Связанные списки в excel макрос

Связанные (зависимые) выпадающие списки

Способ 1. Функция ДВССЫЛ (INDIRECT)

Этот фокус основан на применении функции ДВССЫЛ (INDIRECT), которая умеет делать одну простую вещь — преобразовывать содержимое любой указанной ячейки в адрес диапазона, который понимает Excel. То есть, если в ячейке лежит текст «А1», то функция выдаст в результате ссылку на ячейку А1. Если в ячейке лежит слово «Маша», то функция выдаст ссылку на именованный диапазон с именем Маша и т.д. Такой, своего рода, «перевод стрелок»

Возьмем, например, вот такой список моделей автомобилей Toyota, Ford и Nissan:

Выделим весь список моделей Тойоты (с ячейки А2 и вниз до конца списка) и дадим этому диапазону имя Toyota на вкладке Формулы (Formulas) с помощью Диспетчера имен (Name Manager). Затем повторим то же самое со списками моделей Ford и Nissan, задав соответственно имена диапазонам Ford и Nissan.

При задании имён помните о том, что имена диапазонов в Excel не должны содержать пробелов, знаков препинания и начинаться обязательно с буквы. Поэтому если бы в одной из марок автомобилей присутствовал бы пробел (например Ssang Yong), то его пришлось бы заменить в ячейке и в имени диапазона на нижнее подчеркивание (т.е. Ssang_Yong).

Теперь создадим первый выпадающий список для выбора марки автомобиля. Выделите пустую ячейку (на картинке выше — зелёную) и нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation) на вкладке Данные (Data). Затем из выпадающего списка Тип данных (Allow)  выберите вариант Список (List) и в поле Источник (Source) выделите ячейки с названиями марок (желтые ячейки в нашем примере). После нажатия на ОК первый выпадающий список готов.

Теперь создадим второй выпадающий список, в котором будут отображаться модели выбранной в первом списке марки. Также как в предыдущем случае, выделите пустую ячейку, где должен быть список моделей (на картинке она синяя) и откройте окно Проверки данных, но в поле Источник нужно будет ввести вот такую формулу:

=ДВССЫЛ(F2)

где F2 — адрес ячейки с первым выпадающим списком (замените на свой).

Все. После нажатия на ОК содержимое второго списка будет выбираться по имени диапазона, выбранного в первом списке.

Минусы такого способа:

• Надо руками создавать много именованных диапазонов (если у нас много марок автомобилей).
• В качестве вторичных (зависимых) диапазонов не могут выступать динамические диапазоны задаваемые формулами типа СМЕЩ (OFFSET). Для первичного (независимого) списка их использовать можно, а вот вторичный список должен быть определен жестко, без формул. Однако, это ограничение можно обойти, создав справочник соответствий марка-модель (см. Способы 3 и 4).
• Имена вторичных диапазонов должны совпадать с элементами первичного выпадающего списка. Т.е. если в нем есть текст с пробелами, то придется их заменять на подчеркивания с помощью функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE), т.е. формула будет выглядеть как:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(F2;» «;»_»))

Способ 2. Умные таблицы

Этот подход очень похож на предыдущий, но использует вместо именованных диапазонов — «умные» динамические таблицы, которые будут выступать источником данных для вторичного списка:

Таким образом, мы:

1. Сначала преобразуем наши справочники в «умные» таблицы, используя сочетание клавиш Ctrl+T или команду Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table) и
2. Даём им имена (Фрукты, Овощи, Зелень) на вкладке Конструктор (Design) в поле Имя таблицы (Table Name).
3. Создаём первый и второй (связанный) выпадающие списки точно так же, как в предыдущем способе с функцией ДВССЫЛ (INDIRECT).

Главным плюсом и отличием такого способа является возможность легко добавлять новые товары в каждую категорию — динамическая «умная» таблица автоматически расширится, и нам не придется вручную исправлять ссылку на диапазон (как это требуется в предыдущем способе).

Способ 3. Отсортированный справочник

Этот способ требует наличия отсортированного списка соответствий марка-модель вот такого вида:

Для создания первичного выпадающего списка можно марок можно воспользоваться обычным способом, описанным выше, т.е.  выбрать на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data validation) и указать в качестве источника жёлтые ячейки с марками

А вот для зависимого списка моделей придется создать именованный диапазон с функцией СМЕЩ (OFFSET), который будет динамически ссылаться только на ячейки моделей определенной марки. Для этого:

• Нажмите сочетание клавиш Ctrl+F3 или воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name manager) на вкладке Формулы (Formulas).
• Создайте новый именованный диапазон с любым именем (например Модели) и в поле Ссылка (Reference) в нижней части окна введите руками следующую формулу:

=СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($G$7;$A:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A:$A;$G$7);1)

=OFFSET($A$1;MATCH($G$7;$A:$A;0)-1;1;COUNTIF($A:$A;$G$7);1)

Ссылки должны быть абсолютными (со знаками $). После нажатия Enter к формуле будут автоматически добавлены имена листов — не пугайтесь.

Работает это следующим образом. Функция СМЕЩ (OFFSET) умеет выдавать ссылку на диапазон нужного размера, сдвинутый относительно исходной ячейки на заданное количество строк и столбцов. В более понятном варианте синтаксис этой функции таков:

=СМЕЩ(начальная_ячейка; сдвиг_вниз; сдвиг_вправо; высота_диапазона_в_строках; ширина_диапазона_в_столбцах)

Таким образом:

• начальная ячейка — берем первую ячейку нашего списка, т.е. А1
• сдвиг_вниз — нам считает функция ПОИСКПОЗ (MATCH), которая, попросту говоря, выдает порядковый номер ячейки с выбранной маркой (G7) в заданном диапазоне (столбце А)
• сдвиг_вправо = 1, т.к. мы хотим сослаться на модели в соседнем столбце (В)
• высота_диапазона_в_строках  — вычисляем с помощью функции СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF), которая умеет подсчитать количество встретившихся в списке (столбце А) нужных нам значений — марок авто (G7)
• ширина_диапазона_в_столбцах = 1, т.к. нам нужен один столбец с моделями

В итоге должно получиться что-то вроде этого:

Осталось добавить выпадающий список на основе созданной формулы к ячейке G8. Для этого:

• выделяем ячейку G8 
• выбираем на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data validation)
• из выпадающего списка выбираем вариант проверки Список (List) и вводим в качестве Источника (Source) знак равно и имя нашего диапазона, т.е.  =Модель

И наш связанный список моделей готов.

Способ 4. Неотсортированный справочник

Предыдущий способ неплох, но предполагает наличие обязательно отсортированного справочника вида «марка-модель», где названия марок повторяются многократно. Иногда же требуется в качестве справочника использовать более банальную конструкцию:

Первый уровень выпадающего списка (диапазон А2:А14 на рисунке выше) здесь делается классическим образом через команду Данные — Проверка данных — Список (Data — Validation — List) и в качестве источника указать зелёные ячейки с названиями категорий.

А для связанных выпадающих списков во втором столбце (B2:B14) в поле Источник (Source) мы используем хитрую формулу:

=СМЕЩ($E$2;1;ПОИСКПОЗ(A2;$E$2:$G$2;0)-1;СЧЁТЗ(СМЕЩ($E$2;1;ПОИСКПОЗ(A2;$E$2:$G$2;0)-1;10;1));1)

Она ищет нужную категорию в зелёной шапке таблицы, спускается на одну ячейку вниз и ссылается затем на диапазон, по высоте равный количеству товаров в выбранной категории.

 Ссылки по теме

• 4 способа создать выпадающий список в ячейках листа
• Автоматическое создание выпадающих списков при помощи инструментов надстройки PLEX
• Выбор фото из выпадающего списка
• Выпадающий список с автоматическим удалением уже использованных элементов
• Динамическая выборка данных для выпадающего списка функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ 

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».



2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.



3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».



2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:



3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.



2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.



4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub
 

5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».



6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.



2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.



3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.



Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.


Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        newVal = Target
        Application.Undo
        oldval = Target
        If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
            Target = Target & "," & newVal
        Else
            Target = newVal
        End If
        If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub


Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).



2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.



3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.



4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Введение

Несколько дней назад ко мне поступил вопрос от бывшего коллеги, как реализовать в Excel каскадные выпадающие списки, чтобы то, что вы выбрали в первом списке, определяло то, что вы можете выбрать во втором списке и так далее. Тема выпадающих списков так давно и так плотно засижена популяризаторами Excel, что я не сомневался, что с лёгкостью найду нужный рецепт, но не тут то было. Рецепт я нашёл, но он мне не очень понравился из-за своей громоздкости, повторить такое пользователю со средней квалификацией будет достаточно трудно. Хотя способ внушает уважение, так как реализован только формулами рабочего листа. Однако мне пришёл в голову ещё один способ, который мы с вами сейчас и разберем. Само-собой я поделюсь примером, который вы легко сможете адаптировать под свои нужды.

Как это выглядит

Для тех, кто знает, как работать с Проверкой данных (Data Validation) в Excel, не раз создавал выпадающие списки, но плохо разбирается в макросах, увидеть эти списки будет серьёзным испытанием для психики, особенно если вы подсунете данный файл, уже адаптированным под ваши задачи. Они пол дня потратят, чтобы понять: «КАК, чёрт возьми, ты это сделал»?

Функционал

1. Создание каскадных выпадающих списков. Количество каскадов не ограничено, но увлекаться не стоит, так как это может повлиять на производительность Excel при работе с ячейками списков. 2-4 каскада более чем достаточно для типовых задач.
2. В цепочке списков выделяются начальный список, так как он ни от кого не зависит, и конечный список, так как от него никто не зависит. Промежуточные списки всегда от кого-то зависят и всегда являются для кого-то родительскими. Родительский список передаёт своему наследнику своё значение и тот отображает список следующего этапа уже фильтруя возможные варианты по родительскому значению.
3. При изменении значения ячейки-списка вышестоящего уровня, нижестоящие (зависимые) ячейки очищаются.
4. При переходе на ячейку, содержащую список, он автоматически открывается, что упрощает и ускоряет выбор значения. Если в выборе нет необходимости, то следует нажать Esc.

Скачать пример

CascadedLists.zip

Как это настроить для вашего файла с нуля?

Шаг 1

Создайте книгу Excel, которая поддерживает макросы (*.XLSM)

Создайте 3 листа:

1. Первый — место, где будут находиться ваши каскадные списки. Я далее буду называть этот лист FRONT, а вы можете дать ему имя, которое захотите
2. Второй — место для таблицы-справочника, столбцы которого будут отображать списки. Этот лист я буду называть REF. Вы опять можете дать другое имя листа, но немного проще будет оставить это.
3. Третий — вспомогательный лист, назовём его BACK. Имя менять не рекомендую, так как этот лист нам предстоит всё равно сделать скрытым.

Шаг 2

На листе REF создайте таблицу-справочник по аналогии с нашим примером. Таблица не должна содержать пустых ячеек. Первая колонка должна использоваться для списков первого уровня, вторая — для второго и так далее. Вас не должно смущать, что значения в старших колонках могут повторяться — макрос отфильтрует все дубликаты, показывая лишь уникальные значения.

Сделайте эту таблицу «умной». Для этого:

1. Встаньте на любую ячейку внутри справочника,
2. выберите в ленте на вкладке ГЛАВНАЯ пункт Форматировать как таблицу,
3. выберите понравившейся шаблон таблицы, укажите есть ли строка с заголовками, нажмите OK
4. в ленте на вкладке КОНСТРУКТОР (курсор должен стоять на ячейке таблицы), перейдите в поле ввода Имя таблицы и дайте нашей таблице имя, например Reference

Шаг 3

Создадим именованный диапазон, который будет ссылаться на только что созданную умную таблицу. В сущности, умная таблица нам нужна только для того, чтобы наш именованный диапазон автоматически расширялся при добавлении новых строк / столбцов в справочник.

Для создания именованного диапазона:

1. В ленте выберите вкладку ФОРМУЛЫ, пункт Диспетчер имен
2. Нажмите кнопку Создать…
3. Дайте имя rngRef, Область оставьте Книга, в качестве Диапазона укажите =Reference[#Данные] (=Reference[#Data])
4. Нажмите OK

Шаг 4

На листе FRONT наметьте, где будут располагаться ваши списки выбора. Не используйте для этого ячейку A1.

Шаг 5

Теперь необходимо настроить лист BACK. Для этого:

1. В ячейку A1 листа BACK внесите имя созданного вами именованного диапазона, то есть rngRef
2. В те же ячейке на листе FRONT, где у вас будут выпадающие списки, но только на листе BACK необходимо занести данные в определенном формате
3. Данные в каждой ячейке будут состоять из трёх частей, разделенных точкой с запятой, например «2;A2;C2» или «1;;B3«
4. Первая часть (до первого символа «;») означает номер столбца в вашем справочнике, который (столбец) будет использован для формирования значений списка.
5. Вторая часть (между двумя символами «;») означает адрес родительской ячейки. У списков, являющихся первыми в каскаде, на этом месте всегда пустота, так как у них нет родительских ячеек.
6. Третья часть (справа от второго символа «;») означает адрес ячейки, которая зависит от текущей. У списков, которые замыкают каскад, на этой позиции всегда пустота, например, «3;B4;»
7. Скройте лист BACK (правой кнопкой мыши по ярлыку листа, далее выбрать пункт Скрыть)

Шаг 6 (последний)

Нам необходимо записать макрос в нашу созданную книгу

1. Откройте редактор Visual Basic через комбинацию клавиш Alt+F11
2. Слева, в окне с именем Project — VBAProject найдите лист FRONT вашей книги (не забудьте, что вы могли его назвать иначе)
3. Сделайте двойной щелчок мышью по имени данного листа
4. Скопируйте этот код с сайта в редактор кода Visual Basic (правая часть экрана)
5. Если вы лист REF назвали иначе, то найдите строку Const con_wsRef = «REF» и исправьте стандартное имя листа в кавычках на ваше (это в 8-й строке).

Как это работает?

В Excel в стандартные объекты (листы, ячейки), с которыми мы работаем, встроены пользовательские обработчики событий, которые VBA программист может легко использовать в своих целях. Вот мы и использовали событие рабочего листа FRONT, которое называется SelectionChange. Это означает, что при каждом изменении текущей ячейки на листе вызывается процедура Worksheet_SelectionChange, в которую мы поместили свой код. Этот код ничего не делает, пока пользователь не встанет на какую-нибудь ячейку, которая определенным образом помечена на листе BACK.

Если макрос видит, что пользователь встал на ячейку, в которой должен быть список, то он проверяет, от какой ячейки текущая ячейка зависит, если родительская ячейка пуста, то макрос ничего не делает, а если она содержит значение, то формируется набор значений для выпадающего списка и подставляется через механизм Проверки данных (Data Validation)

Выше вы можете найти код макроса, но я рекомендую его изучать в редакторе VBA в Excel, так как никак не поборю отсутствие отступов в коде VBA на сайте. Надеюсь, статья вам понравилась. Удивите своих коллег крутыми каскадными выпадающими списками в своих файлах!

Обновление!

Все, кто пытался прикрутить данную реализацию каскадных списков к более-менее обширным данным, сталкивался с одной печальной ситуацией: всё вроде бы работает, но после переоткрытия файла Excel вам с прискорбием сообщает, что ваш файл повреждён и предлагает его восстановить, что успешно и делает. Возникает это из-за того, что существует ограничение в 255 символов на строку, которую мы прописываем в правило проверки данных для реализации выпадающего списка. Когда мы создаём этот список программно, то Excel на это не ругается (в отличие от попытки это сделать через стандартное диалоговое окно). Не ругается он на это и при сохранении файла, а вот при открытии — ой. В связи с этим у меня возникла идея не хранить в ячейке правило валидации вообще. То есть на событие SelectionChange мы налету формируем выпадающий список, а на событие Change мы этот список удаляем, так как пользователь уже выбрал интересовавшее его значение. Однако, если пользователь не осуществляет выбор значения из списка, то событие Change не возникает и правило контроля данных остаётся, что опять несёт риск «повреждения» файла. Поэтому приходится идти на такой извращенческий приём, как перебор всех правил контроля данных на листе и удаление «наших» (те, которые коррелируют по расположению с листов BACK). Сейчас я прикрутил это к событиям листа Activate / Deactivate. Если у вас на листе много ячеек, использующих правила валидации данных, но которые не связаны с каскадными выпадающими списками, то, данное решение я, пожалуй, вам НЕ порекомендую использовать.

Скачать версию 0.02

Читайте также:

• Создание выпадающего списка в ячейке

• Универсальные динамические каскадные выпадающие списки без VBA!

• Каскадные комбинированные списки

• Динамические каскадные списки на основе сводных таблиц

• Выпадающий список с контекстным поиском

Хитрости »

1 Май 2011              197764 просмотров

Связанные выпадающие списки

Скачать файл, используемый в видеоуроке:

  Связанные выпадающие списки.xls (216,5 KiB, 3 066 скачиваний)

Чтобы понять о чем пойдет речь в статье сначала необходимо понимать что такое выпадающий список и как его создать. Теперь попробуем разобраться что значит выражение «связанный выпадающий список». Я бы еще назвал такой список зависимым. Т.е. когда список значений одного выпадающего списка зависит от значения, выбранного в другом выпадающем списке или просто забитого в ячейку. Представим ситуацию: есть ячейка А2. В ней создан выпадающий список со значениями: Овощи, Фрукты, Мясо, Напитки. А в ячейке В2 нам нужен такой список, чтобы значения этого самого списка изменялись в зависимости от того, какое значение мы укажем в ячейке А2 — т.е. список выбранной категории продуктов. Например выбрали в А2 значение Овощи — в В2 появился выпадающий список, содержащий значения: Морковь, Капуста, Картошка, Редиска, Помидоры. Выбрали в А2 Мясо — в В2 появился выпадающий список, содержащий значения: Говядина, Телятина, Свинина, Курица, Индейка. И т.д.

Подготовка
Для начала нам потребуется создать все эти списки. Что-то вроде этого:

Далее для каждого из этих списков необходимо назначить именованный диапазон. Создать можно любым способом из описанных в этой статье. Главное помнить — если сами списки расположено на листе, отличном от того, на котором списки выпадающие — то обязательно создавать именованный диапазон с назначением области действия — Книга.
В приложенном к статье примере диапазоны имеют имена категорий — их можно видеть в заголовках.
Если ваши категории содержат пробел — необходимо заменить его на нижнее подчеркивание (_) или удалить, т.к. в качестве именованного диапазона такое значение не подойдет и ничего в результате не получится.

Создание зависимых списков
В ячейке А2 создаем «список списков» — основной список, на основании значений которого будет создаваться второй список. Этот список может быть создан любым способом (как создать выпадающий список). Назовем его Список категорий.
В ячейке В2 потребуется создать список на основании формулы, хоть по сути и так же, как и остальные: вкладка Данные (Data)—Проверка данных (Data validation)—Список (List). Но теперь вместо прямого указания имени списка необходимо указать ссылку на именованный диапазон, который мы выберем в Списке категорий(ячейка А2), на основании его имени. В этом нам поможет функция ДВССЫЛ (INDIRECT). Просто записываем эту формулу в поле Источник (Source): =ДВССЫЛ($A2)

На что обратить внимание: если вы планируете распространять такой список на столбец, то ссылка должна выглядеть именно так: $A2. Перед цифрой не должно быть знака доллара ($A$2 — неправильно). Иначе зависимый список будет всегда формироваться исключительно на основании значении ячейки А2.

Источник из другой книги
Сами списки товара могут находится и в другой книге. Если книга называется Книга со списком.xls и на Лист1 в ячейке А1 в этой книге находится имя нужного нам списка, то формула будет выглядеть так:
=ДВССЫЛ(«‘[Книга со списком.xls]Лист1’!»&$A$1)
На что обратить внимание: лучше всегда перед именем книги и после имени листа ставить апостроф — ‘. Так вы избежите проблем и недопонимания, если имя листа или книги содержит пробелы и иные специфические символы. В отличии от списков внутри одной книги в данном случае знак доллара должен быть и перед буквой и перед цифрой. В ином случае возможны ошибки (если, конечно, это не было сделано специально с пониманием того, что делалось).

Ограничения: данный способ создания списков хорош, но не обошлось и без ложки дегтя. Даже двух:

1. обе книги должны быть открыты. Если вы закроете книгу со списками, то получите ошибку — выпадающие списки просто перестанут работать
2. созданные подобным образом связанные списки не будут работать с динамическими именованными диапазонами

И ничего с этими ограничениями не поделать при подобном подходе.

Скачать пример

  Tips_Lists_Connect_Validation.xls (26,5 KiB, 18 103 скачиваний)

Так же см.:
Выпадающие списки
Именованные диапазоны
Динамические именованные диапазоны

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика