Таблица excel с данными сотрудников

Если вы работаете в отделе кадров, скорее всего, вам часто приходится выполнять множество задач одновременно. Ваши обязанности могут быть очень разнообразными и включать в себя не только поиск и привлечение лучших талантов, но и развитие мотивации сотрудников и управление тренингами и обучением.

Для тех, кто выполняет так много задач одновременно, очень важно построить систему, которая бы позволяла оставаться организованными и не упускать из виду ни одной детали. Для этого можно использовать шаблоны Excel. Но как найти и выбрать самые лучшие шаблоны Excel, которые соответствовали бы вашим целям? Мы просмотрели и изучили ключевые шаблоны Excel для отдела кадров и предлагаем вам небольшое описание каждого из шаблонов, а также ссылку для скачивания. 

Мы также расскажем, как использовать шаблоны для отдела кадров в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, с помощью которого можно, сотрудничая с коллегами, ещё больше, чем в Excel, упростить процессы управления персоналом.

Skip to content

As a human resources professional, you are required to juggle a variety of tasks. Your responsibilities could include everything from acquiring the best talent to motivating employees to managing training programs.

With so many different duties, it is important to have a system in place to stay organized and ensure that no detail is left undone. One way to keep track of all the details is by using an Excel template. But how do you find the best Excel templates to fit your needs? We’ve researched the top Excel templates for human resources and have included them here for you to download, along with a description of when to use each. 

We’ve also included human resources templates in Smartsheet, a spreadsheet-inspired work management tool that makes HR processes even easier and more collaborative than Excel.  

Базы данных как способ хранения и
обработки различной информации играют
в настоящее время огромную роль. В базах
данных хранят сведения о клиентах,
заказах, справочники адресов и телефонов,
различного рода информацию о магазинах
и предлагаемых товарах и т. д.

В этой главе мы расскажем, как создать
базу данных, которая содержит информацию
о работниках. Такая база данных удобна
по следующим причинам:

— она обеспечивает
удобный метод поиска информации о
работнике (фамилия, имя и отчество, место
проживания, телефон, должность, дата
рождения, количество детей и т. д.);

—
с ее помощью можно выполнять различного
рода анализ, например, определять
структуру кадров или причины их текучести;

— пользуясь хранящейся в ней
информацией, можно быстро формировать
должностные оклады, рассчитывать суммы
отпускных, начислять зарплату и премии
за выслугу лет.

Для учета данных о сотрудниках на
предприятиях используют самые
разнообразные методы. В одних организациях
существуют журналы учета, куда информация
вносится вручную, в других применяются
классические базы данных для учета
кадров, в третьих используются СУБД
Access. Но в большинстве случаев на
предприятиях учет данных о сотрудниках
ведется в электронных таблицах Excel.

Списки

Аналогом простой базы данных в Excel служит
список. Список — это группа строк таблицы,
содержащая связанные данные. Отличительной
особенностью списка является то, что
каждый его столбец содержит однотипные
данные, например, перечень фамилий, цену
за единицу товара и т. д.

Если провести аналогию между списком
и табличной базой данных, то столбцы
списка являются полями базы данных, а
его строки — записями. Считается, что
первая строка списка является его
заголовком и содержит названия столбцов
списка. Заголовок должен иметь на листе
электронных таблиц горизонтальную
ориентацию (в нашем примере он располагается
в строке 1). Заголовки применяются Excel
при составлении отчетов, а также при
поиске и организации данных.

Шрифт, размер шрифта, выравнивание и
другие параметры форматирования,
присвоенные заголовкам столбцов списка,
должны отличаться от параметров,
назначенных для строк данных. Для
отделения заголовка от расположенных
ниже данных применять пустые строки не
следует.

Формирование заголовка списка

Предположим, что перечень столбцов
списка, который будет применяться при
создании базы данных, набит в текстовом
редакторе Word (рис. 4.1).

ПРИМЕЧАНИЕ

Рис. 4.1. Окно текстового редактора
с перечнем столбцов списка

На данном рисунке льготы по ПН (пункт
18) — это льготы, которыми пользуется
сотрудник при начислении подоходного
налога. Пункт «Совместитель —
многодетный», расположенный ниже,
содержит сведения о том, является ли
данный сотрудник совместителем или
многодетным родителем. Справочный
столбец предназначен для внесения
дополнительной информации.

Перенос данных из текстового редактора
в электронные таблицы

Поскольку перечень полей табличной
базы данных находится в документе Word,
надо переместить его в электронные
таблицы. Вот как можно быстро и без
ошибок выполнить эту операцию:

1.
Выделите перечень в документе Word и
скопируйте его в буфер обмена.

2.
Перейдите в программу Excel (если она
запушена, то это можно осуществить
посредством клавиш [Alt+Tab]).

3. Поместите
табличный курсор в любую ячейку рабочего
листа, расположенную под строкой 1 (в
строке 1 будут находиться имена полей
табличной базы данных). Допустим, вы
выбрали ячейку А4.

4. Произведите
вставку текста, находящегося в буфере
обмена. В результате заголовки будут
расположены друг под другом и займут
21 ячейку рабочего листа.

Обработка перенесенных текстовых данных

Обратите внимание, что все заголовки
оформлены в одном формате:

— порядковый
номер;

— точка;

— пробел;

—
непосредственно текст заголовка;

—
точка с запятой.

Однако из заголовка нам нужен только
текст, образующий имя поля списка.
Поэтому следующим этапом работы будет
очистка текста от лишних символов.
Конечно, эту операцию можно произвести
вручную, до или после копирования текста
в электронные таблицы. Но если записей
будет несколько десятков или сотен, то
вы потратите на это очень много времени
и, скорее всего, внесете ошибки.

Справиться с данной работой можно
довольно быстро, если использовать
текстовые функции Excel. Алгоритм одного
из таких методов представлен на рис.
4.2.

Рис. 4.2. Алгоритм очистки текста от
лишних символов

При этом предполагается, что формат
перечня заголовков точно соответствует
приведенному выше описанию. В противном
случае (если, например, после точки
вместо одного пробела введены два)
алгоритм работать не будет.

Определение длины текста заголовка

Для определения количества символов в
тексте, содержащемся в ячейке, используется
функция ДЛСТР. Рассмотрим ячейку А4 со
вставленным в нее текстом 7. Порядковый
номер;. Поместите табличный курсор в
ячейку В4, которая находится справа от
ячейки А4, и вызовите окно Мастер
функций. В списке Категория
выберите элемент Текстовые, в списке
Функция выделите имя функции ДЛСТР,
нажмите кнопку ОК, и на экране
появится панель функции ДЛСТР (рис.
4.3).

Данная функция возвращает количество
символов в текстовой строке. Синтаксис
ее таков:

ДЛСТР(текст)

где текст — это текст, в котором определяется
количество символов. Имеющиеся в тексте
пробелы также считаются символами.

Введите в поле Текст значение А4,
нажмите кнопку ОК, и в ячейке В4
появится следующая формула:

=ДЛСТР(А4)

Таким образом мы узнаем, что в ячейке
А4 находится текст, содержащий 20 символов.

Рис. 4.3. Панель функции ДЛСТР

Удаление последнего символа из заголовка

Следующий этап нашей работы — удаление
символа «;» в конце строки. Выберите
из текста, находящегося в ячейке А4, все
символы, кроме последнего. Для этой цели
следует использовать текстовую функцию
ЛЕВСИМВ (рис. 4.4). Она возвращает заданное
количество символов текстовой строки,
отсчитанных от ее начала, то есть слева.
Синтаксис функции имеет такой вид:

ЛЕВСИМВ(текст;количество_символов)

где текст — это текстовая строка, из
которой извлекаются символы. Параметр
количество_символов определяет, сколько
символов должна извлечь функция ЛЕВСИМВ
из текста.

Рис. 4.4. Панель функции ЛЕВСИМВ

Количество извлекаемых символов во
втором аргументе функции следует
задавать в виде числа. Это число может
находиться в ячейке, адрес которой
указан в данном аргументе. Введите
функцию ЛЕВСИМВ в ячейку С4. Первым
аргументом функции является адрес
ячейки А4, где расположен исходный текст.
В качестве второго аргумента использовано
число, которое возвращает функция ДЛСТР,
находящаяся в ячейке В4. Но если во второй
аргумент ввести только адрес ячейки
В4, то в ячейке С4 будет присутствовать
все содержимое ячейки А4. Однако для
удаления из исходного текста последнего
символа во втором аргументе необходимо
указать число, которое на единицу меньше
количества символов, присутствующих в
исходном тексте. Поэтому формула в
ячейке С4 должна выглядеть следующим
образом:

=ЛЕВСИМВ(А4;В4-1)

Удаление начальных символов из заголовка

Для удаления из исходного текста
начальных символов (то есть порядкового
номера и пробела) можно использовать
текстовую функцию ПРАВСИМВ, аналогичную
описанной выше функции ЛЕВСИМВ. Синтаксис
функции ПРАВСИМВ такой же, только она
отсчитывает символы, начиная с конца
указанного текста, то есть справа.

При вводе этой функции в ячейку D4 в
качестве исходного текста задаем строку
без одного последнего символа, полученную
в результате преобразования в ячейке
С4.

Количество символов во втором аргументе
не является одинаковым для всех формул
диапазона D4:D24 и зависит от порядкового
номера поля в исходном тексте. Для
заголовков с порядковыми номерами от
0 до 9 во втором аргументе должно находиться
число, равное количеству символов,
рассчитанному функцией ДЛСТР в ячейке
В4, уменьшенное на 4:

— порядковый
номер — 1 символ;

— точка после
порядкового номера — 1 символ;

— пробел
после точки — 1 символ;

— символ «;»,
который уже удален предыдущей функцией
ЛЕВСИМВ, но учитывается функцией ДЛСТР
в ячейке В — 1 символ.

Таким образом, в ячейке D4 у нас будет
такая формула:

=ПРАВСИМВ(С4;В4-4)

В заголовках с порядковыми номерами от
10 до 99 необходимо вычесть уже 5 символов,
потому что данные номера состоят из
двух цифр, для номеров от 100 до 999 — 6
символов и т. д. В данном случае мы создаем
формулу, которая нуждается в последующей
корректировке второго аргумента.

На рис. 4.5 приведен рабочий лист для
преобразования заголовков с формулами,
а на рис. 4.6 — результаты преобразований
в текстовом виде.

Рис. 4.5. Рабочий лист с формулами
преобразования текста

Создание сложной формулы для обработки
текста

Для выполнения всех описанных выше
действий можно создать одну формулу и
разместить ее в одной ячейке. С этой
целью воспользуемся методом вложения
одной формулы (функции) в другую, при
котором одни формулы (функции) применяются
в качестве аргументов в других.

Продемонстрируем этот метод на примере.
Сначала мы должны модифицировать ячейку
В4.

1. Активизируйте ячейку В4 и в
режиме правки в строке формул скопируйте
(вырежьте) находящуюся в этой ячейке
формулу без знака равенства.

2. Нажмите
клавишу [Enter] и поместите табличный
курсор в ячейку С4.

3. В строке формул
выделите ссылку на адрес ячейки В4 и
вместо этой ссылки вставьте содержимое
буфера обмена.

Рис. 4.6. Этапы преобразования текста

В результате вместо адреса ячейки В4 в
строке формул будет находиться формула,
прежде содержащаяся в ячейке В4. Таким
образом, после редактирования ячейка
С4 будет содержать следующую формулу:

=ЛЕВСИМВ(А4;ДЛСТР(А4)-1)

Как видите, в качестве второго аргумента
функции ЛЕВСИМВ, определяющего, какое
количество символов текста необходимо
вернуть, задано значение, возвращаемое
функцией ДЛСТР (то есть количество
символов в исходном тексте), уменьшенное
на единицу.

Далее перейдите в ячейку D4 и произведите
в ней аналогичную замену адреса ячейки
на формулу. Формула в ячейке D4 должна
быть похожа на предыдущую:

=ПРАВСИМВ(С4;ДЛСТР(А4)-4)

Затем возвратитесь к ячейке С4 и скопируйте
находящуюся в ней формулу из строки
формул. После этого нажмите клавишу
[Enter], перейдите к ячейке D4 и вставьте в
нее вместо ссылки на адрес ячейки С4
скопированную формулу. После всех этих
манипуляций формула в ячейке D4 должна
выглядеть следующим образом (рис. 4.7):

=ПРАВСИМВ(ЛЕВСИМВ(А4;ДЛСТР(А4)-1);ДЛСТР(А4)-4)

Первым аргументом функции ПРАВСИМВ
является уменьшенный на один символ
текст, состоящий из начальных символов,
возвращенных функцией ЛЕВСИМВ из
исходного текста. Второй аргумент
функции ПРАВСИМВ — это уменьшенное на
4 количество символов исходного текста,
вычисленное функцией ДЛСТР.

Pис. 4.7. Рабочий лист со сложной
формулой

СОВЕТ

Перенос заголовков из столбца в строку

После удаления из названий столбцов
лишних символов можно приступать к
формированию строки заголовка списка.
Для этого необходимо поместить имена
столбцов в строку 1:

1. Выделите и
скопируйте в буфер обмена полученный
после обработки текст из диапазона
ячеек D4:D24.

2. Поместите табличный
курсор в ячейку А1, которая будет служить
началом строки заголовка списка.

3.
Нажмите правую кнопку мыши и выделите
в контекстном меню команду Специальная
вставка.

4. В диалоговом окне
Специальная вставка (рис. 2.6) отметьте
опцию транспонировать.

5. Нажмите
кнопку ОК. В результате все заголовки
будут расположены по горизонтали в
диапазоне А1:U1.

Прежде чем приступить к форматированию
ячеек заголовка, введите в список данные
хотя бы о пяти сотрудниках. Ведь нам не
известно, как будет выглядеть табличная
база данных с внесенной информацией.

Занесение информации в базу данных

Ниже приведены советы, которые помогут
вам создать удобную для работы базу
данных сотрудников.

1. При вводе
табельного номера (или другого набора
цифр), который начинается с нуля, помните,
что Excel может воспринять его как число
и отбросить этот нуль. Чтобы этого не
произошло, следует указать перед нулем
префикс «‘» либо задать для ячейки
(или диапазона) текстовый формат. Для
выбора формата откройте диалоговое
окно Формат ячеек (рис. 2.11 в главе
2) на вкладке Число и отметьте в
списке Числовые форматы элемент
Текстовый.

2. Для фамилии, имени и
отчества выделяйте отдельные ячейки,
а не вносите все эти данные в одно поле,
где обрабатывать их довольно сложно.
При необходимости содержимое ячеек
можно объединить.

3. Наименование
отдела (сектора, подразделения) и
должность сотрудника также заносите в
отдельные поля. Это позволит быстро
определить, например, количество
сотрудников в данном подразделении,
текучесть кадров по указанной должности
в течение определенного времени и многое
другое. Представленные таким образом
данные легко обрабатывать автоматически.

4. Указывайте дату приема и увольнения
сотрудника, что позволит определить,
скажем, стаж его работы в подразделении
или среднее время работы на данной
должности. Указание даты, с которой
начинается отсчет непрерывного
производственного стажа, даст возможность
автоматически определить непрерывный
стаж, произвести автоматическое
начисление премии за выслугу лет и за
дни временной нетрудоспособности.

5.
Если в таблице имеется столбец с таким
заголовком, как улица, не заносите в
него сокращение ул. (например, вместо
ул. Красноармейская в поле достаточно
ввести только слово Красноармейская
либо для проспекта — Правды пр-т). Номера
телефонов в табличной базе данных
старайтесь записывать в одном стиле. К
примеру, если один телефонный номер
записан в виде 234-56-78, то не вносите другие
как 234-5678мяк 2345-678. Нарушение этих принципов
значительно усложняет поиск и сортировку
данных.

6. Не забывайте вносить в базу
данных даты рождения сотрудников.
Используя дополнительную сервисную
функцию (она описана ниже), вы сможете
определить, у кого из работников в
ближайшее время день рождения, и
поздравить этого человека.

7. Создавайте
справочные поля. Такие поля обеспечивают
удобную сортировку данных по каким-то
заданным критериям. Если человек
уволился, можно поставить в поле
соответствующий флажок, например, в
виде цифры 1, и тогда, воспользовавшись
фильтром, отображать в списке либо
только работающих на предприятии, либо
только уволенных.

Применение функции ЛЕВСИМВ для определения
дня рождения сотрудников

Столбец Р списка содержит номер работника,
по которому, используя функцию ЛЕВСИМВ,
можно определить его день рождения с
точностью до одного дня. В идентификационном
коде работника первые пять цифр отражают
дату его рождения в одном из форматов
дат Excel. Если идентификационный номер
внесен, например, в ячейку Р2, то для
определения даты рождения в ячейку О2
введите следующую формулу:

=ЛЕВСИМВ(Р2;5)*1

Эта формула возвращает пять первых
символов в текстовом формате, а последующее
умножение на единицу переводит текстовый
формат в числовой. Вам лишь остается
задать для ячейки О2 формат даты.

Форматирование табличной базы данных

После внесения в список данных о
нескольких сотрудниках можно приступать
к форматированию таблицы. Вы увидите,
что ширину одних столбцов нужно увеличить,
а других, наоборот, уменьшить. Если текст
не помещается в заголовке или поле, то
к этому диапазону ячеек необходимо
применить автоматический перенос текста
с выравниванием по центру или по краям,
отметив опцию переносить по словам
на вкладке Выравнивание диалогового
окна Формат ячеек (рис. 3.11).

Как правило, для заголовка выбирают
шрифт, отличающийся от шрифта остальной
области списка. Давайте зададим для
строки заголовков шрифт со следующими
параметрами: гарнитура Arial Cyr, стиль
Обычный, размер 10 пунктов, цвет синий.
Кроме того, выберем для ячеек заголовка
выравнивание по центру. Это можно сделать
посредством панели инструментов
Форматирование (рис. 4.8) или с помощью
диалогового окна Формат ячеек.

Панель инструментов Форматирование

Вид и размер шрифта можно задать, выбрав
нужные элементы в раскрывающихся списках
Шрифт и Размер шрифта (рис. 4.8).

Рис. 4.8. Списки Шрифт и Размер шрифта
панели инструментов Форматирование

Для изменения начертания шрифта на
панели инструментов имеются три кнопки:
Полужирный, Курсив и Подчеркнутый.

Рис. 4.9. Кнопки выбора начертания
шрифта панели инструментов Форматирование

Выровнять текст в ячейке по горизонтали
вы можете, воспользовавшись одной из
следующих кнопок: По левому краю, По
центру, По правому краю.

Рис. 4.10. Кнопки выравнивания текста
в ячейке на панели инструментов
Форматирование

Цвет шрифта выбирается в раскрывающемся
списке Цвет шрифта.

Рис. 4.11. Раскрывающийся список Цвет
шрифта на панели инструментов
Форматирование

Диалоговое окно Формат ячеек

Практически все вышеперечисленные
действия можно выполнить, вызвав
диалоговое окно Формат ячеек и
выделив вкладку Шрифт. Эта вкладка
позволяет выбрать вид, стиль начертания,
размер и цвет литер шрифта.

Рис. 4.12. Диалоговое окно Формат
ячеек, вкладка Шрифт

Просмотр табличной базы данных

Итак, база данных сотрудников создана.
Ее файлу (книге) мы присвоили имя База.
Если вы хотите вывести на экран всю
табличную базу данных, попробуйте
уменьшить масштаб представления листа.
Однако если база данных велика, то
масштаб придется уменьшить до такой
степени, что трудно будет разобрать,
какие данные в ней содержатся. Вы можете
убедиться в этом, выделив диапазон ячеек
А1:Ш 1, в котором расположена таблица, и
выбрав в раскрывающемся списке Масштаб
(рис. 4.13) элемент По выделению.

Рис. 4.13. Лист с табличной базой данных
сотрудников при выборе масштаба По
выделению

Если использовать нормальный масштаб,
например 100%, то при просмотре левой
части списка не будет видна его крайняя
правая часть и наоборот. Если в списке
несколько сотен записей, то при просмотре
нижней его части не видна строка
заголовков.

Чтобы работать с этим списком было
удобно, нам необходимо видеть строку
заголовков и три левых столбца, содержащих
номер по порядку, табельный номер и
фамилию работника. Существует несколько
методов, позволяющих установить
необходимый режим просмотра данных:

—
открытие нескольких окон;

— разделение
таблицы на области;

— закрепление
областей таблицы.

Работа с окнами

В Excel существует возможность открыть
для одного и того же рабочего листа два
окна (рис. 4.14). Данная операция выполняется
при помощи команды Окно/Новое. После
этого в списке открытых книг меню Окно
вы увидите некоторые изменения. Если
ранее здесь было указано имя только
одной книги (База), то теперь в списке
появятся два имени: База:! и База:2. Список
команд меню Окно представлен на
рис. 4.15.

Рис. 4.14. Два окна рабочего листа c
табличной базой данных

Рис. 4.15. Список команд меню Окно

Теперь после вызова команды Окно/Расположить
на экране появится диалоговое окно
Расположение окон (рис. 4.16). В области
Расположить окна этого окна выберите,
например, переключатель сверху вниз.
В результате на экране появятся два
окна с одним и тем же листом книги. Одно
из окон является активным, на что
указывает более яркий цвет его заголовка.

Рис. 4.16. Диалоговое окно Расположение
окон

Перейти к другому окну можно,
воспользовавшись одним из следующих
методов:

— щелкнув указателем мыши
в этом окне;

— с помощью комбинации
клавиш [Ctrl+Tab];

— с использованием меню
Окно (имя нужного окна будет указано в
списке, находящемся в нижней части
меню).

Первый метод можно применить только в
случае, когда окно, к которому нужно
перейти, отображено на экране. Вторым
и третьим методами можно вызывать
невидимое окно открытой книги, если
таковая имеется.

ПРИМЕЧАНИЕ

Однако для нашего случая такой способ
просмотра таблицы является не самым
удобным. Поэтому давайте вернем таблицу
в исходное состояние (когда на экране
отображено только одно окно). При этом
будет восстановлено и прежнее имя книги
— База. Это можно сделать двумя способами:

— нажав кнопку Развернуть в правом
верхнем углу любого окна;

—
воспользовавшись комбинацией клавиш
[Ctrl+FlO].

Закрыть одно из окон можно одним из
следующих методов:

— нажав кнопку
Закрыть окно (с крестиком) в правом
верхнем углу окна;

— нажав комбинацию
клавиш [Ctrl+F5].

А чтобы свернуть окно, необходимо
выполнить одно из таких действий:

—
нажать кнопку Свернуть окно в правом
верхнем углу сворачиваемого окна;

—
применить комбинацию клавиш [Ctrl+F9].

Скрыть одно окно можно, выполнив команду
Окно/Скрыть. В этом случае окно не
закрывается. Для его восстановления
нужно задать команду Окно/Отобразить
и, когда появится диалоговое окно Вывод
на экран скрытого окна книги (рис.
4.17), в области Показать скрытое окно
книги выбрать его имя (скажем, База:2)
и нажать кнопку ОК.

Рис. 4.17. Диалоговое окно Вывод на
экран скрытого окна книги

Разделение таблицы на области

Удобный метод просмотра данных можно
обеспечить, разделив таблицу на две или
четыре области (рис. 4.18).

Рис. 4.18. Лист с табличной базой
данных, разделенный на области

Поместите табличный курсор в ту ячейку
рабочего листа, где должна появиться
граница раздела, и вызовите команду
Окно/Разделить. Выполнив разделение,
вы сможете просматривать в одном окне
различные области таблицы. При этом:

—
две области, расположенные в столбце
одна под другой, будут иметь один и тот
же заголовок;

— две области, расположенные
рядом по горизонтали, будут иметь
одинаковые номера строк.

Если таблица разделена на четыре области,
то каждая область имеет независимые
полосы прокрутки, что позволяет выводить
на экран несмежные вертикальные и
горизонтальные области таблицы. Линии,
разделяющие таблицу на области, можно
легко перемещать мышью.

При необходимости убрать разделение
таблицы на области воспользуйтесь одним
из следующих способов:

— выполните
команду Окно/Снять разделение;

—
перетащите полосу разделения к краю
окна. подведите указатель мыши к полосе
разделения и дважды щелкните на ней;

Закрепление областей

Очень неудобно работать с таблицей,
если не видны заголовки строк и столбцов.
Для устранения этого недостатка области
таблицы следует закрепить, что позволяет
при просмотре областей списка одновременно
видеть на экране часть его заголовка и
расположенные слева столбцы. С целью
закрепления областей в нашей таблице
выделите ячейку D2 и вызовите команду
Окно/Закрепить области. В этом случае
в просматриваемой строке всегда будут
видны порядковый и табельный номера, а
также фамилия сотрудника (столбцы А:С
и строка 1). Пример одновременного
отображения различных областей таблицы
приведен на рис. 4.19.

Рис. 4.19. Лист с закрепленными областями

Для отмены закрепления областей следует
выполнить команду Окно/Снять закрепление
областей.

Фильтрация списка

Выбрать из списка нужные данные можно
при помощи фильтрации, то есть путем
сокрытия всех строк списка, кроме тех,
которые удовлетворяют заданным критериям.
Чтобы воспользоваться функцией
фильтрации, необходимо установить
табличный курсор на одну из ячеек
заголовка списка (в нашей таблице это
диапазон А1:U11) и вызвать команду
Данные/Фильтр/Автофильтр. После ее
активизации в правом нижнем углу каждой
ячейки заголовка появится маленький
квадратик со стрелкой раскрывающегося
списка.

Рассмотрим приемы работы с автофильтром
на следующем примере. Давайте определим,
сколько представителей сильного пола
работает на предприятии. Нажмите кнопку
фильтрации, расположенную в ячейке с
заголовком Пол, и в открывшемся списке
выберите букву М (мужчина). В строке
состояния появится сообщение Фильтр:
отбор (рис. 4.20). Все строки, которые не
удовлетворяют заданному критерию, будут
скрыты. Стрелка на кнопке списка окрасится
в синий цвет, указывая на то, что для
данного поля включен автофильтр.

Рис. 4.20. Использование автофильтра
для отбора записей по признаку «М»
(мужчина)

Если же требуется уточнить, сколько
среди этих мужчин начальников, нажмите
также кнопку автофильтра в ячейке
Должность и выберите в соответствующем
ей списке слово Начальник. В строке
состояния появится сообщение о том,
сколько строк удовлетворяет заданному
критерию: Найдено записей: 2 из 10 (то есть
ответ будет дан сразу же). Результат
изображен на рис. 4.21.

Чтобы отменить фильтрацию по определенному
столбцу, достаточно открыть список
автофильтра в этом столбце и выбрать
пункт Все. Однако если функция фильтрации
задана для нескольких столбцов, вам
придется повторить эту операцию несколько
раз. В этом случае лучше воспользоваться
командой Данные/Фильтр/Отобразить
все.

Рис. 4.21. Рабочий лист после фильтрации
списка сотрудников по критерию «мужчина
— начальник»

Функция фильтрации будет работать как
следует, если вы будете внимательными
при занесении данных. В частности, нужно
следить за тем, чтобы в начале и в конце
текстовых данных не было лишних пробелов.
На экране они не заметны, но могут
привести к ошибочным результатам, а на
их выявление тратится много времени.

При фильтрации выполняется отбор данных,
точно отвечающих заданному критерию.
Поэтому, если вместо слова «Начальник»
с столбце встречается слово «Начальник_»,
то есть с пробелом в конце, Excel воспринимает
эти значения как разные. Чтобы избавиться
от несоответствий такого рода, скопируйте
в буфер обмена ячейку со словом
«Начальник», активизируйте фильтр
для выборки по признаку «Начальник_»
и замените неправильные значения
содержимым буфера.

Поиск данных в списке

Поиск необходимых данных в списке можно
осуществлять также при помощи команды
Найти (как в текстовом редакторе
Word). Эта команда позволяет быстро отыскать
любое сочетание символов, слов или цифр.
Предположим, нам нужно найти номера
телефонов, которые начинаются цифрами
234. Активизируйте команду Правка/Найти,
внесите символы 234- в поле Что
диалогового окна Найти (рис. 4.22), а затем
нажмите кнопку Найти далее. Вызвать
это диалоговое окно можно также
посредством комбинации клавиш [Ctrl+F].

После ввода в поле Что значения 234- вам
поочередно будут предложены к рассмотрению
все телефоны, которые начинаются этими
цифрами. Если же в данное поле ввести
слово «иван», то будут найдены все
Иваны, Ивановы и Ивановичи.

Чтобы заменить найденные значения,
нужно нажать кнопку Заменить
диалогового окна Найти. После этого
название диалогового окна изменится с
Найти на Заменить, и в нем появится
дополнительное поле ввода Заменить
на. Введите в это поле фрагмент данных,
которыми следует заменить фрагмент,
указанный в поле Что. Замену найденного
фрагмента можно произвести, нажав кнопку
Заменить. Если же все элементы в
списке можно заменить без предварительной
проверки, воспользуйтесь кнопкой
Заменить все.

Рис. 4.22. Диалоговое окно Найти с
внесенными начальными цифрами искомого
телефонного номера

Рис. 4.23. Диалоговое окно Заменить с
начальными цифрами телефонного номера,
который нужно найти, и цифрами для замены
начальных

Диалоговое окно Форма

В Excel имеется специальное диалоговое
окно (рис. 4.24), которое обеспечивает
удобный способ ввода и просмотра данных
в списке. Для вызова этого окна необходимо
поместить табличный курсор в любую
ячейку списка и выполнить команду
Данные/Форма. С помощью встроенной
формы, нажимая на соответствующие
кнопки, вы можете вводить, редактировать
и удалять записи табличной базы данных.

Рис. 4.24. В диалоговом окне формы
отображаются данные выбранного сотрудника

Изменение имени листа

По умолчанию рабочим листам присваиваются
имена Лист1, Лист2 и т. д. Конечно, такие
имена никак не отражают тип выполняемых
на листе расчетов. Выработайте привычку
присваивать листам информативные имена,
иначе через некоторое время вы просто
перестанете ориентироваться в своих
данных. Что касается нашей задачи, то
давайте присвоим рабочему листу с
табличной базой данных имя Сотрудники.
Это можно сделать несколькими способами:

— путем вызова команды
Формат/Лист/Переименовать;

—
посредством щелчка правой кнопкой мыши
на ярлыке листа и выбора в появившемся
контекстном меню команды Переименовать;

— двойным щелчком мышью на ярлыке
листа.

После выполнения любого из этих действий
имя листа на ярлыке будет выделено
черным цветом, и вам останется только
ввести новое имя листа с клавиатуры.

Изменение имени листа

По умолчанию рабочим листам присваиваются
имена Лист1, Лист2 и т. д. Конечно, такие
имена никак не отражают тип выполняемых
на листе расчетов. Выработайте привычку
присваивать листам информативные имена,
иначе через некоторое время вы просто
перестанете ориентироваться в своих
данных. Что касается нашей задачи, то
давайте присвоим рабочему листу с
табличной базой данных имя Сотрудники.
Это можно сделать несколькими способами:

— путем вызова команды
Формат/Лист/Переименовать;

—
посредством щелчка правой кнопкой мыши
на ярлыке листа и выбора в появившемся
контекстном меню команды Переименовать;

— двойным щелчком мышью на ярлыке
листа.

После выполнения любого из этих действий
имя листа на ярлыке будет выделено
черным цветом, и вам останется только
ввести новое имя листа с клавиатуры.

Удаление листов

По умолчанию новая книга содержит три
листа. Однако во многих случаях данные
занимают только один или два листа.
Кроме того, часто при расчетах приходится
применять промежуточные листы, на
которых производится отладка алгоритма
обработки данных. Когда такие листы
становятся ненужными, их следует удалить.
Лишние листы рекомендуется удалить и
накануне пересылки файла по электронной
почте.

Перейдите на лист, подлежащий удалению,
и вызовите команду Правка/Удалить
лист или щелкните правой кнопкой мыши
на ярлыке этого листа и выберите в
контекстном меню команду Удалить.
Excel отобразит окно с предупреждением,
что отменить операцию удаления листов
невозможно. Вы должны подтвердить свое
намерение, нажав кнопку ОК.

Чтобы удалить несколько листов сразу,
отметьте их ярлыки мышью, удерживая
нажатой клавишу [Ctrl] или [Shift]. При помощи
клавиши [Ctrl] можно выделить отдельные
листы, а при помощи клавиши [Shift] — несколько
листов, расположенных рядом.

Вывод таблиц на печать

У неопытных пользователей при печати
документов, созданных в Excel, часто
возникают проблемы. Объясняется это, в
частности, тем, что необходимо учитывать
ряд дополнительных факторов, нехарактерных,
скажем, для процесса печати Word-документов.
Продемонстрируем сказанное на примере.
Допустим, что в диапазоне ячеек А1:В2 вы
создали небольшую таблицу и при этом в
ячейку АА1000 случайно ввели пробел. Если
перед отправкой документа на печать не
предпринять соответствующих мер, то в
результате будет выведено 100 страниц
бумаги, 99 из которых окажутся пустыми.
Для того чтобы вы могли не только
выполнить расчеты, но и представить их
в надлежащем виде, мы рассмотрим
особенности печати документов в Excel.

Предварительный просмотр документа

Перед выводом файла на печать необходимо
посмотреть, как он будет выглядеть на
бумаге. Для этого нужно перейти в режим
предварительного просмотра. Проще всего
это сделать, нажав одноименную кнопку
на стандартной панели инструментов.
Можно также воспользоваться командой
Файл/Предварительный просмотр.

При первом включении режима предварительного
просмотра наша таблица будет выглядеть
так, как показано на рис. 4.25.

Обратите внимание, что таблица занимает
только половину страницы, но в строке
состояния есть надпись Предварительный
просмотр: страница 1 из 2. (Нажав на
кнопку Далее, вы можете перейти в
режим просмотра страницы 2 и увидите,
что и она не заполнена.) Таким образом,
при печати небольшая таблица будет
расположена на двух листах, что не совсем
удобно. Как этого избежать, мы расскажем
далее.

Рис. 4.25. Таблица в режиме предварительного
просмотра

ыбор размера и расположения таблицы на
странице

Если расположение таблицы на странице
не удовлетворяет вашим требованиям,
попытайтесь изменить ориентацию
страницы. Нажмите кнопку Страница
в окне предварительного просмотра, и
на экране тут же появится диалоговое
окно Параметры страницы. Перейдите
на вкладку Страница этого окна (рис.
4.26). Созданная нами база данных будет
смотреться значительно эффективнее,
если шапку таблицы расположить вдоль
большей стороны страницы. Для этого
отметьте в области Ориентация
переключатель альбомная. Подтвердите
свой выбор, нажав кнопку ОК.

Если же и после этого таблица не помещается
на одной странице, попробуйте изменить
масштаб представления таблицы. Выберите
в области Масштаб один из переключателей:

— установить % от натуральной
величины;

— разместить не более
чем на 1 стр. в ширину и 1 стр. в высоту.

При выборе первого переключателя вы
должны задать масштаб в соответствующем
поле ввода, а при выборе второго таковой
будет подобран автоматически.

На вкладке Поля (рис. 4.27) можно задать
размеры верхнего, нижнего и боковых
полей страницы, а также колонтитулов.
В области Центрировать на странице
данной вкладки находятся опции,
позволяющие задать центрирование
таблицы. Для нашей таблицы можно
установить флажок горизонтально.

Рис. 4.26. Диалоговое окно Параметры
страницы, вкладка Страница

Рис. 4.27. Диалоговое окно Параметры
страницы, вкладка Поля

Создание колонтитулов

Выводимые на печать отчеты часто
требуется снабдить дополнительной
информацией, например, пронумеровать
страницы, указать дату вывода документа
и имя его автора. Многие делают это
вручную. Однако в Excel имеется возможность
выполнять подобную работу автоматически.
Но для этого надо научиться формировать
колонтитулы. Управление их содержимым
и параметрами осуществляется при помощи
вкладки Колонтитулы (рис. 4.28).

Рис. 4.28. Диалоговое окно Параметры
страницы, вкладка Колонтитулы

По умолчанию отведенные для колонтитулов
поля являются пустыми. Однако Excel
предоставляет в распоряжение пользователя
большой набор встроенных колонтитулов,
перечни которых находятся в полях
Верхний колонтитул и Нижний
колонтитул. Вкладка Колонтитулы
имеет специальные поля, позволяющие
увидеть, как будет выглядеть колонтитул
после выполнения установок. Так, верхний
колонтитул на рис. 4.28 содержит следующую
информацию: имя файла, имя листа, номер
страницы, дату и время вывода файла В
нижнем колонтитуле указано имя лица,
подготовившего отчет.

Рис. 4.29. Диалоговое окно Bерхний
колонтитул

Нажмите кнопку Создать верхний
колонтитул, после чего появится
диалоговое окно Верхний колонтитул
(рис. 4.29). Это окно состоит из трех полей,
предназначенных для ввода текста
колонтитулов: Слева, В центре и Справа.
Данные поля обеспечивают выравнивание
текста, соответствующее их названию. В
средней части диалогового окна
располагаются кнопки, предназначенные
для задания параметров шрифта для
колонтитула и вставки в него традиционных
частей.

Определение параметров вывода листа
на печать

Если табличная база данных содержит не
10 записей, а намного больше, то при ее
печати мы получим не одну страницу, а
несколько. Однако если строка заголовка
будет присутствовать только на первой
странице, то работать с таблицей будет
не удобно.

В Excel существует возможность печатать
заголовки на каждой странице. Задается
эта опция на вкладке Лист диалогового
окна Параметры страницы. Однако
если вкладка открыта в режиме
предварительного просмотра, то сделать
это невозможно. Поэтому сначала закройте
диалоговое окно Параметры страницы
(нажав кнопку ОК для сохранения
заданных ранее параметров) и выйдите
из режима предварительного просмотра
(нажав кнопку Закрыть). Затем
посредством команды Файл/Параметры
страницы вызовите это же диалоговое
окно и перейдите в нем на вкладку Лист
(рис. 4.30).

Рис. 4 30. Вкладка Лист диалогового
окна Параметры страницы

В поле Выводить на печать диапазон
этого окна можно задать область печати.
В расположенной ниже области Печатать
на каждой странице имеется два поля:
сквозные строки и сквозные столбцы.

Чтобы обеспечить печать строки заголовков
на каждой странице, достаточно поместить
курсор в поле сквозные строки, после
чего щелкнуть мышью в любом месте строки
заголовков (в нашем случае — в строке
1).

В области Печать находятся такие
опции:

— сетка — если данная опция
отмечена флажком, то на печать выводятся
линии, разделяющие ячейки на рабочем
листе (обычно при печати документов не
используется);

— черно-белая —
путем установки этой опции задается
черно-белая печать оформленных цветом
элементов;

— черновая — применяется
при черновой печати для экономии тонера
и уменьшения времени печати;

—
заголовки строк и столбцов — в
сочетании с опцией сетка позволяет
определить структуру рабочего листа
(может потребоваться в процессе разработки
таблиц).

На рис. 4.31 наш документ представлен в
режиме предварительного просмотра при
трех заданных опциях: сетка, черно-белая
и заголовки строк и столбцов.

Рис. 4.31. Документ в режиме
предварительного просмотра; отмечены
опции сетка, черно-белая и заголовки
строк и столбцов

В области Последовательность вывода
страниц вкладки Лист располагаются
два переключателя, задающие
последовательность вывода страниц на
печать: вниз, затем вправо и вправо,
затем вниз. Они позволяют указать
последовательность нумерации страниц
печатного документа.

адание области печати

Иногда требуется распечатать только
часть данных таблицы. Для этого нужно,
предварительно выделив на рабочем листе
нужный диапазон, воспользоваться
командой Файл/Область печати/Задать.
Чтобы вывести на печать несмежные части
таблицы, следует выделить их, удерживая
нажатой клавишу [Ctrl], а затем задать
область печати. Для отмены определения
области печати выполните команду
Файл/Область печати/Убрать.

ПРИМЕЧАНИЕ

Запуск процесса печати

После того как вы установили все
необходимые параметры печати, проще
всего отправить документ на печать,
нажав кнопку Печать на стандартной
панели инструментов.

Но прежде чем печатать весь документ,
советуем вывести на печать несколько
первых страниц, чтобы посмотреть,
устраивает ли вас расположение данных.
Для этого нужно вызвать диапоговое окно
Печать, воспользовавшись:

—
командой Файл/Печать;

— комбинацией
клавиш [Ctrl+P];

— кнопкой Печать,
находящейся на каждой вкладке диалогового
окна Параметры страницы, а также в
окне предварительного просмотра.

Рис. 4.32. Диалоговое окно Печать

В области Печатать диалогового окна
Печать находятся такие переключатели:

— все (на печать выводятся все
страницы);

— страницы (на печать
выводится определенное число страниц,
номера которых указываются в полях
ввода с и по).

Выбрав соответствующие переключатели
в области Вывести на печать, можно
запустить на печать:

— выделенный на
рабочем листе диапазон;

— выделенные
листы (отметить нескольких листов можно,
удерживая нажатой клавишу [Ctrl]);

— всю
книгу (то есть все таблицы, расположенные
на различных рабочих листах).

Резюме

На основе электронных таблиц можно
создавать несложные базы данных, в
которых удобно хранить сведения о
сотрудниках предприятия, прайс-листы,
информацию о заказах. Аналогом таблицы
базы данных в программе Excel служит
список.

Часто обнаруживается, что необходимая
для занесения в Excel информация создана
в другой программе (например, в Word или
программе бухгалтерского учета), поэтому
ее требуется предварительно обработать.
Если вы этого не сделаете, данные будет
очень сложно сортировать и просматривать.
Те, кто не знаком с текстовыми функциями
Excel, вынуждены проделывать в этом случае
большой объем ручной работы.

Обрабатывать большие таблицы станет
намного легче, если вы научитесь
оперировать с окнами, выполнять разделение
таблицы на области и закрепление этих
областей.

Для поиска определенных данных в списке
можно использовать функцию фильтрации
и команду Найти.

Выработайте привычку присваивать
рабочим листам информативные имена. Не
забывайте удалять ненужные листы.

Прежде чем запустить процесс печати,
перейдите в режим предварительного
просмотра и подберите размеры полей,
масштаб представления таблицы и другие
параметры печати. Не забывайте, что
Excel позволяет создавать колонтитулы и
повторять шапку таблицы на всех листах.

В этой статье мы рассмотрим создание автоматизированной книги, которая позволит организовать участок работы, связанный с кадровым учетом в организации. На рис. 3.23 показан один из листов этой книги, содержащий штатное расписание. Здесь каждая строка информирует сотрудника кадровой службы о конкретной должности в определенном подразделении. Например, в пятой строке указана должность одного переводчика в административном отделе. Третий столбец на листе содержит информацию о количестве ставок.

Учитывая постановку задачи, нам в дальнейшем понадобится учитывать уже занятые ставки, чтобы отличить их от вакантных. Для этого мы воспользуемся шестым столбцом на листе Штатное расписание. Его мы будем программно использовать для фиксации занятости ставок. Скажем, если на место секретаря в административный отдел будет принят один человек, то в шестом столбце данной строки это будет отмечено цифрой 1. Наоборот, при переводе или увольнении сотрудника единица будет вычитаться из соответствующей ячейки. Разумеется, нам в процессе работы понадобится справочный лист, который представлен на рис. 3.24. Видно, что здесь в каждом столбце листа содержится перечень данных, который будет программно использоваться для подстановки в различные списки для исключения неоднозначности выбора.

Лист Основной (рис. 3.25) будет играть роль регистра текущих данных. На этом листе мы будем фиксировать всю информацию о конкретных сотрудниках. Все данные на рис. 3.25 не видны, поэтому приведем названия тех столбцов, которые скрыты:

• приказ о приеме №;
• дата приказа о приеме;
• оклад;
• приказ об увольнении №;
• дата приказа об увольнении.

Разумеется, ручное заполнение листа Основной не предусматривается (или не является основным в процессе работы), и мы специально разработаем удобный интерфейс, который позволит с листа Управление (рис. 3.26) воспользоваться специально разработанными формами ввода.

На листе Управление три кнопки, каждая из которых реализует определенное функциональное действие. Значения свойства Name у этих элементов управления относительно варианта «по умолчанию» мы изменим, и они (слева направо) выглядят следующим образом:

• Add_People
• Del_People
• Tr_People

Наша задача заключается в том, чтобы последовательно рассмотреть функциональные действия, связанные с каждой из трех данных кнопок. Первая цель — обеспечить зачисление нового сотрудника щелчком на кнопке Принять. В этом случае будет открываться форма, показанная на рис. 3.27.

В плане программирования первая процедура, которая нам понадобится, вызывается щелчком на кнопке Принять на листе Управление. Ее программный код состоит из единственной строки (листинг 3.19).

1
2
3
4

' Листинг 3.19. Процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Принять
Private Sub Add_People_Click()
    AddNewSotr.Show
End Sub

Таким образом, перед пользователем открывается форма, представленная на рис. 3.27. После ее заполнения щелчком на кнопке Записать информация переносится на лист с названием Основной. Перед дальнейшими программными процедурами приведем в табл. 3.2 значения свойства Name элементов управления.

Таблица 3.2. Элементы управления на форме AddNewSotr

Пять полей со списками должны при открытии формы должны быть заполнены данными с листа Справочный. Для этого процедуру UserForm_Activate необходимо оформить в соответствии с листингом 3.20.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52

' Листинг 3.20. Процедура, выполняемая при активизации формы AddNewSotr
Private Sub Userform_Activate()
' Подсчет и заполнение списка подразделений
N = 0
While Worksheets("SPRAV").Cells(N + 2, 4).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Podrazdel.Clear
For i = 1 To N
    Podrazdel.AddItem Worksheets("SPRAV").Cells(i + 1, 4).Value
Next
' Очистка списка должностей
Dolznost.Clear
' Подсчет и заполнение списка вариантов работы
N = 0
While Worksheets("Справочный").Cells(N + 2, 2).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
VidRab.Clear
For i = 1 To N
    VidRab.AddItem Worksheets("Справочный").Cells(i + 1, 2).Value
Next
N = 0
While Worksheets("Справочный").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Заполнение списка указания пола
Pol.Clear
For i = 1 To N
    Pol.AddItem Worksheets("Справочный").Cells(i + 1, 1).Value
Next
N = 0
While Worksheets("Справочный").Cells(N + 2, 3).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Подсчет и заполнение списка вариантов договора
VidDog.Clear
For i = 1 To N
    VidDog.AddItem Worksheets("Справочный").Cells(i + 1, 3).Value
Next
' Подсчет числа сотрудников на основном листе
N = 0
While Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Извлечение табельного номера последней записи
Kod = Worksheets("Основной").Cells(N + 1, 1).Value
If N <> 0 Then
' Внесение значения нового табельного номера
    TabNum.Text = Kod + 1
End If
End Sub

Кроме заполнения полей со списками, процедура, представленная в листинге 3.20, позволяет выполнить еще одно функциональное действие. Поле Табельный номер на рис. 3.27, разумеется, должно быть при открытии формы автоматически заполнено исходя из табельного номера предыдущего сотрудника. Для этого мы в строке Kod = Worksheets("Основной").Cells(N + 1, 1).Value извлекли значение из первого столбца последней заполненной строки. После этого увеличили на единицу извлеченное значение и внесли результат в текстовое окно TabNum.

Наоборот, при увольнении единица вычитается (тем самым показывается освобождение ставки).

Перейдем теперь к рассмотрению действий пользователя при работе с формой. Так, после выбора подразделения в элементе управления Podrazdel элемент управления Dolznost должен заполняться только должностями из штатного расписания (для каждого подразделения они свои). В листинге 3.21 показана необходимая для этого процедура.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

' Листинг 3.21. Обработка щелчка на поле со списком подразделений
Private Sub Podrazdel_Click()
Dolznost.Clear
' Подсчет числа записей в штатном расписании
N = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Next
For i = 1 To N
If Podrazdel.Text = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value Then
' Если подразделение совпадает с указанным, то
' должность заносится в список
Dolznost.AddItem Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value
End If
Next
End Sub

Заполнив остальные поля на рис. 3.27, пользователь может щелчком на кнопке Записать внести информацию на лист Основной. Текст необходимой для этого программной процедуры представлен в листинге 3.22.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36

' Листинг 3.22. Обработка щелчка на кнопке Записать на форме
Private Sub OK_Click()
' Подсчет числа записей на листе Основной
N = 0
While Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value = TabNum.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 2).Value = Fam.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 3).Value = Ima.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 4).Value = Otch.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 5).Value = DatePriem.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 6).Value = Dolznost.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 7).Value = Podrazdel.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 8).Value = Pol.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 9).Value = VidRab.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 10).Value = NumPrikaz.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 11).Value = DatePrikaz.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 12).Value = Oklad.Text
' Фрагмент коррекции штатного расписания
N = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
For i = 1 To N
If Podrazdel.Text = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value = _
Dolznost.Text Then
' Шестой столбец листа используется для учета занятых должностей
Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value = _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value) + 1
End If
Next
MsgBox ("Информация внесена")
Hide
End Sub

Кроме внесения новой информации на лист Основной, процедура, представленная в листинге 3.22, отмечает заполнение ставки на листе Штатное расписание. Для этого используется шестой столбец листа Штатное расписание. И при принятии нового человека на конкретную должность в определенной строке шестого столбца производится добавление единицы. Результат продемонстрирован на рис. 3.28.

Учитывая рассмотренную возможность учета занятых ставок, следует скорректировать процедуру (см. листинг 3.21), выполняемую по щелчку на поле со списком подразделений. Этот модернизированный вариант представлен в листинге 3.23, и он позволяет исключать уже занятые должности (в списке остаются только вакантные ставки).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

' Листинг 3.23. Обработка щелчка на списке подразделений на форме (вариант 2)
Private Sub Podrazdel_Click()
Dolznost.Clear
N = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
For i = 1 To N
If Podrazdel.Text = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And (Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 3).Value) - _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6)) > 0 Then
Dolznost.AddItem Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value
End If
Next
End Sub

Здесь вместе с проверкой подразделения еще проверяется условие наличия ставки в указанном подразделении:

1
2

(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 3).Value) - _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6)) > 0

Таким образом, необходимый «функционал» для внесения новых сотрудников обеспечен; перейдем к другой форме, Yvolnenie (рис. 3.29), которая позволит производить необходимые технические действия для увольнения сотрудников.

Технически форма для увольнения открывается по щелчку на кнопке Уволить, расположенной на листе Управление. В этом случае необходимо оформить процедуру Del_People_Click() в виде, представленном в листинге 8.24.

1
2
3
4

' Листинг 3.24. Обработка щелчка на кнопке Уволить на листе Управление
Private Sub Del_People_Click()
    Yvolnenie.Show
End Sub

На форме (рис. 3.29) расположено семь элементов управления, при этом два из них являются чисто пояснительными и представляют надписи (Label). В верхней части формы расположено поле со списком (Name — Spk), в которое заносятся все имеющиеся сотрудники. Пользователю после выбора конкретного специалиста требуется указать в текстовых окнах номер приказа на увольнение (Name — NumPrikaz) и его дату (Name — DatePrikaz). После этого щелчком на кнопке Внести информацию (Name — OK) на листе Основной фиксируется факт увольнения. Также изменения производятся и на листе Штатное расписание — одна из должностей переходит в категорию вакантных. В плане рассмотрения описанных функциональных действий первая процедура, которая нам понадобится, выполняется при активизации формы (листинг 3.25).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

' Листинг 3.25. Процедура, выполняемая при активизации формы на рис. 3.29
Private Sub UserForm_Activate()
N = 0
While Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Spk.Clear
For i = 1 To N
' Извлечение фамилии, имени и отчества сотрудника
a = Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 2).Value + " " + _
Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 3).Value + " " + _
Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 4).Value
' Добавление ФИО в список
Spk.AddItem a
Next
End Sub

Теперь сотрудник, работающий с данной разработкой, может щелчком на поле со списком выбрать одного из сотрудников и далее внести номер и дату приказа.

Технический момент связан с тем, что мы можем таким образом выбрать уже ранее уволенного сотрудника (его данные не пропадают из базы). Здесь можно предложить несколько вариантов программной реализации для исключения подобной ситуации. Мы используем один из наиболее несложных. Так, мы обеспечим, чтобы при выборе фамилии сотрудника в поле со списком в текстовые поля NumPrikaz и DatePrikaz заносилась информация из 13-го и 14-го столбцов листа Основной. В этих столбцах и размещается информация об увольнении. В листинге 3.26 приведена процедура, необходимая для выполнения данного функционального действия.

1
2
3
4
5

' Листинг 3.26. Обработка щелчка на поле со списком на рис. 3.29
Private Sub Spk_Click()
NumPrikaz.Text = Worksheets("Основной").Cells(Spk.ListIndex + 2, 13).Value
DatePrikaz.Text = Worksheets("Основной").Cells(Spk.ListIndex + 2, 14).Value
End Sub

Теперь при попытке повторного увольнения сотрудника мы это увидим — увидим номер и дату приказа об увольнении. На данном листе осталось разработать процедуру, которая позволила бы вносить информацию об увольнении на лист Основной, а также корректировать штатное расписание (листинг 3.27).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26

' Листинг 3.27. Обработка щелчка на кнопке Внести информацию
Private Sub OK_Click()
' Вычисляется номер строки, где расположена информация о сотруднике
NomStr = Spk.ListIndex + 2
' Внесение информации о номере приказа и дате увольнения
Worksheets("Основной").Cells(NomStr, 14).Value = DatePrikaz.Text
Worksheets("Основной").Cells(NomStr, 13).Value = NumPrikaz.Text
' Извлечение информации о подразделении и должности сотрудника
Podrazdelenie = Worksheets("Основной").Cells(NomStr, 7).Value
Dolznost = Worksheets("Основной").Cells(NomStr, 6).Value
' Подсчет числа записей в штатном расписании
N = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
For i = 1 To N
If Podrazdelenie = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value = _
Dolznost Then
' Коррекция штатного расписания
Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value = _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value) - 1
End If
Next
MsgBox ("Информация введена")
End Sub

Во второй части процедуры OK_Click() производится коррекция штатного расписания. На рис. 3.28 это отражено в уменьшении на единицу количества занятых должностей.

Таким образом, мы обеспечили прием и увольнение с работы. На листе Управление последним нерассмотренным сервисом является перевод сотрудников с одной должности на другую. Для этого мы разработаем форму, представленную на рис. 3.30. Отображение ее на экране обеспечивает процедура (листинг 3.28) обработки щелчка на кнопке Перевод на листе Управление.

1
2
3
4

' Листинг 3.28. Обработка щелчка на кнопке Перевод листа Управление
Private Sub Tr_People_Click()
    Perevod.Show
End Sub

На форме Perevod три элемента управления типа ComboBox (поле со списком) с соответствующими надписями (элементы Label). Два элемента управления типа Label используются в дальнейших программных процедурах. Они выделены более светлым оттенком и снабжены соответствующими надписями (которые также представляют элементы типа Label). И еще один элемент управления — CommandButton. В табл. 3.3 приведены значения свойства Name данных элементов на форме. Первая процедура, которую мы рассмотрим, выполняется при активизации формы. Ее действия сводятся к заполнению полей со списками, а сам текст приведен в листинге 3.29.

Таблица 3.3. Элементы управления на форме Perevod

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33

' Листинг 3.29. Процедура, выполняемая при активизации формы
Private Sub UserForm_Activate()
' Подсчет числа сотрудников
N = 0
While Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Очистка и последующее заполнение списка сотрудников
Spk.Clear
For i = 1 To N
a = Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 2).Value + " " + _
Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 3).Value + " " + _
Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 4).Value
Spk.AddItem a
Next
' Заполнение списка подразделений
N = 0
While Worksheets("Справочный").Cells(N + 2, 4).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
NewPodrazdel.Clear
For i = 1 To N
    NewPodrazdel.AddItem Worksheets("Справочный").Cells(i + 1, 4).Value
Next
' Заполнение списка должностей
While Worksheets("Справочный").Cells(N + 2, 5).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
NewDolznost.Clear
For i = 1 To N
    NewDolznost.AddItem Worksheets("Справочный").Cells(i + 1, 5).Value
Next
End Sub

Таким образом, при открытии формы перевода элементы управления «Поле со списком» заполнены. Пользователь, работающий с данной книгой, должен выбрать в поле со списком интересующего его сотрудника. Выполняемая при этом процедура осуществляет внесение информации о подразделении и должности сотрудника в элементы управления на форме. Если же сотрудник уволен, то сообщение об этом факте выводится в надпись, предназначенную для подразделения. Необходимый программный код данной процедуры представлен в листинге 3.30.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

' Листинг 3.30. Обработка щелчка на поле со списком сотрудников
Private Sub Spk_Click()
If Worksheets("Основной").Cells(Spk.ListIndex + 2, 14).Value = "" Then
' Внесение информации о старом подразделении
StPodr.Caption = Worksheets("Основной").Cells(ListIndex + 2, 7).Value
' Внесение информации о старой должности
StDolznost.Caption = Worksheets("Основной").Cells(Spk.ListIndex + 2, 6).Value
Else
StPodr.Caption = "Уволен"
End If
End Sub

Следующая процедура (листинг 3.31) позволяет внести в поле со списком NewDolznost только вакантные должности в указанном подразделении.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

' Листинг 3.31. Обработка щелчка на поле со списком подразделений
Private Sub NewPodrazdel_Click()
' Очистка поля со списком должностей
NewDolznost.Clear
' podschet
N = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
For i = 1 To N
If NewPodrazdel.Text = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And (Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 3).Value - _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value)) > 0 Then
' Добавление в список вакантной должности
NewDolznost.AddItem Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value
End If
Next
End Sub

На рис. 3.31 продемонстрирован вариант заполнения формы благодаря разработанным процедурам.

Теперь ключевая процедура (листинг 3.32), которая выполняется по щелчку на кнопке Перевести. Она производит изменения на листах Основной и Штатное расписание.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

' Листинг 3.32. Обработка щелчка на кнопке Перевести на рис. 3.31
Private Sub OK_Click()
' Вычисление номера строки, где располагается информация по сотруднику
Nom = Spk.ListIndex + 2
' Подсчет числа записей на листе Основной
N = 0
While Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Внесение информации о новых должности и подразделении
Worksheets("Основной").Cells(Nom, 6).Value = NewDolznost.Text
Worksheets("Основной").Cells(Nom + 2, 7).Value = NewPodrazdel.Text
' Подсчет числа строк в штатном расписании
NN = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(NN + 2, 1).Value <> ""
    NN = NN + 1
Wend
For i = 1 To NN
If StPodr.Caption = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value = _
StDolznost.Caption Then
' Фиксирование освобождаемой должности
Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value = _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value) - 1
Exit For
End If
Next
For i = 1 To NN
If NewPodrazdel.Text = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And Worksheets("SHTAT").Cells(i + 1, 2).Value = NewDolznost.Text Then
' Фиксирование занимаемой должности
Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value = _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value) + 1
Oklad = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 4).Value
Worksheets("Основной").Cells(Nom, 12).Value = Oklad
Exit For
End If
Next
MsgBox ("Перевод выполнен")
End Sub

Результат работы рассмотренных процедур показан на рис. 3.32.