Табличный процессор microsoft excel форматирование данных

В Excel доступно множество готовых стилей таблиц, которые можно использовать для быстрого форматирования таблицы. Если вам не подходят существующие стили, вы можете создать и применить собственный стиль таблицы. Хотя удалять можно только пользовательские стили, вы можете отменить любой стиль таблицы, чтобы он к ней больше не применялся.

Форматирование таблиц можно дополнительно настраивать, задавая параметры экспресс-стилей для элементов таблиц, например строк заголовков и итогов, первого и последнего столбцов, чередующихся строк и столбцов, а также параметры автофильтра.

Примечание: Снимки экрана в этой статье получены в Excel 2016. Если вы используете другую версию, интерфейс может немного отличаться, но функции будут такими же.

Выбор стиля таблицы

Если в книге есть диапазон данных, не отформатированный как таблица, Excel автоматически преобразует его в таблицу, когда вы выберете ее стиль. Вы также можете изменить формат существующей таблицы, выбрав другой вариант.

1. Выделите любую ячейку таблицы или диапазон ячеек, который вы хотите отформатировать как таблицу.

2. На вкладке Главная выберите Форматировать как таблицу.

   

3. Выберите нужный стиль.

Примечания: 

• Автопросмотр: при форматировании диапазона данных или таблицы в Excel вы сможете автоматически просматривать, как будет выглядеть выбранный стиль, который будет применен только после нажатии клавиши ВВОД или щелчка мышью. Вы можете выбирать разные форматы таблицы с помощью мыши или клавиш со стрелками.

• При выборе команды Форматировать как таблицу диапазон данных автоматически преобразуется в таблицу. Если использовать таблицу для работы с данными больше не нужно, ее можно преобразовать назад в обычный диапазон, сохранив при этом примененные стили таблицы. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование таблицы Excel в диапазон данных.

В Excel в Интернете можно применять параметры стиля таблицы для форматирование элементов таблицы.

Выбор параметров для форматирования элементов таблицы

Для таблиц можно включить и отключить различные параметры, связанные со стилем. Для этого выполните указанные ниже действия.

1. Выделите ячейки таблицы.

2. На вкладке Конструктор таблиц в области Параметры стиляпроверьте или сберем один из следующих параметров:

   • Строка заголовков — применение или отмена форматирования первой строки таблицы.

   • Строка итогов — быстрое добавление строки с результатами функции промежуточного итога, (например СУММ, СРЗНАЧ, СЧЁТ, МИН или МАКС), которую можно выбрать в раскрывающемся списке. Скрытые строки можно как включать в вычисления, так и нет.

   • Чередующиеся строки. Отображает нечетные и четные строки с чередующимся затенением для удобства чтения.

   • Первый столбец — применение или отмена форматирования первого столбца таблицы.

   • Последний столбец — применение или отмена форматирования последнего столбца таблицы.

   • Чередующиеся столбцы. Отображает нечетные и четные столбцы с чередующимся затенением для удобства чтения.

   • Кнопка фильтра — включение и отключение автофильтра.

Одним из самых важных процессов при работе в программе Excel является форматирование. С его помощью не только оформляется внешний вид таблицы, но и задается указание того, как программе воспринимать данные, расположенные в конкретной ячейке или диапазоне. Без понимания принципов работы данного инструмента нельзя хорошо освоить эту программу. Давайте подробно выясним, что же представляет собой форматирование в Экселе и как им следует пользоваться.

Урок: Как форматировать таблицы в Microsoft Word

Форматирование таблиц

Форматирование – это целый комплекс мер регулировки визуального содержимого таблиц и расчетных данных. В данную область входит изменение огромного количества параметров: размер, тип и цвет шрифта, величина ячеек, заливка, границы, формат данных, выравнивание и много другое. Подробнее об этих свойствах мы поговорим ниже.

Автоформатирование

К любому диапазону листа с данными можно применить автоматическое форматирование. Программа отформатирует указанную область как таблицу и присвоит ему ряд предустановленных свойств.

1. Выделяем диапазон ячеек или таблицу.



2. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу». Данная кнопка размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается большой список стилей с предустановленными свойствами, которые пользователь может выбрать на свое усмотрение. Достаточно просто кликнуть по подходящему варианту.



3. Затем открывается небольшое окно, в котором нужно подтвердить правильность введенных координат диапазона. Если вы выявили, что они введены не верно, то тут же можно произвести изменения. Очень важно обратить внимание на параметр «Таблица с заголовками». Если в вашей таблице есть заголовки (а в подавляющем большинстве случаев так и есть), то напротив этого параметра должна стоять галочка. В обратном случае её нужно убрать. Когда все настройки завершены, жмем на кнопку «OK».

После этого, таблица будет иметь выбранный формат. Но его можно всегда отредактировать с помощью более точных инструментов форматирования.

Переход к форматированию

Пользователей не во всех случаях удовлетворяет тот набор характеристик, который представлен в автоформатировании. В этом случае, есть возможность отформатировать таблицу вручную с помощью специальных инструментов.

Перейти к форматированию таблиц, то есть, к изменению их внешнего вида, можно через контекстное меню или выполнив действия с помощью инструментов на ленте.

Для того, чтобы перейти к возможности форматирования через контекстное меню, нужно выполнить следующие действия.

1. Выделяем ячейку или диапазон таблицы, который хотим отформатировать. Кликаем по нему правой кнопкой мыши. Открывается контекстное меню. Выбираем в нем пункт «Формат ячеек…».



2. После этого открывается окно формата ячеек, где можно производить различные виды форматирования.

Инструменты форматирования на ленте находятся в различных вкладках, но больше всего их во вкладке «Главная». Для того, чтобы ими воспользоваться, нужно выделить соответствующий элемент на листе, а затем нажать на кнопку инструмента на ленте.

Форматирование данных

Одним из самых важных видов форматирования является формат типа данных. Это обусловлено тем, что он определяет не столько внешний вид отображаемой информации, сколько указывает программе, как её обрабатывать. Эксель совсем по разному производит обработку числовых, текстовых, денежных значений, форматов даты и времени. Отформатировать тип данных выделенного диапазона можно как через контекстное меню, так и с помощью инструмента на ленте.

Если вы откроете окно «Формат ячеек» чрез контекстное меню, то нужные настройки будут располагаться во вкладке «Число» в блоке параметров «Числовые форматы». Собственно, это единственный блок в данной вкладке. Тут производится выбор одного из форматов данных:

• Числовой;
• Текстовый;
• Время;
• Дата;
• Денежный;
• Общий и т.д.

После того, как выбор произведен, нужно нажать на кнопку «OK».

Кроме того, для некоторых параметров доступны дополнительные настройки. Например, для числового формата в правой части окна можно установить, сколько знаков после запятой будет отображаться у дробных чисел и показывать ли разделитель между разрядами в числах.

Для параметра «Дата» доступна возможность установить, в каком виде дата будет выводиться на экран (только числами, числами и наименованиями месяцев и т.д.).

Аналогичные настройки имеются и у формата «Время».

Если выбрать пункт «Все форматы», то в одном списке будут показаны все доступные подтипы форматирования данных.

Если вы хотите отформатировать данные через ленту, то находясь во вкладке «Главная», нужно кликнуть по выпадающему списку, расположенному в блоке инструментов «Число». После этого раскрывается перечень основных форматов. Правда, он все-таки менее подробный, чем в ранее описанном варианте.

Впрочем, если вы хотите более точно произвести форматирование, то в этом списке нужно кликнуть по пункту «Другие числовые форматы…». Откроется уже знакомое нам окно «Формат ячеек» с полным перечнем изменения настроек.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Выравнивание

Целый блок инструментов представлен во вкладке «Выравнивание» в окне «Формат ячеек».

Путем установки птички около соответствующего параметра можно объединять выделенные ячейки, производить автоподбор ширины и переносить текст по словам, если он не вмещается в границы ячейки.

Кроме того, в этой же вкладке можно позиционировать текст внутри ячейки по горизонтали и вертикали.

В параметре «Ориентация» производится настройка угла расположения текста в ячейке таблицы.

Блок инструментов «Выравнивание» имеется так же на ленте во вкладке «Главная». Там представлены все те же возможности, что и в окне «Формат ячеек», но в более усеченном варианте.

Шрифт

Во вкладке «Шрифт» окна форматирования имеются широкие возможности по настройке шрифта выделенного диапазона. К этим возможностям относятся изменение следующих параметров:

• тип шрифта;
• начертание (курсив, полужирный, обычный)
• размер;
• цвет;
• видоизменение (подстрочный, надстрочный, зачеркнутый).

На ленте тоже имеется блок инструментов с аналогичными возможностями, который также называется «Шрифт».

Граница

Во вкладке «Граница» окна форматирования можно настроить тип линии и её цвет. Тут же определяется, какой граница будет: внутренней или внешней. Можно вообще убрать границу, даже если она уже имеется в таблице.

А вот на ленте нет отдельного блока инструментов для настроек границы. Для этих целей во вкладке «Главная» выделена только одна кнопка, которая располагается в группе инструментов «Шрифт».

Заливка

Во вкладке «Заливка» окна форматирования можно производить настройку цвета ячеек таблицы. Дополнительно можно устанавливать узоры.

На ленте, как и для предыдущей функции для заливки выделена всего одна кнопка. Она также размещается в блоке инструментов «Шрифт».

Если представленных стандартных цветов вам не хватает и вы хотите добавить оригинальности в окраску таблицы, тогда следует перейти по пункту «Другие цвета…».

После этого открывается окно, предназначенное для более точного подбора цветов и оттенков.

Защита

В Экселе даже защита относится к области форматирования. В окне «Формат ячеек» имеется вкладка с одноименным названием. В ней можно обозначить, будет ли защищаться от изменений выделенный диапазон или нет, в случае установки блокировки листа. Тут же можно включить скрытие формул.

На ленте аналогичные функции можно увидеть после клика по кнопке «Формат», которая расположена во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Ячейки». Как видим, появляется список, в котором имеется группа настроек «Защита». Причем тут можно не только настроить поведение ячейки в случае блокировки, как это было в окне форматирования, но и сразу заблокировать лист, кликнув по пункту «Защитить лист…». Так что это один из тех редких случаев, когда группа настроек форматирования на ленте имеет более обширный функционал, чем аналогичная вкладка в окне «Формат ячеек».

.
Урок: Как защитить ячейку от изменений в Excel

Как видим, программа Excel обладает очень широким функционалом по форматированию таблиц. При этом, можно воспользоваться несколькими вариантами стилей с предустановленными свойствами. Также можно произвести более точные настройки при помощи целого набора инструментов в окне «Формат ячеек» и на ленте. За редким исключением в окне форматирования представлены более широкие возможности изменения формата, чем на ленте.

Ввод данных

Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению
с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки
таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что
делает его достаточно «интеллектуальным» программным средством. 

Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации
строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые
две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой
мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.

Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение
ячеек столбца при работе со списками. Достаточно часто встречаются
таблицы, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например,
фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то
при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца
происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии.
Пример показан на рисунке.

Если в столбце имеются несколько фамилий у которых первые буквы
совпадают, автозаполнение начинается с первой отличающейся буквы.
Например, в столбце кроме фамилии Иванов имеется фамилия Иволгин. В
этом случае при вводе в очередную ячейку букв «Ив» автозаполнения не
будет. При вводе третьей буквы «а» ячейка будет заполнена фамилией
«Иванов». Если же третьей буквой будет «о», то ячейка будет заполнена
фамилией «Иволгин».

Общие принципы форматирования

Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования.
Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и
большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора
Word. Среди новых следует отметить инструмент «Объединить и поместить в
центре» и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.

Операции выделения

Выделение отдельной прямоугольной области таблицы выполняется либо
протяжкой указателя мыши, либо клавишами со стрелками при удержании
клавиши Shift. При этом среди выделенных одна ячейка является активной –
цвет ее заливки остается белым. Если выполнить щелчок мышью по
отдельной ячейке, она будет одновременно выделенной и активной.

Для выделения нескольких несмежных прямоугольных областей следует
удерживать нажатой клавишу Ctrl. При этом активной будет только одна
ячейка, как показано на рисунке.

Операции копирования и перемещения

Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за
границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться
копирование, без нее – перемещение.
Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер (см. раздел «Формулы и их запись»).

Форматирование текстовой информации

Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами.
Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования
текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет
достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных
документов.

Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего,
требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и
выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат/Ячейки… .

В окне «Формат ячейки» нужный способ выравнивания устанавливается на
вкладке «Выравнивание» в соответствующих полях со списком. На этой же
вкладке имеются другие важные настройки:

• флажок «переносить по словам» – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);
• группа полей «Ориентация» – для расположения текста вертикально или с наклоном;
• поле «отступ» – для задания отступов слева (единица измерения —
  символ).

Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки,
следует предварительно объединить эти ячейки. Пример показан на рисунке
(ячейки B2:D2).

По умолчанию для ячеек установлен режим «Общий». Это означает, что
Excel определяет тип данных, вводимых в ячейку, автоматически. Это может
приводить к нежелательным результатам. Например, запись 02.03.03 может
быть преобразована в 02.03.2003, поскольку Excel распознает ее как дату,
а запись 02835 будет преобразована в 2835, поскольку Excel распознает
ее как число. В обоих случаях, если необходимо точно воспроизвести
данные, следует установить текстовый формат ячейки. Форматы ячеек
выбираются из списка на вкладке «Число» окна «Формат ячеек».

Для записи больших текстов, состоящих из одного или нескольких
абзацев, желательно соблюдать основные правила форматирования текстов,
принятые в текстовом процессоре Word: не выравнивать текст пробелами и
не оформлять абзац как набор строк, расположенных в отдельных ячейках. 

Замечание. Следует учитывать,
что нажатие клавиши Enter приводит к завершению ввода текста в текущую
ячейку, а не к переходу к новому абзацу. Для формирования нового абзаца в
пределах текущей ячейки следует нажимать Alt+Enter.

Учитывая особенности Excel, можно руководствоваться следующими правилами записи больших текстов:

• определить область листа, которую будет занимать текст и, либо
  «растянуть» ячейку, либо объединить несколько ячеек для его записи
  (второе применяется чаще);
• установить для выбранной области режим «переносить по словам»;
• ввести текст, нажимая в конце абзацев Alt+Enter;
• отрегулировать высоту области, содержащей текст.

Замечание. В отличие от Word, минимальная
высота строки таблицы не ограничивается размером шрифта. Высоту строки
можно уменьшить так, что часть текста будет скрыта или уменьшить до
нуля.

Форматирование числовой информации

Основными операциями форматирования чисел являются: задание
количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и
отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в
некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую
кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в
десятичной части числа задается на вкладке «Число» окна «Формат ячейки».
При выборе числового формата «Числовой» окно принимает вид, показанный
на рисунке.

Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа
необходимо выбрать числовой формат «Денежный» или «Финансовый», в
которых предусмотрен отступ справа. Если же требуется задать отступ
справа для числового формата «Числовой» или других, следует добавить
достаточно узкий пустой столбец справа от столбца с числами, убрав между
ними обрамление.

Форматирование – это один из основных процессов при работе с табличным процессором. Применяя форматирование, можно изменить внешний вид табличных данных, а также задать параметры ячеек. Важно уметь правильно его осуществлять, чтобы выполнять свою работу в программе быстро и эффективно. Из статьи вы узнаете, как правильно форматировать таблицу.

Форматирование таблиц

Форматирование – это набор действий, который необходим для редактирования внешнего вида таблицы и показателей внутри неё. Эта процедура позволяет редактировать кегль и цвет шрифта, размер ячеек, заливку, формат и так далее. Разберем каждый элемент более подробно.

Автоформатирование

Автоформатирование можно применить к абсолютно любому диапазону ячеек. Табличный процессор самостоятельно отредактирует выделенный диапазон, применив к нему назначенные параметры. Пошаговое руководство:

1. Производим выделение ячейки, диапазона ячеек или всей таблицы.

1. Переходим в раздел «Главная» и нажимаем «Форматировать как таблицу». Найти этот элемент можно в блоке «Стили». После нажатия отображается окошко со всеми возможными готовыми стилями. Выбрать можно любой из стилей. Кликаем на понравившейся вариант.

1. На экране отобразилось маленькое окошко, которое требует подтверждения корректности вбитых диапазонных координат. Если вы заметили, что в диапазоне существует ошибка, то можете отредактировать данные. Нужно внимательно отнестись к пункту «Таблица с заголовками». Если в табличке присутствуют заголовки, то возле этого свойства необходимо поставить галочку. После проведения всех настроек кликаем «ОК».

1. Готово! Табличка приняла внешний вид выбранного вами стиля. В любой момент этот стиль можно поменять на другой.

Переход к форматированию

Возможности автоматического форматирования устраивают далеко не всех пользователей табличного процессора. Существует возможность ручного форматирования таблички при помощи специальных параметров. Отредактировать внешний вид можно при помощи контекстного меню или же инструментов, расположенных на ленте. Пошаговое руководство:

1. Производим выделение необходимой области редактирования. Нажимаем на нее ПКМ. На экране отобразилось контекстное меню. Кликаем на элемент «Формат ячеек…».

1. На экране отобразилось окошко под названием «Формат ячеек». Здесь можно выполнить различные манипуляции редактирования табличных данных.

В разделе «Главная» располагаются различные инструменты форматирования. Для того чтобы применить их к своим ячейкам, необходимо произвести их выделение, а затем кликнуть по любому из них.

Форматирование данных

Формат ячейки — это один из основных элементов форматирования. Этот элемент не только видоизменяет внешний вид, но и указывает табличному процессору способ обработки ячейки. Как и в предыдущем способе, это действие можно реализовать через контекстное меню или же инструменты, находящиеся в специальной ленте вкладки «Главная».

Открыв окошко «Формат ячеек» при помощи контекстного меню, можно произвести редактирование формата через раздел «Числовые форматы», находящегося в блоке «Число». Здесь можно выбрать один из следующих форматов:

• дата;
• время;
• общий;
• числовой;
• текстовый и т.д.

После выбора необходимого формата кликаем «ОК».

Ко всему прочему, у некоторых форматов существуют дополнительные параметры. Выбрав числовой формат можно отредактировать количество цифр после запятой у чисел дробного типа.

Установив формат «Дата», можно выбрать, в каком виде будет отображаться дата на экране. У параметра «Время» существуют такие же настройки. Кликнув на элемент «Все форматы», можно просмотреть все возможные подвиды редактирования данных в ячейке.

Перейдя в раздел «Главная» и раскрыв список, находящийся в блоке «Число», можно также отредактировать формат ячейки или диапазона ячеек. В этом списке находятся все основные форматы.

Нажав на элемент «Другие числовые форматы…» отобразится уже известное окошко «Формат ячеек», в котором можно произвести более детальную настройку формата.

Выравнивание содержимого

Перейдя в окошко «Формат ячеек», а затем в раздел «Выравнивание» можно произвести ряд дополнительных настроек, позволяющих сделать внешний вид таблички более презентабельным. В этом окошке находится большое число настроек. Поставив галочку около того или иного параметра, можно произвести объединение ячеек, осуществить перенос текста по словам, а также реализовать автоматический подбор ширины.

Ко всему прочему, в данном разделе можно реализовать расположение текста внутри ячейки. Существует возможность выбора вертикального и горизонтального отображения текста.

В разделе «Ориентация» можно произвести настройку угла позиционирования текстовой информации внутри ячейки.

В разделе «Главная» находится блок инструментов «Выравнивание». Здесь, как и в окошке «Формат ячеек», находятся настройки выравнивания данных, но в более обрезанном виде.

Настройка шрифта

Раздел «Шрифт» позволяет выполнить большой комплекс действий по редактированию информации, находящейся в выделенной ячейке или диапазоне ячеек. Здесь можно отредактировать следующее:

• тип;
• размер;
• цвет;
• начертание и т.д.

На специальной ленте находится блок инструментов «Шрифт», который позволяет выполнить такие же преобразования.

Границы и линии

В разделе «Граница» окошка «Формат ячеек» можно произвести настройку видов линии, а также выставить желаемый цвет. Здесь же можно выбрать стиль границы: внешний или внутренний. Существует возможность полного удаления границы, если она не нужна в таблице.

К сожалению, на верхней ленте отсутствуют инструменты для редактирования границ таблицы, но существует небольшой элемент, который находится в блоке «Шрифт».

Заливка ячеек

В разделе «Заливка» окошка «Формат ячеек» можно отредактировать цвет табличных ячеек. Существует дополнительная возможность выставления различных узоров.

Как и в предыдущем элементе, здесь существует только одна кнопка на ленте инструментов, которая находится в блоке «Шрифт».

Бывает так, что пользователю недостаточно стандартных оттенков для работы с табличной информацией. В этом случае нужно перейти в раздел «Другие цвета…» через кнопку, располагающуюся в блоке «Шрифт». После нажатия отображается окошко, которое позволяет выбрать другой цвет.

Стили ячеек

Стиль ячеек можно не только задавать самостоятельно, но и выбирать из интегрированных в сам табличный процессор. Библиотека стилей обширна, поэтому каждый пользователь сможет подобрать для себя подходящий стиль.

Пошаговое руководство:

1. Выделяем необходимые ячейки для применения готового стиля.
2. Переходим в раздел «Главная».
3. Кликаем «Стили ячеек».
4. Выбираем понравившейся стиль.

Защита данных

Защита тоже относится к сфере форматирования. В знакомом нам окошке «Формат ячеек» существует раздел под названием «Защита». Здесь можно выставить параметры защиты, которые позволят запретить редактирование выделенного диапазона ячеек. А также здесь можно включить скрытие формул.

На ленте инструментов раздела «Главная» в блоке «Ячейки» находится элемент «Формат», позволяющий произвести аналогичные преобразования. Нажав на «Формат», на экране отобразится список, в котором существует элемент «Защита». Кликнув на «Защитить лист…», можно запретить редактирование всего листа искомого документа.

Темы оформления таблиц

В табличном процессоре Excel, как и текстовом процессоре Word, можно выбрать тему оформления документа.

Пошаговое руководство:

1. Переходим во вкладку «Разметка страницы».
2. Кликаем на элемент «Темы».
3. Выбираем одну из готовых тем.

Трансформация в «Умную таблицу»

«Умная» таблица является особым видом форматирования, после использования которого массив ячеек получает определенные полезные свойства, облегчающие работу с большими объёмами данных. После преобразования диапазон ячеек начинает рассматриваться программой как целый элемент. Использование этой функции избавляет пользователей от пересчета формул после добавления новых строчек в таблицу. Ко всему прочему, «Умная» таблица имеет особые кнопки в заголовках, которые позволяют фильтровать данные. Функция предоставляет возможность закрепить шапку таблицы в верхней части листа. Трансформация в «Умную таблицу» производится следующим образом:

1. Выделяем необходимую область для редактирования. На ленте инструментов выбираем элемент «Стили» и кликаем «Форматировать как таблицу».

1. На экране отобразился список готовых стилей с предустановленными параметрами. Жмем на понравившейся вариант.

1. Появилось вспомогательное окно с настройками диапазона и отображения заголовков. Выставляем все необходимые параметры и жмем кнопку «ОК».

1. После проведения этих настроек наша табличка превратилась в «Умную таблицу», с которой намного удобнее работать.

Пример форматирования таблицы

Разберем на простом примере, как пошагово произвести форматирование таблицы. К примеру, мы создали табличку следующего вида:

Теперь перейдем к ее детальному редактированию:

1. Начнем с заголовка. Выделяем диапазон А1…Е1, и кликаем на «Объединить и переместить в центр». Этот элемент находится в разделе «Форматирование». Ячейки объединились, а внутренний текст выровнялся по центру. Выставляем шрифт «Arial», кегль – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», оттенок шрифта – «Фиолетовый».
2. Перейдем к форматированию заголовков столбиков. Выделяем ячейки А2 и В2 и кликаем «Объединение ячеек». Аналогичные действия производим с ячейками А7 и В7. Выставляем следующие данные: шрифт – «Arial Black», кегль – «12», выравнивание – «По левому краю», оттенок шрифта – «Лиловый».
3. Производим выделение С2…Е2, удерживая «Ctrl», производим выделение С7…Е7. Здесь выставляем следующие параметры: шрифт – «Arial Black», кегль – «8», выравнивание – «По центру», цвет шрифта – «Лиловый».
4. Переходим к редактированию записей. Производим выделение основных показателей таблицы – это ячейки А3…Е6 и А8…Е8. Выставляем следующие параметры: шрифт – «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Синий».
5. Выравниваем по левому краю В3…В6, а также В8.
6. Выставляем красный цвет в А8…Е8.
7. Производим выделение D3…D6 и нажимаем ПКМ. Кликаем «Формат ячеек…». В появившемся окошке выбираем числовой тип данных. Аналогичные действия производим с ячейкой D8 и выставляем три цифры после запятой.
8. Переходим к форматированию границ. Производим выделение А8…Е8 и жмем «Все границы». Теперь выбираем «Толстая внешняя граница». Далее производим выделение А2…Е2 и также выбираем «Толстая внешняя граница». Таким же образом производим форматирование А7…Е7.
9. Производим установку цвета. Выделяем D3…D6 и назначаем светло-бирюзовый оттенок. Производим выделение D8 и выставляем светло-желтый оттенок.
10. Переходим к установке защиты на документ. Производим выделение ячейки D8, жмем на нее ПКМ и кликаем «Формат ячеек». Здесь выбираем элемент «Защита» и ставим галочку около элемента «Защищаемая ячейка».
11. Перемещаемся в основное меню табличного процессора и переходим в раздел «Сервис». Затем передвигаемся в «Защита», где выбираем элемент «Защитить лист». Выставление пароля – необязательная функция, но при желании его можно поставить. Теперь данную ячейку невозможно отредактировать.

На этом примере мы детально рассмотрели, как пошагово можно отформатировать табличку в табличном процессоре. Результат форматирования выглядит следующим образом:

Как мы видим, табличка внешне кардинально изменилась. Её вид стал более удобным и презентабельным. Аналогичными действиями можно отформатировать абсолютно любую таблицу и поставить на нее защиту от случайного редактирования. Ручной способ форматирования намного эффективней использования готовых стилей, так как вручную можно задать уникальные параметры для любого вида таблицы.

Заключение

Табличный процессор обладает огромным количеством настроек, позволяющих произвести форматирование данных. В программе существуют удобные встроенные готовые стили с установленными параметрами форматирования, а через окошко «Формат ячеек» можно реализовать собственные настройки вручную.

Во время работы в Эксель, наряду с добавлением и обработкой данных, очень важно наилучшим образом представить информацию (цвет, размер, тип шрифта, границы, заливка, выравнивание и т.д.), чтобы она была максимально информативной и легко воспринимаемой. В этом поможет форматирование таблицы, с помощью которого, помимо прочего, можно задать тип данных, чтобы программа могла правильно идентифицировать те или иные разновидности значений в ячейках. В данной статье мы рассмотрим, каким образом выполняется форматирование в Excel.

Трансформация в “Умную таблицу”

Выбрав определенную область данных в таблице, можно воспользоваться такой опцией как автоформатирование. Эксель автоматически выполнить преобразование выделенного диапазона в таблицу. Вот как это делается:

1. Производим выделение нужных элементов. На ленте программы находим группу инструментов “Стили” (вкладка “Главная“) и жмем кнопку “Форматировать как таблицу”.
2. Раскроется перечень различных стилей с заранее выполненными настройками. Мы можем выбрать любой из них, кликнув по понравившемуся варианту.
3. На экране появится вспомогательное окошко, где будут отображаться координаты выделенного в первом шаге диапазона. В случае необходимости адреса ячеек можно скорректировать (вручную или выделив заново требуемую область в самой таблице). При наличии шапки таблицы в выделении обязательно ставим напротив пункта “Таблица с заголовками” галочку. Далее щелкаем OK.
4. В результате, наша таблица трансформируется в так называемую “умную таблицу”.

Ручное форматирование

Несмотря на такую полезную опцию, рассмотренную в разделе выше, некоторые пользователи предпочитают самостоятельно определять внешний вид своей таблицы и задавать ей именно те настройки, которые считают наиболее оптимальными и подходящими. Делать это можно по-разному.

В окне “Формат ячеек”

1. Производим выделение нужных элементов, к которым хотим применить форматирование, после чего щелкаем по выделенной области правой кнопкой мыши. В появившемся списке жмем по строке “Формат ячеек”.
2. Появится окно с параметрами форматирования выделенных ячеек, в котором мы можем задавать множество настроек в разных вкладках.

С помощью инструментов на ленте

Для форматирования можно пользоваться инструментами, которые расположены на ленте программы, причем, самые популярные представлены в главной вкладке. Чтобы применить тот или иной инструмент, достаточно нажать на него, предварительно выделив требуемый диапазон ячеек в таблице.

Выбор типа данных

Прежде, чем начать работу с данными, нужно задать для них корректный формат, чтобы визуально было проще воспринимать информацию, а также, чтобы программа правильно ее идентифицировала и использовала во время обработки значений и проведения различных расчетов.

Окно “Формат ячеек”

В окне форматирования ячеек выполнить требуемые настройки можно во вкладке “Число”. В перечне доступных числовых форматов выбираем один из следующих вариантов ниже:

• Общий;
• Числовой;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дата;
• Время;
• Процентный;
• Дробный;
• Экспоненциальный;
• Текстовый;
• Дополнительный;
• (все форматы).

После того, как мы определились с выбором, практически для всех типов данных (за исключением общего и текстового форматов) программа предложит задать детальные параметры в правой части окна.

К примеру, для числового формата можно:

• задать количество десятичных знаков после запятой;
• определить, нужен ли разделитель группы разрядов;
• выбрать, каким образом будут отображаться отрицательные числа.

Данный инструмент удобен тем, что мы можем сразу видеть, как именно будут отображаться данные в ячейке – достаточно взглянуть на область “Образец”.

Во “всех форматах” мы можем выбрать один из подтипов формата данных или указать свой, воспользовавшись одноименным полем для ввода значения, однако, такая потребность возникает крайне редко.

Инструменты на ленте

При желании задать тип данных можно, воспользовавшись инструментами на ленте программы (вкладка “Главная”).

1. Находим группу инструментов “Число” и кликаем по стрелке вниз рядом с текущим значением.
2. В раскрывшемся списке выбираем один из предложенных вариантов.

Однако, в отличие от окна форматирования, в данном случае возможности задать дополнительные параметры нет. Поэтому, если возникнет такая потребность, жмем по варианту “Другие числовые форматы”, после чего откроется окно “Формат ячеек”, которое мы уже рассмотрели ранее.

Выравнивание содержимого

Выполнить выравнивание, также, можно как в окне форматирования ячеек, так и в главной вкладке программы, воспользовавшись инструментами на ленте.

Окно “Формат ячеек”

Переключившись во вкладку “Выравнивание” мы получим обширный набор параметров, включающий в себя:

• выравнивание по горизонтали;
• выравнивание по вертикали;
• отступ;
• варианты отображения:
  • перенос текста;
  • автоподбор ширины;
  • объединение ячеек;
• направление текста;
• ориентация.

Настройки некоторых параметров выполняются путем выбора соответствующего значения из предложенного списка, раскрываемого щелчком по текущему варианту (например, для выравнивания по горизонтали).

Для других достаточно просто поставить галочку напротив.

Отдельно остановимся на ориентации текста. Мы можем выбрать вариант расположения текста (горизонтально или вертикально) и настроить его угол путем сдвига соответствующей точки линии с помощью зажатой левой кнопки мыши или ввода нужного градуса в специально отведенном для этого поле.

Инструменты на ленте

На ленте программы есть специальная группа инструментов “Выравнивание”, где можно выполнить самые популярные настройки.

Если их окажется недостаточно, чтобы попасть во вкладку “Выравнивание” окна форматирования ячеек, можно щелкнуть по значку (в виде незаконченного квадрата со стрелкой внутри), который расположен в правой нижней части блока инструментов.

Настройка шрифта

Перейдя во вкладку “Шрифт” в окне форматирования мы получим доступ к соответствующим параметрам. Здесь можно задать:

• тип шрифта;
• начертание (обычный, курсив, полужирный или полужирный курсив);
• размер;
• цвет;
• подчеркивание (одинарное или двойное);
• видоизменение (зачеркнутый, надстрочный или подстрочный).

Отслеживать результат с учетом выполненных настроек можно здесь же, в специальном отведенном для этого блоке “Образец”.

На ленте инструментов также предусмотрена отдельная группа инструментов для настройки шрифта. Чтобы перейти к более детальным параметрам в окне форматирования ячеек, нужно нажать на специальный значок в правой нижней части данного блока.

Границы и линии

В окне “Формат ячеек” можно также выполнить настройки границ, перейдя в одноименную вкладку, в которой представлены следующие параметры:

• тип линии;
• цвет;
• вариант отображения:
  • нет;
  • внешние;
  • внутренние (если выделено две и более ячейки).
    

Также есть возможность детально настроить границы в блоке “Отдельные”, выбрав для каждой линии толщину, тип и цвет. Сначала выставляем нужные параметры, затем щелкаем по границе, к которой хотим их применить.

На ленте программы специальной группы инструментов для настройки границ нет. В блоке “Шрифт” представлена лишь одна кнопка, раскрывающая перечень доступных параметров.

Выбрав пункт “Другие границы” мы попадем во вкладку “Границы” окна форматирования, которую описали выше.

Заливка ячеек

Если мы перейдем во вкладку “Заливка” в окне “Формат ячеек”, то получим доступ к следующим настройкам:

• цвет фона выделенных ячеек;
• выбор узора в качестве заливки;
• цвет узора.

Отслеживать результат можно в специальном поле “Образец”.

Щелкнув по кнопке “Способы заливки” можно попасть в настройки градиентной заливки (хотя данной опцией пользуются не часто).

На панели инструментов программы, как и в случае с границами, для заливки предусмотрена только одна кнопка в группе “Шрифт” (вкладка “Главная”), нажатие на которую откроет список возможных вариантов.

При выбор пункта “Другие цвета” откроется окно в котором мы можем более детально настроить цвет в одной из двух вкладок – “Цвет” или “Спектр”.

Защита данных

С помощью данной функции можно защитить содержимое ячеек, поэтому она также доступна в окне форматирования в отдельно вкладке.

Здесь мы можем путем установки галочки:

• скрыть формулы;
• защитить ячейки.

Данные опции работают только после защиты листа. Более подробно ознакомиться с тем, как защитить данные в Эксель можно в нашей статье – “Как поставить пароль для защиты файла в Excel: книга, лист”.

На панели инструментов найти эти опции можно в группе “Ячейки” (вкладка “Главная”), нажав кнопку “Формат”.

В открывшемся списке представлен блок под названием “Защита”. Также здесь есть возможность сразу включить защиту листа. Если нужно перейти в окно “Формат ячеек”, следует нажать на одноименную кнопку.

Заключение

В Эксель пользователю предлагается обширный перечень инструментов для настройки внешнего вида таблицы, а также, определения типа данных, что крайне важно для того, чтобы программа правильно распознавала их. Большинство популярных настроек вынесено на ленту программы во вкладку “Главная”. Для более детальных настроек нужно воспользоваться окном форматирования ячеек, которое запускается через контекстное меню выделенных элементов.

Цель: узнать существуют типы данных
в ячейках электронной таблицы, узнать
каким образом вводить, редактировать
и форматировать данные в табличном
процессоре MS Excel.

В результате изучения данной темы Вы будете знать:

• какие типы данных можно
  вводить в ячейку;

• как вводить данные (текст,
  числа или формулы);

• как редактировать данные;

• как форматировать данные.

План:

1. Ввод данных

2. Редактирование данных

3. Форматирование данных

1. Ввод данных

Текстовые данные
могут состоять из
букв, чисел и символов. Если ширина
ячейки недостаточна, в ней нельзя будет
увидеть все данные или они как бы
«налезут» на другие ячейки. Допускается
ввод в ячейку текста (до 255 символов в
Ехсе1-95 и до 32 000 для Ехсе1-97 и выше), если
соседние ячейки справа свободны. Если
они заняты какой-либо информацией, то
видимая часть текста большой длины
будет ограничиваться шириной колонки.

Ячейку можно сделать
«резиновой», когда вводимая информация
будет вводиться внутри одной ячейки,
как бы раздвигая ее размеры в зависимости
от объема информации. Это аналогично
заполнению ячейки в таблице MS
Word.
Однако, если в текстовом редакторе эта
«резиновость» ячейки работает «по
умолчанию», то в MS
Excel
этот вид набора текста устанавливает
сам пользователь.

Для этого надо задать ячейке
отображение с переносом по словам с
помощью команды Формат/Ячейки/Выравнивание/Переносить
по словам. В этом
случае высота ячейки будет изменяться
таким образом, чтобы текст располагался
внутри одной, ячейки. Этот прием очень
удобно использовать при оформлении
«шапки» таблицы, если длина надписи
значительно превышает ширину колонки.

Ввод цифр в качестве текстовых констант
начинается с апострофа (например, ‘365).
Если надо сохранить числовые данные
как текст, то при вводе поставьте перед
данными апостроф, и тогда это число не
будет использоваться в расчетах.

Правила ввода текста

 Текст по умолчанию выравнивается по
левому краю ячейки.

 Текстовое значение может состоять
из любых символов, например, № 1,
1 семестр, Ф.И.О. и т.д.

 При вводе текста, превышающего ширину
столбца, текст будет виден в ячейках
справа, если они пусты, иначе будет
видима только часть текста. Все содержимое
ячейки можно просмотреть в строке
формул.

 Максимальная длина строки в ячейке
32767 символов.

Если несколько первых символов, вводимых
в ячейку, совпадают с символами записи,
ранее введенной в этот столбец, недостающая
часть текста будет введена автоматически.
Для подтверждения предлагаемого варианта
нажмите клавишу Enter. Если предложенное
вас не устраивает, продолжайте ввод
текста самостоятельно.

Числовые данные

Как известно, ввод чисел
производится непосредственно с клавиатуры
в место положения курсора и завершается
нажатием клавиши [Enter].
Но можно фиксировать конец ввода данных
путем перемещения курсора на другие
ячейки («стрелками») или клавишей [Tab].
Если ширина столбца недостаточна для
показа всего введенного числа, в ней
появляются символы ##### или экспоненциальный
вид числа (например, .5Е-8). Последовательность
##### появляется только для числовых
значений и исчезает при изменении ширины
столбца. Чтобы увеличить ширину ячейки
(и соответственно всего столбца, в
котором находится данная ячейка), нужно
подвести указатель мыши к границе
заголовков столбцов и, удерживая левую
кнопку мыши, расширить столбец на
необходимую величину. Аналогично можно
изменить высоту строк.

Ширину столбца также можно изменять
методом автоподбора ширины. Для этого
установите курсор на правую границу
заголовка столбца (указатель примет
вид двунаправленной стрелки) и сделайте
двойной щелчок — компьютер сам подберет
оптимальную ширину столбца.

Особый интерес представляет
ввод последовательностей чисел, дат
или текстовых записей, поскольку именно
здесь можно применять многие приемы
автозаполнения. Последовательность
данных удобно создавать с помощью
маркера автозаполнения
— маленького черного
квадратика в нижнем правом углу активной
ячейки. Курсор мыши при установке его
на маркер меняет свою форму на маленький
черный крест

Правила ввода чисел

 Числа по умолчанию выравниваются по
правому краю ячейки.

 Числовое значение может состоять из
цифр от 0 до 9, а также содержать следующие
символы: + – / ( ) , . $ % E и символы валют.
При наличии других символов значение
будет интерпретироваться как текст.

 Если запись числового значения
превышает ширину столбца, Microsoft Excel
увеличит ширину столбца автоматически
или представит число в экспоненциальной
форме, например, 6,8Е+05 или в виде знаков
решетки #######. В этом случае необходимо
«вручную» увеличить ширину столбца.

Формул

К данным относятся и формулы. С помощью
формул можно, например, складывать,
умножать и сравнивать данные таблиц,
т. е. формулами следует пользоваться,
когда необходимо ввести в ячейку листа
вычисляемое значение. Ввод формулы
начинается с символа «=» (знак равенства).
Именно этим знаком отличается ввод
формул от ввода текста или простого
числового значения.

При вводе формул можно применять обычные
числовые и текстовые значения —
константы. Необходимо отметить, что
используемые в формулах текстовые
выражения должны заключаться в двойные
кавычки, например, «константа». Кроме
того, в формулах можно использовать
ссылки на ячейки (в том числе в виде
имен) и многочисленные функции, которые
соединяются между собой операторами.

Ссылки представляют собой
включаемые в формулу адреса ячеек или
диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки
задаются обычным образом, т.е. в виде
Al,
Bl,
C1.
Например, для того чтобы получить в
ячейке A3 сумму ячеек А1 и А2, в нее
достаточно ввести формулу = А1 + А2.

Диапазон ячеек представляет
собой некоторую прямоугольную область
рабочего листа, однозначно определяется
адресами ячеек, расположенными в
диаметрально противоположных углах
диапазона. Разделенные символом «:»
(двоеточие), эти две координаты составляют
адрес диапазона. Например, чтобы получить
сумму значений ячеек диапазона СЗ: D7,
используйте формулу =CУMM(C3:D7).

В частном случае, когда
диапазон состоит целиком из нескольких
голбцов, например от В до D,
его адрес записывается в виде В: D.
Аналогично, если диапазон целиком
состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет
адрес 6:15. Кроме того, при записи формул
можно использовать объединение нескольких
диапазонов или ячеек, разделяя их
символом «;» (точка с запятой), например
СЗ : D7;
Е5; F3
: G7.
При вводе формулы ссылки на ячейки могут
непосредственно набираться с клавиатуры
символ за символом на английском языке,
но намного проще указывать их с помощью
мыши. Например, чтобы ввести формулу
=А1 + В2, выполните следующие действия:

• выделите ячейку, в которую
нужно ввести формулу;

• начните ввод формулы,
нажав клавишу [=] (равно);

• щелкните мышью по ячейке
А1;

• введите символ «+»;

• щелкните мышью на ячейке
В2;

• закончите ввод формулы,
нажав клавишу [Enter].

Аналогично можно указывать ссылки на
диапазоны ячеек, выделяя их при вводе
формулы с помощью мыши или клавиатуры.

Редактирование уже введенной формулы
можно сделать несколькими способами:

• двойным щелчком мышью по ячейке, чтобы
корректировать формулу непосредственно
в этой ячейке;

• выбрав ячейку и нажав
клавишу [F2];

• выбрав ячейку и щелкнув
мышью в строке формул.

В результате программа перейдет в режим
редактирования, в процессе которого
можно вносить необходимые изменения.
Как и при вводе формул, ссылки на ячейки
можно править как непосредственно с
клавиатуры, так и путем наведения мыши
на нужный диапазон данных.

В таблице часто требуется
вычислить итоговую сумму по столбцу
или строке. Для этого Excel
предлагает функцию автоматической
суммы, выполняемой нажатием кнопки
Автосуммирование

на панели инструментов.

При заполнении таблицы принято задавать
расчетные формулы только для первой
строки или первого столбца, а остальную
часть таблицы заполнять формулами с
помощью режимов копирования или
заполнения. Прекрасный результат дает
применение автокопирования формул с
помощью автозаполнителя, о котором мы
уже говорили. При копировании формул
компьютер сразу производит расчеты по
ним, выдавая, таким образом, быстрый и
наглядный результат.

В формуле может присутствовать
два вида адресации: относительная и
абсолютная. Возможные виды адресации
показаны в табл. 1.

Таблица 1.

Вид адресации	Адрес ячейки (пример)	Действие при копировании
Относительный столбец, относительная строка	В6	Меняются имя столбца и номер строки
Абсолютный столбец, относительная строка	$В6	Не меняется имя столбца, меняется номер строки
Относительный столбец, абсолютная строка	В$6	Меняется имя столбца, не меняется номер строки
Абсолютный столбец, абсолютная строка	$В$6	Не меняются имя столбца и номер строки

При копировании по столбцу формул с
относительной адресацией автоматически
изменяется номер строки, соответственно
при копировании по строке автоматически
изменяется имя столбца. В формулах с
относительной адресацией в адресе
ячейки отсутствует символ «$».

Абсолютный вид адресации
применяется для того, чтобы защитить в
формулах адреса от изменения при
копировании, если ссылка производится
на одну и ту же ячейку. При абсолютной
адресации перед той частью адреса
ячейки, которая не должна меняться при
копировании, ставится символ «$». Для
упрощения ввода этого знака в адрес
ячейки удобно пользоваться клавишей
[F4],
при этом курсор должен находиться на
нужном адресе в формуле. При каждом
повторном нажатии [F4]
знак доллара будет появляться перед
разными частями адреса: $В$6, В$6, $В6, В6.

Это интересно

При вводе формул адреса
ячеек можно набирать с клавиатуры, но
лучше их вводить щелчком мыши по ячейке
с нужным адресом —
вероятность ошибки в
адресе ячейки резко уменьшается.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Форматы в Excel отвечают за то, как будут отображаться данные в ячейках. Форматирование позволяет из разнородного набора информации — текста, чисел — сделать структурированную и читаемую таблицу.

Например, с помощью изменения формата можно к значению ячейки добавить знак процента или обозначение денежной единицы. Также форматирование может изменить количество знаков после запятой или разделить группы разрядов в числах.

Всё это необходимо, чтобы таблица Excel была наглядной — так ей удобнее пользоваться.

В статье разберём:

• как работает форматирование ячеек в Excel;
• какие форматы ячеек есть в Excel;
• как изменить формат ячеек в Excel;
• как настроить пользовательский формат ячеек в Excel;
• как узнать больше о работе в Excel.

Перед тем как начать разбираться с форматами ячеек в Excel, важно разделить понятия «значение ячейки» и «формат ячейки».

Значение ячейки — информация, которая в ней хранится. Формат ячейки — то, как эта информация отображается.

На скриншоте ниже пример того, как может выглядеть одно и то же значение в разных форматах.

В первом случае с помощью изменения формата убрали знаки после запятой. Во втором — убрали знаки после запятой и добавили разделитель групп разрядов. В третьем к разделителю разрядов добавили символ рубля.

Чтобы понять, какое значение «хранится» в ячейке с изменённым форматом, нужно нажать на эту ячейку — её значение появится в строке формул.

Важно понимать, что форматирование изменяет только внешний вид содержимого ячеек — их значения остаются прежними. Например, если отформатировать значение 0,5673 так, чтобы после запятой отображался только один знак, в таблице оно превратится в 0,6. При этом значение ячейки в строке формул останется 0,5673 — при расчётах Excel будет использовать его.

В Excel доступно десять форматов:

• общий;
• числовой;
• денежный;
• финансовый;
• дата;
• время;
• процентный;
• дробный;
• экспоненциальный;
• текстовый.

Также в Excel можно настроить пользовательский формат.

Ниже рассказываем о главных характеристиках форматов — чем они друг от друга отличаются. В следующем разделе показываем, как изменить формат ячейки.

Общий формат. Его получают все ячейки по умолчанию при вводе значений.

При общем формате любое значение остаётся в том виде, в каком его ввели в ячейку. Исключение — длинное число в узком столбце. В этом случае Excel либо округлит значение, либо автоматически изменит его на научный (экспоненциальный) формат.

На рисунке ниже значение ячейки — 6000000000. Ширины ячейки не хватило, чтобы показать это число полностью, поэтому Excel отобразил его как 6Е+09 — 6, умноженное на 10 в 9-й степени.

Числовой формат. Это основной формат для отображения чисел. В числовом формате можно настроить:

• количество отображаемых после запятой знаков;
• разделитель групп разрядов;
• способ отображения отрицательных чисел.

Денежный формат. Используют для отображения денежных значений. Настройки денежного формата:

• символ денежной единицы (валюты);
• количество знаков, отображаемых после запятой;
• способ отображения отрицательных чисел.

Финансовый формат. Так же как и денежный, финансовый формат используют для отображения денежных значений. Различие в том, что в финансовом формате нельзя изменить выравнивание значений в ячейке — они всегда расположены по правому краю.

В финансовом формате можно настроить:

• символ денежной единицы (валюты);
• количество отображаемых после запятой знаков.

Формат даты. Используют для отображения дат. Этот формат устанавливается автоматически при вводе в ячейку числа, месяца и года в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

По умолчанию можно выбрать краткий формат даты или длинный, как на рисунке ниже. Также в настройках можно выбрать другой тип отображения — например, «ДД.ММ.ГГ» или «ГГГГ-ММ-ДД».

Формат времени. Используют для отображения времени. В настройках можно выбрать тип отображения, некоторые из типов — на скриншоте.

Процентный формат. В этом формате значение ячейки умножается на 100 и добавляется символ процента. В процентном формате можно настроить только количество отображаемых после запятой знаков.

Дробный формат. Показывает число в виде дроби. Тип отображения дроби можно выбрать в настройках.

Экспоненциальный формат. Используют для записи очень больших или очень маленьких чисел. Он отображает число в экспоненциальном представлении — заменяет часть числа на значение E+n. E обозначает умножение предшествующего числа на 10 в степени n.

Например, число 6620000000 в экспоненциальном формате будет выглядеть как 6,62E+09. Это значит, что для того, чтобы получить число 6620000000, нужно 6,62 умножить на 10 в 9-й степени (на 1000000000).

В настройках экспоненциального формата можно изменить количество отображаемых после запятой знаков.

Текстовый формат. Используют для того, чтобы значение ячейки — и число, и текст — отображалось в том виде, в каком его ввели.

Например, в текстовом формате число 6000000000000 не преобразуется в 6Е+12 (как в общем формате), а останется в первоначальном виде.

Есть два основных способа изменить формат ячеек.

Первый способ. Выделить ячейку (или диапазон) и на главной вкладке нажать на стрелку возле окна с форматами.

Затем нужно выбрать нужный формат. В нашем примере для отображения цены выберем денежный формат.

В автоматической настройке денежного формата установлены разделитель групп разрядов, обозначение символа рубля и два знака после запятой. Можно оставить такой вид ячеек, а можно его изменить.

Для примера уберём нули после запятой и вместо рубля поставим знак доллара. Для этого снова вызовем окно форматов и выберем значение «Другие числовые форматы».

В появившемся окне меняем число десятичных знаков на 0, символ рубля на символ доллара.

Готово — в выбранных ячейках отображаются целые числа с символом $.

Кроме настроек отображения чисел, в этом же окне можно изменить тип выравнивания, шрифт, границу и заливку ячеек.

Второй способ. Выделить ячейку (или диапазон), кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать значение «Формат ячеек».

В появившемся окне слева выберем нужный формат, а справа изменим настройки: число десятичных знаков и символ.

Результат будет таким же, как и при первом способе.

Этими же способами можно менять формат ячеек на любой из предложенных Excel. В следующем разделе рассмотрим, как настроить пользовательский формат ячеек.

Кроме форматов по умолчанию, в Excel можно создать пользовательские форматы. Их можно использовать, например, чтобы отображать значение ячейки в виде почтового индекса, телефонного номера или формата госномера авто.

Для примера разберём, как создать формат телефонного номера.

Выделим ячейки, которые нужно отформатировать, и вызовем меню настройки форматов — с помощью одного из способов, описанных выше.

В появившемся окне выберем значение «Все форматы». Excel предложит дополнительные варианты. Можно выбрать один из предложенных и изменить его либо в поле «Тип» ввести полностью новый.

В поле «Тип» введём формат телефонного номера — например, в таком виде: +7(000)-000-00-00. В поле «Образец» можно проконтролировать, какой вид примет ячейка после форматирования.

Нажмём кнопку «ОК».

Готово — все выделенные ячейки получили пользовательский формат.

• В этой статье Skillbox Media собрали 15 статей и видео об инструментах Excel, которые ускорят и упростят работу с электронными таблицами.
• В Skillbox есть курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в Excel с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать данные, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, создавать макросы и скрипты.
• Кроме того, Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня». Он подходит для начинающих пользователей. На нём можно научиться создавать и оформлять листы, вводить данные, использовать формулы и функции для базовых вычислений, настраивать пользовательские форматы и создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками.

Другие материалы Skillbox Media по Excel

• Как создать базу данных в Excel: разбираем на примере
• Как сделать сортировку в Excel: детальная инструкция со скриншотами
• Как установить фильтр и расширенный фильтр в Excel: детальные инструкции со скриншотами
• Как сделать ВПР в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами
• Основы Excel: работаем с выпадающим списком. Пошаговая инструкция со скриншотами
• Основы Excel: как использовать функцию ЕСЛИ

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше