Табель учета рабочего времени — это документ, содержащий информацию о периоде, фактически отработанном сотрудником в течение месяца или иного учетного периода. Ведение формы является обязательным, что законодательно закреплено статьей 91 ТК РФ.
Порядок ведения табеля
Документ позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочные периоды и переработки и получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы. Структура и форма табеля учета рабочего времени в 2022 г. прежняя, она не менялась с 2004 г., когда была утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Приказ на составление формы документа издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения. Ведомость составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.
Всего у документа несколько форм: T-12 и T-13, которые утверждены тем же постановлением Госкомстата. Первая позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Вторая содержит только графы для заполнения фактически отработанных периодов. Третий вариант — форма 0504421 — это табель, который утвержден Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, и применяется всеми государственными и муниципальными учреждениями независимо от их типа.
Правила ведения Т-12 или Т-13
При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения отражаются в таблице двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).
Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны подтверждаться соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.). Все обозначения и коды указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д. Сведения в документ вносятся ежедневно и по факту, табель учета использования рабочего времени сотрудников по подразделениям заполняется ответственными лицами в течение всего учетного периода.
Вот заполненный образец табеля учета рабочего времени на месяц:
Особенности учета рабочего времени из-за коронавируса
В связи с ситуацией с COVID-19 рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.
Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок. Если с проблемами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то используется код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.
Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или без сохранения зарплаты, то ставьте другой код, подходящий к ситуации.
Программы для ведения учета рабочего времени
Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:
- о присутствии работников на местах;
- времени прихода и ухода;
- периоде работы и отдыха и т. д.
Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2022 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит. Существенным минусом СКД, позволяющих формировать табель автоматически, является невозможность его редактирования.
Хорошим решением для многих выглядит автоматизация учета с помощью средств работы с электронными таблицами, поэтому, как сделать табель учета рабочего времени в Excel автоматически, нередко интересует кадровиков. Это не сложно. Процесс состоит из трех этапов:
Этап 1. Оформляем сетку табеля или используем готовый бланк.
Этап 2. Расставляем нужные формулы:
- для подсчета числа дней явок и неявок используем функцию СЧЕТ ЕСЛИ;
- для суммирования часов — функцию СУММ.
Этап 3. Своевременно заносим данные на каждого работника. Итоги за месяц посчитаются автоматически.
Сроки хранения
|
В каких целях используется документ |
Срок хранения |
|---|---|
|
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли |
Четыре года после окончания налогового периода, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах |
|
Для первичного бухгалтерского учета |
Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах |
|
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС |
Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов |
|
Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда |
Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда |
|
50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах |
Унифицированные формы табеля учета
Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать собственную. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определено, как вести табель учета рабочего времени в Excel или другом формате по специальной форме.
Независимо от того, какая форма используется, суть, что такое табель, и цели его ведения одинаковые. С его помощью наниматель фиксирует количество отработанных и пропущенных сотрудником рабочих часов.
Табель учета по форме Т-12
Табель учета по форме Т-13
Табель учета по форме ОКУД 0504421
Разработана специальная форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений — ОКУД 0504421.
Как фиксировать отработанное время в табеле
При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, учет рабочего времени сотрудников отражается двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).
Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, то разрешается регистрировать в таблице учета рабочего времени сотрудников в Excel (ином формате) только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.
Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.
Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труде в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Общие требования и правила, как заполнять табель учета рабочего времени, содержатся в указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. При отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.
Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.
Мы собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2022 году.
| Событие | Буквенный код | Цифровой код |
|---|---|---|
|
Продолжительность работы в дневное время |
Я |
01 |
|
Продолжительность работы в ночное время |
Н |
02 |
|
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
РВ |
03 |
|
Продолжительность сверхурочной работы |
С |
04 |
|
Продолжительность работы вахтовым методом |
ВМ |
05 |
|
Служебная командировка |
К |
06 |
|
Повышение квалификации с отрывом от работы |
ПК |
07 |
|
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности |
ПМ |
08 |
|
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
ОТ |
09 |
|
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
ОД |
10 |
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
У |
11 |
|
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
УВ |
12 |
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
УД |
13 |
|
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
Р |
14 |
|
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
ОЖ |
15 |
|
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя |
ДО |
16 |
|
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации |
ОЗ |
17 |
|
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
ДБ |
18 |
|
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству |
Б |
19 |
|
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
Т |
20 |
|
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством |
ЛЧ |
21 |
|
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе |
ПВ |
22 |
|
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
Г |
23 |
|
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) |
ПР |
24 |
|
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством |
НС |
25 |
|
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни |
В |
26 |
|
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
ОВ |
27 |
|
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) |
НВ |
28 |
|
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) |
ЗБ |
29 |
|
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
НН |
30 |
|
Время простоя по вине работодателя |
РП |
31 |
|
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника |
НП |
32 |
|
Время простоя по вине работника |
ВП |
33 |
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
НО |
34 |
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы |
НБ |
35 |
|
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы |
НЗ |
36 |
Предлагаем посмотреть образец заполнения табеля учёта рабочего времени по форме № Т-13 в 2022 году.
Для государственных организаций актуален пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме ОКУД 0504421.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
В зависимости от размера компании и количества сотрудников в ней ведение табеля учета рабочего времени работников поручают одному или нескольким сотрудникам, уполномоченным на это. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.
Покажем образец приказа о назначении ответственного за заполнение табеля.
Выходные и праздничные дни в табеле
Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с постановлениями правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Это документ по личному составу, касающийся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:
- пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
- 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.
Учет и налоги
Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.
Основанием для начисления сотрудникам заработной платы является табель учета рабочего времени, в котором отражается вся информация об отработанных днях, работе сверхурочно, в выходной или ночную смену. Для отражения информации по выходу работников используется табель учета рабочего времени, который могут вести специалист кадровой службы, начальник (мастер) отдела (участка), табельщик.
Бланк табеля учета рабочего времени по форме 0504421
Проверено экспертом
Образец табеля учета рабочего времени по форме 0504421
Табели: формы и применение
В альбоме унифицированных бланков первичных документов представлено два вида табелей – форма Т-12 и Т-13. Оба варианта являются типовыми и, согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, юридически – равноправны, однако имеют отличие в применении.
В чем же разница между, казалось бы, одинаковыми документами?
Унифицированная форма Т-12 – упрощенный бланк табеля учета рабочего времени и наиболее распространенный вариант табеля, используемый на предприятиях всех форм собственности. Работодатель вправе самостоятельно разработать бланк документа, но удобнее использовать уже готовую его форму.
В отличие от электронного аналога (типовой формы Т-13), упрощенный бланк табеля рабочего времени более актуален для предприятий, где обработка первичной учетной информации и начисление заработной платы производится без использования электронных программ комплексного бухгалтерского учета. Либо в тех случаях, когда в используемой на предприятии программе не предусмотрен Журнал учета рабочего времени и расчет заработной платы в электронном виде.
Вывод: речь идет об одном и том же документе, но в двух его видах – бумажном (Т-12) и электронном (Т-13).
Для чего необходимо использовать в документообороте бланк табеля учета рабочего времени
Даже в тех случаях, когда на предприятии используется комплексная программа электронного бухучета, чтобы учитывать выход сотрудников, целесообразно использовать простой вариант табеля. Это связано с тем, тем, что бланк табеля рабочего времени — упрощенный Т-12:
- позволяет более детально отражать учетные данные, что необходимо для того, чтобы сделать правильный расчет сверхурочных, оплаты работы в выходные дни, начисления больничных;
- наиболее удобная форма учета персонала в случаях, когда применяется суммированный учет рабочего времени;
- в заполненном виде предъявляется в оригинале по требованию:
- надзорных и инспектирующих органов – следствия, ФНС, Инспекции по труду, ФСС,
- судебных органов при рассмотрении трудовых споров.
Законодательно уголовная ответственность за отсутствие табельного учета на бумажном носителе не предусмотрена. Но в то же время, отказ от его ведения является административным нарушением, за которое для должностных лиц, ответственных за табельный учет и начисление заработной платы предусмотрено наказание в виде штрафов, размеры которых определены нормами ст. 5.27 КоАП РФ.
Бланк табеля учета рабочего времени по форме 0504421
Проверено экспертом
Образец табеля учета рабочего времени по форме 0504421
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы Т-13 .xlsСкачать образец заполнения формы Т-13 .xlsСкачать пустой бланк по форме Т-12 .docСкачать образец заполнения формы Т-12 .doc
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
- 2000 — обычный рабочий день,
- 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
- 2012 — отпуск.
Альтернативное решение
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи
- Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
- Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
- В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Применяется — с 3 апреля 2004 года
Утверждена — Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Скачать форму табеля учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13):
— в MS-Excel
Образец заполнения табеля учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13) >>>
Материалы по заполнению табеля учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13):
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
— Путеводитель по кадровым вопросам. Рабочее время
— Готовое решение: Как заполнить табель учета рабочего времени по форме N Т-13
— Типовая ситуация: Как заполнить табель учета рабочего времени
— Статья: Условные обозначения в табеле учета рабочего времени (Зимина С.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2022, N 10)
— «Кадровое делопроизводство» (4-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2019)
— «Справочник кадровика от А до Я» (Погорельская М.Л., Аминов В.Л.) («АйСи Групп», 2019)
— Статья: Как заполнить табель учета рабочего времени за период «нерабочих дней» (Жученко С.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2020, N 6)
— Статья: Заполняем табель учета рабочего времени (Манохова С.В.) («Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, N 4)
— Статья: Заполняем табель учета рабочего времени (Манохова С.В.) («Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения», 2018, N 7)
— Вопрос: Какими буквенными обозначениями в форме Т-13 отразить командировку работника, если в нее попали выходные дни, в один из которых он вылетел из места командировки, а во второй прилетел в место постоянной работы? Как оплатить время в пути? («ЭЖ-Юрист», 2017, N 5)
— Статья: Учет оплаты труда (Пронина Е.) («Кадровый вопрос», 2014, N 7)
—————————————-