Табель учета рабочего времени на 2022 год скачать бесплатно в word

Унифицированные формы табеля учета

Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать собственную. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определено, как вести табель учета рабочего времени в Excel или другом формате по специальной форме.

Табель учета по форме Т-12

Табель учета по форме Т-13

Табель учета по форме ОКУД 0504421

Разработана специальная форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений — ОКУД 0504421.

Как фиксировать отработанное время в табеле

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, учет рабочего времени сотрудников отражается двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, то разрешается регистрировать в таблице учета рабочего времени сотрудников в Excel (ином формате) только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.

Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труде в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Общие требования и правила, как заполнять табель учета рабочего времени, содержатся в указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. При отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

Мы собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2022 году.

Событие	Буквенный код	Цифровой код
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36

Предлагаем посмотреть образец заполнения табеля учёта рабочего времени по форме № Т-13 в 2022 году.

Для государственных организаций актуален пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме ОКУД 0504421.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

В зависимости от размера компании и количества сотрудников в ней ведение табеля учета рабочего времени работников поручают одному или нескольким сотрудникам, уполномоченным на это. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.

Покажем образец приказа о назначении ответственного за заполнение табеля.

Выходные и праздничные дни в табеле

Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с постановлениями правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Это документ по личному составу, касающийся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

• пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
• 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Табель учета рабочего времени — это документ, содержащий информацию о периоде, фактически отработанном сотрудником в течение месяца или иного учетного периода. Ведение формы является обязательным, что законодательно закреплено статьей 91 ТК РФ.

Порядок ведения табеля

Документ позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочные периоды и переработки и получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы. Структура и форма табеля учета рабочего времени в 2022 г. прежняя, она не менялась с 2004 г., когда была утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Приказ на составление формы документа издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения. Ведомость составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Всего у документа несколько форм: T-12 и T-13, которые утверждены тем же постановлением Госкомстата. Первая позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Вторая содержит только графы для заполнения фактически отработанных периодов. Третий вариант — форма 0504421 — это табель, который утвержден Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, и применяется всеми государственными и муниципальными учреждениями независимо от их типа.

Правила ведения Т-12 или Т-13

При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения отражаются в таблице двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны подтверждаться соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.). Все обозначения и коды указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д. Сведения в документ вносятся ежедневно и по факту, табель учета использования рабочего времени сотрудников по подразделениям заполняется ответственными лицами в течение всего учетного периода.

Вот заполненный образец табеля учета рабочего времени на месяц:

Особенности учета рабочего времени из-за коронавируса

В связи с ситуацией с COVID-19 рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.

Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок. Если с проблемами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то используется код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.

Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или без сохранения зарплаты, то ставьте другой код, подходящий к ситуации.

Программы для ведения учета рабочего времени

Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:

• о присутствии работников на местах;
• времени прихода и ухода;
• периоде работы и отдыха и т. д.

Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2022 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит. Существенным минусом СКД, позволяющих формировать табель автоматически, является невозможность его редактирования.

Хорошим решением для многих выглядит автоматизация учета с помощью средств работы с электронными таблицами, поэтому, как сделать табель учета рабочего времени в Excel автоматически, нередко интересует кадровиков. Это не сложно. Процесс состоит из трех этапов:

Этап 1. Оформляем сетку табеля или используем готовый бланк.

Этап 2. Расставляем нужные формулы:

• для подсчета числа дней явок и неявок используем функцию СЧЕТ ЕСЛИ;
• для суммирования часов — функцию СУММ.

Этап 3. Своевременно заносим данные на каждого работника. Итоги за месяц посчитаются автоматически.

Сроки хранения

В каких целях используется документ	Срок хранения
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли	Четыре года после окончания налогового периода, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах
Для первичного бухгалтерского учета	Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС	Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов
Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда	Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда
50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах

Табель учета рабочего времени

Формы табеля учета рабочего времени для печати на листах бумаги формата А4.
Табель учета рабочего времени — это документ, который используется для учета отработанного времени в организациях.

Скачать табель учета рабочего времени

Форма Т-12 используется для ведения учета вручную. Распечатать форму Т-12 можно на принтере формата А4.
Скачать и распечатать табель учета рабочего времени (Форма Т-12)

Скачать табель учета рабочего времени. Форма Т-13

Каждое учреждение, пользующееся наемным трудом, обязано, наряду с различными необходимыми документами в 2023 году, вести табель по учету рабочего времени (ТУРВ). Это закреплено ТК РФ и касается всех предпринимателей, невзирая на их правовой статус. За отсутствие такого бланка или оформление его с нарушениями нормативов, установлены штрафные санкции в сумме до 50 000 рублей.

ТУРВ на 2023 год необходим, чтобы бухгалтерия правильно начислила зарплату. При некорректном оформлении бланка, бухгалтерией будет допущена ошибка в начислении зарплаты, что может привести к завышению или занижению взносов в фонды госструктур и налоговых отчислений.

Для чего нужен

ТУРВ обеспечивает фиксацию фактической занятости (явки/пропуска) персонала компании. Информация, отображенная в табеле, передается в конце подотчетного периода в бухгалтерию для последующего расчета зарплаты, командировочных, отпускных, листков нетрудоспособности и прочих начислений. Также, данный бланк может потребоваться проверяющим структурам:

1. ФНС, для проверки обоснованности начисления выплат и перечисленных налогов и контроля правильного образования налоговой базы.
2. ФСС, для расчета размера социальных выплат (например, по содержанию младенца и т.д.).
3. Росстата, для сбора статистических данных для различных целей (например, для оформления унифицированной формы П-4).

Унифицированные формы

Нормативами РФ определено требование, накладываемое на руководство компаний, по обеспечению контроля за трудовым режимом на подконтрольных им предприятиям (ст. 91 ТК РФ). Госкомстатом РФ в распоряжении № 1 от 05.01.2004 года приняты к применению стандартные формы (Т-12 и Т-13), предназначенные для регистрации отработанных часов персоналом компаний.

В то же время, с 2013 года использование установленных форм не относится к обязательным. Компания вправе сама разработать свой образец ТУВР, при условии отображения в бланке требуемых реквизитов, утвержденных законом № ФЗ-402. Разрабатывать собственный ТУВР в 2023 году допускается на основании типовых шаблонов:

1. Так, для заполнения табеля вручную, рекомендуется основываться на унифицированном шаблоне ф. Т-12.
2. При контроле распорядка рабочего времени в автоматическом режиме, учет рекомендуется проводить на унифицированном бланке ф. Т-13. Такой бланк используется, как правило, в предприятиях, обладающих автоматизированными системами контроля распорядка дня персоналом (турникеты), обеспечивающими автоматическую регистрацию прохождения сотрудниками проходной предприятия.
3. Для ведения ТУВР в гос. структурах (местные власти, внебюджетные фонды, муниципальные структуры) разработан шаблон ОКУД 0504421 (распоряжение Минфина № 52 от 30.03.2015 года).

Современные предприятия предпочитают пользоваться бланком ф. Т-13. Обязательство по оформлению табеля, обычно, возлагается на кадровый отдел, однако при небольшом учреждении ведение ТУРВ может быть поручено секретарю компании. В любом варианте, руководитель обязан издать распоряжение, с назначением уполномоченного за оформление табеля, в противном варианте действия данного работника будут неправомерными.

Ниже будут рассмотрены, более подробно, названые унифицированные бланки.

(Видео: «Табель учета рабочего времени — Елена Пономарева»)

Форма Т-12

Данный шаблон формы разработан Росстатом, решением № 247 от 13.07.2010 года. В бланке обеспечивается фиксация данных по контролю трудового режима в компании.

Если в структуру фирмы включены отдельные подразделения, функционирующие самостоятельно и проводящие свой учет поступающих средств и издержек от своей деятельности, заполнение ТУРВ выполняется по каждому звену раздельно.

Результаты заполненных табелей отправляются учреждениями в местные структуры Росстата или в соответствующие вышестоящие структуры компании.

Руководитель компании издает распоряжение о назначении уполномоченного лица, на которого возлагается контроль за трудовым режимом на фирме, с последующей отправкой статистической отчетности в гос. структуры.

Инструкция по заполнению табеля по форме Т-12

Для заполнения ТУРВ в 2023 году используется вариант, более комфортный для данной фирмы:

1. С каждодневным отображением сведений о явке/неявке персонала на работу и об проработанных часах.
2. С регистрацией сведений лишь при отклонении от утвержденного режима работы фирмы. Этот вариант идеален для компаний, с установленным одинаковым трудовым режимом для большинства сотрудников.

Регистрация прихода на фирму осуществляется в табеле путем занесения в бланк закодированных символов. Причем, фиксирование осуществляется лишь работников, официально трудоустроенных, в том числе — при внутреннем совмещении.

Не ведется контроль трудовой деятельности следующего персонала:

• Неофициально трудоустроенным.
• Принятым при внешнем совместительстве.
• Лиц, с которыми заключено гражданское соглашение.

Для заполнения ТУРВ издается распоряжение директора фирмы, в которой назначается уполномоченное лицо, отвечающее за данный участок работы. Это может быть кадровый сотрудник, либо менеджер структурного звена, либо другое лицо. На базе установленного в бланке кодирования, бухгалтерия фирмы начисляет зарплату и прочие начисления.

Благодаря принятому на фирме способу ведения ТУРВ, документ составляется или одним общим бланком (для всей компании), или несколькими бланками, раздельно по каждому структурному звену.

Заполненный табель ежемесячно сдается в бухгалтерию после завершения месяца. Оформление табеля начинается с корректного заполнения титульной страницы и табличной части табеля.

Титульная страница

В данной части бланка записывается следующая информация:

1. Название компании.
2. Коды предприятия ОКУД и ОКПО.
3. Номер документа, присваиваемый компанией.
4. Отчетный период – т.е. месяц на протяжении которого регистрируется деятельность персонала.
5. Дата оформления табеля, являющейся, чаще всего, датой завершения подотчетного месяца.

Вся информация заполняется в соответствующие графы на титульной страничке:

• Так, в верхней части табеля записывается полное название компании, а в скобках — ее краткое название.
• В следующей строке заполняется название структурного подразделения.
• Номер кода компании (ОКПО) заполняется на основании общероссийского классификатора Росстата.

Таким же образом заполняется идентификационный код компании, а также номер бланка, дата оформления документа и подотчетный период.

Табличная страница

Этот раздел бланка выглядит в виде таблицы, куда понадобиться внести записи во все графы:

1. Первый столбик предназначен для записи номера по/порядку.
2. Второй и третий столбец отображает реквизиты работающего лица, с заполнением Ф.И.О., должности и табельного номера, присваиваемого каждому работающему лицу.
3. 4-я и 6-я колонки служат для записывания символов, обозначающих явку/пропуск личного состава на работу, где в числителе заполняется код, а в знаменателе – число проработанных часов.
4. 5-я и 7-я колонка служит для отображения числа проработанных рабочих дней и часов, за соответствующий период месяца.
5. С 8-й колонки по 13-ю записываются итоговые результаты трудовой деятельности за месяц, отображая проработанные дни и часы на фирме.
6. 14-я колонка фиксирует пропущенные дни и часы, с отражением причин, которые отмечаются в 15-й и 16-й колонках.
7. В 17-м столбике заносится численность выходных дней и праздников.

Заполнив бланк, уполномоченные лица обязаны подписать его, записать дату оформления.

Образец заполнения формы № Т-12

Титульная страница

Таблица

Форма Т-13

ТУРВ ф. Т-13 применяется на тех фирмах, где установлена автоматизированная система контроля за трудовым режимом, в результате монтажа на проходной турникетных устройств.

Шаблон Т-13 разработан Госкомстатом, распоряжением № 1 от 05.01.2004. Этот бланк считается основой для бухгалтерии при всех начислениях. Такой способ контроля за деятельностью персонала фирмы обеспечивает кадровикам отслеживание прибытия на работу и уход с нее персонала. Данный табель является официальным документом, дающим право для объявления взыскания работающему отцу, нарушившему трудовой режим на предприятии.

При заполнении этого бланка также применяется кодирование, для регистрации трудового режима работающего лица.

Внимание. Форма Т-13 не относится к обязательному шаблону для применения. Руководство предприятия имеют вправо разработать собственный шаблон.

Табель по ф. Т-13 также представляет собой бланк, состоящий из 2-х страниц: титульной и в виде таблицы.

Титульная страница

В данном разделе отображается:

• Название фирмы, структурного подразделения, фиксирующего трудовую деятельность персонала.
• Номер табеля.
• Дата его оформления к передаче в бухгалтерию.
• Период ведения учета.
• Коды ОКПО и ОКУД.

Табличный раздел

Здесь отображается следующая информация:

• В первом столбике отображается порядковый номер работающего лица.
• 2-й и 3-й столбцы, предназначены для отображения Ф.И.О. работающего лица, занимаемой должности и табельного номера.
• 4-я колонка служит для заполнения закодированных символов, отражающих работу персонала предприятия.
• 5-й столбец предназначен для отображения итогов за первую половину месяца отчетного периода.
• 6-й столбец отображает результаты деятельности работника за весь месяц.

В следующих колонках бланка (от 7-й до 13-й) записываются итоговые результаты, с отображением сведений для начисления зарплаты, количества пропусков работы и их причины.

После заполнения бланка ответственные лица подписывают табель для передачи его в бухгалтерский отдел.

Инструкция по ведению ТУРВ

Директор фирмы несет ответственность за принятый режим работы учреждения. В связи с этим, он уполномочен разработать инструкции по формированию первичного учета на фирме. К одному из видов первичного учета относится ТУРВ, выраженный шаблонами Т-12, или Т-13, или другим утвержденным внутриведомственным шаблоном для контролирования трудового режима на фирме.

При разработке инструкции по оформлению ТУРВ требуется учесть следующие моменты:

1. Если предприятие является крупным, требуется обеспечить оформление табеля по структурным звеньям, с назначением в распоряжении уполномоченных лиц, отвечающих за данный участок работы. То есть, каждое подразделение обеспечивает самостоятельное заполнение табеля.
2. Назначенным лицам, для работы с ТУРВ, требуется ознакомиться с кодами, применяемыми при заполнении бланка, чтобы правильно отображать опоздание, явку/неявку, а также причины тех или иных нарушений.
3. Табель требуется заполнять каждый день, чтобы не ошибиться при занесении информации.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

При работе с ТУРВ можно использовать различные варианты занесения информации:

1. К одному из вариантов относится заполнение явки/пропуска работы каждый день.
2. К другому варианту оформления ТУРВ персонала, относится запись в табеле лишь нарушений, с отображением их причин.

При занесении информации в табель применяются закодированные символы, обеспечивающие простое и быстрое отображение сведений. В настоящее время, для проведения табельного учета, применяется следующая кодировка:

• Явка работающего лица на фирму в соответствии с утвержденным режимом работы выражается буквой «Я», или же числом «01»
• Отпуск работающего лица, согласно графику отпусков, обозначается буквами «ОТ», или цифровым значением – «09».
• Декретный отпуск обозначается кодом «Р», или цифровым значением – «14».
• При уходе работницы в отпуск, по уходу за малышом, используется код «ОЖ» или цифровое значение – «15».
• Отпуск без содержания обозначается буквами «ДО» или цифровым значением – «16».
• Командировка работника отмечается буквой «К», или цифрой – «06».
• При неявке на фирму по неизвестной причине записывается код «НН» или цифровое значение – «30».
• При нахождении работника на больничном заносится отметка буквой «Б» или цифровым значением – «19».

Лица, имеющие отношение к учету трудовой деятельности (кадровики, бухгалтера и прочие лица, отвечающие за данный участок работы) обязаны изучить коды. Их незнание может выразится в неправильном начислении зарплаты, в объявлении необоснованного наказания или в неправильном перечислении налогов, что в последствии может привести к штрафам.

На заметку. Для ознакомления с кодами можно воспользоваться бланком Т-12, где отображены значения всех кодов, используемых при ведении ТУРВ.

Заполненный образец формы № Т-13

(Видео: «Делаем табель учета рабочего времени в Excel»)

Законодательными нормами не определено, кому вменяется в обязанность работа с ТУРВ предприятия. Поэтому для его ведения, работодателю требуется издать распоряжение с назначением уполномоченного лица, отвечающего за данный участок работы.

Таким образом ведение табеля допускается поручить:

1. Уполномоченному лицу, назначенному распоряжением руководителя, в том числе:

• кадровику;
• менеджеру структурного звена;
• секретарю (при небольшой фирме).

1. При сдаче заполненного бланка в бухгалтерию, он обязан быть подписан уполномоченным лицом, а также менеджером звена и кадровиком, если таковой имеется в штатной структуре.
2. На базе оформленного табеля осуществляется начисление зарплаты личному составу компании.

Образец приказа о назначении ответственного

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Законодательными актами РФ установлены определенные сроки сохранности первичной документации. Так, законом об архивном производстве в ст. 22.1 определен срок сохранения ТУРВ:

1. В течении 5-ти лет по завершению года.
2. Продолжительностью 50 лет со момента сдачи ТУРВ, если в нем отражена трудовая деятельность работников на опасной или вредной работе.

Варианты фиксирования отработанного времени

В любой компании, ведение ТУРВ может осуществляться 2-мя вариантами:

• Ежедневным заполнением явки/неявки персонала на работу.
• Заполнением лишь нарушений и сверхурочной деятельности. Второй вариант удобней применять при стабильном режиме работы фирмы, когда можно вести фиксирование лишь отклонений.

Скачать заполненный образец бланк формы Т-12, Т-13

• Заполненный образец формы Т-12
• Бланк Т-12
• Заполненный образец формы Т-13
• Бланк Т-13

Табели: формы и применение

В альбоме унифицированных бланков первичных документов представлено два вида табелей – форма Т-12 и Т-13. Оба варианта являются типовыми и, согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, юридически – равноправны, однако имеют отличие в применении.

В чем же разница между, казалось бы, одинаковыми документами?

Унифицированная форма Т-12 – упрощенный бланк табеля учета рабочего времени и наиболее распространенный вариант табеля, используемый на предприятиях всех форм собственности. Работодатель вправе самостоятельно разработать бланк документа, но удобнее использовать уже готовую его форму.

В отличие от электронного аналога (типовой формы Т-13), упрощенный бланк табеля рабочего времени более актуален для предприятий, где обработка первичной учетной информации и начисление заработной платы производится без использования электронных программ комплексного бухгалтерского учета. Либо в тех случаях, когда в используемой на предприятии программе не предусмотрен Журнал учета рабочего времени и расчет заработной платы в электронном виде.

Вывод: речь идет об одном и том же документе, но в двух его видах – бумажном (Т-12) и электронном (Т-13).

Для чего необходимо использовать в документообороте бланк табеля учета рабочего времени

Даже в тех случаях, когда на предприятии используется комплексная программа электронного бухучета, чтобы учитывать выход сотрудников, целесообразно использовать простой вариант табеля. Это связано с тем, тем, что бланк табеля рабочего времени — упрощенный Т-12:

• позволяет более детально отражать учетные данные, что необходимо для того, чтобы сделать правильный расчет сверхурочных, оплаты работы в выходные дни, начисления больничных;
• наиболее удобная форма учета персонала в случаях, когда применяется суммированный учет рабочего времени;
• в заполненном виде предъявляется в оригинале по требованию:

• надзорных и инспектирующих органов – следствия, ФНС, Инспекции по труду, ФСС,
• судебных органов при рассмотрении трудовых споров.

Законодательно уголовная ответственность за отсутствие табельного учета на бумажном носителе не предусмотрена. Но в то же время, отказ от его ведения является административным нарушением, за которое для должностных лиц, ответственных за табельный учет и начисление заработной платы предусмотрено наказание в виде штрафов, размеры которых определены нормами ст. 5.27 КоАП РФ.