Таблица excel для учета инструментов

Журнал учет выдачи инструментов

Учет выдачи инструментов — неотъемлемая часть любой организации работающей как в сфере предоставления услуг, будь то строительство, ремонтные работы, так и в производственной области. Именно с целью автоматизации данного процесса и был создан журнал учета выдачи инструментов. Программа разработана в среде MS Excel, что не требует установки никакого дополнительного программного обеспечиванию на рабочую машину кроме стандартного пакета MS Office Excel. Ведение журнала выдачи/возврата рабочего инструмента сводится к выбору полей из выпадающих списков, построенных на основе редактируемых справочников, что сводит к минимуму ошибки ручного ввода администратора. А построение сводных по статусам инструмента и фио сотрудников делает историю пользования и перемещения инвентаря максимально понятной и прозрачной.

Ссылки для скачивания:

— Скачать журнал учета выдачи инструментов (архив 243КБ)

Как начать работу с учетом выдачи инструментов в excel:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Инструкция по настройке журнала учета выдачи инструментов

Табель учета выдачи инструментов состоит из трех справочных листов: справочник, штат, инструмент и рабочего листа — передвижение инструмента. На листе «Справочник» (представлен на рисунке ниже) расположены следующие таблицы: статус инструмента, вид инструмента и списание.

В таблицах представлены данные для тестового построения и ознакомления с программой. После могут быть заменены на ваши в соответствии со спецификой учета организации. Для более детальной настройки и отладки программы под Ваши потребности можно обращаться по телефону +79507094770 или на почту goryaninov@bk.ru. Статус списания — списано удалять не рекомендуется, но можно добавить свои ниже.

На следующем справочном листе «Штат» заведите список сотрудников, в распоряжении которых может находится инструмент. Заполните все обязательные поля таблицы: №пп, табельный номер (при наличии), фио, должность, телефон (при необходимости).

На листе «Инструмент» необходимо завести полный перечень инструмента организации (рисунок ниже).

В поле «Тип инструмента» выберите тип из выпадающего списка. Список для выбора формируется на листе «Настройки». Далее обязательно укажите уникальный серийный номер, чтобы идентифицировать каждую единицу инвентаря. Поле «списание» предназначено для того, чтобы пометить инструмент, который по тем или иным причинам вышел из под учета и содержит только один вариант выбора — «списано». Инвентарь, помеченный статусом «списано», будет убран из дальнейших таблиц учета. «Дата покупки» и «Дата списания» вводятся как вручную, так и с помощью всплывающего календаря, вызываемого двойным кликом на ячейке ввода даты.

Инструкция по ведению журнала учета выдачи инструментов

Все операции по учету выдачи, передачи, возврата, хранения инструмента необходимо вести на листе «Передвижение инструмента».

Укажите номер операции, выберите ее статус из выпадающего списка в поле «статус». Укажите фио сотрудника, которому был передан инвентарь в пользование или на ответственное хранение. Если статус не предполагает личной ответственности (например: хранение на складе), то оставьте поле пустым. Далее выберите тип инструмента из выпадающего списка (формируется на основе данных листа «Справочник»). В соответствии с указанным типом поле «серийный номер» сформирует список выбора доступного инвентаря с листа «инструмент» (исключив единицы со статусом «списано»), выберите необходимый. Далее укажите дату передачи или дату сдачи инструмента либо ручным вводом, либо используя двойной клик по ячейке, вызвав встроенный календарь. Добавьте комментарий при необходимости (например, если инструменту был причинен ущерб).

На основе таблицы «Передвижение инструмента» могут быть построены сводные листы: инструмент по фио (на рисунке ниже), инструмент по статусам.

Сводная таблица учета выдачи инструмента «Инструмент по фио» представляет собой полное историрование всех операций с инвентарем в разбивке по сотрудникам.

При нажатии на кнопку «Инструмент по статусам» макрос создаст новую рабочую книгу excel, в которой распределит инструмент по вкладкам в соответствии с его статусом.

Заказать разработку ПО или доработку любого из проектов

Доброго дня, дорогие друзья!

Более 10 лет нахожусь на страже автоматизации Вашего бизнеса, готов взяться за реализацию любого проекта, подсказать пути автоматизации Ваших бизнес процессов и потребностей. Занимаюсь индивидуальной разработкой программ учета для Вашего бизнеса, а также настройкой и доработкой представленных продуктов. Для связи со мной можно использовать WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк:

Всегда на связи, рад быть полезен Вашему бизнесу!

Ссылки для скачивания:

— Скачать журнал учета выдачи инструментов (архив 243КБ)

Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Автоматизированное формирование документов

— Платежный календарь в excel

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.



Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Эффективный процесс управления инвентарём имеет крайне важное значение при ведении бизнеса. Подобный процесс можно использовать и дома: для документирования имеющегося домашнего имущества для страховых целей, отслеживания сданных на хранение личных вещей или планирования, какое количество продуктов и напитков необходимо для мероприятия. Во всех этих случаях отслеживание имеющегося инвентаря поможет вам быть организованнее. Компании также получают преимущества от учёта инвентаря, так как отслеживая, какие элементы инвентаря пользуются большим спросом, и контролируя потенциальные излишки товара на складах, можно обеспечить более непрерывное выполнение бизнес-операций.

Чтобы сэкономить вам время и денежные средства, мы собрали здесь ключевые шаблоны для управления инвентарём в Microsoft Excel, любой из которых вы можете загрузить бесплатно. Эти шаблоны легки в использовании, могут быть индивидуализированы для нужд вашего бизнеса или домашнего проекта, а также совместимы с Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010 и Excel 2013. Вы также узнаете, как применять шаблоны для управления инвентарём в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, который более прост в использовании, чем Excel.

Шаблоны для отслеживания личных или коммерческих запасов

Скачайте бесплатный шаблон запасов для личного или коммерческого использования. Используйте его для удобного отслеживания личных и домашних запасов, оборудования, продуктов и основных средств. С помощью шаблонов запасов Excel, например калькулятора амортизации основных средств, списка складских запасов, листа учета наличных запасов или перечня домашнего имущества, вы улучшите управление своим имуществом.

Шаблон запасов Excel для склада может предоставлять определенные сведения о наличных и заказанных позициях, включая время повторного заказа, количество повторного заказа и отмененные позиции. Шаблон запасов Excel содержит все необходимые данные об имеющемся оборудовании, включая инвентарный номер, физическое состояние и финансовый статус.

Личное имущество можно указать в шаблоне запасов Excel, чтобы отслеживать модель и серийные номера, дату покупки и цену для целей владения и страхования. Выбирайте из большого набора шаблонов запасов, чтобы найти подходящий вам стиль и визуальные элементы.