Связанные рабочие книги excel

Russian (Pусский) translation by Andrey Rybin (you can also view the original English article)

По мере того как вы используете и создаете больше рабочих документов Excel, у вас может возникнуть необходимость связать их между собой. Может быть вы захотите написать формулу, которая использует данные с разных Листов. Или может даже вы напишете формулу, которая будет использовать данные из разных Книг (стандартное название рабочего документа Excel — workbook (анг.))

Я понял, что если я хочу, чтобы мои файлы были понятными и аккуратными, лучше разделять большие Листы с данными от формул, которые их обрабатывают. Я часто использую одну Книгу или Лист, который обрабатывает все что мне нужно.

В этом уроке, вы узнаете как добавлять ссылки на данные в Excel. Сначала, мы научимся связывать данные из разных Листов в пределах одной Книги. Затем, мы перейдем к связыванию нескольких Книг Excel, чтобы импортировать и синхронизировать данные между файлами.

Как Можно Быстро Организовать Ссылку Между Данными в Книгах Excel (Смотри и Учись)

Я покажу вам два примера, как можно связать данные из ваших электронных таблиц. Вы узнаете как извлекать данные из другой таблицы в Excel и как организовать связь между двумя Книгами. Мы также рассмотрим основные примеры написания формул, использующих данные из различных Листов в пределах одного рабочего документа.

Давайте посмотрим иллюстрированное руководство по связыванию Листов и Книг в Excel.

Основы: Как Добавить Ссылку между Листами в Excel

Давайте начнем с того, что научимся создавать формулы, которые используют данные с других Листов. Вы возможно уже знаете, что рабочий документ (Книга) Excel, может содержать несколько рабочих страниц (Листов). Каждый лист имеет свою вкладку, и вы можете переключаться между ними щелкая по вкладкам в нижней части документа Excel.

Сложные документы могут содержать большое количество листов. И в какое-то время, вам придется написать формулу которая будет использовать данные из разных листов.

Может вы будете использовать один лист в документе для всех ваших формул, которые обрабатывают данные, а данные будете распределять по отдельным листам.

Давайте разберемся как написать многостраничную формулу, которая работает с данными из разных Листов в пределах одного рабочего документа.

1. Создайте в Excel новую Формулу

Многие формулы в Excel начинаются со знака равно (=). Дважды щелкните или начните печатать в ячейке, и вы начнете создавать формулу, в которую вы хотите вставить ссылку. Например, я собираюсь написать формулу, которая будет суммировать значения из разных ячеек.

Я открываю запись знаком =, и затем щелкаю по первой ячейке на текущем листе, чтобы создать первую часть формулы. Затем, я напечатаю знак +, чтобы добавить значение из второй ячейки в этой формуле.

Пока не завершайте ввод формулы и не жмите Enter! Вам нужно оставить формулу открытой перед тем как вы переключитесь на другой Лист.

2. Переключитесь между Листами в Excel

Пока ваша формула не закончена, щелкните на вкладке другого листа в нижней части программы. Очень важно, чтобы вы не закрывали формулу, перед тем как вы щелкните по другой ячейке, которую вы хотите вставить в формулу.

После того, как вы переключитесь на другой лист, щелкните по ячейке которую вы хотите добавить в формулу. Как вы можете видеть на картинке ниже, Excel автоматически запишет часть формулы, которая будет обращаться к ячейке на другом Листе.

Заметьте на картинке ниже, что для ссылки на ячейку  на другом Листе, Excel добавил  надпись «Sheet2!B3», которая ссылается на ячейку В3 на листе с названием Sheet2. Вы можете написать это вручную, но когда в щелкаете по ячейке, Excel делает эту надпись автоматически за вас.

3. Закройте Excel формулу

Теперь, вы можете нажать enter, чтобы завершить создание мульти-страничной формулы. Когда вы это делаете, Excel вернется туда, где вы начали создавать формулу и покажет вам результат.

Вы можете продолжать набирать формулу, включая в нее ячейки с других листов и другие ячейки на этом же листе. Продолжайте комбинировать ссылки со всего рабочего документа, на все данные, которые вам нужны.

Повышаем Уровень Сложности: Как Создать Связь Между Несколькими Книгами Excel

Давайте узнаем, как извлечь данные из другого рабочего документа. С помощью этого навыка, вы сможете писать формул, которые связывают данные из разных рабочих документов Excel.

Для этого раздела урока, вам понадобится два рабочих документа, которые вы можете скачать в виде бесплатного приложения к этому уроку. Откройте их оба в Excel, и следуйте дальнейшим указаниям.

1. Откройте Две Рабочие Книги

Давайте начнем создавать формулу, которая будет использовать данные из двух различных документов.

Самый простой способ сделать это, это открыть два документа Excel, одновременно и расположить их рядом друг с другом. Я использую для этого функцию Windows Snap, чтобы каждое окно занимало пол экрана. Вам нужно иметь две книги перед собой, чтобы писать формулу, которая будет взаимодействовать с двумя Книгами.

На рисунке ниже, я открыл два рабочих документа один рядом с другим, для которых я буду создавать формулы. В моем примере, я веду бизнес, и покупаю различные продукты, и продаю их в разные страны. Итак, я использую разные рабочие документы, чтобы отслеживать покупки/продажи и данные по стоимости.

2. Начните Создавать Формулу в Excel

Цена за которую я покупаю товары, может измениться, а так же может измениться соотношение курсов к валюте в которой я получаю выплаты. Поэтому мне нужно иметь список в котором отслеживаются курсы валют и умножать их на стоимость моих закупок. Это подходящая возможность, чтобы использовать информацию из двух файлов и записать формулу, которая будет использовать данные обоих файлов.

Давайте рассмотрим число баррелей нефти которую я покупаю каждый месяц и цену за баррель. Сначала в ячейке из колонки Cost (ячейка C3), я начинаю создавать формулу, щелкнув в ней и нажав знак равно (=), а затем щелкаю по ячейке В3, чтобы взять значение для количества. Теперь, я жму знак *, чтобы уможножить количество на курс.

Итак, ваша формула, пока должна выглядеть так:

=B3*

Не закрывайте пока вашу формулу. Убедитесь, что она осталась открытой перед тем как перейти к следующему шагу; нам нужно указать Excel данные по цене, на которую будет умножаться количество.

3. Переключитесь на Другой Рабочий Документ Excel 

Пришло время переключиться на другой рабочий документ, вот почему так важно иметь данные из двух документов между собой, когда вы работаете с двумя Книгами.

Пока ваша формула открыта, щелкните по вкладке другой книги. Затем, щелкните по ячейке в вашей второй Книге, чтоб связать данные из двух файлов Excel.

Excel автоматически добавит ссылку на другой рабочий документа, как часть формулы:

=B3*[Prices.xlsx]Sheet1!$B$2

После того как вы нажмете Enter, Excel автоматически рассчитает окончательную стоимость умножив количество в первой книге на цену из второй книги.

Потренируйте свои навыки работы в Excel, умножая количество товара или объем на соответствующую ему цену из документа «Prices«.

Главное, расположить книги одну рядом с другой, и создавать формулу переключаясь между ними.

При этом, ничего не мешает вам использовать больше, чем два рабочих документа. Вы можете открыть много рабочих документов, на которые вы хотите ссылаться, и создавать формулы, связывающие данные между множеством листов.

Как Обновлять Данные При Работе с Несколькими Книгами

Когда вы используете формулы, которые ссылаются на разные книги Excel, вам нужно позаботится о том, как будут обновляться данные.

Итак, что же произойдет, если данные в Книге, на которую вы ссылаетесь, поменяются? Будут ли выполнены автоматические изменения в вашей Книге, или вам нужно обновлять ваши файлы, чтобы извлечь последние изменения и импортировать их?

Ответ такой, «зависит», и в основном зависит от того, открыты ли два документа одновременно.

Пример 1: Открыты Обе Книги Excel

Давайте проверим пример используя те же книги, что мы использовали раньше. Обе книги открыты. Давайте посмотрим, что произойдет, если мы изменим цену нефти за баррель с 45$ на 75$:

На сриншоте ниже, вы можете видеть, что когда мы изменили цену на нефть, результаты в другом документе автоматически поменялись.

Важно помнить: если оба рабочих документа открыты одновременно, изменения будут внесены автоматически в реальном времени. Когда вы меняете переменную, то информация в другом документе будет автоматически изменена или пересчитана, на основании новых данных.

Пример 2: Если Один Рабочий Документ Закрыт

А что если вы открыли только один рабочий документ? Например,
каждое утро мы обновляем цены на наши товары и валюты, а вечером мы
рассматриваем влияние изменений на наши покупки и продажи.

В следующий раз, когда вы откроете документ, который ссылается на другие таблицы, вы должны увидить сообщение подобное тому, что приведено ниже. Вы можете щелкнуть по  кнопке Обновить (Update), чтобы извлечь полседние данные из документа, на который ссылается формула.

Вы так же можете видеть меню, где можно нажать на копку Включить содержимое (Enable Content), чтобы автоматически обновлять данные между файлами Excel.

Подводим итоги и продолжаем обучаться работе в Excell

Написание формул которые берут данные из разных Листов и Книг, важный навык, при работе в Excel. Тем более, что это совсем не сложно, если вы знаете как это делать.

Посмотрите эти дополнительные уроки, чтобы узнать больше о том как работать с программой Excel и как обрабатывать в ней данные. Эти уроки, хорошо подойдут для того, чтобы продолжить обучение.

Дайте мне знать в комментариях, если у вас остались какие-то вопросы, по поводу того как организовать связь между различными рабочими документами Excel.

При выполнении определенных задач в Excel иногда приходится иметь дело с несколькими таблицами, которые к тому же связаны между собой. То есть, данные из одной таблицы подтягиваются в другие и при их изменении пересчитываются значения во всех связанных табличных диапазонах.

Связанные таблицы очень удобно использовать для обработки большого объема информации. Располагать всю информацию в одной таблице, к тому же, если она не однородная, не очень удобно. С подобными объектами трудно работать и производить по ним поиск. Указанную проблему как раз призваны устранить связанные таблицы, информация между которыми распределена, но в то же время является взаимосвязанной. Связанные табличные диапазоны могут находиться не только в пределах одного листа или одной книги, но и располагаться в отдельных книгах (файлах). Последние два варианта на практике используют чаще всего, так как целью указанной технологии является как раз уйти от скопления данных, а нагромождение их на одной странице принципиально проблему не решает. Давайте узнаем, как создавать и как работать с таким видом управления данными.

Создание связанных таблиц

Прежде всего, давайте остановимся на вопросе, какими способами существует возможность создать связь между различными табличными диапазонами.

Способ 1: прямое связывание таблиц формулой

Самый простой способ связывания данных – это использование формул, в которых имеются ссылки на другие табличные диапазоны. Он называется прямым связыванием. Этот способ интуитивно понятен, так как при нем связывание выполняется практически точно так же, как создание ссылок на данные в одном табличном массиве.

Посмотрим, как на примере можно образовать связь путем прямого связывания. Имеем две таблицы на двух листах. На одной таблице производится расчет заработной платы с помощью формулы путем умножения ставки работников на единый для всех коэффициент.

На втором листе расположен табличный диапазон, в котором находится перечень сотрудников с их окладами. Список сотрудников в обоих случаях представлен в одном порядке.

Нужно сделать так, чтобы данные о ставках из второго листа подтягивались в соответствующие ячейки первого.

1. На первом листе выделяем первую ячейку столбца «Ставка». Ставим в ней знак «=». Далее кликаем по ярлычку «Лист 2», который размещается в левой части интерфейса Excel над строкой состояния.



2. Происходит перемещения во вторую область документа. Щелкаем по первой ячейке в столбце «Ставка». Затем кликаем по кнопке Enter на клавиатуре, чтобы произвести ввод данных в ячейку, в которой ранее установили знак «равно».



3. Затем происходит автоматический переход на первый лист. Как видим, в соответствующую ячейку подтягивается величина ставки первого сотрудника из второй таблицы. Установив курсор на ячейку, содержащую ставку, видим, что для вывода данных на экран применяется обычная формула. Но перед координатами ячейки, откуда выводятся данные, стоит выражение «Лист2!», которое указывает наименование области документа, где они расположены. Общая формула в нашем случае выглядит так:

   =Лист2!B2



4. Теперь нужно перенести данные о ставках всех остальных работников предприятия. Конечно, это можно сделать тем же путем, которым мы выполнили поставленную задачу для первого работника, но учитывая, что оба списка сотрудников расположены в одинаковом порядке, задачу можно существенно упростить и ускорить её решение. Это можно сделать, просто скопировав формулу на диапазон ниже. Благодаря тому, что ссылки в Excel по умолчанию являются относительными, при их копировании происходит сдвиг значений, что нам и нужно. Саму процедуру копирования можно произвести с помощью маркера заполнения.

   Итак, ставим курсор в нижнюю правую область элемента с формулой. После этого курсор должен преобразоваться в маркер заполнения в виде черного крестика. Выполняем зажим левой кнопки мыши и тянем курсор до самого низа столбца.



5. Все данные из аналогичного столбца на Листе 2 были подтянуты в таблицу на Листе 1. При изменении данных на Листе 2 они автоматически будут изменяться и на первом.

Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ

Но что делать, если перечень сотрудников в табличных массивах расположен не в одинаковом порядке? В этом случае, как говорилось ранее, одним из вариантов является установка связи между каждой из тех ячеек, которые следует связать, вручную. Но это подойдет разве что для небольших таблиц. Для массивных диапазонов подобный вариант в лучшем случае отнимет очень много времени на реализацию, а в худшем – на практике вообще будет неосуществим. Но решить данную проблему можно при помощи связки операторов ИНДЕКС – ПОИСКПОЗ. Посмотрим, как это можно осуществить, связав данные в табличных диапазонах, о которых шел разговор в предыдущем способе.

1. Выделяем первый элемент столбца «Ставка». Переходим в Мастер функций, кликнув по пиктограмме «Вставить функцию».



2. В Мастере функций в группе «Ссылки и массивы» находим и выделяем наименование «ИНДЕКС».



3. Данный оператор имеет две формы: форму для работы с массивами и ссылочную. В нашем случае требуется первый вариант, поэтому в следующем окошке выбора формы, которое откроется, выбираем именно его и жмем на кнопку «OK».



4. Выполнен запуск окошка аргументов оператора ИНДЕКС. Задача указанной функции — вывод значения, находящегося в выбранном диапазоне в строке с указанным номером. Общая формула оператора ИНДЕКС такова:

   =ИНДЕКС(массив;номер_строки;[номер_столбца])

   «Массив» — аргумент, содержащий адрес диапазона, из которого мы будем извлекать информацию по номеру указанной строки.

   «Номер строки» — аргумент, являющийся номером этой самой строчки. При этом важно знать, что номер строки следует указывать не относительно всего документа, а только относительно выделенного массива.

   «Номер столбца» — аргумент, носящий необязательный характер. Для решения конкретно нашей задачи мы его использовать не будем, а поэтому описывать его суть отдельно не нужно.

   Ставим курсор в поле «Массив». После этого переходим на Лист 2 и, зажав левую кнопку мыши, выделяем все содержимое столбца «Ставка».



5. После того, как координаты отобразились в окошке оператора, ставим курсор в поле «Номер строки». Данный аргумент мы будем выводить с помощью оператора ПОИСКПОЗ. Поэтому кликаем по треугольнику, который расположен слева от строки функций. Открывается перечень недавно использованных операторов. Если вы среди них найдете наименование «ПОИСКПОЗ», то можете кликать по нему. В обратном случае кликайте по самому последнему пункту перечня – «Другие функции…».



6. Запускается стандартное окно Мастера функций. Переходим в нем в ту же самую группу «Ссылки и массивы». На этот раз в перечне выбираем пункт «ПОИСКПОЗ». Выполняем щелчок по кнопке «OK».



7. Производится активация окошка аргументов оператора ПОИСКПОЗ. Указанная функция предназначена для того, чтобы выводить номер значения в определенном массиве по его наименованию. Именно благодаря данной возможности мы вычислим номер строки определенного значения для функции ИНДЕКС. Синтаксис ПОИСКПОЗ представлен так:

   =ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])

   «Искомое значение» — аргумент, содержащий наименование или адрес ячейки стороннего диапазона, в которой оно находится. Именно позицию данного наименования в целевом диапазоне и следует вычислить. В нашем случае в роли первого аргумента будут выступать ссылки на ячейки на Листе 1, в которых расположены имена сотрудников.

   «Просматриваемый массив» — аргумент, представляющий собой ссылку на массив, в котором выполняется поиск указанного значения для определения его позиции. У нас эту роль будет исполнять адрес столбца «Имя» на Листе 2.

   «Тип сопоставления» — аргумент, являющийся необязательным, но, в отличие от предыдущего оператора, этот необязательный аргумент нам будет нужен. Он указывает на то, как будет сопоставлять оператор искомое значение с массивом. Этот аргумент может иметь одно из трех значений: -1; 0; 1. Для неупорядоченных массивов следует выбрать вариант «0». Именно данный вариант подойдет для нашего случая.

   Итак, приступим к заполнению полей окна аргументов. Ставим курсор в поле «Искомое значение», кликаем по первой ячейке столбца «Имя» на Листе 1.



8. После того, как координаты отобразились, устанавливаем курсор в поле «Просматриваемый массив» и переходим по ярлыку «Лист 2», который размещен внизу окна Excel над строкой состояния. Зажимаем левую кнопку мыши и выделяем курсором все ячейки столбца «Имя».



9. После того, как их координаты отобразились в поле «Просматриваемый массив», переходим к полю «Тип сопоставления» и с клавиатуры устанавливаем там число «0». После этого опять возвращаемся к полю «Просматриваемый массив». Дело в том, что мы будем выполнять копирование формулы, как мы это делали в предыдущем способе. Будет происходить смещение адресов, но вот координаты просматриваемого массива нам нужно закрепить. Он не должен смещаться. Выделяем координаты курсором и жмем на функциональную клавишу F4. Как видим, перед координатами появился знак доллара, что означает то, что ссылка из относительной превратилась в абсолютную. Затем жмем на кнопку «OK».



10. Результат выведен на экран в первую ячейку столбца «Ставка». Но перед тем, как производить копирование, нам нужно закрепить ещё одну область, а именно первый аргумент функции ИНДЕКС. Для этого выделяем элемент колонки, который содержит формулу, и перемещаемся в строку формул. Выделяем первый аргумент оператора ИНДЕКС (B2:B7) и щелкаем по кнопке F4. Как видим, знак доллара появился около выбранных координат. Щелкаем по клавише Enter. В целом формула приняла следующий вид:

    =ИНДЕКС(Лист2!$B$2:$B$7;ПОИСКПОЗ(Лист1!A4;Лист2!$A$2:$A$7;0))



11. Теперь можно произвести копирование с помощью маркера заполнения. Вызываем его тем же способом, о котором мы говорили ранее, и протягиваем до конца табличного диапазона.



12. Как видим, несмотря на то, что порядок строк у двух связанных таблиц не совпадает, тем не менее, все значения подтягиваются соответственно фамилиям работников. Этого удалось достичь благодаря применению сочетания операторов ИНДЕКС—ПОИСКПОЗ.

Читайте также:
Функция ИНДЕКС в Экселе
Функция ПОИСКПОЗ в Экселе

Способ 3: выполнение математических операций со связанными данными

Прямое связывание данных хорошо ещё тем, что позволяет не только выводить в одну из таблиц значения, которые отображаются в других табличных диапазонах, но и производить с ними различные математические операции (сложение, деление, вычитание, умножение и т.д.).

Посмотрим, как это осуществляется на практике. Сделаем так, что на Листе 3 будут выводиться общие данные заработной платы по предприятию без разбивки по сотрудникам. Для этого ставки сотрудников будут подтягиваться из Листа 2, суммироваться (при помощи функции СУММ) и умножаться на коэффициент с помощью формулы.

1. Выделяем ячейку, где будет выводиться итог расчета заработной платы на Листе 3. Производим клик по кнопке «Вставить функцию».



2. Следует запуск окна Мастера функций. Переходим в группу «Математические» и выбираем там наименование «СУММ». Далее жмем по кнопке «OK».



3. Производится перемещение в окно аргументов функции СУММ, которая предназначена для расчета суммы выбранных чисел. Она имеет нижеуказанный синтаксис:

   =СУММ(число1;число2;…)

   Поля в окне соответствуют аргументам указанной функции. Хотя их число может достигать 255 штук, но для нашей цели достаточно будет всего одного. Ставим курсор в поле «Число1». Кликаем по ярлыку «Лист 2» над строкой состояния.



4. После того, как мы переместились в нужный раздел книги, выделяем столбец, который следует просуммировать. Делаем это курсором, зажав левую кнопку мыши. Как видим, координаты выделенной области тут же отображаются в поле окна аргументов. Затем щелкаем по кнопке «OK».



5. После этого мы автоматически перемещаемся на Лист 1. Как видим, общая сумма размера ставок работников уже отображается в соответствующем элементе.



6. Но это ещё не все. Как мы помним, зарплата вычисляется путем умножения величины ставки на коэффициент. Поэтому снова выделяем ячейку, в которой находится суммированная величина. После этого переходим к строке формул. Дописываем к имеющейся в ней формуле знак умножения (*), а затем щелкаем по элементу, в котором располагается показатель коэффициента. Для выполнения вычисления щелкаем по клавише Enter на клавиатуре. Как видим, программа рассчитала общую заработную плату по предприятию.



7. Возвращаемся на Лист 2 и изменяем размер ставки любого работника.



8. После этого опять перемещаемся на страницу с общей суммой. Как видим, из-за изменений в связанной таблице результат общей заработной платы был автоматически пересчитан.

Способ 4: специальная вставка

Связать табличные массивы в Excel можно также при помощи специальной вставки.

1. Выделяем значения, которые нужно будет «затянуть» в другую таблицу. В нашем случае это диапазон столбца «Ставка» на Листе 2. Кликаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В открывшемся списке выбираем пункт «Копировать». Альтернативной комбинацией является сочетание клавиш Ctrl+C. После этого перемещаемся на Лист 1.



2. Переместившись в нужную нам область книги, выделяем ячейки, в которые нужно будет подтягивать значения. В нашем случае это столбец «Ставка». Щелкаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В контекстном меню в блоке инструментов «Параметры вставки» щелкаем по пиктограмме «Вставить связь».
   

   Существует также альтернативный вариант. Он, кстати, является единственным для более старых версий Excel. В контекстном меню наводим курсор на пункт «Специальная вставка». В открывшемся дополнительном меню выбираем позицию с одноименным названием.



3. После этого открывается окно специальной вставки. Жмем на кнопку «Вставить связь» в нижнем левом углу ячейки.



4. Какой бы вариант вы не выбрали, значения из одного табличного массива будут вставлены в другой. При изменении данных в исходнике они также автоматически будут изменяться и во вставленном диапазоне.

Урок: Специальная вставка в Экселе

Способ 5: связь между таблицами в нескольких книгах

Кроме того, можно организовать связь между табличными областями в разных книгах. При этом используется инструмент специальной вставки. Действия будут абсолютно аналогичными тем, которые мы рассматривали в предыдущем способе, за исключением того, что производить навигацию во время внесений формул придется не между областями одной книги, а между файлами. Естественно, что все связанные книги при этом должны быть открыты.

1. Выделяем диапазон данных, который нужно перенести в другую книгу. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем в открывшемся меню позицию «Копировать».



2. Затем перемещаемся к той книге, в которую эти данные нужно будет вставить. Выделяем нужный диапазон. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню в группе «Параметры вставки» выбираем пункт «Вставить связь».



3. После этого значения будут вставлены. При изменении данных в исходной книге табличный массив из рабочей книги будет их подтягивать автоматически. Причем совсем не обязательно, чтобы для этого были открыты обе книги. Достаточно открыть одну только рабочую книгу, и она автоматически подтянет данные из закрытого связанного документа, если в нем ранее были проведены изменения.

Но нужно отметить, что в этом случае вставка будет произведена в виде неизменяемого массива. При попытке изменить любую ячейку со вставленными данными будет всплывать сообщение, информирующее о невозможности сделать это.

Изменения в таком массиве, связанном с другой книгой, можно произвести только разорвав связь.

Разрыв связи между таблицами

Иногда требуется разорвать связь между табличными диапазонами. Причиной этого может быть, как вышеописанный случай, когда требуется изменить массив, вставленный из другой книги, так и просто нежелание пользователя, чтобы данные в одной таблице автоматически обновлялись из другой.

Способ 1: разрыв связи между книгами

Разорвать связь между книгами во всех ячейках можно, выполнив фактически одну операцию. При этом данные в ячейках останутся, но они уже будут представлять собой статические не обновляемые значения, которые никак не зависят от других документов.

1. В книге, в которой подтягиваются значения из других файлов, переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Изменить связи», который расположен на ленте в блоке инструментов «Подключения». Нужно отметить, что если текущая книга не содержит связей с другими файлами, то эта кнопка является неактивной.



2. Запускается окно изменения связей. Выбираем из списка связанных книг (если их несколько) тот файл, с которым хотим разорвать связь. Щелкаем по кнопке «Разорвать связь».



3. Открывается информационное окошко, в котором находится предупреждение о последствиях дальнейших действий. Если вы уверены в том, что собираетесь делать, то жмите на кнопку «Разорвать связи».



4. После этого все ссылки на указанный файл в текущем документе будут заменены на статические значения.

Способ 2: вставка значений

Но вышеперечисленный способ подходит только в том случае, если нужно полностью разорвать все связи между двумя книгами. Что же делать, если требуется разъединить связанные таблицы, находящиеся в пределах одного файла? Сделать это можно, скопировав данные, а затем вставив на то же место, как значения. Кстати, этим же способом можно проводить разрыв связи между отдельными диапазонами данных различных книг без разрыва общей связи между файлами. Посмотрим, как этот метод работает на практике.

1. Выделяем диапазон, в котором желаем удалить связь с другой таблицей. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. В раскрывшемся меню выбираем пункт «Копировать». Вместо указанных действий можно набрать альтернативную комбинацию горячих клавиш Ctrl+C.



2. Далее, не снимая выделения с того же фрагмента, опять кликаем по нему правой кнопкой мыши. На этот раз в списке действий щелкаем по иконке «Значения», которая размещена в группе инструментов «Параметры вставки».



3. После этого все ссылки в выделенном диапазоне будут заменены на статические значения.

Как видим, в Excel имеются способы и инструменты, чтобы связать несколько таблиц между собой. При этом, табличные данные могут находиться на других листах и даже в разных книгах. При необходимости эту связь можно легко разорвать.

Если вам нужно составить какой-либо список, можно воспользоваться специальными приложениями для этого. Существует немало программ, которые позволяют создавать и делиться с другими небольшими списками.

Если же вам нужны более изощрённые формулы, вычисления, возможности программирования для автоматизации сбора и обработки данных, можно отдать предпочтение Excel. Однако, простота работы в Excel для новичков является одним из недостатков. Поначалу небольшой проект может превратиться в нечто громоздкое и после этого начинаются проблемы со скоростью и стабильностью работы. Также могут возникнуть непреодолимые проблемы в процессе разработки.

Управление большими массивами данных может вызывать значительные сложности в плане организации, реализации, классификации файлов, управления базой данных, совместной работы пользователей и т.д. Для нарушения целостности структуры базы данных достаточно разместить эти данные в неправильном месте, непоследовательно ввести или чтобы над таблицей работали больше одного человека. Многое может пойти не так и это приведёт к задержкам по времени и возможной потере данных.

В этой статье описываются наиболее часто встречающиеся проблемы в работе с таблицами Excel, как их решать и не лучше ли перейти на базы данных.

Проблема 1: многопользовательское редактирование

Когда происходит органический рост системы Excel, могут возникнуть проблемы с одновременной работой более чем одного пользователя. Вы пытаетесь открыть таблицу, а с ней уже кто-то работает. В таком случае вы можете отменить открытие, подождать или посмотреть содержимое в режиме «Только для чтения». Excel обещает сообщить вам, когда другой пользователь закроет таблицу, но проверка статуса происходит не слишком часто и информация может так и не появиться. Если даже это произойдёт, другой пользователь может опередить вас и открыть эту таблицу раньше.

Чтобы такого не происходило, можно использовать Excel Online, это урезанная версия Excel. Или же включить функцию «Общие рабочие книги». Вот как делиться таблицами.

1. Откройте нужную таблицу и нажмите «Файл» наверху.

1. С левой стороны нажмите «Поделиться» для открытия нового окна.

1. Введите информацию о пользователе, с которым хотите поделиться таблицей.

Примечание: можно разделить данные на несколько рабочих книг, чтобы разные люди работали с разными рабочими книгами и не мешали друг другу.

По умолчанию Excel Online разрешает одновременно работать множеству пользователей, но функциональность этого приложения ограниченная. Сервис способен справиться с выполнением только наиболее простых задач. В частности, функция общей рабочей книги тоже имеет множество ограничений. Нельзя создавать таблицы и удалять блоки ячеек, если к рабочей книге даётся общий доступ.

Когда система Excel растёт, только один пользователь может открывать рабочую книгу в один момент времени.

Некоторые ограничения Excel Online можно обойти. Можно поменять структуру рабочей книги вместо использования уже созданной рабочей книги, но такой сценарий часто не подходит. В результате невозможно использовать общедоступную рабочую книгу так, как используется рабочая книга с одним пользователем.

Изменения в общедоступных рабочих книгах синхронизируются между пользователями при каждом сохранении. Это происходит по расписанию; например, автосохранение каждые 5 минут. Однако, расходы ресурсов на регулярное сохранение и изменения со стороны каждого пользователя растут. Размер рабочих книг может быстро увеличиваться и вместе с этим вырастет расход трафика и замедлятся другие системы.

Проблема 3: связанные рабочие книги Excel

Разделение данных на несколько рабочих книг может помочь решить проблему многопользовательского редактирования. Однако, каждая рабочая книга потребует ссылок на другие, чтобы вводимые в одну книгу значения отображались в остальных. Связи между рабочими книгами помогают хранить разные данные в разных файлах вместо наличия разных таблиц в одной рабочей книге.

К сожалению, эти ссылки являются ещё одним источником нестабильности. Они могут быть абсолютными, включая полный путь к источнику рабочей книги, или относительными, когда используется разница между путём к источнику и местом назначения. Это кажется разумным вариантом, но в Excel применяются загадочные правила для принятия решения о том, когда использовать ссылки разных типов и менять их.

Правила определяются несколькими параметрами и тем, были рабочие книги сохранены перед вставкой ссылок или нет. Ссылки также меняются, когда рабочая книга сохраняется и не открывается и используется команда «Сохранить как» для создания копии вместо копирования файлов в проводнике. В результате всей этой неопределённости ссылки между рабочими книгами легко ломаются и их восстановление занимает время. К пострадавшим файлам доступа не будет ни у кого.

Связанные данные обновляются только при открытии файлов, если только специально не нажать Данные > Запросы и подключения > Изменить ссылки > Обновить значения. Ниже приведён небольшой пример.

1. Откройте таблицу и нажмите «Данные» наверху.

1. Найдите команду «Запросы и подключения» и нажмите «Редактировать ссылки».

1. Выберете «Обновить значения».

Если ваши ссылки не между двумя рабочими книгами, а между тремя или больше, нужно открывать все эти рабочие книги по порядку, чтобы процесс обновления данных происходил в нужной последовательности от первой рабочей книге ко второй, третьей и т.д. Если вы изменили значение в первой рабочей книги и открыли третью, вы не увидите сделанных изменений, поскольку не были обновлены значения во второй книге.

Это логическое изменение данных, но оно повышает вероятность того, что информация окажется неправильной или что вы попытаетесь открыть уже открытую рабочую книгу.

Можно попробовать избежать связанных рабочих книг, но есть вероятность, что в таком случае вам придётся повторно вводить те же данные более чем в одну рабочую книгу. Это повышает шансы опечаток и увеличивает продолжительность работы.

Проблема 4: проверка данных в Excel

Ошибки в данных бывают в любой компьютерной системе. Человек может отвлечься и подставить не те цифры. Если данные при вводе не проверяются, могут возникнуть проблемы.

По умолчанию Excel принимает всё, что вводит пользователь. Есть возможность настроить проверку списков поиска, но их трудно поддерживать, особенно если одно поле используется больше чем в одном месте. Если без проверок вводятся идентификационные номера документов и клиентские номера, легко ошибиться и не заметить этого. Целостность данных в системе оказывается скомпрометированной и результаты анализа данных могут вызывать сомнения.

Быть может, и вам приходилось испытывать последствия проблем с проверкой данных, когда вы не знали причин этих проблем. Представим, что в Excel у вас есть список счетов. Пользователь набирает имена клиентов в каждом счёте с небольшими отличиями. В результате вы получаете счета для компаний «Jones Ltd», «Jones Limited», «Jonse Ltd» и «joness». Вы можете знать, что это одна и та же компания, но Excel этого не знает. Любой анализ данных в счетах, вроде сводной таблицы клиентов по месяцам, будет давать разные результаты, хотя должен быть один.

Проблема 5: навигация по Excel

В больших рабочих книгах трудно ориентироваться. Вкладки внизу страницы являются не самым удобным методом поиска, особенно когда этих вкладок много. Чем больше вкладок отображается на экране, тем сложнее найти нужную. Ниже описывается более быстрый способ навигации по листам.

1. Внизу с левой стороны экрана нажмите правой кнопкой мыши на стрелке слева от названия листа. Появится диалоговое окно «Активировать лист».

1. Отображаются первые 20 листов, для доступа к остальным нужно прокручивать список. Нельзя сортировать, группировать, искать нужные листы. Внешний вид списка показан ниже.

Проблема 6: безопасность Excel

Можно усилить защиту рабочих книг Excel, но здесь есть свои проблемы. Защита направлена главным образом на целостность структуры рабочей книги, нежели на сами данные. Можно попробовать заблокировать некоторые листы и ячейки, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения в структуру и формулы. Однако, если они могут видеть данные, они обычно могут менять их, если только вы не придумаете какое-то изобретательное средство использования макросов для программирования.

Проблема 7: скорость Excel

Приложение Excel является не самым быстрым, а его язык программирования VBA медленнее по сравнению с профессиональными вроде C#. В этом виноваты предполагаемые сценарии применения и гибкость Excel. Это приложение для работы с электронными таблицами. Excel VBA можно превратить в сервис для управления списками данных, но это не лучший выбор для подобных задач. Для них подходят специализированные приложения.

Использование баз данных для структурированных данных

Если вы столкнулись с описанными в этой статье проблемами, не следует оставлять их без внимания. Есть профессиональные средства хранения структурированных данных — базы данных. Они не должны пугать вас и необязательно дорого стоят. В базах данных вы сможете логически упорядочить данные, связать их воедино и заставить их взаимодействовать друг с другом.

Примечание: если вы переходите от электронных таблиц к базам данных, не следует слепо копировать дизайн таблицы. Всегда можно попробовать сделать лучше.

Существуют базы данных общего назначения, в которых можно подобрать индивидуальные решения. Также имеются специальные базы данных для конкретных целей. Они дешевле, быстрее внедряются и лучше подходят для решения поставленных задач.

Например, у вас имеется список клиентов и подробностей взаимодействия с ними. Для работы с подобными списками предназначаются системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Несмотря на громоздкое название, системы CRM являются удобными специализированными базами данных. Пакеты учётных записей вроде QuickBooks и Sage тоже являются специализированными базами данных. Если вы не можете найти готовые предложения под ваши нужды, можно создать их самостоятельно или заказать.

Наиболее распространённым типом баз данных являются реляционные. Там данные хранятся в таблицах и состоят из рядов и строк. Каждый ряд содержит данные для отдельного объекта. В каждом столбце описывается отдельный атрибут этого объекта, вроде фамилии клиента и номера его паспорта.

От пользователя требуется ввести данные клиента при создании записи в базе данных и затем эти данные могут применяться в неограниченном числе счетов, которые вы будете выставлять клиентам.

Между таблицами существуют связи. Например, в счёте содержится идентификатор пользователя. Благодаря этим связям можно найти все счета определённого клиента или узнать номер телефона клиента из какого-либо счёта. Достаточно один раз ввести клиентские данные для создания записи этого клиента. Затем можно пользоваться этими записями неограниченное число раз без необходимости каждый раз набирать данные вручную. Для создания базы данных нужно определить таблицы и связи между ними, а затем указать расположение элементов на экране для использования списков и редактирования данных.

Есть десятки приложений баз данных. Некоторые просты в применении и делают всю работу за вас, позволяя настраивать таблицы, экраны ввода данных и отчёты. Другие более функциональные в определённых сферах, но для завершения работы им требуются дополнительные инструменты.

Например, программа может подходить для определения таблиц и связей, а также у неё существуют качественные инструменты анализа и создания отчётов. Однако, у приложения нет инструментов для задания экранов ввода данных. Примером такого приложения является Microsoft SQL Server. Как и в других крупных системах баз данных, SQL Server берёт на себя серверную часть и ожидает использования дополнительного инструмента вроде Visual Studio для разработки клиентской части.

Какое приложение базы данных подойдёт вам?

Вариант 1: Microsoft Access

Access является одним из первых представителей баз данных на ПК. Этой программой легко пользоваться и легко пользоваться ей неправильно. Можно разрабатывать таблицы, экраны, отчёты с нуля или на основе шаблонов. Некоторые шаблоны годятся только для американцев и не всегда они учат правильным практикам работы с базами данных, зато позволяют быстро начать работать. Экраны и функции программирования могут быть достаточно изощрёнными. Можно распространять готовое приложение среди других пользователей посредством интранета вместо обмена файлами.

Вариант 2: Microsoft SharePoint

SharePoint представляет собой как базу данных, так и механизм хранения документов. Можно применять эту программу для создания и связывания простых списков. Конструктор форм здесь достаточно сложный, но можно вносить в него изменения. Способность приложения захватывать список накопленных в Excel данных и помещать в кастомные списки может пригодиться. Программа делает кастомные списки доступными всем пользователям вашей сети и позволяет добавлять защиту для ограничения доступа к этим данным. Можно заставить SharePoint уведомлять вас по электронной почте, если кто-то добавил, отредактировал или удалил записи в базе. Если вы храните данные о людях, элементах календаря или задачах, можно синхронизировать эти данные с Outlook.

Вариант 3: Zoho Creator

Zoho Office представляет собой приложение, в состав которого входят базы данных. Применяется функциональность «перетащи и отпусти» для интуитивного распространения форм. Процесс перетаскивания и отпускания применяется также при программировании взаимодействий и рабочих процессов. Данные и приложения будут доступны из любого места, а для обеспечения их конфиденциальности применяется простая защита. Zoho берёт ежемесячную абонентскую плату, при этом число хранящихся в месяц данных ограничено для каждого тарифного плана. Чтобы хранить больше данных, нужно заплатить дополнительно, как и за вспомогательные функциональные возможности, вроде интеграции с электронной почтой.

Как видим, Excel предлагает обширную функциональность, но в нём есть не всё. Иногда лучше подходит другое приложение, особенно если оно создано специально под выполнение ваших задач. В других случаях Excel справится, в том числе при работе с небольшими базами данных. Теперь вы знаете, как решить возникающие при работе с ним проблемы.

Об авторе