Сводный отчет в excel что это такое

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.

Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».

Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.

Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.

Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.

В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.

Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.

---

Создаём сводную таблицу

Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:

• у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
• в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
• нет пустых ячеек и строк.

Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».

Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:

• диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
• лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.

В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».

Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.

Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.

---

Настраиваем сводную таблицу и получаем результат

В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».

Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:

• «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.

  Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).

• «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
• «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.

Настроить сводную таблицу можно двумя способами:

• Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
• Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.

Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.

В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.

Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».

После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.

Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».

В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.

Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.

Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».

Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.

По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.

---

Настраиваем фильтры сводной таблицы

Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».

В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.

Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.

В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:

В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.

Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.

Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.

---

Проводим дополнительные вычисления

Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.

Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».

Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.

Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.

Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.

Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».

---

Обновляем данные сводной таблицы

Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.

В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.

Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».

Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».

После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.

Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.

Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.

Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».

Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».

Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

• кто из наших менеджеров заключил сделку
• с каким из заказчиков
• какого именно товара и на какую сумму продано
• с какого из наших складов была отгрузка
• когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

• Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?  
• Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается? 
• Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков? 

… и т.д.

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Поехали…

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport). Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard). Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице…» нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows), столбцов (Columns), страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет. 

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert). Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

• Названия строк (Row labels)
• Названия столбцов (Column labels)
• Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
• Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален. 

P.S.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).

Ссылки по теме

• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Группировка дат и чисел с нужным шагом в сводных таблицах
• Сводная таблица по нескольким диапазонам с разных листов

Как сделать сводную таблицу в Excel – пошаговая инструкция для чайников

В этом руководстве вы узнаете, что такое сводная таблица, и найдете подробную инструкцию, как по шагам создавать и использовать её в Excel.

Если вы работаете с большими наборами данных в Excel, то сводная таблица очень удобна для быстрого создания интерактивного представления из множества записей. Помимо прочего, она может автоматически сортировать и фильтровать информацию, подсчитывать итоги, вычислять среднее значение, а также создавать перекрестные таблицы. Это позволяет взглянуть на ваши цифры совершенно с новой стороны.

Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не затрагиваются – что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши показатели будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.

1. Что такое сводная таблица?
2. Как создать сводную таблицу.
   • 1. Организуйте свои исходные данные
   • 2. Создаем и размещаем макет
   • 3. Как добавить поле
   • 4. Как удалить поле из сводной таблицы?
   • 5. Как упорядочить поля?
   • 6. Выберите функцию для значений (необязательно)
   • 7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
3. Работа со списком показателей сводной таблицы
4. Закрытие и открытие панели редактирования.
5. Воспользуйтесь рекомендациями программы.
6. Давайте улучшим результат.
7. Как обновить сводную таблицу.
8. Как переместить на новое место?
9. Как удалить сводную таблицу?

Что такое сводная таблица?

Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:

• представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
• группировать информацию по категориям и подкатегориям.
• фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
• поменять строки и столбцы местами.
• рассчитать различные виды итогов.
• разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
• представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН. 

Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.

Вот посмотрите сами.

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.

Как создать сводную таблицу.

Многие думают, что создание отчетов при помощи сводных таблиц для «чайников» является сложным и трудоемким процессом. Но это не так! Microsoft много лет совершенствовала эту технологию, и в современных версиях Эксель они очень удобны и невероятно быстры. 

Фактически, вы можете сделать это всего за пару минут. Для вас – небольшой самоучитель в виде пошаговой инструкции:

1. Организуйте свои исходные данные

Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выделите все используемые ячейки, перейдите на вкладку меню «Главная» и нажмите «Форматировать как таблицу».

Использование «умной» таблицы в качестве исходных данных дает вам очень хорошее преимущество — ваш диапазон данных становится «динамическим». Это означает, что он будет автоматически расширяться или уменьшаться при добавлении или удалении записей. Поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в свод не попала самая свежая информация.

Полезные советы:

• Добавьте уникальные, значимые заголовки в столбцы, они позже превратятся в имена полей.
• Убедитесь, что исходная таблица не содержит пустых строк или столбцов и промежуточных итогов.
• Чтобы упростить работу, вы можете присвоить исходной таблице уникальное имя, введя его в поле «Имя» в верхнем правом углу.

2. Создаем и размещаем макет

Выберите любую ячейку в исходных данных, а затем перейдите на вкладку Вставка > Сводная таблица .

Откроется окно «Создание ….. ». Убедитесь, что в поле  Диапазон указан правильный источник данных. Затем выберите местоположение для свода:

• Выбор нового рабочего листа поместит его на новый лист, начиная с ячейки A1.
• Выбор существующего листа разместит в указанном вами месте на существующем листе. В поле «Диапазон» выберите первую ячейку (то есть, верхнюю левую), в которую вы хотите поместить свою таблицу.

Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:

Полезные советы:

• В большинстве случаев имеет смысл размещать на отдельном рабочем листе. Это особенно рекомендуется для начинающих.
• Ежели вы берете информацию из другой таблицы или рабочей книги, включите их имена, используя следующий синтаксис: [workbook_name]sheet_name!Range. Например, [Книга1.xlsx] Лист1!$A$1:$E$50. Конечно, вы можете не писать это все руками, а просто выбрать диапазон ячеек в другой книге с помощью мыши.
• Возможно, было бы полезно построить таблицу и диаграмму одновременно. Для этого в Excel 2016 и 2013 перейдите на вкладку «Вставка», щелкните стрелку под кнопкой «Сводная диаграмма», а затем нажмите «Диаграмма и таблица». В версиях 2010 и 2007 щелкните стрелку под сводной таблицей, а затем — Сводная диаграмма.

1. Организация макета.

Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:

• Раздел «Поле» содержит названия показателей, которые вы можете добавить. Они соответствуют именам столбцов исходных данных.
• Раздел «Макет» содержит область «Фильтры», «Столбцы», «Строки» и «Значения». Здесь вы можете расположить в нужном порядке поля.

Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.

3. Как добавить поле

Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.

По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел «Макет» следующим образом:

• Нечисловые добавляются в область Строки;
• Числовые добавляются в область значений;
• Дата и время добавляются в область Столбцы.

4. Как удалить поле из сводной таблицы?

Чтобы удалить любое поле, вы можете выполнить следующее:

• Снимите флажок напротив него, который вы ранее установили.
• Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите «Удалить……».

И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.

5. Как упорядочить поля?

Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:

1. Перетащите поле между 4 областями раздела с помощью мыши. В качестве альтернативы щелкните и удерживайте его имя в разделе «Поле», а затем перетащите в нужную область в разделе «Макет». Это приведет к удалению из текущей области и его размещению в новом месте.

1. Щелкните правой кнопкой мыши имя в разделе «Поле» и выберите область, в которую вы хотите добавить его:

1. Нажмите на поле в разделе «Макет», чтобы выбрать его. Это сразу отобразит доступные параметры:

Все внесенные вами изменения применяются немедленно.

Ну а ежели спохватились, что сделали что-то не так, не забывайте, что есть «волшебная» комбинация клавиш CTRL+Z, которая отменяет сделанные вами изменения (если вы не сохранили их, нажав соответствующую клавишу).

6. Выберите функцию для значений (необязательно)

По умолчанию Microsoft Excel использует функцию «Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область «Значения». Когда вы помещаете нечисловые (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция «Количество».

Но, конечно, вы можете выбрать другой метод расчёта. Щелкните правой кнопкой мыши поле значения, которое вы хотите изменить, выберите Параметры поля значений и затем — нужную функцию.

Думаю, названия операций говорят сами за себя, и дополнительные пояснения здесь не нужны. В крайнем случае, попробуйте различные варианты сами.

Здесь же вы можете изменить имя его на более приятное и понятное для вас. Ведь оно отображается в таблице, и поэтому должно выглядеть соответственно.

В Excel 2010 и ниже опция «Суммировать значения по» также доступна на ленте — на вкладке «Параметры» в группе «Расчеты».

7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)

Еще одна полезная функция позволяет представлять значения различными способами, например, отображать итоговые значения в процентах или значениях ранга от наименьшего к наибольшему и наоборот. Полный список вариантов расчета доступен здесь .

Это называется «Дополнительные вычисления». Доступ к ним можно получить, открыв вкладку «Параметры …», как это описано чуть выше.

Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления» может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!

Итак, процесс создания завершен. Теперь пришло время немного поэкспериментировать, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.

Работа со списком показателей сводной таблицы

Панель, которая формально называется списком полей, является основным инструментом, который используется для упорядочения таблицы в соответствии с вашими требованиями. Вы можете настроить её по своему вкусу, чтобы удобнее .

Чтобы изменить способ отображения вашей рабочей области, нажмите кнопку «Инструменты» и выберите предпочитаемый макет.

Вы также можете изменить размер панели по горизонтали, перетаскивая разделитель, который отделяет панель от листа.

Закрытие и открытие панели редактирования.

Закрыть список полей в сводной таблице так же просто, как нажать кнопку «Закрыть» (X) в верхнем правом углу панели. А вот как заставить его появиться снова – уже не так очевидно

Чтобы снова отобразить его, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите «Показать …» в контекстном меню.

Также можно нажать кнопку «Список полей» на ленте, которая находится на вкладке меню «Анализ».

Воспользуйтесь рекомендациями программы.

Как вы только что видели, создание сводных таблиц — довольно простое дело, даже для «чайников». Однако Microsoft делает еще один шаг вперед и предлагает автоматически сгенерировать отчет, наиболее подходящий для ваших исходных данных. Все, что вам нужно, это 4 щелчка мыши:

1. Нажмите любую ячейку в исходном диапазоне ячеек или таблицы.
2. На вкладке «Вставка» выберите «Рекомендуемые сводные таблицы». Программа немедленно отобразит несколько макетов, основанных на ваших данных.
3. Щелкните на любом макете, чтобы увидеть его предварительный просмотр.
4. Если вас устраивает предложение, нажмите кнопку «ОК» и добавьте понравившийся вариант на новый лист.

Как вы видите на скриншоте выше, Эксель смог предложить несколько базовых макетов для моих исходных данных, которые значительно уступают сводным таблицам, которые мы создали вручную несколько минут назад. Конечно, это только мое мнение

Но при всем при этом, использование рекомендаций — это быстрый способ начать работу, особенно когда у вас много данных и вы не знаете, с чего начать. А затем этот вариант можно легко изменить по вашему вкусу.

Давайте улучшим результат.

Теперь, когда вы знакомы с основами, вы можете перейти к вкладкам «Анализ» и «Конструктор» инструментов в Excel 2016 и 2013 ( вкладки « Параметры» и « Конструктор» в 2010 и 2007). Они появляются, как только вы щелкаете в любом месте таблицы.

Вы также можете получить доступ к параметрам и функциям, доступным для определенного элемента, щелкнув его правой кнопкой мыши (об этом мы уже говорили при создании).

После того, как вы построили таблицу на основе исходных данных, вы, возможно, захотите уточнить ее, чтобы провести более серьёзный анализ.

Чтобы улучшить дизайн, перейдите на вкладку «Конструктор», где вы найдете множество предопределенных стилей. Чтобы получить свой собственный стиль, нажмите кнопку «Создать стиль….» внизу галереи «Стили сводной таблицы».

Чтобы настроить макет определенного поля, щелкните на нем, затем нажмите кнопку «Параметры» на вкладке «Анализ» в Excel 2016 и 2013 (вкладка « Параметры» в 2010 и 2007). Также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши поле и выбрать «Параметры … » в контекстном меню.

На снимке экрана ниже показан новый дизайн и макет.

Я изменил цветовой макет, а также постарался, чтобы таблица была более компактной. Для этого поменяем параметры представления товара. Какие параметры я использовал – вы видите на скриншоте.

Думаю, стало даже лучше. 😊

Как избавиться от заголовков «Метки строк» ​​и «Метки столбцов».

При создании сводной таблицы, Excel применяет Сжатую форму по умолчанию. Этот макет отображает «Метки строк» и «Метки столбцов» в качестве заголовков. Согласитесь, это не очень информативно, особенно для новичков.

Простой способ избавиться от этих нелепых заголовков — перейти с сжатого макета на структурный или табличный. Для этого откройте вкладку «Конструктор», щелкните раскрывающийся список «Макет отчета» и выберите « Показать в форме структуры» или « Показать в табличной форме» .

И вот что мы получим в результате.

Показаны реальные имена, как вы видите на рисунке справа, что имеет гораздо больше смысла.

Другое решение — перейти на вкладку «Анализ», нажать кнопку «Заголовки полей», выключить их. Однако это удалит не только все заголовки, а также выпадающие фильтры и возможность сортировки. А для анализа данных отсутствие фильтров – это чаще всего нехорошо.

Как обновить сводную таблицу.

Хотя отчет связан с исходными данными, вы можете быть удивлены, узнав, что Excel не обновляет его автоматически. Это можно считать небольшим недостатком. Вы можете обновить его, выполнив операцию обновления вручную или же это произойдет автоматически при открытии файла.

Как обновить вручную.

1. Нажмите в любом месте на свод.
2. На вкладке «Анализ» нажмите кнопку «Обновить» или же нажмите клавиши ALT + F5.

Кроме того, вы можете по щелчку правой кнопки мыши выбрать пункт Обновить из появившегося контекстного меню.

Чтобы обновить все сводные таблицы в файле, нажмите стрелку кнопки «Обновить», а затем  —  «Обновить все».

Примечание. Если внешний вид вашей сводной таблицы сильно изменяется после обновления, проверьте параметры «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении» и « Сохранить форматирование ячейки при обновлении». Чтобы сделать это, откройте «Параметры сводной таблицы», как это показано на рисунке, и вы найдете там эти флажки.

После запуска обновления вы можете просмотреть статус или отменить его, если вы передумали. Просто нажмите на стрелку кнопки «Обновить», а затем — «Состояние обновления» или «Отменить обновление».

Автоматическое обновление сводной таблицы при открытии файла.

1. Откройте вкладку параметров, как это мы только что делали.
2. В диалоговом окне «Параметры … » перейдите на вкладку «Данные» и установите флажок «Обновить при открытии файла».

Как переместить на новое место?

Может быть вы захотите переместить своё творение в новую рабочую книгу? Перейдите на вкладку «Анализ», нажмите кнопку «Действия» и затем — «Переместить ….. ». Выберите новый пункт назначения и нажмите ОК.

Как удалить сводную таблицу?

Если вам больше не нужен определенный сводный отчет, вы можете удалить его несколькими способами.

• Если таблица находится на отдельном листе, просто удалите этот лист.
• Ежели она расположена вместе с некоторыми другими данными на листе, выделите всю её с помощью мыши и нажмите клавишу Delete.
• Щелкните в любом месте в сводной таблице, которую хотите удалить, перейдите на вкладку «Анализ» (см. скриншот выше) => группа «Действия», нажмите небольшую стрелку под кнопкой «Выделить», выберите «Вся сводная таблица», а затем нажмите Удалить.

Примечание. Если у вас есть какая-либо диаграмма, построенная на основе свода, то описанная выше процедура удаления превратит ее в стандартную диаграмму, которую больше нельзя будет изменять или обновлять.

Надеемся, что этот самоучитель станет для вас хорошей отправной точкой.  Далее нас ждут еще несколько рекомендаций, как работать со сводными таблицами. И спасибо за чтение!

Возможно, вам также будет полезно:

Сводные таблицы необходимы для суммирования, анализа и представления данных, находящихся в «больших» исходных таблицах,

в различных разрезах

. Рассмотрим процесс создания несложных Сводных таблиц.

Сводные таблицы

( Вставка/ Таблицы/ Сводная таблица ) могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:

• имеется исходная таблица с множеством строк (записей), речь идет о нескольких десятках и сотнях строк;
• необходимо провести анализ данных, который требует выборки (фильтрации) данных, их группировки (суммирования, подсчета) и представления данных в различных разрезах (подготовки отчетов);
• этот анализ затруднительно провести на основе исходной таблицы с использованием других стредств:

  фильтра

  (
  
  CTRL+SHIFT+L
  
  ),

  формул

  ,

  Расширенного фильтра

  ;

• исходная таблица удовлетворяет определенным требованиям (см. ниже).

Пользователи часто избегают использования

Сводных таблиц

, т.к. уверены, что они слишком сложны. Действительно, для того чтобы освоить любой новый инструмент или метод, требуется приложить усилия и потратить время. Но, в результате эффект от освоения нового должен превзойти вложенные усилия. В этой статье разберемся, как создавать и применять

Сводные таблицы

.

Подготовка исходной таблицы

Начнем с требований к исходной таблице.

• каждый столбец должен иметь заголовок;
• в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате
  
  Дата
  
  ; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате);
• в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
• в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе
  
  Сводная таблица
  
  будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);
• избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).

Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы (

регион 1, регион 2, …

), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).

Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье

Советы по построению таблиц

.

Несколько облегчит процесс построения

Сводной таблицы

, тот факт, если исходная

таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007

( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.

Создание

таблицы в формате EXCEL 2007

добавляет новые возможности:

• при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
• при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
• таблице автоматически присваивается

  Имя

  .

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.

В таблице имеются столбцы:

• 
  Товар
  
  – наименование партии товара, например, «
  
  Апельсины
  
  »;
• 
  Группа
  
  – группа товара, например, «
  
  Апельсины
  
  » входят в группу «
  
  Фрукты
  
  »;
• 
  Поставщик
  
  – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
• 
  Дата поставки
  
  – Дата поставки Товара Поставщиком;
• 
  Регион продажи
  
  – Регион, в котором была реализована партия Товара;
• 
  Продажи
  
  – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
• 
  Сбыт
  
  – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
• 
  Прибыль
  
  – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

(

Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен

)

откорректируем

Имя

таблицы на «

Исходная_таблица

».

Создание Сводной таблицы

Сводную таблицу

будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».

Имея исходную

таблицу в формате EXCEL 2007

, для создания

Сводной таблицы

достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт

Сводная таблица

.

В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что

Сводная таблица

будет размещена на отдельном листе.

На отдельном листе появится заготовка

Сводной таблицы

и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).

Структура

Сводной таблицы

в общем виде может быть представлена так:

Заполним сначала раздел

Названия строк

. Т.к. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках

Сводной таблицы

должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец — синонимы).

Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область

Названия строк

Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте

ниже

).

Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.

Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.

Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью

Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу

). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.

Детализация данных Сводной таблицы

Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений

Сводной таблицы

, то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в

Сводной таблице

, чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».

Обновление Сводной таблицы

Если после создания

Сводной таблицы

в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в

Сводной таблице

. Чтобы обновить

Сводную таблицу

выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить . Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку

Сводной таблицы

, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт

Обновить

.

Удаление Сводной таблицы

Удалить

Сводную таблицу

можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со

Сводной таблицей

(если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ — удалить только саму

Сводную таблицу

: выделите любую ячейку

Сводной таблицы

, нажмите

CTRL

+

A

(будет выделена вся

Сводная таблица

), нажмите клавишу

Delete

.

Изменение функции итогов

При создании

Сводной таблицы

сгруппированные значения по умолчанию суммируются. Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы. Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в

Сводной таблице

выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .

Изменение порядка сортировки

Теперь немного модифицируем наш

Сводный отчет

. Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем

Сортировка от Я до А

.

Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).

Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.

После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.

Изменение формата числовых значений

Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню

Числовой формат

…

В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка

Разделитель групп разрядов

.

Добавление новых полей

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области

Названия строк

Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.

Выделив любое название Товара и нажав пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Активное поле/ Свернуть все поле , можно свернуть

Сводную таблицу

, чтобы отобразить только продажи по Регионам.

Добавление столбцов

Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что

Сводная таблица

развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. Т.к. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.

Сводная таблица

примет следующий вид.

Меняем столбцы местами

Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в

Сводной таблице

перетащить его в нужное место.

Удаление полей

Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.

Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).

Добавление фильтра

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Ставим галочки в Списке полей у полей Группа, Продажи и Прибыль;
• Переносим поле Прибыль из области Названия строк Списка полей в область Фильтр отчета;

Вид получившейся

Сводной таблицы

должен быть таким:

Теперь воспользовавшись

Выпадающим (раскрывающимся) списком

в ячейке

B1

(поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.

После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.

Обратите внимание, что в Списке полей

Сводной таблицы

напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.

Очистить фильтр можно через меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить фильтры .

Также

стандартный механизм фильтрации

данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов

Сводной таблицы.

Несколько итогов для одного поля

Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение
  
  Сводной таблицы
  
  , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Поставьте галочки напротив полей Товар и Продажи в верхней части Списка полей. Поле Продажи будет автоматически помещено в область Значения;
• Перетащите мышкой еще одну копию поля Продажи в ту же область Значения. В
  
  Сводной таблице
  
  появится 2 столбца подсчитывающими суммы продаж;

• в
  
  Сводной таблице
  
  выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество . Задача решена.

Отключаем строки итогов

Строку итогов можно отключить через меню: Работа со сводными таблицами/ Конструктор/ Макет/ Общие итоги . Не забудьте предварительно выделить любую ячейку

Сводной таблицы

.

Группируем числа и Даты

Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение
  
  Сводной таблицы
  
  , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Поставьте галочку напротив поля Сбыт (срок фактической реализации Товара) в верхней части Списка полей. Поле Сбыт будет автоматически помещено в область Значения;
• выделите единственное значение поля Сбыт в
  
  Сводной таблице
  
  , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .
• Перетащите мышкой еще одну копию поля Сбыт в область Названия строк;

Теперь

Сводная таблица

показывает сколько партий Товара сбывалось за 5, 6, 7, … дней. Всего 66 строк. Сгруппируем значения с шагом 10. Для этого:

• Выделите одно значение
  
  Сводной таблицы
  
  в столбце Названия строк;
• В меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать выберите пункт
  
  Группировка по полю
  
  ;
• Появившееся окно заполните, как показано на рисунке ниже;

• Нажмите ОК.

Теперь

Сводная таблица

показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д.

Чтобы разгруппировать значения выберите пункт

Разгруппировать

в меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать .

Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно

Группировка по полю

будет выглядеть так:

Теперь

Сводная таблица

показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

К ячейкам

Сводной таблицы

можно применить правила

Условного форматирования

как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:

• Выделите все ячейки содержащие значения продаж;
• Выберите пункт меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений/ 10 первых элементов ;
• Нажмите ОК.

Работать со сводными таблицами Excel приходится в разных сферах. Можно быстро обрабатывать большие объемы информации, сравнивать, группировать данные. Это значительно облегчает труд менеджеров, продавцов, руководителей, маркетологов, социологов и т.д.

Сводные таблицы позволяют быстро сформировать различные отчеты по одним и тем же данным. Кроме того, эти отчеты можно гибко настраивать, изменять, обновлять и детализировать.

Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц

У нас есть тренировочная таблица с данными:

Каждая строка дает нам исчерпывающую информацию об одной сделке:

• в каком магазине были продажи;
• какого товара и на какую сумму;
• кто из продавцов постарался;
• когда (число, месяц).

Если это огромная сеть магазинов и продажи идут, то в течение одного квартала размер таблицы станет ужасающим. Проанализировать данные в сотне строк будет очень сложно. А на составление отчета уйдет не один день. В такой ситуации сводная таблица просто необходима.

Создам отчет с помощью мастера сводных таблиц. В новых версиях Excel он почему-то спрятано глубоко в настройках:

1. Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».
2. В выпадающем списке левой колонки: «Выбрать команду из» укажите «Все команды».
3. В левой колонке найдите по алфавитному порядку и выделите: «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Нажмите на кнопку между колонками: «Добавить» чтобы инструмент переместился в правую колонку и нажмите ОК.

Теперь инструмент находится в панели быстрого доступа, а значит всегда под рукой.

1. Ставим курсор в любом месте таблицы с данными. Вызываем мастер сводных таблиц, нажимая на соответствующий инструмент, который теперь уже расположенный напанели быстрого доступа.
2. На первом шаге выбираем источник данных для формирования сводной таблицы. Нажимаем «Далее». Чтобы собрать информацию в сводный отчет из нескольких листов, выбираем: «в списке или базе данных Microsoft Excel».



3. На втором шаге определяем диапазон данных, на основании которых будет строиться отчет. Так как у нас стоит курсор в таблице, диапазон обозначится автоматически.



4. На третьем шаге Excel предлагает выбрать, куда поместить сводную таблицу. Жмем «Готово» и открывается макет.



5. Нужно обозначить поля для отображения в отчете. Допустим, мы хотим узнать суммы продаж по каждому продавцу. Ставим галочки – получаем:

Готовый отчет можно форматировать, изменять.



Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Это можно сделать вручную и автоматически.

Вручную:

1. Ставим курсор в любом месте сводной таблице. В результате становится видна вкладка «Работа со сводными таблицами».
2. В меню «Данные» жмем на кнопку «Обновить» (или комбинацию клавиш ALT+F5).



3. Если нужно обновить все отчеты в книге Excel, выбираем кнопку «Обновить все» (или комбинацию клавиш CTRL+ALT+F5).

Настройка автоматического обновления при изменении данных:

1. На вкладке «Работа со сводными таблицами» (необходимо щелкнуть по отчету) выбираем меню «Параметры».
2. Открываем «Дополнительные параметры сводной таблицы». Открывается мастер.
3. В разделе «Данные» устанавливаем галочку напротив пункта «Обновить при открытии файла».

Теперь каждый раз при открытии файла с измененными данными будет происходить автоматическое обновление сводной таблицы.

Некоторые секреты форматирования

Когда мы сводим в отчет большой объем данных, для выводов и принятия каких-то решения может понадобиться группировка. Допустим, нам нужно увидеть итоги за месяц или квартал.

Группировка по дате в сводной таблице Excel:

1. Источник информации – отчет с данными.
2. Так как нам нужна группировка по дате, выделяем любую ячейку с соответствующим значением. Щелкаем правой кнопкой мыши.



3. Из выпавшего меню выбираем «Группировку». Откроется инструмент вида:



4. В полях «Начиная с» и «По» Excel автоматически проставил начальную и конечную даты диапазона данных. Определяемся с шагом группировки. Для нашего примера – либо месяцы, либо кварталы. Остановимся на месяцах.

Получаем отчет, в котором четко видны суммы продаж по месяцам. Поэкспериментируем и установим шаг – «Кварталы». Результат – сводная таблица вида:

Если фамилия продавцов для анализа деятельности сети магазинов не важна, можем сформировать отчет с поквартальной прибылью.

Чтобы убрать результаты группировки, необходимо щелкнуть по ячейке с данными правой кнопкой мыши и нажать разгруппировать. Либо выбрать данный параметр в меню «Структура».

Работа с итогами

У нас есть сводный отчет такого вида:

Видны итоги по месяцам (сделано «Группировкой») и по наименованиям товаров. Сделаем отчет более удобным для изучения.

Как в сводной таблице сделать итоги сверху:

1. «Работа со сводными таблицами» — «Конструктор».
2. На вкладке «Макет» нажимаем «Промежуточные итоги». Выбираем «Показывать все промежуточные итоги в заголовке группы».



3. Получается следующий вид отчета:

Уже нет той перегруженности, которая затрудняла восприятие информации.

Как удалить промежуточные итоги? Просто на вкладке макет выбираем «Не показывать промежуточные суммы»:

Получим отчет без дополнительных сумм:

Детализация информации

Огромные сводные таблицы, которые составляются на основании «чужих» таблиц, периодически нуждаются в детализации. Мы не знаем, откуда взялась сумма в конкретной ячейке Excel. Но можно это выяснить, если разбить сводную таблицу на несколько листов.

1. В марте продано двуспальных кроватей на сумму 23 780 у.е. Откуда взялась эта цифра. Выделяем ячейку с данной суммой и щелкаем правой кнопкой мыши и выбираем опцию:



2. На новом листе откроется таблица с данными о продажах товара.

Мы можем переместить всю сводную таблицу на новый лист, выбрав на вкладке «Действия» кнопку «Переместить».

По умолчанию в сводную таблицу помещается абсолютно вся информация из того столбца, который мы добавляем в отчет.

В нашем примере – ВСЕ товары, ВСЕ даты, ВСЕ суммы и магазины. Возможно, пользователю не нужны некоторые элементы. Они просто загромождают отчет и мешают сосредоточиться на главном. Уберем ненужные элементы.

1. Нажимаем на стрелочку у названия столбца, где будем корректировать количество информации.



2. Выбираем из выпадающего меню название поля. В нашем примере – это название товара или дата. Мы остановимся на названии.



3. Устанавливаем фильтр по значению. Исключим из отчета информацию по односпальным кроватям – уберем флажок напротив названия товара.

Жмем ОК – сводная таблица меняется.

Отчеты в MS EXCEL

​Смотрите также​ registered», то скорее​ следующий код:​ помощью фильтра:​(если у вас​ окно. Вводим имя​ «Дату».​ по объему диапазоны,​Как в сводной таблице​

​В меню «Данные» жмем​ идут, то в​ «Название столбца», выбрать​ диалоговом окне указываем​ пункт меню Данные/​Выбрав в фильтре значение​ не получится (это​ способом. Для этого:​Для анализа больших и​ всего у вас​Sub New_Multi_Table_Pivot() Dim​Сохраним всё проделанное с​ Excel 2016 или​

​ вычисляемого поля и​

• ​Сделаем таблицу более полезной​ подводит итоги всего​
• ​ сделать итоги сверху:​ на кнопку «Обновить»​ течение одного квартала​
• ​ по отдельному магазину​ «в нескольких диапазонах​
• ​ Структура/ Промежуточные итоги:​ Нет (в ячейке​ было сделано для​
• ​Перейдите на лист с​ сложных таблиц обычно​ 64-битная версия Excel​
• ​ i As Long​ помощью команды​ новее) или на​
• ​ формулу для нахождения​ – сгруппируем даты​ в несколько кликов,​«Работа со сводными таблицами»​

​ (или комбинацию клавиш​ размер таблицы станет​ или по всем​ консолидации». Указываем –​

​Выделите любую ячейку модифицированной​B5​ Отчета №1), т.к.​ исходной таблицей;​

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

​ используют Сводные таблицы.​ или установлена не​
​ Dim arSQL() As​Закрыть и загрузить -​ вкладке​ значений.​ по кварталам. Для​ выводит на экран​ — «Конструктор».​

​ ALT+F5).​ ужасающим. Проанализировать данные​ сразу – это​ «сводная таблица».​ таблицы;​), сразу же получим​ в этом случае​Вызовите Расширенный фильтр (Данные/​ С помощью формул​ полная версия Office​ String Dim objPivotCache​ Закрыть и загрузить​Power Query​Получаем добавленный дополнительный столбец​ этого щелкнем правой​ только нужную в​На вкладке «Макет» нажимаем​Если нужно обновить все​ в сотне строк​ фильтр «Страница 1».​Нажимаем «Далее».​Вызовите окно Промежуточные итоги​ отчет о продажах​ в ячейке​ Сортировка и фильтр/​ также можно осуществить​

• ​ (нет Access). Чтобы​ As PivotCache Dim​
• ​ в… (Close &​(если у вас​ с результатом вычислений​
• ​ кнопкой мыши по​ данный момент информацию.​ «Промежуточные итоги». Выбираем​ отчеты в книге​ будет очень сложно.​Когда нажимаем на​На втором шаге​ через пункт меню​ по Группам Товаров,​

• ​С8​ Дополнительно);​ группировку и анализ​
• ​ исправить ситуацию замените​ objRS As Object​ Load — Close​ Excel 2010-2013) выберем​

​ по формуле.​

​ любой ячейке с​​В сводную таблицу можно​​ «Показывать все промежуточные​ Excel, выбираем кнопку​ А на составление​ ячейку сводной таблицы,​

​ указываем «Создать поля​

​ Данные/ Структура/ Промежуточные​ принесших убытки.​формула будет выглядеть​Заполните поля как показано​ имеющихся данных. Создадим​ в коде макроса​​ Dim ResultSheetName As​​ & Load to…)​ команду​Скачать пример управления сводными​ датой. В выпадающем​ преобразовать практически любой​

​ итоги в заголовке​ «Обновить все» (или​ отчета уйдет не​

​ появляется дополнительная закладка​

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

​ страницы» (это поля​ итоги;​
​Вернемся к исходной таблице.​ так:​ на рисунке ниже:​ несложные отчеты с​ фрагмент:​ String Dim SheetsNames​на вкладке​
​Создать запрос — Из​ таблицами​ меню выберем «Группировать».​ диапазон данных: итоги​ группы».​ комбинацию клавиш CTRL+ALT+F5).​ один день. В​

​ «Работа со сводными​​ фильтров, которые будут​​Заполните поля как показано​

​ Каждая партия Товара​
​=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];​
​ переключатель установите в​

​ помощью формул.​Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;​ As Variant ‘имя​​Главная (Home)​​ файла — Excel​Экспериментируйте: инструменты сводной таблицы​​ Заполним параметры группировки:​​ финансовых операций, сведения​Получается следующий вид отчета:​Настройка автоматического обновления при​ такой ситуации сводная​ таблицами». В ней​ расположены над таблицей).​ на рисунке:​

​ сбывалась определенное количество​Исходная_Таблица[Группа];$A8;​ позицию Скопировать результат​В качестве исходной будем​на:​ листа, куда будет​, а в открывшемся​ (Get Data -​​ – благодатная почва.​​После нажатия ОК сводная​ о поставщиках и​

​Уже нет той перегруженности,​
​ изменении данных:​
​ таблица просто необходима.​

​ два раздела. С​ Нажимаем кнопку «Далее».​После нажатия ОК, таблица​ дней (см. столбец​Исходная_Таблица[Продажи];C$7)​ в другое место;​ использовать таблицу в​Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;​ выводиться результирующая сводная​​ окне выберем опцию​​ From file -​ Если что-то не​ таблица приобретает следующий​​ покупателях, каталог домашней​​ которая затрудняла восприятие​​На вкладке «Работа со​​Создам отчет с помощью​
​ их помощью можно​Последний, третий шаг.​ будет изменена следующим​

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

​ Сбыт в исходной​Ссылки, согласно правил относительной​ в поле Исходный​ формате EXCEL 2007​И скачайте и установите​ ResultSheetName = «Сводная»​Только подключение (Connection Only)​ Excel)​ получится, всегда можно​ вид:​ библиотеки и т.д.​ информации.​ сводными таблицами» (необходимо​ мастера сводных таблиц.​

​ изменять все подписи​ Указываем диапазоны всех​ образом:​ таблице). Необходимо подготовить​ адресации, теперь стали​ диапазон введите $A$4:$A$530;​ (Вставка/ Таблицы/ Таблица),​ бесплатный движок обработки​ ‘массив имен листов​:​и укажем исходный​ удалить неудачный вариант​Отсортируем данные в отчете​Для примера возьмем следующую​Как удалить промежуточные итоги?​ щелкнуть по отчету)​ В новых версиях​

​ фильтров, параметры таблицы.​ таблиц в строке​
​Будут созданы промежуточные итоги​
​ отчет о количестве​
​ указывать на другие​

​ Поставьте флажок Только​ содержащую информацию о​ данных из Access​​ с исходными таблицами​​Всё. Осталось только построить​​ файл с таблицами,​​ и переделать.​

​ по значению столбца​ таблицу:​ Просто на вкладке​ выбираем меню «Параметры».​ Excel он почему-то​

​Например, нажав на кнопку​
​ «Диапазон…», из которых​

​ по годам.​ партий, которые удалось​ столбцы исходной таблицы​ уникальные записи.​

​ продажах партий продуктов.​ с сайта Microsoft​​ SheetsNames = Array(«Альфа»,​​ сводную. Для этого​ которые надо собрать:​Сводные таблицы — один​ «Стоимость». Кликнем правой​

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

​Создадим сводную таблицу: «Вставка»​ макет выбираем «Не​Открываем «Дополнительные параметры сводной​ спрятано глубоко в​ «Заголовки полей», можно​ будем делать одну​Нажатием маленьких кнопочек​ сбыть за за​ (на те, что​Скопируйте полученный список на​ В строках таблицы​ — Microsoft Access​ «Бета», «Гамма», «Дельта»)​

​ идём на вкладку​В появившемся окне выберем​​ из самых замечательных​​ кнопкой мыши по​

​ — «Сводная таблица».​ показывать промежуточные суммы»:​ таблицы». Открывается мастер.​ настройках:​ написать свое название​ сводную таблицу.​

​ в левом верхнем​

​ период от 1​ правее), что, естественно,​​ лист, в котором​​ приведены данные о​ Database Engine 2010​ ‘формируем кэш по​​Вставка — Сводная таблица​​ любой лист (не​

​ инструментов в Excel.​ любой ячейке или​ Поместим ее на​
​Получим отчет без дополнительных​
​В разделе «Данные» устанавливаем​

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

​Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».​ (например – «Товар»).​Выделяем первую таблицу​
​ углу листа можно​ до 10 дней,​ не правильно. Обойти​ будет размещен отчет;​ поставке партии продукта​ Redistributable​ таблицам с листов​
​ (Insert — Pivot​

​ принципиально какой именно)​ Но до сих​ названию столбца. Выбираем​ новый лист.​ сумм:​ галочку напротив пункта​
​В выпадающем списке левой​

​Если нажимаем на​ вместе с шапкой.​ управлять отображением данных​

​ 11-20 дней; 21-30​ это можно, скопировав​

​Отсортируйте перечень товаров (Данные/​ и его сбыте.​Этот способ немного устарел,​

​ из SheetsNames With​
​ Table)​

​ и внизу жмем​ пор, к сожалению,​ «Сортировка» и способ​Мы добавили в сводный​Огромные сводные таблицы, которые​ «Обновить при открытии​ колонки: «Выбрать команду​ таблицу, справа появляется​ Затем нажимаем кнопку​ в таблице.​

​ и т.д.​ формулу из ячейки​ Сортировка и фильтр/​ Аналогичная таблица использовалась​ но тоже стоит​

• ​ ActiveWorkbook ReDim arSQL(1​, выбирыем опцию​
• ​ кнопку​ ни одна из​ сортировки.​ отчет данные по​
• ​ составляются на основании​ файла».​

​ из» укажите «Все​ окно «Список полей​ «Добавить», переходим на​

​Резюме:​Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми​
​B8​ Сортировка от А​ в статье Сводные​ упоминания. Формально говоря,​ To (UBound(SheetsNames) +​

​Использовать внешний источник данных​

​Изменить (Edit)​ версий Excel не​Значения в сводном отчете​ поставщикам, количеству и​ «чужих» таблиц, периодически​Теперь каждый раз при​ команды».​ сводной таблицы».​ следующий лист и​Отчеты, аналогичные созданным, можно​ формулами в столбце​

excel2.ru

Сводная таблица в Excel из нескольких таблиц.

​, в Буфер обмена,​​ до Я).​ таблицы.​ во всех версиях​ 1)) For i​​ (Use external data​:​​ умеет «на лету»​​ поменяются в соответствии​ стоимости.​
​ нуждаются в детализации.​ открытии файла с​В левой колонке найдите​Здесь тоже можно настроить​ выделяем вторую таблицу​
​ сделать, естественно, с​
​B​ затем вставить ее​Должен получиться следующий список.​
​В таблице имеются столбцы:​ до 2003 включительно​ = LBound(SheetsNames) To​ source)​Поверх Excel должно открыться​ делать такой простой​
​ с отсортированными данными:​Напомним, как выглядит диалоговое​ Мы не знаем,​ измененными данными будет​
​ по алфавитному порядку​ много разных параметров.​ с шапкой. Нажимаем​
​ помощью Сводных таблиц​.​​ в диапазон​В ячейке​Товар – наименование партии​
​ в мастере сводных​ UBound(SheetsNames) arSQL(i +​, а затем, нажав​ окно редактора запросов​ и нужной вещи​Теперь выполним сортировку данных​ окно сводного отчета:​ откуда взялась сумма​ происходить автоматическое обновление​ и выделите: «Мастер​
​Эта сводная таблица​ кнопку «Добавить».​ или с применением​Количество партий, сбытые за​С8:G8​B6​ товара, например, «Апельсины»;​ таблиц была опция​ 1) = «SELECT​ кнопку​
​ Power Query. В​
​ как построение сводной​ по дате. Правая​Перетаскивая заголовки, мы задаем​ в конкретной ячейке​ сводной таблицы.​ сводных таблиц и​
​ связана с исходными​Так указываем диапазоны​ Фильтра к исходной​ определенный период времени,​, нажав​введем нижеследующую формулу,​
​Группа – группа товара,​ «построить сводную по​ * FROM [«​Выбрать подключение​ правой части окна​ по нескольким исходным​ кнопка мыши –​ программе инструкции для​
​ Excel. Но можно​Когда мы сводим в​ диаграмм». Нажмите на​ таблицами. Если изменились​ всех таблиц, из​ таблице или с​ будем подсчитывать с​CTRL+V​
​ затем скопируем ее​ например, «Апельсины» входят​ нескольким диапазонам консолидации».​ & SheetsNames(i) &​, наш запрос. Дальнейшее​ на панели​ диапазонам данных, находящимся,​ «Сортировка». Можно выбрать​ формирования сводного отчета.​ это выяснить, если​ отчет большой объем​ кнопку между колонками:​
​ данные в таблицах​ которых будем делать​ помощью других функций​ помощью формулы ЧАСТОТА(),​.​ Маркером заполнения вниз​ в группу «Фрукты»;​ Однако, отчет, построенный​ «$]» Next i​
​ создание и настройка​Параметры запроса​ например, на разных​ способ сортировки и​ Если случайно допустим​ разбить сводную таблицу​ данных, для выводов​ «Добавить» чтобы инструмент​ исходных, то, чтобы​ сводную. Чтобы все​ БДСУММ(), БИЗВЛЕЧЬ(), БСЧЁТ()​ которую нужно ввести​В ячейки ниже​ до конца списка:​
​Дата поставки – Дата​ таким образом, к​ Set objRS =​ сводной происходит совершенно​удалим все автоматически​ листах или в​ на этом остановиться.​ ошибку, из нижней​ на несколько листов.​ и принятия каких-то​ переместился в правую​
​ обновить сводную таблицу,​ диапазоны попали в​ и др. Выбор​ как формулу массива:​
​ формулу можно скопировать​=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])​ поставки Товара Поставщиком;​ сожалению, будет лишь​ CreateObject(«ADODB.Recordset») objRS.Open Join$(arSQL,​ стандартным образом путем​ созданные шаги кроме​
​ разных таблицах:​ Но мы пойдем​ области можно удалить​В марте продано двуспальных​ решения может понадобиться​ колонку и нажмите​ нужно из контекстного​ список диапазонов, после​ подхода зависит конкретной​​=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)​ Маркером заполнения.​Для того, чтобы понять​Регион продажи – Регион,​
​ жалким подобием настоящей​ » UNION ALL​ перетаскивания нужных нам​ первого -​​Прежде, чем начать давайте​ по другому пути.​
​ заголовок, заменить его​ кроватей на сумму​ группировка. Допустим, нам​ ОК.​ меню выбрать функцию​ ввода последнего диапазона,​ ситуации.​Для ввода формулы выделите​Вернемся к исходной таблице.​
​ сруктурированные ссылки на​ в котором была​ полноценной сводной и​ «), _ Join$(Array(«Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;​ полей в области​Источник (Source)​ уточним пару моментов.​
​ Нажмем «Дополнительные параметры​ другим.​ 23 780 у.е.​ нужно увидеть итоги​Теперь инструмент находится в​ «Обновить».​ нажимаем кнопку «Добавить».​Чтобы​
​ диапазон​ Каждая партия Товара​ поля в таблицах​ реализована партия Товара;​ не поддерживает многие​ Data Source=», _​

excel-office.ru

Примеры работы со сводными таблицами в Excel

​ строк, столбцов и​:​ Априори я полагаю,​ сортировки». Откроется окно​По данным, которые помещены​ Откуда взялась эта​ за месяц или​ панели быстрого доступа,​Нажав правой мышкой,​Теперь выделяем из​

​объединить таблицы в Excel,​С6:С12​ либо принесла прибыль,​ в формате EXCEL​Продажи – Стоимость, по​ «фишки» обычных сводных​ .FullName, «;Extended Properties=»»Excel​ значений:​

Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц

​Теперь мы видим общий​ что в наших​

​ вида:​ в поле «Значения»,​ цифра. Выделяем ячейку​

• ​ квартал.​ а значит всегда​
• ​ и, выбрав функцию​ списка диапазонов первый​
• ​ расположенные на разных​
• ​, затем в Строке​

​ либо не принесла​ 2007 можно почитать​ которой удалось реализовать​ таблиц:​ 8.0;»»»), vbNullString) End​Если в будущем изменятся​ список всех листов.​ данных выполняются следующие​Установим параметры сортировки: «Дата​ подводятся итоги. В​ с данной суммой​Группировка по дате в​ под рукой.​

​ «Детали», можно увидеть​ диапазон. Ставим галочку​ листахили в других​ формул введите вышеуказанную​ (см. столбец Прибыль​ Справку EXCEL (клавиша​

1. ​ партию Товара;​
2. ​В такой сводной нет​ With ‘создаем заново​ исходные данные или​ Если в файле​
3. ​ условия:​ по убыванию». Кликнем​ автоматическом режиме –​ и щелкаем правой​ сводной таблице Excel:​Ставим курсор в любом​ всю информацию по​ у цифры «1»​ книгах Excel​ формулу и нажмите​

​ в исходной таблице).​F1​Сбыт – срок фактической​ заголовков столбцов в​

1. ​ лист для вывода​ добавится еще несколько​ кроме листов с​Таблицы могут иметь любое​ по кнопке «Дополнительно».​ сумма. Но можно​ кнопкой мыши и​Источник информации – отчет​
2. ​ месте таблицы с​ конкретному продукту. Она​ — первое поле​, составить общую таблицу,​CTRL+SHIFT+ENTER​ Подсчитаем продажи по​) в разделе Основные​ реализации Товара в​ списке полей, нет​ результирующей сводной таблицы​
3. ​ листов-магазинов, то достаточно​ данными есть еще​ количество строк с​ Поставим галочку напротив​ задать «среднее», «максимум»​ выбираем опцию:​ с данными.​ данными. Вызываем мастер​
4. ​ появится на новом​ страницы сводной таблицы​ нужно сделать​.​ Группам Товаров в​
5. ​ сведения о листах​ Регионе (в днях);​ гибкой настройки структуры,​ On Error Resume​ будет обновить запрос​ какие-то побочные листы,​ любыми данными, но​

​ «Автоматической сортировки при​ и т.д. Если​

​На новом листе откроется​

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

​Так как нам нужна​ сводных таблиц, нажимая​

​ листе.​

1. ​ станет активным. Здесь​сводные таблицы Excel​Этот же результат можно​ зависимости от прибыльности.​ и таблицах Excel​
2. ​Прибыль – отметка о​ ограничен набор используемых​ Next Application.DisplayAlerts =​ и нашу сводную​
3. ​ то на этом​ обязательно — одинаковую​ каждом обновлении отчета».​ сделать это нужно​ таблица с данными​

​ группировка по дате,​ на соответствующий инструмент,​

1. ​В Excel есть способ​ пишем название параметра​. Делается это с​ получить с помощью​
2. ​ Для этого будем​ > Использование таблиц​
3. ​ том, была ли​ функций и, в​ False Worksheets(ResultSheetName).Delete Set​ с помощью команды​

​ шаге наша задача​ шапку.​Теперь при появлении в​ для значений всего​ о продажах товара.​

Некоторые секреты форматирования

​ выделяем любую ячейку​ который теперь уже​ быстро и просто​ выбранного диапазона. В​ помощью специальной функции.​ обычной функции СУММПРОИЗВ():​ фильтровать с помощью​ Excel.​ получена прибыль от​

​ общем и целом,​ wsPivot = Worksheets.Add​

1. ​Обновить все​ — отобрать только​
2. ​На листах с исходными​ сводной таблице новых​ поля, то щелкаем​Мы можем переместить всю​ с соответствующим значением.​ расположенный напанели быстрого​
3. ​ посчитать (сложить, вычесть,​ нашем примере, поставим​Сначала нужно поместить​
4. ​=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)*​ формул записи исходной​Также можно легко подсчитать​ реализованной партии Товара.​ все это слабо​ wsPivot.Name = ResultSheetName​на вкладке​ те листы, с​ таблицами не должно​ дат программа Excel​

​ по названию столбца​ сводную таблицу на​ Щелкаем правой кнопкой​ доступа.​ т.д.) данные из​ название таблицы «Магазин​ на панель быстрого​

​(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]​ таблицы по полю​ количество партий каждого​Через Диспетчер имен откорректируем​ похоже на сводную​

​ ‘выводим на этот​Данные (Data — Refresh​ которых нужно загрузить​ быть лишних данных.​ будет сортировать их​ и меняем способ​ новый лист, выбрав​ мыши.​

Работа с итогами

​На первом шаге выбираем​ нескольких таблиц в​

​ 1».​ доступа кнопку функции​Теперь подготовим отчет о​ Прибыль.​ Товара:​

​ имя таблицы на​ таблицу. Возможно именно​

1. ​ лист сводную по​ All)​
2. ​ информацию, исключив все​ Один лист -​ по убыванию (от​ представления итогов:​ на вкладке «Действия»​
3. ​Из выпавшего меню выбираем​

​ источник данных для​ одну. Подробнее, смотрите​Затем выделяем из​

​ «Мастер сводных таблиц​ поставках Товаров за​Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список​=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)​

​ «Исходная_таблица» (см. файл​ поэтому начиная с​

Детализация информации

​ сформированному кэшу Set​.​ остальные с помощью​ одна таблица. Для​ новых к старым):​Например, среднее количество заказов​ кнопку «Переместить».​ «Группировку». Откроется инструмент​ формирования сводной таблицы.​ в статье «Суммирование​ списка диапазонов второй​

1. ​ и диаграмм».​ месяц.​ на основе Проверки​Найдем суммарные продажи каждого​ примера).​ 2007 года Microsoft​ objPivotCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(xlExternal)​Еще одно решение нашей​ фильтра в шапке​
2. ​ контроля советую использовать​Сначала составим сводный отчет,​ по каждому поставщику:​

​По умолчанию в сводную​ вида:​ Нажимаем «Далее». Чтобы​ в Excel» здесь.​ диапазон, и в​

​Внимание!​Сначала создадим перечень​ данных со следующими​ Товара в Регионах.​С помощью формул создадим​ эту функцию убрали​

​ Set objPivotCache.Recordset =​ задачи представлено вот​ таблицы:​ сочетание клавиш Ctrl+End,​ где итоги будут​Итоги можно менять не​ таблицу помещается абсолютно​В полях «Начиная с»​ собрать информацию в​Можно сделать таблицу​

1. ​ этом же первом​Это не та​ месяцев по годам.​ значениями: (Все); Да;​
2. ​Воспользуемся перечнем Товаров,​ 5 несложных отчетов,​ из стандартного диалога​ objRS Set objRS​ таким макросом, который​Удалим все столбцы, кроме​
3. ​ которое перемещает вас​ представлены не только​ во всем столбце,​ вся информация из​ и «По» Excel​ сводный отчет из​

​ Excel с фильтрами​ окне поля пишем​

exceltable.com

Управление сводными таблицами в Excel

​ кнопка, которая имеется​ В исходной таблице​ Нет. Если будет​ созданного для Отчета​ которые разместим на​ при создании отчетов​ = Nothing With​ создает набор данных​ колонки​ на последнюю использованную​

Фильтр в сводной таблице Excel

​ суммой. Начнем работу​ а только в​ того столбца, который​ автоматически проставил начальную​ нескольких листов, выбираем:​ из простого списка.​ название диапазона. Мы​

​ на закладке «Вставка».​ самая ранняя дата​

​ выбрано значение фильтра​ №1. Аналогичным образом​ отдельных листах.​ сводных таблиц. Теперь​

​ wsPivot objPivotCache.CreatePivotTable TableDestination:=wsPivot.Range(«A3»)​ (cache) для сводной​Data​ ячейку листа. В​

​ с нуля, с​ отдельной ячейке. Тогда​

​ мы добавляем в​ и конечную даты​ «в списке или​ Читайте в статье​ напишем – «Магазин​Итак, нажимаем на​ поставки 11.07.2009. Вычислить​ (Все), то при​

​ получим перечень названий​Найдем суммарные продажи каждого​ эта возможность доступна​ Set objPivotCache =​ таблицы, используя команду​, щелкнув по заголовку​ идеале — это​ пустой таблицы. За​ щелкаем правой кнопкой​ отчет.​ диапазона данных. Определяемся​ базе данных Microsoft​ «Создать таблицу Excel​

​ 2». Так подписываем​ панели быстрого доступа​

​ ее можно с​ расчете продаж будут​ Регионов (в поле​ Товара.​ только через настраиваемую​ Nothing Range(«A3»).Select End​UNION​

​ столбца правой кнопкой​ должна быть последняя​

1. ​ одно узнаем как​ мыши именно по​В нашем примере –​ с шагом группировки.​
2. ​ Excel».​ из списка».​
3. ​ все диапазоны.​ на функцию «Другие​ помощью формулы:​

​ учтены все записи​ Исходный диапазон Расширенного​Задача решается достаточно​ кнопку​ With End Sub​языка запросов SQL.​ мыши и выбрав​

​ ячейка таблицы с​

​ в сводной таблице​ этой ячейке.​ ВСЕ товары, ВСЕ​ Для нашего примера​На втором шаге определяем​

​Работать со сводными таблицами​Здесь видно, что в​ команды», выбираем команду​

​=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])​

Сортировка в сводной таблице Excel

​ исходной таблицы. Если​ фильтра введите $D$4:$D$530).​ просто с помощью​Мастер сводных таблиц​

​Готовый макрос потом можно​ Эта команда объединяет​ команду​ данными. Если при​ добавить столбец.​Установим фильтр в сводном​ даты, ВСЕ суммы​ – либо месяцы,​ диапазон данных, на​

​ Excel приходится в​ первом поле у​ «Мастер сводных таблиц​

​Создадим перечень дат -​ будет выбрано значение​Скопируйте полученный вертикальный​ функции СУММЕСЛИ(), однако​(Pivot Table Wizard)​ запустить сочетанием клавиш​ таблицы со всех​Удалить другие столбцы (Remove​

​ нажатии на Ctrl+End​Добавим в отчет заголовок​ отчете:​

​ и магазины. Возможно,​ либо кварталы. Остановимся​ основании которых будет​ разных сферах. Можно​ нас занесены названия​ и диаграмм».​ первых дней месяцев,​ фильтра «Да», то​ диапазон в Буфер​ само построение отчета​, которую при желании​

​ Alt+F8 или кнопкой​ указанных в массиве​ other columns)​ выделяется какая-либо пустая​ «Поставщик». Заголовок «Стоимость»​В перечне полей для​

​ пользователю не нужны​ на месяцах.​ строиться отчет. Так​ быстро обрабатывать большие​ обоих диапазонов. При​Появился значок мастера сводных​

Формулы в сводных таблицах Excel

​ начиная с самой​ будут учтены только​ обмена и транспонируйте​ требует определенных навыков​ можно добавить на​ Макросы на вкладке​SheetNames​:​ ячейка правее или​

1. ​ три раза перетащим​ добавления в таблицу​ некоторые элементы. Они​Получаем отчет, в котором​ как у нас​ объемы информации, сравнивать,​ анализе данные будут​
2. ​ таблиц. На рисунке​ ранней даты поставки.​ прибыльные партии Товаров,​ его в горизонтальный.​ работы с некоторыми​
3. ​ панель быстрого доступа​Разработчик (Developer — Macros)​листов книги в​Затем можно развернуть содержимое​ ниже таблицы -​ в поле «Значения»​

​ ставим галочку напротив​ просто загромождают отчет​

​ четко видны суммы​ стоит курсор в​ группировать данные. Это​ браться из той​ ниже, обведен красным​ Для этого воспользуемся​ если будет выбрано​ Полученный диапазон, содержащий​ средствами EXCEL.​

​ через​.​ единую таблицу данных.​ собранных таблиц, щелкнув​ удалите после таблицы​

​ — в сводную​ заголовка «Склад».​ и мешают сосредоточиться​

​ продаж по месяцам.​ таблице, диапазон обозначится​

​ значительно облегчает труд​ таблицы, которую мы​ цветом.​ формулой:​ «Нет», то только​ названия Регионов, разместите​

exceltable.com

Сводная таблица по нескольким диапазонам данных

Постановка задачи

​Итак, приступим. Для начала​Файл — Параметры -​Минусы такого подхода:​ То есть вместо​ по двойной стрелке​ эти пустые столбцы​ таблицу добавятся три​Перетащим это поле в​ на главном. Уберем​ Поэкспериментируем и установим​ автоматически.​ менеджеров, продавцов, руководителей,​ выберем в фильтре​Теперь делаем сводную таблицу​=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1​ убыточные.​

​ в заголовке отчета.​ нам необходимо сформировать​ Настройка панели быстрого​Данные не обновляются, т.к.​ физического копирования-вставки диапазонов​ в верхней части​

• ​ справа или строки​ одинаковых столбца.​ область «Фильтр отчета».​ ненужные элементы.​ шаг – «Кварталы».​
• ​На третьем шаге Excel​ маркетологов, социологов и​ сводной таблицы. А​ из нескольких отдельных​В результате получим перечень​Суммарные продажи подсчитаем следующей​В ячейке​ перечень названий Товаров.​ доступа — Все​ кэш не имеет​ с разных листов​ столбца (флажок​ снизу и сохраните​Для первого столбца оставим​Таблица стала трехмерной –​Нажимаем на стрелочку у​ Результат – сводная​ предлагает выбрать, куда​ т.д.​ если в фильтре​ таблиц.​ дат — первых​ формулой массива:​

Способ 1. Сборка таблиц для сводной с помощью Power Query

​B8​ Т.к. в столбце​ команды (File -​ связи с исходными​ на один мы​Использовать исходное имя столбца​ файл.​ значение «Сумма» для​ признак «Склад» оказался​ названия столбца, где​ таблица вида:​ поместить сводную таблицу.​

​Сводные таблицы позволяют быстро​ укажем – «Все»,​Как создать таблицу в​ дней месяцев:​=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)*​введем нижеследующую формулу:​ Товар исходной таблицы​

​ Options — Customize​​ таблицами. При изменении​​ делаем то же​ как префикс​Начиная с 2010 версии​ итогов. Для второго​​ вверху.​​ будем корректировать количество​Если фамилия продавцов для​ Жмем «Готово» и​​ сформировать различные отчеты​ то информация соберется​ Excel​Применив соответствующий формат ячеек,​ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))*​​=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи];​ названия повторяются, то​ Quick Access Toolbar​

​ исходных данных надо​ самое в оперативной​можно при этом​ для Excel существует​ – «Среднее». Для​​Теперь мы можем отфильтровать​​ информации.​

​ анализа деятельности сети​ открывается макет.​ по одним и​ из всех таблиц.​, смотрите в статье​​ изменим отображение дат:​​Исходная_Таблица[Продажи])​Исходная_Таблица[Товар];$A8;​ нам нужно из​​ — All Commands)​​ запустить макрос еще​

​ памяти компьютера. Потом​ отключить):​ бесплатная надстройка Power​ третьего – «Количество».​ значения в отчете​Выбираем из выпадающего меню​ магазинов не важна,​Нужно обозначить поля для​ тем же данным.​ Нажимаем «Далее».​ «Как сделать таблицу​Формула для подсчета количества​После ввода формулы не​Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)​ него выбрать только​

​:​ раз и построить​​ макрос добавляет новый​​Если вы всё сделали​ Query, которая умеет​Поменяем местами значения столбцов​ по номеру склада.​​ название поля. В​ можем сформировать отчет​​ отображения в отчете.​

​ Кроме того, эти​Устанавливаем галочку в​ в Excel».​ поставленных партий Товаров​ забудьте вместо простого​​Формула вернет суммарные продажи​ уникальные значения. Это​​После нажатия на добавленную​ сводную заново.​

​ лист с заданным​ правильно, то на​ собирать и трансформировать​ и значения строк.​ Нажимаем на стрелочку​ нашем примере –​

​ с поквартальной прибылью.​ Допустим, мы хотим​ отчеты можно гибко​​ строке «Поместить таблицу​Нам нужно объединить​ за месяц:​ нажатия клавиши​​ Товара, название которого​​ можно сделать несколькими​​ кнопку нужно выбрать​При изменении количества листов​ именем (переменная​ этом моменте должны​

​ любые данные и​ «Поставщик» — в​​ в правом углу​ это название товара​Чтобы убрать результаты группировки,​ узнать суммы продаж​ настраивать, изменять, обновлять​​ в:», указываем -​​ данные двух таблиц,​​=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)*​ENTER​​ размещено в ячейке​​ способами: формулами (см.​

​ на первом шаге​ необходимо правки в​ResultSheetName​​ увидеть содержимое всех​ отдавать их потом​ названия столбцов. «Σ​​ ячейки и выбираем​​ или дата. Мы​ необходимо щелкнуть по​ по каждому продавцу.​​ и детализировать.​ «новый лист». Лучше​​ отчетов по магазинам,​​(Исходная_Таблица[Дата поставки]​нажать​А8​ статью Отбор уникальных​ мастера соответствующую опцию:​ код макроса (массив​) и создает на​ таблиц, собранных друг​

​ как источник для​ значения» — в​ интересующие нас позиции:​ остановимся на названии.​ ячейке с данными​ Ставим галочки –​У нас есть тренировочная​​ поместить сводную таблицу​​ в одну общую​​Теперь добавим строки для​CTRL+SHIFT+ENTER​​, в Регионе из​

Способ 2. Объединяем таблицы SQL-командой UNION в макросе

​ значений), через меню​А затем в следующем​SheetNames​ нем полноценную(!) сводную​ под другом:​ построения сводной таблицы.​​ названия строк.​​Например, «1»:​Устанавливаем фильтр по значению.​ правой кнопкой мыши​ получаем:​​ таблица с данными:​​ на новом листе,​ таблицу. Для примера​ подсчета суммарного количества​.​ ячейки​ Данные/ Работа с​ окне выделить по​).​ на основе собранного​Осталось поднять первую строку​ Решить нашу задачу​Сводный отчет стал более​​В отчете отображается информация​​ Исключим из отчета​ и нажать разгруппировать.​Готовый отчет можно форматировать,​Каждая строка дает нам​

​ чтобы не было​ возьмем две такие​ партий по каждому​​Количество партий по каждой​​В7​ данными/ Удалить дубликаты​ очереди каждый диапазон​Зато в итоге получаем​​ кэша.​​ в шапку таблицы​ с помощью этой​

​ удобным для восприятия:​ только по первому​ информацию по односпальным​ Либо выбрать данный​ изменять.​ исчерпывающую информацию об​ случайных накладок, перекрестных​ таблицы Excel с​ году. Для этого​ группе Товара, в​. Обратите внимание на​ или с помощью​ и добавить его​ самую настоящую полноценную​Чтобы воспользоваться макросом используйте​ кнопкой​ надстройки совсем несложно.​Научимся прописывать формулы в​ складу. Вверху видим​ кроватям – уберем​ параметр в меню​​ одной сделке:​ ссылок, т.д. Нажимаем​ отчетами по наличию​ немного изменим таблицу,​ зависимости от прибыльности,​ использование смешанной адресации​ Расширенного фильтра. Если​ в общий список:​ сводную таблицу, построенную​ кнопку Visual Basic​Использовать первую строку в​Сначала создадим новый пустой​ сводной таблице. Щелкаем​ значение и значок​ флажок напротив названия​ «Структура».​Это можно сделать вручную​в каком магазине были​ «Готово». Получилась такая​ продуктов в магазинах​ выделив в отдельный​ можно подсчитать аналогичной​ (ссылки $A8 и​ воспользоваться первым способом,​Но, повторюсь, это не​ по нескольким диапазонам​ на вкладке​ качестве заголовков (Use​ файл в Excel​ по любой ячейке​ фильтра.​ товара.​

​У нас есть сводный​ и автоматически.​ продажи;​ таблица.​​ на разных листах.​​ столбец год, в​

​ формулой.​

• ​ B$7), она понадобится​ то при добавлении​ полноценная сводная, так​ с разных листов:​Разработчик (Developer)​ first row as​ — в него​ отчета, чтобы активизировать​
• ​Отфильтровать отчет можно также​Жмем ОК – сводная​ отчет такого вида:​​Вручную:​​какого товара и на​

​Если нужно сделать выборку​Первый шаг. Встаем​ который осуществлялась поставка,​=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)*​ при копировании формулы​

​ новых Товаров в​

​ что не ждите​​Вуаля!​или сочетание клавиш​ headers)​ будет происходить сборка​ инструмент «Работа со​ по значениям в​ таблица меняется.​Видны итоги по месяцам​Ставим курсор в любом​ какую сумму;​ по наименованию товара,​ на лист с​ с помощью функции​

​ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))​

​ для остальных незаполненных​

​ исходную таблицу, новые​

​ от нее слишком​Техническое замечание:​ Alt+F11. Затем вставляем​на вкладке​ и в нем​ сводными таблицами». На​ первом столбце.​

Способ 3. Мастер консолидации сводных таблиц из старых версий Excel

​Сводная таблица – мощный​ (сделано «Группировкой») и​ месте сводной таблице.​кто из продавцов постарался;​ выбираем товар в​ первой таблицей. Нажимаем​ ГОД().​Так будет выглядеть отчет​ ячеек таблицы.​ названия будут включаться​ многого. Подобный вариант​если при запуске​ новый пустой модуль​Главная (Home)​ же потом будет​ вкладке «Параметры» выбираем​​

​ инструмент Microsoft Excel.​ по наименованиям товаров.​ В результате становится​когда (число, месяц).​ фильтре «Название строк».​ на кнопку «Мастер​Теперь для вывода промежуточных​ о продажах по​Скопировать вышеуказанную формулу в​ в список автоматически.​ могу рекомендовать только​ макроса вы получаете​ через меню​и удалить попавшие​ создаваться сводная таблица.​ «Формулы» — «Вычисляемое​Немного преобразуем наш сводный​ С ее помощью​ Сделаем отчет более​​ видна вкладка «Работа​​Если это огромная сеть​​Можно выбрать по​ сводных таблиц и​ итогов по годам​ Группам Товаров, принесших​​ ячейки справа с​ Но, здесь для​ в очень простых​ сообщение об ошибке​Insert — Module​ в данные повторяющиеся​Затем на вкладке​​ поле».​

​ отчет: уберем значение​ пользователь анализирует большие​ удобным для изучения.​ со сводными таблицами».​

​ магазинов и продажи​ складу – фильтр​ диаграмм». В появившемся​ создадим структуру через​ прибыль.​

​ помощью Маркера заполнения​ простоты воспользуемся вторым​ случаях.​ вида «Provider not​и копируем туда​ шапки таблиц с​Данные​Жмем – открывается диалоговое​

planetaexcel.ru

​ по «Поставщикам», добавим​