Табличный редактор microsoft excel работа с книгами

Создание книги

Книга — это файл, который содержит один или несколько листов для упорядочения данных. Можно создать пустую книгу или воспользоваться шаблоном.

Создание книги

1. Откройте Excel.

2. Выберите элемент Пустая книга или нажмите клавиши CTRL+N.  

3. Начните вводить текст.

Создание книги на основе шаблона

1. Откройте вкладку Файл и выберите пункт Создать.

2. Откройте шаблон двойным щелчком.

3. Щелкните и начните вводить текст.

Откройте новую пустую книгу.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Щелкните Создать.

3. В разделе Доступные шаблоны дважды щелкните элемент Пустая книга.

   Сочетание клавиш. Чтобы быстро создать пустую книгу, вы также можете нажать клавиши CTRL+N.

Советы: 

• По умолчанию новые книга содержит три листа, но их количество можно изменить.

  Дополнительные сведения см. в статье Изменение количества листов в новой книге.

• При необходимости также можно добавить и удалить листы.

  Дополнительные сведения о добавлении и удалении листов см. в статье Вставка и удаление листов.

Создание книги на основе существующей

1. Откройте вкладку Файл.

2. Щелкните Создать.

3. В разделе Шаблоны щелкните Из существующего документа.

4. В диалоговом окне Создание из имеющейся книги выберите диск, папку или адрес в Интернете, где находится книга, которую требуется открыть.

5. Щелкните книгу, а затем нажмите кнопку Создать.

Создание книги на основе шаблона

1. Откройте вкладку Файл.

2. Щелкните Создать.

3. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы использовать один из образцов шаблонов, доступных в Excel, в разделе Доступные шаблоны щелкните Образцы шаблонов, а затем дважды щелкните нужный шаблон.

   • Чтобы выбрать один недавно использовавшихся шаблонов, щелкните Последние шаблоны, а затем дважды щелкните нужный шаблон.

   • Чтобы использовать собственный шаблон, в разделе Мои шаблоны, а затем на вкладке Личные шаблоны в диалоговом окне Создать дважды щелкните нужный шаблон.

     Примечание: Вкладка Личные шаблоны содержит созданные вами шаблоны. Если вы не видите шаблон, который хотите использовать, убедитесь, что он находится в правильной папке. Пользовательские шаблоны обычно хранятся в папке Шаблоны (стандартный путь в Windows Vista: C:Пользователиимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftШаблоны; стандартный путь в Microsoft Windows XP: C:Documents and Settingsимя_пользователяApplication DataMicrosoftШаблоны).

Совет: Другие шаблоны книг можно скачать с сайта Microsoft Office.com. В разделе Доступные шаблоны щелкните Шаблоны Office.com, выберите определенную категорию и дважды щелкните шаблон, который хотите скачать.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Вставка и удаление листов

Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц,
входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже
несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются
новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском
учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для
составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм,
поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в
Excel данные из других офисных программ.

Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется
в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй,
только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя
это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается,
выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу
пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть
существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача
данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении
прикладных задач.

Основные
функции Excel:

−
проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и
формул;

−
исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;

−
получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

−
построение графиков и диаграмм.

Общие
сведения о книгах и листах Microsoft Excel

При
запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами. Рабочая
книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и
хранения данных. Такие файлы имеют расширение — .xlsх. Каждая книга может
состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить
разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов
отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа
на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа
выделено жирным шрифтом. Рабочий лист — это собственно электронная таблица,
основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования
данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда
является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2007имеется 16 384столбца, заголовки которых указаны в
верхней части листа с помощью букв английского алфавита и1048576строк. Столбцы по умолчанию озаглавлены
буквами, строки — цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа
и, таким образом, вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В
поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4. Ячейка — это
основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо
информация (текст, значения, формулы).

Элементы экрана

Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид
для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь
установлена кнопка Office , которая
предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая
открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого
доступа.

Рис. 1.1. Структура рабочего
листа

Строка меню.

Под
строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы,
Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд,
имеющих общую функциональную направленность.

Рис. 1.2. Вид строки меню

Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее
курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить
данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке
формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния
отображается слово Ввод.

Строка формул Microsoft Excel, используется для ввода или
редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится
постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите
ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой «галочкой» или нажмите
ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.

Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле
имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого
щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно
использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени
можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого
откройте список и выберите из него нужное имя.

Рис. 1.3. Вид строки формул

Если
информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее
введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2,
когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете
внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Каждая
ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и именем строки.
Например А2. Если надо задать адрес ячейки,
которая находится на другом рабочем листе или в другой рабочей книге, перед
именем ячейки задают имя рабочего листа, а во втором случае и имя рабочей
книги. Например: Лист
1!А1или =[Работа1]Задание1!$B$4.

Наряду с понятием адреса ячейки в
электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент
формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь
ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.

Есть два стиля представления ссылок в Microsoft
Excel:

— Классический;

— Стиль ссылок R1C1
(здесь R — row (строка), C — column (столбец)).

Ссылки
в Excel бывают 3-х видов:

— Относительные ссылки (пример:A1);

— Абсолютные ссылки (пример: $A$1);

— Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные,
наполовину абсолютные).

Относительные ссылки

Относительные ссылки на ячейки — это ссылки, значения которых
изменяются при копировании относительно ячейки, куда будет помещена формула.

Например,
ячейка B2 содержит формулу = B5+C8, т. е. первый операнд находится на три
ячейки ниже в том же столбце, а второй операнд находится на 6 строк ниже и один
столбец правее ячейки B2. При копировании данной формулы и вставке ее в ячейку
С3, ссылки в ней снова будет указывать на ячейки, расположенные: первая — на
три ячейки ниже в том же столбце, вторая — на 6 строк ниже и один столбец
правее ячейки С3. Так, если формула из ячейки B2 копируется в ячейку С3, то
формула примет вид =С6 + D9, а если ско-пировать содержимое В2 в B3, то в
ячейке B3 формула примет вид = B6+C9.

Рис.
1.4. Относительная ссылка

Абсолютные ссылки

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при
копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная
ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы,
её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить
знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться.
Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании
содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться
формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться
из ячеек В5 и С8.

Рис.
1.5. Абсолютная ссылка

Смешанные ссылки

Ссылки на ячейки могут быть смешанными. Смешанная
ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную
строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1 или
$B1. Абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1. При изменении позиции ячейки,
содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная не
изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная
часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная остается без изменений.

Кроме понятия ячейки используется
понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного)
столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона
указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные
знаком двоеточие (:).
Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в
столбцах).

Для
работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это
выполняется следующим образом: для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая
кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено
выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными
знаком двоеточия — адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке,
например, выделен блок: A2:D4.

Рис.
1.7. Диапазон ячеек

В
Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы,
строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения
несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в
процессе выделения клавишу Ctrl.

Автозаполнение

Информация
может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение,
которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.

С
помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать
в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном
копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.

Однако,
если ячейка содержит число, дату или период времени, то при копировании с
помощью средства Автозаполнение происходит приращение значения её содержимого.
Например, если ячейка имеет значение «Январь», то существует возможность
быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями «Февраль»,
«Март» и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения
для часто используемых значений, например, названий районов города или списка фамилий
студентов группы.

В
Excel разработан механизм ввода «рядов данных». Под рядами данных
подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При
этом данные не обязательно должны быть числовыми.

Для
создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:

— введите
в ячейку первый член ряда;

— подведите
указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот
момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;

— удерживая
нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;

— после
того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Понятие формулы

Формулы – это выражение, начинающееся со знака
равенства«═» и
состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены
знаками арифметических операций. К знакам  арифметических операций,
которые используются в Excelотносятся:сложение; вычитание; умножение; деление;
возведение в степень.

Некоторые операции в формуле имеют более высокий
приоритет и выполняются в такой последовательности:

возведение в степень и выражения в скобках;

умножение и деление;

сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение,
которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если
значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат
изменится автоматически.

В
формуле может быть указана ссылка на ячейку, если необходимо в расчетах
использовать её содержимое. Поэтому ячейка, содержащая формулу, называется
«зависимой ячейкой», а ячейка содержащая данное – «влияющей ячейкой». При
создании на листе формул можно получить подсказку о том, как связаны зависимые
и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов
«Зависимости». Значение зависимой ячейки изменится автоматически, если
изменяется значение влияющей ячейки, на которую в формуле есть ссылка. Формулы
могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на их имена или заголовки.

Перемещение и копирование формул

Ячейки
с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки
(и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются.
При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки
изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.

Для
быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство
автозаполнения.

Если
при вводе формул или данных допущена ошибка, то в результирующей ячейке
появляется сообщение об ошибке. Первым символом всех значений ошибок является
символ #. Значения ошибок зависят от вида допущенной
ошибки. Excel может распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены,
надо уметь исправить.

Таблица 1

Сообщения
об ошибках в формулах

#####	Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени
#Знач	Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число
#Дел/0	Деление на 0
#Имя	Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции
#Н/Д	Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны
#Ссылка	Неверная ссылка на ячейку
#Число	Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки
#Пусто	Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка

Функции Excel 

Функции Excel —
это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро
выполнять сложные вычисления.

Excel имеет несколько сотен встроенных
функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые
функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно
сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.

Синтаксис функций

Функции состоят из двух частей: имени функции
и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, — описывает
операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки,
используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ — имя функции; В1:В5 —
аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.

=СУММ(В1:В5)

Знак равенства в начале формулы означает, что
введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то
Excel воспримет ввод просто как текст.

Аргумент функции заключен в круглые скобки.
Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени
функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей
скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? Некоторые функции не
имеют аргументов. Даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки:

=С5*ПИ()

При использовании в функции
нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой.

Создание и выполнение

основных операций

с рабочей книгой

Microsoft Excel и

ее листами.

Печать книг и

ее элементов

Автор: учитель информатики Прутко Иван Владимирович

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ        

СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ С РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MICROSOFT EXCEL        

Основные элементы электронной таблицы        

Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel        

Создание новой рабочей книги        

Выполнение операций с книгами        

РАБОТА С ЛИСТАМИ КНИГИ        

Операции над листами рабочей книги        

ПЕЧАТЬ КНИГ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТОВ        

Предварительный просмотр и печать таблицы Excel        

Параметры печати        

Печать рабочих листов книги Excel        

ЗАКЛЮЧЕНИЕ        

ВВЕДЕНИЕ

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) – программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности проведения экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

В 1982 году Microsoft выпустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения. Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows – Excel 12, также известная как Microsoft Office Excel 2007. Текущая версия для платформы Mac OS X – Microsoft Excel 2008.

Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращённое название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel – .xls. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике, VisiCalc, ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.

Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от изменённых ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).

Начиная с 1993 года, в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel.

Версии для Windows и Windows NT:

1988 год – Excel 2.0 для Windows.

1990 год – Excel 3.0.

1992 год – Excel 4.0.

1993 год – Excel 5.0 (Office 4.2 и 4.3, также есть 32-битная версия только для Windows NT).

1995 год – Excel 7 для Windows 95 (включён в пакет Microsoft Office 95).

1997 год – Excel 97 (включён в пакет Microsoft Office 97).

1999 год – Excel 2000 (9) — Microsoft Office 2000.

2001 год – Excel 2002 (10) — Microsoft Office XP.

2003 год – Excel 2003 (11) — Microsoft Office 2003.

2007 год – Excel 2007 (12) — Microsoft Office 2007.

Цели работы:

• показать порядок создания рабочей книги Microsoft Excel и работы с ее листами;
• печать книги и ее элементов.

СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ НАД РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MICROSOFT EXCEL

Основные элементы электронной таблицы

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис. 1) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 1 активная ячейка выделена рамкой).

Рисунок 1. Элементы таблицы

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа. Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Ячейка – основной элемент таблицы. Каждая ячейка определяется своим местом (адресом) в таблице – индексом столбца (A, В, С, …) и номером строки (1, 2, 3, …), на пересечении которых она находится. Например, ячейка в столбце А в первой строке носит название Al, а ячейка в том же столбце, но во второй строке – А2. Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel

После запуска программы на экране появляется стандартное Windows-окно. В центре этого окна располагается Рабочий лист, состоящий из отдельных ячеек.

Между панелью инструментов и рабочим полем располагается дополнительная строка (рисунок 2), которая называется Строкой формул.

Рабочее поле Excel состоит из ячеек, дающих пространственную привязку информации к рабочему листу. В левом верхнем углу рабочего поля на пересечении номеров строк и столбцов располагается особая кнопка Выделить все (рисунок 2), позволяющая выделить сразу весь документ.

Рисунок 2. Строка формул и кнопка Выделить все

Над вертикальной линейкой и справа у горизонтальной линейки прокрутки имеются особые полосы разделения окна (рис. 3), перемещение которых делит экран рабочей таблицы на подокна. Это удобно использовать при работе с большими таблицами, у которых данные частично находятся за пределами экрана. В этом случае можно зафиксировать в верхнем подокне «шапку» таблицы, а в нижнем прокручивать данные таблицы. Для удобства работы в таком варианте можно зафиксировать это разделение окон из меню Окно командой Закрепить области.

Рисунок 3. Полосы разделения окна

Excel позволяет хранить целый набор документов в виде одной электронной книги. В этой книге каждый из документов размещается на своем рабочем листе, ярлычок которого располагается в нижней левой части экрана (рис. 4).

Рисунок 4. Ярлычки Рабочих листов

Здесь же расположены кнопки прокрутки ярлычков рабочих листов:

	– переход к первому листу;
	– перемещение по книге назад;
	– перемещение по книге вперед;
	– переход к последнему листу.

Создание новой рабочей книги

Создание новой рабочей книги возможно двумя способами.

Первый способ:

1. Щелчком левой кнопки мыши развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мыши по строке Параметры… и в появившемся окне щёлкнуть мышью по вкладке Общие (рис. 5). В окне Листов в новой книге установить требуемое количество листов в создаваемой книге и щёлкнуть по кнопке OK.

Рисунок 5. Установка требуемого количества листов в создаваемой книге

1. На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.
2. Щелчком левой кнопки мыши развернуть меню Файл и щёлкнуть мышью по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени ввести имя файла создаваемой рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять не нужно, если не требуется замена имени файла, достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.
3. На панели инструментов Стандартная щёлкнуть мышью по кнопке Открыть. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом каталога, а затем щёлкнуть по кнопке Открыть.

На рисунке 6 показан порядок создания рабочей книги Excel.

Рисунок 6. Порядок создания рабочей книги Excel

Второй способ:

Переименовать стандартную рабочую книгу, которая открывается автоматически при загрузке программы MS Excel, и сохранить её в нужном каталоге. Для этого необходимо выполнить пункт 3 предыдущего способа. При применении этого способа потребуется добавление новых листов в книгу, так как стандартная книга содержит три листа.

Выполнение операций с книгами

Расположение рабочих книг. Если необходимо видеть на экране сразу все открытые книги, то с помощью команды Excel Окно/Расположить (рис. 7) можно расположить открытые рабочие книги на экране четырьмя способами (рис. 8).

Рисунок 5. Расположение рабочих книг

• рядом – рабочие книги открываются в маленьких окнах, на которые делится весь экран «плиточным» способом;
• сверху вниз – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид горизонтальных полос,
• слева направо – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид вертикальных полос;
• каскадом – рабочие книги (каждая в своем окне) «выкладываются» на экране слоями.

Рисунок 7. Способы расположения рабочих книг

На рисунке 8 представлено окно Excel, в котором книги расположены рядом.

Рисунок 8. Расположенные рядом рабочие книги

Переходы между рабочими книгами. Независимо от того, расположены ли на экране все открытые рабочие книги или они просто «уложены» друг на друга в порядке открытия, можно переходить от одной книги к другой. В Excel предусмотрено несколько быстрых способов перехода к нужной книге. Для этого можно использовать мышь, клавиши экстренного доступа или меню Excel Окно. Вот эти способы:

• щелкнуть на видимой части окна рабочей книги;
• нажать клавиши <Ctrl+F6> для перехода из окна одной книги в окно другой.
• открыть меню Excel Окно. В нижней его части содержится список открытых рабочих книг. Для перехода в нужную книгу необходимо щелкнуть по имени (рис. 9).

Рисунок 9. Переход из одной книги в другую

Копирование данных из одной рабочей книги в другую. С помощью команды Excel Копировать можно копировать данные из одной рабочей книги в другую.

Чтобы скопировать данные из одной рабочей книги в другую, необходимо открыть обе рабочие книги. Выделить данные в первой книге и щелкнуть на кнопке Копировать панели инструментов Стандартная переключиться в другую книгу, перейти в нужный рабочий лист и выделить ячейку, в которую предполагается вставить данные. Щелкнуть на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. Excel скопирует данные во вторую рабочую книгу.

Перенос данных между рабочими книгами. Эта процедура аналогична копированию данных. Отличие заключается в использовании другой кнопки. Здесь необходимо выделить данные в первой рабочей книге и щелкнуть на кнопке Вырезать панели инструментов Стандартная, чтобы извлечь данные. Перейдя в другую рабочую книгу, выделить нужную ячейку и щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. В результате Excel удалит данные из первой рабочей книги и вставит их во вторую.

Существует быстрый способ переноса данных рабочего листа (листов) между рабочими книгами. Он состоит в использовании метода «перетащить и опустить». Сначала нужно открыть книги, задействованные в операции переноса данных. Выбрать из меню Excel команду Окно/Расположить. В открывшемся диалоговом окне Расположение окон выбрать вариант рядом и щелкните на кнопке ОК. При этом необходимо видеть хотя бы небольшую часть окна каждой рабочей книги. Выделить ярлычок листа (листов), который нужно скопировать. Поместить указатель мыши поверх выделенного ярлычка листа, щелкнуть и, не отпуская кнопку мыши, перетащить ярлычок в окно другой рабочей книги. Когда кнопка мыши будет отпущена, лист будет «прописан» в новой (для него) рабочей книге.

Создание связей между рабочими листами и рабочими книгами. Excel позволяет использовать в таблице данные с других листов и из других таблиц.

Связывание – это процесс динамического обновления данных в рабочем листе на основании данных другого источника (рабочего листа или рабочей книги). Связанные данные отражают любые изменения, вносимые в исходные данные.

Связывание выполняется посредством специальных формул, которые содержат так называемые внешние ссылки. Внешняя ссылка может ссылаться на ячейку из другого рабочего листа той же рабочей книги или на ячейку любого другого рабочего листа любой другой рабочей книги. Например, связи между двумя листами достигается за счёт введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом листе.

Excel позволяет создавать связи с другими рабочими листами и другими рабочими книгами трех типов:

• ссылка на другой рабочий лист в формуле связывания с использованием ссылки на лист;
• ссылка на несколько рабочих листов в формуле связывания с использованием трехмерной ссылки;
• ссылка на другую рабочую книгу в формуле связывания. Формула связывания вводится в ячейку, в которой нужно получить результат.

Использование в формуле связывания ссылки на другой рабочий лист. При работе с большим количеством данных и создании многочисленных рабочих листов для хранения этих данных возникают ситуации, когда формула на одном рабочем листе использует данные из другого рабочего листа. Такие формулы весьма полезны, поскольку избавляют от необходимости хранить избыточные данные на многих рабочих листах.

Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные – исходной рабочей книгой.

Чтобы сослаться на ячейку в другом рабочем листе необходимо поставить восклицательный знак между именем листа и именем ячейки. Синтаксис для этого типа формул выглядит следующим образом: =ЛИСТ!Ячейка. Если лист имеет имя, то вместо обозначения лист следует использовать имя этого листа. Например, Отчет!B5.

Если имя содержит пробелы (например, Бюджет 99), то при создании ссылок на другие листы это имя необходимо заключать в одинарные кавычки.

Связывание нескольких рабочих листов. Часто встречаются ситуации, когда формула должна ссылаться на диапазон ячеек, включающий два или даже больше листов в рабочей книге. Обычно это происходит, когда создаются идентичные рабочие листы для распределения бюджета за разные периоды времени, для сведений о работе различных бригад или для сведений о продажах в различных регионах. У пользователя также могут быть разные рабочие листы, но их итоговые значения специально содержатся в ячейках с идентичными адресами. И все эти итоговые значения можно затем свести воедино для получения общего итога в одной формуле, содержащей ссылку на все эти листы и адреса ячеек.

В таких случаях Excel ссылается на диапазоны ячеек с помощью трехмерных ссылок. Трехмерная ссылка устанавливается путем включения диапазона листов (с указанием начального и конечного листа) и соответствующего диапазона ячеек. Например, формула, использующая трехмерную ссылку, которая включает листы от Лист1 до Лист5 и ячейки А4:А8, может иметь следующий вид: =SUM(ЛИСТ1:ЛИСТ5!А4:А8).

Трехмерные ссылки можно включить в формулу и другим способом. Для этого достаточно щелкнуть на рабочем листе, который нужно включить в формулу. Но сначала следует ввести формулу в ячейке, где необходимо получить результат. Когда дойдет очередь до использования трехмерной ссылки, необходимо щелкните на ярлычке первого листа, подлежащего включению в ссылку, затем нажать (и не отпускать) клавишу и щелкнуть на ярлычке последнего листа, подлежащего включению в ссылку. После этого выделить нужные ячейки. Завершив построение формулы, нужно нажать клавишу .

Связывание рабочих книг. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные – исходной рабочей книгой.

Связь между двумя файлами достигается за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле, файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который предоставляет данные – файлом-источником.

Как только связь устанавливается. Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.

При ссылке на ячейку, содержащуюся в другой рабочей книге, используется следующий синтаксис: [Книга]Лист!Ячейка. Вводя формулу связывания для ссылки на ссылку из другой рабочей книги, необходимо использовать имя этой книги, заключенное в квадратные скобки, за которыми без пробелов должно следовать имя рабочего листа, затем восклицательный знак (!), а после него – адрес ячейки (ячеек). Например ‘C:Petrov[Журнал1.хls]Литература’!L3.

Обновление связей. Работая с несколькими рабочими книгами и формулам связывания, необходимо знать, как эти связи обновляются. Будут ли результаты формул обновляться автоматически, если изменить данные в ячейках, на которые есть ссылки в только в том случае, если открыты обе рабочие книги.

Если данные в исходной рабочей книге изменяются в тот момент, когда зависимая книга (которая содержит формулу связывания) закрыта, то связанные данные не обновляются немедленно. Открывая зависимую рабочую книгу следующий раз, Excel запросит подтверждение на обновление данных. Чтобы обновить все связанные данные в рабочей книге, следует выбрать ответ Да. Если имеются связи, которые обновляются вручную, или же пользователь сам хочет обновить связи, необходимо выбрать ответ Нет.

РАБОТА С ЛИСТАМИ КНИГИ

Операции над листами рабочей книги

Выделение рабочих листов. В Excel рабочие листы можно выделить двумя способами:

• Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам позволяют выделить несколько несмежных рабочих листов, для снятия выделения необходимо еще раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку рабочего листа при нажатой клавише Ctrl;
• Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке. Эта команда позволяет выделить диапазон листов. Снятие выделения производится аналогично предыдущему способу, только в данном случае должна быть нажата клавиша Shift.

Приведенные выше способы можно комбинировать между собой. На рисунке 10 показан пример выделенных смежных и несмежных листов.

Рисунок 10. Пример выделенных листов

Кроме того, можно также выделить все листы рабочей книги, для этого следует нажать правой кнопкой мыши на любом из ярлычков и в появившемся меню выбрать команду Выделить все листы.

Добавление новых листов в рабочую книгу. Когда открывается новая рабочую книгу в Excel, в ней уже содержится несколько рабочих листов. По умолчанию установлено три рабочих листа, но это значение можно изменить. Добавить новые листы в рабочую книгу можно двумя способами.

Первый способ: в меню Вставка выбрать пункт Лист либо нажать комбинацию клавиш .

Второй способ: щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа, при этом раскроется контекстно-зависимое меню (рис. 11). В этом меню необходимо выбрать пункт Добавить… При этом откроется окно, представленное на рисунке 12. В этом окне можно выбрать для добавления как чистый лист, так и шаблон. Шаблоны располагаются на вкладке Решения.

Рисунок 11. Добавление нового листа

Рисунок 12. Окно добавления нового листа

Для того чтобы сразу после вставки нового листа добавить в рабочую книгу еще ряд дополнительных листов, следует нажать несколько раз комбинацию клавиш – это клавиатурный эквивалент команды Правка/Повторить вставку рабочего листа. При каждом нажатии указанной клавиши в рабочую книгу будет добавляться один лист.

Перемещение между листами книги. В любой момент времени в рабочей книге активным может быть только один рабочий лист. Активизировать другой рабочий лист можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры, ниже приводятся варианты активизации рабочего листа различными способами:

• щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку нужного листа;
• использовать одну из комбинаций клавиш: – активизируется предыдущий лист, если он существует; – активизируется следующий лист, если он существует.

Если в рабочей книге имеется несколько листов, не все их ярлычки могут быть видимы. Для просмотра других ярлычков листов следует воспользоваться кнопками прокрутки.

Чтобы отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков, нужно перетащить разделитель ярлычков в соответствующем направлении.

Перейти на тот или иной рабочий лист можно также следующим способом: щелкнуть правой кнопкой мыши на одной из кнопок прокрутки, при этом откроется список всех листов рабочей книги, в этом списке можно выбрать нужный лист (рис. 13).

Рисунок 13. Активизация нужно листа из списка

Удаление рабочего листа. Удалить рабочий лист из книги можно двумя способами:

• выполнить команду Правка/Удалить лист;
• щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать команду Удалить из контекстного меню.

Чтобы удалить из рабочей книги несколько листов с помощью одной команды, нужно их предварительно выделить, затем удалить листы с помощью одного из описанных выше методов. Следует отметить, что операция удаления листа из рабочей книги необратима.

Переименование листов. По умолчанию рабочие листы называются Лист1, Лист2 и так далее. Чтобы изменить имя листа, необходимо воспользоваться одним из следующих методов:

• воспользоваться командой Формат/Лист/Переименовать;
• дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлычке листа;
• щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать из контекстного меню команду Переименовать.

После выполнения любого из перечисленных действий Excel выделит ярлычок листа, так что можно будет отредактировать имя листа или заменить его другим.

Имя листа может состоять максимум из 31 символа, причем пробелы не допускаются. В имени листа нельзя использовать следующие символы:

: – двоеточие;

/ – косую черту;

– обратную косую черту;

? – знак вопроса;

* – звездочку.

Хотя Excel позволяет использовать квадратные скобки в именах рабочих листов, лучше их не применять, так как могут возникнуть проблемы в формулах, использующих внешние связи.

Перемещение и копирование листов. Переместить листы в пределах одной книги или из одной книги в другую можно тремя способами:

• щелкнуть на ярлычке листа левой кнопкой мыши и перетащить его в нужное место;
• выбрать команду Правка/Переместить/скопировать лист;
• щелкнуть правой кнопкой мыши по любому из ярлычков и выбрать команду Переместить/скопировать.

При использовании двух последних способов откроется диалоговое окно Переместить или скопировать (см. рис. 14).

Рисунок 14. Диалоговое окно перемещения и копирования рабочих листов.

В этом диалоговом окне в выпадающем списке в книгу: следует выбрать название нужной рабочей книги, а в поле перед листом: должно быть выделено название листа, перед которым будет следовать перемещаемый лист.

Рабочий лист можно также не перемещать, а скопировать, для этого необходимо установить галку Создавать копию.

Если перемещаемый рабочий лист имеет название, совпадающее с названием уже существующего листа в рабочей книге, Excel изменит имя так, чтобы сделать его уникальным. Например, имя Лист1 превратится в Лист1(2).

Чтобы переместить или скопировать несколько листов одновременно, их необходимо предварительно выделить.

При копировании листа в другую рабочую книгу копируются также все имена диапазонов и пользовательские форматы, имеющиеся на этом листе.

Скрывание рабочего листа. Для того чтобы скрыть рабочий лист необходимо выбрать команду Формат/Лист/Скрыть. Активный лист (или выделенные листы) скроются из вида. В каждой рабочей книге должен быть хотя бы один видимый лист, поэтому Excel не позволит скрыть все листы рабочей книги.

Для отображения скрытого листа нужно выбрать команду Формат/Лист/Отобразить. Excel откроет диалоговое окно (см. рис. 15) со списком скрытых листов. В этом окне следует выбрать лист, который нужно отобразить, и щелкнуть на кнопке ОК. В этом диалоговом окне нельзя одновременно выбрать несколько листов, поэтому для каждого листа, который необходимо отобразить, придется повторить указанную команду.

Рисунок 15. Отображение скрытых листов

Изменение масштаба отображения рабочих листов. Excel позволяет изменять масштаб отображения рабочих листов. Обычно стандартным является масштаб 100%. В Excel можно изменять «процент увеличения» от 10 (очень мелкий) до 400 (очень крупный). Использование малого процента увеличения (уменьшение масштаба) позволяет увидеть большую площадь рабочего листа. Это дает возможность оценить компоновку листа в целом. Увеличение же наоборот позволяет видеть мелкие детали текста.

Самый простой способ изменения коэффициента масштабирования активного рабочего листа заключается в использовании инструмента Масштаб (см. рис. 16), который находится в панели инструментов Стандартная. Для изменения масштаба необходимо щелкнуть на кнопке раскрытия списка и выберать нужное значение увеличения. Вид экрана сразу же изменится. Можно также ввести значение увеличения непосредственно в поле инструмента Масштаб. При выборе опции По выделению масштаб рабочего листа изменится так, чтобы отобразить на экране только выделенные ячейки.

Рисунок 16. Изменение масштаба отображения рабочих листов

Увеличение влияет только на активный рабочий лист, поэтому для разных листов выбирать различные коэффициенты масштабирования.

Для более точного выбора коэффициента масштабирования следует воспользоваться командой Вид/Масштаб. Эта команда открывает диалоговое окно Масштаб (см. рис. 17).

Здесь можно выбрать один из переключателей или непосредственно ввести значение из интервала от 10 до 400% в поле ввода, которое находится напротив переключателя произвольный.

Коэффициент масштабирования влияет только на то, как рабочая таблица выглядит на экране. А на ее вид при распечатке он не оказывает никакого влияния.

Рисунок 17. Окно выбора коэффициента масштабирования

Перемещение по таблице. Самый простой способ переместиться в нужную ячейку – щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать курсорные клавиши. В Excel существуют и другие способы перемещения по таблице, облегчающие работу по вводу данных:

• клавиша приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а – в предыдущую. Нажатие клавиши приводит к перемещению на ячейку вниз, а – вверх;
• нажатие несколько раз клавиши и затем клавиши приводит к тому, что курсор переместится под ту ячейку, в которой производилось первичное нажатие клавиши . Это удобно в тех случаях, когда таблица заполняется построчно;
• нажатие сочетаний клавиш приводит к перемещению курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор перемещается к одному из краёв таблицы;
• если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается невыделенной. При этом нажатие клавиш , [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;
• нажатие клавиш / приводит к перемещению на страницу вниз / вверх.

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк.  Чтобы выделить одну ячейку необходимо щелкнуть на ней левой кнопкой мыши.

Для того чтобы выделить связный диапазон ячеек, нужно навести курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, нажать левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигать мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, после этого отпустить левую кнопку мыши.

Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, необходимо выделите сначала первый/первую, затем нажать клавишу , и не отпуская ее, выделить остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение.

Для выделения всей таблицы следует воспользоваться сочетанием клавиш , также всю таблицу можно выделить, щелкнув левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк.

Чтобы выделить всю строку или весь столбец, необходимо щелкнуть на заголовке строки или столбца.

Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, следует навести курсор мыши на начало диапазона, нажать левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигать курсор.

Для одновременного выделения несвязных ячеек, строк и/или столбцов необходимо перед началом процесса выделения нажать клавишу и не отпускать ее, однако убрать из выделения ошибочно выбранные элементы нельзя.

Сочетание клавиш выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие нажимались клавиши управления курсором.

Изменение ширины столбцов и высоты строк. Для изменения ширины столбца или высоты строки необходимо навести курсор мыши на границу между столбцами или строками, курсор изменит свою форму, затем следует нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты). Первое число означает, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. При изменении ширины столбцов число в скобках показывает ширину в пикселях, а при изменении высоты строк – текст какого размера (шрифта) поместится в эту ячейку, число в скобках показывает высоту в пикселях.

Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент). Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое.

Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды «Ширина столбца…» («Высота строки»). После выбора одной из них откроется окно «Ширина столбца» («Высота строки»), в котором можно ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размере шрифта) (см. рис. 18).

Рисунок 18. Изменение ширины столбца и высоты строки

ПЕЧАТЬ КНИГ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТОВ

Предварительный просмотр и печать таблицы Excel

После окончания оформления книги ее можно распечатать. Однако перед печатью макет книги следует просмотреть и при необходимости установить требуемые параметры печати.

Для предварительного просмотра необходимо воспользоваться командой Файл/Предварительный просмотр или нажать кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная.

Макет рабочей книги будет показан в окне предварительного просмотра. Документ можно просмотреть, используя линейки прокрутки и панель инструментов предварительного просмотра (см. рис. 19).

Рисунок 19. Панель инструментов предварительного просмотра

Панель инструментов имеет следующие кнопки:

• кнопки Далее и Назад предназначены для просмотра следующих и предыдущих страниц книги;
• кнопка Печать служит для печати книги;
• кнопка Страница предназначена для перехода в диалоговое окно Параметры страницы;
• если нажать на кнопку Поля, на странице появятся пунктирные линии, обозначающие границы полей и колонтитулов, а также маркеры ширины столбцов, для изменения размера поля с помощью мыши следует перетащить маркер левого поля (размер поля можно увидеть в строке состояния в нижней части экрана);
• Кнопка Разметка страницы служит для перехода в режим разметки, в этом режиме можно изменить границы с помощью мыши;
• Кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима просмотра.

Параметры печати

Перед выводом на печать для созданной таблицы можно задать дополнительные установки. Эти установки задаются в диалоговом окне команды Параметры страницы из меню Файл (см. рис. 20).

Рисунок 20. Диалоговое окно Параметры страницы

В таблице 1 приведены опции настройки опции настройки страницы.

Таблица 1. Опции настройки страницы

Опции	Закладка	Назначение
Ориентация	Страница	Ориентация представлена двумя вариантами: вертикальным   расположением страницы; горизонтальным расположением страницы
Масштаб	Страница	Подбор масштаба таблицы при выводе на печать. Опция Разместить не более чем на используется для сжатия таблицы так, чтобы она уместилась на установленном количестве страниц
Размер бумаги	Страница	Выбор различных размеров бумаги
Границы	Поля	Определение верхних, нижних, левых и правых границ. Установки для области верхнего или нижнего колонтитула от края страницы
Центрировать	Поля	Область печати может быть центрирована горизонтально или вертикально на странице
Создать верхний/нижний колонтитул	Колонтитулы	Определение верхнего и нижнего колонтитула в книге
Сквозные строки, Сквозные столбцы	Лист	Выбор строк и столбцов, которые будут использоваться как фиксированные заголовки на каждом печатающемся листе. Функция у таких заголовков такая же, как и у заголовков, созданных с помощью команды Закрепить области
Сетка	Лист	Включение и отключение печати линий сетки, по умолчанию — значение опции Включено
Черно-белая	Лист	Подавление цвета при печати
Заголовки строк и столбцов	Лист	Включение и отключение вывода на печать заголовков строк и столбцов, обозначенных буквами и цифрами

Печать рабочих листов книги Excel

Для печати данных в таблице следует нажать кнопку Печать, которая находится на панели инструментов Стандартная. Для задания установок печати нужно воспользоваться командой Файл/Печать, при этом появится окно диалог Печать (см. рис. 21).

Рисунок 21. Диалоговое окно Печать

Окно диалога Печать может использоваться для определения нескольких копий или выбора страниц, листов или областей рабочей книги, которые будут отпечатаны.

Excel позволяет распечатать не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую область печати. Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолчанию будет печатать только ее для всех рабочих листов.

Для каждого листа можно задать свою собственную область печати, для этого необходимо сделать следующее:

1. Выделить область рабочего листа, которая будет определена как область печати.
2. Выбрать команду Область печати в меню Файл.
3. Выбрать Задать. Ограничительная линия появится вокруг выделенной области.

Для очистки предварительно определенной области печати нужно выбрать команду Область печати в меню Файл, затем Убрать.

Параметры печати многостраничной таблицы устанавливаются в диалоговом окне при выборе закладки Лист команды Параметры страницы из меню Файл (см. рис. 22).

Рисунок 22. Закладка Лист команды Параметры страницы

При многостраничной печати в полях Сквозные строки и Сквозные столбцы задаются адреса строк/столбцов, содержащих заголовки таблицы.

Последовательность вывода страниц для многостраничных таблиц задается установкой переключателей и показана стрелкой внизу экрана.

Подготовка данных к печати. Для подготовки данных к печати необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть файл и перейти на нужный лист.
2. В меню Файл выбрать команду Параметры страницы и перейти на закладку Поля.
3. Установить нужные параметры полей.

Размещение таблицы на заданном числе страниц. Чтобы разместить распечатываемые данные на одной странице, необходимо уменьшить их масштаб, для этого следует выполнить следующие действия:

1. Перейти на нужный рабочий лист.
2. Убедиться, что данная таблица занимает в ширину не более одной страницы.
3. В окне просмотра нажать на кнопку Страница для перехода в диалоговое окно Параметры страницы.
4. Выбрать закладку Страница.
5. Выбрать ориентацию страницы.
6. Установить переключатель Разместить не более чем на и ввести нужную цифру в поле стр. в ширину.
7. Нажать на кнопку Просмотр для того, чтобы убедиться, что данные при печати умещаются на одной странице.

Разделение документа на страницы. Для больших таблиц Excel автоматически производит разбивку на страницы, однако иногда необходимо задать разделение на страницы принудительно, для этого следует выполнить следующие действия:

1. Выделить строку, с которой необходимо начать новую страницу.
2. В меню Вставка выбрать команду Разрыв страницы.

Excel вставит конец страницы (широкую пунктирную линию) над выделенной строкой.

Задание заголовков для печати. Если требуется, чтобы названия столбцов в первой строке рабочего листа печатались на каждой странице в качестве заголовков, то необходимо выполнить следующие действия:

1. В диалоговом окне Параметры страницы выбрать закладку Лист.
2. Выбрать поле Сквозные строки (в поле должен мигать текстовый курсор).
3. На рабочем листе выделить с помощью мыши первую строку. При необходимости переместить окно диалога Параметры страницы так, чтобы оно не мешало выделять нужные строки и столбцы.
4. Нажать на кнопку Просмотр, чтобы войти в режим просмотра перед печатью.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были рассмотрены основы работы с книгами Excel, ее листами, коротко изложена история развития табличного процессора Excel, показаны его основные возможности при работе с книгами и листами.

В данной работе было рассмотрено следующее:

• основные элементы электронной таблицы и особенности экранного интерфейса Microsoft Excel;
• способы создания новой рабочей книги;
• выполнение операций с книгами;
• операции над листами рабочей книги;
• печать книг и ее элементов.

К работе прикладывается презентация, наглядно демонстрирующая особенности работы с книгами Excel и ее листами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Е.В. Михеева. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Москва изд.центр «Академия». 2006 год.5-е издание.
2. Э.В. Фуфаев. Пакеты прикладных программ. Уч. пособие для НПО – Москва. Изд. центр «Академия», 2-е издание, 2006 год.
3. Е.В. Михеева. Информатика: Учебник для СПО – Москва. Изд. центр «Академия», 2007 год.

Московский
учебный центр АФ «Конто» Тольяттинский филиал

Московский
учебный центр        «А.Ф. КОНТО»                       Тольяттинский филиал

Табличный редактор Microsoft Excel

Методические
рекомендации

Баринова
И.Е.

     Данное пособие предназначено для изучения
базового курса по Microsoft Excel. Дано понятие табличного редактора, его
возможности и области применения. Рассмотрены логика табличного редактора и
вычисления в Microsoft Excel. Показана работа с относительными и абсолютными
ссылками. Уделено внимание созданию серий и построению диаграмм. Частично
рассмотрены возможности работы с базами данных в Microsoft Excel. Также
частично рассмотрены специальные возможности: автоформат, поиск решения
(решения уравнений), создание сценариев и отчетов по ним, создание макроса и
активной кнопки.

          Данное пособие предназначено для
студентов обучающихся по специальностям «Авиационные приборы и
измерительно-вычислительные комплексы» и «Экономика и управление
производством».

Оглавление

1.   Введение…………………………………………………………………………………. 6

1.1.     Понятие табличного редактора………………………………………………………………. 6

1.2.     Особенности Microsoft® EXCEL……………………………………………………………. 6

1.2.1.  Ключевые преимущества…………………………………………………………………………….. 7

1.2.2.  Что дает Microsoft Excel…………………………………………………………………………….. 7

1.2.3.  Требования к конфигурации компьютера……………………………………………………… 9

1.3.     Возможности……………………………………………………………………………………………… 9

1.3.1.  Интеграция в Microsoft Office…………………………………………………………………….. 11

1.3.2.  Мастера……………………………………………………………………………………………………. 11

1.3.3.  Специальные возможности……………………………………………………………………….. 11

1.3.4.  Программирование в Exсel…………………………………………………………………………. 12

1.4.     Области применения……………………………………………………………………………….. 12

2.   Общие понятия………………………………………………………………….. 13

2.1.     Логика табличного редактора………………………………………………………………. 13

2.2.     Вид и основные понятия………………………………………………………………………… 13

2.2.1.  Рабочая книга и рабочий лист……………………………………………………………………. 13

2.2.2.  Строка состояния…………………………………………………………………………………….. 15

2.2.3.  Основные правила………………………………………………………………………………………. 15

2.2.4.  Ячейка……………………………………………………………………………………………………….. 16

2.3.     Окна Excel………………………………………………………………………………………………… 17

2.4.     Ввод и редактирование данных……………………………………………………………. 22

2.5.     Меню и пиктограммы……………………………………………………………………………… 24

2.5.1.  Панели инструментов……………………………………………………………………………….. 24

2.6.     Формат данных………………………………………………………………………………………… 28

3.   Вычисления в Excel.
Формулы и функции………………. 31

3.1.     Формулы……………………………………………………………………………………………………. 31

3.2.     Использование ссылок и имен……………………………………………………………… 31

3.3.     Перемещение и копирование формул.
Относительные и абсолютные ссылки.           33

3.4.     Функции…………………………………………………………………………………………………….. 34

3.4.1.  Понятие функции………………………………………………………………………………………. 34

3.4.2.  Типы функций……………………………………………………………………………………………. 35

3.4.3.  Мастер функций………………………………………………………………………………………… 36

4.   Серии и диаграммы………………………………………………………….. 39

4.1.     Серии………………………………………………………………………………………………………….. 39

4.1.1.  Прогрессия………………………………………………………………………………………………… 39

4.1.2.  Создание серий………………………………………………………………………………………….. 40

4.2.     Диаграммы и графики…………………………………………………………………………….. 42

4.2.1.  Типы диаграмм………………………………………………………………………………………….. 42

4.2.2.  Построение диаграмм……………………………………………………………………………….. 42

4.2.3.  Редактирование диаграмм…………………………………………………………………………. 47

5.   Работа со Списками и Базы данных в Excel……………. 48

5.1.1.  Формирование списка………………………………………………………………………………… 49

5.2.     Работа с командой Форма……………………………………………………………………… 49

5.3.     Поиск в базе данных……………………………………………………………………………….. 50

5.4.     Сортировка базы данных……………………………………………………………………….. 51

5.5.     Фильтрация данных в списке………………………………………………………………… 52

5.6.     Подведении итогов в базе данных……………………………………………………….. 53

5.6.1.  Вставка промежуточных итогов………………………………………………………………. 55

5.6.2.  Создание диаграммы закупочных цен…………………………………………………………. 57

6.   Некоторые специальные возможности………………….. 60

6.1.     Автоформат………………………………………………………………………………………………. 60

6.2.     Решения уравнений…………………………………………………………………………………. 60

6.3.     Создание сценариев………………………………………………………………………………… 61

6.4.     Отчет по сценариям………………………………………………………………………………… 63

6.5.     Создание макроса…………………………………………………………………………………… 63

6.6.     Создание активной кнопки……………………………………………………………………. 64

6.6.1.  Excel 95……………………………………………………………………………………………………… 64

6.6.2.  Excel 97……………………………………………………………………………………………………… 64

7.   Некоторые особенности (для углубленного
изучения)     66

7.1.     Полезные советы при работе с Excel 95 и Excel 97……………………………. 66

7.1.1.  Создание Web-страницы……………………………………………………………………………. 66

7.1.2.  Использование Web-запросов……………………………………………………………………… 66

7.1.3.  Сохранение файла Microsoft Excel 97 сразу в двух форматах………………………. 66

7.1.4.  Связь надписи с ячейкой электронной
таблицы………………………………………….. 67

7.1.5.  Блокировка доступа к личным ячейкам
электронной таблицы……………………. 67

7.1.6.  «Повышение» точности
вычислений формул………………………………………………. 68

7.1.7.  Перевод строки в ячейке таблицы……………………………………………………………… 68

7.1.8.  Локальное имя (использование одного и
того же имени на разных листах)… 68

7.1.9.  Отображение чисел с лидирующими нулями………………………………………………. 68

7.1.10.    Использование специальных символов в
формате……………………………………. 68

7.1.11.    Удалении ячеек рабочего листа без
«порчи» ссылок на удаленные ячейки… 68

8.   СпрАвочный материал……………………………………………………. 69

8.1.     Функциональные и «горячие» клавиши………………………………………………. 69

8.1.1.  Функциональные клавиши…………………………………………………………………………… 69

8.1.2.  «Горячие» клавиши…………………………………………………………………………………….. 70

8.2.     Некоторые функции в EXCEL………………………………………………………………… 73

8.2.1.  Математические функции…………………………………………………………………………. 73

8.2.2.  Как к дате добавлять месяцы……………………………………………………………………. 74

Список литературы……………………………………………………………….. 75

Как устроено это пособие

          Настоящее пособие может служить
одновременно руководством, учебным пособием и исчерпывающим справочником по
Microsoft Excel. Оно было создано, с целью дать представление об Excel его
возможностях и особенностях, при этом предполагается, что читатель умеет работать
в Microsoft Windows.

          В данном пособие описывается две
версии Microsoft Excel 95 и 97. Второе издание данного пособия будет полностью
посвящено версии Microsoft Excel 97 или Microsoft Excel 2000.

Соглашения

          В этой книге комбинация клавиш,
разделенная знаком + (плюс), например, Ctrl+A
означает: Нажмите первую клавишу, и, не отпуская ее, нажмите вторую, т. е. Ctrl+A значит: Нажмите клавишу Ctrl, и, не отпуская ее, нажмите
клавишу А. Если же две клавиши разделены запятой, например, Alt, F то это, значит Нажмите и
отпустите первую клавишу, затем нажмите вторую.

          Вместо многословных предложений
вроде: «Раскройте меню Файл, и затем выберите команду Печать»,
принято такое написание: «Выберите из меню Файл | Печать».

          Адреса ячеек и формулы записаны в
следующем виде: V5.

          Обратите внимание: как и большинство
приложений Windows, Microsoft Excel использует символы разделителей
(десятичные, разрядов, даты и времени), которые указаны в разделе Стандарты
| Панели Управления Windows.

1.    Введение

1.1.  Понятие
табличного редактора

          Табличные редакторы (иногда их
называют также электронные таблицы) на сегодняшний день, одни из самых
распространенных программных продуктов, используемые во всем мире. Они без
специальных навыков позволяют создавать достаточно сложные приложения, которые
удовлетворяют до 90% запросов средних пользователей.

          Табличные редакторы появились
практически одновременно с появлением персональных компьютеров, когда появилось
много простых пользователей не знакомых с основами программирования. Первым
табличным редактором, получившим широкое распространение, стал Lotus 1-2-3,
ставший стандартом де-факто для табличных редакторов:

·       
Структура таблицы (пересечения строк и столбцов
создают ячейки, куда заносятся данные);

·       
Стандартный набор математических и бухгалтерских[1] функций;

·       
Возможности сортировки данных;

·       
Наличие средств визуального отображения данных
(диаграмм).

          В СССР получили широкое
распространение два табличных редактора SuperCalc и Quattro Pro. С появлением Microsoft^® Windows и его приложений
стандартом де-факто стал табличный редактор Microsoft^® Excel.

1.2.  Особенности
Microsoft® EXCEL

          Microsoft Excel ‑ средство для
работы с электронными таблицами, намного превышающее по своим возможностям
существующие редакторы таблиц, первая версия данного продукта была разработана
фирмой Microsoft в 1985 году. Microsoft Excel ‑ это простое и удобное средство,
позволяющее проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о
результате заинтересованную аудиторию, используя Internet. Microsoft^®
Excel разработан фирмой Microsoft, и является на сегодняшний день самым
популярным табличным редактором в мире. Кроме стандартных возможностей его
отличает следующие возможности, он выводит на поверхность центральные функции
электронных таблиц и делает их более доступными для всех пользователей. Для
облегчения работы пользователя упрощены основные функции, создание формул,
форматирование, печать и построение графиков.

1.2.1.       Ключевые преимущества

·       
Эффективный анализ и обработка данных;

·       
Богатые средства форматирования и отображения данных;

·       
Наглядная печать;

·       
Совместное использование данных и работа над
документами;

·       
Обмен данными и информацией через Internet и
внутренние Intranet-сети.

1.2.2.       Что дает Microsoft Excel

Эффективный анализ и обработка данных

·       
Быстрый и эффективный анализ, удобные средства для
работы с данными (мастер сводных таблиц позволяет быстро обрабатывать большие
массивы данных и получать итоговые результаты в удобном виде);

·       
Механизм автокоррекции формул автоматически
распознает и исправляет ошибки при введении формул. Microsoft Excel умеет
распознавать 15 наиболее распространенных ошибок, которые допускаются
пользователями при вводе формул в ячейку. Например, автоматически исправляются
ошибки, связанные с неправильными ссылками, полученными в результате
перемещения ячеек. Введенный по ошибке символ «х» автоматически
преобразовывается в знак умножения и т.д. Естественно, при этом Excel сначала
спрашивает пользователя, нужно ли производить исправление;

·       
Использование естественного языка при написании
формул;

·       
Проведение различных вычислений с использованием
мощного аппарата функций и формул;

·       
Исследование влияния различных факторов на данные;

·       
Решение задач оптимизации;

·       
Получение выборки данных, удовлетворяющих
определенным критериям;

·       
Построение графиков и диаграмм;

·       
Статистический анализ данных. В Excel для Windows
есть настолько мощный аппарат математической статистики, что вы можете
заниматься статистическим моделированием.

Богатые средства форматирования и отображения данных

·       
Средства форматирования делают оформление таблиц
более ярким и понятным (возможности слияния ячеек в электронной таблице,
поворот текста в ячейке на любой угол, начертание текста в ячейке с отступом);

·       
Мастер создания диаграмм позволяет сделать
представление данных в таблицах более наглядным (более удобный и мощный мастер
создания диаграмм, кроме стандартных, новые типы диаграмм — диаграммы в виде
круглых столбиков, тетраэдров, в виде «бубликов» и др.).

Наглядная печать

·       
Многие пользователи сталкивались с проблемами при
печати сложных электронных таблиц. Многие трудности связаны с недостаточно
точным определением области печати, т.е. того, какая часть электронной таблицы
будет напечатана. Поэтому Microsoft Excel обеспечивает предварительный просмотр
границ печатаемой области. После включения режима отображения границ печатаемых
областей поверх таблицы появляется сетка, которая показывает, какая часть
таблицы будет напечатана на какой странице. При необходимости уместить на одной
странице дополнительное количество столбцов или строк таблицы, достаточно
просто перетянуть границу страницы в нужное место и Microsoft Excel сам
рассчитает необходимое изменение шрифта и масштаба изображения при печати
указанного диапазона ячеек на одной странице.

Совместное использование данных и работа над документами

·       
Теперь для пользователей Microsoft Excel доступен
режим реальной многопользовательской работы. Несколько разных пользователей
могут одновременно работать с одной и той же таблицей и даже документировать
внесенные изменения. Аналогично режиму исправлений в Microsoft Word, теперь можно
оставлять комментарии о том, кто и когда внес изменения в данную ячейку

Обмен данными и работа в Internet

·       
Возможность использовать самые свежие данные. С
помощью Microsoft Excel Вы можете получать их в виде электронных таблиц прямо
Web-серверов в Internet. Microsoft Excel содержит встроенные функции,
позволяющие легко помещать на Web-сервер документы, созданные в среде Microsoft
Excel. К их числу относятся: мастер сохранения документа в формате HTML,
средство просмотра содержимого документов Microsoft Excel для пользователей, не
работающих с этим приложением и ряд других;

·       
Вы можете использовать встроенный Internet
Assistant для преобразования таблицы в формат HTML и публикации на Web-сервере.
Microsoft Excel позволяет импортировать данные из HTML-документов, найденных на
Web-сервере, восстанавливая при этом формат и оформление таблицы. После импорта
данные доступны для выполнения любых операций в Microsoft Excel;

·       
Web Queries. В Microsoft Excel 97 имеется операция
создания запроса к данным, хранящимся на Web-сервере. Можно создать постоянную
ссылку на страницу в Internet и данные в таблице будут обновляться
автоматически.

1.3.  Возможности

          Справка и помощник по работе с
электронными таблицами Помогает пользователям научиться эффективной работе
с электронными таблицами. Предоставляет полезные советы и решения. Отвечает на
вопросы доступным пользователю языком.

          Удобство ввода формул Пользователи
могут писать уравнения, пользуясь простой терминологией. В формулах вместо
ссылок на ячейки можно использовать названия колонок и рядов (например: Цена*Количество
вместо А1*А2), что облегчает создание и понимание вычислений.

          Просмотр макета страницы Предоставляет
возможность задать точное расположение информации на каждой печатной странице.

          Заказные ячейки Пользователи
могут «проникнуть за сетку» обычной электронной таблицы, чтобы данные выглядели
согласно их требованиям.

          Контроль изменений В случае
нескольких пользователей упрощается контроль изменений в рабочем каталоге
(выделяются изменения, внесенные другими пользователями). Для каждой выделенной
ячейки имеются сведения о том, что было изменено, когда и кем.

          Гиперссылки Во все документы
Excel 97 можно вставлять гиперссылки для доступа к нужным документам независимо
от их местонахождения.

          Открытие из URL Большая
гибкость при совместном использовании данных в Intranet. Пользователи легко
могут открывать файлы Excel или HTML из HTTP- и FTP-серверов при помощи команды
Excel 97 «Открыть файл«.

          Публикация в режиме
«online» — запись в URL Облегчает размещение тетрадей Excel на
HTTP- и FTP-серверах сети Intranet. Теперь каждый может просматривать и
использовать данные электронных таблиц, помещенных в совместную сеть Intranet
или в глобальную сеть

          Работа с HTML-документами Excel
97 работает с документами HTML так же легко, как и со своими документами (*.xls).
Форматирование и гиперссылки сохраняются, а пользователи получают возможность
динамического анализа данных, а не простого их просмотра.

          Среда разработки Visual Basic®
(VBE) Среда VBE совместима со средой Visual Basic 5.0. В ней имеется
улучшенный редактор кодов, броузер иерархических объектов, многооконный
отладчик, окно свойств, анализатор проекта и конструктор

          Мастер диаграмм Расположение всех параметров графиков в одном месте ускоряет их
создание и редактирование.

          Тетради коллективного пользования
В этих тетрадях несколько пользователей могут одновременно открыть один
документ, не получая сообщения «файл уже открыт». Можно изменять
данные, форматирование, редактировать формулы и даже добавлять и удалять
ячейки.

          Сохранение в гипертекстовом
формате (HTML) Пользователи могут автоматически преобразовывать свои
таблицы, созданные при помощи программы Excel, в HTML-формат для того, чтобы
размещать их в Интернете или в сети Intranet. Диаграммы теперь можно записывать
в формате GIF с улучшенными возможностями преобразования.

          Просмотр документов Excel Пользователи
могут публиковать документы Excel так, чтобы их могли просматривать и те, у
кого нет программы Excel. Программа Excel Viewer позволяет, не пользуясь
программой Excel, просматривать, копировать, увеличивать, фильтровать, печатать
и следовать гиперссылкам в документах Excel.

1.3.1.       Интеграция в Microsoft Office

          Microsoft Excel является составной
частью офисного пакета Microsoft Office, тесно интегрированный с остальными
приложениями входящими в пакет, что позволяет импортировать и экспортировать
данные из других приложений, создавать связанные документы и сохранять единый стиль
в них.

          Меню и панели инструментов Excel
максимально соответствуют меню и панелям Microsoft Word. Все диалоговые окна
приложений Windows, созданных Microsoft, выдержаны в едином стиле. Ярлычки
вкладок в верхней части диалогового окна, подобные ярлычкам листов в нижней
части окна рабочей книги, позволят быстро переходить от одной вкладки к другой.
Например, различные вкладки диалогового окна Формат ячеек дают
возможность установить числовые форматы, типы выравнивания, шрифты, рамки,
добавить узоры, установить защиту ячеек и многое другое.

          Реализована возможность
перетаскивания данных из Excel в (и иные приложения из пакета Microsoft
Office), а также поддержка второй версии протокола связи и внедрения объектов
(Object Linking and Embedding, OLE 2.)

1.3.2.       Мастера

          Для облегчения работы в Microsoft
Excel предусмотрены различные средства, облегчающие рутинную работу. Одним из
таких средств являются Мастера (помощники). Их несколько:

·       
Мастер Диаграмм,
позволяющий упростить построение диаграмм;

·       
Мастер Функций, позволяющий
упростить написание функций;

·       
Мастер Подсказок, для
быстрого поиска информации (хотя он и не является мастером, в строгом смысле
этого слова).

·       
Мастер Web-страниц, для
создания HTML-страницы при помощи Microsoft Excel.

·       
Мастер шаблонов,
позволяет создать новый шаблон или базу данных.

·       
Мастер сводных таблиц
позволяет анализировать не только любой срез имеющейся информации, но и
упорядочивать столбцы, строки и заголовки страниц методом перетащить и
отпустить.

·       
Мастер преобразований,
позволяет конвертировать документы в Excel из других форматов.

1.3.3.       Специальные возможности

          В Microsoft Excel включены некоторые
возможности, которые позволяют упростить работу и выполнить необходимые вам
вычисления.

          К первым относится автозаполнение
таблицы. Режим Автозаполнение, позволяющий создавать последовательности
из числовых или текстовых значений, практически не вводя данные вручную, также
расширен. В Microsoft Excel возможно создавать свои собственные режимы
автозаполнения. Например, если Вам понадобится создать листы с заголовками типа
Январь, Февраль, Март и т.д., режим Автозаполнение к Вашим
услугам. Более того, команда Сортировка обрабатывает теперь и
пользовательские (т.е. созданные) списки Автозаполнения, так что Вы
всегда сумеете отсортировать свои данные.

          Ко второму относится команда Автосуммирование,
позволяющая складывать числовые значения одним щелчком мыши, дает возможность
сделать это одновременно и со строками, и со столбцами. По этой команде Вы
можете подводить общие итоги даже в таблицах с промежуточными итогами.

          Также существует такая возможность,
как Подбор параметров (получить необходимый результат изменяя исходные
данные) и Поиск решения (нахождение корней уравнений).

          Еще одной интересной особенностью Excel является возможность работы с географическими картами Карта….

1.3.4.       Программирование в Exсel

          Microsoft Excel это первое
приложение со встроенным макроязыком программирования Microsoft Visual Basic
для приложений (Visual Basic for Applications, VBA). VBA значительно упрощает
создание управляемых макросами приложений. Кроме того, Excel содержит новый
редактор диалоговых окон, новый редактор меню и новый отладчик.

          Для удобства пользователей Microsoft
Excel поддерживает макросы, созданные в предыдущих версиях Excel, и макросы,
импортированные из Lotus 1-2-3.

1.4.  Области
применения

          Excel, как
видно из всего сказанного выше очень мощный инструмент для решения задач
имеющих дело с массивами разнообразных данных, поэтому область его применения
обширна, начиная от бухгалтерских и складских задач и заканчивая расчетами
энергетики спутниковых линий. В Excel удобно решать задачи
линейной алгебры, такие как работа с матрицами и др. Так же есть все возможности по полноценной работе (сортировка,
выборка, сводные таблицы, анализ) с базами данных Благодаря наличию языка
программирования в Excel возможно создания различных
пользовательских программ, которые автоматизируют специфические стандартные
задачи.

2.    Общие понятия

2.1.  Логика
табличного редактора

          Любая таблица состоит из строк и
столбцов, как правило строки нумеруются цифрами 1, 2, 3 и
т.д. до 16384, а столбцам присваивается соответствие латинскому
алфавиту A, B, C и т.д. Причем когда алфавит заканчивается, за Z
следует AA, AB, AC и т.д. до IV. Пересечения строк
и столбцов образует ячейки, каждая ячейка имеет адрес, который обозначается
именем столбца и номером строки. Например B5.

Рис. 1. Рабочий лист Excel

          В ячейки заносятся данные. В
дальнейшем при обращении к эти данным всегда идет ссылка на адрес ячейки где
они расположены. Например в Е9 расположено число 5. Если
необходимо провести какие-либо действия с этими данными например сложить два
числа 4 из ячейки A1 и 4 из ячейки C7 и поместить их сумму в ячейку C3, то в ячейке C3 вводится формула =A1+C7 и
в ячейки C3 появляется результат 8. Подробнее об
этом будет рассказано в Главе 3 «Вычисления в Excel. Формулы и функции».

2.2.  Вид и
основные понятия

2.2.1.       Рабочая книга и рабочий лист.

Рабочий лист      — это
собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel
для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в
столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги.

Рабочие книги     — это
файлы MS Excel, которые могут содержать один или несколько рабочих листов.
Такие файлы имеют расширение .xls.

          Если вы посмотрите на изображенное
окно Excel, то вы заметите, что оно содержит множество
различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows,
остальные есть только в окне Excel.

          Обратите внимание: рабочая область
главного окна Excel занята окном рабочей книги, состоящей из рабочих листов.
Щелкнув мышью на любой ячейке рабочего листа — вы сделаете ее текущей (она
пометится рамкой). В поле имени, будет показан адрес текущей ячейки,
например А1. Как и во многих других программах в среде Windows,
вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным
заголовком — это окно мы будем называть окном рабочей книги, так как в таком
окне можно обрабатывать несколько рабочих листов.

1.  
Поле
названия главного окна.

2.  
Строка
меню.

3.  
Кнопки
управления

4.  
Панели
инструментов.

5.  
Поле
имени.

6.  
Строка
формулы.

7.  
Строка
состояния

8.  
Поле
названия окна рабочей книги (дочернее окно Excel).

9.  
Активный
лист рабочей книги.

10.Кнопка выделения всего листа.

11.Активная (текущая) ячейка.

12.Имя столбца.

13.Имя строки.

Рис. 2. Элементы рабочего листа

          В окне Excel, как и в других
программах Windows, под заголовком окна находится строка меню. Она содержит
главное меню Excel. Посредством команд из этого меню можно выполнить все
возможные действия над рабочими книгами и данными в таблицах.

2.2.2.       Строка состояния

          Полоса внизу экрана, на которой
выводится информация о выбранной команде или выполняемой операции. Выделенная
команда коротко описывается в левой части строки состояния. Здесь также
указывается информация о выполняемой операции, такой, как открытие или
сохранение файла, копирование ячеек или запись макроса. Правая часть строки
состояния показывает, включены ли ключи, такие, как CAPS LOCK, SCROLL LOCK или
NUM LOCK.

2.2.3.       Основные правила

          После запуска Excel на экране появляется
рабочая книга Книга1, содержащая 16 рабочих листов. Каждый лист представляет
собой таблицу, состоящую из строк и столбцов.

          На основном экране расположены
следующие объекты: строка основного меню, две панели инструментов Стандартная и
Форматирование, строка формул, поле имени, строка состояния, полосы прокрутки.

          Взаимодействие с Excel
осуществляется посредством выбора команд из основного меню. Все команды
являются иерархическими. В результате выбора одной из таких команд на экране
появляется ее ниспадающее меню.

          Для выполнения команды из основного
меню поместите курсор мыши на требуемую команду и нажмите кнопку мыши.

          Для отказа от выбора опции
ниспадающего меню после его появления на экране нажмите клавишу Esc и вы попадете в меню предыдущего
уровня.

          Для получения справочной информации
нажмите мышью знак ? из основного меню. Появится меню, в котором
выберите команду Вызов справки. Также, окно диалога многих команд
содержит кнопку Справка, при нажатии которой Excel обеспечит вас
информацией о том, как пользоваться этим окном диалога.

          Кнопка Справка, расположенная
на панели инструментов Стандартная, добавляет к курсору мыши
вопросительный знак ?. После этого информацию о командах и элементах
экрана можно получить, если установить в нужное место указатель мыши с
вопросительным знаком и нажать левую кнопку мыши.

          После завершения текущего сеанса
работы в Excel выполните команду Файл | Выход.

2.2.4.       Ячейка

Ячейка         — это
основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо
информация (текст, значения, формулы )

Структура ячейки Excel:

Рис. 3. Уровни ячейки

1-й уровень
содержит видимое на экране изображение (т.е. отформатирован­ный текст) или
результат вычисления формулы).

2-й уровень
содержит форматы ячейки (формат чисел, шрифты, выключатель (включатель) признак
показывать или нет ячейку, вид рамки, защита ячейки).

3-й уровень
содержит формулу, которая может состоять из текста, числа или встроенных
функций.

4-й уровень
содержит имя ячейки, это имя может использоваться в формулах других ячеек, при
этом обеспечивается абсолютная адресация данной ячейки.

5-й уровень
содержит примечания данной ячейки (произвольный текст). Если ячейка содержит
примечание, то в правом верхнем углу появляется красный квадратик (точка)

Блоки ячеек

          Для работы с несколькими ячейками
сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим
образом: Щелкнув на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу
указателем. При этом будет произведено выделение смежных ячеек. Блок описывается
двумя адресами, разделенными знаком двоеточия — адресом верхней-левой и
нижней-правой ячеек. На рисунке, например, выделен блок: A2:D4.

Рис. 4. Создание блока ячеек

Рис. 5. Блок ячеек

2.3.  Окна
Excel

          Команда Новое Окно (меню Окно)
создает дополнительное окно для активной рабочей книги, так что Вы можете
просматривать различные части рабочей книги одновременно.

Можно открыть более, чем одно новое окно для
данного листа или рабочей книги; их максимальное количество ограничено только
объемом доступной памяти.

          Строка заголовка показывает имя
рабочей книги, за которым после двоеточия следует номер нового окна. Например,
второе окно рабочей книги BUDGET.XLS будет названо BUDGET.XLS:2.

          Команда Упорядочить все (меню
Окно) Отображает все открытые документы в окнах так, чтобы они не
перекрывались на экране. Данный режим используется для того, чтобы отобразить
окна, которые не видны, или чтобы организовать размещение окон на экране.

Рис. 6. Команда Расположение окон

Команда Расположение предоставляет способы упорядочения расположения окон.

          Команда Упорядочить все (меню
Окно) Отображает все открытые документы в окнах так, чтобы они не
перекрывались на экране. Данный режим используется для того, чтобы отобразить
окна, которые не видны, или чтобы организовать размещение окон на экране.

          Окна Активной Рабочей Книги, если этот флажок установлен, то команда Упорядочить
упорядочивает только окна активной рабочей книги. Если флажок не установлен, то
команда Упорядочить упорядочивает все не скрытые окна.

Рис. 7.

Команда Рядом размещает все открытые окна рабочих книг мозаикой в рабочей области главного окна.

Рис. 8.

Команда Сверху вниз размещает окна как вертикальные полосы слева направо.

Рис. 9.

Команда Слева направо накладывает окна друг на друга по всему экрану.

Рис. 10.

Команда Каскадом размещает окна как горизонтальные полосы сверху вниз.

          Команда Упорядочить Значки
упорядочивает все свернутые в значки окна. Эта команда доступна только в том
случае, если свернутое окно активно. Значки упорядочены горизонтально слева
направо в низу окна приложения.

Рис. 11.

          Команды Скрыть и Показать
Скрывают окно активной рабочей книги или показывают скрытое ранее окно. Окно,
которое будет показано выбирается из списка скрытых окон. Хотя скрытое окно и
не видно, оно по прежнему открыто. Можно скрыть рабочую книгу, которая должна
быть открыта, но не обязана быть видимой. Если окно рабочей книги защищено паролем,
то пароль будет запрошен и при скрытии окна.

          Дополнения не могут быть сделаны
видимыми при помощи команды Показать. Если все окна скрыты, то команда Показать
перемещается из меню Окно в меню Файл.

Команды Разбить и Удалить Разбиение (меню Окно)

Рис. 12. Разбиение окна

          Команда Разбить разбивает
активное окно на два или четыре подокна. Эта команда позволяет прокручивать
подокна одновременно. Два горизонтальных подокна всегда будут иметь одинаковые
заголовки столбцов; два вертикальных подокна всегда будут иметь одинаковые
заголовки строк.

          Используйте команду Фиксировать
Подокна для отмены прокрутки в верхнем, левом или обоих подокнах разбиения.

          Команда Удалить Разбиение
удаляет разбиение в активном окне. Эта команда доступна только тогда, когда
активное окно разбито. Двойной щелчок на маркере разбиения или на линии
разделения также удаляет разбиение.

          Команда Фиксировать Подокна
фиксирует верхнее подокно, левое подокно или оба подокна на активном рабочем
листе. Эта команда нужна для того, чтобы сохранить заголовки строк или столбцов
на экране, если на рабочем листе прокручиваются длинные списки. Эта команда
запрещает подокнам слева от вертикального разбиения прокручиваться
горизонтально, а подокнам над горизонтальным разбиением — прокручиваться
вертикально.

          Можно также использовать кнопку Фиксация
Подокон для фиксации или отмены фиксации подокон на рабочем листе. Если
окно не разделено на подокна, то эта команда разделит окно по активной ячейке.

Примечание: Фиксация
заголовков на рабочем листе не влияет на печать.

          Команда Отменить Фиксацию
отменяет фиксацию подокон на рабочем листе. Также можно повторно щелкнуть по
кнопке Фиксация Подокон для отмены фиксации. Эта команда появляется в
меню Окно только в том случае, если фиксация уже введена при помощи
команды Фиксировать Подокна.

          Команды 1, 2, 3, …9 (меню Окно)
Перечисляет текущие открытые окна в низу меню Окно. Выбор номера окна
переключает на него. Отметка располагается перед активным окном.

          Если открыто более, чем девять окон,
то в конце списка появляется команда Другие Окна. Выберите ее для
просмотра списка всех открытых окон.

2.4.  Ввод и
редактирование данных

          Для ввода информации в заданную
ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После
этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в
режим ввода, при этом в строке состояния отображается слово Ввод.

          Если информация уже введена в ячейку
и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды
нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка
выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые
изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

          Вы можете восстановить содержимое
ячейки не выходя из режима ввода. Для этого нужно нажать CTRL+Z или ESC. Восстановление данных и выход из
режима ввода осуществляется нажатием мышью на красном крестике, расположенном в
строке ввода.

Строка ввода.     Полоса под панелями
инструментов Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования
значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное
значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите
данные и щелкните по кнопке с зеленой “галочкой” или нажмите ENTER. Данные появляются
в строке формул по мере их набора.

Поле имени  находится в
левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной
ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда
имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или
при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к
поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него
нужное имя.

          В Таблице 1 показано пример создания
таблицы для расчета валового дохода.

Таблица 1

						бананы	2.90руб
						виноград	5.20руб
						ананас	6.80руб
№ п/п	Наиме-нование	Фирма поставщик	Закупочная цена	Кол-во	Сумма закупки	Сумма реализации	Валовой доход
			(руб)	($)
1	бананы	Frutis	2.00руб		200
2	бананы	SUMP	2.32руб		80
3	бананы	Forum	1.98руб		165
4	бананы	Like	1.86руб		320
5	бананы	UFO	2.05руб		120
6	виноград	Frutis	4.00руб		90
7	виноград	SUMP	3.65руб		100
8	виноград	Forum	4.05руб		65
9	виноград	Like	4.66руб		22
25	ананасы	UFO	6.60руб		55

Копирование
данных осуществляется стандартным для среды Windows способом:

·       
Выделите часть ячейки или несколько ячеек.

·       
Скопируйте выделенный диапазон в буфер обмена.
После этого вы можете восстанавливать содержимое выделенного блока в любом
приложении Windows.

·       
Для вставки скопированной информации установите
курсор в нужное место и вставьте из буфера.

          При вводе данных вам почти наверняка
придется столкнуться с проблемой вставки пустой строки или пустого столбца в
таблицу. В Excel эта проблема решается следующим образом:

·       
Нажмите мышью на заголовке столбца, перед которым
вы собираетесь вставить пустой столбец, в результате чего он будет выделен
цветом.

·       
Нажмите правую кнопку мыши. Появится список команд.

·       
Выберите команду Добавить. Появится новый
столбец.

          Можно вставить столбец и другим
способом. Установите маркер в какой-нибудь ячейке столбца, перед которым нужно
вставить новый столбец и выполните команду Вставка | Столбец. Аналогично
для вставки строки выполните команду Вставка | Строка.

          Помимо столбцов и строк в таблицу
можно вставлять и ячейки. Для этого выполните команду Вставка | Ячейки.

2.5.  Меню и
пиктограммы

          Любые действия по управлению
таблицей возможно выполнять с помощью меню или пиктограмм (см. выше).

2.5.1.       Панели инструментов

          Панель инструментов применяется для
быстрого выполнения наиболее часто используемых команд из главного меню
программы.

          При первом запуске Microsoft Excel
на экране видны две панели инструментов: Стандартная и Форматирование.

          Excel имеет несколько встроенных
панелей, кнопки которых дают возможность быстро выполнить большинство
стандартных операций. Вот список всех панелей:

·        Панель Зависимости ·        Панель Диаграмма ·        Панель Рисование ·        Панель Форматирование ·        Панель Формы ·     Панель Полный Экран ·        Панель Microsoft

·     Панель Запрос и Сведение ·     Панель Стандартная ·     Панель Остановка Записи ·     Панель Мастер Подсказок ·     Панель Visual Basic ·     Панель Рабочая Группа

Размещение панелей на экране.

          Excel позволяет изменить положение
панелей инструментов на экране. При самом первом запуске панели инструментов
Стандартная и Форматирования расположены в верхней части экрана, где они
припаркованы. Вы можете переместить панель с места парковки в любое другое
место на экране: поместите указатель мышки на панель и перетащите ее. При
перемещении панели в другое место ее вид немного меняется.

Настройка панели инструментов.

          Встроенные панели Microsoft Excel
уже содержат богатый набор кнопок инструментов. Имеется, однако, множество
других кнопок, неиспользованных в начальной конфигурации встроенных панелей, но
которые можно добавить на панели. Наконец, вы можете создать собственные кнопки
инструментов и включить их в общий список. Для этого используется диалоговое
окно Настройка (Вид | Панели инструментов… | Настройка…).

Рис. 13. Окно Настройки панели инструментов

Для добавления новой кнопки выполняют следующие действия:

·       
Из списка Категории диалогового окна Настройка
выберите категорию нужного инструмента. В разделе Кнопки диалогового окна
появятся все кнопки данной категории.

·       
Щелкните добавленную кнопку и перетащите на то
место панели инструмента, где бы вы хотели ее видеть. Когда вы отпустите кнопку
мыши, инструменты, имеющиеся на панели сдвинутся вправо, освобождая место для
«новичка».

Для
удаления кнопки с панели инструментов выполняют
следующие действия:

·       
При открытом диалоговом окне Настройка
щелкните удаляемую кнопку, перетащите ее за пределы панели и отпустите.

          Открыв диалоговое окно Настройка,
Вы можете изменить порядок расположения кнопок на панелях. Для этого
нужно просто мышью переместить кнопку в нужное место. Вы можете также
увеличивать или уменьшать промежутки между кнопками. Для этого необходимо
тренировки, но приемы в сущности просты. Чтобы увеличился промежуток слева от
кнопки, передвиньте ее немного вправо до тех пор, пока она частично не
перекроет соседнюю кнопку. Для увеличения промежутка справа передвинете кнопку
соответственно влево. Подобным же способом промежуток можно и уменьшать:
сдвинете смежную кнопку так, чтобы центр ее накрыл промежуток.

          Упорядочить расположение кнопок
можно сразу на нескольких панелях, перетаскивая кнопки с одной активной панели
на другую.

          Чтобы
вернуть встроенной панели ее прежний вид, выполните следующие действия:

·       
Выберите команду Панели инструментов либо из
меню Вид, либо из конкретного меню панелей.

·       
В списке Панели инструментов выберите имя
той панели, которую вы намереваетесь восстановить, и щелкните кнопкой Очистить.
Панель инструментов примет исходную конфигурацию, заданную по умолчанию.
Убедившись предварительно, что флажок в списке слева от имени панели
установлен, щелкните OK для завершения операции.

Панель инструментов Стандартная.

	Три кнопки предназначены для операций с файлами. Первая — для создания новой рабочей книги; вторая — для открытия уже созданной рабочей книги; третья — для сохранения изменений.
	Кнопки второй группы предназначены для вывода на печать; включения режима предварительного просмотра и проверки орфографии.
	Следующие четыре кнопки предназначены для вырезания 4 копирования и вставки содержимого ячеек.
	Первая кнопка предназначена для отмены результата последней выполненной команды; вторая — для повторения последней выполненной команды.
	Эти кнопки для автосуммирования ячеек и вызова Мастера функций.
	Эти кнопки устанавливают порядок сортировки списков.
	С помощью первой кнопки вы можете запустить Мастер диаграмм. С помощью второй — вставить текстовое поле в рабочий лист. Третья кнопка предназначена для включения изображения панели инструментов Рисование.
	Это поле масштабирования. С его помощью вы можете уменьшить или увеличить изображение рабочего листа на экране.
	С помощью первой кнопки вы можете запустить Мастер подсказок. Вторая кнопка предназначена для получения контекстно-зависимой справки.

Панель инструментов Форматирование

          На этой панели находятся кнопки,
которые помогут вам в оформлении ваших рабочих листов.

	Это открывающийся список, с помощью которого Вы можете назначить тип шрифта для ячейки или выделенного текста.
	Кнопки этой группы используются для назначения стиля текста: полужирный, курсив, с подчеркиванием.
	С помощью этих кнопок вы можете выровнять текст в ячейках: по левой границе ячейки, по центру и по правой границе ячейки. Последняя кнопка предназначена для выравнивания текста по центру выделенной области из нескольких ячеек.
	С помощью кнопок этой группы вы сможете быстро задавать форматы чисел в ячейках рабочей таблицы. Первая кнопка служит для назначения формата валют, вторая — формата процентов. С помощью третей кнопки вы можете установить разделение тысяч в формате числа пробелом. Четвертая и пятая кнопка регулируют число выводимых знаков после запятой, причем каждое нажатие соответственно уменьшает или увеличивает число знаков после запятой на единицу

2.6. 
Формат данных

          Данные в Excel выводятся на экран в
определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно
изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого
выполните команду Формат | Ячейки. Появится окно диалога Формат ячеек,
в котором нужно выбрать вкладку Число.

          В левой части окна диалога Формат
ячеек в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в
Excel форматов (см. Рис.). Для формата каждой категории приводится список его
кодов. На рисунке из списка Числовые форматы выбрана строка (все форматы).
В правом окне Тип вы можете просмотреть все форматные коды, которые
используются для представления на экране информации.

          Для представления данных вы можете
использовать встроенные форматные коды Excel или ввести свой (пользовательский)
код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и
введите символы форматного кода в поле ввода Тип.

          Любая последовательность введенных в
ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула,
дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст.
Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Рис. 14. Формат числа

          Чтобы ввести текст, выделите ячейку
и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Можно
форматировать отдельные символы или фрагменты текста в ячейке и вводить текст в
формулах, диаграммах, текстовых окнах.

          Для форматирования расположения
текста в ячейке используется закладка Выравнивание в диалоговом окне Формат
ячеек.

          Здесь Вы можете расположить текст
для чтения снизу-вверх, сверху-вниз, выровнять по правому, левому, нижнему или
верхнему краю ячейки, можно переносить слова текста в пределах ячейки.

          С помощью остальных закладок Вы
можете отформатировать шрифт, параметры рамки вокруг ячейки, способы заливки
ячейки различным цветом, включить или снять защиту с ячейки.

Рис. 15. Выравнивание ячейки

Стиль представления данных

          Пока данных в вашей таблице немного
и проблем работы с ними тоже немного, но когда вы войдете во вкус работы с
таблицами в Excel, у вас появится естественное желание упорядочить форматы
данных, ибо если этого не сделать, то даже простая задача изменения формата
может вызвать серьезные проблемы.

          Одним из способов упорядочения
данных является введение стиля. Вы вводите телефонные номера —
один стиль, заполняете таблицу продаж — другой стиль, вводите данные в
телефонно-адресную книгу — третий стиль. После этого для изменения
представления данных достаточно только изменить нужный стиль и данные,
отображаемые этим стилем, изменятся автоматически.

Рис. 16. Стиль оформления

          В понятие стиля входят формат
представления чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие
узора и защиты. Можно применить определенный стиль, как к выделенной области
ячеек, так и к любому рабочему листу рабочей книги.

          Для создания стиля используется
команда Формат | Стиль. Выполнение этой команды открывает окно диалога Стиль.

          Стили можно создавать по образцу, по
определению, копированием из другой рабочей книги. Вы можете определить стиль
ячейки, выбрав нужную комбинацию форматов и приписав ей имя. Стиль можно
переопределить, изменяя в нем характеристики форматирования ячейки.

          В поле ввода Имя стиля выводится
имя стиля, который применяется к выделенным ячейкам. В этом окне можно
просмотреть существующие стили.

          Нажатие кнопки Изменить
выводит окно диалога Формат Ячеек, в котором можно выбрать стили для
применения к ячейкам. После определения стиля в окне диалога Формат Ячеек,
нажмите кнопку Добавить для добавления выбранного стиля.

          Для копирования стилей из одной
рабочей книги в другую нажмите кнопку Объединить и в окне диалога Объединить
стили из выберите рабочую книгу, стили из которой вы собираетесь
копировать.

          Кнопка Удалить удаляет стиль,
выделенный в поле Имя стиля.

3.    Вычисления в Excel. Формулы и функции

          Основным достоинством электронной
таблицы Excel является наличие мощного аппарата формул и функций. Любая
обработка данных в Excel осуществляется при помощи этого аппарата. Вы можете
складывать, умножать, делить числа, извлекать квадратные корни, вычислять
синусы и косинусы, логарифмы и экспоненты. Помимо чисто вычислительных действий
с отдельными числами, вы можете обрабатывать отдельные строки или столбцы
таблицы, а также целые блоки ячеек. В частности, находить среднее
арифметическое, максимальное и минимальное значение, средне-квадратичное
отклонение, наиболее вероятное значение, доверительный интервал и многое
другое.

3.1.  Формулы

Формулой    в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака
равенства “=“. В эту последовательность символов могут входить
постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы.
Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как
результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.

Если значения в
ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится
автоматически.

          В качестве примера приведем формулы,
вычисляющие корни квадратного трехчлена: ax²+bx+c=0. Они введены в
ячейки A2 и A3 и имеют следующий вид:

=(-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

=(-B1-КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

          В ячейках A1, B1
и C1 находятся значения коэффициентов a, b и с,
соответственно. Если вы ввели значения коэффициентов a=1, b=-5 и с=6
(это означает, что в ячейках A1, B1 и C1
записаны числа 1, 5 и -6), то в ячейках A2 и
A3, где записаны формулы, вы получите числа 2 и ‑3.
Если вы измените число в ячейке A1 на -1, то в ячейках с
формулами вы получите
числа -6 и 1.

3.2.  Использование
ссылок и имен.

Ссылка         однозначно
определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают в каких
ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов
формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в
различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же
ячейки в нескольких формулах.

          Можно также ссылаться на ячейки,
находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на
данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются
внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

Имя              —
это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки
на ячейку, группу ячеек, значение или формулу. Создать имя для ячейки можно в поле
имени, или через меню Вставка | Имя | Присвоить…
Использование имен обеспечивает следующие преимущества:

·       
Формулы, использующие имена, легче воспринимаются и
запоминаются, чем формулы, использующие ссылки на ячейки.

Например, формула “=Активы-Пассивы”
гораздо понятнее, чем формула “=F6-D6”.

·       
При изменении структуры рабочего листа достаточно
обновить ссылки лишь в одном месте — в определении имен, и все формулы,
использующие эти имена, будут использовать корректные ссылки.

·       
После того как имя определено, оно может
использоваться в любом месте рабочей книги. Доступ ко всем именам из любого
рабочего листа можно получить с помощью окна имени в левой части строки формул.

·       
Вы можете также определить специальные имена,
диапазон действия которых ограничивается текущим рабочим листом. Это означает,
что эти имена можно использовать лишь на том рабочем листе, на котором они
определены. Такие имена не отображаются в окне имени строки формул или окне
диалога “Присвоить имя”, если активен другой рабочий лист книги.

·       
Excel автоматическое создает имена на основе
заголовков строк и столбцов рабочего листа. Подробной информация о создании
таких имен содержится в главе “Базы данных”.

·       
После того, как имя определено, вы можете:

·       
Заменить все соответствующие ссылки этим именем во
всех местах рабочего листа.

Например, определив имя “Прибыль” как
“=$F$12”, можно заменить все ссылки на ячейку $F$12 именем “Прибыль”.

·       
Быстро перейти на поименованную ссылку, заменить
ссылки, вставить ссылку в формулу с помощью окна имени в строке формул.

3.3.  Перемещение
и копирование формул. Относительные и абсолютные ссылки.

          После того как формула введена в
ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

          При перемещении формулы в новое место
таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула,
становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место
таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается
без изменения. Формулу можно распространить на блок ячеек.

          При копировании формул возникает
необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед
символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы “$”.
Изменяться только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”.
Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$”, то при
копировании формулы ссылка не изменится.

Например, если в
записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при перемещении
формулы будет изменяться только номер строки “7”.
Запись D$7 означает, что при перемещении будет изменяться только символ столбца
“D”. Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при перемещении формулы на
этот адрес не изменится и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7.
Если в формуле указан интервал ячеек G3:L9, то управлять можно каждым из
четырех символов: “G”, “3”, “L” и “9”, помещая перед ними символ “$”.

          Если в ссылке используются символы $,
то она называется абсолютной, если символов $ в ссылке нет
— относительной. Адреса таких ссылок называются абсолютными и
относительными, соответственно.

Абсолютные
адреса при перемещении формул не изменяются, а в относительных адресах
происходит смещение на величину переноса.

          Рассмотрим пример работы с
формулами, за основу возьмем Таблицу 1. В данной таблице подсчитываются по
формулам поля:

·       
Закупочная цена ($): — в зависимости от текущего
курса $, который заносится в отдельную ячейку D1.

·       
Сумма закупки: = Закупочная цена
товара*Количество

·       
Сумма реализации: = Розничная цена
товара*Количество

·       
Валовой доход: = Сумма реализации — Сумма
закупки

          Такие формулы записаны в ячейки
таблицы:

Таблица 2

	A	B	C	D	E	F	G	H	I
1		Сегодня курс	3.62				Розничная цена
2								бананы	2.90руб
3								виноград	5.20руб
4								ананас	6.80руб
5	№ п/п	Наименование	Фирма поставщик	цена (руб)	цена ($)	Кол-во	Сумма закупки	Сумма реали-зации	Валовый доход
6	1	бананы	Frutis	2	=D6/kurs	200	=D6*F6	=F6*I$2	=H6-G6
7	2	бананы	SUMP	2.32	=D7/kurs	80	=D7*F7	=F7*I$2	=H7-G7
8	3	бананы	Forum	1.98	=D8/kurs	165	=D8*F8	=F8*I$2	=H8-G8
30	25	ананас	UFO	6.05	=D30/kurs	120	=D30*F10	=F30*I$4	=H30-G30

          В данном примере ячейке D1
присвоено имя «kurs», которое используется во всех формулах для
пересчета закупочной цены в $. Эта ячейка содержит только число (в нашем
примере 3.62, был и такой курс когда-то), а пояснительный текст содержится в
ячейке С1.

          При подсчете суммы
реализации, использован другой прием для того, чтобы можно было
правильно копировать формулы: для ссылки на розничную цену конкретного товара
используется частично абсолютный адрес: I$2 — в
этом адресе запрещено изменение номера строки, поэтому при копировании такой
формулы для товара «бананы» ошибок не возникнет. Для других товаров
нужно создать формулы со ссылкой на их розничную цену.

3.4.  Функции

3.4.1.       Понятие функции

Функции       в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих
книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются
аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются
результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях
пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

          Чтобы использовать функцию, нужно
ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в
которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется
синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила
синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том,
что в формуле имеется ошибка.

          Если функция появляется в самом
начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой
формуле.

Аргументы функции     записываются
в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга
символом точка с запятой “;”. Скобки позволяют Excel определить, где
начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны
располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны
присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять
пробелы между названием функции и скобками.

          В качестве аргументов можно
использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или
ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь
эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом
другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до
семи уровней вложенности функций.

          Задаваемые входные параметры должны
иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь
необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения
функции.

3.4.2.       Типы функций

          Для удобства работы функции в Excel
разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции
даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые,
информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того,
присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и
математические.

          При помощи текстовых функций
имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные,
записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

          С помощью функций даты и
времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты
или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить
число рабочих дней на любом промежутке времени).

          Логические функции
помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или
иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

          В Excel широко представлены математические
функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами:
умножать, находить обратную, транспонировать.

          С помощью статистических
функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того,
возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа.

          В Excel можно решать задачи
оптимизации и использовать анализ Фурье. В частности, в Excel реализован
алгоритм быстрого преобразования Фурье, при помощи которого вы можете построить
амплитудный и фазовый спектр.

3.4.3.       Мастер функций

          Excel содержит более 400 встроенных
функций. Поэтому непосредственного вводить с клавиатуры в формулу названия
функций и значения входных параметров не всегда удобно. В Excel есть
специальное средство для работы с функциями — Мастер функций . При работе с этим средством
вам сначала предлагается выбрать нужную функцию из списка категорий, а затем в
окне диалога предлагается ввести входные значения.

Рис. 17. Мастер функций

          Мастер функций вызывается командой Вставка
| Функции или нажатием на кнопку Мастер функций . Эта кнопка расположена на панели
инструментов Стандартная, а также в строке формул.

          Рассмотрим применение функции СУММ(диапазон)
(сумма диапазона ячеек) и СРЗНАЧ(диапазон) (среднее значение
диапазона ячеек) для подведения промежуточных итогов, на примере
таблицы 2.

          Вставим после каждой товарной
позиции пустые строки и с помощью функции приведенных выше получим требуемые
результаты.

Таблица 3

	A	B	C	D	E	F	G	H	I
5	№ п/п	Наи-мено-ван	Фирма поставщик	цена (руб)	цена ($)	Кол-во	Сумма закупки	Сумма реализац.	Валовый доход
6	1	Бана-ны	Frutis	2	=D6/kurs	200	=D6*F6	=F6*I$2	=H6-G6
7	2	Бана-ны	SUMP	2.32	=D7/kurs	80	=D7*F7	=F7*I$2	=H7-G7
8	3	Бана-ны	Forum	1.98	=D8/kurs	165	=D8*F8	=F8*I$2	=H8-G8
9	4	Бана-ны	Like	1.86	=D9/kurs	320	=D9*F9	=F9*I$2	=H9-G9
10	5	Бана-ны	UFO	2.05	=D10/kurs	120	=D10*F10	=F10*I$2	=H10-G10
11			Средн:	=СРЗНАЧ (D6:D10)	Итого:	=СУММ (F6:F10)	=СУММ (G6:G10)	=СУММ (H6:H10)	=СУММ (I6:I10)
12	6	Вино-град	Frutis	4	=D12/kurs	90	=D12* F12	=F12*I$3	=H12-G12
25		Итого:			Итого:	=СУММ (F6:F22)	=СУММ (G6:G22)	=СУММ (H6:H22)	=СУММ (I6:I22)

          Так будет выглядеть результат
вычисления формул:

Таблица 4

	Сегодня курс $=	1.3				Розничная цена
							бананы	2.90руб
	Расчет валового дохода от реализации товаров	виноград	5.20руб
							ананас	6.80руб
№ п/п	Наименование	Фирма поставщик	цена’ (руб)	цена’ ($)	Количество	Сумма закупки	Сумма реализации	Валовой доход
1	бананы	Frutis	2.00руб	$ 1.54	200	400.00руб	580.00руб	180.00руб
2	бананы	SUMP	2.32руб	$ 1.78	80	185.60руб	232.00руб	46.40руб
3	бананы	Forum	1.98руб	$ 1.52	165	326.70руб	478.50руб	151.80руб
4	бананы	Like	1.86руб	$ 1.43	320	595.20руб	928.00руб	332.80руб
5	бананы	UFO	2.05руб	$ 1.58	120	246.00руб	348.00руб	102.00руб
Бананы	Средняя:	2.04руб	Итого:	885	1 753.50руб	2 566.50руб	813.00руб
24	ананасы	Like	5.99руб	$ 4.61	60	359.40руб	408.00руб	48.60руб
25	ананасы	UFO	6.60руб	$ 5.08	55	363.00руб	374.00руб	11.00руб
Ананасы	Средн:	6.04руб	Итог:	315	1 861.55руб	2 142.00руб	280.45руб
	Итого:			Итог:	1517	4 865.02руб	6 356.90руб	1 491.88руб

          Того же самого результата получения
суммы столбца или строки можно было достигнуть используя Автосуммирование,
для этого необходимо выделить нужный диапазон ячеек и нажать кнопку.

4.    Серии и диаграммы

4.1.  Серии

          В Excel разработан механизм ввода
рядов данных (серий). Под сериями подразумеваются ряды данных,
построенные по определенному закону. При этом данные не обязательно должны быть
числовыми, они могут быть и формализованными текстовыми.

          Создание серий возможно несколькими
способами, отдельным подразделом создания серий является Прогрессия.

4.1.1.       Прогрессия

          Для построения произвольных серий
выполните команду Правка | Заполнить | Прогрессия. Появится окно диалога
Прогрессия, в котором можно установить параметры серий.

Рис. 18. Создание Прогрессии

          В окне можно выбрать тип прогрессии Арифметическую,
Геометрическую, Даты и Автозаполнение и как она будет заполняться По
строкам или По столбцам.

          Для создания прогрессии
необходимо ввести в ячейку начальное значение, выбрать Расположение и Тип
прогрессии, указать Шаг и Предельное значение и нажать OK.

          Ряды дат и времени дня могут использовать приращения по дням, неделям, месяцам, годам.
Чтобы получить ряд дат, вы должны указать повторяемость последовательности:
дни, недели, месяцы или годы.

          Автозаполнение. В этом режиме можно продолжать различные типы данных. Возможность Автозаполнения
логически продолжает некоторые заданные последовательности, например, Кв.3,
Кв.4, Кв.5. Вы можете использовать возможность Автозаполнения
непосредственно с помощью перемещения курсора заполнения на рабочем листе или с
помощью окна диалога Прогрессия.

          Отметим, что в поле ввода Предельное
Значение можно ввести значение, на котором нужно закончить ряд. Если
выделенная область заполняется до достижения этого значения, то построение ряда
прекращается. Поле ввода Предельное Значение может оставаться пустым.
Тогда заполняется вся выделенная область.

          Наиболее интересным параметром в
окне диалога Прогрессия является флажок Автоматическое определение
шага. Если он установлен, то вычисляется значение шага, опираясь на
значения в верхних или левых ячейках выделения, для создания наиболее близкой к
ряду прямой (для линейного тренда) или экспоненциальной линии (для
экспоненциального тренда). При установке этого флажка значение из поля ввода Шаг
игнорируется.

4.1.2.       Создание серий

          Кроме прогрессии серии можно
создавать еще несколькими способами без помощи меню, они приведены ниже.

Первый способ

          В ячейку вводится первый член ряда.
Указатель мыши подвести к черному квадрату в правом нижнем углу выделенной
ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажать левую кнопку
мыши. Удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца.
Выделенная область заполнится данными.

  

Рис. 19. Первый способ создания серий

          Такой простой процесс ввода возможен
только тогда, когда в ячейку введен один из элементов имеющегося списка.
Списки создаются в диалоговом окне Файл | Параметры на закладке Списки.

Второй способ

          Можно построить серию данных и
другим способом, если указать шаг построения. Для этого нужно ввести вручную
второй член будущего ряда, выделить обе ячейки и затем, воспользовавшись
правым-нижним углом выделения, продолжить выделение до нужной области. Две
первых ячейки, введенные вручную, задают шаг серии данных.

Рис. 20. Второй способ создания серий

          Данный способ является самым удобным
для создания простых серий (типа арифметической прогрессии).

Третий способ

          Третий способ является самым
универсальным для создания серий любого цифрового типа арифметической и
геометрические прогрессии, степенные ряды и другие сложные серии.

 

Рис. 21. Третий способ создания серий

          Для этого в первой ячейки серии
вводится ее начальное значение, во второй ячейки серии вводится формула
определяющая данную серию и нажимается ENTER. Затем,
воспользовавшись правым-нижним углом выделения, продолжить выделение до нужной
области, аналогично первому и второму способу.

          Как уже говорилось выше третий
способ является самым универсаль­ным.

4.2.  Диаграммы
и графики

          Представление данных в графическом
виде позволяет решать самые разнообразные задачи. Основное достоинство такого
представления — наглядность. На графиках легко просматривается тенденция к
изменению. Можно даже определять скорость изменения тенденции. Различные
соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов — все это легко можно
увидеть на графиках.

4.2.1.       Типы диаграмм

          Microsoft Excel для Windows
предлагает несколько типов плоских и объемных диаграмм. Эти типы включают
разные форматы. Если их не достаточно, возможно создать собственный
пользовательский формат диаграммы.

Рис. 22. Типы диаграмм

4.2.2.       Построение диаграмм

          Для построения диаграммы выполните
команду Вставка | Диаграмма или нажмите кнопку Мастер диаграмм.

Метками строк и столбцов   называются
заголовки строк и столбцов. Если вы не включаете метки строк в область
построения диаграммы, то на 4 шаге построения диаграммы нужно указать, что под
метки строк отводится 0 строк.

Метки столбцов являются
текстом легенды. Легенда представляет собой прямоугольник, в котором
указывается каким цветом или типом линий выводятся на графике или диаграмме
данные из той или иной строки.

          XY-точечная диаграмма является
наиболее подходящим типом диаграммы для обработки результатов лабораторных
исследований.

          Линии тренда можно проводить на гистограммах, графиках, линейчатых и XY-точечных
диаграммах.

          В Excel для отображения диаграмм
можно использовать не только столбцы, линии и точки, но и произвольные рисунки.
При построении графиков математических функций следует использовать в качестве
типа диаграммы гладкие кривые.

          Excel поддерживает при построении
графиков логарифмическую шкалу как для обычных типов графиков, так и для
смешанных, то есть на одной оси вы можете ввести логарифмическую шкалу, а для
другой — линейную.

          Рассмотрим построение диаграмм на
примере данных приведенных в таблице 3 и 4. Любая диаграмма строиться на
основании таблиц. Построим круговую диаграмму «Валового дохода». Круговая
диаграмма строится на одном ряде данных, значения элементов ряда отображаются
как сектора диаграммы (величина сектора зависит от величины элемента ряда). В
нашем примере нужно построить круговую диаграмму по валовому доходу. Причем ряд
данных должен содержать все цифры дохода за исключением общей суммы. Такая
диаграмма будет заготовкой для отображения динамически изменяющейся диаграммы в
зависимости от установленного на таблице фильтра.

          Процедура создания диаграммы
следующая:

·       
Запустить Мастер диаграмм

·       
Указать место и размер будущей диаграммы, с помощью
курсора имеющего вид

·       
В первом шаге мастера указать диапазоны ячеек: $B$5:$C$23;
$I$5:$I$23, но лучше выделить данный диапазон заранее, тогда он
автоматически будет указываться в запросе на ввод диапазона ячеек[2]

·       
На последующих шагах выбирается круговой тип
диаграммы и ее подтип

Рис. 23. Подтипы Круговой диаграммы

·       
Затем устанавливаются параметры, определяющие:
какая часть диапазона будет отображена как данные, а какая — как метки
сегментов и названия.

          Порядок построения диаграмм в разных
версиях Excel немного отличается (смысл остается тот же, диалоги разные)

Excel 7.0/95

·       
На последующих шагах выбирается круговой тип
диаграммы и ее подтип

·       
Затем устанавливаются параметры, определяющие:
какая часть диапазона будет отображена как данные, а какая — как метки
сегментов и названия.

Excel 8.0/97

·       
Выделить столбец таблицы «Валовый доход»
(включая название столбца)

·       
Запустить Мастер диаграмм

·       
На 1-м шаге мастера выбрать круговой тип диаграммы.

Рис. 25. Шаг 2

·       
На 2-м шаге мастера выбрать закладку «Ряд»
и установить следующие значения в 3 полях ввода: «Имя» — адрес
ячейки содержащей текст «Валовый доход» (уже должно стоять)
«Значения» — адрес блока ячеек со значениями валового дохода
(уже должно стоять) «Подписи категорий» — адреса ячеек таблицы
с наименованиями товаров и фирм-поставщиков (это поле ввода нужно заполнить
мышью, используя кнопку свертывания мастера в конце поля. По окончании
заполнения, снова нажать эту кнопку для возврата к окну мастера).

·       
На третьем шаге — выбрать закладку «Подписи
данных» и установить переключатель в положение «доля«

Рис. 26. Шаг 3

·       
Последний шаг мастера позволяет выбрать один из
вариантов расположения графика: на отдельном листе рабочей книги (новом) или на
текущем листе.

          Диаграмма из нашего примера ‑ это
как бы заготовка для отображения различной информации в зависимости от
устанавливаемого фильтра или включения уровня структуры документа. Например,
если установить фильтр по товару «Стол«, получим следующий вид
диаграммы:

Рис. 27. Результат построения диаграмм

4.2.3.       Редактирование диаграмм

          Для
редактирования диаграммы:

·       
Дважды нажмите мышью в любом месте диаграммы.

·       
Команда Формат обозначения легенды устанавливает
цвет линий, их стиль и толщину.

·       
Для форматирования объекта диаграммы нажмите на нем
правую кнопку мыши и выберите нужную для форматирования команду из появившегося
списка.

·       
Для замены одного ряда данных в диаграмме другим
примените команду Формат ряда.

·       
Изменяя линии графика, можно изменить данные на
рабочем листе.

·       
Команда Тип диаграмм позволяет изменять тип
уже существующей диаграммы.

·       
Команда Автоформат меняет не только тип
диаграммы, но и устанавливает стандартные параметры диаграммы.

·       
Команда Объемный вид изменяет
пространственную ориентацию диаграммы.

          При создании диаграммы смешанного
типа возникают две группы рядов. Одна группа — гистограмма, а другая
может быть графиком, с областями или XY-точечной. После создания
диаграммы вы можете использовать для каждого ряда данных любой тип плоской
диаграммы.

          Вы можете изменить формат диаграммы,
которую Excel строит по умолчанию.

          Команда Автоформат создает
пользовательский автоформат для построения диаграмм и графиков. Для изменения
формата построения стандартных диаграмм в окне диалога “Параметры”
выполните команду Сервис | Параметры и выберите вкладку “Диаграмма”.

5.   
Работа со Списками и Базы данных[3] в Excel

          В общем смысле термин база данных
можно применить к любой совокупности связанной упорядоченной информации,
объединенной вместе по определенному признаку, например, телефонные списки,
списки клиентов, транзакций, активов, пассивов и др. Основным назначением баз
данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.

          Excel располагает набором функций,
предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью
электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel
имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно упростить обработку
таких данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками.

          В Excel базы данных размещаются в таблицах.
Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются
записями и полями, соответственно.

          Информация в базах данных имеет
постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись.
Информация в пределах каждой записи содержится в полях.

          При работе с базами данных в Excel
прежде всего нужно ввести заголовки столбцов. После этого вы можете ввести
информацию в базу данных. Ввод данных и просмотр информации можно осуществляет
с помощью команды Данные | Форма.

·       
На рабочем листе можно обрабатывать несколько
списков, но все же лучше поместить каждый список на отдельный лист рабочей
книги.

·       
Средства обработки списков Excel можно
использовать, не создавая уникальные заголовки столбцов, но все-таки это лучше
сделать.

          Что касается терминов база данных
и список, то это фактически синонимы. Но однако, будем придерживаться
принятого в Microsoft соглашения и называть таблицы в документах Excel
списками. Базой данных будут называть файлы таблиц, созданные другими системами
обработки данных, такими как Microsoft Access, dBase или Microsoft FoxPro.

5.1.1.       Формирование списка

          Эффективность
списка обусловлена следующими характеристиками:

·       
Каждый столбец должен содержать однородную
информацию. Например, в списке персонала можно отвести один столбец для личных
номеров работников, другой для их фамилий, третий для имен, четвертый для даты
приема на работу и т.д.

·       
Одна или две верхние строки в списке должны
содержать метки, описывающие назначение соответствующего столбца.

·       
Необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри
списка.

·       
В идеале на рабочем листе не должно быть ничего,
кроме списка. Если это невозможно, то список нужно отделить от других данных по
крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

·       
Если планируется фильтровать список, не помещайте
какие-либо данные на занимаемые им строки.

          Чтобы подчеркнуть заголовки,
воспользуйтесь вкладками Шрифт или Рамка диалогового окна Формат
ячеек. (Оно открывается по команде Формат | Ячейки) Не
вставляйте отдельную строку из дефисов или знаков равенства, так как Excel
может принять такое подчеркивание за данные.

          Новые данные можно добавлять
непосредственно в конец списка. Весьма удобным может оказаться построчное
редактирование списка с помощью стандартной экранной формы. Для этого выделите
какую-либо ячейку в списке и выполните команду Данные | Форма.

Примечание Перед
выполнением команды Данные | Форма должна быть выделена только
одна ячейка в списке, иначе в форме могут появиться неверные заголовки
столбцов.

Совет.         В Excel
есть команда Текст по столбцам, которая дает возможность очень просто
создавать списки из данных, содержащихся в текстовых файлах. Также можно
воспользоваться Мастером преобразований.

5.2.  Работа
с командой Форма

          Команда Форма отображает на
экране форму, которая представляет собой окно диалога, предназначенное для
просмотра и редактирования записей в базе данных, а также для добавления новых
и удаления существующих записей. Кроме того, с помощью формы вы можете
осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев.

Рис. 28. Форма

          Каждому столбцу таблицы в форме
соответствует поле, наименование которого определяется введенным вами
заголовком столбца. Помимо таких полей в форме могут присутствовать вычисляемые
поля, с помощью которых вы можете выполнять разнообразные вычисления. Значения
этих полей автоматически заполняются Excel на основании информации,
содержащейся в базе данных. Вы не можете непосредственно ввести или изменить
значения в вычисляемых полях, поэтому в режиме редактирования эти поля в форме
не отображаются. Кроме того, вы можете самостоятельно определить некоторые из
полей таблицы в качестве не редактируемых. В результате эти поля также не будут
отображаться в форме в режиме редактирования.

          Помимо полей форма содержит ряд
кнопок и индикатор номера записи. Кнопка Добавить предназначена для
ввода в базу данных новой записи. В результате нажатия этой кнопки Excel
очистит все поля формы, после чего вы можете ввести требуемые данные. Введенная
запись добавляется в конец базы данных.

5.3.  Поиск в
базе данных

          Поиск в базе данных проводится
также, как и поиск в таблице с помощью команды Правка | Найти.

5.4.  Сортировка
базы данных

          После ввода данных вам может
потребоваться упорядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется
сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При
сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице.
Таким образом происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность
восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для
этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами
Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при
случайных сбоях в работе.

          Команда Данные | Сортировка устанавливает
порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.

          Сортировка по возрастанию
предполагает следующий порядок:

·       
Числа

·       
Текст, включая текст с числами (почтовые индексы,
номера автомашин)

·       
Логические значения

·       
Значения ошибок

·       
Пустые ячейки

          Сортировка по убыванию происходит в
обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда
располагаются в конце списка.

          Самая быстрая и простая сортировка
по возрастанию или убыванию проводится с помощью соответствующих кнопок .

          При выборе Данные | Сортировка открывается
окно диалога “Сортировка диапазона”, которое позволяет вам указать поля
для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося
списка Сортировать по вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок
сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.

          При сортировке по возрастанию
текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые
данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному.
Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе
переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.

Рис. 29. Окно сортировки

          Два дополнительных раздела Затем
и В последнюю очередь, по позволяют определить порядок вторичной
сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.

          Переключатель Идентифицировать
поля по указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков,
которую нужно исключить из сортировки. При наличии в списке меток столбцов
выберите переключатель Подписям, в противном случае — Обозначениям
столбцов листа.

          Окно диалога содержит кнопку Параметры,
в результате нажатия которой открывается окно диалога “Параметры сортировки”.
С помощью этого окна вы можете:

·       
Определить пользовательский порядок сортировки для
столбца, указанного в раскрывающемся списке Сортировать по

·       
Сделать сортировку чувствительной к использованию
прописных и строчных букв

·       
Изменить направление сортировки (вместо сортировки
сверху вниз установить сортировку слева направо)

5.5.  Фильтрация
данных в списке

          Фильтрация списка позволяет находить
и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В
отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат
определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные
строки оказываются скрытыми.

          В Excel для фильтрации данных
используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр. В случае
простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр
в ячейках выделенных заголовков должны появиться новые элементы: . C их помощью можно устанавливать
критерии фильтрации данных.

Рис. 30. Выбор критерия

Рис. 31. Условия критерия

          При использовании сложных критериев
следует применять команду Расширенный фильтр.

          Обе команды вызываются в результате
выбора команды Данные | Фильтр.

5.6.  Подведение
итогов в базе данных

          Один из способов обработки и анализа
базы данных состоит в подведении различных итогов. С помощью команды Данные
| Итоги можно вставить строки итогов в список, осуществив суммирование
данные нужным способом. При вставке строк итогов Excel автоматически помещает в
конец списка данных строку общих итогов.

После выполнения команды Данные | Итоги
вы можете выполнить следующие операции:

·       
выбрать одну или несколько групп для
автоматического подведения итогов по этим группам

·       
выбрать функцию для подведения итогов

·       
выбрать данные, по которым нужно подвести итоги

·       
Кроме подведения итогов по одному столбцу,
автоматическое подведение итогов позволяет:

·       
выводить одну строку итогов по нескольким столбцам

·       
выводить многоуровневые, вложенные строки итогов по
нескольким столбцам

·       
выводить многоуровневые строки итогов с различными
способами вычисления для каждой строки

·       
скрывать или показывать детальные данные в этом
списке

          Команда Итоги вставляет в
базу данных новые строки, содержащие специальную функцию.

Синтаксис: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции;
ссылка)

Номер_функции  — это
число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении
итогов внутри списка.

Ссылка         — это интервал
или ссылка, для которой подводятся итоги.

          Если список с промежуточными итогами
уже создан, его можно модифицировать, редактируя формулу с функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.
ИТОГИ.

5.6.1.       Вставка промежуточных итогов

          Для каждого товара можно ввести в
таблицу промежуточные итоги — суммы по полям: Количество, Сумма
закупки, Сумма реализации, Прибыль и среднее значение поля Закупочная цена
(руб).

          Сначала заполняются поля, содержащие
исходные данные: “Наименование”, “Фирма—поставщик”, “цена
(руб)” и “количество”. Вычисляемые поля таблицы заполняются
формулами. Для создания формулы в поле “цена ($)” и пользуется имя,
присвоенное ячейке, содержащей числовое значение текущего курса валюты. Для
создания формул в поле “Сумма реализации” и пользуется частичный запрет
модификации адреса ячеек (с помощью значка $ перед номером строки), содержащих
розничную цену для каждого из товаров.

          Промежуточные
итоги заполняются через меню Данные | Итоги… | Промежуточные
итоги:

Рис. 32. Вывод Промежуточных итогов

          Предварительно необходимо выделить
область таблицы, в которой Вы собираетесь подводить итоги, включив в нее строку
с названиями полей. В приведенном выше примере ‑ это заголовок таблицы («№ п/п»;
«Наименование»;…»Валовый доход») и все записи по
товарам (запись ‑ это одна строка в
таблице, начинающаяся с порядкового номера записи и заканчивающаяся цифрой
валового дохода).

1.     В списке При каждом изменении в: установить значение “Наименование”.

2.     В списке Операция установить значение Сумма

3.     В списке Добавить итоги по: отметить элементы: «Сумма
реализации«, «Сумма закупки«, «Количество«,
«Валовый доход«.

4.     Взвести флажки: Заменить текущие итоги и Итоги под данными.

5.     Такие формулы должны быть записаны в ячейки таблицы:

Таблица 5

	A	B	C	D	E	F	G	H	I
5	№ п/п	Наи-мено-ван.	Фирма поставщик	цена’ (руб)	цена’ ($)	Кол-во	Сумма закупки	Сумма реализац.	Валовый доход
6	1	Бана-ны	Frutis	2	=D6/ kurs	200	=D6*F6	=F6*I$2	=H6-G6
7	2	Бана-ны	SUMP	2.32	=D7/ kurs	80	=D7*F7	=F7*I$2	=H7-G7
8	3	Бана-ны	Forum	1.98	=D8/ kurs	165	=D8*F8	=F8*I$2	=H8-G8
9	4	Бана-ны	Like	1.86	=D9/ kurs	320	=D9*F9	=F9*I$2	=H9-G9
10	5	Бана-ны	UFO	2.05	=D10/ kurs	120	=D10* F10	=F10*I$2	=H10-G10
11			средн:	=ПРОМЕЖУТОЧНЫE.ИТОГИ (1;D6: D10)	Итого:	=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;F6: F10)	=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;G6: G10)	=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;H6: H10)	=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;I6: I10)
12	6	Вино-град	Frutis	4	=D12/ kurs	90	=D12*F12	=F12*I$3	=H12-G12
25		Итог:			Итог:	=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;F6: F22)	=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;G6: G22)	=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;H6: H22)	=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9;I6: I22)

          Так будет
выглядеть результат вычисления формул:

Таблица 6

	Сегодня курс $=	1.3				Розничная цена
							бананы	2.90руб
	Расчет валового дохода от реализации товаров	виноград	5.20руб
							ананас	6.80руб
№ п/п	Наименование	Фирма поставщик	цена’ (руб)	цена’ ($)	Колво	Сумма закупки	Сумма реализации	Валовой доход
1	бананы	Frutis	2.00руб	$ 1.54	200	400.00руб	580.00руб	180.00руб
2	бананы	SUMP	2.32руб	$ 1.78	80	185.60руб	232.00руб	46.40руб
3	бананы	Forum	1.98руб	$ 1.52	165	326.70руб	478.50руб	151.80руб
4	бананы	Like	1.86руб	$ 1.43	320	595.20руб	928.00руб	332.80руб
5	бананы	UFO	2.05руб	$ 1.58	120	246.00руб	348.00руб	102.00руб
Бананы	Средн:	2.04руб	Итог:	885	1 753.50руб	2 566.50руб	813.00руб
24	Анана-сы	Like	5.99руб	$ 4.61	60	359.40руб	408.00руб	48.60руб
25	Анана-сы	UFO	6.60руб	$ 5.08	55	363.00руб	374.00руб	11.00руб
Ананасы	Средн:	6.04руб	Итог:	315	1 861.55руб	2 142.00руб	280.45руб
	Итого:			Итог:	1 517	4 865.02руб	6 356.90руб	1 491.88руб

5.6.2.       Создание диаграммы закупочных цен

          С помощью Мастера
диаграмм легко построить диаграмму анализа закупочных цен. Дополнительная
таблица создается на другом листе, поэтому в ней присутствуют ссылки на первый
лист который в данном примере имеет имя: “исходная таблица”. Так выглядят
формулы в ячейках таблицы:

Таблица 7

	B	C	D	E	F	G	H
4		=’исходная таблица’!B6	=’исходная таблица’!B18	=’исходная таблица’!B12	Бана-ны	Анана-сы	Вино-град
5	=’исходная таблица’!C12	=’исходная таблица’!D6	=’исходная таблица’!D12	=’исходная таблица’!D18	=СРЗНАЧ(C$5:C$9)	=СРЗНАЧ(D$5:D$9)	=СРЗНАЧ(E$5: E$9)
6	=’исходная таблица’!C13	=’исходная таблица’!D7	=’исходная таблица’!D13	=’исходная таблица’!D19	=СРЗНАЧ(C$5:C$9)	=СРЗНАЧ(D$5:D$9)	=СРЗНАЧ(E$5:E$9)
7	=’исходная таблица’!C14	=’исходная таблица’!D8	=’исходная таблица’!D14	=исходная таблица’!D20	=СРЗНАЧ(C$5:C$9)	=СРЗНАЧ(D$5:D$9)	=СРЗНАЧ(E$5:E$9)
8	=’исходная таблица’!C15	=’исходная таблица’!D9	=’исходная таблица’!D15	=’исходная таблица’!D21	=СРЗНАЧ(C$5:C$9)	=СРЗНАЧ(D$5:D$9)	=СРЗНАЧ(E$5:E$9)
9	=’исходная таблица’!C16	=’исходная таблица’!D10	=’исходная таблица’!D16	=’исходная таблица’!D22	=СРЗНАЧ(C$5:C$9)	=СРЗНАЧ(D$5:D$9)	=СРЗНАЧ(E$5:E$9)
10	максим.	=МАКС(C5:C9)	=МАКС(D5:D9)	=МАКС(E5:E9)
11	миним.	=МИН(C5:C10)	=МИН(D5:D10)	=МИН(E5:E10)

Таблица 8

	F	G	H
3	средняя стоимость
4	бананы	ананасы	виноград
5	=СРЗНАЧ(C$5:C$9)	=СРЗНАЧ(D$5:D$9)	=СРЗНАЧ(E$5:E$9)
6	=СРЗНАЧ(C$5:C$9)	=СРЗНАЧ(D$5:D$9)	=СРЗНАЧ(E$5:E$9)
7	=СРЗНАЧ(C$5:C$9)	=СРЗНАЧ(D$5:D$9)	=СРЗНАЧ(E$5:E$9)
8	=СРЗНАЧ(C$5:C$9)	=СРЗНАЧ(D$5:D$9)	=СРЗНАЧ(E$5:E$9)
9	=СРЗНАЧ(C$5:C$9)	=СРЗНАЧ(D$5:D$9)	=СРЗНАЧ(E$5:E$9)

          А
так будет выглядеть результат этих формул:

Таблица 9

	Закупочная стоимость	средняя стоимость
	бананы	ананасы	Виноград	бананы	ананасы	виноград
Frutis	2.00руб	4.00руб	6.25руб	2.04руб	4.07руб	6.04руб
SUMP	2.32руб	3.65руб	5.32руб	2.04руб	4.07руб	6.04руб
Forum	1.98руб	4.05руб	6.03руб	2.04руб	4.07руб	6.04руб
Like	1.86руб	4.66руб	5.99руб	2.04руб	4.07руб	6.04руб
UFO	2.05руб	3.98руб	6.60руб	2.04руб	4.07руб	6.04руб
максим.	2.32руб	4.66руб	6.60руб
миним.	1.86руб	3.65руб	5.32руб

Обратите внимание:    в
таблице созданы поля средней стоимости, содержащие одинаковые значения. Так мы
сможем построить горизонтальную прямую на графике.

          После этого, легко построить
диаграмму анализа закупочных цен:

Рис. 33. Итоговая
диаграмма

          Линии средних цен нужно
отформатировать иначе, чем это делает мастер. Их нужно сделать того же цвета,
что и линии закупочных цен, убрать маркеры и сделать пунктирными.

6.    Некоторые специальные возможности

          В Excel
существуют некоторые интересные возможности позволяющие упростить работу и
несколько автоматизировать ее, ниже приведены некоторые из таких возможностей.

6.1.  Автоформат

          Команда Формат | Автоформат…
позволяет быстро оформить готовую таблицу воспользовавшись готовым Списком
форматов.

Рис. 34. Автоформат

6.2.  Решения
уравнений

          Одной из интереснейших особенностей Excel является возможность нахождения корней уравнений типа f(x)=a. Для этого
необходимо в какой-либо из ячеек ввести предполагаемое (начальное) значение
корня уравнения, в другой ячейке записать само уравнение f(x), выполнить
команду Сервис | Поиск решения…. В окне Поиск решения, в поле Установить
целевую ячейку записать адрес ячейки где записано уравнение f(x), в поле Равной:
| Значению ввести значение a, в поле Изменяя ячейки ввести адрес ячейки где находится
предполагаемое (начальное) значение корня уравнения и нажать кнопку Выполнить.
После этого в ячейке, где находилось предполагаемое (начальное) значение корня
уравнения, появится вычисленное значение корня уравнения с точностью заданной в
разделе Параметры….

          Если уравнение имеет не один, а
множество корней, то остальные корни можно получить изменяя начальные значения
корня уравнений.

Замечание:   Начальное
значение необходимо подбирать с определенной осторожностью, если функция, в
которой ищутся корни, имеет различные особенности, так как при поиске решения
начальное значение может находиться в области отрицательных градиентов, в
результате чего «спираль» поиска может быть не сходящейся, а расходящейся.

Рис. 35. Решение уравнения в Excel

6.3.  Создание
сценариев

          Часто встречается необходимость
одним и тем же ячейкам присвоить разные значения, причем так, чтобы не потерять
предыдущие значения. В Excel это выполняется за счет механизма сценариев, вызов
которого производится через меню Сервис | Сценарии…. Откроется окно в котором будет список всех
имеющихся сценариев (вначале этот список пуст). Нажмите кнопку «Добавить…«, появится окно.

Рис. 36. Окно
создания сценария

          В этом
окне надо:

1.  Дать имя сценарию;

2.  Указать те ячейки, которые будут
изменяться данным сценарием.

3.  Написать комментарии к данному
сценарию в поле Примечание

4.  Нажать кнопку ОК

Рис. 37. Диспетчер сценариев

          После этого появится новое окно, где
нужно ввести значения для указанных ячеек. Описанную операцию нужно повторить
несколько раз для создания нескольких.

          Для того, чтобы заполнить ячейки
значениями из конкретного сценария, нужно выбрать его в списке и нажать кнопку Вывести.

6.4.  Отчет
по сценариям.

          После того, как сценарии созданы,
можно создать отчет по этим сценариям. Для этого используется кнопка Отчет…

          В окне Отчет по сценарию
укажите: Тип отчета | Структура, а в поле Ячейки результата
— укажите адреса ячеек (разделенные знаком «точка с запятой») в
которых содержатся итоги (например: I13;I19;I25;I31;I38).

          После этого будет автоматически
создана новая страница с отчетом по исходным данным сценариев и ячейкам результатов.

6.5.  Создание
макроса

Макрос        — это
запись определенной последовательности действий в Excel. Такая запись
выполняется на языке Visual Basic (или на языке макрокоманд для ранних
версий) на специальных листах рабочей книги «Модуль#«,
которые являются редакторами этого языка. Каждая такая запись должна иметь
собственное имя. С точки зрения программирования – это подпрограмма.

Sub
сценарии()
‘ сценарии Макрос
‘ Макрос записан 15.08.99 (bm) Создание отчета по сценариям

Sheets(«Структура сценария«).Select
ActiveWindow.SelectedSheets.Delete
Range(«A1»).Select
ActiveSheet.Scenarios.CreateSummary ReportType:=xlStandardSummary, _

ResultCells:=Range(«I13,I19,I25,I31,I38»)

End
Sub

          Создавать макросы можно «вручную»,
или автоматически — заставить Excel отслеживать все действия и записывать их в
соответствующий модуль.

Для этого нужно:

1.  Для
начала перейдите на ту ячейку, с которой начнется запись.

2.  Войти в меню Сервис
| Макрос | Начать запись…

3.  В окне Запись
макроса дать ему имя и в поле Описание
записать краткий комментарий: для чего этот макрос, кнопка ОК
С этого момента все действия записываются в виде инструкций Visual Basic. На
экране появится дополнительная панель инструментов с кнопкой  Остановить запись.
Ни в коем случае не закрывайте эту
панель с помощью кнопки закрытия окна!

4.  Выполнить последовательность действий,
определяющих макрос.

5.  Нажать «Остановить
запись«. Запись действий в модуль прекратиться и дополнительная
панель исчезнет с экрана.

          Выполнить макрос можно через меню Макрос | Макросы… — выбрать в
списке имя макроса — кнопкой Выполнить. Макросу также
можно назначить горячую клавишу, или кнопку на панели инструментов (это
делается через диалоговое окно «Настройка«,
вызов: меню Вид | Панели
инструментов | Настройка…).

6.6.  Создание
активной кнопки

          На листе рабочей книги можно
располагать различные управляющие элементы (элементы аналогичные тем,
которые есть на диалоговых окнах) и «заставить» эти элементы
работать. Добавление новых управляющих элементов на лист производится с помощью
панели инструментов «Элементы управления«.
(Для включения панели: щелкнуть правой кнопкой мыши на панелях инструментов и
выбрать одноименную команду). Данная панель, в частности, содержит инструмент
«кнопка«. Нажать этот инструмент и указать
место и размер будущей кнопки на листе рабочей книги. Дальнейшее выполнение
зависит от версии Excel:

6.6.1.       Excel 95

          Появится диалоговое окно «Назначить
макрос» в котором нужно указать имя созданного ранее макроса. Затем,
щелкнув на самой кнопке, можно изменить ее название.

6.6.2.       Excel 97

          Из контекстного меню на новой кнопке
выбрать команду Свойства. В поле Caption
заменить стандартное название кнопки на необходимое.

          Дважды щелкнуть на кнопке. Откроется
окно редактора Visual Basic на процедуре созданной для данной кнопки. Между
строками начала и конца процедуры дописать команду для запуска созданного ранее
макроса:

Private
Sub CommandButton1_Click()
Call сценарии
End Sub

          «Сценарии» — это то
имя макроса, например приведенного выше.

          Вернуться в Excel и на панели
инструментов Элементы управления отжать кнопку Конструктор — . Теперь можно закрыть всю эту
панель. Кнопка готова.

7.    Некоторые особенности (для углубленного изучения)

7.1.  Полезные
советы при работе с Excel 95 и Excel 97

7.1.1.       Создание Web-страницы

          Чтобы создать HTML-страницу при
помощи Microsoft Excel, нужно:

1.    
Выделить ячейки, содержащие данные, которые вы
хотите поместить на Web-страницу.

2.    
Дать команду меню Файл | Сохранить в формате
HTML.

3.    
Выполнить указания мастера Web-страниц.

          Если в меню Файл отсутствует
команда Сохранить в формате HTML, нужно установить мастер Web-страниц.
Для этого дайте команду меню Сервис | Надстройки, отметьте “Мастер
Web-страниц” и щелкните ОК.

          Если в списке настроек отсутствует мастер
Web-страниц, добавьте средства создания Web страниц Office 97 при
помощи программы установки Microsoft Office 97.

7.1.2.       Использование Web-запросов

          Если ваш компьютер имеет доступ к
Internet, то вы можете использовать Web-запросы, чтобы загружать информацию из
Web прямо в Excel 97. Дайте команду Данные | Внешние данные |
Выполнить Web-запрос. В диалоговом окне Выполнить запрос выберите
список имеющихся файлов Web-запросов. Выберите интересующий вас запрос.
Дополнительные файлы запросов можно получить при помощи запроса Get More Web
Queries или на http://www.microsoft.com/officefreestuff/excel.

7.1.3.       Сохранение файла Microsoft Excel 97 сразу в двух форматах

          При помощи Excel 97 можно сохранять
рабочие книги в формате, который подходит для Excel 95, и при этом позволяет
пользователям Excel 97 пользоваться всеми возможностями последней версии
программы. Для сохранения рабочей книги в таком формате выполнить следующие
действия:

1.   Дайте команду меню Файл | Сохранить как.

2.   В раскрывающемся списке Тип файла: окна Сохранить как…
выберите тип “Книга Microsoft Excel 97 и 5.0/95”.

3.   Щелкните кнопку Сохранить.

          Если постоянно приходится сохранять
рабочие книги Excel в этом формате, установить этот тип файлов по умолчанию:

1.    
Дайте команду меню Сервис | Параметры.

2.    
Выберите вкладку Переход.

3.    
В раскрывающемся списке Сохранять файлы Excel
как выберите тип “Книга Microsoft Excel 97 и 5.0/95”.

4.    
Щелкните ОК.

7.1.4.       Связь надписи с ячейкой электронной таблицы

          Чтобы создать такую связь:

1.    
На панели инструментов Рисование щелкните
кнопку Надпись.

2.    
Нарисуйте в таблице прямоугольный фрагмент для
будущей надписи.

3.    
Нажмите F2, чтобы поместить курсор в строку
формулы.

4.    
Введите знак равенства (=).

5.    
Щелкните ячейку, содержащую данные или текст, которые
вы хотите поместить в текстовый блок.

6.    
Нажмите Enter.

7.1.5.       Блокировка доступа к личным ячейкам электронной таблицы

          Для того чтобы заблокировать доступ
к личным ячейкам электронной таблицы Microsoft Excel 97, выполните одну из
нижеописанных процедур — в зависимости от того, необходимо ли заблокировать
большую или меньшую часть ячеек.

          Чтобы запретить возможность
редактирования большинства ячеек:

1.  Выделить ячейки, которые необходимо
оставить незаблокированными. Для выделения ячеек вразброс придерживайте клавишу
Ctrl, когда будете щелкать по
ячейкам.

2.  Дать команду меню Формат | Ячейки
и открыть вкладку Защита.

3.  Снить флажок Защищаемая ячейка
и щелкнуть ОК.

4.  Дать команду меню Сервис | Защита
и выбрать Защитить лист. Ввести, если нужно, пароль и щелкнуть ОК.

          Чтобы защитить лишь некоторые
ячейки:

1.  Выделить всю таблицу, нажать кнопку
выделения всех ячеек в левом верхнем углу таблицы или клавиши Ctrl+Shift+пробел.

2.  Дать команду меню Формат | Ячейки
и выбрать вкладку Защита. Снять флажок Защищаемая ячейка и
щелкнуть ОК.

3.  Выделить ячейки, которые нужно
заблокировать. Для выделения ячеек вразброс придерживать клавишу Ctrl, когда будете щелкать по ячейкам.

4.  Дать команду меню Формат | Ячейки
и открыть вкладку Защита. Установть флажок Защищаемая ячейка и щелкнуть
ОК.

5.  Дать команду меню Сервис | Защита
и выбрать Защитить лист. Ввести, если нужно, пароль и щелкнуть ОК.

7.1.6.       «Повышение» точности вычислений формул

          В следствии того что Excel
отображает цифры в ячейках с меньшей точностью чем их хранит (например 12.343
может отображаться как 12.34), возможны визуальные эффекты
«неточности» расчетов Excel в формулах.

          Повысить в формате точность
отображения чисел. Процесс округления при этом становится «очевидным»
для пользователя.

7.1.7.       Перевод строки в ячейке таблицы

          Для размещения текста на нескольких
строках в одной ячейке таблицы используйте Alt+Enter.

7.1.8.       Локальное имя (использование одного и того же имени на разных листах)

          Если Вы хотите использовать одно и
тоже имя на разных листах таблицы то сделайте его локальным. По умолчанию вновь
создаваемые имена являются глобальными. Использование локальных имен бывает
полезным когда в рабочей книги располагаются листы с одинаковыми формулами
(например листы «отчет о прибылях за июнь», «отчет о прибылях за июль» и т.п.).
При этом формулы с ссылками на локальные имена при копировании будут
использовать имена нового рабочего листа.

7.1.9.       Отображение чисел с лидирующими нулями

          Для этого необходимо установить
формат отображения числа в ячейке с необходимым количеством нулей. Это делается
через меню Формат | Ячейки | Пользовательский.

Замечание    — можно
ввести число как текст (например ‘001), но это не одно и тоже.

7.1.10.   Использование
специальных символов в формате

          Некоторые символы в строке формата
являются специальными. Для того чтобы их вывести можно использовать символ
обратный слэш ‘‘.

7.1.11.   Удалении
ячеек рабочего листа без «порчи» ссылок на удаленные ячейки

          Если Вы удаляете данные в листе
(строки, столбцы), то все формулы содержащие ссылки на удаленные данные будут
скорректированы Excel как #ссылка#. Этого можно избежать если не использовать
операции удаления — только «очистить», «скопировать» и «вставить».

8.    СпрАвочный материал

8.1.  Функциональные
и «горячие» клавиши

          Некоторые действия в Microsoft Excel
можно выполнить значительно быстрее, если использовать функциональные клавиши и
клавиатурные комбинации («горячие» клавиши), ниже приведены их списки.

8.1.1.       Функциональные клавиши

	Клавиша	SHIFT	CTRL	CTRL+ SHIFT	ALT+ SHIFT
F1	Вывести справку или запустить мастер ответов	Справка типа «Что это?»			Вставить новый лист
F2	Перейти к правке содержимого ячейки и строки формул	Перейти к правке примечания ячейки	Вывести окно Сведения
F3	Вставить имя в формулу	Запустить мастер функций	Присвоить имя	Создать имена по тексту ячеек
F4	Повторить последнее действие	Повторить последний переход или поиск	Закрыть окно
F5	Выполнить команду Перейти (меню Правка)	Выполнить команду Найти (меню Правка)	Восстановить исходный размер окна
F6	Перейти в следующую область окна	Перейти в предыдущую область окна	Перейти в следующую книгу	Перейти в предыдущую книгу
F7	Выполнить команду Орфография (меню Сервис)		Выполнить команду Переместить (оконное меню документа)
F8	Включить режим расширения выделенной области	Включить режим перехода к следующему участку выделяемой области	Выполнить команду Размер (оконное меню документа)
F9	Пересчитать все листы во всех открытых книгах	Пересчитать текущий лист	Свернуть окно документа
F10	Перейти в строку меню	Вывести контекстное меню	Развернуть окно документа
F11	Создать диаграмму
F12	Выполнить команду Сохранить как (меню Файл)	Выполнить команду Сохранить (меню Файл)	Выполнить команду Открыть (меню Файл)	Выполнить команду Печать (меню Файл)

8.1.2.       «Горячие» клавиши

Операция	Сочетание клавиш
Клавиши для правки содержимого ячеек или строки формул
Ввести набранные данные в ячейку	ENTER
Удалить набранные данные	ESC
Повторить последнее действие	F4 или Ctrl+Y
Начать новый абзац в текущей ячейке	ALT+ENTER
Вставить в ячейку символ табуляции	CTRL+ALT+TAB
Удалить выделенные символы или символ слева от курсора	BACKSPACE
Удалить выделенные символы или символ справа от курсора	DELETE
Удалить символы справа от курсора до конца строки	CTRL+DELETE
Переместить курсор на один символ вверх, вниз, влево или вправо	Клавиши со стрелками
Переместить курсор в начало строки	HOME
Перейти к правке примечания ячейки	SHIFT+F2
Создать имена по тексту ячеек	CTRL+SHIFT+F3
Заполнить вниз	CTRL+В
Заполнить вправо	CTRL+К
Заполнить выделенные ячейки набранным значением	CTRL+ENTER
Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной снизу	ENTER
Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной сверху	SHIFT+ENTER
Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной справа	TAB
Ввести данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной слева	SHIFT+TAB
Начать формулу	=
Перейти в режим правки содержимого ячейки	F2
Очистить строку формул после указания ячейки или удалить в строке формул символ слева от курсора	BACKSPACE
Вставить имя в формулу	F3
Присвоить имя	CTRL+F3
Пересчитать все листы во всех открытых книгах	F9 или CTRL+=
Пересчитать текущий лист	SHIFT+F9
Выполнить автосуммирование	ALT+ =
Ввести текущую дату	CTRL+;
Ввести текущее время	CTRL+SHIFT+:
Отменить результаты правки ячейки или строки формул	ESC
Завершить правку ячейки	ENTER
Начать новый абзац	ALT+ENTER
Вставить символ табуляции	CTRL+ALT+TAB
Скопировать содержимое верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул	CTRL+SHIFT+»
Переключить режимы отображения значения ячейки и формулы ячейки	CTRL+`(знак левой кавычки)
Скопировать формулу верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул	CTRL+’ (апостроф)
Ввести набранную формулу в качестве формулы массива	CTRL+SHIFT+ENTER
Перейти к шагу 2 мастера функций, после набора в формуле имени функции	CTRL+Ф
Вставить в круглых скобках список аргументов, после набора в формуле имени функции	CTRL+SHIFT+Ф
Отобразить список автоввода	ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ
Клавиши для форматирования данных
Выполнить команду Стиль (меню Формат)	ALT+’ (апостроф)
Выполнить команду Ячейки (меню Формат)	CTRL+1
Выполнить форматирование общим числовым форматом	CTRL+SHIFT+~
Выполнить форматирование денежным форматом с двумя десятичными знаками после точки (отрицательные числа отображаются в круглых скобках)	CTRL+SHIFT+$
Выполнить форматирование процентным форматом с отсутствующей дробной частью	CTRL+SHIFT+%
Выполнить форматирование научным форматом с двумя десятичными знаками после запятой	CTRL+SHIFT+^
Выполнить форматирование форматом для дат с полями дня, месяца и года	CTRL+SHIFT+#
Выполнить форматирование форматом для времени с полями часов и минут и индексами A.M. или P.M.	CTRL+SHIFT+@
Выполнить форматирование форматом с двумя десятичными знаками после запятой	CTRL+SHIFT+!
Вставить рамку структуры	CTRL+SHIFT+&
Удалить все границы	CTRL+SHIFT+_
Выполнить или удалить форматирование жирным шрифтом	CTRL+И
Выполнить или отменить форматирование курсивом	CTRL+Ш
Подчеркнуть текст или удалить линию подчеркивания	CTRL+Г
Перечеркнуть текст или удалить линию перечеркивания	CTRL+5
Скрыть строки	CTRL+9
Показать строки	CTRL+SHIFT+(
Скрыть столбцы	CTRL+0 (ноль)
Показать столбцы	CTRL+SHIFT+)

8.2.  Некоторые
функции в EXCEL

          Ниже приведен краткий перечень
функций, которые представляют определенный интерес и не совсем понятны с
первого взгляда. Более полный список функций см. в Приложении к данному пособию
«Функции Microsoft Excel».

8.2.1.       Математические функции

Тригонометрические функции и функции работающие с углами.

COS() и SIN() — соответствуют своему написанию.

ACOS() и ASIN() — соответственно arccos и arcsin

TAN(), ATAN() — tg и arctg

ATAN2() — arctg для заданных координат x и y.

ГРАДУСЫ() —
преобразует радианы в градусы.

РАДИАНЫ() —
преобразует градусы в радианы.

ПИ() — p

Логарифмы и степенные функции

LN(), LOG10() и LOG() — натуральный, десятичный и логарифм с
произвольным основанием.

EXP() и СТЕПЕНЬ() — в комментариях не нуждаются

COSH(), SINH() и TANH() — гиперболические косинус, синус и
тангенс

ACOSH(), ASINH() и ATANH() — гиперболические арккосинус, арксинус
и арктангенс

Функции округления

ОКРВЕРХ(), ЧЕТН(), ОКРВНИЗ(), ЦЕЛОЕ(),
ОКРУГЛТ(), НЕЧЁТ(), ОТБР(), ОКРУГЛ(),
ОКРУГЛВНИЗ(), ОКРУГЛВВЕРХ(),— функции округления с различными
возможностями.

Операции с матрицами

          Для
операциий над матрицами в Excel применяют следующие средства:

1.    
Использование массивов

2.    
Встроенные функции: ТРАНСП, МУМНОЖ, МОПРЕД,
МОБР

          Массив возникает как непрерывная
прямоугольная область данных, которая является ссылкой в указанных выше
операциях. Формулы, обрабатывающие массив отличаются от обычных следующим:

1.  перед вводом формулы маркируется вся
область массива;

2.  завершается ввод таких формул —
нажатием Shift+Ctrl+Enter;

3.  формула заключается в фигурные скобки
и повторяется во всех клетках области

Функции СУММ() и ЕСЛИ() могут оперировать с массивами

          Использование массивов в функциях СУММ()
и ЕСЛИ() позволяет рассчитать сумму ячеек с критерием заданным
диапазоном значений, например имея столбец с датами и соответствующий ему
столбец значений можно одной формулой найти сумму всех чисел в заданном
диапазоне дат. Еще один пример. Кстати также можно использовать функции типа БДСУМ(),
но это не всегда удобно.

8.2.2.       Как к дате добавлять месяцы

          В Excel можно добавлять к дате дни.
Если необходимо добавлять определенное количество месяцев (например получить
последовательность 5 янв, 5 фев, 5 мар и т.п.) учитывая число дней в месяце,
надо использовать функцию ДАТА(). Excel сам будет отслеживать
число дней в месяце.

Список литературы

1.      
Колесников Р. Excel 97
(русифицированная версия). — Киев: Издательская группа BHV,
1997. — 480 с.

2.       Руководство пользователя.
Microsoft Windows 95. — Neunkirchen: Buhl-Data-Service Microsoft Corporation,
1995.

3.      
Рассел Борланд. Эффективная работа с Microsoft
Word 97. — СПб: Питер, 1998. — 960 с.

4.      
Материалам эхоконференции RU.EXCEL (за
июль-сентябрь 1997 года) Collected by Kirienko Andrew, 2:5020/239.21@fidonet

5.      
Англо-русский словарь по программированию и
информатике (с толкованиями). — М.: Рус. яз., 1990. — 335 с.

6.      
http://www.microsoft.ru/main.html

7.      
http://www.microsoft.com/officefreestuff/excel

8.      
http://nsvrv.ziet.zhitomir.ua/bmu/Sppp/index.html

9.      
http://members.aol.com/gjlinker/projects/oraxcel

10.   http://www.infoart.ru:8000/it/book/russ_red/excel5/content.htm

11.   http://www.infoart.ru:8000/it/book/russ_red/excel5/intro.htm