Связать excel с базой данных

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».

Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.

В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.

В этой статье

  • Общее представление об импорте данных из Excel

  • Импорт данных из Excel

  • Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

  • Связывание с данными Excel

  • Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Общее представление об импорте данных из Excel

Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.

Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access

  • Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.

  • В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.

  • Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.

Первый импорт данных из Excel

  • Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.

  • При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Импорт данных из Excel

В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.

Подготовка листа

  1. Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.

    Определение именованного диапазона (необязательно)

    1. Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.

    2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.

    3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.

    4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.

      Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.

  2. Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

    Элемент

    Описание

    Число столбцов

    Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.

    Пропуск столбцов и строк

    В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать.

    Смещ_по_строкам    В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки.

    Столбцы.    В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.

    Табличный формат

    Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.

    Пустые столбцы, строки и ячейки

    Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

    Значения ошибок

    Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

    Тип данных

    Чтобы избежать ошибок во время импорта, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Access сканирует первые восемь строк источника, чтобы определить тип данных полей в таблице. Настоятельно рекомендуется убедиться, что первые восемь строк источника не смешивают значения различных типов данных ни в одной из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных.

    Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.

    1. Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

    2. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый.

    3. Нажмите кнопку ОК.

    Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

    Первая строка

    Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта.

    Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.

  3. Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.

Подготовка конечной базы данных

  1. Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.

    -или-

    Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.

    Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.

  2. Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.

    Создание новой таблицы.    Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.

    Добавление в существующую таблицу.    При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.

    Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.

    • Первая строка.    Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.

    • Отсутствующие или лишние поля.    Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.

      Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

    • Первичный ключ.    Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.

    • Индексированные поля.    Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.

      Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.

Запуск операции импорта

  1. Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

    • Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.

    Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.

  2. В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.

    -или-

    Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.

  3. Укажите способ сохранения импортируемых данных.

    Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

    Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.

    Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.

Использование мастера импорта электронных таблиц

  1. На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

  2. На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

  3. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.

    Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.

    Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.

  4. Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.

    • Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.

      В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

    • Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.

    • Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.

      Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.

  5. На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.

  6. На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access появится запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку « Да «, чтобы продолжить, или «Нет», чтобы указать другое имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку « Готово», чтобы импортировать данные.

    Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.

  7. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.

Сведения о том, как сохранить спецификацию, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.

Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.

Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

  • Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.

  • Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.

В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.

Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.

Проблема

Решение

Графические элементы

Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.

Вычисляемые значения

Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.

Многозначные поля

При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

Усеченные данные

В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Формат отображения

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.

  • После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.

  • Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.

Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.

Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Значения дат, сдвинутые на 4 года

Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. Excel для Windows может использовать две системы дат:

  • Система дат 1904 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 0 до 63 918), соответствующие датам с 1 января 1904 г. по 31 декабря 2078 г.

  • Система дат 1900 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 1 до 65 380), соответствующие датам с 1 января 1900 г. по 31 декабря 2078 г.

Вы можете задать систему дат в excel Options: File > Options > Advanced> Use 1904 date system.

Примечание    При импорте из книги XLSB всегда используется система дат 1900 независимо от параметра системы дат.

Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.

Excel для macintosh использует только систему дат 1904.

Пустые значения

В конце операции импорта может отобразится сообщение об ошибке с данными, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразится, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь строк источника содержат значения различных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия:

  • Отформатируйте исходные столбцы.

  • Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.

  • В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.

Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.

Тип отсутствующих значений

Конечный объект импорта

Тип целевого поля

Решение

Текст

Новая таблица

Поле даты

Замените все текстовые данные значениями дат и повторите попытку импорта.

Текст

Существующая таблица

Числовое поле или поле даты

Замените все текстовые данные значениями, соответствующими типу данных конечного поля, и повторите попытку импорта.

Значения дат, замененные числовыми значениями

Случайные пятизначные числа отображаются вместо фактических значений дат в указанных ниже случаях.

  • Исходный столбец на листе содержит только числовые значения в первых восьми строках, но содержит некоторые значения даты в последующих строках. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.

  • Некоторые из первых восьми строк содержат значения дат, которые импортируются в числовые поля. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.

    Чтобы избежать этой проблемы, замените значения дат числовыми значениями в исходном столбце и повторите попытку импорта.

    Если столбец содержит преимущественно значения дат и несколько текстовых значений, в некоторых случаях все значения дат отображаются как случайные пятизначные числа. Чтобы избежать этой проблемы, замените текстовые значения значениями дат и попробуйте выполнить операцию импорта повторно.

Числовые значения, замененные значениями даты

Случайные значения даты отображаются вместо фактических числовых значений в указанных ниже случаях.

  • Исходный столбец содержит только значения даты в первых восьми строках, но содержит некоторые числовые значения в последующих строках. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

  • Некоторые из первых восьми строк содержат числовые значения, импортируемые в поля дат. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этой проблемы, замените числовые значения значениями дат в исходном столбце и повторите попытку импорта.

Кроме того, может потребоваться просмотреть таблицу ошибок, о которой говорится на последней странице мастера, в режиме таблицы. Эта таблица содержит три поля: «Ошибка», «Поле» и «Строка». В каждой ее строке содержатся сведения об определенной ошибке, и данные в поле «Ошибка» можно использовать при разрешении вопросов.

Строки ошибок и советы по устранению неполадок

Ошибка

Описание

Обрезка полей

Значение в поле превышает размер, заданный свойством FieldSize этого поля.

Ошибка преобразования типа

Значение на листе не соответствует типу данных поля. Это значение может быть заменено пустым или неверным значением в конечном поле. Дополнительные сведения об устранении этой проблемы см. в предыдущей таблице.

Нарушение уникальности ключа

Значение первичного ключа записи совпадает со значением, уже имеющимся в таблице.

Нарушение условия на значение

Значение не соответствует правилу, заданному для этого поля или таблицы с помощью свойства ValidationRule.

Пустое значение в обязательном поле

Данное поле не может иметь пустое значение, поскольку его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Да.

Пустое значение в поле счетчика

Импортируемые данные содержат пустое значение (NULL), и была выполнена попытка добавить его в поле счетчика.

Неинтерпретируемая запись

Текстовое значение содержит знак разделителя (как правило, это прямые кавычки). Если значение содержит знак разделителя, он должен содержаться в текстовом файле дважды, например:

Диаметр 4 1/2″»

К началу страницы

Связывание с данными Excel

Связав базу данных Access с данными другой программы, можно использовать инструменты запросов и отчетов Access без обслуживания копии данных Excel в базе данных.

При связывании с листом или именованным диапазоном Excel в Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения, вносимые в исходные ячейки в Excel, отражаются в связанной таблице. При этом изменить содержимое соответствующей таблицы в Access невозможно. Если требуется добавить, изменить или удалить данные, изменения необходимо внести в исходный файл.

Стандартные сценарии связывания с листом Excel из Access

Обычно связывание с листом Excel (вместо импорта) выполняют по указанным ниже причинам.

  • Требуется хранить данные в листах Excel с возможностью использовать удобные функции запросов и отчетов Access.

  • В отделе или рабочей группе используется Access, однако приходится также работать с внешними источниками данных, такими как листы Excel. Создавать копии внешних данных нецелесообразно, однако необходимо работать с данными в Access.

Первое связывание с листом Excel

  • В Excel невозможно создать связь с базой данных Access.

  • При связывании с файлом Excel в Access создается новая таблица, которая называется также связанной таблицей. В ней отображаются данные исходного листа или именованного диапазона; при этом они не сохраняются в базе данных.

  • Данные Excel невозможно связать с существующей таблицей базы данных. Это означает, что операция связывания не позволяет добавлять данные в существующую таблицу.

  • База данных может содержать несколько связанных таблиц.

  • Все изменения данных в Excel автоматически отражаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы Access доступны только для чтения.

  • При открытии книги Excel в Access (для этого в диалоговом окне Открытие файла необходимо выбрать в поле со списком Тип файлов значение Microsoft Excel и выбрать нужный файл) в Access создается пустая база данных и автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей.

Подготовка данных Excel

  1. Найдите файл Excel и лист или диапазон, содержащий нужные данные. Если нет необходимости создавать связь со всем листом, можно определить именованный диапазон, включающий только нужные ячейки.

    Создание именованного диапазона в Excel (необязательно — целесообразно лишь для связывания отдельных данных на листе)

    1. Перейдите в Excel и откройте лист, в котором нужно определить именованный диапазон.

    2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, на которые необходимо создать ссылку.

    3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.

    4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.

      Имейте в виду, что в ходе одной операции связывания можно создать связь лишь с одним листом или диапазоном. Чтобы создать связь с несколькими местами в книге, следует повторить операцию связывания для каждого листа или диапазона.

  2. Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

    Элемент

    Описание

    Табличный формат

    Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.

    Пропуск столбцов и строк

    Во время операции связывания нельзя пропустить исходные столбцы и строки. Однако можно скрыть поля и отфильтровать записи, открыв связанную таблицу в режиме таблицы после их импорта в Access.

    Число столбцов

    Число исходных столбцов не должно превышать 255, т.к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.

    Пустые столбцы, строки и ячейки

    Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа Excel или диапазона. При наличии пустых ячеек попытайтесь добавить отсутствующие данные.

    Значения ошибок

    Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, исправьте эти значения до начала операции импорта. Имейте в виду, что если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, в Access в соответствующее поле таблицы вставляется пустое значение.

    Тип данных

    Изменить тип данных и размер полей в связанной таблице невозможно. Перед началом связывания следует проверить тип данных в каждом столбце.

    Настоятельно рекомендуется отформатировать все столбцы, которые содержат значения с разными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.

    1. Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

    2. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат.

    3. Нажмите кнопку ОК.

    Первая строка

    Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, можно указать, что приложение Access должно в ходе связывания обрабатывать данные в первой строке как имена полей. Если лист не содержит имен или какое-либо имя столбца не соответствует правилам именования полей в Access, каждому полю назначается допустимое имя.

  3. Закройте исходный файл, если он открыт.

Подготовка конечной базы данных

  1. Откройте базу данных, в которой требуется создать связь. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что у вас есть права на внесение в нее изменений.

  2. Если вы не хотите хранить ссылку ни в какой из существующих баз данных, создайте пустую базу данных: перейдите на вкладку «Файл», нажмите кнопку «Создать» и выберите пункт «Пустая база данных». Обратите внимание: если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт Создать.

После этого можно начать операцию связывания.

Создание связи

  1. Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

    • Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.

    Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.

  2. В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя исходного файла Excel.

  3. Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку ОК.

    Откроется мастер связи с электронной таблицей, который поможет выполнить связывание.

  4. На первой странице мастера выберите лист или именованный диапазон с нужными данными и нажмите кнопку Далее.

  5. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов. В Access эти заголовки столбцов используются в качестве имен полей в таблице. Если имя столбца включает специальные знаки, его невозможно использовать как имя поля в Access. В таких случаях отображается сообщение об ошибке, в котором говорится, что полю в Access будет назначено допустимое имя. Нажмите кнопку ОК для продолжения.

  6. На последней странице мастера укажите имя связанной таблицы и нажмите кнопку Готово. Если таблица с указанным именем уже существует, будет предложено перезаписать существующую таблицу или запрос. Нажмите кнопку Да, чтобы перезаписать таблицу или запрос, или кнопку Нет, чтобы указать другое имя.

    Приложение Access попытается создать связанную таблицу. В случае успешного завершения операции появится сообщение Завершено связывание таблицы. Откройте связанную таблицу и просмотрите поля и данные, чтобы убедиться в их правильности.

    При наличии ошибок или неверных данных необходимо устранить ошибки в исходных данных. Дополнительные сведения об устранении ошибок или неверных значений см. в следующем разделе.

К началу страницы

Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Даже если появится сообщение Завершено связывание таблицы, откройте таблицу в режиме таблицы и убедитесь, что строки и столбцы содержат правильные данные.

При наличии в таблице ошибок или неверных данных необходимо выполнить действия, описанные в приведенной ниже таблице, и повторить попытку связывания. Следует помнить, что добавить значения непосредственно в связанную таблицу невозможно, т.к. она доступна только для чтения.

Проблема

Решение

Графические элементы

Графические элементы листов Excel, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не могут быть включены в связь с Aсcess.

Формат отображения

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора.

Вычисляемые значения

В Access в соответствующем поле отображаются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не формула (выражение).

Усеченные текстовые значения

Увеличьте ширину столбца в режиме таблицы. Если даже после этого значение не отображается целиком, возможно, его длина превышает 255 знаков. В Access связывание возможно только для первых 255 знаков, поэтому вместо связывания следует выполнить импорт данных.

Сообщение о переполнении числового поля

Даже если таблица кажется правильной, впоследствии при выполнении запроса с использованием этой таблицы может быть выведено сообщение об ошибке Переполнение числового поля. Это может объясняться конфликтом между типом данных поля в связанной таблице и типом данных, хранящихся в этом поле.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access в связанной таблице для этого столбца создается логическое поле. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 или 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле, тип данных которого невозможно изменить в таблице. Если требуется, чтобы в связанной таблице было создано логическое поле, убедитесь, что исходный столбец содержит значения TRUE и FALSE.

Многозначные поля

В Access многозначные поля не поддерживаются, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

#Число!

В Access значение ошибки #Число! отображается в полях вместо данных в указанных ниже случаях.

  • Если исходный столбец, который содержит в основном текстовые значения, включает также несколько числовых значений или значений дат, числовые значения и значения дат не импортируются.

  • Если исходный столбец, который содержит в основном числовые значения, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются.

  • Если исходный столбец, который содержит в основном значения дат, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются.

Чтобы свести к минимуму число пустых значений в таблице, выполните указанные ниже действия.

  1. Убедитесь, что исходный столбец не содержит значения с разными типами данных.

  2. Отформатируйте столбцы на листе Excel.

  3. Во время операции связывания выберите нужный тип данных для каждого поля. Если тип данных неправильный, результирующий столбец может содержать только #Num! Значения для всех строк данных.

Числовые значения, замененные значениями дат

Если поле содержит случайные пятизначные числа, проверьте исходный столбец с числовыми значениями на наличие значений дат. Значения дат в числовых столбцах преобразуются в числа. Замените значения дат числовыми значениями и повторите попытку связывания.

Значения дат, замененные числовыми значениями

Если поле содержит случайные значения дат, проверьте исходный столбец со значениями дат на наличие числовых значений. Числовые значения в столбцах дат преобразуются в даты. Замените числовые значения значениями дат и повторите попытку связывания.


К началу страницы

Источник

Бывают ситуации, когда на рабочей станции отсутствуют такие средства взаимодействия с БД как: MS SQL Server Management Studio, Aquafold Aqua Data Studio, DBeaver и т.п., а вероятность их установки в краткосрочной перспективе близка к нолю. В то же время, присутствует острая необходимость подключения к этой самой БД и работы с данными. Как оказалось, на помощь может прийти старый добрый MS Excel.

В моем случае требовалось подключиться к MS SQL Server, однако, MS Excel умеет устанавливать соединение не только с ним, но и с большинством современных БД: MySQL, PostgreeSQL, IBM DB2 и даже Oracle и Teradata, а также с файлами данных CSV, XML, JSON, XLS(X), MDB и другими.

Теперь немного о действиях, совершенных мной с целью подключения к базе:

В новой книге на ленте выбираем «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Из других источников» -> «(4) С сервера SQL Server».

Далее, в окне Мастера подключения к данным, заполняем «(1) Имя сервера» -> «(2) Учетные сведения»[ -> «(3) Имя пользователя» и «Пароль»]. Таким образом, мы сообщаем MS Excel, с каким сервером мы хотим установить соединение и какой метод аутентификации хотим использовать. Я использовал «проверку подлинности Windows», но возможно также указать учетные данные отличные от установленных в Windows.

Выбираем целевую «(1) Базу данных» -> «(2)(3) Определенную таблицу» или «Несколько таблиц» или же базу в целом (тогда оба «чекбокса» оставляем пустыми).

После всех проделанных манипуляций, Мастер подключения предложит сохранить файл подключения. Потребуется задать «(1) Имя файла». Желательно также указать «(2) Описание» и «(3) Понятное имя файла», чтобы спустя время было понятно какой файл подключения к какой базе или таблице обращается.

Теперь выбрать созданное подключение можно будет следующим образом: «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Существующие подключения».

Открыв только что созданное подключение, в случае если вы соединялись с базой в целом, MS Excel опять предложит выбрать одну или несколько конкретных таблиц:

Определив таблицы, MS Excel предложит выбрать «(1) Способ представления данных» и «(2) Куда следует поместить данные». Для простоты я выбрал табличное представление и размещение на уже имеющемся листе, чтобы не плодить новые. Далее следует нажать на «(3) Свойства».

В свойствах подключения, нужно перейти на вкладку «(1) Определение». Здесь можно выбрать «(2) Тип команды». Даже если требуется выгружать лишь одну таблицу без каких-либо связей, настоятельно рекомендую выбрать SQL команду, чтобы иметь возможность ограничить размер выгружаемой таблицы (например, с помощью TOP(n)). Так, если вы попытаетесь выгрузить целиком таблицу базы, это может привести в лучшем случае к замедлению работы MS Excel, а в худшем к падению программы, к тому же – это необоснованная нагрузка на сам сервер базы данных и на сеть. После того как «(3) Текст команды» будет введен и нажата кнопка «ОК», MS Excel предложит сохранить изменения запроса – отвечаем положительно.

В итоге получаем данные прямо из базы, что и требовалось.

Теперь наше подключение будет находиться в книге и доступно в меню «(1) Данные» -> «(2) Подключения».

Как видно из кнопок формы, здесь мы можем:

«(1) Добавить» в книгу новое подключение из уже существующих;

«(2) Удалить» подключение из книги;

Отредактировать «(3) Свойства» подключения;

«(4) Обновить» данные, предоставляемые подключением.

Подытоживая весь вышеописанный опыт, хочется сказать, что конечно же по функционалу и кругу решаемых задач MS Excel не сравнится с такими системами как MS SQL Server Management Studio, Oracle SQL Developer и подобными. Но, в условиях ограниченного времени и доступных инструментов, при необходимости быстро получить доступ к данным из базы, MS Excel вполне справляется.

Источник

На работе встретился с такой задачей «Надо сделать отчет, который брал бы данные из MySQL и закидывал его в таблицу Excel».
Ну вот я сейчас и опишу процесс конекта.
Есть:
1. Сервер MySQL
2. База данных на MySQL
3. Microsoft Excel 2010

Начнем:
1. Самое первое что нужно сделать, это установить MySQL Connector, актуальную версию можно скачать здесь
2. Нужно создать источник данных, идем вот сюда Панель управления — Администрирование — Источники данных (ODBC)
2.1. Вкладка Пользовательский DSN — Добавить — MySQL ODBC 5.1 Driver (должен появиться после манипуляций с п.1)
2.2. Откроется окно настройки источника, там в поле Data Source Name нужно написать имя сервера MySQL, порт оставляем стандартным (если вы при установке сервера не указали иной), User — имя пользователя, скорее всего root, Password — пароль, Database — тут можно указать базу, к которой подключаться, если все правильно на начальных этапах, то в выпадающем списке уже появятся существующие БД на сервере.
2.3. Ок. Источник данных создан.
3. Теперь необходимо создать строку подключения.
3.1. В любом месте компьютера создайте текстовый файл и переименуйте его в тип файла .udl
3.2. В открывшемся окне Использовать источник данных — выбрать ранее созданный источник данных (п. 2), ввести Пользователь и Пароль, жмем Ок.
3.3. Теперь созданный файл надо открыть с помощью Блокнот’а и там будет что-то подобное:
[oledb]
; Everything after this line is an OLE DB initstring
Provider=MSDASQL.1;Persist Security Info=False;User ID=root;Data Source=MySQL
то, что начинается с Provider и до MySQL и есть строка подключения, т.е. Provider=MSDASQL.1;Persist Security Info=False;User ID=root;Data Source=MySQL она нам понадобиться при настройке Excel.
4. Теперь скачиваем специально подготовленный мной документ Excel
5. Открываем, возможно будет ругаться из-за того, что у вас сервер отличный от моего.
6. Идем на вкладку Данные — Параметры — Источник данных — Свойства подключения — Вкладка Определения.
6.1. Вводим Строка подключения, которая у нас появилась ранее (п. 3.3.), вводим текст SQL команды и жмем Ок.

Все, если все правильно было сделано, то в правой части должны появиться поля, которые вы хотели выбрать. Советую на сервере протестировать синтаксис и правильность своего SQL запроса, чтобы не появлялись дополнительные вопросы. Лично я работаю с MySQL через HeidiSQL, там сделал запрос, а потом просто скопировал его в Excel.

Источник
 

mlm1

Пользователь

Сообщений: 117
Регистрация: 01.01.1970

Добрый день  
Подскажите как связать excel и access  

  В access файле — название, цена  

  В excel — должно получиться —    
в каждой ячейке можно выбирать товар по наименованию — и соответсвенно проставляется цена в определенную ячейку
 

Через MS Query  
для Excel 2003: Данные / Импорт внешних данных / Создать запрос

Удивление есть начало познания © Surprise me!
И да пребудет с нами сила ВПР.

 

mlm1

Пользователь

Сообщений: 117
Регистрация: 01.01.1970

{quote}{login=Ёксель-моксель}{date=18.08.2011 02:06}{thema=}{post}Через MS Query  
для Excel 2003: Данные / Импорт внешних данных / Создать запрос{/post}{/quote}  

  Делаю но наверное не то  

  мне нужно что бы я мог выбирать (например из выпадающнго списка или вводом полностью названия) в excel  

  в ячейке необходимо что бы отражались только что я выбрал а вся база  

  например мне надо выбрать только одно значение я- его выбираю и соответсвенно выбирается цена (и вписывается в определенную ящейку)
 

Данные (название, цена) при помощи MS Query выдёргиваете из Access и вставляете на лист Excel (они остаются динамически связанными с Access). Потом в Excel создаёте выпадающий список для наименования и ВПР для цены.

Удивление есть начало познания © Surprise me!
И да пребудет с нами сила ВПР.

 

mlm1

Пользователь

Сообщений: 117
Регистрация: 01.01.1970

{quote}{login=Ёксель-моксель}{date=18.08.2011 02:27}{thema=}{post}Данные (название, цена) при помощи MS Query выдёргиваете из Access и вставляете на лист Excel (они остаются динамически связанными с Access). Потом в Excel создаёте выпадающий список для наименования и ВПР для цены.{/post}{/quote}  

  спасибо попробую
 

nerv

Пользователь

Сообщений: 3071
Регистрация: 22.12.2012

{quote}{login=Ёксель-моксель}{date=18.08.2011 02:27}{thema=}{post}Данные (название, цена) при помощи MS Query выдёргиваете из Access и вставляете на лист Excel (они остаются динамически связанными с Access). Потом в Excel создаёте выпадающий список для наименования и ВПР для цены.{/post}{/quote}При этом Access должен быть открыт?
 

Насколько знаю — открыт Access или нет — всё равно. При импорте данных в Excel обновление  настраивается (фоновое обновление, обновление при открытии файла и т.д.)

Удивление есть начало познания © Surprise me!
И да пребудет с нами сила ВПР.

 

проще сделать сводную таблицу, указав источником базу accsess (2007: Меню-данные — из acsess)
 

mlm1

Пользователь

Сообщений: 117
Регистрация: 01.01.1970

{quote}{login=mlm1}{date=18.08.2011 03:17}{thema=Re: }{post}{quote}{login=Ёксель-моксель}{date=18.08.2011 02:27}{thema=}{post}Данные (название, цена) при помощи MS Query выдёргиваете из Access и вставляете на лист Excel (они остаются динамически связанными с Access). Потом в Excel создаёте выпадающий список для наименования и ВПР для цены.{/post}{/quote}  

  спасибо попробую{/post}{/quote}  

  Ёксель-моксель  

  если будет время — можите сделать пример на 1-3 записи  

  а то что то не получается  

  использую 2007
 

R Dmitry

Пользователь

Сообщений: 3103
Регистрация: 22.12.2012

Excel,MSSQL,Oracle,Qlik

#10

19.08.2011 00:28:54

лучше всего при загрузке excel загружать справочники из access, а затем уже использовать стандартные ср-ва excel.  
При каждом движении excel тянуть данные из БД , не правильно.  
___________  
а по поводу примера лучше его все же Вам набросать, может и другие идеи у форумчан появятся.

Спасибо

 

mlm1

Пользователь

Сообщений: 117
Регистрация: 01.01.1970

{quote}{login=R Dmitry}{date=19.08.2011 12:28}{thema=}{post}лучше всего при загрузке excel загружать справочники из access, а затем уже использовать стандартные ср-ва excel.  
При каждом движении excel тянуть данные из БД , не правильно.  
___________  
а по поводу примера лучше его все же Вам набросать, может и другие идеи у форумчан появятся.{/post}{/quote}  

  В придожени исходники excel и access — может кто поможет
 

R Dmitry

Пользователь

Сообщений: 3103
Регистрация: 22.12.2012

Excel,MSSQL,Oracle,Qlik

#12

19.08.2011 12:18:03

{quote}{login=mlm1}{date=19.08.2011 11:28}{thema=Re: }{post}{quote}{login=R Dmitry}{date=19.08.2011 12:28}{thema=}{post}лучше всего при загрузке excel загружать справочники из access, а затем уже использовать стандартные ср-ва excel.  
При каждом движении excel тянуть данные из БД , не правильно.  
___________  
а по поводу примера лучше его все же Вам набросать, может и другие идеи у форумчан появятся.{/post}{/quote}  

  В придожени исходники excel и access — может кто поможет{/post}{/quote}  

  смотрите так?

Прикрепленные файлы

  • post_251395.zip (16.17 КБ)

Спасибо

 

mlm1

Пользователь

Сообщений: 117
Регистрация: 01.01.1970

{quote}{login=R Dmitry}{date=19.08.2011 12:18}{thema=Re: Re: }{post}{quote}{login=mlm1}{date=19.08.2011 11:28}{thema=Re: }{post}{quote}{login=R Dmitry}{date=19.08.2011 12:28}{thema=}{post}лучше всего при загрузке excel загружать справочники из access, а затем уже использовать стандартные ср-ва excel.  
При каждом движении excel тянуть данные из БД , не правильно.  
___________  
а по поводу примера лучше его все же Вам набросать, может и другие идеи у форумчан появятся.{/post}{/quote}  

  В придожени исходники excel и access — может кто поможет{/post}{/quote}  

  смотрите так?{/post}{/quote}  

    спасибо буду пользоваться  

  есть еще вопросы  

  можно сделать так чтобы  при наборе первых букв выдавались подсказки (т.е. — например вводишь хл… и в списке автоматически отображаются возможные варианты на хл.. и помере набора букв этот список сокращался)  

  можно ли вынести данне в отдельный файл — будет ли работать  

  как добавить новые данные
 

R Dmitry

Пользователь

Сообщений: 3103
Регистрация: 22.12.2012

Excel,MSSQL,Oracle,Qlik

#14

19.08.2011 18:38:02

>>>>  
можно сделать так чтобы  при наборе первых букв выдавались подсказки (т.е. — например вводишь хл… и в списке автоматически отображаются возможные варианты на хл.. и помере набора букв этот список сокращался)  
>>>>>>>>>>>>  

  можно но придется использовать элементы ActiveX, довольно затратно и много кода  

    <<<<<<<можно ли вынести данне в отдельный файл — будет ли работать>>>>>  

  можно,только не понятно что куда Вы выносите.  

  <<<<<<<<как добавить новые данные>>>>>>>  

  вносите в б.д. данные, в excel просто жмете кнопку обновить, либо можно выставить обновление через определенное время.

Спасибо

Источник

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

1

02.04.2012, 15:45. Показов 27449. Ответов 37

Студворк — интернет-сервис помощи студентам

Добрый день. Это моя первая тема на подобном форуме и первый вопрос. Мне была поставлена задача создать базу данных по преподавателям и расписанию…У меня есть несколько таблиц сделанных в Excel,я хотел бы подключить их в базу данных,и сделать по ним запрос на выборку…Подскажите это возможно? И какие есть пути реализации? Просто я с таким в первые сталкиваюсь и понятия не имею как это осуществить…Или может кто-то литературу толковую по этой теме подскажет? Заранее благодарен!



0

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

02.04.2012, 15:54

2

Цитата
Сообщение от Sewer
Посмотреть сообщение

Мне была поставлена задача создать базу данных по преподавателям и расписанию…

Посмотрите

Цитата
Сообщение от Sewer
Посмотреть сообщение

У меня есть несколько таблиц сделанных в Excel,я хотел бы подключить их в базу данных,и сделать по ним запрос на выборку…

Это обязательно?
Может все-таки лучше данные в базе хранить, а при надобности выводить их в Excel?



0

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

02.04.2012, 16:06

 [ТС]

3

Цитата
Сообщение от Agapov_stas
Посмотреть сообщение

Это обязательно?
Может все-таки лучше данные в базе хранить, а при надобности выводить их в Excel?

Слишком много данных придется вбивать в базу,и очень много таблиц… Смотрите у меня есть две таблицы которые содержать фамилии преподавателей и напротив своих фамилий,группы студентов у которых они читают пары, то есть расписание но вместо предметов название групп. Таблицы две потому что одна таблица на числитель,вторая на знаменатель,то есть две недели которые чередуются…К этим таблицам нужно сделать запрос на выборку по преподавателю, результат запроса должен выводить расписание преподавателя на неделю,и соответственно смотря какая это неделя,числитель или знаменатель. И мне еще одну задачу нужно решить такого же плана,но я думаю что если разберусь с этим,то вторую задачу сам решу…



1

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

02.04.2012, 16:08

4

Тогда причем тут Access, если Вы все делаете в Excel?



0

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

02.04.2012, 16:31

 [ТС]

5

Я всего лишь набрал таблицы в Excel,а мне нужно сделать форму с запросом на выборку,как я это реализую в Excel? Мне нужна БД с данными которые хранятся в этих таблицах,что бы по ним можно было создать эту самую выборку…



0

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

02.04.2012, 16:43

6

Ну, тогда,как вариант, связать Excel с Access-ом.

1. Создайте новую БД в Access
2. Слева выберите Таблицы
3. По пустому месту(по белому окну) кликните правой кнопкой мыши и выберите «Связь с таблицами»
4. Появится окно выбора. Тип файлов выберите Microsoft Excel. Выберите файл Excel Ваш и нажмите «Связь»
5. Нажмите кнопку «Далее»
6. Поставьте «галочку» возле «Первая строка содержит заголовки столбца»
7. Нажмите кнопку «Далее»
8. Готово

Теперь можете работать в Аксе, но с файлом Excel.



1

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

02.04.2012, 18:08

 [ТС]

7

Большое спасибо. Я попробую. Если возникнут еще вопросы,я надеюсь смогу обратиться?



0

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

02.04.2012, 18:16

8

Цитата
Сообщение от Sewer
Посмотреть сообщение

Если возникнут еще вопросы,я надеюсь смогу обратиться?

Форум для этого и существует



1

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

03.04.2012, 11:24

 [ТС]

9

Доброе утро! Спасибо вам за совет,я подключил все необходимые мне таблицы. У меня возник еще один небольшой вопросик. Я создал форму разместил на ней некоторые компоненты,в том и числе и кнопку…Я бы хотел реализовать процедуру поиска преподавателя при нажатии этой кнопки,При чем поиск из таблици в соответствии с выбраным значением выпадающего списка,со значениями «Числитель, Знаменатель»… То есть сначала выбиралась таблица по которой будет осуществляться поиск,и соответственно сам поиск…Если такой вопрос уже задавался,то возможо вы мне укажите путь на эту тему,а если нет то розьясните пожалуйста. Заранее признателен



0

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

03.04.2012, 11:28

10

Пример(желательно в mdb) приложить можете?(и файл Excel).



0

266 / 266 / 4

Регистрация: 01.11.2011

Сообщений: 612

03.04.2012, 12:06

12

БД заархивируйте любым архиватором, и выложите архив,
ВНИМАТЕЛЬНО читайте Разрешённые типы файлов: 7z doc docx gif jpe jpeg jpg log pdf png psd rar swf txt xls zip



1

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

03.04.2012, 13:15

 [ТС]

13

Teachers.zip Спасибо за совет,вот то что я наделал…



0

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

03.04.2012, 17:13

14

Sewer, поместите два Excel файла(которые в папке) на диск C.
После чего откройте базу.
Файлы екселя должны быть именно на диске C(или поменяете в запросах q1 и q2 ссылку на файл)
Файлы Excel немного поправил(вверху убрал объединение поля).



1

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

03.04.2012, 17:48

 [ТС]

15

Спасибо вам огромное!!! Правда сильно выручили,я постараюсь разобраться в проделанной вами работе для выполнения похожего задания. Еще раз огромное вам спасибо



0

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

03.04.2012, 18:22

16

Цитата
Сообщение от Sewer
Посмотреть сообщение

постараюсь разобраться

1. При открытии формы(frmЗнаменатель или frmЧислитель ) добавляем записи из файлов Excel в таблицы (tblЗнаменатель или tblЧислитель соответственно)
2. Присваиваем спискам(понед., вторн…..) данные
3. По выходу из формы данные из таблиц удаляем

Не по теме:

P.S. в таблицы можно и не заносить данные, так как списки берут значения сразу из запросов q1 и q2.
Поэтому можно удалить события Form_Load() и Form_Close()
Только тогда источник записей для списка преподавателей поменяйте, берите значения из запросов.
Я лишь показал, что можно данные в таблицу импортнуть, а потом с таблицами работать.



1

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

04.04.2012, 11:13

 [ТС]

17

Добрый день. Спасибо за советы,я вот как раз пытаюсь создать две таблицы но уже по аудиториям,я сделал две Excel таблицы как у вас, теперь у меня вопрос как создать их в БД? У вас там две таблицы…У меня вопрос как вы таблицы Excel подключили к этим таблицам? Потому что простой способ привязки Excel таблиц который вы мне описали в начале,по всей видимости здесь не при чем…Мне нужно сделать две Access таблицы на манер ваших,и как то связать их с данными из Excel таблиц? Подскажите пожалуйста как. Прилагаю две таблицы по аудиториям которые создал,посмотрите пожалуйста все ли в порядке с полями,вдруг где-то ошибся. Заранее признателен.[ATTACH]q4.xls[/ATTACH]

Вложения

Тип файла: xls q3.xls (35.5 Кб, 21 просмотров)



0

Agapov_stas

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

04.04.2012, 11:19

18

Таблицы там не причем(Вы видимо не прочитали мое дополнение в последнем моем сообщении).
Данные «подтягиваются» запросом(в моем примере q1,q2):

SQL 
1
2

SELECT *
FROM [Лист3$A2:AA133] AS x IN 'C:Преподаватели_чис.xls'[Excel 8.0;HDR=yes;];

В котором указываю диапазон ячеек с данными([Лист3$A2:AA133]) в определенном листе Excel файла.
А дальше уже в форме присваиваю спискам на форме данные из запроса.

Таблицами я показал, что можно и импортнуть данные из Excel в таблицу, и потом работать сразу с таблицей.



1

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

04.04.2012, 12:07

 [ТС]

19

Спасибо большое! Сейчас попробую создать два запроса и две формы…

Добавлено через 32 минуты
Запросы создал,а вот с формами возникают некоторые проблемы…Выпадающий список я сделал,с аудиториями… А вот с простым списком возникают осложнения…Я создаю простой список,выбираю запрос с значениями аудиторий, выбираю первые 5 полей,для 5 пар понедельника,все создано,но при выборе в выпадающем списке определенной аудитории,в обычном списке пары не появляются…В чем может быть причина? Где я ошибся?



0

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

04.04.2012, 12:08

20

Цитата
Сообщение от Sewer
Посмотреть сообщение

Запросы создал,а вот с формами возникают некоторые проблемы…

Приложи пример..



0
Источник

Like this post? Please share to your friends:
  • Связанный файл недоступен excel
  • Связанный выпадающий список в excel с подстановкой данных
  • Связанный выпадающий список в excel с выбором нескольких значений
  • Связанный выпадающий список word
  • Связанные ячейки в excel что это