Таблица excel отпуска сотрудников

График отпусков — обязательный для работодателя документ. Его готовят и согласовывают заранее, учитывая и интересы персонала, и производственные нужды. Чтобы избежать штрафа, утвердить документ следует не позже чем за 2 недели до конца текущего года.

Унифицированная форма: обязанность или добровольное использование

На основании ст. 123 ТК РФ, работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. На будущий, 2023, год шаблон таблицы графика отпусков утверждается до 17.12.2022. Последний срок — 16 число.

Закон не требует использовать конкретный бланк, и не страшно, если форма графика отпусков у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.

Образец пустой таблицы графика отпусков

Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7

Рассмотрим, как заполнить график отпусков на 2023 год на унифицированном бланке. Этот вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он поможет и тем кадровикам, которые работают в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:

  • кто и в какие сроки утверждает график;
  • в какой период знакомят сотрудников с его нормами.

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

(ООО «Clubtk.ru»)

ПРИКАЗ

«13» декабря 2022 года

№ 1257

Санкт-Петербург

Об утверждении графика отпусков

В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 10 декабря 2022 года № 52, полученного в соответствии с положениями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «Clubtk.ru» на 2023 год.

2. Начальнику отдела кадров И.И. Иванову обеспечить в течение 2023 года:

2.1. Соблюдение утвержденного графика отпусков.

2.2. Извещение работников о времени начала отпусков, установленных графиком, под подпись не менее чем за две недели до начала отпусков.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Генеральный директор

Воронов

А.В. Воронов

С приказом ознакомлены:

начальник отдела кадров

Иванов

13 декабря 2022 года

И.И. Иванов

Готовить приказ об утверждении графика отпусков не обязательно, поскольку это не предполагается ни одним нормативным актом.

Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов. И сразу обращаем внимание: надо составлять график отпусков на 2023 год по новым правилам, включая в него временно не работающих мобилизованных граждан и добровольцев.

Этап первый. Заполнение

В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

Наименование подразделения в графике отпусков

Во второй — наименование должности лица из этого подразделения в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).

Должность работника в графике отпусков

В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

Фамилия, имя и отчество работника в графике отпусков

В четвертый столбец записываем табельный номер лица, его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

Табельный номер в графике отпусков

В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

Продолжительность отпуска в календарных днях в графике отпусков

В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Запланированные даты в графике отпусков

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или в суде.

Этап третий. Подписание

В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.

Наименование организации в графике отпусков

В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

Код по ОКПО в графике отпусков

При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.

Дата согласования профсоюзом в графике отпусков

Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.

Реквизиты документа в графике отпусков

Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

Подписание руководителем отдела кадров графика отпусков

Отправляемся к руководителю для утверждения.

Этап четвертый. Утверждение

Для утверждения есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.

1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.

Утверждение руководителем организации графика отпусков

2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется документ. Сам график идет приложением к приказу.

Первый и второй варианты одинаково законны, разница — в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но Постановление государственного комитета Российской Федерации по статистике № 20 от 24.03.1999 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.

Столбцы для подписи работником графика отпусков

Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).

Ознакомление работника с графиком отпусков

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

1. Работник пишет заявление на отпуск. Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет к отпуску субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.

Заявление на отпуск

2. Издается приказ (форма Т-6).

Приказ на отпуск

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

Ознакомление работника с приказом

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

Фактические даты отдыха в графике отпусков

5. В личную карточку работника (форма Т-2), в раздел VIII, вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Заполнение личной карточки работника

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы, и иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободной форме.

Заявление о переносе отпуска

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Согласование заявления о переносе отпуска

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Изменение даты отпуска в графике отпусков

Если по соглашению сторон между работником и работодателем принято решение, что первый не идет в отпуск в 2023-ом, он пишет заявление на перенос отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

Посмотрите, как выглядит пример заполнения графика отпусков на 2023 год после оформления всех полей.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Даты предупреждения об отпуске

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Создание графика на будущий год

Готовый график отпусков

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

Праздничные дни

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Таблицу легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

Как пользоваться таблицей

Таблица отпусков

Форма — образец заполнения

  1. ФИО ответственного лица 
  2. Название отдела 
  3. Введите ФИО сотрудников
  4. Должность сотрудника
  5. Запланированную дату отпуска
  6. Кол-во дней в отпуске
  7. Поле для подписи работника
  8.  Вкладка: Форма — образец заполнения
  9. Вкладка: График отпусков сотрудников по месяцам и году

График отпусков сотрудников по месяцам и году

Таблица отпусков

График отпусков создан для удобства распределения отпускных дней сотрудников.

  1. Поля ФИО, даты начала и окончания отпуска и общее кол-во дней в отпуске.
    Здесь вам необходимо заполнить лишь эти поля.
  2. График отпусков на 2020 год автоматически выстроится по заданным датам отпусков

На форуме новая статья!
Сделай первый шаг к пассивному доходу, прочитай новую статью «5 лучших инструментов пассивного заработка с доходом от 20 000 в месяц«.
Время чтения всего 2 минуты!

График отпусков сотрудников

График строится автоматически в MS Excel на основании данных об отпусках сотрудников (дат начала и конца отпусков), внесенных пользователем в таблицу. 

Скачать график отпусков бесплатно

Если график отпусков строится вручную, часть работы может выполняться вручную. Например: 

— дата отпуска каждого сотрудника вносится в таблицу Microsoft Excel.
— для визуализации данных, иногда вручную, рисуется общий график отпусков.
— при переносе дат отпуска любого сотрудника график отпусков приходится перерисовывать. Что очень неудобно и отнимает массу времени на рутинную работу.

Но можно избежать рутины, если скачать форму для построения графика отпусков.

Форма для автоматического построения графика отпусков — это файл Microsoft Excel, который содержит:
1) табличную часть — таблицу дат отпусков каждого сотрудника;
2) графическую часть — график отпусков сотрудников, автоматически строящийся на основании таблицы дат отпусков.
Изменение графика отпусков происходит автоматически при изменении данных об отпусках в таблице Excel.
В таблицу отпусков заносятся данные на любой календарный год.

Полная версия, позволяющая разбить годовой отпуск на 4 любые части — 99 руб.

Полная версия на 2023 годучитывающая государственные праздники. Автоматически продлевает отпуск, если он выпадает на праздничные дни — 132 руб.

Полная версия на 2022 годучитывающая государственные праздники. Автоматически продлевает отпуск, если он выпадает на праздничные дни — 118 руб.

Эту же форму можно использовать для составления графика работы сотрудников.

Другие готовые решения:

Опубликовано 2016-12-15 22:31 пользователем

2 варианта

1. Очень удобна форма.

Вводите отдел, сотрудника, должность, начало отпуска и количество дней.

Внизу график.

Нажимаете кнопку добавить строку и все вводиться.

Потом формирует унифицированную форму и можно посмотреть когда предупреждать сотрудников.

Спасибо журналу «Кадровое дело»

2. Удобный файл для составления наглядного графика отпусков 2017 г.

Вводите данные — график рисуется автоматически. 

Смотрите приложенные файлы

Вид документа: 

  • Таблица

Ключевые слова: 

  • график отпусков
  • Excel

Рубрика: 

  • Кадровое делопроизводство

За окнами жара, в разгаре сезон отпусков. Сегодняшняя статья будет актуальна, так как покажем вам, как проверить сколько сотрудников работает в данный день, и достаточно ли их. Ответ на этот вопрос хотел узнать один из читателей сайта.

Конечно, представленный здесь метод будет полезен для тех из вас, кто работает в отделе кадров или, например, в отделе продаж или в отделе обслуживания клиентов, а также для частных предпринимателей.

Как сделать шаблон графика отпусков в Excel

Предположим, что в отделе продаж работают 15 человек. Хотим, чтобы ежедневно работало минимум 60% от общего количества, то есть 9 человек. Если это условие не выполняется – шаблон графика отпусков в Excel должен об этом сообщить (напишет, что есть нехватка и закрасит линии границ ячейки красным цветом).

Готовый шаблон выглядит так (скачать в конце статьи):

график отпусков.

Теперь покажем вам, как это сделать!



Исходный вид шаблона графика отпусков на начальном этапе разработки:

вид шаблона графика.

Во-первых, мы посчитаем в графике сколько людей числиться в нашем отделе. Введите следующую формулу в ячейку C1:

=СЧЁТЗ(A9:A23)

СЧЁТЗ.

Теперь давайте посчитаем, сколько человек составляют 60% от количества сотрудников отдела (все кроме тех, кто ушел в отпуск). Введите следующую формулу в ячейку C3:

=ОКРУГЛВВЕРХ(C1*C2;0)

ОКРУГЛВВЕРХ.

Хорошо. Следующим шагом будет написание формулы, которая будет определять работает ли данный сотрудник в данный день или находится в отпуске. Чтобы быстро вставить эту формулу автоматизированный в график отпусков для всех сотрудников и для всех дней, выполните следующие шаги:

  1. Выделите диапазон ячеек E9:R23.
  2. Нажмите клавишу F2 на клавиатуре и введите следующую формулу:
  3. =ЕСЛИ(И(E$8>=$B9;E$8<=$B9+$D9-1);»В отпуске»;»На работе»)

  4. Подтвердите ввод формулы, используя комбинацию клавиш Ctrl + Enter. В результате все ячейки диапазона E9:R23 на графике заполнятся формулой:
  5. В отпуске На работе.

Чтобы сделать шаблон графика отпусков более удобным для чтения и визуального анализа добавим правило условного форматирования:

  1. Снова выделите диапазон ячеек E9:R23.
  2. Выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Правила выделения ячеек»-«Равно».
  3. Правила выделения ячеек.

  4. В появлявшемся окне «Равно» введите значение и выберите параметр так как указано ниже на рисунке:
  5. Равно.

  6. 4 Нажмите ОК.
  7. Условное форматирование.

Затем мы посчитаем, сколько людей работает в этот день. Для этого заполните диапазон ячеек E7:R7 такой формулой:

=СЧЁТЕСЛИ(E9:E23;»На работе»)

СЧЁТЕСЛИ.

Этому же диапазону (E7:R7) присвоим свое правило условного форматирования. Надо сделать красные границы, которые видны на рисунках выше. Каждый раз, когда в данный день слишком мало сотрудников (менее 9 в нашем примере), Excel должен сделать красную границу вокруг ячейки с количеством сотрудников в определённый день. Чтобы это сделать нам необходимо:

  1. Выделите диапазон E7:R7 и выберите инструмент «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Правила выделения ячеек»-«Меньше»:
  2. Стили форматирования.

  3. В появившемся окне «Меньше» введите значение и выберите параметр так как указано ниже на рисунке:
  4. Меньше.

  5. Нажмите ОК. В результате мы получим:
  6. правило условного форматирования.

Давайте теперь определим, какой это процент от всего коллектива. Используем для этого формулу, которую необходимо ввести в диапазон ячеек E6R6:

Используем формулу.

И, наконец: информация о том, есть ли нехватка сотрудников или всё хорошо? И формула для ячеек E5:R5:

=ЕСЛИ(E6<$C$2;»нехватка»;»хорошо»)

ЕСЛИ нехватка хорошо.

Наконец, мы имеем такой результат:

готов шаблон графика отпусков.

На рисунках показываем только часть данных. В прикреплённом к этой статье файле есть место для большего количества дней. Хотя мы убеждены, что вам понадобится ещё больше.

Шаблон графика отпусков в Excel скачать бесплатно

Знаете ли вы кого-то, кому пригодится представленная выше информация? Отправьте этому человеку электронное письмо со ссылкой на эту статью. Скорее всего, он с удовольствием ей воспользуется.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Таблица excel если оформление
  • Таблица excel отобразить столбец а
  • Таблица excel при добавлении строк формулы
  • Таблица excel если значение пустое
  • Таблица excel онлайн формулы