Табличный процессор microsoft excel ввод данных

Ввод данных

Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению
с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки
таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что
делает его достаточно «интеллектуальным» программным средством. 

Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации
строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые
две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой
мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.

Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение
ячеек столбца при работе со списками. Достаточно часто встречаются
таблицы, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например,
фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то
при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца
происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии.
Пример показан на рисунке.

Если в столбце имеются несколько фамилий у которых первые буквы
совпадают, автозаполнение начинается с первой отличающейся буквы.
Например, в столбце кроме фамилии Иванов имеется фамилия Иволгин. В
этом случае при вводе в очередную ячейку букв «Ив» автозаполнения не
будет. При вводе третьей буквы «а» ячейка будет заполнена фамилией
«Иванов». Если же третьей буквой будет «о», то ячейка будет заполнена
фамилией «Иволгин».

Общие принципы форматирования

Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования.
Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и
большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора
Word. Среди новых следует отметить инструмент «Объединить и поместить в
центре» и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.

Операции выделения

Выделение отдельной прямоугольной области таблицы выполняется либо
протяжкой указателя мыши, либо клавишами со стрелками при удержании
клавиши Shift. При этом среди выделенных одна ячейка является активной –
цвет ее заливки остается белым. Если выполнить щелчок мышью по
отдельной ячейке, она будет одновременно выделенной и активной.

Для выделения нескольких несмежных прямоугольных областей следует
удерживать нажатой клавишу Ctrl. При этом активной будет только одна
ячейка, как показано на рисунке.

Операции копирования и перемещения

Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за
границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться
копирование, без нее – перемещение.
Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер (см. раздел «Формулы и их запись»).

Форматирование текстовой информации

Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами.
Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования
текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет
достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных
документов.

Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего,
требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и
выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат/Ячейки… .

В окне «Формат ячейки» нужный способ выравнивания устанавливается на
вкладке «Выравнивание» в соответствующих полях со списком. На этой же
вкладке имеются другие важные настройки:

• флажок «переносить по словам» – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);
• группа полей «Ориентация» – для расположения текста вертикально или с наклоном;
• поле «отступ» – для задания отступов слева (единица измерения —
  символ).

Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки,
следует предварительно объединить эти ячейки. Пример показан на рисунке
(ячейки B2:D2).

По умолчанию для ячеек установлен режим «Общий». Это означает, что
Excel определяет тип данных, вводимых в ячейку, автоматически. Это может
приводить к нежелательным результатам. Например, запись 02.03.03 может
быть преобразована в 02.03.2003, поскольку Excel распознает ее как дату,
а запись 02835 будет преобразована в 2835, поскольку Excel распознает
ее как число. В обоих случаях, если необходимо точно воспроизвести
данные, следует установить текстовый формат ячейки. Форматы ячеек
выбираются из списка на вкладке «Число» окна «Формат ячеек».

Для записи больших текстов, состоящих из одного или нескольких
абзацев, желательно соблюдать основные правила форматирования текстов,
принятые в текстовом процессоре Word: не выравнивать текст пробелами и
не оформлять абзац как набор строк, расположенных в отдельных ячейках. 

Замечание. Следует учитывать,
что нажатие клавиши Enter приводит к завершению ввода текста в текущую
ячейку, а не к переходу к новому абзацу. Для формирования нового абзаца в
пределах текущей ячейки следует нажимать Alt+Enter.

Учитывая особенности Excel, можно руководствоваться следующими правилами записи больших текстов:

• определить область листа, которую будет занимать текст и, либо
  «растянуть» ячейку, либо объединить несколько ячеек для его записи
  (второе применяется чаще);
• установить для выбранной области режим «переносить по словам»;
• ввести текст, нажимая в конце абзацев Alt+Enter;
• отрегулировать высоту области, содержащей текст.

Замечание. В отличие от Word, минимальная
высота строки таблицы не ограничивается размером шрифта. Высоту строки
можно уменьшить так, что часть текста будет скрыта или уменьшить до
нуля.

Форматирование числовой информации

Основными операциями форматирования чисел являются: задание
количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и
отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в
некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую
кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в
десятичной части числа задается на вкладке «Число» окна «Формат ячейки».
При выборе числового формата «Числовой» окно принимает вид, показанный
на рисунке.

Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа
необходимо выбрать числовой формат «Денежный» или «Финансовый», в
которых предусмотрен отступ справа. Если же требуется задать отступ
справа для числового формата «Числовой» или других, следует добавить
достаточно узкий пустой столбец справа от столбца с числами, убрав между
ними обрамление.

Цель: узнать существуют типы данных
в ячейках электронной таблицы, узнать
каким образом вводить, редактировать
и форматировать данные в табличном
процессоре MS Excel.

В результате изучения данной темы Вы будете знать:

• какие типы данных можно
  вводить в ячейку;

• как вводить данные (текст,
  числа или формулы);

• как редактировать данные;

• как форматировать данные.

План:

1. Ввод данных

2. Редактирование данных

3. Форматирование данных

1. Ввод данных

Текстовые данные
могут состоять из
букв, чисел и символов. Если ширина
ячейки недостаточна, в ней нельзя будет
увидеть все данные или они как бы
«налезут» на другие ячейки. Допускается
ввод в ячейку текста (до 255 символов в
Ехсе1-95 и до 32 000 для Ехсе1-97 и выше), если
соседние ячейки справа свободны. Если
они заняты какой-либо информацией, то
видимая часть текста большой длины
будет ограничиваться шириной колонки.

Ячейку можно сделать
«резиновой», когда вводимая информация
будет вводиться внутри одной ячейки,
как бы раздвигая ее размеры в зависимости
от объема информации. Это аналогично
заполнению ячейки в таблице MS
Word.
Однако, если в текстовом редакторе эта
«резиновость» ячейки работает «по
умолчанию», то в MS
Excel
этот вид набора текста устанавливает
сам пользователь.

Для этого надо задать ячейке
отображение с переносом по словам с
помощью команды Формат/Ячейки/Выравнивание/Переносить
по словам. В этом
случае высота ячейки будет изменяться
таким образом, чтобы текст располагался
внутри одной, ячейки. Этот прием очень
удобно использовать при оформлении
«шапки» таблицы, если длина надписи
значительно превышает ширину колонки.

Ввод цифр в качестве текстовых констант
начинается с апострофа (например, ‘365).
Если надо сохранить числовые данные
как текст, то при вводе поставьте перед
данными апостроф, и тогда это число не
будет использоваться в расчетах.

Правила ввода текста

 Текст по умолчанию выравнивается по
левому краю ячейки.

 Текстовое значение может состоять
из любых символов, например, № 1,
1 семестр, Ф.И.О. и т.д.

 При вводе текста, превышающего ширину
столбца, текст будет виден в ячейках
справа, если они пусты, иначе будет
видима только часть текста. Все содержимое
ячейки можно просмотреть в строке
формул.

 Максимальная длина строки в ячейке
32767 символов.

Если несколько первых символов, вводимых
в ячейку, совпадают с символами записи,
ранее введенной в этот столбец, недостающая
часть текста будет введена автоматически.
Для подтверждения предлагаемого варианта
нажмите клавишу Enter. Если предложенное
вас не устраивает, продолжайте ввод
текста самостоятельно.

Числовые данные

Как известно, ввод чисел
производится непосредственно с клавиатуры
в место положения курсора и завершается
нажатием клавиши [Enter].
Но можно фиксировать конец ввода данных
путем перемещения курсора на другие
ячейки («стрелками») или клавишей [Tab].
Если ширина столбца недостаточна для
показа всего введенного числа, в ней
появляются символы ##### или экспоненциальный
вид числа (например, .5Е-8). Последовательность
##### появляется только для числовых
значений и исчезает при изменении ширины
столбца. Чтобы увеличить ширину ячейки
(и соответственно всего столбца, в
котором находится данная ячейка), нужно
подвести указатель мыши к границе
заголовков столбцов и, удерживая левую
кнопку мыши, расширить столбец на
необходимую величину. Аналогично можно
изменить высоту строк.

Ширину столбца также можно изменять
методом автоподбора ширины. Для этого
установите курсор на правую границу
заголовка столбца (указатель примет
вид двунаправленной стрелки) и сделайте
двойной щелчок — компьютер сам подберет
оптимальную ширину столбца.

Особый интерес представляет
ввод последовательностей чисел, дат
или текстовых записей, поскольку именно
здесь можно применять многие приемы
автозаполнения. Последовательность
данных удобно создавать с помощью
маркера автозаполнения
— маленького черного
квадратика в нижнем правом углу активной
ячейки. Курсор мыши при установке его
на маркер меняет свою форму на маленький
черный крест

Правила ввода чисел

 Числа по умолчанию выравниваются по
правому краю ячейки.

 Числовое значение может состоять из
цифр от 0 до 9, а также содержать следующие
символы: + – / ( ) , . $ % E и символы валют.
При наличии других символов значение
будет интерпретироваться как текст.

 Если запись числового значения
превышает ширину столбца, Microsoft Excel
увеличит ширину столбца автоматически
или представит число в экспоненциальной
форме, например, 6,8Е+05 или в виде знаков
решетки #######. В этом случае необходимо
«вручную» увеличить ширину столбца.

Формул

К данным относятся и формулы. С помощью
формул можно, например, складывать,
умножать и сравнивать данные таблиц,
т. е. формулами следует пользоваться,
когда необходимо ввести в ячейку листа
вычисляемое значение. Ввод формулы
начинается с символа «=» (знак равенства).
Именно этим знаком отличается ввод
формул от ввода текста или простого
числового значения.

При вводе формул можно применять обычные
числовые и текстовые значения —
константы. Необходимо отметить, что
используемые в формулах текстовые
выражения должны заключаться в двойные
кавычки, например, «константа». Кроме
того, в формулах можно использовать
ссылки на ячейки (в том числе в виде
имен) и многочисленные функции, которые
соединяются между собой операторами.

Ссылки представляют собой
включаемые в формулу адреса ячеек или
диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки
задаются обычным образом, т.е. в виде
Al,
Bl,
C1.
Например, для того чтобы получить в
ячейке A3 сумму ячеек А1 и А2, в нее
достаточно ввести формулу = А1 + А2.

Диапазон ячеек представляет
собой некоторую прямоугольную область
рабочего листа, однозначно определяется
адресами ячеек, расположенными в
диаметрально противоположных углах
диапазона. Разделенные символом «:»
(двоеточие), эти две координаты составляют
адрес диапазона. Например, чтобы получить
сумму значений ячеек диапазона СЗ: D7,
используйте формулу =CУMM(C3:D7).

В частном случае, когда
диапазон состоит целиком из нескольких
голбцов, например от В до D,
его адрес записывается в виде В: D.
Аналогично, если диапазон целиком
состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет
адрес 6:15. Кроме того, при записи формул
можно использовать объединение нескольких
диапазонов или ячеек, разделяя их
символом «;» (точка с запятой), например
СЗ : D7;
Е5; F3
: G7.
При вводе формулы ссылки на ячейки могут
непосредственно набираться с клавиатуры
символ за символом на английском языке,
но намного проще указывать их с помощью
мыши. Например, чтобы ввести формулу
=А1 + В2, выполните следующие действия:

• выделите ячейку, в которую
нужно ввести формулу;

• начните ввод формулы,
нажав клавишу [=] (равно);

• щелкните мышью по ячейке
А1;

• введите символ «+»;

• щелкните мышью на ячейке
В2;

• закончите ввод формулы,
нажав клавишу [Enter].

Аналогично можно указывать ссылки на
диапазоны ячеек, выделяя их при вводе
формулы с помощью мыши или клавиатуры.

Редактирование уже введенной формулы
можно сделать несколькими способами:

• двойным щелчком мышью по ячейке, чтобы
корректировать формулу непосредственно
в этой ячейке;

• выбрав ячейку и нажав
клавишу [F2];

• выбрав ячейку и щелкнув
мышью в строке формул.

В результате программа перейдет в режим
редактирования, в процессе которого
можно вносить необходимые изменения.
Как и при вводе формул, ссылки на ячейки
можно править как непосредственно с
клавиатуры, так и путем наведения мыши
на нужный диапазон данных.

В таблице часто требуется
вычислить итоговую сумму по столбцу
или строке. Для этого Excel
предлагает функцию автоматической
суммы, выполняемой нажатием кнопки
Автосуммирование

на панели инструментов.

При заполнении таблицы принято задавать
расчетные формулы только для первой
строки или первого столбца, а остальную
часть таблицы заполнять формулами с
помощью режимов копирования или
заполнения. Прекрасный результат дает
применение автокопирования формул с
помощью автозаполнителя, о котором мы
уже говорили. При копировании формул
компьютер сразу производит расчеты по
ним, выдавая, таким образом, быстрый и
наглядный результат.

В формуле может присутствовать
два вида адресации: относительная и
абсолютная. Возможные виды адресации
показаны в табл. 1.

Таблица 1.

Вид адресации	Адрес ячейки (пример)	Действие при копировании
Относительный столбец, относительная строка	В6	Меняются имя столбца и номер строки
Абсолютный столбец, относительная строка	$В6	Не меняется имя столбца, меняется номер строки
Относительный столбец, абсолютная строка	В$6	Меняется имя столбца, не меняется номер строки
Абсолютный столбец, абсолютная строка	$В$6	Не меняются имя столбца и номер строки

При копировании по столбцу формул с
относительной адресацией автоматически
изменяется номер строки, соответственно
при копировании по строке автоматически
изменяется имя столбца. В формулах с
относительной адресацией в адресе
ячейки отсутствует символ «$».

Абсолютный вид адресации
применяется для того, чтобы защитить в
формулах адреса от изменения при
копировании, если ссылка производится
на одну и ту же ячейку. При абсолютной
адресации перед той частью адреса
ячейки, которая не должна меняться при
копировании, ставится символ «$». Для
упрощения ввода этого знака в адрес
ячейки удобно пользоваться клавишей
[F4],
при этом курсор должен находиться на
нужном адресе в формуле. При каждом
повторном нажатии [F4]
знак доллара будет появляться перед
разными частями адреса: $В$6, В$6, $В6, В6.

Это интересно

При вводе формул адреса
ячеек можно набирать с клавиатуры, но
лучше их вводить щелчком мыши по ячейке
с нужным адресом —
вероятность ошибки в
адресе ячейки резко уменьшается.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

«Табличный процессор MSExcel»

Тема 1: «Ввод и редактирование данных»

Цель: Изучить интерфейс Microsoft Excel, научиться запускать на выполнение и завершать работу Microsoft Excel, вводить в книгу различные данные и корректировать их.

Теоретическая часть

Ввод символьных данных или текста

Ввести текст в ячейку можно двумя способами: набрать текст с клавиатуры или вставить с буфера обмена. Текст в ячейке выравнивается по левому краю. Если текст не помещается в ячейку, то он перемещается в следующую ячейку при условии, что она свободна. Чтобы поместить текст только в одной ячейки, необходимо увеличить ширину столбца или разрешить перенос по словам.

Ввод чисел

Числа в ячейке выравниваются по правому краю. Как правило, числа в ячейку вводятся в одном из встроенных форматов.

Ввод длинной последовательности значений или последовательных рядов данных

К операциям ввода длинной последовательности относятся: Автозаполнение и Заполнение ряда. Для применения автозаполнения надо ввести в ячейку первое значение из распознаваемой последовательности и выделить эту ячейку.

Затем подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик внизу слева выделенной ячейки), нажать левую кнопку мыши и удерживая ее протянуть вдоль строки или столбца, а затем отпустить кнопку мыши. В результате выделенная область заполнится данными. Например, январь, февраль, март, апрель (рис. 1).

Рис. 1.

Для заполнения ряда надо заполнить два значения ряда, затем выделить их и воспользуясь маркером заполнения расширить ряд.

Рис. 2.

После заполнения ряда, справа от ряда будет отображаться кнопка «Параметры автозаполнения» (рис. 3).

Рис. 3.

При щелчке на кнопке открывается список команд, которые можно выполнить над ячейками ряда: копирование ячейки; заполнить; заполнить только форматы и заполнить только значения.

Для заполнения ряда арифметической или геометрической прогрессией используется инструмент «Заполнить», который помещен в группе «Редактирование» на вкладке «Главная» (рисунок 3а).

Рис. 3а.

При щелчке на команде «Прогрессия…» откроется окно диалога «Прогрессия» (рисунок 3б).

Рис. 3б.

Установите требуемые параметры (расположение, тип, шаг и предельное значение) на нажмите кнопку ОК.

Редактирование в рабочей книге

К операциям редактирования относятся:

• редактирование данных в ячейках;

• перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек;

• вставка и удаление ячеек, строк, столбцов, и листов;

• поиск и замена данных.

Для редактирования данных в ячейках необходимо дважды щелкнуть на редактируемой ячейки, и когда в ней будет отображаться курсор, выполнить требуемые операции.

Перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек. При перемещении ячейки или блока ячеек надо выделить эту ячейку (блок ячеек) вокруг ее будет отображаться полужирная рамка. Необходимо отметить, что имя выделенной ячейки отображается в поле имени.

Затем подвести указатель мыши к маркеру ячейки и когда изображение указателя изменится с белого крестика на четырех направленную стрелку черного цвета, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель мыши к требуемой ячейке. Для завершения операции надо отпустить кнопку мыши.

Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов осуществляется несколькими способами. Первый — выделяем требуемые объекты, а затем щелкаем правой кнопкой мыши на выделенном объекте. Откроется контекстное меню, в котором выбираем операцию: Удалить или Вставить. При выборе операции «Удалить», откроется окно диалога «Удаление ячеек» (рис. 4).

Рис. 4.

Вставку и удаление ячеек, строк и столбцов можно выполнить и с помощью команд «Вставить», «Удалить» в группе «Ячейки» на вкладке «Главная» (рис. 5).

Рис. 5.

В рабочую книгу можно добавить электронные таблицы или удалить их. Вставка и удаление электронных таблиц осуществляется командами из контекстного меню (рис. 6) при щелчке правой кнопкой мыши на ярлычке листа. Кроме того, вставить рабочий лист можно щелкнув левой кнопкой на пиктограмме «Вставить лист», которая расположена справа от ярлычков рабочих листов.

Рис. 6.

Поиск и замена данных. Рабочий лист может содержать множество строк. Найти и при необходимости заменить данные в ячейках электронной таблицы можно с помощью окна диалога «Найти и заменить». Это окно диалога вызывается командой «Найти и выделить» в группе «Редактирование» на вкладке «Главная».

Практическая часть

Задание 1: Создайте документ Format.xls, оформите на отдельных листах следующие фрагменты:

	А	B	C	D
1
2		Нептун	Плутон	Сатурн

	A	B	C	D
1
2		Спартак	Торпеда	Динамо

	A	B	C	D
1
2		Таня	Петя	Вася
3		Коля	Вася	Маша
4		Митя	Петя	Саша

	A	B	C	D
1		Москва	Таллин	Рига
2		Киев	Минск	Бишкек
3		Баку	Ереван	Тбилиси

Оформите на листе следующие фрагменты не объединяя ячейки

	A	B	C
1
2		Это первая строка Это вторая строка
3

	A	B	C
1
2		Это первая строка Это вторая строка Это третья строка

	A	B	C
1
2		1 байт= 8бит 1 килобайт= 1024 байт 1 километр= 1000м

Оформить на листе следующие фрагменты используя команду объединить ячейки

	A	B	C	D	E
1
2		Месяц
3		январь	февраль	март
4

	A	B	C	D	E	F
1
2	День
3	понедельник	вторник	среда	четверг	пятница	суббота
4

	A	B	C	D	E	F
1
2		1 квартал	Январь		Среда	Алгебра
3		Февраль		История
4		Март		Физика
5					Ин.яз
6					Химия
7					Физ-ра
8					Литература

	A	B	C	D	E
1
2			Класс
3			9 А	9 Б	9 В
4		Среда	Алгебра	История	Физика
5		История	Физика	Литература
6		Физика	Алгебра	История
7		Ин.яз	Химия	Ин.яз
8		Химия	Ин.яз	Алгебра
9		Литература	Рус.яз	Химия
10		Рус.яз	Литература	Рус.яз

Оформите ячейки по образцу используя команду «Ориентация»

П о н е д е л ь н и к

Понедельник

П о р я д к о в ы й

Порядковый номер

Оформите на листе границы ячеек

Оформите на листе следующие фрагменты

Оформление отчета: оформить выполненные задания в папках для практических работ.