Табличный процессор ms excel термины

6.2. Термины и понятия, используемые в Excel

Табличный редактор Excel является более сложным программным продуктом, нежели текстовый редактор Word. В определяющей степени это обусловлено тем, что Excel предусматривает выполнение расчетных функций, более того – он разработан специально для этого. Соответственно, существует определенная терминология, с которой должен быть знаком каждый пользователь программы. В этом разделе мы приведет трактовку основных терминов и понятий, необходимых при изучении и последующей работе с Excel.

Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.

Диаграмма – графический способ представления числовых значений. Программа Excel поддерживает работу с разными диаграммами: гистограммы, круговые, пузырьковые, графики и др.

Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).

Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число либо какой-либо текст.

Контекстное меню – меню, содержащее список команд, которые предназначены для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню нужно щелкнуть на объекте правой кнопкой мыши либо нажать комбинацию клавиш Shift+F10 .

Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA) и предназначенная для расширения его функциональных возможностей. Доступ к макросам осуществляется с помощью команды Сервис ? Макрос .

Массив – набор ячеек либо значений, используемых как единое целое. Другими словами, массив представляет собой группу элементов одного типа, объединенных под одним именем.

Настройка – изменение текущих параметров работы программы штатными средствами. Основные операции по настройке Excel выполняются в окне, которое открывается с помощью команды главного меню Сервис ? Параметры .

Операнд – элемент вычисления (константа, функция либо ссылка).

Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Панель инструментов – панель, состоящая из кнопок и иных элементов управления, используемых для активизации команд и перехода в разные режимы работы. Включение/выключение инструментальных панелей выполняется с помощью соответствующих пунктов подменю Вид ? Панели инструментов .

Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочая книга, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек в рабочем листе, диапазон ячеек в нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы.

Пользовательский интерфейс – средство взаимодействия пользователя с программой. Интерфейс включает в себя меню, панели инструментов, и др. В Excel применяется стандартный пользовательский интерфейс, используемый в приложениях MS Office.

Примечание – вспомогательная информация произвольного характера, относящаяся к определенной ячейке и хранящаяся независимо от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, нужно выделить ее курсором и выполнить команду контекстного меню Добавить примечание , после чего с клавиатуры ввести требуемый текст.

Рабочая книга – файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист (см. ниже).

Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения расчетов. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка (см. ниже). Рабочий лист состоит из 16777216 ячеек, которые образуют сетку из 65536 строк и 256 столбцов.

Ссылка – адрес ячейки либо диапазона ячеек.

Форматирование – изменение оформления ячейки (ее «внешнего вида» – границ, заливки, и др.) либо изменение представления данных, содержащихся в ячейке. Параметры форматирования ячейки независимы от ее содержимого, и наоборот. Но учтите, что после изменения форматирования отображенное значение в ячейке может не совпадать с ее фактическим значением (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,33 , но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться значение 0,3 ).

Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и функцию . Операторы бывают трех видов:

•  Арифметический оператор – оператор, предназначенный для выполнения арифметических действий и выдающий в качестве результата числовое значение;

•  Оператор сравнения – данный оператор используется для сравнения данных и выдает в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ ;

•  Текстовый оператор – оператор, используемый для объединения данных.

Функция – готовая штатная формула Excel. Каждая функция может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и формулу (см. выше). Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.

Электронная таблица – интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, которые выводятся на экран в отдельном окне.

Ячейка – наименьшая (элементарная) часть рабочего листа (электронной таблицы), предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу (см. выше). Кроме этого, при работе с ячейками используются следующие элементы:

•  Адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;

•  Ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (т. е. не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными. Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге. 

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Специальность
34.02.01 «Сестринское дело»

Группы
9-1х

Лекция №12

«MS Excel: основные понятия, интерфейс»

1.     Назначение
и интерфейс табличного процессора Microsoft Excel.

Современные технологии
обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость
представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого
представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны
относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие
объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных
работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения,
предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в
табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей
(алгебраических или логических соотношений) между ними. При
изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и
заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и
являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций.
Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых
результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее
приемлемый.

При работе с табличными
процессорами создаются документы, которые также называют электронными
таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители
внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Таблица – форма
организации данных по строкам и столбцам. 
Электронная таблица –
компьютерный эквивалент обычной таблицы. 
Табличный процессор –
комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.

Электронная
таблица –
самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с
данными. В ячейках таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст,
даты, числа, формулы и др. Главное достоинство электронной таблицы –
возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных
формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

Функциональные возможности Excel позволяют широко использовать его для
финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов,
автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших
объемов информации, заданных в табличном виде.

1.    
Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные
вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;

2.   Осуществлять численное исследование (Что будет,
если? Как сделать, чтобы?);

3.  
Проводить статистический анализ;

4.   Реализовать функции базы данных – ввод, поиск,
сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных;

5.   
Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их
невидимыми;

6.  
Наглядно представлять данные в виде диаграмм и
графиков;

7.   
Вводить и редактировать тексты;

8.   Осуществлять
обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки,
таблицы, подготовленные в других приложениях;

9.   Осуществлять
многотабличные связи.

1.1  
Основные
объекты табличного процессора MS Excel:

В табличном процессоре Excel информация хранится в
виде рабочей книги. Рабочая книга может содержать 255 листов,
расположенных в произвольном порядке, следующих типов: рабочий лист; лист с
диаграммой; лист макросов.

Основными понятиями табличного процессора Excel
являются:

1)  книга – это файл, используемый для
обработки и хранения данных, состоящий из отдельных листов;

2)  лист – разделен на
строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Рабочий лист
состоит из 256 столбцов и 65536 строк;

3)  строка – горизонтальный набор
ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;

4)  столбец – вертикальны набор
ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;

5)  ячейка – минимальный
объект табличного процессора ;
область, определяемая пересечением столбца и строки
электронной таблицы (ЭТ);

6)  текущая (активная) ячейка – ячейка
ЭТ, в которой в данный момент находится курсор;

7) адрес ячейки буквенно-цифровой
код, который определяется названием (номером)
столбца и номером строки (A1, F123, AC72);

Адрес диапазона (блока)
ячеек — определяется адресом верхней
левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием (:), B2:C7 → B2, B3, B4,
B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

9)      блок ячеек
(диапазон) – группа смежных ячеек, определяемая
адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом
блоком. Например, D4:F13;

10)                  
ссылка – ссылка
указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в
формуле;

11)                  
абсолютная ссылка –
это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку;

12)                  
относительная ссылка –
это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с
положением формулы.

13)                  
формула – это
конструкция, начинающаяся со знака “=”, состоящая из математических
операторов, значений, ссылок на ячейки и имен функций, при этом результатом
выполнения формулы является некоторое новое значение.

Окно приложения табличного процессора Excel имеет
вид, представленный на рис. 5.1:

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

·          
Текст – последовательность букв, иногда
цифр или некоторых специальных символов.

·          
Числа могут включать цифры и
различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные
обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.

·          
Дата и время вводятся в ячейки
электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.

·          
Формулой в электронной таблице
называют алгебраические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со
знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1

·          
Функция представляет собой
программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать
конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе
формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2)

·          
Аргументами функции могут быть:
числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие функции;
логические значения и др.

Общая информация

Интерфейс Excel 2010
является дальнейшим развитием пользовательского
интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office 2007. При создании интерфейса
разработчиками была поставлена задача: сделать основные приложенияMicrosoft Office удобнее в работе. В результате
был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для
пользователей работу с приложениями Microsoft
Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.

В
предыдущих выпусках приложений Microsoft Office пользователям
предоставлялась система меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Такой интерфейс работал хорошо, пока в приложениях
было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного
больше функций, пользователям становится нелегко работать со старой системой:
слишком много программных возможностей, и их трудно найти.

В Office Fluent дизайн пользовательского интерфейса был переработан,
чтобы упростить процедуры поиска и использования всего диапазона возможностей,
предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить
загромождение рабочей области — ради того, чтобы пользователи меньше
отвлекались на поиск и могли больше
времени и энергии тратить на свою
работу.

Лента

Главный
элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2010 представляет собой ленту, которая
идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо
традиционных меню и панелей инструментов (рис. 1.1).

увеличить изображение
Рис. 1.1. Лента

С помощью
ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы
управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики,
флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы,
собранные на вкладках.

Заменить
ленту панелями инструментов или меню предыдущих
версий приложения Microsoft Excel нельзя.

Удалить
ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть
(свернуть).

1.     Нажмите
кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой части линии названий
вкладок (рис. 1.2).

увеличить изображение
Рис. 1.2. Сворачивание ленты

2.     Лента
будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.3).

увеличить изображение
Рис. 1.3. Окно со свернутой лентой

Ленту можно
свернуть и иначе.

1.     Щелкните
правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2 ).

2.     В
контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.

Для
использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию
нужной вкладки, а затем выберите параметр или
команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно
выделить текст в документе Excel, щелкнуть
вкладку Главнаяи в группе Шрифт выбрать
нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.

Чтобы
быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для восстановления
ленты дважды щелкните вкладку.

Чтобы
свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl
+ F1.

Внешний вид
ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются
элементы вкладки. На рисунках приведено отображение ленты
вкладки Главная при различной ширине окна.

увеличить изображение
Рис. 1.4. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 1024
точки

Рис. 1.5. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 800
точек

Несмотря на скрытие
отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по значку
или стрелке кнопки названия группы, например, по значку Стили (рис. 1.6),
и будут отображены все элементы группы.

Рис. 1.6. Отображение
скрытых элементов ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек

При существенном уменьшении
ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок перестают отображаться.

Рис. 1.7. Скрытие ленты и
вкладок при уменьшении ширины окна

То же происходит и при
существенном уменьшении (менее 250 точек) высоты окна (рис. 1.8).

увеличить
изображение
Рис. 1.8. Скрытие ленты и
вкладок при уменьшении высоты окна

При увеличении размера окна
лента автоматически появляется снова.

В Microsot Excel 2007
содержание ленты для каждой вкладки было постоянно и неизменно. Нельзя было ни
добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда. В нынешней
версии ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность
расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и удалять их,
создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках,
добавлять и удалять отдельные элементы и др.

1.     Щелкните
правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2).

2.     В
контекстном меню выберите команду Настройка
ленты.

Настройка ленты производится
в категории Настройка ленты окна Параметры
Excel (рис. 1.9).
Для восстановления стандартных настроек ленты нажмите кнопку Сброс и выберите необходимую команду для
восстановления только выбранной вкладки ленты или для сброса всех изменений
ленты.

увеличить
изображение
Рис. 1.9. Настройка ленты

Вкладки

По умолчанию
в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная,
Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Для перехода к нужной
вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Каждая вкладка связана с
видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию
после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе
работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст.
Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров
страниц документов. ВкладкаВставка предназначена
для вставки в документы различных объектов. И так далее.

Кроме того, можно отобразить
еще одну вкладку: Разработчик.

1.     Щелкните
правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2 ).

2.     В
контекстном меню выберите команду Настройка
ленты.

3.     В
категории Настройка ленты окна Параметры
Excel (см. рис. 1.9 )
установите флажок этой вкладки.

На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и
форм, а также функции для работы с XML.

Файлы и шаблоны, созданные в
версиях Excel до
2003 года, могли содержать пользовательские панели инструментов. Кроме
того, при установке на компьютер некоторых программ (например,
FineReader) в Excel автоматически
добавляются надстройки. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2010
появляется еще одна постоянная вкладка – Надстройки (рис. 1.10).

увеличить изображение
Рис. 1.10. Вкладка
Надстройки

Эта вкладка содержит
элементы надстроек, а также элементы панелей инструментов,
созданных в предыдущих версиях Excel. Каждаяпанель инструментов занимает отдельную строку ленты
вкладки. Однако некоторые элементы, имевшиеся на панелях инструментов, вExcel 2010 могут отсутствовать.

Стандартный набор вкладок
заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Удаление фона(рис. 1.11).

увеличить изображение
Рис. 1.11. Отображение
вкладок в режиме Удаление фона

Помимо постоянных, имеется целый ряд
контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и
т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим
либо при выделении объекта или установке на негокурсора.

Например, при создании
колонтитулов появляется соответствующая вкладка (рис. 1.12).

увеличить изображение
Рис. 1.12. Контекстная
вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор

В некоторых случаях
появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с диаграммами
появляются три вкладки:Конструктор, Макет и Формат (рис. 1.13).

увеличить изображение
Рис. 1.13. Контекстные
вкладки для работы с таблицами

При снятии выделения или
перемещении курсора контекстная
вкладка автоматически скрывается.

Не существует способов
принудительного отображения контекстных вкладок.

Элементы управления

Элементы управления на лентах
вкладок объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например,
на вкладкеГлавная имеются
группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со
стилями и редактирования (см. рис. 1.1 ).

Элементами управления являются
обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки сменю, флажки, значки (кнопки) группы.

Кнопки используются для
выполнения какого-либо действия. Например, кнопка Полужирный группы Шрифт вкладки Главнаяустанавливает полужирное
начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней
мышью (рис. 1.14).

увеличить изображение
Рис. 1.14. Использование
обычной кнопки

В некоторых случаях нажатие
кнопки вызывает диалоговое окно.

Раскрывающиеся кнопки имеют
стрелку в правой или нижней части. При щелчке по стрелке открывается меню или
палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются
на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку. Например,
можно щелкнуть по стрелке
кнопки Граница группы Шрифт вкладки Главнаяи выбрать способ, вид и
расположение границы (рис. 1.15). Чтобы
еще раз назначить такую же границу, не нужно щелкать по стрелке,
достаточно щелкнуть по самой кнопке.

увеличить изображение
Рис. 1.15. Использование
раскрывающейся кнопки

В списке можно выбрать для
применения какого-либо параметра. Для этого надо щелкнуть по нему
мышью. Например, в спискеМакеты диаграмм вкладки Конструктор можно выбрать макет диаграммы (рис. 1.16).

увеличить изображение
Рис. 1.16. Использование
списка

Для просмотра списка в
пределах ленты можно пользоваться кнопками Вперед и Назад.
Но обычно список разворачивают,
для чего надо щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры (см. рис. 1.16).

При использовании
раскрывающегося списка надо щелкнуть по стрелке списка и выбрать требуемый параметр. Например, в раскрывающемся списке Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная можно выбрать размер шрифта (рис. 1.17).

увеличить изображение
Рис. 1.17. Использование
раскрывающегося списка

В большинстве случаев можно
не открывая списка щелкнуть мышью в поле раскрывающегося списка, ввести значение требуемого
параметра с клавиатуры и нажать клавишу Enter.

Счетчики используют
для установки числовых значений каких-либо параметров. Для изменения значения
пользуются кнопкамисчетчика Больше (Вверх) и Меньше
(Вниз) . Например, в счетчике Масштаб группы Вписать вкладки Разметка страницыможно установить
величину масштаба печати документа (рис. 1.18).

увеличить изображение
Рис. 1.18. Использование
счетчиков

Также значение в поле счетчика можно ввести с клавиатуры и нажать
клавишу Enter.

Нажатие некоторых кнопок не
приводит к выполнению какого-либо действия, а только отображает меню, в котором следует выбрать нужное действие.
Например, щелкнув по кнопке Ориентация в группе Выравнивание вкладки Главная, в появившемся менюможно выбрать направление текста в ячейке (рис. 1.19).

увеличить изображение
Рис. 1.19. Использование
кнопки с меню

В некоторых случаях выбор
команды меню кнопки
вызывает диалоговое окно.

Флажки используются для
применения какого-либо параметра. Например, флажки группы Показать вкладки Вид (рис. 1.20)
определяют отображение сетки
листа, строки формул и заголовков строк и столбцов.

увеличить изображение
Рис. 1.20. Использование
флажков

Для установки или снятия
флажка достаточно щелкнуть по нему мышью.

Значок (кнопка) группы –
маленький квадрат в
правом нижнем углу группы элементов во вкладке. Щелчок по значку
открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения
функциональных возможностей. Например, значок группы Шрифт вкладки Главная открывает диалоговое окно Формат
ячейки (рис. 1.21).

увеличить изображение
Рис. 1.21. Использование
значка группы

А значок группы Буфер обмена отображает область задач Буфер обмена (рис. 1.22).

увеличить изображение
Рис. 1.22. Использование
значка группы

Не каждая группа имеет
значок.

Для каждого элемента
управления можно отобразить всплывающую подсказку о назначении этого элемента. Для этого
достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши.
Примеры всплывающих подсказок приведены на рис. 23 – рис. 25.

увеличить изображение
Рис. 1.23. Всплывающая
подсказка для элемента управления

увеличить изображение
Рис. 1.24. Всплывающая
подсказка для элемента управления

увеличить изображение
Рис. 1.25. Всплывающая
подсказка для элемента управления

В некоторых случаях в
подсказке отображается текст Для получения дополнительных сведений нажмите
клавишу F1. В этом случае при нажатии клавиши F1 появляется окно справочной системы со справкой, относящейся
непосредственно к выбранному элементу.

Вкладка (меню) «Файл»

Вкладка Файл всегда
расположена в ленте первой слева. По своей сути вкладка Файл представляет
собой меню (рис. 1.26).

увеличить изображение
Рис. 1.26. Вкладка (меню)
Файл раздел Сведения

Меню содержит
команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть,
Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для
настройки Excel (Справка,
Параметры).

Команды Сохранить как и
Открыть вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.

Команда Сведения
(см. рис. 1.26 ) открывает
раздел вкладки для установки защиты документа, проверки совместимости документа
с предыдущими версиями Excel, работы с версиями
документа, а также просмотра и изменения свойства документа.

Команда Последние
открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Excel, в том числе закрытых без сохранения (рис. 1.26).

увеличить изображение
Рис. 1.27. Вкладка (меню)
Файл раздел Последние

Команда Создать
открывает раздел вкладки с шаблонами для создания новых документов (рис. 1.28).

увеличить изображение
Рис. 1.28. Вкладка (меню)
Файл раздел Создать

Команда Печать открывает
раздел вкладки для настройки и организации печати документа, а также
предварительного просмотра документа (рис. 1.29).

увеличить изображение
Рис. 1.29. Вкладка (меню)
Файл раздел Печать

Команда Сохранить
и отправить открывает раздел вкладки для отправки документа по электронной
почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата файла
документа (рис. 1.30).

увеличить изображение
Рис. 1.30. Вкладка (меню)
Файл раздел Доступ

Команда Справка
открывает раздел вкладки для просмотра сведений об установленной версии Microsoft Office, проверки наличия обновлений,
настройки параметров Excel (рис. 1.31).

увеличить изображение
Рис. 1.31. Вкладка (меню)
Файл раздел Справка

Команда Параметры
отображает диалоговое окно Параметры
Excel для настройки параметров Excel

Кнопка Выход завершает работу с приложением.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа по умолчанию
расположена в верхней части окна Excel и предназначена для быстрого доступа к
наиболее часто используемым функциям.

По умолчанию
панель содержит всего три кнопки: Сохранить,
Отменить, Вернуть (Повторить) .
Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или
удаляя существующие.

1.     Нажмите
кнопку Настройка панели
быстрого доступа.

2.     В
меню выберите наименование необходимого элемента (рис. 1.32).
Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.

увеличить изображение
Рис. 1.32. Настройка
панели быстрого доступа

3.     Для
добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите команду Другие команды
(см. рис. 1.32 ).

4.     В
разделе Панель быстрого
доступа окна Параметры Excel в раскрывающемся
списке Выбрать команды из: выберите вкладку, в которой расположен добавляемый
элемент, затем выделите элемент в списке и нажмите кнопку Добавить (рис. 1.33).

увеличить изображение
Рис. 1.33. Настройка
панели быстрого доступа

Для добавления на панель
любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому
элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель
быстрого доступа.

Для удаления элемента из
панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в
контекстном меню выбрать
команду Удалить с панели быстрого доступа.

Для восстановления
стандартного состава панели быстрого доступа в разделе Панель быстрого доступа окна Параметры
Excel(см. рис. 1.33 ) нажмите
кнопку Сброс и выберите команду Сброс только панели
быстрого доступа.

Мини-панели инструментов

Мини-панели инструментов содержит основные наиболее часто
используемые элементы для оформления текста документа, рисунков,диаграмм и других объектов

В отличие от других
приложений Office 2010
(Word, PowerPoint и
др.) в Excel 2010
мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа. Для
отображения панели щелкните правой кнопкой по выделенной области (рис. 1.34).

увеличить изображение
Рис. 1.34. Отображение
мини-панели инструментов

Мини-панели для оформления
рисунков и других объектов отображается при щелчке по объекту
правой кнопкой мыши. Мини-панель
инструментов для
оформления рисунка, например, содержит счетчики для изменения размера, кнопку для
поворота рисунка и обрезки изображения, кнопки для управления расположением
рисунка по слоям
(рис. 1.35).

увеличить изображение
Рис. 1.35. Мини-панель
инструментов для оформления рисунка

Состав элементов мини-панелей инструментов постоянный и неизменный.

Строка формул

В Excel 2010
удобнее, чем в предыдущих версиях организована работа со строкой формул.

Для просмотра и
редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки
формул. Для этого щелкните покнопке Развернуть строку формул (рис. 1.36).

увеличить изображение
Рис. 1.36. Увеличение
высоты строки формул

Если и в этом случае
отображается не все содержимое ячейки, можно
воспользоваться полосой прокрутки (рис. 1.37).

увеличить изображение
Рис. 1.37. Просмотр
содержимого ячейки в строке формул

Для того, чтобы привести
строку формул в исходное состояние щелкните по кнопке Свернуть строку формул (см. рис. 1.37).

Для
изменения режима отображения значков несколько раз щелкните по кнопке
или щелкните по стрелке кнопки и выберите нужный режим (рис. 2.6).

увеличить изображение
Рис. 2.6. Выбор режима отображения значков папок и файлов

Для
практической работы чаще всего используют режимы Мелкие значки и Список,
при которых в окне отображается максимальное количество значков. В режиме Таблица можно
просмотреть некоторые свойства файлов.

В режиме
отображения Таблица, значки папок и файлов можно сортировать,
используя кнопки Имя, Дата изменения, Тип, Размер(6 на рис. 2.2 ). При щелчке правой
кнопкой мыши по любой из этих кнопок появляется
контекстное меню, в котором можно выбрать и другие поля сортировки,
например, Авторы, Заголовок и др. Помимо сортировки, указанные кнопки можно
использовать и как фильтры. Для этого необходимо навести указатель мыши
на кнопку, и щелкнуть по появившейся стрелке. Например, можно
фильтровать файлыпо дате изменения (рис. 2.7).

увеличить изображение

Создание документов

Новый документ создается
автоматически сразу после запуска Excel.

Новый пустой документ или
документ на основе шаблона можно создать в процессе работы.

1.     Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Создать, после чего
отобразится раздел Создать.

2.     Для
создания нового пустого дважды щелкните по значку Новый документ или выделите этот значок и нажмите
кнопку Создать(рис. 2.16).

увеличить изображение
Рис. 2.16. Создание нового
пустого документа

3.     Для
создания документа на основе шаблона, установленного на компьютере, щелкните по
значку Образцы шаблонов (см.рис. 2.16).
Прокручивая список (рис. 2.17) выберите
нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и
нажмите кнопку Создать.
Для возврата в начало раздела Создать нажмите кнопку Домой.

увеличить изображение
Рис. 2.17. Создание
документа на основе установленного шаблона

4.     При
наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft
Office. В разделе Шаблоны Office.com (см.рис. 2.16) щелкните
по значку нужной группы шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся. Прокручивая
список (рис. 2.17), выберите
нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и
нажмите кнопкуЗагрузить.

увеличить изображение
Рис. 2.18. Создание
документа на основе шаблона с сайта Microsoft Office

5.     Для
создания документа на основе одного из ранее использованных шаблонов щелкните
по значку Последние шаблоны (см.рис. 2.16). Выберите
нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и
нажмите кнопку Создать илиЗагрузить (рис. 2.19).

увеличить изображение
Рис. 2.19. Создание
документа на основе недавно использовавшихся шаблонов

Особенности сохранения
документов Excel 2010 в формате предыдущих версий Excel

Многие возможности Excel
2010 не поддерживаются в более ранних версиях.

При сохранении документа,
созданного в Excel 2010, в формате Книга Excel 97-2003 в нем будут произведены
изменения.

Перед сохранением файла в
формате Книга Excel 97-2003 можно проверить, нет ли в текущем документе
элементов содержимого или оформления, не поддерживаемых в старых версиях Excel.

1.     Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после
чего отобразится раздел Сведения.

2.     Нажмите
кнопку Поиск проблем и в появившемся меню выберите команду
Проверка совместимости (рис. 2.23).

увеличить
изображение
Рис. 2.23. Проверка
совместимости документа с предыдущими версиями Excel

3.     В
окне результатов проверки совместимости (рис. 2.24)
будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите
кнопку Продолжить.

увеличить
изображение
Рис. 2.24. Сводка проверки
совместимости документа с предыдущими версиями Excel

Нажав кнопку Выберите отображаемые версии (см.рис. 2.
24) можно выбрать версии Excel, для которых проводится проверка:
только Excel 97-2003, только Excel 2010 или для всех предыдущих версий.

Для того чтобы в последующем
такая проверка осуществлялась автоматически при сохранении файла установите
флажок Проверка совместимости
при сохранении документов (см.рис. 2.24).
В этом случае при каждой попытке сохранения файла будет появляться аналогичное
окно (рис. 2.25).

увеличить
изображение
Рис. 2.25. Сводка проверки
совместимости документа с предыдущими версиями Excel

Необходимо внести изменения
в книгу или для сохранения с потерями функциональности нажать кнопку Продолжить (см.рис. 2.25).

Для удобства список
несовместимых элементов можно скопировать на отдельный новый лист. Для этого в
окне Microsoft Excel —
проверка совместимости (см.рис. 2.24 и рис. 2.25)
нажмите кнопку Копировать на
новый лист. Новый лист будет добавлен в конец книги (рис. 2.26).

увеличить
изображение
Рис. 2.26. Сводка проверки
совместимости документа с предыдущими версиями Excel, выведенная на отдельный
лист

Преобразование файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010

При сохранении файла,
созданного в одной из предыдущих версий Excel, в файл Excel 2010,
появляется новый файл, а исходный файлостается в той же папке. Вместо этого можно
преобразовать файл таким
образом, чтобы файл формата Excel 2010 заменил старыйфайл.

1.     Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после
чего отобразится раздел Сведения.

2.     Нажмите
кнопку Преобразовать (рис. 2.27).

увеличить изображение
Рис. 2.27. Преобразование
файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010

3.     В окне
предупреждения о
возможных изменениях в разметке документа (рис. 2.28) нажмите
кнопку ОК. Для удобства
дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать вопрос о
преобразовании книг.

увеличить изображение
Рис. 2.28. Преобразование
файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010

Закрытие файлов

Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна Excel 2010.

Для закрытия единственного
открытого файла без завершения работы с Excel 2010 перейдите во вкладку Файл и выберите команду Закрыть.

Для одновременного закрытия
всех открытых
файлов и завершения
работы с Excel 2010 перейдите во вкладку Файл и выберите команду Выход.

Если файл был изменен, но не сохранен, то при
его закрытии появляется соответствующее предупреждение (рис. 2.29).

увеличить изображение
Рис. 2.29. Закрытие файла
с несохраненными изменениями

Нажмите кнопку Сохранить для сохранения файла со всеми
внесенными на данный момент изменениями.

Нажмите кнопку Не сохранять для отказа от сохранения
изменений, внесенных в файл с
момента последнего его сохранения.

Нажмите кнопку Отмена для продолжения работы с файлом.

Если в процессе работы с
файлом от момента последнего сохранения изменений до его закрытия прошло некоторое время
(поумолчанию 10 минут), то срабатывает функция автосохранения документов Excel.
В этом случае при закрытии файла также появляется предупреждение (рис. 2.30).

увеличить изображение
Рис. 2.30. Закрытие файла
с несохраненными изменениями

Однако в этом случае, даже
если нажать кнопку Не
сохранять, в течение нескольких дней сохраняется копия (черновик) файла в последней его редакции.

Автосохраненную копию
текущего файла можно открыть.

1.     Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после
чего отобразится раздел Сведения.

2.     Щелкните
мышью по соответствующей ссылке (рис. 2.31).

увеличить изображение
Рис. 2.31. Открытие
автосохраненной копии файла

3.     Файл
будет открыт. При этом будет отображена панель сообщений (рис. 2.32).

увеличить изображение
Рис. 2.32. Автосохраненная
копия файла

Данную копию можно сохранить
как отдельный файл.

Можно в панели сообщений
нажать кнопку Восстановить (см.рис. 2.32), и тогда
данная копия заменит текущую версию файла.

При закрытии файла,
созданного в старых версиях Microsoft Excel, даже если в нем не производилось никаких
действий, появляется предупреждение о пересчете формул (рис. 2.33). Для
сохранения результатов пересчета следует нажать кнопку Да. Формат файла при этом не
изменяется.

увеличить изображение
Рис. 2.33. Предупреждение
о пересчете формул при закрытии файла

Просмотр листов

Изменение
режима просмотра листа

Выбрать режим просмотра
листа можно при работе в любой вкладке Excel 2010.

Ярлыки выбора основных
режимов просмотра книги расположены в правой части строки состояния (рис.3.1).
Если ярлыки не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки
состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Ярлыки режимов
просмотра.

увеличить
изображение
Рис. 3.1. Выбор режима
просмотра листа

По умолчанию для вновь
создаваемых документов установлен режим просмотра Обычный. Этот режим
используется для выполнения большинства задач Microsoft Excel,
таких, как ввод и обработка данных, форматирование данных
и ячеек, вычисления, построение диаграмм и т. д.

Режим Разметка страницы позволяет изменять данные и при этом
видеть их так, как они будут напечатаны на бумаге (рис.3.2).
В этом режиме обычно создают и оформляют колонтитулы.

увеличить
изображение
Рис. 3.2. Отображение
листа в режиме Разметка страницы

В режиме Страничный (рис.3.3) в
окне отображается только собственно сама таблица. Остальные ячейки листа не
отображаются. Зато отображены границы страниц. Перетаскиванием этих границ
можно изменять порядок разделения таблицы между страницами при печати. Кроме
того, только в этом режиме можно эффективно работать с разрывами страниц.

увеличить
изображение
Рис. 3.3. Отображение
листа в режиме Страничный

При переходе в режим Страничный обычно появляется информационное окно Страничный режим. Для
дальнейшей работы следует нажать кнопку ОК.
Перед этим можно поставить флажок Больше
не показывать это окно.

Во вкладке Вид в группе Режимы просмотра книги можно выбрать еще один режим просмотра
— Во весь экран. Этот
режим обеспечивает скрытие большинства элементов окна для увеличения видимой
части документа (рис.3.4).

увеличить
изображение
Рис. 3.4. Отображение
листа в режиме Во весь экран

В отличие от других режимов
просмотра, режим Во весь экран устанавливается для всех листов книги
и всех открытых
файлов.

Чтобы вернуться в исходный
режим, следует нажать клавишу Esc.

Изменение масштаба
отображения листа

Изменить масштаб отображения
листа можно при работе в любой вкладке Excel 2010.
Щелкните по кнопке со знаком + (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со
знаком — (минус) для уменьшения (см. рис.3.1). Масштаб можно также
изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Если линейка масштаба не отображается,
щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся
контекстном меню выберите команду Масштаб.

Минимальный масштаб
отображения — 10 %, максимальный — 400 %.

Масштаб отображения листа
можно изменять также во вкладке Вид (рис.3.5).

увеличить изображение
Рис. 3.5. Изменение
масштаба отображения документа во вкладке Вид

Нажав кнопку Масштаб (см. рис.3.5) в диалоговом окне Масштаб (рис.3.6) можно установить требуемый
масштаб отображения листа.

увеличить изображение
Рис. 3.6. Изменение
масштаба отображения документа в диалоговом окне Масштаб

Можно подобрать масштаб
отображения листа.

1.     Выделите
фрагмент листа, который должен быть полностью отображен.

2.     Нажмите
кнопку Масштабировать
выделенный фрагмент (см. рис.3.5) в группе Масштаб вкладки Вид.

Для отображения листа в
масштабе 100 % нажмите кнопку 100%.

Одновременный
просмотр различных частей листа

Разделение
листа

Для того чтобы независимо
просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по
горизонтали и по вертикали на отдельные области. Разделение листа на области
позволяет просматривать различные части одного и того же листа друг рядом с другом
и может оказаться полезным, например, при необходимости вставить данные из
одной области большого листа в другую.

1.     Наведите
указатель мыши на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы
прокрутки или в правой
части горизонтальной полосы прокрутки (рис.3.7).

2.     Когда
указатель примет вид двунаправленной стрелки,
перетащите его вниз или влево.

увеличить изображение
Рис. 3.7. Вешки разделения
окна

Можно также выделить ячейку,
относительно которой следует разделить лист, и нажать кнопку Разделить в группе Окно вкладкиВид.

Например, в таблице на рис.3.8 можно
просматривать в левой области листа данные столбцов A:D, а в правой части — K:Q. В верхней части можно
просматривать данные строк 1:11,
в то время как в нижних областях будут отображаться последние строки таблицы.

увеличить изображение
Рис. 3.8. Таблица с
разделением листа

При необходимости линии
разделения листа можно перемещать перетаскиванием.

Для прекращения режима
разделения листа следует нажать кнопку Разделить в группе Окно вкладки Вид.

Закрепление областей листа

Закрепление строк, столбцов
и областей листа используется при просмотре больших таблиц для того, чтобы при
прокрутке листа закрепленные строки и столбцы оставались в окне. Закреплять
можно только строки, только столбцы или и строки и столбцы одновременно.

Для закрепления областей
листа используют кнопку Закрепить
области группы Окно вкладки Вид.

Обычно требует закрепить
верхнюю строку листа (названия столбцов таблицы) или первый столбец (названия
строк таблицы).

1.     Щелкните
по кнопке Закрепить области.

2.     В
меню (рис.3.9) выберите соответствующую
команду.

увеличить изображение
Рис. 3.9. Закрепление
областей листа

Для закрепления произвольной
области следует выделить ячейку ниже
закрепляемой строки (строк) и правее закрепляемого столбца (столбцов) и в меню
(см. рис.3.9) выбрать команду Закрепить области.

Например, при работе с
таблицей на рис.3.10 на листе
закреплена область столбцов с наименованием модели автомобиля и ценой (столбцы A и B ) и строки с названиями столбцов
таблицы (строка 1).

увеличить изображение
Рис. 3.10. Таблица с
закрепленной областью

Для отмены закрепления
строк, столбцов или областей листа щелкните по кнопке Закрепить области, в меню
выберите команду Снять закрепление областей.

Следует отметить, что
одновременно разделить лист и закрепить области листа невозможно

Скрытие и отображение
столбцов и строк

Временно ненужные для работы
столбцы и строки листа можно скрыть.

1.     Щелкните
правой кнопкой мыши по заголовку столбца или строки. Если требуется скрыть
несколько столбцов или строк, то следует их выделить.

2.     В
контекстном меню выберите команду Скрыть.

Например, в таблице (рис.3.11) для работы временно не
нужны столбцы D:Н.

увеличить изображение
Рис. 3.11. Таблица до
скрытия столбцов

После скрытия этих столбцов
таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 3.12.

увеличить изображение
Рис. 3.12. Таблица после
скрытия столбцов

При просмотре листа всегда
можно обнаружить факт скрытия столбцов или строк по нарушению
последовательности заголовков (см.рис.3.12).

Для отображения скрытых
столбцов можно выделить столбцы слева и справа от скрытых, щелкнуть правой
кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца и выбрать команду
контекстного меню Показать.
Аналогично можно отобразить и скрытые строки.

Для отображения всех скрытых
столбцов или строк необходимо выделить все ячейки листа. Затем для отображения
скрытых столбцов необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого
столбца и выполнить команду контекстного меню Показать.
А для отображения скрытых строк следует щелкнуть правой кнопкой мыши по
заголовку любой строки и выбрать команду контекстного менюПоказать.

Скрыть столбец можно также
перетаскиванием влево его правой границы между заголовками столбцов до тех пор,
пока ширина столбца не будет равна нулю. Аналогично для скрытия строк можно
перетаскивать вверх нижнюю границу строки.

Перемещение по документу

Перемещение
по книге

Для перехода к нужному листу
книги достаточно щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку листа в нижней части
окна книги (рис.3.13).

увеличить
изображение
Рис. 3.13. Перемещение
между листами книги

Если необходимый ярлык не
отображен в строке ярлыков, то для перехода к ярлыку нужного листа можно
воспользоваться кнопками прокрутки ярлыков, расположенными в левой части строки
ярлыков (см. рис.3.13).
При этом прокручиваются только ярлыки, а не листы книги.

С целью увеличения числа
отображаемых ярлыков листов можно перетащить вправо вешку ярлыков,
расположенную между ярлыками и горизонтальной полосой
прокрутки (см. рис.3.13).

Можно просмотреть полный
список листов книги.

1.     Щелкните
правой кнопкой мыши по любой кнопке прокрутки ярлыков.

2.     В
контекстном меню (рис.3.14)
выберите нужный лист.

увеличить
изображение
Рис. 3.14. Переход к
произвольному листу книги

Если в книге более 15
листов, для перехода к листу, ярлык которого не отображается в контекстном
меню, следует выбрать команду Все листы, а затем в диалоговом окне Переход к
листу текущей книги выбрать
нужный лист (рис.3.15).

увеличить
изображение
Рис. 3.15. Выбор
произвольного листа

Чтобы облегчить поиск нужных
ярлыков, их можно пометить разными цветами.

1.     Щелкните
по ярлыку листа правой кнопкой мыши.

2.     В
контекстном меню выберите команду Цвет ярлычка, а затем выберите цвет в палитре
цветов (рис.3.16).

увеличить
изображение
Рис. 3.16. Выбор цвета
ярлыка лист

Для последовательного
перехода между листами можно использовать и клавиши клавиатуры. Комбинация
клавиш Ctrl + Page Up — переход к листу, расположенному
слева от активного листа, а Ctrl
+ Page Down — к листу,
расположенному справа.

Многие
читатели в большей или меньшей степени
знакомы с электронными таблицами Excel.
Тем не менее необходимо дать определения
терминов, наиболее часто встречающихся
в этой книге. Данный подход облегчит
восприятие материала и позволит
сосредоточиться на описании практических
приемов для решения конкретных задач.
Кроме определений основных понятий в
настоящей главе описаны элементы
интерфейса окна Excel, а также порядок
создания и сохранения документов.

Адрес

Адрес
ячейки является основным элементом
ссылки на ячейку. С помощью адреса можно
найти любую ячейку в рабочей книге
Excel. Адрес состоит из имени столбца и
номера строки (например, В2 — это ячейка,
которая находится на пересечении столбца
В и строки 2).

Активизация

В
каждую ячейку листа пользователь может
ввести данные. Перед вводом данных
ячейка должна быть активизирована.
Ячейка активизируется в результате
щелчка на ней или вследствие размещения
на ней указателя ячейки с помощью клавиш
управления курсором или комбинации
клавиш.

Буфер
обмена

Буфер
обмена — это временная память,
предоставляемая в распоряжение
пользователя операционной системой
Windows. С помощью буфера данные переносятся
в другое приложение без импортирования.
Данные в буфере обмена в зависимости
от их источника могут быть представлены
в различных форматах.

Выделение

Выделение
применяется для указания того, какие
ячейки следует использовать при
выполнении той или иной операции.
Выделенная ячейка заключается в рамку,
а выделенный диапазон ячеек отображается
инверсно.

Выделенный
диапазон ячеек

Выделенный
диапазон ячеек состоит из нескольких
маркированных ячеек рабочего листа
Excel, которые будут использоваться при
выполнении операций до отмены маркировки.

Имя

Имена,
присвоенные ячейкам и диапазонам, могут
использоваться в адресах и ссылках, а
также вместо адресов в формулах.

Книга
Excel

В
Excel рабочие листы, листы диаграмм и
макросов объединены в единый документ
— книгу. По умолчанию каждая книга состоит
из трех рабочих листов. С помощью
контекстного меню ярлычков листа в
книгу можно вставить дополнительные
или удалить ненужные листы. Все листы
рабочей книги Excel сохраняются в одном
файле.

Контекстное
меню

Контекстное
меню содержит команды, которые
предназначены для обработки только
активного объекта и связаны с текущей
операцией. Контекстное меню открывается
в результате нажатия правой кнопки мыши
или клавиатурной комбинации [Shift+F10].

Листы
книги

Ввод
данных и вычисления выполняются на
листах книги Excel. Лист (таблица) разделен
на строки и столбцы. Он состоит из 256
столбцов и 65536 строк, то есть содержит
16777216 ячеек. Для различных форм представления
данных используются листы разных типов.

Связь

Под
связью следует понимать связывание
нескольких рабочих листов и листов
диаграмм. Связь устанавливается в
результате задания внешней ссылки и
играет важную роль в тех случаях, когда
значения в одной таблице зависят от
значений в другой таблице

Ссылка
Excel

Ссылка
является основным элементом при
выполнении вычислений с использованием
нескольких ячеек. Например, если нужно
определить сумму значений двух ячеек
и поместить результат в третью, в формуле
указываются ссылки на ячейки, в которых
находятся слагаемые. Основным элементом
ссылки Excel является адрес ячейки.

Таблица
Excel

Таблицей
принято считать совокупность данных,
упорядоченных по строкам и столбцам.
Таблица Excel может содержать формулы,
ссылки на другие таблицы, а также другие
объекты, например отформатированные
ячейки, предназначенные для ввода
данных, диаграммы, рисунки и т. д.

Указатель
ячейки (табличный курсор)

Указатель
ячейки — это рамка, с помощью которой на
рабочем листе или листе макросов
выделяется активная ячейка . После
выделения можно заносить данные в ячейку
или использовать ее содержимое при
выполнении операций. Указатель ячейки
перемещается с помощью мыши или клавиш
управления курсором.

Форматирование
ячеек

Включает
назначение шрифта, оформление ячеек
цветом и рамками (стилевое форматирование),
а также выбор формата значений (числовое
форматирование). Стилевое форматирование
используют для придания таблице
привлекательного внешнего вида, а
числовое — для определения метода
интерпретации находящихся в ячейке
данных.

Ячейка
Excel

Ячейка
является наименьшей структурной единицей
рабочего листа. Может содержать данные
в виде текста, числовых значений, формул
или параметров форматирования. Чтобы
изменить высоту или ширину ячейки в
таблице, нужно изменить высоту строки
или ширину столбца, В ячейку можно
поместить не более 32000 символов. Всего
на рабочем листе имеется 16777216 ячеек.

Термины
и понятия, вводимые автором

Модуль —
законченная электронная таблица
небольшого размера, которая имеет вход
и выход. Модули предназначены для решения
определенных задач, они могут входить
как самостоятельный элемент в состав
более сложных электронных таблиц.
Особенностью модуля является возможность
его перемещения, копирования и вставки
в другие электронные таблицы.

Вход —
ячейка модуля (или некоторой электронной
таблицы), в которую заносятся данные,
подлежащие последующей обработке.
Данные могут заноситься с клавиатуры,
а также из других ячеек электронной
таблицы. В одном модуле может быть
несколько входов.

Выход —
ячейка модуля (или некоторой электронной
таблицы), в которой размещается результат
расчетов данного модуля (или некоторой
электронной таблицы). В одном модуле
может быть несколько выходов. Выход
одного модуля может быть связан с входом
другого, если второй модуль использует
результаты первого модуля для дальнейших
расчетов. Эта связь реализуется в виде
ссылки из ячейки входа второго модуля
на ячейку, служащую выходом первого
модуля.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Табличный процессор Microsoft Excel Основные понятия

Microsoft Excel Microsoft Excel — это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных. Электронные таблицы (ЭТ) — это двумерные массивы (которые обычно называют рабочими листами), состоящие из столбцов и строк. Программные средства для проектирования электронных таблиц называют также табличными процессорами (ТП).

С помощью ТП можно производить различные расчеты в следующих областях: бухгалтерский и банковский учет, планирование и распределение ресурсов, проектно-сметные работы, инженерно-технические расчеты, обработка больших массивов информации, исследование динамических процессов и т.д. При работе с ТП таблица данных изображается на экране; при этом можно организовать просмотр любой ее части. Для производства расчетов в нужные места таблицы вносятся формулы. При изменении начальных данных производится автоматический, пересчет формул. Графические средства позволяют представлять данные таблицы в виде диаграмм различного типа.

Функции табличных процессоров создание и редактирование электронных таблиц; оформление и печать электронных таблиц; создание многотабличных документов, объединенных формулами; построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами; работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам; создание итоговых и сводных таблиц; использование при построении таблиц информации из внешних баз данных; решение экономических задач типа «что-если» путем подбора параметров; решение оптимизационных задач; статистическая обработка данных; и т.д.

Виды информации числовые значения; текстовые значения; даты и время суток; примечания; формулы; гиперссылки на адреса Интернета и другие документы.

Документ MS Excel Электронная таблица Excel — это программа, работающая под управлением операционной системы Windows и, следовательно, являющаяся ее приложением. Файл, обрабатываемый любым приложением, называется документом. Документ, создаваемый и обрабатываемый приложением Excel, называется книгой, или рабочей книгой. При запуске Excel открывается новый документ с именем Книга1.

Ячейки Рабочий лист Excel состоит из столбцов и строк. Столбцы идентифицированы буквами латинского алфавита (А, В, С…), расположенными в заголовочной части таблицы. Строки идентифицированы цифрами (1, 2, 3 …), расположенными в первой колонке. лист содержит 256 столбцов и 65536 строк. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки, например, А56, Р13. Адрес ячейки иначе называется ссылкой на ячейку. Активная ячейка (выделенный жирной рамкой прямоугольник) доступна для ввода и редактирования данных.

Свойства ячейки Можно сказать, что ячейка электронной таблицы имеет несколько свойств (уровней), а именно: адрес, содержимое, значение, формат, имя, примечание. Содержимым ячейки может быть число, текст, формула. Число — это допустимая форма представления числа (обычная или — для очень больших и очень малых значении — экспоненциальная, т.е. в виде мантиссы и порядка). Текст- это любая последовательность символов. Признаком формулы является символ = , с которого она начинается. Значением ячейки для числа и текста являются они сами, для формулы — результат вычисления по этой формуле. Вид, в котором может быть представлено значение, определяется форматом. Формат включает в себя форму представления числа (например, процентный или денежный), гарнитуру и размер шрифта, начертание и т.д.

Совокупность ячеек При работе с электронной таблицей все действия выполняются над выделенным объектом. Таким объектом может быть одна ячейка или совокупность ячеек. Совокупность ячеек — это строка, столбец, диапазон строк или столбцов, а также блок (прямоугольный фрагмент таблицы) смежных или несмежных ячеек.

Выделение объекта электронной таблицы выполняется следующим образом: ячейки — щелчком левой кнопки мыши на ячейке, строки — щелчком левой кнопки на заголовке (номере) строки, столбца — щелчком левой кнопки на заголовке столбца. диапазона строк, столбцов, смежных ячеек — протягиванием мыши при нажатой левой кнопке или с помощью клавиш управления курсором при нажатой клавише Shift, диапазона несмежных ячеек — каждый несмежный диапазон выделяется при нажатой клавише Ctrl, всего листа — щелчком левой кнопки мыши на прямоугольнике, находящемся на пересечении заголовков строк и столбцов таблицы.

Копирование, перемещение данных Для того, чтобы скопировать, переместить или удалить любой объект Excel, его необходимо сначала выделить. Копирование/перемещение выделенного объекта можно выполнить стандартными средствами Windows, реализованными в Excel в виде команд Вырезать, Копировать, Вставить.

Кроме того, копирование и перемещение объекта можно выполнить, используя способ «перетащить и оставить». В этом случае объект перемещается с помощью мыши при нажатой левой кнопке. Для перемещения выделенного блока смежных ячеек с помощью мыши необходимо: установить курсор мыши на границе выделения блока так, чтобы он коснулся границы (курсор должен иметь вид белой стрелки), нажать левую кнопку мыши и потянуть, перемещая блок на новое место, отпустить левую кнопку мыши. Для копирования выделенного блока смежных ячеек его нужно перемещать при нажатой клавише Ctrl. Копирование, перемещение данных

Удаление данных Для удаления выделенного блока ячеек можно выполнить команду Удалить…, выбрав ее в контекстном меню или в меню Правка. Только содержимое выделенного блока ячеек можно удалить, нажав на клавишу Delete или выбрав в контекстном меню команду Очистить, которая открывает меню следующего уровня, содержащего пункты: Все, Форматы, Содержимое, Примечания. Выбор команды этого меню определяет, какая часть информации о ячейках будет удалена.

Формулы Для выполнения вычислений и обработки данных в электронной таблице Excel используется мощный аппарат формул и функций. Формула — это выражение, состоящее из операндов, соединенных знаками операций. Формула в Excel обязательно должна начинаться со знака =, а иначе введенные данные будут восприниматься как текст. Выражения, входящие в формулу, могут быть арифметическими, логическими и строковыми (текстовыми строками).

Операндами могут быть числа (целые и вещественные, в том числе и в экспоненциальной форме, например 5,6Е-4, что равно 0,00056), текстовые константы, адреса ячеек, функции (математические, статистические, функции времени и даты, финансовые и другие), выражения в круглых скобках (арифметические, логические или строковые).

В арифметических выражениях используются знаки арифметических операций: + — сложение, — — вычитание, * — умножение, / — деление, % — процент, ^ — возведение в степень.

В логических выражениях используются знаки операций сравнения: = — равно, < — меньше, > — больше, <= — меньше или равно, >= — больше или равно, <> — не равно. Для текстовых данных используется оператор строки & (сцепление строк). Если текстовая строка является операндом в выражении, то она должна быть включена в двойные кавычки, например: «это строка».

Ошибки в формулах Если значение формулы не может быть вычислено, то в ячейке появится сообщение об ошибке, начинающееся со знака #, например: #ДЕЛ/0! — деление на ноль, #ИМЯ! — неверное имя функции или области, #ЗНАЧ! — недопустимый тип аргумента или операнда, #Н/Д — недопустимые данные, #ССЫЛКА! — неверная ссылка, #ЧИСЛО! — проблема с числовым значением ###### — размер ячейки недостаточен для размещения числа или результата, необходимо увеличить ширину столбца.

Относительные и абсолютные ссылки Относительные ссылки — это обычные адреса ячеек (например В2, С3, F5), которые при копировании формул изменяются. Если скопировать формулу с относительной ссылкой, то относительные ссылки в ней изменятся в соответствии с новым местоположением ячейки, а именно, в относительных адресах происходит смещение на величину переноса. Абсолютная ссылка на ячейку – это адрес ячейки, который в копируемой формуле не изменялся. Например, абсолютная ссылка на ячейку С5 может иметь вид $C5, C$5, $C$5. При копировании будут изменяться только те атрибуты адреса, перед которыми не стоит символ $. Ссылка типа $C$5 при копировании остается неизменной.

Копирование формул Довольно часто необходимо выполнять расчеты по одной и той же формуле для совокупности исходных данных, расположенных в диапазоне ячеек. В этом случае достаточно набрать формулу в первой ячейке диапазона для результатов и скопировать ее на весь диапазон. П е р в ы й с п о с о б Введите формулу в первую ячейку диапазона. Выделите ячейку с формулой и подведите курсор мыши к маркеру заполнения (черному квадратику в правом нижнем углу ячейки), курсор должен принять вид тонкого черного крестика. Нажмите левую кнопку мыши и протяните курсор до конца диапазона, на который копируется формула, выделяя его, отпустите кнопку мыши. Диапазон заполнится формулами.

Копирование формул (другие способы) В т о р о й с п о с о б Введите формулу в первую ячейку диапазона. Выполните копирование этой ячейки одним из возможных способов (принятых в Windows и его приложениях), например, нажмите кнопку <Копировать> на панели инструментов Стандартная; ячейка будет обрамлена бегущей мерцающей рамкой. Установите курсор мыши на эту ячейку (он должен принять вид широкого белого крестика), нажмите левую кнопку мыши и протяните курсор от этой ячейки до конца диапазона, выделяя его. Нажмите клавишу Enter. Диапазон заполнится формулами. Т р е т и й с п о с о б Введите формулу в первую ячейку диапазона. Выделите весь диапазон, на который будет распространяться формула, включая ячейку с формулой. Выполните команду Правка, Заполнить и выберите направление заполнения (Вниз или Вправо) в зависимости от выделенного диапазона. Описанные способы заполнения диапазона ячеек формулами примени мы не только к одной ячейке с формулой, но и к совокупности ячеек в одной строке или столбце.

Награды за освоение Microsoft Excel многочисленны, хотя первые шаги могут быть пугающими. Некоторые могут потеряться в жаргоне электронных таблиц и могут запутаться больше, чем при первом запуске. Давайте рассмотрим некоторые наиболее распространенные термины, с которыми вы столкнетесь как пользователь Excel.

Терминология Microsoft Excel

• Рабочая книга — рабочая книга относится к файлу электронной таблицы Excel. Рабочая книга содержит все введенные вами данные и позволяет сортировать или вычислять результаты. Рабочая книга, доступная для просмотра и редактирования несколькими пользователями в сети, называется общей книгой.
• Рабочий лист — в рабочей книге вы найдете документы, называемые рабочими листами . Также известный как электронные таблицы, вы можете иметь несколько рабочих листов, вложенных в рабочую книгу. Вкладки в нижней части экрана будут указывать, над какими рабочими листами вы сейчас работаете. Это также известно как активный лист или активный лист.
• Ячейка . Ячейка — это прямоугольник или блок, размещенный на листе. Любые данные, которые вы хотите ввести в свой рабочий лист, должны быть помещены в ячейку. Ячейки могут иметь цветовую кодировку, отображать текст, числа и результаты расчетов, исходя из того, что вы хотите достичь. Активная ячейка — это та, которая в данный момент открыта для редактирования.
• Столбцы и строки. Столбцы и строки указывают на то, как выровнены ячейки. Столбцы выровнены по вертикали, а строки — по горизонтали.
• Заголовки столбцов и строк. Эти заголовки представляют собой серые области, обозначенные буквами и пронумерованные, которые находятся за пределами столбцов и строк. При нажатии на заголовок будет выделена вся строка или столбец. Вы также можете изменить высоту строки или ширину столбца, используя заголовки.
• Рабочая область — во многом подобно рабочим листам в рабочей книге, рабочая область позволяет открывать множество файлов одновременно.
• Лента — Над книгой находится раздел командных вкладок, который называется Лента. Множество параметров находятся за каждой вкладкой ленты
• Ссылка на ячейку — ссылка на ячейку — это набор координат, который идентифицирует конкретную ячейку. Это комбинация букв и цифр. Например, A5 будет указывать на ячейку, расположенную в месте пересечения столбца A и строки 5.
• Диапазон ячеек — диапазон ячеек — это совокупность ячеек, которые были определены как группа на основе различных критериев. Используя двоеточие (:) между ссылками на ячейки, Excel может определить диапазон, также известный как массив. Например, диапазон в строке может выглядеть как A1: C1, что говорит формуле, что нужно смотреть на ячейки в ряду между A1 и C1, в то время как B4: D9 сообщает формуле, что нужно смотреть на все ячейки в рамке, ограниченной столбцы B и D и строки 4 и 9. Трехмерная ссылка относится к диапазону, который охватывает более одного листа в одной и той же книге.
• Объединенная ячейка — когда объединяются две или более ячейки, она становится так называемой объединенной ячейкой.
• Шаблон — шаблон представляет собой отформатированную рабочую книгу или рабочий лист, предназначенный для помощи пользователям в выполнении определенных задач в Excel. Примеры этого включают анализ запаса, карту процесса и календарь.
• Оператор — операторы — это символы или знаки, которые указывают, какие вычисления должны быть выполнены в выражении. Операторы не обязательно ссылаются на простые математические типы; операторы сравнения, объединения текста или ссылки также существуют.
• Формула — последовательность внутри ячейки, которая используется для получения значения. Он должен начинаться со знака равенства (=). Это может быть математическое уравнение, ссылки на ячейки, функции или оператор. Формула также известна как выражение.
• Панель формул. Панель формул, расположенная между лентой и книгой, будет отображать содержимое активной ячейки. В случае формул панель формул отобразит все компоненты формулы.
• Функция — функции — это формулы, которые предварительно встроены в Excel. Они предназначены для упрощения потенциально сложных формул на листе.
• Код ошибки — коды ошибок появляются, если Excel обнаруживает проблему с помощью предоставленной формулы.
• Форматирование ячеек — это действие по изменению отображения данных ячейки в электронной таблице. При форматировании ячеек изменяется только внешний вид ячеек; значение в ячейках остается постоянным.
• Условное форматирование. Форматирование применяется только в том случае, если ячейка соответствует определенным критериям, таким как повторяющиеся значения или значения выше или ниже порогового значения.
• Фильтр — Фильтры — это правила, которые вы можете использовать, чтобы решить, какие строки на рабочем листе отображать. Эти фильтры могут использовать такие данные, как условия или значения.
• Стоп-кадр — Стоп-кадр позволяет выбрать определенные столбцы и / или строки, чтобы они оставались видимыми на листе, даже если вы прокручиваете, например, ячейки заголовка, которые помечают столбец.
• Автозаполнение — это позволяет вам легко копировать данные в более чем одну ячейку.
• Автосумма — эта функция сложит числа, которые вы ввели в свой лист, и отобразит общее количество в ячейке по вашему выбору.
• Автоформат — это приложение для автоматического форматирования ячеек, которые соответствуют заранее заданным критериям. Это может быть так же просто, как выравнивание шрифта и размер.
• Проверка данных — эта функция помогает предотвратить ввод неправильных данных на рабочий лист. Это чаще всего используется для создания раскрывающихся списков для общих терминов. Проверка данных способствует согласованности и точности вводимых данных.
• Сводная таблица — это инструмент суммирования данных, наиболее часто используемый для сортировки, усреднения для автоматического суммирования данных. Информация берется из одной таблицы, а результаты отображаются в другой. Сводные таблицы позволяют легко получать конкретную информацию из большого источника данных.
• Сводная диаграмма — этот тип диаграммы предоставляет визуальную помощь для сводных таблиц. Предоставляя графическое представление данных сводной таблицы, пользователь может обеспечить уровень интерактивности с данными.
• Сводная область . Сводная область — это точка на рабочем листе, куда можно перетащить поле «Сводная таблица», чтобы реорганизовать способ отображения отчета.
• Исходные данные — это информация, используемая для создания сводной таблицы. Он может существовать либо внутри рабочего листа, либо из внешней базы данных.
• Область значений — в сводной таблице области значений определяются как ячейки, содержащие сводную информацию.
• Item — это подкатегории полей в вашей сводной таблице. Если у вас есть поле с пометкой «Штат», это могут быть Алабама, Аляска и так далее.

Завершение

Несмотря на то, что они охватывают множество других терминов Microsoft Excel, приведенный выше список поможет вам стать верным игроком в таблице. На какие термины вы наткнулись, когда впервые начали использовать Excel? Есть ли другие термины, которые вы бы предложили для этого списка? Дайте нам знать!

Лекция 10.

Электронные таблицы Excel. Основные термины и определения

1.  Термины и Определения

2.  Адресация
относительная и абсолютная.

3.  Ввод информации.

4.  Запись формул.

5.  Некоторые встроенные
функции

6.  Практические советы.

7.  Условное
форматирование.

8.  Использование имен
диапазонов.

1.
Термины и Определения Электронные таблицы — это
компьютерные программы, предназначенные для экономистов, бухгалтеров,
инженеров, научных сотрудников — всех тех, кому приходится работать с большими
массивами числовой информации. Эти программы позволяют обрабатывать числовую
информацию с помощью компьютера, сохранять ее во внешней памяти и получать
копии на бумаге.

В ЭТ информация организована в виде
прямоугольной таблицы. Информационная структура в такой таблице не статистическая,
а динамическая, т.е. с изменением исходных данных происходит автоматический
пересчет вычисляемых данных. 

Электронные таблицы — 
программа обработки данных, представленных в виде прямоугольной таблицы.  

Рабочая
книга — основной документ Excel, который состоит из отдельных
рабочих листов, в которых могут храниться данные. Ячейка — пересечение
строки и столбца. Каждая ячейка имеет свое обозначение (адрес ячейки).

Ячейки таблицы могут содержать числа, текст или формулы,
задающие зависимость значения одной ячейки от других. 

Ссылка на ячейку (адрес ячейки)
— обозначение столбца и номера строки, в которых расположена ячейка.

Каждая ячейка имеет оригинальный адрес:
столбец/строка (например, А5: ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки
5). 

Группа ячеек — прямоугольная часть таблицы.

Формула — это выражение, которое определяет
способ вычисления ячейки.

Заголовок строки – серая область с номером строки в
левой части экрана.

Заголовок столбца – серая
область с буквой или номером столбца  в верхней части каждого столбца. 

2. Адресация относительная и абсолютная.

Ссылка в формуле указывает на ячейку
или диапазон ячеек листа и передает сведения о расположении значений или
данных, которые требуется использовать в формуле. 

В зависимости от выполняемых задач в
Excel можно использовать относительные ссылки, определяющие положение
ячейки относительно положения ячейки формулы, или абсолютные ссылки,
которые всегда указывают на конкретные ячейки. 

Различия
между относительными и абсолютными ссылками

При создании формулы, содержащей ссылку
на ячейку, ссылка на ячейку будет обновлена, если ячейка перемещалась или
копировалась. Такие ссылки называются относительными.

Если требуется, чтобы формула ссылалась
на одну и ту же ячейку, независимо от копирования, удаления расположенных над
ячейкой строк или слева от ячейки столбцов или перемещения ячеек, используют абсолютные
ссылки. Запись абсолютных ссылок от относительных отличается наличием
знака $ перед координатами ячейки. Например, $A$2

Ссылка, в которой одна из координат
является относительной, а вторая абсолютной называются смешанными.
Например, $B6, B$2.

Rm. Переключение между относительными и
абсолютными ссылками  — F4. 

3. Ввод информации.

Excel разрешает вводить в ячейки следующие виды
информации:

§ 
Числовые значения  (например, числа 15,25; $29.95, 33% и даже
простые дроби, в этом случае между целой и дробной частью ставят пробел: 2
3/7).

§ 
Текстовые значения (например, слова «Итого», «1-й квартал» и т.д.

§ 
Даты и время суток.

§ 
Формулы.

§ 
Примечания, предназначенные для вас или других пользователей.

§ 
Гиперссылки на адреса Интернета и другие документы.

§ 
Картинки, фотографии, карты и иллюстрации.

Каждый тип информации имеет свои
собственные характеристики формата. Это означает, что Excel выводит на
экран элементы каждого типа по-разному.

4.  Запись формул.

Если значение ячейки определяется в
результате вычислений, то в ячейку записывается формула. Формула начинается со
знака «равно» (=). При записи формул используют:

 числа;

 знаки
арифметических операций (в прядке выполнения: ^ * / + -);  скобки;
 ссылки;
 функции;
 знаки
сравнений (<,>,<=,>=,<>).

5.  Некоторые встроенные функции

Функция – заранее
определенное выражение, которое имеет один или несколько аргументов и
возвращает единственное значение.

В состав Excel входит более 250
функций, поделенные на отдельные категории: математические, статистические,
логические, дата и время и др. Описание функций можно посмотреть через операцию
вставки функций: Вставка Функции…

Математические функции

ОСТАТ(число;делитель) — возвращает остаток от
деления числа на делитель. Результат имеет такой же знак, как и делитель.

Например, =ОСТАТ(3;2) Ответ: 1

ОКРУГЛ(число;число_разрядов) — округляет число до
указанного количества десятичных разрядов по правилам математики.

Число— округляемое число. 

Число_разрядов — количество десятичных разрядов, до
которого нужно округлить число. Если 0 – то до целого.

Например,

=ОКРУГЛ(3,2;0)  
Ответ: 3                                             =ОКРУГЛ(3,8;0)   Ответ:
4   

ОКРУГЛВВЕРХ(число;число_разрядов) — округляет
число до ближайшего большего по модулю значения.

Например,

=ОКРУГЛВВЕРХ(3,2;0)   Ответ: 4            =ОКРУГЛ(3,14;1)  
Ответ: 3,2   ОКРУГЛВНИЗ(число;число_разрядов) — число всегда округляется
с недостатком.

Например,

=ОКРУГЛВНИЗ (3,8;0)   Ответ: 3                                  =ОКРУГЛ(3,88;1)  
Ответ: 3,8  

СЛЧИС() — возвращает случайное число из диапазона [0,1). Новое случайное число возвращается при каждом вычислении рабочего листа. Примечание.
Диапазон	Тип	Формула	Пример
[a,b)	Вещ.	СЛЧИС()*(b-a)+a	=СЛЧИС()*(10-5)+5 – случ.число из [5,10)
[a,b]	целый	ОКРУГЛ(СЛЧИС()*(b-a);0)+a	=ОКРУГЛ(СЛЧИС()*(10-5);0)+5 – одно из чисел 1,2,3,4 или 5
СУММ(аргумент1; аргумент2; …) – суммирует указанные числа.  В качестве аргументов можно указывать данные различных типов, но в подсчете участвуют только числа. Как правило, аргументами являются диапазоны ячеек. СУММЕСЛИ(Диапазон; критерий; Сумм_диапазон) – суммирует значения ячеек внутри диапазона «Сумм_диапазон», для которых соответствующие значения из «Диапазон» удовлетворяют заданному критерию.  Диапазон — это диапазон ячеек, среди  которого ищем те, значения которых удовлетворяют критерию.  Критерий — это критерий в форме числа, выражения или текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать. Например, критерий может быть выражен как 32, «32», «>32», «яблоки». Сумм_диапазон – диапазон фактических ячеек для суммирования. Ячейки в «Сумм_диапазон» суммируются, только если соответствующие им ячейки в аргументе «Диапазон» удовлетворяют критерию. Если «Сумм_диапазон» опущен, то суммируются ячейки из «Диапазона».

Например,

	A	B	C
1	Стоимость дома,  у.е.	Комиссионные, у.е.
2	10000	700
3	20000	1400
4	30000	2100
5	40000	2800
	=СУММЕСЛИ(A2:A5;»>21000″;B2:B5)

В ячейку с формулой (А6) будет занесено число 4900
(В4+В5=2100+2800)

СУММПРОИЗВ(массив1;массив2;массив3; …)-
перемножает соответствующие элементы заданных массивов (диапазонов) и
возвращает сумму произведений.

Массив1, массив2, массив3, … — от 2 до 30 массивов
(диапазонов), чьи компоненты нужно перемножить, а затем сложить; они должны
иметь одинаковые размерности.. 

Примечание. СУММПРОИЗВ трактует нечисловые элементы
массивов как нулевые. 

Например,

	A	B	C
1	Наименование	К-во кг	Цена за кг
2	Яблоки	1,2	45
3	Груши	2	48
4	Апельсины	5,3	60
5	Мандарины	4	65
6	Итого:	=СУММПРОИЗВЕД($B$2: $B$5; $C$2:$C$5)

Статистические функции

МИН(аргумент1;аргумент2; …) —  возвращает
наименьшее значение среди перечисленных аргументов.

Число1, число2, … — от 1 до 30 чисел или диапазонов,
среди которых требуется найти наименьшее. 

МАКС(аргумент1;аргумент2; …) —  возвращает
наибольшее значение среди перечисленных аргументов.

НАИБОЛЬШИЙ(массив;k) — возвращает k-ое
наибольшее значение из множества данных . 

где Массив — это массив или диапазон данных, для
которых определяется k-ое наибольшее значение.

K — это позиция (начиная с наибольшей) в массиве или
диапазоне ячеек данных.

Эта функция используется, чтобы выбрать значение по его
относительному местоположению. Например, функцию НАИБОЛЬШИЙ можно использовать,
чтобы определить наилучший, второй или третий результат в баллах, показанный
при тестировании.

Например,

	А	B	C	D	E	F
1	Баллы	4	5	5	3	4
2		=НАИБОЛЬШИЙ ($B$1:$F$1;1)
3		=НАИБОЛЬШИЙ ($B$1:$F$1;2)
4		=НАИБОЛЬШИЙ ($B$1:$F$1;3)

Значения, которые
будут занесены в ячейки:

В2	В3	В4
НАИБОЛЬШИЙ ($B$1:$F$1;1)	НАИБОЛЬШИЙ ($B$1:$F$1;2)	НАИБОЛЬШИЙ ($B$1:$F$1;3)
5	5	4
	Обратите внимание, что второе наибольшее значение в блоке не 4, как можно было бы подумать, а 5, т.е. совпадает с первым наибольшим значением

НАИМЕНЬШИЙ(массив;k) — возвращает k-ое
наименьшее значение в множестве данных. 

СРЗНАЧ(аргумент1; аргумент2; …) – находит среднее
арифметическое аргументов. 

В качестве аргументов можно указывать данные различных
типов, но в подсчете участвуют только числа. Как правило, аргументами являются
диапазоны ячеек. Пустые ячейки не учитываются, ячейки содержащие  нулевые
значения, учитываются.

СЧЁТ(аргумент1; аргумент2; …) – подсчитывает
количество чисел в списке аргументов. 

В качестве аргументов можно указывать данные различных
типов, но в подсчете участвуют только числа, а также данные в формате «дата и
время». Как правило, аргументами являются диапазоны ячеек.

СЧЁТЕСЛИ(диапазон; критерий) — подсчитывает
количество ячеек внутри диапазона, удовлетворяющих заданному критерию. 

Диапазон — это диапазон, в котором нужно подсчитать
ячейки. 

Критерий — это критерий в форме числа, выражения или
текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать. Например, критерий
может быть выражен следующим образом: 32, «32», «>32»,
«яблоки». 

Например,

	A	B	C
1	Наименование	Сорт	Количество
2	Яблоки	1	10
3	Апельсины	1	14
4	Персики	1	21
5	Яблоки	2	12
6	=СЧЁТЕСЛИ(A2:A5;»Яблоки «)	=СЧЁТЕСЛИ(В2:В5;»=1″)	=СЧЁТЕСЛИ(В2:В5;»>15″)
	В А6 будет занесено число 2 (т.к. значение «Яблоки» содержится в двух ячейках диапазона (А2 и А5)).	В B6 будет занесено число 3 (т.к. значение «1» содержится в трех ячейках диапазона (В2-В4)).	В C6 будет занесено число 1 (т.к. только в одной ячейке диапазона (С4) содержится значение больше 15).

Логические функции

Логическое выражение (значение)  — это любое
значение или выражение, которое при вычислении дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь) 
где Значение_если_истина — это значение, которое возвращается в
ячейку, если лог_выражение имеет значение ИСТИНА.

Значение_если_ложь — это значение, которое
возвращается в ячейку, если лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ.

В качестве Значение_если_истина или Значение_если_ложь
может быть новая функция ЕСЛИ. =если(а1=»д»;
«правильно»;»нет»)

И(логическое_значение1; логическое_значение2; …)
— возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА;
возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ.

Например, чтобы определить, принадлежит число из ячейки В4
диапазону [1,100], т.е. 1<=В4<=100, надо записать: 

=(И(B4>=1; B4<=100)

ИЛИ(логическое_значение1;логическое_значение2; …)
— возвращает ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА и
ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

Например,
ИЛИ (B4<0; B4>10) равняется ИСТИНА, если ячейка B4 содержит число, 
находящееся вне диапазона [0,10] и ЛОЖЬ – в противном случае. НЕ(логическое_значение)
— меняет на противоположное логическое значение своего аргумента.  Если
логическое_значение имеет значение ЛОЖЬ, то функция НЕ возвращает значение
ИСТИНА и наоборот, еЕсли логическое_значение имеет значение ИСТИНА, то функция
НЕ возвращает значение ЛОЖЬ.

Пример. Определить, сколько дней в году из ячейки
А1.

Решение.

Проблема сводится к определению, является ли год
високосным. Невисокосными являются года, которые не делятся на 4 и года,
которые делятся на 100, но не делятся на 400.

=ЕСЛИ(ИЛИ(ОСТАТ(A1;4)<>0;И(ОСТАТ(A1;100
)=0;ОСТАТ(A1;400 )<>0));365;366)

Функции для работы с датой и временем ВРЕМЯ(часы;минуты;секунды)
— возвращает целое число, представляющее определенное время. где  Часы 
— число от 0 до 32767, задающее часы. Если значение больше 23, его можно
разделить на 24; остаток от деления будет соответствовать значению часов. 

Например, ВРЕМЯ(27;0;0) = ВРЕМЯ(3;0;0) = 0,125 = 3:00 AM

Минуты  — число от 0 до 32767, задающее минуты. Если
значение больше 59, оно будет пересчитано в часы и минуты. 

Секунды  — число от 0 до 32767, задающее секунды.
Если значение больше 59, оно будет пересчитано в часы, минуты и секунды.  

ДАТА(год;месяц;день) — возвращает целое число,
представляющее определенную дату. Если до ввода этой функции форматом ячейки
был Общий, результат будет отформатирован как дата.

Где Год — аргумент, который может иметь от одной до
четырех цифр. 

Месяц — число, представляющее месяц года. 

Если значение аргумента больше 12, введенное число месяцев
отсчитывается от первого месяца указанного года. Например, ДАТА(2008;14;2)
возвращает число, соответствующее 2 февраля 2009 года.

День — число, представляющее день месяца. 

Если значение аргумента больше числа дней в указанном
месяце, введенное число дней отсчитывается от первого дня месяца. 

Например, ДАТА(2008;1;32) возвращает число,
соответствующее 1 февраля 2008 года. Пример. Случайным образом
сгенерировать список дней рождений.

Решение.

 

Формула1: =ОКРУГЛ(СЛЧИС()*(B$3-B$2);0)+B$2 Формула2: =ДАТА(B5;C5;D5) Примечание. Чтобы полученную с помощью формулы дату скопировать как числовое значение, надо выделить диапазон; выбрать команду Правка Копировать;  выбрать команду Правка Специальная вставка; поставить переключатель Вставить значения. ДЕНЬНЕД(дата;тип) — возвращает день недели, соответствующий дате. День недели определяется как целое число. Тип — это число, которое определяет способ нумерации дней недели.
Тип	Возвращаемое число
1 или опущен	Число от 1 (воскресенье) до 7 (суббота).
2	Число от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье)
3	Число от 0 (понедельник) до 6 (воскресенье)
СЕГОДНЯ() – возвращает текущую дату. Пример. Определить примерный возраст человека по дате рождения, находящиеся в ячейке В2.

Решение.

 

Текстовые функции

СЦЕПИТЬ (значение1;значение2;…) – объединяет
несколько текстовых строк в одну. где значение1, значение2,
… — это от 1 до 30 элементов текста, объединяемых в один элемент текста.
Элементами текста могут быть текстовые строки, числа или ссылки, которые ссылаются
на одну ячейку.

Примечание. Вместо функции СЦЕПИТЬ для
объединения текстов можно использовать оператор «&».

Например, Имеется
таблица, в которой Фамилия, Имя и Отчество располагаются в трех столбцах А,В и
С соответственно. Чтобы объединить ФИО в один столбец надо: =СЦЕПИТЬ(A1;»
«;B1;» «;C1)

Финансовые  функции

Аргументы.  Ставка — процентная ставка по ссуде. Кпер – количество выплат по ссуде. Пс – значение ссуды или общая ((полная, приведенная)) стоимость. Бс  — требуемое значение будущей стоимости, или остатка средств после последней выплаты. Если аргумент бс опущен, то он полагается равным 0 (нулю), т.е. для займа, например, значение Бс равно 0. Плт — это выплата, производимая в каждый период; это значение не может меняться в течение всего периода выплат. Если аргумент опущен, должно быть указано значение аргумента Пс. Тип — число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата.
Тип	Когда нужно платить
0 или опущен	В конце периода
1	В начале периода
ПЛТ(ставка;кпер;пс;бс;тип) — возвращает размер периодического платежа, необходимого для погашения ссуды за определенный период времени.

Пример. Определить размер ежемесячных платежей при
ссуде в $10000 на срок в 3 года под 9% годовых.

=ПЛТ(9%/12;3*12;10000)

Примечание. Для нахождения общей суммы, выплачиваемой на
протяжении интервала выплат, надо умножить возвращаемое функцией ПЛТ значение
на «кпер».

БС(ставка;кпер;плт;пс;тип) — возвращает будущую
стоимость инвестиции на основе периодических постоянных (равных по величине
сумм) платежей и постоянной процентной ставки.

Пример. Сколько будет на счету, если в течение 30
лет  вкладывать по 2000 в месяц при 10% годовых.

Решение.

=БС(10%/12;30*12;-2000;;1)

(расчет процентов в начале месяца, если 0 – в конце и тогда
общий результат меньше)

СТАВКА(кпер;плт;пс;бс;тип;предположение)
— возвращает норму прибыли за один период. Пример. Подсчитать планируемую норму
прибыли, если вы ссудили другу 120000 на строительство дома с ежегодной
выплатой 32000 в течение 5 лет.

Решение. 

=СТАВКА(5;32000;-120000) Ответ=10%

ПС(ставка;кпер;плт;бс;тип)
— возвращает приведенную (к текущему моменту) стоимость инвестиции. Приведенная
(нынешняя) стоимость представляет собой общую сумму, которая на настоящий
момент равноценна ряду будущих выплат.

Пример. Условия страховки: 500 руб. платится в конце
каждого месяца в течении 20 лет при 8% годовых.. Определить, общую стоимость
выплат.

Решение.

=ПС(8%/12;20*12;500;;0)

Функции проверки свойств и значений

ЕПУСТО(ссылка) – логическая функция, принимает
значение ИСТИНА, если указанная ячейка пуста и ЛОЖЬ, в противном случае.

ЕЧИСЛО (ссылка) – логическая функция, принимает
значение ИСТИНА, если в указанной ячейке — число.

ЕТЕКСТ (ссылка) – логическая функция, принимает
значение ИСТИНА, если в указанной ячейке — текст. (Если в ячейке число, пусто
или дата, то возвращает — ложь).

6. Практические советы.

1.           
Если вид выводимой информации не совпал с вашими ожиданиями
(вместо даты – число или наоборот), то надо изменить формат ячейки: Формат
Ячейки: Число.

2.           
Редактировать содержимое формул можно двумя способами: либо нажав
F2, либо щелкнув
мышью в строке формул (при ее отсутствии на экране, вызвать ее можно
через команду Вид Строка формул);

3.           
При написании формул, содержащих ссылки на другие ячейки
(например, =В1) или диапазон ячеек (например, =сумм($В3:$В5)) можно адреса
выбирать с помощью щелчка мышью по нужной ячейке или выделив мышью нужный
диапазон.

4.           
Выбрать тип ссылки (относительная, абсолютная, смешанная) – F4.

5.           
Если необходимо выделить одновременно ячейки из разных концов
таблицы (например, ячейку А3, ячейки с В2 по В8 и ячейку С4), то выделяют их
при нажатой клавише Ctrl .

6.           
Если необходимо размножить содержимое одной ячейки в ближайшие
ячейки по вертикали или горизонтали, то необходимо «потянуть» ячейку
за квадратик, расположенный в правом нижнем углу.

7.           
Аналогично можно, например, пронумеровать строки; для этого: в
первых двух строках пишем номера 1 и 2, затем выделяем обе ячейки и тянем за
правый нижний угол; этот же способ годиться и для букв, и для написания
названий месяцев и т.п.

8.           
Объединение нескольких ячеек в одну и возврат: выделить группу
ячеек, которые необходимо объединить, включить режим объединения строк (Формат
Ячейки Выравнивание:  v
 Объединение ячеек) или с помощью
пиктограммы .

9.           
Расположить многострочный текст в одной ячейке можно, если
включить соответствующий режим (Формат Ячейки Выравнивание:
 v  Переносить по словам),
разбить одну строку на две при этом можно нажав Alt+Enter.

10.       
Обрамление и заполнение лучше всего делать в самом конце, потому
что при копировании, перемещении ячеек оно нарушается. 

Ссылки и массивы

ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;интервальный_просмотр)
— ищет значение в крайнем левом столбце указанной таблицы и возвращает значение
в той же строке из указанного столбца таблицы.

Буква «В» в имени функции ВПР означает «вертикальный».

Искомое_значение — это значение, которое должно быть
найдено в первом столбце таблицы. Искомое_значение может быть значением, ссылкой
или текстовой строкой.

Таблица — таблица с информацией, в которой ищутся
данные. Можно использовать ссылку на интервал или имя интервала.

Номер_столбца — это номер столбца в массиве
«таблица», в котором должно быть найдено соответствующее значение.  

Если «номер_столбца»
равен 1, то возвращается значение из первого столбца аргумента «таблица»; если
«номер_столбца» равен 2, то возвращается значение из второго столбца аргумента
«таблица» и т.д.

Интервальный_просмотр – значение логического типа,
которое определяет, нужно ли, чтобы ВПР искала точное (при ЛОЖЬ) или
приближенное (ИСТИНА или пропущено)соответствие.

Примечания. 

§ 
Значения в первом столбце аргумента «таблица» могут быть
текстовыми строками, числами или логическими значениями. 

§ 
Текстовые строки сравниваются без учета регистра букв. 

§ 
Если Интервальный_просмотр ИСТИНА, то значения в
первом столбце таблицы должны быть расположены в возрастающем порядке: …,
-2, -1, 0, 1, 2, …, A-Z, ЛОЖЬ, ИСТИНА. 

§ 
Если ВПР не может найти искомое_значение и интервальный_просмотр
имеет значение ИСТИНА, то используется наибольшее значение, которое
меньше, чем искомое_значение. 

§ 
Если искомое_значение меньше, чем наименьшее значение в
первом столбце аргумента «таблица», то функция ВПР возвращает значение ошибки
#Н/Д. 

§ 
Если ВПР не может найти искомое_значение и интервальный_просмотр
имеет значение ЛОЖЬ, то ВПР возвращает значение ошибки #Н/Д. 

Пример. 

Оклад работников бюджетной сферы определяется по Единой
тарифной сетке (ЕТС) и зависит от разряда. На листе 1 расположена
таблица расчета оклада в зависимости от разряда. На листе Сотрудники список
сотрудников с указанием разряда. Каждому сотруднику подставить оклад. 

 

При задании условного форматирования
листа, оформление ячеек (заливка и граница ячейки, цвет, способ форматирования
и начертания символов) меняется в зависимости от их содержимого. 

Это позволяет привлечь внимание к самым
важным данным (например, росту биржевого курса или резкому увеличению расходов)
или на неправильно введенные данные.

                                                                                                                                                                                      

                                                                 Рис.1
                                                                                Рис.2

Примечания.

1.    Чтобы в
качестве условия форматирования использовать значения выделенных ячеек, надо
выбрать параметр Значение, операцию сравнения, а затем ввести
заданное значение (пример 1)или формулу. Перед формулой нужно поставить знак
равенства (=) (пример 2).

2.    Для использования
формулы в качестве критерия форматирования надо выбрать параметр Формула,
а затем ввести формулу, принимающую логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ (см.
пример

3).

3.    Можно
задать до трех Условий, после задания 1-го условия выбрать кнопку А также.

4.    Если ни
одно из заданных условий не принимает истинного значения, формат ячеек остается
прежним.

5.    Если из
нескольких указанных условий два и более принимают истинное значение,
применяется только тот формат, который соответствует первому истинному условию.

6.    Для
удаления одного или нескольких условий выбрать команду Удалить в
окне Условное форматирование, а затем установите флажки для тех
условий, которые необходимо удалить.

Пример 1. На столбец, в ячейки
которого пользователь будет вводить номер месяца, задать условное
форматирование.

Решение.

Если значение не
попадает в диапазон [1,12], то применить условное форматирование (рис.3). 

 

Рис.3

Пример 2. В диапазоне [В2:В10] записаны
оклады сотрудников отдела. Выделить цветом те из них, которые меньше среднего
оклада по отделу.

Решение.

Если значение не попадает в диапазон [1,12], то применить
условное форматирование (рис.4). 

 

Рис.4

Пример 3. Задать условное
форматирование на ячейки D2:D7, при котором при вводе в ячейки значений
отличных от М и Ж ячейки закрашиваются в серый цвет. Решение.

1.    На ячейку
D2 задать условное форматирование, используя логическую функцию И.      

В данном случае для Excel не имеет значения прописные или
строчные буквы М и Ж, поэтому предусматривать это вариант не  надо.  

Так как предполагается копировать значение ячейки в
диапазон, то использовалась смешанная адресация. 

2.    Перейти
на вкладку Формат и выбрать команду Вид. Задать
цвет заливки.

3.    «Растянуть»
первую ячейку диапазона на оставшиеся ячейки.

 

Рис.3

8. Использование имен диапазонов.

Диапазонам ячеек листа и отдельным ячейкам можно присвоить
имя, после чего оно может быть использовано в любой формуле книги.

Требования к именам:

§ 
должны начинаться с буквы;

§ 
не могут содержать пробелов, вместо пробела используется знак
подчеркивания;

§ 
должно быть уникальным;

§  рекомендуется
не более чем из 15 символов. Чтобы присвоить диапазону имя надо:

1.    Выделить
диапазон.

2.   
Выбрать команду Вставка Имя Присвоить
или задать имя в поле Имя. Чтобы изменить диапазон надо:

1.    Выбрать
команду Вставка Имя Присвоить.

2.    В
появившемся окне выбрать имя диапазона, который надо изменить; в строке Формула
– указать новый диапазон. 

3.   
Выбрать ОК. Чтобы удалить имя диапазона надо:

1.    Выбрать
команду Вставка Имя Присвоить.

2.    В
появившемся окне выбрать имя диапазона, который надо удалить.

3.    Выбрать
кнопку Удалить.