Связать значения списков excel

Связанные (зависимые) выпадающие списки

Способ 1. Функция ДВССЫЛ (INDIRECT)

Этот фокус основан на применении функции ДВССЫЛ (INDIRECT), которая умеет делать одну простую вещь — преобразовывать содержимое любой указанной ячейки в адрес диапазона, который понимает Excel. То есть, если в ячейке лежит текст «А1», то функция выдаст в результате ссылку на ячейку А1. Если в ячейке лежит слово «Маша», то функция выдаст ссылку на именованный диапазон с именем Маша и т.д. Такой, своего рода, «перевод стрелок»

Возьмем, например, вот такой список моделей автомобилей Toyota, Ford и Nissan:

Выделим весь список моделей Тойоты (с ячейки А2 и вниз до конца списка) и дадим этому диапазону имя Toyota на вкладке Формулы (Formulas) с помощью Диспетчера имен (Name Manager). Затем повторим то же самое со списками моделей Ford и Nissan, задав соответственно имена диапазонам Ford и Nissan.

При задании имён помните о том, что имена диапазонов в Excel не должны содержать пробелов, знаков препинания и начинаться обязательно с буквы. Поэтому если бы в одной из марок автомобилей присутствовал бы пробел (например Ssang Yong), то его пришлось бы заменить в ячейке и в имени диапазона на нижнее подчеркивание (т.е. Ssang_Yong).

Теперь создадим первый выпадающий список для выбора марки автомобиля. Выделите пустую ячейку (на картинке выше — зелёную) и нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation) на вкладке Данные (Data). Затем из выпадающего списка Тип данных (Allow)  выберите вариант Список (List) и в поле Источник (Source) выделите ячейки с названиями марок (желтые ячейки в нашем примере). После нажатия на ОК первый выпадающий список готов.

Теперь создадим второй выпадающий список, в котором будут отображаться модели выбранной в первом списке марки. Также как в предыдущем случае, выделите пустую ячейку, где должен быть список моделей (на картинке она синяя) и откройте окно Проверки данных, но в поле Источник нужно будет ввести вот такую формулу:

=ДВССЫЛ(F2)

где F2 — адрес ячейки с первым выпадающим списком (замените на свой).

Все. После нажатия на ОК содержимое второго списка будет выбираться по имени диапазона, выбранного в первом списке.

Минусы такого способа:

• Надо руками создавать много именованных диапазонов (если у нас много марок автомобилей).
• В качестве вторичных (зависимых) диапазонов не могут выступать динамические диапазоны задаваемые формулами типа СМЕЩ (OFFSET). Для первичного (независимого) списка их использовать можно, а вот вторичный список должен быть определен жестко, без формул. Однако, это ограничение можно обойти, создав справочник соответствий марка-модель (см. Способы 3 и 4).
• Имена вторичных диапазонов должны совпадать с элементами первичного выпадающего списка. Т.е. если в нем есть текст с пробелами, то придется их заменять на подчеркивания с помощью функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE), т.е. формула будет выглядеть как:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(F2;» «;»_»))

Способ 2. Умные таблицы

Этот подход очень похож на предыдущий, но использует вместо именованных диапазонов — «умные» динамические таблицы, которые будут выступать источником данных для вторичного списка:

Таким образом, мы:

1. Сначала преобразуем наши справочники в «умные» таблицы, используя сочетание клавиш Ctrl+T или команду Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table) и
2. Даём им имена (Фрукты, Овощи, Зелень) на вкладке Конструктор (Design) в поле Имя таблицы (Table Name).
3. Создаём первый и второй (связанный) выпадающие списки точно так же, как в предыдущем способе с функцией ДВССЫЛ (INDIRECT).

Главным плюсом и отличием такого способа является возможность легко добавлять новые товары в каждую категорию — динамическая «умная» таблица автоматически расширится, и нам не придется вручную исправлять ссылку на диапазон (как это требуется в предыдущем способе).

Способ 3. Отсортированный справочник

Этот способ требует наличия отсортированного списка соответствий марка-модель вот такого вида:

Для создания первичного выпадающего списка можно марок можно воспользоваться обычным способом, описанным выше, т.е.  выбрать на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data validation) и указать в качестве источника жёлтые ячейки с марками

А вот для зависимого списка моделей придется создать именованный диапазон с функцией СМЕЩ (OFFSET), который будет динамически ссылаться только на ячейки моделей определенной марки. Для этого:

• Нажмите сочетание клавиш Ctrl+F3 или воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name manager) на вкладке Формулы (Formulas).
• Создайте новый именованный диапазон с любым именем (например Модели) и в поле Ссылка (Reference) в нижней части окна введите руками следующую формулу:

=СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($G$7;$A:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A:$A;$G$7);1)

=OFFSET($A$1;MATCH($G$7;$A:$A;0)-1;1;COUNTIF($A:$A;$G$7);1)

Ссылки должны быть абсолютными (со знаками $). После нажатия Enter к формуле будут автоматически добавлены имена листов — не пугайтесь.

Работает это следующим образом. Функция СМЕЩ (OFFSET) умеет выдавать ссылку на диапазон нужного размера, сдвинутый относительно исходной ячейки на заданное количество строк и столбцов. В более понятном варианте синтаксис этой функции таков:

=СМЕЩ(начальная_ячейка; сдвиг_вниз; сдвиг_вправо; высота_диапазона_в_строках; ширина_диапазона_в_столбцах)

Таким образом:

• начальная ячейка — берем первую ячейку нашего списка, т.е. А1
• сдвиг_вниз — нам считает функция ПОИСКПОЗ (MATCH), которая, попросту говоря, выдает порядковый номер ячейки с выбранной маркой (G7) в заданном диапазоне (столбце А)
• сдвиг_вправо = 1, т.к. мы хотим сослаться на модели в соседнем столбце (В)
• высота_диапазона_в_строках  — вычисляем с помощью функции СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF), которая умеет подсчитать количество встретившихся в списке (столбце А) нужных нам значений — марок авто (G7)
• ширина_диапазона_в_столбцах = 1, т.к. нам нужен один столбец с моделями

В итоге должно получиться что-то вроде этого:

Осталось добавить выпадающий список на основе созданной формулы к ячейке G8. Для этого:

• выделяем ячейку G8 
• выбираем на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data validation)
• из выпадающего списка выбираем вариант проверки Список (List) и вводим в качестве Источника (Source) знак равно и имя нашего диапазона, т.е.  =Модель

И наш связанный список моделей готов.

Способ 4. Неотсортированный справочник

Предыдущий способ неплох, но предполагает наличие обязательно отсортированного справочника вида «марка-модель», где названия марок повторяются многократно. Иногда же требуется в качестве справочника использовать более банальную конструкцию:

Первый уровень выпадающего списка (диапазон А2:А14 на рисунке выше) здесь делается классическим образом через команду Данные — Проверка данных — Список (Data — Validation — List) и в качестве источника указать зелёные ячейки с названиями категорий.

А для связанных выпадающих списков во втором столбце (B2:B14) в поле Источник (Source) мы используем хитрую формулу:

=СМЕЩ($E$2;1;ПОИСКПОЗ(A2;$E$2:$G$2;0)-1;СЧЁТЗ(СМЕЩ($E$2;1;ПОИСКПОЗ(A2;$E$2:$G$2;0)-1;10;1));1)

Она ищет нужную категорию в зелёной шапке таблицы, спускается на одну ячейку вниз и ссылается затем на диапазон, по высоте равный количеству товаров в выбранной категории.

 Ссылки по теме

• 4 способа создать выпадающий список в ячейках листа
• Автоматическое создание выпадающих списков при помощи инструментов надстройки PLEX
• Выбор фото из выпадающего списка
• Выпадающий список с автоматическим удалением уже использованных элементов
• Динамическая выборка данных для выпадающего списка функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ 

Как сделать зависимый выпадающий список в Excel?

Одной из наиболее полезных функций проверки данных является возможность создания выпадающего списка, который позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня. Но как только вы начнете применять это в своих таблицах, то неизбежно столкнетесь с проблемой: нужно сделать один выпадающий список в Excel в зависимости от значения в другом. Другими словами, как сделать динамический многоуровневый связанный список?

Вот примеры таких задач:

• перечень городов, зависящих от выбранной страны.
• товары, которые изготавливает определенный производитель.
• наименования продуктов, которые входят в товарную группу.
• выбрать модель автомобиля в зависимости от его марки.

Выглядеть это может примерно так:

Такие списки называются зависимыми, или связанными, поскольку их содержание зависит друг от друга. Такие сложные конструкции можно создавать несколькими способами.

1. 1. Именованные диапазоны + функция ДВССЫЛ.
   • А как быть с пробелами?
2. 2. Комбинация СМЕЩ + ПОИСКПОЗ

Начнем с более простого и стандартного подхода.

1. Именованные диапазоны + функция ДВССЫЛ.

Это может показаться сложным, но на самом деле это очень просто, и является отличным примером того, как можно применить ДВССЫЛ.

Рассмотрим небольшой пример. У нас есть перечень автомобилей различных марок. Расположим их каждый в отдельном столбце. В первой ячейке каждого столбца запишем производителя — Toyota, Ford, Nissan. Необходимо, чтобы после того, как первоначально мы выберем, например, Toyota, далее мы видели бы только модели этой марки, и ничего более. То есть, нам нужен двухуровневый связанный список.

Для начала создадим именованные диапазоны с моделями автомашин. Имя каждому из них присвоим в соответствии с маркой авто. Важно, чтобы имя каждого из них точно соответствовало значению, записанному в первой строке соответствующего столбца. Иными словами, если мы создаем именованный диапазон из ячеек A2:A100, то имя его должно совпадать со значением в A1 (регистр символов значения не имеет). Посмотрите на рисунке, как это выглядит.

Итак, у нас получилось 3 именованных диапазона — «toyota», «ford», «nissan». Делать их статическими (фиксированными) или динамически (автоматически пополняемыми) — решайте сами. О том, как создать автоматически пополняемый список, смотрите ссылку в конце этой статьи.

Далее в ячейке F3 создаем выпадающий список первого уровня с моделями автомашин так, как это показано в нашем примере на рисунке. Источник данных — первые ячейки каждого столбца. Обратите внимание, что инструмент проверки вводимых значений, при помощи которого мы создаем его, прекрасно работает как с вертикальными (по строкам), так и с горизонтальными (по столбцам) данными.

И далее выбираем того производителя, который нас интересует. К примеру, «Ford».

Затем в ячейке F6 при помощи зависимого выпадающего списка второго уровня мы выбираем уже определенную модель этой марки. Перечень, который мы увидим, определяется тем, какая марка авто была перед этим выбрана.

В этом нам поможет функция ДВССЫЛ. Функция ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте) преобразует текст в стандартную ссылку Excel.

Если мы запишем

=ДВССЫЛ(«F3»)

то это будет равнозначно тому, что мы записали в ячейке формулу

=F3

Но зачем же так все усложнять? Все дело в том, что некоторые виды формул Excel почему-то отказывается воспринимать как источник данных для выпадающего списка. Вот и приходится идти на такие ухищрения.

«Фишка» функции ДВССЫЛ (или INDIRECT) в том, что она позволяет использовать текст точно так же, как обычную ссылку на ячейку . Это обеспечивает нам два ключевых преимущества:

• Вы можете собрать текстовую ссылку (то есть записать ее в виде текстовой переменной), что удобно для определенных видов динамических ссылок.
• Вы можете выбрать текстовые значения на листе и использовать их как ссылку на ячейку в формуле.

В примере на этой странице мы объединяем последнюю идею с именованными диапазонами для создания многоуровневого выпадающего списка. ДВССЫЛ преобразует обычный текст в имя, которое затем превращается в нормальную ссылку и источник данных для него.

Итак, в этом примере мы берем текстовые значения из А1:С1, выбираем из них какое-то одно. К примеру, «Ford». Поскольку такое же название у нас имеет один из именованных диапазонов, то и применяем ДВССЫЛ, чтобы преобразовать текст «Ford» в ссылку =ford. И вот уже ее мы употребляем как источник для связанного выпадающего списка.

Итак, в качестве источника значений применяем формулу

=ДВССЫЛ($F$3)

В ячейке F3, которая употребляется в качестве ее аргумента, находится текстовое выражение, которое совпадает с именем соответствующего именованного диапазона с марками автомобилей.

В результате функция возвращает в нашу таблицу Excel ссылку

=ford

Регистр символов в данном случае значения не имеет — все автоматически преобразуется в нижний регистр. И именно это и будет источником данных.

Изменяя значения в F3, мы автоматически изменяем и ссылку-источник для списка в F6. В результате источник данных для зависимого выпадающего списка в F6 динамически меняется в зависимости от того, что было выбрано в F3. Если выбираем Ford, то видим только каталог машин этой марки. Аналогично, если выбираем Toyota либо Nissan.

Многоуровневые выпадающие списки могут быть и более двух раз «вложены» друг в друга. В нашем примере можно добавить еще один, третий уровень. Он может содержать наименования каких-то запасных частей для выбранной ранее модели. Так формируются сложные перечни, в которых каждый следующий уровень зависит от предыдущего.

А как быть с пробелами?

Может случиться так, что название вашей группы товаров или категории будет содержать пробелы. А именованные диапазоны не позволяют, чтобы в их названии встречался пробел. Принято заменять их символом нижнего подчеркивания «_». Как же нам быть в этом случае? Ведь в таблице названия товарных категорий с символом нижнего подчеркивания будут смотреться несколько непривычно. Например, «Косметические_товары». С непривычки можно и просто забыть ввести нужный символ. И тогда наши формулы работать не будут.

Выход довольно прост. Создавайте именованные перечни, заменяя в их названиях пробелы символом нижнего подчеркивания. В самих же значениях, записанных в ячейках таблицы Excel, используйте обычные пробелы. А перед тем, как применять в формуле, мы их специальным образом обработаем при помощи функции ПОДСТАВИТЬ.

Внутри текстовой строки вместо одних символов она подставляет другие.Для того, чтобы вместо пробела появилось нижнее подчеркивание, можно употребить формулу вида

=ПОДСТАВИТЬ(F3;» «;»_»)

То есть, мы проведем предварительную обработку значений, чтобы они соответствовали правилам написания имён. Вместо =ДВССЫЛ($F$3) запишем

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ($F$3;» «;»_»))

Кавычки здесь не нужны, поскольку ПОДСТАВИТЬ возвращает текстовую строку. Если же в нашем тексте нет пробелов и он состоит из одного слова, то он будет возвращен «как есть». Следите только за тем, чтобы в начале и в конце обрабатываемой текстовой переменной у вас случайно не оказались пробелы. Ведь они тоже будут заменены на нижнее подчеркивание. Ну а чтобы не заниматься этим ручным контролем, усложните еще немного свою формулу при помощи функции СЖПРОБЕЛЫ. Она автоматически уберет начальные и конечные пробелы из текста. В итоге получим:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(СЖПРОБЕЛЫ($F$3);» «;»_»))

Ну а теперь — еще один способ, как сделать многоуровневый зависимый выпадающий список в Excel.

2. Комбинация СМЕЩ + ПОИСКПОЗ

Итак, у нас снова есть перечень марок и моделей автомобилей. Только записан он немного по-другому.

Вновь перед нами стоит задача создать двухуровневый выпадающий список. Сначала — выбор марки, затем — только модели этой марки.

Первое условие — исходные данные должны быть отсортированы по маркам, а внутри марок — по моделям. То есть, нужно отсортировать по столбцу А, а затем — по В.

Начнем с простого. В ячейке D1 создадим выпадающий список из марок автомобилей. Для этого в F1:F3 запишем их названия и затем употребим их в качестве источника. Напомню, что нужно нажать Меню — Данные — Проверка данных.

Далее нам нужно в D2 создать второй уровень, где будут только модели выбранной марки. В этот раз источник данных мы определим несколько иначе, чем ранее. Воспользуемся тем, что функция СМЕЩ может возвращать массив данных, который мы как раз и можем употребить в качестве наполнения нашего второго перечня. Но для этого ей нужно передать целых 5 параметров:

• координаты верхней левой ячейки,
• на сколько строк нужно сместиться вниз — A,
• на сколько столбцов нужно перейти вправо — B,
• высота массива (строк) — C,
• ширина массива (столбцов) D.

Зеленым цветом на рисунке выделен новый диапазон. Если параметры C и D не указать, то будет возвращено содержимое единственной ячейки, в которую мы переместились, сделав несколько шагов вниз и вправо.

Традиционно точкой отсчета для функции СМЕЩ возьмем ячейку A1. Теперь нам нужно решить, на сколько позиций вниз и вправо нужно перейти, чтобы указать левый верхний угол нового перечня с моделями. Предположим, первоначально мы выбрали Ford.

На сколько шагов сместиться вниз? Применим функцию ПОИСКПОЗ, которая возвратит нам номер позиции первого вхождения «Ford».

=ПОИСКПОЗ($D$1;$A$1:$A$22;0)

Если первый раз нужное нам слово встретилось, к примеру, в 7-й позиции, то вычтем 1, чтобы получить количество шагов. То есть, начиная с первого значения, нужно сделать 6 шагов.

Третий параметр установим равным 1, так как нужно перейти на один шаг вправо из A в B. Мы находимся в начальной точке нашего диапазона. Теперь рассчитаем, на сколько ячеек вниз он будет продолжаться. Для этого подсчитаем, сколько раз «Ford» встречается в нашем перечне. Столько и будет значений вниз.

=СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$22;$D$1)

А теперь объединяем все это в СМЕЩ:

=СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($D$1;$A$1:$A$22;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$22;$D$1);1)

Последняя единичка означает, что массив состоит из одной колонки.

В D2 создаем выпадающий список при помощи этого выражения. В нем будут только модели Ford, поскольку эта марка была выбрана ранее.

Аналогичным образом можно создать и третий уровень зависимого выпадающего списка.

Еще полезная дополнительная информация:

Создадим выпадающий список, содержимое которого зависит от значений другой ячейки.

Обычный

Выпадающий (раскрывающийся) список

отображает только один перечень элементов.

Связанный список

– это такой

выпадающий список

, который может отображать разные перечни элементов, в зависимости от значения другой ячейки. Потребность в создании

связанных списков

(другие названия:

связанные диапазоны

,

динамические списки

) появляется при моделировании иерархических структур данных. Например:

• 
  Отдел
  
  –
  
  Сотрудники отдела
  
  . При выборе отдела из списка всех отделов компании, динамически формируется список, содержащий перечень фамилий всех сотрудников этого отдела (двухуровневая иерархия);
• 
  Город – Улица – Номер дома
  
  . При заполнении адреса проживания можно из списка выбрать
  
  город
  
  , затем из списка всех улиц этого города –
  
  улицу
  
  , затем, из списка всех домов на этой улице –
  
  номер дома
  
  (трехуровневая иерархия).

В этой статье рассмотрен только двухуровневый

связанный список

. Многоуровневый связанный список рассмотрен в одноименной статье

Многоуровневый связанный список

. Создание иерархических структур данных позволяет избежать неудобств

выпадающих списков

связанных со слишком большим количеством элементов.

Связанный список

можно реализовать в EXCEL, с помощью инструмента

Проверка данных

(

) с условием проверки

Список

(пример создания приведен в данной статье) или с помощью

элемента управления формы

Список

(см. статью

Связанный список на основе элемента управления формы

).

Создание

Связанного списка

на основе

Проверки данных

рассмотрим на конкретном примере.

Задача

: Имеется перечень

Регионов

, состоящий из названий четырех регионов. Для каждого

Региона

имеется свой перечень

Стран

. Пользователь должен иметь возможность, выбрав определенный

Регион

, в соседней ячейке выбрать из

Выпадающего списка

нужную ему

Страну

из этого

Региона

.

Таблицу, в которую будут заноситься данные с помощью

Связанного списка

, разместим на листе

Таблица

. См.

файл примера

Связанный_список.xlsx

Список регионов и перечни стран разместим на листе

Списки

.

Обратите внимание, что названия регионов (диапазон

А2:А5

на листе

Списки

) в точности должны совпадать с заголовками столбцов, содержащих названия соответствующих стран (

В1:Е1

).

Присвоим

имена

диапазонам, содержащим

Регионы

и

Страны

(т.е. создадим

Именованные диапазоны

). Быстрее всего это сделать так:

• выделитьячейки
  
  А1:Е6
  
  на листе
  
  Списки
  
  (т.е. диапазон, охватывающий все ячейки с названиями
  
  Регионов
  
  и
  
  Стран
  
  );
• нажать кнопку «Создать из выделенного фрагмента» (пункт меню

  );

• Убедиться, что стоит только галочка «В строке выше»;
• Нажать ОК.

Проверить правильность имени можно через

Диспетчер Имен

(

). Должно быть создано 5 имен.

Можно подкорректировать диапазон у имени

Регионы

(вместо

=списки!$A$2:$A$6

установить

=списки!$A$2:$A$5

, чтобы не отображалась последняя пустая строка)

На листе

Таблица

, для ячеек

A

5:

A

22

сформируем

выпадающий список

для выбора

Региона

.

• выделяем ячейки
  
  A
  
  5:
  
  A
  
  22
  
  ;
• вызываем инструмент

  Проверка данных
  
  ;
  

• устанавливаем тип данных –
  
  Список
  
  ;
• в поле
  
  Источник
  
  вводим:
  
  =Регионы
  

Теперь сформируем

выпадающий список

для столбца

Страна

(это как раз и будет желанный

Связанный список

).

• выделяем ячейки
  
  B
  
  5:
  
  B
  
  22
  
  ;
• вызываем инструмент
  
  Проверка данных;
  
• устанавливаем тип данных –
  
  Список
  
  ;
• в поле
  
  Источник
  
  вводим:
  
  =ДВССЫЛ(A5)
  

Важно, чтобы при создании правила

Проверки данных

активной ячейкой была

B5

, т.к. мы используем

относительную адресацию

.

Тестируем. Выбираем с помощью

выпадающего списка

в ячейке

A

5

Регион

–

Америка

, вызываем

связанный список

в ячейке

B

5

и балдеем – появился список стран для

Региона

Америка

:

США, Мексика

…

Теперь заполняем следующую строку. Выбираем в ячейке

A

6

Регион

–

Азия

, вызываем

связанный список

в ячейке

B

6

и опять балдеем:

Китай, Индия

…

Необходимо помнить, что в именах нельзя использовать символ пробела. Поэтому, при создании имен, вышеуказанным способом, он будет автоматически заменен на нижнее подчеркивание «_». Например, если вместо

Америка

(ячейка

В1

) ввести «

Северная Америка

» (соответственно подкорректировав ячейку

А2

), то после нажатия кнопки

Создать из выделенного фрагмента

будет создано имя «Северная_Америка». В этом случае формула

=ДВССЫЛ(A5)

работать не будет, т.к. при выборе региона «

Северная Америка

» функция

ДВССЫЛ()

не найдет соответствующего имени. Поэтому формулу можно подкорректировать, чтобы она работала при наличии пробелов в названиях

Регионов

:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(A5;» «;»_»))

.

Теперь о

недостатках

. При создании имен с помощью кнопки меню

Создать из выделенного фрагмента,

все

именованные диапазоны

для перечней

Стран

были созданы одинаковой длины (равной максимальной длине списка для региона Европа (5 значений)). Это привело к тому, что

связанные списки

для других регионов содержали пустые строки.

Конечно, можно вручную откорректировать диапазоны или даже вместо

Именованных диапазонов

создать

Динамические диапазоны

. Но, при большом количестве имен делать это будет достаточно трудоемко. Кроме того, при добавлении новых

Регионов

придется вручную создавать

именованные диапазоны

для их

Стран

.

Чтобы не создавать десятки имен, нужно изменить сам подход при построении

Связанного списка

. Рассмотрим этот подход в другой статье:

Расширяемый Связанный список

.

Выпадающий список уникальных значений. Автоматическое обновление выпадающего списка

Введение

Выпадающий список — это супер полезный инструмент, который способствует более комфортной работе с информацией. Он позволяет вместить в ячейку сразу несколько значений, с которыми можно работать, как и с любыми другими. Чтобы выбрать нужное, достаточно щелкнуть на значок стрелки, после чего отобразится перечень значений. После выбора конкретного, ячейка автоматически заполняется им.

Рассмотрим особенности создания выпадающих списков на примере:

Исходные данные:

• Список адресов в разных городах

Задача:

• Создать автоматически обновляемый выпадающий список уникальных городов
• На основе выбранного города, создать зависимый выпадающий список адресов

Мы будем двигаться поэтапно, уделяя внимание всем возможностям данного инструмента.

Скачать файлы из этой статьи

Рабочие файлы

Обзорное видео о работе с выпадающими списками в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!

Начнем с основ. Для того, чтобы создать выпадающий список потребуется список с данными и инструмент «Проверка данных».

Выбираем ячейку, в которой будем создавать выпадающий список. Далее переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем диапазон списка.

Выпадающий список готов!

Такой способ позволяет представить обычный диапазон в виде выпадающего списка. Повторы данных остались в списке (в диапазоне A2:A16 названия городов повторяются и в выпадающем списке они также повторяются). Это, конечно, не удобно. О том, как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel мы поговорим далее, пока остановимся на этом варианте.

Как создать зависимый выпадающий список в Excel?

Существует несколько вариантов. Один из них, это сочетание именованных диапазонов и функции ДВССЫЛ.

Именованный диапазон в Excel – это ячейка (или диапазон ячеек), которой присвоено имя.

Функция ДВССЫЛ в Excel преобразовывает текст в ссылку.

Способ 1: именованные диапазоны + функция ДВССЫЛ

Для начала создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.

Алгоритм создания именованного диапазона: выделяем диапазон, далее «Формулы» – «Задать имя».

У нас получится 5 именованных диапазона: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.

Обратите внимание, к именам диапазонов есть список требований. Например, в имени не могут содержаться пробелы, запятые, дефисы и прочие символы. Подробнее о создании именованных диапазонов и работе с ними мы говорим в нашем бесплатном курсе Основы Excel.

Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону мы укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.

Именованные диапазоны готовы.

Теперь выбираем ячейку для второго выпадающего списка, того, который будет зависимым. Переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем функцию: =ДВССЫЛ(D2), где D2 – это адрес ячейки с первым выпадающим списком городов.

В ячейке D2, которая используется в качестве аргумента функции ДВССЫЛ, находится текстовое выражение, которое совпадает с именем соответствующего именованного диапазона с названиями городов. В результате функция возвращает ссылку на соответствующий именованный диапазон.

Зависимый выпадающий список адресов готов.

Меняя значения в ячейке D2, меняются списки в ячейке E2. За исключением города Ростов-на-Дону. В выпадающем списке городов (ячейка D2), в названии используется дефис, а в именованном диапазоне – нижнее подчеркивание.

Чтобы устранить это несоответствие, перед тем как применять функцию ДВССЫЛ, обработаем значения функцией ПОДСТАВИТЬ.

Функция ПОДСТАВИТЬ заменяет определенный текст в текстовой строке на новое значение. Вместо: =ДВССЫЛ(D2) укажем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;"-";"_"))

То есть, мы проводим предварительную обработку значений, чтобы они соответствовали правилам написания имён. Если в названии города имеются дефисы, они будут заменены на нижнее подчеркивание.

Теперь зависимый выпадающий список работает и для города, содержащего в названии дефисы – Ростов-на-Дону. Вернемся к выпадающему списку городов.

Как автоматически обновить выпадающий список в Excel, при добавлении новых данных?

Для начала создадим из диапазона данных «умную» таблицу Excel. Сделать это можно сочетанием клавиш Ctrl+T.

Одним из полезных свойств умной таблицы является растягивающийся диапазон. То есть, если мы будем добавлять новые строки, они автоматически будут попадать в выпадающий список. Например, добавим новый город – Санкт-Петербург. И вот, он уже появился в нашем первом выпадающем списке.

Как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel?

Надоело смотреть на повторяющиеся названия городов в выпадающем списке. Реализуем выпадающий список так, чтобы названия городов в нем не повторялись. Для этого, добавим слева вспомогательный столбец. Мы дали ему название – «Уникальные».

И включим новый столбец в диапазон «умной» таблицы. «Конструктор» – «Размер таблицы». Вместо =$B$1:$C$17 указываем: =$A$1:$C$17

Визуально видно, что диапазон «умной» таблицы Excel расширился. Включать этот столбец в диапазон таблицы необходимо для того, чтобы при добавлении новых данных, пересчет уникальных городов происходил автоматически.

В ячейку А2 добавим формулу массива, которая будет формировать список уникальных городов:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС([Город];ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(A$1:A1; [Город]);0));"")

Чтобы Excel воспринял нашу формулу, как формулу массива, жмем Ctrl + Shift + Enter.

Получаем список уникальных городов, который при добавлении новых строк будет автоматически обновляться.

Из списка уникальных городов создадим именованный диапазон (мы назвали его — «Уникальные»), который затем используем в качестве источника для выпадающего списка городов.

«Проверка данных» – «Список». В источнике данных, вместо предыдущего диапазона с названиями городов =$B$2:$B$18, задаем имя – =Уникальные

Как видим, список уникальных значений мы получили, но в придачу у нас остались совершенно ненужные пустые строки из таблицы.

Чтобы их убрать, доработаем именованный диапазон «Уникальные». В диспетчере имен, вместо диапазона =Таблица1[Уникальные] используем: =СМЕЩ(Лист1!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Таблица1[Уникальные])-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Таблица1[Уникальные]))

где: Лист1!$A$2 – ячейка со значением первого пункта списка уникальных значений

Таблица1[Уникальные] – столбец с перечнем всех пунктов списка

Выпадающий список уникальных автоматически обновляемых значений готов.

Вернемся к зависимому списку с адресами. Выпадающий список городов теперь динамический, а вот адреса так и остались фиксированными именованными диапазонами.

Как сделать автоматически обновляемый зависимый список? Способ 2: СМЕЩ+ПОИСКПОЗ+СЧЁТЕСЛИ

Именованные диапазоны, которые мы до этого использовали в сочетании с функцией ДВССЫЛ можно удалить, далее они нам не пригодятся. Рассмотрим способ создания зависимого, автоматически обновляемого выпадающего списка.

В ячейку F2 (зависимый выпадающий список адресов) вместо: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(E2;"-";"_")) вставляем: =СМЕЩ($B$2;ПОИСКПОЗ(E2;$B$2:$B$18;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B$18;E2);1)

Для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы. Функция СМЕЩ будет динамически ссылаться только на ячейки адресов определенного города.

Аргументы функции:

Ссылка – берем первую ячейку нашего списка, т.е. $B$2

Смещение по строкам – считает функция ПОИСКПОЗ, которая выдает порядковый номер ячейки с выбранным городом (E2) в заданном диапазоне ($B$2:$B$18)

Смещение по столбцам = 1, т.к. мы хотим сослаться на адреса в соседнем столбце (С)

Высота – вычисляем с помощью функции СЧЁТЕСЛИ, которая подсчитывает количество встретившихся в диапазоне ($B$2:$B$18) нужных нам значений – названий городов (E2)

Ширина = 1, т.к. нам нужен один столбец с адресами

Готово! Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками. При необходимости можно скопировать выпадающие списки на строки ниже, они будут корректно работать. При копировании выпадающих списков обращайте внимание на адрес ссылок. Абсолютные ссылки остаются неизменными при копировании, относительные – меняют адрес ячеек относительно нового места.

С выпадающими списками в Google таблицах все немного иначе.

Выпадающий список в Google таблицах

В Google таблицах есть аналогичный инструмент для создания выпадающих списков – «Проверка данных».

Выделяем ячейку, в которой будем размещать выпадающий список.

«Данные» – «Настроить проверку данных» – «Значение из диапазона»

Важное отличие от проверки данных Excel в том, что инструмент «Проверка данных» в Google таблицах автоматически выдает уникальные значения, и значит, нам не придется создавать вспомогательный столбец с расчетами.

Зависимый выпадающий список в Google таблицах

Возвращаемся к двум основным способам, которые мы рассмотрели в Excel.

Способ 1: именованные диапазоны + ДВССЫЛ

Создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.

Выделяем ячейки – «Данные» – «Настроить именованные диапазоны»

Указываем имя и жмем готово. У нас получится 5 именованных диапазонов: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.

Также, как и в Excel, в Google таблицах к именам диапазонов есть список требований.

Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.

В Google таблицах мы не сможем подобно Excel задать функцию ДВССЫЛ в инструменте «Проверка данных». Поэтому, разместим результат функции ДВССЫЛ в пустых ячейках правее. Не забываем добавить обработку значений от дефисов функцией ПОДСТАВИТЬ. Подробнее о том, для чего это нужно, мы говорили ранее в примере Excel.

В ячейке F1 введем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;"_";"-"))

Последний штрих в создании зависимого выпадающего списка, в разделе «Настроить проверку данных», в качестве диапазона указываем список из столбца F:F.

При дальнейшей работе вспомогательный столбец F можно скрыть. Минус такого метода – отсутствие динамичности. Если мы добавим новый город и адрес, то они не появятся в созданных выпадающих списках. Но это решаемо!

Как автоматически обновить выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

В выпадающем списке городов, достаточно расширить диапазон и вместо =$A$2:$A$16 указать: =$A$2:$A. Теперь при добавлении нового города он автоматически появляется в выпадающем списке.

Как автоматически обновить зависимый выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

Для того, чтобы зависимый выпадающий список автоматически обновлялся с добавлением новых данных, воспользуемся функцией СМЕЩ.

В ячейке G6 укажем:

=СМЕЩ($A$2;ПОИСКПОЗ($D$7;$A$2:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A;$D$7);1)

Важно: для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы от А до Я, или от Я до А. Подробнее о том, как в данном случае работает функция СМЕЩ читайте выше в примере с Excel.

Заключительным этапом поместим результат функции СМЕЩ в диапазон выпадающего списка.

Скроем вспомогательные столбцы для удобства.

Работа выпадающих списков в Google таблицах хоть и схожа с Excel, но все же имеет свои отличительные особенности. Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками.

Заключение

Теперь Вам известны несколько способов, как создать выпадающие списки в Excel и Google таблицах. Смотрите примеры и создавайте нужные Вам выпадающие списки.

Изучить работу в программе Excel Вы можете на наших курсах: бесплатные онлайн-курсы по Excel

Пройдите бесплатный тест на нашем сайте, чтобы объективно оценить свой уровень владения инструментами и функциями программы Excel: пройти бесплатный тест

У нас Вы можете заказать выполнение задач по MS Excel и Google таблицам