Связь рабочих листов рабочих книг excel

Урок № 7.
РАБОЧАЯ КНИГА EXCEL. СВЯЗЬ ТАБЛИЦ,

Цели работы:

• научиться использовать несколько листов  рабочей книги
• научиться осуществлять связь между листами одной рабо­чей книги и связь между файлами.

До сих пор вы работали только с одним листом рабочей кни­ги. Часто бывает полезно использовать несколько рабочих листов.
В нижней части экрана видны ярлычки листов. Если щелкнуть на ярлычке левой клавишей мыши, то указанный лист становится активным и перемещается наверх. Щелчок правой кнопкой на ярлычке вызовет контекстно-зависимое меню для таких действий с листом, как перемещение, удаление, переиме­нование и т.д.
В левом нижнем углу окна рабочей книги находятся кноп­ки прокрутки ярлычков, с помощью которых можно переходить от одного рабочего листа к другому.
Щелкнув правой кнопкой мыши на кнопках прокрутки ярлыч­ков, можно открыть контекстно-зависимое меню для выбора нужного рабочего листа.

Постановка задачи.
Необходимо создать классный журнал. Для простоты ограничимся  тремя предметами: литература, алгебра, геометрия. Отель­ный лист рабочей книги отводится для каждого предмета. Он со­держит список класса (ограничимся пятью учениками), текущие оценки и итоговую оценку за 1 четверть. На отдельном листе дол­жна быть представлена ведомость итоговых оценок за 1 четверть, которая должна быть заполнена оценками с использованием ссы­лок на соответствующие листы по предметам.

ХОД РАБОТЫ

ЗАДАНИЕ 1. На <Листе 1> заполните и оформите таблицу со­гласно рисунку:

Для чисел в ячейках, содержащих даты проведения занятий, задайте формат Дата (Код: Д.ММ).
Оценки за 1 четверть вычислите по формуле как среднее ариф­метическое текущих оценок, используя функцию СРЗНАЧ.

ЗАДАНИЕ 2. Сохраните таблицу в личном каталоге рабочего диска  под именем jurnal.xks.

ЗАДАНИЕ 3. Создайте аналогичные листы для предметов алгебра и геометрия, для чего:
3.1.Скопируйте таблицу Литература на следующий лист, ис­пользуя команды меню: Правка – Переместить/скопировать

После выполнения команды появится лист < Лист 1 [2]>.
3.2. Скопируйте таблицу еще раз, используя те же команды меню.
После выполнения этой команды появится  лист <Лист 1 [3]>.

ЗАДАНИЕ 4. Переименуйте листы: <Лист 1> в <Литература>, <Лист 1 [2]> в <;Алгебра>, <Лист 1 [3]> в <Геометрия>.

  Для этого дважды щелкните на ярлычке соответствующего листа и задайте в диалоговом окне новое имя. Можно один раз щелкнуть по ярлычку правой кнопкой мыши и  открыть контекст­но-зависимое меню, в котором выбрать пункт  Переименовать.

ЗАДАНИЕ 5. На листах <Алгебра> и <Геометрия> в таблицах соответственно измените названия  предметов, текущие оценки, даты.

Связь рабочих листов

Excel позволяет  использовать в таблице данные с других лис­тов и из других таблиц. Связь между двумя листами достигается за счет введения в один  лист формулы связи со ссылкой на ячейку на другом листе.

ЗАДАНИЕ 6. На <Листе 2> создайте таблицу – Ведомость итоговых  оценок за 1 четверть, для чего:
6.1. Переименуйте <Лист 2>  в Лист  <1 четверть>
6.2.Заполните таблицу ссылками на соответствующие ячейки  других листов:

• В ячейку А2 занесите формулу = Литература!А2

Литература! — ссылка на другой лист, символ ! обязателен А2 — адрес ячейки на листе <Литература>, используется относительная адресация.

• Размножьте формулу на последующие  5 ячеек столбца А и соответствующие ячейки столбца В.

В ведомости заполнятся колонки № и Фамилия учащегося.

• В ячейку СЗ занесите формулу =Литература! L3
• Размножьте формулу на последующие 4 ячейки столбца.

Столбец заполнился оценками за i четверть по литературе. Таким образом будет установлена связь между листом <1 четверть> — и листом <Литература>.

ЗАДАНИЕ 7. Удалите листы, которые не будут использоваться, в рабочей книге (3-16).
Для удаления листа выберите команду Удалить  из контекстно-зависимого  для ярлычков. Для удаления сразу несколь­ких рабочих листов предварительно выделите их при нажатой клавише <Cirl>.
Пока информация рабочего листа занимает один экран, дос­таточно одного окна. Если это не так, то можно открыть несколь­ко окон и одновременно отслеживать на экране разные области рабочего файла.
В нашем примере это также удобно сделать, расположив в разных окнах разные рабочие листы.

ЗАДАНИЕ 8. Проверьте правильность заполнения таблицы.
8.1. Откройте для просмотра еще одно окно. Выполните команды меню: Окно — Новое окно.
8.2. В новом окне  выберите рабочий лист <Литература>.
8.3. Выполните команды меню: Окно — Упорядочить окна —  Упо­рядочить , (*) каскадом.

Экран после выполнения указанных действий примет вид, представленный на рисунке.

Активным всегда является только одно из окон. Для активизации другого окна нужно щелкнуть по нему.

ЗАДАНИЕ 9. Проверьте, как работает связь таблиц.
9.1. На листе <Литература> Руслановой Галине исправьте две текущие оценки 3 на 4.
Внимание! Изменилась итоговая оценка Руслановой Галины за 1 четверть, как на листе <Литература>, так и на листе < 1 чет­верть>.
9.2. Исправьте текущие оценки Руслановой Галине опять на 3.
Таким образом, связь между различными листами одной ра­бочей книги действует.

Связь между файлами

Связь между двумя файлами достигается за счет введения в —  один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле. Файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который отдает данные, — файлом-источни­ком.
Как только связь устанавливается, Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку — файла назначения. Величи­на в ячейке назначения автоматически обновляется.

ЗАДАНИЕ 10. Осуществите связь между листами разных рабочих книг. Заполните столбец в Ведомости оценками по литературе, взяв их из файла jurnal.xls.
10. 1. Очистите от оценок столбец Литература, используя ко­манды меню: Правка – Очистить содержимое.
10.2.В ячейку СЗ занесите формулу: =’A:PETROV[jurnal1.хls]Литература ‘!L3,

‘A:PETROV[jurnal1.хls]Литература ‘!L3 — путь к файлу jurnal.xls и листу <Литература>. Обязательно в «». Имя файла обязательно в квадратных скобках. В пути должен быть указан ваш рабочий диск и ваш личный каталог.
10.3. Размножьте формулу на последующие 4 ячейки столбца.
Столбец заполнился оценками по литературе, т.е., связь установлена.

ЗАДАНИЕ 11. Самостоятельно заполните ведомость 1 четверть по предметам алгебра и геометрия.

ЗАДАНИЕ 12. Раскройте еще два окна и разместите в них листы <Алгебра> и <Геометрия>, упорядочив окна каскадом.

ЗАДАНИЕ 13. Закройте все окна, кроме окна  <Литература>. Разверните это окно на весь экран.

ЗАДАНИЕ 14. На листе <Литература> напечатайте список учеников, которые закончили 1 четверть с оценкой 5,4,3 по предмету:
14.1. На листе <Литература>. В ячейку А10 введите текст: «Получили оценку  5:»
14.2. Скопируйте это текст в ячейки А17 и А24.
14.3. В ячейке А17 измените текст на: «Получили оценку 4:», а в ячейке А24 на: «Получили оценку 3:».
14.4. С использованием Автофильтра выберите записи с итоговой оценкой 5 за 1  четверть.
14.5. Выделите фамилии учеников и скопируйте их в 11-ю строку в столбце В.
14.6. С ячеек с фамилиями, которые были только что скопированы, снимите обрамление и фон.
14.7.Аналогичные действия произведите для учеников, которые получили оценку 3 и 4.
14.8.Отмените Автофильтр, выполнив команду: Данные – Фильтр – Автофильтр.
В результате всех действий лист <Литература> будет иметь вид:

ЗАДАНИЕ 15. Сохраните таблицу на диске в личном каталоге под именем work7.xls.

ЗАДАНИЕ 16. Распечатайте лист <Литература>, предваритель­но сняв колонтитулы. Меню: Файл — Печать, (*) — выделенные листы.

ЗАДАНИЕ 17. Подведите итоги.
Проверьте:
знаете ли вы, что такое:

умеете ли вы:

Если нет, то еще раз внимательно перечитайте соответствую­щие разделы работы.

Создание связей между рабочими листами и рабочими книгами.

Excel позволяет
использовать в таблице данные с других
листов и из других таблиц.

Связывание
— это процесс динамического обновления
данных в рабочем листе на
основании
данных другого источника (рабочего
листа или рабочей книги). Связанные
данные отражают любые изменения, вносимые
в исходные данные.

Связывание
выполняется посредством специальных
формул, которые содержат так называемые
внешние
ссылки.
Внешняя ссылка может ссылаться на ячейку
из другого рабочего листа той же рабочей
книги или на ячейку любого другого
рабочего листа любой другой рабочей
книги. Например, связи между двумя
листами достигается за счёт введения
в один лист формулы связи со ссылкой на
ячейку в другом листе.

Excel
позволяет создавать связи с другими
рабочими листами и другими рабочими
книгами трех типов:

• ссылка на другой
рабочий лист в формуле связывания с
использован ссылки на лист;

• ссылка на
несколько рабочих листов в формуле
связывания с использованием трехмерной
ссылки,

• ссылка на другую
рабочую книгу в формуле связывания.
Формула связывания вводится в ячейку,
в которой нужно получить результат.

Использование в формуле связывания ссылки на другой рабочий лист

При работе с большим
количеством данных и создании
многочисленных paбочих
листов для хранения этих данных возникают
ситуации, когда формула на одном рабочем
листе использует данные из другого
рабочего листа. Такие формулы весьма
полезны, поскольку избавляют вас от
необходимости хранить избыточные данные
на многих рабочих листах.

При связывании
рабочих книг используется ряд терминов,
которые вам следует знать. Рабочая
книга, содержащая формулу связывания,
называется зависимой
рабочей книгой,
а рабочая книга, содержащая связываемые
данные — исходной
рабочей книгой.

Чтобы сослаться
на ячейку в другом рабочем листе,
поставьте восклицательный знак между
именем листа и именем ячейки. Синтаксис
для этого типа формул выглядит следующим
образом: =ЛИСТ!Ячейка.
Если ваш лист имеет имя, то вместо
обозначения лист
используйте имя этого листа. Например,
Отчет!B5.

Если имя содержит
пробелы (например, Бюджет
99), то при
создании ссылок на другие листы это имя
необходимо заключать в одинарные
кавычки.

Связывание нескольких рабочих листов

Часто встречаются
ситуации, когда формула должна ссылаться
на диапазон ячеек, включающий два или
даже больше листов в рабочей книге.
Обычно это происходит, когда создаются
идентичные рабочие листы для распределения
бюджета за разные периоды времени, для
сведений о работе различных бригад или
для сведений о продажах в различных
регионах. У вас также могут быть разные
рабочие листы, но их итоговые значения
специально содержатся в ячейках с
идентичными адресами. И все эти итоговые
значения можно затем свести воедино
для получения общего итога в одной
формуле, содержащей ссылку на все эти
листы и адреса ячеек.

В таких случаях
Excel
ссылается на диапазоны ячеек с помощью
трехмерных ссылок. Трехмерная
ссылка
устанавливается путем включения
диапазона листов (с указанием начального
и конечного листа) и соответствующего
диапазона ячеек. Например, формула,
использующая трехмерную ссылку, которая
включает листы от Лист1
до Лист5
и ячейки А4:А8, может иметь следующий
вид: =SUM(ЛИСТ1:ЛИСТ5!А4:А8).

Трехмерные ссылки
можно включить в формулу и другим
способом. Для этого достаточно щелкнуть
на рабочем листе, который нужно включить
в формулу. Но сначала начните формулу
в ячейке, где хотите получить результат.
Когда дойдет черед до использования
трехмерной ссылки, щелкните на ярлычке
первого листа, подлежащего включению
в ссылку, затем нажмите (и не отпускайте)
клавишу <Shift>
и щелкните на ярлычке последнего листа,
подлежащего включению в ссылку. После
этого выделит нужные ячейки. Завершив
построение формулы, нажмите клавишу
<Enter>.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Была ли эта статья полезной?

Практическая работа № 9 — 9

Тема: Рабочая книга Excel. Связь листов.

Цель: Научиться использовать несколько листов рабочей книги Excel, осуществлять связь между листами одной книги и файлами.

Путь к файлам: Сетевое окружение238-dcSharedFolderexceljurnal.xls

Листы рабочей книги

Часто возникает необходимость использовать несколько рабочих листов книги Excel, например, при создании классного журнала. Для простоты ограничимся тремя предметами: литература, алгебра, геометрия. Отдельный лист рабочей книги отводится для каждого предмета. На отдельном 4-ом листе должна быть представлена ведомость итоговых оценок за 1 четверть, которая должна быть заполнена оценками с использованием ссылок на соответствующие листы по предметам.

Задание 1. Заполнить таблицу согласно образцу.

	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J	K	L
1					Литература
2	№	фамилия	2.9	9.9	16.9	23.9	30.9	7.10	14.10	21.10	28.10	1 четверть
3	1	Арбузов Артём			3			4		4
4	2	Иванов Игорь	5				5				4
5	3	Орлова Ольга		4					4
6	4	Попов Олег				5				4
7	5	Русланова Галина			3			3

Задание 2. Для чисел в ячейках, содержащих даты проведения занятий, задать формат представления даты дд.мм.

Задание 3. Итоговую оценку в столбце L вычислить как среднее арифметическое, используя функцию СРЗНАЧ.

• Поместить курсор в ячейку L3.

• Ввести выражение: =СРЗНАЧ(С3:К3).

• Используя функцию автозаполнения скопировать формулу в диапазон ячеек L4:L7.

Задание 4. Установить формат представления данных в ячейках столбца L – Числовой без десятичных знаков.

• Выделить диапазон ячеек L3:L7.

• В меню Формат выбрать команду Ячейки.

• Активизировать вкладку Число.

• Выбрать формат представления данных Числовой.

• В поле Число десятичных знаков установить значение 0.

• Щёлкнуть по кнопке ОК. Функция должна возвратить все целые значения.

Задание 5. На листах рабочей книги Excel 2 и 3 создать странички для предметов: алгебра, геометрия.

• Выделить всю таблицу (диапазон ячеек A1:L7).

• В меню Правка выбрать команду Копировать.

• Перейти на Лист2.

• В меню Правка выбрать команду Вставить.

• Перейти на Лист3.

• Вновь выполнить команду Вставить из меню Правка.

Задание 6. Переименовать листы Лист1 в литература, Лист2 в алгебра, Лист3 в геометрия.

1. Дважды щёлкнуть на ярлычке соответствующего листа и задать в диалоговом окне новое имя.

2. Щёлкнуть по ярлычку правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстно-зависимом меню выбрать команду Переименовать.

Задание 7. На листах алгебра и геометрия в таблицах соответственно изменить: названия предметов, оценки.

				алгебра
№	фамилия	2.9	9.9	16.9	23.9	30.9	7.10	14.10	21.10	28.10	1 четверть
1	Арбузов Артём			3			3		3		3
2	Иванов Игорь	5				4				4	4
3	Орлова Ольга		4					4			4
4	Попов Олег				3				4		4
5	Русланова Галина			5			5				5

				геометрия
№	фамилия	2.9	9.9	16.9	23.9	30.9	7.10	14.10	21.10	28.10	1 четверть
1	Арбузов Артём	4		3			4		4		4
2	Иванов Игорь	5				5				4	5
3	Орлова Ольга		3		4			3			3
4	Попов Олег	2			2				3		2
5	Русланова Галина			5			5				5

Задание 8. Создать новый лист рабочей книги Excel.

1. Щёлкнуть правой кнопкой по ярлычку последнего листа и в контекстном меню выбрать команду Добавить.

2. В открывшемся диалоговом окне Вставка на вкладке Общие выбрать ярлычок Лист и щёлкнуть по кнопке ОК.

Связь рабочих листов

Excel позволяет использовать в таблице данные с других листов и из других таблиц. Связь между двумя листами достигается за счёт введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом месте.

Задание 9. Используя функцию связи со ссылкой внести в столбец А вновь созданного листа, фамилии учащихся, взятые из листа литература рабочей книги Excel.

• Переименовать вновь созданный лист в 1 четверть.

• В ячейку А2 занести формулу: =литература!B2 (литература! — ссылка на другой лист, символ ! обязателен. B2 — адрес ячейки на листе Литература).

• Используя функцию автозаполнения скопировать формулу в ячейки А3:А7.

Задание 10. Оформить столбец B формулами, считывающими оценки за 1 четверть по предмету литература.

• В ячейку B2 занести формулу: =литература!L3.

• Скопировать формулу в ячейки диапазона B3:B7. Столбец должен заполниться оценками за 1 четверть по литературе, т.о. будет установлена связь между листом 1четверть и листом литература.

Задание11. Выполнить самостоятельно. Оформить столбцы С и D формулами, по которым будут считываться оценки за 1 четверть с листов алгебра и геометрия.

Ведомость должна выглядеть так:

	ведомость итоговых оценок
фамилия	литература	алгебра	геометрия
Арбузов Артём	4	3	4
Иванов Игорь	5	4	5
Орлова Ольга	4	4	3
Попов Олег	4	4	2
Русланова Галина	3	5	5

Задание 12. Сохранить файл под именем журнал.

Работа с несколькими окнами

Пока информация рабочего листа занимает один экран, достаточно одного листа. Если это не так, можно открыть несколько окон и одновременно отслеживать на экране разные области рабочего файла. В нашем примере это также удобно сделать, расположив в разных окнах разные рабочие листы.

Задание 13. Вывести на экран сразу два документа.

• Открыть для просмотра ещё одно окно, выбрав в меню Окно команду Новое.

• В новом окне выбрать рабочий лист Литература.

• Выполнить последовательно команды меню: Окно äРасположить ä Расположить рядом. На экране должно разместиться 2 окна, одно из которых будет активным.

Задание 14. Проверить как работает связь таблиц.

• На листе Литература Руслановой Галине исправить две оценки 3 на 4

Обратить внимание, что на листе 1четверть изменилась итоговая оценка с 3 на 4.

Связь между файлами

Связь между двумя файлами достигается за счёт введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле. Файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который отдаёт данные, — файлом — источником. Как только связь устанавливается, Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.

Задание 15. Скопировать файл jurnal.xls в собственную папку.

Задание 16. Осуществить связь между листами разных рабочих книг. Внести в ведомость итоговых оценок оценки по русскому языку и географии, взяв их из файла jurnal.xls

• Поместить курсор в ячейку Е3.

• Ввести формулу:=’d:название папки[jurnal.xls]русский’!L3

Знак ‘ (апострoф) находится на той же клавише, что и русская буква Э. Чтобы его набрать следует переключиться в режим ввода английских символов.

=’d:папка[jurnal.xls]русский’! — путь к файлу jurnal.xls и листу .

• Скопировать формулу в диапазон ячеек B3:B7 столбца Е. Столбец должен заполниться итоговыми оценками по русскому языку.

Задание 17. Выполнить самостоятельно. Внести в ведомость итоговых оценок оценки по географии, взяв их из файла jurnal.xls.

Russian (Pусский) translation by Andrey Rybin (you can also view the original English article)

По мере того как вы используете и создаете больше рабочих документов Excel, у вас может возникнуть необходимость связать их между собой. Может быть вы захотите написать формулу, которая использует данные с разных Листов. Или может даже вы напишете формулу, которая будет использовать данные из разных Книг (стандартное название рабочего документа Excel — workbook (анг.))

Я понял, что если я хочу, чтобы мои файлы были понятными и аккуратными, лучше разделять большие Листы с данными от формул, которые их обрабатывают. Я часто использую одну Книгу или Лист, который обрабатывает все что мне нужно.

В этом уроке, вы узнаете как добавлять ссылки на данные в Excel. Сначала, мы научимся связывать данные из разных Листов в пределах одной Книги. Затем, мы перейдем к связыванию нескольких Книг Excel, чтобы импортировать и синхронизировать данные между файлами.

Как Можно Быстро Организовать Ссылку Между Данными в Книгах Excel (Смотри и Учись)

Я покажу вам два примера, как можно связать данные из ваших электронных таблиц. Вы узнаете как извлекать данные из другой таблицы в Excel и как организовать связь между двумя Книгами. Мы также рассмотрим основные примеры написания формул, использующих данные из различных Листов в пределах одного рабочего документа.

Давайте посмотрим иллюстрированное руководство по связыванию Листов и Книг в Excel.

Основы: Как Добавить Ссылку между Листами в Excel

Давайте начнем с того, что научимся создавать формулы, которые используют данные с других Листов. Вы возможно уже знаете, что рабочий документ (Книга) Excel, может содержать несколько рабочих страниц (Листов). Каждый лист имеет свою вкладку, и вы можете переключаться между ними щелкая по вкладкам в нижней части документа Excel.

Сложные документы могут содержать большое количество листов. И в какое-то время, вам придется написать формулу которая будет использовать данные из разных листов.

Может вы будете использовать один лист в документе для всех ваших формул, которые обрабатывают данные, а данные будете распределять по отдельным листам.

Давайте разберемся как написать многостраничную формулу, которая работает с данными из разных Листов в пределах одного рабочего документа.

1. Создайте в Excel новую Формулу

Многие формулы в Excel начинаются со знака равно (=). Дважды щелкните или начните печатать в ячейке, и вы начнете создавать формулу, в которую вы хотите вставить ссылку. Например, я собираюсь написать формулу, которая будет суммировать значения из разных ячеек.

Я открываю запись знаком =, и затем щелкаю по первой ячейке на текущем листе, чтобы создать первую часть формулы. Затем, я напечатаю знак +, чтобы добавить значение из второй ячейки в этой формуле.

Пока не завершайте ввод формулы и не жмите Enter! Вам нужно оставить формулу открытой перед тем как вы переключитесь на другой Лист.

2. Переключитесь между Листами в Excel

Пока ваша формула не закончена, щелкните на вкладке другого листа в нижней части программы. Очень важно, чтобы вы не закрывали формулу, перед тем как вы щелкните по другой ячейке, которую вы хотите вставить в формулу.

После того, как вы переключитесь на другой лист, щелкните по ячейке которую вы хотите добавить в формулу. Как вы можете видеть на картинке ниже, Excel автоматически запишет часть формулы, которая будет обращаться к ячейке на другом Листе.

Заметьте на картинке ниже, что для ссылки на ячейку  на другом Листе, Excel добавил  надпись «Sheet2!B3», которая ссылается на ячейку В3 на листе с названием Sheet2. Вы можете написать это вручную, но когда в щелкаете по ячейке, Excel делает эту надпись автоматически за вас.

3. Закройте Excel формулу

Теперь, вы можете нажать enter, чтобы завершить создание мульти-страничной формулы. Когда вы это делаете, Excel вернется туда, где вы начали создавать формулу и покажет вам результат.

Вы можете продолжать набирать формулу, включая в нее ячейки с других листов и другие ячейки на этом же листе. Продолжайте комбинировать ссылки со всего рабочего документа, на все данные, которые вам нужны.

Повышаем Уровень Сложности: Как Создать Связь Между Несколькими Книгами Excel

Давайте узнаем, как извлечь данные из другого рабочего документа. С помощью этого навыка, вы сможете писать формул, которые связывают данные из разных рабочих документов Excel.

Для этого раздела урока, вам понадобится два рабочих документа, которые вы можете скачать в виде бесплатного приложения к этому уроку. Откройте их оба в Excel, и следуйте дальнейшим указаниям.

1. Откройте Две Рабочие Книги

Давайте начнем создавать формулу, которая будет использовать данные из двух различных документов.

Самый простой способ сделать это, это открыть два документа Excel, одновременно и расположить их рядом друг с другом. Я использую для этого функцию Windows Snap, чтобы каждое окно занимало пол экрана. Вам нужно иметь две книги перед собой, чтобы писать формулу, которая будет взаимодействовать с двумя Книгами.

На рисунке ниже, я открыл два рабочих документа один рядом с другим, для которых я буду создавать формулы. В моем примере, я веду бизнес, и покупаю различные продукты, и продаю их в разные страны. Итак, я использую разные рабочие документы, чтобы отслеживать покупки/продажи и данные по стоимости.

2. Начните Создавать Формулу в Excel

Цена за которую я покупаю товары, может измениться, а так же может измениться соотношение курсов к валюте в которой я получаю выплаты. Поэтому мне нужно иметь список в котором отслеживаются курсы валют и умножать их на стоимость моих закупок. Это подходящая возможность, чтобы использовать информацию из двух файлов и записать формулу, которая будет использовать данные обоих файлов.

Давайте рассмотрим число баррелей нефти которую я покупаю каждый месяц и цену за баррель. Сначала в ячейке из колонки Cost (ячейка C3), я начинаю создавать формулу, щелкнув в ней и нажав знак равно (=), а затем щелкаю по ячейке В3, чтобы взять значение для количества. Теперь, я жму знак *, чтобы уможножить количество на курс.

Итак, ваша формула, пока должна выглядеть так:

=B3*

Не закрывайте пока вашу формулу. Убедитесь, что она осталась открытой перед тем как перейти к следующему шагу; нам нужно указать Excel данные по цене, на которую будет умножаться количество.

3. Переключитесь на Другой Рабочий Документ Excel 

Пришло время переключиться на другой рабочий документ, вот почему так важно иметь данные из двух документов между собой, когда вы работаете с двумя Книгами.

Пока ваша формула открыта, щелкните по вкладке другой книги. Затем, щелкните по ячейке в вашей второй Книге, чтоб связать данные из двух файлов Excel.

Excel автоматически добавит ссылку на другой рабочий документа, как часть формулы:

=B3*[Prices.xlsx]Sheet1!$B$2

После того как вы нажмете Enter, Excel автоматически рассчитает окончательную стоимость умножив количество в первой книге на цену из второй книги.

Потренируйте свои навыки работы в Excel, умножая количество товара или объем на соответствующую ему цену из документа «Prices«.

Главное, расположить книги одну рядом с другой, и создавать формулу переключаясь между ними.

При этом, ничего не мешает вам использовать больше, чем два рабочих документа. Вы можете открыть много рабочих документов, на которые вы хотите ссылаться, и создавать формулы, связывающие данные между множеством листов.

Как Обновлять Данные При Работе с Несколькими Книгами

Когда вы используете формулы, которые ссылаются на разные книги Excel, вам нужно позаботится о том, как будут обновляться данные.

Итак, что же произойдет, если данные в Книге, на которую вы ссылаетесь, поменяются? Будут ли выполнены автоматические изменения в вашей Книге, или вам нужно обновлять ваши файлы, чтобы извлечь последние изменения и импортировать их?

Ответ такой, «зависит», и в основном зависит от того, открыты ли два документа одновременно.

Пример 1: Открыты Обе Книги Excel

Давайте проверим пример используя те же книги, что мы использовали раньше. Обе книги открыты. Давайте посмотрим, что произойдет, если мы изменим цену нефти за баррель с 45$ на 75$:

На сриншоте ниже, вы можете видеть, что когда мы изменили цену на нефть, результаты в другом документе автоматически поменялись.

Важно помнить: если оба рабочих документа открыты одновременно, изменения будут внесены автоматически в реальном времени. Когда вы меняете переменную, то информация в другом документе будет автоматически изменена или пересчитана, на основании новых данных.

Пример 2: Если Один Рабочий Документ Закрыт

А что если вы открыли только один рабочий документ? Например,
каждое утро мы обновляем цены на наши товары и валюты, а вечером мы
рассматриваем влияние изменений на наши покупки и продажи.

В следующий раз, когда вы откроете документ, который ссылается на другие таблицы, вы должны увидить сообщение подобное тому, что приведено ниже. Вы можете щелкнуть по  кнопке Обновить (Update), чтобы извлечь полседние данные из документа, на который ссылается формула.

Вы так же можете видеть меню, где можно нажать на копку Включить содержимое (Enable Content), чтобы автоматически обновлять данные между файлами Excel.

Подводим итоги и продолжаем обучаться работе в Excell

Написание формул которые берут данные из разных Листов и Книг, важный навык, при работе в Excel. Тем более, что это совсем не сложно, если вы знаете как это делать.

Посмотрите эти дополнительные уроки, чтобы узнать больше о том как работать с программой Excel и как обрабатывать в ней данные. Эти уроки, хорошо подойдут для того, чтобы продолжить обучение.

Дайте мне знать в комментариях, если у вас остались какие-то вопросы, по поводу того как организовать связь между различными рабочими документами Excel.