Табличный редактор microsoft excel ввод данных в таблицу

Для облегчения ввода данных в таблицу в Excel можно воспользоваться специальными формами, которые помогут ускорить процесс заполнения табличного диапазона информацией. В Экселе имеется встроенный инструмент позволяющий производить заполнение подобным методом. Также пользователь может создать собственный вариант формы, которая будет максимально адаптирована под его потребности, применив для этого макрос. Давайте рассмотрим различные варианты использования этих полезных инструментов заполнения в Excel.

Применение инструментов заполнения

Форма заполнения представляет собой объект с полями, наименования которых соответствуют названиям колонок столбцов заполняемой таблицы. В эти поля нужно вводить данные и они тут же будут добавляться новой строкой в табличный диапазон. Форма может выступать как в виде отдельного встроенного инструмента Excel, так и располагаться непосредственно на листе в виде его диапазона, если она создана самим пользователем.

Теперь давайте рассмотрим, как пользоваться этими двумя видами инструментов.

Способ 1: встроенный объект для ввода данных Excel

Прежде всего, давайте узнаем, как применять встроенную форму для ввода данных Excel.

1. Нужно отметить, что по умолчанию значок, который её запускает, скрыт и его нужно активировать. Для этого переходим во вкладку «Файл», а затем щелкаем по пункту «Параметры».



2. В открывшемся окне параметров Эксель перемещаемся в раздел «Панель быстрого доступа». Большую часть окна занимает обширная область настроек. В левой её части находятся инструменты, которые могут быть добавлены на панель быстрого доступа, а в правой – уже присутствующие.

   В поле «Выбрать команды из» устанавливаем значение «Команды не на ленте». Далее из списка команд, расположенного в алфавитном порядке, находим и выделяем позицию «Форма…». Затем жмем на кнопку «Добавить».



3. После этого нужный нам инструмент отобразится в правой части окна. Жмем на кнопку «OK».



4. Теперь данный инструмент располагается в окне Excel на панели быстрого доступа, и мы им можем воспользоваться. Он будет присутствовать при открытии любой книги данным экземпляром Excel.



5. Теперь, чтобы инструмент понял, что именно ему нужно заполнять, следует оформить шапку таблицы и записать любое значение в ней. Пусть табличный массив у нас будет состоять из четырех столбцов, которые имеют названия «Наименование товара», «Количество», «Цена» и «Сумма». Вводим данные названия в произвольный горизонтальный диапазон листа.



6. Также, чтобы программа поняла, с каким именно диапазонам ей нужно будет работать, следует ввести любое значение в первую строку табличного массива.



7. После этого выделяем любую ячейку заготовки таблицы и щелкаем на панели быстрого доступа по значку «Форма…», который мы ранее активировали.



8. Итак, открывается окно указанного инструмента. Как видим, данный объект имеет поля, которые соответствуют названиям столбцов нашего табличного массива. При этом первое поле уже заполнено значением, так как мы его ввели вручную на листе.



9. Вводим значения, которые считаем нужными и в остальные поля, после чего жмем на кнопку «Добавить».



10. После этого, как видим, в первую строку таблицы были автоматически перенесены введенные значения, а в форме произошел переход к следующему блоку полей, который соответствуют второй строке табличного массива.





11. Заполняем окно инструмента теми значениями, которые хотим видеть во второй строке табличной области, и снова щелкаем по кнопке «Добавить».



12. Как видим, значения второй строчки тоже были добавлены, причем нам даже не пришлось переставлять курсор в самой таблице.



13. Таким образом, заполняем табличный массив всеми значениями, которые хотим в неё ввести.



14. Кроме того, при желании, можно производить навигацию по ранее введенным значениям с помощью кнопок «Назад» и «Далее» или вертикальной полосы прокрутки.



15. При необходимости можно откорректировать любое значение в табличном массиве, изменив его в форме. Чтобы изменения отобразились на листе, после внесения их в соответствующий блок инструмента, жмем на кнопку «Добавить».



16. Как видим, изменение сразу произошло и в табличной области.



17. Если нам нужно удалить, какую-то строчку, то через кнопки навигации или полосу прокрутки переходим к соответствующему ей блоку полей в форме. После этого щелкаем по кнопке «Удалить» в окошке инструмента.



18. Открывается диалоговое окно предупреждения, в котором сообщается, что строка будет удалена. Если вы уверены в своих действиях, то жмите на кнопку «OK».



19. Как видим, строчка была извлечена из табличного диапазона. После того, как заполнение и редактирование закончено, можно выходить из окна инструмента, нажав на кнопку «Закрыть».



20. После этого для предания табличному массиву более наглядного визуального вида можно произвести форматирование.

Способ 2: создание пользовательской формы

Кроме того, с помощью макроса и ряда других инструментов существует возможность создать собственную пользовательскую форму для заполнения табличной области. Она будет создаваться прямо на листе, и представлять собой её диапазон. С помощью данного инструмента пользователь сам сможет реализовать те возможности, которые считает нужными. По функционалу он практически ни в чем не будет уступать встроенному аналогу Excel, а кое в чем, возможно, превосходить его. Единственный недостаток состоит в том, что для каждого табличного массива придется составлять отдельную форму, а не применять один и тот же шаблон, как это возможно при использовании стандартного варианта.

1. Как и в предыдущем способе, прежде всего, нужно составить шапку будущей таблицы на листе. Она будет состоять из пяти ячеек с именами: «№ п/п», «Наименование товара», «Количество», «Цена», «Сумма».



2. Далее нужно из нашего табличного массива сделать так называемую «умную» таблицу, с возможностью автоматического добавления строчек при заполнении соседних диапазонов или ячеек данными. Для этого выделяем шапку и, находясь во вкладке «Главная», жмем на кнопку «Форматировать как таблицу» в блоке инструментов «Стили». После этого открывается список доступных вариантов стилей. На функционал выбор одного из них никак не повлияет, поэтому выбираем просто тот вариант, который считаем более подходящим.



3. Затем открывается небольшое окошко форматирования таблицы. В нем указан диапазон, который мы ранее выделили, то есть, диапазон шапки. Как правило, в данном поле заполнено все верно. Но нам следует установить галочку около параметра «Таблица с заголовками». После этого жмем на кнопку «OK».



4. Итак, наш диапазон отформатирован, как «умная» таблица, свидетельством чему является даже изменение визуального отображения. Как видим, помимо прочего, около каждого названия заголовка столбцов появились значки фильтрации. Их следует отключить. Для этого выделяем любую ячейку «умной» таблицы и переходим во вкладку «Данные». Там на ленте в блоке инструментов «Сортировка и фильтр» щелкаем по значку «Фильтр».
   

   Существует ещё один вариант отключения фильтра. При этом не нужно даже будет переходить на другую вкладку, оставаясь во вкладке «Главная». После выделения ячейки табличной области на ленте в блоке настроек «Редактирование» щелкаем по значку «Сортировка и фильтр». В появившемся списке выбираем позицию «Фильтр».



5. Как видим, после этого действия значки фильтрации исчезли из шапки таблицы, как это и требовалось.



6. Затем нам следует создать саму форму ввода данных. Она тоже будет представлять собой своего рода табличный массив, состоящий из двух столбцов. Наименования строк данного объекта будут соответствовать именам столбцов основной таблицы. Исключение составляют столбцы «№ п/п» и «Сумма». Они будут отсутствовать. Нумерация первого из них будет происходить при помощи макроса, а расчет значений во втором будет производиться путем применения формулы умножения количества на цену.

   Второй столбец объекта ввода данных оставим пока что пустым. Непосредственно в него позже будут вводиться значения для заполнения строк основного табличного диапазона.



7. После этого создаем ещё одну небольшую таблицу. Она будет состоять из одного столбца и в ней разместится список товаров, которые мы будем выводить во вторую колонку основной таблицы. Для наглядности ячейку с заголовком данного перечня («Список товаров») можно залить цветом.



8. Затем выделяем первую пустую ячейку объекта ввода значений. Переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Проверка данных», который размещен на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».



9. Запускается окно проверки вводимых данных. Кликаем по полю «Тип данных», в котором по умолчанию установлен параметр «Любое значение».



10. Из раскрывшихся вариантов выбираем позицию «Список».



11. Как видим, после этого окно проверки вводимых значений несколько изменило свою конфигурацию. Появилось дополнительное поле «Источник». Щелкаем по пиктограмме справа от него левой клавишей мыши.



12. Затем окно проверки вводимых значений сворачивается. Выделяем курсором с зажатой левой клавишей мыши перечень данных, которые размещены на листе в дополнительной табличной области «Список товаров». После этого опять жмем на пиктограмму справа от поля, в котором появился адрес выделенного диапазона.



13. Происходит возврат к окошку проверки вводимых значений. Как видим, координаты выделенного диапазона в нем уже отображены в поле «Источник». Кликаем по кнопке «OK» внизу окна.



14. Теперь справа от выделенной пустой ячейки объекта ввода данных появилась пиктограмма в виде треугольника. При клике на неё открывается выпадающий список, состоящий из названий, которые подтягиваются из табличного массива «Список товаров». Произвольные данные в указанную ячейку теперь внести невозможно, а только можно выбрать из представленного списка нужную позицию. Выбираем пункт в выпадающем списке.



15. Как видим, выбранная позиция тут же отобразилась в поле «Наименование товара».



16. Далее нам нужно будет присвоить имена тем трем ячейкам формы ввода, куда мы будем вводить данные. Выделяем первую ячейку, где уже установлено в нашем случае наименование «Картофель». Далее переходим в поле наименования диапазонов. Оно расположено в левой части окна Excel на том же уровне, что и строка формул. Вводим туда произвольное название. Это может быть любое наименование на латинице, в котором нет пробелов, но лучше все-таки использовать названия близкие к решаемым данным элементом задачам. Поэтому первую ячейку, в которой содержится название товара, назовем «Name». Пишем данное наименование в поле и жмем на клавишу Enter на клавиатуре.



17. Точно таким же образом присваиваем ячейке, в которую будем вводить количество товара, имя «Volum».



18. А ячейке с ценой – «Price».



19. После этого точно таким же образом даем название всему диапазону из вышеуказанных трех ячеек. Прежде всего, выделим, а потом дадим ему наименование в специальном поле. Пусть это будет имя «Diapason».



20. После последнего действия обязательно сохраняем документ, чтобы названия, которые мы присвоили, смог воспринимать макрос, созданный нами в дальнейшем. Для сохранения переходим во вкладку «Файл» и кликаем по пункту «Сохранить как…».



21. В открывшемся окне сохранения в поле «Тип файлов» выбираем значение «Книга Excel с поддержкой макросов (.xlsm)». Далее жмем на кнопку «Сохранить».



22. Затем вам следует активировать работу макросов в своей версии Excel и включить вкладку «Разработчик», если вы это до сих пор не сделали. Дело в том, что обе эти функции по умолчанию в программе отключены, и их активацию нужно выполнять принудительно в окне параметров Excel.
23. После того, как вы сделали это, переходим во вкладку «Разработчик». Кликаем по большому значку «Visual Basic», который расположен на ленте в блоке инструментов «Код».



24. Последнее действие приводит к тому, что запускается редактор макросов VBA. В области «Project», которая расположена в верхней левой части окна, выделяем имя того листа, где располагаются наши таблицы. В данном случае это «Лист 1».



25. После этого переходим к левой нижней области окна под названием «Properties». Тут расположены настройки выделенного листа. В поле «(Name)» следует заменить кириллическое наименование («Лист1») на название, написанное на латинице. Название можно дать любое, которое вам будет удобнее, главное, чтобы в нем были исключительно символы латиницы или цифры и отсутствовали другие знаки или пробелы. Именно с этим именем будет работать макрос. Пусть в нашем случае данным названием будет «Producty», хотя вы можете выбрать и любое другое, соответствующее условиям, которые были описаны выше.

    В поле «Name» тоже можно заменить название на более удобное. Но это не обязательно. При этом допускается использование пробелов, кириллицы и любых других знаков. В отличие от предыдущего параметра, который задает наименование листа для программы, данный параметр присваивает название листу, видимое пользователю на панели ярлыков.

    Как видим, после этого автоматически изменится и наименование Листа 1 в области «Project», на то, которое мы только что задали в настройках.



26. Затем переходим в центральную область окна. Именно тут нам нужно будет записать сам код макроса. Если поле редактора кода белого цвета в указанной области не отображается, как в нашем случае, то жмем на функциональную клавишу F7 и оно появится.



27. Теперь для конкретно нашего примера нужно записать в поле следующий код:

    
Sub DataEntryForm()
Dim nextRow As Long
nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row
With Producty
If .Range("A2").Value = "" And .Range("B2").Value = "" Then
nextRow = nextRow - 1
End If
Producty.Range("Name").Copy
.Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
.Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range("Volum").Value
.Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range("Price").Value
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value
.Range("A2").Formula = "=IF(ISBLANK(B2), """", COUNTA($B$2:B2))"
If nextRow > 2 Then
Range("A2").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("A2:A" & nextRow)
Range("A2:A" & nextRow).Select
End If
.Range("Diapason").ClearContents
End With
End Sub


    Но этот код не универсальный, то есть, он в неизменном виде подходит только для нашего случая. Если вы хотите его приспособить под свои потребности, то его следует соответственно модифицировать. Чтобы вы смогли сделать это самостоятельно, давайте разберем, из чего данный код состоит, что в нем следует заменить, а что менять не нужно.

    Итак, первая строка:

    Sub DataEntryForm()

    «DataEntryForm» — это название самого макроса. Вы можете оставить его как есть, а можете заменить на любое другое, которое соответствует общим правилам создания наименований макросов (отсутствие пробелов, использование только букв латинского алфавита и т.д.). Изменение наименования ни на что не повлияет.

    Везде, где встречается в коде слово «Producty» вы должны его заменить на то наименование, которое ранее присвоили для своего листа в поле «(Name)» области «Properties» редактора макросов. Естественно, это нужно делать только в том случае, если вы назвали лист по-другому.

    

    Теперь рассмотрим такую строку:

    nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row

    Цифра «2» в данной строчке означает второй столбец листа. Именно в этом столбце находится колонка «Наименование товара». По ней мы будем считать количество рядов. Поэтому, если в вашем случае аналогичный столбец имеет другой порядок по счету, то нужно ввести соответствующее число. Значение «End(xlUp).Offset(1, 0).Row» в любом случае оставляем без изменений.

    

    Далее рассмотрим строку

    If .Range("A2").Value = "" And .Range("B2").Value = "" Then

    «A2» — это координаты первой ячейки, в которой будет выводиться нумерация строк. «B2» — это координаты первой ячейки, по которой будет производиться вывод данных («Наименование товара»). Если они у вас отличаются, то введите вместо этих координат свои данные.

    

    Переходим к строке

    Producty.Range("Name").Copy

    В ней параметр «Name» означат имя, которое мы присвоили полю «Наименование товара» в форме ввода.

    

    В строках

    
.Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
.Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range("Volum").Value
.Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range("Price").Value
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value


    наименования «Volum» и «Price» означают названия, которые мы присвоили полям «Количество» и «Цена» в той же форме ввода.

    

    В этих же строках, которые мы указали выше, цифры «2», «3», «4», «5» означают номера столбцов на листе Excel, соответствующих колонкам «Наименование товара», «Количество», «Цена» и «Сумма». Поэтому, если в вашем случае таблица сдвинута, то нужно указать соответствующие номера столбцов. Если столбцов больше, то по аналогии нужно добавить её строки в код, если меньше – то убрать лишние.

    

    В строке производится умножение количества товара на его цену:

    .Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value

    Результат, как видим из синтаксиса записи, будет выводиться в пятый столбец листа Excel.

    

    В этом выражении выполняется автоматическая нумерация строк:

    
If nextRow > 2 Then
Range("A2").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("A2:A" & nextRow)
Range("A2:A" & nextRow).Select
End If


    Все значения «A2» означают адрес первой ячейки, где будет производиться нумерация, а координаты «A» — адрес всего столбца с нумерацией. Проверьте, где именно будет выводиться нумерация в вашей таблице и измените данные координаты в коде, если это необходимо.

    

    В строке производится очистка диапазона формы ввода данных после того, как информация из неё была перенесена в таблицу:

    .Range("Diapason").ClearContents

    Не трудно догадаться, что («Diapason») означает наименование того диапазона, который мы ранее присвоили полям для ввода данных. Если вы дали им другое наименование, то в этой строке должно быть вставлено именно оно.

    

    Дальнейшая часть кода универсальна и во всех случаях будет вноситься без изменений.

    После того, как вы записали код макроса в окно редактора, следует нажать на значок сохранения в виде дискеты в левой части окна. Затем можно его закрывать, щелкнув по стандартной кнопке закрытия окон в правом верхнем углу.



28. После этого возвращаемся на лист Excel. Теперь нам следует разместить кнопку, которая будет активировать созданный макрос. Для этого переходим во вкладку «Разработчик». В блоке настроек «Элементы управления» на ленте кликаем по кнопке «Вставить». Открывается перечень инструментов. В группе инструментов «Элементы управления формы» выбираем самый первый – «Кнопка».



29. Затем с зажатой левой клавишей мыши обводим курсором область, где хотим разместить кнопку запуска макроса, который будет производить перенос данных из формы в таблицу.



30. После того, как область обведена, отпускаем клавишу мыши. Затем автоматически запускается окно назначения макроса объекту. Если в вашей книге применяется несколько макросов, то выбираем из списка название того, который мы выше создавали. У нас он называется «DataEntryForm». Но в данном случае макрос один, поэтому просто выбираем его и жмем на кнопку «OK» внизу окна.



31. После этого можно переименовать кнопку, как вы захотите, просто выделив её текущее название.
    

    В нашем случае, например, логично будет дать ей имя «Добавить». Переименовываем и кликаем мышкой по любой свободной ячейке листа.



32. Итак, наша форма полностью готова. Проверим, как она работает. Вводим в её поля необходимые значения и жмем на кнопку «Добавить».



33. Как видим, значения перемещены в таблицу, строке автоматически присвоен номер, сумма посчитана, поля формы очищены.



34. Повторно заполняем форму и жмем на кнопку «Добавить».



35. Как видим, и вторая строка также добавлена в табличный массив. Это означает, что инструмент работает.

Читайте также:
Как создать макрос в Excel
Как создать кнопку в Excel

В Экселе существует два способа применения формы заполнения данными: встроенная и пользовательская. Применение встроенного варианта требует минимум усилий от пользователя. Его всегда можно запустить, добавив соответствующий значок на панель быстрого доступа. Пользовательскую форму нужно создавать самому, но если вы хорошо разбираетесь в коде VBA, то сможете сделать этот инструмент максимально гибким и подходящим под ваши нужды.

ОГБПОУ «НОВГОРОДСКИЙ АГРОТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА НА ВЫПОЛНЕНИЕ

ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ № 16 ПО ДИСЦИПЛИНЕ

ИНФОРМАТИКА.

ТЕМА: «Табличный редактор MS Excel».

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: « Ввод данных в электронные таблицы. Сортировка данных. Работа с формулами^.».

НОРМА ВРЕМЕНИ: 4 часа.

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: ПК, инструкционная карта, тетрадь для ПЗ.

ПРАВИЛА ПО ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ согласно инструкции.

ЛИТЕРАТУРА: 1. Цветкова М.С., Хлобыстова И.Ю. Информатика. Учебник для СПО. М.: Академия. 2017 г. – 352с. 2. Поляков К.Ю. и др. Информатика в 2-х ч. 10 кл. Учебник. М.: БИНОМ. 2013 г. – 344с. (электронный ресурс) (формат PDF)

Теоретическая часть.

1. Электронные таблицы — это работающее в диалоговом режиме приложение, хранящее и обрабатывающее данные в прямоугольных таблицах.

2. Столбцы, строки, ячейки. Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (А, С, АВ и т. п.), заголовки строк — числами (1, 2, 3 и далее). На пересечении столбца и строки находится ячейка, которая имеет индивидуальный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например Al, B5, ЕЗ. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.

3. Рабочие листы и книги. При работе на компьютере электронная таблица существует в форме рабочего листа, который имеет имя (например, Лист 1). Рабочие листы объединяются в книги, причем пользователь может вставлять, копировать, удалять и переименовывать рабочие листы. При работе с электронными таблицами можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

4. В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: числа, текст и формулы.

5. Для выполнения сортировки данных в таблице необходимо выделить нужный диапазон данных и выполнить команды Главная – Сортировка – Настраиваемая сортировка – Сортировать по (Столбец В) – выбрать порядок сортировки – ОК.

Практическая часть.

Задание 1. Познакомиться практически с основными элементами окна MS Excel, выполнить отчет в рабочей тетради по поставленным вопросам.

Порядок выполнения работы

1. Запустите программу Microsoft Excel 2003. Внимательно рассмотрите окно программы.

Одна из ячеек выделена (обрамлена черной рамкой). Как выделить другую ячейку? Достаточно щелкнуть по ней мышью, причем указатель мыши в это время должен иметь вид светлого креста. Попробуйте выделить различные ячейки таблицы. Для перемещения по таблице воспользуйтесь полосами прокрутки.

1. Для того чтобы ввести текст в одну из ячеек таблицы, необходимо ее выделить (щёлкните по любой ячейке).

2. Введите в любую выделенную (активную) ячейку сегодняшний день недели, например: Среда.

Выделите целиком ту строку таблицы, в которой расположено название дня недели. (щелкните мышью по заголовку строки (ее номеру))

Выделите целиком тот столбец таблицы, в котором расположено название дня недели. (щелкните мышью по заголовку столбца (его имени)).

1. Основным отличием работы электронных таблиц от текстового процессора является то, что после ввода данных в ячейку, их необходимо зафиксировать, т.е. дать понять программе, что вы закончили вводить информацию в эту конкретную ячейку.

Зафиксировать данные можно одним из способов:

• нажать клавишу {Enter};

• щелкнуть мышью по другой ячейке;

• воспользоваться кнопками управления курсором на клавиатуре (перейти к другой ячейке).

Зафиксируйте введенные вами данные.

1. Выделите ячейку таблицы, содержащую день недели, и воспользуйтесь кнопками выравнивания абзацев . Каким образом происходит выравнивание? Сделайте вывод!

2. Определите сколько всего в таблице строк и столбцов?

Воспользуйтесь полосами прокрутки для того, чтобы определить сколько строк имеет таблица и каково имя последнего столбца.

Внимание!!! Чтобы достичь быстро конца таблицы по горизонтали или вертикали, необходимо нажать комбинации клавиш: Ctrl+→ — конец столбцов или Ctrl+↓ — конец строк. Быстрый возврат в начало таблицы — Ctrl+Home.
5. Выделите ту ячейку таблицы, которая находится в столбце С и строке 4.Обратите внимание на то, что в Поле имени, расположенном выше заголовка столбца А, появился адрес выделенной ячейки С4. Выделите другую ячейку, и вы увидите, что в Поле имени адрес изменился. Выделите ячейку D5; F2; А16 (удерживая кнопку Ctrl – это выделение отдельных ячеек, строк, столбцов).

Какой адрес имеет ячейка, содержащая день недели?

6. Добавьте новый лист. Для этого рядом с корешком Лист 1 щелкните мышкой по значку ⊕

Внимание! Обратите внимание на названия новых листов и место их размещения.

1. Измените порядок следования листов в книге. Щелкните по Лист 2 и, удерживая левую кнопку, переместите лист перед листом 1.

2. Закройте документ, щелкнув по кнопке Закрыть (внутренний крестик) на вопрос о сохранении документа, выберите НЕТ. Выйдите из окна приложения: Файл – Выход.

Задание 2. Познакомиться практически со способами выделения основных элементов MS Excel.

Порядок выполнения работы:

1. В своей папке создайте новый документ. Для этого правой клавишей мыши выполните команду Создать – Лист MS Excel. Переименуйте его в Работа №16. Откройте документ.

2. Сделайте активным Лист 1, щелкнув по его ярлычку и присвойте ему имя Задание 1.

3. Выделите с помощью мыши ячейку С6. Вернитесь в ячейку А1 с помощью клавиш перемещения курсора.

4. Перейдите к Листу 2. Выделите строку 3. Отмените выделение, щелкнув по любой невыделенной ячейке левой клавишей мыши.

5. Выделите столбец D.

6. Выделите вместе столбцы B, C, D. Отмените выделение.

7. Выделите диапазон ячеек (блок) C4: F9 (С4 – начало диапазона, F9 – конец диапазона) с помощью мышки. Отмените выделение.

8. Выделите блок A2: E11 при нажатой клавише Shift.

9. Выделите одновременно несмежные блоки A5: B5, D3: D15, H12, F5: G10.

10. Сохраните результаты работы командой Файл–Сохранить или щелкните мышью по кнопке Сохранить на панели инструментов.

Обратите внимание, что вы сохраняете документ под тем же именем, что задали раннее при его создании

Задание 3. На листе 2 создать список студентов (не более 10 фамилий), и сделать сортировку по возрастанию.

1. В ячейку А1 внесите цифру 1;

2. В ячейку А2 внесите цифру 2;

3. Выделите диапазон ячеек А1:А2;

4. Встаньте на маркер (чёрный крестик (+) – (маркер автозаполнения) в правом углу выделенного диапазона);

5. Нажмите левую клавишу мыши (ЛКМ) и, удерживая её нажатой, переместите маркер вниз (до 10), отпустите ЛКМ и снимите выделение (щёлкните ЛКМ по выделенному тексту);

6. В ячейку В1 внесите первую фамилию; в ячейку В2 внесите вторую фамилию и т.д. (список группы студентов);

7. В диапазон ячеек С1:С10 внесите имена;

8. Выделите диапазон ячеек А1:С10;

9. Сделайте границы для выделенного фрагмента. Для этого выполните команды Главная – Границы – Все границы.

10. Отформатируйте таблицу (цвет линий таблицы, цвет текста, размер цвета, выровнять текст по центру);

11. Выполните сортировку списка. Для этого: Выделите диапазон ячеек В1:С10, выполните команды Главная – Сортировка – Настраиваемая сортировка – Сортировать по (Столбец В) – Порядок (от А до Я) – ОК.

12. Выполните текущее сохранение документа.

Самостоятельная работа

1. На новом листе (Лист 3) (присвойте имя листу: самостоятельная работа) создать самостоятельно пронумерованную таблицу товаров (продуктов), список должен содержать не менее 10 наименований;

2. Скопировать таблицу на новый лист (Лист 4) (Выделяем всю таблицу, ПКМ вызываем контекстное меню и выполняем команду -копировать, показываем место, куда надо копировать, ПКМ -вставить), присвоить листу имя: Копия;

3. Сделать сортировку наименований по возрастанию;

4. Отформатируйте таблицу (цвет линий, текста, размер шрифта 16, выравнивание по центру).

Отчет по ПЗ: Составить конспект по теме.

Критерии оценки: Задания 1 – 2 оцениваются в 1 балл (выполнено – не выполнено), Задание 3 и самостоятельная работа – в 3 балла.

«3балла» — Задание выполнено полностью, в соответствии с образцом. Проявлены творческие способности студента;

«2 балла» — Задание выполнено не полностью, но не менее 70%, либо допущены некоторые неточности в редактировании таблиц.

«1 балл» — Задание выполнено не менее, чем на 50% и не более чем на 70%, допущены ошибки в редактировании таблиц.

Цель: узнать существуют типы данных
в ячейках электронной таблицы, узнать
каким образом вводить, редактировать
и форматировать данные в табличном
процессоре MS Excel.

В результате изучения данной темы Вы будете знать:

• какие типы данных можно
  вводить в ячейку;

• как вводить данные (текст,
  числа или формулы);

• как редактировать данные;

• как форматировать данные.

План:

1. Ввод данных

2. Редактирование данных

3. Форматирование данных

1. Ввод данных

Текстовые данные
могут состоять из
букв, чисел и символов. Если ширина
ячейки недостаточна, в ней нельзя будет
увидеть все данные или они как бы
«налезут» на другие ячейки. Допускается
ввод в ячейку текста (до 255 символов в
Ехсе1-95 и до 32 000 для Ехсе1-97 и выше), если
соседние ячейки справа свободны. Если
они заняты какой-либо информацией, то
видимая часть текста большой длины
будет ограничиваться шириной колонки.

Ячейку можно сделать
«резиновой», когда вводимая информация
будет вводиться внутри одной ячейки,
как бы раздвигая ее размеры в зависимости
от объема информации. Это аналогично
заполнению ячейки в таблице MS
Word.
Однако, если в текстовом редакторе эта
«резиновость» ячейки работает «по
умолчанию», то в MS
Excel
этот вид набора текста устанавливает
сам пользователь.

Для этого надо задать ячейке
отображение с переносом по словам с
помощью команды Формат/Ячейки/Выравнивание/Переносить
по словам. В этом
случае высота ячейки будет изменяться
таким образом, чтобы текст располагался
внутри одной, ячейки. Этот прием очень
удобно использовать при оформлении
«шапки» таблицы, если длина надписи
значительно превышает ширину колонки.

Ввод цифр в качестве текстовых констант
начинается с апострофа (например, ‘365).
Если надо сохранить числовые данные
как текст, то при вводе поставьте перед
данными апостроф, и тогда это число не
будет использоваться в расчетах.

Правила ввода текста

 Текст по умолчанию выравнивается по
левому краю ячейки.

 Текстовое значение может состоять
из любых символов, например, № 1,
1 семестр, Ф.И.О. и т.д.

 При вводе текста, превышающего ширину
столбца, текст будет виден в ячейках
справа, если они пусты, иначе будет
видима только часть текста. Все содержимое
ячейки можно просмотреть в строке
формул.

 Максимальная длина строки в ячейке
32767 символов.

Если несколько первых символов, вводимых
в ячейку, совпадают с символами записи,
ранее введенной в этот столбец, недостающая
часть текста будет введена автоматически.
Для подтверждения предлагаемого варианта
нажмите клавишу Enter. Если предложенное
вас не устраивает, продолжайте ввод
текста самостоятельно.

Числовые данные

Как известно, ввод чисел
производится непосредственно с клавиатуры
в место положения курсора и завершается
нажатием клавиши [Enter].
Но можно фиксировать конец ввода данных
путем перемещения курсора на другие
ячейки («стрелками») или клавишей [Tab].
Если ширина столбца недостаточна для
показа всего введенного числа, в ней
появляются символы ##### или экспоненциальный
вид числа (например, .5Е-8). Последовательность
##### появляется только для числовых
значений и исчезает при изменении ширины
столбца. Чтобы увеличить ширину ячейки
(и соответственно всего столбца, в
котором находится данная ячейка), нужно
подвести указатель мыши к границе
заголовков столбцов и, удерживая левую
кнопку мыши, расширить столбец на
необходимую величину. Аналогично можно
изменить высоту строк.

Ширину столбца также можно изменять
методом автоподбора ширины. Для этого
установите курсор на правую границу
заголовка столбца (указатель примет
вид двунаправленной стрелки) и сделайте
двойной щелчок — компьютер сам подберет
оптимальную ширину столбца.

Особый интерес представляет
ввод последовательностей чисел, дат
или текстовых записей, поскольку именно
здесь можно применять многие приемы
автозаполнения. Последовательность
данных удобно создавать с помощью
маркера автозаполнения
— маленького черного
квадратика в нижнем правом углу активной
ячейки. Курсор мыши при установке его
на маркер меняет свою форму на маленький
черный крест

Правила ввода чисел

 Числа по умолчанию выравниваются по
правому краю ячейки.

 Числовое значение может состоять из
цифр от 0 до 9, а также содержать следующие
символы: + – / ( ) , . $ % E и символы валют.
При наличии других символов значение
будет интерпретироваться как текст.

 Если запись числового значения
превышает ширину столбца, Microsoft Excel
увеличит ширину столбца автоматически
или представит число в экспоненциальной
форме, например, 6,8Е+05 или в виде знаков
решетки #######. В этом случае необходимо
«вручную» увеличить ширину столбца.

Формул

К данным относятся и формулы. С помощью
формул можно, например, складывать,
умножать и сравнивать данные таблиц,
т. е. формулами следует пользоваться,
когда необходимо ввести в ячейку листа
вычисляемое значение. Ввод формулы
начинается с символа «=» (знак равенства).
Именно этим знаком отличается ввод
формул от ввода текста или простого
числового значения.

При вводе формул можно применять обычные
числовые и текстовые значения —
константы. Необходимо отметить, что
используемые в формулах текстовые
выражения должны заключаться в двойные
кавычки, например, «константа». Кроме
того, в формулах можно использовать
ссылки на ячейки (в том числе в виде
имен) и многочисленные функции, которые
соединяются между собой операторами.

Ссылки представляют собой
включаемые в формулу адреса ячеек или
диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки
задаются обычным образом, т.е. в виде
Al,
Bl,
C1.
Например, для того чтобы получить в
ячейке A3 сумму ячеек А1 и А2, в нее
достаточно ввести формулу = А1 + А2.

Диапазон ячеек представляет
собой некоторую прямоугольную область
рабочего листа, однозначно определяется
адресами ячеек, расположенными в
диаметрально противоположных углах
диапазона. Разделенные символом «:»
(двоеточие), эти две координаты составляют
адрес диапазона. Например, чтобы получить
сумму значений ячеек диапазона СЗ: D7,
используйте формулу =CУMM(C3:D7).

В частном случае, когда
диапазон состоит целиком из нескольких
голбцов, например от В до D,
его адрес записывается в виде В: D.
Аналогично, если диапазон целиком
состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет
адрес 6:15. Кроме того, при записи формул
можно использовать объединение нескольких
диапазонов или ячеек, разделяя их
символом «;» (точка с запятой), например
СЗ : D7;
Е5; F3
: G7.
При вводе формулы ссылки на ячейки могут
непосредственно набираться с клавиатуры
символ за символом на английском языке,
но намного проще указывать их с помощью
мыши. Например, чтобы ввести формулу
=А1 + В2, выполните следующие действия:

• выделите ячейку, в которую
нужно ввести формулу;

• начните ввод формулы,
нажав клавишу [=] (равно);

• щелкните мышью по ячейке
А1;

• введите символ «+»;

• щелкните мышью на ячейке
В2;

• закончите ввод формулы,
нажав клавишу [Enter].

Аналогично можно указывать ссылки на
диапазоны ячеек, выделяя их при вводе
формулы с помощью мыши или клавиатуры.

Редактирование уже введенной формулы
можно сделать несколькими способами:

• двойным щелчком мышью по ячейке, чтобы
корректировать формулу непосредственно
в этой ячейке;

• выбрав ячейку и нажав
клавишу [F2];

• выбрав ячейку и щелкнув
мышью в строке формул.

В результате программа перейдет в режим
редактирования, в процессе которого
можно вносить необходимые изменения.
Как и при вводе формул, ссылки на ячейки
можно править как непосредственно с
клавиатуры, так и путем наведения мыши
на нужный диапазон данных.

В таблице часто требуется
вычислить итоговую сумму по столбцу
или строке. Для этого Excel
предлагает функцию автоматической
суммы, выполняемой нажатием кнопки
Автосуммирование

на панели инструментов.

При заполнении таблицы принято задавать
расчетные формулы только для первой
строки или первого столбца, а остальную
часть таблицы заполнять формулами с
помощью режимов копирования или
заполнения. Прекрасный результат дает
применение автокопирования формул с
помощью автозаполнителя, о котором мы
уже говорили. При копировании формул
компьютер сразу производит расчеты по
ним, выдавая, таким образом, быстрый и
наглядный результат.

В формуле может присутствовать
два вида адресации: относительная и
абсолютная. Возможные виды адресации
показаны в табл. 1.

Таблица 1.

При копировании по столбцу формул с
относительной адресацией автоматически
изменяется номер строки, соответственно
при копировании по строке автоматически
изменяется имя столбца. В формулах с
относительной адресацией в адресе
ячейки отсутствует символ «$».

Абсолютный вид адресации
применяется для того, чтобы защитить в
формулах адреса от изменения при
копировании, если ссылка производится
на одну и ту же ячейку. При абсолютной
адресации перед той частью адреса
ячейки, которая не должна меняться при
копировании, ставится символ «$». Для
упрощения ввода этого знака в адрес
ячейки удобно пользоваться клавишей
[F4],
при этом курсор должен находиться на
нужном адресе в формуле. При каждом
повторном нажатии [F4]
знак доллара будет появляться перед
разными частями адреса: $В$6, В$6, $В6, В6.

Это интересно

При вводе формул адреса
ячеек можно набирать с клавиатуры, но
лучше их вводить щелчком мыши по ячейке
с нужным адресом —
вероятность ошибки в
адресе ячейки резко уменьшается.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #