Сводные таблицы в excel секреты

Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)

Проблема, с которой мы все сталкиваемся — это не отсутствие данных; наоборот — это огромные объемы данных! Именно поэтому я выступаю за использование замечательной функции Excel — Cводные таблицы, чтобы обобщить и проанализировать ваши данные.

Будучи профессионалом в области финансов, я генетически склонен любить электронные таблицы. Но я также обнаружил, что я использую электронные таблицы для организации моей творческой и внештатной работы. Независимо от того, для чего вы используете электронные таблицы, сводная таблица может помочь вам найти больший смысл в данных.

Этот урок, мы построим по нашему начальному уроку по использованию сводных таблиц, для лучшей работы с данными. Я покажу вам пять моих любимых передовых приёмов сводной таблицы.

На протяжении всего этого урока я буду использовать пример данных, предоставленных Microsoft на этой странице. Используйте эти данные, чтобы воссоздать примеры или проверить функции, которые я демонстрирую.

Как применять продвинутые приёмы сводных таблицы в Excel (короткое видео)

Мне нравится преподавать с помощью скринкастов, которые дают вам возможность наблюдать за тем, как я использую функции шаг за шагом. Ознакомьтесь с коротким видео ниже, которое охватывает пять моих любимых расширенных возможностей сводных таблиц Excel:

5 продвинутых приёмов сводных таблиц в Excel

Продолжайте читать для ознакомления о том, как использовать каждую из этих пяти функций в приведенном ниже уроке, включая: Срезы, Временную шкалу, Табличный вид, Вычисляемые поля и Рекомендуемые Сводные таблицы. Давайте приступим.

1. Срезы

Срезы — инструмент указания и клика, чтобы уточнить данные, включенные в сводную таблицу Excel. Вставьте срез и вы сможете легко изменять данные, включенные в сводную таблицу.

По многу раз я разрабатываю отчеты сводных тсблац, которые будут использоваться другими. Добавление срезов может помочь конечному пользователю настроить отчет по его вкусу.

Чтобы добавить срез, кликните в сводной таблице и найдите вкладку Анализ на ленте Excel.

Удерживайте Ctrl на клавиатуре, чтобы выбрать множество элементов срезов, которые будут включать в себя несколько выборок из столбца, в качестве данных сводной таблицы.

2. Временная шкала

Временные шкалы это особый тип срезов, используемый для настройки дат, включенных как часть данных сводной таблицы. Если ваши данные содержат даты, вам действительно нужно попробовать Временную шкалу в качестве способа выбора данных за определенные периоды времени.

Совет: если эта функция у вас не работает, убедитесь, что в исходных данных есть дата, отформатированная в электронной таблице, как дата.

Чтобы добавить временную шкалу, убедитесь, что вы выбрали сводную таблицу (щелкните внутри неё), а затем нажмите кнопку Анализ > Вставить временную шкалу на ленте Excel. Во всплывающем окне отметьте столбец даты (или несколько столбцов) и нажмите OK, чтобы создать временную шкалу.

После того, как временная шкала вставлена, вы можете кликнуть и перемещать ручки на временной шкале, чтобы изменить то, что входит в сводную таблицу.

Вы можете изменить способ работы временной шкалы, нажав на раскрывающийся список в правом нижнем углу. Вы можете изменить временную шкалу, чтобы вместо конкретных дат отображались данные по кварталу или году, например.

3. Табличный вид

Стандартный вид сводных таблиц в Excel выглядит как водопад; при перетаскивании большего количества полей в строки, Excel создает больше «слоев» в данных.

Проблема в том, что в сводные таблицы в стандартном представлении трудно вписывать формулы. Если у вас есть данные в сводной таблице, но вы хотите просмотреть её в виде обычной электронной таблице, вы должны использовать табличное представление для сводной таблицы.

Почему вы должны использовать табличный вид? Приведение данных сводной таблицы в классический вид с табличным стилем, позволит вам легче вписывать формулы данных или вставлять их в отдельный отчет.

Большую часть времени, мне удобнее использовать в Excel табличный вид. Он больше похож на стандартный вид электронных таблиц и легче писать формулы и работать с данными в ней. Я мог бы также взять это представление и вставить его в новую вкладку.

4. Вычисляемые поля

Вычисляемые поля это способ добавить столбец в сводную таблицу, которая не находится в исходных данных. Вы можете использовать стандартные математические операции для создания совершенно новых полей для работы. Возьмите два существующих столбца и используйте математику для создания совершенно новых.

Предположим, что у нас в электронной таблице есть данные о продажах. У нас есть количество проданных товаров и цена продажи за каждый товар. Это идеальный момент, чтобы использовать вычисляемое поле для вычисления общей суммы заказа.

Чтобы начать работу с вычисленными полями, начните кликнув внутри сводной таблицы, а затем найдите на ленте Анализ. Нажмите меню Поля, элементы и наборы, а затем выберите Вычисляемое поле.

В новом всплывающем окне начните с присвоения вычисленному полю имени. в моем случае я назову его Total Order. Общая стоимость заказа это количество, умноженное на цену каждой единицы. Затем я дважды кликнул по первому полю названия (quantity) в списке полей в этом окне.

После добавления названия этого поля, я добавлю знак умножения *, а затем дважды кликаю по общему количеству (quantity). Давайте продолжим и нажмите ОК.

Теперь Excel обновил мою расширенную сводную таблицу и добавил новое вычисленное поле. Вы также увидите список сводных таблиц в списке полей, чтобы вы могли перетаскивать их в любое место отчета, когда вам это нужно.

Если вы не хотите использовать арифметику по двум столбцам, вы также можете ввести свои собственные арифметические значения в вычисляемом поле. Например, если бы я хотел просто добавить 5% налога с продаж для каждого заказа, я мог бы написать следующее в вычисленное поле:

В принципе, вычисленные поля могут содержать любые стандартные математические операторы, такие как сложение, вычитание, умножение и деление. Используйте эти вычисленные поля, если вы не хотите обновлять исходные данные.

5. Рекомендуемые сводные таблицы

Функция Рекомендуемые сводные таблицы настолько хороша, что это похоже на обман. Вместо того, чтобы тратить время на перетаскивание полей, я начинаю с одной из рекомендуемых конфигураций.

Эта функция настолько проста в использовании, что и говорить нечего. Вы можете использовать её для быстрого создания расширенных сводных таблиц в Excel. Просто выделите свои данные, перейдите на вкладку Вставка на ленте Excel и выберите Рекомендуемые сводные таблицы.

Всплывающее окно содержит множество вариантов создания сводной таблицы из исходных данных. Щелкните по эскизам в левой части этого окна, чтобы просмотреть рекомендуемые параметры сводной таблицы предоставленной Excel.

Несмотря на то, что это расширенная функция, о которой осведомлены мало пользователей, это также отличный инструмент для запуска сводных таблиц. Ничто не мешает вам изменить сводную таблицу, заменив поля самостоятельно, но это удобная отправная точка.

Также, мне нравится эта функция в качестве изучения данных. Если я не знаю, что я ищу, когда я начинаю исследовать данные, рекомендуемые сводные таблицы Excel часто более проницательны, чем я!

Повторяйте и продолжайте обучение (с ещё бо́льшими уроками по Excel)

Этот продвинутый урок по Excel помог вам глубже погрузиться в сводные таблицы, одну из моих любимых функций для анализа и просмотра электронной таблицы Excel. Я использую сводные таблицы, чтобы находить значение в больших наборах данных, благодаря чему, я могу принимать правильные решения и принимать меры.

Эти уроки вам продвинуть ваши навыки с Excel и сводным таблицам на следующий уровень. Проверь их:

• ExcelZoo имеет большой обзор приёмов сводной таблицы в их статье, 10 уроков для освоения сводных таблиц (на английском).
• Мы в Envato Tuts+ рассмотрели сводные таблицы с помощью урока для новичков Как создать свою первую сводную таблицу в Microsoft Excel.
• Для более простого введения в Microsoft Excel ознакомьтесь с нашей учебной серией Как сделать и использовать формулы в Excel (Учебный лагерь для начинающих).

Что вы всё ещё хотите узнать о сводных таблицах? Сообщите мне ваши идеи или вопросы в комментариях ниже этого урока.

Я точно знаю, что вы любите использовать сводные таблицы. Ведь так? Без сомнения, сводная таблица именно тот инструмент, который поможет помочь вам стать опытным пользователем Excel.

Когда дело доходит до анализа данных, быстрой и эффективной отчетности или представления обобщенных данных, ничто не может превзойти сводную таблицу. Она динамична и гибка.

Даже при сравнении формул и сводной таблицы понятно, что сводные таблицы проще в использовании и управлении.

Так к чему это я? Если вы хотите прокачать свои навыки Excel, нужно стать круче в сводных таблицах. И лучший способ — иметь список советов и приемов, которые вы точно сможете освоить. Давайте начнем.

Сначала прочтите это

• Во всем этом списке я использую слова «Вкладка Анализ» и «Вкладка Конструктор». Чтобы эти вкладки появились в ленте, сначала нужно щелкнуть по сводной таблице.
• Помимо этого обязательно скачайте пример файла ниже, чтобы сразу применять советы на практике.

Подготовка исходных данных для сводной таблицы

Когда вы собираетесь создать новую сводную таблицу, важно потратить несколько минут, чтобы просмотреть исходные данные и убедитесь, что все в порядке, и они готовы к работе.

1. Нет пустых столбцов и строк в исходных данных

Один из пунктов, которые вы должны контролировать в исходных данных, — это отсутствие пустых строк и столбцов. Если в исходнике есть пустая строка или столбец, то при создании сводной таблицы Excel будет принимать данные только до этой строки или столбца.

Поэтому убедитесь, что вы удалили эту пустую строку или столбец.

2. Нет пустых ячеек в столбце значений

Помимо пустой строки и столбца у вас не должно быть пустой ячейки в столбце, где у вас есть значения. Особенно, если вы собираетесь использовать этот столбец в качестве поля значения в сводной таблице.

Основная причина этой проверки в том, что если у вас есть пустая ячейка в столбце поля значений, Excel будет применять счет (количество) в сводной вместо суммы значений.

3. Данные должны быть в правильном формате

Исходные данные, использующиеся для создания сводной таблицы, должны быть в правильном формате. Предположим, у вас есть даты в столбце, но столбец отформатирован как текст. В этом случае Excel не сможет сгруппировать эти даты по месяцам или годам.

4. Используйте таблицу в качестве исходных данных

Прежде чем создавать сводную таблицу, вы должны преобразовать исходные данные в таблицу.

Таблица расширяется, когда вы добавляете в нее новые данные автоматически. Таким образом, нет необходимости обновлять исходный диапазон снова и снова.

1. Выберите ваши данные целиком или любую из ячеек.
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + T.
3. Нажмите ОК.

Excel преобразует ваши данные в таблицу, а затем вы можете создать сводную таблицу с этими данными.

5. Удалить итоги из данных

И последнее, но не менее важное: обязательно удалите итоговую сумму из источника данных.

Причиной в следующем: если у вас есть исходные данные с общими итогами, Excel примет эти итоги в качестве значений, а значения в сводной таблице будут увеличены в два раза.

Совет: если вы применили таблицу в качестве источника данных, Excel не будет включать эту сумму при создании сводной таблицы.

Советы, которые помогут вам при создании сводной таблицы

Как только вы привели исходные данные в порядок, создание сводной таблицы — это пара пустяков. Но…

Я перечислил некоторые важные моменты, которые можете использовать при создании сводной таблицы.

1. Рекомендуемые сводные таблицы

Во вкладке «Вставка» есть опция «Рекомендуемые сводные таблицы». Когда вы нажимаете эту кнопку, Excel показывает набор сводных таблиц, подходящих к имеющимся у вас данным.

Эта опция может вам пригодится, когда у вас сложный набор данных.

2. Создание сводной таблицы из быстрого анализа

В Excel есть инструмент под названием «Быстрый анализ», который похож на быструю панель инструментов, которая появляется всякий раз, когда вы выбираете данные. С помощью этого инструмента вы можете создать сводную таблицу.

Быстрый анализ ➜ Таблицы ➜ Сводная таблица.

3. Внешняя рабочая книга как источник сводной таблицы

Это один из самых полезных советов из этого списка, который я хочу, чтобы вы начали использовать в дальнейшем.

Предположим, вы хотите создать сводную таблицу из книги, которая находится в другой папке, и вы не хотите добавлять данные из этой книги на свой текущий лист. Как тогда связать эти файлы? Вот, что нужно сделать:

• В диалоговом окне создания сводной таблицы выберите «Использовать внешний источник данных».

• После этого перейдите на вкладку «Выбрать подключение», нажмите «Найти другие».

• Найдите файл, который вы хотите использовать и выберите его.
• Нажмите ОК.
• Теперь выберите лист, на котором у вас есть данные.

• Нажмите ОК (дважды).

Теперь вы можете создать сводную таблицу со всеми параметрами полей из внешнего исходного файла.

4. Мастер сводных таблиц и диаграмм

Вместо создания сводной таблицы на вкладке «Вставка» вы также можете использовать «Мастер сводных таблиц и диаграмм».

Единственное, что мне нравится в мастере, — это возможность объединить несколько таблиц перед созданием сводной таблицы.

Чтобы открыть мастер нужно:

• Щелкаем кнопку настройки панели быстрого доступа и нажимаем «Другие команды».

• На вкладке «Настройка» находим «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Добавляем инструмент в панель быстрого доступа.

• Вот так выглядит значок после добавления

5. Поиск полей

Есть проблема, с которой мы все сталкиваемся при создании сводной таблицы с очень большим количеством данных, приходится искать нужно поле прежде, чем вставить его. Вы можете быстро находить нужные поля, не используя прокрутку, благодаря новой функции поиска в сводной таблице (с Excel 2016).

Когда вы начинаете вводить текст в поле поиска, он начинает фильтровать столбцы.

6. Измените стиль окна поля сводной таблицы

Существует опция, которую вы можете использовать для изменения стиля окна «Поля сводной таблицы».

Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите стиль, который вы хотите применить.

7. Порядок сортировки вашего списка полей

Если у вас большой набор данных, вы можете отсортировать список полей, используя порядок от A до Я, чтобы вам было легче найти необходимые поля.

Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Сортировать от А до Я». По умолчанию поля сортируются по исходным данным.

8. Скрыть / Показать список полей

Со мной случается так, что когда я создаю сводную таблицу и снова нажимаю на нее, в правой части отображается «Список полей». Это происходит каждый раз, когда я нажимаю на сводную таблицу. Что ж, лучший способ избежать этого — отключить «Список полей».

Для этого вам просто нужно нажать кнопку «Список полей» на вкладке Анализ.

9. Наименование сводной таблицы

После того, как вы создадите сводную таблицу, я думаю, что вам нужно сделать следующее: назвать ее.

Для этого вы можете перейти на вкладку «Анализ» ➜ «Сводная таблица» и затем ввести новое имя.

10. Создайте сводную таблицу в Excel Online версии

Недавно в онлайн-приложении Excel (ограниченные параметры) была добавлена ​​возможность создания сводной таблицы.

Это так же просто, как создать сводную таблицу привычном Excel:

• На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Сводная таблица»
• Затем выберите диапазон данных источника

• Укажите лист, куда вы хотите вставить таблицу
• Нажмите ОК.

11. Код VBA для создания сводной таблицы в Excel

Если вы хотите автоматизировать процесс создания сводной таблицы, вы можете использовать для этого код VBA.

Вы можете скачать файл с исходными данными и кодом макроса, работа которого проиллюстрирована выше.

Форматирование сводной таблицы как PRO

Мы часто используем сводные таблицы в качестве отчетов. Excel должен знать параметры форматирования, которые помогут вам преобразовать вашу сводную таблицу по умолчанию.

1. Изменение стиля сводной таблицы или создание нового стиля

В сводной таблице есть несколько стандартных стилей в Excel, которые можно применить одним щелчком мыши. На вкладке Конструктор вы можете найти «Стили сводной таблицы». Раскрыв это поле, вы можете просто выбрать стиль, который вам понравится.

Если вы хотите создать новый стиль, индивидуальный, вы можете сделать это, используя опцию «Создать стиль сводной таблицы».

После того, как вы сделали свой собственный стиль, сохраните его для дальнейшего использования.

2. Сохраняйте форматирование ячеек при обновлении сводной таблицы

Это нужно делать с каждой созданной вами сводной таблицей.

• Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и перейдите к параметрам сводной таблицы

• Отметьте «Сохранять форматирование ячеек при обновлении».

Преимущество этих опций заключается в том, что при обновлении сводной таблицы вы не потеряете имеющееся у вас форматирование.

3. Отключите автоматическое обновление ширины сводной таблицы

Для этого перейдите в «Параметры сводной таблицы» и снимите флажок «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении».

Нажмите ОК после этого.

4. Повторите подписи элементов

Когда вы используете более одного элемента в сводной таблице, вы можете просто повторить подписи. Это позволяет легко понять структуру сводной таблицы. Вот следующие шаги:

• Выберите сводную таблицу и перейдите на вкладку «Конструктор».
• Найдите кнопку «Макет» ➜ «Макет отчета» ➜ «Повторять все подписи элементов».

5. Форматирование значений

В большинстве случаев вам нужно форматировать значения после создания сводной таблицы. Например, если вы хотите изменить количество десятичных знаков в числах. Все, что вам нужно сделать, это выбрать столбец значений и открыть «Формат ячеек».

В этой опции вы можете изменить количество десятичных знаков и другие.

6. Изменить стиль шрифта

Одна из моих любимых особенностей форматирования — это изменение стиля шрифта для сводной таблицы. Вы можете использовать опцию форматирования, но самый простой способ это сделать — перейти на вкладку «Главная».

Выберите всю сводную таблицу, а затем выберите стиль шрифта.

7. Скрыть/показать промежуточные итоги

Когда вы добавляете в сводную таблицу более чем одно поле, появляются промежуточные итоги. Но иногда нет необходимости их показывать.

В такой ситуации вы можете скрыть их, выполнив следующие действия:

• Нажмите на сводную таблицу и перейдите на вкладку Конструктор.
• Перейдите в Макет ➜ Промежуточные итоги ➜ Не показывать промежуточные суммы.

8. Скрыть / показать общий итог

Так же, как промежуточные итоги, вы можете скрывать и показывать общие итоги. Ниже приведены простые шаги, чтобы сделать это.

• Нажмите на сводную таблицу и перейдите на вкладку Конструктор.
• Выберите «Макет» ➜ «Общие итоги» ➜ «Отключить для строк и столбцов».

9. Два формата чисел в одной сводной таблице

В обычной сводной таблице у нас есть единственный формат значений в столбце значений. Но есть несколько ситуаций, когда вам нужны разные форматы в одной сводной таблице, как показано ниже.

Для этого вам нужно использовать пользовательское форматирование.

10. Применение темы к сводной таблице

В Excel есть стандартные цветовые темы, которые можно использовать со сводными таблицами. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» и нажмите на выпадающий список «Темы».

Существует более 32 тем, которые вы можете применить одним щелчком мыши. Также вы можете сохранить текущий стиль форматирования в качестве темы.

11. Изменение макета сводной таблицы

Для каждой сводной таблицы можно выбрать макет. В Excel (после версии 2007) есть три разных макета.

На вкладке «Конструктор» перейдите к «Макету» ➜ «Макет отчета» и выберите макет, который вы хотите применить.

12. Чередующиеся строки и столбцы

Первое, что я делаю, когда создаю сводную таблицу, применяю «Чередующиеся строки и столбцы». Для этого перейдите на вкладку «Конструктор» и отметьте галочкой «Чередующиеся столбцы» и «Чередующиеся сроки».

Фильтрация данных в сводной таблице

Что делает сводную таблицу одним из самых мощных инструментов анализа данных? Это фильтры.

Опции, которые я перечислил, могут выжать больше из сводной таблицы.

1. Отключить / включить фильтры

Как и с обычным фильтром, вы можете включать и выключать фильтры в сводной таблице.

На вкладке «Анализ» можно нажать кнопку «Заголовки полей», чтобы включить или выключить фильтры.

2. Сохранить отфильтрованные значения

Если вы хотите использовать значения в ячейках, полученные после применения фильтра, нужно сделать следующее:

• Примените фильтр к таблице
• Щелкните правой кнопкой мыши
• Перейдите в Фильтр
• Выберите «Сохранить только выделенные элементы

3. Скрыть выделенные элементы

Отфильтрованные значения можно не только сохранить, но и скрыть.

Для этого перейдите в «Фильтр» и после этого выберите «Скрыть выделенные элементы».

4. Фильтр по подписи и значению

Помимо обычных фильтров, вы можете использовать фильтр по подписи и значению. Можно вводить определенное значение или использовать критерии для фильтрации.

Фильтр по подписи:

Фильтр по значению:

5. Используйте фильтры подписи и значений вместе

Как я уже говорил в предыдущем пункте, можно выбрать фильтр по подписи или по значению. Но вы можете активировать опцию, чтобы использовать оба этих фильтра вместе.

• Прежде всего, откройте «Параметры сводной таблицы» и перейдите на вкладку «Итоги и фильтры».
• Отметьте «Разрешить несколько фильтров для поля».

• После этого нажмите ОК.

6. Фильтр 10 первых значений

Один из моих любимых параметров в фильтрах — фильтровать «10 лучших значений». Этот параметр фильтра полезен при создании мгновенного отчета.

Для этого вам нужно перейти к «Фильтру по значению», нажать «Первые 10», а затем нажать «ОК».

7. Фильтруйте из окна «Поля сводной таблицы»

Если вы хотите фильтровать при создании сводной таблицы, вы можете сделать это из окна «Поля сводной таблицы».

Чтобы отфильтровать значения, вы можете нажать на стрелку вниз с правой стороны и отфильтровать значения, как вам нужно.

8. Добавить срез

Одна из лучших фишек, которую я нашел для фильтрации данных в сводной таблице, — это использование среза. Все, что нужно для вставки среза:

• Перейдите на вкладку «Анализ»
• В группе «Фильтр» нажмите кнопку «Вставить срез»

• После этого выберите поле, для которого вы хотите вставить срез
• Нажмите кнопку ОК.

9. Форматирование среза и других параметров

Вставив срез, вы можете изменить его стиль и формат:

• Выберите срез и перейдите на вкладку «Параметры»
• В «Стилях среза» щелкните раскрывающийся список и выберите стиль, который хотите применить.

Помимо стилей, вы можете изменить настройки: нажмите кнопку «Настройка среза», чтобы открыть окно настроек.

Изменяйте настройки, как вам нужно, и нажмите ОК в конце.

10. Один срез для всех сводных таблиц

Когда вы работаете с несколькими сводными таблицами, сложно контролировать их все. Но если вы подключите к ним один срез, вы сможете без усилий управлять ими.

Следуйте этим шагам:

• Прежде всего, вставьте срез.
• Щелкните правой кнопкой мыши на срезе и выберите «Подключения к отчетам».

• В диалоговом окне выберите все таблицы и нажмите ОК.

Теперь вы можете просто отфильтровать все сводные таблицы с помощью одного среза.

11. Добавить временную шкалу

В отличие от среза, временная шкала — это специальный инструмент фильтрации дат, и он намного мощнее, чем обычный фильтр.

Чтобы вставить шкалу, все, что вам нужно сделать:

• Перейти на вкладку «Анализ»
• В группе «Фильтр» нажать кнопку «Вставить временную шкалу».

• После этого выберите «Дата» и нажмите OK.

12. Форматирование временной шкалы

После того, как вы вставите временную шкалу, вы можете изменить ее стиль и формат.

• Выберите шкалу и перейдите на вкладку «Параметры».
• В «Стилях временной шкалы» щелкните раскрывающийся список и выберите стиль, который хотите применить.

Помимо стилей, вы можете изменить настройки на этой же вкладке:

13. Фильтр с использованием подстановочных знаков

Вы можете использовать символы подстановки во всех параметрах фильтра, где вам нужно ввести значение для фильтрации.

Посмотрите на приведенный ниже пример, где я использовал звездочку для фильтрации значений, начинающихся с цифры 1.

14. Очистить все фильтры

Если вы применили фильтры к нескольким полям, вы можете удалить все эти фильтры на вкладке «Анализ» ➜ «Действия» ➜ «Очистить» ➜ «Очистить фильтры».

Как улучшить сводную таблицу

Работать с сводной таблицей будет проще, если вы будете знать советы, которые я дал выше. Советы же этого раздела помогут вам экономить более 2 часов каждую неделю.

1. Обновить сводную таблицу вручную

Сводные таблицы динамичны. Поэтому, когда вы добавляете новые данные или обновляете исходные, вам необходимо обновить и сводную.

Обновить сводную таблицу очень просто:

• Первый способ: щелкните правой кнопкой мыши на таблице и выберите «Обновить».

• Второй способ: перейдите на вкладку «Анализ» и нажмите кнопку «Обновить».

2. Обновлять сводную таблицу при открытии файла

В Excel есть простая опция, которую вы можете активировать и заставить сводную таблицу обновляться автоматически при каждом открытии книги. Для этого нужно сделать:

• Прежде всего, щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и перейдите к «Параметры сводной таблицы».
• После этого перейдите на вкладку «Данные» и отметьте галочкой «Обновить при открытии файла».

• В конце нажмите ОК.

Теперь каждый раз, когда вы открываете книгу, эта сводная таблица будет обновляться мгновенно.

3. Обновлять данные через определенный интервал времени

Если вы хотите обновлять свою сводную таблицу автоматически после определенного интервала, тогда этот совет для вас.

Как это сделать?

• Прежде всего, при создании сводной таблицы в окне «Создание сводной таблицы» установите флажок «Добавить эти данные в модель данных».

• Как только вы создадите сводную таблицу, выберите любую из ячеек и перейдите на вкладку «Анализ».
• Далее выберите «Данные» ➜ «Источник данных» ➜ «Свойства подключения».

• Теперь в «Свойствах подключения» на вкладке «Использование» отметьте галочкой «Обновлять каждые» и введите минуты.

• В конце нажмите ОК.

Теперь после определенного периода, который вы ввели, ваша сводная будет автоматически обновляться.

4. Заменить ошибки значением

Когда у вас есть ошибки в исходных данных, они отражаются и в сводной таблице, это совсем нехорошо. Лучший способ — заменить эти ошибки определенным значением.

• Прежде всего, щелкните правой кнопкой мыши на своей сводной таблице и откройте ее параметры.
• Теперь в «Макет и формат», отметьте «Для ошибок отображать» и введите значение в поле ввода.

• Нажмите ОК.

Теперь вместо ошибок у вас будет указанное вами значение.

5. Замените пустые ячейки

Допустим, у вас есть свод данных о продажах, и есть пустые ячейки. Человек, который не знает, почему эти клетки пустые, может спросить вас об этом. Так что лучше заменить его понятным словом.

Для этого нужно выполнить:

• Щелкните правой кнопкой мыши на вашей сводной таблице и откройте ее параметры.
• В «Макет и формат», отметьте галочкой «Для пустых ячеек отображать» и введите значение в поле ввода.

• В конце нажмите ОК.

Теперь вместо пустых ячеек у вас будет указанное вами значение.

6. Определите числовой формат

Чтобы быстро поменять формат чисел, необходимо сделать следующее:

• Щелкните правой кнопкой мыши на вашей сводной таблице
• Теперь выберите «Числовой формат»

• В открывшемся окне найдите нужный вам формат
• Нажмите ОК

7. Добавьте пустую строку после каждого элемента

Предположим, что у вас есть большая сводная таблица. Для лучшей читабельности можно вставить пустую строку после каждого элемента.

• Выберите сводную таблицу и перейдите на вкладку «Конструктор».
• Далее «Макет» ➜ «Пустые строки» ➜ «Вставить пустую строку после каждого элемента».

8. Перетащите элементы в сводную таблицу

Когда у вас длинный список элементов, вы можете располагать их в произвольном порядке, просто перетаскивая их мышью.

9. Создание множества сводных таблиц из одной

Предположим, вы создали сводную таблицу на основе месячных данных о продажах и использовали продукты в качестве фильтра отчетов. С опцией «Отобразить страницы фильтра отчетов» вы можете создать несколько листов со сводными таблицами для каждого продукта.

Допустим, если у вас есть 4 продукта в сводной, вы можете создать 4 различных рабочих листа одним щелчком мыши.

Как это сделать:

• Выберите свою таблицу и перейдите на вкладку Анализ
• Перейдите в сводную таблицу ➜ Параметры ➜ Отобразить страницы фильтра отчета

Теперь у вас есть четыре сводные таблицы на четырех отдельных листах.

10. Вариант расчета стоимости

Когда вы добавляете данные в поле значения, он показывает Сумму или Количество, но есть несколько вариантов для вычисления:

• Выберите ячейку в столбце значений и щелкните правой кнопкой мыши
• Откройте «Параметры поля значений»

• Выберите тип расчета из списка, который вы хотите отобразить в сводной таблице.

11. Столбец с нарастающим итогом в сводной таблице

Допустим, у вас есть данные продаж по кварталам, но для расчета годовой премии необходимо видеть сумму нарастающим итогом.

Вот шаги:

• Добавьте Сумму два раза в поле Значение
• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Параметры поля значений».
• В раскрывающемся списке «Дополнительные вычисления» выберите «С нарастающим итогом в поле».

• В конце нажмите ОК.

12. Добавить ранги в сводную таблицу

Ранжирование дает вам отличный способ анализа. Для вставки столбца ранга в сводную таблицу необходимо:

• Прежде всего, вставьте одно и то же поле данных дважды в сводную таблицу.
• Щелкните по столбцу второго поля нему правой кнопкой мыши и откройте «Параметры поля значений».
• Перейдите на вкладку «Дополнительные вычисления» и выберите «Ранг от самого большого до самого маленького».

• Нажмите ОК.

13. Добавьте долю в процентах

У вас есть сводная таблица с данными продаж. Вы хотите рассчитать процентную долю всех продуктов в общем объеме продаж.

Для этого нужно:

• Вставьте одно и то же поле данных дважды в сводную таблицу.
• Щелкните по столбцу второго поля правой кнопкой мыши и откройте «Параметры поля значений».
• Перейдите на вкладку «Дополнительные вычисления» и выберите «% от общей суммы».

• Нажмите ОК.

14. Переместите сводную таблицу на новый лист

При создании сводной таблицы Excel может добавить ее на существующий или новый лист. А что если нужно переместить уже существующую таблицу на новый лист?

Для этого перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Действия ➜ Переместить.

15. Отключить GetPivotData

Бывают ситуации, когда вам нужно сослаться на ячейку в сводной. При этом может возникнуть проблема, потому что когда вы ссылаетесь на ячейку в сводной таблице Excel, автоматически используйте функцию GetPivotData. Лучше всего отключить ее, и вот шаги:

• Перейдите на вкладку «Файл» ➜ «Параметры».
• Далее к пункту «Формулы» ➜ «Работа с формулами» и снимите флажок «Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице».

Вы также можете использовать код VBA для этого:

Sub deactivateGetPivotData()
Application.GenerateGetPivotData = False
End Sub

16. Группы даты в сводной таблице

Представьте, что вы хотите создать сводную таблицу с разбивкой по месяцам, но в ваших данных есть только даты. В этой ситуации можно добавить дополнительный столбец для месяцев.

Но лучший способ — воспользоваться методом группировки дат в сводной таблице, вспомогательный столбец будет не нужен.

Используйте следующие шаги:

• Сначала вам нужно вставить дату в качестве элемента строки в сводную таблицу.

• Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите «Группировать…».

• Выберите «Месяц» и нажмите «ОК».

Excel сгруппирует все даты в месяцы.

17. Группировка числовых данных

Как и даты, вы также можете группировать числовые значения. Шаги просты:

• Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите «Группировать…».
• Введите значения для создания диапазона групп, поле «с шагом» и нажмите «ОК».

18. Группировка столбцов

Чтобы сгруппировать столбцы так же, как строки, вы можете использовать те же шаги. Но вам нужно сначала выбрать заголовок столбца.

19. Разгруппировать строки и столбцы

Если вам не нужны группы в сводной таблице, вы можете просто разгруппировать ее, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Разгруппировать».

20. Использование расчета в сводной таблице

Чтобы стать продвинутым пользователем сводной таблицы, вы должны научиться создавать вычисляемое поле. В приведенной ниже сводной таблице вам нужно создать новые данные, умножив поле данных на 10.

В этой ситуации вместо создания отдельного столбца в сводной таблице можно вставить вычисляемое поле.

21. Список используемых формул

После того, как вы добавили вычисляемое поле в сводную таблицу, вы можете увидеть список используемых в ней формул.

Для этого просто перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Вычисления ➜ Поля, элементы и наборы ➜ Вывести формулы.

Вы сразу получите новый лист со списком формул, используемых в сводной таблице.

22. Получить список уникальных значений

Если у вас есть повторяющиеся значения в вашей дате, вы можете использовать сводную таблицу, чтобы получить список уникальных значений.

• Прежде всего, вам нужно вставить сводную таблицу, а затем добавить столбец, в котором у вас есть повторяющиеся значения, в качестве поля строки.
• После этого скопируйте это поле и вставьте его как значения.
• Теперь список, который у вас есть в качестве значений, представляет собой список уникальных значений.

Мне нравится использование сводной таблицы для проверки уникальных значений тем, что она настраивается один раз.

23. Показать элементы без данных

Допустим, у вас есть записи в ваших исходных данных, где нет значений или нулевых значений. Вы можете активировать опцию «Отображать пустые элементы».

• Щелкните правой кнопкой мыши на поле и откройте «Параметры поля».
• Перейдите в «Разметка и печать» и отметьте «Отображать пустые элементы» и нажмите «ОК».

Все элементы, у которых нет данных, будут показаны в сводной таблице.

24. Отличие от предыдущего значения

Это один из моих любимых трюков сводной таблицы. Вы можете создать столбец, в котором будет отображаться отличие текущих значений от предыдущего значения.

Допустим, у вас есть таблица с месячными значениями, вы можете добавить столбец значений разницы за предыдущий месяц, как показано ниже.

Вот шаги:

• Добавите столбец, в котором у вас есть данные, дважды в поле значения.

• После этого для второго поля откройте «Параметры поля значений» и «Дополнительные вычисления».
• Теперь из выпадающего списка выберите «Отличие» и выберите «Кварталы» и «(назад)» в Элемент.
• В конце нажмите ОК.

Excel мгновенно преобразует столбец значений в столбец с отличием от предыдущего.

25. Отключить отображение деталей

Если дважды щелкнуть ячейку значения в сводной таблице, она покажет данные «скрытые» за этим значением.

Это удобно, но не всегда нужно. Поэтому вы можете отключить эту функцию при необходимости. Все, что вам нужно сделать, это открыть параметры сводной таблицы и перейти на вкладку «Данные» и снять флажок «Разрешить отображение деталей».

26. Сводная таблица в PowerPoint

Ниже приведены простые шаги для вставки сводной таблицы в слайд PowerPoint.

• Выберите сводную таблицу и скопируйте ее.
• После этого перейдите к слайду PowerPoint и откройте Специальную вставку.

• Теперь в диалоговом окне выберите «Объект Microsoft Excel» и нажмите «ОК».
• Чтобы внести изменения в сводную таблицу, необходимо дважды щелкнуть по ней.

27. Добавить сводную таблицу в документ Word

Чтобы добавить сводную таблицу в Microsoft Word, необходимо выполнить те же действия, что и в PowerPoint.

28. Развернуть / свернуть заголовки полей

Если у вас есть более одного поля в строке или столбце, вы можете развернуть или свернуть внешние поля.

Вам нужно нажать на кнопку «+», чтобы развернуть, и кнопку «-«, чтобы свернуть.

Чтобы развернуть или свернуть все группы за один раз, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать опцию.

29. Скрыть / показать кнопки

Если вам не нужны кнопки для разворачивания и сворачивания групп, вы можете скрыть их.

30. Считать только числа

В сводной таблице есть опция, в которой вы можете посчитать количество ячеек с числовым значением.

Для этого все, что вам нужно сделать, это открыть «Параметры поля значений» и выбрать «Количество чисел» в Операциях, а затем нажать «ОК».

31. Сортировка элементов

Да, вы можете сортировать по соответствующим значениям. Все, что вам нужно сделать:

• Открыть фильтр и выбрать «Дополнительные параметры сортировки».

• Затем выбрать «по возрастанию (от A до Я) по полю:»

• Выбрать столбец для сортировки и нажать «ОК».

Если у вас есть несколько столбцов, вы можете использовать сортировку только для одного из них.

32. Пользовательский порядок сортировки

Да, вы можете использовать пользовательский порядок сортировки для вашей сводной таблицы. Для этого:

• Откройте «Дополнительные параметры сортировки»

• Нажмите «Дополнительно»

• Снимите флажок «Автоматическая сортировка при каждом обновлении отчета».

• После этого выберите порядок сортировки и нажмите ОК в конце.

Вам необходимо создать новый пользовательский порядок сортировки, а затем создать его на вкладке «Файл» ➜ «Параметры» ➜ «Дополнительно» ➜ «Общие» ➜ «Создать списки для сортировки и заполнения: Изменить списки».

33. Отсроченный макет

Если вы включите «Отложить обновление макета», а затем перетащите поля между областями, ваша сводная таблица не будет обновляться.

Чтобы применить изменения, нужно нажать кнопку «Обновить», расположенную ниже в углу полей сводной таблицы.

34. Изменение имени поля

Когда вы вставляете поле значения, имя, которое присваивается полю, выглядит примерно так: «Сумма по полю» или «Количество по полю».

Но иногда (на самом деле, всегда) вам нужно изменить это имя на «Сумма» и «Количество». Для этого все, что вам нужно сделать, это удалить все кроме слов «Количество» или «Сумма» из ячейки и добавить пробел в конце имени.

35. Выберите всю сводную таблицу

Если вы хотите выбрать всю сводную таблицу сразу:

Выберите любую из ячеек в сводной таблице и используйте сочетание клавиш Ctrl + A.

Или же…

Перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Выделить ➜ Всю сводную таблицу.

36. Преобразовать в значения

Если вы хотите преобразовать сводную таблицу в значения, вам нужно сделать следующее:

• Выбрать всю сводную таблицу
• Используйте Ctrl + C, чтобы скопировать ее
• Затем вставьте с помощью Специальной вставки только значения.

37. Используйте сводную таблицу на защищенном листе

Когда вы защищаете лист, на котором у вас есть сводная таблица, поставьте галочку: «Использовать сводную таблицу и сводную диаграмму» из раздела «Разрешить всем пользователям этого листа:».

38. Дважды щелкните, чтобы открыть настройки поля значения

Если вы хотите открыть «Параметры поля значений» для определенного столбца значений, лучший способ — дважды щелкнуть его заголовок.

Совместное использование сводных таблиц

Сводные таблицы являются одним из наиболее эффективных и простых способов создания отчетов. И мы довольно часто делимся отчетами с другими.

Ниже я поделился некоторыми полезными советами, которые помогут вам легко поделиться сводной таблицей.

1. Уменьшите размер отчета сводной таблицы

Вы, наверное, думаете так: когда я создаю сводную таблицу с нуля, Excel создает кэш сводной. Таким образом, чем больше сводных таблиц, которые вы создаете с нуля, тем больше кэша, который создаст Excel. Следовательно ваш файл станет больше..

Так какой в ​​этом смысл?

Убедитесь, что все сводные таблицы из одного источника данных имеют одинаковый кэш. Вы спросите, как это сделать?

Просто, когда вам нужно создать вторую, третью или четвертую таблицу, просто скопируйте и вставьте первую и внесите в нее изменения.

2. Удалите исходные данные

Еще одна вещь, которую вы можете сделать перед отправкой сводной таблицы кому-либо, это удалить исходные данные. При этом ваша таблица все еще будет работать отлично.

А если кому-то понадобятся исходные данные, можно получить их, щелкнув по общей сумме сводной таблицы.

3. Сохраните сводную таблицу как веб-страницу [HTML]

Еще один способ поделиться сводной таблицей с кем-то — это создать веб-страницу. Да, простой HTML-файл со сводной таблицей. Для этого:

• Сохраните рабочую книгу, как веб-страницу .

• В окне «Публикация веб-страницы» выберите сводную таблицу и нажмите «Опубликовать».

Теперь вы можете отправить эту HTML-страницу любому, и получатель сможет просматривать сводную таблицу (не редактируемую) даже на своем мобильном телефоне.

4. Создание сводной таблицы с помощью рабочей книги с веб-адреса

Допустим, у вас есть веб-ссылка на файл Excel, как показано ниже:

https://excelpedia.ru/book1.xlsx

В этой книге у вас есть данные, из которых вам необходимо создать сводную таблицу. Ответ к этой задаче: POWER QUERY.

Прежде всего, перейдите на вкладку «Данные» ➜ «Получение внешних данных» ➜ Из Интернета.

• Теперь в диалоговом окне «Из Интернета» введите веб-адрес книги и нажмите «ОК».
• После этого выберите рабочий лист и нажмите «Импорт».
• Далее выберите отчет сводной таблицы и нажмите ОК.

На этом этапе у вас есть пустая сводная таблица, которая связана с рабочей книгой с веб-адреса, который вы ввели. Теперь вы можете создать сводную таблицу, как вы хотите.

Условное форматирование в сводной таблице

Для меня условное форматирование — это разумное форматирование. Я думаю, вы согласны с этим. Но когда дело доходит до сводной таблицы условное форматирование работает магия.

1. Применение общих параметров УФ

Есть много опции Условного форматирования, доступные для использования со сводной таблицей.

➜ вот руководство, которое может помочь вам изучить различные способы использования Условного форматирования в сводных таблицах.

2. Выделите 10 лучших значений

Вместо фильтрации вы можете выделить 10 лучших значений в сводной таблице. Для этого вам нужно использовать условное форматирование.

Нужны следующие шаги:

• Выберите любую из ячеек в столбце значений в сводной таблице.
• Перейдите на вкладку «Главная» ➜ «Стили» ➜ «Условное форматирование».
• Теперь в условном форматировании перейдите в раздел «Правила отбора первых и последних значений» ➜ Первые 10 элементов.

• Выберите цвет в окошке.

• В конце нажмите ОК.

3. Удалить Условное форматирование из сводной таблицы

Вы можете просто удалить условное форматирование из сводной таблицы, используя следующие шаги:

• Выберите любую из ячеек в сводной таблице.
• Перейдите на вкладку «Главная» ➜ «Стили» ➜ «Условное форматирование» ➜ «Удалить правила» ➜ «Удалить правила из этой сводной таблицы».

Если у вас есть несколько сводных таблиц, вам нужно удалить условное форматирование поочередно.

Использование сводных диаграмм со сводными таблицами

Я большой поклонник сводной диаграммы. Если вы знаете, как правильно использовать сводную диаграмму, в ваших руках один из лучших инструментов Excel.

Вот некоторые приемы, овладев которыми вы сможете стать профи сводной диаграммы в кратчайшие сроки.

1. Вставка сводной диаграммы

Есть горячие клавиши для вставки сводной диаграммы, но вы можете использовать следующие шаги:

• Выберите ячейку из сводной таблицы и перейдите на вкладку «Анализ».
• На вкладке «Анализ» нажмите «Сводная диаграмма».

Excel мгновенно создаст сводную диаграмму из имеющейся у вас сводной таблицы.

2. Создание гистограммы с использованием сводной диаграммы и сводной таблицы

Сводная таблица и сводная диаграмма — мой любимый способ создания гистограммы в Excel.

3. Отключите кнопки из сводной диаграммы

Когда вы вставляете новую сводную диаграмму, она появляется с несколькими кнопками для ее фильтрации, которые не всегда полезны. Можно скрыть часть из них или все.

Щелкните правой кнопкой мыши по кнопке и выберите из списка «Скрыть кнопки поля значения на диаграмме», чтобы скрыть выбранную кнопку, или нажмите «Скрыть все кнопки полей на диаграмме», чтобы скрыть все кнопки.

Когда вы скрываете все кнопки в сводной диаграмме, она также скрывает кнопку фильтра в нижней части диаграммы, но вы все равно можете отфильтровать ее с помощью фильтра сводной таблицы, среза или временной шкалы.

4. Добавить сводную диаграмму в PowerPoint

Следуй этим простейшим шагам, чтобы вставить сводную диаграмму в слайд PowerPoint.

• Выберите сводную диаграмму и скопируйте ее.
• После этого перейдите к слайду PowerPoint и откройте Специальную вставку.

• Теперь в диалоговом окне специальной вставки выберите «Объект Диаграмма Microsoft Excel» и нажмите «ОК».

Чтобы внести изменения в сводную диаграмму, нужно дважды щелкнуть по ней.

Сочетания клавиш для работы со сводной таблицей

Мы все любим горячие клавиши. Я прав?

Ниже я привожу некоторые из распространенных, но полезных сочетаний клавиш, которые можно использовать для ускорения работы сводной таблицы.

1. Создать сводную таблицу

Alt + N + V

Чтобы использовать эту комбинацию клавиш, убедитесь, что вы выбрали исходные данные или активную ячейку в них.

2. Сгруппируйте выбранные элементы сводной таблицы

Alt + Shift + стрелка вправо

Допустим, у вас есть сводная таблица с разбивкой по месяцам, и вам нужно сгруппировать первые или последние шесть месяцев. Все, что вам нужно сделать, это выбрать эти шесть ячеек и просто использовать эту комбинацию клавиш.

3. Разгруппировать выбранные элементы сводной таблицы

Alt + Shift + стрелка влево

Точно так же, как вы группировали ячейки, это сочетание поможет вам разгруппировать эти элементы.

4. Скрыть выбранный элемент или поле

Ctrl + —

Эта комбинация клавиш просто скроет выделенную ячейку или диапазон. На самом деле, ячейки не скрываются, а фильтруются. При необходимости можно отобразить ячейки, очистив фильтр.

5. Откройте окно вычисляемого поля

Ctrl + Shift + =

Чтобы использовать эту комбинацию клавиш, вам нужно выбрать ячейку из столбца поля значения. Тогда откроется окно «Вычисляемое поле».

6. Откройте список полей активной ячейки

Alt + Стрелка вниз

Это сочетание открывает список полей.

7. Вставьте сводную диаграмму из сводной таблицы

Alt + F1

Чтобы использовать это сочетание клавиш, вам нужно выбрать ячейку в сводной таблице. Эта комбинация вставляет сводную диаграмму в существующий лист.

F11

И, если вы хотите вставить диаграмму на новый лист, нужно использовать только вышеуказанную клавишу.

Заключение

Сводные таблицы — один из тех инструментов, которые помогут вам быстрее создавать отчеты и анализировать данные. С помощью этих советов и хитростей вы сможете сэкономить больше времени.

Чтобы лучше усвоить материал, сначала начните внедрять хитрости в свою работу как минимум с 10 советов, а затем переходите к следующим.

Поделитесь в разделе комментариев, какие советы были вам уже знакомы, а какие с удовольствием начнете использовать. Не забудьте поделиться статьей с вашими друзьями, я уверен, что они оценят это.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Сводные таблицы в MS Excel

​Смотрите также​ Excel и средства​ выбираем опцию:​ группировка. Допустим, нам​ и выделите: «Мастер​ в Excel?​Работа с примечаниями и​ высоты строк в​

​ командой сайта office-guru.ru​$486​ пункт Разгруппировать в​ Очистить все;​

• ​ в Сводной таблице​ этого через выпадающий​ или иных значений​ таблицы на «Исходная_таблица».​ 1, регион 2,​
• ​Сводные таблицы необходимы для​ управления ими.​На новом листе откроется​ нужно увидеть итоги​ сводных таблиц и​Работа с массивами в​ отслеживание исправлений​
• ​ Excel​Источник: http://www.excelfunctions.net/what-is-a-pivot-table.html​Jones​ меню Работа со​Поставьте галочки напротив полей​​ перетащить его в​​ список у заголовка​
• ​ Сводной таблицы, то​Сводную таблицу будем создавать​

​ …), в которых​ суммирования, анализа и​Создание шаблонов и​ таблица с данными​ за месяц или​ диаграмм». Нажмите на​ Excel​Отслеживание исправлений в Excel​Вставка и удаление строк​Перевел: Антон Андронов​South​ сводными таблицами/ Параметры/​ Товар и Продажи​ нужное место.​ столбца, содержащего наименования​ достаточно двойного клика​

Подготовка исходной таблицы

​ для решения следующей​ будут в изобилии​

• ​ представления данных, находящихся​ тем для быстрого​
• ​ о продажах товара.​ квартал.​ кнопку между колонками:​Знакомство с формулами массива​Рецензирование исправлений в Excel​ и столбцов в​Автор: Антон Андронов​01/02/2016​ Группировать.​ в верхней части​Любое поле можно удалить​ Товаров, войдем в​ мышкой на конкретном​
• ​ задачи: «Подсчитать суммарные​ незаполненные ячейки, переосмыслите​ в «больших» исходных​
• ​ форматирования.​Мы можем переместить всю​Группировка по дате в​ «Добавить» чтобы инструмент​ в Excel​Примечания к ячейкам в​ Excel​Самоучитель по работе в​2016-0006​Аналогичную группировку можно провести​ Списка полей. Поле​ из Сводной таблицы.​ меню и выберем​ значении в Сводной​ объемы продаж по​ структуру таблицы, как​ таблицах, в различных​
• ​Защита файла паролем​ сводную таблицу на​ сводной таблице Excel:​

​ переместился в правую​Многоячеечные формулы массива в​ Excel​Перемещение и скрытие строк​ Excel для чайников​$948​ по полю Дата​ Продажи будет автоматически​ Для этого нужно​ Сортировка от Я​ таблице, чтобы был​ каждому Товару». ​ показано на рисунке​ разрезах. Рассмотрим процесс​ и шифрованием.​ новый лист, выбрав​Источник информации – отчет​ колонку и нажмите​ Excel​Завершение и защита рабочих​ и столбцов в​

​позволит Вам легко​Smith​ поставки. В этом​ помещено в область​ навести на него​

​ до А.​ создан отдельный лист​Имея исходную таблицу в​ выше (Все значения​ создания несложных Сводных​Как настроить автосохранение​ на вкладке «Действия»​ с данными.​ ОК.​Одноячеечные формулы массива в​ книг​ Excel​ понять и усвоить​North​ случае окно Группировка​ Значения;​ курсор мыши в​

​Теперь предположим, что Товар​ с отобранными из​ формате EXCEL 2007,​

• ​ объемов продаж должны​ таблиц.​ документа.​ кнопку «Переместить».​
• ​Так как нам нужна​Теперь инструмент находится в​ Excel​Завершение работы и защита​Перенос текста и объединение​ базовые навыки работы​01/02/2016​
• ​ по полю будет​

​Перетащите мышкой еще одну​ Списке полей (в​ Баранки – наиболее​ исходной таблицей строками.​ для создания Сводной​ быть в одном​Сводные таблицы (Вставка/ Таблицы/​Защита персональных данных​По умолчанию в сводную​

​ группировка по дате,​

• ​ панели быстрого доступа,​Массивы констант в Excel​
• ​ рабочих книг в​ ячеек в Excel​ в Excel, чтобы​
• ​2016-0007​ выглядеть так:​ копию поля Продажи​
• ​ областях Фильтр отчета,​ важный товар, поэтому​
• ​ Например, посмотрим какие​ таблицы достаточно выделить​ столбце, а не​
• ​ Сводная таблица) могут​ в файле.​ таблицу помещается абсолютно​
• ​ выделяем любую ячейку​ а значит всегда​Редактирование формул массива в​
• ​ Excel​Форматирование ячеек​ затем уверенно перейти​$740​

​Теперь Сводная таблица показывает,​ в ту же​ Названия отчета, Названия​ его нужно выводить​

Создание Сводной таблицы

​ записи были использованы​ любую ячейку исходной​ размазаны по нескольким​ пригодиться, если одновременно​Защита листа и​

​ вся информация из​ с соответствующим значением.​ под рукой.​ Excel​Условное форматирование​Настройка шрифта в Excel​ к более сложным​Barnes​ сколько партий Товара​ область Значения. В​

​ столбцов, Значения), нажать​ в первой строке.​ для суммирования продаж​ таблицы и в​ столбцам. Для того,​

​ выполняются следующие условия:​ ячеек в Excel.​ того столбца, который​ Щелкаем правой кнопкой​Ставим курсор в любом​Применение формул массива в​Условное форматирование в Excel​Выравнивание текста в ячейках​

​ темам. Самоучитель научит​North​ поставлялось каждый месяц.​

​ Сводной таблице появится​ левую клавишу мыши​ Для этого выделите​ Товара «Апельсины». Для​ меню Работа с​ чтобы это реализовать,​имеется исходная таблица с​Скрыть лист в​ мы добавляем в​ мыши.​ месте таблицы с​ Excel​

​Сводные таблицы и анализ​ Excel​ Вас пользоваться интерфейсом​01/03/2016​К ячейкам Сводной таблицы​ 2 столбца подсчитывающими​ и перетащить удаляемое​ ячейку со значением​ этого дважды кликнем​ таблицами/ Конструктор/ Сервис​ возможно, потребуется вести​ множеством строк (записей),​ списке скрытых листов.​ отчет.​Из выпавшего меню выбираем​

​ данными. Вызываем мастер​Подходы к редактированию формул​ данных​

​Границы, заливка и стили​ Excel, применять формулы​2016-0008​ можно применить правила​ суммы продаж;​

​ поле за границу​ Баранки и установите​ на значении 646720.​ выбрать пункт Сводная​ более подробные записи​ речь идет о​Проверка ввода данных​В нашем примере –​ «Группировку». Откроется инструмент​ сводных таблиц, нажимая​ массива в Excel​
​Общие сведение о сводных​ ячеек в Excel​ и функции для​$543​ Условного форматирования как​в Сводной таблице выделите​ Списка полей.​ курсор на границу​ Будет создан отдельный​

Детализация данных Сводной таблицы

​ таблица.​ (см. рисунок выше),​ нескольких десятках и​ в Excel и​ ВСЕ товары, ВСЕ​ вида:​ на соответствующий инструмент,​Настройка интерфейса​ таблицах в Excel​Числовое форматирование в Excel​ решения самых различных​Smith​ и к ячейкам​ любое значение поля​Другой способ – снять​ ячейки (курсор должен​ лист только со​В появившемся окне нажмем​ а не указывать​ сотнях строк;​ ее особенности.​ даты, ВСЕ суммы​В полях «Начиная с»​ который теперь уже​Как настроить Ленту в​

Обновление Сводной таблицы

​Сведение данных, фильтры, срезы​Основные сведения о листе​ задач, строить графики​North​ обычного диапазона.​ Продажи, вызовите правой​ галочку напротив удаляемого​ принять вид креста​ строками исходной таблицы​ ОК, согласившись с​ для каждого региона​необходимо провести анализ данных,​Автоматическое создание таблиц​ и магазины. Возможно,​ и «По» Excel​ расположенный напанели быстрого​ Excel 2013​ и сводные диаграммы​ Excel​ и диаграммы, работать​01/03/2016​Выделим, например, ячейки​

Удаление Сводной таблицы

​ клавишей мыши контекстное​ поля в верхней​ со стрелками).​ относящихся к Товару​ тем, что Сводная​ суммарные продажи).​ который требует выборки​ Excel.​ пользователю не нужны​ автоматически проставил начальную​ доступа.​Режим сенсорного управления Лентой​Анализ «что если” в​​Переименование, вставка и удаление​​ со сводными таблицами​2016-0009​ с 10 наибольшими​​ меню и выберите​​ части Списка полей.​

Изменение функции итогов

​Затем, нажав левую клавишу​ «Апельсины».​ таблица будет размещена​Более детальные советы по​ (фильтрации) данных, их​Автоматическое добавление строк​ некоторые элементы. Они​ и конечную даты​На первом шаге выбираем​ в Excel 2013​ Excel​
​ листа в Excel​ и многое другое.​$820​ объемами продаж. Для​ пункт Итоги по/​ Но, в этом​ мыши, перетащите ячейку​Если после создания Сводной​ на отдельном листе.​ построению таблиц изложены​ группировки (суммирования, подсчета)​ и столбцов в​

​ просто загромождают отчет​

​ диапазона данных. Определяемся​ источник данных для​Стили ссылок в Microsoft​Решаем задачи с помощью​Копирование, перемещение и изменение​Самоучитель был создан специально​Brown​ этого:​ Количество. Задача решена.​ случае поле будет​ на самую верхнюю​ таблицы в исходную​На отдельном листе появится​ в одноименной статье​

​ и представления данных​ таблицу.​ и мешают сосредоточиться​ с шагом группировки.​ формирования сводной таблицы.​ Excel​ логических функций​ цвета листа в​ для начинающих пользователей​South​Выделите все ячейки содержащие​Строку итогов можно отключить​

​ удалено сразу из​ позицию в списке​ таблицу добавлялись новые​ заготовка Сводной таблицы​ Советы по построению​ в различных разрезах​

​Стили таблиц для​ на главном. Уберем​ Для нашего примера​ Нажимаем «Далее». Чтобы​Хотите узнать об Excel​Как задать простое логическое​

Изменение формата числовых значений

​ Excel​ Excel, точнее для​…​ значения продаж;​ через меню: Работа​ всех областей Списка​ прямо под заголовок​ записи (строки), то​ и Список полей,​ таблиц.​

​ (подготовки отчетов);​ автоматического форматирования диапазонов​ ненужные элементы.​ – либо месяцы,​

Добавление новых полей

​ собрать информацию в​ еще больше?​ условие в Excel​Группировка листов в Excel​ «полных чайников». Информация​…​Выберите пункт меню Главная/​ со сводными таблицами/​ полей (если оно​ столбца.​ эти данные не​ размещенный справа от​Несколько облегчит процесс построения​этот анализ затруднительно провести​ ячеек.​Нажимаем на стрелочку у​ либо кварталы. Остановимся​ сводный отчет из​Специально для Вас​

​Используем логические функции Excel​Разметка страницы​ дается поэтапно, начиная​…​ Стили/ Условное форматирование/​ Конструктор/ Макет/ Общие​ использовалось в нескольких​После того как будет​ будут автоматически учтены​

Добавление столбцов

​ листа (отображается только​ Сводной таблицы, тот​ на основе исходной​Возможности умной таблицы.​ названия столбца, где​ на месяцах.​ нескольких листов, выбираем:​ мы припасли целых​ для задания сложных​Форматирование полей и ориентация​ с самых азов.​Сводная таблица в Excel​ Правила отбора первых​

​ итоги. Не забудьте​ областях).​

​ отпущена клавиша мыши,​

​ в Сводной таблице.​ когда активная ячейка​ факт, если исходная​ таблицы с использованием​Удаление дубликатов с​ будем корректировать количество​

Удаление полей

​Получаем отчет, в котором​ «в списке или​ два простых и​ условий​ страницы в Excel​ От раздела к​ может резюмировать данные,​ и последних значений/​ предварительно выделить любую​Предположим, что необходимо подготовить​ значение Баранки будет​ Чтобы обновить Сводную​ находится в диапазоне​

​ таблица будет преобразована​ других стредств: фильтра​ помощью таблиц.​ информации.​ четко видны суммы​ базе данных Microsoft​ полезных самоучителя: 300​Функция ЕСЛИ в Excel​Вставка разрывов страниц, печать​ разделу самоучителя предлагаются​ представленные в данной​

Добавление фильтра

​ 10 первых элементов;​ ячейку Сводной таблицы.​ отчет о продажах​ перемещено на самую​ таблицу выделите любую​ ячеек Сводной таблицы).​ в формат EXCEL​ (​Абсолютные относительные адреса​

• ​Выбираем из выпадающего меню​ продаж по месяцам.​ Excel».​ примеров по Excel​ на простом примере​ заголовков и колонтитулов​ все более интересные​
• ​ таблице, показать количество​Нажмите ОК.​Предположим, что требуется подготовить​ Групп Товаров, причем​
• ​ верхнюю позицию в​ ее ячейку и​Структура Сводной таблицы в​ 2007 (Вставка/ Таблицы/​

​CTRL+SHIFT+L​ ячеек в формуле.​

​ название поля. В​ Поэкспериментируем и установим​​На втором шаге определяем​​ и 30 функций​Подсчет и суммирование в​ в Excel​ и захватывающие вещи.​

​ записей или сумму​Начнем с самого распространенного​ отчет о сроках​ его нужно сделать​

​ списке.​ выберите пункт меню:​ общем виде может​ Таблица). Для этого​), формул, Расширенного фильтра;​Автоматический пересчет формул​ нашем примере –​

​ шаг – «Кварталы».​ диапазон данных, на​ Excel за 30​ Excel​Печать книг​

​ Пройдя весь курс,​ значений по любому​ вопроса: «​ сбыта. В результате​ в 2-х вариантах:​

Несколько итогов для одного поля

​Теперь добавим разделитель групп​ меню Работа со​ быть представлена так:​ сначала приведите исходную​исходная таблица удовлетворяет определенным​

• ​ и вручную.​ это название товара​ Результат – сводная​ основании которых будет​ дней.​Подсчет ячеек в Excel,​Панель Печать в Microsoft​
• ​ Вы будете уверенно​ столбцу. Например, вот​Что такое сводная таблица​ нужно получить следующую​ один для партий​ разрядов у числовых​ сводными таблицами/ Параметры/​
• ​ Заполним сначала раздел Названия строк.​ таблицу в соответствие​ требованиям (см. ниже).​Трехмерные ссылки в​ или дата. Мы​ таблица вида:​ строиться отчет. Так​

• ​Урок подготовлен для Вас​ используя функции СЧЕТ​ Excel​ применять свои знания​ такая сводная таблица​ в Excel?​ информацию: сколько партий​

Отключаем строки итогов

​ Товаров принесших прибыль,​ значений (поле Продажи).​ Данные/ Обновить. Того​ Т.к. требуется определить​ с вышеуказанными требованиями,​Пользователи часто избегают использования​ формулах.​

Группируем числа и Даты

​ остановимся на названии.​Если фамилия продавцов для​ как у нас​ командой сайта office-guru.ru​ и СЧЕТЕСЛИ​Задаем область печати в​ на практике и​ показывает общую сумму​«​ Товара сбывалось в​ другой – для​

• ​ Для этого выделите​ же результата можно​ объемы продаж по​ затем выделите любую​ Сводных таблиц, т.к.​Зависимость формул и​Устанавливаем фильтр по значению.​
• ​ анализа деятельности сети​ стоит курсор в​Автор: Антон Андронов​Суммирование в Excel, используя​ Excel​ научитесь работать с​ продаж каждого из​
• ​Сводные таблицы в Excel​ период от 1​ убыточных. Для этого:​ любое значение в​ добиться через контекстное​ каждому Товару, то​ ячейку таблицы и​
• ​ уверены, что они​ структура их вычисления.​ Исключим из отчета​ магазинов не важна,​

​ таблице, диапазон обозначится​Автор: Антон Андронов​ функции СУММ и​Настройка полей и масштаба​ инструментами Excel, которые​ четырех продавцов за​помогают резюмировать большие​ до 10 дней,​

• ​Очистим ранее созданный отчет:​ поле Продажи, вызовите​ меню: выделите любую​
• ​ в строках Сводной​ вызовите окно меню​ слишком сложны. Действительно,​Как убрать ошибки​
• ​ информацию по односпальным​ можем сформировать отчет​ автоматически.​

• ​Работать со сводными таблицами​

​ СУММЕСЛИ​ при печати в​ позволят решить 80%​ первый квартал 2016​ объёмы данных в​ в период 11-20​ выделите любое значение​

​ правой клавишей мыши​ ячейку Сводной таблицы,​ таблицы должны быть​ Вставка/ Таблицы/ Таблица.​ для того чтобы​

​ в ячейках.​ кроватям – уберем​ с поквартальной прибылью.​На третьем шаге Excel​ Excel приходится в​Как посчитать накопительную сумму​

​ Excel​ всех Ваших задач.​ года:​

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

​ сравнительной таблице. Лучше​ дней и т.д.​ Сводной таблицы, нажмите​ контекстное меню и​ вызовите правой клавишей​
​ размещены названия Товаров.​ Все поля окна​ освоить любой новый​Зависимости формул и​

• ​ флажок напротив названия​Чтобы убрать результаты группировки,​
• ​ предлагает выбрать, куда​ разных сферах. Можно​ в Excel​Простые формулы​ А самое главное:​
• ​Ниже представлена более сложная​

excel2.ru

Что такое сводная таблица?

​ всего это объяснить​ Для этого:​​ пункт меню Работа​ выберите пункт меню​​ мыши контекстное меню​

​ Для этого поставим​​ будут автоматически заполнены,​ инструмент или метод,​ построение их схемы.​ товара.​ необходимо щелкнуть по​

​ поместить сводную таблицу.​ быстро обрабатывать большие​Вычисляем средневзвешенные значения при​Математические операторы и ссылки​Вы навсегда забудете вопрос:​ сводная таблица. В​​ на примере.​​Очистим ранее созданный отчет:​​ со сводными таблицами/​​ Числовой формат…​​ и выберите пункт​​ галочку в Списке​​ нажмите ОК.​​ требуется приложить усилия​Проверка вводимых значений.​​Жмем ОК – сводная​​ ячейке с данными​ Жмем «Готово» и​

​ объемы информации, сравнивать,​ помощи СУММПРОИЗВ​ на ячейки в​ «Как работать в​ этой таблице итоги​Предположим, компания сохранила таблицу​

​ Разделитель групп разрядов.​ – просто удалить​Т.к. ячейки столбца Товар​при добавлении в таблицу​ нового должен превзойти​ абсолютным адресом.​ работы менеджера. Это​ параметр в меню​ Допустим, мы хотим​ маркетологов, социологов и​ Excel – основные​Редактирование формул в Excel​ Вас «чайником».​

​ таблиц Excel в​ зафиксированы данные: дата​ Параметры/ Действия/ Очистить/​ Группа, Продажи и​Предположим, что необходимо подготовить​

​ лист со Сводной​ имеют текстовый формат,​ новых значений новые​ вложенные усилия. В​Область видимости имени​ иллюстрированный пошаговый справочник​ «Структура».​ узнать суммы продаж​ т.д.​ понятия​​Сложные формулы​​Не нужно покупать никчемные​ том, что с​​ продажи (​​ Очистить все;​ Прибыль;​ отчет о продажах​ таблицей (если на​ то они автоматически​ строки автоматически добавляются​​ этой статье разберемся,​​ на листе.​

​ пользователя, в котором​У нас есть сводный​ по каждому продавцу.​Сводные таблицы позволяют быстро​Ввод и форматирование дат​​Знакомство со сложными формулами​​ самоучители для начинающих,​ их помощью можно​

​Date​Поставьте галочку напротив поля​Переносим поле Прибыль из​ Товаров, но с​ нем нет других​ попадут в область​ к таблице;​ как создавать и​​Имена диапазонов с​ детально описаны решения​​ отчет такого вида:​ Ставим галочки –​ сформировать различные отчеты​

​ и времени в​ в Excel​ которые затем будут​ быстро извлечь данные​

​), номер счета-фактуры (​ Сбыт (срок фактической​
​ области Названия строк​
​ разбивкой по Регионам​

​ полезных данных, например​

office-guru.ru

Самоучитель по Microsoft Excel для чайников

​ Названия строк Списка​при создании таблицы к​​ применять Сводные таблицы.​ относительным адресом ссылки.​ различных задач в​Видны итоги по месяцам​ получаем:​ по одним и​ Excel​Создание сложных формул в​ годами пылиться на​ из любой части​Invoice Ref​ реализации Товара) в​ Списка полей в​ продажи. Для этого​ исходной таблицы). Второй​

​ полей. Разумеется, поле​ ней применяется форматирование,​Начнем с требований к​Автоматически изменяемые диапазоны​ области аналитики, учета,​ (сделано «Группировкой») и​Готовый отчет можно форматировать,​ тем же данным.​Функции для извлечения различных​ Microsoft Excel​ полке. Покупайте только​ таблицы. Например, если​), сумма счета (​ верхней части Списка​ область Фильтр отчета;​ добавим поле Регион​ способ — удалить​ Товар можно при​ к заголовкам –​

• ​ исходной таблице.​ ячеек.​ статистики, анализа данных,​
• ​ по наименованиям товаров.​ изменять.​ Кроме того, эти​
• ​ параметров из дат​Относительные и абсолютные ссылки​ стоящую и полезную​ необходимо посмотреть список​Amount​ полей. Поле Сбыт​Вид получившейся Сводной таблицы​
• ​ продажи, поставив соответствующую​ только саму Сводную​ необходимости переместить в​ фильтр, появляется возможность​каждый столбец должен иметь​Изменяемые диапазоны и​ финансовых расчетов и​ Сделаем отчет более​​

Раздел 1: Основы Excel

1. ​ отчеты можно гибко​
   • ​ и времени в​
   • ​Относительные ссылки в Excel​
   • ​ литературу!​
   • ​ продаж продавца по​), имя продавца (​
2. ​ будет автоматически помещено​ должен быть таким:​
   • ​ галочку в Списке​ таблицу: выделите любую​
   • ​ другую область Списка​
3. ​ автоматически создать строку​ заголовок;​
   • ​ функция промежуточные итоги.​ вычислений. В самоучителе​
   • ​ удобным для изучения.​
   • ​Это можно сделать вручную​ настраивать, изменять, обновлять​
4. ​ Excel​
   • ​Абсолютные ссылки в Excel​На нашем сайте Вы​
   • ​ фамилии​
   • ​Sales Rep.​ в область Значения;​
   • ​Теперь воспользовавшись Выпадающим (раскрывающимся)​
   • ​ полей. Поле Регион​ ячейку Сводной таблицы,​
5. ​ полей. Заметьте, что​ итогов, сортировать данные​
   • ​в каждый столбец должны​Автоматическое создание графиков​ описаны методы организации​
   • ​Как в сводной таблице​ и автоматически.​ и детализировать.​
   • ​Функции для создания и​Ссылки на другие листы​ найдете еще множество​
   • ​Brown​) и регион продаж​
6. ​выделите единственное значение поля​
   • ​ списком в ячейке​
   • ​ продажи будет добавлено​ нажмите​
   • ​ названия Товаров будут​ и пр.;​
   • ​ вводиться значения только​
7. ​ и диаграмм.​ рабочего пространства Excel,​
   • ​ сделать итоги сверху:​Вручную:​
   • ​У нас есть тренировочная​ отображения дат и​ в Excel​
   • ​ самых различных курсов,​
8. ​за январь 2016​
   • ​ (​ Сбыт в Сводной​
   • ​B1​ в область Названия​CTRL+A​
9. ​ автоматически отсортированы от​
   • ​таблице автоматически присваивается Имя.​ в одном формате​
   • ​Как построить график​ которые позволяют использовать​
   • ​«Работа со сводными таблицами»​Ставим курсор в любом​ таблица с данными:​

Раздел 2: Формулы и функции

1. ​ времени в Excel​
   • ​Формулы и функции​ уроков и пособий​ года (​
   • ​Region​ таблице, вызовите правой​
   • ​(поле Прибыль) можно,​
2. ​ строк Списка полей​
   • ​(будет выделена вся​ А до Я​
   • ​В качестве исходной будем​ (например, столбец «Дата​
3. ​ функции в Excel.​
   • ​ программу как персональный​
   • ​ — «Конструктор».​
   • ​ месте сводной таблице.​Каждая строка дает нам​
4. ​Функции Excel для вычисления​
   • ​Знакомство с функциями в​ по работе в​
   • ​Jan​
   • ​). Эта таблица выглядит​
   • ​ клавишей мыши контекстное​

Раздел 3: Работа с данными

1. ​ например, построить отчет​ (к полю Товар).​
   • ​ Сводная таблица), нажмите​ (об изменении порядка​
   • ​ использовать таблицу в​ поставки» должен содержать​Как сделать диаграмму​
2. ​ рабочий станок с​
   • ​На вкладке «Макет» нажимаем​ В результате становится​
   • ​ исчерпывающую информацию об​
   • ​ дат и времени​
3. ​ Excel​
   • ​ Microsoft Excel и​), просто дважды кликните​
   • ​ вот так:​
4. ​ меню и выберите​ о продажах Групп​
   • ​ Поменяв в области​ клавишу​
5. ​ сортировки читайте ниже).​
   • ​ формате EXCEL 2007​ все значения только​
6. ​ с процентами.​
   • ​ высокой производительностью и​ «Промежуточные итоги». Выбираем​
   • ​ видна вкладка «Работа​ одной сделке:​
   • ​Поиск данных​Вставляем функцию в Excel​

Раздел 4: Расширенные возможности Excel

1. ​ не только. И​ мышкой по ячейке,​
   • ​A B C​
   • ​ пункт Итоги по/​
   • ​ Товаров, принесших прибыль.​ Названия строк Списка​
2. ​Delete​Теперь поставим галочку в​
   • ​ содержащую информацию о​ в формате Дата;​Как построить лепестковую​
3. ​ комфортным управлением данными.​
   • ​ «Показывать все промежуточные​
4. ​ со сводными таблицами».​в каком магазине были​
   • ​Функция ВПР в Excel​Библиотека функций в Excel​
   • ​ все это в​ в которой представлено​
   • ​ D E 1​ Количество.​

Раздел 5: Продвинутая работа с формулами в Excel

1. ​После нажатия кнопки ОК​ полей порядок следования​
   • ​.​ Списке полей у​
   • ​ продажах партий продуктов.​ столбец «Поставщик» -​ диаграмму.​
   • ​Вводим в ячейку​ итоги в заголовке​
2. ​В меню «Данные» жмем​ продажи;​
   • ​ на простых примерах​Мастер функций в Excel​ одном месте!​
   • ​ это значение (в​ 2 3 4​Перетащите мышкой еще одну​
   • ​ будут выведены значения​ полей Товар и​
   • ​При создании Сводной таблицы​ поля Продажи.​
3. ​ В строках таблицы​ названия компаний только​
   • ​Пузырьковая диаграмма в​ число как текст.​ группы».​
   • ​ на кнопку «Обновить»​какого товара и на​Функция ПРОСМОТР в Excel​
   • ​Управление внешним видом рабочего​Знакомство с Excel​ таблице выше это​ 5 6 7​
   • ​ копию поля Сбыт​ Продаж только прибыльных​ Регион продажи, получим​
   • ​ сгруппированные значения по​Т.к. ячейки столбца Продажи​
4. ​ приведены данные о​
   • ​ в текстовом формате​ Инфографике.​
   • ​Заполнение ячеек в​Получается следующий вид отчета:​
   • ​ (или комбинацию клавиш​ какую сумму;​ на простом примере​
5. ​ листа​
   • ​Интерфейс Microsoft Excel​ значение​
   • ​ 8 9 10​ в область Названия​
   • ​ Партий.​ следующий результат.​
   • ​ умолчанию суммируются. Действительно,​ имеют числовой формат,​
6. ​ поставке партии продукта​ или можно вводить​
   • ​Поверхностная диаграмма и​ Excel знаками после​Уже нет той перегруженности,​
   • ​ ALT+F5).​кто из продавцов постарался;​Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ​
   • ​Закрепление областей в Microsoft​Лента в Microsoft Excel​$28,741​ 11​
   • ​ строк;​Обратите внимание, что в​Выделив любое название Товара​
   • ​ при решении задачи​ то они автоматически​
7. ​ и его сбыте.​ Код поставщика в​
   • ​ пример ее построения.​ запятой.​
   • ​ которая затрудняла восприятие​Если нужно обновить все​
   • ​когда (число, месяц).​ в Excel на​
   • ​ Excel​
   • ​Представление Backstage в Excel​)​
   • ​Date​Теперь Сводная таблица показывает​
   • ​ Списке полей Сводной​ и нажав пункт​

Раздел 6: Дополнительно

1. ​ нахождения объемов продаж​
   • ​ попадут в раздел​В таблице имеются столбцы:​
   • ​ числовом формате);​Построение линии тренда​
   • ​4 способа заменить​ информации.​

​ отчеты в книге​Если это огромная сеть​​ простых примерах​Разделение листов и просмотр​Панель быстрого доступа и​При этом Excel создаст​Invoice Ref​ сколько партий Товара​ таблицы напротив поля​ меню Работа со​

​ по каждому Товару,​ Списка полей Значения.​
​Товар – наименование партии​

​в таблице должны отсутствовать​

office-guru.ru

Примеры работы со сводными таблицами в Excel

​ в Excel для​ точку на запятую​Как удалить промежуточные итоги?​ Excel, выбираем кнопку​ магазинов и продажи​Полезно знать​ книги Excel в​ режимы просмотра книги​ новую таблицу (как​Amount​

​ сбывалось за 5,​ Прибыль появился значок​ сводными таблицами/ Параметры/​ мы не заботились​Несколькими кликами мыши (точнее​ товара, например, «Апельсины»;​ полностью незаполненные строки​ анализа графика.​

Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц

​ в Excel.​ Просто на вкладке​

​ «Обновить все» (или​ идут, то в​Статистические функции Excel, которые​

• ​ разных окнах​Создание и открытие рабочих​
• ​ показано ниже), где​Sales Rep.​
• ​ 6, 7, …​
• ​ фильтра. Удалить фильтр​

​ Активное поле/ Свернуть​ о функции итогов​ шестью) мы создали​Группа – группа товара,​ и столбцы;​Построение графиков в​​ макет выбираем «Не​ комбинацию клавиш CTRL+ALT+F5).​ течение одного квартала​ необходимо знать​Сортировка данных в Excel​ книг​

​ перечислены все продажи​Region​ дней. Всего 66​ можно сняв галочку​ все поле, можно​ – все Продажи,​

1. ​ отчет о Продажах​
2. ​ например, «Апельсины» входят​в ячейки должны вводиться​ Excel практическая работа.​Как автоматически заполнить​
3. ​ показывать промежуточные суммы»:​Настройка автоматического обновления при​ размер таблицы станет​Математические функции Excel, которые​Сортировка в Excel –​Создание и открытие рабочих​ продавца по фамилии​01/01/2016​ строк. Сгруппируем значения​ в Списке полей.​

​ свернуть Сводную таблицу,​ относящиеся к одному​ по каждому Товару.​ в группу «Фрукты»;​

1. ​ «атомарные» значения, т.е.​Интерполяция графика и​ ячейки в MS​Получим отчет без дополнительных​ изменении данных:​ ужасающим. Проанализировать данные​ необходимо знать​ основные сведения​
2. ​ книг Excel​Brown​2016-0001​ с шагом 10.​Очистить фильтр можно через​ чтобы отобразить только​ Товару были просуммированы.​ Того же результата​Поставщик – компания-поставщик Товаров,​ только те, которые​
3. ​ табличных данных.​ Excel с большими​ сумм:​На вкладке «Работа со​ в сотне строк​Текстовые функции Excel в​Пользовательская сортировка в Excel​Режим совместимости в Excel​
4. ​за январь 2016​$819​ Для этого:​ меню Работа со​ продажи по Регионам.​
5. ​Если требуется, например,​ можно было достичь​ Поставщик может поставлять​ нельзя разнести в​Спарклайн позволяет создать​ таблицами.​Огромные сводные таблицы, которые​

​ сводными таблицами» (необходимо​ будет очень сложно.​

​ примерах​

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

​Уровни сортировки в Excel​Сохранение книг и общий​

​ года.​

1. ​Barnes​Выделите одно значение Сводной​ сводными таблицами/ Параметры/​Добавление поля Регион продажи​ подсчитать количество проданных​
2. ​ с использованием формул​ несколько Групп Товаров;​ разные столбцы. Например,​ мини график в​
3. ​Пример как изменить​ составляются на основании​ щелкнуть по отчету)​ А на составление​Обзор ошибок, возникающих в​

​Фильтрация данных в Excel​ доступ​

1. ​На данный момент мы​North​ таблицы в столбце​ Действия/ Очистить/ Очистить​
2. ​ в область строк​ партий каждого Товара,​
3. ​ (см. статью Отбор​Дата поставки – Дата​ нельзя в одну​ ячейке.​

​ сразу все цены​ «чужих» таблиц, периодически​ выбираем меню «Параметры».​ отчета уйдет не​ формулах Excel​

Некоторые секреты форматирования

​Фильтр в Excel —​Сохранение и автовосстановление книг​ не говорим о​01/01/2016​ Названия строк;​ фильтры.​ привело к тому,​ то нужно изменить​ уникальных значений с​

​ поставки Товара Поставщиком;​ ячейку вводить адрес​

1. ​Работа с шаблонами​ в Excel.​
2. ​ нуждаются в детализации.​Открываем «Дополнительные параметры сводной​ один день. В​Работа с именами в​ основные сведения​ в Excel​
3. ​ том, как были​2016-0002​В меню Работа со​
4. ​Также стандартный механизм фильтрации​ что Сводная таблица​ функцию итогов. Для​ суммированием по соседнему​Регион продажи – Регион,​ в формате: «Город,​ графиков.​Быстрое заполнение и​ Мы не знаем,​ таблицы». Открывается мастер.​

​ такой ситуации сводная​ Excel​Расширенный фильтр в Excel​Экспорт книг Excel​ созданы показанные выше​$456​ сводными таблицами/ Параметры/​

​ данных доступен через​ развернулась на 144​ этого в Сводной​ столбцу).​ в котором была​

​ Название улицы, дом​Уравнения и задачи​ редактирование шаблона таблиц.​ откуда взялась сумма​В разделе «Данные» устанавливаем​ таблица просто необходима.​Знакомство с именами ячеек​Работа с группами и​

Работа с итогами

​Общий доступ к книгам​ сводные таблицы. Главная​

​Brown​ Группировать выберите пункт​ выпадающий список в​ строки. Это не​ таблице выделите любое​

​Если требуется, например,​ реализована партия Товара;​

1. ​ №». Нужно создать​ на подбор параметра.​
2. ​Копирование формул без​ в конкретной ячейке​ галочку напротив пункта​Создам отчет с помощью​ и диапазонов в​
3. ​ подведение итогов​

​ Excel​ цель первой части​South​

​ Группировка по полю;​ заголовках строк и​ всегда удобно. Т.к.​ значение поля Продажи,​

​ определить объемы продаж​Продажи – Стоимость, по​

Детализация информации

​ 3 одноименных столбца,​3 примера использования​ изменения адресов относительных​ Excel. Но можно​ «Обновить при открытии​ мастера сводных таблиц.​ Excel​Группы и промежуточные итоги​Основы работы с ячейками​ самоучителя – ответить​01/01/2016​

1. ​Появившееся окно заполните, как​ столбцов Сводной таблицы.​ продажи осуществлялись только​ вызовите правой клавишей​ по каждому Поставщику,​ которой удалось реализовать​ иначе Сводная таблица​ подбора параметра.​ ссылок.​
2. ​ это выяснить, если​ файла».​ В новых версиях​

​Как присвоить имя ячейке​ в Excel​Ячейка в Excel —​ на вопрос: «​2016-0003​

​ показано на рисунке​Предположим, что требуется подсчитать​ в 6 регионах,​ мыши контекстное меню​ то для этого​ партию Товара;​

​ будет работать неэффективно​Надстройка поиск решения​Простые расчеты и​ разбить сводную таблицу​Теперь каждый раз при​ Excel он почему-то​ или диапазону в​Таблицы в Excel​ базовые понятия​Что же такое сводная​

1. ​$538​ ниже;​ количество проданных партий​ то поле Регион​
2. ​ и выберите пункт​ снимем галочку в​Сбыт – срок фактической​ (в случае, если​ и подбор нескольких​ вычисления без использования​
3. ​ на несколько листов.​ открытии файла с​ спрятано глубоко в​ Excel​Создание, изменение и удаление​Содержимое ячеек в Excel​

​ таблица в Excel?​Jones​

exceltable.com

Самоучитель Excel с примерами для пользователей среднего уровня

​Нажмите ОК.​ и суммарные продажи​ продажи имеет смысл​ Итоги по/ Количество.​ Списке полей у​ реализации Товара в​ Вам нужна информация,​ параметров.​ формул.​В марте продано двуспальных​ измененными данными будет​ настройках:​5 полезных правил и​ таблиц в Excel​Копирование, перемещение и удаление​«. В следующих частях​South​Теперь Сводная таблица показывает​

Самообучение в программе Excel среднего уровня

Раздел 1: Решения проблем с введением данных в ячейки

​ каждого Товара. Для​ разместить в области​
​Изменение порядка сортировки​ поля Товар и​ Регионе (в днях);​
​ например, в разрезе​Сценарии в Excel​Как изменить формат​
​ кроватей на сумму​

Раздел 2: Автоматическое заполнение ячеек таблиц

​ происходить автоматическое обновление​Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».​ рекомендаций по созданию​Диаграммы и спарклайны​
​ ячеек в Excel​ самоучителя мы научимся​01/01/2016​
​ сколько партий Товара​ этого:​
​ столбцов.​Теперь немного модифицируем наш​ поставим галочку у​
​Прибыль – отметка о​ города);​ позволяют прогнозировать результат.​

Раздел 3: Форматирование ячеек

​ ячейки в Excel​ 23 780 у.е.​ сводной таблицы.​
​В выпадающем списке левой​ имен ячеек и​Диаграммы в Excel –​
​Автозаполнение ячеек в Excel​ создавать такие таблицы.★​2016-0004​
​ сбывалось в период​Очистим ранее созданный отчет:​Сводная таблица примет следующий​

Раздел 4: Защита данных

​ Сводный отчет. Сначала​ поля Поставщик.​
​ том, была ли​избегайте таблиц с «неправильной»​
​Сортировка и фильтр​ быстро и качественно.​
​ Откуда взялась эта​Когда мы сводим в​
​ колонки: «Выбрать команду​ диапазонов в Excel​
​ основные сведения​Поиск и замена в​★ Более подробно про​

Раздел 5: Работа с таблицами

​$1,009​ от 1 до​
​ выделите любое значение​ вид.​ изменим порядок сортировки​
​Если возникли вопросы о​ получена прибыль от​ структурой (см. рисунок​
​ на примере базы​
​Нестандартное условное форматирование​ цифра. Выделяем ячейку​

Раздел 6: Формулы в Excel

​ отчет большой объем​ из» укажите «Все​
​Диспетчер имен в Excel​Макет, стиль и прочие​
​ Excel​ сводные таблицы читайте: →​
​Barnes​ 10 дней, в​
​ Сводной таблицы, нажмите​Меняем столбцы местами​
​ названий Товаров: отсортируем​ том, какие же​
​ реализованной партии Товара.​

Раздел 7: Имена диапазонов ячеек

​ ниже).​ данных клиентов.​
​ по значению ячейки​ с данной суммой​
​ данных, для выводов​ команды».​
​ – инструменты и​ параметры диаграмм​
​Изменение столбцов, строк и​ Сводные таблицы в​
​North​ период 11-20 дней​

Раздел 8: Создание диаграмм и графиков в Excel

​ пункт меню Работа​Чтобы изменить порядок следования​
​ их в обратном​ данные из исходной​
​Через Диспетчер имен (Формулы/​Вместо того, чтобы плодить​
​Обучение сводным таблицам​ в Excel.​
​ и щелкаем правой​ и принятия каких-то​
​В левой колонке найдите​ возможности​
​Как работать со спарклайнами​ ячеек​ Excel — самоучитель​
​01/02/2016​ и т.д.​
​ со сводными таблицами/​ столбцов нужно взявшись​
​ порядке от Я​ таблицы были использованы​ Определенные имена/ Диспетчер​
​ повторяющиеся столбцы (регион​ на примерах.​

Раздел 9: Подбор параметра, поиск решения и сценарии

​Стили ячеек в​ кнопкой мыши и​
​ решения может понадобиться​ по алфавитному порядку​
​Как присваивать имена константам​ в Excel​Изменение ширины столбцов и​
​Урок подготовлен для Вас​2016-0005​

Раздел 10: Подбор параметра, поиск решения и сценарии

​Чтобы разгруппировать значения выберите​ Параметры/ Действия/ Очистить/​ за заголовок столбца​
​ до А. Для​ для подсчета тех​

exceltable.com

​ имен) откорректируем Имя​

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

1. В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.



2. По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.



3. Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей, которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.



Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Обновление данных:

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Либо:

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

1. Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.



2. Параметры.



3. В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

1. На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.



2. Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

1. Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.



2. Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.



3. В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.



4. Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

Скачать пример работы

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Работа с эксель сложные формулы и сводные таблицы

Умные Таблицы Excel – секреты эффективной работы

В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивает. К таковым относятся Таблицы Excel. Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.

Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы».

Как создать Таблицу в Excel

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Для преобразования диапазона в Таблицу выделите любую ячейку и затем Вставка → Таблицы → Таблица

Есть горячая клавиша Ctrl+T.

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем, как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.

А также при наборе формулы вручную.

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

то она автоматически переделается в

Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.

Это значит, что диаграмма или сводная таблица, где в качестве источника указана Таблица Excel, автоматически будет подтягивать новые записи.

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Свойства Таблиц Excel

1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.

2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.

Очень удобно, не нужно специально закреплять области.

3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.

4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.

Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.

5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.

6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется на весь столбец. Не нужно вручную протягивать.

Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.

Настройки Таблицы

В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.

С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц

можно внести следующие изменения.

— Удалить или добавить строку заголовков

— Добавить или удалить строку с итогами

— Сделать формат строк чередующимися

— Выделить жирным первый столбец

— Выделить жирным последний столбец

— Сделать чередующуюся заливку строк

— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию

В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.

В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.

В группе Инструменты можно создать сводную таблицу, удалить дубликаты, а также преобразовать в обычный диапазон.

Однако самое интересное – это создание срезов.

Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез, выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,

и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.

Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.

Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.

Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью).

Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры. В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.

Ограничения Таблиц Excel

Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.

1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).

2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.

3. Невозможно вставить промежуточные итоги.

4. Не работают формулы массивов.

5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.

Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.

Множество других секретов Excel вы найдете в онлайн курсе.

Создание сводной таблицы для анализа данных листа

В этом курсе:

Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Создание сводной таблицы

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.

В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК.

Настройка сводной таблицы

Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.

Примечание: Выбранные поля будут добавлены в области по умолчанию: нечисловые поля — в область строк, иерархии значений дат и времени — в область столбцов, а числовые поля — в область значений.

Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.

Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.

Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае необходимо либо изменить исходные данные для сводной таблицы, либо использовать динамический диапазон с именованной формулой.

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.

Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.

Создание сводной таблицы

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.

Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.

Рекомендуемые сводные таблицы

Создание сводной таблицы вручную

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рекомендуемые сводные таблицы.

«Рекомендуемые сводные таблицы» для автоматического создания сводной таблицы» />

Excel проанализирует данные и предоставит несколько вариантов, как в этом примере:

Выберите сводную таблицу, которая вам понравилась, и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка «Сводная таблица» находится на вкладке Данные в группе Анализ.

Появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором указан ваш диапазон или имя таблицы. В этом случае мы используем таблицу «таблица_СемейныеРасходы».

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

В верхней части области имя поля установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля добавляются в область значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей — это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля сводной таблицы, помещаемые в область значений , будут отображаться в виде суммы. Если приложение Excel интерпретирует данные как текст, оно будет отображаться как количество. Поэтому важно убедиться, что вы не намерены смешивать типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля и выберите параметр Параметры поля .

Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число. .

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти (в меню «Изменить»), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу Delete. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Теперь вы можете вставить сводную таблицу в электронную таблицу в Excel Online.

Важно: Не рекомендуется создавать сводные таблицы и работать над ними в электронной таблице одновременно с другими пользователями.

Выделите таблицу или диапазон в электронной таблице.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

В Excel появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором будет указан ваш диапазон или имя таблицы.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

Примечание: Указанная ячейка должна находиться за пределами таблицы или диапазона.

Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

В верхней части области поля сводной таблицы установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область » строки «, поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля — в область » значения «. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей — это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля сводной таблицы, помещаемые в область значений , будут отображаться в виде суммы. Если приложение Excel интерпретирует данные как текст, оно будет отображаться как количество. Поэтому важно убедиться, что вы не намерены смешивать типы данных для полей значений. Вы можете изменить вычисление по умолчанию, щелкнув стрелку справа от имени поля, а затем выбрав параметр Параметры поля значения .

Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить (CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.

диалоговое окно «Дополнительные вычисления»» />

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу DELETE. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Работа со сводными таблицами в Excel на примерах

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

1. В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.
2. По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.
3. Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей , которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.

Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

1. Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.
2. Параметры.
3. В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

1. На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.
2. Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

1. Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.
2. Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.
3. В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.
4. Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Сводная таблица в Excel. Как сделать?

Сводная таблица – это один из наиболее полезных инструментов в Excel. С ее помощью появляются широкие возможности для анализа больших массивов данных и быстрых вычислений.

Видеоурок: Как создать сводную таблицу в Excel

Что такое сводные таблицы в Excel? Пошаговая инструкция

Сводные таблицы это инструмент Excel для суммирования и анализа больших объемов данных.

Представим, что у нас есть таблица с данными продаж по клиентам за год размером в 1000 строчек:

Она содержит данные:

• Даты заказов;
• Регион в котором расположен клиент;
• Тип клиента;
• Клиент;
• Количество продаж;
• Выручка;
• Прибыль.

Теперь, представим, что наш руководитель поставил задачу вычислить:

• Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
• ТОП пять клиентов по выручке;
• Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для поиска ответа на эти вопросы вы можете использовать различные функции и формулы. Но что, если задач по этим данным будет не три, а тридцать? Каждый раз вам придется менять формулы и функции и подстраивать под каждый тип расчета.

Ниже мы разберем, как в решении этих задач нам поможет сводная таблица.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Для создания таблицы выполните следующие действия:

• Выделите любую ячейку в таблице с данными;
• Нажмите на вкладку “Вставка” => “Сводная таблица”:

• Во всплывающем диалоговом окне система автоматически определит границы данных, на основе которых вы сможете создать сводную таблицу. Рекомендую при каждом создании убеждаться в том, что система правильно определила границы диапазона данных:
  • Таблица или диапазон: Система автоматически определяет границы данных. Они будут корректными при том условии, что в таблице нет пробелов в заголовках и строках. При необходимости вы можете скорректировать диапазон данных.
• Система по умолчанию создает таблицу в новой вкладке файла Excel. Если вы хотите создать её в конкретном месте на определенном листе, то вы можете указать границы для создания в графе “На существующий лист”.

После нажатия кнопки “ОК” таблица будет создана.

После формирования таблицы, вы не увидите на листе никаких данных. Все что будет доступно, это ее имя и меню для выбора данных к отображению.

Теперь, прежде чем мы приступи к анализу данных, предлагаю разобраться что значит каждое поле и область сводной таблицы.

Области сводной таблицы в Excel

Для эффективной работы со сводными таблицами, важно знать принцип их работы.

Ниже вы узнаете подробней об областях:

• Кэш
• Область “Значения”
• Область “Строки”
• Область “Столбцы”
• Область “Фильтры”

Что такое кэш сводной таблицы

При создании сводной таблицы, Excel создает кэш данных, на основе которых будет построена таблица.

Когда вы осуществляете вычисления, Excel не обращается каждый раз к исходным данным, а использует информацию из кэша. Эта особенность значительно сокращает количество ресурсов системы, затрачиваемых на обработку и вычисления данных.

Кэш данных увеличивает размер Excel-файла.

Область “Значения”

Область “Значения” включает в себя числовые элементы таблицы. Представим, что мы хотим отразить объем продаж регионов по месяцам (из примера в начале статьи). Область закрашенная желтым цветом, на изображении ниже, отражает значения размещенные в области “Значения”.

На примере выше создана таблица, в которой отражены данные продаж по регионам с разбивкой по месяцам.

Область “Строки”

Заголовки таблицы, размещенные слева от значений, называются строками. В нашем примере это названия регионов. На скриншоте ниже, строки выделены красным цветом:

Область”Столбцы”

Заголовки вверху значений таблицы называются “Столбцы”.

На примере ниже красным выделены поля “Столбцы”, в нашем случае это значения месяцев.

Область “Фильтры”

Область “Фильтры” используется опционально и позволяет задать уровень детализации данных. Например, мы можем в качестве фильтра указать данные “Тип клиента” – “Продуктовый магазин” и Excel отобразит данные в таблице касающиеся только продуктовых магазинов.

Сводные таблицы в Excel. Примеры

На примерах ниже мы рассмотрим, как с помощью сводных таблиц ответить на три вопроса:

• Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
• ТОП пять клиентов по выручке;
• Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Прежде чем анализировать данные, важно решить каким образом должны выглядеть данные таблицы (какие данные разметить в колонки, строки, значения, фильтры). Например, если нам нужно отобразить данные продаж клиентов по регионам, то следует поместить названия регионов в строки, месяцы в колонки, значения продаж в поле “Значения”. Как только вы представили каким образом вы видите итоговую таблицу – начинайте её создание.

В окне “Поля сводной таблицы” размещены области и поля со значениями для размещения:

Поля создаются на основе значений исходного диапазона данных. Раздел «Области» – это место, где вы размещаете элементы таблицы.

Перенос полей из области в область представляет собой удобный интерфейс, в котором, при перемещении, данные автоматически обновляются.

Теперь, попробуем ответить на вопросы руководителя из начала этой статьи на примерах ниже.

Пример 1. Какой объем выручки у региона Север?

Для вычисления объема продаж региона Север, рекомендую разместить в таблице данные продаж по всем регионам. Для этого нам потребуется:

• создать сводную таблицу и поле “Регион” перенести в область “Строки”;
• поле “Выручка” разместить в области “Значения”
• задать финансовый числовой формат ячейкам со значениями.

Получим ответ: продажи региона Север составляют 1 233 006 966 ₽:

Пример 2. ТОП пять клиентов по продажам

Для того чтобы вычислить рейтинг ТОП пяти клиентов, нам нужно:

• переместить поле “Клиент” в область “Строки”;
• поле “Выручка” разместить в области “Значения”;
• задать финансовый числовой формат ячейкам со значениями.

У нас получится следующая таблица:

По-умолчанию, система Excel сортирует данные в таблице в алфавитном порядке. Для сортировки данных по объему продаж выполните следующие действия:

• кликните правой кнопкой на любой из строчек с данными выручки;
• перейдите в меню “Сортировка” => “Сортировка по убыванию”:

Как результат мы получим отсортированный список клиентов по объему выручки.

Пример 3. Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для расчета места по объему выручки клиента Лудников ИП в регионе Восток рекомендую сформировать сводную таблицу, в которой будут отображены данные выручки по регионам и клиентам внутри этого региона.

• поместим поле “Регион” в область “Строки”;
• поместим поле “Клиент” в область “Строки” под поле “Регион”;
• зададим финансовый числовой формат ячейкам со значениями.

После перемещения элемента “Регион” и “Клиент” в области “Строки” друг под другом , система поймет каким образом вы хотите отобразить данные и предложит подходящий вариант.

• поле “Выручка” разместим в область “Значения”.

В итоге мы получили таблицу, в которой отражены данные выручки клиентов в рамках каждого региона.

Для сортировки данных выполните следующие шаги:

• кликните правой кнопкой на любой из строчек с данными выручки;
• перейдите в меню “Сортировка” => “Сортировка по убыванию”:

В полученной таблице мы можем определить какое место занимает клиент Лудников ИП среди всех клиентов региона Восток.

Существует несколько вариантов для решения этой задачи. Вы можете перенести поле “Регион” в область “Фильтры” и в строчках разместить данные продаж клиентов, таким образом отразив данные по выручке только клиентов региона Восток.

Excel для финансиста

Поиск на сайте

Глава 7. Сводные таблицы

Cводные таблицы – мощный и очень удобный инструмент Excel для анализа больших объёмов данных. С помощью таблиц можно легко получать сводные отчёты, видоизменяя и настраивая их несколькими щелчками мыши. Рассмотрим сразу на практическом примере.

Скачайте файл svodnie-tablici. На листе данные этого файла находятся двести записей о продажах товаров (на практике число анализируемых записей обычно на один-два порядка больше). Каждая запись представляет собой строчку в таблице и содержит информацию:

• Дата совершения продажи;
• Наименование товара;
• Наименование покупателя товара;
• Сумма сделки.

Относительно этих данных может возникнуть множество вопросов:

• Какая общая сумма продаж?
• Кто самый активный покупатель?
• Какой самый популярный товар по общей сумме сделки?
• Как распределены продажи в течение года, есть ли сезонность у товаров?
• Растут или падают продажи в течение нескольких лет?

На все эти вопросы помогают ответить сводные таблицы.

Обратите внимание на вспомогательные столбцы Год, Месяц, День листа данные в файле с примером. В этих столбцах хранятся соответствующие значения даты, которые будут нужны для некоторых видов отчётов.

Создание сводной таблицы

Перед тем, как сделать сводную таблицу, нужно задать данные, которые будут в ней отражены. В нашем случае – вся таблица. Проще всего выделить таблицу, выбрав любую ячейку в ней и нажав Ctrl-A. Теперь в меню Вставка нажмите кнопку Сводная таблица, в открывшемся окне проверьте выбранный диапазон данных, выберите, что создание сводной таблицы произойдёт на новом листе, ОК.

Поля сводной таблицы

На новом листе слева появилась заготовка сводной таблицы, справа окно со списком полей и четырьмя окошками: фильтр отчёта, названия столбцов, названия строк, суммарные значения.

Напомним, сводная таблица должна давать ответы на поставленные вопросы. Например, ответим на три первых вопроса: о сумме продаж, о самом активном покупателе и самом популярном товаре. Для этого нужно отметить в окне справа поля Наименование товара, Покупатель, Сумма. Программа разместит поле Сумма в окошко Суммарные значения (в самом низу справа), а остальные два поля – в окошко Названия строк. Перетащите одно из полей в окошко Названия столбцов. Получится примерно так:

Всего несколько кликов мышкой, и первая сводная таблица в Excel готова! Программа уже посчитала суммы продаж в двух разрезах: по покупателям и товарам, и вывела общий итог. Таким образом программа берёт и структурирует данные. Можно немного доработать сводную таблицу. Выделите финансовые данные таблицы (диапазон B5:E9), задайте этим ячейкам финансовый формат, суммы стали нагляднее. Выделите ячейку Е5 (общий итог – покупатель Автоматика), нажмите меню Параметры, в разделе Сортировка – большую кнопку Сортировка, в открывшемся окне – Параметры сортировки – По убыванию, ОК. Теперь и производители, и товары отсортированы по убыванию, ответы на первые три вопроса получены.

Как правило, данные анализируются за определённый период или несколько периодов. Структурируем данные по временным периодам. Например, можно узнать динамику продаж продуктов по годам. Для этого нужно отметить поле Год и перенести это поле в окошко Названия строк, убрав оттуда поле Покупатель обратно в окно списка полей. Получится наглядная таблица, данные которой удобно использовать для построения графика.

Одно окошко было пока обойдено вниманием: Фильтр отчёта. Перенесите туда поле Покупатель. В ячейках А1-А2 появился фильтр выбора значений этого поля, это полезно для более детального анализа. Добавив простую диаграмму-график на основе данных сводной таблицы, получаем хороший аналитический инструмент: выбирая покупателя, можно смотреть динамику продаж по каждому товару.

Скачать пример сводных таблиц Excel: svodnie-tablici