Связь документа excel с другим документом

Содержание

• 0.1 Создание связей между рабочими книгами
• 0.2 Прежде чем создавать связи между таблицами
• 0.3 Обновление связей
• 0.4 Разорвать связи в книгах Excel
• 1 Как Можно Быстро Организовать Ссылку Между Данными в Книгах Excel (Смотри и Учись)
• 2 Основы: Как Добавить Ссылку между Листами в Excel
  • 2.1 1. Создайте в Excel новую Формулу
  • 2.2 2. Переключитесь между Листами в Excel
  • 2.3 3. Закройте Excel формулу
• 3 Повышаем Уровень Сложности: Как Создать Связь Между Несколькими Книгами Excel
  • 3.1 1. Откройте Две Рабочие Книги
  • 3.2 2. Начните Создавать Формулу в Excel
  • 3.3 3. Переключитесь на Другой Рабочий Документ Excel 
• 4 Как Обновлять Данные При Работе с Несколькими Книгами
  • 4.1 Пример 1: Открыты Обе Книги Excel
  • 4.2 Пример 2: Если Один Рабочий Документ Закрыт
• 5 Подводим итоги и продолжаем обучаться работе в Excell

Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)

Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет  смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.

Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки [], имя листа с восклицательным знаком на конце и ссылку на ячейку.

Создание связей между рабочими книгами

1. Открываем обе рабочие книги в Excel
2. В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
3. Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка
4. В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выбираем Вставить связь.

Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами. В ячейку, куда  мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.

Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:

Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.

Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.

Избегайте циклические ссылки. Циклические связи – когда две рабочие книги содержат ссылки друг на друга – могут быть причиной медленного открытия и работы файла.

Обновление связей

Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи.

В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Обновить.

Разорвать связи в книгах Excel

Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.

Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.

Иногда необходимо создать неизменяемую связь одной ячейки со значением в другой ячейке, введенном в нее вручную или полученным в результате вычисления формулы.

• В окне открытого листа выделите ячейку с исходным значением.
• Используйте любой известный способ копирования (кнопка «Копировать» на вкладке «Главная», Ctrl+C и т. д.).
• Выделите ячейку, которая будет связанна с исходной.
• Перейдите к вкладке «Главная» и в группе «Буфер обмена» раскройте меню кнопки «Вставить».
• В списке команд выберите пункт «Вставить связь» (рис. 4.4).
• Закрепите результат щелчком по клавише Esc.

Примечание

Дальнейшее изменения значений в исходной ячейке будут автоматически отображаться в связанной ячейке.

Рис. 4.4. Вкладка «Главная». Меню кнопки «Вставить». Пункт «Вставить связь»

По мере того как вы используете и создаете больше рабочих документов Excel, у вас может возникнуть необходимость связать их между собой. Может быть вы захотите написать формулу, которая использует данные с разных Листов. Или может даже вы напишете формулу, которая будет использовать данные из разных Книг (стандартное название рабочего документа Excel — workbook (анг.))

Я понял, что если я хочу, чтобы мои файлы были понятными и аккуратными, лучше разделять большие Листы с данными от формул, которые их обрабатывают. Я часто использую одну Книгу или Лист, который обрабатывает все что мне нужно.

В этом уроке, вы узнаете как добавлять ссылки на данные в Excel. Сначала, мы научимся связывать данные из разных Листов в пределах одной Книги. Затем, мы перейдем к связыванию нескольких Книг Excel, чтобы импортировать и синхронизировать данные между файлами.

Я покажу вам два примера, как можно связать данные из ваших электронных таблиц. Вы узнаете как извлекать данные из другой таблицы в Excel и как организовать связь между двумя Книгами. Мы также рассмотрим основные примеры написания формул, использующих данные из различных Листов в пределах одного рабочего документа.

Давайте посмотрим иллюстрированное руководство по связыванию Листов и Книг в Excel.

Основы: Как Добавить Ссылку между Листами в Excel

Давайте начнем с того, что научимся создавать формулы, которые используют данные с других Листов. Вы возможно уже знаете, что рабочий документ (Книга) Excel, может содержать несколько рабочих страниц (Листов). Каждый лист имеет свою вкладку, и вы можете переключаться между ними щелкая по вкладкам в нижней части документа Excel.

Сложные документы могут содержать большое количество листов. И в какое-то время, вам придется написать формулу которая будет использовать данные из разных листов.

Может вы будете использовать один лист в документе для всех ваших формул, которые обрабатывают данные, а данные будете распределять по отдельным листам.

В моем документе три вкладки с Листами (Sheet). Я собираюсь написать формулу, которая будет работать с данными из каждого листа.

Давайте разберемся как написать многостраничную формулу, которая работает с данными из разных Листов в пределах одного рабочего документа.

1. Создайте в Excel новую Формулу

Многие формулы в Excel начинаются со знака равно (=). Дважды щелкните или начните печатать в ячейке, и вы начнете создавать формулу, в которую вы хотите вставить ссылку. Например, я собираюсь написать формулу, которая будет суммировать значения из разных ячеек.

Я открываю запись знаком =, и затем щелкаю по первой ячейке на текущем листе, чтобы создать первую часть формулы. Затем, я напечатаю знак +, чтобы добавить значение из второй ячейки в этой формуле.

Начните записывать формулу в ячейке и щелкните по первой ячейке, чтобы бы включить ее в формулу, но при этом, пока не завершайте ввод формулы.

Пока не завершайте ввод формулы и не жмите Enter! Вам нужно оставить формулу открытой перед тем как вы переключитесь на другой Лист.

2. Переключитесь между Листами в Excel

Пока ваша формула не закончена, щелкните на вкладке другого листа в нижней части программы. Очень важно, чтобы вы не закрывали формулу, перед тем как вы щелкните по другой ячейке, которую вы хотите вставить в формулу.

Перейдите на другой Лист Excel

После того, как вы переключитесь на другой лист, щелкните по ячейке которую вы хотите добавить в формулу. Как вы можете видеть на картинке ниже, Excel автоматически запишет часть формулы, которая будет обращаться к ячейке на другом Листе.

Заметьте на картинке ниже, что для ссылки на ячейку  на другом Листе, Excel добавил  надпись «Sheet2!B3», которая ссылается на ячейку В3 на листе с названием Sheet2. Вы можете написать это вручную, но когда в щелкаете по ячейке, Excel делает эту надпись автоматически за вас.

Excel автоматически записывает за вас часть формул, чтобы добавить ссылку на ячейку с другого Листа.

3. Закройте Excel формулу

Теперь, вы можете нажать enter, чтобы завершить создание мульти-страничной формулы. Когда вы это делаете, Excel вернется туда, где вы начали создавать формулу и покажет вам результат.

Вы можете продолжать набирать формулу, включая в нее ячейки с других листов и другие ячейки на этом же листе. Продолжайте комбинировать ссылки со всего рабочего документа, на все данные, которые вам нужны.

Повышаем Уровень Сложности: Как Создать Связь Между Несколькими Книгами Excel

Давайте узнаем, как извлечь данные из другого рабочего документа. С помощью этого навыка, вы сможете писать формул, которые связывают данные из разных рабочих документов Excel.

Для этого раздела урока, вам понадобится два рабочих документа, которые вы можете скачать в виде бесплатного приложения к этому уроку. Откройте их оба в Excel, и следуйте дальнейшим указаниям.

1. Откройте Две Рабочие Книги

Давайте начнем создавать формулу, которая будет использовать данные из двух различных документов.

Самый простой способ сделать это, это открыть два документа Excel, одновременно и расположить их рядом друг с другом. Я использую для этого функцию Windows Snap, чтобы каждое окно занимало пол экрана. Вам нужно иметь две книги перед собой, чтобы писать формулу, которая будет взаимодействовать с двумя Книгами.

На рисунке ниже, я открыл два рабочих документа один рядом с другим, для которых я буду создавать формулы. В моем примере, я веду бизнес, и покупаю различные продукты, и продаю их в разные страны. Итак, я использую разные рабочие документы, чтобы отслеживать покупки/продажи и данные по стоимости.

В этом примере, я использую разные рабочие документы, чтобы отслеживать покупки/продажи и данные по стоимости.

2. Начните Создавать Формулу в Excel

Цена за которую я покупаю товары, может измениться, а так же может измениться соотношение курсов к валюте в которой я получаю выплаты. Поэтому мне нужно иметь список в котором отслеживаются курсы валют и умножать их на стоимость моих закупок. Это подходящая возможность, чтобы использовать информацию из двух файлов и записать формулу, которая будет использовать данные обоих файлов.

Давайте рассмотрим число баррелей нефти которую я покупаю каждый месяц и цену за баррель. Сначала в ячейке из колонки Cost (ячейка C3), я начинаю создавать формулу, щелкнув в ней и нажав знак равно (=), а затем щелкаю по ячейке В3, чтобы взять значение для количества. Теперь, я жму знак *, чтобы уможножить количество на курс.

Итак, ваша формула, пока должна выглядеть так:

=B3*

Не закрывайте пока вашу формулу. Убедитесь, что она осталась открытой перед тем как перейти к следующему шагу; нам нужно указать Excel данные по цене, на которую будет умножаться количество.

3. Переключитесь на Другой Рабочий Документ Excel 

Пришло время переключиться на другой рабочий документ, вот почему так важно иметь данные из двух документов между собой, когда вы работаете с двумя Книгами.

Пока ваша формула открыта, щелкните по вкладке другой книги. Затем, щелкните по ячейке в вашей второй Книге, чтоб связать данные из двух файлов Excel.

Excel автоматически добавит ссылку на другой рабочий документа, как часть формулы:

=B3*Sheet1!$B$2

После того как вы нажмете Enter, Excel автоматически рассчитает окончательную стоимость умножив количество в первой книге на цену из второй книги.

Потренируйте свои навыки работы в Excel, умножая количество товара или объем на соответствующую ему цену из документа «Prices«.

Главное, расположить книги одну рядом с другой, и создавать формулу переключаясь между ними.

При этом, ничего не мешает вам использовать больше, чем два рабочих документа. Вы можете открыть много рабочих документов, на которые вы хотите ссылаться, и создавать формулы, связывающие данные между множеством листов.

Как Обновлять Данные При Работе с Несколькими Книгами

Когда вы используете формулы, которые ссылаются на разные книги Excel, вам нужно позаботится о том, как будут обновляться данные.

Итак, что же произойдет, если данные в Книге, на которую вы ссылаетесь, поменяются? Будут ли выполнены автоматические изменения в вашей Книге, или вам нужно обновлять ваши файлы, чтобы извлечь последние изменения и импортировать их?

Ответ такой, «зависит», и в основном зависит от того, открыты ли два документа одновременно.

Пример 1: Открыты Обе Книги Excel

Давайте проверим пример используя те же книги, что мы использовали раньше. Обе книги открыты. Давайте посмотрим, что произойдет, если мы изменим цену нефти за баррель с 45$ на 75$:

На сриншоте ниже, вы можете видеть, что когда мы изменили цену на нефть, результаты в другом документе автоматически поменялись.

Важно помнить: если оба рабочих документа открыты одновременно, изменения будут внесены автоматически в реальном времени. Когда вы меняете переменную, то информация в другом документе будет автоматически изменена или пересчитана, на основании новых данных.

Пример 2: Если Один Рабочий Документ Закрыт

А что если вы открыли только один рабочий документ? Например, каждое утро мы обновляем цены на наши товары и валюты, а вечером мы рассматриваем влияние изменений на наши покупки и продажи.

В следующий раз, когда вы откроете документ, который ссылается на другие таблицы, вы должны увидить сообщение подобное тому, что приведено ниже. Вы можете щелкнуть по  кнопке Обновить (Update), чтобы извлечь полседние данные из документа, на который ссылается формула.

Щелкните по кнопке Обновить в  выпадающем окне, когда откроете документ, чтобы извлечь полседние данные из друго файла.

Вы так же можете видеть меню, где можно нажать на копку Включить содержимое (Enable Content), чтобы автоматически обновлять данные между файлами Excel.

Подводим итоги и продолжаем обучаться работе в Excell

Написание формул которые берут данные из разных Листов и Книг, важный навык, при работе в Excel. Тем более, что это совсем не сложно, если вы знаете как это делать.

Посмотрите эти дополнительные уроки, чтобы узнать больше о том как работать с программой Excel и как обрабатывать в ней данные. Эти уроки, хорошо подойдут для того, чтобы продолжить обучение.

Дайте мне знать в комментариях, если у вас остались какие-то вопросы, по поводу того как организовать связь между различными рабочими документами Excel.

 Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета). 

Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать — читайте ниже. 

Создание связи между Word и Excel

 Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами — скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом «Специальная вставка». Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

• нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки
• или выбрать на вкладке «Главная» команду «Вставить» (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать «Специальная вставка», либо воспользоваться сочетанием клавиш «CTRL+ALT+V». В появившемся окне необходимо активировать пункт «Связать», выбрать вариант вставки и нажать ОК. 

 В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

Выбор способа вставки данных

Как видно на рисунке 2, есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами — вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один — картинка.

Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение — операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word. При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла. 

В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя. Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает. 

Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек. Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки «Неформатированный текст».  

Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка «Обновить связь», нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.  

 Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути «Файл»-«Сведения»-«Изменить связи с файлами» (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).  

 В диспетчере показаны все связи файла. В группе «Способ обновления связи» можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку «Сохранять формат при обновлении». Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь. В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

Работа со связями через коды полей Word

По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9, то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.  

 Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word — широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:

1) Изменение ссылок на документы сразу во всех связях 

Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи. В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько — диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку). Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей (ALT+F9), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой (CTRL+H или «Главная-Заменить»), указав старый адрес и новый. 

2) Использование именованных диапазонов для вставки таблиц

Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы — то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную. Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь, не разберетесь — пишите нашему боту в Telegram, поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона. Теперь при изменении размера исходной таблицы в Excel документ в Word обновится корректно.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot 

С уважением, команда tDots.ru

В MS Word есть потрясающая функция, использование которой придется по вкусу всем, кому приходится работать с действительно большими документами, состоящими из разнородных данных, которые к тому же, имеют свойство обновляться. Это функция: настройка связи между документами.

Связь документа MS Word с данными из других файлов

К примеру, если вы ежеквартально делаете отчет о предприятии, вы наверняка сталкивались с такой проблемой: часть данных в отчете (о компании, вводные и т.п.) статичны и не меняются, но часть (табличные данные, диаграммы) приходится обновлять. И каждый раз приходится искать в 100 страничном документе — где находится эта чертова таблица, удалять старую и портить форматирование других разделов, затем открывать документ с новыми данными, копировать их и вставлять в тело основного документа. Вроде бы и не сложно, вроде бы и не часто, но утомляет.

А если делать что-то в этом духе приходится ещё и часто? О, вот тут нам и помогут связи между документами.

Работает это так — в вашем основном документе вы оставляете только статичную часть, которая не меняется. А в те места, где предусмотрены обновления, вставляются не сами данные, а только ссылки на другие документы, которые уже эти данные и содержат. И для обновления данных редактировать нужно теперь не весь ваш основной документ, а только компактные «малые» файлы с данными.

Как это выглядит? Я создаю три файла:

• Основной (DOC файл, сюда будет «собираться» содержимое из других документов)
• Дополнительный (DOC файл, здесь у меня будет только один заголовок с фамилиями, на случай если перечень фамилий изменится)
• Данные (XLS файл, здесь будет таблица с данными).

Я хочу, чтобы в «основном» файле была только какая-то вводная информация, а вот вся «динамика» подтягивалась из двух других файлов — сперва подключался заголовок из файла «Дополнительный», а затем ниже него вставлялась excel-таблица из файла «Данные». Предполагается, что все данные у меня уже введены, осталось только «собрать» готовый финальный документ.

Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами

Первым делом открываю «Основной» файл, и ниже «статичного» текста который у меня меняться не будет, ставлю курсор на новую строку. Перехожу на панель «Вставка», и в группе «Текст» нахожу кнопку «Объект». Здесь в выпадающем меню выбираю «Объект«.

Откроется окно «Вставка объекта», здесь необходимо перейти на вторую вкладку с неочевидным названием «Создание из файла» и осмотреться. Хотя название «создание из файла» как бы подразумевает создание нового файла, речь как раз таки о присоединении уже готового.

Обратите внимание на флажок «Связь с файлом» — он тут очень важен. Если его не ставить, содержимое выбранного файла вставится в ваш документ в том виде, в котором оно там есть сейчас и не будет обновляться.  А вот если его поставить, то каждый раз при открытии вашего «общего» документа, MS Word будет проверять связанные файлы на предмет изменений, и если изменения были — обновит и содержимое общего документа. Так-то!

Итак, щелкаем на кнопку «Обзор» и выбираем нужный файл (в моем случае это DOC файл «дополнительный» со списком фамилий). Ставим галочку «Связь с файлом» и нажимаем «Ок.»

Как видите — текст из дополнительного файла успешно вставился в том виде, в котором я ввел его в исходный документ. Правда отредактировать его теперь нельзя — если щелкнуть по вставленному тексту курсором мыши, он отобразиться не как текст, а как объект.

Двойной щелчок на этом объекте откроет в режиме редактирования исходный файл, т.е. наш документ «Дополнительный».

Продолжаем. Под только что вставленным текстом заголовка, вновь ставлю курсор на пустую строку и снова вызываю окно «Вставка объекта». Указываю в качестве источника свой второй файл — excel-документ «Данные» с таблицей, ставлю флажок «Связь с файлом» и нажимаю «Ок».

Да, все тоже самое — содержимое документа XLS вставилось как объект, если щелкнуть по нему два раза, откроется Excel и предложить отредактировать нашу таблицу.

Как обновить данные в связанных документах MS Word и Excel

Самое время проверить самую «вкусную» часть — обновление данных. И как оказывается, здесь есть интересная особенность:

• Если просто открыть файл-донор («Данные» или «Дополнительный») для редактирования, внести изменения и закрыть их — в «Основном» не будет никаких изменений до его закрытия. Вот если его закрыть, а потом открыть снова — да, все данные автоматом обновятся.
• Если открыть файл-донор двойным щелчком из основного документа, то при внесении изменений и сохранении, обновленные данные отобразятся в «Основном» мгновенно, без необходимости закрывать и открывать его.

Что будет если документ с word- и excel- связями перенести в другое место, например в другую папку?

Ничего особенного не будет — если переносите в пределах того же компьютера, то при новом открытии этого файла, появится информационная табличка: «Документ содержит связи с другими файлами». Если нажать «Ок», система сама найдет эти файлы и обновит связи (при этом данные в вашем документе также обновятся).

Если же файл был перенесен на другой компьютер или одна из его «составляющих» была удалена с компьютера, ничего страшного тоже не произойдет — встроенный ранее текст будет отображаться как и прежде, просто перестанет обновляться, так как связь с файлом будет нарушена.

---

Александр Фролов, специально для сайта bussoft.ru

При выполнении определенных задач в Excel иногда приходится иметь дело с несколькими таблицами, которые к тому же связаны между собой. То есть, данные из одной таблицы подтягиваются в другие и при их изменении пересчитываются значения во всех связанных табличных диапазонах.

Связанные таблицы очень удобно использовать для обработки большого объема информации. Располагать всю информацию в одной таблице, к тому же, если она не однородная, не очень удобно. С подобными объектами трудно работать и производить по ним поиск. Указанную проблему как раз призваны устранить связанные таблицы, информация между которыми распределена, но в то же время является взаимосвязанной. Связанные табличные диапазоны могут находиться не только в пределах одного листа или одной книги, но и располагаться в отдельных книгах (файлах). Последние два варианта на практике используют чаще всего, так как целью указанной технологии является как раз уйти от скопления данных, а нагромождение их на одной странице принципиально проблему не решает. Давайте узнаем, как создавать и как работать с таким видом управления данными.

Создание связанных таблиц

Прежде всего, давайте остановимся на вопросе, какими способами существует возможность создать связь между различными табличными диапазонами.

Способ 1: прямое связывание таблиц формулой

Самый простой способ связывания данных – это использование формул, в которых имеются ссылки на другие табличные диапазоны. Он называется прямым связыванием. Этот способ интуитивно понятен, так как при нем связывание выполняется практически точно так же, как создание ссылок на данные в одном табличном массиве.

Посмотрим, как на примере можно образовать связь путем прямого связывания. Имеем две таблицы на двух листах. На одной таблице производится расчет заработной платы с помощью формулы путем умножения ставки работников на единый для всех коэффициент.

На втором листе расположен табличный диапазон, в котором находится перечень сотрудников с их окладами. Список сотрудников в обоих случаях представлен в одном порядке.

Нужно сделать так, чтобы данные о ставках из второго листа подтягивались в соответствующие ячейки первого.

1. На первом листе выделяем первую ячейку столбца «Ставка». Ставим в ней знак «=». Далее кликаем по ярлычку «Лист 2», который размещается в левой части интерфейса Excel над строкой состояния.



2. Происходит перемещения во вторую область документа. Щелкаем по первой ячейке в столбце «Ставка». Затем кликаем по кнопке Enter на клавиатуре, чтобы произвести ввод данных в ячейку, в которой ранее установили знак «равно».



3. Затем происходит автоматический переход на первый лист. Как видим, в соответствующую ячейку подтягивается величина ставки первого сотрудника из второй таблицы. Установив курсор на ячейку, содержащую ставку, видим, что для вывода данных на экран применяется обычная формула. Но перед координатами ячейки, откуда выводятся данные, стоит выражение «Лист2!», которое указывает наименование области документа, где они расположены. Общая формула в нашем случае выглядит так:

   =Лист2!B2



4. Теперь нужно перенести данные о ставках всех остальных работников предприятия. Конечно, это можно сделать тем же путем, которым мы выполнили поставленную задачу для первого работника, но учитывая, что оба списка сотрудников расположены в одинаковом порядке, задачу можно существенно упростить и ускорить её решение. Это можно сделать, просто скопировав формулу на диапазон ниже. Благодаря тому, что ссылки в Excel по умолчанию являются относительными, при их копировании происходит сдвиг значений, что нам и нужно. Саму процедуру копирования можно произвести с помощью маркера заполнения.

   Итак, ставим курсор в нижнюю правую область элемента с формулой. После этого курсор должен преобразоваться в маркер заполнения в виде черного крестика. Выполняем зажим левой кнопки мыши и тянем курсор до самого низа столбца.



5. Все данные из аналогичного столбца на Листе 2 были подтянуты в таблицу на Листе 1. При изменении данных на Листе 2 они автоматически будут изменяться и на первом.

Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ

Но что делать, если перечень сотрудников в табличных массивах расположен не в одинаковом порядке? В этом случае, как говорилось ранее, одним из вариантов является установка связи между каждой из тех ячеек, которые следует связать, вручную. Но это подойдет разве что для небольших таблиц. Для массивных диапазонов подобный вариант в лучшем случае отнимет очень много времени на реализацию, а в худшем – на практике вообще будет неосуществим. Но решить данную проблему можно при помощи связки операторов ИНДЕКС – ПОИСКПОЗ. Посмотрим, как это можно осуществить, связав данные в табличных диапазонах, о которых шел разговор в предыдущем способе.

1. Выделяем первый элемент столбца «Ставка». Переходим в Мастер функций, кликнув по пиктограмме «Вставить функцию».



2. В Мастере функций в группе «Ссылки и массивы» находим и выделяем наименование «ИНДЕКС».



3. Данный оператор имеет две формы: форму для работы с массивами и ссылочную. В нашем случае требуется первый вариант, поэтому в следующем окошке выбора формы, которое откроется, выбираем именно его и жмем на кнопку «OK».



4. Выполнен запуск окошка аргументов оператора ИНДЕКС. Задача указанной функции — вывод значения, находящегося в выбранном диапазоне в строке с указанным номером. Общая формула оператора ИНДЕКС такова:

   =ИНДЕКС(массив;номер_строки;[номер_столбца])

   «Массив» — аргумент, содержащий адрес диапазона, из которого мы будем извлекать информацию по номеру указанной строки.

   «Номер строки» — аргумент, являющийся номером этой самой строчки. При этом важно знать, что номер строки следует указывать не относительно всего документа, а только относительно выделенного массива.

   «Номер столбца» — аргумент, носящий необязательный характер. Для решения конкретно нашей задачи мы его использовать не будем, а поэтому описывать его суть отдельно не нужно.

   Ставим курсор в поле «Массив». После этого переходим на Лист 2 и, зажав левую кнопку мыши, выделяем все содержимое столбца «Ставка».



5. После того, как координаты отобразились в окошке оператора, ставим курсор в поле «Номер строки». Данный аргумент мы будем выводить с помощью оператора ПОИСКПОЗ. Поэтому кликаем по треугольнику, который расположен слева от строки функций. Открывается перечень недавно использованных операторов. Если вы среди них найдете наименование «ПОИСКПОЗ», то можете кликать по нему. В обратном случае кликайте по самому последнему пункту перечня – «Другие функции…».



6. Запускается стандартное окно Мастера функций. Переходим в нем в ту же самую группу «Ссылки и массивы». На этот раз в перечне выбираем пункт «ПОИСКПОЗ». Выполняем щелчок по кнопке «OK».



7. Производится активация окошка аргументов оператора ПОИСКПОЗ. Указанная функция предназначена для того, чтобы выводить номер значения в определенном массиве по его наименованию. Именно благодаря данной возможности мы вычислим номер строки определенного значения для функции ИНДЕКС. Синтаксис ПОИСКПОЗ представлен так:

   =ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])

   «Искомое значение» — аргумент, содержащий наименование или адрес ячейки стороннего диапазона, в которой оно находится. Именно позицию данного наименования в целевом диапазоне и следует вычислить. В нашем случае в роли первого аргумента будут выступать ссылки на ячейки на Листе 1, в которых расположены имена сотрудников.

   «Просматриваемый массив» — аргумент, представляющий собой ссылку на массив, в котором выполняется поиск указанного значения для определения его позиции. У нас эту роль будет исполнять адрес столбца «Имя» на Листе 2.

   «Тип сопоставления» — аргумент, являющийся необязательным, но, в отличие от предыдущего оператора, этот необязательный аргумент нам будет нужен. Он указывает на то, как будет сопоставлять оператор искомое значение с массивом. Этот аргумент может иметь одно из трех значений: -1; 0; 1. Для неупорядоченных массивов следует выбрать вариант «0». Именно данный вариант подойдет для нашего случая.

   Итак, приступим к заполнению полей окна аргументов. Ставим курсор в поле «Искомое значение», кликаем по первой ячейке столбца «Имя» на Листе 1.



8. После того, как координаты отобразились, устанавливаем курсор в поле «Просматриваемый массив» и переходим по ярлыку «Лист 2», который размещен внизу окна Excel над строкой состояния. Зажимаем левую кнопку мыши и выделяем курсором все ячейки столбца «Имя».



9. После того, как их координаты отобразились в поле «Просматриваемый массив», переходим к полю «Тип сопоставления» и с клавиатуры устанавливаем там число «0». После этого опять возвращаемся к полю «Просматриваемый массив». Дело в том, что мы будем выполнять копирование формулы, как мы это делали в предыдущем способе. Будет происходить смещение адресов, но вот координаты просматриваемого массива нам нужно закрепить. Он не должен смещаться. Выделяем координаты курсором и жмем на функциональную клавишу F4. Как видим, перед координатами появился знак доллара, что означает то, что ссылка из относительной превратилась в абсолютную. Затем жмем на кнопку «OK».



10. Результат выведен на экран в первую ячейку столбца «Ставка». Но перед тем, как производить копирование, нам нужно закрепить ещё одну область, а именно первый аргумент функции ИНДЕКС. Для этого выделяем элемент колонки, который содержит формулу, и перемещаемся в строку формул. Выделяем первый аргумент оператора ИНДЕКС (B2:B7) и щелкаем по кнопке F4. Как видим, знак доллара появился около выбранных координат. Щелкаем по клавише Enter. В целом формула приняла следующий вид:

    =ИНДЕКС(Лист2!$B$2:$B$7;ПОИСКПОЗ(Лист1!A4;Лист2!$A$2:$A$7;0))



11. Теперь можно произвести копирование с помощью маркера заполнения. Вызываем его тем же способом, о котором мы говорили ранее, и протягиваем до конца табличного диапазона.



12. Как видим, несмотря на то, что порядок строк у двух связанных таблиц не совпадает, тем не менее, все значения подтягиваются соответственно фамилиям работников. Этого удалось достичь благодаря применению сочетания операторов ИНДЕКС—ПОИСКПОЗ.

Читайте также:
Функция ИНДЕКС в Экселе
Функция ПОИСКПОЗ в Экселе

Способ 3: выполнение математических операций со связанными данными

Прямое связывание данных хорошо ещё тем, что позволяет не только выводить в одну из таблиц значения, которые отображаются в других табличных диапазонах, но и производить с ними различные математические операции (сложение, деление, вычитание, умножение и т.д.).

Посмотрим, как это осуществляется на практике. Сделаем так, что на Листе 3 будут выводиться общие данные заработной платы по предприятию без разбивки по сотрудникам. Для этого ставки сотрудников будут подтягиваться из Листа 2, суммироваться (при помощи функции СУММ) и умножаться на коэффициент с помощью формулы.

1. Выделяем ячейку, где будет выводиться итог расчета заработной платы на Листе 3. Производим клик по кнопке «Вставить функцию».



2. Следует запуск окна Мастера функций. Переходим в группу «Математические» и выбираем там наименование «СУММ». Далее жмем по кнопке «OK».



3. Производится перемещение в окно аргументов функции СУММ, которая предназначена для расчета суммы выбранных чисел. Она имеет нижеуказанный синтаксис:

   =СУММ(число1;число2;…)

   Поля в окне соответствуют аргументам указанной функции. Хотя их число может достигать 255 штук, но для нашей цели достаточно будет всего одного. Ставим курсор в поле «Число1». Кликаем по ярлыку «Лист 2» над строкой состояния.



4. После того, как мы переместились в нужный раздел книги, выделяем столбец, который следует просуммировать. Делаем это курсором, зажав левую кнопку мыши. Как видим, координаты выделенной области тут же отображаются в поле окна аргументов. Затем щелкаем по кнопке «OK».



5. После этого мы автоматически перемещаемся на Лист 1. Как видим, общая сумма размера ставок работников уже отображается в соответствующем элементе.



6. Но это ещё не все. Как мы помним, зарплата вычисляется путем умножения величины ставки на коэффициент. Поэтому снова выделяем ячейку, в которой находится суммированная величина. После этого переходим к строке формул. Дописываем к имеющейся в ней формуле знак умножения (*), а затем щелкаем по элементу, в котором располагается показатель коэффициента. Для выполнения вычисления щелкаем по клавише Enter на клавиатуре. Как видим, программа рассчитала общую заработную плату по предприятию.



7. Возвращаемся на Лист 2 и изменяем размер ставки любого работника.



8. После этого опять перемещаемся на страницу с общей суммой. Как видим, из-за изменений в связанной таблице результат общей заработной платы был автоматически пересчитан.

Способ 4: специальная вставка

Связать табличные массивы в Excel можно также при помощи специальной вставки.

1. Выделяем значения, которые нужно будет «затянуть» в другую таблицу. В нашем случае это диапазон столбца «Ставка» на Листе 2. Кликаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В открывшемся списке выбираем пункт «Копировать». Альтернативной комбинацией является сочетание клавиш Ctrl+C. После этого перемещаемся на Лист 1.



2. Переместившись в нужную нам область книги, выделяем ячейки, в которые нужно будет подтягивать значения. В нашем случае это столбец «Ставка». Щелкаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В контекстном меню в блоке инструментов «Параметры вставки» щелкаем по пиктограмме «Вставить связь».
   

   Существует также альтернативный вариант. Он, кстати, является единственным для более старых версий Excel. В контекстном меню наводим курсор на пункт «Специальная вставка». В открывшемся дополнительном меню выбираем позицию с одноименным названием.



3. После этого открывается окно специальной вставки. Жмем на кнопку «Вставить связь» в нижнем левом углу ячейки.



4. Какой бы вариант вы не выбрали, значения из одного табличного массива будут вставлены в другой. При изменении данных в исходнике они также автоматически будут изменяться и во вставленном диапазоне.

Урок: Специальная вставка в Экселе

Способ 5: связь между таблицами в нескольких книгах

Кроме того, можно организовать связь между табличными областями в разных книгах. При этом используется инструмент специальной вставки. Действия будут абсолютно аналогичными тем, которые мы рассматривали в предыдущем способе, за исключением того, что производить навигацию во время внесений формул придется не между областями одной книги, а между файлами. Естественно, что все связанные книги при этом должны быть открыты.

1. Выделяем диапазон данных, который нужно перенести в другую книгу. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем в открывшемся меню позицию «Копировать».



2. Затем перемещаемся к той книге, в которую эти данные нужно будет вставить. Выделяем нужный диапазон. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню в группе «Параметры вставки» выбираем пункт «Вставить связь».



3. После этого значения будут вставлены. При изменении данных в исходной книге табличный массив из рабочей книги будет их подтягивать автоматически. Причем совсем не обязательно, чтобы для этого были открыты обе книги. Достаточно открыть одну только рабочую книгу, и она автоматически подтянет данные из закрытого связанного документа, если в нем ранее были проведены изменения.

Но нужно отметить, что в этом случае вставка будет произведена в виде неизменяемого массива. При попытке изменить любую ячейку со вставленными данными будет всплывать сообщение, информирующее о невозможности сделать это.

Изменения в таком массиве, связанном с другой книгой, можно произвести только разорвав связь.

Разрыв связи между таблицами

Иногда требуется разорвать связь между табличными диапазонами. Причиной этого может быть, как вышеописанный случай, когда требуется изменить массив, вставленный из другой книги, так и просто нежелание пользователя, чтобы данные в одной таблице автоматически обновлялись из другой.

Способ 1: разрыв связи между книгами

Разорвать связь между книгами во всех ячейках можно, выполнив фактически одну операцию. При этом данные в ячейках останутся, но они уже будут представлять собой статические не обновляемые значения, которые никак не зависят от других документов.

1. В книге, в которой подтягиваются значения из других файлов, переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Изменить связи», который расположен на ленте в блоке инструментов «Подключения». Нужно отметить, что если текущая книга не содержит связей с другими файлами, то эта кнопка является неактивной.



2. Запускается окно изменения связей. Выбираем из списка связанных книг (если их несколько) тот файл, с которым хотим разорвать связь. Щелкаем по кнопке «Разорвать связь».



3. Открывается информационное окошко, в котором находится предупреждение о последствиях дальнейших действий. Если вы уверены в том, что собираетесь делать, то жмите на кнопку «Разорвать связи».



4. После этого все ссылки на указанный файл в текущем документе будут заменены на статические значения.

Способ 2: вставка значений

Но вышеперечисленный способ подходит только в том случае, если нужно полностью разорвать все связи между двумя книгами. Что же делать, если требуется разъединить связанные таблицы, находящиеся в пределах одного файла? Сделать это можно, скопировав данные, а затем вставив на то же место, как значения. Кстати, этим же способом можно проводить разрыв связи между отдельными диапазонами данных различных книг без разрыва общей связи между файлами. Посмотрим, как этот метод работает на практике.

1. Выделяем диапазон, в котором желаем удалить связь с другой таблицей. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. В раскрывшемся меню выбираем пункт «Копировать». Вместо указанных действий можно набрать альтернативную комбинацию горячих клавиш Ctrl+C.



2. Далее, не снимая выделения с того же фрагмента, опять кликаем по нему правой кнопкой мыши. На этот раз в списке действий щелкаем по иконке «Значения», которая размещена в группе инструментов «Параметры вставки».



3. После этого все ссылки в выделенном диапазоне будут заменены на статические значения.

Как видим, в Excel имеются способы и инструменты, чтобы связать несколько таблиц между собой. При этом, табличные данные могут находиться на других листах и даже в разных книгах. При необходимости эту связь можно легко разорвать.

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как в Excel 2013 обновить ссылки и изменить источник связи

Общее назначение ссылок — это предотвращение появления одинаковых формул или данных на различных книгах и листах. В случае когда какая-либо книга содержит необходимую вам информацию, вы можете использовать ссылки для связывания данных без повторного их создания в другой книге.

Для успеха таких действий данные в книге-клиенте должны всегда быть согласованы с данными в книге-источнике. Для того чтобы увериться в этом, примите к сведению:

1. Если обе книги — источник и клиент — открыты, Excel автоматически обновляет ссылки, как только данные в книге-источнике меняются.
2. Если открыта книга-источник в тот момент, когда вы открываете книгу-клиент, Excel также производит автоматическое обновление.
3. Если книга-источник закрыта в момент открытия книги, использующей ее данные. Excel выводит строку предупреждения о том, что автоматическое обновление ссылок отключено. В таком случае нажмите на кнопку Параметры, установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите на кнопку ОК. Вы также можете включить автоматическое обновление ссылок для всех книг. Для этого нажмите на кнопку Файл, далее Параметры, Центр управления безопасностью, затем нажмите на кнопку Параметры центра безопасности, далее на вкладке Внешнее содержимое переведите переключатель в положение включить автоматическое обновление для всех связей в книге.
4. Если вы не обновили ссылки при открытии зависимого документа, вы можете обновить их в любое время впоследствии. Для этого нерейдите на вкладку Данные ленты инструментов, далее нажмите на кнопку Изменить связи. На экране вы увидите диалоговое окно Изменение связей. В этом окне выберите необходимую связь и нажмите на кнопку Обновить.

Если имя документа, содержащего подгружаемые данные, изменилось, вам необходимо будет изменить и ссылку для поддержания данных в актуальном виде. Вы можете непосредственно изменить все связи, выполнив следующие шаги:

1. Откройте книгу-клиент и активируйте ее. Перейдите на вкладку Данные ленты инструментов, затем нажмите на кнопку Изменить связи. На экране вы увидите диалоговое окно Изменение связей.
2. Нажмите на ссылку (связь), с которой хотите работать.
3. Нажмите на кнопку Изменить. Excel выведет на экран окно поиска/указания файлов, где вы можете указать путь к необходимому документу.
4. Нажмите Закрыть для возврата к книге.

Курс для школьников, испытывающих страх перед математикой или потерявших к ней интерес. Занятия по подготовке к ЕГЭ по математике ведут два преподавателя: опытный психолог помогает вернуть интерес к учебе; опытный педагог-математик по специальной программе восполняет пробелы в знаниях. Ученики не только обучаются математике, но и получают стойкий психологический результат: уверенность в себе, возможность учиться дальше самостоятельно, интерес к предмету.

Как в excel изменить связи

На этом шаге мы закончим рассматривать принципы работы со связанными объектами.

Редактирование связанного объекта

Редактирование связанной информации выполняется в исходном приложении. Простейший способ открытия исходного приложения — двойной щелчок на связанной информации в документе Word:

Рис.1. Открытие приложения Excel для редактирования связанной таблицы

Для открытия исходного приложения можно также воспользоваться кнопкой Открыть источник диалогового окна Связи (команда Связи меню Правка):

Рис.2. Диалоговое окно Связи

Обновление связи

По умолчанию (рисунок 2) задано автоматическое обновление связи (активизируется переключатель автоматически в области Способ обновления связи диалогового окна Связи), т.е. при изменении информации в исходном документе (таблице Excel) она обновляется и в документе Word, если он открыт. Связи обновляются автоматически и при открытии документа Word. Автоматическое обновление данных можно отменить в диалоговом окне Связи, которое открывается при вызове одноименной команды меню Правка редактора Word. Диалоговое окно содержит список всех связей активного документа Word. Чтобы обновление выполнялось только при нажатии кнопки Обновить, нужно выделить в списке связь и установить переключатель по запросу.

Примечание. Чтобы выделить несколько связей, необходимо при их выборе удерживать нажатой клавишу Ctrl. После активизации переключателя по запросу связи обновляются только при нажатии кнопки Обновить в диалоговом окне Связи.

Команда Связи меню Правка недоступна, если документ не содержит связанной информации.

Чтобы предотвратить обновление связанной информации, следует заблокировать связь. Для этого необходимо, находясь в диалоговом окне Связи, выделить связь или связи, установить опцию Не обновлять связь и нажать кнопку ОК. Блокировка связи не означает ее разрыв. Для ее отмены достаточно выключить опцию Не обновлять связь в окне Связи и нажать кнопку ОК.

Разрыв связи

Для разрыва связи предназначена кнопка Разорвать связь диалогового окна Связи. После нажатия этой кнопки необходимо подтвердить разрыв связи в открывшемся окне запроса. После разрыва связи связанная информация остается в документе Word, однако она уже не может обновляться. Восстановить связь нельзя!

Изменение связи

Связь может быть разорвана и при переименовании или удалении документа-источника. В этом случае необходимо повторно установить связь с документом-источником или установить связь с другим документом. Чтобы изменить или восстановить связь, надлежит нажать кнопку Сменить источник диалогового окна Связи. В результате откроется диалоговое окно Сменить источник — стандартное окно открытия документов системы Windows, где нужно выбрать документ, с которым восстанавливается связь:

Рис.3. Диалоговое окно Сменить источник

Если нужный документ отсутствует в списке, следует выбрать другой диск или папку.

На следующем шаге мы рассмотрим пример внедрения объекта в документ Word.

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Создание связи между таблицами Excel

Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)

Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.

Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки [], имя листа с восклицательным знаком на конце и ссылку на ячейку.

Создание связей между рабочими книгами

1. Открываем обе рабочие книги в Excel
2. В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
3. Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка
4. В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выбираем Вставить связь.

Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами. В ячейку, куда мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.

Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:

Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.

Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.

Избегайте циклические ссылки. Циклические связи – когда две рабочие книги содержат ссылки друг на друга – могут быть причиной медленного открытия и работы файла.

Обновление связей

Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи.

В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Обновить.

Разорвать связи в книгах Excel

Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =[Источник.xlsx]Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.

Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.

Вам также могут быть интересны следующие статьи

5 комментариев

Спасибо! очень полезный материал!

Пожалуйста, исправьте опечатку:
«В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+V)»
Думаю должно быть «Ctrl+С»

Управление обновлением внешних ссылок (связей)

Если вы создаете внешние ссылки на другие книги (также называемые ссылками), вы можете управлять тем, когда и когда они будут обновляться. Это важно, так как если кто-то другой изменит значение связанной ячейки, приложение Excel не обновит связь и отобразит новое значение, если не хотите его сообщить.

Книга, содержащая ссылки, называется конечной книгой, а книга, с которой она связана, называется исходной книгой. Вы можете связать несколько исходных книг с одной конечной книгой.

1. Конечная книга включает внешнюю ссылку (Link).

2. Внешняя ссылка (или ссылка) — это ссылка на ячейку или диапазон в исходной книге.

3. исходная книга содержит связанную ячейку или диапазон, а также фактическое значение, возвращаемое в конечную книгу.

Примечание: Несмотря на то, что количество книг, на которые можно указывать ссылки, не ограничено, обычно рекомендуется связываться с несколькими из них как можно чаще. В противном случае вы можете столкнуться с проблемами с производительностью при пересчете формул. Кроме того, можно перекрестные ссылки на книги, где каждый из них действует в качестве исходного и конечного, но это может быть запутанным и сложнее для управления.

Если исходная и конечная книги открыты на одном и том же компьютере, ссылки обновляются автоматически. Когда конечная книга открыта, а книга-источник не открыта, в области сведений о документе возможно появление запроса на обновление связей. Можно задать режим вывода этого запроса, а также режим обновления всех связей без вывода запроса. Вы также можете обновить только определенные ссылки, если книга содержит больше одной.

В следующих разделах будут рассмотрены наиболее распространенные параметры для управления обновлением связей.

Закройте все исходные книги. Если одна книга-источник будет открыта, а остальные закрыты, обновления не будут одинаковыми.

Откройте конечную книгу.

Чтобы обновить ссылки, на панели «уровень доверия» нажмите кнопку » Обновить«. Если вы не хотите обновлять ссылки (найдите X в правой части экрана), закройте панель управления безопасностью.

Откройте книгу, содержащую связи.

Перейдите в раздел данные > запросы & подключений > изменить ссылки.

Из списка Источник выберите связанный объект, который необходимо изменить.

Вы можете выбрать отдельные книги, удерживая нажатой клавишу CTRL, или любую из них с помощью сочетания клавиш CTRL + A.

Нажмите кнопку Обновить значения.

запросов & подключений > изменить ссылки» />

Найдите книгу, которую вы хотите использовать в качестве нового источника для внешней ссылки, и запомните ее расположение.

В конечной книге выделите ячейку с внешней ссылкой, которую вы хотите изменить.

В строка формул найдите ссылку на другую книгу, например К:репортс [Budget. xlsx], и замените ее на расположение новой исходной книги.

Вы можете решить, нужно ли обновлять ссылки в этой книге при открытии файла в соответствии с параметрами пользователя, не обновлять его при открытии файла или автоматически без запроса пользователя.

Предупреждение: Этот режим влияет на всех пользователей книги. Если отключить обновление связей и выдачу запроса, пользователи этой книги не будут знать, что данные устарели.

Перейдите в раздел данные > запросы & подключений > изменить ссылки.

Нажмите кнопку Запрос на обновление связей.

Выберите один из трех следующих вариантов:

Предоставление пользователям возможности выбора оповещения

Не показывать оповещение и не обновлять автоматические ссылки

Не показывать оповещения и ссылки для обновления.

Режим автоматического обновления или ручное обновление: для связей с формулами всегда задано значение «автоматически».

Даже если вы указали, что Excel не должен запрашивать, нужно ли обновлять ссылки, вы по-прежнему будете получать уведомления о наличии неработающих ссылок.

Когда вы открываете диалоговое окно Изменение связей (запросыданных > & подключения > изменить ссылки), у вас есть несколько вариантов работы с существующими ссылками. Вы можете выбрать отдельные книги, удерживая нажатой клавишу CTRL, или любую из них с помощью сочетания клавиш CTRL + A.

запросов & подключений > изменить ссылки» />

Это приведет к обновлению всех выбранных книг.

Этот параметр полезен, если вы хотите указать существующие ссылки на другой источник. Например, вы можете использовать книгу прошлого года и при запуске нового года нужно было указывать на новую книгу. Если выбрать команду изменить источник , откроется диалоговое окно Проводник, в котором можно перейти к новой исходной книге. Если книга содержит более одного листа, вам будет предложено указать, какой из них связать, просто щелкнуть нужный лист и нажать кнопку ОК.

Примечание: Книгу можно снова указать на саму себя, выбрав ее в диалоговом окне «изменить источник». При этом все ссылки на формулы будут связаны с исходной книгой.

Откроется исходная книга.

Важно: При разрыве связей с источником все формулы, использующие источник, заменяются на их текущее значение. Например, ссылка = SUM ([бюджетный. xlsx] годовой! C10: C25) будет преобразована в сумму значений в исходной книге. Поскольку это действие нельзя отменить, может потребоваться сначала сохранить версию файла.

На вкладке данные в группе запросы & подключения нажмите кнопку изменить связи.

В списке Источник выберите связь, которую требуется разорвать.

Вы можете выбрать отдельные книги, удерживая нажатой клавишу CTRL, или любую из них с помощью сочетания клавиш CTRL + A.

Щелкните элемент Разорвать.

Если в ссылке используется определенное имя, имя не удаляется автоматически, поэтому вы также можете удалить его.

Чтобы удалить имя, выполните указанные ниже действия.

Если вы используете диапазон внешних данных, параметр запроса также может использовать данные из другой книги. Может потребоваться проверить и удалить эти типы связей.

На вкладке Формулы в группе Определенные имена нажмите кнопку Диспетчер имен.

В столбце Имя выберите имя, которое следует удалить, и нажмите кнопку Удалить.

Это просто выводит уведомление в области изменение связей, независимо от того, является ли связанная книга действительной для источника. Оно должно отображаться как » ОК«, но если это не так, необходимо проверить исходную книгу. Во многих случаях исходная книга может быть перемещена или удалена, вырезанием ссылки. Если книга по-прежнему существует, вы можете повторно связать книгу с помощью параметра изменить источник .

Можно ли заменить единственную формулу вычисляемым значением?

Да. Формулы в Excel, вместо которых вводится их значение, удаляются без возможности восстановления. Если вы случайно заменили формулу со значением и хотите восстановить формулу, нажмите кнопку отменить сразу после ввода или вставки значения.

Нажмите клавиши CTRL + C , чтобы скопировать формулу.

Нажмите клавиши ALT + E + S + V , чтобы вставить формулу в качестве значения, или перейдите на вкладку Главная> буфер обмена> Вставить > Вставить значения.

Что делать, если вы не подключены к источнику?

Нажмите кнопку Не обновлять. Обновление из источника при отсутствии подключения к нему невозможно. Например, если книга-источник расположена в сети, а подключение к сети отсутствует.

Я не хочу, чтобы текущие данные были заменены новыми данными

Нажмите кнопку Не обновлять.

При попытке обновления в прошлый раз требовалось слишком много времени

Нажмите кнопку Не обновлять. Если не требуется получение текущих данных, можно сэкономить время, не обновляя все связи. После открытия книги нажмите на вкладке Данные в группе Подключения кнопку Изменить связи, а затем обновите связи только с нужными исходными файлами.

Кто-то другой создал книгу, и я не знаю, почему я вижу этот запрос

Щелкните не обновлятьи свяжитесь с владельцем книги. Вы также можете исследовать, какие ссылки находятся в книге. На вкладке данные в группе запросы & подключения нажмите кнопку изменить связи.

Я могу ответить на приглашение один и тот же путь и не хочу повторно видеть его

Можно ответить на запрос и запретить его вывод для этой книги в будущем.

Не отображать запрос и обновлять связи автоматически

Этот параметр влияет на все книги, которые открываются на компьютере. Пользователи, которые откроют книгу на другом компьютере, не будут затронуты.

Перейдите в раздел > Параметрыфайлов > Дополнительно.

В разделе Общие снимите флажок Запрашивать об обновлении автоматических связей. Если этот флажок снят, связи будут обновляться автоматически (без выдачи запроса).

Одинаковый запрос для всех пользователей этой книги

Предупреждение: Этот режим влияет на всех пользователей книги. Если отключить обновление связей и выдачу запроса, пользователи этой книги не будут знать, что данные устарели.

Перейдите в раздел данные > запросы & подключений > изменить ссылки > Выбери сообщение, а затем выберите нужный параметр.

Примечание: При наличии разорванных связей будет появляться оповещение об этом.

Что делать, если я использую запрос с параметрами?

Нажмите кнопку Не обновлять.

Закройте конечную книгу.

Откройте конечную книгу.

Нажмите кнопку Обновить.

Связь с параметрическим запросом нельзя обновить без открытия книги-источника.

Почему не удается выбрать параметр «вручную» для обновления определенной внешней ссылки?

Для связей с формулами всегда задано значение «автоматически».

Дополнительные сведения

Вы всегда можете попросить эксперта в сообществе Excel, получить техническую поддержку в сообществе Answersили предложить новую функцию или улучшение для голоса пользователя Excel.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Как изменить связи в Excel

Внешняя ссылка в Excel — это ссылка на ячейку (или диапазон ячеек) в другой книге. На рисунках ниже вы видите книги из трех отделов (North, Mid и South).

Создание внешней ссылки

Чтобы создать внешнюю ссылку, следуйте инструкции ниже:

1. Откройте все три документа.
2. В книге «Company», выделите ячейку B2 и введите знак равенства «=».
3. На вкладке View (Вид) кликните по кнопке Switch Windows (Перейти в другое окно) и выберите «North».

Оповещения

Закройте все документы. Внесите изменения в книги отделов. Снова закройте все документы. Откройте файл «Company».

1. Чтобы обновить все ссылки, кликните по кнопке Enable Content (Включить содержимое).
2. Чтобы ссылки не обновлялись, нажмите кнопку X.

Примечание: Если вы видите другое оповещение, нажмите Update (Обновить) или Don’t Update (Не обновлять).

Чтобы открыть диалоговое окно Edit Links (Изменение связей), на вкладке Data (Данные) в разделе Connections group (Подключения) щелкните Edit links symbol (Изменить связи).

1. Если вы не обновили ссылки сразу, можете обновить их здесь. Выберите книгу и нажмите кнопку Update Values (Обновить), чтобы обновить ссылки на эту книгу. Обратите внимание, что Status (Статус) изменяется на ОК.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru Источник: http://www.excel-easy.com/examples/external-references.html Перевел: Андрей Антонов Правила перепечатки Еще больше уроков по Microsoft Excel