сколько загружен винтовой блок. Часто встречаются ситуации, когда производители в погоне за увеличением производительности сильно увеличивают скорость вращения. Это может негативно сказываться на подшипниках и сальниках винтового блока и приводить к повышенному износу и преждевременному выходу из строя.
Таким образом, чем ниже скорость вращения главного вала винтового блока, тем лучше.
В нашем случае в таблице выше поставщик №2 не указывает этот параметр.
Пункт №15
Указываете скорость вращения вала электродвигателя, об/мин.
Данные можно взять только из листа ТТХ на компрессор.
Данный параметр носит больше информативный характер, так как обычно используются стандартные электродвигатели со стандартными скоростями вращения.
Пункт №16
Указываете температуру сжатого воздуха на выходе из компрессора.
Данные можно взять только из листа ТТХ на компрессор.
Обычно речь идет не о конкретном значении температуры сжатого воздуха, а об увеличении температуры сжатого воздуха на выходе по отношению к температуре окружающего воздуха.
Чем меньше это значение, тем лучше организован теплообмен. Соответственно, нет тепловых перегрузок на узлы компрессора, нет повышенного износа масла, что, в свою очередь, продлевает срок службы как отдельных деталей/узлов, так и всего компрессора целиком.
Пункт №17
Указываете объем масла, л.
Данные можно взять только из листа ТТХ или инструкции по эксплуатации на компрессор.
Пункты №18 — 19
Указываете вес (кг) и габариты (мм).
Данные лучше взять из листа ТТХ или установочного чертежа.
Пункт №20
Указываете направление потока охлаждающего воздуха.
Данные лучше взять из установочного чертежа или инструкции по эксплуатации.
Отмечу, что лучше всего использовать компрессоры с направлением потока охлаждающего воздуха «сбоку (слева/справа) — вверх».
Иногда встречается исполнение с направлением «сверху — в бок».
Это не очень хорошо по следующим причинам:
- В верхней части помещения воздух теплее, чем в нижней, то есть будет засасываться более теплый воздух.
- Если нужно делать выброс горячего воздуха из помещения, то придется делать специальный короб, что займет определенное место. Это может быть не очень удобно.
Ниже на фотографии пример установки компрессора с направлением потока охлаждающего воздуха «сбоку (слева/справа) — вверх».
С таким направлением вентиляцию сделать намного проще…
Компрессор CompAir D22H-RS
Переходим к сервисному обслуживанию…
Пункт №21
Указываете, есть ли обкатка на винтовом компрессоре.
Очень многие модели из низкого ценового сегмента требуют поменять масло и масляный фильтр после первых 100 — 500 часов работы.
Это является вашими дополнительными расходами.
Пункт №22
Указываете интервал замены воздушного фильтра.
Пункт №23
Указываете интервал замены масляного фильтра.
Пункт №24
Указываете интервал замены масла.
Пункт №25
Указываете интервал замены сепаратора тонкой очистки.
Комментарий по поводу интервалов замены фильтров или масла
Указываемые во всех инструкциях интервалы замены фильтров, сепаратора и масла не являются «догмой». Все сильно зависит от условий, в которых эксплуатируется оборудование.
Если у вас запыленное производство (строительные материалы, цементный завод, лесообработка), то в этом случае (по мнению большинства поставщиков) интервалы должны быть снижены.
Каждый поставщик снижает эти интервалы по своему, «на глазок», и требует проводить техническое обслуживание как можно чаще.
Чем чаще обслуживаетесь, тем больше денег заплатите…
Мы же ориентируемся на рабочую температуру масла в компрессоре. Если температура масла стабильна независимо от запыленности, при этом мы регулярно (1 раз/неделю) делаем обдув компрессора и очистку от пыли, то в этом случае интервалы можно не снижать.
Да, и еще…
Если у вас на производстве пыли столько же, сколько на фотографиях ниже, то обязательно уточните интервалы сервисного обслуживания перед покупкой оборудования.
Пыль на всасывающей решетке корпуса компрессора
Пыль в электрическом щите компрессора
Пыль в магистральном фильтре
Пункт №26
Указываете интервал замены ремней приводных. Если используется муфта или шестеренчатый привод, то ничего не указываете.
Пункт №27
Указываете интервал замены ремкомплектов регулятора всасывания и других элементов.
Обычно замену этих элементов рекомендуется проводить каждые 8000 часов работы, при этом в самом начале никто об этом не говорит. Набор для ТО8000 часов является самым дорогим, поэтому большинство старается не вспоминать о нем, пока не подойдет обслуживанием.
Мы же рекомендуем приобретать этот набор еще при покупке оборудования, при этом менять элементы, содержащиеся в наборе, по мере необходимости.
Пункт №28
Указываете стоимость набора воздушный/масляный фильтры.
Одни поставщики дают стоимость сразу за набор, другие по отдельности. Если вам дали цены по отдельности, то в ячейке указывается сумма за воздушный и масляный фильтры.
Пункт №29
Указываете стоимость набора сепаратора тонкой очистки.
Пункт №30
Указываете стоимость масла.
Обычно масло поставляется в канистрах по 20 литров. Если компрессору требуется масла больше 20 литров, но меньше 40 литров, то указываете стоимость 2-х канистр масла (или стоимость за 40 литров).
Например, если емкость масляного бака составляет 30 литров, то лучше приобрести 2 канистры масла * 20 литров, т.е. всего 40 литров.
Оставшиеся 10 литров всегда пригодятся для доливки, так как бывают случаи уноса масла при определенных внештатных ситуациях.
Пункт №31
Указываете стоимость набора ремкомплектов для ТО8000.
Пункт №32
В данном пункте нужно отдельно посчитать стоимость всех расходных материалов для работы компрессора на определенный период.
В нашем случае я выбрал интервал 12 000 часов работы, так как у поставщика №1 и №2 отличаются регламенты обслуживания.
Например, у поставщика №1 сепаратор меняется каждые 4000 часов работы, а у поставщика №2 — каждые 6000 часов работы.
Пункт №33
Мы добрались до сравнения стоимости сервисного обслуживания.
В данном пункте мы с вами можем рассчитать экономию/переплату при использовании компрессора от поставщика №1 по сравнению с другими компрессорами от поставщиков №2, 3 и т.д.
В данном пункте вставлять ничего не нужно!
В Exel таблице установлена формула, которая автоматически посчитает значение.
Экономия поставщик 1/2, руб — это экономия по сравнению со вторым поставщиком
Экономия поставщик 1/3, руб — это экономия по сравнению с третьим поставщиком
Экономия поставщик 1/4, руб — это экономия по сравнению с четвертым поставщиком
Если во всех строках вы получили положительные значения, то компрессор от поставщика №1 является самым экономичным.
Соответственно, используя этот компрессор, вы будете на расходных материалах.
Цифры, которые вы увидите — это сумма в рублях, которую вы экономите при использовании этого варианта по сравнению с другими.
Если у вас получилось отрицательное значение, значит этот вариант проигрывает по стоимости сервисного обслуживания.
Однако следует сделать оговорку, что в случае работы в запыленных местах суммарные цифры могут быть сильно изменены. То есть поставщик №1 может снизить интервалы сервисного обслуживания на одно значение, поставщик №2 на бОльшее и т.д.
В данном пункте я не учитываю стоимость работ инженера поставщика, так как стоимость часа работ может быть указана одна, но кто-то может не указать, что сам выезд — это тоже платная услуга, далее изменить стоимость работ на проведение работ по отдельному вызову и т.д.
Пункт №34
В материале «5 секретов, о которых нужно знать перед покупкой винтового компрессора» я уже писал, что бОльшая часть компаний, которые предлагают купить компрессоры — это небольшие дилеры/представители и разного рода дистрибьюторы.
Чем лучше информирован дилер/дистрибьютор завода-изготовителя, тем быстрее он даст ответ на вопрос по подбору или эксплуатации оборудования.
И далеко не все из них имеют доступ к нормальной технической документации (чертежам, электросхемам, спискам запасных частей) от завода-изготовителя.
Из-за низкого уровня информационной поддержки возникают ошибки при первоначальном подборе, при монтаже оборудования и при дальнейшей эксплуатации.
А потом на вопросы:
«А почему в комплект поставки не включен фильтр?»
«А почему я должен сам сверлить отверстия в раме компрессора перед его установкой на фундамент?»
вы можете получить ответ:
«А вы этого не заказывали!»
И должны что-то дозаказать и доплатить…
То есть предполагается, что вы знаете компрессорное оборудование и должны сами позаботиться о том, что должно входить в комплект поставки, что нет…
Я рекомендовал приобретать оборудование только у того поставщика, который имеет прямую связь с заводом-изготовителем и может предоставить документацию за 5-10 минут по любому компрессору (инструкция, список запасных частей, электросхемы, монтажные схемы).
Если поставщик быстро предоставил эти технические документы (особенно лист ТТХ, который является основным документом для сравнения оборудования, которое мы проводим), то в данном пункте ставим «Да». Если же поставщик не предоставил эти документы, то ставим «Нет».
Пункт №35
Практически 99% производителей винтовых компрессоров считают паспортом/формуляром свои инструкции по эксплуатации.
Но это противоречит нашим нормативным документам.
На каждый компрессор должен быть оформлен паспорт/формуляр, который является основным документом, куда входят инструкции по эксплуатации, чертежи и т.д.
Попросите поставщика предоставить пример паспорта/формуляра. Если он в ответ вышлет вам только инструкцию по эксплуатации, то в данном пункте ставим «Нет». Если вышлет паспорт/формуляр, то ставим «Да».
Пункт №36
Попросите поставщика прислать пример установочных чертежей.
99% поставщиков предоставляют чертежи только на английском языке и на целый модельный ряд: со встроенным осушителем или без, на компрессор с частотным регулированием или без, на компрессор с водяным и воздушным охлаждением.
Мало того, что ваш обслуживающий персонал может не знать даже элементарного английского языка, так в таких документах очень легко запутаться и сделать ошибку.
Если говорить про нас, то мы предоставляем чертежи только на ту модель, которую вы заказали. Все чертежи предоставляются на русском языке.
Это поможет избежать проблем еще на начальном этапе проектирования компрессорной станции и ошибок, связанных с переводом и т.д.
Ниже на фотографиях вы можете увидеть пример чертежа для компрессора, который указан в таблице в самом начале страницы:
Чертеж установочный CompAir L55 (лист1)
Чертеж установочный CompAir L55 (лист2)
Для более удобного просмотра вы можете скачать этот чертеж отдельным файлом по ссылке: Чертеж установочный CompAir L55
Также отмечу, что мы предоставляем чертежи в формате DWG. Это может быть очень удобно для работы любого специалиста по проектированию компрессорных станций. Нужно всего лишь скопировать чертеж или отдельный вид компрессора и разместить в своем чертеже.
Если поставщик пришлет чертежи на русском языке и именно на ту модель, которую вы планируете приобрести, то в данном пункте ставите «Да». Если не пришлет ничего, или чертежи будут только на английском языке, то ставите «Нет».
Пункт №37
Я уже неоднократно писал, что все инструкции пишутся как для «домашнего холодильника». Первые «30 страниц» могут быть техникой безопасности, а остальные страницы — краткое описание конструкции всего модельного ряда.
Со своей стороны мы делаем инструкции по эксплуатации на каждую модель, где добавляем информацию по процедуре монтажа и ввода в эксплуатацию.
Попросите любого поставщика прислать инструкцию по эксплуатации и посмотрите, что в ней будет написано. Если вы получите общие инструкции, то в данном разделе ставите «Нет».
Пункт №38
Список запасных частей — это очень нужный документ, который редко кто предоставляет. Он нужен для того, чтобы в случае поломки компрессора вы или ваш технический специалист мог определить нужную запчасть самостоятельно за 5-10 минут.
Также данный документ помогает понять конструкцию винтового компрессора и увидеть его основные компоненты.
Как правило, список запасных частей предоставляется на английском языке. Вот его переводить не стоит, чтобы не сделать ошибок с номерами запчастей.
Пункт №39
В своих статьях я также неоднократно говорю, что 90% поломок винтовых компрессоров связано с приборами КИПиА и электрическими компонентами.
И все эти поломки могут быть устранены удаленно по телефону без выезда сервисного инженера поставщика. Просто каждый поставщик относится к решению этих проблем по своему: кто-то говорит, что нужно вызывать специалиста и платить деньги, а кто-то (например, как мы) устраняет эти проблемы удаленно.
И вот как это происходит:
На видео ниже вы можете увидеть пример удаленного ремонта поршневого компрессора высокого давления BAUER Kompressoren.
В этом случае мы помогали сотрудникам одной из пожарных частей, которым было необходимо срочно отремонтировать компрессор, а времени ждать специалиста не было.
В результате работоспособность компрессора была восстановлена.
Вот видео с благодарностью от довольных коллег:
Спросите поставщика, как они реагируют на экстренные поломки и что делают в таком случае? Пытаются отремонтировать «по телефону»? Или сразу выставляют счет и отправляют инженера на диагностику?
Если первый вариант, то данном пункте ставим «Да», если второй, то ставим «Нет».
Пункт №40
В материале «5 секретов, о которых нужно знать перед покупкой винтового компрессора» я уже писал, что винтовой компрессор — это конструктор, который состоит из различных деталей.
Производители винтовых компрессоров прячут названия изготовителей деталей и скрывают поставщиков электродвигателей, радиаторов, вентиляторов, расходных материалов и т.д.
Зачем это делают?
Первое — это чтобы покупатель не узнал, откуда эти комплектующие.
Второе — чтобы покупатель не мог заказать запчасти где-то на стороне.
Думаю, очевидно — все хотят зарабатывать не только на продаже самого оборудования, но и на последующей эксплуатации.
Но и это еще не все…
У меня было несколько случаев, когда на вопросы об электродвигателе завод-изготовитель отвечал — мы производители-сборщики компрессоров, мы электродвигатели не делаем, поэтому ни на какие вопросы о поломке/ремонте ответить не можем. Мы должны написать изготовителю двигателей и они ответят… Ответили где-то через месяц…
Обратная ситуация из нашего опыта: если у нас есть замечания по работе отдельного элемента, и мы знаем производителя, то мы всегда можем обратиться непосредственно к производителю этого элемента напрямую и быстро (за 2-3 дня) получить ответ на практически любой вопрос.
Здесь я рекомендую ездить и смотреть оборудование живьем. Заглянув внутрь, вы увидите, есть ли маркировка на основных деталях с указанием реальных производителей или нет?
В общем, если маркировка есть, то ставим «Да». Если нет, то ставим «Нет».
Пункт №41
Многие поставщики не имеют своей сервисной службы, а занимаются только перепродажей оборудования. Запросите информацию о количестве инженеров и о том, какую квалификацию/опыт они имеют и как долго работают у данного поставщика?
Согласно моему опыту, инженер должен отработать не менее 2 — 3 лет, чтобы знать оборудование досконально и определять до 90% неисправностей за 10-15 минут.
Если у поставщика 2-3 инженера, и они работают в этой компании уже 2-3 года и более, то в данном пункте ставите «Да».
Если поставщик имеет только 1 инженера, и он отработал менее года, то смело ставите «Нет».
Пункты №42, 43, 44
Тоже очень интересные пункты об аттестации инженеров поставщика по электробезопасности не ниже 3 группы, правилам работы с сосудами под высоким давлением и правилам общей промышленной безопасности.
Для меня странно, что практически никто об этом не думает.
Винтовой компрессор — это источник повышенной опасности. Каждый человек, который приступает к работе с винтовым компрессором, должен быть аттестован и иметь допуск для работы.
За каждого человека, который находится у вас на предприятии и который приехал проводить работы, ответственность несет само предприятие в лице генерального директора / главного инженера / главного механика или ответственного за технику безопасности.
Компания-поставщик не несет никакой ответственности за своего специалиста, который находится на вашей территории.
В случае возникновения несчастного случая в виде производственной травмы или, что еще хуже, летального исхода во время проведения работ ответственность нести будет ваше предприятие.
Если инженер, с которым что-то произойдет, проходил указанное выше обучение и имеет соответствующие аттестаты, а также вы проводили инструктаж по технике безопасности перед началом работ, то ваше предприятие отделается «легким испугом».
Если же инженер не имеет этих документов и никакого инструктажа не проводилось, то в таком случае последствия для вашего предприятия и ваших руководителей могут быть очень серьезными (вплоть до уголовной ответственности).
В общем, просите вашего поставщика предоставить документы по аттестации инженеров по электробезопасности не ниже 3 группы, правилам работы с сосудами под высоким давлением и правилам общей промышленной безопасности.
И укажите «Да» или «Нет» в пунктах 42, 43, 44.
Пункт №45
Большая часть поставщиков винтовых компрессоров — это небольшой офис, генеральный директор, главный бухгалтер, пара менеджеров и инженеров.
У них нет ни нормального склада, ни мастерской для проведения работ по капитальному ремонту винтовых блоков.
Обычно при неисправности узла винтового компрессора такие компании рекомендуют заменить весь узел целиком, не пытаясь разобраться ни в причинах поломки, ни попытаться отремонтировать этот узел.
Особенно это относится к винтовым блокам, где рекомендуется его замена целиком. При этом стоимость нового винтового блока составляет 50%-70% от стоимости нового винтового компрессора, тогда как капитальный ремонт может составить всего 10% от стоимости нового компрессора.
Со своей стороны мы стараемся больше проводить ремонт винтового блока и не навязываем полную его замену.
В общем, если поставщик ремонтирует винтовые блоки и имеет для этого все необходимые условия, то в пункте №45 ставите «Да». В противном случае ставите «Нет».
Пункт №46
В этом пункте указываете стоимость оборудования в рублях с НДС 18%.
Если поставщик дает цены в Евро / USD / Юанях и т.д., то берите курс с небольшим (1-2%) запасом. Обратите внимание, что некоторые поставщики указывают цены в валюте, но при этом забывают сказать, что оплата происходит не по курсу ЦБ РФ, а по какому-то внутреннему курсу или курсу Сбербанка.
Пункт №47
В этом пункте указываете стоимость доставки до ваших дверей.
Будьте внимательны, так как некоторые поставщики могут указать цены без доставки, кто-то указывает, что доставка включена в стоимость оборудования (т.е. указываете «0», как у нас cейчас).
Пункт №48
В этом пункте указываете стоимость пуско-наладочных работ и обучения персонала правилам работы с оборудованием.
Будьте внимательны, так как некоторые поставщики вообще не говорят о данной услуге.
Вы приобретаете оборудование, монтируете его и зовете поставщика провести пуско-наладочные работы. А поставщик в ответ выставляет счет на данные услуги. Если вы введете винтовой компрессор в эксплуатацию самостоятельно, а потом возникнет гарантийный случай, то вам могут отказать в гарантии из-за того, что вы не позвали представителя поставщика.
Также в данную таблицу можно добавить информацию по срокам поставки или любым другим условиям на ваше усмотрение.
На этом у меня все.
Надеюсь, что данный материал поможет предотвратить ошибки еще в самом начале выбора винтового компрессора.
Если у вас появились вопросы/замечания или комментарии, то вы можете направить их через форму ниже. Мы ответим в течение 1-2 рабочих дней.
Вы также можете обратиться ко мне за помощью при составлении данной таблицы и сравнения предполагаемых поставщиков. Я или мои коллеги с удовольствием поможем вам.
C уважением,
Константин Широких
Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.
На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.
В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.
Как вести складской учет в Excel?
Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.
- Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
- Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
- Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
- Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.
Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:
- Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
- При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
- Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
- Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».
Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».
Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.
Таблица Excel «Складской учет»
Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.
Делаем «Справочники».
Для данных о поставщиках:
* Форма может быть и другой.
Для данных о покупателях:
* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.
Для аудита пунктов отпуска товаров:
Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.
Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:
В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.
Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.
Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.
Делаем шапку для «Прихода»:
Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.
Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.
Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».
В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).
Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.
Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .
По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».
Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).
Формируем таблицу «Расход товаров».
Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.
Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).
На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.
Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.
Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).
Вот и готова самостоятельно составленная программа.
|
Поиск лучшей цены среди поставщиков |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
