Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.
Электронная таблица Microsoft Excel
Основные элементы интерфейса окна Excel
Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.
Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.
Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.
Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.
Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».
Режим работы Excel
Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:
- режим готовности;
- режим ввода данных;
- командный режим;
- режим редактирования.
При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества
В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.
Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.
Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.
Формулы в Excel
Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.
Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.
Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:
- возведение в степень (знак ^)
- процент (знак %).
Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.
Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».
Формулы позволяют автоматически пересчитывать значения ячеек сложных таблиц
Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.
Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.
В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.
Липецкий индустриально-строительный колледж
(ЛИСК)
ДОКЛАД
На тему: Microsoft Office Excel
2019г.
Введение
Microsoft
Office, самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает в
себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии
Internet, и позволяют создавать гибкие интернет-решения.
Microsoft
Office — семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые
популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с
информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word,
электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации
презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти
приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную
редакцию входит также СУБД Microsoft Access.
Microsoft
Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для
документирования и графического представления информации.
Программа
MSExcel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:
•
использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;
•
изменить и восстанавливать связи.
Преимуществом
MSExcel является то, что программа помогает оперировать большими объемами
информации. рабочие книги MSExcel предоставляют возможность хранения и
организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. MsExcel предоставляет
широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.
В наше
время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями
Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством
информацией, с которой просто необходимо уметь работать.
Более
подробно в этой работе будет представлено приложение MSExcel, его функции и
возможности. А также использование сценариев с их практическим применением.
Microsoft
Excel: Понятия и возможности
Табличный
процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых
приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно
упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение
практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно
представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с
данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В
сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA),
табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет
решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.
Особенность
электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания
связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется
автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту
значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем
самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Основные
возможности электронных таблиц:
1. проведение
однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
2. автоматизация
итоговых вычислений;
3. решение
задач путём подбора значений параметров;
4. обработка
(статистический анализ) результатов экспериментов;
5. проведение
поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
6. подготовка
табличных документов;
7. построение
диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
8. создание
и анализ баз данных (списков).
Основные элементы окна MS Excel
Основными элементами рабочего окна являются:
1.
Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном
программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь
экран, Закрыть);
2.
Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд,
объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска
справочной информации.
3.
Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).
4.
Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка
функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в
ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.
5.
Рабочая область (активный рабочий лист).
6.
Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).
7.
Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.
8.
Строка состояния.
Структура
электронных таблиц
Файл,
созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг
создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на
соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько
их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая
(открытая) книга.
Рабочая
книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет
табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный)
рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название,
которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков
можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу.
Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и
заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню
Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив
указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой
мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке «Переименовать»
и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые
листы или удалять ненужные.
Вставку
листа можно осуществить путём выполнения команды меню» Вставка, строка «Лист» в
списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение
вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню,
которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен
быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами
рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа,
нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.
Рабочий
лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными
латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист
содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно
нумеруются числами от 1 до 65536.
На
пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются
минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка
имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на
пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек
используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями,
расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть
только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется
рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования
данных всегда производятся только в активной ячейке.
На
данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область,
можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную
прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются
прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно
идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек
обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней
ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить
протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки
по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая
весь выбранный диапазон.
Для
ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение
пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять
практически все возможные расчёты.
В
целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций).
Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):
1.
финансовые функции;
2.
функции даты и времени;
3.
арифметические и тригонометрические
(математические
функции);
4.
статистические функции;
5.
функции ссылок и подстановок;
6.
функции баз данных (анализа списков);
7.
текстовые функции;
8. логические
функции;
9. информационные
функции (проверки свойств и значений);
10. инженерные
функции;
11. внешние
функции.
Запись
любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно
(=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или
в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией
(формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и
следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка
параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком
того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы
функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать
30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна
превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать
строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными
буквами.
Возможные
ошибки при использовании функций в формулах
При
работе с электронными таблицами важно не только уметь ими пользоваться, но и не
совершать распространенных ошибок.
Исследования
показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей
деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказалась
проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для
получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика,
большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить
два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться
итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма).
И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается
просуммировать.
В
ячейке Excel вместо ожидаемого вычисленного значения можно увидеть #######
(решетки). Это лишь признак того, что ширина ячейки недостаточна для отображения
полученного числа.
Следующие
значения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащих
формулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:
1. #ИМЯ? – неправильно введено
имя функции или адрес ячейки.
2. # ДЕЛ/0! – значение
знаменателя в формуле равно нулю (деление на нуль).
3. #ЧИСЛО! – значение
аргумента функции не соответствует допустимому. Например, ln(0), ln(-2), .
4. #ЗНАЧ! – параметры функции
введены неправильно. Например, вместо диапазона ячеек введено их последовательное
перечисление.
5. #ССЫЛКА! – неверная ссылка
на ячейку.
Анализ
данных. Использование сценариев
Данные — сведения:
— полученные путем измерения,
наблюдения, логических или арифметических операций;
— представленные в форме,
пригодной для постоянного хранения, передачи и (автоматизированной) обработки.
В Excel тип данных – тип,
значения хранящегося в ячейке.
Когда данные вводятся на
рабочий лист, Excel автоматически анализирует их определяет тип данных. Тип
данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных,
который можно применять к данной ячейке.
Например, в большинстве
инструментах анализа данных используются именно числовые значения. Если вы
попробуете ввести текстовое значении, то программа отреагирует сообщением об
ошибке.
Типы данных:
1. Текстовый
2. Числовой
3. Число
4. Числовые символы
5. Дроби
6. Дата и время
7. Даты
8. Время
9. Формулы
Анализ
данных — область информатики, занимающаяся построением и исследованием наиболее
общих математических методов и вычислительных алгоритмов извлечения знаний из
экспериментальных (в широком смысле) данных.
Анализ данных – сравнение
различной информации.
Работа с таблицей не
ограничивается простым занесением в нее данных. Трудно представить себе
область, где бы ни требовался
анализ этих данных.
Таблицы
данных являются частью блока задач, который иногда называют инструментами
анализа «что-если». Таблица данных представляет собой диапазон ячеек,
показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет на
результаты этих формул. Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления
нескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнения
результатов всех различных вариантов на одном листе.
MsExcel
представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в
списке. К средствам анализа относятся :
• Обработка списка с помощью
различных формул и функций;
• Построение диаграмм и
использование карт MsExcel;
• Проверка данных рабочих
листов и рабочих книг на наличие ошибок;
• Структуризация рабочих
листов;
•
Автоматическое подведение итогов (включая мстер частичных сумм);
• Консолидация данных;
• Сводные таблицы;
• Специальные средства анализа
выборочных записей и данных – подбор параметра, поиск решения, сценарии и др.
Сценарии
Одно
из главных преимуществ анализа данных – предсказание будущих событий на основе
сегодняшней информации.
Сценарии
являются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа
«что-если» (Анализ «что-если». Процесс изменения значений ячеек и анализа
влияния этих изменений на результат вычисления формул на листе, например
изменение процентной ставки, используемой в таблице амортизации для определения
сумм платежей.).
Сценарий
— это набор значений, которые в приложении Microsoft Office Excel сохраняются и
могут автоматически подставляться в лист. Сценарии можно использовать для
прогноза результатов моделей расчетов листа. Существует возможность создать и
сохранить в листе различные группы значений, а затем переключаться на любой из
этих новых сценариев, чтобы просматривать различные результаты. Или можно
создать несколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого
количества переменных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного
набора данных MSExcel сформирует на рабочем листе результаты анализа. Кроме
этого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, в
котором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входных
параметров.
При
разработке сценария данные на листе будут меняться. По этой причине перед
началом работы со сценарием придется создать сценарий, сохраняющий
первоначальные данные, или же создать копию листа Excel.
Все
сценарии создаются в диалоговом окне Добавление сценария. Прежде всего
необходимо указать ячейки для отображения прогнозируемых изменений. Ссылки на
ячейки отделяются друг от друга двоеточием или точкой с запятой. Затем в
диалоговом окне Значение ячеек сценария каждой ячейке присваивается новое
значение. Эти значения используются при выполнении соответствующего сценария.
После ввода значений генерируется сценарий. При выборе другого сценария,
значения в ячейках меняются так, как указано в сценарии.
Для
защиты сценария используются флажки, которые выставляются в нижней части
диалогового окна Добавление сценария. Флажок Запретить изменения не позволяет
пользователям изменить сценарий. Если активизирован флажок Скрыть, то
пользователи не смогут, открыв лист, увидеть сценарий. Эти опции применяются
только тогда, когда установлена защита листа.
Если
требуется одновременно сравнить несколько сценариев, то можно создать Итоговый
отчет, щелкнув в диалоговом окне по кнопке «Отчет».
Во
многих экономических задачах результат расчета зависит от нескольких параметров,
которыми можно управлять.
Диспетчер
сценариев открывается командой «Сервис/Сценарии.»
В окне
диспетчера сценариев с помощью соответствующих кнопок можно добавить новый
сценарий, изменить, удалить или вывести существующий, а также – объединить
несколько различных сценариев и получить итоговый отчет по существующим сценариям.
Заключение
Характерной чертой
современности является стремительный научно-технический прогресс, что требует
от менеджеров и бизнесменов значительного повышения ответственности за качество
принятия решений. Это основная причина, которая обусловливает необходимость
научного принятия управленческих решений.
При помощи этого продукта
можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более
400 математических, статистических, финансовых и других специализированных
функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы
представления данных, создавать иерархические структуры.
Программа MS Excel, являясь
лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции
развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла
собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и
удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новые версии, которые
содержат много улучшений и приятных неожиданностей.
Табличный процессор
Excel
– самый популярный на сегодняшний день
табличный редактор. Он позволяет легко
оперировать с цифрами, обладает удобным
интерфейсом – это как компьютер
«общается» с пользователем, позволяет
строить различные графики, множество
диаграмм, которые способствуют более
полному способу представления информации
и усвоения материала.
Табличный процессор
обеспечивает работу с большими таблицами
чисел. При работе с табличным процессором
на экран выводится прямоугольная
таблица, в клетках которой могут
находиться числа, пояснительные тексты
и формулы для расчета значений в клетке
по имеющимся данным.
Табличный процессор
— программное средство для проектирования
электронных таблиц. Они позволяют не
только создавать таблицы, но и
автоматизировать обработку табличных
данных. С помощью электронных таблиц
можно выполнять различные экономические,
бухгалтерские и инженерные расчеты, а
также строить разного рода диаграммы,
проводить сложный экономический анализ,
моделировать и оптимизировать решение
различных хозяйственных ситуаций и т.
д.
Функции табличных
процессоров весьма разнообразны:
-
создание и
редактирование электронных таблиц; -
создание
многотабличных документов; -
оформление и
печать электронных таблиц; -
построение
диаграмм, их модификация и решение
экономических задач графическими
методами; -
создание
многотабличных документов, объединенных
формулами; -
работа с электронными
таблицами как с базами данных: сортировка
таблиц, выборка данных по запросам; -
создание итоговых
и сводных таблиц; -
использование
при построении таблиц информации из
внешних баз данных; -
создание слайд-шоу;
-
решение
оптимизационных задач; -
решение экономических
задач типа “что – если” путем подбора
параметров; -
разработка
макрокоманд, настройка среды под
потребности пользователя и т. д.
Наиболее популярными
электронными таблицами для персональных
компьютеров являются табличные процессоры
Microsoft
Excel,
Lotus
1-2-3, Quattro
Pro
и SuperCalc.
И если после своего появления в 1982 году
Lotus
1-2-3 был фактически эталоном для
разработчиков электронных таблиц, то
в настоящее время он утратил свои
лидирующие позиции. Результаты
тестирования продемонстрировали явное
преимущество Excel
по многим параметрам.
3. Классификация элементов объекта
MS
Excel
– одна из самых популярных сегодня
программ электронных таблиц. Ею пользуются
ученые и деловые люди бухгалтеры и
журналисты, с ее помощью ведут разнообразные
таблицы, списки и каталоги, составляют
финансовые и статистические отчеты,
подсчитывают состояние торгового
предприятия, обрабатывают результаты
научного эксперимента, ведут учет,
готовят презентационные материалы.
Возможности Excel
очень высоки. Обработка текста, управление
базами данных – программа настолько
мощна, что во многих случаях превосходит
специализированные программы-редакторы
или программы баз данных. Такое
многообразие функций может поначалу
запутать, чем заставить применять на
практике. Но по мере приобретения опыта
начинаешь по достоинству ценить то, что
границ возможностей Excel
тяжело достичь.
За многолетнюю
историю табличных расчётов с применением
персональных компьютеров требования
пользователей к подобным программам
существенно изменились. В начале основной
акцент в такой программе, как, например,
VisiCalc,
ставился на счётные функции. Сегодня
наряду с инженерными и бухгалтерскими
расчетами организация и графическое
изображение данных приобретают все
возрастающее значение. Кроме того,
многообразие функций, предлагаемое
такой расчетной и графической программой,
не должно осложнять работу пользователя.
Программы для Windows
создают для этого идеальные предпосылки.
В последнее время многие как раз перешли
на использование Windows
в качестве своей пользовательской
среды. Как следствие, многие фирмы,
создающие программное обеспечение,
начали предлагать большое количество
программ под Windows.
Программа Excel
обеспечивает
как легкость при обращении с данными,
так и их сохранность. Excel
позволяет
быстро выполнить работу для которой не
нужно затрачивать много бумаги и времени,
а также привлекать профессиональных
бухгалтеров и финансистов.
Данная программа
сумеет вычислить суммы по строкам и
столбцам таблиц, посчитать среднее
арифметическое, банковский процент или
дисперсию, здесь вообще можно использовать
множество стандартных функций: финансовых,
математических, логических, статистических.
У Excel
есть еще масса преимуществ. Это очень
гибкая система «растет» вместе с
вашими потребностями, меняет свой вид
и подстраивается под Вас. Основу Excel
составляет поле клеток и меню в верхней
части экрана. Кроме этого на экране
могут быть расположены до 10 панелей
инструментов с кнопками и другими
элементами управления. Вы можете не
только использовать стандартные панели
инструментов. но и создавать свои
собственные.
Рассмотрим основные
пункты меню Excel
7.0 При открытии или создании новой
рабочей книги в верхней части экрана
располагается основное меню Excel.
Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю
которые в свою очередь содержат пункты
меню или раскрывающиеся подменю второго
порядка.
Основное меню
имеет следующие подменю сгруппированные
по типам работы.
Файл — Подменю для
работы с файлами, их открытия закрытия
и сохранения.
Правка — Подменю
для работы с клетками таблицы.
Вид — Подменю для
изменения внешнего вида таблицы и
представления данных.
Вставка — Подменю
для добавления ячеек, строк, столбцов
и других элементов.
Формат — Подменю
для изменения вида представляемых
данных в таблице.
Сервис — Подменю
проверок и изменения настроек системы.
Данные — Подменю
обработки данных таблицы их сортировки
и группировки.
Окно — Подменю
изменения вида окна и переходов между
окнами.
? — Подменю помощи
Подробная
характеристика элементов объекта
Табличный процессор
Excel
фирмы Microsoft
предназначен для ввода хранения обсчета
и выдачи больших объемов данных в виде
удобном для анализа и восприятия
информации. Все данные хранятся и
обрабатываются в виде отдельных или
связанных таблиц. Одна или несколько
таблиц составляет «рабочую книгу»,
в этом случае таблицы называются рабочими
листами этой книги. Листы можно удалять
добавлять или перемещать из одной
рабочей книги в другую. Физически на
диске сохраняется вся книга в виде
отдельного файла с расширением «xls».
Так как Excel
– табличный редактор, то и основную
информацию я буду отображать в таблицах.
Файл:
|
Создать |
Создать |
|
Открыть |
Открыть |
|
Закрыть |
Закрыть |
|
Сохранить |
Сохранить |
|
Сохранить |
Сохранить |
|
Сохранить |
Сохранить |
|
Свойства |
Вывод |
|
Доступ |
Совместное |
|
Параметры |
Изменение |
|
Область — — |
Определение Удаление |
|
Предварительный |
Просмотр |
|
Печать |
Вывод |
|
1 2 3 4 |
Список |
|
Выход |
Выход |
Правка:
|
Отменить |
Отменить |
|
Повторить |
Вернуть |
|
Вырезать |
Вырезать |
|
Копировать |
Скопировать |
|
Вставить |
Вставить |
|
Специальная |
Позволяет |
|
Заполнить — — — — |
Заполнить |
|
Очистить — — — — |
Очистка Всего Форматов Формул Примечаний |
|
Удалить |
Удалить |
|
Удалить |
Удаление |
|
Переместить/скопировать |
Перемещение |
|
Найти |
Поиск |
|
Заменить |
Поиск |
|
Перейти |
Быстрый |
Вид:
|
Строка |
Показать |
|
Строка |
Показать |
|
Панели |
Выбрать |
|
Во |
Вывести |
|
Масштаб |
Изменение |
|
Диспетчер |
Печатать |
|
Диспетчер |
Определить |
Вставка:
|
Ячейки |
Вставить |
|
Строка |
Вставить |
|
Столбец |
Вставить |
|
Лист |
Вставить |
|
Диаграмма — — |
Вставить |
|
Макрос — — — |
Создание Вставка Вставка |
|
Разрыв |
Вставить |
|
Функция |
Вызов |
|
Имя — — — — |
Присвоение Вставить Создать Замена |
|
Примечание |
Создание, |
|
Рисунок |
Вставка |
|
Объект |
Одного |
Формат
|
Ячейки |
Изменение |
|
Строка — — — — |
Изменение Скрыть Сделать |
|
Столбец — — — — — |
Изменение Скрыть Сделать |
|
Лист — — — — |
Переименовать Скрыть Показать Изменить |
|
Автоформат |
Автоматическое |
|
Стиль |
Выбор |
|
Размещение — — — |
Размещение |
Сервис:
|
Орфография |
Проверка |
|
Зависимости — — — — — |
Показать Показать Показать Указать Удалить Вывод |
|
Автозамена |
Добавление |
|
Подбор |
Решение |
|
Сценарии |
Создание |
|
Поиск |
Поиск |
|
Защита — — |
Защитить Защитить |
|
Надстройки |
Добавить |
|
Макрос Запись Назначить |
Работа |
|
Параметры |
Изменение |
Данные:
|
Сортировка |
Сортировка |
|
Фильтр — — — |
Отбор Показать Отбор |
|
Форма |
Поиск, |
|
Итоги |
Добавление |
|
Таблица |
Создание |
|
Текст |
Разбор |
|
Мастер |
Средство |
|
Консолидация |
Объединение |
|
Структура — — — — — — — |
Подменю |
|
Сводная |
Создание |
|
Поле |
Установка |
|
Обновить |
Обновление |
|
Получить |
Вставка |
Окно:
|
Новое |
Открыть |
|
Расположить |
Изменение |
|
Скрыть |
Убрать |
|
Показать |
Показать |
|
Закрепить |
Строки |
|
1 2 |
Перейти |
?
|
Вызов |
Справочная |
|
О |
Данные |
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Основные возможности Excel
Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу.
Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. Основные возможности электронных таблиц:
· проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
· автоматизация итоговых вычислений;
· решение задач путём подбора значений параметров;
· обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;
· проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
· подготовка табличных документов;
· построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
· создание и анализ баз данных (списков).
Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:
· Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.
· Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.
· Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.
Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.
При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:
· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.
· На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.
· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы.
Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д.
Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.
Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграмма наглядно отображает зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных.
Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.
Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.
Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице.
Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе.
После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.
Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить. Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы.
Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.
Ценность электронных таблиц определяется имеющимися в них возможностями для обработки данных.
То есть использования введения данных для вычисления значений других величин.
В Excel имеется достаточное количество формул, которые нужны для вычислений различных комбинаций арифметических и алгебраических величин.
В Excel формулы используются для выполнения математических действий над одним или несколькими значениями (или переменными).
Эти значения могут быть просто числами или же содержать ссылки на ячейки. При написании формул в Excel используется определенный синтаксис.
Электронная таблица: назначение, функции, структура
План
Сегодня мы познакомимся с :
Понятие
Типы данных
Истрия создания
Структура
Назначение
Основные функции
Понятие «Электронная таблица»
Электронная таблица — это прикладная программа, предназначенная для автоматизации процесса ввода и редактирования табличных данных и вычисления в них.
Excel — это табличный процессор, то есть программа, предназначенная для автоматизации работы с большими массивами чисел, представленными в табличной форме.
История и тенденции развития
Идея создания таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина в1979г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc .
Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. И становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств.
Следующий шаг – появление в 1987г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации.
Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны работать вы широком круге экономических и других приложений и могут удовлетворить практически любого пользователя.
История создания электронной таблицы
- В 1982 году Microsoft запустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan
- 1988 год — Excel 2.0 для Windows
- 1990 год — Excel 3.0
- 1992 год — Excel 4.0
- 1993 год — Excel 5.0
- 1995 год — Excel 7 для Windows 95
- 1997 год — Excel 97 ( включён в пакет Microsoft Office 97)
- 1999 год — Excel 2000 (9) — Microsoft Office 2000
- 2001 год — Excel 2002 (10) — Microsoft Office XP
- 2003 год — Excel 2003 (11) — Microsoft Office 2003
- 2007 год — Excel 2007 (12) — Microsoft Office 2007
- 2010 год — Excel 2010 (13) — Microsoft Office 2010
Знакомство с табличным процессором MS Excel
Табличный процессор MS Excel используется для обработки данных.
Обработка включает в себя:
- проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функции и формул;
- исследование влияния различных факторов на данные;
- решение задач оптимизации;
- получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
- построение графиков и диаграмм;
- статистический анализ данных.
В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все функции MS Excel в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):
1. финансовые функции;
2. функции даты и времени;
3. арифметические и тригонометрические
(математические функции);
4. статистические функции;
5. функции ссылок и подстановок;
6. функции баз данных (анализа списков);
7. текстовые функции;
8. логические функции;
9. информационные функции (проверки свойств и значений);
10. инженерные функции;
11. внешние функции.
Назначение электронной таблицы
Применяется при:
Учете и планировании
Анализе результатов экспериментов
Решении Бухгалтерских и финансовых задач
Основные функции электронной таблицы
Распечатка таблиц с формулами и графиками
Ввод и редактирование данных
Файловые операции
Построение диаграмм и графиков
Оптимизация работы с таблицей
Структура электронной таблицы
- Электронная таблица сохраняется как Книга
- Состоит из 255 листов
- На каждом листе размещается таблица
- Таблица состоит из 256 столбцов
и 65536 строк
- Минимальный объект таблицы – ячейка
- Каждая ячейка имеет уникальное имя (А1, С4)
Основные понятия
Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита.
Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.
Ссылка – указание адреса ячейки.
Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка.
Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки, столбца, а также последовательности строк и столбцов.
Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие или две точки подряд.
Интерфейс MS Excel 2007
Каждый столбец имеет буквенное обозначение, начиная с буквы «А». Каждая строка имеет свой номер.
Документ, созданный в электронной таблице называется рабочей книгой.
Ячейка, в которой находится курсор и выделена рамкой, называется активной
Как целостный объект можно использовать и диапазон ячеек. (Например: А1:С4)
Типы данных
Текст
Формула
Числа
Типы данных
Типы данных
Текст
- предназначен для обозначений числовых данных
Формула
Начинается со знака “=“ и может содержать числа, арифметические знаки и имена ячеек с исходными данными
Относительная, абсолютная и смешанные ссылки
- Относительная ссылка при копировании меняет либо номер строки, либо букву столбца (А1, С6).
- Абсолютная ссылка при копировании не меняется и выносится за пределы таблицы ( $F$11, $A$5) .
- В смешанной ссылке координаты столбца относительные, а строки абсолютные (B$2) или наоборот, координата столбца абсолютная, а строки – относительная ( $B1) .
Итоги урока:
- Что называется «Электронной таблицей», а что «Табличным процессором»?
- Когда вышел на рынок первый электронный табличный процессор и как он назывался?
- Где может применяться программа Excel ?
- Назовите основные функции электронной таблицы?
- Из чего состоит электронная таблица?
- Какие данные можно вводить в ячейки электронной таблицы?
- Какие ссылки вы знаете?