Сводные таблицы в microsoft excel 2010 джелен б александер м

По роду своей деятельности мне приходится обрабатывать массивы информации разного объема. Если небольшой объем данных можно проработать вручную, то когда данных много, этот метод не подходит. Во-первых, очень долго. Во-вторых, растет вероятность ошибок.

Так я познакомился с мощным инструментом Excel — СВОДНЫМИ ТАБЛИЦАМИ! Первый раз я их осваивал в Excel 2003 (с помощью предыдущей версии книги, выпущенной в 2007г).

Отличная книга, написано очень понятно, читается легко, все проиллюстрировано, много интересных примеров. После прочтения, влюбился в сводные таблицы.

С появлением 2010 версии Excel, возникла необходимость разобраться с нововведениями. Тогда я купил книгу «Сводные таблицы в Microsoft Excel 2010». Книги по структуре и стилю написания очень похожи. Большинство глав просто немного доработаны.

А теперь подробнее:
— книга подойдет как новичкам, так и продвинутым пользователям. Все описано очень подробно и наглядно, обязательно приводятся примеры использования.
— книга объемная (464 стр), включает в себя 14 глав, но большинству пользователей вполне хватит первых 8,13 и 14 глав.
— освоив сводные таблицы вы сможете обрабатывать большие и даже огромные массивы данных за несколько минут, преобразовав их в небольшой и понятный итоговый отчет. Сама сводная таблица (а также и сводная диаграмма) очень динамична, ее можно крутить как вам удобно, ее легко обновить при изменении/дополнении источника данных. Только представьте сколько времени вы можете сэкономить!
— качество бумаги и печать хорошие.

Из минусов:
— высокая стоимость книги;
— быстрое совершенствование Microsoft Excel (в продаже уже есть новые версии книги: «Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013» и «Сводные таблицы в Microsoft Excel 2016»), хотя на предприятии, на котором я работаю еще используем Microsoft Excel 2010, так что для меня книга актуальна.
— для кого-то окажется неудобным отсутствие CD с примерами, мне это не мешало, так как в моей работе отчетов хватает, есть где практиковаться.
— авторы описывают историю изобретения сводных таблиц, описывают в темах, что изменилось по сравнению с предыдущими версиями Excel. Кому-то может показаться эта информация лишней, мне опять-таки не мешала.

Если вам приходится работать с большими объемами информации и вы еще не знакомы со сводными таблицами, рекомендую присмотреться к этому изданию или обновленным изданиям, в зависимости от используемой версии Excel. Мне очень помогает в работе, а если что-то забыл, всегда можно открыть и вспомнить.

• Чтобы скачать этот файл зарегистрируйтесь и/или войдите на сайт используя форму сверху.
• Регистрация

• Узнайте сколько стоит уникальная работа конкретно по Вашей теме:
• Сколько стоит заказать работу?

Название: Сводные таблицы в Microsoft Excel 2010
Автор: Джелен Б., Александер М.
Издательство: Вильямс
Год: 2011
Cтраниц: 464
Формат: djvu
Размер: 28 мб
Язык: русский

Научитесь быстро и легко анализировать любые данные из любых источников с помощью сводных таблиц Excel 2010! Используйте сводные таблицы и сводные диаграммы Excel 2010 для получения разнообразных динамических отчетов за считанные минуты. Благодаря этим отчетам вы сможете точно оценить состояние дел в вашей компании и постоянно контролировать ситуацию. Даже если вы никогда раньше не создавали сводных таблиц, после прочтения книги вы сможете в полном объеме воспользоваться их невероятной гибкостью и аналитической мощью. Вы также научитесь работать с бесплатно распространяемой надстройкой PowerPivot, позволяющей обрабатывать огромные массивы данных из разных источников. Еще никогда изучение передовых методик работы со сводными таблицами и диаграммами не было столь простым! В этой книге вы найдете простые пошаговые инструкции, практикумы и даже готовые примеры сводных таблиц, призванные помочь при выполнении бизнес-анализа.

                    ^изнес-решения
Сводные таблицы
в Microsoft® Excel
business solutions
Pivot Table
Data Crunching
Bill “Mr. Excel” Jelen
Michael Alexander
que'
800 East 96th Street
Indianapolis, Indiana 46240
^изнес-решения
Сводные таблицы
в Microsoft® Excel
Билл Джелен, “Мистер Excel”
Майкл Александер
Москва • Санкт-Петербург • Киев
2007
ББК 32.973.26-018.2.75
Д40
УДК 681.3.07
Издательский дом “Вильямс”
Главный редактор С.Н. Тригуб
Зав. редакцией В.Р. Гинзбург
Перевод с английского И. В. Чайки
Под редакцией Я.Б. Чайки, И.В. Василенко
По общим вопросам обращайтесь в Издательский дом “Вильямс”
по адресу: info@wiUiamspublishing.com, http://www.williamspublishing.com
115419, Москва, а/я 783; 03150, Киев, а/я 152
Джелен, Билл, Александер, Майкл.
Д40 Сводные таблицы в Microsoft Excel. : Пер. с англ. — М. : ООО “И.Д.
Вильямс”, 2007. — 320 с.: ил. — Парал. тит. англ.
ISBN 978-5-8459-1180-3 (рус.)
Эта книга поможет вам понять суть сводных таблиц и принципы их исполь-
зования. Изучив первые две главы, вы научитесь создавать базовые сводные
таблицы и сразу сможете повысить производительность работы — необходи-
мые отчеты будут получаться в течение нескольких минут, а не часов. Освоив
первые семь глав книги, вы сможете самостоятельно выводить комплексные
отчеты на основе сводных таблиц, содержащие диаграммы и другие детальные
сведения. А прочитав книгу до конца, вы научитесь строить динамическую
систему вывода отчетов сводных таблиц.
Книга предназначена для пользователей Excel с различным уровнем подго-
товки.
ББК 32.973.26-018.2.75
Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками
соответствующих фирм.
Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой
бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механиче-
ские, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного
разрешения издательства Que Corporation.
Authorized translation from the English language edition published by Que Publishing, Copyright © 2006.
All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any
means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage
retrieval system, without permission from the publisher.
Russian language edition is published by Williams Publishing House according to the Agreement with
R&I Enterprises International, Copyright © 2007.
ISBN 978-5-8459-1180-3 (рус.)	© Издательский дом “Вильямс”, 2007
ISBN 0-7897-3435-4 (англ.)	© Que Publishing, 2006
Оглавление
Об авторах	15
Введение	17
Глава 1. Основы сводных таблиц	25
Глава 2. Создание базовой сводной таблицы	33
Глава 3. Настройка полей сводной таблицы	53
Глава 4. Форматирование отчета сводной таблицы	75
Глава 5. Изменение способа просмотра данных сводных таблиц	93
Глава 6. Выполнение расчетов в сводных таблицах	121
Глава 7. Создание и использование сводных диаграмм	149
Глава 8. Использование в сводных таблицах нескольких источников
данных	169
Глава 9. Использование в сводных таблицах внешних
источников данных	183
Глава 10. Кубы данных OLAP	201
Глава 11. Использование макросов для улучшения отчетов сводных
таблиц	217
Глава 12. Использование VBA для создания сводных таблиц	233
Приложение. Трудности, связанные с управлением сводными
таблицами	283
Предметный указатель	304
Содержание
Об авторах	15
Посвящения	15
Благодарности	15
Ждем ваших отзывов!	16
Введение	17
Что вы узнаете из этой книги	17
Требуемые навыки	17
Жизнь до сводных таблиц	18
Изобретение сводной таблицы	20
Жизнь после появления сводных таблиц	22
Соглашения, принятые в этой книге	23
Глава 1. Основы сводных таблиц	25
Что такое сводные таблицы	25
Зачем использовать сводные таблицы	26
Область применения сводных таблиц	28
Структура сводной таблицы	28
Область данных	29
Область строк	29
Область столбцов	30
Область страниц	30
Негласная работа сводных таблиц	31
Ограничения отчетов сводных таблиц	32
Дальнейшие шаги	32
Глава 2. Создание базовой сводной таблицы	33
Подготовка данных для отчета сводной таблицы	33
Представление данных в табличной форме	34
Использование уникальных заголовков, занимающих только одну
строку данных	34
Избегайте хранения данных в заголовках разделов	35
Избегайте повторения групп в виде столбцов	35
Исключайте пропуски и пустые ячейки в источнике данных	36
Применяйте к полям с разными типами данных соответствующее
форматирование	36
Резюме по разработке источников данных	36
Очистка данных при анализе сводной таблицы	37
Содержание
Создание стандартной сводной таблицы	39
Мастер сводных таблиц	39
Перетаскивание в отчет полей	42
Добавление в сводную таблицу полей	43
Перекомпоновка сводной таблицы	44
Группировка доходов по сегментам и моделям	45
Изменение вида указателя мыши при перетаскивании полей	49
Повторное отображение списка полей сводной таблицы	49
Восстановление панели инструментов сводной таблицы	49
Запуск мастера сводных таблиц	50
Поддержка изменений в источнике данных	50
Внесение изменений в существующий источник данных	50
Расширение диапазона источника данных в результате добавления
новых строк и столбцов	51
Дальнейшие шаги	51
Глава 3. Настройка полей сводной таблицы	53
Необходимость в настройке	53
Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы	54
Настройка имен полей	56
Использование в полях данных числовых форматов	56
Изменение итоговых расчетов	57
Подсчет данных при существовании всего одной пустой ячейки	58
Использование других операций	58
Добавление и удаление промежуточных итогов	60
Сокрытие промежуточных итогов при наличии множества
полей строк	60
Добавление множества промежуточных итогов в одно поле	61
Параметры промежуточных итогов	62
Вывод ежегодных изменений	63
Вклад каждого торгового направления в итоговую сумму	64
Сезонные отчеты	66
Доходы по направлениям деятельности	69
Дальнейшие шаги	73
*
Глава 4. Форматирование отчета сводной таблицы	75
Использование опции Автоформат	75
Применение собственных стилей	79
Настройка параметров таблицы	81
Общая сумма по столбцам	82
Общая сумма по строкам	83
Автоформат	83
Включать скрытые значения	83
Объединять ячейки заголовков	83
8 Содержание
Сохранять форматирование	84
Повторять подписи на каждой странице печати	84
Флажок Помечать итоги *	85
Макет страницы	85
Для ошибок отображать	86
Для пустых ячеек отображать	87
Печать заголовков	87
Форматирование сводной таблицы	88
Дальнейшие шаги	91
Глава 5. Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 93
Функции отображения и сокрытия элементов	93
Основы сокрытия элемента	93
Отображение всех элементов	95
Отображение или сокрытие большинства элементов	95
Сокрытие или отображение элементов без данных	96
Сокрытие или отображение элементов в поле страниц	97
Отображение или сокрытие элементов в поле данных	98
Сортировка элементов сводной таблицы	99
Сортировка элементов в диалоговом окне Дополнительные
параметры поля сводной таблицы	100
Влияние изменений в макете на сортировку данных	102
Сортировка вручную	103
Сортировка с помощью кнопок на стандартной панели
инструментов	105
Создание отчетов “ Первая десятка”	107
Группировка сводных таблиц	110
Группировка полей дат	110
Включение итогов по годам при группировке данных по месяцам	111
Группировка полей дат по неделям	113
Группировка двух полей дат в одном отчете	114
Отчет по срокам выполнения работ	114
Группировка числовых полей	116
Группировка текстовых полей	116
Группировка и разгруппировка	118
Дальнейшие шаги	118
Глава 6. Выполнение расчетов в сводных таблицах	121
Вычисляемые поля и вычисляемые элементы	121
Метод 1. Добавление вычисляемого поля в источник данных
вручную	122
Метод 2. Использование формулы вне сводной таблицы для
создания вычисляемого поля	123
Содержание 9
Метод 3. Непосредственная вставка вычисляемого поля в сводную
таблицу	124
Создание вычисляемого поля	125
Прогнозирование итогов по следующему году	128
Создание вычисляемых элементов	133
Создание отчета	136
Преимущества и недостатки вычислений в сводных таблицах	140
Приоритет выполнения операторов	140
Ссылки на ячейки и именованные диапазоны	142
Функции рабочих листов	142
Константы	142
Ссылки на итоговые суммы	142
Специальные правила для вычисляемых полей	142
Специальные правила использования вычисляемых элементов	144
Управление и поддержка вычислений в сводных таблицах	145
Редактирование и удаление вычислений в сводных таблицах	145
Изменение порядка выполнения расчетов в вычисляемых полях	145
Документирование формул	146
Дальнейшие шаги	146
Глава 7. Создание и использование сводных диаграмм	149
Что такое сводная диаграмма	149
Создание сводных диаграмм	150
Преимущества и недостатки сводных диаграмм	153
Оптимизация макета сводной диаграммы	153
Точечная, пузырьковая и биржевая диаграммы: вход воспрещен	155
Ограничения на размер и расположение элементов	156
Непостоянство отдельных настроек	157
Создание динамической годовой диаграммы	158
Альтернативы сводных диаграмм	163
Зачем выносить сор из избы?	164
Ограничение на форматирование сводных диаграмм	165
Дальнейшие шаги	168
Глава 8. Использование в сводных таблицах нескольких
источников данных	169
Работа с несколькими источниками данных	169
Использование нескольких диапазонов консолидации	171
Структура сводной таблицы с несколькими диапазонами консолидации 174
Поле Строка	175
Поле Столбец	176
Поле Значение	176
Поля страницы	176
Переопределение сводной таблицы	177
10 Содержание
Консолидация и анализ восьми наборов данных	177
Создание сводной таблицы на основе уже существующей	180
Дальнейшие шаги	182
Глава 9. Использование в сводных таблицах внешних
источников данных	183
Создание сводной таблицы с использованием внешних источников
данных	183
Обхождение ограничения на управление данными в Excel	184
Программа MS Query	185
Анализ набора данных, содержащего более 83000 записей,
с помощью сводной таблицы	186
Импорт и использование внешних данных без мастера сводных таблиц	190
Создание динамического отчета в сводной таблице	191
Создание автономной динамической системы вывода отчетов
в сводных таблицах	191
Параметры данных сводных таблиц	198
Дальнейшие шаги	199
Глава 10. Кубы данных OLAP	201
Определение технологии OLAP	201
Преимущества кубов данных OLAP	201
Введение в хранилища данных и кубы данных OLAP	202
Рабочие данные	203
Долговременное хранение данных	203
Создание куба данных	204
Предварительно созданные представления кубов данных	205
Подключение к кубу данных OLAP	205
Подключение к локальному кубу данных	206
Подключение к кубу данных на сервере	208
Работа со сводной таблицей OLAP	209
Компоновка данных	209
Работа с кубом данных	209
Использование полей страниц	211
Сводные таблицы кубов OLAP и сводные таблицы данных Excel	213
OLAP обрабатывает больше данных и намного быстрее	213
Размерности или меры	213
Меры OLAP уже сгруппированы	213
Углубленный анализ данных OLAP	214
OLAP и вычисляемые поля	214
Другие настройки сводных таблиц	214
Другие возможности кубов данных OLAP	214
Просмотр куба данных OLAP в диалоговом режиме	215
Обратная запись в куб данных	215
Содержание 11
Настройка действий в кубе данных	215
Комбинирование кубов данных	215
Создание локального куба данных	215
Дальнейшие шаги	216
Глава 11. Использование макросов для улучшения
отчетов сводных таблиц	217
Зачем использовать макросы в отчетах сводных таблиц	217
Запись макроса	218
Создание пользовательского интерфейса с помощью форм	219
Добавление в макрос функций	222
Синхронизация двух сводных таблиц с помощью одного
раскрывающегося списка	226
Дальнейшие шаги	231
Глава 12. Использование VBA для создания сводных таблиц	233
Введение в VBA	233
Включение VBA в Excel	233
Редактор Visual Basic	233
Инструменты Visual Basic	234
Функция записи макросов	235
Понятие объектно-ориентированного кода	235
Профессиональные хитрости	236
Написание кода обработки диапазонов данных любых размеров	236
Использование переменных объектов	238
Версии программы	238
Создание сводной таблицы в VBA	238
Получение суммы вместо количества	240
Невозможность перемещения или изменения части отчета	242
Размер готовой сводной таблицы	242
Отчет об объеме продаж по моделям товаров	245
Исключение пустых ячеек из области данных	248
Управление порядком сортировки с помощью опции
Автосортировка	248
Числовой формат по умолчанию	248
Исключение промежуточных сумм в нескольких полях строк	249
Исключение итоговых сумм для строк	249
Дополнительные проблемы	250
Новая рабочая книга для хранения отчета	250
Итоги в пустом рабочем листе книги Report	251
Визуальное представление	251
Последнее форматирование	252
Добавление промежуточных итогов	253
Общая картина	254
12 Содержание
Трудности использования нескольких полей данных	256
Вычисляемые поля данных	258
Вычисляемые элементы	260
Подведение итогов в полях данных с помощью группировки	262
Группировка по неделям	264
Специальные методики управления сводными таблицами	266
Метод AutoShow и создание исполняемых представлений	267
Использование метода ShowDetails для фильтрации набора записей 269
Создание отчетов для каждого региона или модели товара	271
Ручная фильтрация нескольких элементов в сводной таблице	275
Ручное управление порядком сортировки	276
Функции сумм, срзнач, количество, мин, макс и другие	276
Процентные показатели	277
Процент от общего	278
Процентный рост по сравнению с предыдущим месяцем	278
Процент отдельного элемента	278
Промежуточные итоги	279
Специальные решения для Excel 97	280
Дальнейшие шаги	281
Приложение. Трудности, связанные с управлением сводными
таблицами	283
Недопустимое имя поля сводной таблицы	283
Проблема	283
Решение	283
При обновлении сводной таблицы пропадают данные	284
Проблема	284
Решение	284
При попытке группировки поля выводится сообщение об ошибке	284
Проблема	284
Решение	284
Невозможно сгруппировать ежемесячные данные в квартальные	285
Проблема	285
Решение	286
Сводная таблица дважды выводит один и тот же элемент	287
Проблема	287
Решение	287
Удаленные элементы все еще отображаются в поле страниц	288
Проблема	288
Решение	289
Невозможно скопировать формулу, ссылающуюся на сводную таблицу 289
Проблема	289
Решение	289
Содержание 13
Сортировка элементов данных в уникальном порядке, а не по
возрастанию или убыванию	289
Проблема	289
Решение	290
Как преобразовать сводную таблицу в строгие данные	290
Проблема	290
Решение	290
Простой способ заполнения пустых ячеек полями строк	291
Проблема	291
Решение	291
Простой способ заполнения пустых ячеек во множестве столбцов	293
Проблема	293
Решение	293
Как добавить в сводную таблицу ранговое числовое поле	294
Проблема	294
Решение	295
В сводную диаграмму не включены месяцы для определенных
элементов	297
Проблема	297
Решение	297
Можно ли создать сводную диаграмму в том же рабочем листе,
в котором расположена сводная таблица	299
Проблема	299
Решение	299
Как преобразовать отчет сводной таблицы в интерактивную
Web-страницу	300
Проблема	300
Предметный указатель	304
Об авторах
Билл Джелен — основатель главного Web-сайта, посвященного Excel, —
MrExcel.com. Консультант по Excel, он написал VBA-решения для сотен
клиентов англоязычного мира. На его Web-сайте ежегодно фиксируется более
десяти миллионов обращений. Перед разработкой сайта MrExcel. com Билл
провел двенадцать лет “на передовой” экономической жизни страны, занима-
ясь финансовым анализом, маркетингом и бухгалтерским учетом в крупной
компании с активами в 500 миллионов долларов. В его обязанности входила
обработка огромного количества данных главного компьютера и представле-
ние этих данных в форме простых и понятных для понимания отчетов. Изна-
чально работая в Lotus 1-2-3, а затем и в Excel, Билл доводил до совершенства
технологии обработки больших объемов данных и генерирования доступных
для быстрого изучения отчетов. Билл Джелен — автор семи книг по Excel.
Майкл Алексавдер — сертифицированный разработчик приложений Micro-
soft (MCAD — Microsoft Certified Application Developer), имеет 13-летний опыт в
сфере консультаций и разработок офисных приложений. Майкл начинал свою
карьеру в качестве консультанта и разработчика в отделе связи Белого Дома,
позже сделал успешную карьеру в области разработки приложений на VBA и VB,
создании межплатформенного программного обеспечения и решений вывода
отчетов в самых разных отраслях промышленности. В настоящее время Алек-
сандер возглавляет группу аналитиков компании с финансовыми активами в
700 миллионов долларов. В свободное время он занимается поддержкой бес-
платного обучающего Web-сайта www.datapigtechnologies.com, где при-
ведены полезные советы по работе в Access и Excel.
Посвящения
Посвящается Джош и ЗикуДжелену
Билл Джелен
Посвящается Мэри, Итану и Эмме
Майкл Александер
Благодарности
Выражаю благодарность своему коллеге Джерри О. Холлоуэй, выпускнику
Университета Нотр-Дам, который предоставил материалы для главы, посвя-
щенной использованию источников данных OLAP. Спасибо Пито Саласу, ко-
торый создал Lotus Improv — первый настольный продукт с функционально-
стью наподобие сводных таблиц. Огромное спасибо Дэну Бриклину, Бобу
Фрэнкстону и Мичу Капору— пионерам в мире управления электронными
таблицами. Выражаю благодарность Дэйву Гейнеру и всей команде Excel за то,
что они довели концепцию сводных таблиц до современного уровня. Хуан Паб-
ло Гонзалес написал великолепную рецензию к книге. Спасибо Мэри Эллен,
16 Об авторах
Джошу и Зику Джелен за то, что помогли мне в написании последних трех книг.
Моя сестра Барбара Джелен обеспечила прекрасную поддержку сайта МгЕх-
cel. сот. Спасибо Джерри Колю из фирмы Leegin и всем, кто запрашивал отче-
ты в Telxon, всему сообществу Web-сайта MrExcel. com и нашим клиентам из
MrExcel Consulting — все они помогли в получении опыта по созданию сводных
таблиц. Огромная благодарность Уильяму Брауну, Лоретте Йейтс, Сунь Ли Кью,
Сету Керни и Барту Риду из издательства Que. Спасибо Лео ЛаПорте, Энди
Уокеру, Амбер МакАртур, Клаудии Абате, Кате Дьяковой, Мэтту Харрису, Стиву
Анталу, Майку Лазаззера, Дженни Келли, Дугу Робертсону, Грегори Пилсуорту,
Бэзилу Коуарду, Лорейн Куирк, Аарену Перье, Хейден Минделл, Келли Коласан-
ти, Малкольму Данлопу и всему персоналу справочной на TechTVCanada. Спаси-
бо Уэнди Кертеш и Киту Кемперу за предоставленный опыт по созданию рекла-
мы. Огромная благодарность Дэну и Трейси Гарретт за консультации и пересмотр
основных концепций книги. Отдельное спасибо Майклу Александеру за то, что
он согласился стать соавтором этой книги.
Билл Джелен
Особая благодарность Биллу Джелену за предоставление возможности на-
писать эту книгу. Спасибо Роберту Зею и Чарльзу Рейду за техническую под-
держку. Огромная благодарность Лоретте Йейтс и Сунь Ли Кью за обеспече-
ние поддержки в процессе написания книги.
Майкл Александер
Ждем ваших отзывов!
Вы, читатель этой книги, и есть главный ее критик. Мы ценим ваше мне-
ние и хотим знать, что было сделано нами правильно, что можно было сделать
лучше и что еще вы хотели бы увидеть изданным нами. Нам интересны ваши
Илюбые замечания в наш адрес.
Мы ждем ваших комментариев и надеемся на них. Вы можете прислать нам
бумажное или электронное письмо либо просто посетить наш Web-сервер
Поставить свои замечания там. Одним словом, любым удобным для вас спо-
собом дайте нам знать, нравится ли вам эта книга, а также выскажите свое
мнение о том, как сделать наши книги более интересными для вас.
Отправляя письмо или сообщение, не забудьте указать название книги и ее ав-
торов, а также свой обратный адрес. Мы внимательно ознакомимся с вашим мне-
нием и обязательно учтем его при отборе и подготовке к изданию новых книг.
Наши электронные адреса:
E-mail: info@williamspublishing.com
WWW: http: //www.williamspublishing.com
Наши почтовые адреса:
в России: 115419, Москва, а/я 783
в Украине: 03150, Киев, а/я 152
Введение
Сводные таблицы — это одно из самых мощных средств Excel. Они появи-
лись еще в 90-х как результат конкурентной борьбы за доминирование на
рынке электронных таблиц таких компаний, как Microsoft и Lotus. В течение
этой “гонки” (с середины 90-х) в программные продукты постоянно добавля-
лись новые средства, но ни одно из них не может сравниться со сводными
таблицами.
С помощью сводных таблиц вы можете в считанные секунды преобразо-
вать 65000 строк финансовых данных в краткий отчет. Если вы умеете пере-
таскивать элементы мышью, то сможете создать и сводную таблицу. Помимо
быстрого подведения итогов и расчетов данных, сводные таблицы позволяют
изменять способ анализа данных “на лету” в результате перетаскивания полей
из одной области отчета в другую.
В Excel нет иных инструментов с такой гибкостью и такими аналитически-
ми возможностями, которые могут предоставлять сводные таблицы.
Что вы узнаете из этой книги
Давно известно, что около 50% пользователей Excel на практике применя-
ют только 20% функциональных возможностей этой программы. Большинст-
во пользователей не интересуются потенциальными возможностями встроен-
ных утилит Excel, самая мощная из которых — сводные таблицы. Несмотря на
то что сводные таблицы являются краеугольным камнем Excel уже более 10 лет,
они по-прежнему остаются наименее популярным инструментом пакета Mi-
crosoft Office. Эта книга поможет вам понять суть сводных таблиц и принципы
их использования.
Прочитав первые две главы, вы сможете создать базовые сводные таблицы,
повысить производительность своей работы и получать быстрые отчеты в те-
чение нескольких минут, а не часов.
После изучения первых семи глав книги, вы сможете самостоятельно вы-
водить комплексные отчеты на основе сводных таблиц, содержащие диаграм-
мы и другие детальные сведения. Дочитав до конца книги, вы научитесь соз-
давать динамическую систему вывода отчетов сводных таблиц.
Требуемые навыки
Данная книга написана для различных пользователей Excel. Основная
часть книги посвящена тому, как использовать сводные таблицы в пользова-
тельском интерфейсе Excel. В последнюю главу включена информация о соз-
дании сводных таблиц с помощью макроязыка VBA в программе Excel. Это
означает, что любой пользователь, способный быстро схватывать основы
18 Введение
управления данными (подготовка данных, их копирование, вставка, а также
ввод простых формул), не должен испытывать затруднений с пониманием
описанных в книге концепций.
Жизнь до сводных таблиц
Представьте, что сейчас 1992 год. Вы используете Lotus 1-2-3 или Excel 4. Пусть
вам нужно обработать 40000 строк финансовых данных, как показано на рис. 1,
и ваш начальник требует подготовить итоговый отчет о доходах по регионам и
моделях в максимально сжатые сроки-
	А	a	c	D	E	F |	G	H	1	J
1	RECKON MARKET		STORF	IN BALANCE DATE	FISCAL PERIOD	MODEL LINE OF BUSINESS REVENI'C Units Sud DAYS IN PER,OD			
2	North	Great Lakes	55061011	01.03.03	200205	4055T Parts	$3 454	0	19,0
3 1	North	Shenandoah Valley 62067017		jl.03.03	200205	25CDP Prints»-Sale	$15 682	2	19,и
4	North	ShrnanJoah Valley 321 19049		Jl.03.03	200205	2500C . Cooler Sale	I $12 968	6	19,0
5 (North		New England	20040И	01.03.03	200205	4055T Parts	$2 789	H— о Ltd	19,0
6 jNorth		New England	72074011	01.03.03	200205	4500C , Service Plan	$32 605	23	19,0
Рис. 1.1992 год; работа финансового аналитика заключается в создании итогового отчета на
основе набора данных из 40U00 строк
В 1992 году это была сложнейшая задача. Ее решение требовало навыков одно-
временно вундеркинда и супермена. Ниже описаны действия, выполняемые при
решении данной задачи.
1.	Из набора данных вам нужно извлечь список уникальных регионов. Для созда-
ния подобного списка используйте команду Расширенный фильтр с установ-
ленным флажком Только уникальные записи (рис. 2).
Рис. 2. Даже сегодня команда Расширенный фильтр используется нечасто
2.	Вам нужно образовать список уникальных моделей из исходного набора дан-
ных Повторно используйте команду Расширенный фильтр с флажком Только
уникальные записи для извлечения списка уникальных моделей.
3.	Далее вам требуется представить список моделей так, чтобы он проходил через все
столбцы. Используйте команду ПравкаФСпециальная вставка^Транспонировать,
Введение 19
чтоб» вставить названия моделей как заголовков. Теперь у вас имеется основа
отчета, как показано на рис. 3.
J	К	L	M	N	0	P	Q	R	s	т и	V
DAYS IM PERIOD 19,0		1				.. ... .			M -- --	
19,0	; 1 н :	j	~  Г “	l:						1	
19,0		1 ! F F i 1 f , I J					_				
19,0	i i i	1 J	4055T	2500P	2500C	4500C	3002P	3002C	500IP } 5001C	4500P
19,0		Morth			и L,_	□				 . . Л Lrl		i i H 1 J	
19,0	south					tr. 9Г			f 1	
19,0		— _ _ „ _				u 		 				f	.			h 	
Рис. 3. После повторного использования команды Расширенный фильтр и применения ко-
манды Правка^Специапьная вставка ^Транспонировать вы создадите основу финального
отчета. Это довольно долгий метод решения задачи
4.	Функцию бдсумм можно использовать для получения суммы столбцов на ос-
нове только одного критерия. Поэтому вам придется отказаться от базовых
Функций и вместо них использовать формулу массива. Перед вводом формулы
массива добавьте над отчетом два поля, предназначенные для хранения об
разца региона и образца модели.
5.	В угловой ячейке отчета создайте формулу массива, указывающую, что реги-
он - North, а модель - 4055Т. Если утверждение справедливо, то формула до-
бавляет соответствующую строку из столбца Revenue. После ввода формулы не
забудьте нажать комбинацию клавиш <CtrHShift4-Enter>, поскольку в против-
ном случае формула корректно работать не будет. Эта формула показана в
строке Формул на рис. 4.
	“r fr, k " fl		*	•	'	' 1	/J-	' 		-  ' !>	Lu					, J - '} .	11,:	Vl- V 6 • ’'7 IV	, -	' • „•. <<	. '	-'<  . -	-	;	 ' .-ус : ..	• .	. X.		 	 	...
jSr {=СУММ(ЕСЛИ			$A$2 $A$41550=$N$2.ECnn($F$2:$F$41550=$N$3;$H$2 $H$41550;0),0))}.		
К	Ж..	м		uf P.	L1A L ' Rl I. s X 1T_
		Region Model		1	 4055T		1	1	* 	1	±	Г	 4500:	3002P	3O02C	5001P
i 	5		14157167	4055T	250JP	2500C	
! i I 1		North f--		 outh West		i		1-run -u T.^ -. -II. I.	U. —		...	-T 7 1 H ® I j 1 1 ~~ H H rtl Й 5 ! i III’ 8s i i i J ! i I'M И
Рис. 4. Отчет с формулой массиве
<
Примечание •	.	1 -М'./
Более подробную информацию о суммах, высчитываемых с использованием
формул массивов и двух условий, можно найти на сайте http://ww.
MrExcel. com/tip031. shtml.
6. Ваши представления о современных методах работы несколько устарели, если
для запуска команды /Data Table 2 в Lotus L2-3 вы все еще используете клави-
ши. На рис. 5 показана эквивалентная функция Excel. Команда Таблица под-
становки меню Данные позволит вам настроить таблицу должным образом.
20 Введение

/М
;,м
Рис. 5. Команда Данные^Таблица подстановки дублирует формулу в левом
верхнем углу таблицы, но заменяет две ссылки в формуле заголовками сверху
и слева отданных отчета

7. И наконец, после использования двух расширенных фильтров и команды Спе-
циальная вставка, написания самой сложной формулы в мире и использова-
ния команды Данные^Таблица подстановки, вы получите результат, запраши-
ваемые руководством, как показано на рис. 6. Если ры смогли выполнить все
это за 10 минут, то премия вам точно гарантирована.
Рис 6. В течение 10 минут "блуждания" в командах электронных таблиц вы получите
требуемый отчет
Теперь, если руководство потребует от вас добавить в аналитический отчет поле
Market, вам придется вернуться назад и потратить еще 15 минут для создания
полностью нового отчета.
Изобретение сводной таблицы
Концепция, которая вылилась в создание сводных таблиц, зародилась в
кулуарах Lotus Development Corporation вместе с революционной программой
по созданию электронных таблиц Lotus Improv. Программа Improv представ-
лена в 1986 году разработчиком Пито Саласом (Pito Salas) из подразделения
Advanced Technology Group корпорации Lotus. При создании электронных
таблиц часто используются шаблоны данных. Пито сделал вывод, что если
создать инструмент, который позволит распознать шаблоны данных, то на его
основе можно просто разрабатывать совершенно новые модели данных. Кор-
порация Lotus использовала эту концепцию и принялась за создание процес-
соров электронных таблиц следующего поколения.
Введение 21
В 1987 году корпорация Lotus продемонстрировала свою новую программу
некоторым компаниям. В 1988 году Стив Джобс (Steve Jobs) увидел про-
грамму и немедленно захотел адаптировать ее под свою новую платформу
NeXT. Программа, получившая название Lotus Improv, в конечном счете, бы-
ла разработана для платформы NeXT в 1991 году. Ее версия для Windows была
реализована в 1993 году.
Пито Салас, разработчик концепции свод-
ных таблиц, не может отказаться от разра-
ботки новых программных средств (его
Web-сайт: http: //www. salas. com)
Основная концепция Improv заключалась в том, что данные, их визуализа-
ция и формулы должны представляться в виде отдельных логических объектов
и интерпретироваться как различные элементы. Первое время в процессорах
электронных таблиц наборам данных присваивались имена, которые можно
было группировать по категориям. Эта возможность именования и группи-
ровки подготовила почву для создания более мощного инструмента Improv —
реконфигурации данных. С помощью программы Improv пользователь мог
определять и хранить набор категорий, а затем менять их представление в ре-
зультате перетаскивания имен категорий с помощью мыши. Пользователь мог
также выводить итоговые значения и создавать групповые отчеты.
В конечном счете, корпорация Microsoft заимствовала эту концепцию
управления сводными таблицами и реализовала ее в Excel 5. Несколькими го-
дами позже в программе Excel 97 корпорация Microsoft предложила пользова-
телям усовершенствованный мастер сводных таблиц и усовершенствованные
22 Введение
функциональные возможности сводных таблиц, такие как функция добавле-
ния вычисляемых полей. В Excel 97 также впервые был представлен кэш свод-
ных таблиц, который фундаментальным образом изменил метод создания и
управления сводными таблицами. В Excel 2000 корпорация Microsoft добавила
в программу сводные диаграммы, предоставив пользователям возможность
графического представления сводных таблиц. После выхода Excel 2000 изме-
нения, которые вносились в сводные таблицы, можно рассматривать как
“косметические”.
Л
Жизнь после появления сводных таблиц
В вашем распоряжении 40000 строк финансовых данных. Ваше руководство тре-
бует подготовить итоговый отчет о доходах по категориям Region и Model. К сча-
стью, теперь вы можете воспользоваться сводными таблицами. Ниже следует
описание операции, выполняемых для создания сводной таблицы.
1. Выделите в наборе данных отдельную ячейку. В меню Данные выберите коман-
ду Сводная таблица. Щелкните на кнопке Готово. Вы получите обычную свод-
ную таблицу, как показано на рис. 7.
Рис 7. Щелкнув три раза, вы получаете отчет

2. Из списка полей сводной таблицы перетащите элемент Region в область Пере-
тащите сюда поля строк Элемент Model перетащите в область Перетащите сю-
да поля столбцов. Перетащите элемент Revenue в область Перетащите сюда
элементы данных. Таким образом, щелкнув шесть раз, вы получите конечный
отчет, как показано на рис. 8.
Введение 23
	И1L..«	A'..AA...-Ji	<!	L ' ,b4		о o rn n G) X c.	к a 1.
J,			Пврти*лте сюда поля сгони-,	
2				
3	Суммч no полю PE^ENUE JJMODEI *			
4	REGION	2500C	2500P	3902C	-3002P	4065T	45C0C	4500P	5001C	5001P		Общий итог I
JS !Nnrth 6 } South 7^Wuct		2589Э61& 36711470 23976601	20621317	26590786;106393633	4157167	64552173	6707258	6443348	13653319 28153264	32652417 113242781	4778067	76674818	'562089	70159U3	13029501 19594197	22529175 65359020	3841454	46967756	1243362	7619672	25444675	276992617 319820310 216582112 |
JU Общий итог		06501689	btw68778 81772378 “J4995434 12776608 188174747 17518709' 21079121’ 52127495	8133950391
Рис, 8, Перетащите в отчет три заголовка, и программа Excel выполнит все необходимее
расчеты автоматически <
При желании вы можете создать отчет, показанный на рис. 8, потратив на это ров-
но 10 секунд. Это большой успех. В реальности, создание отчета занимает около
50 секунд. Если же не использовать сводные таблицы, то время* потраченное на
создание того же отчета, займет примерно в 12 раз больше времени.
В дальнейшем, когда руководство потребует добавить в отчет категорию мадкеь,
потребуется лишь несколько секунд для перетаскивания Ноля Market из списка
полей в сам отчет, как показано на рис. 9.
□ A		C	D j	E	f 1		H	I	J	К	тг
JJ		t				1		•			
Я:	—					r	-*•*—*-—T	t										
3 jCywMa no прлю REVENUE	mooei <										
4 *	MARKET	*	2500C	2500P	:		Ю02С 3	Ю02Р 4	I055T	4500C	:4500P			5001C	5001P		Общий и1
5 North	Great Lsker	1929517	3269643	2864393	’3963620	505943	9955238	516729	1327536	360019	369920
6|	New England	6011684	3356078	J065267	13080189	466559	7744218	1136300	711092	1769837	3734К
	New York Nonh	3932881	4828599	3584,Ъ4	14770736	W21718	’05’7.00	377719	624445	1776112	4149Э
	New York South	1641970	1173574	2991008	12321868	312315	6587253	2706905	409673	1338327	294821:
	Oh о	2381299	3960185'	4130289	^035110	535677'	11M75995'	2126206	710365	.348502	42703J
	Sher.andoun Halley	4244’70	2329461,	6761719	22991629	94j27.	12532535	1433678	1705928.	32243*»	56233*
Bl	South Ca.ohna	5751497	1703777	3193846	12230482	3656qj	6059734	409519	3543U7	1476045	32744F
12 'North Итог		25893S1H	20621317:	26690786:106393633;		4157167	64532173	8707258	6443346	13653319	2769920
13 'South	Honda	3783617	4823314	4761551	18810662	423298		1465039	1378033		47362^
Mg	Gulf Coast	5830888	2685703	491596b	17030692	585060	9997150	1071708	1086584	1955434	45159'
	Illinois	2989768	3562893	4473116	16043130	551270	953U083	1691396	968999	2290764	421011
16’	Indiana	361Ы587	4958038	403'526	11570514	’22557	13404905	509271	916869	1313087	41043*
Я	Kentucky	•'072430	3682451	3339436	11685668	1108919	9926609	388990	376749	1002473	373630
18	North Carolina	1763158	2311733	4134523'	13719904	543294	6083844	783871	1090512-	1651515	340822
191	Tennessee	6323837,	3605028	292Л257	10414153'	366609	7802248	6 44914	621099'	977236	33564:
20 •	Texas	4531085	284409-	.076Л42	13968156	488UUJ	11063920	1006898	577058	788104	39143*
21South Hroi		36711470	28153264	32652417 113242781		4778067	76674818	7062089	7(15903	13029501	319620-
22; West	Calrfomu	402П385	3570593	5135351	12494689'	345939	11582176	5346	3935376	19486077	61636/
11	C»ntral	3506717	341401Г	3229599	10669224*	VJTQTyi	’076062	6W777	464767	923698	305030
24j	Colorado	311Э5Э1	3124724	2743Г57	10523054	234131,	5074260	4391	562917'	836776	262173
те ।	North Wed	3179141	23073%	41Э6Т12	9708920	322635	6292914	116550	>045684	1313892	28923
X	Southwest	4522147	3465741	2822512	962П54	531260	6211995	131180	635042	1374236	293252
27'	Topeka	5624620	3211734	4402544	12141979	1043281	10730349	3311 If	976066	1509196	39975S
28; И/ect Итог		23976601.	19594197	22529175	65359020	3841454	46967756	1249362	7619872	25444675	216582-
29 'Общий итог		86681689	68368778	81772378 231995434 F1		 		’’Г					12776688 188174747		17518709	21079121.	52127495	813Э95Т
Рис. 9. Создание нового отчета с полем Market заключается в перетаскивании в отчет поля
Соглашения, принятые в этой книге
Данная книга содержит следующие элементы.
Примечание
В примечаниях предоставлена дополнительная информация, которую полезно
знать.
Совет
В советах предлагаются различные хитрости и экономящие время технологии, при
использовании которых вы можете повысить эффективность своей работы.
24 Введение
Предупреждение
В предупреждениях описываются потенциальные подводные камни, с которыми
вы можете столкнуться. Уделяйте этим рекомендациям пристальное внимание,
поскольку они могут предотвратить появление проблем, на решение которых вы
можете потратить часы, а то и дни.
В практических примерах демонстрируется использование в реальных ус-
ловиях концепций и методов, описанных в главе.
Основы сводных
таблиц
Что такое сводные
таблицы
Представьте себе, что Excel — это
большой набор инструментов. Свод-
ная таблица, по сути, представляет
собой отдельный инструмент в набо-
ре функциональных средств Excel.
Если сводную таблицу в действи-
тельности представить физическим
инструментом, который можно взять
в руки, то скорее всего это был бы
калейдоскоп.
Если посмотреть на объект через
калейдоскоп, то можно увидеть его в
ином аспекте. При повороте калей-
доскопа наблюдается перемещение
деталей объекта. Сам объект при
этом никак не изменяется и не под-
ключается к калейдоскопу. Калейдо-
скоп — это просто инструмент, ис-
пользуемый для выбора необычной
перспективы рассмотрения объекта.
Теперь представьте себе свод-
ную таблицу в виде калейдоскопа,
нацеленного на набор исходных
данных. Если вы посмотрите на на-
бор данных через сводную таблицу,
то получите возможность рассмот-
реть детальные сведения о них, ко-
торые до этого оставались незаме-
ченными. В дальнейшем вы можете
поворачивать сводную таблицу, чтобы
внимательно рассмотреть данные в са-
мых различных ракурсах.
1
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Что такое сводные таблицы..25
Зачем использовать сводные
таблицы....................26
Область применения сводных
таблиц.....................28
Структура сводной таблицы..28
Негласная работа сводных
таблиц.....................31
Ограничения отчетов
сводных таблиц.............32
Дальнейшие шаги............32
26 Глава 1
Сам набор данных не изменяется и не подключается к сводной таблице.
Сводная таблица — это всего лишь средство, используемое для создания уни-
кального представления данных.
Сводная таблица позволяет добиться интерактивности управления набо-
ром данных. Мы называем эту возможность отчетом сводной таблицы. С по-
мощью отчета сводной таблицы вы можете легко, и быстро распределить дан-
ные по категориям, подвести итоги по большому объему данных, представив
их в доступном виде, а также выполнить большое количество расчетов. Но ре-
альная мощь отчетов сводных таблиц заключается в возможности перетаски-
вания полей в отчете, динамическом изменении ракурса, и пересчете итогов
согласно текущему виду.
Зачем использовать сводные таблицы
Работу в Excel можно разбить на два этапа: вычисления и форматирование
данных. Несмотря на немалое количество встроенных инструментов и фор-
мул, которые способствуют выполнению обеих задач, сводные таблицы зачас-
тую предоставляют самый быстрый и эффективный способ расчета и форма-
тирования данных.
Давайте рассмотрим простой сценарий, демонстрирующий этот факт.
Вы предоставили начальнику некую информацию о доходах компании за
месяц, и он, как и ожидалось, затребовал более подробный отчет. Он добавил
в рабочий лист примечание, после чего отправил его вам по электронной поч-
те. Как показано на рис. 1.1, он попросил добавить строку, содержащую све-
дения о предоставленных за месяц кредитах.
Рис. 1.1. Как и ожидалось, начальник изменил требования к отчету после полу-
чения первого его варианта
Чтобы выполнить это требование, вы запрашиваете конечные данные у
своей системы, в которой сохранена вся необходимая информация. Как
обычно, данные введены в таком формате, что понять в них хоть что-то
весьма проблематично даже вам. Вместо данных за месяц система предос-
тавила подробную финансовую информацию всего за один день, как пока-
зано на рис. 1.2.
Вам нужно подсчитать общую сумму кредитов за месяц и представить ре-
зультаты в формате исходного отчета. Окончательный фрагмент данных дол-
жен выглядеть примерно так, как показано на рис. 1.3.
Основы сводных таблиц 27
	А	В	С
1		 Т	Номер документа D32564	Дата на балансе 04.10.2003	Сумма кредита (30,293 30)
3	D34712	03 01.2004	(28.818.70;
4	D80342	25 05 2003	(28.715.94)
5	D86213	05.02.2004	(27,309.30)	
6	D39331	08.07 2003	(26,878 68’
7^.	D59951	24 05.2004	25,849.00)
8 	D56134 009372	04.11.2004	(25,675.80)	
9		13.06.2003	(25,162 80)'
Рис. 1.2. Система возвращает данные за
день, а не за месяц
Рис. 1.3. Ваша цель состоит в получении итоговых сведений за месяц
и транспонировании их в горизонтальный вид
Если бы вы создавали фрагмент данных вручную, вам потребовалось бы 25
раз щелкнуть кнопкой мыши и три раза нажать разные клавиши.
	Изменение формата данных: шесть щелчков мышью.
	Создание промежуточных сумм: четыре щелчка.
	Извлечение промежуточных сумм: десять щелчков мышью, три нажа-
тия клавиш.
	Изменение ориентации с вертикальной на горизонтальную: пять щелч-
ков мышью.
Получение необходимого фрагмента данных с помощью сводной таблицы
требует всего лишь 10 щелчков мышью.
	Создание отчета сводной таблицы: пять щелчков мышью.
	Группирование дат в месяцы: четыре щелчка.
	Изменение ориентации с вертикальной на горизонтальную: один щелчок.
Оба метода приводят к возвращению одинаковых фрагментов данных, ко-
торые можно вставить в итоговый отчет, как показано на рис. 1.4.
	А	В	С	D	Е	F	6	Н
1		Январь Февраль Март	Аярель Май	Июнь	Июль
2	Продажи	66 427.076 68 619,453 69 444.496 67 669,316 69 572,075	67 196,220'66 884,771
3	Кредиты	-3 695,319 -3 698,53/ -3 833.977. -3 624,967 -3 800,526	-3 603,367, -3 746 .754
4	Уточненные		
5	продажи	62 731,757 64 920,916 65 610,519 64 044.349 65 771,549	63 592,853 63 138,017
Рис. 1.4. Добавив сведения о кредитах в отчет, вы можете подсчитать
чистый доход
Использование сводной таблицы для выполнения этой задачи позволяет
уменьшить количество действий более чем наполовину и снижает возмож-
ность появления ошибок вследствие “человеческого фактора”. Кроме того,
сводные таблицы позволяют легко и быстро формировать данные.
28 Глава 1
В этом примере продемонстрировано, что сводные таблицы используются не
только для расчетов и подведения итогов на основе исходного набора данных.
Сводные таблицы часто помогают выполнять задачи быстрее и эффективнее, чем
при использовании стандартных функций и формул. Например, вы можете ис-
пользовать сводные таблицы для быстрого транспонирования данных из горизон-
тального представления в вертикальное. Вы также можете применять их для быст-
рого поиска и подсчета в наборе данных уникальных значении. Кроме того, вы
можете применять сводные таблицы для подготовки данных для диаграмм.
Таким образом, сводные таблицы могут повысить эффективность работы и
снизить вероятность появления ошибок при выполнении задач с использовани-
ем Excel. Сводные таблицы не являются панацеей от всех проблем, но знание
базовых принципов их использования и функциональных возможностей помо-
жет вывести анализ данных на совершенно новый производительный уровень.
Область применения сводных таблиц
Большие наборы данных, импровизированные запросы и многоуровневая сис-
тема вывода отчетов полностью нивелируют высокую производительность вашей
компьютерной системы при ручной обработке информации. “Рукопашный бой” с
этими многочисленными сведениями не только отнимает время, но и способству-
ет появлению бесчисленного количества ошибок в анализах. Так как же узнать,
когда нужно прибегнуть к использованию сводных таблиц?
Сводные таблицы имеет смысл использовать в следующих ситуациях.
	У вас имеется большой объем финансовых данных, которые анализи-
ровать становится все сложнее.
	Требуется найти взаимосвязи и определить группы в наборе данных.
	Необходимо получить список уникальных значений для одного поля
данных.
	Требуется определить тенденции развития данных, используя различ-
ные временные периоды.
	Вы обрабатываете повторяющиеся запросы для анализа изменяемых
данных.
	Вам нужно создать промежуточные суммы, в которые будут часто
включаться новые добавления.
	Вам требуется создать формат данных, легко преобразуемый в диа-
грамму.
Структура сводной таблицы
Поскольку именно структура сводных таблиц обеспечивает их гибкость и,
естественно, функциональность, вам будет сложно понимать суть сводных
таблиц без понимания ее основных компонентов.
Основы сводных таблиц 29
Сводная таблица состоит из четырех областей. Данные, помещаемые в эти
области, определяют как функциональную пригодность, так и внешний вид
сводной таблицы. В следующей главе мы детально рассмотрим процесс созда-
ния сводных таблиц, а сейчас остановимся на подробном описании всех че-
тырех областей и их функциях.
Область данных
Область данных показана на рис. 1.5. Это большая прямоугольная область
внизу и справа от заголовков. В данном примере область данных содержит
сумму поля Revenue.
	А	В	С J	J?.J	Е	... F
1 [REGION . 	 ;		(Все)	V	I	'	I ’	i ! 	 	1	 	!	 .. .. 				
2			I		г i	•
3 Юумма по попю REVENUE		MARKET	v					
4	MODEL	vi	California	Central	Colorado	Florida	Great Lakes	
5	2500С	$4 020 385.00	$3 506 f 17,00	$3113 691 ДО	$3783617.00	$1929517,00
6	2500Р	$3 570 593.00	$3414 CIO,00	$3124 724 ДО	$4 823 314 ДО	$3269 643.00
7	3002С	$5 195 351.00	$3229599.00	$2 743 057.00	$4 761 551 ДО	$2 864 393.00
б	3002F	$12 434 589 J00	$10 860 224 ДО	$10 523 354 ДО	$18810662.00	$13 963 62000
л	4055Т	$1 345 939.00	$368 968JOO	$234 431ДО	$423298.00	$бДО943ДО
10	45Э0С	$11 582 176.00	$7 076 062 ДО	$5 074 260.00	$8 866 069ДО	$9 955 238.00
11 4500Р 12j5001C^		$5 346 ДО $3935 376ДО	$660777.00 $464 767 ДО	$4 391ДО $562917ДО	$1 465 039 ДО $1 378 033.00	$516 729 ДО $1327536ДО
Рис. 1.5. Центральной частью сводной таблицы является область данных (выделена серым
цветом). Эта область, как правило, включает итоговые сведения по одному или нескольким
числовым полям
Область данных — это область, в которой производятся расчеты. Эта об-
ласть должна содержать хотя бы одно поле и одно вычисление в этом поле.
Поля данных помещаются в эту область для проведения расчетов. Полем дан-
ных может быть Сумма по полю Revenue, Сумма по полю Unit Sold
или Средняя стоимость.
В области данных может находиться много полей. Вы можете включить в нее
поля Общее количество, Суммарный доход и Средняя стоимость.
Вы также можете поместить в область данных одно и то же поле дважды, но
с различными вычислениями. Директор по маркетингу может потребовать вста-
вить поля Минимальная стоимость,Средняя стоимость и Максимальная
стоимость.
Область строк
Область строк показана на рис. 1.6. Она состоит из заголовков в левой час-
ти сводной таблицы.
При вставке поля в область строк в левой части сводной таблицы будут отобра-
жены уникальные значения этого поля. Как правило, область строк содержит, по
крайней мере, одно поле, хотя может вообще не содержать полей. В качестве при-
мера сводной таблицы без полей строк можно привести предыдущий пример из
этой главы, в котором требовалось создать однострочный отчет по кредитам.
30 Глава 1
	1  		 IILIIU "" *      11 11 11 А			8		1,111	 				 , л	
1	Region	(Все)	▼	_				.	r u	w	(L.		
2			I		
3	Сумма по полю REVENUE	MARKET	5			
4	MODEL	▼	California	Central	Colorado		Florida
5	"5П0С	$4 020 385.00	$3 506 717,011	$3 113 591 ДО	$3 783 617,06
6	2500Р	$3 570 593 00	$3 414 010,0П	$3 124 724,00	$4 823314.00
L	3002С	$5 195 351,00	$3 229 599.00	$2 743 057.00	$4 761 551,00
8	3002Р	$12 494 689,00	$10 869 224,00	$10 523 054 ДО	$18 Ь10 662.00
9	4055Т	$1 345 039,00	$358 968,00	$234 431,00	$423 298,00
10 4500С		$11 582 176.00	$7 076 062,00	$5 074 260ДО	$8 866 059.00
11 4600Р		$5 346,00	$660 777,00	$4 391,00	$1 465 039.00
12?5001С		$3 935 376,00	$464 767,00'	$562 917,00	$1 378 033,00
Рис. 1.6. Заголовки в левой части сводной таблицы составляют область строк
сводной таблицы (выделена серым цветом)
Типы вставляемых полей данных будут группироваться и распределяться
по категориям, например, Товар, Название и Место хранения.
Область столбцов
Область столбцов состоит из заголовков столбцов сводной таблицы. Свод-
ная таблица на рис. 1.7 содержит в области столбцов поле Market.
” А	В	c		F
i Region	(Все)						
2 1				
3 Сумма по полю REVENUE	MARKET	T			
4 Imodei „	▼	California			 Central	Colorado	' rondh
5Д2500С 612500P	$4 020 385,00 $3 570 593,00	$3 506 717,00 $3 414 010,00	$3113 591,00 $3 124 724,00	$3 783 617,00 $4 823 314 00
7 I3002C	$5 195 351.00	$3 229 599,00	$2*43 057.00	$4 761 551.00 >18 810 662,00
8 !3002P	$12 494 689,00	$10 869 224,00	$10 523 054,00	
9 I4055T	$1 345 939,00	$358 968,00	$234 431,00	$423 296,00
10 ,4503C	$11 582 176,00	$7 076 062,00	$5 074 260,00	$8 866 059,00
11J4500P	$5 346,G0	$660 777,00	54 391,00	$1 465 039,00
12 J5001C	$3 935 376,00	$464 767,00	$562 917,00	$1 378 033,00
Рис. 1.7. Область столбцов (выделена серым цветом) состоит из заголовков столб-
цов. В данном примере она содержит уникальный список месяцев в наборе данных
При помещении полей в область столбцов вы сможете отследить тенден-
ции, представленные в столбцах. Область столбцов идеальна для выявления
тенденций для длительных периодов времени. Поместив в нее поля данных
разных типов, вы сможете анализировать тенденции или отображать рядом
друг с другом, к примеру, поля Месяц, Период и Год.
Область страниц
Область страниц является не обязательной и находится в верхней части
сводной таблицы. На рис. 1.8 область страниц содержит поле Region, а свод-
ная таблица настроена на вывод данных для всех регионов.
Помещение полей в область страниц позволяет фильтровать элементы
данных в полях. Область страниц не обязательная и пригодиться вам в случае
динамической фильтрации выводимых результатов. Типы данных, помещае-
мые в эту область, например, в полях Region, Line of Business и Em-
ployees, требуют внимательного изучения.
Основы сводных таблиц 31
		в П	С	D	E
1	PEGJON	Все)	i		
2			1	>		
з	Сумма по полю REVENUE	MARKET	ж			
4 ;MODEL	*		California	Central	Colorado		Florida
5	2500С	$4 020 385.00	$3 506717,00	$3 113 591,00	$3 783 617,00
6	2500Р	$3 570 593,00	$3 414 310,00	$3 124 724,00	$4 823 314,00
7	3002С	$5 195 351,00	$3 229 599,03	$2 743 057,00	$4 761 551 00
8	3002Р	$12 494 689,00	$10 869 224,09	$10 523 054,00	$18 810 662,00
9	4055Т	$1 345 939,00	$358 988,00	1234 431,00	$423 298,00
10	4500С	$11 582 176,00	$7 076 062,00	$5 074 260,00	$8 866 059,00
И	450ПР	$5 346,00	$660 777,00	$4 391,00	$1 465 039,00
12	5001С	$3 935 376,00	$464 767,00;	$562 917,00	$1 378 033,00
Рис. 1.8. Поля страниц (выделены серым цветом) представляют собой прекрасное сред-
ство быстрой фильтрации данных отчета. Раскрывающийся список Region в ячейке В1
позволяет распечатать отчет, представляющий сведения для отдельных регионов
Негласная работа сводных таблиц
Как вы можете догадаться, что все описанные функциональные возможно-
сти сводных таблиц далеко не бесплатны. Важно понимать, что сводные таб-
лицы занимают много места на жестком диске и в оперативной памяти. Рас-
смотрим, например, что происходит при создании сводной таблицы.
При построении отчета сводной таблицы программа Excel создает моменталь-
ный снимок исходного набора данных и сохраняет его в сводной таблице. Сводная
таблица представляет собой всего лишь специальную запоминающую подсистему,
в которой данные из источника дублируются для получения к ним быстрого дос-
тупа. Несмотря на то что кэш сводной таблицы не является физическим объектом,
который можно наглядно изучить, вы можете представить его себе в виде контей-
нера, в котором хранится текущее состояние источника данных.
Каждый отчет сводной таблицы, который вы создаете на основе отдельного
источника данных, требует применения собственного кэша, что означает вы-
деление дополнительной оперативной памяти и файлового пространства.
Объемы необходимой оперативной памяти и файлового пространства зависят
от размера текущего источника данных, который в результате дублирования
помещается в кэш.
В отчет сводной таблицы извлекаются данные исключительно из кэша
сводной таблицы. Это означает, что отчет сводной таблицы и источник дан-
ных не связаны.
Предупреждение
Любые изменения, внесенные в источник данных, будут игнорироваться отчетом
сводной таблицы до тех пор, пока вы не создадите другое моментальное состоя-
ние источника данных или не "обновите" кэш сводной таблицы. Обновление вы-
полняется просто: используйте кнопку с изображением красного восклицатель-
ного знака на панели инструментов Сводные таблицы.
Преимущество работы с кэшем сводной таблицы, а не с текущим источни- '
ком данных, заключается в оптимизации информации. Любые изменения, вне-
32 Глава 1
сенные в отчет сводной таблицы (например, перекомпоновка полей, добавление
новых полей или сокрытие элементов), выполняются быстро и точно.
Ограничения отчетов сводных таблиц
Отчеты сводных таблиц имеют ограничения, о которых вам следует знать.
Некоторые из этих ограничений зависят от доступной оперативной памяти,
а другие остаются неизменными.
	Количество полей строк, которое вы можете поместить в сводную таб-
лицу, ограничено только доступной оперативной памятью.
	Начиная с Excel 2003, количество уникальных элементов в поле строк
ограничено значением 32500. Предыдущие версии Excel имеют ограни-
чение в 8000 уникальных элементов в поле строк.
	Вы можете поместить в сводную таблицу не более 256 полей столбцов
(не учитывая ограничения на размер свободной оперативной памяти).
	Начиная с Excel 2003, количество уникальных элементов в поле столб-
цов ограничено числом 32500. В предыдущих версиях Excel ограниче-
ние по полю столбцов составляло 8000 уникальных элементов.
	Вы можете поместить в сводную таблицу не более 256 полей страниц
(не учитывая ограничения на размер свободной оперативной памяти).
	Начиная с Excel 2003, количество уникальных элементов в поле стра-
ниц ограничено числом 32500. В предыдущих версиях Excel ограниче-
ние по полю страниц составляло 8000 уникальных элементов.
	В сводную таблицу можно поместить не более 256 полей данных.
	Количество вычисляемых элементов, которое можно использовать в
сводной таблице, ограничено только доступной оперативной памятью.
	Количество отчетов сводных таблиц в электронной таблице ограниче-
но только доступной оперативной памятью
Дальнейшие шаги
В следующей главе мы рассмотрим, как подготавливать данные для ис-
пользования в сводной таблице, а также создадим пример отчета сводной таб-
лицы с помощью мастера сводных таблиц.
Создание базовой
сводной таблицы
2
Подготовка данных
для отчета сводной
таблицы
При съемке семейного портрета
фотографу требуется время на на-
стройку освещения, подбора естест-
венных поз и чтобы заставить всех за-
улыбаться. Правильно проведенная
подготовка гарантирует эффектив-
ность фотографирования — создание
портрета дружной и счастливой семьи.
При создании отчета сводной таб-
лицы вы являетесь своего рода фото-
графом, получающим мгновенное со-
стояние набора данных. Вам потребу-
ется время на то, чтобы сделать отчет
сводной таблицы эффективным и со-
ответствующим поставленной задаче.
Одно из преимуществ работы с
электронными таблицами состоит в
том, что вы можете компоновать дан-
ные по своему усмотрению. Действи-
тельно, структура отчета во многом
зависит от поставленной задачи. Од-
нако многие структуры данных, ис-
пользуемые в презентациях, не годят-
ся для использования в виде источни-
ков данных в сводных таблицах.
Как вы узнаете в следующем раз-
деле, к сводным таблицам выдвигает-
ся только одно строгое правило в от-
ношении источника данных. Источ-
ник данных должен иметь заголовки
столбцов, т.е. метки в первой строке
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Подготовка данных для отчета
сводной таблицы...........33
Создание стандартной сводной
таблицы...................39
Поддержка изменений
в источнике данных........50
Дальнейшие шаги...........51
34 Глава 2
данных, описывающие информацию в каждом столбце. В противном случае
вы не сможете создать отчет сводной таблицы.
То, что вам удалось создать отчет сводной таблицы, не означает, что он бу-
дет эффективно работать. Проблемы могут возникнуть по причине плохой
подготовки данных и неаккуратного группирования или сортировки инфор-
мации.
Давайте рассмотрим, что нужно сделать, чтобы получить эффективный от-
чет сводной таблицы.
Представление данных в табличной форме
Идеальным форматом источника данных в сводной таблице является таб-
личное представление информации. В табличном представлении нет пустых
строк и столбцов. Каждый столбец имеет заголовок. Каждое поле имеет зна-
чение в каждой строке. Столбцы не содержат повторяющихся групп данных.
На рис. 2.1 показан пример данных, правильно структурированных для ис-
пользования в сводной таблице. В каждом столбце имеются заголовки. Даже
несмотря на то, что значения в ячейках В2 : В6 представляют одну и ту же мо-
дель, номер модели отображается в каждой ячейке. Данные для месяцев орга-
низованы в виде столбцов, а не строк.
Рис. 2.1. Правильно структурированные данные
для использования в качестве источника сводной
таблицы
Табличное представление характерно всем базам данных. Оно предназна-
чено для хранения и поддержки больших объемов данных в хорошо структу-
рированном и масштабируемом формате.
Использование уникальных заголовков, занимающих
только одну строку данных
Каждый столбец должен иметь уникальный заголовок в верхней строке. В за-
висимости от требований руководства, это условие может вызывать определен-
Создание базовой сводной таблицы 35
ные трудности. Ваш начальник может потребовать, чтобы заголовок Валовой
доход был разделен так, чтобы слово “Валовой” располагалось в одной строке,
а слово “доход” — в другой.
Чтобы решить эту проблему, введите заголовок в строку 1, высота которой
в два раза больше, чем высота обычной строки. Сначала введите слово
“Валовой”, а затем перед вводом слова “доход” нажмите <Alt+Enter>. В ре-
зультате вы получите одну ячейку, содержащую две строки данных.
Избегайте хранения данных в заголовках разделов
Взгляните на данные, показанные на рис. 2.2. В этой таблице выведен от-
чет о ежемесячных продажах компании каждой модели товара в северном ре-
гионе. Поскольку данные в строках с 2 по 24 относятся
к северному региону, автор рабочего листа поместил
слово Север в отдельную ячейку В1. Это довольно эф-
фективный способ представления данных, но он не
подходит для использования в качестве источника
данных сводной таблицы.
Существуют и другие проблемы, связанные с пред-
ставлением данных, показанных на рис. 2.2. Все данные
в строках с 2 по 6 применены к модели 2500Р, т.е. это
значение введено в ячейку А2, затем отформатировано
по вертикали и скомбинировано с другими ячейками
для создания отчета интересного вида. Опять-таки, не-
смотря на привлекательный вид, данная структура не
годится для отчетов сводных таблиц. Кроме того, в ней
нет понятных заголовков столбцов. Вы можете лишь
предположить, что столбец А— это Модель, столбец
В — это Месяц, а столбец С — это Продажи. Однако
	А	: 11 в		
id		СЕВЕР	
		Январг Феврале Март	33 073 35 880 90 258
	I	Апрель Май	13 250 ” 100 197
7			
б X л U2	ft * ! I	Январь Февраль Мар Апрель Май	20 104 31 574 79 427 11 660 88 173
х			
U 7* 1? ’Я "-• '^-1 17 18	Модель 4*551	Январь Февраль Мррч Й Апрель Мал	25 623 78 456 73 112 53 091 25 342
19			
2(Г 21 22 2S	1	Йнеарь Февраль Март АлрелЬ	77 456 81 209 67 120 87 784
24		Май	13 542
Рис 2.2. Данные по моде-
ли и региону не представ-
лены в этом наборе соот-
ветствующим образом
чтобы программа Excel создала сводную таблицу, эта
информация должна обязательно включаться в первую
строку данных.
Избегайте повторения групп в виде столбцов
Формат данных, показанный на рис. 2.3, довольно распространен. Вре-
менные периоды представлены в столбцах. Конечно, на основе этих данных
уже можно создать сводную таблицу, но она будет далека от идеала.
В этом представлении показано несколько столбцов данных типа “месяц”.
Данные о продажах содержатся в ячейках на пересечении строк с названиями
моделей в столбце в и столбцов с названиями месяцев в строке 2.
Кроме того, на рис. 2.3 столбец для регионов должен содержать заголовок
Регион в ячейке А2, а значение Север должно повторяться в ячейках АЗ : А8.
36 Глава 2
	А	R	с ТТ Г ё		F	G 1 Н
1		т		1	1	
Z	и- 	- - СЕВЕР	МОДЕГ	b	Фес-. Ма- г	Апьвж	М$Й	Июнь
3		40557	$3454	$3 209	$3 703	$11 951	$6 586 I $10 859
4		ЖЮР	$15 682	$34 612	$455	$161 564	$14 835	$32074
от от L t .		жйс 4055Т	$12 968  $2 789	$14 051 | $33567 $249 7 $49 741	$15034	$18 365  $15 057 $3 241 Т $141 840
			$32 605	$3 951	$95 690	$2 610	$93 467 Т $24 609
8		4503 f	$52 437	$157 434	$2 024	$27195	$2 102	$4 325
it		2SJ0P	$17 391	$19087 ^$57 526_ $20 586 | $22286	$18 509	$18 421	$47
	< । ь 1 ।	i	i  i  * 1	‘ i		$2 468		$209	$15 551	$74 368 $50 8U1	$31 963
11		ж	P7S	$16 432 | $3 495	$83 057		
12		4S00G	$67 592	$1 686 | $774 $19 217	$40 347	$5 266	$30 187	$47
13		Же	$21 454		$11 567	$91 328	$14	9Ь7	- $2 883	$51	993 $837	$49	217
14 1Г		ж	$979	$4 200 | $3382	$99	
		4(Ъ5Т	-•	*539	$22 188	$23 343	$15 224	
Рис. 2.3. Эта табличная форма довольно распространена, но неэф-
фективна при создании сводных таблиц. Поле с названием месяца
помещено в несколько столбцов отчета
Исключайте пропуски и пустые ячейки в источнике данных
Удаляйте все пустые столбцы в источнике данных. Пустой столбец посередине
источника данных может вызвать сбой в отчете сводной таблицы по отдельному
критерию, поскольку в большинстве случаев пустой столбец не имеет имени.
Удаляйте все пустые строки в источнике данных. Пустые строки могут
привести к случайному исключению большого диапазона данных, в результате
чего отчет будет неполным.
По возможности, заполняйте все пустые ячейки источника данных. Хотя
создавать обрабатываемую сводную таблицу и не требуется, пустые ячейки
сами по себе могут стать причиной возникновения ошибок. Поэтому пред-
ставляйте отсутствующие значения специальным кодом логического характе-
ра, если это возможно.
Применяйте к полям с разными типами данных
соответствующее форматирование
Правильное форматирование полей поможет избежать массы возможных
проблем, начиная с вывода неправильных отчетов и заканчивая трудностями
группировки и сортировки информации.
Убедитесь, что для всех полей, которые принимают участие в расчетах, яв-
ным образом указан числовой, денежный или другой формат данных, пригод-
ный для использования в математических функциях. Поля, содержащие даты,
должны представляться в любом поддерживаемом формате дат.
Резюме по разработке источников данных
Ниже приведены атрибуты эффективного дизайна табличного представле-
ния данных.
	Первая строка источника данных составлена из подписей полей и заго-
ловков, описывающих информацию в каждом столбце.
Создание базовой сводной таблицы 37
	Каждый столбец источника данных представляет уникальную катего-
рию данных.
	Каждая строка источника данных представляет отдельные элементы в
каждом столбце.
	Имена столбцов в источнике данных не должны совпадать с элемента-
ми данных, которые будут использоваться в качестве фильтров или
критериев запроса (т.е. названия месяцев, даты, годы, названия мест,
имена служащих).
Очистка данных при анализе сводной таблицы
Рабочий лист, показанный на рис. 2.4, выглядит отлично. Однако его нельзя ис-
пользовать в качестве источника данных для сводной таблицы. Вы можете опре-
делить причины проблем, связанные с использованием этого набора данных? 1 2 3
I Г	А	В	C !D STORE	E 	щи - JANUARY	F ... FEBRUARY	G MARCH	H "гт-r^	n*- APRIL	L 1 MAY	X J -	
	REGION	MARKf.							JUNE	
2	MODEL 2500С					1					
э	Tulsa		$14 051	$20586	$455	$22188	$57 526	$3 454		$3 382
J	South	Great Lakes	$249 {	$16 432	$33 567	$43 413	$22 286	$3 454		$23 343
5	North	Shenandoah valley	$3 951	$1 686		$49741	$40 950	$3 495	$12 968		$336
.6	North	New Engl md	$157 434	$19217	$95 690	$38 080		$2->89		$84 700
7 ,	North	New England	$19 087	$4 200	$2 024	$3 703	$40 347	$32 605		$84 031
6				L		1			। L		_ZZ		
9	MODEL 3002C		1	--—	«1	1							
10 North		New England	2105015	$241	$12 717	$128 318 $16 177			 $17 391		$21 384
11	No+h		22022012	$928	$20 614	$83		*2168		$18 011
12			22022012	$12 717	$297		$2 456	$372	$375		$45 065
13	North	New York South	12118068	$20 614	$20 610	♦1SS	$22 992	$67 592		$38 532
14	South	Indiana	12118068	$297	$2 445	$40 069	$9 588	$21 454		$2 883
15	South	Tennessee	J44U40030		$20 610	$913	$100 57Л	$3 868	$979		$5 913
16	1 11				1. H						
17	MODEL 3002P		г..ц	1		1		i 1				;
18	North	Ohio	44040020	$57 861	$17 739		$14 003	$27150	$3 209		$27 130
19	North	Ohio	34037017	$1768	$82 846	$56 365	$17 588	$34 612		$56 751
Рис. 2.4. На красивое форматирование этого отчета ушло немало вре-
мени. однако по некоторым причинам использовать его в качес гве исто* < -
ника данных для сводной таблицы нельзя
1. Нет отдельного столбеца с информацией о модели. Она отображается в столб-
це Region. Чтобы решить эту проблему, вставьте новый столбец Model и вклю-
' чите номер модели в каждую его строку. ';	'
2. Имеются пустые строки и столбцы. Столбец о следует удалить, Пустые строки
между моделями (такие, как строки 7 и 15) также нужно удалить.
3. Пустые ячейки используются для структурированного представления данных.
Тот, кто будет изучать отчет, может предположить, что ячейки biq?bh пред-
ставляют отделение New England, а ячейка All - северный регион. Соответ-
ствующие пустые ячейки следует заполнить целевыми значениями
38 Глава 2
Созет
Существует весьма хитоын метод заполнения пустых ячеек (только в англий-
ской версии Программы. ** Примеч. ред.). Выделите весь диапазон данных, В
меню Правка выберите команду Перейти. В диалоговом окне Переход щелк-
ните на кнопке Выделить. В диалоговом окне Выделение группы ячеек уста-
новите флажок Пустые ячейки. Выделив все пустые ячейки, введите формулу
=<.стрелка вверх>, а затем нажмите <Ctr!+Enter>, чтобы поместить эту
формулу во все пустые ячейки. Не забудьте скопировать и вставить специ-
альные значения для преобразования формул в значения.
4, Рабочий лист представляет один столбец данных, в котором выводятся данные
за месяц, Этот столбец несколько раз продублирован в рабочем листе Столбцы
с Е по J следует переформатировать так, чтобы каждый столбец разделялся на
два. Поместите название месяца в один столбец, а объем продаж для этого ме-
сяца - в следующий столбец. Этот процесс требует выполнения множественных
операций копирования и вставки или написания нескольких строк VBA-кода.
Совет	? /'ЛЛ.’аЛ :
Бели вас интересуют книги по программированию на VBA, то рекомендуем
книгу Применение VBA и макросов в Microsoft Excel Билла Джелена и Трейси
Сирстещ (Издательский дом "Вильямс", 2006).
Поев внесения всех четырех изменений «иные будут готовь, для использования в кв-
честье источника данных сводной таблицу. Как видно на рис. 25, для каждого столбца
представлены заголовки. В таблице нет пустых ячеек, стоок и столбцов. Данные за ме-
сяцтеперь предсгадлень! в одном столбце F, а не в нескольких столбцах.
			i* ,	Я 1	ХИ ' в RE&KA* MARKET	c bT>^.F	0 M- TfL	e MOrHH	. F ,y. REVEMUE	
	Д'/	'hi ,	' '.ч/ '	Г-'t 	;	А ъ V‘	2 J	North Great Lakes	65061011 A. - «им>4 • ~ • •• •М.иЧ>*>1"".чмчИ<и«ч,*. - V» Nortf ' ih1 nar doah Valley 6206701J —  - -	....	• 'T	*		4055T ’500F-	Apr I1 Hbruvy	$3 454 $15 682	Vs'' У '  . I1'i ’
	Л ' <	' 'Ц ' у ' .	лН J / -j А 'д.'у''1 . '.у  ‘Л/, '	' r I	у , , 'i'll,'"//',	<ti‘ „	а, ‘	irf' "" .	4 5 6 7 В ‘ 9 (0 11 12 13 •e fft-fnvr* 14 16	Nortf. Shenandoah valley North	[New England North	iNew England North	New England Nortf	New Engl.and ,мн«ы«*|| чмвЬмчм	>.	«Ч*.	«я	«йл*.	»* Nortf	New England North	.New England 4W4*.	м.1-3	»x	 .ИЛЯгЧ»». North New York South North New York South North Ohio North Ohio > - -	M - ЧН«'4м^>Ч>ПИЯН«т bWk<*HM4^«l^>4«V4t, North Ohio	32139049 2004014 7W4U14 12011011 2105015 22022012 27022012 121160b8 12118068 -14040030 44040020 44040020	2500C I January $12 968 4055T .March	j	$2 789 4500C 'May	[	$32 605 3002P 'Apr!	/$52437 2500P February .	$17 391 4055T [janua^J 42 468 3002C March	$375 4500C May	$67 592 зоогс'м 1«г14М 3002С -Fr4uar/ $979 4055Т Januarv	$4 539 3002Р March	$3 209			' V I. ', У . 1	,	-i  
	у. А ' Л '/ J (ь ^1<<СЛ;л<а'Ла- а ,,	у Д, М, ii'i/i, ,	Шл	Рис» 2.5 Данные представлены в шести столб дах и идеально подготовлены для ана лиза сво цнойтаблицы ЛХ						
Создание базовой сводной таблицы 39
Создание стандартной сводной таблицы
Итак, вы понимаете важность правильной структуризации источника дан-
ных. Взгляните теперь на источник данных, который будет использоваться
нами для создания первого отчета сводной таблицы (рис. 2.6).
	А и	5	' c I	0	E				 			 1 F 1	G	H Г 1			J
1	REGION	MARKET	STORE	in balance OaTF	we of f fiscal perjol» гж- t. usness		/’•I- •*«'.'	»!t ? , ' ? Unsold OAYSlNHRijt'			
2	North	Great Lakes	65061011	01.03.03	200205	j 4055T Parts: [2500P Printer Sale	$3454	0	f 'f—	19,0
3	North	Shenandoah vafey 62067017		01.03.03	~Л20э		$15 682	2		19,0
4	North	Shenandoah Valley 32139049		01.03.03	200205	250*31 Copier Sate	$12 968	6		19,0
5	North	New England	ЛШР14	01.03.03	200205	[4055T -Parts	 (4500C Service Йап	$2 789	0	T *-* ) 1	19,0
б	North	New England	72074014	01.03.03	200205		$32 605	23	1	19,0
7	Ncrrh	New England	12011011	01.03.03		; 3002P .Service Plan	1 $52 437 [ 2500P Printer Salt	$17 391		30		19,0
8	N~.th	New England	>2105015 |	01.03.03	200205			2	i r- 	19,0
9	Njf+i।	New England	22022012	01.03.03	200205	4055T Parts	$2 468	0	J 	19,0
10	North	New England	.’2022012	01.03 03	20020Г	,3002C Parts	4J75	0	Г X	19,0
11	N -th	New York South	2116060	01.03.03	200205	4500C serncePlan	$67 592	30	J— 1	19,0
121	North	New York South	12118068	01.03.03	200205	1 3002C Service Plan	$21 454	15		19,0
13	North	Oh'o	44040030	01.03.03	200205	, 3002C Parts	*97° 1-	0		19,0
14	North	01/"	<40Ю1иП	01 03.03	200205	4055T Parts	$4 539 L	0		19,0
15J	North	Ohio	,44040020	01.03.03	200205	1 3002P Parts	$3 209	0	I	19,0
16	N.rtl	Ohio	34037017Г	01.03.03	200205	3002P I Parts	$34 6127”	0		19,0
17	North South Carolina		53154014	01.03.03	200205	3002C Service Яап	 	— $14 051	9		19,0
18	South	North Carolina	63064014	01.03.03	2002П5	500IP >arts	raw L	0	T“ .1—	19,0
19	South	North Carolina	73179019	01.03.03	W-35	500IP Service Plan	$3 951	I		19,0
20’	South	Florida	331300101	01.03.03	200205	3002P Service Plan	$157 434	68		19,0
'5i	South	Florida	.33130010	01.03.03	200205	3002P Parts	$19087	0		19,0
22	South	Indtena	65060010	01.03.03	200205	13002C .Service Plan TTzSOOP'UnterS*	$20 586 Г	12		19,0
23	South	’г.Лапа	65360010	01.03.03	200205		$16 432 I	2		19.0
24	South	Tennessee	83080010j	01.03.03	200205		5001C Service Plan	$1686	1		19,0
25	South	Tennessee	74075025 |	01 03.03	200205	3002C Service Plan	$19217 J	8		19,0
Рис. 2.6. Источник данных
Совет
Этот источник данных будет использоваться на протяжении всей книги. Его можно
загрузить с сайта http: //www. MrExcel. com/pivotbookdata.html.
Мастер сводных таблиц
Щелкните на любой ячейке в источнике данных. Это гарантирует, что
сводная таблица охватит весь диапазон данных источника по умолчанию. Пе-
рейдите в строку формул и примените команду Сводная таблица из меню
Данные.
Запустится программа Мастер сводных таблиц и диаграмм, как показано
на рис. 2.7.
Первый шаг мастера сводных таблиц позволяет указать расположение ис-
точника данных. Другие типы источников данных описаны далее в этой кни-
ге. А сейчас используйте источник данных В списке или базе данных
Microsoft Office Excel. Щелкните на кнопке Далее.
На рис. 2.8 показан второй шаг мастера. Если исходные данные корректно
отформатированы и не содержат пустых строк или столбцов, то, скорее всего,
программа Excel распознает указанный диапазон данных.
40 Глава 2
Рис. 2.7. Первый этап мастера сводных таблиц и диаграмм
позволяет выбрать источник данных
Рис. 2.8. Если вы выделили отдельную ячейку в
источнике данных, то прочитанный на шаге 2 диа-
пазон, скорее всего, распознается корректно
Второй этап позволяет задать диапазон данных. Заметьте, что мастер свод-
ных таблиц и диаграмм достаточно сообразителен, чтобы распознать источ-
ник данных и правильно указать диапазон. Однако вы должны обращать осо-
бое внимание на выбранный диапазон для проверки захвата всех необходи-
мых данных. Щелкните на кнопке Далее.
На третьем этапе мастера сводных таблиц, показанном на рис. 2.9, вы
должны указать, куда поместить сводную таблицу: на новый или в сущест-
вующий рабочий лист.
Рис. 2.9. Укажите расположение сводной таблицы. Опытные
разработчики сводных таблиц также часто изменяют настройки,
которые открываются с помощью кнопок Макет и Параметры
Создание базовой сводной таблицы 41
Третий этап позволяет выбрать расположение сводной таблицы. Исполь-
зуйте опцию по умолчанию Новый лист. Щелкните на кнопке Готово.
Вы увидите макет, показанный на рис. 2.10 или рис. 2.11 (в зависимости от
версии пакета Microsoft Office). Вы также сможете познакомиться со списком
полей источника данных.
Рис. 2.10. Пустая сводная таблица, представленная в Office 2002 и выше. Список
полей сводной таблицы выводится на отдельной панели. На экране также показана
панель инструментов Сводные таблицы
Рис. 2.11. В ранних версиях программы, включая
Office 2000, список доступных полей скомбиниро-
ван с панелью инструментов Сводные таблицы
Несколько слов о диалоговом окне Макет
В ранних версиях Excel, включая Excel 97, мастер сводных таблиц и диаграмм со-
держал четыре этапа вместо трех. Сводные таблицы Bcei да изначально разоабаты-
42 Глава 2
вались в диалоговом окне Макет, открывающегося на третьем этапе мастера, И сегодня
многие именитые разработчики приложений Excel все еще используют диалоговое ок-
но Макет, котооое открывается щелчком на кнопке Макет показанной на рис. 2.9
Окно настройки макета показано на рис. 2.12,
Рис. 2.12. В Excel 97 и ранее л налоговое окно Макет являлось обязатель-
ным этапом создания сводной таблицы. Если вы работаете с длинными
сводными таблицами, то можете открыть диалоговое окно Ма«ет щелчком
ча кнопке на шаге 3 мастера сводных габлиц
Перетаскивание в отчет полей
Идея заключается в перетаскивании необходимых полей в отдельные об-
ласти сводной таблицы. Давайте прервемся на минуту в наших изысканиях и
вернемся к основам составления отчета сводной таблицы. Здесь большинство
начинающих пользователей столкнутся с серьезными
нать, где какое поле размещено?
проблемами. Как уз-
Перед тем как перетаскивать поля в отдельные области сводной таблицы,
задайте себе два вопроса: что подсчитывается и как нужно представить резуль-
тат расчетов? Ответ на первый вопрос укажет вам, с какими полями источника
данных вам нужно работать, а ответ на второй вопрос — где размещать поля.
В первом примере вам требуется подсчитать доход по региону. Таким образом,
вы уже знаете, что работать вам предстоит с полями Revenue и Region. Если вы
взглянете на рис. 2.10, то с легкостью сможете определить эти два поля в списке.
Как вы хотите их представить? Вам нужно, чтобы регионы перечислялись
сверху вниз в левой части отчета, а доходы представлялись рядом с каждым
регионом. Для этого выберите поле Region из списка и перетащите его в об-
ласть строк. Теперь выберите поле Revenue из списка полей и перетащите его
в область данных.
На рис. 2.13 представлен ваш первый отчет сводной таблицы.
Создание базовой сводной таблицы 43
Рис 2.13. В отчете быстро подыто-
жены данные из 41549 строк
Примечание
Отчет сводной таблицы должен иметь хотя бы один элемент данных для коррект-
ной работы.
Добавление в сводную таблицу полей
В дальнейшем вы можете добавить в отчет другой тип анализа данных. Что
вы хотите подсчитать? Вам нужно определить доходы по каждому региону для
каждого торгового направления. Поскольку в таблице уже имеются поля Re-
gion и Revenue, выберите в списке поле Line of Business и перетащите
его на поле Region отчета сводной таблицы, как показано на рис. 2.14.
Рис. 2.14. Изменение существующего отчета сводной таблицы выполняется до-
вольно просто: перетащите поле в новое место
В отчет сводной таблицы будет автоматически добавлен дополнительный
уровень анализа: для данных поля Line of Business. Кроме того, обнов-
ляются расчеты для включения промежуточных сумм по каждому региону.
Поскольку все данные хранятся в кэше сводной таблицы, то эти расчеты зай-
мут не более секунды, а их результат показан на рис. 2.15.
44 Глава 2
А	В	П	c
тг		
| !		
3 Сумма по полю REVENUE		
4 REGION	*	UNE OFd BUSINESS ▼	Итог
5 INorth	Copier Sale	25893618
_ ® 1	Parts	29063171
л	Pnnter Sale	20621317
	Service Plan	201414511
9 | North Итог		276992617
10 South	Copier Sale	36711470
	Parte	31205269
12	Printer Sale	28153264
*3*	Service Plan	223750307
14 South Итог		319820310
15 ,West	Copier Sale	23976601
“16	Parts	23670053
17]	Printer Sale	19594197
18|	Service Plan	149341261
19 | West Итог		216582112
20 .Общий итог		813395039
Рис. 2.15. До появления сводных таблиц внесение
таких изменений требовало более часа напряжен-
ной работы, которая заключалась в настройке ком-
плексных формул массивов
Перекомпоновка сводной таблицы
Предположим, что вашему начальнику отчет не понравился. Он хочет, что-
бы торговые направления должны быть перечислены в верхней части сводной
таблицы. Просто перетащите поле Line of Business в поле Итог в ячейке
СЗ. Отчет будет тут же переформатирован, как показано на рис. 2.16.
Д			  ।								 .  						
2 '				
3 .Сумма no r.QJ.nJ RE/ENUE ]UNF OF о BUSINESS ♦				
4	REGION	.	Copier Sale	Parts	Printer Sa-e	Service Plan	Общий итог
5	North	2509361829063171|	20621317	201414511		276992617
6	South	36711470;	31205269	28163264	223750307		319820310
7	West	Z3976601	23670053	19694137	1493412Ы		216582112
6	Общий итог	86581689	33938493	68366779	ь74тГ6073		813395039
Рис. 2.16. Перекомпоновка сводной таблицы выполняется простым перетаскиванием серых
заголовков полей в новое место
Если вы хотите создать отчет для менеджера по конкретному региону, то
можете перетащить поле Region в область полей страниц. Перетащите поле
Region над полем Сумма по полю Revenue в область полей страниц. Из
списка Region выберите один регион, чтобы увидеть итоги только по этому
региону. На рис. 2.17 показаны итоги только для северного региона.
	:		J.						В	0 о m	
1	REGION	North	*		
2			'	I	
3	Сумма по полю REVENUE	LINE OFn BUSINESS		
4					Copier Sale	Parts	Printer Sale	Service Plan	Общий итог
5 'Итог		25893618	29063171	20621317	201414511		276992617
Рис. 2.17. С помощью такого макета вы можете увидеть доходы не только по торговым
направлениям, но и итоги по одному региону, щелкнув кнопкой мыши в раскрывающем-
ся списке Region
Создание базовой сводной таблицы 45
Помните, что используемый в нашем случае источник данных имеет около
42000 строк и девять столбцов, что по стандартам Excel представляет немалый
объем данных. Несмотря на такое количество данных, мы создаем отчет о до-
ходах по регионам, отчет о доходах по регионам и торговым направлениям,
а также отчет о доходах по торговым направлениям за считанные минуты.
Вручную это заняло бы несколько часов.
Группировка доходов по сегментам и моделям
Ваша организация обслуживает 21 рынок сбыта и реализует товары и услуги, тос-
туя девятью моделями копировальных устройств и принтеров. Вам нужно создать
отчет по каждому рынку сбыта и представить доходы от реализации каждой мо-
дели. Этот отчет должен быть компактным и удобным для чтения, поскольку он
будет помещен в финансовую сводку на конец месяца. Для создания отчета вы
должны выполнить следующие операции.
1	Поместите указатель мыши в источник данных. Перейдите к строке формул и
выполните команду Сводная таблица из меню Данные.
2.	Запустится мастер сводных таблиц и диаграмм. Щелкните на кнопке Готово.
Будет создан рабочий лист с отчетом сводной таблицы и структурой полей, по-
казанной на рис. 2.18,
Рис. 2.1S. Приняв настройки мастера по умолчанию, вам потребуется три раза щелк-
нуть кнопкой мыши для получения этого результата
3.	Выберите из списка поле Market и перетащите его в область строк, как показа-
но на рис. 2.19.
4.	Выберите из списка поле Model и перетащите его в область столбцов, как пока-
зано на рис. 2.20.
46 Глава 2
Рис* 2,19. Самый быстрый способ извлечения уникального списка рынков сбыта из 42000
'арок данных >Л J'
Ъ?:!- 1  л* • 1 ’’ , 1 ... . . 1 !i!I , 1 ’	I	’ . . I ? 11 ' /	7 ‘ 'Г	'' $	' ' I, ' ' ' i! ‘i l(
Рис 2-20. Пять щелчков кнопкой мыщи - и практически все готово
./> у: У;,! .••/ 'г.;: (> ... . , ."  , ../,•	{ 1 ' } ч.  ,. /1	,. 1/:!: ( ЧП. /''.7/-	‘j 7 I/'Г < ' > <	1 t >
5.	выберите из списка поле Revenue и перетащите его в область данных, как по-
казано на рис. 2.21. На этом этапе у лас появляется укомплектованная сводная
 Л.: таблица.; ’ji'
Выполнив операции из пяти этапов, вы рассчитали и скомпоновали отчет, удов-
летворяющий заданным ’ребованиям. Выберите ячейку вне сводной таблицы,
чтобы скрыть список полей таблицы, как показано на рис. 2.22.
Создание базовой сводной таблицы 47
х| ; О LC j с 1 • Ш  * • о и —— xb <			 Л	
2j		,		1		,			?	J	 ।	j	i	'	i	’	l	' 	<	-- 	 -	-		*			-*		 		 _i	 . 				r-	
3 Сумма по полго REVENUE * МА-ИГТ	.	MODgL		 2500C	2500P	Э002С	Э002Р	1055T	4500C	'4500P	5001C	5001P	< ОбщИк	итог
5J California Б Central 7 'Coloraau	4'0X3851	3570593	5195Э5Г	12494689	1345939	1'582176;	5346 3506717	3414010	3229599	1Г66Э224	358980	^РбОбО	660777 3113591	3124724	2743057	10523054	234431	5074260	4391	3935376' 19486877 Список полей сводной т	616: a* x	36732 7201
8 J Florida 9 JGreat Lakes	3783617	4823314	4761551	18810662	423298	8866059	1465039 1929517	3269643	2864393	I3963620	505943	9955238	51C729	Перегоните мимейте с в сводку*, тяблту		>2461 «2638
10: Gulf Coasl	5830888 2685703' 4915966 17030692	585060 9997150* 1071708	- Я REGION		19185
11 ’Illinois 12 > Indiana 131 Kentucky	2989768' 3562893	4473116	16043130; 551270	9530083	1691398 3616687*“ 4950038	4031526*'	11570514 ""722557'	13404905	509271 5872430 3662458	3339436'	11685568* 1108919;	9926609	388990	tJ MARKET п STORE		11421 3454 Б3632
14 'New England	6011684	1356078 3065267 13080189	46655? 7744218 1136300	IN BALANCED DAT	E	1224
15 New York North	3932881[ 482859е 3584264' 14Г07Э5	I02i718 10577200	377719	I j Я FISCAL PERIOD		Й 36 73
16 New York South	1641970 1173574 2991008? 12321866	312315 6587253 2706905	I- Fl MODEL		*2893
17 (North Carolina	376315b 2311733 4134523 13719904	543294 6083844	783871	J. P S| 1 INF ОЕП HI KTNT'	iS	2354
1t North Weal	3179141 2807395 4136112' 9708920	322535 6292914	116550			23143
191 Ohio , 11 T	I	- *****	.	*Л.*^И* 20 Shenandoah Valley 21 .South Carolina 22 .Southwest	2381299	3960185	4130289	17035110	5Э5677	10475995;	2126208 4244770	2329461	676171е	22991629	94927.'	12532535	143387b ' 5751497 ' 1703777	3193846	12230482	365683	6659734	409519 4532147	3465741	2822512;	9621154	531280	0211995	131180	-- RfVFMJf g Units Sold ’ DAYS IN PERIOD		13718 13581 14890 Й287
23 [Tennessee 24 Jexas	CQHOQQ7	ПОТППС7 1ГМ141СО	VECfY)	TQTmjQ	C. A AM A			>4381 13422
	O*j2*^tjJr	vjLAJvXJxfO	JuOoUy г OU224O	О44У14 4531085	2644097	4076042- 13968158	480060 11063920	1096898		V1-	-	I"’’'? | Поместить 8 [Область CTt[’J		
25 Jopeka		 26 Общий итиг	562462J 3211734, 4402544 12141979 1048281 10730349	331118 U6581689 68368778 81772378 284995434' 12776688 138174/47 17518709	21079121, 52127495	81335	>5907 35039
Рис. 2.21. В сводных таблицах должно быть хотя бы одно поле данных 	_	             ‘		'  ' ...j. 1   J./......Lf..1...   '. 1  , 								. 4  /	i f‘	•		
	А	В		0 JE	F	КНВЯ	H	1	J	t. 	 К
					P		---4-	 •	I			
2				„.»»»								
3 (Сумма по лоМ REVENUE		MOCEL.t							
4	МАРКЕТ	ж	2500C	2500P	3002C	Э002Р	4055T	4500C	459GP			5001С 50U1P		Общий итог
5	California	4020385	3571693 5195361; 12494680	1345939'	1’582176,	5346	3935376i ""464767| ' "562917!	13436S77	61636732
6	Central	3506717	3414010 3229599 10869224	358988		7076062	660777		923698	30503842
7	Colorado	3113591	3124724 2743067 10523054	234431' 42329b	5074260	4391		836776	26217201 ।
е	Flonda	37836T'	4823314 4761551’ 18810662		8866059	1465939	1378033	3050886	47362461
9	Great Lakes	1929517	1269C43 2864393! 13963620	505943’	Я955238	516729	1327536	2660019	36992638
10	Gulf Coast	5830888	2685703 4915966i 17030692 3562893 44731161 16043130 4968038' 4031526 11570514	585060 551270	9997150	1O717G8	1086584	1955434	45159185 .
11	Illinois	2989768			9530083*	1691398	nconm	2290764	42101421
12	Indiana	3616687		722557 1108919	13404905	509271	916869	1312087	41043454
13	Kentucky	5872430	3662454 3339436* 11685568		9926609	Э8899С	376749	1002473	37363632
14	New England	6011684	3356078 3065267, 13080189	466559	774421.	1136300	711092	176°837	37341224
,16	New York North	3932881	4828599' 3584264 14770735< 1021718		105772Л0	377719	624445;	1776112	41493673
16	New York South	1641971)	1173574 2991006; 12321868	312315	6587253	2706905	409673	1338327	29482893
17	North Cnrolma	3763158	2311733- 4134523: 13719904 2807395 4136112’ 9708920	543294	6083844	783871	10905121	1661515	34082354
18	North West	3179141		322535	6292914	116550	1045684	1313892	28923143
19	Ohio	2381299	3960185 41302891 17035110	535677	10475995	2126208	710365	1348590	42703718
20	Shenandoah Valley	4244770	2329461 6761719Г 22991629	949272	12532535	1433878	1705928-	3284389	56233581
21	South Carolinn	5751497	1703777; 3193846' 12230482	6568Я	6659734	409519	954307,	1476045	32744890
»22	Southwest	4532147	3465741	2822512- 9621154	531280		6211995	131180	635042:		1374236	29325287
23	Tennessee	6323837* 3505028 2920257 10414153		3556ЭЙ	7802248	644914	621099-		977236	33564381 ।
24	Texas	4531035	264409’ 4076042- 13908158	488060	11063920	1000898	577058;	788104	39143422
25	Topeka	5624620	3211734 4402544 12141979	1048281	10730349	331118	97608Б	1509196	39975907 ‘
26	Общий итог	86581689	6836^7^ 81772'78 284995434	12776686	88174747	17518709	21079121.	52127495	813395039
Рис. 2.22. Эти сводные дачные можно создать меньше чем за muhvtv								, 	
				rH a '1	/>					' ‘l^1 '* '	''o'*
Вы также можете добавить в сводную таблицу еще одно направление расчетов,
чтобы выполнить анализ по региона^
Выберите любую ячейку в отчете сводной таблицы, чтобы заново отобразить спи-
сок полей сводной таблицы. Выберите из списка поле Region, как показано на
рис. 2.23.
Выбрав поле, как показано на рис. 2.23, вы можете использовать раскрывающий-
ся список возле кнопки Поместить в и выбрать в нем Область страницы. Вы также
можете просто перетащить поле Region в область страницы, как показано на
рис, 2.24. По умолчанию программа Excel выведет данные по всем регионам.
48 Глава 2
i
#
1. 
№.
’t ?
5195351 12494683
32295991 10869?^
2743057 10523ч	
4761551	18810
28643931	[ 139638
4915966	170301
4473116	1604?
4031526	115701
3339436	11685!
3065267	13080
3584264	14770;
2991008	123211
4134523 13719'	
4136112	97081
4130289	17035
6761719	229911
3193846	12230-
2822512	9621
2920257	10414
4076042	13968 ...
1345939 11582176	5'
„ jfilSPfiP
Список полей сводной та * х
Перетащить элементы в
-гводную таблицу
7 СИЕПБЛ.. i66Qj
RECION
i g MARKET
Ц STOPE
Щ IN BALANCED DATE
J FISCAL PERIOD
H-jMODEl
»j LINE OFD BUSINESS
Щ REVENUE
Units Sold
у DAYS IN PERIOD
Поместить в
Область CTjf'rl
Г fe .«Я
тгжал—гигзсглз
4;
465C
5167
0717
69K
509;
3885
136;
377;
7065
783E
116*
126;
433t
4091
131'
644$
006E
331'
Рис. 2.23. Список полей будет вновь ото-
бражаться при выборе ячейки в сводной
таблице

f 1



г
А
1 REGION
«^•ч^маММНМВМММММ
I В

Рис. 2.24. Если вначале поместить поле в
область страницы, то программа Excel бу-
дет отображать итоги по всем регионам
Поместив поле Region в область страницы, вы можете создавать отдельные от-
четы по отдельным регионам. Выберите раскрывающийся список доступных ре-
гионов в ячейке В2, как показано на рис. 2.25.
Рис. 2.25. Выберите любой оегион в раскрываю-
щемся списке для фильтрации отчета данными
только для этого региона
Создание базовой сводной таблицы 49
Изменение вида указателя мыши
при перетаскивании полей
Для начинающих разработчиков сводных таблиц самая сложная концепция —
это размещение полей таким образом, чтобы они представлялись как область
строк или область данных. При перетаскивании полей всего несколько пикселей в
любом направлении могут послужить причиной неправильного размещения поля.
Вам нужно постоянно наблюдать за видом указателя мыши. При перетас-
кивании поля в сводную таблицу указатель принимает вид сводной таблицы.
Одна из частей указателя станет синей. Эта часть указывает, куда будет добав-
лено поле, когда вы отпустите кнопку мыши. На рис. 2.26 показаны пять ви-
дов указателя мыши.
1L
Область данных
Область строк
Область столбцов
Область страницы
Удалить из сводной таблицы
Рис. 2.26. Следите на синей частью указателя мыши, чтобы
знать, в какое место сводной таблицы будет помещено пе-
ретаскиваемое поле
Повторное отображение списка полей сводной таблицы
Если при щелчке на сводной таблице список полей не активизируется,
щелкните на значке Отобразить список полей на панели инструментов
Сводные таблицы.
Восстановление панели инструментов сводной таблицы
Если при щелчке на сводной таблице панель инструментов таблицы не
отображается, щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и приме-
ните команду Показать панель сводной таблицы.
Примечание
Если вы работаете в Excel 2000 и щелчок на сводной таблице не приводит к акти-
визации панели инструментов Сводные таблицы, то перейдите к строке меню и
воспользуйтесь командой Вид^Панели инструментов^Сводные таблицы.
50 Глава 2
Запуск мастера сводных таблиц
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте сводной таблицы и ис-
пользуйте команду Мастер сводных таблиц.
Поддержка изменений в источнике данных
Вернемся к аналогии с семейным портретом. С годами внешний вид вашей
семьи будет меняться, а количество членов семьи может увеличиваться (или,
к сожалению, уменьшаться). Семейный портрет, сделанный несколько лет на-
зад, остается статичным и не будет представлять текущий состав семьи. По-
этому придется создавать новый портрет.
Со временем ваши данные могут меняться и расти (могут добавляться но-
вые строки и столбцы). Однако кэш сводной таблицы, из которого заполняет-
ся отчет сводной таблицы, отключен от источника данных и не может отобра-
жать изменения, внесенные в источник данных до тех пор, пока вы не созда-
дите другое мгновенное состояние источника данных.
Обновление кэша сводной таблицы другим мгновенным состоянием ис-
точника данных называется обновлением данных. Обновление отчета сводной
таблицы вам может потребоваться по двум причинам.
	В существующий источник данных внесены изменения.
	Диапазон источника данных расширен в результате добавления новых
строк и столбцов.
Эти два сценария обрабатываются различными способами.
Внесение изменений в существующий источник данных
Когда в источник данных вносятся изменения, которые не влияют на диа-
пазон исходных данных, отчет сводной таблицы можно обновить нескольки-
ми щелчками мыши.
Выберите ячейку в отчете сводной таблицы. На панели инструментов
Сводные таблицы щелкните на кнопке Обновить данные. Эта кнопка обо-
значена красным восклицательным знаком, как показано на рис. 2.27.
Рис. 2.27. Если в источнике данных были изменены не-
которые ячейки (но диапазон данных не изменялся),
обновить данные в сводной таблице можно щелчком
на кнопке с красным восклицательным знаком
Создание базовой сводной таблицы 51
Примечание
Существует два способа обновления данных. Вы можете обновить данные с помо-
щью команды Обновить данные меню Данные. Вы также можете щелкнуть правой
кнопкой мыши на отчете сводной таблицы и применить команду Обновить данные.
Расширение диапазона источника данных в результате
добавления новых строк и столбцов
Если изменения, внесенные в источник данных, влияют на диапазон ис-
ходных данных (т.е. вы добавляете новые строки и столбцы), то вам придется
обновлять диапазон, хранимый в кэше сводной таблицы.
Для этого щелкните правой кнопкой мыши на отчете сводной таблицы и
используйте команду Мастер сводных таблиц. Вы попадете на третий этап
мастера. Щелкните на кнопке Назад, чтобы вернуться ко второму этапу.
На втором этапе щелкните на кнопке Обзор (рис. 2.28) для повторного за-
дания нового диапазона данных.
Рис. 2.28. Если вы добавляете новые строки,
столбцы или изменяете заголовки полей в источ-
нике данных, вам потребуется повторно задать
диапазон источника данных на втором этапе мас-
тера сводных таблиц
Обновите диапазон, чтобы включить новые строки и столбцы, и щелкните
на кнопке Готово. Отчет сводной таблицы теперь будет включать новые данные.
Совет
Если в качестве диапазона (типа $А:$к) вы выберете в источнике данных только
столбцы, то в кэш будут захвачены все 65536 строк текущей таблицы. Хотя это потре-
бует чуть большего объема памяти, вы сможете добавлять в источник данных новые
строки и обновлять отчет сводной таблицы без внесения изменений в диапазон.
Дальнейшие шаги
В главе 3 мы рассмотрим, как усовершенствовать отчет сводной таблицы,
настраивая поля, изменяя имена полей и итоговые расчеты, используя форма-
ты полей данных, добавляя и удаляя промежуточные итоги, а также применяя
настройку Показать как.
Настройка полей
сводной таблицы
Необходимость
в настройке
При построении сводных таблиц
с помощью мастера сводных таблиц
программа Excel автоматически до-
бавляет в таблицу поля и выполняет
необходимые расчеты.
Мастер предназначен для того,
чтобы суммировать числовые данные
и обрабатывать текстовую информа-
цию. Мастер за считанные секунды
позволяет создавать стандартные свод-
ные таблицы. Тем не менее, мастер
сводных таблиц иногда не совсем кор-
ректно выполняет свои задачи.
Распространенная проблема за-
ключается в том, что программа Excel
автоматически подсчитывает данные,
вместо того, чтобы просуммировать
их. Это происходит тогда, когда в диа-
пазоне числовых данных содержатся
отдельные пустые ячейки или ячейки
с текстом.
Иногда по умолчанию требуется
создать нечто сильно отличающееся
от сводной таблицы. Помимо функ-
ций СУММ и СЧЕТ программа Excel
поддерживает возможность вычисле-
ния одиннадцати типов промежуточ-
ных сумм, которые можно использо-
вать по отдельности или совместно
друг с другом. При этом вы можете
комбинировать только девять разных
типов промежуточных сумм.
3
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Необходимость в настройке..53
Диалоговое окно Вычисление
поля сводной таблицы......54
Настройка имен полей......56
Использование в полях данных
числовых форматов.........56
Изменение итоговых расчетов ...57
Добавление и удаление
промежуточных итогов......60
Параметры промежуточных
итогов....................62
Дальнейшие шаги...........73
54 Глава 3
Таким образом, существует 5621 способ представления каждого поля данных в
сводной таблице.
Вы можете управлять вычислениями, используя параметры сводной таб-
лицы. Управление параметрами выполняется в диалоговом окне Вычисление
поля сводной таблицы.
Диалоговое окно Вычисление поля сводной
таблицы
Каждое поле строки, столбца и данных имеет собственное диалоговое окно
Вычисление поля сводной таблицы. Самый быстрый способ вызова этого
диалогового окна заключается в двойном щелчке кнопкой мыши на имени
поля в сводной таблице.
Предупреждение
Технология двойного щелчка на имени поля применима для полей страницы,
столбца и строки. Она поддерживается для полей данных только в том случае, ес-
ли сводная таблица содержит лишь одно поле данных. Если сводная таблица со-
держит несколько полей данных, следует щелкнуть правой кнопкой мыши на
имени поля данных и применить команду Параметры поля.
Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы представляется в трех
вариантах. Если вы отображаете диалоговое окно для поля в области строки или
столбца сводной таблицы, то увидите нечто подобное, показанному на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы для поля строки или
столбца позволяет управлять промежуточными суммами и именем поля
Настройка полей сводной таблицы 55
Диалоговое окно для поля в области страницы сводной таблицы включает
опции сокрытия определенных элементов, как показано на рис. 3.2.
G
Скрыть ;г»менты;
20040И
2105015
3106016
3106026
3109019
6032012
ОК
Ст“«на
Удалить |
Общий итог
813-950 J9
2
2
3 Суммо по полю REVENUE
. 4 MARKET
5	California
6	J Central
7	j Colorado
8	{Florida
9	Greal Lakes
JO Gulf Coast _
11 jlllinois
12 (Indiana
13
14
16
17
18
19
201
21
22
23 ।
24
Ь
26
Kentucky___
New England
New York North
New York South
North Carolina
North West
Ohio
Shenandoah Valley
South Carolina _
Southwest
Tennessee
Texas
Topeka__________
Итог
61636732
10503842
26217201
47362461
36992638
45159185
42101421
41043454
37363632
3734I224
41493673
29482893
34082354
28923143
42703718
56233581
32744890
29325287
33564381
39143422
39975907
Вычисление поля сводной таблицы
ЙМЯ! (STORE
ИТОГИ
<• еетс>гатмчеосие
С другие
'Г цет
Сумма
Количество
Среднее
Максимум
М.1НИМ/М
Прзизьвдеи-ие
Дополнительно... |
Г" Отображать пусть» ^ле. тенты


Рис. 3.2. Поля в области страницы имеют дополнительные параметры скрытия элементов
Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы, используемое для по-
лей в области данных сводной таблицы, имеет кнопку Дополнительно. Щелк-
ните на этой кнопке, чтобы получить доступ к опциям промежуточных сумм для
поля. На рис. 3.3 показано диалоговое окно после использования опции Допол-
нительно.
Рис. 3.3. Диалоговое окно для настройки полей
в области данных сводной таблицы включает в
себя параметры промежуточных сумм. Чтобы
получить доступ к нижней части диалогового
окна, щелкните на кнопке Дополнительно
56 Глава 3
Примечание
Вы также можете активизировать диалоговое окно Вычисление поля сводной
таблицы для отдельного поля, щелкнув правой кнопкой мыши на поле и выбрав
команду Параметры поля.
Настройка имен полей
Каждое поле в итоговой сводной таблице имеет имя. Полей в областях
строки, столбца и страницы имеют названия, заимствованные у заголовков в
исходных данных. Полям в области данных задаются такие имена, как Сумма
по полю Revenue. Очень часто им можно давать в сводной таблице другие
имена. Вы можете использовать имя Общий доход вместо названия, задавае-
мого по умолчанию. В подобных ситуациях без команды изменения имен по-
лей просто не обойтись.
Активизируйте диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы,
дважды щелкнув на имени поля в сводной таблице. В текстовое поле Имя вве-
дите новое имя. Вы можете ввести произвольное уникальное имя. Одна из
распространенных ошибок именования заключается в переименовании поля
Сумма по полю Revenue на Revenue. Проблема состоит в том, что это имя
использовать недопустимо, поскольку оно не уникальное: в исходных данных
уже задано поле Revenue. Чтобы обойти это ограничение, вы можете задать
полю имя, добавив в его конце пробел. Программа Excel решит, что имя
Revenue с пробелом отличается от имени Revenue без пробела. Но вряд ли
пользователи, для которых предназначена таблица, станут обращать внимание
на пробел в конце имени поля.
Новое имя отображается в сводной таблице. Взгляните на ячейку АЗ на
рис. 3.4. Имя Revenue более удобно, чем имя по умолчанию Сумма по полю
Revenue.
Использование в полях данных числовых
форматов
Числа в сводной таблице можно форматировать в соответствии с потреб-
ностями (например, Числовой, Денежный или Процентный). Вместо того
чтобы пытаться настроить вид возвращаемых результатов сводной таблицы с
помощью панели инструментов Форматирование, вы с легкостью можете
управлять числовым форматом поля, используя диалоговое окно Вычисление
поля сводной таблицы. Задайте для поля числовой формат, и он будет при-
менен ко всем ячейкам даже после представления отчета в новом виде.
Вы наверняка обратили внимание на то, что диалоговое окно Вычисление
поля сводной таблицы для полей данных содержит кнопку Формат. Щелкни-
те на ней, чтобы получить доступ к вкладке Числовые форматы диалогового
окна Формат ячеек. В ней вы можете задать любой стандартный или собст-
Настройка полей сводной таблицы 57
венный числовой формат для элементов данных. На рис. 3.5 показан результат
использования собственного числового формата для отображения долларов с
тысячными долями после запятой.
Рис. 3.4. Имя, введенное в диалоговое окно Вычисление
поля сводной таблицы, представляется в сводной табли-
це. Хотя имена должны быть уникальными, вы можете
заставить Excel воспринимать похожее имя, добавив в
его конце пробел
Рис. 3.5. Используйте кнопку Формат диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы
для управления числовыми форматами поля данных
Изменение итоговых расчетов
При создании отчета сводной таблицы мастер сводных таблиц по умолча-
нию суммирует данные, подсчитывая и складывая элементы. Вместо функций
58 Глава 3
сумм или счет вы можете использовать такие функции, как макс, мин,
СРЗНАЧ и т.д. Всего в сводных таблицах итоги подсчитываются с помощью 11
функций. Однако самая распространенная причина изменения итоговых рас-
четов заключается в подсчете элементов данных в тех ситуациях, когда их
нужно суммировать.
Подсчет данных при существовании всего одной
пустой ячейки
Если все ячейки в столбце содержат числовые данные, программа Excel
просуммирует их. Если же хотя бы одна ячейка в столбце пуста или содержит
текст, то программа подсчитает количество элементов данных. Не забывайте об
этом при перетаскивании полей в область данных сводной таблицы. Если ито-
говая сумма получилась слишком маленькой, проверьте, не задана ли для поля
операция Количество вместо Сумма. При создании сводной таблицы, пока-
занной на рис. 3.6, вы должны заметить, что компания имеет доход всего лишь
41549 долл, вместо 800 млн долл. Это первый признак того, что заголовок в
ячейке АЗ читается как Количество источников доходов вместо Общий
доход. Число 41549 представляет количество записей в наборе данных.
Количество по полю REVENUE	
REGION	v	Итог
North	13729
South	15361
West	12459
ОКщий итог	41549
Рис. 3.6. Доходы компании значительно заниже-
ны. Обратите внимание на то, что в ячейке АЗ
программа Excel подсчитывает количество источ-
ников дохода вместо их суммирования. Это
часто происходит в результате случайной вставки
пустой ячейки в столбец Итог
Вы с легкостью можете заменить операцию Количество. Откройте диа-
логовое окно Вычисление поля сводной таблицы, дважды щелкнув на имени
Количество по полю Revenue, и замените операцию Количество опера-
цией Сумма.
Использование других операций
Программа Excel предлагает воспользоваться итоговыми операциями в разделе
Операция диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы.
	Сумма. Суммирует все числовые данные.
	Количество. Подсчитывает количество всех ячеек, включая ячейки
с числами, текстом и ошибками. Операция эквивалентна функции Ex-
cel =СЧЕТЗ ().
Настройка полей сводной таблицы 59
	Среднее. Вычисляет среднее значение. На рис. 2.7 показан отчет,
представляющий средний объем продаж по региону и торговому на-
правлению. Аналитик может заинтересоваться тем, что средний объем
продаж копировальных устройств на юге на 7000 долл. Больше, чем
объем продаж на западе.
Рис. 3.7. Средний объем продаж по каждому региону и каж-
дому торговому направлению
	Максимум. Выводит максимальное значение.
	Минимум. Выводит минимальное значение.
	Произведение. Перемножает все ячейки. Например, если ваш набор
данных содержал ячейки с числами 3, 4 и 5, то в результате будет выве-
дено значение 60.
	Количество чисел. Подсчитывает только числовые ячейки. Опера-
ция эквивалентна функции Excel =СЧЕТ ().
	Смещенное отклонение и Несмещенное отклонение. Подсчиты-
вает стандартное отклонение. Используйте операцию Несмещенное
отклонение, если набор данных содержит полную совокупность. Если
набор данных содержит выборку совокупности, используйте операцию
Смещенное отклонение. На рис. 3.8 показан результат выполнения
двух тестов. Несмотря на то что среднее соотношение студентов по
обоим тестам составляет 87%, математический тест выдает более высо-
кое стандартное отклонение. Стандартные отклонения описывают, на-
сколько плотно группируются результаты в середине зависимости.
	Смещенная дисперсия и Несмещенная дисперсия. Подсчитывает
статистическую дисперсию. Если ваши данные содержат только вы-
60 Глава 3
борку из полной совокупности, используйте операцию Смещенная
дисперсия для поиска расхождений в данных.
	А	В		D	E	F		
1	Name	Test	Grade					
2	Al	Science	87%		1			
з		Bill Charley	Science	87%			Data		
4		Science	87%				~	 K	 		Test ▼	Average of Grade	StdDevp ot Grade	
5	Dan	Science		87%		Math	87,0%	3,7%	
G	Ed	Science	87%		Science	87,0%	0.6%	
-	FranL	Ccianra		azfidd					
Рис. 3.8. Низкое стандартное отклонение в тесте по естественным
наукам означает, что практически все студенты правильно пони-
мают рассмотренные ими концепции. Более высокое стандартное
отклонение в тесте по математике говорит о том, что степень по-
нимания студентами концепций находится в более широком диа-
пазоне оценок
Добавление и удаление промежуточных итогов
Промежуточные итоги являются одной* из самых важных возможностей в
отчетах сводных таблиц. Иногда промежуточные суммы и другие элементы не
требуется отображать, особенно в случаях вывода более подробной информа-
ции, чем простые промежуточные итоги по полям.
Сокрытие промежуточных итогов при наличии множества
полей строк
Если в отчете содержится много полей строк, вывод промежуточных итогов
может сбить вас с толку (рис. 3.9).
	A	В	C~			0	JL
1		I			
2					
3	REVENUE				
4	REGION	MARKET	r	LINE OF BUSINESS ▼	MODEL ▼	Итог
5 6 HP 7 ч	North	Great Lakes	Parts	3002C 3002P 4055T ~ 5001C 5001P	357 098 2 180 810 505 943 600 978 174 507
to 41 12 13 14 15 (U. - 16 17 “19 20.			Parts Итог		3 820 136
			Service Plan	3002C 3002P ’ 4500C* 4500P 5001C 5C0IP	2 506 495 JI 782 810 9955 238 516 729 726 558 2 485 512
			Service Plan Итог		27 973 342
		Great Lakes Итог			31 793 478
		New England	Parts	3C02C 3002P	441 2G8 1 553113
Рис. 3.9. Иногда не нужно выводить промежуточные суммы на каждом
уровне таблицы
Настройка полей сводной таблицы 61
Вы можете удалить промежуточные суммы, откров диалоговое окно Вы-
числение поля сводной таблицы и выберав опцию Нет в разделе Итоги, как
показано на рис. 3.10.
Рис. 3.10. Чтобы удалить промежуточные суммы на
уровне данных Market, используйте опцию Нет раз-
дела Итоги
Вы должны обязательно удалить промежуточные суммы из внешних полей
строк. Повторите эти операции для полей Region, Market и Line Of
Business, и вы получите более понятный отчет, показанный на рис. 3.11.
1 2	А	в	с		D	E
					
3	REVENUE				
у 5 6 7 8 J 10 ii 12	REGION	[MARKET	▼	LINE OF BUSINESS * I MODEL		Итог
	N'Tth	Gnat Lakes	Parts	3002C 3002P ' 4055T " 5001C	357 898 2 180 810 505 943 600 978 174 507
				5001P	
			Service Plan	3002C 3002Pj 4500C 4500P " 5001C 5001P	2 506 495 11 782 810 9 955 238 516 729 726 558 2 485 512
13 и Тб 16 17 ’8 19 2U 21 22 23 24 25 26					
		New England	Parts	3002C 3002P 4055T ' 5001C 5001 P~	441 208 1 553113 466 559 466 164 138 260
			Service Plan	3002C _ 3002P" 4500C~ 4500P " 50010 5001 P~	2 624 059 11 527 076 7 744 218 ' 1 136 300 244 928 ~Тб31 577
Рис. 3.11. После установки опции Нет в разделе Итоги для трех полей вы
получите более понятный отчет
Добавление множества промежуточных итогов
в одно поле
В таблицу можно добавить специально настроенные промежуточные ито-
ги, выбрав опцию Другие и тип промежуточных итогов, которые требуется
62 Глава 3
вывести. В диалоговом окне, показанном на рис. 3.12, для поля Region ука-
зано вывести пять промежуточных итогов.
Рис. 3.12. Выбрав в разделе Итоги опцию Другие, вы
можете указать несколько промежуточных итогов
для одного поля
Используя эту опцию, вы можете представить в качестве промежуточных
итогов набор базовых параметров поля. В отчете, показанном на рис. 3.13, вы-
ведено пять промежуточных итогов для поля Region.
	А
1	. 	]
2	
3	revenue
т 5 'С .  * ? с У То" и	REGION	. ▼
	North
12	North Сумма
13	North Количество
14	North Среднее
.15	Nonh Максимум
16	North Минимум
17	Обилий ито г
В	С	
	
	
	
MARKET	*	Итог
Great Lakes	36 992 638
New England	37 341 224
New York North	41 493 673
New Yoik South	29 482 893
Ohio	42 703 71H
Shenanduah Valley	56 233 581
South Carolina	32 744 890
	276 992 617
	13 729
	20176
	296 091
	1
	276 992 617
Рис. 3.13. Вместо простого суммирования или
подсчета количества в отчете представлена раз-
нообразная статистика для поля Region
Параметры промежуточных итогов
До настоящего момента мы создавали сводные таблицы без использования
дополнительных возможностей. Если требуется создать промежуточные итоги
или сравнить один элемент с другим, то воспользуйтесь следующими восемью
настройками.
Чтобы получить доступ к списку дополнительных параметров, откройте
диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы и щелкните на кнопке
Дополнительно. На экране появится диалоговое окно Дополнительные вы-
числения.
Настройка полей сводной таблицы 63
Возможность создания собственных расчетов представляет собой еще один
пример уникальной гибкости отчетов сводных таблиц. С помощью опций До-
полнительные вычисления вы можете изменять расчеты для отдельного поля
данных на основе других ячеек области данных.
При щелчке на кнопке Дополнительно отображаются настройки раздела
Дополнительные вычисления. На рис. 3.14 показаны восемь дополнитель-
ных вычислений, доступных в раскрывающемся списке Дополнительные
вычисления.
Вычисление поля «водной таблицы
Дополнительные ьычи .ления:
Рис. 3.14. Щелчком на кнопке Дополнительно от-
крываются дополнительные параметры для вы-
числений поля данных
Вывод ежегодных изменений
Организации, как правило, всегда сравнивают результаты своей деятельно-
сти за текущий месяц с результатами, полученными в предыдущем месяце.
Если же их деятельность является сезонной, то сравниваются результаты дея-
тельности за текущий месяц с результатами, полученными за этот же месяц
в прошлом году.
Чтобы получить такой отчет, дважды щелкните в поле Revenue, а затем
щелкните на кнопке Дополнительно. В списке Дополнительные вычисления
выберите опцию Отличие. Поскольку вам нужно сравнить один год с другим,
в списке Поле выберите Годы. В области Элемент содержится несколько зна-
чений. Если вы всегда будете сравнивать текущий год с предыдущим, выбери-
те опцию (назад). Если у вас имеются данные за несколько лет и вы хотите
всегда сравнивать эти данные с данными за 2003 год, выберите 2003.
На рис. 3.15 показаны настройки диалогового окна вместе с отчетом, полу-
ченным в результате применения этих настроек. В отчете указывается, что
в январе 2004 года прибыль составила на 1 058 180 долл, больше, чем в том же
месяце в 2003 году.
64 Глава 3
Рис. 3.15. Опция Отличие позволяет сравнивать результаты за два различных периода времени
Предупреждение
При использовании опций из списка Дополнительные вычисления программа
Excel не меняет заголовки для указания изменений в выводимых данных. Поэтому
имеет смысл вручную добавлять заголовки для сводной таблицы, чтобы в даль-
нейшем информировать о том, какие именно данные выводятся.
Сравнение результатов одного года с результатами другого года
с помощью настройки Приведенное отличие
Эта .настройка подобна опции Отличие. С помощью настройки Приведенное
отличие изменения выводятся в процентах относительно значения базового эле-
мента. На рис. 3.16 показан отчет, где данные за 2004 год выводятся как процент-
ное изменение данных за 2003 год.
Отслеживание данных с начала года до настоящего момента
с помощью настройки С нарастающим итогом в поле
Если вам нужно сравнить общую сумму дохода с начала года до настоящего
момента помесячно, то вы можете применить настройку С нарастающим ито-
гом в поле. На рис. 3.17 показано, что поле Revenue настроено для отображе-
ния нарастающего итога за месяц. Такой тип отчета свидетельствует о том, что
за март организация получила прибыль в размере 204 млн. долл.
Вклад каждого торгового направления в итоговую сумму
Руководитель компании часто интересуется, какой вклад в объем продаж в
процентах вносит каждое направление деятельности компании. Чтобы вывес-
ти такой отчет, используйте настройку Доля от суммы по столбцу (рис. 3.18).
Настройка полей сводной таблицы 65
Каждый столбец будет сопоставляться со значением 100%. В отчете указано,
что продажа принтеров составила 7,83% в январе и только 6,5% в апреле.
Рис. 3.16. Опция Приведенное отличие указывает, что прибыль за январь 2004 года на
3,24% выше прибыли за январь 2003 года
А-] В С	0	|	F
1	п*
2 _____________________
3 |Сумма no*D^Months <
"5"
«3
7
8
9
10
11
121
13
14
15
1J
17
18
19
20
>3 |
22
23
24
2b
2C
LINE OFEwr
Jan_______Feb Mai
Copier Sale	Б 046 248 12 791 545 19 847 240		27 052 423 34 367 299
			
Parts	6 676 438 13 749 411; 20 923 077		27 874 735 34 9U9 057
Printer Sale	4 842 852 1ь 480 015	16 368 698	21 499 508' 27 358 984
Service Plan	48 861 538 98 025 558	147 352 OK-	195 733 675 245 097 076
Общий итог	66 427 076 135 046 529 204 491 025		272 160 341 341 732 416
28
29
30
311
32
Рис. 3.17. Опция С нарастающим итогом в поле очень
удобна для подсчета итогов с начала года до настоя-
щего момента
66 Глава 3
Рис. 3.18. Настройка Доля от суммы по столбцу указы-
вает процентное соотношение в каждом столбце
Сезонные отчеты
Этот тип отчетов применяется при анализе сезонной деятельности компа-
нии. Настройка Доля от суммы по строке указывает процентное соотноше-
ние в каждой строке. На рис. 3.19 показан отчет, в котором выведено про-
центное соотношение прибыли по каждому месяцу.
Вывод процентного соотношения для двух полей с помощью
настройки Доля от общей суммы
Настройку Доля от общей суммы можно использовать в самых разных от-
четах. На рис. 3.20 показан отчет по регионам и торговым направлениям. Зна-
чения в каждой ячейке представляют процентное соотношение распределения
продаж по данному региону и направлению. В ячейке Е8 показано, что при-
быль по направлению Service Plan составляет около 70% от общей прибы-
ли. Прибыль по направлению Service Plan в южном регионе составляет
около 27% от общей прибыли в этой отрасли.
Сравнение строк с помощью настройки Доля
Настройка Доля позволяет сравнивать один элемент с другим. Она приго-
дится при установке взаимосвязи между продажей комплектующих и прибы-
лью за обслуживание. Создайте сводную таблицу, которая будет сравнивать
доходы в каждом направлении деятельности с прибылью за обслуживание. Ре-
зультат показан на рис. 3.21.
Настройка полей сводной таблицы 67
Рис 3.19. Опция Доля от суммы по строке обеспечивает вы-
вод в каждой строке процентного соотношения доходов.
Она отлично подходит для представления сезонных данных.
На основе данного отчета мы можем заключить, что прода-
жа принтеров не зависит от сезона
Рис ЗЛО. Настройка Доля от общей суммы генерирует от-
чет, в котором каждая ячейка представляет процентное со-
отношение от общего объема продаж. Управляющий отде-
лом обслуживания северного региона может использовать
этот отчет, чтобы потребовать премию за текущий год
68 Глава 3
Рис. 3.21. Западный регион способен реализовать больше комплектующих
при обслуживании клиентов, чем другие регионы. Данный отчет создан
с использованием настройки Доля от прибыли за обслуживание в качестве
основного элемента
Отслеживание относительной важности с помощью настройки Индекс
Последней в списке стоит опция Индекс, название которой мало о чем го-
ворит. Работники компании Microsoft утверждают, что этот тип вычислений
описывает относительную важность ячейки в столбце.
Взгляните на рис. 3.22.
А	в I	С	0		Е
1				
2				
3 (Сумма па полю ПРОДАЖИ	РЕГИОН Ч			
4 Фрукты	▼	Джорджия	Калифорния Теннесси		Общий итог
6 'Бананы	$10	$2001	$10	$220
6 «Киви	$10	$200	$111	$220
7 [Персики	$180	$100	$10	$290
8 | Яблоки	$10	$100	$8	$118
9 ,,Общий итог	$210	$600	$38	$848
Рис. 3.22. Используйте эти числа, когда будете выполнять сле-
дующий пример
Чтобы вычислить индекс для персиков, программа Excel вначале выполнит
операцию Персики штата ДжорджияхОбщий объем продаж. В числах это
выражается как 180x848. Далее, программа выполнит операцию Продажи в
Настройка полей сводной таблицы 69
штате ДжорджияхСтоимость персиков. В числах это представляется как
210x290. Затем программа разделит первый результат на второй и выведет ин-
декс относительной важности 2,51.
Отчет с учетом индексов показан на рис. 3.23. С точки зрения Microsoft,
персики больше нужны штату Джорджия (индекс 2,51), чем штату Калифор-
ния (индекс 0,49).
• -/	L л.Л . А	в	С	-	1111"		'Ч .! о	е	
1				П	2	
2					
3	Сумма по полю ПРОДАЖИ	РЕГИОН «г			
4	Фрукты	*	Джорджия	Калифорния Теннесси		Общий итог
5	Бананы	0.1К		1,28;	1,01 1,28]	’1.01	1,00
6	Киви	0J8			1,00
7	Персики	2,51		0,49	0,77	1,00
6	Яблоки	0,34	1,20	1.51		1,00
9 j	Общий итог	1,00		1,оо;	1,оо	1,00
Рис. 3.23. При использовании настройки Индекс, предлагаемой
Microsoft, оказывается, что персики играют большую роль в
жизни жителей штата Джорджия
Даже если в штате Джорджия продается больше яблок, чем в Теннесси, для
жителей Теннесси (индекс 1,51) они более важны, чем для жителей Джорджии
(индекс 0,34). Соответственно, яблочный кризис приведет к восстанию скорее
в штате Теннесси, чем в Джорджии.
Доходы по направлениям деятельности
Вам предстоит создать отчет, в котором представлена полная информация о про-
дажах по направлениям торговли. В анализ требуется включить прибыли по на-
правлениям торговли для каждого рынка сбыта, процент продаж длй каждого на-
правления торговли и процентное соотношение общей суммы прибыли для каж-
дого рынка сбыта по направлениям торговли. Ниже детально рассмотрены
операции по созданию такого отчета.	* ' f"'
1.	Поместите курсор в источник данных. Перейдите к строке меню и используйте
команду Данные^Сводная таблица.
2.	В диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм щелкните на кнопке
Готово. Будет создан .новый рабочий лист с отчетом сводной таблицы в начале
и списком полей, как показано на оис. 3.24.
3.	Перетащите поле Market в область строк. Затем перетащите поле Line of
Business в область столбцов, как показано на рис. 3.2Б.
4.	Три раза перетащите поле Revenue в область данных, чтобы создать три от-
дельных элемента данных о продажах, как показано на рис. 3.26. '	
5.	Щелкните правой кнопкой мыши на поле Revenue и примените команду Па-
раметры поля, как показано на рис. 3.27.
70 Глава 3
Настройка полей сводной таблицы 71
бы открыть диалоговое окно Формат я^еек. Измените формат ячеек на Поо-
центный, а затем закройте оба диалоговых окна (рис. 3.29).
Рис 3.26. Три копии поля Revenue не кажутся лишними
‘	'  ’	/	'Т
Й '“’ЧМЯ’ ’ '	 *'И&г 1№	Ж,’’
! I'	, I <%W .'ft.	;
* -У- №<;' ftv=!?:


;,?Л
й' < ’ ft
ЛжЗ I
ш{и йр;
•ft
Wi .'ЙЙ
< */,ч" 4	'!> ! .•„.

Рис. 3.27. Щелчок правой кнопкой мыши приводит к получению досту-
па к параметрам поля в отчете с несколькими полями данных
Л ” 1	?£zr'; Л	ч
9. Щелкните правой кнопкой мыши на поле Сумма по полю Revenue; 3 и при-
мените команду Параметры поля. й/ j.
ТО.Переименуиге поле данных на Процент компании и щелкните на кнопке До-
полнительно, чтобы получить доступ к настройкам Дополнительные вычисле-
ния Выберите опцию Доля от суммы по столбцу. Далее щелкните на кнопке
Формат, чтобы открыть диалоговое oi$ho Формат ячеек. Измените Формат яче-
ек на Процентный и закройте оба диалоговых окна (рис. 330).	- д У
72 Глава 3
alifurni а
УПегошм.
 мн
ulf Coart
linnis
idiana
Ко трп
CpiA*tW
Мак. имуг
в» *»WTX W(W ЖИ» iMfrt"*’
г-—П(Ц1>С revenue: 1
ь'мма^С^ПЛкГ fcpVFNI 'FT “
Исходное none;	revenue
Ичр	}Общийобъемпродаж
Проиэееде^ж
оличество чисел
IJL____ь«

в-г-юл-гт
« ГЦСГ
<1'оргм( ячеек

з:
ОК
Отмена
/лепить

Дополнительно» J
_1»л	.	«ЧЧ..	"К- НИГГМЧИГ1
Сумма по полю REVENUE?
Сумма по полю REVENUE
Сумма по полю REVENUE2
Сумма по полю REVENUES
Сумма по полю REVENUE
Сумма по полю REVENUE?
Сумма по полю REVENUES
Сумма по полю REVENUE
Сумма п. полю REVENUE?
IX* -л. U. 4 .DC ,4Й~М1 и I.
Число j
Общий
Финансовым
Дата
Сроил
Процентный
Дробный
Экспоненциальный
Текстовый
ополнительный
все ферматы)
ираэец
Сунна по полю Rtv'SUE
Число десятичных в«акаг
'"*5ми*чение‘
]$ Английский .США)
<ГТМ дательные числа:
Н I
. . 4- . »м-

]?
г
г

5! 234
-$1234
Формат 'Денежный ж ^льз,атся для отгиоажениа денежных величин. Для
значений по десятичному разделителю игпользуйте формат
ФиченссеыГ,

] Отмена
<£1,6607..
III Ml «АыЫ. хи .
444 11 Г-1
лосапэм
Рис. 3 28. Установка первого элемента поля Revenue как стандартного

и
э;
Ff
F'
J 7.
Ё
Ji:
wrwr
WT4R-
ь?

лети-'
„Сумма л» полю REVENUE? 1
J2
Отмена
/делить
формат
и
.......   |Ц»Л-	........I4.ll... -Ri-IR.i^-nW-
itl
Иц;одно*snone:	REVENUE
, Ияя; | Доля рынка
or
Qnapawi
 умна
ок
пс
ia
101
X
ЙЕ
Формат ячеек

KoflM4ejTB-j
Среднее
Мак ичум
Минимум
Произведение
Количеств-» чисел
'пополнительно >>
t -
J
Л
Jp
h
I CvHMa по ирлю REVENUE?
Число десятинные знаков.
Чис»
{^меловые форматы;
Общим
Числовой
Денеж ь г.
Финансовый
Дата
Время
ДопогыитеЛ. ные I муислнмия
[on от суммы по строке
W.-iM
iai
М4 ’> СТ
STOPE
TN LALANCE DATE
FISCAL PERIOD
ОЬхпкм-..—,


Сумма по полю REVENUES
0Й1>И»|1 ftfil Cl»<
г
X
и
Дрсбный
Эклонеициальныи
Текстовый
Дапо» читальный
(все форматы)
е
₽ процтмтном формате энеченч» ячыы утвюжчется на 100 и выводится на
»рам с символои процента.
1Е
_р1
361
€£ R... 3 L1L
$ ’..££, . я£м
OK I Отмена
,6. £61 460,
и
1:
34
I
Ь74 )„41 „Д
Рис. 3.29. Использование опции Доля от суммы по строке для получения процентного
соотношения рынка
гггттпг
Йом»-' ьал'
tvuuiww иивеж'тлшаж.-г-
^ЯМЯЯМЯ
- Исходное по ле:	REVENcC
(фи: |процент компании
- >ж>ация:
। _ ни >
d
‘'оличестгэ
Среднее
Mvc““ч
Минин »м
Проиаведем
Количество чисел
it
ДлпоЛниТО™“Вымиг л «я
|доля от суммы по столбцу
“Tito
II

j MARKET
i 5TuRE
I IN BALANCE 0АП.
“i>:ai period
ИООЕ1
awurj агт
2
О
sauSSSt
Формат ячеек
'«Л»*!? 5>
СК
Отмена
Mtrio
<ф«лоеые форматы
усг зли
удалил»
Дополнительно »
общий
Числовой
Денежный
Финанси!
дет-.
время______
TJ Сумма по ПОЛЮ REVENUE!
 "»* .44-	. • -	- (ж*
ысло десятмчммх 1накл>'
г/» fl
)
9
)
0
5c
3
Ё
Доля рынка
I. хммд-дглп,ол РЬ.^ЕЛЦ JR.
В
I
Дробней
Экспо ченциалыыЛ
Текстовый
Дополнительный
форматы)
В пргцантнок формате значение ячеег уннчжаето на 100 и выводился на
экран с симмлом процента
отмене
'teTWhli
зетзк
9
i
i
1
i
i
3
5
*
5
9
Рис. 330. Использование опции Доля от суммы по столбцу для подсчета процентного
соотношения прибылей компании
Настройка полей сводной таблицы 73
На этом анализ по направлениям торговли закончен (рис. 3.31)1 В вашем распоря-
жении имеется поле Обший объем продаж, в котором указаны продажи по на-
правлениям торговли на каждом рынке. Кроме того, в поле Доля рынка выводят’
ся в процентах объемы продаж для каждою направления торговли на рынках.
И наконец, у вас есть поле процент компании, в котором указаны продажи в ка-
ждом направлении торговли в виде процентного отношения к общему объему
продаж компании.
1	А			В	с	D	E	F	G
.2 ,			i					
3				Отрасль торговли *|				
4 РЫНОК		▼	Данные	Oversale	Parts	Pnntei Sale		Service Plan	Общий итог
6	Cilifcmia		Общий обеим продаж	14 020 385	$8 720 027,	$3 570 593	145 325 727	$61 636 732
6			Доля рынка	7%	14%	6%	74%	100%
7			Процент компании	5%	10%	5%	8%	8%
Л	Central		Общий )бъс м продаж	$3506 717	$2 487 047	$3 414 010	$21 096 068	$30 503 842
9			Доля рынка	11%	8%	11%	69%	100%
10			Процен! компании	4%	3%‘	5%	4%	4%
11	Colorado		Общий объс м продаж	$3113 591	$1 862 325	$3124’24	$18116 561	$26 217 201
12,			Доля рынка	12%	7%	12%	69%	100%
1Э			Прпцент компании	4%	2%	5%	3%	3%
14	Florida		Общий объем продаж	$3 783 617	$5 037 083	$4 823 314	$33 718 447	$47 362 461
15			Доля рынки	8%	11%	10%	71%	100%
16			Процент компинии	4%	6%	7%	6%	6%
17	Great Lakes		Общий объем продаж	$1 929 517	$3 820 136	$3 269 643	$27 973 342	$36 992 638
18			Доля рынка	5%	10%	9%	76%	100%
19			Процент КОМПАНИИ	2%	5%	5%	5%	5%
20	Gulf Coast		Общий объем продаж	$5 830 888	$4 889 568'	$2 685 703	$31 753 026	$45 159 185
21			Доля рынка	13%	11%	6%	70%	100%
22.			Процент компании	7%	6%'	4%	6%	6%
23*	Illinois		Общий объем продаж	$2 989 768	$3 830 407	$3 562 893	$31 718 353	$42 101 421
24			Доля рынка	7%	9%	8%	75%	100%
25			Процент компании	3%	5%	5%	6%	5%
26,	Inuiana		Общий объем продаж	$3 616687	$4 342 1'H	$4 958 038	$28 126 6281	$41 043 454
HR 4 4, II			Доля рынка	5%	11%	12%	69%	100%
			Процент компании	4% -™ 	r	 - :		5%	7%	5%	5%
'	'	- -Й « &’	'	V	Зь VI	* f чЛ •	.	1	?	f н	Г *	,	1
Рис. 3.31. Готовый отчет с тремя типами расчетов для каждой ячейки данных У
Дальнейшие шаги
В следующей главе мы обсудим принципы использования таких настроек
форматирования отчетов сводных таблиц, как Автоформат, концепции уста-
новки параметров форматирования, а также добавления собственных стилей.
Форматирование
отчета сводной
таблицы
4
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Использование опции
Автоформат
Хоть это может звучать тривиаль-
но, форматирование очень важный
аспект создания отчета сводной таб-
лицы. Сводные таблицы позволяют
с легкостью создавать отчеты, в кото-
рых итоговые данные получаются
в результате суммирования значений
по множеству полей. При попытке
вывода множества полей на двухмер-
ном листе бумаги у вас могут возник-
нуть непредвиденные проблемы с рас-
четом сумм. Помимо вывода отчетов
сводных таблиц на профессиональном
уровне, форматирование помогает соз-
дать эффект представления сводной
информации, полученной на основе
большого объема данных. Правильное
форматирование повышает удобство
восприятия отчетов сводных таблиц и
улучшает понимание полученных
данных.
Одним из встроенных инструмен-
тов Excel, используемых при формати-
ровании отчетов, является функция
Автоформат. Даже если вы никогда не
применяли команду Автоформат в Ex-
cel, вам все равно придется изучить
принципы ее использования в сводных
таблицах. Функция Автоформат осно-
вана на именах полей и промежуточ-
ных суммах сводной таблицы.
Использование опции
Автоформат................75
Применение собственных
стилей....................79
Настройка параметров
таблицы...................81
Дальнейшие шаги...........91
76 Глава 4
При создании отчета сводной таблицы мастер сводных таблиц автоматиче-
ски применяет опцию Автоформат. По умолчанию мастер использует формат
Классическая сводная таблица. Другие варианты команды Автоформат дос-
тупны в диалоговом окне Автоформат.
Второй значок в панели инструментов Сводные таблицы имеет изображе-
ния молнии на таблице. Используйте эту кнопку для применения к сводной
таблице форматирования, заданного в диалоговом окне Автоформат. В качест-
ве альтернативы вы можете выбрать любую ячейку в сводной таблице и приме-
нить команду Автоформат из меню Формат.
1 2 3 4 J • 8 ’10 J “12 13 j 1Т tel	А ' ....	В	C	D
				
	Сумма по полю REVcb			
	LINE OF BUSINESS ▼	REGION ▼	MARKET	*	Итог
	Copier Sale I •	North	Great Lakes	1 929 517
			New England	6 011 684
			New York North	3 932 881
			New York South	1 641 970
			Ohio	2 381 299
			Shenandoah Valley South Carolina	4 244 770 5 751 497
		North Итог		25 893 618
		South	Florida	3 783 617
			Gulf Coast	5 830 888
			Illinois	2 989 768
IF 1 17 19 20 2Г			Indiana	3 616 687
			Kentucky	5 872 430
			North Carolina	3 763 158
			Tennessee Texas	6 323 837 4 531 085
		South Итог		36 711 470
		Wi st	California	4 020 385
23 24			Central	3 506 717
			Colorado	3113 591
			North West	3 179 141
			Southwest	4 532 147
			Терека	5 624 620
		West Итог		23 976 601
29	Copier Sale Итог			86 581 689
30 31	Farts	North	Great Lakes	3 820136
			New England	31)65 304
Рис. 4.1. Исходный вид сводной таблицы
Вы можете выбирать из 22 различных форматов: 10 форматов отчетов,
10 форматов таблиц, формат Классическая сводная таблица по умолчанию
и стиль Нет.
Ничего сложного в автоматическом форматировании нет. Просто выберите
нужный формат и щелкните на кнопке ОК, как показано на рис. 4.2.
При выборе одного из форматов отчета (один из десяти) структура сводной
таблицы будет изменяться. Сравните отчет на рис. 4.1 с отчетом на рис. 4.3.
Единственное различие состоит в том, что в диалоговом окне Автоформат
был выбран Отчет 5. Программа Excel переместила поле Line of Business
из области столбцов в самое дальнее поле области строк, чтобы принять во
внимание отступы и придать отчету сводной таблицы структурированный вид.
Форматирование отчета сводной таблицы 77
Рис. 4.2. Выберите формат и щелкните на кнопке ОК. Если сущест-
вующий формат не соответствует вашему вкусу, то вы с легкостью
сможете заменить его другим
								  ч А '	В	C	D
1				
2,.		г		
3	1 INI 01 BIISINI SS RS	IUGIONB	MARKF1	Я RIVINlll
4 Copier Sale			-	
S		Not th		
6			Great Lakes	1 929 517
7			New England	6 011 684
6			New fork N ^rth	3 932 881
.9			New fork South	1 641 970
10			Ohio	2 381 299
11			Shenandoah Valley 4 244 770	
12			South Carolina	5 751 497
13		North Htoi		25 89 < 61«
14				
15		South	•	
16			Florida	3 783 617
17			Gulf Coast	5 830 888
18.			Illinois	2 989 768
19			Indiana	3 616 687
20			Kentucky	5 872 430
21			North Carolina	3 763158
22			Tennessee	6 323 837
231			Texas	4 531 085
		South Итог		36 711 470
25				
26		West		
27’			California	4 020 J85
ТВ			Central	3 506 717
			Colorado	3113 591
30			North West	3179141
31			Southwest	4 532 147
32			Topeka	5 624 620
Рис. 4.3. Любой из десяти стилей отчета Автоформат
реорганизует отчет с целью устранения полей столбцов
При выборе одного из десяти форматов таблицы структура вашего отчета
сводной таблицы сохраняется, в то время как изменяются другие атрибуты. На
рис. 4.4 показана исходная сводная таблица после выбора формата Таблица 7
в диалоговом окне Автоформат.
78 Глава 4
А		c	0	e	J.	F	G
11			.	j.						1	»		
2|	I	I		!	T (	I s 1 s L	J	П 1j
3 REVENUE	LINF Of BUSINESS		t!			
CTri gion	Г MARKU	( npiei Sato	Parts	Piinloi S .It-	4t‘ivire Plan	Обций итог
5 North	Great Lakes	1 929 517	3 820136	3269643	27 973 342	36 992 638
6	New England	6 011 684	3 065 304	3 356078	24 908 158	37 341 224
7 J	New York North	3932881	4 821 G41	4828599	27 911 152	41 493 673
8	New York South	1 641 970	2 530 757	1 173 574	24 136 592	29 482 893
9 '	Ohio	2 381 299	4 692 767	3 960 185	31 669 467	42 703 718
ioj	Shenandoah Valley	4 244 770	6 967670	2 329 461	42 69168П	56 233 581
11J	South Carolina	5 751 497	3 165 496	1 703 777	22 124 120	32 744 890
!2 Лет. Ид».	„•Lx -	' L	25	» 063 171	2НИ 317	201414511	276 992*17
13	’						
14 South	Florida	3 783 617	5 037 083	4 823 314	33 716 447	47 362 461
15;	Gulf Coast	5830 888	4889 568	2685 703	31 /53 026	45 159 185
16j	Illinois	2 989 768	3 830 407	3562 893	31 718 353	42 101 421
17	Indiana	3 616 687	4 342 101	4958 038	28 126 628	41 043 454
18J	Kentucky	5 872 430	3 687 359	3662 458	24 141 3A5	37 363 632
191	North Carolina	3 763 15b	3804 215	2 311 /33	24 203248	34 082 354
20	Tennessee	6 323837	2 830 384	3505 02a	20 905132	33 564 381
	Texas	4 531 085	2 784 152	2 644 097	29 184 088	39 143 422
22 South Итог	. I	36 711470	. 31205269	28153 244	223750 307	319820310
123						
24Wtst	California	4020 385	8 720 027	3 570 593	45 325 727	61 636 732
1Й	Central	3506 717	2 487 047	3 414U10	21096068	30 503 842
26	Colorado	3113 591	1 862 325	3 124 724	18116 561	26 217 201
	North West	3179141	3 66L700	2 807 395	19 275907	28 923 143
28	Southwest	4 532147	2 355 409	3 465 741	18 971 990	29 325 287
	Topeka	5 624 620	* 584 545	3211 734	26 555008	39975907
Iboi		23 976 601	7 j 670	-	19 594 197	149 34 1 201	5W112
Э1						
32 Ооинй итог		I	80 581689	83138 493	68Э65П8	574 И№ 079	813 395 039
Рис. 4.4. Любой из десяти стилей таблиц Автоформат будет поддерживать исходный формат
таблицы, применяя стили к различным уровням промежуточных сумм
При выборе опции Классическая сводная таблица ваш отчет вернется в со-
стояние форматирования по умолчанию, как показано на рис. 4.5.
T . .... ,f	г > к CP r			1	i	.JF..			„ <3
1	1			t f.....	
--- -—J	l‘ 1 1		r	—	f	——	J	-	’	'	- -	- i	'			
3 {Суммаnone		HNE OF BUSINESS				
4	REGION w MARKET .	<r	Copier Sale	Parts	Printer Sale	Service Plan	Общий итог
5'^North	Great Lakes		1929517	3820136	3269643	27973342	36392638
й	New England	6011684	3065304	3356078	24908158	37341224
J	Npw York North	3932881	48210411	4828599	27911152	41493673
A JB	New York South	1641970	2530757		1173574	24136592	29402893
9	Ohio	2381299	*692767-	3960165	31669467	42703718
10	SI 'wandoah Val'ey	4244770	6967670	2329461'	42691680	56233581
H	South Carolina	5751497	3165496	1703777	22124120	32744890
12	North Итог	25893FI8	29063171'	20621317-	201414511	276992617
13.	South	Florida	3783617	5037083	4823314	33718447	47362461
M’	Gulf Coast	50308£fc		2685703	31753026	45153185
15	Illinois	2989768	ЗЯА04П7	3562893	31718353	42101421
16	Indiana	3616687	4342101:	4958038	28126628	41043454
17	Kentucky	5872430	3687359	3662458	24141385	37363632
18	North Carolina	3763158	3804215	2311733	24203248	34082354
It	Tennessee	6323837	2830384	3505028	20905132	33564381
20	Texas	4531086	2784152	2644097	29184088	39143422
21	South Итог	36711470	31205269,	28153264	223750307	319820310
22	West	Ca’ifomia	4020365	8720027	3570593	45325727	61636732
23	Central	3506717	2467047	3414011'	21096068	30503842
	Colored	31135911	1862325		3124724	1Ы16561	26217201
25	North West	3179141	3660700	2807395	19275907	28923143
'26	Southwest	4532147	2355409		3465741	18971990	29325287
	1npeka	5624620	4584Г45	3211734	26555008	39975907
28	West Итог	2Я976601	23670053	19594197	149341261	216582112
29	ОбкЦИЙ итог	86581689	83938493	68368778	574506079	813395039
Рис. 4.5. Формат Классическая сводная таблица
При выборе опции Нет все форматирование цвета и границ будет отменено.
Форматирование отчета сводной таблицы 79
Применение собственных стилей
Опция Автоформат вполне удобна для форматирования отчетов сводных
таблиц, но иногда ее может оказаться недостаточно для получения требуемого
результата. В таких случаях вы можете вручную применить форматирование,
соответствующее вашим потребностям.
При применении собственного стиля форматирования можно указать це-
левую ячейку в отчете сводной таблицы либо целевой раздел с отчетом.
Предположим, к примеру, что каждое поле Market в отчете сводной таб-
лицы на рис. 4.6 нужно отформатировать таким образом, чтобы на черном
фоне отображались белые буквы. Кроме того, когда вы наводите указатель на
поле Market, его изображение должно измениться на крестик.
Если переместить указатель чуть выше, он превратится в черную стрелку,
как показано на рис. 4.7, указывая на элементы данных в поле Market. Это
говорит о том, что любое действие, предпринятое на данном этапе, повлияет
на все элементы данных в поле Market. Если вы щелкнете здесь кнопкой
мыши, будут выделены все элементы данных в поле Market.
Рис. 4.6. Обратите внимание на указатель
мыши в ячейке В4. Будет выбрана только от-
дельная ячейка
Рис. 4.7. Переместите указатель чуть вверх, и
он превратится в черную стрелку. Щелчком
кнопкой мыши будут выделены все ячейки
поля Market
Теперь форматирование с использованием стандартной панели инст-
рументов будет применено ко всем элементам данных в поле Market. На
рис. 4.8 показана сводная таблица после выбора белого шрифта и черного
фона.
Используя этот метод, вы можете форматировать все элементы данных в
заданном поле, все экземпляры отдельного элемента данных, промежуточные
суммы и общие итоги.
Рассмотрим эту же сводную таблицу и отформатируем все промежуточные
суммы поля Region. Наведите указатель мыши на левый угол ячейки одной
из промежуточных сумм, как показано на рис. 4.9, чтобы он превратился в
черную стрелку. Затем щелкните мышью для выбора всех промежуточных
сумм Region.
Установите серый фон и полужирный шрифт для изменения промежуточ-
ных сумм, как показано на рис. 4.10.
Глава 4
	А	E	
1			
2			
А	Сумма по п?		LINE OF BUSINESS *
4	REGION vi	MARKET	Copier Sale
6	North	Great Lakes	1929517
6		Mew	6011604
7		Npw 'i ofk North	3932881
8		NhW V Ork South	~ 1641970
9		Ohio	2381299
.10		STHnandciah y^lley	4244770
- 11		S 4th Carolina	5751497
12	North Итог		258936 IB
13	South	Florida	3783617
14		Gulf Ctf^st	5830888
15		Illinois	2989768
16		Indiana	3616687
171		kentuuky *	5872430
19		hhtrth Carolina	3763158
			f.	Ml. "1-:; 4a	'**	r 14 -	
19		Tennessee	6323837
			4531085
21	South Итог		36711470
22;	West	California	4020385
23		Central	3506717
24		t olnrado	3113591
25		North We-t.	3179141
26		Southwest	4532147
27		Topeka	5624620
40	West Итог		23976601
29	Общий итог		86581689
Рис. 4.9. Поместите указатель мыши в левый
угол любой ячейки промежуточной суммы и
щелкните ею, чтобы выделить все промежу-
точные суммы этого уровня
Рис. 4.8. После выбора диапазона Market
форматирование с измененными настройка-
ми будет применено ко всем ячейкам этого
диапазона
Рис. 4.10. После использования предыдущей методики для выбора только промежуточ-
ных сумм вы можете привязать их все к выбранному формату
Форматирование отчета сводной таблицы 81
Совет
Применить форматирование можно одновременно ко множеству разделов отчета
сводной таблицы, удерживая нажатой клавишу <Ctrl> во время выделения разделов.
Подобным образом вы можете выделить все данные в северном регионе.
Наведите указатель мыши в левую часть любой ячейки в диапазоне А5: All
для выделения этого региона.
Если вы часто пользуетесь сводными таблицами, то можете перетащить на
панель инструментов сводной таблицы три новые кнопки. Щелкните правой
кнопкой мыши на панели инструментов и выберите опцию Настройка. От-
кроется диалоговое окно Настройка, показанное на рис. 4.11. В списке Кате-
гории выберите Данные. В списке Команды выберите три значка для выделе-
ния сводной таблицы. Эти значки позволят выделять все заголовки, все дан-
ные и все заголовки вместе с соответствующими данными. Перетащите их на
панель инструментов.
Рис. 4.11. Если вы часто применяете форматиро-
вание сводных таблиц, добавьте эти три значка
на панель инструментов сводной таблицы
Настройка параметров таблицы
Кроме форматирования цветов и шрифтов в отчете сводной таблицы, вы
можете установить дополнительные настройки для модификации вывода и
печати сводных данных. Эти настройки указываются в диалоговом окне Па-
раметры сводной таблицы. Если вы регулярно используете их, то сможете
получить доступ к шагу 3 мастера сводных таблиц, щелкнув на кнопке Пара-
метры в нижнем левом углу диалогового окна.
После создания сводной таблицы вы можете открыть диалоговое окно Па-
раметры сводной таблицы, щелкнув правой кнопкой мыши внутри таблицы
82 Глава 4
и выбрав опцию Параметры таблицы. В качестве альтернативы можно ис-
пользовать раскрывающийся список Сводная таблица в левой части панели
инструментов сводной таблицы, в которой также присутствует эта опция.
Диалоговое окно Параметры сводной таблицы с соответствующими на-
стройками показано на рис. 4.12. Настройки раздела Формат описаны далее.
Рис 4.12. В диалоговом окне Параметры сводной таблицы
настраиваются многие важные параметры форматирования
Общая сумма по столбцам
В таблице, показанной на рис. 4.13, строка Общий итог с данными за 2003 и
2004 годы не соответствует общему виду отчета. Вы можете удалить эту сумму,
сбросив флажок Общая сумма по столбцам в диалоговом окне Параметры
сводной таблицы.
J 2	№№№		C «	I	0
3 4			uata	*	1	
	Years ▼	REGION *	Сумма no полю Units Sold Сумма no полю REVENUE	
F ~ * из;со %.	2003	North South Wist	56 793!	135 798	929 66 539!	J59 562	868 44 44?"	108 509	938	
6	2003 Итог		167 777	403 871 735	
9 То 11	2004	Norths Souths West	59 821 67 303 44 725	141 193 688 160 257 442 108 072 174
12	2004 Итог		171 849	409 523 304
13	Общий итог		339 626	813395 039	
Рис. 4.13. Удалите строку Общий итог, сбросив флажок Общая
сумма по столбцам в диалоговом окне Параметры сводной
таблицы
Форматирование отчета сводной таблицы 83
Общая сумма по строкам
При снятии этого флажка будет удалена строка Общий итог в правом
крайнем столбце сводной таблицы.
Автоформат
Если установить этот флажок, то к отчету сводной таблицы будет примене-
но форматирование Классическая сводная таблица. Удаление флажка по-
зволит сохранить локальное форматирование, которое можно применить
к отчету сводной таблицы.
Включать скрытые значения
При установке этого флажка скрытые элементы области страниц будут
применяться для вычисления промежуточных сумм. Заметьте, что этот фла-
жок по умолчанию не установлен.
Объединять ячейки заголовков
Вы можете установить этот флажок, если хотите объединить ячейки, пред-
назначенные для вывода названий элементов данных в областях строк
и столбцов. Это играет роль, когда в области строк или столбцов сводной таб-
лицы содержится два или более полей. На рис. 4.14 ячейки А5: А7 объединены
в одну. Также объединены ячейки А8: В8.
		a	C	D	E
1			X		
2					
3 1	умма по полю REVENU		fears *1	|		
4	UNE OF BUSINESS*' REGION *		2003	2004	Общий итог!
5	North		11 932 575!	13 961 043	25 893 6181
6	Copier Sale	South	17 137 999-	19 573 471	36 711 470
7	West		11 261 277	12 715 324	23 976 601
8 ‘	Copier Sale Итог		40 331 851	46 249 838	86 581 689
?	North		14 549 5141	14 513 657	29 063 171
W	Parts	South	16 068307[	15 116 962	31 205 269
11	West		11 953 661	11 716 392	23 670 053
12	Parts Итог		42 591 482	41 347 011	83 938 493
13		North	10 353 440:	10 267 877	20 621 317
14	Printer Sai®	South	13 522 592 j	14 630 672	28 153 264
15	West		9 787 863,	9 806 334	19 594 197
16	Printer Sale Итог		33 663 895	34 704 883	68 368 778
17		North	98 963 400	102 451 111	201 414 511
18	S-‘rvu e Plan	South	112 813 970	110 936 337	223 750 307
19		West	75 507 137	73 834 124	149 341 261
	Service Plan Итог		287 284 507 207 221 572		574 506 079
_21	Общий итог		403 871 735 409 523 304		813 395 039
Рис. 4.14. Если в области строк содержится два поля, то ус-
тановка флажка Объединять ячейки заголовков приведет к
интересному эффекту
84 Глава 4
Сохранять форматирование
Если установить данный флажок, то при обновлении или изменении маке-
та отчета сводной таблицы будет сохраняться все примененное к нему форма-
тирование.
Повторять подписи на каждой странице печати
Этот флажок установлен по умолчанию. Если в таблицу вставлено два поля
строк, то программа Excel обведет границей внешние поля строк. На рис. 4.15
показано, что со строки 51 начинается новая страница. Если вы взглянете на
страницу 2, то не увидите, что строки с 51 по 53 относятся к южному региону.
А		6	С	D	Е
46		200309			
47		200310			
46		200311			
49		200312			
50		200401			
51		200402			
52		200403	1		
53		200404			
54	South Итог			— - -	-- - -	.	J- 		-	-		
£6	|West	200205	2 548 022	1 251 669 j	1 013 780
56		200206	2 520 343	1 378 961!	1 111 717
		э00207	2 669 125	1 303 234 I	1 033 107
56		200208	2 562 989	1 242 428'	1 153 535
59		200209	2 635 339	1 412 3001	1 188 494:
60		200210	2 605 549	1 304 654	1 081 664
61		200211	2 625 281	пэ — ! S 1 1 ! 1	1 113 338
62		200212	2 645 356	1 359 2551	1 144 328
63		200301	2 437 163	1 284 2831		1 044 733
64		20J302	2 680 026	1 380 290	1 123 591
65		200303	2 534 146	1 264 792i	1 063 034
		200304	2 545 919	1 271 3881		1 059 612
67		200305	2 630 135	1 350 862	1 101 925
68		200306	2 603 763	1 264 938	1 092 586
69		200307	2 557 749	1 247 692	1 098 56b
70		200308	2 507 150	1 237 865	1 079 215
71		200309	2 621 078	1295 126		1 150 270!
72		200310	2 522 2821	1 182 0355		1 039 699!
73		200311	2 438 905	1 159Э35Г	1 110 465
74		200312	2 548 131	1 164 606	1 064 975
75		200401	2 377 645Г	1128164		1 054 171
76		200402	2 560 0291	1 243 2921"		1 147 257
77		200403	2 648 348	1 225 0201	1 094 791
78		200404	2 552 259	1 152 016!	1 032 294
79	West Итог		61 636 732	30 503 842	26 217 201
во	.'2.б1ьцй иг21			 61 636 732		30 503642		26217 201;
Рис. 4.15. Сводные таблицы представлены неправильно - название
южного региона на странице 2 отсутствует
Это одна из более интересных возможностей Excel. Даже если слово South
не представлено в ячейке А51, установка этого флажка гарантирует вывод
слова South так, как если бы оно было в ячейке А51. На рис. 4.16 показан
предварительный вид страницы 2.
Форматирование отчета сводной таблицы 85
Рис. 4.16. Слово South под словом Region будет выводиться даже в том случае, если
ячейка не содержит это слово. Это одна из более интересных возможностей програм-
мы Excel
Флажок Помечать итоги *
При активизации этого флажка все промежуточные суммы будут помечены
звездочкой, если исходные данные размещаются в источнике данных OLAP
и содержат значения, в которых отдельные элементы скрыты. Эта опция
предназначена для уведомления пользователей о том, что существуют элемен-
ты данных, которые не учитываются в промежуточных суммах.
Макет страницы
С помощью этого раскрывающегося списка можно изменить ориентацию
макета области страниц. Как правило, несколько полей страниц компонуются
в виде столбцов, как показано на рис. 4.17.
86 Глава 4
Рис. 4.17. Эта "переделка" полей страниц вы-
полнена при выборе значения Вниз, затем
поперек из раскрывающегося списка Макет
страницы
Если вы выберете значение Поперек, затем вниз из списка Макет страницы,
как показано на рис. 4.18, то поля страниц будут скомпонованы по строкам.
Рис. 4.18. Вы можете перекомпоновать поля страниц, ис-
пользуя значение Поперек, затем вниз из раскрывающего-
ся списка Макет страницы
Важно отметить, что при установке значения Поперек, затем вниз поля
страниц будут выстраиваться лишь в одной строке. Чтобы получить нужный
эффект, ее следует использовать совместно с настройкой Число полей в
столбце (см. рис. 4.18). На рис. 4.19 показаны результаты использования на-
строек из рис. 4.18. Хитрость заключается в том, что поля страниц выстроены
по двум полям столбца, поскольку параметр Число полей в столбце имеет
значение 2.
Для ошибок отображать
При установке этого флажка можно заменить значение ошибки в отчете свод-
ной таблицы любым символом. К значениям ошибок относятся следующие:
#####, «ЗНАЧ I, «ДЕЛ/О !, «ИМЯ?, #Н/Д, #ССЫЛКА!, «ЧИСЛО I, «ПУСТО!.
Форматирование отчета сводной таблицы 87
Рис. 4.19. Вы можете управлять отображением полей страниц
с помощью настройки Число полей в столбце совместно с на-
стройкой Макет страницы
Для пустых ячеек отображать
Это одна из самых ненужных настроек сводных таблиц. В ячейке в 7 на
рис. 4.20 указывается, что 5-го января никаких продаж со склада 2004014 не
производилось. Программа Excel указывает на это, оставляя ячейку пустой.
Однако наличие пустой ячейки может послужить причиной того, что про-
грамма Excel ошибочно станет подсчитывать количество элементов вместо
суммирования их значений (см. главу 3). Складывается впечатление, что ком-
пания Microsoft нарушает установленные ею же правила, используя пустые
ячейки, вместо того чтобы помещать в них нуль.
Рис. 4.20. Программа Excel оставляет ячейки пустыми, если в
них нет записей о продажах по отдельным датам и складам. Ес-
ли вы предпочитаете, чтобы пустые ячейки были заменены
ячейками с нулевым значением, используйте параметр Для пус-
тых ячеек отображать
Установив нулевое значение в поле Для пустых ячеек отображать, вы бу-
дете гарантировать, что все поля в разделе данных сводной таблицы имеют
значения.
Печать заголовков
Если вы захотите вывести заголовки строк и столбцов на каждой странице
отчета сводной таблицы, то установите этот флажок.
88 Глава 4
ПРАКТИКУМ
•*5	ИТФФ«ЕКУчЛЦГЧ у J ^T®V ’ п ‘ ' ♦ -.”•••
форматирование сводной таблицы
Вы получили по электронной почте отчет сводной таблицы, показанный на
рис. 4.21. Ваша цель заключается в том, чтобы переделать его. Для этого вы реши-
ли изменить настройки форматирования. Вам нужно выполнить операции, при-
веденные ниже.
1 <		В	C	0		Е	F	G	H	1
1	REGION	North	*			_	 _		 _	...	J ...	... _		f	—	1 	 .4. 1	**• * * *+	i
2	STORE	(Bee)	r						
э.		i	t 			 	 . 			 .	...		-	_ _								
4								
5,	MARKET	LINE OF BUSINESS у	Данны?	_	*	2500С	2500Р 'ЗОО2С Э002Р	4О55Т	4500С			
6	Great Laket	Copier Sale	Сумма по полю REVENUE	1Q29617				
7			Сумма по полю UNITS SOLD	647				
СВ			Сумма по полю SERVICE PlANS SOLD	0	г			'1	- •
9		Parte	Сумма по полю REVENUE			357898	2180810	605943
ТО			Сумма пп полю UNITS SOLD	-	j		0	0	0
11			Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD	—	т •— •		0	0	и
12		Pnnter Sale	Сумма по полю REVENUE		3269643		f	
13 14			Сумма по полю UNITS SOLD		667		I	
			Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD			-|	Г			' t
15		Servce Чап	Сумма по полю REVENUE	1		'>506495	11782811-	"965238
16			Сумма по полю UNI FS SOLD			0	0	0
17			Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD			1584,	4983	6280
16	Great Lakes Сумма по полю REVENUE			1929517	3269643	2864393	1396J620	505943, °955238
19	Great Lakes Сумма по полю UNITS SOLD			647	667:	0,	O’	0	0
20	Great Lakes Сумма	по полю SERVICE PLANS SOLD		0		1584	4983	0	6280
21 New England		Copier Sale	Сумма по полю REVENUE	6011684		I	-	J
22			Сумма по полю 1 'NITS SOLD	2036					4.*	
23			Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD	0				
24		Parts	Сумма по полю REVENUE			441203	1553113	468569’
25			Сумма по полю UNITS SOLD		- — - -Ч- i	0	0	0
2Е			Сумма по пилю SERVICE PLANS SOLD			0	0	0
27 2В 29		Pnnter Salt	Сумма по полю REVENUE		3356078			- - - L i
			Сумма по полю UNITS SOLD		711			j	
			Сумма по полю SERVIC Е PLANS SOLD					
зо,		Service Plan	Сумма по полю REVENUE		. „	„..j.	2624059	11527U76	7744218
31			Сумма по полю UNITS SOLD		i 1	0	3	C
32			Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD			1652	4886	4759
33	New England Сумма по полю REVENUE			6011684	3356078	3065267	13080189	466559 7744218
34	New England Сумма по полю JNITS SOLD			2036	711	0	0	C	0
Рис. 4.21. От вас требуется переделать этот отчет
1.	Выберите поле Market, установите синий фоновый цвет и измените шрифт на
полужирный белого цвета, как показано на рис. 4.22.	,,
2.	Выделите промежуточные суммы для поля Market и задайте полужирный
шрифт.
3.	Выделите поле Line of Business, установите серый фоновый цвети задайте
полужирный шрифт, как показано на рис. 4.23.
4.	Откройте диалоговое окно Параметры сводной таблицы и внесите изменения,
как показано на рис. 4.24. Выполненные изменения описаны ниже.
	Удалите общие суммы для столбцов.
	Удалите общие суммы для строк.
	Снимите флажок Автоформат.
	В раскрывающемся списке Макет страницы выберите значение Поперек, затем
вниз.
	Установите флажок Для пустых ячеек отображать и введите символ подчерки-
вания" ".
Форматирование отчета сводной таблицы 89
1	REGION	0 North	у	C :	D . j E		
2J 3 5	STORE	(Все)	*			
				MODEL •	
		LINE OF BUSINESS v	Денные		^.2'	2L. *	2500C	2500P
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 у. 16 19 23 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 36	Great Lakes	Copier Sale	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD	1929517 647 o:	
		Parte	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD		f~	j i	<1	
		Printer Sale /	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD		3269643 86'/ О
		Service Plan	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма по г лю SERVICE PLANS SOLD					4 1
	Great Lakes Суммй по полю REVENUE			1929517 3269643'	
	Great Lakes Сумма nt полю UNITS SOLD			647	667
	Great Lakes Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD			0	'I
	New England	Copier Salt	Сумма по полю REVENUE Сумма no полю UNITS SOLD Сумма по полю SERVICE PLANS! SOLD	6011664 2036 0	-— -
		Pari 4	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD	i	' 1 	-j	 - 1 ' 1	
		Printer Sab	Сумма по пилю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD		 	H —	3356078 	 711 -* ,,	1T °
		Service Plan	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD	—	:=
	New England Сумма no полю REVENUE New England Сумма по полю UNITS SOLD			6011684 3356078 2036	711	
	New England Сумма по пилю SERVICE PLANS SOLD			0	0	


Рис. 4.22. Наведите указатель мыши на верхнюю границу поля Market,
чтобы выбрать все ячейки Market
1	Л	i	„	''
		A		В	c
1	REGION		(North	Ж	
2.	STQRE	.. ..Л......	»'....... 					21 (Bee)	ж	
4
5
6
7
6
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
24
25
26
27
MARKt Г	ж	[LINE OF business у	
Great I .jkes		[Copier Sale" . J J	Сумма n- i полю REVENIJE
1			Сумма nt > полю UNITS SOLE' Сумма пи полю SERVICE PLANS SOLD
		Parts У j	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD
		Printer Salo	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма no полю SERVICE PLANS SOLD
		Service Plan	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD
Great Lekea Суммы no полю REVENUE			
Great Lake* Сумма па полю UNITS SULD			
Great Lakee Сумма no полю SERVICE PLANS SOI D			
N. w 1 nghncl		Copier Selo	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма пи полю SERVICE PLANS SOLD
r		Parts	Сумма по полю REVENUE Сумма no полю UNITS SOLD	! Сумма no полю SERVICE PLANS SOLD 1
		Printer Sale	Сумма no полю REVENUE Сумма nt > г'.лю UNITS SOLD Сумма гю полю SERVICE PLANS SOLD I
		Service Plan	Сумма по полю REVENUE Сумма по пилю UNITS SOLD Сумма no т лю SERVICE PLANS SOLD |
30
31
3?______________________________________
33 Now England Сумма no полю REVENUE
34 Now England Сумма no полю UNITS_SOLD
Э5 New England Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD

Рис. 4.23-Форматирование ячеек Line of Business
90 Глава 4

Параметры сводной таблицы
Инд: |СводнаяТаблица5
Формат -W-	«ам/Ч|-« -Mpttf  HIM. -^НУ-Я^-Г' .-* -1Й.Н.
Г общая сумма по столбцам
решая сумма пр строкам
д—
ав.’оформат
ькл^чл-гь скрыл» е значежя
обьегинять ячаикх! Lsru n-.tr.ое
1*7 сохранять 4>ормят1*х®вние
f7 повторять подписи на каждой
траггцр печа”и
данные
Источник:
f*7 сохранить дамнь-е еместе с таблицей
v разййртьгоние разрешена
Г обновить при от» рытии
Г Щайй'Ш r,wAfctfe*; |
пакет страницу? |поперек, затем вниз * |
число полей в строке	JO -JM
Ч I';	Ц>. i'i
Вне иние данные:
для ошибок отображать,
Р’ дпч пустых ячеек слои,<=*ать: £
ггчать хгоЛоВков
• ' »
/Г ,- ' / Ч ' / fi !	" •' '	, I, а/ “' ,''
й -ty*





if

4a**W** ^*	^ «**••* ****^*е**«*^^
Рис. 4.24. Диалоговое окно Параметры сводной таблицы
после внесения всех изменений ?
 -	-/ 4 ‘ V / f. *t	' ,, ,	>	4 1-
Всего лишь несколько щелчков кнопкой мыши улучшат вид отчета сводной табли-
цы, удалят бросающиеся В глаза пустые места и сделаю? отчет удобочитаемым и
понятным. Итоговая сводная таблица показана на рис. 4.25.

2'REGION
з.;
Ли___________
5
‘В
7
8
"10
11
12
13
14
15
16
*
17
IB j Great Lake» Сумма по полю REVENUE_________
19 Great I akee Сумме по полю UNITS SOL D
20 Great Lakes Сумма по полю SERVICE Pt ANS SOLD
21
22
23
?4
25
26
27
28
29
30
31
32
33 New England Сумма no п^лю REVENUE_____________
34 {New England умм i по полю UNITS SOLD
35 New England Сумма no полю SERVICE PLANS SOLD
MARhL Г
GieatIakes
#
New England
{North
— ....... •—  —
б Г Е
ё ((Все) у
LINE OF BUSINESS *	Данные	*	2500С	2500Р	Э002С
Sopwr 3 >te	Сумма п. палю REVENUE	1929517
	Сумма пс полю UNI fS SOLD	647
	Сумма по полю SERVICE PLANS SOLD	0
Pais	Сумма по полю RE'/ENUE Сумма по полю UNITS SOLD Сумма п полю SER’/ICE PLANS SOLD	3678961 1 ~ L '' ' T o [J
Printer Sate	Сумма п полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD С^мма по полю SERVICE PLANS SOLD	3269643 667 o	1
fVicePlar	Сумма по полю REVENUE Сумме по полю UNITS SOLD	“ 2506495 		i—о
	С г мм а по полю SERVICE PLANS SOLD	1584|
1929517
о4/
0
I643 2864393
К.7_________0
0	1584
Copier Sale	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD	6011684 2036”
	Сумма по полю SERVICE PLANS SOU'	0
Гапе	Сумма по полю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD	_	4412061 _ . L	;	bl
	С мма по полю SERVICE PLANS SOLD	0
nntei Seie	Сумма по полю REVENUE Семма по полю UNITS SOLD Сумма пп полю SERVICE PLANS SOI D	3356078 711 	7(Г
^emce plan l' 11	' il, '.	Сумма п пилю REVENUE Сумма по полю UNITS SOLD С чма пп полю SERVICE PLANS SOLD	~ 2624059 1652j
6011684, 3356078	3065267
2036	,1_1_________0
0__________0	1652


С

Рис. 4.25. Итоговый отчет

Форматирование отчета сводной таблицы 91
Дальнейшие шаги
В главе 5 вы изучите различные инструменты, которые можно исполь-
зовать для изменения метода просмотра сводных данных. Вы научитесь
скрывать данные, а также группировать, сортировать, классифицировать и
ограничивать данные по верхнему или нижнему значению.
Изменение способа
просмотра данных
сводных таблиц
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Функции отображения
и сокрытия элементов
Как правило, при использовании
сводных таблиц суммируется весь
набор данных из всех записей. Одна-
ко иногда требуется исключить опре-
деленные элементы из итогового на-
бора данных сводной таблицы. В та-
ких ситуациях можно скрыть соот-
ветствующий элемент данных.
Основы сокрытия элемента
При сокрытии элемента данных
вы предотвращаете не только его
отображение в отчете, но и участие в
итоговых расчетах.
На рис. 5.1 показана сводная табли-
ца с полем Market в области строк.
Два числовых поля Units Sold и
Revenue помещены в область столб-
цов. Поле Line of Business поме-
щено в область страниц, и в настоящее
время в нем выведены данные Copier
Sale.
Заметьте, что поле Market содер-
жит раскрывающийся список в пра-
вой части ячейки А4. В этом списке,
показанном на рис. 5.2, перечислены
все элементы, представляющие рын-
ки. По умолчанию выбираются все
элементы Market.
Функции отображения
и сокрытия элементов......93
Сортировка элементов
сводной таблицы...........99
Создание отчетов
“Первая десятка".........107
Группировка сводных таблиц... 110
Дальнейшие шаги...........118
94 Глава 5
	A	В		Jl * L J -  ' - -	 ’	_	-	- Ц
1	LINE OF BUSINESS	Copier Sale	v				 1
2			
w— _ i		Данные	*	
	MARKET	Сумма nr полю UNITS SOLD Сумма по полю REVENUE	
5 „California		1 374	4 020 386	
6	Central US	1186;	3 506 717	
7	Colorado	1 068 .	3 113 591	
8	Florida	1224	3 783 617	
9	Great Lakes	647!	1 929 517	
10	Gulf Coast	1 950	5 830 888
11	Illinois	1С09'<	2989 768	
12	Indiana	1 201	3 616 637
13	Kentucky	1 982	5 872 430	
14	New England	2 036 :	6 011 684	
15 iNew York North		1 382	3 932 881
16	New Vo'k South	555	1 641 970
17	Nurth Carolina	1 259	3 763 158
18	North West	1 068	3 179 141
19	Ohio	798	Я381 299
20	Shenandoah Valley	1 470'	4 244 770	
21	South Carolina	1 818	5 751 497
221	Southwest	1496]	4 532147	
23	Tennessee	2 091	6 323 837
24	Texas	1 508	4 531 085
25	Topeka	1 889	5 624 620
	Общий итог	29 0I1J	86 581 689]
Рис. 5.1. В этой сводной таблице суммируются все продажи
копировальных устройств и выводится общая сумма 86 мил-
лионов долл.
Рис. 5.2. Меню Market содержит
список всех рынков. По умолча-
нию выбраны все рынки
Чтобы скрыть один рынок, вы можете сбросить флажок для соответствую-
щего элемента. Если вашему руководству нужен отчет по всем рынкам, за ис-
ключением существующего в Калифорнии, то сбросьте флажок California.
После щелчка на кнопке ОК и закрытия блока данные сводной таблицы
автоматически будут пересчитаны без учета значения California. Как
показано на рис. 5.3, общий объем продаж копировальных устройств
уменьшится на 4 млн долларов и составит 82 млн долларов без учета рынка
California.
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 95
7	'			 A,.	J	В	С	
1	LINE OF BUSINESS JCopier Sale	*			
2				
3		Данные		
4	MARKET	▼	Сумма по полю UNITS SOLD	Сумма по полю	REVENUE
'5	Central US	1 186	3 506 717	
6	Colorado	1 068		3113 591
7	Florida	1 224		3 783 617
9.	Great Lakes	647,		1 929 517
Я -	Gulf Coast	1 950j		5830 388
W Illinois		1 009		2 989 768
11	Indiana	1 201	3 616 687	
12 Kentucky		1 982	5 872 430	
13	New England	2 036		6 011 684
14	New York North	1 382		3 932 881
15	New York South	555		1 641 970
16	North Carolina	1 259		3 763 158
17J North West		1 068		3179 141
18lOhio		?96		2 381 299
19	Shenandoah Valley	1 470	4 244 770	
20	South Carolina	1 818	5 751 497	
21	Southwest	1 496		4 532 147
	Tennessee	2 091	6 323 837	
23	Texas	1 508	4 531 085	
24	Topeka	1 889	5 624 620	
25	Общий итог	27 637	82 561 304	
Рис. 5.3. После удаления рынка California общий объем
продаж уменьшится на 4 млн долл.
Предупреждение
Нет никаких внешних признаков того, что этот отчет получен без учета рынка
California. Как правило, Excel изменяет цвет стрелки обычного отфильтрован-
ного списка на синий, чтобы указать на сокрытие в нем отдельных элементов. Эта
функциональная возможность не отображается в полях сводных таблиц.
Отображение всех элементов
Вы можете быстро восстановить все скрытые элементы данных для поля,
несколько раз щелкнув мышью. Выберите раскрывающийся список в поле
Market и установите флажок (Показать все). Все удаленные флажки будут
восстановлены.
Отображение или сокрытие большинства элементов
Начиная с Excel 2002 была упрощена процедура создания отчета, вклю-
чающего всего несколько элементов одного поля. Если вам нужно создать от-
чет только для Флориды и северного побережья Мексиканского залива, то для
этого потребуется всего лишь несколько раз щелкнуть мышью.
Раскройте список Market. Сбросьте флажок (Показать все), чтобы снять
выделение со всех рынков.
Теперь вы можете выбрать только Флориду и Мексиканский залив, как по-
казано на рис. 5.4.
На рис. 5.5 показано, что продажи копировальных устройств во Флориде
и на побережье Мексиканского залива составляют 9,6 млн долл.
96 Глава 5
Рис. 5.4. Начиная с Excel 2002, для снятия
выделения со всех рынков и повторного
выделения двух рынков требуется лишь
три щелчка мышью
	А	8	c
Л	LINE OF BUSINESS	Copier Sale	
2			
3.		Данные v	
4	MARKET	▼	UNITS SOLD	REVENUE
5	Florida	1 224	3 783 617
6	Gulf Coast	1 950	5 830 886
7	Общий итог	3174	9 614 505
Рис. 5.5. В этой сводной таблице все
рынки, за исключением двух, скрыты
Примечание
В Excel 2000 нет опции (Показать все). Это вызывает проблемы, когда, к примеру,
из 200 клиентов вам нужно вывести данные только по двум из них. Вам придется
либо вручную снимать выделение с 198 элементов, либо использовать метод
группирования для создания нескольких групп для всех нежелательных рынков.
Только после этого вы сможете легко снимать выделение с этих групп. Метод
группирования описан далее в этой главе. В Excel 97 требовалось дважды щелк-
нуть на поле и указать элементы, которые нужно скрыть.
Сокрытие или отображение элементов без данных
По умолчанию сводная таблица выводит только те элементы, которые со-
держат данные. Это внутреннее поведение может вызвать проблемы анализа
данных. Взгляните на рис. 5.6, в котором показана сводная таблица с полем
дат в области страниц. Если для поля дат установить опцию (Все), то в отчете
будут выведены данные по 21 рынку.
Выберите в поле страниц дату 03.01.06, и отчет сводной таблицы будет
пересчитан для отображения продаж копировальных устройств на трех рынках
за этот день. На рис. 5.7 показаны эти три рынка: побережье Мексиканского
залива, долина реки Шенандоа и Юго-Запад страны.
Выберите другую дату из поля страниц с датами. В отчет будут включены
рынки с продажами за этот день. На рис. 5.8 показаны данные о продажах на
пяти рынках за 6 января.
Отображение элементов с данными обеспечивает очень сжатый отчет, но
он не очень удобен, если позже понадобится сравнить мгновенные состояния
за несколько дней, ведь в таком случае может потребоваться, чтобы программа
Excel выводила каждый раз все рынки. Чтобы программа не скрывала сводные
элементы без данных, дважды щелкните на поле Market, чтобы открыть диа-
логовое окно Вычисление поля сводной таблицы, как показано на рис. 5.9.
В левом нижнем углу установите флажок Отображать пустые элементы.
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 97
	А	В	C
J	LINE 6Г BUSINESS	Copier Sale ♦	
2	iNManC£PAT£	(Все)	*	
3			
4 .		Данные	
5^	MARKET	V	UNITS SOLD	REVENUE
6	California	1 374	4 020 385
7	Central US	1 186	3 506 717
6	Colorado	1068	3113 591
9	Florida	1224	3 783 617
10	Great Lakes	647	1 929 517
11	Gulf Coast	1960	5 830 088
12	Illinois	1009	2 989 768
13	Indiana	1 201	3 616 687
“14	Kentucky	1 982	5 872 430
16	New England	2 036	6 011 684
16	New York North	1382	3 932 881
и?	New York South	555	1 641 970
18	North Carolina	1 259	3 763 158
19	North West	1 OF, 8	3 179141
f20	Ohio	798	2 381 299
21	Shenandoah Valley	1 47U	4 244 770
22	South Carolina	1 813	5 751 497
23	Southwest	1 496	4 532 147
24	Tennessee	2 091	6 323 837
26	Texa^	1 5Ud	4 531 085
26	Topeka	1 889	5 624 620
27	Общий итог	29 011 < 86 581 689	
	A	В	C
1	UNE OF BUSINESS	Copier Sale r	
2.	IN BALANCE DATE	bl.03.06 r	
3			
4		Данные .	*	
5	MARKET	sr	UNITS SOLD	REVENUE
6	Gulf Coast	2	3 703
7	Shenandoah Valley	□	12 968
Э	Southwest	14,	40 347	
9	Общий итог	22	57 018	
Рис. 5.6. Поле страниц, содержащее
даты, добавленные в эту сводную таб-
лицу
Рис. 5.7. По умолчанию сводная таб-
лица будет скрывать в поле страниц
рынки с отсутствующими данными для
этой комбинации выборок
A	8	C
1 June of business	Copier Sa'-	
2 IN BALANCE DATE	01.06 06 r	
зТ		
41	Данные ▼	
5 MARKET	*	UNITS SOLD	REVENUE
6 j California	8	26 822
7 (Central US	5	22 296
8 'New England	8	28 702
9 (Southwest	9	32 441
10 (Tennessee	7	221И1
11 Общий итог	37	132 272
Рис. 5.9. Чтобы открыть это диалоговое окно, два-
жды щелкните на поле Market. Установите флажок
в левом нижнем углу, чтобы отображать данные
всех рынков
Рис. 5.8. Измените дату в поле страниц,
и вы получите другой набор рынков
Теперь будут выводиться данные для всех рынков, независимо от реализа-
ции товара за этот день, как показано на рис. 5.10.
Сокрытие или отображение элементов в поле страниц
Как правило, в области страниц выбирается либо опция (Все), либо от-
дельный элемент. Если вы выберите значение Line of Business то
сможете указать одно из направлений деятельности, а опции (Все) — вы-
вести сведения о всех направлениях торговли. Это не совсем удобно при
98 Глава 5
создании отчета с итоговыми суммами объемов продаж копировальных
устройств и принтеров.
О	A	3	
1 1	ONE OF BUSINESS	Copier Sale w	
.aJ	IN BALANCE GATE	01.06.06	••	
3			
4 5		Данные ж’	
5 MARKET ' '-''Гг		UNITS SOLD REVENUE	
ۥ	California	8	26 822
7	Central US	5	22 2 3d
X	Colorado		
sn	Florida		
to	Great Lakes	I ! i i ! I ! = I 1 S i I	I	
ll	Gulf Coast		
112	Illinois		
1з:	Indiana		
14	Kentucky		
15 1б	New England New York North		J	28 702
171 New York South			
18 *19	North Carolina	s  » < i 1 I 1 i i 1 i F J I 1 1 ‘ F I L	'	
	North West	' i ; ! । । ! 1 : ! ! i ! 1 ! 1 f i I 1 L	i	
20 Ohio			
21	Shenandoah Valley		
22	South Carolina		
25] Southwest		:0>i f I ! ! i 1 : 1 ! i 1 I	32 441
24	Tenn?>see	7{	22 011	
25 26 27	Texas	J i ! ] F j i ! M i i > I I ? F !	
	Topeka		
	Общий итог	37;	132 272	
Рис. 5.10. Мгновенное состояние та-
кого отчета гораздо легче сравнивать с
отчетами за другие дни, поскольку все
отчеты за все дни содержат единый
список рынков
Рис. 5.11. Временно пе-
ретащите поле страниц в
область строк и выберите
требуемые направления
Решение заключается в перетаскивании поля Line of Business в об-
ласть строк или столбцов отчета. После этого используйте раскрывающийся
список Line of Business для выбора объемов продаж только принтеров
или только копировальных устройств, как показано на рис. 5.11.
После выделения двух элементов перетащите поле Line of Business
обратно в область страниц отчета. В области страниц будет выбрана новая оп-
ция (Множественные элементы), как показано на рис. 5.12.
Предупреждение
После использования этой методики вы не сможете добавить скрытые элементы
обратно в поле страниц. Вам придется перетаскивать поле страниц назад в об-
ласть строк или столбцов и отображать скрытые элементы.
Отображение или сокрытие элементов в поле данных
Начиная с Excel 2000, сводные таблицы с множеством полей стали вклю-
чать в область данных отчета серое поле с раскрывающимся списком. Чтобы
удалить поле Units Sold из области данных, вы можете использовать один
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 99
из двух методов. Например, сбросить флажок для элемента в раскрывающемся
списке Данные, как показано на рис. 5.13.
	А	В		
			/
2	LINE OF BUSINESS	(несколько элементов)	
3			
и		Данные	
5	MARKET	UNITS SOLD	REVENUE
6	California	2 142 7 590 978	
7	Central US	1913	6 920 727
6	Colorado	1 723	6 238 315
*9	Florida	2 203 ' 8 606 931	
W	Great i akes	1 314! 5 199 160	
И	Gulf Coast	2 518 8 516 591	
12	Illinois	1761	6 552 661
13	Ind'ana	2 227J 2 753	8 574 725
14	Kentucky		9 534 888
15|New England		2 747	9 367 762
16	New Turk North	2 396	8 761 480
J2	New vork South	796	2 815 544
18	North Carolina	1 738	6 074 891
19	North West	1 669	5986 536
20 • лМ* i 21	Ohio	1 629	6 341 484
	Shenandoah Valley	1 962	6 574 231
22	South Carolina	2175	7 455 274
23	Southwest	2 209	7 997 888
24 iTennessBP		2 832	9 828 865
t2E	Texas	2 068	7 175 182
2Я	Topeka	2 560	8 836 354
27 j Общий итог		43 335	154 950 467
Рис. 5.13. Если в отчете содержатся множе-
ственные поля данных, то вы не сможете
перетащить только одно поле данных из от-
чета. Для удаления поля нужно использо-
вать раскрывающийся список Данные
Рис. 5.12. Перетащите поле Line of Business
обратно в область страниц, и сводная таблица
запомнит обе строки, выбранные на предыду-
щем этапе
В качестве альтернативы вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на
заголовке UNITS SOLD и скрыть его, как показано на рис. 5.14.
Сортировка элементов сводной таблицы
По умолчанию элементы в каждом поле сводной таблицы сортируются в ал-
фавитном порядке на основе имени элемента. На рис. 5.15 показано, что поле
Market сортируется в алфавитном порядке по названиям рынков.
Программа Excel предоставляет свободу выбора при сортировке полей
данных. Вы можете использовать один из трех методов сортировки сводной
таблицы.
	Использовать диалоговое окно Дополнительные параметры поля свод-
ной таблицы.
	Выполнить необходимые операции вручную.
	Использовать кнопки сортировки на стандартной панели инструментов.
100 Глава 5
Рис. 5.14. В качестве альтернативы вы можете уда-
лить поле данных, щелкнув правой кнопкой мыши на
его заголовке, и скрыв его
	A	В	c I
1			
2 HINE OF BUSINESS I Copier Sale *			
3			
4		Данные	
6	MARKET	v.	(UNITS SOLD	REVENUE
	California	T374	4 020 385
f	Central US	1 186	3 606 717
a	Colorado	J 066	3 113 591
9	Florida	1 224	3 783 617
10	Great Lakes	647	1 929 517
11	Gulf Coast	1950	5 830 888
if	Illinois	1009	2 989 768
J3	Indiana	1 201	3 616 687
14	Kentucky	1982	5 072 430
15	New England	2036	6 011 684
16	New York North	1 362	3 932 681
17	New York South	555	1 641 370
ie	North Carolina	1 259	3 763 158
19	North West	1 068	3179141
20	Oh-	798	2 381 299
21	She naridoah Valley	1 470	4 244 770
22	South Carolina	1 818	5 751 497
23	Southwesr	1 496	4 532147
24	Tennessee	2 091	6 323 837
25	Texas	1 508	4 531 085
26	Topeka	1 889	5 624 620
27	Общий итог	29 011	86 581 689
Рис. 5.15. По умолчанию сводная таб-
лица сортируется в алфавитном поряд-
ке. В этой сводной таблице рынки
представлены в порядке A-Z
Сортировка элементов в диалоговом окне
Дополнительные параметры поля сводной таблицы
Для сортировки данных часто используется диалоговое окно Дополни-
тельные параметры поля сводной таблицы. Чтобы открыть это диалоговое
окно, дважды щелкните на названии поля Market сводной таблицы. Откроет-
ся диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы. Щелкните на кноп-
ке Дополнительно. Откроется диалоговое окно Дополнительные параметры
поля сводной таблицы.
Это диалоговое окно, показанное на рис. 5.16, управляет параметрами сор-
тировки для поля и параметрами раздела Автоотображение.
На рис. 5.16 показано, что по умолчанию в разделе Параметры сортировки
для поля Market установлен переключатель сортировки по возрастанию.
Чтобы в начале отчета перечислялись самые крупные рынки, установите пе-
реключатель по убыванию.
При использовании раскрывающегося списка С помощью поля, как пока-
зано на рис. 5.17, сортировка может выполняться как по исходному полю, так
и по любому другому указанному полю данных из сводной таблицы. В данном
примере мы сортируем элементы по убыванию количества проданных товаров
или по убыванию полученной прибыли. Выберите Revenue из раскрываю-
щегося списка.
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 101
Рис. 5.16. Диалоговое окно Дополнительные параметры
поля сводной таблицы содержит параметры Сортировка и
Автоотображение
Рис. 5.17. Вы можете сортировать поле столбцов по любо-
му полю данных или по самому полю столбцов
Выполнив все операции в диалоговом окне Дополнительные параметры
поля сводной таблицы, закройте это окно, а также диалоговое окно Вычис-
ление поля сводной таблицы.
Как показано на рис. 5.18, отчет сводной таблицы будет отсортирован по
убыванию прибыли. Штат Теннесси является лидером продаж копировальных
устройств с объемом продаж 6,3 млн долл.
Хотя работа в диалоговом окне Дополнительные параметры может пока-
заться несколько утомительной, оно обеспечивает самый эффективный метод
сортировки, описанный в данной книге. Сортировка, выполняемая с помо-
щью этого метода, выполняется независимо от того, как вы измените отчет
сводной таблицы. Таким образом, вам не придется повторно изменять пара-
метры сортировки.
102 Глава 5
Влияние изменений в макете на сортировку данных
Если вы изменяете пале страницы для отображения объема продаж принтеров,
отчет будет автоматически пересортирован. На рис. 5.19 показан отчет после вы-
бора значения Printer Sale из раскрывающегося списка Line of Business.
Отчет автоматически сортируется и в нем указывается, что штат Индиана является
лидером по продажам принтеров с товарооборотом 4,9 млн. долл.
а-’"“			.c
1			
2	LINE OF BUSINESS ICopier Sale 4		
X			
4		[Данные w	
5	MARKET .	[units SOLD	REVENUE
6	Tennessee	2 091	6 323837
7	New England	2 036	6 011 684
8	Kentucky	1 982	5 872 430
dsL	Gulf Coast	1 950	5 830 888
101	South Carolina	1 818	5 751 497
11	Topeka	1889	5 624 620
12	Southwest	1 496	4 532147
13	Texas	1 508	4 531 085
14	Shenandoah Valley	1 470	4 244 770
J5	California	1 374	4 020 385
ie	New York Nonh	1 382	3 932 881
17	Florida	1 224	3 783 617
18	North Carolina	1 259	3 763158
lb»	Indiana	1 201	3 616 687
201 Central US		1 186'	3 506 717
211 North West		1 068	3 179 141
22	Colorado	1068	3113 591
23	Illinois	1009	2 989 768
24	Ohio	798'	2 381 299
25	Great Laxe*	647	1 929 517
26	New York South	555	1 641 970
27	Общий итог	29 011	86 581 689
	A	В	С _
1		
2	LINE OF BUSINESS | Printer Sale 4“	
3		
4 ".		Данные ж]
5 J	MARKET j*'	UNITS SOLD REVENUE
6	Indiana	1 026 4 956 038
7	New York North	1 014 4 828 599
8	Florida	979 4 823 314
9,	Ohio	831 3 960 185
10	Kentucky	771 3 662 458
Й’	California	768 3 570 593
12	Illinois	752 3 562 893
13	Tennesset	741 3 505 028
14	Southwest	713 3 465 741
ISJCentral US		727 3 414 010
16	New England	711 [ 3 356 078
17	Great Lakes	667 3 269 643
iBJTopeka		6711 3 211 734
19	Colorado	655 3 124 724
20	North West	601 р 2 807 395
21	Gulf Coast	568 2 685 703
22	Texas	560 2 644 097
23	Shenandoah Valley	492 2 329 461
24	North Carolina	479 2 311 733
25 .South Carolina		357 1 703 777
A	New York South	241 1 173 574
27	Общий итог	14 324 68 368 778
Рис. 5.18. Отчет отсортирован так, что
самый крупный рынок указывается
первым
Рис. 5.19. При настройке нового значе-
ния поля страниц рынки будут отсорти-
рованы для выявления лидера по про-
дажам принтеров
Если вы поместите в отчет новое поле, сводная таблица запомнит исходный
тип сортировки поля Market и применит его для вывода данных в указанном ра-
нее порядке. На рис. 5.20 показан отчет после добавления поля Region в качестве
внешнего поля строки. Поле Region сортируется в алфавитном порядке по на-
званиям регионов, а рынки указаны в порядке уменьшения прибыли.
Вы можете сортировать поле Region и в порядке уменьшения прибыли.
В таком случае регион South выводится первым, поскольку объем продаж
принтеров в нем составляет 28 млн долл. Рынки для поля Region отсортиро-
ваны в порядке уменьшения прибыли, как показано на рис. 5.21. Несмотря на
то что такой способ сортировки относительно просто выполняется в стан-
дартной таблице Excel, он требует двойного отображения диалогового окна
Дополнительные параметры — один раз для задания параметров поля Re -
gion и один раз для установки параметров поля Market.
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 103
	А	~	9	С	0			
1 2	LINE OF BUSINESS	Pnnter Sale	v	4—	
				
3				
S			ДаниМР1	T	
	REGION	v	MARKET			*	UNITS SOLD REVENUE	
.6	North	New York North	1 014	4 628 599
		Ohio	831	3 960 185
I’ll О	С		New England	1 i i ’ 1	3 356 078
		Great Lakes	i ( '	1 1	1 1	I 1-	1 	i	3 269 643
		Shenandoah Valley	492	2 329 461
11 12		South Carolina	357	1 703 777
		New York South	241! 1 173 574	
13	North Итог		4 313	20 621 317
14 16"	South	Induna	1 026	4 958 038
		Florida	979	4 823 314
16		Kentucky	771	3662 458
17 18		Illinois	752	3 562 893
		Tennessee	741	3 505 026
19		Gulf Coast	568	2 685 703
20 21		Texas	560	2 644 097
		North Carolina	479	2 311 733
22j	South Итиг		5 876 : 28 153 264	
23	West	California	/6Р	3 570 593
24 26 2L 26		Southwest	713	3 465 741
		Central US	727	3 414 010
		7 'река	671	3 211 734
		Colorado	655	3 124 724
		North West	6011 2807 395	
29	We3t Итог		4135	19 594 197
30	Общий итог		14 324	68 368 778
. 5	'	A',		
2	LINE OF BUSINESS 1 Printer Sale	v		
3			
	REVENUE 7 '		
5	REGION	MARKS, i	Итог
6} South 7 8 •sj W Ti .if! <3		Indiana Fionoa Kentucky Illinois Tennessee Gulf Coast _ Texas	 North Carolina	4 958038 4 823 314 3 662 458 3 562893 3 505 028 2 685 703 2644 097 2 311 733
14	South Итог		28 153 264
J6 17 18 19 20 21	N?rth	New York North Ohio New England	 Great Lakes Shenandoah Valley South Carolina New York South	4 826 599 3 960 185 3 356 078 3 269 643 2 329 461 1 703 777 " 1 173 574
2? (North Итог			20 621 317
23 24 25 ’26	West	California Southwest Central US Topeka Colorado North West	3 570 593 3 465 741 3 414 010 3 211 734 3 124 724 2 807 395
27 28			
29	West Итог		19 594 197
3C	Общий итог		68 368 778
Рис. 5.20. После добавления поля Region с сорти-
ровкой по умолчанию регионы в отчете будут указы-
ваться в алфавитном порядке, хотя рынки в каждом
регионе будут расположены в порядке уменьшения
прибыли
Рис. 5.21. Установите параметры сор-
тировки для поля Region, чтобы
представить его в порядке убывания
значений поля Revenue
Сортировка вручную
В отчете сводной таблицы на рис. 5.22 показана последовательность регио-
нов по умолчанию. Эти регионы представлены в алфавитном порядке: North,
South, West. Если главный офис компании находится в Калифорнии, исто-
рически устоявшиеся традиции будут требовать первостепенного вывода дан-
ных для западного региона (перед данными северного и южного регионов).
	I REVENUE	REGION y|			
5	LINE OF BUSINESS *	North	(South (West	Общий итог
R 7 s	Copier Sale - — — X	 Printer Sale	25 893 618 36 711 470 i 23 976 601 20 621 317! 28 153 264; 19 594 197	86 581 689 68 368 778
a	Общий итог	46 514 935 ; 64 864 734 43 570 798	154 950 467
Рис. 5.22. Традиции компании Диктуют, чтобы элементы
поля Region выводились в такой последовательности:
West, North, South
На первый взгляд может показаться, что нет эффективного способа отсор-
тировать поле Region в указанной последовательности. Порядок по возрас-
танию предполагает расположение данных для региона West первыми, но при
104 Глава 5
этом данные для регионов South и North не будут расположены в правиль-
ной последовательности, что нарушает принятый порядок расположения ин-
формации в отчетах компании.
Конечно, можно попытаться убедить руководство компании отказаться от
устоявшихся традиций вывода отчетов в последовательности West, North,
South или даже изменить названия регионов, чтобы их порядок соответство-
вал историческим требованиям. Оба варианта слишком болезненны для руко-
водства, а потому нереальны для выполнения. Однако компания Microsoft
предлагает более простое решение возникшей проблемы.
Поместите курсор в ячейку В 5 сводной таблицы или в ячейку, которая в ва-
шем случае содержит заголовок North. Введите в ячейку В5 слово West и на-
жмите <Enter>. Последовательность расположения данных сводной таблицы
изменится автоматически. Объем продаж 216 млн. долл для западного региона
автоматически переместится из столбца D в столбец В. Остальные регионы сме-
стятся в последующие столбцы. В результате вы получите отчет, показанный на
рис. 5.23, с требуемой последовательностью полей: West, North, South.
.. _ L	А		в	C	D	E
1					
! } гч‘(п i 1	Пярьтвщйть сюда па				
					
4	REVFNUE	•	REGION •*			
5	LINE OF BUSINESS ▼	[West	North	South		Общий итог
6	Copier Sale	23 976 601’25 893 618 19 594 197 20 621 317		36 711 470	86 581 689
7	Printer Sale			28 153 264	68 368 778
8	Общий итог	43 570 798 46 514 935 64 864 734			154 950 467
Рис. 5.23. Введите слово West в ячейку В5, и последо-
вательность отображения данных отчета изменится ав-
томатически
Пример добавления нового региона
После применения этой методики все новые регионы, добавляемые в источник
данных, будут представляться в конце списка. На рис. 5.24 показана сводная таб-
лица после добавления региона central. Поскольку программа Excel не знает,
куда точно нуэкно добавить регион Central, он автоматически будет помещен
в конец списка.
1 '	A	В lei еттщи"	С e сюда пьт’	страниц	Е	
2 3 1	Сумма no nojrtHj REVENUE	REGION ж				
4	LINEOF BUSINESS ▼	West	North	South	Central				Общий итог
5 6 [7* 1 ₽ .9	Copier Sale Parts Printer Sale Service Plan Общий итог	23 976 601Г 25 893 618	36 711 470 23 670 053 29 063 171	31 205 269 19 594 197 20 621 317	28 153 264 149 341 261 201 414 511	223 750 307	и 216 582 112 276 992 617	319 820 310	0				86 581 689 83 938 493 68 368 778 574 506 079 813 395 039
Рис. 5.24. При ручной сортировке новые регионы добавляются в конец
списка п
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 105
Еще одно решение проблемы, связанной с настройкой последовательности
представления полей West, North, South, состоит в ручной сортировке спи-
ска. Списки, отсортированные вручную, настраиваются на вкладке Списки
диалогового окна Параметры. Используйте команду Параметры из меню
Сервис, введите West, North, South в поле Элементы списка и щелкните
на кнопке Добавить.
В области Списки (рис. 5.25) будет отображен ваш новый список West,
North, South.
Параметры
Международные Сохранение	Проверк а ошибок
ьид Вычисления Правке | Общие | Переход
Орфография | Безопасность
Сижки Диаграмма Цвет
Соигки
НОВЫЙ СПИСОК
Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс
Понедельник, Вторни,. Среда, Четсерг, Г
янь, фев, мар, аир, май, июн, июл, ьвг, се
Январь, Февраль M jpr, Al |рьлР, Май, Ию.
West , Not th. South' >
Импорт списка из ячеек:
Импорт
Рис. 5.25. Собственный список West, North, South теперь доступен для
применения в сводной таблице
После настройки собственного списка вы можете задать сортировку поля
Region в порядке возрастания. Технология IntelliSense программы Excel
обеспечивает сортировку этих элементов по полю Region и выводит отчет
в соответствии с пользовательским списком.
Сортировка с помощью кнопок на стандартной панели
инструментов
Некоторые сводные таблицы можно сортировать, используя кнопки стан-
дартной панели инструментов.
Предупреждение
Сортировка с помощью кнопок на панели инструментов приводит к изменению
типа сортировки на Вручную. Логика сортировки не сохраняется в виде новой
структуры отчета.
Сортировка сводной таблицы с помощью кнопок на панели инструментов
несколько отличается от стандартной сортировки набора данных.
106 Глава 5
Выберите любую ячейку в диапазоне А5: А26 для сортировки сводной таб-
лицы по рынку, как показано на рис. 5.26. Поскольку мы работаем с полем
строки, то перед сортировкой можете выбрать заголовок Market или любой
необходимый рынок.
Чтобы выполнить сортировку по прибыли, как показано на рис. 5.26, вы-
берите одно из значений в диапазоне В6 :В26. Если вы выбрали заголовок в
ячейке А4 или В4, то программа Excel сообщит, что не знает, по какому полю
выполнять сортировку.
На рис. 5.27 показана сводная таблица с двумя полями данных в области
столбца. При выборе ячейки в диапазоне А5: А26 и щелчке на кнопке сорти-
ровки будет выполнена сортировка по рынку. Если же выбрать ячейку в диа-
пазоне Вб: В26, то отчет будет отсортирован по прибыли. При выборе ячейки
в диапазоне С6: С26 отчет будет отсортирован по количеству проданного то-
вара. Что интересно, при использовании ячейки В5 или С5 поля Revenue и
Units будут отсортированы в порядке возрастания и убывания на основе их
заголовков. При выборе ячейки В27 или С27 будет выполнена сортировка
столбцов Revenue и Unit на основе их итоговых сумм.
мнеми		в CooierSale *
2	LINE OF BUSINESS	
		
	REVENUE >	•	
	|мдй<ет&..гз?":м	Итог
	California	4 02С335
*	Central US	3 506 717
7	Colorado	3113 591
	Florida	3 783 617
Ж	Great Lakes	1 929 517
10	tGulf Coast	5830 888
it	Illinois	2 989 768
~12	Indiana	3 616 687
13	Kentucky	5 872 430
14	New England	6 011 684
15	New York North	3 932 881
16	New York South	1 641 970
17	North Carolina	3 763158
18] North West		3 179 141
19	Ohio	2 381 299
20	Shenandoah Valley	4 244 770
21	South Carolina	5 751 497
	Southwest	4 532147
23	Tennessee	6 323 837
24	Texas	4 531 085
25	If. река	5 624 620
26	Общий итог	86 581 689
	А		_ C J
X	One of business	Copier Sale v	
' 2			
		Данные ... ♦!	
	r.	UNITS	REVENUE
5'	New York South	555	1 641 970
ж	Great Lakes	647	1 329 517
	Ohio	798	2381 299
 SJ	Illinois	1009	2989 768
	North West	1 068 3 179141	
	Colorado	1 068	3113 591
11	Central US	1 186	3 506 717
42	Indiana	1 2U1	3 616 687
13	Florida	1224	3 783 617
14	North Carolina	1 259	3 763 158
15	California	1 374	4020 385
16	New York North	1 382	3 932 881
171	Shenandoah Valley	1 470	4 244 77Q
jy о С * сл ** ! 1 ! ! )		1 496	4 532 147
19-Texas		1 508	4 531 085
20	South Carolina	1818| 5 751 497	
	Topeka	1 889	5 624 620
22	Gulf Coast	1950	5 830 888
23	Kentucky	1962	5 872 430
24	New England	2 036	6 011 684
25	Tennessee	2 091	6 323 837
26	Общий итог	29 011]	Г8Ё581 689
Рис. 5.26. Для сортировки поля Market
выберите любую ячейку в диапазоне
А5:А2б и щелкните на кнопке сортировки
по возрастанию
Рис. 5.27. Сортировка с помощью кно-
пок на панели инструментов усложня-
ется при повышении сложности струк-
туры отчета
Важно помнить, что любая сортировка с использованием кнопок панели
инструментов выполняется только один раз, в результате чего опция сорти-
ровки изменяется на вариант Вручную. В левой части рис. 5.28 показана свод-
ная таблица с объемом продаж копировальных устройств по отдельным рын-
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 107
кам. Отчет был отсортирован в порядке уменьшения прибыли путем выделе-
ния ячейки В6 и установки сортировки по убыванию. Хотя может показаться,
что выполненные действия равнозначны настройке параметров более слож-
ной функции Автосортировка, данная сортировка применяется только к те-
кущему виду таблицы.
Если указать отображать в области страницы данные поля Printer Sale, то
таблица не будет повторно отсортирована автоматически. Как показано в правой
части рис. 5.28, рынки приводятся в той же последовательности, что и для поля
Copier Sales. Хотя в отдельных случаях именно это и требуется, чаще всего не-
обходимо автоматически сортировать данные по новому полю.
	' '/V'1,1 ‘	0^1
	LINE OF BUSINESS	Copier Sale Sr
2		
3	REVENUE	
4	MARKET^ t. ж	Итог
£	Tennessee	6 323 B37
6	New England	E 011 F84
4.	Kentucky	5 872 430
г	Gulf Coast	5 830 888
	South Carolina	5 751 497
ю	To^ka	5 624 620
и	Southwest	4 532 147
12	Texas	4 531 085
13	Shenandoah Valley	4 244 770
14	California	4 020 385
15	New York North	3 932 881
16	Florida	3 783 617
17	North Carolina	3 763158
18	Indiana	3 616 687
19	Central US	3 596 717
X	Nurth West	3 179 141
21	Colorado	3 113 591
22	Illinois	2 999 760
23	Ohio	2 381 299
24	Great Lakes	1929 517
25	New York South	1 641 970
26	Общий итог	86 581 689
	,.,.A ' " WM',:d	
1	LINE OF EASINESS	Printer Sale ▼
V	I	
3	REVENUE	
4	MARKET	Итог	J
..s’	Tennessee	3 505 028
6	New England	3 356 078
' 7.	Kentucky	3 662 458
	Gulf Coast	2 685 703
9*	South Carolina	1 703 777
W	Topeka	3 211 734
11	Southwest	3 465 741
12	Texas	2 644 097
13	Shenandoah Valley	2 329 461
,14	California	3 570 593
15	New Ynrk Nnrth	4 828 599
В	Flotida	4 823 314
i?	North Carolina	2 311 733
18	Indiana	4 958 038
19	Central US	3 414 010
20	North West	2 807 395
21	Colorado	3 124 724
22	Illinois	3 562 893
23	Ohio	3 960 185
24	Great Lakes	3 269 643
125	New York South	1 173 574
_26	Общий итог	68 368 778
Рис. 5.28. Выберите поле Printer Sale, и отчет не будет отсорти-
рован в должном виде. Причина в том, что сортировка с использо-
ванием кнопок A-Z и Z-A на панели инструментов приводит к пе-
реходу к ручным настройкам функции Автосортировка
Создание отчетов "Первая десятка"
Правило “80/20” часто применяется к финансовым наборам данных. Предпо-
лагается, что 80% прибыли приносят 20% клиентов. Вы можете обнаружить, что,
кроме 10 самых крупных клиентов, в отчете содержатся сведения о множестве
мелких клиентов, которые покупают запасные части стоимостью всего в несколь-
ко долларов. Менеджер по продажам может сэкономить рабочее время, если вме-
сто изучения отчета из 10 страниц с данными о 500 клиентах он просмотрит отчет
на одной странице с данными о 10-20 самых крупных клиентах.
Сводные таблицы поддерживают возможность фильтрации отчета в вари-
антах Первые 5, Последние 10 и т.д.
108 Глава 5
На рис. 5.29 показан отчет о продажах копировальных устройств по разным
складам. В отчете выведено 128 складов.
Отчеты “Первая десятка” создаются с помощью диалогового окна Дополни-
тельные параметры. Дважды щелкните в поле store для открытия диалого-
вого окна Вычисление поля сводной таблицы. Затем щелкните на кнопке
Дополнительно. Параметры раздела Автоотображение лучшей десятки при-
ведены в правой части этого диалогового окна.
Изначально автоматическое отображение первых нескольких позиций не вы-
полняется. При выборе переключателя включения функции Автоотображение
становятся доступными три дополнительных элемента управления. Раскрываю-
щийся список Отображать позволяет выбрать вариант наибольших или наи-
меньших. Справа от него вводится число между 1 и 255. Элемент управления
С помощью поля применяется для ограничения поля Store до 15 верхних запи-
сей в поле Revenue. На рис. 5.30 показано описанное диалоговое окно с настрой-
ками автоматического отображения лучших значений.
	А	Б
1	ONE OF BUSINESS (Copier Sale *	
2		
3 1	REVENUE	
4	STORE	*	Итог
5	2004014	756 874
6’	2105015	447 881
.2	3106016	273 005
в	3106026	185 772
в	3109019	1 756 664
W	6002012	80 777
	6002G22	456 509
12	Г00Р029	738 131
113	7008018	404 117
14	7008048	791 971
15	12011011	361 180
16	12016016	1 608 904
17	12118018	599 319
18	12118048	663 694
19	12118068	113 406
20	12113080	260 651
21	13013013	1 455 229
22	13013023	846 695
123	13019019	1 518 424
24	13019029	858 136
' ‘At- 25	13019049	681 536
26	14010010	407 122
Рис. 5.29. Этот итоговый отчет за-
нимает четыре печатные страницы
и содержит слишком много де-
тальных сведений для руководи-
телей высшего уровня
Рис. 5.30. Настройки Автоотображение лучшей десятки
позволяют ограничить отчет только верхними или нижни-
ми записями
Итоговый отчет теперь ограничен первыми 15 складами (рис. 5.31). Поле
Store выделено синим цветом, указывающим на то, что поле отфильтровано с
помощью функции Автоотображение. Отметим, что использование функции Ав-
тоотображение не означает автоматическую сортировку отчета. Для этого вам
придется применить команду Автосортировка. Кроме того, общий итог в нижней
части отчета представляет сумму только для выведенных 15 элементов.
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 109
	А	В
I 1	LINE OF BUSINESS	Copier Sale ▼
2		
3	REVENUE	
4	STORE	▼	[Итог
5	3109P19	1 756 864
6	12016016	1 608 904
7	13013013	1 455 229
8	13019019	1 518 424
9	33031021	1 323 914
ио	47142012	1 434 231
и	63163013	1 217 881
12’	67166016	1 64/ 569
13	72070010	1 589 312
14	73171011	2 659 817
15	’4075025	1 241 201
16	83080010	1 908 104
17	85085025	1 998 514
1$	94091(111	1 177 528
19	96094014	1 477 754
120	Общий итог	24 015 246
Рис. 5.31. Использование функции Авто*
отображение для создания отчета по са-
мым крупным складам
При изменении поля страницы автоматически изменится и список глав-
ных складов.
A	в
1 [LINE OF BUSINESS	Printer Sale *r
2 iREGION 	;	North	*
з j	
4 JCymmr no полю REVENUE	
5 MARKET	м *	Итог
6 New York North	4 826 599
7 Ohio	3 960 185
8 New England	3 356 078
9 Great Lakes	3 269 643
10 Shenandoah Vail, у	2 329 461
11 South Carolina	1 703 777
121 New York South	1 173 574
13jTopeka	0
14 Indiana	0
15 i Kentucky	0
16 Colorado	0
17. California	0
18] Illinois	0
19 j North Carolina	0
20 North West	0
21 j Central US	0
22] Florida	0
23 (Gulf Coast	0
24 ! Southwest	0
25^Tennessee	0
26 |Texas	0
27 |Общий итог	20 621 317
Пример ошибки в логике функции
Автоотображение
В логике функции Автоотображение существует
очевидный изъян. Если вы запрашиваете первых
10 значений, причем десятое место заполнить
нечем, го программа Excel не станет препятство-
вать выводу всех несуществующих записей. Если
вы внимательней присмотритесь к отчету, то мо-
жете столкнуться с ситуацией, в которой из 10 за -
писей только девять или даже меньшее количе-
ство имеют ненулевые значения, В указанном
случае нулевыми значениями программа запол-
няет несуществующие записи. В результате вы
получите сводную таблицу с огромным количест -
вом нулевых записей в конце, как показано на
рис 5.32.
Рис. 5.32, В этом отчете нарушен принцип применения
крманды Автоотображение Условия отбора настолько
строгие, что только восемь записей из десяти имеют
ненулевые значения. Программа Excel отображает все
остальные записи в виде нулевых значений
Помните, что если вы вручную отфильтруете поле Store, а затем перемес-
тите его в область страницы, то отчет будет продолжать фильтроваться по
складам. Эта методика не применима к полям, отфильтрованным с помощью
110 Глава 5
функции Автоотображение. Переместите отфильтрованное поле store в об-
ласть страницы, и все склады снова будут выделены.
Группировка сводных таблиц
Хотя большая часть операций подведения итогов и вычисления показате-
лей выполняется с использованием стандартных команд сводных таблиц,
иногда возникают ситуации, в которых требуется дополнительно суммировать
данные отчета.
Например, финансовые данные, как правило, хранятся с указанием даты
сделки. Эти данные выводятся в ежемесячных, квартальных или годовых от-
четах. Опция Группировать позволяет легко и быстро консолидировать даты
сделок в группы, основанные на месяцах или кварталах. Впоследствии вы
сможете суммировать данные в этих группах таким же образом, как это вы-
полняется в полях сводной таблицы.
Как вы узнаете в следующем разделе, группировка не ограничивается по-
лями дат. Вы можете группировать поля без дат для консолидации определен-
ных объектов сводной таблицы в отдельный элемент.
Группировка полей дат
На рис. 5.33 показан отчет, сведенный по датам. Итоговые данные для двух
лет трудовой деятельности занимают более 700 строк. В этих 700 строках под-
ведены итоги для исходных 41550 строк данных, но руководство чаще всего
требует итоговые данные на ежемесячной или ежегодной основе.
Группировка полей дат не вызывает особых проблем. Щелкните правой
кнопкой мыши на заголовке дат или на любом элементе дат, примените
команду Группа и структура и выберите опцию Группировать, как пока-
зано на рис. 5.34.
Если поле содержит информацию о датах, откроется диалоговое окно
Группирование, показанное на рис. 5.35. По умолчанию выделен вариант Ме-
сяцы. Вы можете группировать данные по секундам, минутам, часам, дням,
месяцам, кварталам и годам. Рекомендуется выбирать в диалоговом окне
Группирование несколько вариантов. В нашем случае выбраны варианты
Кварталы и Годы.
Обратите внимание на некоторые особенности группировки данных в итого-
вой сводной таблице. Во-первых, поля Кварталы и Годы добавлены в список
полей. Не позволяйте себя одурачить — ваш источник данных не изменился и
никаких новых полей не содержит. Эти поля теперь являются частью кэша
сводной таблицы в памяти. Во-вторых, по умолчанию поля Годы и Кварталы
автоматически добавляются после исходных полей дат в макете сводной таб-
лицы, как показано на рис. 5.36.
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 111
А	В
1 [LINE OF BUSINESS	Copier Sale
2	
3 Сумма ль пмю REVENUE	
4 jlN BALANCE DATE	ж,	Итог
5 Г	01.03.06	57 018
6 I	01 04 06	51628
01.05.06	100116
8 f	01.06 06	132 272
9 1	01.07.06	23 086
To]	01.08.06	174 158
11	01.09.06	113 21u
12	0111’06	18 498
13	01.11.06	36 611
14	01.12.06	172 620
15 Г	01.13.06	103 723
16 Г	01.14.06	156 226
17 Г	01.15.06	215 407
16	01 16.06	132 032
<9	01.17 06	59 077
20	01.18.06	55 747
211	0119.06	182 083
221	01.20.06	77 823
23	01.21.06	63 683
24	01.22.06	61 966
Рис. 5.34. Для получения доступа к меню Груп-
пировать щелкните правой кнопкой мыши на
заголовке поля
Рис. 5.33. Отчет с ежедневными
итогами занимает более 700 строк.
Имеет смысл создать отчет за месяц
или год
Рис. 5.35. Пользователи Excel, занимаю-
щиеся финансовой деятельностью, оце-
нят функцию группировки по месяцам,
кварталам и годам
Включение итогов по годам при группировке
данных по месяцам
Хотя это сразу не очевидно, при группировке полей дат по месяцам имеет
смысл включить в итоговые данные сведения по годам.
Например, сводная таблица, показанная на рис. 5.37, имеет поле дат,
сгруппированных по месяцам и годам. Для названий месяцев в столбце А ис-
пользуются распространенные сокращения типа Янв, Фев и т.д. Объем про-
даж принтеров за январь 2006 года составляет 2,715 млн долл.
112 Глава 5
	А	В 1	С		D	Е			F	G		
1	LINE OF BUSINESS	Cogiei Sale						I1	рл			
											
	Сумма по полю REVENUE	j				1 лисом полей сводной та * х Перетащите элементы в сводную таблицу					
з1 4											
	Годы		LJ&b	Кварталы IN BALANCE DATE v		Итог							
5 JJ 7 'в V 10“ и 12 13	2006	Кв-л1	янв	2 715 020							
			фев мар	3 088 467 3 201 442			• £1 -в и м ... н И Ё1 • в -□ а	REGION MARKET STORE IN BALANCE DATE		A	
		Кв-л2	апр мнй июн	3 309 439 3 435 284 3 384 032							
		Кв-лЭ	июл авг сен	3 651 569 3 461 037 3 531 622				Order Date FISCAL PERIOD MuDEL			
14. ”15 16		Кв-л4	окт н я |дек	3 627 505 3 563 280 3 363 154				LINE OF BUSINESS REVENUE			
Q 2007 18 19 201	< 21		Кв-л1	ЯНР фев				3 331 228 3 560179				Unll1 □ DkA-U V СГНитГС ГМ АЧС CZM f J»			
											
			мар	3 950 904		| Погостить в Область ст				‘ 1	
		Кв-л2	апр	3 895 744							
											
			май	3 879 592							
22			июн	3 923 025					3	 J		
23		Кв-лЗ	июл	3 903 992				1 				
24			авг	3 936 585							
•25			сен	3 856 852							
26		Кв-л4	он	4 211 254	i j i I j				.....		
27			ноя	4 078 083				L	 J			
28			дек	3 672 400				Г			
29	Общий итог			86 581 689							
30	I							1			
Рис. 5.36. По умолчанию программа Excel добавляет новые сгруппированные поля дат
в макет сводной таблицы
	A	в	С	D
iJ	UNE OF BUSINESS	Coder Saif ▼		
2				
3	Сумма no полю REVENUE	Годы, ▼		
4_	IN BALANCE DATE ’	*	p006	2007	Общий итог
5	ЯНВ	2 715 020	3 331 228	6 046 248
6	фев	3 088 467	3 560179	6 648 646
7 мар		3 201 442	3 950 934	7 152 346
8	anp	3 309 439	3 895 744 3 879 592	7 205 183
9	май	3 435 284		7 314 876
10	июн	3 384 032	3 923 025	7 307 057
11	§ s	3 651 569	3 903 992	7 555 561
12	авг	3 461 037	3 986 585	7 447 622
13	сен	3 53i 622	3 866 852	7 388 474
14	'О . 3 i : I 1 1 ! 1 i 1 j [ I 1	3 627 505	4 211 254	7 838 759
15	ноя	3 563 280	4 078 083	7 641 363
16	А*к	3 363 154	3 672 400	7 035 554
17	Обилий итог	40 331 851	46 249 838	86 581 689
Рис. 5.37. Эта таблица имеет поле дат, сгруппирован-
ных по месяцам и годам
Если вы решили сгруппировать поле дат только по месяцам, то программа
Excel продолжит выводить итоги для поля дат с использованием сокращен-
ного названия Янв. Проблема заключается в том, что даты Янв 2006 и Янв
2007 объединены под общим названием Янв. Отчет с итогами Янв 2006 и
Янв 2007 будет полезен только при выполнении сезонного анализа данных.
При любых других обстоятельствах отчет об объемах продаж принтеров за ян-
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 113
варь, составляющий 6 млн. долл., будет выглядеть несколько неправдоподоб-
но и может интерпретироваться неверно. Чтобы предотвратить создание со-
мнительных отчетов, подобных показанным на рис. 5.38, всегда включайте в
диалоговом окне Группирование группировку данных по годам при подведе-
нии итогов по месяцам.
Рис. 5.38. Если вы не включили поле Годы в сгруппированный от-
чет, то в нем будут просуммированы продажи за январь 2006 года
и январь 2007 года
Группировка полей дат по неделям
Диалоговое окно Группирование предлагает настройки группировки по секун-
дам, минутам, часам, дням, месяцам, кварталам и годам. А что делать, если нужно
сгруппировать данные по одной или двум неделям? Это вполне реально.
Прежде всего вы должны свериться с бумажным календарем для дан-
ного года. Рабочие даты могут начинаться с 3 января 2006 года, причем
важно знать, что в этом году 3 января было во вторник. Вы решаете, с ка-
кого дня должна начинаться неделя: с воскресенья, понедельника или лю-
бого другого дня. Сверьтесь с календарем. Ближайший понедельник был
2 января 2006 года.
Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке дат в сводной таблице. Выбе-
рите опцию Группа и структура и примените команду Группировать. В диалого-
вом окне Группирование сбросьте флажки со всех опций По и выберите в списке
указания шага только значение Дни. Это позволит использовать счетчик Количе-
ство дней. Чтобы создать недельный отчет, увеличьте количество дней с 1 до 7.
И наконец, вам нужно установить флажок Начиная с и задать дату. Если
вы приняли настройки по умолчанию и начали с 3 января 2006 года, то все не-
дельные периоды в отчете будут начинаться со вторника и заканчиваться по-
недельником. Вновь сверившись с календарем, начинайте первую группу со 2
января 2006 года. Измените настройки, как показано на рис. 5.39.
В результате вы получите отчет, отображающий еженедельные объемы
продаж, как показано на рис. 5.40.
114 Глава 5
Рис. 5.39. Ключ получения доступа к счетчику
Количество дней заключается в выборе из
поля с шагом значения Дни
							 					 Tu A	R Copier Sale v
1 LINE OF BUSINESS		
2		
«к* Ca) ^-4 j	Сумма no полю REVENUE |	"	
	IN BALANCE DATE ~У]Итог	
5	02.01 2006 - 08.01.2006	538 278
6	09.01.2tl06 - 15 01.2006	316 503
7*1	16.01.2006-22.01.2006	632 411
6	23.01.2006 - 29 01.2006	487 928
		
9	301(1 2006 - 05.02.2006	705 964
io	C6.02.2C06- I2.02.2006	698 789
	13 02.2006- 19 02.2006	636 649
12	20 02 2006 - 26 02 2006	879 789
13 j	27.02 2006 - 05 03 2006	1211616
14	06.03.2006-12 03 2006	621 595
16	13.03.2006-19 03.2006	647 396
16	20 03.2006 - 26.03.2006	686 309
17	27.03.2006 - 02.04 2006	549 539
18	03.04.2006 - 09.04.2006	771 229
19	10.04.2006 -16.04.2006	725 350
20	17.04.2006 - 23.04 2006	840 719
21 i24.04.2006 - 30.04.2006		864 304
Рис 5.40. Отчет, отображающий
еженедельные объемы продаж
Предупреждение
Если вы решили выполнить группировку данные по неделям, никакие иные на-
стройки группировки доступны не будут. Вы не сможете сгруппировать текущее
или любое другое поле по месяцам или кварталам.
Группировка двух полей дат в одном отчете
При группирке поля дат по месяцам и годам программа Excel переназнача-
ет исходное поле дат для отображения месяцев и добавляет новое поле для
отображения годов. Новое поле имеет имя Годы. Все довольно просто, если
у вас в отчете представлено только одно поле дат.
Если вам нужно создать отчет с двумя полями дат и вы пытаетесь сгруппи-
ровать оба поля по месяцам и годам, программа Excel сама установит первому
сгруппированному полю имя Годы, а второму сгруппированному полю — имя
Годы2. Это неминуемо приведет к конфликту данных. В подобном случае
важно правильно переименовать поля.
Отчет по срокам выполнения работ
Составители графиков на заводе-изготовителе озабочены временными периодами
между приемом заказов и их выполнением. Составители знают, чТо для приобрете-
ния мачериалов, разработки и производства товаров требуется 60 банковских дней.
Если все их клиенты заблаговременно сделают заказ, то заводу-изготовителю по-
требуется как можно побольше материальных ресурсов.
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 115
Однако в действительности заказчики всегда хотят,“чтобы их клиенты получили
товар как можно быстрее. В таких случаях завод-изготовитель может приобрести
дополнительные ресурсы для выполнения срочных заказов. Л д Л[
Если используемый источник данных включает в себя поле для дат отправки товара и
поле для дат заказов, вы с легкостью можете создать отчет, отображающий стандарт-
ный порядок выполнения заказов по отдельным товарам Такой отчет вполне подойдет
сос авителям графиков выполнения заказов на заводе изготовителе.
1.	Создайте отчет с полем ship Date в области строк. Если вы хотите вывести
даты отгрузки товаров в области столбцов, но в отчете имеется больше 253 дат,
то вы изначально не сможете заполнить отчет
2.	Сгруппируйте поле Ship Date по месяцам и годам.
3.	Перетащите поле Ship Date (содержащее теперь месяцы) в область столбцов
сводное таблицы. Перетащите поле Годы в область страницы сводной таблицы
и выберите первый год.
4.	Перетащите поле Order Date в область строк сводной таблицы.
5.	Сгруппируйте поле Order 4Date по месяцам и годам.
6.	Программа Excel самопроизвольно переименует поле с годами для order
Date на Годы2, поэтому переименуйте его на Год заказа.
7.	Дважды щелкните на поле Revenue. Щелкните на кнопке Дополнительно и вы-
берите опцию Доля от суммы по столбцу.	/Г /
8.	Пока вы находитесь в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы, щелк-
ните на кног же формат. Задайте полю Revenue числовой формат 0.0%;;. Точки с за-
пятой не будут позволять выводить отрицательные или нулевые значения.
Итоговая таблица показана на рис. 5.41. В ячейке Сю указывается, что 22,9% зака-
зов копировальных устройств в январе 2006 года реализовалось в течение января.
Другие 35,3% этих заказов реализованы в декабре. Это означает, что 59% от объе-
ма продаж копировальных устройств за январь были реализованы во время их
производства. Это говорит о том, что завод-изготовитель должен хранить полный
набор ресурсов для выполнения срочных заказов^ У W}	I- .[ Л;
Рис. 5,41. В отчете, указывающем время выполнения заказов, используются два
поля, сгруппированных по месяцам и годам
116 Глава 5
Группировка числовых полей
Диалоговое окно Группирование, применяемое для числовых полей, по-
зволяет группировать элементы в одинаковые диапазоны. Укажите начальное
число, конечное число и общее количество чисел, которые должны содер-
жаться в каждой группе элементов.
Группировка текстовых полей
Предположим, вас вызвал главный менеджер по продажам. Он тайком ре-
шил выполнить массивную реорганизацию в региональных торговых отделе-
ниях. При этом он требует отчет с отображением объемов продаж за послед-
ние два года по указанным регионам. Вы догадываетесь, что предложенные
регионы будут меняться не один раз до окончания реорганизации, поэтому
откажетесь от изменения поля Region в источнике данных.
Вначале создайте отчет, отображающий прибыль по годам и рынкам. Ме-
неджер по продажам предлагает создать новый регион Юго-Восток, вклю-
чающий регионы Texas, Gulf Coast, Florida, Carolinas и Shenandoah
Valley. Используя клавишу <Ctrl>, выделите эти шесть рынков для нового
региона Юго-Восток. Щелкните правой кнопкой мыши на одном из рынков
и сгруппируйте эти элементы. На рис. 5.42 показана сводная таблица перед
созданием первой группы.
1.INE OF BUSINES
2
3
4
L_________
6 Central US
П?. vENUE
MARKET
California
ja
11
Colorado
Flohai
Great Lakes
Gulf Coast
Illinois
12 Indiana
Kentucky
14 >New England
15j
16
17
16
19
*20
121
New fork Nu'
New York Sod
North •Carolina
North West
Ohio
22
2?
24
Shenandoah 
South Carolina
Southwest
Tennessee
Hexa?, ,
Topeka
Общий итог
Copier Saie чг
Формат ядок...
Сводная диаграмма
Мастер сводных таблиа
О&юеить данные
» J Скрыть детали
► *3 Отобразить детали
Общий итог
4 020 385
3 506 717
; 3113 591
3 783 617
1 929 517
"5 630 088
2 989 768
3 616 687
5 872 430
6 011 684
3 932 881
SHIP DATE
2006____________-2007___________
I 945 645	2 0“r4 740
'T 765 979'	1 740 738
* '
Скрыть
выделить
A
Q^yma и структур
Порадок
Параметры поля--.
Параметры таб^ы...
Скрыть панель сводной таблицы
Скрыт» список nonet
> разгруппировать
ZT3ZW3
2 657 004	2 96'616
40	951' 46 24S La. 86 581 689
7^3tT4TZ| 4 531 085
5 624 620
4 532 147
6 323 837
А
8
Рис. 5.42. Используйте клавишу <Ctrl> для выделения не-
смежных ячеек, с тем чтобы сгруппировать их в новый регион
Юго-Восток
Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 117
После группирования программа Excel добавит новое поле с именем MAR-
КЕТ2. В группе MARKET2, переименованной на Группа!, как показано на
рис. 5.43, будут перечислены шесть выделенных ранее ячеек.
	A	В	C	D	E
1	LINE OF BUSINESS [Copier Sale				
2					
3	REVENUE		SHIP DATE ▼		
4	MAPKET2	МАРКЕ'.	2005	2007	Общий итог
5	California	California	1 945 645	2 074 740	4 020 385
6	Central US	Central US	1 765 979	1 740 738	3 506 717
7 I	Coloiado	Coloi ado	1 273 808	1 839 783	3113 591
8	Группз1	Florida	,	1 726 585	2 057 032	3 783 617
9		Gulf Coast	2 920 984	2 909 904	5 830 B88
10		North Carolina	1 513 984	2 249 174	3 763 158
11		Shenandoah Valley	1 994 123	2 250 647	4 244 770
12		South Carolina	2 656 626	3 094 871	5 751 497
13.		Texas	2192 673	2 338 412	4 531 035
14	Great Lakes	Great Lakes	886 356	1 043 161	1 929 517
15	llliinis	Illinois	1 503 380	1 486 388	2 989 768
16	Indi ana	Indiana	1 747 801	1 868 886	3 616 687
17	Kentucky	Kentucky	2 564 272	3 308 158	5 872 430
18	New England	New England	2 787 396	3 224 288	6 011 684
19	New York North	New York North	1 760 975	2171 906	3 932 881
20	New York South	New York South	742 995	898 975	1 641 970
21 | North West		North West	1 443 962	1 735 179	3 179 141
22’Ohio		Ohio	1 104 104	1 277 195	2 381 299
231 Southwest		Southwest	2174R79	2 357 268	4 532147
24 [Tennessee		Tennessee	2 968 320	3 355 517	6 323 837
25 {Topeka		Topeka	2 657 004	2 967 616	5 624 620
26 Общий итог			40 331 851	46 249 838	86 581 689
Рис. 5.43. Программа Excel автоматически называет первую
группу как Группа!
Дважды щелкните на поле MARKET2 и назначьте ему имя Новый регион.
Щелкните в ячейке А8 и введите вместо Группа! более понятное имя.
При повторении этих операций для других регионов программа Excel про-
должит присваивать им имена Группа2, ГруппаЗ и т.д. После создания каж-
дого региона вводите описательное название в ячейку, содержащую имя, ав-
томатически присвоенное программой Excel.
Вы обнаружите, что поле Новый регион действительно существует. Для
представления данных в алфавитном порядке используйте настройки Авто-
сортировка.
По умолчанию программа Excel не добавляет промежуточные итоги в
поле Новый регион. Вы с легкостью можете использовать диалоговое ок-
но Вычисление поля сводной таблицы для вставки в таблицу промежу-
точных итогов.
На рис. 5.44 показан отчет, создаваемый для главного менеджера по про-
дажам после небольшой русификации. В нем “предсказывается”, что компа-
нии требуется переместить рынки сбыта в регион Северо-Восток для сба-
лансирования торговой деятельности.
118 Глава 5
	А	в	L Q _J . в		E.
1	Отрасль торговли	Copier Sale	•			
2					
3 1	Продажи		Дата отгрузки		
4	Новый регион *	‘Рынок	г	2006	2C07	Общий итог
5	Запад	California	1 945 645	2 074 740	4 020 385
6		Colorado	1 273 808	1 839 783		3113 591
7		North West	1 443 962	1 735 179	3 179 141
8		Southwest	2174 879	2 357 268	4 532147
L		Topeka	2 657 064	2 967 616	5 624 620
J0	Запад Итог		9 495 298	11.974 586	20 469 884
11	Северо-Восток	New England	2 787 396	3 224 288	6011 684
12		New York North	1 760 975	2 171 906 898 975	3 932 881
м		New York South	742 995		1 641 970
и,	Северо-Восток Итог		5 291 366	6 295 169	11 586 535
15	Средний Запад	Central US	1 765 979	1 740 738	3 506 717
16		Great Lakes	886 356	1 043 161	1 929 517
17		Illinois	1 503 380	1 486 388	2 989 768
18		Indiana	1 747 801	1 868 886	3 616 687
19		Kentucky	2 564 272	3 308 158	5 872 430
20		Ohio	1 104 104	1 277 195	2 381 299
21		Tennessee	2 968.320	3 355 5I7	6 323 837
22	Средний Запад Итог		12 540 212	14 080 043	26 620 255
23	Юго-Восток	Florida	1 726 585	2 057 032	3 783 617
24		Gulf Coast	2 920 984	2 909 904	5 830 888
ПС 4*0		North Carolina	1 513 984	2 249 174	3 763 158
26	«1	Shenandoah Valley	1 994 123	2 250 647	4 244 770
27		South Carolina	2 656 626	3 094 871	5 751 497
28		Texas	2192 673	2 338 412	4 531 085
29	Юго-Восток Ито»		13 004 975	14 900 040	27 905 015
30	Общий итог		40 331 851	46 249 838	86 581 689
Рис. 5.44. После группировки рынков в новые регионы отчет стано-
вится более понятным для анализа
Группировка и разгруппировка
Создав группы, вы можете скрывать или отображать детальные данные
с помощью команд Скрыть детали и Отобразить детали. На рис. 5.45 пока-
зана сводная таблица, основанная на отчете рис. 5.44, со скрытой детальной
информацией.
А 1 Отрасль торговли .		В Copier Sale ▼!		D	Е
2 V 4 *	Продажи Новый регион 	у Запад	Рынок	ЧГ	Дата отгрузки у 2006 9 495 298	2007 10 974 586	Общий итог 20 469 884
• 1 40 >Ki	Северо-Восток		5 291 366	6 295 169	11 586 535
	Средний Запад		12 540 212	14 080 043	26 620 255
8	Юго-Восток		13 004 975	14 900 040	27 905 015
9 Общий итог			4П 331 851	46 249 838	86 581 689
Рис. 5.45. Используя текстовые группы, вы можете скрывать и
отображать детальные сведения. В этом варианте отчета детали
скрыты
Дальнейшие шаги
Программа Excel очень удобна для вычислений разного рода значений.
Компания Microsoft добавила в нее два дополнительных средства, предна-
________________________Изменение способа просмотра данных сводных таблиц 119
значенных для вычислений данных в сводных таблицах. Вы можете доба-
вить новый элемент в существующую таблицу или же вставить в нее со-
вершенно новое поле. В следующей главе мы рассмотрим, как правильно
использовать вычисляемые поля и элементы.
Выполнение
расчетов в сводных
таблицах
6
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Вычисляемые поля
и вычисляемые
элементы
При анализе данных с использова-
нием сводных таблиц часто возникает
потребность во включении в отчет
значений, полученных в результате
вычислений, которые выполнялись
вне исходного набора данных. Про-
грамма Excel обеспечивает вас средст-
вами выполнения расчетов в сводных
таблицах с помощью вычисляемых
полей и вычисляемых элементов.
Вычисляемое поле — это поле дан-
ных, создаваемое в результате вычис-
лений, основанных на существую-
щих полях сводной таблицы. Вычис-
ляемое поле добавляется в набор
данных как виртуальный столбец.
Этот столбец не включается в исход-
ные данные, содержит значения, оп-
ределяемые с помощью формулы,
и взаимодействует с данными свод-
ной таблицы так же, как и с осталь-
ными полями сводной таблицы.
Вычисляемый элемент — это эле-
мент данных, создаваемый в резуль-
тате выполнения расчетов на основе
существующих элементов поля дан-
ных. Вычисляемый элемент добавля-
ется в набор данных как виртуальная
строка данных.
Вычисляемые поля
и вычисляемые элементы..121
Создание вычисляемого поля ...125
Создание вычисляемых
элементов...............133
Преимущества и недостатки
вычислений в сводных
таблицах................140
Управление и поддержка
вычислений в сводных
таблицах................145
Дальнейшие шаги..........146
122 Глава 6
Эта виртуальная строка не включается в исходные данные и содержит итого-
вые значения, полученные в результате вычислений, выполненных в других
строках того же поля. Вычисляемые элементы взаимодействуют с данными
сводной таблицы подобно всем остальным элементам.
С помощью вычисляемых полей и вычисляемых элементов вы можете вставить
в сводную таблицу формулу, позволяющую создать собственное поле или элемент
данных. Вновь созданные данные станут частью сводной таблицы, взаимодейст-
вуя с уже существующими данными, заново рассчитываясь при обновлении и
предоставляя вам возможности, изначально отсутствующие в источнике данных.
В примере на рис. 6.1 продемонстрировано, как обычное вычисляемое по-
ле может представить данные в ином ракурсе.
А 			В	C	D	E
1				i	
2				i 1 ! i r I i ' 1 ! 1 ! 1 i i i— 1 > j ।	
з Ц 4 UNE OF BUSINESS ▼		REGION ▼	Даник „ «г REVENUE	Units Sold	- -I-*— Average Revenue Per Unrt
5	Copier Sate	North	25 893 618	3 706	i ! i | ! ‘ u, KJ ss -л 4- < I
е	% s	South	36 711 470	12 224	
7		West	23 97b 601	3 081	2 967
el	Copier Sale Итог		86 581 689	29 011	2 984
9	Printer Sate	North	20 621 317	4 313	4 781
10		South	28153 264	5 876		4 791 JLL3L .
11		West	19 594197’	4 135		
12	Printer Sale Итог		68 368 778;	14 324		4 773
13	Service Plan	North	201 414 511]	103 595		1 944
14 15		South , ’ West	223 750 307	115 742	1 933
			149 341 261	76 954		1 941
1b'	Service Plan Итог		574 506 079	296 291	1 939
17	Общий итог		729 456 546	339 626	2148
Рис. 6.1. Поле Average Revenue per Unit (Средняя выручка за
единицу) представляет собой вычисляемое поле, добавляющее но-
вый смысл в анализируемые данные
Сводная таблица отображает выручку и количество единиц товара, про-
данных в каждом регионе по каждому направлению. Вычисляемое поле, рас-
считывающее среднюю выручку за единицу товара, вносит определенность
в анализируемые данные и добавляет в таблицу новые возможности.
Теперь посмотрите на рис. 6.1 и спросите себя: “Зачем понадобилось до-
бавлять вычисляемые поля и вычисляемые элементы? Почему бы не исполь-
зовать обычные формулы ячеек или произвести необходимые вычисления не-
посредственно в исходной таблице для получения требуемой информации?”
Чтобы получить ответы на эти вопросы, мы рассмотрим различные мето-
ды, которые можно использовать при создании вычисляемого поля, показан-
ного на рис. 6.1.
Метод 1. Добавление вычисляемого поля в источник
данных вручную
Вы можете вручную добавить вычисляемое поле в источник данных, как по-
казано на рис. 6.2, позволив сводной таблице использовать это поле как стан-
дартное поле данных.
Выполнение расчетов в сводных таблицах 123
1	REO.On MARKET	LINE OF 0USINE SS		Unite Sold	DAYS IMPEND	Average Revwf ие par Unit
2	North иеос Lal	/Parts	$3454	1	19,0	?454,0
3	North Shenandoah Valey Printer Sala		$1SO<32	2	19,0	/ 7 641,0
4	North Shenandoah Valey Copier Sale		$12 968	6	19,0	2161,3
5	N*<rh .NewF'ntend	{Parts	12 789		19,0	1394,5
6	North ‘jew f ng s id	Service Plan	$32 605		1910	1 417,6
7	North New England	Ser rice Plan	j $52437		20	19,0	1 747,9
6	North New England	Printer Sale	$17 391		2	19,(	₽ 695,5
9	North New England	.Parts	$2 4o8	3	19,0	822,7
10.	North New England	Parts	$375	1	19,0	375,0
11	North New York South	Service Plan	$67 592	30	19,0	2253,1
12	North New York South	Service Plan	$21 454	15	19,0	1430,3
13	North	1 *10	Parts	$979	2	19,0	489,5
14	North Ohio	Parts	$4539	1		19,0	4539,0
15	North >)hio	.Parts	$3 209	2	19,0	1604/5
16	North Ohio	Parts	$34 612	22	19.0	1573,3
17	hkxth South Сороки	Service Plan			 I $14 051	9		I ! ! i r ! JO о	1561,2
10	South North Carolina	Parts	1249	11	19,0	v ’ 22,6 " , .
19	South North Carolina	Service Plan	$3 951	: 1 <	i *	j	19,0	3 951,0
20	>cuth	Flor da	Service Plan	$157 434	68		о й	2315,2
21	South Florida	Parts	$19087	0	19,0	1,0
	South Indians	; Service Plan	$20 586	12	19,0	1,0
Рис. 6.2. Предварительно рассчитывать вычисляемые поля в источ-
нике данных обременительно и непрактично
На первый взгляд все выглядит довольно просто, однако этот метод пред-
варительного расчета поля и его внедрения в источник данных непрактичен
по нескольким причинам.
Помимо того факта, что вы увеличиваете шансы получения ошибок, воз-
никающих в результате вычисления и управления данными с помощью фор-
мул, вы также ограничиваете свои рабочие возможности в случае изменения
базовых требований.
Что же касается изменений вычисляемых полей, то вам придется вернуться
к источнику данных, заново рассчитать поле для каждой строки и обновить
сводную таблицу. Если вам потребуется добавить поле, то вернитесь к источ-
нику данных, добавьте новое вычисляемое поле, и затем измените диапазон
сводной таблицы для включения в нее нового поля.
Метод 2. Использование формулы вне сводной таблицы
для создания вычисляемого поля
Вы можете добавить вычисляемое поле при выполнении расчетов во внеш-
ней ячейке с помощью формулы. В примере на рис. 6.3 каждая ячейка
в столбце Average Revenue per Unit (Средняя выручка за единицу това-
ра) снабжена формулой, ссылающейся на сводную таблицу.
Несмотря на то, что этот метод обеспечивает добавление вычисляемого по-
ля, которое обновляется при обновлении сводной таблицы (как видно на
рис. 6.4), любые изменения в структуре сводной таблицы могут привести
к тому, что формула станет попросту бесполезной.
124 Глава 6
А,			Данные ж|		ДОБАВЛЕННОЕ ПОЛЕ
4	REGION	ж	UNE OF BUSINESS *	REVENUE . Units Sold.		Averaqe Revenue Per Unit
5	North	Copier Sale	25 893 618	8 706	2 974
6		Printer Sah	20 621 317	4 313	4 781
7		Service Plan	201 414511	103 595	1 944
в	North Итог		247 929 446	116614	2126
3	South	Copier Sale	36 711 470	12 224	3 003
10		Printer Sale	28 153 264(2	5 876	4 791
и		Service Plan	223 750 307	115 742	1 933
12	South Итог		288 615 041	133 842	2156
13	West	Copier Sale	23 976 601 [	8 081	2 967
14		Printer Sale	19 594 197[	4 135	4 739
15		Seince Plan	149 341 261	76 954	1 941
16 'West Итог			192 912 059	89 170	2163
17 Общий итог			729 456 546	339 626	2148
Рис. 6.3. При вводе формулы после создания сводной таблицы вы, по сути,
добавляете вычисляемое поле, которое обновляется при обновлении самой
сводной таблицы
	A	В	c	D	E
1	REGION	(Все) ж			
2 4					
3		Данные ж			ДОБАВЛЕННОЕ ПОЛЕ
4	LINE OF BUSINESS ж	(REVENUE	Units Sold		Average Revenue Per Unit
5	Copier Sale	86 581 689	29 011	ОДЕЛЛ!	
6	Printer Sale	68 368 778	14 324	ОДЕЛЛ!	
7	Service Plan	574 506 079	296 291		ОДЕЛЛ!
8	Общий итог	729 456 546	339 626		ОДЕЛЛ!
9				- - — . -		ОДЕЛЛ!
10		i 3 ! I । LJ	г		ОДЕЛЛ!
11					ОДЕЛО!
12	! ( r I i i i | ' I > < ! j ! i				ОДЕЛЛ!
13		! 1 : I ' ! ! 1			ОДЕЛЛ!
14	£ 	 	 _ 	 J.					ОДЕЛЛ1
15	1				ОДЕЛЛ!
16			J 1 						 J		ОДЕЛЛ1
17	1			  1			-		ОДЕЛЛ!
Рис. 6.4. Перемещение поля Region в область страницы изменяет
структуру сводной таблицы, что выявляет недостатки добавления
вычисляемых полей с использованием внешних формул
Метод 3. Непосредственная вставка вычисляемого
поля в сводную таблицу
Вставка вычисляемого поля непосредственно в сводную таблицу— это
наилучшее решение. Вам не потребуется управлять формулами и беспокоить-
ся о расширяемости таблицы при росте или редактировании источника дан-
ных, причем сводная таблица останется достаточно гибкой при изменении
определений полей.
Еще одно огромное преимущество этого метода заключается в том, что вы
можете изменять структуру сводной таблицы и даже просчитывать другие по-
ля данных для вычисляемых полей, не беспокоясь об ошибках в формулах или
нарушении ссылок на ячейки.
Отчет сводной таблицы, показанный на рис. 6.5, представляет сводную
таблицу, которая показана на рис. 6.1, за исключением того, что она реконст-
Выполнение расчетов в сводных таблицах 125
руирована таким образом, чтобы выводить средний доход за единицу товара
по каждому рынку.
А	В	С	D	
1			
2			
3 |	Данные		
4 MARKET	♦	Сумма по полю REVENUE	Сумма по полю Units Sold Сумма по полю Average Revenue Per Unit	
6 ^Cuiifornia	61 636 732	24 785	2 487
6 j Central	30 603 842	12 940	2 357
7 j Colorado	26 217 201	11 020	2 379
8 J Florida	47 362 461	19 372г 15 903	2 445
9 [ Great Lakes	36 992 638		2 326
10 > Gulf Coast	45 159 185	18 556	2 434
11 Illinois	42 101 421	18 390	2 289
12] Indiana	41 043 454	17 416	2 357
13 (Kentucky	37 363F32	J 5 448	2 419
14(New England	37 341 224	15 315	2 438
151 New York North	41 493 673	16 906	2 454
16 i New York South	29 482 893	12 95f	2 276
17 j North Carolina	34 082 354	13 940	2 445
18 Northwest	28 923143	11 770	2 457
19]Ohio	42 703 718	18 025	2 369
20] Shenandoah Valley	56 233 581	1 1 1 j i i 1 < i ! : i ; I | !  I 1 I  1 ; 1 1 ; j s o> cn ГЧ J ' j j - 1 1 1  1 t j i i > 1 !	1	2 350
21 .South Carolina	32 744 890	13 576’	2 412
22] Southwest 23 Tennessee	29 325 287	12 LH67	2 441
	33 564 381	13 493	2 488
24 jTexas 25 Topeka	39 143 422	17 228	2 272
	39 975 ВД7	16 639;	2 403
Эбщий итог	813 395 039	339 626.	2 395
Рис. 6.5. Ваше вычисляемое поле остается действительным даже при изменении структуры
сводной таблицы, приводящей к отображению средней выручки за единицу товара для
каждого рынка
Таким образом, при добавлении собственных вычислений в сводную таб-
лицу вы получаете следующие преимущества.
	Исключение потенциальных ошибок в формулах и ссылках на ячейки.
	Возможность добавления и удаления данных из сводной таблицы без
изменения исходных вычислений.
	Возможность автоматического перерасчета данных при изменении или
обновлении сводной таблицы.
	Обеспечение гибкости изменения вычислений при изменении опреде-
лений элементов.
	Возможность эффективного управления вычислениями.
Создание вычисляемого поля
Чтобы создать вычисляемое поле, активизируйте диалоговое окно Вставка
вычисляемого поля, показанное на рис. 6.6. Чтобы открыть его, поместите
курсор в любом месте сводной таблицы, щелкните на значке Сводная табли-
ца на панели инструментов Сводные таблицы и используйте команду Фор-
мулы*^ Вычисляемое поле.
126 Глава 6
Рис. 6.6. Диалоговое окно Вставка вычисляемого
поля поможет в создании вычисляемого поля для
сводной таблицы
Примечание
Чтобы открыть диалоговое окно Вставка вычисляемого поля в Office 2000, щелк-
ните правой кнопкой мыши в сводной таблице и используйте команду Форму-
лыФВычисляемое поле.
Совет
Если панель инструментов Сводные таблицы активизирована, вы можете щелк-
нуть кнопкой мыши в любом месте сводной таблицы и использовать комбинацию
клавиш <Alt+P> для просмотра всех элементов раскрывающегося меню Сводная
таблица.
В верхней части диалогового окна, показанного на рис. 6.7, имеется два
текстовых поля: Имя и Формула. В них вы должны задать вычисляемому полю
имя и создать формулу, указав необходимые поля данных и математические
операторы. В данном примере вычисляемому полю задано имя Avg Revenue
per Unit (Средняя выручка за единицу товара).
Далее, перейдите к списку Поля, как показано на рис. 6.8, и дважды
щелкните на поле Revenue. Введите символ косой черты /, чтобы указать
программе Excel, что вы будете делить значение поля Revenue на другой
элемент.
Предупреждение
По умолчанию текстовое поле Формула диалогового окна Вставка вычисляемого
поля содержит выражение = о. Перед вводом собственной формулы следует
удалить нуль.
Закончите ввод формулы, дважды щелкнув на поле Units Sold. Готовая
формула показана на рис. 6.9.
Выполнение расчетов в сводных таблицах 127
Рис. 6.7. Установка вычисляемому полю описа-
тельного имени
Рис. 6.8. Начните ввод формулы со значения
=Revenue /
Рис. 6.9. Полная формула = Revenue / 'Units
Sold' отображает требуемое вычисляемое поле
128 Глава 6
Щелкните на кнопке Добавить, а затем на кнопке ОК для активизации но-
вого вычисляемого поля. Как видно на рис. 6.10, в результате вы получите вы-
числяемое поле внутри сводной таблицы.
Список полей сводно^ таблицы * X
Перетащите элементы t иьодную таблицу
j»| REGION
14 MARKET
ЦЗТиЯЕ
IN BALANCE DATE
U FISCAL PERIOD
-gj MODEL
i  [J LINE OF BUSINESS
I JJ REVENUE
, | Units Sold
<••• g| DAYS IN PERIOD
J Avg Revenue per Unil
Поместить в Область строк
Рис. 6.10. Вы успешно доба-
вили вычисляемое поле в
сводную таблицу. Теперь вы
можете изменять настройки
этого нового поля точно так
же, как и параметры любого
другого поля (например,
имя поля, числовой формат
или цвет)
Обратите внимание на то, что после создания
нового поля Сумма по полю Avg Revenue per
Unit оно добавляется в список полей.
Означает ли это, что вы добавили столбец в ис-
точник данных? Нет. Вычисляемые поля похожи на
элементы Промежуточная сумма и Общая сумма
сводной таблицы, задаваемые по умолчанию, тем,
что все они являются математическими функциями,
которые выполняют перерасчет данных при изме-
нении или обновлении сводной таблицы. Вычис-
ляемые поля просто имитируют строго заданные
поля в источнике данных. Вы можете перетаскивать
их, изменять настройки полей, а также использовать
вместе с другими вычисляемыми полями.
Взгляните внимательно на рис. 6.9. Обратите
внимание на то, что формат введенной вами фор-
мулы похож на используемый в стандартной стро-
ке формул Excel. Очевидное различие состоит в
том, что вместо использования строгих ссылок на
ячейки или числовых значений, вы ссылаетесь на
поля данных сводной таблицы для определения
аргументов, применяемых в расчетах. Если вы уже
работали с формулами в Excel, то быстро усвоите концепции создания вы-
числяемых полей.
ПРАКТИКУМ	: ' .	- 
Прогнозирование итогов по следующему году
Предположим, что каждый склад компании предоставил начальный прогноз про-
даж на следующий год. Ваша задача состоит в использовании предоставленных
складами данных для создания итогового отчета, выводящего следующие данные
в Прогноз общего объема продаж по регионам и рынкам.
	Общий (процентный) рост объема продаж за последний год.
	Общая чистая прибыль по регионам и рынкам.
Поскольку эти показатели рассчитываются на основе исходных данных и обяза-
тельно будут изменяться в течение последующих двух недель, для создания за-
требованного отчета с прогнозами вы будете использовать сводную таблицу, по-
казанную на рис. 6.11.
Создайте исходную сводную таблицу для включения полей Revenue Last Year
(Продажи за прошлый год) и Forecast Next Year (Прогноз на следующий год)
для каждого региона и рынка.
Выполнение расчетов в сводных таблицах 129
	А	В	'c	D		 E			F
1	РЫО	MARKET	STORE	Revenu > test Year	Forecast Next Year Varrabk Cost Next Year	
2	North	NewEngtard	2004014	$1 825 142	$1 788 £39	($249 225)
3	North	New England Gulf Coast	2105015	$955 797	$1 099 167	($226 204)
4	South		3106016	$1 878 608	$1 963 145	($669 394)
5	Louth	Gulf Coast	3106026	$1 558 607	$1 479 621	($275 185)
6	outh	nen-aicky	3109019	$1 611 371	• $1 524 357	($212 783)
7	South Texas	6002012			Я 400 037 $501 892	$1 491 039	($348 657)
8	South	Texas	6002022			$577 176	($126 406)
9	South	Texas	6009029	$299 320	$336 735	($248 154)
10	West	Southwest	7008018	$2 870 867 $1 202 129	$2 776 586	($418 324)
11	West	Southwest	7006048		$1 396 111	($327 184)
12	North	New England	12011011	$880 242	$528 145 ~ $1 326 786	($294 655)
13	iTurth	Shenandoah VaBey 12016016	$1 396 617				($145 957)
14	•lortll	Shenandoah Valey	12016026	$383 542	$886 984 $1 235 879 $1 229 098	($669 590)
15	North New York South		12118018	$1 021 388 $1 350 657		($345 686)
16	llorth	New York South	12118048			($235 106)
17	North	New York South	12118058	$420 054	$483 062	($56 281)
18	North	New York South 12118068			$347 789 	 $158 536	$424 303	($83 687)
19	north	Nev? York South	12118088		$206 097	($114 644)

Рис. 6.11. Использование сводной таблицы обеспечивает гибкость при
обновлении итогового отчета, что устраняет необходимость его повтор-
ного создания
Как видно на рис. 6.12, добавив поля Forecast Next Year в область данных, вы
выполняете первое требование — вывести прогноз общего объема продаж по ре-
гионам и рынкам
1	A		 n,, о	м Ь. Ст, ,	D
2				/? jTjti	- r%-iiril"iT" г
3			Данные	▼	tf 
4	REGION ▼	MARKET	*	Revenue Last Year	Forecast Next Year
5	North	Great Lakes	3 195 710	3 584 51?
6 7		New England New York North	4 931 119 3 682 182	4795652 3906 225
8		New York South	3 298 424	3578439
9		Ohio	3 424 208	3 689 359
10		Shenandoah Valley	3 555 032	4036 68b
11		South Carolina	5 795 378	6135018
12	North Итог		27 882 053	29725897
13 i 14 15	South	Florida Gulf Coast Illinois	6 211 824 5 736 364 2 833 555	6 401397 6116 796 2 795029
16 17		Indiana	4 123 662	4 417 918
		Kentucky	4008 095	4211 045
18 19 20		North Carolina Tennessee	5 536 547 5 788 209	5882912 6113 491
		Texas	2 934 707	3175691
21	South Итог		37 172 363	39034 2801
22 23 24 25 26	West	California	5 590 362	5 830021
		Central Colorado North West_ Southwest	4 776 894 8 383 701 1 640 466 5 200 620	4 634 993 8 931856 1 720 593 5516 178
27		Topeka	4 823 847	5 146 364
28	West Итог		30 415 890	31780003
129	Общий итог		95 470 306	"	100540180
Рис 6.12. Исходная сводная таблица довольно проста, однако
она обеспечивает данные для первого требования - вывести
прогноз общего объема продаж по регионам и рынкам
130 Глава 6
Далее требуется определить процентный рост продаж за последний год. Чтобы
получить эти данные, ьам нужно добавить вычисляемое поле с использованием
следующей формулы.
(Forecast Next Year - Revenue Last Year)/'Revenue last Year’
Щелкните на значке Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы
и примените команду Формулы^Вычисляемое поле. В диалоговом окне Вставка
вычисляемого поля введите имя нового Поля Percent Growth.
Удалите нуль в поле Формула и выполните следующие операции,
t Введите открывающую скобку (.
& Дважды щелкните на поле Forecast Next Year.
Зе Введите знак минус ( ~ ).
4.	Дважды щелкните на поле Revenue Last Year.
5.	Введите закрывающую скобку ).
6.	Введите знак деления/.
7.	Дважды щелкните на поле Revenue Last Year.
На этом этапе ваше диалоговое окно должно выглядеть примерно так, как показано на
рис. 6.13. Введите формулу и щелкните на кнопке ОК для добавления нового поля.
Вставка вычисляемого поля
Добавить
Ipercent Growth
Добавить поде
Закрыть
«шнм**м**

Рис. 6ЛЗ, Всего лишь несколько раз щелкнув кноп-
кой мыши, вы создали формулу процентного роста
продаж
Revenue Last Year
I Forecast Next Ye®
Variable Cost Next Year
]ргя;
REGION
MARKET
STORE
Имя:
формула: |и ("Forecast Next Year - Revenue Last Year*)/ ‘Re



Фермат по умолчанию создает впечатление, что ваше вычисляемое поле указыва-
ет на повсеместный йулевой рост продаж (рис. 6.14). Вам нужно форма тировать
новые созданные поля так, чтобы правильно представить данные в них. В данном
случае придется изменить настройки нового поля так, чтобы вывести данные в них
в процентах.
После форматирования вычисляемого поля сводная таблица должна выглядеть
примерно так, как показано на рис. 6Л5. Используя новое вычисляемое поле, вы
можете видеть, что рынки New England и Illinois должны заново построить
прогнозы для отражения положительного роста зз последний год.
Выполнение расчетов в сводных таблицах 131
132 Глава 6
Итак, после вывода прогноза общего объема продаж по регионам и рынкам, а также
общего процентного роста за последний год, пришло время выполнить последнее
требование: вывести общую маржинальную прибыль по регионам и рынкам.
Чтобы извлечь эти данные, нужно добавить вычисляемое поле, в котором исполь-
зуется следующая формула.
Forecast Next Year + Variable Cost Next Year
Примечание
Поле Variable Cost Next Year находится вне отчета сводной таблицы
(см. рис. 6.15). В вычисляемом поле могут использоваться скрытые поля
сводной таблицы.
Откройте диалоговое окно Вставка вычисляемого поля и задайте новому вычис-
ляемому полю имя contribution Margin (Маржинальная прибыль).
Удалите нуль в поле Формула и выполните следующие операции.
1.. Дважды щелкните на поле Forecast Next Year.
2. Введите знак плюс (4).
3. Дважды щелкните на поле Variable Cost Next Year.
На этом этапе ваше диалоговое окно должно выглядеть так, как показано на
рис. 6.16.
Вставка вычисляемого поля
_____________
Имя:	] Contribution Margin
....--1-----<— ................................. ........---
= 'Forecast Next Year'+ ‘Variable Cost Next Year* Удалить
Поля:
PEGION
MhRKFT
5TOPE
Revenue Last Year
Fore :ast Next Year
Variable Cost Next Year
Percent Grouth
C01 itnbution Margin

Доба^чгп: поде
OK
Рис. 6.16. Всего лишь несколько раз щелкнув кноп-
кой мыши, вы создали формулу маржинальной
прибыли
После создания маржинальной прибыли ваш отчет сводной таблицы должен вы-
глядеть примерно так, как показано на рис. 6.17. Этот отчет полностью готов для
просмотра.
Выполнение расчетов в сводных таблицах 133
	А	В	c		E	F
1						
2						
3			Данные	ж			
<	REGION w	MARKET	Revenue Last Year_	Forecast Next Year	Percent Grouth	Contribution Margin_
5	North	Great Lakes	3 195 710	3 584 517	12,2%	2 765 802
		New England	4 931 119	4 795 652	-2.7%	3 664 958
		New York North	3 682 182	3 906 225	6.1%	2 919 377
8		New York South	3 298 424	3 578 439	8.5%	2 743 035
9		Ohi о	3 424 208	3 689 359	7.7%	2 647 732
10		Shenandoah Valley	3 555 032	4 036 688	13,5%	2 865 439
11		South Carolina	5 795 378	6135-Л8	5.9%	4 941 832
12	North Итог		27 882 053	29 725 897	6.6%	22 548 177
13	South	Florida	6 211 824	6 401 397	L	3.1% 6,6%	4 774 773
U		Gulf Coast	5 736 364	6116 796		4 193 780
15 16 17		Illinois	2 833 555	2 795 029	-1.4%	2197 804
		Indiana	4 123 062	4 417 918	7,2%	3 328 858 2 973 512 4 331 500
		Kentucky	4 008 095	4 211 045	5.1%	
18		North Carolina	5 536 547	5 802 912 6113 491	4.8%	
19		Tennessee	5 788 209		5.6%	4 613 075
20		Texas	2 934 707	3 175 691	8.2%	2211 415
21	South Итог		37 172 363	39 034 280	5.0%	28 624 716
22	West	California	5 590 362	5 830 0211	4.3%		4 149 922 3 584 924
23		Central	4 776 894	4 634 993	-3.0%	
24		Colnraor	Я 383 701	8 931 856	6.5%	7 214 436
25		North West	1 640 466	1 720 593	4.9%	1 423 759
26		Southwest	5 200 620	5 516176	6.1%	4 412 008
27		Topeka	4 823 847	5146 364	6,7%	3 508 392
28	West Итог		30 415 890	31 780 003	4.5%	24 293 441
29	Общий итог		95 470 306	100 540 180	5.3%	75 466 334
Рис 6.17. Благодаря вычисляемому полю, маржинальная прибыль теперь представляется
отдельным полем данных отчета сводной таблицы
Создание вычисляемых элементов
Как отмечалось в начале главы, вычисляемый элемент, по сути, представ-
ляет собой строку данных, добавляемую в результате выполнения вычислений
в других строках того же поля. Поэтому для добавления вычисляемого элемен-
та имеет смысл вначале выбрать поле, в которое он будет добавлен.
Примечание
Группировка элементов может привести к результату, подобного полученному
при создании вычисляемого элемента. Действительно, во многих случаях группи-
ровка представляет отличную альтернативу вычисляемым элементам. В главе 5
процесс группировки элементов описан более подробно.
В сводной таблице, показанной на рис. 6.18, после поля Line of Busi-
ness (Отрасль торговли) указывается общий объем продаж копировальных
устройств и принтеров. Вам нужно сгруппировать эти элементы данных в вы-
числяемый элемент с именем Equipment (Оборудование).
Наведите указатель на любой элемент данных поля Line of Business,
щелкните на значке Сводная таблица панели инструментов Сводные табли-
цы и примените команду Формулы^Вычисляемый объект. Откроется диа-
логовое окно Вставка вычисляемого элемента, показанное на рис. 6.19.
134 Глава 6
	А	В		C
1	Перетащите сюда поля страниц		
2			_ ’ 1
3 3	С/мма по nt		/	
4	REGION	LINE OF BUSINESS *	Итог
5	North	Copier Sale	$25 693 615,00
6		Parts	$29 063 171,00
7		Printer Sale	$20 621 317,00
Я		Servic-i Plan	$201 414 511,00
9	North Итог		$276 992 617,00
10	South	Copier Sale	$36 711 470,00
11		Parts	$31 205 269,00
12		Printer Sale	i28 153 264,00
13		Service Plan	$223 750 307,00
14	South Итог		$319 820 310,00
15	West	Copier Sale	$23 976 601.00
16		Parts	$23 670 053,00
17		Printer Sale	$19 594 197,00
18		Service Plan	$149 341 261,00
। 19	West Итог		$216 582112,00
20	Общий итог		$813 395 039,00
Рис. 6.18. Добавление нового элемента данных
Equipment, который представляет сумму про-
даж принтеров и копировальных устройств
Рис. 6.19. Диалоговое окно Вставка вычисляемо-
го элемента поможет вам в создании вычисляе-
мого элемента
Обратите внимание на то, что в верхней части диалогового окна указано,
с каким полем вы работаете. В данном случае это поле Line of Business.
Кроме того, список содержит все элементы поля Line of Business. Ваша
цель заключается в том, чтобы задать вычисляемому элементу имя, а затем
создать формулу, указав необходимую комбинацию элементов данных и опе-
раторов, которые обеспечат правильный результат.
На рис. 6.20 вычисляемому элементу присвоено имя Equipment.
Как уже отмечалось, поле ввода формулы изначально содержит выражение
= 0. Перед непосредственным вводом формулы удалите нуль.
Выполнение расчетов в сводных таблицах 135
Рис. 6.20. Задайте вычисляемому элементу опи-
сательное имя
Перейдите к списку Элементы и дважды щелкните на элементе Copier
Sale. Введите знак плюс (+). Закончите ввод формулы двойным щелчком на
элементе Printer Sale в области Элементы.
На этом этапе ваше диалоговое окно должно выглядеть примерно так, как
показано на рис.6.21. В нем показана полная целевая формула = 'Copier
Sale' + Printer Sale'.
а	В	4 с			
1	Перетащите соэ поля страниц		
2		j *	
з	Сумма по пс		
4	REGION ж	LINE OF BUSINESS ▼	Итог
5	Nnrth	Copier Salr	$25 893 618,00
6		Parts	$29 003171,00
7		Printer Sale	$20 621 317,00
а		[Service Plan	$201 414 511,00
9		Equipment	' $46 514 935,00
к	North Итог		$323 507 552,00
и	South	Copier Sale	$36 711 470,00
12		Parts	$31 205 269,00
13		Printer Sale	$28 153 264,00
14		Service Plan	$223 750 307,00
15		Equipment	$64 864 734,00
16	South Итог		$384 685 044,00
17	West	Copier Sale	$23 976 601,00
18		Parts	$23 670 053,00
19		Printer Sale	$19 594 197,00
20		Service Plan	$149 341 261,00
21		Equipment	$43 570 798,00
22	West Итог		$260152 910,00
23	Общий итог		$968 345 506,00
Рис. 6.21. Вы успешно добавили в сводную
таблицу вычисляемый элемент
Таким образом, вы получили требуемый вычисляемый элемент. Щелкните
на кнопке ОК для активизации нового вычисляемого элемента.
Теперь вы можете скрыть элементы Copier Sale и Printer Sale, ос-
тавив видимыми три сводных элемента, как показано на рис. 6.22. Помните,
136 Глава 6
что вы можете изменять настройки нового элемента данных точно так же, как
вы это делаете для любого другого элемента (например, изменить числовой
формат или цвет).
3 Сумма no пс			
4	REGION *	lLINE OF BUSINESS ▼	Итог
S	North	Parts	$29 063171,00
6 ?		Service Plan	$201 414 511,00
		Equipment	$46 514 935,00
&	North Итог		$276 992 617,00
9	South	Parts	$31 205 269,00
10		Service Plan	$223 750 307,1)0
IL		Equipment	$64 864 734,00
12	South Итог		$319 820 310 00
13	West	Parts	$23 670 053,00
I4		Serv'ce Plan	$149 341 261,00
15		Equipment	$43 570 798,00
16	West Итог		$216 582112 00
17	Общий итог		$013 395 039,00
Рис. 6.22. Скройте элементы Copier
Sales и Printer Sales и вы представите
в таблице три отдельных элемента и кор-
ректную итоговую сумму
Предупреждение
Если вы не скрываете элементы данных, используемые для создания вычисляе-
мого элемента, то получаемые итоговые и промежуточные суммы могут дважды
включать единицы измерения (продажи, галлоны и т.д.). Сравните итоговую сум-
му на рис. 6.21 с суммой на рис. 6.22.
практикум
Создание отчета
Вам нужно создать отчет, в котором рассчитываются два базовых расхождения
для каждого склада.
 За текущий период налогообложения по сравнению с тем же периодом за про-
шлый год.
я За три последних периода налогообложения по сравнению с теми же периода-
ми за прошлый год
На рис. 6.23 показан источник данных, с которым вы будете работать. Исходя из
объема данных в исходной таблице и возможности периодическо! о повторения
этой задачи, вам придется создать отчет с помощью сводной таблицы.
Создайте исходную сводную таблицу, как показано на рис. 6.24, поместив поле
Fiscal Period (Период налогообложения) в область строк и поле Revenue в
область дачных.
Первая размерность, которая нам нужна -~ это текуший период налогообложения
по сравнениюс тем же периодом за прошлый год. Вам нужно добавить вычиспяе-
. мый элемент, рассчитываемый по следующей формуле.
Fiscal Period 200404 - Fiscal Period 200304
Выполнение расчетов в сводных таблицах 137
4 А		В	c	D		E		F T G	1 й	 Ж,*--....,.		 : . J. ... i .... ..	j
1	REGION	MARKET	STORE	IN BALANCE DATE FISCAL PERIOD				MODEL LINE OF BUSINESS	REVENUE Units sold DAYS IN PERIOD		
2	North	Great Lakes	65061011	01.03.03		200205		40551 Parts	|3 454	IS) О h..	19,0
3	North	Shenandoah Valley 62067017		01.03.03	L_J	200205		2500Г Printer Sole	$15 682		19,0
4	North	Shenandoah Valk у 32139049		01.03.03	— f ... -X -	200205		2500C Copier Sale	j $12 968	6 j	19,0
5	North	New England	2004014	01.03.03		200205		4055T Parts	$2.769	0	19,0
6	North	New England	72074014	01.03.03		200205		4500C Service Plan	$32 605	IS) GJ I ! г 1 ! 1 '	19,0
7	North	New England	12011Л11	01.03.03	1	200205		3001iP Service Plan	$52 437	30	19,0
1 в	Nortl.	New Enoiand	2105015	01.03.03	'	у— / 1	200205	, j	>500P Printer Sale	$17 391	2	19,0
9	N rrh	Now England	22022012	01.03.03	i ;	200205		4055T Parts	$2 468	0	19,0
Ю	N Jfth	New England	22022012	01.03.03	i 1	200205		3002C Parts	J_ $375	.0.	.	19,0
11	North	New York South	12118060	01.03.03	—r	_ f	200205	i 1 c	-			4500C Service Plar	4 $b7 592	30	19,0
12 North		New York South	12110066	01.03.03	7 I —4--. i i 		200205		3002C Service Plan	$21 454	! 1 O 5 ! 1 rr 1 1	19,0
13 JNorth		ЭЬю	44040030	01.03.03			!00205		3002C Parts	$979		19,0
14 JNorth		Oh,o	44040020	01.03.03		200205		4055T Parts	$4 539		2 .....4L			19.0
15 jNorth		Ohio	7	-	- - 44040020 f 01.03.03		t I	200205		3002P Parts	$3 209 $34 612	0	19,0
16 .North		Ohio	-4037017	01.03.03	f t	200205		3002P Parts		0 r— . 	 9 4		19,0
17 North		South Corulr.a	53154014	01.03.03		200205		3002C Service Plan	$14 051		19,0
18 South		North Carolina	63064014	01.03.03		200205		5001P Parts	$249	0	19,0
Рис. 6.23. Использование сводной таблицы обеспечивает обновление отчета без необходи-
мости его повторного создания
	" A '		В
1 Сумма по полю RE ZENUE			
2 IFISCAI PERIOD		w	Итог
3		200205	32684448
4		200206	34090824
6		200207	34648991
— 1 6	1 1 1	200208	33958920
7		200209	35112864
8		200210	33704405
			
		200211	33133608
10		200212	32991065
11		200301	32305497
12		200302	34445448
131		200303	33744529
14		200304	33051136
15		200305	33742628
Рис. 6и24. Базовая исходная сводная таблица,
выводящая объем продаж по периоду налого-
обложения
Наведите указатель на любой элемент данных поля Fiscal Period и щелкните
на значке Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Приме-
ните команду Формулы^Вычисляемый объект. В открывшемся диалоговом окне
Вставка вычисляемого элемента введите имя элемента Current PD vs. Same
Last PD.	4 ~	Ж8И
Удалите нуль в поле Формулы и выполните следующие операции
1.	Дважды щелкните на элементе 200404.
2.	Введите знак деления /.	' ;
3.	Дважды щелкните на элементе 200304.
4	Введите -1.
На этом этапе ваше диалоговое окно должно выглядеть примерно так, как показа-
но на рис. 6.25. Чтобы добавить новый вычисляемый элемент, щелкните ОК.
138 Глава 6
формула, |«‘200404/*200304'’1
jCurrent RD vs Same Last RD
Остатка вычисляемо» о элгненга в "FISCAL PERIOm
По'.я.
Добавить пода
FISCAL С’ЕР IQD
200205
200206
20U207
200208
^и0209
200210
200211
200212
REGION
MARKET
STORE
IN BALANCE DATE
MODEL
LINF OF BUSINESS
REVENUE
Зарыть

Рис. 6.25. Формула для первоп размерности (теку-
щий период налогообложения по сравнению с тем
* же периодом за прошлый год)
Теперь нужно создать вычисляемый элемент для средних значений за период на-
логообложения по сравнению с теми же средними значениями за прошлый год.
Вычисление для этой размерности выполняется следующим образом.
Average (’ 200404 •, 200403 ’, 200402 ') /Average р 200304 ’ f: 200303 1,200302 ’) - 1
Наведите указатель на Любой элемент данных в поле Fiscal Per iod и откройте
диалоговое окне Вставка вычисляемого элемента Задайте новому элементу имя
. Last /• 3' ’ PD ': Avg "Vs У'Same '* PBS • Last L
Удалит^ уульд поле. Формулы и выполните следующие операции. 'U у
t ^ведите-^рзн^чи*	W*/
2, Дважды щелкните на элементе 2О0404 и введите точку с запятой.
3. Дважды щелкните на элементе 200403 и введите то^ку с запятой. ,
4. Дважды щелкните на элементе 200402.
5.	Введите ) /CP3HAV (•
6,	Дважды щелкните на элементе 200304 и введите точку с запятой.
7.	Дважды щелкните на элементе 2 о оз оз и введите точку с запятой.
8.	Дважды щелкните на элементе 200302,
9, Введите)-!.
На рис. 6.26 показано диалоговое окно с полной Формулой.
Примечание
Обратите внимание на то, что в данном примере используется функция
срзнач. При создании формул в вычисляемых полях или вычисляемых эле-
ментах вы можете использовать любые функции рабочих листов, в которых
отсутствуют ссылки на ячейки или именованные элементы
Выполнение расчетов в сводных таблицах 139
Поля:	^|ементы.
200205
200206
200207
200208
200209
200210
200211
200212
REGION
MARKET
STORE
IN BALANCE DATE
Добавить поде
 WHlilW—I'	*    
Рис. 6.26 Вс второй формуле используется шесть
элементов данных и две функции СРЗНАЧ
Теперь скройте все элементы данных в поле Fiscal Period за исключением
двух вычисляемых элементов, которые вы только чтр создали. На этом этапе свод -
ная таблица должна выглядеть так, как показано на рис. 6.27 -V

Г

1	’Сумм» по полю REVENUE_______________
2	. FISCAL PERIOD ___________ .	.
Д]Current PD vs. Same Last year
А. Л08* 3 PD Avg vs. Same PDS Last Year
5 Юбщий итог
frf^' lA^iii^iaadi ljjiii. ! pijq
А . ‘Г , - ; “ ?'• Я .. * "/X
’ Ч ’ йгш1

№J.	,K.
Итог______
0.0%
2,7%
______27%
Рис. 6.27. После скрытия ненужных элемен-
тов данных и задания процентного формата
данных можно начина гь составлять отчет я f /
7 '	•' 	ЧЛ- г ‘
 j '  -Л'. ' 1	'•
Jr «
Ч ААр  /;	
''‘И"1''А,' т .!'
Добавьте б область строк поле store и перетащите поле Fiscal Period на поле
Итоги' как показано на рис, 6,28.
'	''" К/ 1 A? i 	* ''	i'’ '. . ‘ ' , J./''ААУ 'Я ' & АЧ-	, V .. Й‘,/М’l й
ntw.ni mi Iimiranrnnnywnr
A
1 •	Перетащите сюда поля страниц
И	,. J
3 Сумма по полю REVENUE
4 pSTORF	'	____r.[FF>L PERIOD"!
2004014
ВТГ
с
Г- 1 / 
vi
wi
Current PD vs Same Last Year
i6t5%
Last 3 PD Avg vs. Same PDS last Year
i j o*»* ig у ня* Mi w.Rffffy 4	* * *	-T
Рис* 6.28. Добавьте поле store и измените ориентацию вычисляемых
полей на столбцы
l‘l
F'4
!t Л

5
6
т

' I.J
Последний этап создания отчета заключается в применении условного формати-
рования. Выполните следующие действия. г ч ; ' у ! 1! Y
1	Выберите все ячейки в области данных и примените К ним условное формати-
рование.	1	' • <	Л Л?^’		' Z+'
2.	Перейдите в строку меню и выполните команду Формат^>Условное формати-
рование.	7
3.	Задайте формат Знамение меньше 0.
140 Глава 6
4.	Щелкните на кнопке Формат и измени ге шрифт и цвет по своему усмотрению.
5.	Чтобы применить Новый формат, щелкните на кнопке ОК.
Условное форматирование обеспечивает динамическое выделение проблемных
областей, добавляя в отчет сводной таблицы дополнительный уровень функцио-
нальных возможностей (рис. 6.29). Ваш отчет готов.
	А	н		с
I	REGIO*!	.	(Все;	▼	
2	MARKET	{Все]			
3	- - - - -			
4	Сумма по гюлю REVENUE	FISCAL PERIOD 	1	f		
5 I	STORE	т	Current PD vs. Same Last Year		Last 3 PD Avq vs. Same PDS last Year
6	2004014		7.4%	“ 16.5%
7 1	2105015			3,8%
8	3106016	.'	A	t	• V		•
9	3106026		Жиг * j v * П	J
10	3109019		3 3%	2,2%
.1	6002012			4.51
J2'	6002022		8 0% I	21 8%
ИЗ	6009029			<'И .	1
14	7008018			2Д%]
15	7008048			
Рис. 6*29. Полностью готовый отчет
Если вам требуется просмотреть этот же отчет за следующий период налогообложения,
слегка подправьте используемые в нем формулы и обновите сводную таблицу.
Преимущества и недостатки вычислений
в сводных таблицах
Хотя и нет лучшего способа включать в сводную таблицу расчеты, чем ис-
пользовать вычисляемые поля и элементы, в их применении есть определен-
ные недостатки. Важно понимать, что происходит при вычислении данных
в сводных таблицах, но намного важнее учитывать ограничения вычисляемых
полей и вычисляемых элементов, что позволит предотвратить ошибки при
анализе данных.
В этом разделе мы рассмотрим правила управления вычисляемыми полями
и элементами, которые чаще всего применяются при расчетах значений
в сводных таблицах.
Приоритет выполнения операторов
Расчеты в сводных таблицах проводятся согласно порядку выполнения
операторов, т.е. определенной последовательности, заданной в Excel. Очень
важно знать порядок выполнения операций в Excel, чтобы не допускать оши-
бок в расчетах.
Вы можете использовать в формулах вычисляемых элементов и полей лю-
бой оператор, т.е. любой символ, представляющий выполняемое вычисление
(+,	%, * и т.д.). При выполнении вычисления, в котором комбинирует-
Выполнение расчетов в сводных таблицах 141
ся несколько операторов, например, (2+3) *4/50%, программа Excel оцени-
вает выражение и проводит расчет в определенном порядке. Порядок выпол-
нения операций в Excel следующий.
	Обработка выражений в круглых скобках.
	Обработка диапазонов (:).
	Обработка пересечений (областей).
	Обработка объединений (;).
	Выполнение операции отрицания.
	Преобразование в процентные значения (%) (например, 50% преобра-
зуется в . 50).
	Возведение в степень С).
	Умножение (*) и деление (/). Эти операции имеют равный приоритет.
	Сложение (+) и вычитание (-). Эти операции имеют равный приоритет.
	Объединение текстовых данных (&). Эта операция называется конка-
тенацией.
	Выполнение операций сравнения (=, <>, <=, >=).
	И наконец, операции, равные по приоритету, выполняются в порядке
указания слева направо.
Рассмотрим простой пример. Как известно, выражение (2+3) *4 возвра-
щает результат 20. Тем не менее, если вы удалите скобки и оставите выраже-
ние 2+3*4, то программа Excel выполнит следующие вычисления.
3*4 = 12 + 2 = 14
Порядок выполнения операторов требует, чтобы программа Excel умно-
жала значения перед сложением. При вводе выражения 2+3*4 вы получите
неверный результат. Поскольку программа Excel вначале оценивает и выпол-
няет все вычисления в круглых скобках, то только включение выражения 2+3
в круглые скобки гарантирует получение правильного ответа.
Рассмотрим другой пример. Если вы введете в качестве формулы выраже-
ние 10^2, т.е. укажете возвести число 10 в квадрат, то программа Excel возвра-
тит в качестве ответа значение 100. Если же вы введете выражение -10^2, то
будете ожидать возврата значения -100. Однако Excel опять возвратит значе-
ние 100. Причина в том, что программа выполняет операцию отрицания пе-
ред возведением в степень, т.е. значение 10 вначале преобразовывается в
-10, а результат выполнения выражения -10*-10 действительно равен 100.
Использование круглых скобок в формуле - (10^2) гарантирует, что про-
грамма вначале выполнит возведение в степень, а только потом операцию
отрицания, возвратив ожидаемый результат -100.
142 Глава 6
Ссылки на ячейки и именованные диапазоны
Вам не удастся использовать в вычислениях ссылки на ячейки или имено-
ванные диапазоны, поскольку при создании вычисляемых объектов в сводной
таблице вы, по сути, работаете вне пространства объектов. Единственные дос-
тупные для вас данные находятся в кэше сводной таблицы. Поскольку вы не
можете выйти за пределы кэша, то не можете и ссылаться в создаваемой фор-
муле на ячейки или именованные диапазоны.
Функции рабочих листов
Вы можете использовать любую функцию рабочего листа, не использую-
щую в качестве аргументов ссылок на ячейки или именованные объекты. На
самом деле, вы можете использовать любую функцию рабочего листа, не тре-
бующую обязательного использования ссылок на ячейки или именованные
объекты. В эту категорию попадают такие функции, как СЧЕТ, СРЗНАЧ, ЕСЛИ,
И, НЕТ И ИЛИ.
Константы
В вычислениях, производимых в сводных таблицах, вы можете использо-
вать любые константы. Константы представляют собой статические значения,
которые не изменяются во времени. Например, в следующей формуле 5 явля-
ется константой.
[Продано единиц]*5
Хотя значение Продано единиц может изменяться на основе доступных
данных, число 5 всегда будет оставаться прежним.
Ссылки на итоговые суммы
Формулы, с помощью которых выполняются вычисления, не могут ссы-
латься на промежуточные суммы сводной таблицы или итоговые значения.
Другими словами, вы не можете использовать результат вычисления промежу-
точной или итоговой суммы в качестве переменной или аргумента в вычис-
ляемом поле.
Специальные правила для вычисляемых полей
Расчеты в вычисляемых полях всегда выполняются по отношению к итого-
вым суммам, а не к индивидуальным элементам данных. Выражаясь проще,
программа Excel всегда вычисляет поля данных, промежуточные суммы и
итоговые суммы перед оценкой вычисляемого поля. Это означает, что ваше
вычисляемое поле всегда применяется к сумме заложенных данных.
Пример на рис. 6.30 демонстрирует, как это может повлиять на анализ
данных.
В каждом квартале вам нужно получить итоговые объемы продаж для каж-
дого товара, для чего умножается количество проданных единиц товара на цену
Выполнение расчетов в сводных таблицах 143
единицы этого товара. Если вы вначале просмотрите данные за первый квартал,
то сразу же определите проблему. Вместо расчета суммы 220+150+220+594,
которая равна 1 184, сумма количества единиц товара умножается на сумму
цен на товары, в результате чего возвращается неверное значение.
3			манные		
4 6	Кварталы ▼	Продукт *	t Количество □ единиц Стоимость		Вычисляемое поле Количество*Стоимость
	1	Ia	10	22		220 грн.
t г 		Б	о ъ -Г1 : j ! I - j ! ! ' 1 । i : i ; l 1 3		150 грн
		В	in ' i ! 1 > 1 i i | 1 1 I I ! 1	1 i 1 < ! ; ! i i j	220 грн.
8		г	И	54	594 грн.	
9	1 Итог		31	150	4 650 грн.
,’0 11					
	•		t	1	Ы	J	Реальная сумма составляет 1184 грн, а не 4 650 грн
Рис. 6.30. Несмотря на то, что вычисляемое поле справедливо для
отдельных элементов данных, для промежуточных сумм его при-
менять математически некорректно
Как видно на рис. 6.31, причиной проблемы становится включение в ана-
лиз данных для целого года.
Рис. 6.31. Итоговая сумма для года в целом абсолютно неправильна
К сожалению, эту проблему решить невозможно, но ее можно обойти.
В наихудшем варианте необходимо изменить настройки сводной таблицы для
исключения промежуточных и итоговых сумм, а затем вычислить новые ито-
говые суммы. На рис. 6.32 показан пример реализации такого сценария.
144 Глава 6
	А		Bj	с	D	E
1				... .... п./..	л 						
2					
3			Данные	ж		
					Вычисляемое поле
4	Кварталы v	Продукт ▼	Количество 1 единиц	Стоимость	Количество*Стоимость
5	1		10	22	220 грн
6		Б	5	о 1 1 J	150 грн.
”*у. -		В	5	44	220 грн.
8		Г	11	54	594 гр»
9J	2	А	7	19		133 грн.
10		Е	12	25	300 грн.
11		В	9	39	351 грн.
12		Г	5	52	260 грн.
13	3	А	6	17	102 грн
J4		СП ' । 1 1 F 1 1 :	F I > I	21	168 грн.	
I5		CD i ! j ;	CD i ! ! I ; i I ! j i 1	40	240 грн
16		Г	7	55	385 грн.
17		А	8	22	176 грн.
18		Б	t	i »	! ! . !	31	217 грн
19		Б	6	35	210 грн.
20		Г	10	49	490 грн.
21					
22			т		ИТОГО	4 216 грн.
Рис. 6.32. Расчет новой итоговой суммы поможет предотвратить
появление некорректных данных в отчете
Специальные правила использования вычисляемых
элементов
В сводной таблице нельзя использовать вычисляемые элементы, в ко-
торых рассчитываются средние значения, стандартные смещения или
дисперсии. И наоборот: вы не можете использовать средние значения,
стандартные смещения или дисперсии в сводной таблице, содержащей
вычисляемый элемент.
Вы не сможете использовать область страниц для создания вычисляемого
элемента, а также перемещать вычисляемые элементы в область страниц.
Вы не можете добавить вычисляемый элемент в отчет, содержащий сгруп-
пированное поле, а также не можете группировать любое поле сводной табли-
цы, содержащей вычисляемый элемент.
При создании формулы вычисляемого элемента вы не можете ссылаться на
элемент из внешнего поля.
Старайтесь учитывать эти ограничения в своей работе. Несмотря на жест-
кие правила, возможность проведения собственных вычислений непосредст-
венно в сводной таблице остается эффективной и невероятно практичной
возможностью, которая упрощает анализ данных. Теперь, поскольку вы уже
знакомы с принципами проведения вычислений в сводных таблицах и учиты-
ваете ограничения на использование вычисляемых полей и элементов, можете
свободно применять их в собственных нуждах.
Выполнение расчетов в сводных таблицах 145
Управление и поддержка вычислений
в сводных таблицах
При работе со сводными таблицами часто возникают ситуации, когда
сводную таблицу нет смысла хранить дольше, чем требуется для копирования
отдельных значений. Однако нередко встречаются и такие ситуации, когда
выгодней хранить сводную таблицу и все ее функциональные возможности
в неизменном виде. Если вы поддерживаете и управляете сводной таблицей
при изменении требований и увеличении объема исходных данных, то вы мо-
жете также продолжать управлять вычисляемыми полями и вычисляемыми
элементами.
Редактирование и удаление вычислений
в сводных таблицах
При изменении параметров вычислений или отсутствии необходимости
в вычисляемом поле или вычисляемом элементе вы можете открыть соответ-
ствующее диалоговое окно для правки или удаления вычисления.
Активизируйте диалоговое окно Вставка вычисляемого поля или Вставка
вычисляемого элемента и выберите в нем раскрывающийся список Имя, как
показано на рис. 6.33.
Рис. 6.33. При открытии раскрывающегося спи-
ска Имя отображаются все вычисляемые поля
и элементы сводной таблицы
После выбора вычисляемого поля или элемента вы можете удалить вычис-
ление или модифицировать исходную формулу.
Изменение порядка выполнения расчетов
в вычисляемых полях
Если значение ячейки в сводной таблице зависит от результата расчета не-
скольких вычисляемых элементов, то вы можете изменить порядок выполне-
146 Глава 6
ния операций в вычисляемых полях. Иными словами, вы можете задать поря-
док, в котором будут проводиться отдельные вычисления.
Чтобы открыть диалоговое окно Порядок выполнения вычислений, пока-
занное на рис. 6.34, наведите указатель на любое место сводной таблицы
и щелкните на значке Сводная таблица на панели инструментов Сводные таб-
лицы. Используйте команду Формулы^Порядок вычислений. Выберите любой
вычисляемый элемент в списке и примените кнопки Вверх, Вниз и Удалить.
Рис. 6.34. После указания целевого вычисляе-
мого элемента переместите его вверх или вниз
для изменения порядка выполнения вычисле-
ний. Вы также можете удалить вычисляемый
элемент в этом диалоговом окне
Документирование формул
Программа Excel предоставляет в ваше распоряжение отличную функцию,
которая перечисляет вычисляемые поля и вычисляемые элементы, исполь-
зуемые в сводной таблице, а также указывает порядок выполнения расчетов
и применения формул. Эта функция весьма удобна при анализе сторонней
сводной таблицы, и когда вам нужно быстро определить, какие в ней приме-
няются вычисления, а также на какие поля и элементы они влияют.
Чтобы представить вычисления сводной таблицы, наведите указатель на
любое место сводной таблицы, щелкните на значке Сводная таблица на па-
нели инструментов Сводные таблицы и используйте команду Формулы1^
Вывести формулы (рис. 6.35).
Дальнейшие шаги
В главе 7 вы познакомитесь со сводными диаграммами и основами графи-
ческого представления данных. Вы также изучите ограничениях на примене-
ние сводных диаграмм и узнаете об альтернативных методах вывода данных
сводных таблиц.
Выполнение расчетов в сводных таблицах 147
'________А
1	(бычиолемое поле
2	Порядок речения
3
4	Вычисляемый объект
5	Порядок речения
6
П
е’
10 Примечание:
11!
12
Обьект______________________ Формула________________________________________________
1!‘Current PD vs Same Last Year’	=200404* /200304’ -1
2 Last 3 PD Avg vs Same PDS JastYear*~~:= СРЗНАЧ(200404’;2Ьб4бзТ2б^УСР31^Ч(20^4Т2б^
Когда значение ячейки обновляется в результате вычисления нескольких формул,_
ее значение определяется фппмулой, значение которой вычисляется последним.
l	J ~ ZZ Т—
Для изменения порядка вычисления формул___ _____________________________
используйте команду Порядок вычислений" на панели инструментов "Сводные таблицы".
Рис. 6.35. Список Формулы позволяет легко и быстро документировать выполняемые в свод-
ной таблице вычисления
Создание
и использование
сводных
диаграмм
Что такое сводная
диаграмма
Сводная диаграмма — это графиче-
ское представление данных в свод-
ной таблице. Несмотря на техниче-
скую корректность такого определе-
ния, все же не совсем понятно, зачем
нужны сводные диаграммы.
При создании стандартной диа-
граммы на основе данных, отличных
от используемых в сводной таблице,
вы подставляете в диаграмму диапа-
зон ячеек, содержащих отдельные
значения. Каждая ячейка является
индивидуальным объектом с собст-
венным значением. Диаграмма пред-
ставляет каждую ячейку в виде от-
дельной точки на графике и выводит
их все по отдельности.
Однако данные в сводной таблице
являются частью единого большего
объекта. Значения, которые вы видите
в сводной таблице, не представляют
независимые данные, занимающими
отдельные ячейки, — это элементы
большего объекта сводной таблицы,
хранящегося в рабочем листе.
При создании диаграммы для свод-
ной таблицы вы не заполняете ее от-
дельными фрагментами данных, пред-
7
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Что такое сводная диаграмма ..149
Создание сводных диаграмм.... 150
Преимущества и недостатки
сводных диаграмм.........153
Альтернативы сводных
диаграмм.................163
Дальнейшие шаги..........168
150 Глава 7
ставленными отдельными ячейками. Вместо этого вы используете для по-
строения диаграммы весь макет сводной таблицы. Сводная диаграмма — это
диаграмма, которая в качестве исходных данных использует объект Pivot-
Layout сводной таблицы.
Использование объекта PivotLayout позволяет интерактивно добавлять,
удалять, фильтровать и обновлять поля данных внутри сводной диаграммы
точно таким же образом, как это делается в сводной таблице. В результате вы-
полнения всех этих действий вы получите интерактивное графическое пред-
ставление данных сводной таблицы.
Создание сводных диаграмм
Прочитав вышесказанное, вы можете решить, что создание сводной диа-
граммы — это сложное занятие. На самом деле, это простая задача.
Взгляните на сводную таблицу, показанную на рис. 7.1.
Рис. 7.1. В этой базовой сводной таблице
представлены продажи по регионам, а
также обеспечена возможность фильтра-
ции данных по торговым направлениям
Данные в этой сводной таблице легче воспринимать, если они представле-
ны на круговой диаграмме. Создание сводной диаграммы позволяет графиче-
ски представлять необходимые данные без потери возможности фильтрова-
ния значений по торговым направлениям.
Для начала щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и исполь-
зуйте команду Сводная диаграмма.
Вы только что создали свою первую сводную диаграмму. Однако, как вид-
но на рис. 7.2, она не является круговой. Для настройки типа диаграммы не-
обходимо выполнить дополнительное форматирование.
Чтобы преобразовать эту диаграмму в круговую, щелкните правой кнопкой
мыши внутри диаграммы и используйте команду Тип диаграммы, чтобы от-
крыть диалоговое окно, показанное на рис. 7.3.
Примечание
По умолчанию в Excel диаграммы строятся согласно типу Гистограмма. Когда вы
создаете диаграмму в автоматическом режиме с помощью клавиши <F11> или
создаете сводную диаграмму, она представляется в виде набора столбцов. Вы
можете изменить тип диаграммы по умолчанию на любой другой.
Создание и использование сводных диаграмм 151
В примере, показанном на рис. 7.3, для установки гистограммы как типа диаграм-
мы по умолчанию щелкните на кнопке Сделать стандартной в левом нижнем углу
диалогового окна. После изменения типа диаграммы по умолчанию все после-
дующие сводные диаграммы будут создаваться согласно указанному вами типу.
[ШЕ OF BLSINESSjPnntar Sale
Итог
Рис.7.2. После создания первой сводной диаграммы вам нужно изменить параметры
форматирования для настройки ее вида
Рис 7.3. Щелкните правой кнопкой мыши на диаграмме
и используйте команду Тип диаграммы. Это позволит
изменять тип диаграммы, как показано далее
152 Глава?
Вы получили круговую диаграмму (рис. 7.4), позволяющую не только озна-
комиться с объемом продаж по регионам, но и фильтровать его по торговым
направлениям.
LINE OF BUSINESS) (Все) .J]
Итог
Сумма по полю REVENUE
Перетащите сюда поля рядов
REGION
 North
 South
□West
Рис. 7.4. Сводная круговая диаграмма позволяет выполнять фильтрацию по торговым направ-
лениям и обновлять данные точно таким же образом, как это делается в сводной таблице
Сводные диаграммы, внедренные в рабочий лист
Легко заметить, что по умолчанию программа Excel строит сводную диаграм-
му на отдельном листе диаграмм. Чтобы сводная диаграмма помещалась на
тот же рабочие лист, в котором находится сводная таблица, выполните сле-
дующие действия.
1.	Поместите курсор в ячейку вне сводной таблицы.
2.	Запустите Мастер диаграмм
3.	На первом этапе мастера выберите круговую диаграмму.
4.	На втором этапе мастера щелкните на сводной таблице, а затем щелкните на
кнопке Готово.
5.	В созданной диаграмме представляются кнопки полей. Щелкните правой кнопкой
мы ши на кнопке любого поля и используйте команду Скрыть кнопки полей сводной
диаграммы,
В результате вы получите круговую диаграмму в том же рабочем листе, в ко-
тором находится сводная таблица. Как показано на рис. 7 5, эта диаграмма
отображает результат фильтрации данных и других действий, выполняемых
в сводной таблице.
Создание и использование сводных диаграмм 153
Рис. 7.5. Выполнив вышеописанные операции, вы создадите рядом с самой таблицей свод-
ную диаграмму, которая реагирует на изменения в сводной таблице
Сводные диаграммы используют тот же кэш и макет, что и соответствую-
щие сводные таблицы.
Это означает, что если вы добавите в сводную таблицу, показанную на
рис. 7.1, новое торговое направление, то его данные будут включены в круго-
вую диаграмму автоматически. Если вы добавите или удалите данные из ис-
точника данных и обновите сводную таблицу, то круговая диаграмма выведет
те же данные, которые представлены в сводной таблице. Таким образом, от-
падает необходимость в независимом управлении двумя наборами данных —
одним набором для сводной таблицы и еще одним для сводной диаграммы.
Подобные функциональные возможности окажутся весьма кстати при преоб-
разовании числовых данных в наглядные отчеты.
Преимущества и недостатки сводных диаграмм
Сводные диаграммы, как и другие средства сводных таблиц, имеют свои
преимущества и недостатки. В этом разделе мы рассмотрим ограничения, на-
кладываемые на использование сводных диаграмм.
Оптимизация макета сводной диаграммы
Сводная таблица, показанная на рис. 7.6, вполне проста и понятна. В области
столбцов выведены данные поля Fiscal Period (Период налогообложения), а в
области страниц — торговое направление (Line of Business). В виде сводной
таблицы эта структура выполнена на отлично.
На основе этой сводной таблицы вы решаете создать сводную диаграмму,
откладывая период налогообложения вдоль оси X, в торговое направление —
вдоль оси У.
Однако при построении вы можете столкнуться с небольшой проблемой:
если вы щелкнете правой кнопкой мыши в любом месте внутри сводной таб-
154 Глава 7
лицы и выберете команду Сводная диаграмма, то получите совершенно бес-
смысленную диаграмму, как показано на рис. 7.7.
	А	В	c	0	E
1?.					
2	Сумма по полю REVENUE	FISCAL PERIOD ▼			
3	LINE OF BUSINESS *	200 205,00	200 206,00	200 207,00	200 208,00
4	Copier Sale	2 715 020,00	3 088 467,00'	3 201 442Л0'	3 309 439,00
5 iParts		3 186 930,00	3 567 109,00[	3 695 256,00	3 511 314,00
&	Pnntei Sale	2 290 015 00	2 784 058,00	2 868 807,00	2939111,00
	Service Plan	24 582 483,00	24 651 190,00	24 883 486,00	24 199 056,00
е	Общий итог	32 684 448,00	34 090 824,00:	34 648 991,00	33 958 920 Д9
Рис. 7.6. Размещение полей данных в сводной таблице
Перетащите сюда поля страниц
700 000 000,00
600 000 000,00
500 000 000,00
400 000 000,00
300 000 000,00
200 000 000,00
100 000 000,00
0,00
Copier Sale
Parts
Printer Sale
Sendee Plan
LINE OF BUSINESS yj
FISCAL PERIOD y
0 200404
0200403
0200402
0200401
□ 200312
□ 200311
□ 200311
0 200309
0 2 0309
0200307
0 200306
 20r305
0 200304
□ 200303
0200302
О 200301
□ P00212
0 200211
0 203210
О 200209
□ 200208
□ 200207
0 2002U6
Рис. 7.7. Создание сводной диаграммы на основе отлично структурированной сводной таб-
лицы приводит вовсе не к тем результатам, которые ожидалось увидеть
Так почему же правильно структурированная сводная таблица не преобра-
зуется в четкую сводную диаграмму? Чтобы ответить на этот вопрос, следует
понять, как в сводных диаграммах обрабатываются различные области свод-
ной таблицы.
В сводной диаграмме имеется три области, в которые помещаются поля,
как показано на рис. 7.8. Каждое из этих полей соответствует области в свод-
ной таблице.
	Перетащите сюда поля рядов. Соответствует области столбцов
сводной таблицы и создает ось Y для сводной диаграммы.
	Перетащите сюда поля категорий. Соответствует полю строк свод-
ной таблицы и создает ось X для сводной диаграммы.
Создание и использование сводных диаграмм 155
 Перетащите сюда поля страниц. Соответствует области страниц
сводной таблицы и позволяет выполнять фильтрацию в сводной диа-
грамме.
Перетащите сюда поля страниц
1
Рис. 7.8. Каждая область сводной диаграммы соответствует области сводной таблицы
Взгляните вновь на рис. 7.6. При преобразовании этой таблицы в сводную
диаграмму полученная структура указывает, что поле Fiscal Period следу-
ет интерпретировать как ось У, поскольку оно находится в области столбцов.
Ну, а поле Line of Business будет интерпретироваться как ось X, по-
скольку оно находится в области строк.
Теперь перенастройте структуру сводной таблицы, как показано на
рис. 7.9, чтобы вывести периоды налогообложения в области строк, а отрасль
торговли — в области столбцов.
Если вы щелкнете правой кнопкой мыши внутри перенастроенной свод-
ной таблицы и используете команду Сводная диаграмма, то получите более
осмысленную сводную диаграмму, как показано на рис. 7.10.
Точечная, пузырьковая и биржевая диаграммы: вход
воспрещен
По умолчанию программа Excel генерирует сводные диаграммы в виде
гистограмм. Вы можете изменить тип диаграмм по умолчанию, перейдя к
панели инструментов и запустив Мастер сводных диаграмм. Вы можете
использовать любой тип диаграмм за исключением точечного, пузырько-
вого и биржевого.
156 Глава 7
2						
3	С/мма по полю REVENUE	[LINE OF BUSINESS v				
4 <	FISCAL PERIOD	х	Copier Sale	Pans	Pnnter Sale	Service Plan	Общий итог
5	200205	2715020	3186970	2200015	24582483	32**4448
6	200206	3088467	3567109	2784058	24651190	34090824
7	200207	3201442	3695256	2868807	248u34fk	34648991
8	200208	3309439	3511314	2939111	24199056	33958920
9	200209	343528Д	3612557	2899422	25165601	35112864
10	200210	3384032	3679970	2845073	23795330	33704405
11	200211	3651569	3711185	2735472	23035382	33133608
12	200212	3461037	3649892	2992224	22887912	32991065
13	200301	3531622	3685369	2878685	22309821	32305497
14	200302	3627505	3585646	2991786		24240511	34445448
15	200303	3563280	3446154	_ 2918143 2611099	23816952	33744529
16	200304	3363154	3360100		23716783	33051136
17,	200305	3331228	3489508	2642837	24279055	33742628
16	.00306	3656830	3505864	.2853105	24512830	34528629
19	200307	3854253	3478410	3019876		24442966	34795505
20	200308	3895744	3440344	2191699	24182609	33710396
21	200309	3879592	3421765	J966054	24197800	14459211
22	200310	3923025	3107757 3223417	3140117 2992200	23320916	33491815
23	200311	3903992			23631554	33751163
24	200312	3986585	3423934	3042466	23769562	34228547
25	200401	J856852	3068016	2'4*469	22942266	32835603
26	200402	4211254	3498609	3102900	24406219	35218932
27	200403	4070Q83	4130171	2970390	24525795	35704439
28	2(0404	3672400	3553216	2820770	23010000	33056386
29	Общий итог	86501689	83938493	68368778	574506073	813395039
Рис. 7.9. Этот формат не столь удобен для сводной таблицы, зато он позволяет создать
правильную сводную диаграмму
Перетащите сюда поля страниц
Ul IE OF BUSINESS ж
□ Service Plan
□Printer Sale
 Parts
 Copier Sa'e
FISCAL PERIOD
Рис. 7.10. С новой структурой сводной таблицы сводная диаграмма приобретает более осмыс-
ленный вид
Ограничений на размер и расположение элементов
Вероятно, вы уже заметили, что форматирование сводной диаграммы по-
добно форматированию стандартной диаграммы. Вы также можете заметить,
Создание и использование сводных диаграмм 157
что некоторые опции форматирования стандартных диаграмм недоступны
при работе со сводной диаграммой.
Вы не можете перемещать или изменять:
	размеры названий осей;
	размер названия диаграммы;
	размер области диаграммы;
	значения на осях.
Непостоянство отдельных настроек
При изменении сводной таблицы удаляются определенные настройки
форматирования сводной диаграммы. Настройки могут быть утеряны при об-
новлении сводной таблицы, перемещении поля, добавлении поля, удалении
поля, скрытии элемента данных, выводе элемента или применении фильтра.
В любой из этих ситуаций вы потеряете параметры форматирования, приме-
ненные к рядам данных и точкам ввода данных. Причина заключается в том,
что при обновлении или изменении макета сводной таблицы вы сбрасываете
параметры, которые не позволяют сводной таблице повторно перерассчиты-
ваться и определять поля и элементы данных. Поскольку поля и элементы
данных включаются в сводную диаграмму в виде рядов данных и точек на гра-
фиках, то эти ряды и точки на графике также будут переопределены. Любое
форматирование, выполненное над рядами данных и точками на графике, бу-
дет утеряно, поскольку оно не применяется к новому определению сводной
таблицы.
Ниже описаны опции форматирования, которые теряются при изменении
сводных диаграмм.
	Все опции форматирования диалогового окна Формат ряда данных за
исключением опций вкладки Параметры.
	Все опции форматирования диалогового окна Формат точек ввода
данных за исключением опций вкладки Параметры.
	Все добавленные линии тренда.
Совет
Если вы регулярно теряете параметры форматирования сводной диаграммы, то мо-
жете написать макрос для захвата измененных параметров форматирования, а затем
запускать этот макрос для повторного применения необходимого форматирования.
Перед форматированием сводной диаграммы выполните команду Макрос из ме-
ню Сервис и используйте кнопку Начать запись. Введите имя макроса и начните
форматирование сводной диаграммы. Программа Excel зарегистрирует все ваши
действия. После полного форматирования сводной диаграммы выберите команду
Макрос из меню Сервис и щелкните на кнопке Остановить запись.
Вы записали макрос, который можно использовать для повторного применения
параметров форматирования.
158 Глава 7




>'	' -’‘Л' J ‘

Л. >	*

ШПВПМВШММШК&МММНШЯМНЯКЛПНМНВШПИЯИЯМММНМШП9ММВППШВПМПЯ1
Создание динамической годовой диаграммы
Вас попросили снабдить менеджеров всех уровней управления торговлей средст-
вом быстрого просмотра годовых тенденций объемов продаж. Вы решили пре-
доставить им возможность фильтрации данных по отдельным торговым направ-
лениям. / v ;
Основываясь на данных исходной таблицы (рис. 7.11) и учитывая вероятность пе
риодического повторения поставленной задачи в будущем, вы решаете использо-
вать сводную диаграмму.
	A j	В			0	e	F J	G	H	J	5*
1	et<3l jN	MARKET	STORE	IN BALANCE DATE FISCAL PEFqOD		MOCEL LINE OF BUSINESS	REVENUE	Unt- ’old	DA^SkhPERK®
2	North	Great Lakes	65061011	01.03-03	200205	4055T Parts	$3 454	0	19,0	5	
3	North	Shenandoah Valley	62067017	01.03.03	200205	2500P Printer Sale	$15 68?	г	190
4	North	Shenandoah Valley	32139049	01.03.03		200205	250CK Copier Sale	$12968	6	19,0
5	North	New England	2004014	01.03.03	700205	4055T [Parts	$2 789	0	19,0
6	North	New Englar j	72074014	Ц.03.03	7002*15	4500C Service Plan	$32 605	23	19,0 19,0
7	North	New Eng'and	12011011	01.03.03	200205	3J02P Service Plan	$52 437	30	
8	North New En j'and		2105015	01.03.03	200205	2500P [Printer Sale 4055T [Parts 3002C [Parts	$17 391	2 i	19,0	
9	North	New England	22022012	01.03.03	200205		$246Я	0	19,0
[°]	North	N*w Emiai fj		22022012	01.03.03	200205		$375	0	19tCi
11	North	[New York South	 North (New York South North 'Ohio		12118068	01.03.03	200205	4500 Service Plan	$6/592	30	19.0
12 13			12118068 1	01.03.03 44040030	01.03.03		200205	 200205	3002C (Service Plan 3002C [Parts	$21454 $97«		15_ 0	3 y о о i i ——
14 15	North North	Ohio 		 Ohio	4я0 Ю020 44040020	01.03.03	 01.03.03	200205 700205	4055T [Parts 3002P 'Parts *’*»•*** *».• ". *> •*’	«.4»w. 	1.И- . 3007P Parts	-H539_ $3 209	! 1 i = о ' 1 ’	19,0 19,0
16 J North		Ohio	3403^017	31.ОЗ.ПЗ	200205		$34 612	0	19,0
17 [North		Sc- ith Carol lrл	53154014	01.03.03	214)205	3003: Service Plan	$14 051	9	19,0
18 (South		North Carolina	63064014	01.03.03	200205	5001P]Parts S001P ’Service Plan	$249	11 • L„	1	19,0
19 (South		North Carolina	73179019	01.03.03	200205		$3 951	I	r i ' 1 43 °
	South	Ho ida	33130010	01.03.03	200205	3002P Sen-ice Plan	$157 434	68	19,0

Рис. 7.11 Использование сводней диаграммы предоставляет возмож нооь обновления от-
чета без его повторного создания ;	7


Создайте исходную сводную таблицу (рис. 7.12), включив в нее данные о балансе*
вых прибылях в каждой ключевой дате.
1
;/1 1
А
В
•и.

!. 7
ж




по полю н
/
я
3
4	IN BALANCE DATE	*
5	03.01.2003
6	04.01.2003
7	06.01.2003
8	06.01.2033
9	07.01.2003
10	08.01 2003
Й	09.U1.2003
12	10.01.2003
13	11.01.2003
14	12.01.2003
16	13.01.2003
Итог___________
- $1 010 419,00
$1 779 579,00
$1 372 001,00
$1 095 282,00
$1 190 391,00
$1 829 667,00
$1 614 830,00
$948 480,00
$648 668,00
$1 324 763,00
$829 600,00
у.* w i.i । j . г т^Г""м г " •
Рис. 7.12. Исходная сводная таблица,
представляющая объемы продаж в клю-
чевых датах
n‘h
.,jj.
,т
ш 4
*Р, •'$5
'  ' AW ’
•Ж
$й'(





>!'ц ' :







Л I ' ' •
Создание и использование сводных диаграмм 159
Для начала нужно сгруппировать поле In Balance Date пр годам и месяцам,
чтобы иметь возможность сравнивать годовые объемы продаж. Результат груп-
пировки показан на рис. 7.13.
											  .4 A	i	Э			С
1			
2			
3	Сумма по полю REVENUE		
4	Годы	▼	IN BALANCE DATE ▼	Итог
5 S ! .... / л	топз 1	янв	$32 684 448.00
		фев	$34 090 824.00
		мар	$34 648 991.00
		апр	$33 958 920,00
		май	$35112 864.00
		июн	$33 704 405,00
1Г if 13		июл	$33 133 608,00
		авг	$32 991 065,00
		сен	$32 305 497,00
14		окт	$34 445 448,00
15 16 17 18 19 20 22 2Э- 24* 25 *2б" 27 28		ноя	$33 744 529,00
		дек	$33 051 136,00
	2004	янв	$33 742 628,00
		фев	$34 528 629,00
		мар	$34 795 505,00
		апр	$33 710 396,00
		май	$34 459 211,00
		июн	$33 491 815,00
		июл	$33 751 163,00
		авг	$34 228 547,00
		сен	$32 835 603,00
		окт	$35 218 982.00
		НиЯ	$35 704 439,00
		дек	$33 056 386,00
29	Общий итог		$813 395 039,00
Рис. 7.13. Группировка поля In Balance Date по го-
дам и месяцам
ьолее подробную информацию о группировании элементов вы найдете в разделе
"Группирование сводных полей" главы 5.	«
Теперь нужно расположить месяцы вдоль оси Y сводной диаграммы, а годы-
вдоль оси X. Это значит, что годы будут выводиться в области столбцов сводной
таблицы, а месяцы г в области строк сводной таблицы.
Поскольку месяцы и так размещены правильно, вам остается всего лишь пере-
местить поле Годы в область столбцов, как показано на рис. 7.14.
И наконец, поместите ПОЛЯ Region, Market, Store, Line of Business и Model
в область страниц сводной таблицы, чтобы иметь возможность выполнить фильт-
рацию, как показано на рис. 7.15.
Теперь щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и примените команду
Сводная диаграмма. Как показано на рис. 7.16, в результате вы получите гисто-
грамму. Чтобы вывести годовые показатели, измените тип диаграммы.
Щелкните правой кнопкой мыши на диаграмме и выберите команду Тип диа-
граммы Вы можете заменить текущий тип диаграммы графиком с метками, как
показано на рис. 7.17.
160 Глава 7
7	(Сумма по полю REVENUE	Годы	г!		
8	IN BALANCE DATE	2003	2004	Общий итог
9	ЯНВ	$32 684 448.00	$33 742 628,GO	$66 427 076,00
10	фев	$34 090 824,00	$34 528 629,00	$68 619 453,00
11	мар	$34 648 991.00 $34 795 505.00 $33 958 920.00 $33 710 39b .GO		$69 444 496,00
12	апр			$67 669 316,00
13	май	$35 112 864,00	$34 459 211,00	$69 572 075.00
15 Тбн	X 3 X I	< ' 1 ! !	1 !	i Г	1 f	I »	I. ' < '	i 1 1	<	$33 704 405,00	$33 491 815,00	$67 196 220.00
	ИЮЛ	$33133 608.00	$33 751 163,00	$66 884 771.00
	Q> i i	$32 991 065,00	$34 228 547.00	$67 219 612,00
17	о CD X 1 1 f i j : 1 / f 1 [ 1 ! 1 I [ 1 f F	$32 305 497.00	$32 835 603,00	$65 141 100,00
18	OKT	$34 445 44R.OO	$36 218 982,00	$69 664 430,00
19	ноя	$33 744 529,00	$35 704 439,00	$69 448 968,00
20,	,дек	$33 051 136,00	$33 058 386.00	$66 107 522,00
21	Общий итог	$403 871 735,00	$409 523 304,00	$813 395 039,00
Рис. 7.14. Поместите поле годов в область столбцов, чтобы на
сводной диаграмме они представлялись в качестве рядов дан -
них вдоль оси Y
	А	В	С	D
1	REGION	(Все)	ж		
2	MARKET	(Все)	*		
3	STORE	(Все)	ж		
4	LINE OF BUSINESS	(Все)	ж	i ! i  I i ; i ( L——	1	i i ! i
5	MODEL	(Все)	ж	<	
6				
7	Сумма по полю REVENUE	Годы 		ж		
G	IN BALANCE DATE	ж	2003	2004	Общий итог
9	ЯНВ	$32 684 448,00	$33 742 628 00	$66 427 076 .CO
10	фев	$34 090 824,00	$34 528 629,00	$66 619 453,00
11	мар	$34 648 991,00	$34 795 505,00	$69 444 496,00
12	I i 1 I ; ( ! < 1 1 i i i » < ! ! ! ‘ 1 ( “ CD	$33 958 920,00	$33 710 396,00	$67 669 316,00
13	май	$35 112 664,00	$34 459 211,00	$69 572 075,00
14	ИЮН	$33 704 405,00	$33 491 815,00	$67 196 220,00
15	ИЮЛ	$33 133 608,00	$33 751 163,00	$66 884 771.00
16	авг	$32 991 065,00	$34 228 547,00	$67 219 612,00
17	сен	$32 305 497,00	$32 835 603,00	$65 141 100.00
18	окт	$34 445 448.00	$35 218 982,00	$69 664 430,00
19	> J 1 ! ! ! । • • i t i < 1 4 i ! । j ce о X	$33 744 529,00	$35 704 439,00	$69 448 968,00
W	Дек	$33 051 136,00	$33 056 386,00	$66107 522,00
21	Общий итог	$403 871 735,00	$400 523 404,00	$813 395 039,00
Рис. 7,15. Заполните область страниц полями с подробной ин -
формацией для руководства, на основе которой вы будете филь-
тровать данные (по регионам, рынкам, складам, отраслям дея-
тельности и моделям)
Итоговый отчет практически готов, как видно на рис. 7.18. Для улучшения вида
сводной диаграммы вы можете добавить в нее исходные данные (справа), чтобы
четко обозначить точки на графиках.
Щелкните правои кнопкой мыши на сводной диаграмме, выберите команду Па-
раметры диаграммы и перейдите к вкладке Таблица данных, как показано на
рис. 7.19. Установите флажок Таблица данных.
Создание и использование сводных диаграмм 161
162 Глава 7
Создание и использование сводных диаграмм 163
Формат ячеек
ГЧисло]]
Числовые (Догматы:
Г^ЦИ1
: Числовой
' Денежный
I Финансовый
Дата
Время
Процентный
Дсобный
Экспоненциальный
Тестовым
дополнительный
<е< е .форматы)
3 Кнопка толя - Сунна .ю полю REVFNUT
ын. а- . . .. - .. мг-l jih иДь-К
Тип;_____________________
]"$"#,~##0,К
р##ок
|[$-РС19]Д ММММ ГГТГ "г.
$$-109]# ##0,00
дд мм.гггт
I 1Г1М
100000-0000 _____________
Маска форма! а позволяет упраспять итображенитм значений в ячейках. Если
гмегацим । форн-гы не подходят, добавьте новый формат.
ОК I О гиена
Рис. 7.20. Используйте Формат и $ ” #, ##о , к, что-
бы вывеси числа с округлением до тех разрядов пос-
ле десятичной запятой
REGMJNpBce) ^MAPKETj(Bce) JSTOREj(Bce) JUNE~OF BUSWESS|(Bce) У j MODEL] (Bce)^j
$36000,0,К -3
S35000.0.K
$34000,0,К
$33000,0.K
$32000,0,К
$31000,0 к
Сумма по полю REVENUE]
“рды
-♦-2004
(ЭООООДК I
янв
мар
$32684,4 $34090.8. $34648.91$33958,9'
май
икь.
авг
сен
-♦—2004
ноя
июн
.."5112,8<-$. I3704 4 $33133 бЬЗ 2991,0* $323С,гм1*$34445.44$33744.5
ОКТ
Дек
$33051,
$33742.6: $34528,6 $34795.б($ЭЭ710.3< $34459,2 ($33491 8 $33751,1 $34228.54$32835.6l $35218,9Й$35704.4 $33056,:
'#,##0' h

|
112^
1
Рис. 7.21. В этом отчете выводятся показатели объемов продаж за два года, которые можно
фильтровать по нескольким критериям
Альтернативы сводных диаграмм
Существует две причины, по которым нужно иметь альтернативу сводным
диаграммам. Во-первых, вам может понадобиться отказаться от служебных
данных сводной диаграммы. Во-вторых, существуют определенные ограниче-
ния на применение сводных диаграмм.
164 Глава 7
Зачем выносить сор из избы?
Сводные таблицы могут создаваться просто для подведения итогов и про-
смотра данных в процессе подготовки диаграммы. В таких ситуациях вам не
нужно хранить исходные данные и выделять память под кэш сводной диа-
граммы для хранения файлов.
В примере на рис. 7.22 показана сводная таблица, в которой подведены
квартальные отчеты по каждому направлению.
J	„ А				в	. С . т	о		Е
1 REGION		(Все)					
2 MARKET		(Все)	ЧГ				
.3J								
4 ; Сумма по полю REVENUE		IN В MANCE DATE v					
5 ’LINE OF BUSINESS	чг	Кв-л1		Кв-л2	Кв-лЗ		Кв-л4	
6 , Copier Sale		$19 847 240		$21 827 116	$22 391 657	$22 515 676	
7 Parts			$20 923 077	$20 773 707	$20 667 813	$21 573 896	
8J Printer Sale 9 | Service Plan			$16 368 690	$16 975 476	$17 609 516	$17 415 063	
			$147 352 010	$144 861 312	$138 576 497		$143 716 260
10 i Общий итог			$204 491 025	$204 437 6111	$199 245 483		$205 220 92Р
Рис. 7.22. Эта сводная таблица создана для подведения итогов по квартальным объемам
продаж в каждом торговом направлении
Проблема в том, что вы создали сводную таблицу исключительно для под-
ведения итогов и подготовки данных для построения диаграммы. Вам не нуж-
но сохранять ни исходные данные, ни сводную таблицу со всеми служебными
данными. Альтернативный метод заключается в преобразовании сводных
данных в простые значения и создании диаграммы на основе этих значений.
Вы можете выбрать данные для копирования из сводной таблицы, как по-
казано на рис. 7.23. Используйте комбинацию <Ctrl+C> для занесения дан-
ных в буфер обмена.
Рис. 7.23. Скопируйте требуемые данные из сводной таблицы
Откройте новую рабочую книгу, щелкните в ней правой кнопкой мыши и
примените команду Специальная вставка*=>3начения. Теперь в новую табли-
цу вставляются простые значения, которые можно вывести на диаграмме без
служебных данных сводной таблицы или сводной диаграммы, как показано на
рис. 7.24.
Примечание
Используйте команду Специальная вставка>=>3начения для вставки данных на
новый рабочий лист существующей рабочей книги. Если вы вставляете данные в
Создание и использование сводных диаграмм 165
совершенно новую рабочую книгу, то можете использовать команду Вставка и не
использовать информацию из кэша.
Ограничение на форматирование сводных диаграмм
Форматирование можно назвать “ахиллесовой пятой” сводных диаграмм.
Многие пользователи Excel предпочитают не применять сводные диаграммы
именно по причине ограниченности параметров ее форматирования. Часто
пользователи отказываются от сводных таблиц во избежание ограничений на
применение сводных диаграмм.
Однако если вы хотите включить в сводную таблицу такие ключевые функции,
как фильтры страниц и лучшие десять записей, то можете связать со сводной таб-
лицей стандартную диаграмму, не прибегая к созданию сводной диаграммы.
В примере на рис. 7.25 показана сводная таблица, в кото рой представлены све-
дения о первых 10 рынках и общий объем продаж в них. Вы легко заметите, что в
области страниц можно выполнять фильтрацию данных по номеру модели.
А	В С D Е
J LINE OF BUSINESS Кв-л1	Кв-л2	Кв-лЗ	Кв-л4
2 Copier Sale 1984724(1 21827116.22391657 22516676
3 Parts	20923077 20773707 20667813 21573896
4 [Printer Sale 16368698 16975476,17609516 17415088
Рис. 7.25. Эта сводная таблица позволяет изу-
чить первые 10 рынков и их общий объем
продаж. Кроме того, в области страниц мож-
но выполнять фильтрацию по номерам моде-
лей для представления первых 10 рынков
Рис. 7.24. Вставка значений в новую рабочую
книгу позволяет построить диаграмму с ито-
говыми данными без использования кэша
сводной таблицы
Проблема заключается в том, что вам нужно сохранить возможность
фильтрации первых 10 записей по номеру модели, однако не создавая на ос-
нове сводной таблицы обычной сводной диаграммы. Мы не станем создавать
сводную диац1амму, поскольку хотим избежать ограничений на форматирова-
ние сводных диаграмм. Альтернативное решение этой задачи заключается в
использовании ячеек вокруг сводной таблицы для связывания с требуемыми
данными и выводе значений этих ячеек на диаграмме.
Поместите курсор в ячейку за сводной таблицей и создайте ссылку на первый
элемент данных, чтобы в дальнейшем сформировать диапазон, которым будет за-
полнена стандартная диаграмма (рис. 7.26). Идея состоит в образовании мини-
мального набора данных, заполняющего стандартную диаграмму. Хитрость за-
ключается в том, что этот набор данных связывается с элементами данных свод-
ной таблицы.
166 Глава 7
		; А *		L .С .	L__rP "
1	MODEL	I	2500C	▼		
2					
3	Сумма по полю hEVENUE' j			
4	MARKET	: ' ,	Итог	-	
s'	paliforn. i	$4 020 385,00		=A5
6	Shenandoah Valley	$4 244 770,00		
г7	Gulf Coast	$5 830 688,00		
8	Kentucky	$5 872 430,00		
9	New England	$6 011 684,00		
101	South Carolina	$5 751 497,ОТ		
11	Southwest	$4 532 147.00		
12	Tennessee	$6 323 837,00		
13	Topeka	$5 624 620,00		
14	Texas	$4 531 085,00		
15	Общий итог	$52 743 343,00			
Рис. 7.26. Начните создание связанного набора
данных со ссылки на первый элемент, который
требуется вывести на диаграмме
Теперь скопируйте введенную вами формулу и вставьте ее в остальные
ячейки для создания полного набора данных, как показано на рис. 7.27.
Рис. 7.27. Скопируйте формулу и вставьте ее в ячейки для создания пол-
ного набора данных
Отключение функции получить . данные . сводной. таблицы
Если вы работаете в Excel 2002 или более поздней версии программы, то увидите,
что Excel постоянно задает настройку по умолчанию для функции получить,
данные . СВОДНОЙ, ТАБЛИЦЫ (Getpivotpata). Программа автоматически встав-
ляет функцию получить данные .сводной.таблицы во все ячейки, в которые
вы пытаетесь ввести формулу, ссылающуюся на сводные данные. Проблема со-
стоит в том, что функция подучить .данные.сводной.^аьлицы автоматически
обращается к ячейкам сводной таблицы с использованием абсолютной ссылки,
в результате чего вы не можете просто скопировать формулы и получить пра-
вильныйответ
Чтобы отключить эту настрс йку по умолчанию, нужно выполнить следующие действия.
1.	Перейдите в строку меню и примените команду Сервис*^ Настройка
2.	На вкладке Команды выберите Данные.
Создание и использование сводных диаграмм 167
3.	Найдите значение Создать GetPivotData и перетащите его на одну из панелей
инструментов.	• ’	* Ч " ...Ч/ ч/ч ?5 
4.	Щелкните на кнопке Закрыть.
5.	Теперь вы можете щелкнуть на кнопке Создать GetPivotData и отключить эту
опцию.
Создав полный набор данных, вы можете использовать его для создания
стандартной диаграммы, связанной со сводной таблицей, как показано на
рис. 7.28.
Рис. 7.28. Используйте готовый связанный набор дан-
ных для создания стандартной диаграммы. В данном
примере на основе связанных данных создана точечная
диаграмма. Вы никогда не получите подобный результат
с помощью сводной диаграммы
Готовая диаграмма показана на рис. 7.29. Таким образом, мы сохранили
возможность фильтрации по номеру модели с использованием области стра-
ниц, при этом имея полную свободу в форматировании стандартной диаграм-
мы, не беспокоясь о потере настроек форматирования.
Вы можете дополнительно форматировать диаграмму для скрытия свод-
ной таблицы и связанных ячеек, заполняющих диаграмму, как показано на
рис. 7.30.
168 Глава 7
Рис. 7.29. Это решение позволяет использовать функциональные средства сводной таб-
лицы без ограничений на форматирование данных, присущих сводным диаграммам
Рис. 7.30. Применив стандартное форматирование, вы можете скрыть сводную табли-
цу и связанные ячейки, заполняющие диаграмму, оставив видимой лишь область
страниц сводной таблицы
Дальнейшие шаги
В главе 8 мы рассмотрим, как правильно свести в сводной таблице несо-
вместимые источники данных. Вы создадите сводную таблицу из множества
наборов данных, а также познакомитесь с правилами создания сводных таб-
лиц на основе других сводных таблиц.
Использование
в сводных
таблицах
нескольких
источников
данных
Работа с несколькими
источниками данных
До настоящего момента мы работа-
ли со сводной таблицей, расположен-
ной в рабочем листе, в котором распо-
лагаются исходные данные. Действи-
тельно, было бы чудесно, если бы
каждый набор данных представлялся в
виде отдельной простой таблицы Excel.
К сожалению, анализ финансовых и
деловых данных далеко не всегда мож-
но выполнять простым путем.
Реальность жизни состоит в том,
что необходимые данные чаще всего
происходят из несопоставимых источ-
ников. Речь идет о наборах данных из
разных систем, хранящихся в различ-
ных местах и представленных в раз-
личных форматах. В среде Excel несо-
поставимые источники данных подпа-
дают под одну из двух категорий:
внешние данные или множественные
диапазоны.
С внешними данными все понятно:
это данные, не локализированные в ра-
бочей книге Excel, с которой вы в дан-
8
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Работа с несколькими
источниками данных.......169
Использование нескольких
диапазонов консолидации..171
Структура сводной таблицы с
несколькими диапазонами
консолидации.............174
Создание сводной таблицы
на основе уже существующей ...180
Дальнейшие шаги..........182
170 Глава 8
ный момент работаете. В качестве примера внешних данных можно привес-
ти текстовые файлы, таблицы Access, таблицы SQL Server и другие рабочие
книги Excel.
Множественные диапазоны представляют собой отдельные наборы данных,
расположенные в одной рабочей книге. Эти наборы данных либо разделены
пустыми ячейками, либо сохранены в разных рабочих листах. Например, если
рабочая книга содержит три таблицы в трех различных рабочих листах, то ка-
ждый набор данных занимает диапазон ячеек. Поэтому они называются мно-
жественными диапазонами.
Сводная таблица может стать эффективным инструментом подведения
итогов данных, хранимых больше чем в одной таблице. С помощью сводной
таблицы вы можете быстро объединить данные из внешнего источника или из
множества таблиц в рабочей книге.
При создании сводной таблицы запускается Мастер сводных таблиц и диа-
грамм, показанный на рис. 8.1. В его диалоговом окне вы должны ответить на
первый вопрос: “Где находятся данные, которые нужно проанализировать?” До
сих пор мы работали с единственным набором данных в локальной рабочей
книге. Однако в этом диалоговом окне представлены и другие варианты.
Рис. 8.1. До сих пор мы работали с одним набором дан-
ных, находящимся в локальной рабочей книге. Однако вы
можете использовать в этом диалоговом окне и некото-
рые другие опции
Вы можете применить набор данных из внешнего источника, множество
диапазонов внутри рабочей книги или же данные, уже вставленные в сводную
таблицу.
Управление внешними источниками данных рассматривается в следующей
главе, пока же давайте сосредоточимся на создании сводных таблиц на основе
множества диапазонов и других сводных таблиц.
Использование в сводных таблицах нескольких источников данных 171
Использование нескольких диапазонов
консолидации
Если вам нужно проанализировать данные, разбросанные по множеству
диапазонов, то вы будете несколько ограничены в выборе настроек. Напри-
мер, на рис. 8.2 показаны три диапазона, которые требуется свести вместе для
анализа в качестве единой группы.
		А		J j Q, J		IE':	F	
ь		NOR1H						
2 u.rSCfbusB'e - Lnb '					Feb	Ma	Apr	May
* 5 т		Сорит Sale Parte Printer Sale Service Plan	Jen Graham Mke Alexander Allan Howe Kely rachardson	$1 670 642 $2378 240 $1 443106 Г 7 096 331	$1 908 785 $2 372 974 $1 628 517 $17 045 <71	$2185037 $2537 793 $1 745 271 $17497 027	$2 239 371 $2429 561 $1 545072 $16 903 477	$2121 6' $2 419 If $1 8081- $17157 8
"Tj  в		SOUTH						
	Я т 3	iltneol •'uvetW Lobv w *wi		vOO	reb g	Й w	/pr	
1 1		Copier Sale Parts Printer Sale Service Plan	.ЬгпСмЛагг Mice Alexander Allan Howe ИеИу Richardson	42703 264 $2457 824 $2016 462 >18922385	$2923311 $2 658 591 $2 378 109 $19240187	$2369 761 $2 736 089 $2 467 409 $19100 783	$2892764 $2493 456 $2089 987 $19072738	$3 203 7f $2 5834; $2 351 К $191931
*1	5	WEST						
		Line of Business lot Manager		Jan	Feb	WWr		Kiev IrUly ч
"1б T9		Copier Sale Parts Printi" Sale Service Plan	Jmuraham Mke Alexander АИЛ Howe де!/ Richardson	$1 672 342 $1 840 374 $1 383 284 $12 840 822	$1 913201 $2041 40b $1 630 537 $12 878 362	$2 000 897 $i 899 784 $1 676003 $12 728 642	$2 073 048 $2 028 641 $1 495 751 $12405 450	$1 989 44 $2031 7; $1 700 2; $13012 3
Рис. 8.2. У вас есть файл с тремя диапазонами данных. Вам
нужно свести эти три диапазона вместе, чтобы проанализиро-
вать их как единую группу
По сути, у вас имеется три варианта способа получения данных, которые
можно использовать для совместного анализа всех трех диапазонов.
	Вы можете извлечь исходные данные, используемые для создания отче-
та. Идея вроде бы неплохая, однако в большинстве случаев можно най-
ти другое решение, особенно если у вас нет доступа ко всем данным.
	Вы можете вручную представить данные в соответствующем наборе
таблицы, а затем выполнить анализ. На самом деле, это может оказать-
ся наилучшим решением, если у вас имеется достаточно времени или
вы планируете использовать данные в качестве исходной информации
для дальнейшей работы. Однако если вы выполняете однократный
анализ данных или у вас катастрофически не хватает времени, то вы не
станете тратить его на ручную настройку данных.
	Вы можете создать сводную таблицу, используя множественные диапа-
зоны консолидации. С помощью специальной функции сводных таб-
лиц вы можете легко и быстро консолидировать все данные из выбран-
ных диапазонов в отдельной сводной таблице. Это наилучшее решение,
если требуется выполнить лишь однократный анализ множества диапа-
зонов или быстро проанализировать множество диапазонов.
172 Глава 8
Чтобы приступить к сведению данных в одну таблицу, запустите мастер
сводных таблиц и диаграмм, показанный на рис. 8.3, и выберите вариант В
нескольких диапазонах консолидации.
Рис. 8.3. Запустите мастер сводных таблиц и диаграмм
и выберите вариант В нескольких диапазонах консоли-
дации. Чтобы перейти к следующему шагу мастера,
щелкните на кнопке Далее
На рис. 8.4 показан следующий шаг мастера, в котором вам нужно решить,
позволить программе Excel создать одно поле страницы или создать несколько
собственных полей страницы. Вы замените, что поля страницы, создаваемые
Excel, чаще всего малопонятны или вообще бессмысленны, поэтому практи-
чески во всех случаях предпочтительней создавать собственные поля страниц.
Рис. 8.4. Выберите опцию Создать поля страницы
и щелкните на кнопке Далее
Теперь нужно указать в Excel каждый набор данных. Введите диапазон
первого набора данных в поле Первое поле, как показано на рис. 8.5. После
определения диапазона щелкните на кнопке Добавить.
Использование в сводных таблицах нескольких источников данных 173
Рис. 8.5. Выделите диапазон первого набора данных и щелкните
на кнопке Добавить
Предупреждение
Чтобы сводная таблица создавалась правильно, первая строка каждого диапазо-
на должна включать в себя заголовки столбцов.
Выделите остальные диапазоны и добавьте их в список. На этом этапе ваше
диалоговое окно должно выглядеть так, как показано на рис. 8.6.
Мае тер»иодных таплиц и диаграмм шаг	ю 3
Укажите диапазон, содержащий
данные, которые требуется
просуммировать, и нажните кнопку
"Добавить". Повторите -ту операцию
для • лждо. о диаг >зина, который
следует включить.
Диапазон; ______________________________
I ‘Chapter 6 - Data Source Г'|М$26
Добавить Удалить Обаор...
Список диапазонов:
'Chapter 8 - Data Source П$А$2:$N|ft
'Chapter 8 • Data Source Г1|А|9;$М43
'Chapter 8 - Data Source l'l$A$16:$Nf’n
Во-первых, укажите количество полей
страницы сводной таблицы,
Затеи выверите диапазон в списке и
укажите метку элемента в каждом из
доступных окон полой. Повторите
операцию для каждого диапазона.
П'
третье поле,
Дддае >
Отмен-»
I сказал
Готово
Рис. 8.6. Добавьте в список два других диапазона наборов
данных
174 Глава 8
Заметьте, что каждый набор данных представляет отдельный регион: North
(Север), South (Юг) и West (Запад). Когда сводная таблица объединит все три
набора данных, вам потребуется заново проанализировать каждый регион.
Чтобы иметь такую возможность, пометьте каждый диапазон в списке от-
дельным именем, идентифицирующим набор данных этого диапазона. В ре-
зультате будет создано поле страницы, позволяющее выполнять фильтрацию
данных для каждого региона.
Перед тем, как создать поле страницы Region, укажите общее количество
создаваемых полей страницы. Для идентификатора регионов требуется соз-
дать только одно поле страницы, так что щелкните на переключателе 1, как
показано на рис. 8.7. При этом активизируется текстовое поле Первое поле.
Вы можете создать до четырех полей страницы.
Рис. 8.7. Щелкните на переключателе 1. Активизи-
руется текстовое поле Первое поле
В следующем шаге, показанном на рис. 8.8, вам нужно пометить каждый
диапазон. Щелкните на первом диапазоне в списке и введите в поле Первое
поле имя региона.
Повторите эту операцию для остальных регионов. Определившись с регио-
нами, щелкните на кнопках Далее и Готово.
Итак, вы успешно объединили три источника данных в одной сводной таб-
лице. На первый взгляд, сводная таблица, показанная на рис. 8.9, ничем не
отличается от других сводных таблиц. При ближайшем рассмотрении оказы-
вается, что она имеет необычные подписи, заданные по умолчанию.
Структура сводной таблицы с несколькими
диапазонами консолидации
, В процессе более глубокого анализа новой сводной таблицы обратите вни-
мание на несколько интересных нюансов. Во-первых, список полей таблицы
включает поле Строка, поле Столбец и поле Страница!.
Использование в сводных таблицах нескольких источниковданных 175
Рис. 8.8. Выберите первый диапазон, представляющий
набор данных для северного региона, и введите в поле
имени страницы значение North
	A	В	С	0	E		F	3
1	Страниц!!	(Все	М				
2		j				
3 количество по полю Знамение		Столбец ▼,!				
4	Строка	ж	Lob Manaqer Jan	Feb	;Mar	Apr	jMay
5 С opier Sale Б JParts		31	3	3	3L	3
		! / < ! i ' i ; ! । Cl) Ш T	i i I s ! i i —i cn; > { 1	L. П !	I i	i i	i	зГ	I	1 1	{ г i	l ;	1
7 1 Printer Sale			3	3j	3|	! : 1 J i . K_.- cn ! 1 । < । i 1 * j
8	Serv-ce Plan	3	31	3	3	3
Л.	Общий итог		12		12	12	12		12	
Рис. 8.9. Вы получили сводную таблицу, содержащую данные из трех источников
Помните, что сводные таблицы, использующие несколько диапазонов
консолидации в качестве источников данных, могут содержать только три ба-
зовых поля: Строка, Столбец и Значение. Помимо этих базовых полей вы
можете создавать до четырех полей страниц включительно.
Совет
Обратите внимание на то, что поля, автоматически генерируемые сводной табли-
цей, имеют вполне описательные названия (Строка, Столбец и Значение). Вы
можете изменить настройки полей, переименовать и отформатировать их в соот-
ветствии с возникшими потребностями. В главе 3 настройки полей рассмотрены
более подробно.
Поле Строка
Поле Строка всегда создается на основе первого столбца источника дан-
ных. Отметим, что на рис. 8.2 первым в источнике данных был столбец Line
of Business (Торговое направление). Поэтому поле Строка в новой свод-
ной таблице представляет направления торговли.
176 Глава 8
Поле Столбец
Поле Столбец содержит остальные столбцы источника данных. Сводные
таблицы, использующие несколько диапазонов консолидации, комбинируют
все поля из исходных наборов данных (без первого столбца, который исполь-
зуется полем Строка) в некое “суперполе” с именем Столбец. Поля исход-
ных наборов данных становятся элементами данных поля Столбец.
В сводной таблице, представленной на рис. 8.10, в поле Столбец изначально
применяется функция КОЛИЧЕСТВО. Если вы зададите для поля Столбец функ-
цию СУММ, то это повлияет на все элементы данных поля Столбец.
		А	В	с	0	... . Е ....	F	G
1	Страница!	(Все)	"г					
2							
3 -Сумма по полю Значение		Столбец v					
4	Строка	’г	Lob Manager	Jan	Feb	Маг	Apr	Мау
5 '	Copier Sale	г	0	6046248	6745297	7П55695	7205183	73146
6	Parts	0	6676438	7072973	7173666	6951658	7034-
	Printer Sale	0	4842852!	5637163		5888683	5130810	5859^
6	Service Plan	0	48861538	49164020	49326452	48381665	493632
9	Общий итог	0	66427076	68619453	69444496	67669316	69572С
Рис. 8.10. Элементы данных в поле Столбец интерпретируются как один объект.
Замена функции количество поля Столбец на функцию сумм выполняется по
отношению ко всем элементам поля
Поле Значение
Поле Значение содержит значения для всех данных поля Столбец. Обра-
тите внимание, что даже те поля, которые изначально в наборе данных были
текстовыми, трактуются как поля с числовыми значениями. Ярким примером
является поле Lob Manager (см. рис. 8.10). Несмотря на то, что это поле со-
держало имена и фамилии менеджеров из исходного набора данных, теперь
эти записи трактуются в сводной таблице как числа.
Как уже говорилось ранее, сводные таблицы, использующие несколько
диапазонов консолидации, объединяют поля исходных наборов данных
(кроме первого поля), делая их элементами данных поля Столбец. Поэтому,
хотя вы и можете определять такие поля, как Lob Manager, в виде текстовых
с собственными элементами данных, они не будут больше хранить эти дан-
ные. Эти поля будут преобразованы в элементы данных со значениями.
Результат такого поведения полей состоит в том, что поля, изначально со-
держащие текст или даты, выводятся в сводной таблице с ничего не значащи-
ми числовыми значениями. Обычно эти поля лучше всего скрыть во избежа-
ние конфузов. Скрытие полей более подробно описано в главе 5.
Поля страницы
В сводных таблицах с множеством диапазонов консолидации можно непо-
средственно управлять только полями страницы. Вы можете создать и опреде-
лить до четырех полей страниц включительно. Вы также можете перетаскивать
Использование в сводных таблицах нескольких источников данных 177
их в поле строк или поле столбцов для добавления в сводную таблицу новых
возможностей.
Поле Страница!, показанное в сводной таблице из рис. 8.10, создано для
предоставления возможности выполнения фильтрации данных по регионам.
Однако, как видно на рис. 8.11, если вы перетащите поле Страница! в об-
ласть строк'сводной таблицы, то сможете создать одномоментный вид данных
для региона.
	А		В			c.		b	E	F	G	r H
1							f	/	
2				f				
э	Сумма по полю	Значение		Столбец v				
4	Страница!		Строка ▼	Jan	Feb	Mar	Apr	May	Jun
5	North		Copier Sale	1 670 642	1 908 785	2 165 037	2 239 3711 2121 648	2133;
6			Parts	2 378 240	2 372 974	2 537 793	2 429 561 2 419 169	2 271 ;
7			Primer Sale	1 443 106	1 628 517	1 745 271	1 545 072 1 808 141	1 785?
8			Service Plan	17 098 331	17 045 471	17 497 027 1Б 903 477 17 157 864		16 422 t
9	North Итог			22 590 319	22 955 747	23 965 128	23 117 481 23 506 822'	22 612 f
10	South		Copier Sale	2 703 264	2 923 311	2 869 761	2 892 764 3 203 760 2 493 456 2 583 428	3 192 £
11			Parts	2 457 824	2 658 591	2 736 089		2 572'
12			Printer Sale	2 016 462	2 378 109	2 467 409	2 089 987 2 351 109	2 480 fa
13			Service Plan	10 922 385	19 240 187	19 100 783	19 072 738 19193 191	18 400'
14 "South Итог				26 099 935 27 200 196 27 174 042			26 548 945'27 331 48E	26 646 '
15	West		Copier Sale	1 672 342	1 913 201	2 000 897	2 073 048' 1 989 468	1 981 '
16			Parts	1 840 374 2 041 408		1 899 784	2 028 6411 2 031 725,	1 943?
17			Printer Sale	1 383 284	1 630 537	1 676 003 12 728 642	1 4У5 751! 1 700 226	1 718 E
18			Service Plan	12 840 822	12 878 362		12 405 450 13 012 346	12 293 7
19	West Итог			17 736 822 18 463 508		18 305 326	18 002 89048 733 765	17 937 i
20	Общий итог			66 427 076 ‘ 68 619 453 i 69 444 496			67 669 316;69 572 075	67 196;
Рис. 8.11. При перетаскивании поля Страница! в область строк в сводную табли-
цу добавляется новый слой, который обеспечивает представление всех данных
отдельного региона
Переопределение сводной таблицы
Вы можете оказаться в ситуации, в которой вам потребуется переопреде-
лить сводную таблицу, т.е. добавить диапазон данных, удалить диапазон дан-
ных или переопределить добавленные ранее поля страницы. Чтобы переопре-
делить сводную таблицу, щелкните правой кнопкой мыши внутри сводной
таблицы, выберите команду Мастер сводных таблиц и щелкните на кнопке
Назад, чтобы перейти к нужному диалоговому окну мастера.
Консолидация и анализ восьми наборов данных
Предположим, менеджер принес вам таблицу, показанную на рис. я.12, и попросил
вывести отчет о поквартальных доходах для каждой модели за два года. Эти данные
ему нужно продемонстрировать на встрече, которая состоится через 15 минут, так
что у вас очень мало времени на организацию и подведение итогов по указанным
данным.
178 Глава 8
1	А РУ200Г	в £01 о			ESeJa			" u J	Sil	R j	к'	
2 . 3. 4 5" 6“ 7 • ~8 ‘ Г 10 11	жюа 2500С 2500Р Ю02С 3002Р 4055Т 450GC 4500Р 5001С 5001Р	$32 591 $32 525 $118 246 $473 1 02 $7 772 $89 780 $19 294 $2 373 $85 746		MODEL 2500C 002C 3002P 4055T 45C0C 4500P Ш01С 50№	02 *11 438 $1 590 $217 856 $19499 «148 565 $16 842 $13191 $27192		MODEL 2500C ; - , 3002C 3OO2P 4)551 45Q0C 4500P $001C 5001P	03 J1 TOO $39 262 $460 715 $6 006 $139 65* $6 305 $11 929 >16161		MODEI 250UC 2500P 3002'" Ю02Р 4500C 5001C 5001P		 <M ? $14 771 $34 608 $21 924 $18 327 $68413 $12 634 $65 902	
12 13	FY2004											
14 1S I. 18 19 20" 21 22 23	MODEL 2500С 2500Р 3002С 3002Р 4055Т 4500Р 50С1С 5001Р	01 $17 220 $23 407 $103 650 $160 783 $21 231 $17 645 $12 424 $53 344		MODEL 2500C 3002C 3Q02P 4055T 4 SUit 45TOP STOIC 5001P	Q2 $63379 $89 463 $324 679 $22 789 $44 398 $12 797 $3 242 $16144		MODEL 2500C 2500P 30020 30Q2P 4500P STOIC 5001P	03 $16 079 $37 926 $4 925 $141 799 $4 227 $1 803 $5 758		MODEL 3002C 4055T 4500C 4500P some 5001P	04 $54 884 $29 892 $324 957 $33904 $4 687 $33 282	
												
Рис 8.12. Вам нужно проанализировать данные в этой таблице и быстро предста-
вить доход для каждой модели за два года
Поскольку это одноразовый анализ, который нужно выполнить очень быстро,
нужно использовать сводную таблицу. Выполните следующие операции.
1.	Запустите мастер сводных таблиц и диаграмм. Для указания источника данных
выберите переключатель В нескольких диапазонах консолидации. Щелкните
на кнопке Далее.
2.	Выберите опцию Создать поля сводной таблицы и щелкните на кнопке Далее.
3.	Добавьте первый диапазон данных и установите переключатель 1, чтобы акти-
визировать текстовое поле Первое поле. Введите в это поле значение 2003.
На этом этапе диалоговое окно мастера должно выглядеть так, как показано на
рис. 8.13.
4.	Добавьте второй диапазон данных и введите в текстовое поле значение 2 о оз.
5.	Повторите п. 4 для каждого набора данных и добавьте все диапазоны данных.
В текстовое поле для всех наборов данных под полем FY 2004 вводите значе-
ние 2004.
Диалоговое окно мастера должно выглядеть так, как показано на рис. 8.14.
Итак, вы успешно выполнили консолидацию данных в одной сводной таблице.
Однако теперь придется изменить настромки поля Значение (рис. 8.15), чтобы
использовать функцию Среднее вместо функции Количество. Кроме того, вы
можете переименовать поля в сводной таблице, чтобы лучше описать используе-
мые данные,	-	{	s
После внесения требуемых изменении в форматирование данных сводная
таблица должна выглядеть так, как показано на рис. 8.16. Используя Такую
изящную структуру, вы представите оптимальный объем данных в удобочи-
таемом формате.
Использование в сводных таблицах нескольких источников данных 179
Рис. 8.13- Вид диалогового окна мастера после добавления первого диа-
пазона данных
Рис 8-14. После добавления всех диапазонов данных щелкните на
кнопке Готово, чтобы создать сводную таблицу
Рис. 8.15. После создания сводной таблицы вам потребуется изменит^ настройки поля значе-
ние, чтобы вычислить греднее значение вместо подсчета количества элементов данных
180 Глава 8
1	Среднее по полю Значение	1Ю	С Квартал ▼	ВИ.ОВИ	Е	F	G
2	Модель	▼	Год *	01	□2	Q3	Q4	Общий итог
3 4 5	2500С 2500С Итог	2003 |2и04	32 591 17 220 21906	18 496 63 379 40 939	1 000 16 079 8 540	14 771 14 771	17 363 27 862 23 36J
6 7 8 1	2500Р 2500Р Итог	2003 2004	32 525 23 407* 27 9ь6		37 926 37 926	34 608 34 608	32 525 31 980 32 117
9 10	3002С	2033 2004	118 246_ 103 650	1 590 89 463	39 262 4 925	38 404	53 033 54 969
11	КЮ2С Итог		110 948	45 527	22 094	38 404	54 243
12 *13	ЗС02Р	2003 2004	473 102 160 783	217 856 324 679	460 715 141 799	1с 327	383 891 161 397
14	3002Р Итог		316 943	271268	301 257	18 327	256 752
15 16	4055T	2003 2004	7 772 21 231	19 499 22 789	6 006	29 892	11 092 24 637
17	4055Т Итог		14 502	21 144	6 006	29 892	17 865
18 J4.	4500С	20Г. 2004	69 780	148 565 44 398	139 655	196 685	126 000 145 923
Рис. 8,16. С помощью реорганизованного отчета вы с j 1егкосгью можете снаб-
дить менеджера данными о квартальном доходе с каждой модели как за
один, так и за два года
Создание сводной таблицы на основе
уже существующей
Если ваша рабочая книга уже содержит одну или несколько сводных таб-
лиц, то в качестве источника данных вы можете использовать другую сводную
таблицу. Это означает, что в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диа-
грамм, показанном на рис. 8.17, можно применить опцию В другой сводной
таблице или сводной диаграмме.
Рис. 8.17. Вы можете использовать в качестве источника
данных другую сводную таблицу, если ваша рабочая
книга содержит одну или несколько сводных таблиц
К сожалению, в окне Мастер сводных таблиц и диаграмм нет удовлетво-
рительного разъяснения по этому варианту извлечения данных.
Использование в сводных таблицах нескольких источниковданных 181
При создании сводной таблицы для обеспечения быстрого доступа к важ-
ной информации вы сохраняете мгновенную копию с полным набором дан-
ных в кэше сводной таблицы или в специальной ячейке оперативной памяти.
Каждый отчет сводной таблицы, создаваемый на основе отдельного источни-
ка данных, располагается в собственном кэше. Это означает, что каждый соз-
даваемый кэш требует выделения дополнительной памяти и увеличения раз-
мера файла.
Если рабочая книга уже содержит сводную таблицу, то программа Excel
попытается сэкономить память и дисковое пространство, попытавшись ис-
пользовать существующий кэш сводной таблицы. При использовании другой
сводной таблицы в качестве источника данных, как показано на рис. 8.17, вы
указываете программе Excel не создавать отдельный кэш для новой сводной
таблицы. Вместо этого программа в целях экономии памяти и дискового про-
странства будет использовать уже существующий кэш.
Поведение мастера сводных таблиц
Предположим, что ваша рабочая книга содержит сводную таблицу. Если вы за-
пустите мастер сводных таблиц и диаграмм и сразу щелкнете на кнопке Далее, не
внося никаких изменений в настройки, то увидите сообщение, показанное на
рис. 8.18.
Рис. 8.18. Это сообщение предупреждает об изменении размера файла при
создании другой сводной таблицы на основе того же источника данных й
запрашивает использовать единый кэш сводной таблицы для экономии памяти
и дискового просгранства
Однако если вы запустит^ мастер сводных таблиц и диаграмм и сразу же щелк-
нете на кнопке Готово, не внося никаких изменений в настройки, то не увидите
сообщение, показанное на рис. 8.18. Вместо этого программа Excel автоматически
выделит отдельный кэш для новой сводной таблицы.
Используя единый кэш для создания множества сводных таблиц, вы по-
вышаете эффективность использования памяти и уменьшаете размер конеч-
ного файла. Однако это чревато возникновением некоторых дополнительных
проблем.
Определенные действия в сводных таблицах вызывают изменение в содер-
жимом кэша. Это означает, что если у вас имеется две сводные таблицы, ис-
пользующие один кэш, то определенные действия могут вызвать изменения
в обоих сводных таблицах. К этим действиям относятся следующие.
182 Глава 8
	Обновление данных. Вы не сможете обновлять одну сводную таблицу,
не влияя при этом на другую. Обновление будет выполнено в обеих
таблицах.
	Добавление вычисляемого поля. Если вы создаете вычисляемое поле в одной
сводной таблице, то это новое вычисляемое поле появится и в списке по-
лей другой сводной таблицы.
	Добавление вычисляемого элемента. Если вы создаете вычисляемый
элемент в одной сводной таблице, то он появится и в другой таблице.
	Группировка и разгруппировка полей. Любая группировка и разгруппи-
ровка будет влиять на обе сводные таблицы. Предположим, к примеру,
что вы сгруппировали поле данных в одной сводной таблице для выво-
да месяцев. То же поле данных в другой сводной таблице также будет
сгруппировано для вывода месяцев.
Хотя эти побочные эффекты не являются критичными в концепции со-
вместного использования кэша, о них важно знать, если вы принимаете ре-
шение о применении сводной таблицы в качестве источника данных.
Дальнейшие шаги
В главе 9 мы рассмотрим процесс извлечения внешних данных с помощью
программы MS Query, а также принципы использования внешних данных
в сводных таблицах. Вы узнаете, как применять внешние данные для “обхода”
некоторых ограничений Excel, а также как создавать динамические отчеты на
основе сводных таблиц.
Использование
в сводных
таблицах
внешних
источников
данных
Создание сводной
таблицы
с использованием
внешних источников
данных
Основная идея создания сводных
таблиц на основе внешних источни-
ков данных заключается в том, что
вы можете создать и использовать
кэш сводных таблиц, заполненный
данными, расположенными вне ра-
бочей книги Excel. Это означает, что
вы можете создать сводную таблицу,
не извлекая данные из ячеек рабочей
книги Excel. Несмотря на обилие
способов использования внешних ис-
точников данных, одним из главных
преимуществ такой функционально-
сти является возможность обхожде-
ния ограничения на управление дан-
ными в Excel.
9
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Создание сводной таблицы
с использованием внешних
источников данных........183
Импорт и использование
внешних данных без
мастера сводных таблиц...190
Создание динамического
отчета в сводной таблице.191
Параметры данных сводных
таблиц...................198
Дальнейшие шаги..........199
184 Глава 9
Обхождение ограничения на управление данными в Excel
То, что программа Excel является прекрасным средством обработки и анали-
за данных, еще не является аргументом. По сути, сводные таблицы сами по себе
являются доказательством аналитической мощи Excel. Однако, говоря обо всех
ее достоинствах, нельзя не упомянуть и об одном существенном упущении.
Программа Excel построена на относительно простой платформе управления
данными, обладающей тремя недостатками.
	Ограничение в 65536 строк не позволяет свободно хранить большие
объемы данных.
	Отсутствие реляционной модели данных вынуждает нас использовать
плоские таблицы, которые хранят избыточные данные и увеличивают
шанс появления ошибок.
	Отсутствие способа индексирования полей данных в Excel для оптими-
зации при извлечении больших объемов данных.
Именно поэтому в серьезных организациях управление данными осущест-
вляется не с помощью Excel. Изначально оно реализуется в таких СУБД, как
Microsoft Access и SQL Server. Эти СУБД используются при хранении миллио-
нов записей, которые можно быстро находить и извлекать.
Эффект такого разделения производственных задач заключается в су-
ществовании уровня управления данными (сама база данных) и уровня
приложения (программа Excel). Трудность заключается в том, чтобы найти
наилучший способ извлечения информации из уровня управления данны-
ми и передачи ее на уровень приложения для эффективного использова-
ния в сводной таблице.
В обычной ситуации вы можете импортировать или вставить данные из ба-
зы данных непосредственно в таблицу Excel в качестве автономного источни-
ка. Таким образом, вы сможете использовать данные в виде локального ис-
точника, участвующего в создании сводной таблицы (под словом локальный
подразумевается электронная таблица, в рамках которой вы работаете).
Однако возникают ситуации, в которых создание локального источника
данных в Excel не практикуется.
	Набор данных, который требуется проанализировать, содержит более
65536 строк, и вы не можете создать локальный источник данных для
сводной таблицы без разделения данных на несколько электронных
таблиц.
	Если рабочие данные находятся в реляционной базе данных, то поля,
извлекаемые для источника данных, могут находиться в разных табли-
цах, что усложняет их сведение в одном наборе данных.
Использование внешнего источника данных в сводной таблице позволяет
избежать этих проблем.
Использование в сводных таблицах внешних источников данных 185
Программа MS Query
Без использования VBA-кода программа Excel не может связываться с внеш-
ними источниками данных. Зато в ней поддерживается возможность связыва-
ния с внешними данными с помощью малораспространенной программы MS
Query. Это автономная программа, устанавливаемая вместе с пакетом Office, ко-
торую можно запускать как из Excel, так и в виде отдельного приложения.
Обычно эта программа располагается по следующему пути: C:Program
FilesMicrosoft Of f iceOf f ice**MSQRV32 .EXE (где ** — номер уста-
новленной версии пакета Office).
Предупреждение
Программа MS Query может отсутствовать в вашей системе (в зависимости от на-
строек пакета Office). Помните, если вы не установили программу msqrv32.exe,
то не сможете связываться с внешними источниками данных в Ехчсе1.
Для инсталляции программы MS Query вам потребуется установочный диск пакета
Microsoft Office. Используйте пользовательский тип установки. При изменении
настроек установки найдите параметр Средства Office. Выберите в этой категории
значение Microsoft Query. Установите для него вариант Запускать с моего компь-
ютера и завершите установку.
Специалисты компании Microsoft не прилагали особо много усилий для
разработки или поддержки программы Microsoft Query. Большинство людей,
использующих MS Query, согласятся с тем, что интерфейс программы, мягко
говоря, устарел, а документация отличается излишней краткостью и немного-
словностью. Увы! В процессе создания новых замечательных XML-воз-
можностей о программе MS Query как-то позабыли. Тем не менее, MS Query
все еще играет важную роль в связывании Excel с внешними источниками
данных.
На протяжении этой главы вы будете изучать базовые технологии управле-
ния внешними данными в сводных таблицах. Помните, что хотя все они осно-
вываются на средствах Excel, даже в мастерах программы часто используются
функциональные возможности программы MS Query.
Совет
Чтобы не отвлекаться от темы сводных таблиц, мы лишь вкратце рассмотрим
принципы использования внешних данных в Excel. Более подробную информацию
об управлении данными с использованием программ Excel и MS Query вы найдете
в книге Управление данными с помощью Microsoft Excel Конрада Карлберга
(Издательский дом "Вильямс", 2005). Обновленное и дополненное издание этой
книги представляет собой великолепное руководство по применению возможно-
стей Excel для управления данными.
186 Глава 9
ПРАКТИКУМ
Анализ набора данных, содержащего более 83000
записей, с помощью сводной таблицы
Представьте, что в вашем распоряжении имеется база данных Access MyExter-
nalData.mdb. Ваша задача - проанализировать данные в базе данных с помо-
щью сводной таблицы Excel (в исходной таблице содержится более 83000 строк
данных). Несмотря на то, что импортировать эги данные в Excel и сделать их ло-
кальными не представляется возможным, вы всегда можете создать сводную таб-
лицу на основе внешних данных.
•	-•	,	Г	t ,	Ц	,4	/I	>/!•>	•"<	*	W
— ! ' /
Совет
Файл Access MyExternal-bata.mdb можно найти по адресу http://www.
MrExcel.com/pivotbookdata .html. Загрузите этот Файл в свои компьютер и
запомните путь его хранения на жестком диске. .
/	v	4.	, чг ,./• . v/-у /м	?-f н- , . t - ' , , ‘	AJ
Чтобы приступить к созданию сводной таблицы на основе внешнего источни-
ка данных, перейдите к строке меню и выполните команду Данные<=> Сводная
таблица. После активизации мастера сводных таблиц и диаграмм выберите
опцию Во внешнем источнике данных, как показано на рис. 9.1, и
на кнопке Далее.
Мастер сводным таблиц и диаграмм шаг I из 3
щелкните
Далее >
'.Т1з
Вид создаваемого отчета:
сводная таблица
сводная диагоамма (со сводной таблицей;
Готово
Создать таблицу ш основе данных, находящихся,
О в списке или базе данных Microsoft Off ice Excel
<• ®o внешнем не гочн»*е данных/
в нескольких диапазонах консолидации
Г* © др той сводной таблиц* или св-одней диалзш-’*
< S -&ЙД
Отмена
Рис. 9.1. Выполните команду Данные^Сводная таблица,
установите опцию Во внешнем источнике данных и щелк-
ните на кнопке Далее
Следующее диалоговое окно, показанное на рис. 9.2, - это окно Мастер сводных
таблиц и диаграмм - шаг 2 из 3. Выберите вариант Получить данные для запуска
программы MS Query и определения исгочника данных.
Использование в сводных таблицах внешних источников данных 187
Мастер сводным таблиц и диаг рамм - шаг 2 из 3
Чтобы извлечь данные из внешнего источника с помощью Microsoft Query, нажмите кнопку "Получить данные".
Данные не получены.
Чтобы исполъ зовать файл подключения к данным Office (.odcj,
начните кнопку "Отмена" и выполните команду "Импирг данных"
(меню "Д энные" j подменю 'Импорт внешних данных") для открытия
файла.
О гиена Нзз^д	] Tdwo
Рис. 9.2. Команда Получить данные активизирует программу MS Query
Взглянув на рис. 9.3, вы заметите, что диалоговое окно больше не имеет отноше-
ния к созданию сводной таблицы. Причина состоит в том, что на этом этапе вы ра -
ботаете не с мастером программы Excel, а с мастером приложения MS Query, за-
нятым сбором коллекции всех описании, требуемых для подключения к внешнему
источнику данных
Выбор источника данным
Еззг. данных MS Accos?
Базы данных | Запросы Кубы OLAP |
< Новый источник данных)
MS Access 7.0 Database"
Visual FoxPro Database"
Visual FoxPro T ables"
Xtreme Sample Database 2003*
База данных Vinial FoxPro’
T аблицы Visual F oxPro"
Файлы dBASE"
ОК
От* 5На
Обзор
Удалить |
Papai «трй..
Р* Использовать мастер запросе®
i
Рис. 9.3. Выберите вариант База данных MS Access, уста-
новите опцию Использовать матер запросов и щелкните
на кнопке ОК
Первый шаг в описании внешнего источника данных для сводной таблицы заклю-
чается в выборе источника данных. В нашем случае источником данных является
файл Access, так что выберите базу данных MS Access. Чтобы продолжить исполь-
зовать мастер, установите флажок Использовать мастер запросов. Щелкните на
кнопке ОК.
Теперь программа MS Query знает, что вы собираетесь работать именно с базой
данных Access. Далее нужно указать, с какой именно базой данных Access требу-
ется установить связь. Для этого используйте браузер, найдите базу данных
и щелкните на кнопке ОК.
В следующем диалоговом окне нужно выбрать в базе данных необходимые поля.
Используйте древовидную структуру в левой части окна для просмотра таблиц
в базе данных и изучения ее полей. Затем, используя кнопки в середине окна, пе-
реместите поля, применяемые при создании сводной таблицы, в список справа
(рис. 9.4).
188 Глава 9


Создание запроса: выбор столбцов
Какие столбцы д shhwx следует включить в запрос?
Имеющиеся таблицы и столбцы
S ап .pie Data Source
STORE
IN BALANCE DATE
MODEL
LINE OF BUSINESS
REVENUE
DAYS IN PFRIRD
Данные выбранного столбца.
Параметры
Столбцы ЗЗГГрОСо.
region
MARKET
FISCAL PERILD
Units Sold
- Нйззд
Далее «I
Рис. 9.4. Переместите необходимые поля, используя кнопку >
X
Отмена
«



Примечание
Два диалоговых окна, которые вы пропускаете далее, содержат параметры
базовой фильтрации и сортировки данных, назначение которых не требует
особых разъяснений. В этом практикуме мы не станем в полной мере исполь-
зовать эти возможности.
Перетащив все необходимые поля, три раза щелкните на кнопке Далее, чтобы пе-
рейти к диа логовому окну Создание запроса: заключительный шаг.
Теперь вам нужно указать программе MS Query, что именно нужно сделать с дан-
ными итогового запроса. Вы можете передать данные в Microsoft Excel, открыть
MS Query для просмотра и редактирования запроса, или же создать на их основе
куб данных OLAP. Для решения поставленной задачи выберите вариант Вернуть
данные в Microsoft Office Excel, как показано на рис. 9.5.
Создание запрос а: заключительный шаг
Дальнейшие действия?
<• Вернуть данные в Microsoft Office Excel
Г Просмотр или изменение данных в Microsoft Query
Г* Создание куба OLAP из данного запроса
< Назад
г охранить запрос.. I
три*
Отмена
Готово
Рис. 9.5. Выберите опцию Вернуть данные в Microsoft Office
Excel и щелкните на кнопке Готово
Л
Использование в сводных таблицах внешних источников данных 189
Примечание
При создании сводной таблицы на основе внешних данных команда Вернуть
данные в Microsoft Office Excel не будет помещать итоговые данные непо-
средственно в электронную таблицу, как это может показаться. Вместо этого
итоговые данные заносятся в кэш сводной таблицы. Преимущество такого по-
ведения состоит в создании сводных таблиц, используя наборы данных, раз-
мер которых превышает ограничение Excel в 65536 строк.
Вы вернулись назад к диалоговому окну Мастер сводных таблиц и диаграмм•
шаг 2 изЗ (рис. 9.2) и опять работаете в мастере Excel. Обратите внимание на
текст Данные получены возле кнопки Получить данные. Это признак того, что все
сделано правильно, и программа готова перейти к следующему этапу.
Третий этап мастера сводных таблиц кажется подозрительно знакомым. В нем вы
указываете место хранения сводной таблицы.
Итоговая сводная таблица показана на рис. 9.6. После переноса данных в Excel вы
можете создавать, обновлять и управлять сводной таблицей точно так же, как и
любой другой сводной таблицей.
	А	В	C	D	E	F
1				I I	«					
2				#		
3	Сумма по полю Units Sold		FISCAL PERIOD v			
4	REGION	*	MARKET	*	200205	200206	200207	200208
5	North	Great Lakes	1354	1310!	1288	1446
6		New England	1312	12721	1432	1346
7		New York Nurth	1312	13781	1320	1290
0		New York South	1068	1072		<082	978
9		Ohio	1472	1380		1544	1658
10		Shenandoah Valley	2060	1956	2352	1340
Jlj		South Carolina	1078	1200	1140	1144
12	North Итог		9656	9568;	10158	9702
13	South	Florida	1660 1586	1586'	1738	1630
14		Gulf Coast		1632	1584	1586
15 16 17		Illinois	I5I4	16821	1392	1478
		Indiana	1476	1544^	1468	1468
		Kentucky	1174	1224	1170	1214
16		North Carolina	1000	1226	1326	1084
19"		Tennessee	920	1018	1030	992
20		Texas	1422	1472	1314	1460
21	South Итог		10752	11384	11022	10912
Рис. 9.6. После переноса данных в Excel вы можете создавать, обновлять и управлять своей
сводной таблицей точно так же, как и любой другой таблицей
Чтобы добавить и изменить поля, загруженные в кэш сводной таблицы, щелкните
правой кнопкой мыши в сводной таблице, выберите значение Мастер сводных
таблиц, щелкните на кнопке Назад и примените команду Получить данные. Вы
вновь перейдете к диалоговому окну, показанному на рис. 9.4.
Если при попытке обновить таблицу вы получаете ошибку, то щелкните в окне со-
общения на кнопке ОК для закрытия сообщения об ошибке, в следующем диало-
говом окне выберите значение База данных и вновь используйте браузер, с тем
чтобы указать расположение файла. Дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы вер-
нуться к сводной таблице, которая теперь указывает на корректный файл.
190 Глава 9
Примечание
Если вы переместите или переименуете базу данных Access после создания
сводной таблицы, то не сможете обновить таблицу.
Импорт и использование внешних данных
без мастера сводных таблиц
Вы успешно создали сводную таблицу, в которой выполняется анализ бо-
лее 80000 строк данных. Это невозможно (или невероятно сложно) выполнить
с использованием локальных данных. Вам удалось решить эту проблему толь-
ко потому, что вы переместили внешние данные непосредственно в кэш свод-
ной таблицы, используя мастер сводных таблиц. Путем переноса внешних
данных непосредственно в сводный кэш вы избегаете физических ограниче-
ний, накладываемых на электронные таблицы.
Недостаток использования мастера сводных таблиц для переноса внешних
данных заключается в том, что вы не имеете прямого доступа к детализиро-
ванным записям. Это означает, что используется сырой набор данных, кото-
рые не представлены в виде строгой электронной таблицы, позволяющей ис-
пользовать опцию Автофильтр, просматривать элементы вне сводной табли-
цы или выполнять другие действия. К счастью, как и в случае с большинством
других средств Excel, существует много альтернативных способов переноса
и использования внешних данных.
Вы можете импортировать и записывать внешние данные непосредственно в
электронную таблицу. Для этого нужно перейти в строку меню и применить ко-
манду Данные1^Импорт внешних данных^Создать запрос. Запустятся те же
мастера MS Query, которые вы использовали в первом практикуме этой главы.
 i----- -------------т------- --- - --- _	_	д	--1	-	--Т 
Примечание
Если вы работаете в Excel 2000, то не найдете команду Импорт внешних данных в меню
Данные. В этом случае следует использовать команду Получить внешние данные.
После импорта внешнего набора данных вы можете создать на его основе
сводную таблицу таким же образом, как это делается в случае локального ис-
точника данных. Преимущество использования этого метода заключается в
том, что сводную таблицу данных можно создать на одном листе, а детальный
вид данных представить на другом. Данный метод идеален при распростране-
нии отчета среди пользователей, которым в одной рабочей книге нужно вы-
вести резюме с подробной информацией. Помните, что поскольку вы храните
данные в электронной таблице, то ограничены физическим размером элек-
тронных таблиц (256 столбцов и 65536 строк).
Использование в сводных таблицах внешних источников данных 191
Создание динамического отчета
в сводной таблице
Один из наиболее эффективных способов использования импортирован-
ных внешних данных состоит в создании динамических систем вывода отче-
тов. Что это означает?
Представьте себе ситуацию, в которой вам нужно распространить среди 10
пользователей рабочую книгу Excel, состоящую из одного отчета сводной таб-
лицы. Этот отчет представляет данные еженедельных объемов продаж. Если
в сводной таблице используется источник данных из рабочей книги Excel, то вы,
по сути, выводите пользователям статический отчет. Несмотря на то, что свод-
ная таблица действительно является динамической по своей сути, она никогда
не будет представлять новые данные, поскольку источник данных, используе-
мый для заполнения полей сводной таблицы, не изменяется на локальном
уровне. Поэтому каждую неделю вам придется распространять среди одних тех
же 10 пользователей новый отчет о продажах с самыми свежими данными.
Теперь представьте, что в том же отчете сводной таблицы используется им-
портированный внешний источник данных. С помощью такой структуры вы
сможете динамически связывать таблицу с источником данных и обновлять
данные, используемые в сводной таблице. Более того, все пользователи, полу-
чающие данные из вашего отчета, могут самостоятельно обновлять источник
данных нажатием всего одной клавиши. Поскольку они имеют постоянный
доступ к последним данным, необходимость в повторном распространении
дальнейших отчетов отпадает.
Создание автономной динамической системы вывода
отчетов в сводных таблицах
Примечание
Для этого практикума мы не создавали отдельный файл. В данном примере в
качестве источника данных используется база данных SQL Server. Причина за-
ключается в том, что источник данных, который можно обновлять и поддер-
живать на сервере, лучше всего подходит для отчетов такого типа. К сожале-
нию, довольно сложно предоставить пример файла для настоящего практи
кума, поскольку его суть заключается в демонстрации взаимодействия Excel с
источником данных SQL Server (а мы не можем в столь небольшой книге опи-
сать среду SQL Server).
Чтобы отчитаться о последнем количестве активных клиентов, вам нужно ка-
ждый месяц распространять один и тот же отчет сводной таблицы среди од-
192 Глава 9
них и тех же менеджеров. А между тем, большая масть данных была переме-
щена на новый SQL Server.
Вы решаете воспользоваться преимуществом ситуации и создать динамический
отчет сводной таблицы, использующий SQL Server в качестве внешнего источника
данных. Это позволит менеджерам обновлять полученные отчеты нажатием одной
клавиши, а вы сэкономите время и силы, требуемые для ежемесячного создания и
рассылки новых отчетов.
Эту задачу можно разбить на пять этапов.
1.	Создание внешнего источника данных.
2.	Определение запроса
3.	Импорт результатов.
4.	Создание и форматирование отчета сводной таблицы.
5.	Создание макооса, который будет обновлять отчет самыми последними дан-
ными.
Создание внешнего источника данных
Первое, что вам нужно сделать, это создать внешний источник данных. Создайте
новую рабочую книгу, перейдите в строку меню и выполните команду Данные*^
Импорт внешних данныхФСоздать запрос.
Запустится мастер MS Query. Как показано на рис. 9.7, в первом диалоговом окне
вам будет предложено указать источник данных, который вы хотите использовать.
В нашем случае используется база данных SQL Server. Поскольку требуемый ис-
точник данных на рисунке не показан, выберите опцию <Новыи источник данных>
и щелкните на кнопке ОК.
Р Использовать мастер запросов
Выбор источника данный
Рис. 9.7. Поскольку база данных SQL Server здесь не пока-
зана, выберите опцию <Новый источник данных> и щелк-
ните на кнопке ОК
В следующем диалоговом окне введите имя для источника данных и укажите, какой
драйвер баз данных следует использовать для подключения к источнику данных.
Драйвер базы данных является средством преобразования данных между фор-
матами приложения и базы данных. Вы не можете подключиться к любому внеш-
нему источнику данных без соответствующего драйвера. На рис. 9.8 показано, что
используется драйве. > SQL Server, поскольку в качестве источника применяется ба-
Использование в сводных таблицах внешних источников данных 193
за данных SQL Server. После ввода имени источника данных и выбора соответст-
вующего драйвера щелкните на кнопке Связь.

Создание нового ис гочника данных
>дайте имя для трисеоени» источнику данны*.
1
2.

MuDataSouce
Выберите драйвер для требует юго тип* базы данныя..
fsQLServer
’	. «Г -.Ь «ММ Ж	*****
Нажмите кнопку “Связь" и вгадите требуемые сведения:
Связь..
выберите	ho умол^ябтйблйвд w
4. |
Г* Сбювнигс>	и	й определен^ да Ыник да фх
а



Отмена
Рис. 9.8. Введите имя источника данных и вы-
берите соответствующий драйвер Щелкни те
на кнопке Связь

Примечание
В Microsoft Office предоставлены драйвера баз данных по умолчанию для
следующих источников данных: SQL Server, Access, dBASE, FoxPro, Excel,
Oracle, Paradox, текстовые файлы, а также несколько драйверов от независи-
мых разработчиков. Если соответствующий драйвер для вашей базы данных
отсутствует, установите его перед подключением к базе данных.

МММ
Теперь введите следующую информацию: сервер, идентификатор и пароль.
Для идентификации сервера, к которому вы подключаетесь, можете использовать
!Р-адрес или имя DNS-сервера (Domain Name System - система доменных имен),
как показано на рис. 9.9. В этом практикуме используется DNS-сервер SOPS, так
что вам не нужно указывать реальный IP-адрес. Оптимальный вариант - исполь-
зовать DNS по причинам лучшей безопасности и функциональности.
Далее, введите имя пользователя и пароль (обычно предоставляемый админист-
ратором базы данных). Два раза щелкните на кнопке ОК, чтобы создать источник
данных.
Определение запроса
На этом этапе новый источник данных представляется в виде выборки в списке
источников данных. В рассматриваемом примере источник данных имеет имя Му-
DataSource (рис. 910). Выберите новый источник данных, установите флажок
Использовать мастер запросов и щелкните на кнопке ОК
194 Глава 9
% '5 '
Пользователь:
Пароль:
Приложение'
Безы данных Janfiocbi’ Кубы OLAF
rnvC'atdbumce-
<Ноеый источник данных'
MS Access 7.0 Database"
Язык
Рабочая станция
*. >.... л, 
Г Параметры
1 ’
База данных:
Выбор источника данных
Вход в сервер SQL
SOPS
Использисать доверительное соединение
sopsuser
кхкк
t - •>'
fcnilit 1Ж1ИМ1ЙИЙМiiwu
{(Default)
(Default)
OK
Отмена
Справка
{Microsoft Office 2003
HOME-5DFF2715D1
‘я
Рис. 9.9. В поле Сервер введите !Р-адрес сер-
вера или же, что более предпочтительно, имя
DNS-сервера
И.
,/v
V'sual FoxPro Database
Visua1 FoxPro T abtes
База данных MS Access"
База данных Visual FoxPro’
T аблицы Visual FoxPro"
Райлы dBASE"
Lx
Р Использовать мастер запросов
ОК
Отмена
Обзол .
Удалитг



X














Рис. 9-10. Выберите новый источник данных, установите
флажок Использовать мастер запоосов и щелкните на
кнопке ОК
В следующем диалоговом окне выбираются поля источника данных (рис. 9.11).
Используйте древовидную структуру слева для просмотра таблиц и полей в базе
данных. Затем переместите требуемые поля в список справа, используя кнопки
посередине. Перетащив все необходимые поля, три раза щелкните на кнопке Да-
лее, чтобы перейти к диалоговому окну Импорт данных.
Щ J- ИЯМ £ ’  I
Импорт результатов
Теперь ваша задача - выбрать место для размещения итогового набора данных
(рис. 9.12). Помните; что если июговый набор данных занимает более 65536
строк, программа Excel отбросит "лишние" данные.
После импорта нового набора данных щелкните внутри него правей кнопкой
мыши и примените команду Свойства диапазона данных, как показано нз
рис, 9.13. Установите флажок Сохранить пароль. Эта настройка сохранит па-
роль источника данных в рабочей книге, позволяя пользователям обновить
данные без ввода пароля.
Использование в сводных таблицах внешних источников данных 195
Создание запроса: выбор столбцов
о
х
Сведения о
Какие столбцы данных следует включить в запрос?
Им мищиеся таблицы и столбцы
ИНЫМ
& '
Столбцы запрос*
Код товара
Цена
Количество
Скидка
ОтпускнаяЦена
>
Рис. 9Л1. Переместите необходимые поля из списка слева
в список справа, используя кнопки посередине
КодЗаказа
Марта
rti Готродиики
А Слисок имеющихся товаров
Гпмгш тпмаппм


Инлор г данных
Куда с те д yen поместить данные?
<• и-,. кмиийся лист:
С Ырвыйпнст
/
W_ '
И ОГМртэдммаЙ т^ликМ.н
СвсЬгСТва... ,	I Изменить janpor. ,
Рис 9.12. Выберите место размещения итого-
вого набора данных и щелкните на кнопке ОК
Свои: тва внешнего диапазона
я:	^Запрос из MyDataSource
Определение запроса	и
17 со j р анип пре делечи запроса
'» аюновое обн"ftnet<ие
сбноедепъ каждые F -нт
Г" обновление при открытии файла
Г	 i «маю
Формат и разметка данных —-
|7 включить имена полей	Р йвтоформат данных
включить номер I строк
|7 задать ширину столбца
Р *хр. нить сведения о соотировке.'фил^тре/формаге для столбца
Если количегтьо строк в диапазоне изменится:
/• до^ак. гь ювьк* строки и удалить существующие
Г4 добавить новые строки и очистить пустые дчейки
Г“ 'лаенитьсущь-'гвупхцио ячейки и удалить пусто®
Г заполнить форм лани соседние столбцы
OK j Отмена j
'!      	!М. тм     .. ...............
1/1	.  . •< ’’ • ’У/ .1	'/
Рис, 9ЛЗ. Используйте это диалоговое окно для
сохранения пароля запроса
196 Глава 9
Использование уведомлений при сохранении пароля
При активизации настройки Сохранить пароль (рис. 9.13) вы, по сути, вставляете
пароль в рабочую книгу Excel. Это означает, что любой злоумышленник сможет от-
крыть вашу рабочую книгу Excel с помощью такого текстового редактора, как
WordPad, и извлечь из нее сохраненный пароль. На рис. 9.14 показан пример та-
кого взлома.
(3 Report.xls - WordPad
"5
Файл Прпька Вид Вставка Форма! Справка

;APP-Hicrosoft Office 2003;
UIP*sopsnser; PWD^sop/

DRIVER-SQL Server;SERVEP-SOPS;
□□□□□□ ПН БАСПОааПбСПС0аБаШППвПСЮПрСОЭП1дог
□ □□#□,□#□^□00 .□ODOD"D0D	[DRneDdO] DП#П#П0а .ПОООСГСШП .□"□□□кПЧЗЗПа IJ
&□□□□□□□□□ □□□□□□□□□□□а апаахкхсс □пгаапаспапс аааоо

Рис. 9.14. Любой желающий может просмотреть ваш файл Excel в текстовом
редакторе и найги пароль
Ниже описаны действия, которые помогут свести вероятность взлома системы за-
щиты к минимуму.
	По возможности используйте виды.
	Используйте таблицы "только для чтения", которые изолированы и предназна-
чены только для вывода динамических отчетов.
	Используйте назначенное регистрационное имя и пароль только в динамиче-
ских отчетах.
и Избегайте использования IP-адресов з источниках данных.
н.
Создание и форматирование отчета сводной таблицы
Создайте сводную таблицу, используя внешние данные, импортированные в ра-
бочую книгу. После создания сводной таблицы вы можете привязать к ней диа-
грамму и отформатировать свой отчет в соответствии с собственными требова-
ниями, как показано на рис. 9.15.
Создание макроса, который будет обновлять отчет самыми
последними данными
После того, как этот отчет попадет в руки конечным пользователям, они смогут
технически обновлять его для получения самых последних данных в любое время
суток, выполнив следующие действия: щелчок правой кнопкой мыши внутри ис-
точника данных, выбор команды Обновить данные, переход к сводней таблице,
щелчок правой кнопкой мыши внутри сводной таблицы и применение команды
Обновить данные.
Несмотря на то, что эти действия кажутся простыми, некоторые пользователи не
настолько сообразительны, чтобы суметь вручную обновить свой отчет. Поэтому
вы можете создать макрос, который будет выполнять эту задачу при запуске его
пользователем.
Использование в сводных таблицах внешних источников данных 197
198 Глава 9
комбинацией клавиш, и макрос выполнит все необходимые операции за них.
Чтобы легче запомнить комбинацию клавиш, добавьте в рабочий лист примеча-
ние, как показано на рис, 9.17.
Рис. 9.17. Используя дополнительное форматирование, вы создали средство вывода дина-
мических отчетов, которые можно распространить среди пользователей в виде автоном-
ного файла Excel	 , <
Параметры данных сводных таблиц
Некоторые параметры сводных таблиц ведут себя по-разному в зависимости
от типа взаимодействия сводной таблицы с внешними данными. Вы уже знако-
мы с диалоговым окном Параметры сводной таблицы. Несколько настроек в
самой нижней его части относятся к запросам внешних данных. Чтобы открыть
это диалоговое окно, показанное на рис. 9.18, щелкните правой кнопкой мыши
в сводной таблице и выполните команду Параметры таблицы.
Ниже описаны параметры запросов внешних данных.
	Сохранить данные вместе с таблицей. Эта опция указывает Excel
сохранять внешние данные в рабочей книге, чтобы эти данные стано-
вились доступными сразу же при открытии файла. Помните, что этот
тип поведения увеличивает размер файла. По умолчанию эта опция
включена.
	Развертывание разрешено. Если дважды щелкнуть на элементе
данных в сводной таблице, то по умолчанию этот элемент будет раз-
вернут вместе с детальными сведениями. Сброс этого флажка отменит
такое поведение. Эта опция недоступна в отчетах, созданных на основе
баз данных OLAP без специальных надстроек.
Использование в сводных таблицах внешних источников данных 199
Рис. 9.18. Настройки в нижней части диалогового окна от-
носятся к запросам внешних данных
	Обновить при открытии. Если эта опция включена, то сводная таб-
лица будет автоматически обновляться источником данных при откры-
тии рабочей книги.
	Обновлять каждые. Если включить эту опцию, то сводная таблица
будет автоматически обновляться через заданный интервал времени.
	Сохранить пароль. Эта опция используется для сохранения пароля
внешнего источника данных в виде части рабочей книги. Таким образом,
вам не нужно будет заново вводить пароль при обновлении данных.
	Фоновый запрос. Если у вас имеется большой внешний набор дан-
ных, обновление которого занимает много времени, то вы можете ис-
пользовать эту настройку, чтобы иметь возможность продолжить рабо-
ту во время обновления данных. Данная опция недоступна для отчетов,
созданных на основе баз данных OLAP.
	Оптимизировать память. Когда эта опция включена, программа Ex-
cel оценивает результаты выполнения внешнего запроса перед запол-
нением кэша сводной таблицы с целью определения возможности оп-
тимизации операции сохранения каждого массива строк или столбцов.
К сожалению, документация по этой настройке довольно скудная,
а потому не совсем понятно, как она реально работает и влияет ли на
производительность.
Дальнейшие шаги
В главе 10 мы изучим отчеты OLAP и методы усовершенствования взаимо-
действия со сводными таблицами кубов данных OLAP. Вы узнаете, насколько
200 Глава 9___________________________________________________________________________
эффективно можно применять функциональные возможности OLAP для дос-
тупа в сводной таблице к миллионам записей в базах данных по сравнению с
такими же средствами в Microsoft Access.
Кубы данных
OLAP
10
Определение
технологии OLAP
Аббревиатура OLAP расшифровы-
вается как Online Analytical Processing
(Оперативный анализ данных) и пред-
ставляет собой набор инструментов,
которые позволяют анализировать
многомерные данные.
Сервер OLAP представляет собой
средство, связывающее хранилище
данных и пользовательский компью-
тер. Сервер OLAP распознает фор-
мат, в котором сохранена информа-
ция в базе данных, и имеет специаль-
ные функции для извлечения и вы-
вода запрашиваемых данных.
Распространенные серверы OLAP
включены в такие программные про-
дукты, как Essbase фирмы Hyperion и
SQL Server с пакетом Analysis Tools
компании Microsoft.
Сервер OLAP обрабатывает не-
сколько сотен миллионов записей из
хранилища данных и создает много-
мерную структуру данных. Эта струк-
тура, известная как куб данных OLAP,
выполняет запросы, поступающие от
пользователей, значительно быстрее.
Преимущества кубов
данных OLAP
В главе 9 мы рассматривали прин-
ципы использования внешних источ-
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Определение
технологии OLAP..........201
Преимущества кубов
данных OLAP..............201
Введение в хранилища
данныхи кубы данных OLAP.... 202
Долговременное хранение
данных...................203
Подключение к кубу
данных OLAP..............205
Работа со сводней
таблицей OLAP............209
Сводные таблицы кубов
OLAP и сводные таблицы
данных Excel.............213
Другие возможности кубов
данных OLAP..............214
Дальнейшие шаги..........216
202 Глава 10
ников данных для обработки наборов данных с размером, превышающим 65536
записей. База данных Access или SQL-сервер позволяет включать в сводную таб-
лицу Excel несколько сотен тысяч записей. А что делать, если в базе данных хра-
нится еще больший объем данных — миллионы, а то и миллиарды записей?
Рассмотрим два противоположных примера. У небольшого банка с не-
сколькими филиалами не больше нескольких тысяч клиентов. Вы с легкостью
можете создать набор данных со сведениями о суммах кредитования и теку-
щих балансах на счетах клиентов. Затем вы можете использовать сводные таб-
лицы для генерации отчетов о любых финансовых потоках на счетах клиентов.
А если вы работаете с сетью небольших магазинов и отслеживаете продажи
ежедневно, т.е. обрабатываете набор данных, объем которого на несколько
порядков больше? Представьте, что в сети имеется 250 магазинов, и каждый
из них ежедневно реализует в среднем 1000 единиц товара. За год будет сдела-
но более 91 миллиона записей о продажах, в каждой из которых в среднем
реализовано 2,3 товара.
Вы хотите выяснить, какие товары продаются быстро, а какие пылятся на
складских полках. Вам нужно сравнить продажи за текущий год с продажами
за предыдущие годы, т.е. обработать более 200 миллионов записей за год. Мо-
жет ли программа Excel без посторонней помощи обработать эти данные? Ни
в коем случае. Существует ли иной способ управления такими большими объ-
емами данных? Да, если в вашем распоряжении находится сервер OLAP.
Если в базе данных содержится несколько миллионов записей, то скорее
всего вы будете использовать систему управления реляционными базами дан-
ных (RDBMS — Relational Database Management System), такую как Microsoft
SQL Server 2000 или ее более позднюю версию. Программа SQL Server предос-
тавляет в ваше распоряжение высокоэффективные средства создания реше-
ний для управления большим объемом необработанных данных. Администра-
тор базы данных или разработчик хранилища данных может использовать эти
средства для создания хранилища данных и кубов данных OLAP, обновляя их
по мере поступления новых данных.
Главная концептуальная особенность использования кубов данных OLAP за-
ключается в подготовленности данных для применения в других проектах. При
получении сотен миллионов записей очень сложно одномоментно извлечь их все в
клиентский компьютер. Скорее всего администратор базы данных вашей органи-
зации решит хранить их исключительно в серверной части СУБД. Только он один
знает все о хранилищах данных, умеет создавать и поддерживать кубы данных
OLAP, к которым вы будете получать доступ из сводных таблиц.
Введение в хранилища данных и кубы
данных OLAP
Давайте рассмотрим, что представляют собой кубы данных OLAP и как
можно использовать их максимально эффективно. В этом разделе вы узнаете,
как рабочие данные становятся кубом данных OLAP.
Кубы данных OLAP 203
Рабочие данные
Традиционная база данных типа OLTP (Online Transaction Processing —
оперативная обработка транзакций), такая как Access или SQL Server, хранит
информацию в нескольких связанных таблицах. Для удобства сохранения та-
кой связанной структуры создаются именованные таблицы Customers, Or-
ders, Order Details и Products. На рис. 10.1 показана табличная струк-
тура традиционной базы данных.
Рис. 10.1. Удобство хранения данных о продажах обеспечивается
занесением информации в именованные таблицы реляционной
базы данных
В такую базу данных заносятся все данные о произведенных продажах. По-
этому, воспользовавшись ею, вы можете хранить записи о продаваемой про-
дукции, знать, когда нужно пополнять склады новыми товарами, а также вы-
числять размер прибыли по всем товарам и итоговый объем продаж за день.
Естественно, база данных ежедневно увеличивается в размерах.
Вместо того чтобы позволить накапливаться информации в базе данных на
стороне клиента, они отправляются (ежедневно, ежечасно или даже после ка-
ждой транзакции) в общую базу данных компании, хранимую на сервере.
Буквально через пару месяцев после получения данных, поступивших из
всех 250 магазинов, главный офис получит полную информацию для общей
базы данных. Однако единичные записи усложняют аналитическую обработку
данных, поскольку отдельная запись или сведения о продаже одного товара не
может свидетельствовать о том, насколько хорошо идут дела. Вам требуется
вывести итоговые показатели и другие статистические данные из большого
объема существующих необработанных данных. Однако выполнение сложных
запросов займет очень много времени. Попытка генерирования отчетов на ос-
нове всех данных или только их части также заведомо обречена на провал, по-
скольку требует очень много свободного времени.
Долговременное хранение данных
Хранилище данных, хотя и остается реляционным, сильно отличается от
обычной базы данных. Как показано на рис. 10.2, данные о продажах хранятся
в центральной быстродоступной таблице, обеспечивающей поиск информа-
204 Глава 10
ции в других таблицах, а также определяющей иерархические взаимоотноше-
ния товаров, магазинов и временных показателей.
Рис. 10.2. Центральная таблица базы данных принимает сот-
ни миллионов записей за год
Каждая запись в главной таблице базы данных хранит две категории ин-
формации. Первая категория представляет размерную информацию, напри-
мер, время продажи, магазин или проданный товар. Вторая категория содер-
жит сведения о мерах, например цену за единицу товара, ее себестоимость
и количество проданных единиц товара в отдельной транзакций.
Информация о мерах, как правило, числовая. Это данные, которые вы мо-
жете подытожить.
Размерная информация необходима для однозначной трактовки подведен-
ных итогов. Вы можете разбить итоговые суммы объемов продаж по времен-
ным интервалам и товарам, чтобы выяснить, что между 3:00 и 5:00 магазины
в Центральной временной зоне продали больше стирального порошка, чем
торговые точки в остальных регионах за это же время.
Создание куба данных
Итоговая таблица — это предварительно созданный файл, содержащий все
возможные агрегации по каждой размерности и мере. Один из способов пред-
варительного построения всех возможных итоговых таблиц заключается в соз-
дании многомерной структуры данных (обычно называемой кубом данных).
Она отличается от обычной реляционной базы данных тем, что в последней
каждая ячейка (место пересечения поля и записи) содержит только один эле-
мент данных. Любая “ячейка” в кубе данных может иметь множество элемен-
тов или вообще не иметь их. Более того, данные каждой ячейки агрегированы
по одной или нескольким размерностям. Сервер OLAP берет на себя все обя-
занности по преобразованию таблицы данных, показанной на рис. 10.2, в вир-
туальный куб данных, изображенный на рис. 10.3.
Кубы данных OLAP 205
PRODUCT САП GORKI
StalU Stain Stain
 i ORES
Рис. 10.3. В кубе данных OLAP подытожены размер-
ности по различным мерам
Если такая структура называется кубом данных, означает ли это, что в нем
присутствует не более трех размерностей? Название “куб данных” придумано
лишь для того, чтобы помочь представить сложную структуру данных. Однако
такой куб может иметь гораздо больше трех размерностей.
Предварительно созданные представления кубов данных
Основная мысль вышеизложенного повествования заключается в том, что для
организации данных Excel вам достаточно выполнить действия, описанные в гла-
ве 2. Однако при использовании куба данных OLAP специально организовывать
данные не нужно, поскольку они уже представлены в должном формате.
Куб данных OLAP представляет собой структуру данных, которая включает
всевозможные агрегации по всем доступным размерностям. Вам требуется
лишь указать куб данных OLAP для сводной таблицы Excel, а затем использо-
вать любые методы сводных таблиц для генерирования всевозможных отчетов
и диаграмм.
Подключение к кубу данных OLAP
Итак, администратор базы данных компании регистрирует наполнение ку-
ба данных OLAP информацией, и вы хотите просмотреть поступившую ин-
формацию. Чтобы ознакомиться с примерами этой главы, вы можете загру-
зить версию куба данных OLAP, сохраненного по адресу http://www.
mrexcel.com/pivotbookdata.html. Если в вашей компании установлена
программа SQL Server, вы можете попросить администратора базы данных на-
строить куб данных Sales для базы данных Foodmart с помощью средств
MS Analysis Services. Средства пакета Analysis Services можно установить с
компакт-диска SQL Server 2000. Утилита Analysis Manager содержит велико-
лепное пособие по настройке этого демонстрационного куба данных.
206 Глава 10
Подключение к локальному кубу данных
Используйте команду Данные^Сводная таблица. На шаге 1 из 3 мастера
выберите вариант Во внешнем источнике данных, как вы это делали в главе 9
(рис. 10.4).
Рис. 10.4. На шаге 1 мастера выберите переключатель Во
внешнем источнике данных
На шаге 2 мастера щелкните на кнопке Получить данные.
В диалоговом окне Выбор источника данных перейдите на вкладку Кубы
OLAP. Если вы первый раз используете файл локального куба данных, то вы-
берите опцию <Новый источник данных> и щелкните на кнопке ОК.
Как показано на рис. 10.5, откроется диалоговое окно Создание нового
источника данных. Задайте кубу данных имя, например, Sales. В раскры-
вающемся списке Выберите поставщика данных для куба OLAP для нужной
базы выберите значение Microsoft OLE DB Provider. На шаге 3 щелкните на
кнопке Связь.
Рис. 10.5. Даже несмотря на то, что куб дан-
ных существует, для подключения к нему вы
должны ввести его имя
Кубы данных OLAP 207
В диалоговом окне Multidimensional Connection выберите переключатель
Cube File. Используйте кнопку Просмотр (с изображением троеточия) для
указания расположения файла Sales.cub. Диалоговое окно должно иметь
вид, показанный на рис. 10.6. Щелкните на кнопке Finish.
Рис. 10.6. Чтобы использовать локальный куб данных, укажите
путь к файлу с расширением . cub
Щелкните на кнопке ОК для закрытия диалоговых окон Создание нового
источника данных и Выбор источника данных. Вы вернетесь назад к шагу 2
мастера сводных таблиц. Щелкните на кнопке Далее.
Вы перейдете к шагу 3 мастера, как показано на рис. 10.7. Поскольку у
вас нет в наличии рабочего листа с данными транзакции, по умолчанию они
помещаются в сводную таблицу в пустом рабочем листе. Щелкните на
кнопке Готово.
Рис. 10.7. На шаге 3 мастера создайте сводную таблицу в пустом
рабочем листе
208 Глава 10
Подключение к кубу данных на сервере
Если в вашем распоряжении находится реальный сервер OLAP, то вы мо-
жете подключиться к серверу, а не к локальному файлу куба данных. В диа-
логовом окне, показанном на рис. 10.6, выберите на этот раз вариант Analysis
Server. Далее вам нужно ввести имя сервера, регистрационное имя пользова-
теля и пароль. Администратор базы данных должен предварительно предоста-
вить вам эту информацию, как показано на рис. 10.8.
Рис 10.8. Введите имя сервера, ваше пользовательское имя и пароль
При подключении к серверному кубу данных вы должны дополнительно
указать базу данных. В нашем примере единственной базой данных является
Foodmart, как показано на рис. 10.9. Щелкните на кнопке Finish.
Рис 10.9. Выберите базу данных. В этом при-
мере вы несколько ограничены в выборе
Выполните остальные шаги, чтобы вернуться к мастеру сводных таблиц, и
щелкните на кнопке Готово на шаге 3 мастера.
Кубы данных OLAP 209
Работа со сводной таблицей OLAP
Теперь в вашем распоряжении имеется пустая сводная таблица, такая же,
как и при создании на основе данных в другом рабочем листе Excel. Как толь-
ко вы начнете перетаскивать размерности и меры, таблица будет принимать
вид четко упорядоченной структуры. Давайте начнем разрезание куба данных.
Компоновка данных
Как и в случае со стандартными сводными таблицами, вы можете исполь-
зовать панель инструментов Сводные таблицы и окно Список полей сводной
таблицы. На рис. 10.10 показано, что возле каждого поля располагается зна-
чок. Поля Store Cost, Store Sales и Unit Sales имеют значки с двумя
строками единиц и нулей. Эти значки указывают на то, что поля представляют
числовые меры. Остальные поля могут иметь значок, представляющий иерар-
хию голубого и серого элементов. Эти поля являются размерными полями.
Если администратор базы данных корректно выполнял инструкции Analysis
Services, то вы увидите пять размерностей: Customer, Product, Promotion,
Store и Time.
В рабочем листе представлены контуры макета сводной таблицы. В нем
имеется четыре области: страница, строка, столбец и данные. В область дан-
ных нужно перетащить меры. Это элементы данных, которые вы хотите поды-
тожить или обобщить. Области страницы, строк и столбцов предназначены
для размерностей, которые являются атрибутами при выполнении агрегации.
Перетащите меру Store Sales в область данных. Когда вы сделаете это, в
таблице будет выведен итоговый объем продаж по всем магазинам. Это не
очень интересная информация. Вытащите меру Store Sales из левого верх-
него угла макета в любую область вне макета. Ожидайте появления красного
значка X, указывающего на то, что поле удалено из макета. Итак, вы вновь
имеете дело с пустым макетом.
Перетащите размерность Customer в область строк, а размерность Time
в область столбцов. Размерность Store Sales перетащите в область данных.
Вы сразу же получите итог по более чем 200 миллионам записей с данными
об объемах продаж за 1998 год для трех стран, для которых представлена база
данных Foodmart, как показано на рис. 10.11.
Работа с кубом данных
Взгляните на рис. 10.11. Несмотря на то, что в область строк сводной таб-
лицы вы перетащили поле Customer, в реальной сводной таблице выводится
поле Country. Причина такого поведения программы в том, что размерность
Customer представляет иерархическую структуру данных. Щелкните на
значке “плюс” рядом с полем Customer в окне Список полей сводной таб-
лицы. Вы увидите, что клиенты сохранены в элементе Lname, но сгруппиро-
ваны по городам, штатам и странам, как показано на рис. 10.12.
210 Глава 10
Рис. 10.10. Значки в списке полей
указывают тип поля: размер-
ность или мера
Рис. 10.11. Сводная таблица OLAP похожа на
обычную сводную таблицу за исключением
того, что в ней подводится итог по более чем
200 миллионам записей
По умолчанию при перетаскивании поля Customer в сводную таблицу вы
увидите большинство подытоженных показателей для исходных данных.
Сводная таблица по умолчанию, показанная на рис. 10.11, включает в себя
итоговые данные, просуммированные по стране и году.
Начать анализ данных довольно просто. Дважды щелкните на элементе
Mexico, и вы увидите, что макет автоматически расширился для отображения
штатов Мексики, как показано на рис. 10.13.
	А_	ь	c	0
1		^ретащите сюда поля страниц		
2				
У	Store Sales		Year *	
4	Country w	State Province	1998	Общий итог
5 ICanada			98045,46	98045,46
6	Mexico 1DF		75131	75131
7		Guerrero	30838.58	30838,58
8		Jalisco	4328,87	4328 87
9		Mexico	20395,4	20395,4
10		Sinaloa	18251,45	18251.45
11		Veracruz	52142,07	52142,07
12		Yucatan	79063,13	79063,13
13		Zacatecas	150143,09	150143,09
14	Mexico Итог		430293,59	430293,59
16	USA		550808,42	560808,42
! 16	Общий итог		1079147.47	1079147.47
СП.Ч.ОИ польи сводной Таблицы	* X
Перетащите элементы ь сводную таблицу
F2 [^Customer	,t.
I	>	,	• Country
.	:	•
?	State Province	—•
l	г	aty	;
	|	i	,
>	’	I name
Щ [Zj Product
... ГЯМ I i । и	...... —и
Рис. 10.12. Поля размерно-
стей в списке полей сводной
таблицы можно расширять
для вывода всех доступных
агрегаций
Рис. 10.13. Кубы данных OLAP содержат
предварительно созданные группы. Чтобы
углубиться в структуру данных, дважды
щелкните на целевом элементе
Дважды щелкните на элементе Zacatecas, и макет расширится для ото-
бражения двух городов штата Закатекас.
Перейдите в ячейку 1998 и дважды щелкните на ней. Макет расширится
для отображения четырех кварталов 1998 года. Дважды щелкните на каждом
квартале для просмотра данных каждого месяца, как показано на рис. 10.14.
Кубы данных OLAP 211
п	А	В , ’	c":			—*• 1111 	— !*• .Е -	l|U	G	
X 2					’ер-пищите гн да 1 л ля страниц				
					-		. 		- 		 ; 1						
3 4 ^5	Store Sales			Year	Quarts!		Month		
				1998					
				Quarter 1 .				Quarter 1 Итог	Q
6, 7 в“1	Country State Province		City	February		January	March		
	Canada			8332.66		7144,8; 8403,67		23881,13	
	Mexico	DF		7035,22 6688,03 ! 6143,98				19867,23	
9		Guerrero		2830,91' 3583,22; 3283,39				9697,52	
fo ЧГ 12 13 • I 14 16		Jalisco		473,92		411.66	471,23		1356,81	
		Mexico		1878,7	1907,9; 1936,56				5723,16	
		Sinaloa		1381,34		2085,05	1899,23	5365,62	
		Veracruz		4795,67	5364,4 , 3810,75				13970,82	
		Yucatan		6453,92		7494,15 6644,58		20592,65	
		Zacatecas	Camacho	4469 64		5896,63 5011,52		15377,79	
1Ь 17			Hidal(p)	9346,28		8188,32 9103,21		26637,81	
		Zacatecas Итог		13815,92		14084,95 14114,73		42015,6	
18 19' 20	Mexico Итог			38665,6 41619,36 38304,45				118589,41	1
	USA~			47499,74 49391,12 ' 51511,78				148402,64	
	Общий итог			94498 1 98155,28 98219,9				290873.18	2
Рис. 10.14. Для углубленного анализа данных требуется всего лишь
несколько щелчков кнопкой мыши
Чтобы вернуться к предыдущему виду данных, вам следует скрыть деталь-
ные сведения размерности. Выберите Zacatecas в ячейке В15 и щелкните на
кнопке Скрыть детали на панели инструментов Сводные таблицы, как пока-
зано на рис. 10.15.
	A	В	С	и m -n	G	
1	Перетащив сюда поля страниц				
12					
"з‘"	Store Sales		Year	w J Quarter	Month		
4			1998		
5			Quarter 1	Quarter 1 Итг	Qi
6	Country *	State Province Crty	February January March		
7	Canada		8332,66	7144,8 , 8403,67	23881,13	
8	Mexico	DF	7035,22 6688,03 6143,98	19867,23	4
A 9		Guerrero	2830,91 3583,22 3283,39	9697,52	
10		Jalisco	473,92	411,66;	471,23	1356,81	
11		Mexico	1878,7	1907,9 1936,56	5723,16	
12		Sinaloa	1381,34 ' 2085,05; 1899,23	5365,62	
13		Veracruz	4795,67	5364,4 3810,75	13970,82	-
14		Yucatan	6453,92 ' 7494,15 6644,58	20592,65	-
15		Zacatecas	lOamacho	4469,64 : 5896,63 ! 5911,52	15377.79	
16		I Hidalgo	9346,28 8188,32' 9103.21	26637,81	
17		Zacatecas Итог	13815,92 14084,95 14114,73	42015,6	i
w	Mexico Итог		38665,6 ' 41619,36 38304,45	118589,41	r
19	USA		47499,74 49391,12* 51511,78	148402,64	
20’	Общий итог		94498 98155,28 ; 98219.9	290873.18	2f
Рис. 10.15. Используйте значок с красным символом "минус", чтобы
скрыть детали поля Zacatecas
Использование полей страниц
Теперь давайте попытаемся перетащить другую размерность, например,
Product, в область страниц. Область страниц применяется как фильтр данных.
По умолчанию в ней отображается элемент All Product. Щелкните на рас-
крывающемся списке, чтобы увидеть список категорий. Щелкните на значке
212 Глава 10
“плюс” возле значения Baking Goods, как показано на рис. 10.16, чтобы от-
крыть подкатегории товаров. Выберите значение Cooking Oil.
А
в
С
F
2
Э
4
fi
6
Product
All Product
AH Product
Й Baking Goods
и it Hl'J ' 'll
8
9
10
11
12
1?
14
15
Country
Canada
Mexico
ffi Sauces
i+i Spices
Bl Sugai
r+j Bathroon. Products
- Beer and Wine
W НгяаИ
Не.сколькг, элементов
Отмена
Zacatecas
ir v] Quarter Month
8_____
arter 1
)ruary
Quarter 1 Итог
Qu
332,66
035,22
1830,91
January March
_7144£8
’ 6688,0- 6143,38
3583,22 3283,39
8403,67
411,66
Ъ0'',9 1936,56
381,34 ; 2085,05 1899,23
473,92
“8767
795,67
1.1453,92
471,23
23881,13
19867,23
9697,52
1356 81
5723,6
6365,62
5364,4 3810,75
7494,15 6644,58
13970,82
*0597/55
16
17
18
19
2Л
Camachp
Hidalgo
IZacatecas Итог
Muxict Итог
USA
Общий итог
4469,64 5896,631 5011,52
9346,2b
13815,92 14084,95 14114,73
38665,6, 41619,36 38304,45
*7499,74 ~ 49391,12. 51511,70
94498 98155,28 98219,9
6188,32
9103,21
15377,79
26637,81
42015,6
2185^4/
'148402,64
2908^.1'
2E

QK

i
Г
Рис. 10.16. Область страниц Product предлагает сделать выбор.
Щелкните на любом значке "плюс", чтобы расширить категорию
Щелкните в раскрывающемся списке Cooking Oil и расширьте его, чтобы
увидеть данные для торговой марки ВВВ. Вы можете заметить, что не каждый штат
поставляет товары этой торговой марки. Для тех штатов, которые не торгуют дан-
ными товарами, отображаются пустые ячейки, как показано на рис. 10.17.
	А	в	t-	D	E	F	G
1	Product	BBS Best ▼					
2							
3	§tore Sales			Year	H Quarter	Mr nth			
4				1998	j			
5				Quarter 1			Quarter 1 Итог
6	Country 4State Province ICity			February January March			
7	Canada			21,26	38,16	42,16	101 ,E8
8	Mexico	DF		16,96	4,62	5,52	27.1
9		Guerrero		3,68	22,73	3,68	30,09
10		Jalnco		<	I			
11		Mexico		7,36			7,36
12		Sinaloa		11,98			11,98
13		Veracruz		4,62	10,06		14,68
14		Yucatan		24,3	7,36	12,15	43,81
16		Zacatecas	Camacho		15,51	6,16	21,67
16			I Hidalgo	33,3	10,14	32,15	76.59
17		Zacatecas Итог		33,3	25,65	38,31	97,26
18	Mexico Итог			102,2	70 42	59,66	232,28
19	USA			144,48	61.87	122,62	328,97
20	Общий итог			267,94	170.45	224.44	662,83
Рис. 10.17. В процессе углубленного анализа вы можете встретить
разрозненные данные. В штате Ялиско товары этой торговой марки
никто не приобрел, по крайней мере, в 1 квартале
Углубленный анализ выполняется на любом уровне детализации; на каж-
дом уровне вы можете ознакомиться с агрегацией мер. Произведенные вычис-
Кубы данных OLAP 213
ления нельзя отменить, поскольку все итоги уже (неважно, виртуально или
реально) подведены и хранятся в кубе данных OLAP. Смело эксперименти-
руйте, комбинируя размерности в области строк, столбцов и страниц.
Сводные таблицы кубов OLAP и сводные
таблицы данных Excel
Итак, вы уже знаете, что представляет собой куб данных OLAP. Вы также
знаете, что подключение к кубу данных не составляет проблем, а его исполь-
зование практически не отличается от применения сводных таблиц для управ-
ления данными в рабочем листе Excel. Так в чем же разница между сводными
таблицами Excel и сводными таблицами OLAP?
OLAP обрабатывает больше данных и намного быстрее
Самое главное различие состоит в объеме данных, который позволяет обра-
батывать куб данных OLAP. Как уже говорилось ранее, в стандартном хранили-
ще данных содержатся миллионы, а то и миллиарды записей. Организация всех
этих данных в понятную структуру выходит за пределы возможностей Excel.
Теперь вы можете не только иметь доступ к этому массиву данных, но и в
мгновение ока фильтровать их. Для подведения любых итогов не требуется
много времени, поскольку все они предварительно рассчитаны. При срезе ку-
ба данных для получения интересующего представления заранее рассчитан-
ные показатели выводятся практически мгновенно.
Размерности или меры
В кубе OLAP каждое поле помечено либо как measure (мера), либо как
dimension (размерность). Меры, как правило, представляются числовыми
полями, например, Revenue, Cost и Quantity. В отличие от данных Excel
меры можно перетаскивать только в область данных. Вы не можете перета-
щить меру в область строк, столбцов и страниц.
Подобным образом, поля размерностей нельзя перетащить в область дан-
ных в отличие от стандартных полей данных Excel, где поле Region не запре-
щается перетаскивать в область данных (например, для получения количества
записей).
Меры OLAP уже сгруппированы
Возможно, администратор базы данных заранее определил группы в кубе
данных. Например, мера для года может содержать кварталы, месяцы и дни.
Дважды щелкните на годе, чтобы расширить группу и вывести данные для
кварталов.
В этом и состоит главное преимущество куба данных OLAP. Вы можете
создать подобные группы в стандартных рабочих листах Excel, но для этого
потребуется выполнить много операций, описанных в главе 5.
214 Глава 10
Если администратор базы данных не настроил группы, вы можете добавить
их в сводных таблицах OLAP, используя методы, описанные в главе 5.
Углубленный анализ данных OLAP
Работая со стандартными данными Excel, вы можете дважды щелкнуть на
любом значении в сводной таблице, чтобы увидеть все записи, используемые
для вычисления этого значения.
Метод двойного щелчка не срабатывает в наборах данных OLAP. В Excel 2002
и выше вы можете углубиться в структуру данных с помощью надстройки Excel,
любезно предоставленной компанией Microsoft. Она называется Excel 2002/2003
add-in for SQL Server Analysis и доступна по следующему адресу:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?
FamilyId=DAE82128-9F21-475D-88A4-4B6E6C069FF0&displaylang=en
Другие инструменты OLAP, ориентированные на применение в Excel,
представляются дополнительными надстройками.
Предупреждение
Вы не сможете расширить локальный куб данных. При использовании технологии
OLAP команда расширения структуры данных требует наличие сервера для запро-
са исходных данных транзакции. Локальный куб данных представляет собой ито-
говый файл, расположенный вне сервера, управляющего запросами к СУБД.
OLAP и вычисляемые поля
Как говорилось ранее в этой главе, вы можете использовать вычисляемые
поля и элементы. Вы можете сделать это локально, или же попросить админи-
стратора базы данных внести необходимые изменения в куб данных. В ло-
кальных кубах данных вычисляемые элементы не применяются.
Другие настройки сводных таблиц
Все остальные настройки, не описанные до сих пор, применяются в кубах
данных OLAP точно так же, как и по отношению к локальным данным. Вы
с легкостью можете форматировать таблицу с помощью функции Автофор-
мат, описанной в главе 4. Вы также можете создавать сводные диаграммы, как
описано в главе 7. Никто не запрещает вам применять опцию Автосортировка
для установки последовательности элементов сводной таблицы, как описано
в главе 5. И наконец, вы можете отображать первые или последние записи,
используя функцию Десятка лучших (см. главу 5).
Другие возможности кубов данных OLAP
Чтобы использовать кубы данных OLAP, вам следует знать немного боль-
ше. Отметим, что OLAP — это сложная и многофункциональная технология.
Ниже описаны некоторые ее возможности.
Кубы данных OLAP 215
Просмотр куба данных OLAP в диалоговом режиме
Одно из средств, представленных в Excel, позволяет отображать электрон-
ную или сводную таблицу в виде Web-страницы, по требованию даже инте-
рактивной. Исключение не составляют и кубы данных OLAP. Вы можете
управлять обновлением данных при открытии Web-страницы, а также исполь-
зовать соответствующие параметры форматирования числовых данных и управ-
ления диаграммами. Для форматирования данных вы можете использовать
VBA-код. Вы также можете экспортировать данные из Web-страницы обратно
в файл Excel для проведения дальнейшего анализа.
Обратная запись в куб данных
Если в кубе данных разрешена запись и все итоги в кубе представлены раз-
новидностями сумм, то пользователь может сохранять данные в кубе, напря-
мую изменяя значения в ячейках куба. Это позволяет применять сценарии
“что-если”. Например, если куб имеет размерность налоговой ставки на тор-
говлю спиртным, то вы можете перезаписать размерность для этой меры, ука-
зав, что налоговая ставка штата выросла на два процента. Вы немедленно уви-
дите изменения в подводимых итогах. Эта возможность поможет вам в приня-
тии решения о дальнейшей торговле алкоголем в выбранном штате: повысить
розничные цены или попробовать справиться с повышением налоговой став-
ки без крайних мер.
Настройка действий в кубе данных
Предположим, во время просмотра куба данных, который настроен на хра-
нение инвентаризационных данных, вы заметили, что в региональном храни-
лище Foodmart возник дефицит некоторого товара. Если администратор ба-
зы данных обеспечил поддержку функции Действия, то вы можете выбрать
действие пополнения запасов непосредственно из куба данных, который впо-
следствии переупорядочивается или отправляет уведомление соответствую-
щему менеджеру.
Комбинирование кубов данных
Если у вас имеется несколько кубов данных, и вы хотите представить их как
один куб, то можете попросить администратора базы данных создать виртуаль-
ный куб. Этот процесс подобен использованию представлений баз данных для
комбинирования различных полей из множества таблиц. С вашей точки зрения
виртуальный куб мало чем отличается от описанной выше структуры.
Создание локального куба данных
Процесс создания локального куба данных требует подключения к кубу
данных OLAP на Analysis Server. В окне Сводная таблица откройте список
Сводная таблица. Выберите опцию Настройки “клиент-сервер” и в открыв-
шемся окне выберите опцию OLAP при наличии связи (сводные таблицы
216 Глава 10
типа “клиент-сервер”). Щелкните на кнопке Создать автономный файл дан-
ных. Щелкните на кнопке Далее, выберите размерности, которые хотите
включить в локальный куб, вновь щелкните на кнопке Далее, выберите необ-
ходимые меры, еще раз щелкните на кнопке Далее, укажите имя и место хра-
нения локального файла куба и щелкните на кнопке Готово.
Дальнейшие шаги
В главе 11 мы рассмотрим, как макросы могут помочь в составлении отче-
тов сводных таблиц, а также предоставить клиентам возможность выполнения
собственного анализа данных.
Использование
макросов
для улучшения
отчетов сводных
таблиц
Зачем использовать
макросы в отчетах
сводных таблиц
Представьте, что вы можете нахо-
диться одновременно во многих местах
и общаться сразу со многими клиента-
ми, помогая им в создании отчетов
сводных таблиц. Предположим, что вы
помогаете множеству клиентов обно-
вить данные, извлекая 20 записей,
группируя их по месяцам или сортируя
по доходу — и все это вы делаете одно-
временно. Это не шутка — вы действи-
тельно можете выполнить все эти дей-
ствия с помощью макросов Excel.
Макрос представляет собой после-
довательность действий, которая за-
писана и сохранена для дельнейшего
использования. Сохраненный макрос
можно воспроизвести по специальной
команде. Другими словами, вы можете
записать свои действия в макросе, со-
хранить макрос, а затем разрешить
другим пользователям воспроизводить
сохраненные в макросе действия про-
стым нажатием клавиши. Эта функ-
циональная возможность особенно
удобна при распространении отчетов
сводных таблиц.
11
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Зачем использовать макросы
в отчетах сводных таблиц...217
Запись макроса..............218
Создание пользовательского
интерфейса с помощью форм ..219
Добавление в макрос
функций.................222
Дальнейшие шаги.........231
218 Глава 11
Предположим, к примеру, что вы хотите предоставить своим клиентам
возможность группировать отчеты сводных таблиц по месяцам, кварталам и
годам. Хотя технически процесс группирования может выполнить любой
пользователь, некоторые из ваших клиентов не сочтут за нужное разбираться в
этом. В подобном случае вы можете записать один макрос группирования по
месяцам, другой — по кварталам и третий — по годам. Затем создайте три
кнопки — по одной на каждый макрос. Тогда вашим клиентам, не имеющим
опыта работы со сводными таблицами, потребуется лишь щелкнуть на кноп-
ке, чтобы должным образом сгруппировать отчет сводной таблицы.
Главное преимущество использования макросов в отчетах сводных таблиц
состоит в предоставлении клиентам возможности быстрого выполнения в свод-
ных таблицах таких операций, которые они не могут выполнить в обычной си-
туации. Таким образом существенно повышается эффективность анализа пре-
доставляемых данных.
Запись макроса
Взгляните на сводную таблицу, показанную на рис. 11.1. Вы можете обно-
вить эту сводную таблицу, щелкнув внутри нее правой кнопкой мыши и при-
менив команду Обновить данные. Если во время обновления сводной таблицы
вы записывали действия в виде макроса, то вы или любой другой пользователь
сможете воспроизвести эти действия и обновить сводную таблицу в результате
запуска макроса.
Примечание
Если вы работаете в Excel 2003 или более поздней версии программы, то настрой-
ки безопасности макросов могут быть выставлены на уровне Высокая, что приве-
дет к отключению всех макросов. Чтобы использовать макросы, следует задать
настройку безопасности Средняя или Низкая. Перейдите в строку меню и выпол-
ните команду Сервис^Макрос^Безопасность. Лучше всего установить настройку
Средняя. Она позволит запускать макросы только после того, как вы дадите раз-
решение на их включение при запуске Excel.
Чтобы приступить к записи макроса, нужно открыть диалоговое окно За-
пись макроса. Перейдите в строку меню и используйте команду Сервис^
Макрос^Начать запись.
В открывшемся диалоговом окне введите информацию о макросе.
	Имя макроса. Имя должно описывать действия, выполняемые
макросом.
	Сочетание клавиш. В это поле вы можете ввести любую букву.
Она станет частью комбинации клавиш, которая будет использо-
ваться для воспроизведения макроса. Комбинацию клавиш задавать
не обязательно.
Использование макросов для улучшения отчетов сводных таблиц 219
	Сохранить в. Здесь указывается место хранения макроса. Если вы
распространяете отчет сводной таблицы, то должны применить опцию
Эта книга, чтобы макрос был доступен для клиентов.
	Описание. В это поле вводится описание создаваемого макроса.
Поскольку макрос обновляет сводную таблицу, ему задается имя Re-
freshData. Вы также можете назначить макросу “горячую” клавишу <R>.
Легко заметить, что в диалоговом окне, показанном на рис. 11.2, макросу на-
значена комбинация клавиш <Ctrl+Shift+R>. Помните, что после создания
макроса вы будете использовать эту комбинацию клавиш для его запуска.
В качестве места хранения макроса выберите опцию Эта книга. Щелкните на
кнопке ОК.
А
1 {REGION '
.24__________“________
3 , Сумма по полю Revenue
4 CUSTOMER	*
Же}
6
7
8
9
1 STO LLC.
122 D LLC.
128 Т Со.”
204ALLC.
21 ST Со.
Итог_______
12178
$1 817
$1 835
$2 178
$2 011
Рис. 11.2. Настройте параметры диа-
логового окна Запись макроса
Рис. 11.1. Запись действий во время
обновления этой сводной таблицы
позволит в дальнейшем обновлять
данные в результате запуска макроса
в
5
После щелчка в диалоговом окне Запись макроса на кнопке ОК начинает-
ся запись макроса. На этом этапе все выполняемые вами действия в Excel бу-
дут регистрироваться.
Щелкните правой кнопкой мыши внутри сводной таблицы и выполните
команду Обновить данные. После обновления сводной таблицы вы можете
остановить процесс записи макроса с помощью команды Сервис^ Макрос^
Остановить запись.
Поздравляем! Вы только что записали свой первый макрос. Теперь можете
выполнить макрос с помощью комбинации клавиш <Ctrl+Shift+R>.
Создание пользовательского интерфейса
с помощью форм
Запуск макроса с помощью комбинации <Ctrl+Shift+R> поможет в том
случае, когда в отчете сводной таблицы присутствует только один макрос.
Предположим, однако, что вы хотите предоставить своим клиентам несколько
макросов, выполняющих разные действия. Вы должны обеспечить клиентов
понятным и простым методом запуска каждого макроса, не прибегая к запо-
220 Глава 11
минанию комбинаций клавиш. Идеальное решение — это простой пользова-
тельский интерфейс. Вы можете представить пользовательский интерфейс в ви-
де набора таких элементов управления, как кнопки, полосы прокрутки и другие
средства, позволяющие выполнять макросы в результате щелчков мышью.
Программа Excel предлагает в ваше распоряжение набор инструментов,
предназначенных для создания пользовательского интерфейса непосредст-
венно в электронной таблице. Эти инструменты называются элементами
управления формы. Основная идея заключается в том, что вы можете поместить
элемент управления формы в электронную таблицу и назначить ему макрос,
который записан ранее. После назначения элементу управления макрос будет
запускаться щелчком на этом элементе управления. Элементы управления
формы можно найти на панели инструментов Формы. Чтобы открыть эту па-
нель инструментов, перейдите в строку меню и выполните команду Вид1^
Панели инструментов^Формы.
В примере на рис. 11.3 показано, что клиентам предоставляется возмож-
ность обновления сводной таблицы щелчком на кнопке. В этом случае нужно
назначить макрос Ref reshData, записанный ранее, кнопке из панели инст-
рументов Формы.
После того как вы переместите кнопку в таблицу, откроется диалоговое
окно Назначить макрос объекту, показанное на рис. 11.4. В нем этой кнопке
назначается макрос. Выберите требуемый макрос и щелкните на кнопке ОК.
Рис. 11.4. Выберите макрос, который нужно при-
своить кнопке, и щелкните на кнопке ОК. В дан-
ном случае следует применять макрос Refresh-
Data
Рис. 11.3. Откройте панель инстру-
ментов Формы и выберите элемент
управления Кнопка. Наведите ука-
затель мыши на электронную табли-
цу и щелкните левой кнопкой мыши
На рис. 11.5 показана готовая к работе кнопка Обновить сводную таблицу,
а также другие кнопки для демонстрации возможности назначения элемен-
там управления рабочей книги нескольких макросов. Помните, что все эле-
менты управления на панели инструментов Формы применяются точно так же,
как и кнопка на формате — макросы назначаются им подобным образом.
Использование макросов для улучшения отчетов сводных таблиц 221
	А	в
J	REGION	(Все)
2		
3	Сумма по полю Revenue	
4	CUSTOMER	г	Итог
5	PENSK Со.	1045374,807
6	AUTO Со.	178070.4957
7	MIDAS Со	173920,0551
8	GOODY Со.	141102,8822
“	пп пп Гл		..,11Л9П9О1_
с
Обновить сводные данные |
Вывести 20 лучших клиентов
Вернуть в исходное состояние
Е
Рис. 11.5. Если вы используете множество макросов, то можете
назначить каждый макрос отдельному элементу управления,
а затем переименовать эти элементы управления
После помещения всех необходимых элементов управления в отчет свод-
ной таблицы вы можете отформатировать их и окружающую таблицу для соз-
дания базового интерфейса. На рис. 11.6 показан отчет сводной таблицы по-
сле форматирования.
Рис. 11.6. Вы с легкостью можете создать пользовательский
интерфейс с помощью макросов, нескольких элементов
управления Формы и параметров форматирования
Запись макросов в Excel 2002 и более поздних версиях программы
Убедитесь, что макросы в распространяемом вами отчете сводной таблицы запи-
саны в Excel 2002 или более поздней версии программы, поскольку созданный
вами интерфейс может применяться некорректно в Excel 2000. Причина такого
поведения в том, что после 2000 года корпорация Microsoft добавила в VBA но-
вые объекты и параметры, которые не поддерживаются в Excel 2000.
Например, если вы запишете макрос для обновления сводней таблицы в Excel 2003, то
программа создаст следующий код.
Act LveSheet. PivotTables ("PivotTableIм) , Pa vptCache.Refresh
Тот же макрос, записанный в Excel 2000, имеет следующий код.
ActiveSheet.PivotTables("PivotTable1").RefreshTable
Поскольку выражения Объект. Метод (в данном случае PivotCache .Ref resh)
в Excel 2000 не поддерживаются, макрос, сгенерированный в Excel 2003, не будет
выполняться в Excel 2000.
Существуепри способа решения этой проблемы.
	Создавайте макросы с помощью Excel 2000 (код Excel 2000 будет прекрасно
выполняться в более поздних версиях Excel).
222 Глава 11
	Введите условие использования отчетов сводных таблиц только в Excel 2002
или более поздней версии программы.
	Отредактируйте макросы вручную, чтобы обеспечить их совместимость с
Excel 2000.
Добавление в макрос функций
В результате записи макроса программа Excel создает модуль, который
хранит выполненные вами действия. Все записанные действия представляют-
ся строками VBA-кода, из которых состоит макрос. Вы можете добавлять в от-
четы сводной таблицы различные функциональные возможности, специально
настроив VBA-код для получения требуемых результатов.
Чтобы вам было легче понять, как все это работает, мы создадим новый
макрос, выводящий пять первых записей о клиентах. Перейдите в строку ме-
ню и используйте команду Сервис^ Макрос^ Начать запись. Откроется диа-
логовое окно, показанное на рис. 11.7.
После того, как вы начнете запись, щелкните правой кнопкой мыши в по-
ле Customer и выберите команду Параметры поля. Щелкните на кнопке До-
полнительно и введите настройки, как показано на рис. 11.8. Эти настройки
указывают вывести данные пяти лучших по объемам продаж клиентов.
Рис. 11.7. Задайте новому макросу
имя GetTopNthCusts и выберите в
качестве места его хранения Эта
книга. Чтобы начать запись, щелк-
ните на кнопке ОК
Рис. 11.8. В окне Дополнительные параметры поля
сводной таблицы настройте указанные параметры,
чтобы отобразить пятерку лучших клиентов по прода-
жам. Затем щелкните на кнопке ОК
После успешной записи всех действий, требуемых для извлечения пятерки
лучших клиентов по продажам, перейдите в строку меню приложения и вы-
полните команду Сервис^Макрос^Остановить запись.
Теперь у вас имеется макрос, который будет фильтровать сводную табли-
цу для извлечения пятерки лучших клиентов по продажам. Необходимо сде-
лать так, чтобы макрос реагировал на состояние полосы прокрутки, т.е. с
помощью полосы прокрутки вы должны иметь возможность указывать мак-
Использование макросов для улучшения отчетов сводных таблиц 223
росу число клиентов, данные которого должны отображаться в отчете свод-
ной таблицы. Таким образом, с помощью полосы прокрутки пользователь
сможет извлекать пятерку лучших, восьмерку лучших или 32 лучших клиен-
та по своему усмотрению.
Чтобы добавить в электронную таблицу полосу прокрутки, активизируйте
панели инструментов Формы, выберите элемент управления Полоса прокрутки
и перетащите его в таблицу. В отличие от кнопки элемент управления Полоса
прокрутки требует перед использованием ввода исходных настроек. Щелкните
правой кнопкой мыши на полосе прокрутки и выберите команду Формат объ-
екта. Откроется диалоговое окно Формат объекта, показанное на рис. 11.9.
Рис. 11.9. После помещения полосы прокрутки
в сводную таблицу щелкните на ней правой кноп-
кой мыши и выберите команду Формат объекта
Находясь в диалоговом окне Формат объекта, внесите следующие измене-
ния в настройки: параметру Минимальное значение присвойте значение 1,
параметру Максимальное значение — значение 200, а в поле Связь с ячей-
кой введите значение $К$2, чтобы поместить полосу прокрутки в ячейку К2.
Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить указанные ранее настройки.
Теперь щелкните правой кнопкой мыши на созданной полосе прокрутки и
примените команду Назначить макрос, чтобы открыть диалоговое окно, по-
казанное на рис. 11.10. Назначьте полосе прокрутки записанный макрос Ge t-
TopNthCusts. Макрос будет выполняться каждый раз при щелчке на полосе
прокрутки.
Протестируйте полосу прокрутки. Когда вы щелкнете на полосе, должны
выполниться следующие действия: запускается макрос GetTopNthCusts и
изменяется число в ячейке К2 для отображения состояния полосы прокрутки.
224 Глава 11
Число в ячейке К2 играет важную роль, поскольку оно используется для при-
вязки макроса к полосе прокрутки.
Рис. 11.10. Щелкните правой кнопкой мыши на
полосе прокрутки и используйте команду На-
значить макрос. Выберите из списка макрос
GetTopNthCusts и щелкните на кнопке ОК
Единственное, что осталось сделать, это заставить макрос обрабатывать чис-
ло в ячейке К2, эффективно связывая ее с полосой прокрутки. Для этого вы
должны перейти к VBA-коду макроса. Используйте команду Сервис^ Макрос^
Макросы. Откроется диалоговое окно Макрос, показанное на рис. 11.11. В нем
вы можете запускать, удалять и редактировать выбранный макрос. Чтобы полу-
чить VBA-код макроса, выберите макрос и щелкните на кнопке Изменить.
Им& макроса:
Макрос
Описание
Macro recor d 3/27/2005 by mha
Рис. 11.11. Чтобы получить доступ к VBA-коду
макроса GetTopNthCusts, выберите послед-
ний и щелкните на кнопке Изменить
Как показано на рис. 11.12, на экране появится окно редактора Visual Basic
с подробным VBA-кодом макроса. Ваша цель заключается в том, чтобы заме-
Использование макросов для улучшения отчетов сводных таблиц 225
нить строго заданное в коде число 5, устанавливаемое во время записи макро-
са, значением в ячейке К2, которое привязано к полосе прокрутки.
Рис. 11.12. Легко заметить, что число 5 строго задается в коде макроса. При-
чина заключается в том, что вы изначально записывали макрос для извле-
чения из базы данных лучшей пятерки клиентов по продажам
Удалите в коде число 5 и введите вместо него следующее выражение.
ActiveSheet .Range (11К211) .Value
Теперь код макроса должен выглядеть так, как показано на рис. 11.13.
Рис. 11.13. Удалите строго заданное число 5 и введите вместо него выражение Ac-
tiveSheet . Range ("К2") .Value, представляющее собой ссылку на ячейку К2
Закройте редактор Visual Basic и вернитесь к отчету сводной таблицы. Про-
тестируйте полосу прокрутки, перетащив ползунок до значения 11. Ваш мак-
рос должен запуститься и отфильтровать 11 записей для лучших клиентов по
продажам, как показано на рис. 11.14.
226 Глава 11
Рис. 11.14. После дополнительного изменения вы получите простой способ вы-
вода данных о лучших клиентах
Синхронизация двух сводных таблиц с помощью одного
раскрывающегося списка
Отчет на рис. 11.15 содержит две сводные таблицы. Каждая сводная таблица имеет
поле страниц, позволяющее выбирать рынок, Проблема в том, что каждый раз
при выборе рынка в поле страниц одной сводной таблицы вам приходится выби-
рать тот же рынок в поле страниц другой сводной таблицы для анализа данных
попй Unit Sold, а не Revenue.
Рис. 11Л5. Две сводные таблицы содержат поля страниц, ко-
торые выполняют фильтрацию данных по рынкам. Для анали-
за дачных отдельного рынка нужно синхронизировав обе
сводные таблицы
Использование макросов для улучшения отчетов сводных таблиц 227
нявм
Один из способов синхронизации этих сводных таблиц состоит в использовании
раскрывающегося списка. Идея заключается в записи макроса, который извлекает
рынок из поля Market в обеих таблицах. Затем нужно создать раскрывающееся
меню и заполнить его названиями рынков из двух сводных таблиц. И наконец, за-
писанный макрос необходимо изменить для фильтрации обеих сводных таблиц,
используя значения из раскрывающегося списка.	'
Для решения этой задачи нужно выполнить следующие операции.
1.	Создайте новый макрос и присвойте ему имя SynchMarkets. Когда начнется
г запись, выберите в поле Market обеих сводных таблиц рынок California
и остановите запись;
*	у		!	vlflt >	1 . i - 	_ j	.,	'	<
2.	Активизируйте панель инструментов Формы и поместите в таблицу раскры-
вающеесяменю. ,	1 I ,,, j	1А’Ц/.
3.	Создайте строго заданный список веек рынков сводной таблицы. Заметьте, что
первым элементом списка указывается значение (Все). Вы должны включить
этот элемент, если хотите иметь возможность выбирать в раскрывающемся ме •
ню все рынки.
На этом этапе отчет сводной таблицы должен выглядеть так, как показано на
рис. 11.16.,	-" nV . '
	А	0	C	Ш *: Q1 1	F	G	H	
				_	— - о				
1	1 . •  ’			4			Markets	
LmmJ	Revenues						(Al)	
	M^nKET	(Bee)	>					C Jtornia	
4							Central	
5	Revenue	Quarters v					Colorado	
6	LINE OF 0USNESS ▼	Qtr1	Qtr2	Qtr3	Qtr4			Florida	
7	Copier Sale	19 647 240	21 827116	22 391 657 22 515 676			Great Lakes	
6	Parte	20 923 077	20 773 707	20 667 813 21 573 896			Gull Coast	
	Printer Sale	16368 69C	16 975 476	17609516 17415088			tarxxs	
Ю	Service Plan	147 352 Old	144 861 312	138 576 497 143 716 260			Inriars	
if							Kentucky	
12	Equipment Sales						New England	
13 MARKET		(Все)	T					New York North	
14							New York South	
15	Unite SoM	Q :erte* s V	I				North Carolina	
16	M 5 OF BUSINESS ▼	«tri	Qtr2	Qtr3	Qtr4			North V tost	
17	Copier Sale	6630	7361	7485	7535			Ohio	
13	Printer Sale	3464	3542	3655	3663			Shenandoah Valley	
								
'У
&! - * 1
is
1	'i.< lr



*?

"М
Рис. 11.10. В вашем распоряжении есъ все требуемые средства; макрос., изме
няющии поле Market обеих сводных таблиц, раскрывающееся меню и спи
сок всех рынков, содержащихся в сводной таблице	V t
4.	Щелкните правой кнопкой мыши на раскрывающемся меню и выберите
команду Формат объекта, чтобы выполнить исходную настройку элемента
управления.	- '
Вначале задайте исходный диапазон значений списка, используемого для за- »
полнения раскрывающегося меню как показано на рисЛ1Л7. В данном случае
речь идет о списке рынков, созданном вами в п. 3. Затем укажите ячейку, ото-
бражающую порядковый номер выбранного элемента (в данном примере тако-
вой является ячейка и). Щелкните на кнопке ОК
г
22В Глава 11
Формат	упра«л₽пия
|4	t
Защита । Свойства , Веб Элементуправленияj
1	f	I..WiW«.u»	.*м*Н*«*»».
абонировать список по диапазону: |$Н$2:$Н$23
Седо с ячейкой: |$1$1
(£ойичастьо строь списка: |в
V обМмное зэтянпние
/
Рис. 1117. Настройки раскрывающегося меню должны
, указывать на список рынков как на исходный диапа-
зон значений, а в качестве точки связывания опреде-
лять ячейку 11
Теперь у вас появилась возможность выбирать в раскрывающемся меню рынок,
а также определять связанный с ним порядковый номер в ячейке и (рис. 11.18).
	ш ? ь t г н 1 t i° г г ; *• г. о г m	F G	H	I
1	1 Shenandoah Valley	▼ 1		Market»	17
2			(AM)	
з	California	*|		California	
4			Central	
5	Quarter* wd		Colorado	
6	Qtr1	Qtr2	Qtr3	Qtr4		Florida	
7	925 535	1 022 214	1 030 667	1 041 969		Great Lakes	
81	2 072 970	2 251 661	2 291 06b	2104 330		Gun Coast	
9	851 583	846 538	917 905	954 567		Illinois	
21	11 679 049	11 333 974 10 892 843 11 419 861		Indiai ia	
Рис. 11.18. Раскрывающееся меню теперь заполняется названиями рын-
ков с выводом порядкового номера выбранного рынка в ячейке и
Примечание
Единственными возвращаемыми данными элемента управления типа раскры-
вающегося меню являются порядковые номера выбранных в них значений. На
рис. 11.18 в результате выбора рынка Shenandoah Valley из раскрывающегося
меню в ячейке 11 выводится индекс 17. Это означает, что значение Shenandoah
Valley является 17-м элементом в раскрывающемся меню. Чтобы использовать
этот порядковый номер, вам следует передать его с помощью функции индекс.
Функция индекс преобразует порядковым номер в иаспознаваемоезначение.
Использование макросов для улучшения отчетов сводных таблиц 229
5.	Введите функцию индекс, которая преобразует порядковый! номер из ячейки
11 в значение.
Функция индекс требует для нормальной работы два аргумента. Первый аргу-
мент представляет диапазон значений списка. В большинстве случаев вы бу-
дете использовать тот же диапазон, когооым заполняется раскрывающееся ме-
ню- Второй аргумент - это порядковый номер. Если порядковый номер вводит
ся в ячейке (например, в ячейке и, как на рис. 1119), то вы можете просто
сослаться на эту ячейку.


1	8		c	P	E	'..F/	G	H	i	J
							Market*		-ИНДЕКС(Щ:Н23;11)
			y I						
2							(AH) California Central Colorado Florida Greet Lake;, Gulf Coast lllinolr Indiana	1	
3	California	▼ j							
4									
5	Quarter.	ж!							
6	Qtn	Qtr2	Qtr3	Qtrd							
7 - 8j 9 10	925 535 2 072 970 851 583 11 67Э049	1 022214	1030*67	1 041 969 2 251 661	2 291 0L8	2 104 330 846 538	917 905	954 567 11 333 974 V-892 843 11 419 861							
Рис 11.19. Функция ИНДЕКС в ячейке II преобразовывает порядковый номер в ячейке
11 в значение. В конечном счете вы будете использовать значение в ячейке И для из-
менения макроса

7
б.	Отредактируйте макрос SynchMarkets, используя значение в ячейке 11 вме-
сто строго заданного значения.
Перейдите в строку меню и выполните команду Сервис^Макрос^Макросы.
Выберите макрос SynchMarkets и щелкните на кнопке Изменить, как показано
на рис. 11.20.


Макрос
Рис. 11.20. Чтобы получить доступ к VBA-коду мак-
роса, выберите макрос SynchMarkets и щелкните
на кнопке Изменить



При записи макроса вы выбрали в обеих сводных таблицах из поля Market
рынок California. Как видно из рис. 11.21, рынок California теперь строго
задан в VBA-коде макроса.	,	.* -	;
230 Глава 11
Использование макросов для улучшения отчетов сводных таблиц 231
Рис. 11.23. Отчет сводной таблицы, готовый к иртользо
ванию
Дальнейшие шаги
В главе 12 мы рассмотрим, как использовать язык программирования
Visual Basic for Applications для создания эффективных средств специальных
вычислений, предназначенных для применения в сводных таблицах.
Использование
VBA для создания
сводных таблиц
Введение в VBA
В Excel 5 впервые была реализо-
вана поддержка нового макроязыка
Visual Basic for Applications (VBA).
Каждая копия Excel, начиная с 1993
года, содержит копию языка VBA,
явно незаметную на рабочих листах.
Включение VBA в Excel
Если вы используете Excel 2000
или более позднюю версию програм-
мы, то режим совместимости с VBA
в ней может быть отключен. Перед
началом работы с VBA следует вклю-
чить поддержку макросов в диалого-
вом окне Безопасность. Перейдите
к строке меню и выполните команду
Сервис^ Макрос^ Безопасность.
Установите средний уровень
безопасности макросов. Это позво-
лит VBA выполнять макросы, но
вам придется явным образом разре-
шать их запуск при загрузке Excel.
Редактор Visual Basic
Для запуска редактора Visual Basic
в Excel используйте комбинацию
<Alt+Fll> или команду Сервис^
Макросы ^Редактор Visual Basic, как
показано на рис. 12.1. Ниже описаны
три основных раздела редактора Vi-
sual Basic. Если вы работаете в VBA
12
В ЭТОЙ ГЛАВЕ
Введение в VBA..........233
Профессиональные хитрости... 236
Версии программы........238
Создание сводной
таблицы в VBA...........238
Отчет об объеме продаж
по моделям товаров......245
Дополнительные проблемы.250
Трудности использования
нескольких полей данных.256
Подведение итогов в полях
данных с помощью
группировки..........  262
Специальные методики
управления сводными
таблицами...............266
Ручное управление
порядком сортировки.....276
Функции СУММ, СРЗНАЧ,
КОЛИЧЕСТВО, МИН, МАКС
и другие................276
Процентные показатели..277
Дальнейшие шаги........281
234 Глава 12
впервые, то некоторые из этих элементов окна могут быть скрыты. Следуйте
приведенным в списке инструкциям и отобразите все элементы.
№ Е<Г Inwt format yebuQ look frM-lrt Wndow fjdp
введите аопрос • _ в X
Е
(G- “ЖМ)
>r<jje<i vBAPio)e<t
>| IF Min .
^tTvBAProfect (duptrrlZjdc)
; Й «^Mkrosoft Excel Jtjects
I । Sheet! (PivotTable)
№ 5heet2 (Notes)
> < Й TNsWorkbook
fe> • Г IoJules
/tModdel
<%M0dJel
S	VBAPro feet («ample Function Ubraryjda)
fo ЙЭ Mcrosoft EaCoI Objects
j-в) Лист! (Sample Function Ur-ary)
[этаКниг* Workbook
CrsateSur
Set PTCache “ ActlveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:
xlDatabase, Sourcebata:-PRange.Address)
’ Create the Pivot Table from the Pivot Tajhe
Set PT  PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:*WSP
Cells(2, FinalCol +2), TableName:-"PivotTel lei")
* Turn off updating while building the table
PT.BanualUpdate - True
1 Set up the
PT.AddFields
row fields
RoWFleIds:-"Model", ColumnFleIde:-"Region"
1 Set. up the
With PT.PivotFieldr("Revenue")
.Orientation  xlPatalield
.Function - xlSur*
.Position  1
End With
data field*
With PT
. Columj-GranJ - False
.RowGrnnd  False
.Nullstring  ”0"
End With
1 Calc the pivot table
PT.ManualUpdate - False
ГТ.Manus1Update • True
* FT.TableRangeZ contains the results. Move these to J10
’ as £ust valuer anu not a real pivot thble.
PT.TableRange2.Offset(1, 0).Copy
WSI>.Cells(5 + PT.rableRangei.Rows.Count, FlnalCol +2).
PasteSpecial xlPasteVaxues
* At chia point, the worksheet looks like figure 12.5
-IJ.S1—fe. .ЭДЕ .:й.	 ..
ivuSiWi'H т»
Рис. 12.1. Окно Visual Basic Editor включено в каждую копию Excel, созданную после 1993 года
	Project Explorer. На этой панели представляется иерархическая струк-
тура всех открытых рабочих книг. Расширьте иерархическое дерево,
чтобы видеть все рабочие листы и модули кода, представленные в рабо-
чей книге. Если панель Project Explorer не видна на экране, то покажи-
те ее с помощью комбинации клавиш <Ctrl+R>.
	Properties. Окно Properties играет важную роль при программирова-
нии пользовательских форм. Оно также используется при написании
стандартного кода и включается горячей клавишей <F4>.
	Code. Это область, где вы будете писать код. Код хранится в одном
или нескольких модулях, присоединенных к рабочей книге. Чтобы
добавить модуль кода в рабочую книгу, используйте команду
Insert *=>Module.
Инструменты Visual Basic
Visual Basic — это мощная среда разработки приложений. Мы не станем
подробно описывать все возможности VBA, а рассмотрим только самые важ-
ные его инструменты.
Использование VBA для создания сводных таблиц 235
	В процессе написания кода программа Excel может предложить вам
выбирать ключевые слова из специального раскрывающегося списка
возможных вариантов. Эта опция, называемая AutoComplete, позволя-
ет создавать код быстрее и исключает образование ошибок ввода.
	Чтобы узнать смысл любого ключевого слова, установите в нем курсор
и нажмите <F1>. Вам может понадобиться установочный компакт-диск,
поскольку файл справки VBA не устанавливается с Excel по умолчанию.
	Программа Excel проверяет каждую строку кода после ввода. Строки
с ошибками выделяются красным цветом. Комментарии выделяются
зеленым цветом. Вы можете добавить комментарий, введя в начало
строки апостроф. Используйте комментарии, чтобы описать назначе-
ние каждого раздела кода.
	Несмотря на наличие описанной выше системы проверки ошибок вво-
да, программа Excel может столкнуться с ошибкой на этапе выполне-
ния кода. Если это произошло, щелкните на кнопке Debug (Отладка).
Строка, вызвавшая ошибку, будет выделена желтым цветом. Наведите
указатель на любую переменную, чтобы увидеть ее текущее значение.
	В режиме отладки используйте меню Debug для пошагового выполне-
ния кода. Вы можете переключаться между Excel и VBA, чтобы увидеть
эффект выполнения строки кода в рабочем листе.
	Другим эффективным средством отладки являются точки прерывания,
окна Watch, Object Browser и Immediate. Информацию об этих средст-
вах вы можете найти в справочной системе Excel.
Функция записи макросов
Программа Excel поддерживает использование функции записи макросов,
эффективность которой составляет только 90%. К сожалению, остальные 10%
приходятся на долю разочаровавшихся в ней пользователей. Программа, ко-
торую вы записываете для работы с одним набором данных, будет содержать
только строго заданные операции для управления только этим набором дан-
ных. Это весьма эффективно, если обрабатываемая база данных занимает по-
стоянный диапазон Al: К41550, но если ее размер каждый день изменяется,
то записанный макрос не сможет обработать все его ячейки. Учитывая то, что
иногда лучше управлять другими данными, было бы удобнее регистрировать
выбранный в Excel диапазон с помощью клавиши <End>. Это один из недос-
татков функции записи макросов.
На самом деле, в программе Excel функция записи макросов используется
очень часто, хотя и с последующим указанием очистки записанного кода.
Понятие объектно-ориентированного кода
Если вам доводилось ранее видеть только программный код языка BASIC,
то записанный в VBA код будет выглядеть для вас несколько непонятным.
236 Глава 12
И не удивительно, ведь BASIC является процедурным языком программиро-
вания, a VBA — объектно-ориентированный язык. Большинство строк VBA-
кода вводятся согласно синтаксису Существительное.Глагол, который
в VBA рассматривается как Объект. Метод. Объектами могут выступать рабо-
чие книги, рабочие листы, ячейки или диапазоны ячеек. К методам могут от-
носить операции в Excel, такие как .Copy, .Paste, .PasteSpecial. Мно-
гие методы содержат “наречия” — параметры, применяемые для настройки
выполняемых операций. Если вы видите конструкцию со знаком присвоения,
то знайте, что она описывает работу данного метода. Еще один тип кода — это
присвоение значений характеристикам объекта. В VBA эти характеристики
называются свойствами. Например, когда вы вводите выражение Active-
Cel 1. Font. Color Index = 3, то указываете окрасить текст активной ячей-
ки в красный цвет. Отметим, что для управления свойствами используются
только знаки равенства и присвоения.
Профессиональные хитрости
Чтобы написать эффективный VBA-код, вам нужно изучить несколько
простых методик.
Написание кода обработки диапазонов данных
любых размеров
Функция записи макросов строго определяет диапазон управляемых данных,
например, Al: К41550. Хотя такой код эффективно работает с текущим набо-
ром данных, он может стать неприменимым к новым наборам данных. Напи-
шите код, который сможет управлять наборами данных различных размеров.
Для ссылки на ячейку функция записи макросов использует синтаксис
Range("Н12"). Однако есть более эффективный способ создания ссылки,
к примеру, на ячейку в строке 12 столбца 8, заключающийся в применении
синтаксиса Cells (12, 8). Подобным образом, функция записи макросов
будет ссылаться на прямоугольный диапазон ячеек с помощью синтаксиса
Range (" Al: К415 5 0"). Однако для большей гибкости следует применить ме-
тод Cells () для указания верхнего левого угла диапазона, а затем метод
Resize () для определения количества строк и столбцов в диапазоне. Альтер-
нативный синтаксис описания предыдущего диапазона имеет следующий вид:
Cells(l, 1).Resize(41550, 11).
Этот способ обеспечивает большую гибкость, поскольку появляется воз-
можность заменить любое число переменной.
В пользовательском интерфейсе Excel вы можете использовать клавишу <End>
на клавиатуре для перехода в конец диапазона данных. Если поместить курсор
в итоговую строку рабочего листа и нажать <End>, то указатель перейдет в послед-
нюю строку данных. В VBA эквивалентный код имеет следующий вид.
Range("А65536").End(xlUp).Select
Использование VBA для создания сводных таблиц 237
Вам не нужно выбирать саму ячейку — требуется лишь определить номер
последней строки. Следующий код указывает строку и сохраняет ее номер
в переменной FinalRow.
FinalRow - Range("А65536").End(xlUp).Row
В имени переменной FinalRow нет ничего магического. Этой переменной
можно присвоить другое имя, например, х, у или любое другое. Однако по-
скольку в VBA лучше использовать описательные названия переменных, то
для описания итоговой строки рекомендуется использовать такие имена, как
FinalRow.
Примечание
Программа Excel поддерживает использование в листе 65536 строк и 256 столб-
цов. Многие ожидают, что Microsoft в будущих версиях Excel увеличит макси-
мальное количество поддерживаемых строк и столбцов. Чтобы обеспечить дос-
таточную гибкость кода, предназначенного для обработки данных в новых верси-
ях Excel, поможет понадобиться использовать метод Application. Rows. Count.
Чтобы определить поддерживаемое программой количество строк, предыдущий
код можно изменить следующим образом.
FinalRow  Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
Вы также можете определить последний столбец в наборе данных. Если
вы точно уверены, что набор данных начинается со строки 1, то можете ис-
пользовать клавишу <End> в комбинации с клавишей со стрелкой влево,
чтобы перейти от ячейки IV1 к последнему столбцу данных. Чтобы выяс-
нить поддерживаемое количество столбцов в Excel, можно использовать
следующий код.
FinalCol - Cells(lr Application.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
Комбинации клавиш <End+i> и <End+t>
Вас наверняка заинтересует метод определения последней строки диапазона,
начинающегося в ячейке А1, с использованием клавиши <End-H>. Не приме-
няйте этот метод, поскольку данные, передаваемые из другой системы, могут
оказаться неполными. Если программа последние пять лет импортирует 50000
строк из унаследованной компьютерной системы, то в один прекрасный момент
в набор данных будет помещено нулевое значение. Это приведет к образованию
пустей ячейки или даже строки в середине набора данных. На этой ячейке пере-
станет выполняться выражение Range (“Al”) ,End(xlDown), что приведет к
потере остальных данных. Существование пустой ячейки может привести к то-
му, что в ежедневном отчете будут отсутствовать тысячи строк данных, чю по-
дор! ет доверие к отчету и к вам лично. Выполните дополнительную операцию и
начните просмотр с последней строки рабочего листа, чтобы снизить вероят-
ность возникновения ошибок.
238 Глава 12
Использование переменных объектов
В популярных языках программирования переменная содержит одно зна-
чение. Для присвоения значения 4 переменной х можно использовать выра-
жение х = 4.
Рассмотрим отдельную ячейку в Excel. Существует много свойств, описы-
вающих ячейку. Ячейка может содержать числовое значение, для нее указыва-
ется размер и цвет шрифта, строки, столбца, определяется формула, примеча-
ние и т.п. В VBA можно создать “суперпеременную”, которая будет содержать
всю информацию о ячейке или даже целом объекте. Выражение х =
Range ("Al") присваивает переменной х текущее значение ячейки А1. Для
создания переменной объекта используется ключевое слово Set.
Set х = Range("Al)
Вы создали “суперпеременную”, которая содержит все свойства ячейки.
Вместо использования переменной с одним значением можно работать с пе-
ременной, в которой предоставляется доступ к значениям многих свойств,
связанных с этой переменной. Вы можете использовать выражение
х. Formula, чтобы увидеть формулу в ячейке А1, или х. Font. colorindex
для определения цвета ячейки.
Версии программы
Сводные таблицы со временем развивались. Они появились в Excel 5 и бы-
ли усовершенствованы в Excel 97. В Excel 2000 принцип создания сводных
таблиц с помощью VBA был сильно изменен. Некоторые новые параметры
были добавлены и в Excel 2002. Поэтому при написании кода управления
сводными таблицами в Excel 2003 нужно проявлять осторожность, чтобы этот
код можно было выполнять в Excel 2000 или Excel 97.
Изменение всего нескольких простых настроек будет гарантировать выполне-
ние кода, созданного в Excel 2003, в Excel 2
но тщательнее всего нужно подой-
ти к вопросу выполнения кода Excel 2003 в Excel 97. Поскольку с момента выхода
Excel 97 прошло более девяти лет (и поскольку компания Microsoft не осуществля-
ет поддержку этого программного продукта уже более пяти лет), в этой главе вни-
мание будет уделено лишь управлению кэшем сводной таблицы, который появил-
ся в Excel 2
В конце главы мы вкратце опишем мастер сводных таблиц, кото-
рый остается единственным методом выполнения кода в Excel 97.
Создание сводной таблицы в VBA
Мы не предлагаем рядовым пользователям использовать VBA для создания
сводных таблиц, однако сводные таблицы можно (и нужно) использовать как
средство получения окончательных результатов. Вы можете применить свод-
ную таблицу для подведения итогов по набору данных, а затем использовать
эти итоги в других расчетах.
Использование VBA для создания сводных таблиц 239
Совет
Листинги программных кодов из этой главы можно найти по адресу http://
www.MrExcel.com/pivotbookdata.html.
В Excel 2000 и выше вначале следует создать объект кэша сводной таблицы
для описания области ввода данных.
Dim WSD As Worksheet
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Dim Prange As Range
Dim FinalRow As Long
Dim FinalCol As Long
Set WSD = Worksheets("PivotTable")
' Удаление всех предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRange2.Clear
Next PT
' Описание области ввода данных и определение кэша
FinalRow = WSD.Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
FinalCol= WSD.Cells(l, Application.Columns.Count).
End(xlToLeft).Column
Set PRange = WSD.Cells(l, 1).Resize(FinalRow, FinalCol)
Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:=xlDatabase, _
SourceData:=PRange
После определения кэша сводной таблицы используйте метод Сге-
atePivotTable для создания пустой сводной таблицы на основе выделен-
ного ранее кэша.	/
Set PT = PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:=WSD.Cells (2, _
FinalCol + 2), Tab1eName:="PivotTablel")
В методе CreatePivotTable вы указываете расположение выходных
данных и (не обязательно) определяете имя таблицы с несколько странным
видом. После выполнения этой строки кода вы получите пустую сводную таб-
лицу, как показано на рис. 12.2.
Рис 12.2. Сразу же после использова-
ния метода CreatePivotTable про-
грамма Excel создаст пустую сводную
таблицу, состоящую из четырех ячеек,
которая в подобном виде особой
ценности не представляет. Теперь вам
нужно использовать программный
код для помещения в таблицу поля
240 Глава 12
Если в пользовательском интерфейсе для создания сводной таблицы вы
использовали диалоговое окно Макет, то программа не станет вновь вычис-
лять сводную таблицу после перетаскивания в таблицу каждого поля. По
умолчанию VBA в Excel вычисляет сводную таблицу после выполнения каж-
дого этапа построения макета таблицы. Таким образом, сводная таблица будет
вычисляться много раз, пока не будет получен итоговый результат. Чтобы ус-
корить выполнение кода, временно отключите вычисление сводной таблицы
с помощью свойства Manualupdate.
PT.ManualUpdate • True
Теперь можно выполнять все операции по компоновке сводной таблицы.
В методе . AddFields указывается одно или несколько полей, которые долж-
ны находиться в области строк, столбцов или страниц сводной таблицы.
' Установка полей строк и столбцов
PT.AddFields RowFields:«Array("Line of Business", "Model"), _
ColumnFields:«"Region"
Чтобы добавить поле Revenue в область данных сводной таблицы, при-
свойте свойству Orientation поля значение xlDataField.
Получение суммы вместо количества
По большому счету Excel — это весьма продуманная программа. При соз-
дании отчета о продажах она предполагает, что вы хотите просуммировать
объемы продаж. На определенном этапе это может стать проблемой. Предпо-
ложим, что одна из ячеек с данными о продажах случайно осталась незапол-
ненной. При создании сводной таблицы, даже если 99,9% ячеек содержат чи-
словые данные, программа предположит, что в исходном диапазоне присутст-
вуют как числовые, так и текстовые значения, поэтому примется за подсчет
количества полей. Это, конечно же, порядком раздражает: вы ожидаете, что
числовые данные имеют все 100% ячеек. С другой стороны итоговые значения
сводной таблицы часто представляются нечисловыми ячейками.
Создавая сводную таблицу с помощью средств графического интерфейса
Excel, будьте предельно внимательны при настройке макета в диалоговом окне
Макет. Легко заметить, что вместо Сумма по полю Revenue выводится
значение Количество по полю Revenue. В таком случае правильней всего
будет вернуться и изменить рассчитываемые данные, но обычно пользователи
довольствуются двойным щелчком на кнопке Количество по полю Reve-
nue и изменяют вычисления на Сумма по полю Revenue.
В VBA вы всегда должны явно указывать, что хотите подсчитать сумму объе-
мов продаж, присвоив свойству Function значение xlSum.
' Настройка полей данных
With PT.PivotFieIds("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 1
End With
Использование VBA для создания сводных таблиц 241
На этом этапе вы произвели все необходимые настройки VBA, требуемые
для корректного создания сводной таблицы. Если вы присвоите свойству
ManualUpdate значение False, то программа Excel выполнит заданные вы-
числения и выведет сводную таблицу. Сразу после этого вы можете вновь при-
своить свойству значение True.
' Вычисление сводной таблицы
PT.ManualUpdate  False
PT.ManualUpdate  True
Готовая сводная таблица показана на рис. 12.3.
	M сумм, лопин? REVENUE	N _	0 REGION	₽	- Q	R 	
	Йог eJSINE^	MODEL▼	Wftt	North	South	ОЦщий итог
4	Copier Salt	760ПС	23976601	2589361	36711470	66561689
6	Copier Salt Итог	t		23976601	25693616	30711470	0668166?
6	Parte	3002C	6674090	4155214	5334767	15164071
7		X02P	9826610	15625624	14960240	40312724
		4066T	3641464	4167167	4778067	12776БВВ
		5001C	2996809	37729ВЭ	447/480	11747152
Ю		6001P	133121H	1451983	1654665	4437658
11	Partt итог		23670063	29063171	31205269	63936493
12	Printer Salt	2fflOP	19694197	20621317	28153264	88388778
13,	[Printer Sale Итог		19694197	20621317	26163264	68368778
14 16 16	Service Plan	3002C 3002P 45000	16666085 55532410 46967756	22435672 90867809 84532173	27317650 98282491 76674819	66608307 244682710 188174747
17		4600P	1249362	8707268	7662069	17518709
ie		6001C	4623163	2670363	2538423	9831989
19		6001P	24113465	17201336	11374836	47689637
20	Service Plan Итог		149341261	201414511	223760307	574506079
21	Общий итог		216562112	276992617	319820310	813395039
Рис. 12.3. Менее 50 строк кода создают сводную таблицу в течение
всего одной секунды
Ниже приведен конечный код, используемый для генерирования сводной
таблицы.
Sub CreatePivot()
Dim WSD As Worksheet
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Dim PRange As Range
Dim FinalRow As Long
Set WSD  Worksheets("PivotTable")
' Удаление предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRange2.Clear
Next PT
* Описание входных данных и определение кэша сводной таблицы
FinalRow « WSD.Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
FinalCol « WSD.Cells(l, Application.Columns.Count). _
End(xlToLeft).Column
Set PRange = WSD.Celled, 1) .Resize (FinalRow, FinalCol)
Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:= _
xlDatabase, SourceData:=PRange)
242 Глава 12
' Создание сводной таблицы на основе кэша
Set PT = PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:=WSD. _
Cells (2, FinalCol + 2), TableName: =’'PivotTablel")
' Отключение обновления во время создания сводной таблицы
PT.ManualUpdate = True
’ Задание полей строк и столбцов
PT.AddFields RowFields:=Array("Line of Business", "Model"),
ColumnFields:="Region"
' Задание поля данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation A xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 1
End With
' Вычисление сводной таблицы
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
End Sub
Невозможность перемещения или изменения части отчета
Несмотря на всю эффективность сводных таблиц, они имеют некоторые
ограничения на применение. Вы не сможете перемещать или изменять только
часть сводной таблицы. Попытайтесь, к примеру, запустить макрос, который
удаляет столбец R, содержащий значение Общий итог. Макрос тут же извес-
тит вас о том, что возникла ошибка 1004, как показано на рис. 12.4.
Рис. 12.4. Невозможно удалить только часть
сводной таблицы. Чтобы обойти это ограни-
чение, вы должны заменить итоги сводной
таблицы на одни лишь значения
Размер готовой сводной таблицы
Довольно сложно заранее предсказать размер сводной таблицы. Если вы
каждый день выводите отчет по данным транзакции, то можете иметь, а може-
те и не иметь в наличии данных по объемам продаж, к примеру, для западного
региона. Тогда сводная таблица может включать либо пять, либо шесть столб-
Использование VBA для создания сводных таблиц 243
цов. Поэтому вы должны использовать специальное свойство TableRange2
для обращения к результирующей сводной таблице.
Ввиду ограничений, накладываемых на применение сводной таблицы, вы в
общем случае должны скопировать итоговые значения сводной таблицы в но-
вое место рабочего листа, а затем удалить исходную сводную таблицу. Метод
CreateSummaryReportUsingPivot () создает небольшую сводную табли-
цу. Для того чтобы предотвратить добавление в таблицу итогов, присвойте
свойствам ColumnGrand и RowGrand таблицы значение False.
Свойство PT. TableRange2 содержит всю сводную таблицу. В данном слу-
чае оно включает верхнюю дополнительную строку с кнопкой Сумма по полю
Revenue. Чтобы исключить эту строку, в коде выполняется операция копиро-
вания свойства PT.TableRange2 со смещением выделения на одну строку с
помощью свойства .Offset(l, о). В зависимости от типа сводной таблицы
может потребоваться смещать выделение на две или несколько строк, чтобы
избавиться от дополнительной информации в верхней части таблицы.
В коде не только копируется свойство PT. TableRange2, но и выполняет-
ся метод PasteSpecial ячейки, расположенной на три строки ниже сводной
таблицы. На этом этапе рабочий лист должен выглядеть так, как показано на
рис. 12.5. Таблица в ячейке М2 представляет реальную сводную таблицу, а таб-
лица в ячейке Ml 6 содержит всего лишь скопированные итоговые сведения.
		  м	N	I 0	P J
ТЗ	Cvmmq по полю REVENUE	REGION ♦	1	
3 4	MfiDEL	*	W^st	North	South }
	[2500С	23976601	25893618	36711470}
5	»2600Р	19594197	20621317	28153264}
fl	|П002С	22529175	26590’86	32652417}
т*	[3002Р	65359020	106393633 1132427811	
$	[405ПТ	2841454	4157167	47’8067?
9	I4500C	46967756	64532173	76674818?
id*	I4500P	1249362	8707258! 7562089	
11	[5001С	7619872	6443345	7015903
12	15001Р	25444675	13653319	13029501}
м 15 16				i
				
	MODEL	West	North	South 23976601 25897^16 36711470 19594197 20621317 28153254 W9175 4 «786 32652417 65359020 1D3393td3 113242761 3841454 4157167 4’T8067 4^ 7756 64532173 76674818 1249362 87Q725f 75626c) 7619672 £443346 7015903 25444675  19653319 13029601		
I7 ш ,1.3j ~21~ 23 .И 25 1 ***•	250QC 250ПГ Ч002С	»< Э002Р ЛЛ 4500С  5081С sooir			
Рис 12.5. Моментальный результат выполнения
макроса. После окончания работы макрос выводит
только итоговые данные в диапазоне М16: Р25
В дальнейшем можете полностью очистить сводную таблицу, применив ко
всей таблице метод Clear. Перед дальнейшей настройкой новой таблицы вам
244 Глава 12
следует удалить кэш старой сводной таблицы из памяти, назначив свойству
PTCache значение Nothing.
Sub CreateSummaryReportUsingPivot О
' Использование сводной таблицы для создания статического
' отчета с моделью в строках и регионами в столбцах
Dim WSD As Worksheet
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Dim PRange As Range
Dim FinalRow As Long
Set WSD  Worksheets("PivotTable")
' Удаление предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRange2.clear
Next PT
' Определение области ввода данных и установка сводного кэша
FinalRow  WSD.Cells(Application.Rows.Count, 1).Hnd(xlUp).Row
FinalCol  WSD.Celled, Application.Columns.Count). _
End(xlToLeft).Column
Set PRange  WSD.Celled, 1) .Resize (FinalRow, FinalCol)
Set PTCache  ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType: _
xlDatabase, SourceData:«PRange.Address)
' Создание сводной таблицы на основе кэша
Set РТ  PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:«WSD. _
Cells(2, FinalCol + 2), TableName:«"PivotTablel")
' Отключение обновления на время создания таблицы
PT.ManualUpdate  True
' Определение поля строк
PT.AddFields RowFields:«"Model", ColumnFields:«"Region"
' Определение поля данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation  xlDataField
.Function  xlSum
.Position « 1
End With
With PT
.ColumnGrand » False
.RowGrand » False
.Nullstring « "0"
End With
' Вычисление сводной таблицы
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
' PT.TableRange2 содержит выводимые результаты. Они
' помещаются в ячейку J10, как значения, а не реальная
' сводная таблица
PT.TableRange2.Offset(1, 0).Copy
Использование VBA для создания сводных таблиц 245
WSD.Cells(5 + PT.TableRange2.Rows.Count, FinalCol + 2).
PasteSpecial xlPasteValues
' На этом этапе рабочий лист должен выглядеть так,
' как показано на рис. 12.5
' Очистка исходной сводной таблицы и ее кэша
PT.TableRange2.Clear
Set PTCache = Nothing
End Sub
Этот код создает сводную таблицу. Затем он копирует результаты в виде
значений и вставляет их в диапазон М16: Р25. На рис. 12.5 показан результат,
полученный непосредственно перед очисткой исходной таблицы.
До сих пор мы создавали только простые отчеты сводных таблиц. Но свод-
ные таблицы обеспечивают намного большую гибкость. Давайте рассмотрим
несколько более сложных примеров отчетов.
Отчет об объеме продаж по моделям товаров
Типичный отчет должен содержать список моделей с объемами продаж за
год. Этот отчет можно передать менеджерам, подытожив, какие модели това-
ров продаются лучше всего. В данном примере модели представляются в по-
рядке убывания объема продаж по годам. Пример отчета показан на рис. 12.6.
	»!	А	В		C i D	E
		1 Revenue by Market and Year		__ 		'  	
		2			X	
		3	LINE OF BUSINESS MARKET	2006	2007	Общий итог
в *		4	Copier Sale	California	1 946K	2 075K	4 020k
		5	Copier Sale	Central US	1 766K	1 741К	3 507k
		6	Copier Sale	Colorado	1 274K	1 840k	3114k
		7	Copier Sale	Florida	1 727k	2 057k	3 784k 1 930k:
		6	Copier Sale	Great Lakes	P86K 1 043K	
		9	Copier Sale	Gulf Coast	2 921К 2 91» -K	5 831k
		id	Copier Sale	Illinois	1 503k	1 486K	2 990k
		11	Copier Sale	Indiana	1 748K	1 869k	3 617k
		12	Copier Sale	Kentucky	2 564K	3 338K	5 872K
		13	Copier Sale	New England	3176K	3176k
		14	Copier Sale	New York North	1 761kj	2 172k 743k!	899k	3 933k
		15	Copier Sale	Nev/ York South		1 642k
		16	Copier Sale	North Carolina	1 512 249k	3 763k
		17	Copier Sale	North West	1 444K	1 735k	3 179k
		18	Copier Sale	Ohio	3 892K	1 326k	5 217k
		19	Copier Sale	Shenandoah Valley	1 994K	2 251К	4 245k
		20	Copier Sale	South Carolina	2 657K	3 095K		5 751k
		21	Copier Sale	Southwest	2175K	2 357k	4 532k
		22	Copier Sale	Tennessee	2 968K	3 356K	6 324k
		23	Copier Sale	Texas	2 193k	2 338k	4 531k
		24	Copier Sale	Topeka	2 657k	2 968k	5 625k	
		25	Copier Sale Итог	40 332K 46 250k	86 582k
Рис. 12.6. Типичный запрос менеджеров заключается в использо-
вании данных о транзакциях для создания итогового отчета по
моделям товаров. Вы можете использовать сводные таблицы по-
лучения 90% этого отчета, а затем слегка перенастроить его для
вывода окончательного результата
246 Глава 12
Ключ к эффективному выводу данных состоит в использовании сводной
таблицы. Несмотря на то, что подведение итогов по данным — это “конек”
сводных таблиц, они все же не лишены недостатков, а уровень презентации
данных желает оставаться лучшим. Итоговые данные редко представляются
в виде, понятном для менеджеров по продажам. Как правило, трудности свя-
заны с разрывами страниц между товарами в сводной таблице.
Чтобы создать необходимый отчет, выведите сводную таблицу с полем
Line of Business и Market в области строк, полем In Balance Date,
сгруппированным по годам, в области столбцов, и полем Revenue в области
данных. На рис. 12.7 показана сводная таблица по умолчанию, созданная
с указанными выше настройками.
		J	j	N	_ О	P	Q
2	Сумма по полю REVENUE!			IN BALANCE ПАТЕ ж		
3	UNF OF BUSINESS		MARKET	v	2006	2G'7	Общий итог
4	Copier Safe		California	1945645	2074740	402СЭ85
'"Г			Central US	1765979	1740738	3506717
6			Colorado	1273806	1839783	3113591
7			Florida	1726585	2057032	3783617
Ь			Great Lakes	886356	1043161	1929617
9			Gulf Coast	2920984	2909904	5630888
10			Illinois	1503380	1466388	2989768
11			Indiana	1747801}	1868866		3616687
12			Kentucky	2564272	3308158	5872430
Ч			New England		3175850	3175850
14			New York North	1760975	2171906	3932881
15			New York South	742995	B98975	1641970
16			North Carolina	1513984	2249174	3763158
17			North West	Т44Э962	1735179	3179141
18			Ohio	3891500	1325633	5217133
19			Shenandoah Valley	1994123	2250647	4244770
20			South Carolina	2656626	3094871	5751497
21			Southwest	2174879	2357268	4532147
22			Tennessee	2968320	"*355517	6323837
23			Texas	2192673	2338412	4531085
24			Topeka	2657004	2967616	5624620
25	Copier Sale Итог			40331851	46249838!	86581689
Рис. 12.7. Используйте сводные таблицы для получения итоговых данных, а затем
отформатируйте отчет согласно собственным требованиям
Далее описано несколько поведенческих характеристик, приемлемых для
большинства сводных таблиц по умолчанию.
	Режим структуры очень неудобен. На рис. 12.7 значение Copier Sale
появляется в столбце товаров только один раз, после чего выводится 20
пустых ячеек. Это наихудший из недостатков сводных таблиц, причем
нет никакого способа его исправить. Несмотря на то что выведенный
раздел содержит ряд данных об объемах продаж копировальных аппа-
ратов, будет весьма неприятно, если раздел Copier растянется на две
или три страницы. Страница 2 начинается без каких-либо упоминаний
о том, что она содержит отчет о продажах копировальных аппаратов.
Если вы намерены перенастроить данные, то выведите значения Co-
pier Sales в каждой строке.
Использование VBA для создания сводных таблиц 247
	Отчет содержит пустые ячейки вместо нулевых значений. На рис. 12.7
показано, что клиент New England не закупал копировальные устрой-
ства в 2006 году. Программа Excel создает сводную таблицу, в которой
ячейка 013 оказывается пустой вместо того, чтобы содержать нулевое
значение. Данная форма, откровенно говоря, никуда не годится. В Ex-
cel диапазон выделяется с помощью клавиши <End> и клавиш со
стрелками. Пустые ячейки лишают пользователей возможности с по-
мощью указанного метода выделить все необходимые ячейки.
	Названия нескольких столбцов и полей не всегда удовлетворяют запро-
сам пользователей.
	Некоторые надписи лишние. Текст In Balance Date в ячейке 02 на
рис. 12.7 явно не относятся к самому отчету.
	Порядок сортировки в алфавитном порядке не всегда приемлем. Так,
менеджеры по продажам часто настаивают на том, чтобы в верхней
части списка были помещены названия наиболее выгодных рынков
сбыта. Будет лучше, если отчет отсортировать в порядке убывания объе-
мов продаж.
	Разграничение отчета оставляет желать лучшего. Программа Excel соз-
дала столько границ, что отчет иногда бывает трудно понять.
	По умолчанию используется числовой формат Общий. Намного лучше
разделить разряды запятыми или представить значения в тысячах или
миллионах.
	Сводные таблицы не имеют разумной логики использования разрывов
страниц. Например, если требуется создать отчет для каждого менед-
жера по отдельности, не существует быстрого метода вывода данных
о каждом товаре на новой странице.
	Проблема нелогичности вставки разрывов страниц вызывает острое
желание отказаться от строк с промежуточными суммами сводных таб-
лиц и прибегнуть к методу Subtotal для добавления промежуточных
итогов с собственными разрывами страниц. В таком случае отключите
строки промежуточных сумм сводных таблиц, выводимые в поле Line
of Business, как показано на рис. 12.7. Эти строки автоматически
выводятся при наличии двух или большего количества полей строк. Ес-
ли в таблице имеется четыре поля строк, вы можете отключить автома-
тические промежуточные суммы для трех из них.
Даже несмотря на описанные проблемы, встречающиеся в сводных табли-
цах по умолчанию, с ними все же имеет смысл работать. Каждое препятствие
можно преодолеть либо используя специальные инструменты в сводной таб-
лице, либо выполнив несколько строк кода после создания и копирования
сводной таблицы в стандартный набор данных.
248 Глава 12
Исключение пустых ячеек из области данных
Пользователи стали выражать недовольство по поводу пустых ячеек, включае-
мых сразу же после создания сводных таблиц. Любой, кто работает с Excel 97 и
выше, с легкостью может заменить пустые ячейки нулями. В пользовательском
интерфейсе соответствующие настройки устанавливаются в диалоговом окне Па-
раметры таблицы. Установите опцию Для пустых ячеек отображать 0.
Эквивалентной операцией в VBA является присвоение свойству Null-
String сводной таблицы значения 0.
Примечание
Хотя в коде свойство принимает текстовый нуль, программа Excel помещает
в пустые ячейки реальный числовой нуль.
Управление порядком сортировки с помощью опции
Автосортировка
Пользовательский интерфейс Excel содержит функцию Автосортировка,
которая позволяет выводить рынки в порядке уменьшения объема продаж.
В эквивалентном VBA-коде для сортировки поля клиентов в порядке умень-
шения объемов продаж используется метод AutoSort.
PT.PivotFielda("Line of Business").AutoSort Order:=xlDescending,_
Field:="Sum of Revenue"
Числовой формат по умолчанию
Чтобы изменить в пользовательском интерфейсе числовой формат, дважды
щелкните на заголовке Sum of Revenue, щелкните на кнопке Число и ука-
жите необходимый числовой формат.
При работе с большими числами имеет смысл отображать разделитель ты-
сяч. Чтобы установить его в VBA, используйте следующий код.
PT.PivotFields(Sum of Revenue").NumberFormat = "#,##0"
Некоторые компании обслуживают клиентов, которые совершают закупки
на тысячи или миллионы долларов. Для того чтобы вывести числа в тысячах,
используйте запятую или пробел в числовом формате, либо добавьте аббре-
виатуру К для указания вывода чисел в тысячах.
PT.PivotFields("Sum of Revenue").Number Format = "#,##0,K
Сокращение до тысяч диктуется внешними обстоятельствами. Если вы ра-
ботаете в сравнительно молодой компьютерной фирме, в которой все исполь-
зуют К как разделитель тысяч, то вам повезло, поскольку корпорация Micro-
soft приветствует использование этой аббревиатуры. Однако если вы работаете
в компании со столетним стажем, где для тысяч используется аббревиатура М,
а ММ соответствует миллионам, то вам придется прибегнуть к хитрости. Перед
символом М введите обратную косую черту.
PT.PivotFields("Sum of Revenue").NumberFormat =
Использование VBA для создания сводных таблиц 249
В качестве альтернативы можете поместить М в двойные кавычки. Чтобы
ввести двойные кавычки в строке с кавычками VBA-кода, нужно поместить
две последовательных кавычки. Чтобы установить числовой формат в десят-
ках миллионов в виде #,##0.0, , "ММ", необходимо ввести следующую
строку кода.
PT.PivotFields("Sum of Revenue").NumberFormat = ”#,##0.0,,""M"”"
Три кавычки в конце строки введены без ошибки. Две кавычки имитируют
ввод одной кавычки в записи числового формата, а последняя кавычка завер-
шает строку VBA-кода.
Исключение промежуточных сумм
в нескольких полях строк
Если вы создадите несколько полей строк, программа Excel автоматически
добавит промежуточные суммы почти для всех этих полей. Однако необходи-
мости во всех этих промежуточных суммах нет. Хотя вручную исключить про-
межуточные суммы довольно просто, VBA-код, требуемый для выполнения
этой задачи, неожиданно оказывается весьма сложным.
Свойству Subtotals следует присвоить массив из 12 значений False. Все
необходимые сведения по этому вопросу вы найдете в справочной системе по
VBA, здесь приведено только краткое их описание: первое значение False
отключает промежуточную сумму Количество и т.д. Заметьте, что отключить
нужно все 12 возможных промежуточных сумм, даже если Excel отображает
только одну из них. Ниже показана строка кода для исключения промежуточ-
ной суммы Product.
PT.PivotFields("Line of Business").Subtotals  Array(False, False, _
False, False, False, False, False, False, False, False, False, False)
Второй метод состоит во включении первой промежуточной суммы. При
этом 11 других промежуточных сумм автоматически отключаются. Отключите
первую промежуточную сумму, чтобы убедиться в том, что все промежуточные
суммы отключены.
PT.PivotFields("Line of Business").Subtotals (1) - True
PT.PivotFields("Line of Business").Subtotals (1) - False
Исключение итоговых сумм для строк
Поскольку вы собираетесь использовать VBA для добавления автоматиче-
ских промежуточных сумм, то можете избавиться от строки Общий итог. Ес-
ли вы отключите сумму Общий итог для строк, то отключите и столбец
Общий итог. Таким образом, чтобы избавиться от строки Общий итог, вы
должны сбросить флажок Общий итог для столбцов. В коде эта задача вы-
полняется следующей строкой.
PT.ColumnGrand = False
250 Глава 12
Дополнительные проблемы
Итак, вы внесли в сводную таблицу все возможные изменения. Чтобы по-
лучить итоговый отчет, потребуется внести последние правки уже после пре-
образования сводной таблицы в обычные данные.
На рис. 12.8 показана сводная таблица со всеми изменениями, описанны-
ми в предыдущих разделах с использованием свойства PT. TableRange2.
	м	N	' ” 0	P	O 1
2	Сумпа по полю REvENUE	f-г	ГучйЗй	IN BALANCE: DATE ▼		1
3	LINE OF BUSINESS ▼	MARKET	*	2U0L	aw-T - "	ОбЩИИ ИТОГ
4	Copier Sale	California	1 948k	7P75K1	4020K1
5		Central US	' 1 768k	1 741k	3 507K-
6		Colorado	1274K	1840K	3 114k
7		Florida	1 727K	2057k	3784k
8		Grent Lakes		104ЭИ	1930k
9		Gulf Coast	2921K	2910k	5631k
10		Illinois	1603K	1486K	29901
11	, v	Z " l: =-/'	, “ 4 C r	7‘ .		i ‘Ws	18feh	3617
12		Kentucky	2564k	3 308k	6872K
13		New England 4 ,		3176K	Э176К
14		New 7ori< Nortn	1 761K	2172k	3933K
15		Nev York South	7W	0ЧЧ&	1 642k.
16		North Carolina	1514K	2249k	37631
17		North West	1 444k	1733k	31791
18		Ohw	Э892К	1326R	62i7:
19		ShenandoahValley		2251K	4245 k
20		South Carolina	2657K	3096!<	5 761k
21		Southwest	2175k	2Э57К	4632k
22		Tenne sser	4 «toots	3356R.	6324k
23		Texas	2193K	23J8K	4 53Ш
24		Topeka	2657K	2 969^	6625k:
25	Parts ‘	’	California	4535k	4 1Go'	В 720K
2b				1 1	2 487k
Рис. 12.8. Выполнение 30 строк кода привело к тому, что итоговый отчет почти
готов. Чтобы решить оставшиеся пять проблем, преобразуйте данные из
сводной таблицы в стандартные данные
Новая рабочая книга для хранения отчета
Предположим, вам нужно создать отчет в новой рабочей книге, чтобы его
можно было легко отправлять менеджерам по электронной почте. Это вполне
выполнимая задача. Чтобы сделать код более мобильным, назначьте исходной
книге, новой рабочей книге и первому рабочему листу в новой книге пере-
менные объектов. Сверху процедуры добавьте такие выражения.
Dim WSR As Worksheet
Dim WBO As Workbook
Dim WBN As Workbook
Set WBO = ActiveWorkbook
Set WSD = Worksheets("Pivot Table")
После успешного построения сводной таблицы создайте пустую рабочую
книгу Report со следующим кодом.
' Создание новой пустой рабочей книги с одним рабочим листом
Set WBN = Workbooks.Add(xlWorksheet)
Set WSR = WBN.Worksheets(1)
WSR.Name = "Report"
' Задание заголовка для отчета
Использование VBA для создания сводных таблиц 251
With WSR.Range("Al")
.Value = "Revenue by Market and Year"
.Font.Size = 14
End With
Итоги в пустом рабочем листе книги Report
Представьте, что вы утвердили сводную таблицу, показанную на рис. 12.8,
но ваших менеджеров не устраивают границы, вид заголовков, надписи Line
of Business в ячейке 02. Вы можете решить все потенциально возможные
проблемы, исключив первую строку (строки) диапазона PT. ТаЫeRange2 из
метода .Сору и использовав метод PasteSpecial (xlPasteValuesAnd-
NumberFormat s) для копирования данных в лист отчета.
Предупреждение
В Excel 2000 и более ранних версиях параметр xlPasteValuesAndNumberFor-
mats недоступен. Метод PasteSpecial нужно выполнять дважды: один раз для
xlPasteValues и второй раз для xlPasteFormats.
.... ............................ ...................
В текущем примере свойство . TableRange2 исключает только одну строку 2,
как показано на рис. 12.8. Если вы имеете дело с более сложной сводной таблицей
с несколькими полями столбцов и/или одним или несколькими полями страниц,
то вам следует исключить не только первую строку отчета. Для этого удобно вы-
полнить макрос, просмотреть полученный результат и определить, сколько строк
нужно удалить. Для того чтобы предотвратить копирование строк в отчет, исполь-
зуйте свойство Offset. Скопируйте свойство TableRange2 и выполните смеще-
ние на одну строку. Склонные к педантичности и бюрократизму пользователи от-
метят, что этот код копирует дополнительную пустую строку из нижней части
сводной таблицы, но это не играет роли, поскольку она все равно пустая. После
копирования удалите исходную сводную таблицу и очистите ее кэш.
' Копирование данных сводной таблицы в строку 3 листа Report
' Использование свойства Offset для исключения строки сводной
' таблицы с заголовком
PT.PivotRange2.Offset(1, 0).Copy
WSR. Range("A3").PasteSpecial Paste:=xlPasteValuesAndNumberFormats_
PT.TableRange2.Clear	'
Set PTCache = Nothing
Заметьте, что вы использовали свойство PasteSpecial для вставки лишь
значений и числовых форматов. Таким образом, вы избавились как от границ,
так и от структуры сводной таблицы. Попробуйте использовать вариант
вставки Без рамки, но тогда данные останутся в сводной таблице, и вы не
сможете вставлять новые строки в середину набора данных.
Визуальное представление
Отчет почти готов. Скоро вы используете команду Данные^Итоги. Однако
перед тем как выполнить команду Промежуточные итоги, вам придется за-
полнить все пустые ячейки в структуре столбца А.
252 Глава 12
Фиксирование структуры требует выполнения нескольких малопонятных
операций. Ниже описаны соответствующие действия в пользовательском ин-
терфейсе.
1.	Выделите все составляющие отчет ячейки в столбце А.
2.	Используйте команду Правка^Перейти, чтобы открыть диалоговое ок-
но Переход. Щелкните на кнопке Выделить, чтобы перейти к диалого-
вому окну Выделение группы ячеек. Используйте опцию Пустые ячей-
ки, чтобы выбрать только пустые ячейки.
3.	Введите формулу в формате R1C1 для заполнения пустой ячейки значе-
нием из ячейки, расположенной выше. В пользовательском интерфейсе
следует ввести знак равенства, нажать клавишу со стрелкой вверх и за-
тем нажать <Ctrl+Enter>.
4.	Вновь выделите все ячейки в столбце А, составляющие отчет. Это необ-
ходимо сделать, поскольку операция Специальная вставка не выпол-
няется по отношению к несмежным выделениям.
5.	Скопируйте формулы в столбце А и преобразуйте их в значения, ис-
пользуя опцию Значения диалогового окна Специальная вставка.
Фиксирование структуры в VBA требует меньше усилий. Эквивалент дей-
ствий по реализации подобной логики в VBA приведен ниже.
1.	Найдите последнюю строку отчета.
2.	Введите формулу =R [ - 1 ] С в пустые ячейки столбца А.
3.	Измените эти формулы на значения.
Код выполнения этих операций следующий.
Dim FinalReportRow As Long
' Заполнение структуры в столбце А
' Поиск последней строки в столбце В, поскольку
' в столбце А много пустых строк
FinalReportRow - WSR.Range("В65536").End(xlUp).Row
With Range("A3).Resize(FinalReportRow - 2, 1)
With .Specialcells(xlCellTypeBlanks)
.FormulaRlCl « "=R[ - 1]C"
End With
.Value = .Value
End With
Последнее форматирование
Последние этапы создания отчета сводятся к базовым задачам форматиро-
вания и добавления промежуточных итогов. Выделите полужирным “утвер-
жденные” заголовки в строке 3. Настройте строки 1-3 так, чтобы сверху каж-
дой страницы выводилось три строки.
' Базовое форматирование
' Автоматическое заполнение столбцов, выделение заголовков
Использование VBA для создания сводных таблиц 253
1 полужирным с выравниваем по правому краю
Selection.Columns.AutoFit
Range("АЗ").EntireRow.Font.Bold  True
Range("A3").EntireRow.HorizontalAlignment • xlRight
Range("АЗ:B3").HorizontalAlignment  xlLeft
' Повторение строк 1-3 вверху каждой страницы
WSR.PageSetup.PrintTitleRows  "$1:$3"
Добавление промежуточных итогов
Автоматические промежуточные итоги в меню Данные представляют собой
очень мощное средство. На рис. 12.9 показано диалоговое окно Промежуточные
итоги. Обратите внимание на опцию Конец страницы между группами.
Рис. 12.9. Используйте автоматические промежу-
точные итоги - они позволяют добавлять разрыв
страницы после названия каждого товара. Такой
отчет будет удобен и понятен каждому менеджеру,
поскольку он получит отчет, в котором будет ука-
зана информация о реализованных им товарах
Если вы уверены, что в отчет всегда вставляются данные за два года и вы-
водятся соответствующие итоговые значения, то можете использовать сле-
дующий код добавления промежуточных итогов для каждой группы Line of
Business.
' Добавление промежуточных итогов по полю Product
' Не забывайте добавлять разрыв страницы при каждом изменении товара
Selection.Subtotal GroupBy:=l, Function:*xlSum, TotalList:«Array(3, _
4, 5), PageBreaks:«True
Однако этот код не станет выполняться, если данные представлены не за
год, а за больший или меньший период времени. Решение проблемы состоит в
использовании следующего кода, динамически создающего списки столбцов
для итогов на основе количества столбцов в отчете.
Dim TotColumns()
Dim i As Integer
FinalCol = Cells(3, 255).End(xlToLeft).Column
254 Глава 12
ReDim Preserve TotColumns(1 To FinalCol - 2)
For i = 3 To FinalCol
TotColumns(i - 2) = 1
Next i
Selection.Subtotal GroupBy:=l, Function:=xlSum, _
TotalList:=TotColumns, _ '
Replace:=True, PageBreaks:=True, SummaryBelowdata:=True
И наконец, после добавления новых промежуточных итогов в отчет нужно
автоматически заполнить числовые столбцы с помощью такого кода.
Dim GrandRow As Long
' Столбцы достаточно широкие для вывода итогов
GrandRow = range("А6 5 5 3 6").End(xlUp).Row
Cells(3, 3).Resize(GrandRow - 2, FinalCol - 2).Columns.AutoFit
Cells (GrandRow, 3).Resized, FinalCol - 2) .Number Format = "#,##0,K"
' Добавление разрывов страниц перед Grand Total (Общий итог);
' в противном случае менеджер будет получать два итога
WSR.HPageBreaks.Add Before:=CelIs(GrandRow, 1)
Общая картина
В листинге 12.1 приведен код, создающий отчеты для менеджеров по про-
дажам за считанные секунды.
Листинг 12.1. Код, которые создает отчет о продажах (рис. 12Л0)
Sub ProductLineReport()
' Line of Business и Market как строка
' Years как столбец
Dim WSD As Worksheet
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Dim PRarige As Range
Dim FinalRow As Long
Dim GrandRow As Long
Dim FinalReportRow As Long
Dim i As Integer
Dim TotColumns()
Set WSD = Worksheets("PivotTable")
Dim WSR As Worksheet
Dim WBO As Workbook
Dim WBN As Workbook
Set WBO = ActiveWorkbook
' Удаление предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRange2.Clear
Next PT
' Определение области ввода данных и установка кэша
FinalRow = WSD.Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
FinalCol = WSD.Cells(l, Application.Columns.Count). _
End(xlToLeft).Column
Set PRange = WSD.Cells(l, 1).Resize(FinalRow, FinalCol)
Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:= _
xlDatabase, SourceData:=PRange.Address)
Использование VBA для создания сводных таблиц 255
' Создание на основе кэша сводной таблицы
Set PT = PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:=WSD. _
Cells(2, FinalCol + 2), TableName:="PivotTablel")
' Отключение обновления при создании сводной таблицы
PT.ManualUpdate = True
' Определение поля строк
PT.AddFields RowFields:=Array("Line of Business", _
"In Balance Date"), ColumnFields:="Market"
1 Определение поля данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 1
End With
' Вычисление сводной таблицы
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
' Группировка по году
Cells(3, FinalCol + 3).Group Start:=True, End:=True, _
Periods:=Array(False, False, False, False, False, False, True)
' Перемещение поля In Balance Date в столбцы
PT.PivotFields("In Balance Date").Orientation = xlColumnField
PT.PivotFields("Market").Orientation = xlRowField
PT.PivotFields("Sum of Revenue").NumberFormat = "#,##0,K"
PT.PivotFields("Line of Business").Subtotals(1) = True
PT.PivotFields("Line of Business").Subtotals(1) = False
PT.ColumnGrand = False
' Вычисление сводной таблицы
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
' PT.TableRange2.Select
' Создание пустой рабочей книги с одним рабочим листом
Set WBN = Workbooks.Add(xlWBATWorksheet)
Set WSR = WBN.Worksheets(1)
WSR.Name = "Report"
' Задаем имя для Report
With WSR.[Al]
.Value = "Revenue by Market and Year"
.Font.Size = 14
End With
' Копирование данных сводной таблицы в строку 3 листа Report
' Использование смещения для исключения строки заголовков
' сводной таблицы
PT.TableRange2.Offset(1, 0).Сору
WSR.[АЗ].PasteSpecial Paste:=xlPasteValuesAndNumbeгFormats
PT.TableRange2.Clear
Set PTCache = Nothing
' Заполнение структуры в столбце А
' Поиск последней строки в столбце В, поскольку
256 Глава 12
' в столбце А много пустых строк
FinalReportRow  WSR.Range("В65536").End(xlUp).Row
With Range("A3").Resize(FinalReportRow - 2, 1)
With .Specialcells(xlCellTypeBlanks)
.FormulaRlCl  "-R[-1]C"
End With
.Value = .Value
End With
' Базовое форматирование
' Автоматическое заполнение столбцов, выделение заголовков
' полужирным, с выравниванием по правому краю
Selection.Columns.AutoFit
Range("АЗ").EntireRow.Font.Bold  True
Range("A3").EntireRow.HorizontalAlignment  xlRight
Range("A3:B3").HorizontalAlignment  xlLeft
' Повторение строк 1-3 вверху каждой страницы
WSR.PageSetup.PrintTitleRows - "$1:$3"
' Добавление промежуточных сумм
FinalCol = Cells(3, 255).End(xlToLeft).Column
ReDim Preserve TotColumns(l To FinalCol - 2)
For i = 3 To FinalCol
TotColumns(i - 2) = i
Next i
Selection.Subtotal GroupBy:«l, Function:«xlSum, _
TotalList:=TotColumns, Replace:«True, _
PageBreaks:«True, SummaryBelowData:«True
' Столбцы достаточна широки для промежуточных итогов
GrandRow = Range("А65536").End(xlUp).Row
Cells(3, 3).Resize(GrandRow - 2, FinalCol - 2).Columns.AutoFit
Cells (GrandRow, 3).Resized, FinalCol - 2) . Number Format = "#,##0,K"
' Добавление разрывов страницы перед
' строкой "Общий итог", поскольку
' в противном случае менеджеры по продажам
' будут получать два итога
WSR.HPageBreaks.Add Before:=CelIs(GrandRow, 1)
End Sub
На рис. 12.10 показан отчет, созданный с помощью этого кода.
Трудности использования нескольких
полей данных
Итак, созданы неплохие итоговые отчеты, однако при этом была задейст-
вована лишь часть возможностей сводных таблиц. В предыдущем примере
создания отчета использовалось только одно поле данных.
В отчете сводной таблицы можно применять множество полей данных.
Данные в следующем примере включают не только объемы продаж, но и
количество проданного товара. Финансовый директор будет оценивать отчет
по товарам — в отчете указывается проданное количество товаров, объем про-
даж и средние цены товаров.
Использование VBA для создания сводных таблиц 257
				A	E	C	D	E
			1	Revenue by Market and Year			
			2	, ... ।  		J	
			3	LINE OF BUSINESS	MARKET	2006 *	2007	иЬкий итог
		•	4	Copier Sale	California	1945646» 207474U	4020385
		«	6	Copiei Sale	Central US	1765979, 1740738	3506717
		•	Tl	Copier Sale	Colorado	Г 1273808( 1839783	3113591
		.	7	Copier Sale	Florida	1726585 2057032	3783617
		ч	8	Copier Sale	Great Lakes	886356 1043161	1929517
		•	9	Copier Sale	Gulf Coast	29209642909904	5830688
		•	w	Copier Sale	Illinois	1503380: 1486388	2989768
		•	11	Copier Sale	Indiana	1747801I 1868866’	361668.’
		*	12	Copier Sale	Kentucky	2564272 3308158	5872430
		*		Copier Sale	New England	_____ Г. 3175850	3175850
		♦	U	Copier Sale	New York North	1760975 2171906^	3932881
			16	Copier Sale	New York South	7429951	898975	1641970
			id	Copier Sale	North Carolina	1513984! 2249174	3763158
		<r,	17	Copier Sale	North Wt st	1443962	1735179	3179141
		•	18	Copier Sale	Ohio	38915Л0	1325633	5217133
		•	19	Cooier Sale	Shenandoah Valley	_ 1994123* 2250647' 2656626? 309487?	4244770
			20	Copier Sale	South Carolina		5751497
		•	21 I Copier Sale		Southwest	2174879 2357268	4532147
		•	22	Cooier Sale	Tennessfla	2968320 3355517	6323837
		•	23	Copier Sale	Texas	2192673 2338412	4531085
		•	24	Copier Sale	Topeka	2657004! 2967616	5624620
			25	Copier Sale Итог		f 40331851Г '46249838	86581689
Рис 12.10. За считанные секунды 50 000 строк данных транзакции
преобразуются в готовый отчет. Без использования сводных таб-
лиц код выполнения данной задачи был бы намного сложнее
При работе с двумя и большим количеством полей данных их можно по-
местить в одно из четырех мест. По умолчанию программа Excel создает отчет
сводной таблицы с полем данных в виде центрального поля строк. Часто ока-
зывается предпочтительней выводить поле данных в виде крайнего поля строк
или в виде поля столбцов.
При создании сводной таблицы с несколькими полями данных вы имеете
всвоем распоряжении виртуальное поле Данные. Размещение поля Данные в
методе . AddFields определяет возвращаемый вид данных.
Установка по умолчанию, соответствующая полям данных в центральном поле
строк, показанном на рис. 12.11, требует применения метода addFields.
PT.AddFields Row Fields:=Array("Line of Business", "Data")
		PEGION ▼			
Данные ' - Сумма по полю REVENUE	LINE OF BUSINESS ▼ Copier Sale Parts Printer Sale Service Plan	W%st	North 239766011 25893618 ~ ”23670063?" 29063171 ” 19594197j" 20621317 149341261? 201414511		South 36711470 "31205269 “ 28153264 223750307	Общий итог 86581689 83938493 66368778 ”574506079
Сумма по полю UNITS SOLD	Copier Sale Parts_	/ Printer Sale Service Plan	8081	8706 0	0 41ЭбГ	4313 0:	d		12224 0 6876 ’ 0	29011 0 "J4324 0
Итог Сумма по полю REVE NU		216502112 276992617		319820310	813395039
Ииг Сумма по полю UNITS SOLD		12216!	13019!	18100			43335
Рис. 12.11. Сводная таблица по умолчанию содержит множественные поля
данных в центральном поле строк
258 Глава 12
Для создания вида, показанного на рис. 12.12, используется следующий код.
PT.AddFields RowFields:=Array("Data", "Line of Business")
	Данные	I	
MODEL «г	Сумма по полю	REVENUE ; Сумма по	полю UNITS SOLD
2500С		06581689;	29011
2500Р		68368778!	U324
3U02C		81772378	! i I ! н ! I I i i I
3002Р		284995434Г	0
4i¥£T		127766081	0
4500С		1881747471	0
4500Р		17518709Г	0
5001С		21079121;	0
5001Р		52127495	6
Общий итог		813395039;	43335
Рис 12.12. Переместив поля Данные в поле первой
строки, вы получите такой вид данных
Для примера отчета нужно вывести поле Данные в виде поля столбцов.
PT>AddFields RowFields:="Model", ColumnFields:="Data"
После добавления поля столбцов Данные следует описать два поля данных.
' Определение полей данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 1
.NumberFormat = "#,##0"
End With
With PT.PivotFields("Units Sold")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 2
.NumberFormat = "#,##0"
End With
Вычисляемые поля данных
Сводные таблицы поддерживают два типа формул. Некоторые формулы
применяются в вычисляемых полях, они добавляют в сводную таблицу новое
поле. Расчеты для вычисляемых полей всегда выполняются на уровне итого-
вых данных. Если вы описываете вычисляемое поле для средней цены как
Revenue, разделенное на Units Sold, то программа Excel вначале вычислит
итоговый объем продаж и общее количество, а затем выполнит операцию де-
ления для получения необходимого результата (во многих случаях именно это
и требуется). Если вычисление не следует сочетательному закону математики,
то оно может возвращать совсем не то, что ожидалось.
Для настройки вычисляемого поля используйте метод Add по отношению
к объекту CalculatedField. Укажите имя поля и формулу вычисления. Ес-
ли вы создаете поле с именем Average Price, то сводная таблица по умол-
чанию создает поле с именем Сумма по полю Average Price (такое на-
звание, честно говоря, не совсем подходит по смыслу). Итак, необходимо вы-
Использование VBA для создания сводных таблиц 259
числить среднее значение цен. Решение заключается в использовании свойст-
ва Name с описанием поля данных для замены названия Сумма по полю
Average Price на нечто типа Avg Price. Заметьте, что это имя должно от-
личаться от имени вычисляемого поля.
В листинге 12.2 приведен код, который создает отчет, показанный на
рис. 12.13.
M	N		j 1	' 0	KJ P
2 			Данные	5F		
- ’ 3	MARKET	ж	Сумма по полю REVENUE	Сумма по полю UNITS SOLD Avg Price	
4* California 4 {Central US		61 636 732i 2		 „ 2 142 28 775,32 30 503 8421	' 1 913-15 945,55		
6	Colorado	26 217 201r	1723 15 216,02		
7	Florida	47 362 461	2 203(21 499,07	
8	Great Lakes	36 992 638	1 314 28 152.69	
9	Gulf Coast	45 159 185	2 518 17 934,55	
W	Illinois	42 НИ 421	1 761:23 907,68	
11	Indiana	41 043 454	2 227 J8 429,93	
12] Kentucky		37 363 632	2 753’13 571,97	
13	New England	34 505 390	t 1 795’19 223,06	
14	New York North	41 493 673 ;	2 396 17 317,89		
151 New York South		29 482 893 ;	796,37 038,81		
16	North Carolina	34 082 354	1 738-19 610,10	
17	North West	28 923 143	1 669 17 329,62	
10 5 Oho		45 539 552 L	2 581:17 644,15		
19	Shenandoah Valley	56 233 581	1 962 28 661,36	
20	South Carolina	32 744 8901	2 175; 15 055,12		
21	Southwest	29 325 287]	2 209' 13 275.37		
22*	Tennessee	33 564 391 j	2 832:11 851,83		
'23	Texas	39 143 422	2068	18 928,15
24 Topeka		39 975 907	2 560	15 615,59
25	Общий итог	813 395 039	43 335; 18 769,93	
Рис. 12.13. Виртуальная область данных содержит два поля из набо-
ра данных плюс вычисляемый элемент. Она выводится вдоль об-
ласти столбцов отчета
Листинг 12.2. Код вычисления второго поля данных Average Price
Sub TwoDataFields()
Dim WSD As Worksheet
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Dim PRange As Range
Dim FinalRow As Long
Set WSD = Worksheets("PivotTable")
Dim WSR As Worksheet
' Удаление предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRange2.Clear
Next PT
• Определение области ввода данных и установка кэша
FinalRow = WSD.Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
FinalCol = WSD.Celled, Application. Columns .Count) . _
End(xlToLeft).Column
Set PRange = WSD.Celled, 1) .Resize (FinalRow, FinalCol)
260 Глава 12
Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:= _
xlDatabase, SourceData:=PRange.Address)
' Создание на основе кэша сводной таблицы
Set PT = PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:=WSD. _
Cells(2, FinalCol + 2), Tab1eName:="PivotTablel")
' Отключение обновления при создании таблицы
PT.ManualUpdate = True
' Определение поля строк
PT.AddFields RowFields:="Market", ColumnFields:="Data"
' Определение вычисляемых полей
PT.CalculatedFields.Add Name:="Averageprice", _
Formula:="=Revenue/Units Sold"
• Определение поля данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 1
.NumberFormat = "#,##0"
End With
With PT.PivotFields("Units Sold")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 2
.NumberFormat = "#,##0"
End With
With PT.PivotFields("AveragePrice")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 3
.NumberFormat = "#,##0.00"
.Name = "Avg Price"
End With
' Вместо пустых ячеек
' используются ячейки с нулями
PT.Nullstring = "0"
' Вычисление сводной таблицы
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
End Sub
Вычисляемые элементы
Предположим, что главный менеджер вашей компании лично отвечает за
продажу копировальных устройств и принтеров, а потому регулярно требует
вывода соответствующих отчетов. Идея вычисляемого элемента состоит в том,
что вы можете определить новый элемент в поле Line of Business для вы-
Использование VBA для создания сводных таблиц 261
числения итоговых объемов продаж копировальных устройств и принтеров.
В листинге 12.3 приведен код, создающий отчет, показанный на рис. 12.14.
Листинг 12.3. Код, который добавляет новый элемент в область Line
of Business
Sub CalcItemsProblemO
Dim WSD As Worksheet
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Dim PRange As Range
Dim FinalRow As Long
Set WSD = Worksheets("PivotTable”)
Dim WSR As Worksheet
' Удаление предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRange2.Clear
Next PT
' Определение области ввода данных и установка кэша
FinalRow = WSD.Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
FinalCol = WSD.Celled, Application. Columns .Count) . _
End(xlToLeft).Column
Set PRange = WSD.Celled, 1) .Resize (FinalRow, FinalCol)
Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:= _
xlDatabase, SourceData:=PRange.Address)
’ Создаем на основе кэша сводной таблицы
Set PT = PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:»WSD. _
Cells(2, FinalCol + 2), TableName:="PivotTablel")
’ Отключение обновления при создании таблицы
PT.ManualUpdate = True
' Определение поля строк
PT.AddFields RowFields:="Line of Business”
' Определение вычисляемого элемента для Product
PT.PivotFields("Line of Business").Calculatedltems _
.Add "PrinterCopier", "='Copier Sale'+'Printer Sale'"
' Повторное упорядочение, чтобы вывести в отчете первыми
' данные о принтерах и копировальных устройствах
PT.PivotFields("Line of Business"). _
PivotItems("Copier Sale").Position = 1
PT.PivotFields("Line of Business"). _
Pivotitems("Printer Sale").Position = 2
PT.PivotFields("Line of Business"). _
PivotItems("PrinterCopier").Position = 3
' Определение поля данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation « xlDataField
.Function « xlSum
.Position = 1
.NumberFormat = "#,##0"
262 Глава 12
End With
’ Нулевые ячейки заменяют пустые ячейки
PT.Nullstring = "О"
' Вычисление сводной таблицы
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
End Sub
Взгляните внимательно на результаты, показанные на рис. 12.14. Вычисле-
ние PrinterCopier вполне корректно. Строка PrinterCopier представля-
ет собой сумму Printers + Copiers. Математические расчеты подтвержда-
ют, что 86 млн + 68 млн = 154 млн. Однако общий итог должен составлять
154 млн + 83 млн + 574 млн, т.е. 811 млн. Вместо этого программа Excel выво-
дит общую сумму 968 млн. долларов. Общий объем продаж увеличился на
150 млн долларов. Программа возвращает неверные итоговые значения тогда,
когда поле содержит как обычные, так и вычисляемые элементы. Единствен-
ный внушающий доверие метод решения этой проблемы заключается в по-
пытке сокрытия товаров, влияющих на значение PrinterCopier. Результат
показан на рис. 12.15.
With PT.PivotFields("Line of Business")
.PivotIterns("Copier Sale").Visible = False
.Pivotitems("Printer Sale").Visible = False
Сумма по полю REVENUE		
UNEpr BUSINESS		Итог
Copier Sale		66 581 689
Printer Sale		68 368 778
PrintbiCopier		154 950 467
Parts		83 938 493
Service Plan		574 506 079
Общий итог		968 345 506
Рис. 12.14. Старайтесь избе-
гать использования вычисля-
емых элементов
С/мма по полю REVENUE	
LINE OF BUSINESS ▼	Итог
PrinterCopier	154 950 467
Parts	83 938 493
Service Plan	574 506 079
Общий итог	813 395 039
Рис 12.15. После сокрытия компо-
нентов, влияющих на вычисляемый
элемент PrinterCopier, итоговый
объем продаж компании вновь стал
правильным, и все же проще доба-
вить в исходные данные новое поле
Responsibility
Подведение итогов в полях данных с помощью
группировки
При работе с данными транзакций часто обнаруживается, что подведенные
по датам итоги состоят из одной строки. Несмотря на то что ежедневные дан-
ные будут полезными для директора предприятия, многие работники компа-
нии предпочитают получать итоги, подведенные за месяц, квартал или год.
Программа Excel поддерживает вычисление итогов по датам в сводной таб-
лице. Любой, кто использовал “секретную” формулу =А2+1 - Day (А2) для
Использование VBA для создания сводных таблиц 263
изменения ежедневных дат на ежемесячные, оценит легкость, с которой мож-
но группировать данные транзакций по месяцам или кварталам.
Создание группы в VBA требует определенной изворотливости. Метод
.Group можно применять только к отдельной ячейке сводной таблицы,
а ячейка должна содержать дату или метку поля Date. Ниже приведен первый
пример в главе, в котором вы указываете VBA вычислять промежуточный ре-
зультат для сводной таблицы.
Создайте сводную таблицу с полем In Balance Date в поле строк. От-
ключите ручное вычисление (Manualcalculation), чтобы вывести поле
Date. Затем используйте свойство Label Range для нахождения дат и груп-
пировки данных. На рис. 12.16 показан результат выполнения кода из лис-
тинга 12.4.
Сумма по полю REVt NUE Г			Р*'SIGN	
Годы	▼	Кварт ы w	IN BALANCE DATE *	West	North	: South	Общий итог
2006	Кв-л1	янв фев	8 720 47б{ 11 236 439! 12 727 533	32 684 448
			9 225 674 11 185 957j 13 679 193	34 090 824
		мар	9 225 618; 11 953 742 13 469 631	34 648 991
	Квл2	апр	9 041 189 11 549 559' 13 368 172	33 958 920
		май июн	9516 441: 11 765 501Г 13830 922 9 119 339, 11 054 716 f 13 530 350	35112864 33 704 405
	Кв-лЗ	июл	9158 797^ 10 080 363’ 13 094 448	33 133 608
		авг	8 938 174 10 928 843{ 13 124 048	32 991 065
		сен	8 765 593 10 602 069 12 937 835	32 305 497
	Кв-л4	окт	9 366 436 11 724 576i 13 354 434	34 445 448
		ноя	8 808 645 11 616 640j 13 319 244	33 744 529
		дек	8 623 556! 11 300 522 13 127 058	33 051 136
2007	Кв-л1	янв	9 016 346 11 353 880; 13 372 402	33 742 628
		фев мар	8 817 997 11 322 225 13 343 066 9 499 545 12 458 951 13 882 350	33 483 288 35 840 846
	Кв-л2	апр	8 961 701 11 567 922! 13 180 773	33 710 396
		май	9217 324 11 741 321 < 13 500 566	34 459 211
		июн	8 818 100 11 557 867, 13115 848	33 491 815
	Кв-лЗ	июл	9 009 295 11 559 5121 13182 356	33 751 163
		авг	8 974 245 11 786 294 13 468 008	34 228 547
		сен	8 649 972; 11 393 225 12 792 406	32 835 603
	Кв-л4	окт ноя	9 185 147 12 424 305“ 13 609 530 9 165 534 12 527 651 14 011254	35 218 982 35 704 439
		|Дек	8 756 968 11 500 535? 12 798 883	33 056 386
Общий итог			216 582112 276 992 617 319 820 310	813 395 039
Рис 12.16. Поле in Balance Date теперь состоит из трех полей сводной таблицы,
представляющих год, квартал и месяц
Листинг 12.4. Код группировки для преобразования ежедневных
данных в ежемесячные
Sub ReportByMonth()
Dim WSD As Worksheet
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Dim PRange As Range
Dim FinalRow As Long
Set WSD = Worksheets("PivotTable”)
Dim WSR As Worksheet
264 Глава 12
' Удаление предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRange2.Clear
Next PT
' Определение области ввода и установка кэша
FinalRow = WSD.Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
FinalCol = WSD.Celled, Application.Columns.Count) . _
End(xlToLeft).Column
Set PRange = WSD.Celled, 1) . Resize (FinalRow, FinalCol)
Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:= _
xlDatabase, SourceData:=PRange.Address)
' Создание на основе кэша сводной таблицы
Set PT = PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:=WSD. _
Cells(2, FinalCol + 2), TableName:="PivotTablel")
' Отключение обновления при создании таблицы
PT.ManualUpdate = True
' Определение поля строк
PT.AddFields RowFields:="In Balance Date", ColumnFields:="Region"
' Определение поля данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 1
.NumberFormat = "#,##0"
End With
' В области данных нулевые ячейки
' заменяют пустые ячейки
PT.Nullstring = "0"
' Вычисление сводной таблицы так, чтобы
' позволить распознать даты
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
' Группировка по месяцам, кварталам и годам
PT.PivotFields("In Balance Date").LabelRange.Group Start:=True, _
End:=True, Periods:= _
Array(False, False, False, False, True, True, True)
' Вычисление сводной таблицы
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
End Sub
Группировка по неделям
Возможно, вы заметили, что программа Excel позволяет группировать дан-
ные только по дням, месяцам, кварталам и годам. По неделям стандартная
Использование VBA для создания сводных таблиц 265
группировка не выполняется, однако можно определить группу, в которую бу-
дут включены семь дней.
По умолчанию программа Excel начинает неделю с первой даты, опреде-
ленной в данных. Это означает, что неделя по умолчанию будет начинаться со
вторника 1 января 2006 года и заканчиваться понедельником 31 декабря 2007
года. Чтобы изменить такое поведение, измените значение параметра Start
с True на реальную дату. Используйте функцию WeekDay для определения
количества дней, в которых требуется изменить начальную дату.
В группировке по неделям есть только одно ограничение: группируя дан-
ные по неделям, нельзя одновременно выполнять группировку по другим раз-
мерностям (например, по неделям и кварталам).
В листинге 12.5 приведен код создания отчета, который показан на рис. 12.17.
	M	N	0	P	Q
2	Сумма по полю REVENUE	REGION H			
3	•N BALANCE DATE	West	North	South	Общий итог
4	02.01 2006 - 08.01 200B	1 907 865	2 674 724	3 694 750	8 277 339
5	09.01.2006-15.01 2003	2 384 129	1 869 308	3 017 787	7 271 224
6	16 01.2006 - 22 Ч.2003	2117 490	3 071 926	2114 692	7 304 098
7'i	23.01 2006 - 29.01.2006	1 909 951 f	2 789 489	3135Б94	7 335134
8	30.01 2006 - 05.02.2006	2 168 063	2 756 914	2 526 931	7 451 908
9	06.02.2006-12 02.2006	1 755 401 [ 2 385 247		3 681 971	7 822 619
10	13.02 2006 -19 02.2006	2 332 649	2 386 434	2 315164	7 034 247
Jlj	20.02.2006 - 26.02.2006	1 943 883	2 628 402	3 709 099	8 341 384
12 i27.02.2006 - 05.03 2006		3 451 687	4 292 381	4 134 886	11 878 954
13’06 03.2006-12.03.2006		1 757 286,	2 535 487	3711 548	8 004 321
:5	13.03.2006- 19.03.2006	2 223 687]	2 224 709	3116171 3 089 593	7 564 567
	20.03 2006 - 26 03 2006	2 153 934	3 038 399		8 281 926
Рис 12.17. Используйте настройку Количество дней для груп-
пирования данных по неделям
Листинг 12.5. Код группирования данных по неделям определяет
понедельник в качестве ближайшего дня начала дат
Sub ReportByWeek()
Dim W§D As Worksheet
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Dim PRange As Range
Dim FinalRow As Long
Set WSD = Worksheets("PivotTable")
Dim WSR As Worksheet
' Удаление предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRange2.Clear
Next PT
' Определение области ввода данных и установка кэша
FinalRow = WSD.Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
FinalCol = WSD.Celled, Application.Columns.Count) . _
End(xlToLeft).Column
Set PRange = WSD.Cells(l, 1).Resize(FinalRow, FinalCol)
266 Глава 12
Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:* _
xlDatabase, SourceData:=PRange.Address)
' Создание на основе кэша сводной таблицы
Set PT = PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:=WSD. _
Cells(2, FinalCol + 2), TableName:="PivotTablel")
' Отключение обновления при создании таблицы
PT.ManualUpdate = True
' Определение поля строк
PT.AddFields RowFields:="In Balance Date", ColumnFields:="Region"
' Определение поля данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 1
.NumberFormat = "#,##0"
End With
' В области данных нулевые ячейки
' заменяют пустые ячейки
PT.Nullstring = "0"
' Вычисление сводной таблицы так, чтобы
' позволить распознать даты
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
’ Группировка дат по неделям
’ Определение первого понедельника перед минимальной датой
FirstDate = PT.PivotFields("In Balance Date").LabeIRange. _
Offset(1, 0).Value
WhichDay = Application.WorksheetFunction.Weekday(FirstDate, 3)
StartDate = FirstDate - WhichDay
PT.PivotFields("In Balance Date").LabeIRange.Group _
Start:=StartDate, End:=True, By:=7, _
Periods:=Array(False, False, False, True, False, False, False)
' Вычисление сводной таблицы
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
End Sub
Специальные методики управления сводными
таблицами
Возможно, вы профессиональный разработчик сводных таблиц, но нико-
гда не слышали о специальных методах управления ими. В следующих четы-
рех разделах мы исправим это упущение.
Использование VBA для создания сводных таблиц 267
Метод AutoShow и создание исполняемых представлений
Если вы разрабатываете исполняемую утилиту, выделите лучшую пятерку
рынков.
С помощью функции Автосортировка вы можете профессионально созда-
вать сводные таблицы и никогда не использовать опцию Автоотображение
программы Excel. Эта настройка позволяет выбирать п верхних или нижних
записей на основе любого поля данных отчета.
Код использования функции Автоотображение в VBA требует применения
метода .Autoshow.
' Отображение пяти лучших рынков
PT.PivotFields("Market").AutoShow Top:=xlAutomatic, Range:=xlTop,
Count:=5, Field:="Sum of Revenue")
При создании отчета с использованием метода AutoShow часто имеет
смысл скопировать данные, а затем вернуться к исходному отчету для получе-
ния итогов по всем рынкам. В следующем коде эта задача выполняется в ре-
зультате удаления поля Market из сводной таблицы и копирования в отчет
общего итога. В листинге 12.6 создается отчет, показанный на рис. 12.18.
	A	В 1 C<£J		D |	6 f F j
1	Top 5 Markets			H 	L 	
2 .		 1			_ 			 !		 j .. _	.
3	MARKET	Copieг Sala	Parti	Printer 5 lie Service Plan Общий итог
l4	California	4 020 3%	8 720 027	3 570 593" 45 325727 61 636 732
5-	Shenandoah Valley	4 244 770	6 967 670	2 329 46 Я 42 691 680 56 233 581
В j	Florida	3 783 617	5 037 033	4 823 314	33 718 447, 47 362 461
7	Ohio	5 217133	4 692 767	3 960 185	31 669 467 45 539 552
	Gulf Coast	5630 988	4 889 560	2685 703	31 753026 45159185	
fi	Top 5 Total	23 096 793	30 307115	17 369 256’ 185 158 347 255 931 511
jo			f	I	I . _ _ _ 		i	i	 .	1		_	
1L	Total Company	86 581 689; 83 938 493 68 368 778 574 506 073'813 395 039		
Рис 12.18. Отчет Лучшие 5 рынков содержит две сводные таблицы
Листинг 12.6. Код, используемый для создания отчета
Лучшие 5 рынков	1
Sub Top5Markets()
’ Создание отчета по лучшим 5 рынкам
Dim WSD As Worksheet
Dim WSR As Worksheet
Dim WBN As Workbook
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Dim PRange As Range
Dim FinalRow As Long
Set WSD = Worksheets("PivotTable")
' Удаление предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRange2.Clear
Next PT
268 Глава 12
•	Определение области ввода данных и установка кэша
FinalRow ж WSD.Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
FinalCol » WSD.Celled, Application. Columns . Count) . _
End(xlToLeft).Column
Set PRange = WSD.Celled, 1) .Resize (FinalRow, FinalCol)
Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:= _
xlDatabase, SourceData:=PRange.Address)
•	Создание на основе кэша сводной таблицы
Set PT = PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:=WSD. _
Cells(2, FinalCol + 2), TableName:="PivotTablel")
•	Отключение обновления на время создания таблицы
PT.ManualUpdate = True
•	Определение поля строк
PT.AddFields RowFields:="Market", ColumnFields:="Line of _
Business"
•	Определение поля данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 1
.NumberFormat = "#,##0"
.Name = "Total Revenue"
End With
•	В области данных нулевые ячейки
• заменяют пустые ячейки
PT.Nullstring = "0"
•	Сортировка рынков по убыванию объема продаж
PT.PivotFields("Market").AutoSort Order:=xlDescending, _
Field:="Total Revenue"
’	Отображение только 5 лучших рынков
PT.PivotFields("Market").AutoShow Type:=xlAutomatic, _
Range:«xlTop, Count:=5, Field:="Total Revenue"
•Вычисление сводной таблицы так, чтобы
• позволить распознавать даты
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
•	Создание пустой рабочей книги с одним рабочим листом
Set WBN = Workbooks.Add(xlWBATWorksheet)
Set WSR = WBN.Worksheets(1)
WSR.Name = "Report"
• Определение названия отчета
With WSR.[Al]
.Value = "Top 5 Markets"
.Font.Size = 14
End With
• Копирование данных сводной таблицы в строку 3
• листа отчета
• Смещение для исключения строки заголовка
Использование VBA для создания сводных таблиц 269
' сводной таблицы
PT.TableRange2.Offset(1, 0).Copy
WSR. [A3].PasteSpecial Paste:=xlPasteValuesAndNumberFormats
LastRow = WSR.Cells(65536, 1).End(xlUp).Row
WSR.Cells(LastRow, 1).Value = "Top 5 Total"
1 Возвращение к сводной таблице для получения
' итогов без AutoShow
PT.PivotFields("Market").Orientation = xlHidden
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
PT.TableRange2.Offset(2, 0).Copy
WSR.Cells(LastRow + 2, 1).PasteSpecial _
Paste:=xlPasteValuesAndNumberFormats
WSR.Cells(LastRow + 2, 1).Value = "Total Company"
' Очистка сводной таблицы
PT.TableRange2.Clear
Set PTCache = Nothing
1 Базовое форматирование
' Автоматическое заполнение столбцов,
1 выделение заголовков полужирным с выравниванием
1 по правому краю
WSR.Range(WSR.Range("АЗ"), WSR.Cells(LastRow + 2, _
6)).Columns.AutoFit
Range("A3").EntireRow.Font.Bold = True
Range("A3").EntireRow.HorizontalAlignment = xlRight
Range("A3").HorizontalAlignment = xlLeft
Range("A2").Select
MsgBox "CEO Report has been Created"
End Sub
Отчет Лучшие 5 рынков содержит два снимка моментального состояния
сводной таблицы. После использования опции AutoShow для захвата пяти
лучших рынков с итоговыми значениями макрос возвращается к сводной таб-
лице, отменяет действие метода AutoShow и обрабатывает данные всех рын-
ков для создания строки Total Company.
Использование метода ShowDetails для фильтрации
набора записей
Откройте любую сводную таблицу в пользовательском интерфейсе Excel.
Дважды щелкните на любом числе в таблице. Программа Excel вставит в рабо-
чую книгу новый рабочий лист и скопирует в него все исходные записи, пред-
ставляющие это число. В пользовательском интерфейсе Excel это прекрасный
способ быстрого запроса набора данных.
В VBA эквивалентным свойством является ShowDetail. Присвоив этому
свойству любой ячейки в сводной таблице значение True, вы генерируете но-
вый рабочий лист со всеми записями, составляющими эту ячейку.
PT.TableRange2.Offset(2, l).Resize(l, 1) .ShowDetail = True
270 Глава 12
В листинге 12.7 создается сводная таблица с общим объемом продаж для
трех лучших магазинов с использованием свойства ShowDetails для каждого
магазина. Этот метод является альтернативой использования команды Рас-
ширенный фильтр. В результате выполнения этого макроса вы получите три
новых листа. На рис. 12.19 показан первый созданный лист.
	|A ,	В	L C 1	1	E	F	G	H	i ij
i	Detail for 35034064 (Store Rank 3)					 			L			t		
Г.		j t		1	i		г			
3	REGION MARKt T STORE IN BAI ANCE DATE FISCAL PERIOD MODEL L INF OF BUSINESS REVENUE UNITS SOLD							
4	South	Illinois	J 35034054	30 05.2006	200210 25U0C	topieiSale	-	44305'	11		
5	South	Illinois	135034054?	30.04.2007	200308 5001C	Parts	1512	3
6	South	Illinois	J350340541"-	30.04 2006	Z&J2U6 4500C	Service Plan	135519	0
7  South		Illinois	35034054^	29.12.2007	200404 5001P	Parts	3552	0
81	South	Illinois	!35034054,	29.12.2007	200404 5001C	Parts	5676	0
9”1	South	Illinois	35034054'	27122007	200404 4500C	Service Plan	127304	0
10	South	Illinois	,35034054]“	22.12.2007'	200404 3002P	Parts	20407	0
11	South	Illinois	J 35034054	21.12 2007	200404 =Oi2P	Service Plan	216639	0
12	South	Illinois	J35034054	20 12 2007	200404 3002P	Parts	4757	0
*3	South	Illinois	35034054	17.12.2007	.1)0404 3002C	2Jarts	_	3230	0
14	South	Illinois	”35034064*"	17 122007	200404 3002C	j Service Plan	61876	1
IS	South	Illinois	I 35034054?	16.12.2007	200404 25C0P	°rinter Sale	27194	4
Рис 12.19. Приложения сводных таблиц довольно многообразны. Этот макрос создает свод-
ную таблицу с данными трех наиболее прибыльных магазинов (свойство ShowDetail исполь-
зуется для извлечения записей каждого магазина)
Листинг 12-7. Код поедставления данных о трех наиболее выгодных
клиентах с помощью метода ShowDetail
Sub RetrieveTop3StoreDetail()
' Извлечение данных трех лучших магазинов
Dim WSD As Worksheet
Dim WSR As Worksheet
Dim WBN As Workbook
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Dim PRange As Range
Dim FinalRow As Long
Set WSD = Worksheets("PivotTable")
' Удаление предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRange2.Clear
Next PT
' Определение области ввода данных и установка кэша
FinalRow = WSD.CelIs(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
FinalCol = WSD.Cells(l, Application.Columns.Count). __
End(xlToLeft).Column
Set PRange = WSD.Cells(l, 1).Resize(FinalRow, FinalCol)
Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:= __
xlDatabase, SourceData:=PRange.Address)
1 Создание на основе кэша сводной таблицы
Set PT = PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:=WSD. _
Cells (2, FinalCol + 2), TableName:="PivotTablel")
Использование VBA для создания сводных таблиц 271
' Отключение обновления при создании таблицы
PT.ManualUpdate = True
' Определение поля строк
PT.AddFields RowFields:="Store", ColumnFields:="Data"
1 Определение поля данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 1
.NumberFormat = "#,##0"
.Name = "Total Revenue"
End With
1 Сортировка магазинов по убыванию объема продаж
PT.PivotFields("Store").AutoSort Order:=xlDescending, _
Field:="Total Revenue"
1 Отображение данных только лучших 3-х магазинов
PT.PivotFields("Store").AutoShow Type:=xlAutomatic, Range:=xlTop, _
Count: =3, Field:="Total Revenue"
1 В области данных нулевые ячейки
1 заменяют пустые ячейки
PT.Nullstring = "0"
' Вычисление сводной таблицы так, чтобы
1 распознавались даты
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
' Создание отчетов для каждого клиента
For i = 1 То 3
PT.TableRange2 .Of f set (i + 1, 1).Resized, 1) .ShowDetail = True
1 Активный лист заменяется новым детальным отчетом
1 Добавление названия
Range("Al:А2").EntireRow.Insert
Range("Al").Value = "Detail for " & _
PT.TableRange2 .Of f set (i + 1, 0).Resized, 1) .Value & _
" (Store Rank: " & i & ")"
Next i
MsgBox "Detail reports for top 3 stores have been created."
End Sub
Создание отчетов для каждого региона или модели товара
Сводная таблица может содержать одно или несколько полей страниц. По-
ле страниц располагается в отдельном наборе строк над сводным отчетом. Оно
может служить для фильтрации отчета по определенному региону, модели то-
вара или комбинации региона и модели товара.
272 Глава 12
Чтобы задать поле страниц в VBA, используйте в методе AddFileds пара-
метр Page Fie Ids. Следующая строка кода создает сводную таблицу с полем
Region в качестве поля страниц.
PT.AddFields RowFields:="Model", ColumnFileds:="Data", _
PageFields:="Region"
Предыдущая строка кода устанавливает для поля страниц Region значе-
ние (All), которое указывает выводить все регионы. Чтобы ограничить отчет
лишь северным регионом, используйте свойство CurrentPage.
PT.PivotFields("Region").CurrentPage = "North"
। Один из способов эффективного использования полей страниц заключает-
ся в создании пользовательской формы, в которой свойство CurrentPage ус-
танавливает пользователь.
Другой принцип использования полей страниц заключается в циклической
обработке элементов Pivot Items и их отображении в поле страниц. С по-
мощью этого метода вы можете быстро создать отчеты Десятка лучших по ка-
ждому региону.
Чтобы определить количество доступных регионов в наборе данных, ис-
пользуйте следующий код.
PT.PivotFields("Region").Pivotitems.Count
Далее можно применять один из следующих циклов.
For i = 1 То PT.PivotFields("Region").Pivotitems.Count
PT.PivotFields("Region").CurrentPage = _
PT.PivotFields("Region").PivotItems(i).Name
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
Next i
For Each Pivltem In PT.PivotFields("Region").Pivotitems
PT.PivotFields("Region").CurrentPage = Pivltem.Name
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
Next Pivltem
В обоих циклах отчеты по трем регионам отображаются так быстро, что их
невозможно рассмотреть. На практике требуется сохранить каждый отчет.
До сих пор в этой главе для копирования данных из сводной таблицы было
использовано свойство PT.TableRange2. Свойство TableRange2 включает
все строки сводной таблицы, в том числе и поля страниц. Существует также
свойство .TableRangel, которое исключает поля страниц. Вы можете ис-
пользовать любое выражение для получения детальных строк.
PT.TableRange2.Offset(3, 0)
PT.TableRangel.Offset(1, 0)
Если использовать свойство TableRange2, то проблем при попытке уда-
ления сводной таблицы с помощью метода PT. TableRange2 . Clear не воз-
никнет. Если вы случайно попытаетесь очистить TableRangel с полями
страниц, то получите сообщение о невозможности перемещения или удаления
части сводной таблицы.
Использование VBA для создания сводных таблиц 273
В листинге 12.8 создается новая рабочая книга для каждого региона, как
показано на рис. 12.20.
Рис 12J0. Циклическая обработка всех
элементов, найденных в поле страниц Re-
gion, приводит к созданию рабочих книг
для каждого регионального менеджера
Листинг 12.8. Код создания рабочих книг для каждого региона
Sub TopSByRegionReport()
1 Создание отчета для 5 лучших магазинов в регионах
Dim WSD As Worksheet
Dim WSR As Worksheet
Dim WBN As Workbook
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Dim PRange As Range
Dim FinalRow As Long
Set WSD = Worksheets("PivotTable")
1 Удаление предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRange2.Clear
Next PT
1 Определение области ввода данных и установка кэша
FinalRow = WSD.Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
FinalCol = WSD.Cells(lf Application.Columns.Count). _
End(xlToLeft).Column
Set PRange = WSD.Celled, 1) .Resize(FinalRow, FinalCol)
Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:= _
xlDatabase, SourceData:=PRange.Address)
1 Создание на основе кэша сводной таблицы
Set PT = PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:=WSD. _
Cells(2, FinalCol + 2), TableName:="PivotTablel")
1 Отключение обновления при создании таблицы
PT.ManualUpdate = True
1 Определение поля строк
PT.AddFields RowFields:="Store", ColumnFields:="Data", _
PageFields:="Region"
274 Глава 12
1 Определение поля данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 1
.NumberFormat = "#, ##0,K"
.Name = "Total Revenue"
End With
' Сортировка магазинов в порядке убывания объемов продаж
PT.PivotFields("Store").AutoSort Order:=xlDescending, _
Field:="Total Revenue"
1 Вывод только 5 лучших магазинов
PT.PivotFields("Store").AutoShow Type:=xlAutomatic, Range:=xlTop, _
Count:=5, Field:="Total Revenue"
1 В области данных нулевые ячейки
1 заменяют пустые ячейки
PT.Nullstring = "0"
1 Вычисление сводной таблицы
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
Ctr = 0
1 Циклическая обработка каждого региона
For Each Pivltem In PT.PivotFields("Region").Pivotitems
Ctr = Ctr + 1
PT.PivotFields("Region").CurrentPage = Pivltem.Name
PT.ManualUpdate = False
PT.ManualUpdate = True
1 Создание пустой рабочей книги с одним рабочим листом
Set WBN = Workbooks.Add(xlWBATWorksheet)
Set WSR = WBN.Worksheets(1)
WSR.Name = Pivltem.Name
1 Установка названия для отчета
With WSR.[Al]
.Value = "Top 5 Stores in the " & Pivltem.Name & " Region"
.Font.Size = 14
End With
1 Копирование данных сводной таблицы в строку 3 листа отчета
1 Смещение для исключения строк заголовков
1 сводной таблицы
PT.TableRange2.Offset(3, 0).Copy
WSR.[A3].PasteSpecial Paste:=xlPasteValuesAndNumberFormats
LastRow = WSR.Cells(65536, 1).End(xlUp).Row
WSR.Cells(LastRow, 1).Value = "Top 5 Total"
1 Базовое форматирование
1 Автозаполнение столбцов, выделение заголовков,
1 выравнивание по правому краю
WSR.Range(WSR.Range("А2"), WSR.Cells(LastRow, 3)).Columns.AutoFit
Range("A3").EntireRow.Font.Bold = True
Range("A3").EntireRow.HorizontalAlignment = xlRight
Использование VBA для создания сводных таблиц 275
Range("АЗ").Ногizonta1Alignment = xlLeft
Range("B3").Value = "Revenue"
Range("A2").Select
Next Pivltem
' Очистка сводной таблицы
PT.TableRange2.Clear
Set PTCache = Nothing
MsgBox Ctr & " Region reports have been created"
End Sub
Ручная фильтрация нескольких элементов
в сводной таблице
Помимо настройки вычисляемого сводного элемента для отображения итога
по нескольким товарам вы можете вручную фильтровать отдельные поля.
Например, клиент, покупающий обувь, затребовал отчет по продажам сан-
далий только в штатах с теплым климатом. Код сокрытия отдельного магазина
следующий.
PT.PivotFields("Store").Pivotitems("Minneapolis").Visible = False
Проявляйте осторожность и никогда не устанавливайте значение False
для всех элементов. В противном случае макрос вызовет ошибку. Это проис-
ходит чаще, чем вы можете ожидать. Приложение может вначале вывести то-
вары А и в, а затем, в следующем цикле — товары с и D. Если вы попытаетесь
скрыть товары Айв перед выводом товаров с и D, то попадете в ситуацию,
когда в поле вообще не будет отображаемых товаров, что равнозначно ошибке.
Чтобы решить эту проблему, циклически обрабатывайте все элементы Pivot
Items и устанавливайте для них значения Visible перед повторным запус-
ком цикла.
Эта проблема легко решается в VBA. После создания таблицы с полем
Line of Business в поле страниц выполните цикл изменения свойства
Visible и вывода итогов по определенным товарам. Для этого используется
следующий код.
' Все элементы PivotItems видимы
For Each Pivltem In _
PT.PivotFields("Line of Business").Pivotitems
Pivltem.Visible = True
Next Pivltem
' Циклический просмотр и отображение
' только определенных элементов
For Each Pivltem In
PT.PivotFields("Line of Business").Pivotitems
Select Case Pivltem.Name
Case "Copier Sale", "Printer Sale"
276 Глава 12
Pivltem.Visible = True
Case Else
Pivltem.Visible = False
End Select
Next Pivltem
Ручное управление порядком сортировки
Если ваша компания имеет много подотчетных регионов, представляемых
в строгой последовательности South, North, West, то менеджерам не понра-
вятся отчеты с последовательностью North, South, West хотя бы потому, что
эта сортировка в алфавитном порядке предлагается сводными таблицами по
умолчанию.
Компания Microsoft предлагает совершенно необычный метод управления
порядком сортировки в сводной таблице. Он называется порядком сортировки
вручную. Чтобы изменить порядок сортировки в пользовательском интерфей-
се, перейдите в ячейку сводной таблицы, которая содержит имя North, введи-
те слово South и нажмите <Enter>. Поля North и South как по волшебству
поменяются местами. Естественно, все числа для региона North переместят-
ся в соответствующий столбец.
Код выполнения сортировки вручную требует присвоения специальному
элементу Pivotitem настройки Position. Эта операция небезопасна, по-
скольку точно неизвестно, содержатся ли данные South для каждого дня. Ус-
тановите опцию Error Checking для возобновления работы в случае, если
данные South отсутствуют.
On Error Resume Next
PT.PivotFields("Region").Pivotitems("South").Position = 1
Функции СУММ, СРЗНАЧ, КОЛИЧЕСТВО, МИН,
МАКС и другие
До сих пор в каждом примере этой главы данные суммировались, можно
также получить среднее, минимальное или максимальное значение данных.
В VBA измените свойство поля данных Function и определите полю данных
уникальное имя. Например, следующий фрагмент кода создает пять различ-
ных итогов для поля, каждому из которых присваивается уникальное имя.
1 Определение поля данных
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 1
.NumberFormat = "#,##0,K"
.Name = "Total Revenue"
End With
With PT.PivotFields("Revenue")
Использование VBA для создания сводных таблиц 277
.Orientation = xlDataField
.Function = xlCount
.Position = 2
.NumberFormat = "#,##0"
.Name = "Number Orders"
End With
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlAverage
.Position = 3
.NumberFormat = "#,##0"
.Name = "Average Revenue"
End With
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlMin
.Position = 4
.NumberFormat = "#,##0"
.Name = "Smallest Order"
End With
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlMax
.Position = 5
.NumberFormat = "#,##0"
.Name = "Largest Order"
End With
Результирующая сводная таблица предоставляет статистику о среднем объе-
ме продаж, самом крупном и самом мелком заказах и т.д.
Процентные показатели
Помимо таких доступных функций, как СУММ, МИН, МАКС и СРЗНАЧ, в свод-
ной таблице можно вести расчеты с помощью так называемых процентных вы-
числений. Они позволяют отображать отдельное поле в виде процентного пока-
зателя относительно общего, строки, столбца или в виде относительной раз-
ницы от предыдущего или последующего элемента. Все эти расчеты
выполняются с помощью свойства .Calculation поля страниц.
Действительными значениями для свойства .Calculation являются зна-
чения xlPercentOf, xlPercentOf Column, xlPercentOfRow, xlPercent-
OfTotal, xlRunningTotal, xlPercentDifferenceFrom, xlDiffer-
enceFrom, xllndex и xlNoAdditionalCalculation. Каждое значение
имеет уникальный набор правил. Некоторые из них требуют установки свой-
ства BaseField, а другие— установки свойств BaseField и Baseitem.
В следующих разделах описано несколько простых примеров.
278 Глава 12
Процент от общего
Чтобы получить процентное значение от общего, определите свойству
Calculation поля страниц значение xlPercentOfTotal.
' Процент от общего
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Caption = "PctOfTotal"
.Function = xlSum
.Position = 2
.NumberFormat = "#0.0%"
.Calculation = xlPercentOfTotal
End With
Процентный рост по сравнению с предыдущим месяцем
Если в столбцах представлены месяцы, вы можете просматривать ежеме-
сячный процентный рост. Эта задача решается в результате использования
настройки xlPercentDifferenceFrom. В данном случае свойству Base-
Field нужно установить значение In Balance Date и задать свойство
Baseitem (например, (previous)).
' Процентный рост по сравнению с предыдущим месяцем
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Caption = "%Change"
.Calculation = xlPercentDifferenceFrom
.BaseField = "In Balance Date"
.Baseitem = "(previous)"
.Position = 3
.NumberFormat = "#0.0%"
End With
Заметьте, что, работая с позиционными показателями, вы не можете ис-
пользовать методы AutoShow и AutoSort.
Процент отдельного элемента
Многие компании предпочли бы, чтобы их доходы от обслуживания пре-
вышали отдачу от продаж копировальных устройств. Используйте настройку
xlPercentDif ferenceFrom для вывода доходов в виде процентного пока-
зателя.
' Процент отдельного элемента
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Caption = "% of Copier"
.Calculation = xlPercentDifferenceFrom
.BaseField = "ProductLine"
.Baseitem = "Copier Sale"
.Position = 3
.NumberFormat = "#0.0%"
End With
Использование VBA для создания сводных таблиц 279
Промежуточные итоги
Чтобы вывести промежуточные итоги, необходимо определить свойство
BaseField. В данном примере отображается промежуточная сумма In Ba-
lance Date. Чтобы описать столбец с промежуточными итогами для продаж,
вы должны присвоить свойству BaseField значение In Balance Date.
' Промежуточные итоги
With PT.PivotFields("Revenue")
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Caption = "YTD Total"
.Calculation = xlRunningTotal
.Position = 4
.NumberFormat = "#,##0,K"
.BaseField = "In Balance Date"
End With
На рис. 12.21 показаны результат настройки сводной таблицы с тремя
пользовательскими вычислениями, описанными ранее.
	. М	“ Tn				 	  41	" 1 1,1 							 0 —					......	
2			Данные	*	
3	Годы	*	IN BALANCE DATE rj	Сумма по полю REVENUE ; PctOfTotal %Change YTD Total	
4	2006	ЯНЕ.	32 684KS	4,0%.	1 32 684K	
		фев	34 091К	A 2%	4.3% 66 775k	
5				
ул "31			мар	34 64ЭК?	4,3%T	1,6%] 101 424k	
		апр май июн	33 959k! 42%’ -2,0%'135 383k ~35'ii3kT 4'3%T 3,4%^ 170 496К ’33 704kf' ~4.1 %i ' -4,0%T204 200K	
1Q		июл	33 134K	1 i i ; t 1 I i ! i i  • ’a ё
и		авг	32 991k	4,1%’	-0.4% 270 325k
		сен	32 305k	4.0%	-2.1% 302 631k
13 14		окт ноя	34Z45K 33 745k	4,2%;	6,6%j 337 076k 4,1 %Г "-210%Т370 821 k
15		Д( к	33 051k	4.1 %'	-2.1% 403 872k
16 Р	2007	янь	33 743K	4.1%	[ 33 743k
		фев	33 483K	4,1 % j -0.8% 67 226k
18		мар	35 841k	4.4%!	7.0% 103L67K
19		а. о I I i i ! • г I 1 ! :	33 710k	4.1%’	-5.9% 136 777k
2U		май	34 459k	4^%t	2^%| 171 236k 4.1%]' "-'2.8%: 204 728k
21		июн	33 492k	
22		июл	33 751K	4.1%	0.8% 238 479k
23		авг	34 229k	4.2%	1.4% 272 708k
24		сен	32 836k	4.0%!	-4.1% 305 543k
25		окт	35 219k	4.3%[	7.3% 340 762k
26		ноя	35 704k	4.4%;	1.4% 376 467k
27]			А* к	33 056k	4.1%	-7.4% 409 523k
20	Общий итог		813 395k	100,0%
Рис. 12.21. В эту сводную таблицу включено четыре метода представления объемов
продаж. В столбце о выполняются стандартные вычисления. В столбце Р вычисляется
процент от общего. В столбце Q выводится процентное изменение по сравнению
с предыдущим месяцем. В столбце R находится промежуточная сумма
280 Глава 12
ПРАКТИКУМ
Специальные решения для Excel 97
Поддержка сводных таблиц и VBA радикально изменили Excel 2000. В Excel 2000
компания Microsoft представила новый объект Pivotcache Этот объект позволя-
ет создавать отдельный кэш и на его основе составлять множество отчетов свод-
ных таблиц.
Официально Microsoft перестала поддерживать Excel 97 несколько лет назад, но
многие компании все еще продолжают его использовать. Можно создать VBA-
код, который работал бы на унаследованной платформе, но для этого следует
знать, как сводные таблицы создавались в Excel 97.
В Excel 97 активно использовался метод pivotTableWizard. Взгляните на код,
предназначенный для создания простой сводной таблицы, выводящей объемы
продаж по регионам и торговым направлениям. Там, где в текущем коде исполь-
зуется два шага (использование метода Pivotcache и метода CreatePivot
Table), для создания таблицы в Excel 97 применяется только один шаг с исполь-
зованием метода PivotTableWizard.
Sub PivotExcel97Compatible()
Код создания сводней таблицы
WSD As Worksheet
PT As PivotTable
PRange As Range
FinalRow As Long
Dim
Dim
Dim
Dim
в Excel
Set
WSD я Worksheets("PivotTable”)
*	’	« и /
• Удаление предыдущих сводных таблиц
For Each PT In WSD.PivotTables
PT.TableRangel.Clear
Next PT
1).End(xlUp)
Row
’ Определение области ввода данных
WSD.Cells(Application.Rows.Count,
WSD.Cells(1, Application.Columns.Count)t
End(xlToLeft).Column
я WSD.Cells(l, 1).Resize(FinalRow, FinalCol)
FinalRow =
FinalCol «
Set PRange
' Создание
Set PT я WSD.PivotTableWizard(SourceType:=xlDatabase,
SourceData:=PRange .Address <
Tab3eDestination: = "R2C13", Tab1eName:«"PivotTable1")
сводной таблицы с помощью метода PivotTableWizard
ч
PT. Manual Update я True
’ Задание поля строк
PT.AddF .elds RowFields:="Region", ColumnFields:="Line of Business”
’ Определение поля данных
Witn PT.PivotFields("Revenue”)
.Orientation = xlDataField
.Function = xlSum
.Position = 3
.NumberFormat «





Использование VBA для создания сводных таблиц 281
.Name ’’Total Revenue”
End With
PT.ManualUpdate » False
PT.ManualUpdate » True
End Sun
Дальнейшие шаги
В приложении А вы найдете ответы на многие вопросы, связанные с
управлением сводными таблицами.
Приложение
Трудности, связанные
с управлением сводными
таблицами
В данном приложении даются ответы на следующие вопросы.
	Недопустимое имя поля сводной таблицы
	При обновлении сводной таблицы пропадают данные
	При попытке группировки поля выводится сообщение об ошибке
	Невозможно сгруппировать ежемесячные данные в квартальные
	Сводная таблица дважды выводит один и тот же элемент
	Удаленные элементы все еще отображаются в поле страниц
	Невозможно скопировать формулу, ссылающуюся на сводную таблицу
	Сортировка элементов данных в уникальном порядке, а не по возрас-
танию или убыванию
	Как преобразовать сводную таблицу в строгие данные
	Простой способ заполнения пустых ячеек полями строк
	Простой способ заполнения пустых ячеек во множестве столбцов
	Как добавить в сводную таблицу ранговое числовое поле
	В сводную диаграмму не включены месяцы для определенных элементов
	Можно ли создать сводную диаграмму в том же рабочем листе, в кото-
ром расположена сводная таблица
	Как преобразовать отчет сводной таблицы в интерактивную Web-страницу
Недопустимое имя поля сводной таблицы
Проблема
При попытке создания сводной таблицы выводится следующее сообщение
об ошибке.
Недопустимое имя поля сводной таблицы. Чтобы создать сводную таблицу,
используйте данные, организованные в виде списка с заголовками столбцов. Для
изменения имени поля сводной таблицы введите новое имя.
284 Приложение
Решение
Это сообщение означает, что один или несколько столбцов в источнике
данных не имеет заголовка. Для решения этой проблемы перейдите к набору
данных, используемому для создания сводной таблицы, и проверьте наличие
заголовка для каждого столбца.
При обновлении сводной таблицы
пропадают данные
Проблема
После обновления сводной таблицы поле, помещенное в область данных,
пропадает, а вместе с ним удаляются и данные сводной таблицы.
Решение
Подобная ситуация возникает, если изменить имя поля, помещенного
в область данных. Например, если вы создали сводную таблицу и поместили по-
ле Revenue в область данных, то сводная таблица будет отображать в области
данных информацию о продажах. Если же вы перейдете к источнику данных
и измените имя заголовка столбца с Revenue на Dollars, а затем обновите
сводную таблицу, то цифры в области данных исчезнут. Причина заключается
в том, что при обновлении сводной таблицы программа получает новый момен-
тальный снимок источника данных, определяет, что поля Revenue больше нет
и, соответственно, не может вычислить поле, которое отсутствует.
Чтобы решить эту проблему, откройте список полей сводной таблицы
и перетащите новое поле в область данных.
При попытке группировки поля выводится
сообщение об ошибке
Проблема
При попытке группировки поля выводится следующее сообщение.
Выделенные объекты нельзя объединить в группу.
Решение
Это сообщение об ошибке отображается в следующих ситуациях.
	Вы пытаетесь группировать текстовое поле.
	Вы пытаетесь группировать поле дат, которое содержит текст или пус-
тые ячейки.
	Вы пытаетесь группировать поле дат, которое не распознается про-
граммой Excel как текст.
	Вы пытаетесь группировать область страниц сводной таблицы.
_____________________Трудности, связанные с управлением сводными таблицами 285
Чтобы решить эту проблему, выполните следующие действия.
1.	Перейдите к источнику данных и убедитесь в том, что поле, которое вы
хотите сгруппировать, имеет тип данных Дата и не содержит пустых
ячеек или ячеек с текстом. Удалите весь текст, назначьте ячейкам в поле
числовой формат Дата и введите во все пустые ячейки фиктивные даты.
2.	Выделите столбец, который содержит группируемое поле. Перейдите в
строку меню и выполните команду Данные^Текст по столбцам. Запус-
тится мастер текстов. В его диалоговом окне щелкните на кнопке Да-
лее, еще раз щелкните Далее, а затем — на кнопке Готово.
3.	Вернитесь к сводной таблице, щелкните на ней правой кнопкой мыши
и используйте команду Обновить данные.
4.	Если вы пытаетесь сгруппировать поле, являющееся областью страниц
сводной таблицы, то переместите это поле в область строк или столбцов.
5.	На этом этапе вы сможете сгруппировать в поле элементы данных. По-
сле группировки поля переместите его обратно в область страниц, если
это необходимо.
Невозможно сгруппировать ежемесячные данные
в квартальные
Проблема
Вместо получения одного поля с данными нескольких месяцев выводится
несколько полей, представляющих каждый месяц. Ваша сводная таблица вы-
гладит примерно так, как показано на рис. 1.
	А	4		С	о гп	
1	еретащ&те сюда поля страниц,				
					Список полей сводной га	X Перетешите элементы в сводную таблицу
	MARKET	*	Данные	▼	Итог		
4 5	Great Lakes	Сумма по полю янь 03	730294		
		Сумма по полю фев 03	5670930		□ фев. 03
6		Сумма по полю мар.ОЗ	£78091		
со -Ч Г-	1		Сумма по полю апр.ОЗ Сумма по полю май.ОЗ	109789 578960		Ь Щмар.оЗ [- □ апр.ОЗ
9		Сумма по полю июн 03	678909		• ГО маиЛЗ
ho	!	Сумма по полю июл 03	5678I2		j5»! июн.ОЗ
11 12 13		Сумма по полю авг.ОЗ Сумма по полю сен.ОЗ Сумма по полю окт 03	567894 345781 567839		J июл-03 !- J авг.03 t	'Z
14		Сумма по полю дек 03	678950		 j~jrPH.O3 ' J-J-.kt.03
115	New England	Сумма по полю янв 03	10343246		
16		Сумма по полю фев.ОЗ	1627075		’ дек.ОЗ	— ▼
17 18	I	Сумма по полю мар.ОЗ Сумма по полю апр.ОЗ	663391 1642000		
					
19 ZL		Сумма по полю май.ОЗ	872357		j Поместить в Область ctj ▼
		Сумма по полю июн.03	946974		
Рис. 1. Вместо одного поля, содержащего сведения по нескольким ме-
сяцам, выводятся отдельные поля для каждого месяца
286 Приложение
Проблема заключается в отсутствии группировки месяцев в кварталы, по-
скольку сводные таблицы поддерживают группировку только элементов дан-
ных внутри одного поля. Они не позволяют группировать поля вместе. По-
скольку для каждого месяца выделено собственное поле, вы не сможете
сгруппировать их в текущем состоянии.
Решение
Причина такого поведения таблицы кроется в исходно заданной структуре
данных. Структура таблицы, показанная на рис. 2, неправильна. Основное
правило при работе со сводными таблицами гласит, что имена столбцов в ис-
точнике данных никогда не должны повторять элементы данных, которые бу-
дут использоваться в качестве фильтров или критерия запроса (например, на-
звания месяцев, даты, годы, названия мест, имена служащих).
Решение этой проблемы заключается в изменении структуры источника
данных таким образом, чтобы он содержал три столбца: Market, Month
и Revenue (рис. 3).
Д .. А		В	c J,	Q		c 	 в	-7	
1	МАЖЕГ	яивОЗ	февОЗ	'мар 03	апрОЗ	^айСЗ
2	Great Lakes	/30294	5670930	678031	109789	578960
.3	Shenandoah Vafey	981056	5674893	325648	456732	819234
4	Shenandoah Valley	885089	123461L	7658489	26832	87651
1Н	New England	345209	48634	235482	395734	326341
6	№w Fng1^"1	567098	85423	234786	5362	’852
7	Г Jew England	4567880	758934	6313	74534	5745
6	New Englan 1	970684	83473'	95675	980569	9875
9	NewEndand	3546754	641236,	4323	7345	84906
10	Nee England	345621	9375	86312	178456	437638
11	New York South	456324	9675	45890	2623	238746
12	New York South	567435	8634	42344	423423	6454
Рис. А.2. Структура источника данных некорректна.
Большая часть названий столбцов в этой таблице
дублируется в качестве критериев, используемых
для идентификации месяцев
	A	В 1 C ’	
1	Рынок	Месяц	Продажи
2	Great Lakes	Декабрь 2003	678955
	New England	Декабрь 2003	8365
4 i	New England	Декабрь 2003	653
5	New England	Декабрь 2003	86465
6	New England	Декабрь 2003	598346
7	New England	Декабрь 2003		7/84
J	New England	Декабрь 2003	6213
9	New York South	Декабрь 2003,	4556
10	New York South	Декабрь 2«й	423423
11 {Shenandoah Valley Декабрь 2003			88965
12 {Shenandoah Valley Декабрь 2003			9879601
Рис. А.З. Создание отдельных столб-
цов для рынка и объемов продаж по-
зволит использовать в сводной табли-
це в качестве элементов данных на-
звания месяцев, а не полей
Существует простой способ замены структуры из рис. 2 структурой, пока-
занной на рис. 3. Самое интересное заключается в том, что данный метод тре-
бует создания сводной таблицы. 1 2 3 4 5
1. Поместите курсор внутри таблицы, перейдите в строке меню и выпол-
ните команду Данные1^Сводная таблица.
2. Когда запустится мастер сводных таблиц и диаграмм, выберите вариант
В нескольких диапазонах консолидации и щелкните на кнопке Далее.
3. Выберите опцию Создать поля страницы и щелкните на кнопке Далее.
4. В открывшемся диалоговом окне вас попросят указать диапазон источ-
ника данных. Введите диапазон в соответствующее поле и щелкните на
кнопке Готово.
5. В созданной сводной таблице дважды щелкните на пересечении общих
итогов, как показано на рис. 4.
Трудности, связанные с управлением сводными таблицами 287
Итоговый результат, показанный на рис. 5, представляет совершенно но-
вую таблицу, структурированную именно таким образом, как требуется для
группировки месяцев. Помните, что перед использованием сводной таблицы
вам придется несколько изменить ее форматирование (т.е. изменить формат
дат и переименовать заголовки столбцов).
567812	567894!	345781*	567839]	678950]
97991*1	2347241		202093	144598	707526
23640:	46280	4098'	9167Г	427979
932'71	948737	4323211	532085?	1076925
11323401	1797635	98/293	1253689_Г"	2891380
Рис. 4. Для получения конечной таблицы
дважды щелкните на пересечении общих
итогов
	А	R	С
1	Строки	Столоеи Значение	
2	Great Lakes	01.12.2003!	678950
3	New England	01 12'2003:	8365
4	New England	4)1 12 2003		653
5	New England	01.12 2003	86465
6	New England	01 12.2003:		598346
7	HNew England	01.12 2003,		7484
F	New England	01.12.2003'	6213
9	New York South	01.12 2003	4556
10	New York South	31.12.2003?	423423
11	Shenandoah Valley 01.12.2003		38965
12	Shenandoah Valley	01.12 2003!	987960
Рис. 5. После форматирования и переимено-
вания столбцов в итоговой таблице на ее ос-
нове можно создать новую сводную таблицу.
Подобная структура позволит группировать
месяцы по кварталам
Сводная таблица дважды выводит один
и тот же элемент
Проблема
Сводная таблица выводит один и тот же элемент данных два раза, представ-
ляя каждый экземпляр элемента данных как отдельный объект. На рис. 6 про-
демонстрирован пример этой ошибки.
Решение
Подобная проблема возникает весьма часто, поскольку, несмотря на визу-
альное сходство элементов данных, между ними все же имеется большая раз-
ница. Программа Excel учитывает эту разницу и “запоминает” два различных
элемента данных. Чтобы решить эту задачу, нужно сделать так, чтобы про-
блемные элементы данных были абсолютно одинаковы. Для этого выполните
следующие операции.
1.	Перейдите к источнику данных и отсортируйте таблицу по проблемно-
му полю. В примере, показанном на рис. 6, проблемным является поле
Date.
2.	Найдите все экземпляры проблемного элемента данных (в нашем слу-
чае элемент 1/3/2003) и убедитесь в том, что они ничем не отличают-
ся. Вы можете выполнить эту задачу в результате копирования первого
экземпляра элемента данных и его вставки поверх других экземпляров.
288 Приложение
3.	Выделите столбец, содержащий проблемный элемент данных. Перейди-
те в строку меню и выполните команду Данные*=>Текст по столбцам.
В открывшемся диалоговом окне Мастер текстов щелкните на кнопке
Далее, вновь щелкните на кнопке Далее, а затем щелкните на кнопке
Готово.
4.	Вернитесь к сводной таблице, щелкните на ней правой кнопкой мыши
и выполните команду Обновить данные.
Рис.6. Обратите внимание на то, что элемент 1/3/2003 выводится в
сводной таблице дважды. Если выводимые даты одинаковы, их следует
сгруппировать вместе, чтобы выполнить одно вычисление вместо двух
Удаленные элементы все еще отображаются
в поле страниц
Проблема
Вы удалили элемент данных из источника данных и обновили сводную
таблицу. Тем не менее, этот элемент все еще выводится в сводной таблице.
В примере, показанном на рис. 7, в поле страниц отображается четыре регио-
на, включая Midwest (Средний Запад).
Рис. 7. Проблема заключается в том, что регио-
на Midwest больше не существует и в источни-
ке данных нет записей, обозначенных как Mid-
west. Сводная таблица хранит этот элемент
данных в кэше
Трудности, связанные с управлением сводными таблицами 289
Решение
Чтобы удалить данные-призраки из сводной таблицы, полностью удалите
из сводной таблицы поле, содержащее старые элементы (в данном примере
поле Region). Обновите сводную таблицу, а затем перетащите это поле об-
ратно на исходную позицию. Фантомные элементы данных исчезнут.
Невозможно скопировать формулу,
ссылающуюся на сводную таблицу
Проблема
Если вы работаете в Excel 2002 или более поздней версии программы, то
обнаружите совершенно ненужную настройку по умолчанию, затрагивающую
поведение функции ПОЛУЧИТЬ . ДАННЫЕ . СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ.
Программа Excel автоматически вставляет функцию ПОЛУЧИТЬ. ДАННЫЕ.
сводной. таблицы в любую ячейку, в которую вы пытаетесь ввести формулу,
ссылающуюся на сводную таблицу. Проблема в том, что функция
получить . данные . сводной. таблицы автоматически ссылается на ячейки
сводной таблицы абсолютным образом, что делает невозможным простое ко-
пирование формул и получение правильного ответа.
Решение
Для решения этой проблемы нужно выполнить следующие операции.
1.	Перейдите к строке меню и выполните команду Сервис^Настройка.
2.	На вкладке Команды выберите Данные.
3.	Найдите команду Создать GetPivotData и перетащите ее на любую из
панелей инструментов.
4.	Щелкните на кнопке Закрыть.
5.	Щелкните на кнопке Создать GetPivotData, чтобы отключить эту
функцию.
6.	Вновь введите формулу с отключенной функцией Создать GetPivotData.
Сортировка элементов данных в уникальном
порядке, а не по возрастанию или убыванию
Проблема
На рис. 8 в отчете сводной таблицы показана последовательность регио-
нов, заданная по умолчанию. Регионы представлены в алфавитном порядке
в последовательности North, South, West. Если предприятие базируется
в Калифорнии, то по традиции регион West имеет смысл выводить первым.
290 Приложение
- W-		 А			В Г с Id	
1	X		
2			
3	Сумма по полю REVENUE	REGION *|	
4	UNE OF BUSINESS *	North	, South	West	Общий итог
£	Copier Sale	25 893 618! 36 711 470* 23 976 601	86 581 689
Б	Parts	29 063 171 31 205 269; 23 670 053	83 938 493
7	Printer Sale	2C621317J 28 153 264 19 594 197	60 368 778
8	Service Plan	201 414 511 223 750 307 149 341 261	574 506 079
а	Обший итог	276 992 617; 319 320 310; 216 582 112	813 395 039
Рис. 8. Традиции компании могут диктовать собственную по-
следовательность вывода регионов: West, North, South.
К сожалению, в этом она не совпадает с порядком сортировки
как по возрастанию, так и по убыванию
Решение
Вы можете переставить элементы данных в сводной таблице вручную, вве-
дя имена элементов данных отдельно, либо перетащить элемент данных в
нужное место.
Чтобы решить эту проблему, введите слово West в ячейку В5 и нажмите
<Enter>. Сводная таблица отреагирует на ваши действия, изменив последова-
тельность регионов. Объем продаж 216 млн долларов для региона West авто-
матически переместится из столбца D в столбец в. Остальные регионы будут
помещены в следующие два столбца.
Как преобразовать сводную таблицу
в строгие данные
Проблема
Вы создали сводную таблицу только для суммирования и получения итого-
вых данных. Нет необходимости хранить ни исходные данные, ни сводную
таблицу со всеми ее функциями.
Решение
Преобразование сводной таблицы в строгие данные позволяет использо-
вать результаты сводной таблицы без необходимости работы с исходными
данными или кэшем сводной таблицы. Метод преобразования сводной таб-
лицы в строгие данные зависит от копируемой области сводной таблицы.
Если вы копируете только часть сводной таблицы, то выполните следующее.
1. Выделите данные, которые хотите скопировать из сводной таблицы. Затем
перейдите в строку меню и выполните команду Правка*^ Копировать.
2. Щелкните правой кнопкой мыши в таблице и используйте команду
Вставить.
Если требуется скопировать всю сводную таблицу, выполните следующее.
Трудности, связанные с управлением сводными таблицами 291
1.	Выделите данные, которые хотите скопировать из сводной таблицы.
Перейдите в строку меню и примените команду Правкам Копировать.
2.	Щелкните правой кнопкой мыши в таблице и используйте команду
Специальная вставка.
3.	Выберите опцию Значения и щелкните на кнопке ОК.
Простой способ заполнения пустых ячеек
полями строк
Проблема
При преобразовании сводной таблицы в строгие данные вам доступны не
только значения, созданные сводной таблицей, но и структура данных свод-
ной таблицы. Например, данные на рис. 9 получены из сводной таблицы.
	А	В	C
1	MARKET	LINE OF BUSINESS	Итог
2 j	California	Copior Sale	4 020 385
3		Parts	8 720 027
4		Printer Sale	3 570 593
5 1		Service Plan	45 325 727
6	Central	Copier Sale	3 506 717
7		Parts	2 487 047
е		Printer Sale	3 414 010
9		Servlc e Plan	21 096 068
10	Colorado	Copper Sale	3113 591
11		Parts	1 862 325
.12		Printer Sale	3 124 724
13		Service Plan	18116 561
Рис. 9. Поле Market имеет ту же
структуру поля строк, которая при-
сутствовала в сводной таблице
Обратите внимание на то, что поле Market имеет ту же структуру поля
строк, которая присутствовала в сводной таблице. Будет неблагоразумно ис-
пользовать эти данные без заполнения пустых ячеек слева от поля строк. Но
как заполнить эти пустые ячейки?
Решение
Вы, конечно, можете попробовать скопировать каждый рынок и вставить
его в соответствующую пустую ячейку, однако если рынков много, игра не
стоит свеч.
Наилучшее решение заключается в использовании простой формулы. Эта
формула, показанная на рис. 10, вводится перед первым элементом данных в
поле строк. Идея состоит в создании столбца перед пустыми ячейками и его
заполнении значениями. В данном случае этими значениями будут названия
рынков.
292 Приложение
г ? ч1 ч	 th	KJ	r	.	A..’,,	, ~-ЕСЛИ(В2=-,А1;В2)	В .MARKET 	г-i .California ,	С LINE OF BUSINESS Copier Sale Parts Printer Sale Servicc Plan	; о Итог 4 020 385 8 720 027 3 570 593 45 325 727
Рис. 10. Формула =ЕСЛИ(В2 = "" ;А1;В2) ПОЗВОЛЯет
определить, что если ячейка после формулы пуста,
используется ячейка над формулой. В противном
случае используется ячейка после формулы
После ввода корректной формулы копируйте ее до конца набора данных.
Как видно на рис. 11, этот метод более эффективен, чем копирование и встав-
ка названия 20 рынков.
	7	 A	"	? a CD	""	c 				'	7 d 		
J		MARKET	LINE OF BUSINESS	Итог
2	California	California	Copier Sale	4 020 385
3	California		Parts	8 720 027
4	California		Printer Sale	3 570 593
£ .9	California		Servic j Dlan	45 325 727
6	Central	Central	Copier Sale	3 506 717
7	Central		Parts	2 487 047
8	Central		Printer Sale	3 414 01G
9 *	Central		Service Plan	21 096 068
10	Colorado	Coloracir	Copier Sale	3113 591
11 1 Colorado			Parts	1 862 325
12	Colorado		Printer Sale	3 124 724
13	Colorado		Service Plan	18116 561
Рис. 11. После ввода формулы вы можете копировать
ее до конца набора данных, чтобы заполнить пустые
места
Проблема еще не решена. После заполнения пустых мест с помощью фор-
мулы выделите весь столбец, щелкнув на букве столбца, как показано на
рис. 12, затем перейдите в строку меню и выполните команду Правкам
Копировать. Щелкните правой кнопкой мыши на букве столбца и примените
команду Специальная вставка*^Значения. Щелкните на кнопке ОК.
1		В ‘®?КЕТ	C LINE OF BUSINESS	D Итог
2	California	’ Calfforms California California Central Central Central	I	California	Coniei Sale	4 020 385
3			Parts	8 720 027
4			Printer Sale	3 570 593
5			Service Plan	45 325 727
6		Central	Copier Sale	3 506 717
o&j-m j			Parts Printer Sale	2 487 047 3 414 010
				
9 J	Central	! Colorado		S service Plan	21 096 068
10		Colorado	Copier Sale	3 113 591
Рис. 12. Преобразуйте формулы в строгие значения с
помощью команды Специальная вставка
Последний этап, показанный на рис. 13, заключается в удалении
столбца с пустыми ячейками и добавлении заголовка для только что соз-
данного столбца.
Трудности, связанные с управлением сводными таблицами 293
	. А	В	C
	РЫНОК	Отрасль торговли	Итог
	California	Copier Sale	4 020 385
3	Califorr ia	Parts	8 720 027
	California	Printer Sale	3 570 593
_5	California	Seivice Plan	45 325 727
6	Central	Copier Sale	3 506 717
7	Central	Parts	2 487 047
6	Central	Printer Sale	3 414 010
9	Central	Service Plan	21 096 068
Ю	Colorado	Copier Sale	3113 591
Рис. 13. После дополнительного форматиро-
вания вы получите требуемый результат
Простой способ заполнения пустых ячеек
во множестве столбцов
Проблема
При преобразовании сводной таблицы в строгие данные в вашем распоря-
жении остается несколько пустых столбцов. Предыдущий метод прекрасно
срабатывает только для одного столбца, однако на заполнение таким образом
нескольких столбцов, как в примере сводной таблицы, показанной на рис. 14,
уйдет немало времени.
T'>"	A	'Lao		1 Q	"F—	
’i	MARKET		UNE OF BUSINESS	IN BALANCE DATE	Итог
TT M	KJ	California		Copier Sale —w	ЯНВ фев мар anp май июн	295 819 302 261 327 455 ”331 489 339 592 351 133
8 "9; 10				июл авг сан	335 742 312 499 382 426
11 12 13				окт ноя дек	362 035 320 288 359 646
14			Parts	Япо фев	670 949 717 046
Рис 14. В столбцах с а по с нужно заполнить все пустые места
Решение
Это решение не настолько интуитивно, как в предыдущем примере, однако
оно очень эффективно при заполнении нескольких пустых столбцов.
Вы выбираете диапазон столбцов А, в и С, который простирается от первой
строки с пустыми ячейками до строки над общим итогом. В нашем примере
выделяется диапазон АЗ .* С10 0 9.
В меню Правка выберите команду Перейти. В левом нижнем углу диалого-
вого окна Переход щелкните на кнопке Выделить.
Диалоговое окно Выделение группы ячеек предоставляет прекрасные
возможности по модификации выделения на основе различных условий.
В данном примере выбрана опция Пустые ячейки, как показано на рис. 15.
294 Приложение
Рис. 15. Диалоговое окно Выделение группы ячеек позво-
ляет выделить для заполнения все пустые ячейки
Таким образом выделяются только пустые ячейки.
Введите формулу, которая копирует значения элементов из ячейки выше
в пустые ячейки. Вы можете ввести ее путем нажатия четырех клавиш — вве-
дите знак равенства, нажмите клавишу со стрелкой вверх и, не отпуская кла-
вишу <Ctrl>, нажмите клавишу <Enter>.
Знак равенства указывает программе Excel на то, что вы вводите формулу
в активную ячейку. Нажатие клавиши со стрелкой вверх указывает на ячейку
над активной ячейкой. Комбинация <Ctrl+Enter> указывает программе Excel
ввести подобную формулу во все выделенные ячейки, а не только в активную
ячейку. Таким образом, вы вводите формулу для заполнения всех пустых яче-
ек одновременно (рис. 16).
Этот метод обеспечивает быстрое заполнение макета, предоставленного
сводной таблицей.
Как добавить в сводную таблицу ранговое
числовое поле
Проблема
При сортировке и упорядочении поля большим количеством элементов
данных может оказаться довольно сложным определить ранг анализируемого
элемента данных. Более того, для дальнейших анализов может потребоваться
преобразовать сводную таблицу в строгие значения. Поле целых чисел, содер-
Трудности, связанные с управлением сводными таблицами 295
жащее реальные индексы каждого элемента данных, может оказаться доволь-
но удобным при анализе информации вне сводной таблицы.
	A	В	C	D
р	MARKET	LINE OF BUSINESS	IN BALANCE DATE	Итог
2	California	Copier Sale	ЯНЕ*	295 819
А	California	Copper Sale	фее	302 261
	California	Collar Salt	мар	327 455
5	California	fcnpfor Salt Copier Sala	апр	331 489
$	California		май	339 592
	California	Copier Sale	июн	351 133
	California	Copier$ale Copier $sla	июл	335 742
9	California		авг	312 499
То	CalHo-’nia	Cnpfoi* Sale	сен	382 426
11	California	Copter Sale ‘	окт	362 035
я	California <	*'	Cooler Sa'e	ниЯ	320 288
13	Californri	Copier Sale	дек	359 646
14	California	Parts	янв	670 949
Й	California	Parts	фек	717 046
16,	California	Parts		мар	684 975
171	California	Pans	апр	770 511
18	California		май	743 869
	California	Parts	июн	737 281
	California	Parts	июл	818 287
21	aliforrj.a	Parts	авг	818 289
22	California	Parts Parte Parts J	сен	654 4%
23	California		окт	727 676
24 Cahforn,»			ноя	735 768
25	California	Parts 			дек	640 886
26j  I 	California		___	Printer Sale	янв	271 903
Рис. 16. Нажав несколько клавиш, вы получите требуемый
результат
Решение
Выберите ячейку в сводной таблице. На панели инструментов Сводные
таблицы откройте список Сводная таблица и примените команду Формулы^
Вычисляемое поле.
На рис. 17 показано диалоговое окно Вставка вычисляемого поля. Задайте
полю имя, как например Market Rank. Формулу представьте выражением =1.
Щелкните на кнопке Добавить, чтобы создать поле.
Изначально поле MarketRank выглядит совершенно бесполезным, указы-
вая, что все рынки имеют ранг 1. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке
Сумма по полю MarketRank и примените команду Параметры поля.
В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы задайте полю имя
Rank_. Щелкните на кнопке Дополнительно.
В блоке Дополнительные вычисления расширенного диалогового окна
выберите опцию С нарастающим итогом в поле. Поскольку это поле исполь-
зуется для классификации рынков, выберите в области Поле имя Market. На
рис. 18 показано диалоговое окно с измененными настройками.
В результате вы получите новое поле данных с относительным рангом каж-
дого рынка, как показано на рис. А. 19.
296 Приложение
Рис. 17. Добавление рангов требует применения простого
вычисляемого поля, которое назначит каждому рынку зна-
чение 1
Рис. 18. Для поля Market задайте опцию С нарас-
тающим итогом в поле
Предупреждение
Поле рангов задается только для поля Market. Если вы перекомпонуете отчет та-
ким образом, чтобы вместо поля Market использовалось поле Region, вам при-
дется в качестве базового задать поле Region.
Трудности, связанные с управлением сводными таблицами 297
	А	В	
1	LINE OF BUSINESS	C opier Saie	▼	
2			
3		Данные	▼	
4	MARKET	▼	Сумма по полю REVENUE	Rank_
5	California	4 020 385	1
6	Central	3 506 717	2
7	Coloradi)	3113 591	3
8	Florida	3 783 617	4
9	Great Lake?	1 929 517	5
ю	Gulf Coast	5 830 888	CD I I ! I ! i I	i
11	Illinois	2 989 768	7
12	Indiana	3 616 687	8
13	Kentucky	5 872 430	9
14	New England	6Oil 684	10
15	New York North	3 932 881	11
16	New Y ork South	1 641 970	12
17	North Carolina	3 763 158	13
18	North West	3179141	14
19	Ohio	2 381 299	15
20	Shenandoah Valley	4 244 770	16
21	South Carolina	5 751 497	17
22	Southwest	4 532 147	18
23	Tennessee	6 323 837	19
24	Texas	4 531 085	20
25	Topeka	5 624 620	21
26	Общий итог	86 581 689	
Рис. 19. После изменения настройки на
С нарастающим итогом в поле вычисляемое
поле представляет ранг каждого рынка
В сводную диаграмму не включены месяцы
для определенных элементов
Проблема
Если вы выводите на бумагу тенденции развития рынка с помощью свод-
ной диаграммы, не вводя данные для отдельного месяца, то сводная диаграм-
ма не будет содержать элемент данных для этого месяца. Однако в большинст-
ве случаев требуется зарезервировать “пустое” место для этого месяца, чтобы
указать на отсутствие для него данных.
Например, в диаграмме на рис. 20 показана тенденция развития с января
по декабрь, однако период с мая по июнь не выведен.
Решение
Решение этой проблемы заключается в настройке сводного поля для пока-
за всех элементов без данных.
В данном примере нужно дважды щелкнуть на поле In Balance Date и
установить флажок Отображать пустые элементы, как показано на рис. 21.
После настройки сводного поля для отображения всех элементов в сводной
таблице будут выведены все месяцы независимо от наличия данных для каж-
дого месяца. В результате будут показаны столбцы May, June и July, даже ес-
ли для них не представлены данные (рис. 22).
298 Приложение
Рис. 20. По причине отсутствия данных с мая по июнь сводная диаграмма не содержит эти ме-
сяцы вообще. Однако неплохо, если бы в сводной диаграмме все же присутствовали показате-
ли для всех 12 месяцев
Рис. 21. Чтобы вывести диаграмму для всех месяцев
независимо от наличия данных для каждого месяца,
нужно установить флажок Отображать пустые эле-
менты
Трудности, связанные с управлением сводными таблицами 299
Итог
(Г! BALANCE ОАТЕ
Рис. 22. Теперь понятно, что за май, июнь и июль данные не представлены
Можно ли создать сводную диаграмму в том
же рабочем листе, в котором расположена
сводная таблица
Проблема
По умолчанию программа Excel создает все сводные диаграммы на отдель-
ных рабочих листах. Однако вы можете изменить такое поведение программы
и создавать сводные диаграммы в том же рабочем листе, в котором находится
сводная таблица.
Решение
Поместите курсор в ячейку вне сводной таблицы и запустите мастер диа-
грамм Excel. На шаге 1 мастера выберите тип диаграммы. На шаге 2 мастера
щелкните на сводной таблице, а затем на кнопке Готово. Новая сводная диа-
грамма будет создана в рабочем листе точно так же, как и обычная диаграмма.
Вам остается только отформатировать ее.
300 Приложение__________________________________________________________
Как преобразовать отчет сводной таблицы
в интерактивную Web-страницу
Проблема
Вы хотите использовать отчет сводной таблицы совместно с клиентами на
Web-сайте. Для этого нужно создать Web-страницу, позволяющую клиентам
использовать функциональные возможности сводной таблицы.
Программа Excel содержит опции, позволяющие преобразовывать целую
рабочую книгу, одну таблицу, диапазон ячеек или отдельный объект в Web-
страницу. Для создания статической или интерактивной Web-страницы ис-
пользуйте опцию Сохранить как Web-страницу. С помощью этой опции вы с
легкостью можете создать интерактивную Web-страницу со сводной таблицей.
Итак, откройте рабочую книгу и активизируйте лист, содержащий сводную
таблицу. Перейдите в строку меню и используйте команду Файл>=>Сохранить
как Web-страницу. Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 23.
Рис. 23. Начните процесс создания Web-страницы с отображения диалогового
окна Сохранить как Web-страницу
Можете использовать данную опцию для сохранения всей рабочей книги
или выделения в рабочей книге. В представленном примере необходимо лишь
опубликовать сводную таблицу, поэтому выберите опцию Выделенное: Лист.
Кроме того, поскольку Web-страница должна быть интерактивной, установи-
те флажок Добавить интерактивность.
В этом диалоговом окне также содержится кнопка Изменить. Щелкнув на
этой кнопке, вы можете редактировать заголовок Web-страницы. Этот заголо-
вок поможет клиентам детально изучить отчет.
И наконец, текстовое поле Имя файла позволяет изменять имена файлов
результирующей Web-страницы. В большинстве случаев задается по умолча-
_____________________Трудности, связанные с управлением сводными таблицами 301
нию имя таблицы. Внесите требуемые настройки и щелкните на кнопке
Опубликовать.
Щелчком на кнопке Опубликовать активизируется диалоговое окно Пуб-
ликация Web-страницы, показанное на рис. 24. В этом диалоговом окне пред-
ставлено три раздела: Публикуемые элементы, Параметры просмотра и
Опубликовать как.
Рис 24. Диалоговое окно Публикация Web-страницы
Для начала нужно идентифицировать публикуемые элементы, т.е. выбрать
объект или объекты, которые будут перенесены в Web-страницу. В примере на
рис. 24 необходимо показать только сводную таблицу, которая находится во
вкладке Summary рабочей книги. Поэтому выберите из раскрывающегося
списка Выбрать значение Элементы из Summary, а затем укажите Сводная
таблица.
Вы заметите, что при выборе в разделе Публикуемые элементы элемента
Сводная таблица в разделе Параметры просмотра по умолчанию будет зада-
на опция Работа со сводными таблицами. Это именно то, что нам нужно.
Предупреждение
Не сбрасывайте флажок Добавить интерактивность. В противном случае функ-
циональные возможности сводной таблицы будут отключены и вы получите стати-
ческую сводную таблицу.
.  в  —................. ...................     ним...
В разделе Опубликовать как укажите место для хранения Web-страницы и
документов поддержки. Кроме того, установив флажок Автопереиздание при
каждом сохранении книги, вы сможете автоматически переиздавать Web-
страницы каждый раз при сохранении рабочей книги.
302 Приложение
Примечание
После включения опции Автопереиэдание вы будете получать следующее сооб-
щение при сохранении рабочей книги после публикации.
Эта книга содержит элементы, которые при каждом ее сохранении автомати-
чески переиздаются на Web-страницах.
Вы можете выбрать одну из двух опций: Отключить автоматическое переиздание
на время, пока открыта эта книга и Включить автоматическое переиздание. Что-
бы гарантировать автоматическое переиздание Web-страницы после внесения
изменений, выберите опцию Включить автоматическое переиздание.
Щелкните на кнопке Опубликовать. В месте, заданном для хранения Web-
страницы, вы увидите файл HTML и папку, содержащую два документа XML.
Файл в формате HTML представляет итоговую Web-страницу. Документы
XML содержат кэш сводной таблицы и компоненты, необходимые для кор-
ректной работы Web-страницы. Поместите все эти документы на Web-сервер,
чтобы клиенты могли работать с созданной вами Web-страницей. Ваша Web-
страница будет похожа на страницу, показанную на рис. 25.
Файя Правка Избранное Сервис Правка
Поиск ^Избранное	S
Адрес: 1^4 C:Documents агк! 5etarxjsIgor,HO^E-5Dff271501Vocal 5ettingsTe«rK>orary Internet Р*кСопСег*.MSjEireC*etFapePreviewChapter3 6-8SampteData.htm ▼] Cl Переход йыли *
. ________________________;_________ _____________________________ ___________ _____ _______ __ ______ _ _ - _ -- ________________________________ _
REGION	(Все)
MARKET	Есе)	
Сумма по полю REVEN		г оды	Кварталы								
		2003				2004				Общий итог
JNE OF BUSINESS	MODEL	<в-л1	Кв-л2	Кв-лЗ	Кв-л4				Кв-л1	h	Св-л2	КвлЗ	Кв-л4			
Copier Sale	25OOC	9004J29	10128755	10644228	10553939	10842311	11696361	11747429	11361737	86681669
Copier Sale Итог		9004929	10128755	10644228	10553939	10842311	11696361	11747429	11961737	86561689
sarts	Э002С	1077968	1744557	2595494	1852134	1931493	1806660	1850558	2395387	15164071
	Э002Р	5554790	5331832	4971604	5234296	5080561	4829319	4643826	4666607	40312724
	«Кгт	1993406	1865954	1596891	1587199	1571071	1466236	1421795	1272056	12776688
	5001С	1162000	1244365	1290387	1157000	1366019	1381485	1287622	235827/	11247152
	5001Р	661131	617133	580070	561281	524638	486266	517567	489772	4437858
-arts Итог		Ю#492П5	10603641	10946446	10391900	1047378?	н~м~1ХУТ хядиив	9721367	111В1996	83938493
Winter Sale	2500Р	7852660	eeejbct	8606381	6521028	8515818	8291870	9003135	3894060	063687/0
Printer Sale Итог		теовео	*713606	М0ВЗВ1	8521028	6515818	8291870	9003135	8894060	68368778
Service Plan	ЗОО2С	8686766	348856Й	7962273	8426535	8577582	8137518	8110040	8197025	66608307
	Э002Р	33464829	32079744	29993153	31514У11	30871039	295/3922	26607 332	/8627/80	244682710
	45OUC	22Л6959	23696264	216и3090	22530754	23647075	24503110	2394548Г	25630010	188174747
	4500Р	2052812	1830734	I68i 159	2080646	2528243	2252504	2446440	2640171	17518709
	5001С	1191102	1175740	1114285	1226549	1280851	1265373	1256/20	1323049	9831969
	5001Р	5902691	5666937	5653155	5994851	6130261	6018896	5978865	6123979	47689637
Sendee Plan Итог		74117159	73159987	682331!5	71774246	73234851	71701325	.’6343382	71942014	574506079
Общий чтог		101424263	1Л2776169	98430170	101241113	103066762	101661422	100815313	103979807	813395039
Рис. 25. Вы успешно создали свою первую интерактивную сводную таблицу для Web
Несколько слов о Web-компонентах Microsoft Office
Чтобы клиенты могли соответствующим образом использовать вашу Web-
страницу, у них должна быть установлена поограмма Microsoft Office Web Com-
ponents. Это коллекция элементов управления Component Object Model (COM),
которые устанавливаются вместе с Microsoft Office. Клиенты, в системах которых
не установлен пакет Microsoft Office, не смогут использовать ижерактивную
функциональность Web-страницы.
Чтобы получить возможность использования всех функциональных средств Office
Web Components, ваши клиенты должны установить Internet Explorers или более
_____________________Трудности, связанные с управлением сводными таблицами 303
позднюю версию браузера Кроме того, если вы создаете Web-страницу с помо-
щью Office 2003, ваши клиенты, использующие предыдущие версии Office,
должны обновить пакет Web Components путем установки пакета owcii.exe,
который можно бесплатно загрузить с Web-сайта корпорации Microsoft.
Предметный указатель
D
DNS-сервер, 193
М
MS Query, 185
О
OLAP, 201
S
SQLServer, 191
V
VBA, 224; 233
Автоотображение, 108
Автосоргировка, 108; 214; 248
Автофильтр, 190
Автоформат, 75
Алфавитный порядок сортировки,
100
Анализ
наборов данных, 177; 186
сводной таблицы, 37
Б
База данных, 187; 208
В
Версия программы, 238
Вклад в итоговую сумму, 64
Внедренная диаграмма, 152
Внешние данные, 169
Внешний источник данных, 183
Временной период, 35
Вставка
вычисляемого поля, 124
вычисляемого элемента, 133
Выбор источника данных, 207
Вычисление поля сводной
таблицы, 54
Вычисления в сводных таблицах,
140
Вычисляемое поле, 121; 214; 258
Вычисляемый элемент, 121; 133;
260
Г
График, 161
Группировка
полей, ПО
сводных таблиц, ПО
элементов, 133
д
Дата, 110
Действия в кубе данных, 215
Диапазон консолидации, 171
Динамический отчет, 191
Дисперсия, 59
Добавление
вычисляемого поля, 122; 182
вычисляемого элемента, 182
полей, 43
строк и столбцов, 51
функций, 222
Документирование формул, 146
Долговременное хранение данных,
203
Предметный указатель 305
Доля от суммы, 66
Доход по направлению
деятельности, 69
Драйвер базы данных, 192
3
Заголовок, 30; 34
объединение, 83
Запись макроса, 218
Заполнение пустых ячеек, 38
Запрос, 193
создание, 190
И
Изменение в источнике данных, 50
Изменение порядка выполнения
расчетов, 145
Именованный диапазон, 142
Импорт
внешних данных, 190
результатов, 194
Имя
макроса, 218
поля, 56
сервера, 208
элемента, 135
Индекс, 68
Исключение
итоговых сумм, 249
промежуточных сумм, 249
пустых ячеек, 248
Источник данных, 39; 122
изменение, 50
Итоговая сумма, 142
Итоговая таблица, 204
К
Классическая сводная таблица, 78
Кнопка, 220
Кнопки полей диаграммы, 152
Комбинации клавиш, 237
Комбинирование кубов данных,
215
Компоновка данных, 209
Конкатенация, 141
Константа, 142
Круговая диаграмма, 152
Куб данных OLAP, 188; 201
Кэш сводной таблицы, 31
Л
Локальный куб данных, 215
М
Макет
сводной таблицы, 41
страницы, 85
Макрос, 197; 217
Мастер
диаграмм, 152
запросов, 187
сводных таблиц, 39; 50; 180
Мера, 213
Метод AutoShow, 267
Множественные диапазоны, 170
Множественные элементы, 98
Н
Набор данных, 170
Назначение макроса, 223
Нарастающий итог, 65
Настройка таблицы, 81
Несколько источников данных,
169
Несколько полей данных, 256
Несопоставимые источники
данных, 169
Новый источник данных, 192
О
Область
данных, 29
306 Предметный указатель
сводной диаграммы, 155
столбцов, 30
страниц, 30; 212
строк, 29
Обновление
данных, 50; 182; 218
отчета, 196
Обработка произвольных
диапазонов данных, 236
Обратная запись данных, 215
Общая сумма, 82
Объединение ячеек, 83
Объектно-ориентированный код,
235
Ограничение на форматирование,
165
Оперативный анализ данных, 201
Операция, 58
Оптимизация макета сводной
диаграммы, 153
Отклонение, 59
Отображение элементов, 93
Отслеживание данных, 64
Отчет сводной таблицы, 26
подготовка данных, 33
стиль, 77
Очистка данных, 37
П
Панель
Project Explorer, 234
инструментов сводной
таблицы, 49
инструментов Формы, 220
Параметры
данных, 198
диаграммы, 160
поля, 69; 222
сводной таблицы, 82
Первая десятка, 107
Перекомпоновка сводной
таблицы, 44
Переменная объекта, 238
Переопределение сводной
таблицы, 177
Перетаскивание полей, 42; 49
Печать заголовков, 87
Повторение подписей, 84
Подведение итогов, 262
Подготовка данных сводной
таблицы, 33
Подключение к кубу данных
OLAP, 205; 208
Подсчет данных, 58
Поле
добавление, 43
имя, 56
перетаскивание, 42
Поле данных, 47; 98
Поле дат, НО
Поле страницы, 172; 176; 211
Полоса прокрутки, 223
Получение данных, 187
Поля страниц, 31
Пользовательский интерфейс, 219
Пользовательский стиль
форматирования, 79
Порядок выполнения операций,
141
Порядок сортировки, 248
Правила использования
вычисляемых полей, 142
Правила использования
вычисляемых элементов, 144
Приведенное отличие, 64
Приоритет выполнения
операторов, 140
Прогнозирование итогов, 128
Промежуточные итоги, 60
добавление, 253
параметры, 62
Процентное соотношение, 66
Пустая ячейка, 36; 58; 248
Пустые элементы, 96
Предметный указатель 307
Р
Рабочие данные, 203
Размер сводной таблицы, 242
Размерность, 213
Размещение полей данных, 154
Разработка источников данных, 36
Раскрывающийся список, 227
Расположение сводной таблицы,
40
Расположение элементов, 156
Расширение диапазона, 51
Редактор Visual Basic, 233
Результат выполнения макроса, 243
Реляционная база данных, 202
Ручная сортировка, 103
С
Сводная диаграмма, 149
Сводная таблица, 25
OLAP, 209
макет, 41
мастер, 39
область применения, 28
ограничение, 32
перекомпоновка, 44
создание, 39
структура, 29; 76
Свойство, 236
Синхронизация сводных таблиц, 226
Скрытые значения, 83
Создание
внешнего источника данных,
192
вычисляемого поля, 125
запроса, 190
куба данных, 204
отчета, 136
сводной диаграммы, 150
сводной таблицы, 180
в VBA, 238
Сокрытие
промежуточных итогов, 60
элементов, 93
Сортировка
вручную, 103
элементов, 99
Сохранение
пароля, 196
форматирования, 84
Сочетание клавиш, 197; 218
Специальная вставка, 164
Списки данных, 105
Список полей
обновление, 49
сводной таблицы, 209
Сравнение результатов, 64
Сравнение строк, 66
Сроки выполнения работ, 114
Ссылки на ячейки, 142
Стандартная диаграмма, 151
Стандартная сводная таблица, 39
Стиль отчета, 77
Структура, ПО
сводной таблицы, 28; 76; 156;
174
Сумма
по столбцам, 82
по строкам, 83
Т
Таблица данных, 160
Табличная форма данных, 34
Текстовое поле, 116
Тип диаграммы, 151
Углубленный анализ данных, 214
Уникальный заголовок, 34
Условное форматирование, 140
ф
Форма, 219
Формат
объекта, 223
308 Предметный указатель
поля, 161
ячеек, 56
Форматирование, 75; 252
вычисляемого поля, 130
отчета сводной таблицы, 196
полей, 36
сводной таблицы, 88
сводных диаграмм, 165
Функция
записи макросов, 235
ИНДЕКС, 229
рабочего листа, 142
X
Хранилища данных, 202
ц
Центральная таблица базы
данных, 204
Ч
Числовое поле, 116
Числовой формат, 56; 248
э
Элементы без данных, 96
Элементы управления формы, 220
Научно-популярное издание
Билл Джелен, Майкл Александер
Сводные таблицы в Microsoft Excel
Литературный редактор
Верстка
Художественный редактор
Корректор
П.Н. Мачуга
О. В. Романенко
С.А. Чернокозинский
ЛА. Гордиенко
Издательский дом “Вильямс”
127055, г. Москва, ул. Лесная, д. 43, стр. 1
Подписано в печать 18.12.2006. Формат 70x100/16
Гарнитура Times. Печать офсетная
Усл. печ. л. 25,8. Уч.-изд. л. 16,2.
Тираж 3000 экз. Заказ № 3518.
Отпечатано по технологии CtP
в ОАО “Печатный двор” им. А. М. Горького
197110, Санкт-Петербург, Чкаловский пр., 15
                

Скачать книгу (размер 2 360 Kb , формат fb2, страниц 464) 

Жанр : Табличные редакторы. MS Excel
Издательство : Диалектика / Вильямс
Год издания : 2011

Аннотация:

Используйте сводные таблицы и сводные диаграммы Excel 2010 для получения разнообразных динамических отчетов за считанные минуты. Благодаря этим отчетам вы сможете точно оценить состояние дел в вашей компании и постоянно контролировать ситуацию. Даже если вы никогда раньше не создавали сводных таблиц, после прочтения книги вы сможете в полном объеме воспользоваться их невероятной гибкостью и аналитической мощью. Вы также научитесь работать с бесплатно распространяемой надстройкой PowerPivot, позволяющей обрабатывать огромные массивы данных из разных источников. Еще никогда изучение передовых методик работы со сводными таблицами и диаграммами не было столь простым! В этой книге вы найдете простые пошаговые инструкции, практикумы и даже готовые примеры сводных таблиц, призванные помочь при выполнении бизнес-анализа.