Табличный процессор excel структура книги

9.1 Рабочая книга и ее структура

В
самых разных сферах нашей жизни невозможно
обойтись без вычислений. Зачастую
приходится выполнять рутинные расчеты
данных, сведенных в таблицы. Использование
калькулятора не всегда облегчает работу.

С
появлением компьютеров появилась
возможность создавать программы, которые
позволяли выполнять такие расчеты.
Возникла идея создания электронной
таблицы, которая позволяла бы хранить
и обрабатывать табличные данные.

Электронная
таблица представляет собой компьютерный
эквивалент обычной таблицы, в клетках
которой могут быть записаны любые
данные: текст, числа, даты, формулы.

Для
управления электронной таблицей созданы
специальные программные продукты –
табличные процессоры, самым распространенным
из которых в настоящее время является
Excel.

После
вызова программы Excel
на экране появляется рабочее окно. Окно
предназначено для ввода электронной
таблицы и содержит следующие элементы
(рис. 9.1):

• лента
  с инструментами – имеет несколько
  вкладок, переход между которыми
  осуществляется щелчком мыши по их
  названиям;

• поле имени –
  содержит имя или адрес активной ячейки
  или диапазона ячеек;

• строка
  формул – отображение и редактирование
  содержимого активной ячейки;

• строка
  состояния – выводит информацию о режиме
  работы, состоянии индикаторов режимов
  и клавиатуры.

Рис.
9.1. Окно рабочей книги Excel

В
рабочей области окна расположена рабочая
книга. Рабочая
книга
– это файл, предназначенный для хранения
электронной таблицы, имеет расширение
.XLSX

Рабочая
книга состоит из рабочих листов –
составляющих рабочей книги. По умолчанию
при создании новой рабочей книги она
содержит 3 рабочих листа. Пользователь
может как добавлять и удалять рабочие
листы в открытой рабочей книге, так и
задать другое количество рабочих листов,
включаемых во вновь создаваемую книгу.

Рабочий
лист имеет имя (ярлык рабочего листа).
По умолчанию листы именуются Лист1,
Лист2, Лист3, Диаграмма 1 и т.д. Пользователь
может переименовывать листы по своему
желанию.

Рабочий
лист представляет собой сетку из строк
и столбцов. Столбцы именуются латинскими
буквами от A
до XFD,
а строки именуются числами от 1 до
1048576.

На
пересечении столбца и строки располагаются
ячейки (клетки) электронной таблицы.
Каждая ячейка имеет адрес, который
образуется из имени столбца и номера
строки, например A10.

Активная
ячейка
– это ячейка, в пределах которой
осуществляется ввод или редактирование
данных. Активная ячейка выделяется
жирной рамкой. Ее имя содержится в поле
имени.

Диапазон
(блок, интервал) ячеек
– это прямоугольная область в таблице,
включающая несколько выделенных ячеек.
Адрес диапазона образуется: из адресов
первой и последней ячеек, составляющих
диапазон, между которыми ставится
двоеточие например А1:А8, А15:D20.

9.2 Выделение ячеек рабочего листа

Чтобы
получить возможность вводить данные и
выполнять большинство команд, необходимо
выделить ячейки или объекты, нужные для
работы. Выделенная область ячеек всегда
имеет прямоугольную форму.

Выделить
одну ячейку можно следующими способами:
щелкнуть левой клавишей мыши в нужном
месте или ввести адрес нужной ячейки в
поле имени.

Выделить
интервал смежных ячеек можно следующими
способами: удерживая левую клавишу,
протащить указатель мыши по диагонали
от первой до последней ячейки диапазона
или ввести в поле ввода адрес диапазона
ячеек.

Для
выделения несмежных ячеек следует
выделить первую группу смежных ячеек
и, удерживая клавишу Ctrl,
продолжить выделение следующих
фрагментов.

Для выделения всей
строки или столбца следует щелкнуть
по имени строки или столбца.

Для
выделения всех ячеек рабочего листа
следует нажать на кнопку ВЫДЕЛИТЬ ВСЕ,
находящуюся на пересечении заголовков
строк и столбцов.

Перемещение
в пределах выделенной области
осуществляется следующими клавишными
командами:

вниз
– Enter;

вверх
– Shift
+ Enter;

вправо
– Tab;

влево
– Shift
+ Tab.

Перемещение внутри
рабочего листа удобно осуществлять с
помощью линеек прокрутки.

Для
закрепления части электронной таблицы
на экране используется команда Закрепить
области
группы Окно
вкладки
ВИД. Эта команда позволяет закрепить
на экране нужное количество строк и /
или столбцов, тогда при перемещении по
таблице закрепленные области всегда
остаются на экране. Закрепление
выполняется относительно текущей ячейки
– закрепляются все строки и столбцы,
находящиеся выше и левее активной
ячейки. В раскрывающемся списке Закрепить
области можно так же выбрать команды,
позволяющие быстро закрепить верхнюю
строку или первый столбец книги (рис.
9.2).

Рис.
9.2. Пиктограмма Закрепить области группы
Окно
вкладки
ВИД.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Скачать материал

Скачать материал

Предложите, как улучшить StudyLib

(Для жалоб на нарушения авторских прав, используйте

другую форму
)

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

• режим готовности;
• режим ввода данных;
• командный режим;
• режим редактирования.

  

  При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

• возведение в степень (знак ^)
• процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.