Табель учета рабочего времени форма 0504421 бланк скачать word

Табели: формы и применение

В альбоме унифицированных бланков первичных документов представлено два вида табелей – форма Т-12 и Т-13. Оба варианта являются типовыми и, согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, юридически – равноправны, однако имеют отличие в применении.

В чем же разница между, казалось бы, одинаковыми документами?

Унифицированная форма Т-12 – упрощенный бланк табеля учета рабочего времени и наиболее распространенный вариант табеля, используемый на предприятиях всех форм собственности. Работодатель вправе самостоятельно разработать бланк документа, но удобнее использовать уже готовую его форму.

В отличие от электронного аналога (типовой формы Т-13), упрощенный бланк табеля рабочего времени более актуален для предприятий, где обработка первичной учетной информации и начисление заработной платы производится без использования электронных программ комплексного бухгалтерского учета. Либо в тех случаях, когда в используемой на предприятии программе не предусмотрен Журнал учета рабочего времени и расчет заработной платы в электронном виде.

Вывод: речь идет об одном и том же документе, но в двух его видах – бумажном (Т-12) и электронном (Т-13).

Для чего необходимо использовать в документообороте бланк табеля учета рабочего времени

Даже в тех случаях, когда на предприятии используется комплексная программа электронного бухучета, чтобы учитывать выход сотрудников, целесообразно использовать простой вариант табеля. Это связано с тем, тем, что бланк табеля рабочего времени — упрощенный Т-12:

• позволяет более детально отражать учетные данные, что необходимо для того, чтобы сделать правильный расчет сверхурочных, оплаты работы в выходные дни, начисления больничных;
• наиболее удобная форма учета персонала в случаях, когда применяется суммированный учет рабочего времени;
• в заполненном виде предъявляется в оригинале по требованию:

• надзорных и инспектирующих органов – следствия, ФНС, Инспекции по труду, ФСС,
• судебных органов при рассмотрении трудовых споров.

Законодательно уголовная ответственность за отсутствие табельного учета на бумажном носителе не предусмотрена. Но в то же время, отказ от его ведения является административным нарушением, за которое для должностных лиц, ответственных за табельный учет и начисление заработной платы предусмотрено наказание в виде штрафов, размеры которых определены нормами ст. 5.27 КоАП РФ.

Табель учета рабочего времени — это специальная таблица, с помощью которой работодатели контролируют отработанные сотрудниками часы и дни. Вести его разрешено по нескольким разным формам.

Какую форму табеля выбрать

Из имеющихся форм наниматели вправе воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, или разработать собственную.

Бланк графика учета по форме Т-12:

Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизированно):

Существует отдельная форма табеля учета рабочего времени 2022 для бюджетных учреждений с номером по ОКУД 0504421, которая обязательна для:

• органов государственной власти и местного самоуправления;
• внебюджетных фондов;
• государственных и муниципальных учреждений.

Выглядит она следующим образом:

В законодательстве не указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, а кто занимается фактическим контролем отработанных часов. Руководитель вправе назначить ответственным за эту работу любого подчиненного, но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.

Правильно составленный табель учета рабочего времени в 2022 году позволяет определить:

• сколько дней в течение месяца работник трудился (находился в отпуске, на больничном);
• соблюдал ли он трудовую дисциплину (опоздания, неявки).

На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное ведение табеля учета рабочего времени работников по форме 0504421, Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.

Требования к оформлению форм

Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть отдельные обозначения.

Какие символы — буквы или цифры — ставить, решают в компании самостоятельно. Это непринципиальный момент. Но применяют два способа написания данных в табеле:

• явку или отсутствие отмечают каждый день — сплошное заполнение;
• указывают только «отклонения» — опоздания, неявку, работу в выходные, простой. Такой способ применяют и при суммированном учете рабочего времени.

Пошаговая инструкция по заполнению Т-12

Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как правильно заполнить табель рабочего времени вручную по унифицированной форме Т-12.

Блок 1

Заполняем первую страницу, которая содержит сведения общего характера об организации и отчетном периоде, буквенные и цифровые коды условных обозначений.

Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3. Вносим восьмизначный код.

Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически эта страница заполняется в течение отчетного периода, но непосредственно в процессе работы возникают ситуации, которые сразу отразить в графике не удастся.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код «НН» (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит, почему отсутствовал. В график придется внести изменения, код «НН» заменить на другой — в зависимости от причины отсутствия.

Подобные ситуации предсказать невозможно, потому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который допустимо десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8. Вносим табельный номер (уточните в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения. Информация отражается в двух графах:

• в верхней указывают буквенный или цифровой код;
• в нижней вписывают продолжительность отработанных часов.

В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. А как заполнять табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но вместо двух выходных останется только один.

Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца. Обратите внимание: нет разницы, дистанционная работа в табеле отмечена, смешанная или только в офисе (на производстве), порядок подсчета отработанного периода общий.

Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Примерный образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 выглядит так:

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но заполняются они по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России № ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобятся всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

Код дохода	Наименование дохода
2000	Зарплата
2012	Отпускные
2300	Пособие по временной нетрудоспособности

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10-13, указывая обобщенные данные.

Графы 7-9 даны для указания:

• кода вида оплаты (дохода);
• корреспондирующего счета;
• дней, подлежащих оплате.

Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).

Вот пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13:

На примере видно, что для каждого работника допустимо указать сразу 8 разных видов кодов оплаты. Для этого графы 7-9 повторяются.

Что касается корреспондирующего счета, то его указывают только 1 раз — над графами 7-9, если он один для всех. Но если всегда вписывать его в графу 8, ошибкой это не посчитают.

Как вести учет отработанного периода госпредприятиям

Табель учета рабочего времени по Приказу Минфина 52н (форма 0504421) внешне похож на Т-12 и Т-13, но без раздела, отражающего расчеты с персоналом.

Чиновники разработали собственный перечень условных обозначений для формы, но его допускается дополнять иными символами. Они представлены ниже.

Составление документа осуществляют по правилам, прописанным в приказе.

Сначала вписывают сведения в заголовочную часть формы:

• отчетный период;
• наименование учреждения;
• вид табеля — первичный или корректирующий (последний сдают, если были выявлены ошибки);
• дату формирования сведений;
• код ОКПО;
• номер корректировки — 0 (ноль), если первичный табель, а дальше по порядку — 1, 2, 3 и т. д.

Содержательную (табличную) часть разрешается вести двумя способами, указывая:

• случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;
• фактически отработанные часы.

В первом случае в табеле фиксируют только тех работников, у которых имелись отклонения от утвержденного в организации графика. В верхней половине строки пишут часы отклонений, в нижней — условные обозначения и часы работы ночью. Если у одного работника в день два вида отклонений, то его фамилию записывают дважды. Нижняя часть строки записывается в виде дроби, где числитель — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.

Если в организации принято решение отражать фактические затраты рабочего времени, то в верхней части строки тоже записывают часы, а в нижней ставят буквенное обозначение. Неявки отмечают отдельными символами — в зависимости от причин отсутствия.

Такой табель выглядит следующим образом:

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Сроки представления отдельными лицами консолидированной бюджетной отчетности в 2023 году установлены Приказом Казначейства России от 22.08.2022 N 24н. Также см. дополнительные критерии по раскрытию информации при составлении и представлении в 2023 году бюджетной отчетности, консолидированной бюджетной отчетности и консолидированной бухгалтерской отчетности.

Применяется — при формировании учетной политики с 2015 года

Утверждена — Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н

Скачать форму табеля учета использования рабочего времени:

— в MS-Excel

Образец заполнения табеля учета использования рабочего времени >>>

Материалы по заполнению табеля учета использования рабочего времени:

— Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н

— Готовое решение: Как учреждению заполнить табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421)

— Готовое решение: Как учреждению отразить продолжительность работы в предпраздничный день в табеле учета использования рабочего времени

— Статья: Оформляем табель учета рабочего времени (Зимина С.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2022, N 9)

— Статья: Заполняем табель учета рабочего времени (Романова Л.) («Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, N 7)

— Статья: Нерабочие дни в мае: как отметить в табеле и как оплатить (Данилова В.В.) («Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения», 2021, N 6)

— Статья: Табель учета рабочего времени: правила оформления (Куревина Л.) («Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, N

— Статья: Табель учета рабочего времени (Никитин В.В.) («Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, N 5)

— Статья: Табель учета рабочего времени ведем правильно (Трошина О.) («Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, N

— Вопрос: Как следует заполнять табель учета рабочего времени (ф. 0504421): отражать количество отработанных часов по факту либо указывать только часы переработки? («Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, N 1)

— Статья: Учет рабочего времени в образовательном учреждении (Лунина О.) («Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 6)

— Статья: Табель учета использования рабочего времени (Солнцева А.) («Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 6)

Архивные формы табеля учета использования рабочего времени:

— табель учета использования рабочего времени при формировании учетной политики с 2011 года до 2015 года

— табель учета использования рабочего времени при формировании учетной политики с 2009 года до 2011 года

—————————————-

Любым предприятием ведется учет отработанного времени.

Дни нахождения и причины отсутствия на работе проставляются общепринятыми обозначениями.

Вся информация, внесенная в табель используется сотрудником бухгалтерии для начисления зарплаты трудящимся.

Для бюджетных учреждений разработана типовая форма табеля по ОКУД 054421.

Кто применяет?

Юридическим лицам, финансирующимся из регионального или федерального бюджета, следует осуществлять учет рабочего времени персонала при помощи унифицированной формы по ОКУД 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ № 52 н от 30 марта 2015 года.

Правила заполнения

Обычно в табель ф 0504421 вносится информация специалистом отдела кадров или руководителем отдела на протяжении календарного месяца, а по его окончании передается в бухгалтерию для осуществления начисления заработка специалистам бюджетной сферы.

Обязанность по внесению данных в табель учета должна быть зафиксирована в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре с наличием ознакомительной росписи.

В форме 0504421 присутствует таблица, в которую заносятся буквенные обозначения для каждого момента отсутствия подчиненного бюджетной организации на работе и фактическое количество отработанных часов за день или за смену.

Значение для каждого дня в месяце заносится в специальную ячейку, разделенную пополам: сверху фиксируется количество часов, снизу — код в буквенном выражении, отражающий причину отклонения от нормы выработки в часах.

Любая запись, сделанная в табеле рабочего времени должна подтверждаться документом-основанием.

К примеру, при нахождении специалиста на больничном, подтверждающим документом является листок нетрудоспособности, для обозначения прогула составляется акт отсутствия работника на рабочем месте.

Следовательно, отклонения от нормы выработки рабочего времени должны отмечаться в табеле по каждому трудящемуся.

Если у одного работника за один и тот же день возникает несколько отклонений, то они обозначаются через дробь, допускается заполнение еще одной строки для работника.

По окончании месяца подсчитываются итоги отработанных часов, переработок и неявок.

Суммы фиксирует бухгалтер. Форма 0504421 подписывается сотрудником бюджетного учреждения, отвечающим за его заполнение, и руководителем компании.

Затем осуществляется начисление заработной платы персоналу с применением ведомости, разработанной для бюджетной организации (расчетной — форма 0301010, расчетно-платежной — форма 00504401).

Как правильно заполнить для бюджетных учреждений?

Документ составляется в единственном экземпляре, открывать его необходимо за 2-3 дня до начала месяца.

Сам бланк по ОКУД 0504421, разработанный для бюджетных компаний, имеет ряд определенных отличий от иных подобных форм. Унифицированная форма не подлежит внесению изменений, используется сплошной метод обозначения явки или неявки.

В шапке документа помимо обязательных данных организации, идентифицирующих ее, указывается цифровой код бланка.

Если табель сдавался без изменений с первого числа месяца, то проставляется цифра «0», при внесении поправок — фиксируется цифра, приравненная к количеству корректировок.

В первые четыре графы в табеле информация заносится сразу, а именно: ФИО сотрудника, табельный номер и его должность в соответствии со штатным расписанием. Остальные сведения заполняются по мере их поступления кадровику.

Графы 20 и 37 предназначаются для подведения промежуточного и месячного итога о рабочем времени. Помимо этих расчетов больше ничего не рассчитывается в таблице, остальные действия для расчета сумм заработной платы осуществляет бухгалтер.

Любое отсутствие на рабочем месте имеет буквенное обозначение в соответствии с причиной.

К примеру, отпуск бывает различный и соответствует кодировке:

• ОТ — ежегодный;
• ОР — отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет;
• ОТ или ОД — дополнительный отпуск;
• ОЗ или ДО — отпуск за свой счет в зависимости от степени согласованности с руководством предприятия, без согласования с директором трудовым законодательством предусмотрено отсутствие на работе по причине смерти родственников, рождения ребенка;
• У — отпуск на время прохождения на сессии в учебном заведении.

Отсутствие сотрудника по причине болезни обозначается символом «Б», по беременности и родам — «Р».

Скачать образец заполнения и бланк

Скачать бланк табеля ф 0504421 – excel, word.

Скачать образец заполнения табеля для бюджетных учреждений форма по ОКУД 0504421 – word.

Образцы табеля для прочих организаций: Т-12 и Т-13.

Важные моменты

Применять для фиксирования отработанных часов табель учета по форме 0504421 могут также и частные компании.

С 1 января 2013 года законодательством не оговаривается обязанность заполнения конкретных форм первичных бланков, разрешается использовать любые удобные образцы.

Коммерческие организации вправе самостоятельно решить какой именно бланк им использовать для мониторинга присутствия сотрудников на рабочем месте: Т-12, форма 0504421 или иной бланк, разработанный собственными силами.

Форма документа не важна, кроме бюджетных учреждений, но его присутствие в документации хозяйствующего субъекта обязательно.

Статья 91 Трудового Кодекса обязывает работодателя контролировать и отслеживать явки и неявки персонала.