Свой порядок сортировки excel

Перейти к содержанию

С помощью встроенных настраиваемых списков вы можете сортировать данные по дням недели или месяцам года. При желании вы можете создавать собственные настраиваемые списки для сортировки по любым другим параметрам, которые трудно сортировать по алфавиту (например, высокий, средний и низкий или S, M, L, XL).

Настраиваемые списки позволяют сортировать данные листа по месяцам доставки или по приоритету.

Сортировка по дням недели или месяцам года с помощью встроенного настраиваемого списка

Выполните указанные ниже действия:

1. Выделите столбцы для сортировки.

   Примечание: Для получения наилучшего результата у каждого столбца должен быть заголовок.

2. На ленте выберите Данные > Сортировка.

   

3. Во всплывающем окне Сортировка в раскрывающемся списке Сортировать по выберите столбец, по которому нужно выполнить сортировку.

   Например, чтобы отсортировать данные в предыдущем примере по дате доставки, в поле Сортировать по выберите доставка.

   

4. В раскрывающемся списке Порядок выберите Настраиваемый список.

   

5. В диалоговом окне Списки выберите нужный список и нажмите кнопку OK для сортировки листа.

   

Создание собственного настраиваемого списка

Чтобы создать собственный настраиваемый список для сортировки, выполните указанные ниже действия.

1. В столбце листа введите значения, по которым нужно выполнять сортировку. Расположите их нужным образом, определяющим порядок сортировки (от верхней ячейки к нижней). Например:

   

2. Выделите все ячейки в этом списке и выберите Файл > Параметры > Дополнительно.

3. Прокрутите страницу вниз до раздела Общие и нажмите кнопку Изменить списки…

   

4. В окне Списки нажмите кнопку Импорт.

   

Совет: Короткий список, который содержит значения «Высокий», «Средний» и «Низкий», возможно, проще ввести непосредственно в поле Элементы списка окна Списки.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Excel позволяет анализировать данные по разным параметрам. Встроенный элемент анализа – сортировка. Чтобы элемент сработал, информация должна быть представлена в виде списка, оформленного определенным способом.

Данные в таблице распределены по строкам и столбцам. В столбцах – однотипные значения. Числа, даты, текст. Но не вперемешку. Сортировка не будет работать при наличии пустых строк либо столбцов.

Сортировка данных в Excel

В Excel можно упорядочить списки:

• по возрастанию;
• по убыванию;
• по заданным пользователем параметрам (по дням недели, месяцам и т.п.).

Отсортировать по возрастанию значит упорядочить данные:

• от 0 до 9;
• от А до Я;
• от A до Z.

По убыванию – в обратном порядке.

Чтобы вызвать пользовательский порядок сортировки, необходимо выполнить следующую последовательность: «данные» — «сортировка» — «порядок» — «настраиваемый список». Появляется меню такого вида.



Как отсортировать данные в таблице Excel по столбцу?

У нас есть учебная таблица со списком работников и окладом:

Отсортируем оклад по убыванию, от большего к меньшему. Выделяем нужный столбец – правая кнопка мыши – опция сортировка – от максимального значения к минимальному значению – ввод:

Диапазон сортировки расширяется автоматически. Получается так:

Как в Excel отсортировать по возрастанию?

Выделяем столбец – правая кнопка мыши – в этот раз указываем: от минимального значения к максимальному значению.

Результат:

Как сортировать по алфавиту в Excel?

Выделяем столбец с фамилиями – правая кнопка мыши – выбираем: настраиваемая сортировка.

«Сортировать по» — выбираем имя столбца, значения которого нужно отсортировать по алфавиту. У нас – «ФИО». В сортировке выбираем, на какие параметры будет ориентироваться инструмент. Это может быть цвет ячейки, шрифта, значок ячейки. В нашем примере – «значения» (анализ значений в ячейке). «Порядок» — от А до Я либо от Я до А. Сделаем прямой порядок. Жмем ОК.

Результат сортировки по алфавиту:

Как сделать сортировку по дате в Excel?

Исходные данные:

Нам нужно отсортировать товар по дате поступления на склад.

Порядок действий:

Проверить, чтобы в столбце с датами был правильный формат («Дата»). Выделяем столбец и сортируем от старых дат к новым (от новых к старым).

Выбираем от «старых к новым». Значения списка располагают в хронологическом порядке.

Отсортировать данные в диапазоне можно по дням недели, по месяцам. Для этого в меню «Настраиваемая сортировка» выбираем «Настраиваемый список».

Сортируем данные по смыслу

Допустим, информацию в таблице нужно распределить по должностям, воинским званиям, сертификатам, клиентам и товарам в зависимости от их важности для конкретного предприятия и т.д. Для этих целей предназначены пользовательские списки, которые можно составлять самостоятельно.

В меню «Настраиваемый список» выбираем новый список. Формируем иерархию любых объектов. Разделителями могут быть запятые либо клавиша «Ввод».

Когда иерархические объекты внесены, нажимаем «Добавить».

А вот результат сортировки учебной таблицы по должностям:

Сортировка данных по нескольким столбцам

Если нужно отсортировать информацию по разным условиям в разных столбцах, используется меню «Настраиваемый список». Там есть кнопка «Добавить уровень».

Данные в таблице будут отсортированы по нескольким параметрам. В одном столбце, например, по возрастанию. В другом («затем по…») – по алфавиту и т.д. В результате диапазон будет сформирован так, как задано сложной сортировкой.

Уровни можно добавлять, удалять, копировать, менять местами посредством кнопок «Вверх»-«Вниз».

Это самые простые способы сортировки данных в таблицах. Можно для этих целей применять формулы. Для этих целей подходят встроенные инструменты «НАИМЕНЬШИЙ», «СТРОКА», СЧЕТЕСЛИ».

АрхивОфис

Продолжаем нашу серию практических заметок про табличный процессор Microsoft Excel. Сегодня мы расскажем, как реализовать свой порядок сортировки данных в программе.

Табличный процессор Microsoft Excel умеет не только профессионально производить с данными математические вычисления и строить диаграммы. Работая с таблицей, оформленной как список, Excel может отобрать нужные данные в соответствии с указанными условиями, отсортировать столбец значений. Данные в Excel упорядочиваются по возрастанию или по убыванию в соответствии с типом значений, размещенным в столбце. Если в колонке записаны числа, после сортировки они разместятся от меньшего к большему или наоборот в зависимости от того, какой порядок сортировки был избран. Точно так же сортируются и текстовые данные, они располагаются либо по алфавиту, либо в порядке, обратном алфавитному.

Иногда данные необходимо отсортировать по порядку, который не совпадает с уже существующими. Например, таблицу, содержащую список сотрудников, необходимо упорядочить в соответствии с колонкой «занимаемая должность».

Для решения этой задачи необходимо создать свой порядок сортировки, после чего использовать его для сортировки списка.

Для создания своего порядка сортировки необходимо в окне Excel выбрать «Сервис -> Параметры», перейти на вкладку «Списки». В левой части окна размещены уже существующие списки для сортировки данных. Обратите внимание, что используя их можно упорядочить список в соответствии со днями недели, либо названиями месяцев. Новый список можно создать, выбрав пункт «Новый список» в левой части окна, после чего в поле «Элементы списка» необходимо ввести значения, которые войдут в список. Разделять вводимые значения нужно, нажимая клавишу «Enter», вводить их следует в том порядке, в соответствии с которым будет сортироваться список. После ввода значений необходимо нажать кнопку «Добавить». Если такой список уже набран на рабочем листе, его можно импортировать, указав адреса ячеек списка в поле «Импорт списка из ячеек». Но и в этом случае существующий на рабочем листе список должен содержать элементы в порядке, соответствующем будущей сортировке значений. Не забудьте нажать кнопку «Импорт», чтобы осуществить импорт списка.

Создание собственного порядка сортировки.

Теперь список можно упорядочить в соответствии с созданным порядком сортировки. Для этого выберите «Данные -> Сортировка». В поле «Сортировать по» установите название поля, например, «занимаемая должность» и нажмите кнопку «Параметры». На экране появится окно «параметры сортировки». Здесь необходимо задать использование собственного порядка сортировки данных.

Установка параметров сортировки данных.

Выберите из списка собственный, только что созданный порядок сортировки и нажмите «ОК». Полученный список будет отсортирован в соответствии с созданным вами порядком сортировки.

Результат сортировки с использованием своего порядка.