Таблица дней рождений сотрудников по месяцам в excel

Сортировка дней рождений

Во многих компаниях принято отмечать дни рождения сотрудников или поздравлять с ДР клиентов, предлагая скидки именинникам. И тут же возникает проблема: если в компании ощутимо большое количество сотрудников/клиентов, то сортировка их списка по дате рождения дает не совсем желательный результат:

Поскольку Microsoft Excel воспринимает любую дату как числовой код (количество дней с начала века до текущей даты), то сортировка идет, на самом деле, по этому коду. Таким образом мы получаем на выходе список по порядку «старые-молодые», но из него совсем не видно у кого в каком месяце день рождения.

Способ 1. Функция ТЕКСТ и дополнительный столбец

Для решения задачи нам потребуется еще один вспомогательный столбец с функцией ТЕКСТ (TEXT), которая умеет представлять числа и даты в заданном формате:

В нашем случае формат «ММ ДД» означает, что нужно отобразить из всей даты только двузначные номер месяца и день (без года).

Теперь простая сортировка по вспомогательному столбцу (вкладка Данные — Сортировка) как раз и даст нужный результат:

Вуаля!

Для полноты ощущений можно добавить к отсортированному списку еще автоматическое отчеркивание месяцев друг от друга горизонтальной линией. Для этого выделите весь список (кроме шапки) и выберите на вкладке Главная команду Условное форматирование — Создать правило (Home — Conditional formatting — Create Rule). В открывшемся окне выберите нижний тип правила Использовать формулу для определения форматируемых ячеек и введите следующую формулу:

Эта формула проверяет номер месяца для каждой строки, и если он отличается от номера месяца в следующей строке, то срабатывает условное форматирование. Нажмите кнопку Формат и включите нижнюю границу ячейки на вкладке Границы (Borders). Также не забудьте убрать лишние знаки доллара в формуле, т.к. нам нужно закрепить в ней только столбцы.

После нажатия на ОК к нашей таблице добавятся симпатичные разделительные линии по месяцам:

Способ 2. Сводная таблица с группировкой

Этот способ вместо дополнительных столбцов и функций задействует супермощный инструмент Excel — сводные таблицы. Выделите ваш список и на вкладке Вставка (Insert) нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table), а затем ОК в появившемся окне. Перетащите поле с датой в область строк — Excel выведет на листе список всех дат в первом столбце:

Щелкните правой кнопкой мыши по любой дате и выберите команду Группировать (Group). В следующем окне убедитесь, что выбран шаг группировки Месяцы и нажмите ОК. Получим список всех месяцев, которые есть в исходной таблице:

Теперь, чтобы увидеть у кого именно из сотрудников день рождения приходятся на конкретный месяц, перетащите поле с именем сотрудника и бросьте его под поле с датой в область строк:

Задача решена, и не нужно возиться с формулами. Единственный минус этого варианта в том, что Excel не умеет группировать столбцы с пустыми ячейками, т.е. вы должны иметь полностью заполненный датами столбец в исходной таблице.

Ну, вот — можно идти собирать деньги с коллег на очередной тортик или закупать подарки для любимых клиентов

Ссылки по теме

• Хитрости сортировки
• Как Excel на самом деле работает с датами
• Как сделать всплывающий календарь в ячейке листа Excel

Функция СЕГОДНЯ автоматически определяет и возвращает числовое значение текущей даты в коде времени Excel при каждом открытии файла.

Примеры использования функции СЕГОДНЯ в Excel

Пример 1. Компания ведет учет данных о своих сотрудниках и хранит соответствующие данные в таблицах Excel. В одной из таблиц хранятся даты рождения сотрудников. Необходимо добавить столбец, в котором будут отображаться динамически обновляемые данные о текущем возрасте сотрудников.

Исходная таблица данных:

Определим возраст первого сотрудника с помощью следующей формулы:

Функция ГОД возвращает числовое значение года из указанной даты. Например, запись ГОД(СЕГОДНЯ()) вернет значение 2018, а ГОД(B3) – 1982. Для корректного отображения результатов необходимо отформатировать ячейки С3:C12 в Числовой формат. Результаты вычислений для всех сотрудников:

В отличие от ручного способа ввода текущего возраста сотрудника, представленные выше данные будут автоматически обновляться.



Автоматизированный график дней рождений сотрудников в Excel

Пример 2. Используя таблицу из первого примера добавить столбец, в котором будет отображаться количество дней до дня рождения каждого сотрудника. Если день рождения сотрудника сегодня – отображать соответствующую запись.

Исходная таблица:

Для вычислений используем следующую формулу:

Функция РАЗНДАТ вычисляет разницу двух указанных дат и представляет полученное значение в зависимости от вида третьего аргумента, используемого для форматирования результатов. Например, для получения количества лет используется символ “y”, соответствующий первой букве слова «year» (год), “d” – для расчета количества дней (days – дни).

Выражение ДАТА(ГОД(B3)+РАЗНДАТ(B3;СЕГОДНЯ();»y»)+1;МЕСЯЦ(B3);ДЕНЬ(B3)) определяет дату следующего дня рождения сотрудника. Таким образом функция РАЗНДАТ находит количество дней между датой на сегодняшний день и датой следующего дня рождения и возвращает количество дней (“d”).

Результаты вычислений для остальных сотрудников:

Для отображения записи о том, что день рождения сотрудника сегодня, используем следующую формулу:

Данная формула является немного модифицированным вариантом предыдущей формулы. В частности, выполняется проверка двух условий: И(МЕСЯЦ(B13)=МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ());ДЕНЬ(СЕГОДНЯ())=ДЕНЬ(B13)), то есть, соответствуют ли номера месяцев и дней в дате рождения в сравнении с текущей датой. Если результат вычислений – ИСТИНА, будет возвращена текстовая строка «ДР», если ЛОЖЬ – производится расчет количества дней до следующего дня рождения.

Например, произведем расчет для сотрудника, у которого сегодня день рождения:

Анализ дебиторской задолженности до текущей даты в Excel

Пример 3. Предприятию был выставлен долг со следующими условиями:

1. За каждый день просрочки начисляются штрафы по ставке 5% от текущей суммы долга плюс начисленные проценты в день.
2. По истечению 20-дневного срока с момента первого начисления штрафа будет проведено слушание в суде, проценты начисляться не будут.

Необходимо ввести формулу, которая будет рассчитывать ежедневно актуальную сумму долга.

Исходная таблица данных:

Для расчета текущей задолженности используем формулу:

Данная формула является видоизмененным вариантом формулы для расчета доходности при известных начальной сумме и числа периодов капитализации:

В качестве показателя степени используется выражение ДНИ(СЕГОДНЯ();B4), которое определяет количество прошедших дней от даты выставления долга до сегодняшней даты.

Поскольку сумма задолженности будет расти на протяжении 20 дней, используем следующий вариант записи:

Таким образом, была добавлена проверка условия, прошло ли 20 и более дней с момента выставления долга. Если да, сумма долга будет фиксированной и рассчитана по формуле B2*СТЕПЕНЬ((1+B3);20).

Результат вычислений:

Особенности использования функции СЕГОДНЯ в Excel

Функция имеет синтаксис без аргументов:

=СЕГОДНЯ()

Данная функция не принимает аргументов.

Примечания:

1. В Excel используется специальный формат представления дат для упрощения операций по расчету промежутков времени и дат. Excel работает с датами от 00.01.1900 (нулевой день был введен специально, поскольку отсчет начинается с нуля) до 31.12.9999, при этом каждая дата из данного промежутка представлена в виде количества дней, прошедших от начала отсчета – 00.01.1900.
2. Если в результате выполнения функции СЕГОДНЯ требуется получить значение в форме записи дат, необходимо настроить соответствующий формат данных, отображаемых в ячейке. Если необходимо получить число в коде времени Excel, следует выбрать Числовой формат данных.
3. Функция СЕГОДНЯ предоставляет динамически обновляемый результат в зависимости от даты открытия книги или обновления ее данных.
4. Автоматическое обновление возвращаемого данной функцией результат может не происходить, если в пункте меню Параметры категории Формулы разделе Параметры вычислений не выбран вариант автоматического вычисления введенных формул.
5. Данная функция сама по себе используется достаточно редко, однако часто применяется для вычисления разницы дат совместно с другими функциями для работы со временем и датами.

Сортировка по дате в Excel.

​Смотрите также​ (дд.мм.гггг) нужно отсортировать​​Допустим, у вас​ код 32, РТС​ вернет ЛОЖЬ, а​ специальной вставке (надо​ эту ячейку, потом​ (СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР​ (Enterом вставлять или​ на букве столбца​DATEDIF​Функция​ формат, т.д. Читайте​ Ивановой.​ затем – «Сотрудники».​ функцию «Сортировка от​​ текст. Так записанную​Сортировка по дате в​ по дню и​
​ таблица имеет две​ код 160​ если бы в​ поставить галочку). Может​ выделите ваш столбец​ — Настраиваемая сортировка​ копировать название месяца​ с датами, выделится​(РАЗНДАТ), чтобы найти​DATE​ об этом в​Как сделать и как​ Все эти данные​​ старых к новым»​ дату Excel воспринимает​​ Excel​ месяцу (в порядке​ колонки. Имя первая​
​Владимир​ ячейке А2 стояла​ в этом дело?​ с датами, сециальная​
​ — Порядок -​ и вставлять).​ столбец ( даты).​ количество дней («d»)​
​(ДАТА) принимает три​ статье «Как скопировать​
​ работать со сводной​ будут размещены в​ — вверху столбца​ как текст, и​получится, если даты​ наступления дня рождения).​ колонка и дата​: Всё через умножение​ дата — тогда​Bootleg80​ вставка — умножить.​ Настраиваемый список) у​Вариант 2​ Нажать на пиктограмму​
​ между прошедшим и​
​ аргумента: год, месяц​​ в Excel».​ ​ таблицей, читайте в​​ одном столбце. Получилась​ будут ранние даты,​
​ не будет сортировать​ будут написаны в​Ormandiore​ рождения вторая колонка.​ получилось.​
​ ИСТИНА​: Спасибо!​А вот теперь​ меня почему-то не​Предлагаю воспользоваться функцией​ «Сортировка и Фильтр»Выбрать​ следующим днём рождения.​
​ и день.​Чтобы в Excel рассчитать​ статье «Принцип составления​ такая таблица на​ к низу столбца​ по дате.​ правильном формате. В​: в двух соседних​
​ Колонка даты имеет​webley​webley​А почему я​ сортируйте…​ срабатывает.​
​ «Фильтр» и смотреть​ «от Я к​=DATEIF(B2,C2,»d»)​Мы использовали функцию​ количество дней до​ сводной таблицы Excel»​ новом листе.​ будут новые даты,​Преобразование текста в дату​ ячейках может быть​ столбцах получить день​ формат ДД. ММ.​​: У меня столбец​: Скопируйте один из​ выделил в первом​Bootleg80​
​Bootleg80​ каждый месяц отдельно.​ А» или «от​=РАЗНДАТ(B2;C2;»d»)​DATEDIF​ вашего дня рождения,​
​ тут.​Теперь можно сортировать данные​
​ т.д.​ Excel​ установлен формат «Дата»,​ и месяц от​ ГГГГ, установленный в​ В получился через​ этих пробелов, выделите​ файле »даты» ,​: А могли бы​: Коллеги,​
​Ирина​ Я к А».​Урок подготовлен для Вас​
​(РАЗНДАТ), чтобы найти​ следуйте инструкции ниже:​Фильтр по дате в​ в любом порядке​Получится так.​описано в статье​ а значение в​ даты рождения (формулы​ меню формат ячейки.​

excel-office.ru

Как рассчитать в Excel количество дней до дня рождения

​ умножение, а столбец​ столбец в котором​ зашел в формат​ подробней объяснить?​

1. ​Помогите, пожалуйста!​​: все​​ Выстроит по датам​ командой сайта office-guru.ru​
2. ​ количество полных лет​​Выделите ячейку​​ Excel.​​ – сортировка от​​Еще один способ​ «Преобразовать текст в​
3. ​ этой ячейке написаны​ =день (А2) и​Что делаем. Создаем​ С — нет…​ их надо удалить,​ — тыкнул ДАТА​

   ​Я в ячейку​
​Нужно отсортировать данные​

   

   ​Татьяна теплостанская​

   • ​ и месяцам и​​Источник: http://www.excel-easy.com/examples/days-until-birthday.html​​ («у») между датой​A2​Можно в таблице​
   • ​ старых к новым,​​сортировки дат в​​ дату Excel».​ в другом формате,​ =месяц (А2) соответственно,​ третью колонку копированием​Подскажите как можно отсортировать​
   • ​ нажмите Ctrl+H, вставьте​​ — а Вы​​ написал 1, нажал​
   • ​ по дате.​: Задайте Формат ячейки​ годам. Но будет​Перевел: Антон Андронов​ рождения и сегодняшним​и введите дату​ поставить фильтр. Тогда​ от новых к​Excel​Всё, установили формат​ например – текстом.​
4. ​ где А2 -​​ второй колонки. Форматируем​​ людей в excel​ этот пробел из​ говорите, что это​ правой кнопкой -​

   ​Если выбираю сортировку​
​ столбца - "Дата"​

   

​ неудобно из-за того,​Автор: Антон Андронов​
​ днём.​
​ рождения.​

​ можно будет фильтровать​

office-guru.ru

Как в экселе отсортировать список людей по дням рождения?

​ старым, т. д.​– использовать сводную​ в ячейках всех​ Тогда Excel увидит​ ячейка с датой​ третью колонку в​ по датам рождения,​ буфера в поле​ не дата а​ скопировать​ от А до​ типа 17.03 или​ что по годам​

​Имеется список около 700​​Формула​Выделите ячейку​ даты по месяцам,​Например, мы отсортируем​ таблицу.​ дат «Дата». Теперь​ в ячейке текст,​ рождения) )​ формат ДД. ММ.​ но нужно что​ Найти, поле Заменить​ текст?​далее выделил столбец​ Я — он​ 17 мар. Введите​ выстраиваются. Это Вы,​
​ человек и вручную​
​РАЗНДАТ(A2;B2;»у»)​B2​ дням. Нужно убрать​ людей, у которых​У нас такая​ можно их сортировать.​ а не дату.​выделить таблицу. меню​ Выделяем колонки от​ бы учитывался только​ оставьте пустым и​Хочу разобраться…​ с »датами», нажал​ сортирует все 1​
​ в этот столбец​
​ скорее всего, знаете.​ становится не реально​возвращает значение 32.​

​и введите функцию​​ галочки у слов​

​ дата рождения была​​ таблица с перечнем​О других способах​ Визуально можно проверить​ данные — сортировка​ третьей к первой.​ месяц но не​ нажмите Заменить все​Bootleg80​ специальная ставка умножить​ потом двойки ,​ даты: день. месяц,​Вариант 1​
​ перемещать строчки с​Если 32 полных года​TODAY​ «Выделить все» и​ в прошлом году.​ сотрудников и датами​ сортировки смотрите в​ формат даты так.​ — сортировать по​ Так и не​ год. Заранее спасибо​

Сортировка по дате

​Самое трудное в расчёте​​ т.д.​ строк». В появившемся​

​Выделяем таблицу с шапкой.​​Сортировка по дате в​ А18.​ по столбцу день​ со стрелкой) в​: Решить поставленную задачу​

​ Excel.​​Здесь написана дата (значение)​
​ по возрастанию​ панели инструментов. Готово.​ можно по-разному, средствами​ через умножение, так​ а то он​ бы очень признателен…​Надеюсь на помощь!​

​ дате в месяце​​ колонке, но это​ мне нужно чтобы​ 32-ой день рождения),​ вашего рождения –​ читайте в статье​ функцию «Фильтр по​ в разделе «Таблицы»​

​Выделяем столбец. Нажимаем​​ текстом, п.ч. дописали​Анатолий евсюков​ Третью колонку можете​ самого Excel или​ и делайте.​ не воспринимает цифры​Владимир​webley​ и по месяцам.​ минут 15 надо​

​ сначала стояли январские​​ значит в следующий​ найти следующий день​ «Фильтр в Excel».​ дате». Из появившегося​ нажимаем на кнопку​

​ на кнопку «Сортировка​​ букву «г», хотя​: В соседней ячейке​ удалить.​ VBA.​webley​ — а думает,​

​: Сортировка по дате​​: потому что это​Кстати, предусмотренная для​

​ затратить. Полностью месяцы​​ именинники, потом февральские,​ день рождения вы​ рождения. Формула ниже​В Excel есть​

planetaexcel.ru

Как отсортировать данные по дням рождения

​ списка выбираем –​ функции «Сводная таблица».​ и фильтр» на​ формат самой ячейки​ записать функцию Числовое​- Vlad​В данном случае​: Вот тут я​

​ что это тест​​ прошла успешно.​ не дата, а​ ячеек типа Дата​ печатать не придется,​
​ мартовские и так​ будете отмечать 32​ выполняет этот трюк.​ функция «Заполнить», которая​ «В прошлом году».​
​ Появившееся поле заполняем​ закладке «Главная», или​ стоит – «Дата».​ значение даты. Скопировать​: СОРТИРОВАТЬ ДАТУ ПО​ целесообразно решить средствами​ не соглашусь -​webley​webley​
​ текст​ в Excel настраиваемая​ так как будет​ далее…​ + 1 =​=DATE(YEAR(A2)+DATEDIF(A2,B2,»y»)+1,MONTH(A2),DAY(A2))​ помогает быстро заполнить​Получились такие данные. В​ так.​ вызываем контекстное меню​ Дата в ячейке​ данную ячейку по​ МЕСЯЦУ​ Excel, так как​

​ есть там пробелы,​​: функция =ЕЧИСЛО(A2) в​: умножить — это​

Excel 2007 сортировка дат дней рождения

​Введите в любую​ сортировка (в т.​ появляться месяц по​Алексt​ 33 летие.​=ДАТА(ГОД(A2)+РАЗНДАТ(A2;B2;»y»)+1;МЕСЯЦ(A2);ДЕНЬ(A2))​

​ столбцы, ячейки, пустые​​ прошлом году дата​Сначала ставим галочку у​ правой мышкой. Выбираем​ А18 расположена в​ всем ФИО. Отсортировать​Имеется таблица с фамилиями​ задача будет использована​ причем разные: ММВТ​ вашем первоначальном файле​
​ такой пункт в​ ячейку 1, скопируйте​ ч. по месяцам)​ первым набранным буквам​: Щелкните ЛК мыши​Далее используем функцию​Пояснение:​

​ строки, скопировать формулы,​​ рождения только у​ слов «Дата рождения»,​ из появившегося окна​ ячейке слева, как​ по данному столбцу​ и датами рождения​

​ всего раз.​

Excel is rich in data sorting features — you have built in features like Sort and functions like SORT or SORTBY. However, these methods won’t work without some modification when you need to sort dates in Excel. In this article, we are going to show you how to sort birthdays in Excel (or any dates).

Download Workbook

Logic

The logic behind of sorting by dates is based on sorting by dates, excluding years. Thus, you want to sort by month and day. One approach is to create a helper column which contains month and day information in a sort-able format. And other is to use the SORTBY function, which can handle arrays and removes the need of a helper column.

You can choose either one which fits most to you. However, you need to be aware that the SORTBY function is only available for Microsoft 365 (formerly Office 365) subscribers.

Sorting birthdays by month with a helper column

This is a generic approach which you can execute on any Excel version. Let’s say we have a list of people with birthdays.

Obviously, the Sort feature doesn’t have an option for month ordering specifically. Thus, we can use a helper column of month and day values and sort by that column.

To get both month and day values in one cell, you have couple of options:

1. TEXT function which can return month and day values according to given number formatting For example: “MM DD”, “MM DD”, “MM-DD”, MM.DD”, “MM/DD”.
2. MONTH and DAY functions to return month and day numbers respectively. You need to multiply month value by 100 before adding with day to create a “MMDD” form: MONTH(B2) * 100 + DAY(B2)

In this article, we are going to be using the TEXT function approach. Although, there is a slash character (/) as a separator between month and day, you can select something else, like space ( ), dot (.) or dash (-), or omit a separator altogether.

Next step is to use Excel’s Sort feature on the helper column. Creating a helper column adjacent to source table will help you sort data in a few steps.

1. Select a cell in the helper column
2. Click either Sort A to Z or Sort Z or A icons to sort in desired order

Here is the result after sorted A to Z:

Alternatively, you can use the Sort dialog to sort based on more than one criteria. Detailed information sample can be found in the How to sort in Excel article.

Sorting birthdays with the SORTBY Function

SORTBY function is one of the dynamic array functions that have been released recently. If you are a Microsoft 365 subscriber, you can sort birthdays with this formula. Of course, in order to use a formula you need to populate more columns. This approach is good if you don’t want to change your source data.

SORTBY function simply sorts an array by given arrays in the corresponding sorting order. The trick is to use the TEXT function with the date column as a sorting array.

What you need to do is pretty straightforward.

1. (Optional) You may want to create headers for the target table which will populated by SORTBY
2. Select the top left cell of target table
3. Enter the formula =SORTBY(<range of while table>, TEXT(<range of date column),<number formatting>)

Excel will populate cells automatically: