Табель учета рабочего времени 52н скачать бесплатно в excel

Сроки представления отдельными лицами консолидированной бюджетной отчетности в 2023 году установлены Приказом Казначейства России от 22.08.2022 N 24н. Также см. дополнительные критерии по раскрытию информации при составлении и представлении в 2023 году бюджетной отчетности, консолидированной бюджетной отчетности и консолидированной бухгалтерской отчетности.

Применяется — при формировании учетной политики с 2015 года

Утверждена — Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н

Скачать форму табеля учета использования рабочего времени:

— в MS-Excel

Образец заполнения табеля учета использования рабочего времени >>>

Материалы по заполнению табеля учета использования рабочего времени:

— Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н

— Готовое решение: Как учреждению заполнить табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421)

— Готовое решение: Как учреждению отразить продолжительность работы в предпраздничный день в табеле учета использования рабочего времени

— Статья: Оформляем табель учета рабочего времени (Зимина С.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2022, N 9)

— Статья: Заполняем табель учета рабочего времени (Романова Л.) («Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, N 7)

— Статья: Нерабочие дни в мае: как отметить в табеле и как оплатить (Данилова В.В.) («Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения», 2021, N 6)

— Статья: Табель учета рабочего времени: правила оформления (Куревина Л.) («Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, N

— Статья: Табель учета рабочего времени (Никитин В.В.) («Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, N 5)

— Статья: Табель учета рабочего времени ведем правильно (Трошина О.) («Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, N

— Вопрос: Как следует заполнять табель учета рабочего времени (ф. 0504421): отражать количество отработанных часов по факту либо указывать только часы переработки? («Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, N 1)

— Статья: Учет рабочего времени в образовательном учреждении (Лунина О.) («Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 6)

— Статья: Табель учета использования рабочего времени (Солнцева А.) («Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 6)

Архивные формы табеля учета использования рабочего времени:

— табель учета использования рабочего времени при формировании учетной политики с 2011 года до 2015 года

— табель учета использования рабочего времени при формировании учетной политики с 2009 года до 2011 года

—————————————-

Чем предусмотрен табель

ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.

Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, то допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.

С 01.01.2013 утвержденные постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.

Кто и когда его заполняет

В бюджетной организации руководитель приказом назначает сотрудников, в зону ответственности которых входит ведение учета. По общему правилу таковыми являются начальники структурных подразделений. Назначение ответственных происходит при издании приказа. С этим распорядительным документом ответственный сотрудник знакомится под подпись.

В организациях с большой штатной численностью создают отдельную должность табельщика. Такой сотрудник оформляет документ, направляет его в кадровую службу, из которой отчет передается в бухгалтерию.

Общий порядок, как правильно оформить табель учета рабочего времени в бюджетном учреждении, таков:

• составление и ведение специально уполномоченным лицом;
• подписание руководителями ответственного подразделения и отдела кадров;
• направление в бухгалтерию.

Документ оформляется каждый месяц по всей организации, по структурным подразделениям (отделам, отделениям, факультетам), обособленным подразделениям. Он подлежит открытию за 2–3 дня до начала периода расчета с учетом данных предыдущего месяца. Напоминаем: форма табеля для казенного учреждения, бюджетной и автономной организации закреплена приказом Минфина № 52н.

Пригодится: зачем нужен и как составлять график работы

Сколько его хранить

Срок хранения отработанного, подшитого в специальную папку табеля составляет 1 год. По его окончании документ передается в архив для хранения не меньше 5 лет, а при наличии вредных или опасных условий работы — 75 лет.

Как заполнить табель в бюджетной организации

В условиях рабочего дня любой продолжительности вне зависимости от определенных в учреждении режимов труда время фиксируют, используя два варианта:

• сплошная регистрация пребывания на работе и пропусков;
• фиксация отклонений, когда производится отметка только отсутствия, опоздания.

Учреждение самостоятельно определяет, как сделать табель учета рабочего времени — в Excel автоматически или на бумаге вручную. Способ заполнения устанавливается локальным актом организации в процессе формирования ее учетной политики. Вариант фиксации данных зависит от используемого в организации режима труда. Если длительность рабочего дня не изменяется, то фиксируют лишь отклонения. При использовании суммированного учета (когда число часов отработки отличается в разные дни или смены) применяют сплошную регистрацию.

Составляя документ, следует смотреть рекомендации, касающиеся использования и оформления шаблона, утвержденные приказом № 52н. Регистрации подлежат отклонения при использовании установленного внутреннего распорядка времени работы или затраты времени труда по факту.

В отношении каждого сотрудника фиксируются отклонения от нормы в часах и вносятся обозначения отклонений и работа ночью.

Отчет формируется в одном экземпляре. Если заполняете в электронном формате, то бумагу придется распечатать для подписания.

Бланк табеля, утвержденный Минфином, имеет ряд особенностей при оформлении. Вот как заполнить форму 0504421 табеля учета рабочего времени на 2022 год для бюджетников:

• на титульном листе указывается не только название организации, но и присвоенный ей цифровой код;
• при внесении изменений указывается код корректировки;
• выделены графы для внесения информации о промежуточных итогах.

Важные правила при заполнении табеля

Заполняя бланк, следует руководствоваться установленными стандартными правилами.

Если один сотрудник имеет два вида отклонений за один день, то нижнюю часть строки надо заполнить в виде дроби, у которой:

• числитель — вид отклонения;
• знаменатель — часы трудовой деятельности.

Если в один день имеется больше двух отклонений, то фамилию сотрудника надо повторить.

В табеле следует отражать:

• число дней, часов неявок (явок);
• число часов переработки с указанием видов (деятельность в праздники, ночью и т. д.).

Какие обозначения использовать при заполнении

Применяйте буквенный или цифровой код. Для удобства рекомендуется заполнять табель учета рабочего времени, используя коды одного типа.

Событие	Буквенный код
Выходные и праздничные дни	В
Работа в ночное время	Н
Выполнение гособязанностей	Г
Очередные и дополнительные отпуска	О
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам	Б
Отпуск по уходу за ребенком	Р
Часы сверхурочной работы	С
Прогулы	П
Неявки с разрешения администрации	А
Выходные по учебе	ВУ
Учебный отпуск	ОУ
Замещение в 1–3 классах	ЗН
Замещение в группах продленного дня	ЗП
Замещение в 4–11 классах	ЗС
Работа в праздничные дни	РП
Фактически отработанные часы	Ф
Командировки	К

Подробнее: расшифровка сокращений в табеле учета рабочего времени

Пошаговое заполнение табеля для бюджетной организации

Актуальная пошаговая инструкция, как сделать табель в Excel, на примере формы 0504421.

Шаг 1. Оформить шапку, указав:

• название учреждения в полной форме так, как указано в учредительных документах;
• код с применением справочника ОКПО;
• в строке «Вид табеля» написать «Первичный» (предоставляя документ, содержащий изменения, укажите «корректирующий»; указывая «Номер корректировки», напишите «0», если документ первичен, и цифру «1», а затем в соответствии с порядковым номером корректировки).

Шаг 2. Указать номер по порядку, дату формирования документа и период охвата.

Шаг 3. Заполнить основную часть:

• гр. 1 — Ф. И. О. сотрудника полностью;
• гр. 2 — номер сотрудника по табелю;
• гр. 4 — должность работника.

Далее следует раздел, дающий возможность ежедневно фиксировать наличие или отсутствие работника (в отношении каждого имеются 2 клетки: верхняя — для цифрового кода, нижняя — для буквенного). Эта часть содержит сведения о числе дней и часов, отработанных за полмесяца и за месяц в целом.

Шаг 4. Отдать документ на подпись:

• сотруднику, отвечающему за формирование;
• руководителю подразделения;
• сотруднику отдела кадров.

Шаг 5. Передать в бухгалтерию полностью оформленный документ, который и станет основой для расчета с сотрудниками.

Об авторе статьи

Табель учета рабочего времени — это документ, содержащий информацию о периоде, фактически отработанном сотрудником в течение месяца или иного учетного периода. Ведение формы является обязательным, что законодательно закреплено статьей 91 ТК РФ.

Порядок ведения табеля

Документ позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочные периоды и переработки и получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы. Структура и форма табеля учета рабочего времени в 2022 г. прежняя, она не менялась с 2004 г., когда была утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Приказ на составление формы документа издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения. Ведомость составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Всего у документа несколько форм: T-12 и T-13, которые утверждены тем же постановлением Госкомстата. Первая позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Вторая содержит только графы для заполнения фактически отработанных периодов. Третий вариант — форма 0504421 — это табель, который утвержден Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, и применяется всеми государственными и муниципальными учреждениями независимо от их типа.

Правила ведения Т-12 или Т-13

При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения отражаются в таблице двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны подтверждаться соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.). Все обозначения и коды указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д. Сведения в документ вносятся ежедневно и по факту, табель учета использования рабочего времени сотрудников по подразделениям заполняется ответственными лицами в течение всего учетного периода.

Вот заполненный образец табеля учета рабочего времени на месяц:

Особенности учета рабочего времени из-за коронавируса

В связи с ситуацией с COVID-19 рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.

Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок. Если с проблемами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то используется код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.

Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или без сохранения зарплаты, то ставьте другой код, подходящий к ситуации.

Программы для ведения учета рабочего времени

Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:

• о присутствии работников на местах;
• времени прихода и ухода;
• периоде работы и отдыха и т. д.

Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2022 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит. Существенным минусом СКД, позволяющих формировать табель автоматически, является невозможность его редактирования.

Хорошим решением для многих выглядит автоматизация учета с помощью средств работы с электронными таблицами, поэтому, как сделать табель учета рабочего времени в Excel автоматически, нередко интересует кадровиков. Это не сложно. Процесс состоит из трех этапов:

Этап 1. Оформляем сетку табеля или используем готовый бланк.

Этап 2. Расставляем нужные формулы:

• для подсчета числа дней явок и неявок используем функцию СЧЕТ ЕСЛИ;
• для суммирования часов — функцию СУММ.

Этап 3. Своевременно заносим данные на каждого работника. Итоги за месяц посчитаются автоматически.

Сроки хранения

В каких целях используется документ	Срок хранения
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли	Четыре года после окончания налогового периода, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах
Для первичного бухгалтерского учета	Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС	Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов
Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда	Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда
50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах

Табель учета рабочего времени 2023 скачать бланк в excel бесплатно Т-12, Т-13

08.01.2023

Унифицированные формы табеля № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени» утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Являются унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).
Начало действия постановления: 03.04.2004.

Скачать бланк Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда № Т-12 в excel
Скачать бланк Табель учета рабочего времени № Т-13 в excel

Форма табеля для государственных учреждений
Государственные учреждения (казенные, бюджетные, автономные) используют форму табеля по ОКУД 0504421 «Табель учета использования рабочего времени» утвержденную приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указания по их применению», в редакции Приказа Минфина России от 16.11.2016 № 209н, от 17.11.2017 № 194н и от 15.06.2020 № 103н.

Скачать бланк: табель учета использования рабочего времени ОКУД 0504421 в excel

О новом в форме табеля 0504421 согласно приказу от 15.06.2020 № 103н:
— изменения в приказе не затронули данную форму, бланк остался прежним.

Касательно форм Т-12 и Т-13 (продолжение)
Согласно информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Инструкции / рекомендации по заполнению форм (Выдержка из Пост. Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1):
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12)
Табель учета рабочего времени (форма N Т-13)

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме N Т-12 (графы 4, 6) — две строки;
в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 — 34.
Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:
при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.