Связать ячейки excel с powerpoint

Если вы используетеPowerPoint 2013 или более новую версию, можно связать данные из сохраненного листа Excel с презентацией PowerPoint. Таким образом, если данные на листе изменяются, их можно легко обновить в презентации PowerPoint.

Связывание всего листа Excel с PowerPoint

1. В PowerPoint на вкладке Вставка нажмите кнопку Объект.

   

2. В диалоговом окне Вставка объекта выберите пункт Создать из файла.

   

3. Нажмите кнопку Обзор, а затем найдите книгу Excel с нужными данными в окне Обзор.

4. Прежде чем закрывать окно Вставка объекта, установите флажок Связать и нажмите кнопку ОК.

   

   Важно: Связанный объект в презентации отображает все данные из активного верхнего листа в связанной книге Excel. При сохранении книги Excel убедитесь, что нужный лист в презентации отображается при первом открытии книги.

Связывание раздела данных в Excel с PowerPoint

1. В Excel откройте сохраненную книгу с данными, которые нужно вставить и связать.

2. Перетащите указатель мыши на область данных, с которой нужно связаться в PowerPoint, а затем на вкладке Главная щелкните или коснитесь кнопки Копировать.

3. В PowerPoint выберите слайд, на который нужно вставить скопированные данные листа.

4. На вкладке Главная нажмите стрелку под кнопкой Вставить и выберите пункт Специальная вставка.

   

5. В окне Специальная вставка установите переключатель Связать, а затем в поле Как выберите пункт Лист Microsoft Excel.

   

Копирование и вставка (без связи) данных Excel в PowerPoint

В таком случае данные Excel не будут связаны с презентацией PowerPoint. Данные копируются с листа Excel и вставляются в презентацию. Лист не будет автоматически отправлять обновления в PowerPoint.

1. Откройте в Excel книгу с данными, которые нужно скопировать.

2. Выделите область данных, которые нужно скопировать, а затем на вкладке Главная нажмите кнопку Копировать.

3. В PowerPoint выберите слайд, на который нужно вставить скопированные данные листа.

4. На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставка.

5. В разделе Параметры вставки выберите один из следующих вариантов. Наведите указатель мыши на каждый параметр Вставить, чтобы просмотреть предварительный просмотр того, как он будет выглядеть.

   	Использование стилей назначения для копирования данных в виде таблицы PowerPoint с использованием формата презентации
   	Сохранение исходного форматирования для копирования данных Excel в виде таблицы PowerPoint с использованием формата листа
   	Внедрение для копирования данных в виде сведений, которые можно изменить в Excel позже
   	Рисунок для копирования данных в виде рисунка, который нельзя изменить в Excel
   	Сохранение только текста для копирования всех данных в виде одного текстового поля

См. также

Копирование диаграммы Excel в другую программу Office

Вставка связанного листа

Чтобы вставить сохраненный лист Excel и связать его с PowerPoint слайдом, сделайте следующее:

Важно: Связанный объект в презентации отображает все данные с активного верхнего листа в связанной Excel книге.

1. В PowerPoint 2010 на вкладке Вставка в группе Текст щелкните Объект.

2. В диалоговом окне Вставка объекта выберите пункт Создать из файла.

3. Нажмите кнопку Обзор и в диалоговом окне Обзор найдите и выберите книгу Excel, содержащую сведения, которые нужно вставить, и нажмите кнопку ОК.

4. В диалоговом окне Вставка объекта выберите Ссылка и нажмите кнопку ОК.

Чтобы изменить связанный лист Excel, выполните одно из следующих действий:

• Чтобы изменить данные из Excel, щелкните правой кнопкой мыши объект на слайде, наведите указатель мыши на связанный лист объект и выберите Изменить.

• Чтобы обновить данные на слайде в соответствии с данными в исходном файле Excel, щелкните правой кнопкой мыши объект на слайде и выберите команду Обновить ссылку.

Вставка связанного выделения с листа

Чтобы вставить и связать выбранный фрагмент данных с сохраненного листа Excel, выполните следующие действия.

1. В Excel откройте книгу, содержащую данные, которые нужно вставить.

2. Выберите и скопируйте нужные данные.

   Сочетание клавиш    Чтобы скопировать данные, нажмите клавиши CTRL+C.

3. В PowerPoint 2010 щелкните слайд, куда нужно вставить скопированные данные листа.

4. На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставить и выберите Специальная вставка.

5. В диалоговом окне Специальная вставка в разделе Как выберите объект Листа Microsoft Excel.

6. Установите флажок Вставить ссылку и нажмите кнопку ОК.

Чтобы изменить выбор ячеек из связанного Excel листа, выполните одно из следующих действий:

• To edit the data from within Excel, right-click the object on the slide, point to Linked Worksheet Object, and select Edit.

• To update the data on the slide to match the data in the original Excel file, right-click the object on the slide, and click Update Link.

Копирование выделенного фрагмента ячеек на слайд

Чтобы скопировать выбранный фрагмент данных Excel на слайд PowerPoint, сделайте следующее:

Примечание: Данные, скопированные и вставленные на слайд PowerPoint, не обновляются автоматически при изменении данных в книге Excel. Сведения о связывании данных на слайде PowerPoint с исходным источником данных Excel см. в разделе «Вставка связанного фрагмента с листа» непосредственно выше.

1. В Excel откройте книгу, содержащую сведения, которые нужно скопировать.

2. Select and copy the data that you want.

   Сочетание клавиш    You can press CTRL+C to copy the data.

3. In PowerPoint 2010, click the slide where you want to paste the copied worksheet data.

4. На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставка.

5. В разделе Параметры вставки выполните одно из следующих действий.

   1. Выберите Сохранить исходное форматирование , если вы хотите скопировать данные в виде PowerPoint таблицы, но сохранить внешний вид исходного листа Excel.

   2. Выберите Использовать стиль назначения, если вы хотите скопировать данные в виде таблицы PowerPoint, но хотите, чтобы она предполагала внешний вид презентации PowerPoint.

   3. Выберите Внедрить, чтобы скопировать данные в виде сведений, которые можно изменить в PowerPoint.

   4. Выберите Рисунок , если вы хотите скопировать данные как нередактируемый рисунок.

   5. Выберите Сохранить только текст , если вы хотите скопировать все данные в виде одного текстового поля.

См. также

Вставка содержимого из других приложений

Копирование диаграммы Excel в другую программу Office

Была ли эта статья полезной?

Is this article up to date?

 

Любая презентация выглядит эффектнее и нагляднее, если в ней присутствуют такие элементы как таблицы и диаграммы. Но встроенные инструменты PowerPoint не имеют таких возможностей и не так удобны, как аналогичные инструменты Excel. Поэтому важно уметь вставить в слайды таблицы и диаграммы, созданные в Excel.

Сделать это можно с помощью внедрения или связывания.

Прежде всего нужно понимать, в чём различие между «связыванием» и «внедрением». 

Если нам не требуется (а иногда и нежелательно) обновлять в презентации таблицу или диаграмму, полученную из Excel, то используем внедрение. При этом на слайд помещается статическая копия данных, т.е. внедрённый объект становится частью презентации и уже никак не связан с источником данных. Размер файла презентации при этом, естественно, увеличивается.

Если же нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, следует использовать связывание. При этом на слайд помещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные на слайде также изменятся.

Рассмотрим разные способы связывания и внедрения.

1. ЧЕРЕЗ БУФЕР ОБМЕНА

Все мы знаем, что работа с буфером обмена осуществляется с помощью команд Копировать/Вставить. Но следует отметить, что в презентациях действие команды Вставить различается для таблиц и диаграмм.

Если Вы в файле Excel выделили таблицу, выполнили команду Копировать, перешли на слайд и дали команду Вставить, то таблица вставится как таблица PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, но по умолчанию связь с источником установлена не будет. То есть произойдёт внедрение.

Если же Вы все те же действия выполните с диаграммой, то диаграмма вставится как диаграмма PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, и по умолчанию будет установлена связь с источником. То есть произойдёт связывание.

Если мы хотим изменить параметры вставки, принятые по умолчанию, нам придётся использовать Специальную вставку. Для этого выделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, выполняем команду Копировать, переходим на слайд и даём команду Специальная вставка. Размещение этой команды зависит от версии PowerPoint.

В версиях до PowerPoint 2003 включительно она находится в меню Правка. Начиная с PowerPoint 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная. 

Диалоговое окно Специальная вставка выглядит следующим образом:

если вставляется таблица

если вставляется диаграмма

В обоих случаях в этом диалоговом окне можно установить переключатель Вставить/Связать, а также выбрать формат вставляемого объекта.

Кроме того, начиная с PowerPoint 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки, с помощью которой можно выбрать варианты внедрения или связывания.

При вставке таблиц доступны только варианты внедрения

А при вставке диаграмм — как внедрения, так и связывания

2. СОЗДАНИЕ НОВОГО ОБЪЕКТА

Чтобы создать на слайде таблицу или диаграмму средствами Excel, на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,

 для версий старше PowerPoint 2007 выполняем команду меню Вставка — Объект

 и в раскрывшемся диалоговом окне ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК 

После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.

Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel. 

Таким образом, мы можем внедрить таблицу Excel и работать с ней, используя все возможности этой программы, прямо на слайде.

Если мы хотим создать внедрённую диаграмму, то в диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание выбираем строчку Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором — исходные данные для неё, которые следует заменить своими исходными данными.

После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.

3. СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТА ИЗ ФАЙЛА

Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне ставим переключатель Создать из файла. С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel. При этом обращаем внимание на флажок Связать. Если он не установлен, то произойдет внедрение таблицы или диаграммы на слайд, если же флажок установить, то будет связывание. Нажимаем ОК.

На слайд вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги.

Пожалуй, стоит несколько подробнее остановиться на различиях «в поведении» внедрённых и связанных таблиц и диаграмм, созданных из файла.

Если объект внедрён, т.е. связь с источником не установлена, то двойной щелчок мыши по объекту приведёт к переходу в режим редактирования. При этом лента (меню) PowerPoint заменится на ленту (меню) Excel со всеми инструментами, но сам внедрённый объект мы будем видеть на слайде в характерной штриховой рамке.

Если же таблица или диаграмма связана с источником, то при двойном щелчке мышкой для редактирования откроется файл-источник в отдельном окне Excel.

После изменений, внесенных в файл-источник, мы его сохраняем, и тогда эти изменения отражаются на слайде в связанной таблице или диаграмме.

Изначально PowerPoint подгоняет размеры вставляемой таблицы или диаграммы таким образом, чтобы они полностью разместились на слайде. Из-за этого большие таблицы могут быть настолько уменьшены, что окажутся нечитаемыми. Если мы хотим, например, чтобы на слайде отобразилась часть таблицы, то следует научиться изменять размеры отображаемого объекта. Размерами внедрённого объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования внедренного объекта. 

В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования внедренного объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.

Было

Стало

Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок.

Было

Стало

Совет. Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.

При открытии файла со связанными таблицами или диаграммами появляется диалоговое окно с предложением обновить связи.

Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Отмена.

Если выбран вариант Обновить связи, то данные в презентации обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel.

Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи.

Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Изменить источник, а также Разорвать связь, если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или вручную.

В версии до PowerPoint 2007 это диалоговое окно открывается при выполнении команды меню Правка — Связи. 

В PowerPoint 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить — Изменить ссылки на файлы. 

Начиная с PowerPoint 2010 для этого выбираем вкладку Файл — Сведения — Связанные документы — Изменить связи с файлами.

ПРИМЕРЫ

 

Иногда вы хотите включить данные в электронную таблицу Excel в презентацию Microsoft PowerPoint. Есть несколько способов сделать это, в зависимости от того, хотите ли вы поддерживать соединение с исходным листом Excel. Давайте взглянем.

В чем разница между компоновкой и встраиванием?

На самом деле у вас есть три варианта включения электронной таблицы в презентацию PowerPoint. Во-первых, просто скопируйте эти данные из электронной таблицы, а затем вставьте их в целевой документ. Это работает хорошо, но все, что на самом деле делает, это конвертирует данные в простую таблицу в PowerPoint. Вы можете использовать основные инструменты форматирования таблиц PowerPoint на нем, но вы не можете использовать какие-либо функции Excel после преобразования.

Хотя иногда это может быть полезно, два других ваших варианта – связывание и встраивание – гораздо более эффективны, и мы собираемся показать вам, как это сделать в этой статье. И то и другое очень похоже, потому что в итоге вы вставляете настоящую электронную таблицу Excel в целевую презентацию. Он будет выглядеть как лист Excel, и вы можете использовать инструменты Excel для управления им. Разница заключается в том, как эти два параметра обрабатывают их связь с этой исходной электронной таблицей Excel:

• Если вы связываете лист Excel в презентации, целевая презентация и исходный лист Excel сохраняют соединение. Если вы обновите файл Excel, эти обновления будут автоматически отражены в целевой презентации.
• Если вы внедрите лист Excel в презентацию, это соединение разорвано. Обновление исходного листа Excel не приводит к автоматическому обновлению данных в целевой презентации.

Конечно, у обоих методов есть свои преимущества. Одним из преимуществ связывания документа (кроме поддержания соединения) является то, что он уменьшает размер файла презентации PowerPoint, поскольку данные в основном все еще хранятся в листе Excel и отображаются только в PowerPoint. Одним из недостатков является то, что исходный файл электронной таблицы должен оставаться в том же месте. Если это не так, вам придется связать его снова. А поскольку он опирается на ссылку на исходную электронную таблицу, он не очень полезен, если вам нужно распространять презентацию среди людей, у которых нет доступа к этому местоположению.

Встраивание этих данных, с другой стороны, увеличивает размер представления, потому что все эти данные Excel фактически встроены в файл PowerPoint. Есть несколько явных преимуществ для встраивания. Например, если вы распространяете эту презентацию среди людей, которые могут не иметь доступа к исходному листу Excel, или если презентация должна показывать этот лист Excel в определенный момент времени (а не обновляться), встраивая (и нарушая подключение к исходному листу) имеет больше смысла.

Итак, учитывая все это, давайте посмотрим, как связать и вставить лист Excel в Microsoft PowerPoint.

Как связать или вставить лист Excel в Microsoft PowerPoint

Связывание или встраивание рабочего листа Excel в презентацию PowerPoint на самом деле довольно простое, и процесс выполнения любого из них практически идентичен. Начните с открытия листа Excel и презентации PowerPoint, которую вы хотите редактировать одновременно.

В Excel выберите ячейки, которые вы хотите связать или встроить. Если вы хотите связать или внедрить всю рабочую таблицу, нажмите на поле в месте соединения строк и столбцов в верхнем левом углу, чтобы выбрать весь лист.

Скопируйте эти ячейки, нажав CTRL + C в Windows или Command + C в macOS. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши любую выбранную ячейку, а затем выбрать опцию «Копировать» в контекстном меню.

Теперь переключитесь на свою презентацию PowerPoint и щелкните, чтобы поместить точку вставки туда, куда вы хотите поместить связанный или встроенный материал. На вкладке «Главная» ленты нажмите стрелку вниз под кнопкой «Вставить», а затем выберите команду «Специальная вставка» в раскрывающемся меню.

Откроется окно «Специальная вставка». И именно здесь вы найдете единственный функционал, отличный от процессов связывания или встраивания файла.

Если вы хотите встроить свою электронную таблицу, выберите параметр «Вставить» слева. Если вы хотите связать свою электронную таблицу, выберите параметр «Вставить ссылку». Серьезно, вот и все. Этот процесс в остальном идентичен.

Какой бы вариант вы ни выбрали, затем выберите «Объект Microsoft Excel Worksheet» в поле справа и нажмите кнопку «ОК».

И вы увидите свой лист Excel (или выбранные ячейки) в своей презентации PowerPoint.

Если вы связали данные Excel, вы не можете редактировать их непосредственно в PowerPoint, но вы можете дважды щелкнуть в любом месте на них, чтобы открыть исходный файл электронной таблицы. И любые обновления, которые вы вносите в эту исходную электронную таблицу, затем отражаются в вашей презентации PowerPoint.

Если вы внедрили данные Excel, вы можете редактировать их непосредственно в PowerPoint. Дважды щелкните в любом месте таблицы, и вы останетесь в том же окне PowerPoint, но лента PowerPoint будет заменена лентой Excel, и вы сможете получить доступ ко всем функциям Excel. Это круто.

А если вы хотите прекратить редактирование электронной таблицы и вернуться к элементам управления PowerPoint, просто щелкните в любом месте за пределами электронной таблицы.

I linked Excel data to a ppt deck and I want to edit the format of that linked data in the ppt, while keeping the data from the Excel cell and not altering the formatting of the Excel cell itself.

I linked an Excel cell to a PowerPoint deck using:

1. Ctrl+c+cell
2. Make text box in PPT
3. Paste special
4. Select paste link, select Microsoft excel worksheet object. This creates an image of the cell linked from Excel in the ppt.

Current Result:

In Excel: C2 = 800, is blue, with border, Calibri font

In PPT, after I linked to C2 to a textbox, I that textbox has the same value of 800, is blue, with border, Calibri font

Desired Result:

In Excel: C2 = 800, is blue, with border, Calibri font

In PPT, after I linked to C2 to a textbox, I want that textbox to have the same value of 800, be green, without border, Time New Roman font

I am open to all solutions ranging from clicking buttons to making a macro in VBA.