Сводные таблицы в excel примеры с данными

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.

Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».

Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.

Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.

Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.

В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.

Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.

---

Создаём сводную таблицу

Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:

• у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
• в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
• нет пустых ячеек и строк.

Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».

Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:

• диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
• лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.

В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».

Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.

Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.

---

Настраиваем сводную таблицу и получаем результат

В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».

Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:

• «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.

  Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).

• «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
• «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.

Настроить сводную таблицу можно двумя способами:

• Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
• Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.

Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.

В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.

Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».

После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.

Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».

В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.

Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.

Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».

Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.

По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.

---

Настраиваем фильтры сводной таблицы

Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».

В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.

Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.

В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:

В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.

Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.

Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.

---

Проводим дополнительные вычисления

Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.

Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».

Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.

Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.

Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.

Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».

---

Обновляем данные сводной таблицы

Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.

В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.

Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».

Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».

После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.

Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.

Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.

Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».

Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».

Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

1. В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.



2. По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.



3. Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей, которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.



Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Обновление данных:

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Либо:

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

1. Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.



2. Параметры.



3. В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

1. На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.



2. Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

1. Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.



2. Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.



3. В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.



4. Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

Скачать пример работы

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Сводные таблицы необходимы для суммирования, анализа и представления данных, находящихся в «больших» исходных таблицах,

в различных разрезах

. Рассмотрим процесс создания несложных Сводных таблиц.

Сводные таблицы

( Вставка/ Таблицы/ Сводная таблица ) могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:

• имеется исходная таблица с множеством строк (записей), речь идет о нескольких десятках и сотнях строк;
• необходимо провести анализ данных, который требует выборки (фильтрации) данных, их группировки (суммирования, подсчета) и представления данных в различных разрезах (подготовки отчетов);
• этот анализ затруднительно провести на основе исходной таблицы с использованием других стредств:

  фильтра

  (
  
  CTRL+SHIFT+L
  
  ),

  формул

  ,

  Расширенного фильтра

  ;

• исходная таблица удовлетворяет определенным требованиям (см. ниже).

Пользователи часто избегают использования

Сводных таблиц

, т.к. уверены, что они слишком сложны. Действительно, для того чтобы освоить любой новый инструмент или метод, требуется приложить усилия и потратить время. Но, в результате эффект от освоения нового должен превзойти вложенные усилия. В этой статье разберемся, как создавать и применять

Сводные таблицы

.

Подготовка исходной таблицы

Начнем с требований к исходной таблице.

• каждый столбец должен иметь заголовок;
• в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате
  
  Дата
  
  ; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате);
• в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
• в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе
  
  Сводная таблица
  
  будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);
• избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).

Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы (

регион 1, регион 2, …

), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).

Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье

Советы по построению таблиц

.

Несколько облегчит процесс построения

Сводной таблицы

, тот факт, если исходная

таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007

( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.

Создание

таблицы в формате EXCEL 2007

добавляет новые возможности:

• при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
• при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
• таблице автоматически присваивается

  Имя

  .

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.

В таблице имеются столбцы:

• 
  Товар
  
  – наименование партии товара, например, «
  
  Апельсины
  
  »;
• 
  Группа
  
  – группа товара, например, «
  
  Апельсины
  
  » входят в группу «
  
  Фрукты
  
  »;
• 
  Поставщик
  
  – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
• 
  Дата поставки
  
  – Дата поставки Товара Поставщиком;
• 
  Регион продажи
  
  – Регион, в котором была реализована партия Товара;
• 
  Продажи
  
  – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
• 
  Сбыт
  
  – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
• 
  Прибыль
  
  – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

(

Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен

)

откорректируем

Имя

таблицы на «

Исходная_таблица

».

Создание Сводной таблицы

Сводную таблицу

будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».

Имея исходную

таблицу в формате EXCEL 2007

, для создания

Сводной таблицы

достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт

Сводная таблица

.

В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что

Сводная таблица

будет размещена на отдельном листе.

На отдельном листе появится заготовка

Сводной таблицы

и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).

Структура

Сводной таблицы

в общем виде может быть представлена так:

Заполним сначала раздел

Названия строк

. Т.к. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках

Сводной таблицы

должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец — синонимы).

Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область

Названия строк

Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте

ниже

).

Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.

Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.

Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью

Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу

). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.

Детализация данных Сводной таблицы

Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений

Сводной таблицы

, то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в

Сводной таблице

, чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».

Обновление Сводной таблицы

Если после создания

Сводной таблицы

в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в

Сводной таблице

. Чтобы обновить

Сводную таблицу

выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить . Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку

Сводной таблицы

, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт

Обновить

.

Удаление Сводной таблицы

Удалить

Сводную таблицу

можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со

Сводной таблицей

(если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ — удалить только саму

Сводную таблицу

: выделите любую ячейку

Сводной таблицы

, нажмите

CTRL

+

A

(будет выделена вся

Сводная таблица

), нажмите клавишу

Delete

.

Изменение функции итогов

При создании

Сводной таблицы

сгруппированные значения по умолчанию суммируются. Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы. Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в

Сводной таблице

выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .

Изменение порядка сортировки

Теперь немного модифицируем наш

Сводный отчет

. Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем

Сортировка от Я до А

.

Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).

Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.

После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.

Изменение формата числовых значений

Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню

Числовой формат

…

В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка

Разделитель групп разрядов

.

Добавление новых полей

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области

Названия строк

Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.

Выделив любое название Товара и нажав пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Активное поле/ Свернуть все поле , можно свернуть

Сводную таблицу

, чтобы отобразить только продажи по Регионам.

Добавление столбцов

Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что

Сводная таблица

развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. Т.к. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.

Сводная таблица

примет следующий вид.

Меняем столбцы местами

Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в

Сводной таблице

перетащить его в нужное место.

Удаление полей

Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.

Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).

Добавление фильтра

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Ставим галочки в Списке полей у полей Группа, Продажи и Прибыль;
• Переносим поле Прибыль из области Названия строк Списка полей в область Фильтр отчета;

Вид получившейся

Сводной таблицы

должен быть таким:

Теперь воспользовавшись

Выпадающим (раскрывающимся) списком

в ячейке

B1

(поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.

После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.

Обратите внимание, что в Списке полей

Сводной таблицы

напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.

Очистить фильтр можно через меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить фильтры .

Также

стандартный механизм фильтрации

данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов

Сводной таблицы.

Несколько итогов для одного поля

Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение
  
  Сводной таблицы
  
  , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Поставьте галочки напротив полей Товар и Продажи в верхней части Списка полей. Поле Продажи будет автоматически помещено в область Значения;
• Перетащите мышкой еще одну копию поля Продажи в ту же область Значения. В
  
  Сводной таблице
  
  появится 2 столбца подсчитывающими суммы продаж;

• в
  
  Сводной таблице
  
  выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество . Задача решена.

Отключаем строки итогов

Строку итогов можно отключить через меню: Работа со сводными таблицами/ Конструктор/ Макет/ Общие итоги . Не забудьте предварительно выделить любую ячейку

Сводной таблицы

.

Группируем числа и Даты

Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение
  
  Сводной таблицы
  
  , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Поставьте галочку напротив поля Сбыт (срок фактической реализации Товара) в верхней части Списка полей. Поле Сбыт будет автоматически помещено в область Значения;
• выделите единственное значение поля Сбыт в
  
  Сводной таблице
  
  , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .
• Перетащите мышкой еще одну копию поля Сбыт в область Названия строк;

Теперь

Сводная таблица

показывает сколько партий Товара сбывалось за 5, 6, 7, … дней. Всего 66 строк. Сгруппируем значения с шагом 10. Для этого:

• Выделите одно значение
  
  Сводной таблицы
  
  в столбце Названия строк;
• В меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать выберите пункт
  
  Группировка по полю
  
  ;
• Появившееся окно заполните, как показано на рисунке ниже;

• Нажмите ОК.

Теперь

Сводная таблица

показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д.

Чтобы разгруппировать значения выберите пункт

Разгруппировать

в меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать .

Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно

Группировка по полю

будет выглядеть так:

Теперь

Сводная таблица

показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

К ячейкам

Сводной таблицы

можно применить правила

Условного форматирования

как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:

• Выделите все ячейки содержащие значения продаж;
• Выберите пункт меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений/ 10 первых элементов ;
• Нажмите ОК.

Сводные таблицы — это механизм отчетности, встроенный в Excel. Это лучший инструмент в Excel для анализа данных без формул. Вы можете создать базовую сводную таблицу примерно за одну минуту и начать интерактивный анализ ваших данных.

Ниже приведены более 20 советов, как получить максимальную отдачу от этого гибкого и мощного инструмента.

1. Как построить Сводную таблицу за одну минуту?

Многие люди думают, что создание сводной таблицы сложно и отнимает много времени, но это просто неправда. По сравнению с тем, сколько времени вам потребуется для создания эквивалентного отчета вручную, сводные таблицы невероятно быстрые. Если у вас есть хорошо структурированные исходные данные, вы можете создать сводную таблицу менее чем за минуту.

Начните с выбора любой ячейки в исходных данных:

Далее выполните следующие четыре шага:

• На вкладке «Вставка» ленты нажмите кнопку «Сводная таблица».
• В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» проверьте данные и нажмите кнопку «ОК».
• Перетащите поле (например, Товар) в область «Строки»
• Перетащите числовое поле в область «Значения» (например, Продажи).

Сводная таблица выше показывает общий объем продаж по продуктам, но вы можете легко изменить порядок полей, чтобы показать общий объем продаж по регионам, категориям, месяцам и т.д.

2. Какие должны быть идеальные исходные данные?

Чтобы минимизировать проблемы в будущем, всегда используйте исходные данные хорошего качества, организованные в виде таблицы. «Идеальные» исходные данные выглядят так:

• не содержат пустых строк или столбцов
• не содержат промежуточных итогов
• каждый столбец имеет уникальное имя (только в одной строке)
• каждое поле имеет значение в каждой строке
• столбцы не содержат повторяющиеся группы данных (например, названия месяцев, названия регионов и т.д.).

3. Как проверить правильно ли работает Сводная таблица?

Когда вы создаете сводную таблицу в первый раз, используйте ее сначала для генерации простого счета, чтобы убедиться, что сводная таблица обрабатывает данные в соответствии с вашими ожиданиями.

Для этого просто добавьте любое текстовое поле в качестве поля Значение. Вы увидите очень маленькую сводную таблицу, в которой отображается общее количество записей, то есть общее количество строк в ваших данных. Если это число имеет смысл для вас, с таблицей можно работать. Если число не имеет смысла, возможно, сводная таблица неправильно читает данные или данные не были определены правильно.

4. Как правильно спланировать работу со сводной таблицей?

Хоть это и очень увлекательно перетаскивать поля сводной таблицы и наблюдать за тем, как Excel выдает еще одно необычное представление данных, можно легко обнаружить множество непроизводительных кроличьих ям. Через час станет уже не так весело.

Прежде чем приступить к созданию таблицы, запишите, что вы пытаетесь измерить или понять, и нарисуйте несколько простых отчетов в блокноте. Эти простые заметки помогут вам пропустить огромное количество вариантов, которые есть в вашем распоряжении. Не усложняйте и сосредоточьтесь на вопросах, на которые вам нужно ответить.

5. Как создать «динамический диапазон»?

Если вы используете таблицу Excel для исходных данных вашей сводной таблицы, вы получите очень приятное преимущество: ваш диапазон данных становится «динамическим». Динамический диапазон автоматически расширяет и сжимает таблицу при добавлении или удалении данных, поэтому не нужно беспокоиться о том, что в сводной таблице отсутствуют последние данные. Когда вы используете таблицу, как исходник, сводная таблица всегда будет синхронизирована с вашими данными.

Чтобы использовать таблицу для сводной таблицы:

• Выберите любую ячейку в данных с помощью сочетания клавиш Ctrl + T, чтобы создать таблицу
• Нажмите кнопку Сводная таблица на вкладке Конструктор
• Создайте свою сводную таблицу
• Преимущество: данные, которые вы добавляете в таблицу, автоматически отображаются в сводной таблице при обновлении.

6. Как используйте сводную таблицу для подсчета?

По умолчанию в сводной таблице будет учитываться любое текстовое поле. Это может пригодиться во многих ситуациях. Например, предположим, у вас есть список сотрудников и вы хотите получить их количество по отделам?

Чтобы получить разбивку по отделам, выполните следующие действия:

• Создайте сводную таблицу
• Добавьте отдел в поле Строки
• Добавьте поле Имя в качестве значения
• Сводная таблица будет отображать количество сотрудников по отделам

7. Как показать итоги в процентах?

Во многих сводных таблицах вам нужно показывать процент, а не количество. Например, возможно, вы хотите показать разбивку продаж по продуктам. Но вместо того, чтобы показывать общие продажи для каждого продукта, вы хотите показать продажи в процентах от общего объема продаж.

Предполагая, что у вас есть поле с именем Продажи в ваших данных, просто выполните следующие действия:

• Добавьте товар в сводную таблицу в поле Строки
• Добавьте Продажи в сводную таблицу в качестве значения
• Щелкните правой кнопкой мыши поле «Продажи» и установите «Дополнительные вычисления» на «% от общей суммы»

8. Как использовать сводную таблицу для построения списка уникальных значений?

Поскольку сводные таблицы суммируют данные, их можно использовать для поиска уникальных значений в поле. Это хороший способ быстро увидеть все значения, которые появляются в поле, а также найти опечатки и другие несоответствия.

Например, предположим, что у вас есть данные о продажах, и вы хотите увидеть список каждого проданного товара. Чтобы создать список продуктов:

• Создайте сводную таблицу
• Добавьте товар в поле Строки
• Сводная таблица покажет список всех товаров, которые появляются в данных о продажах

9. Как создать автономную сводную таблицу?

Когда вы создали сводную таблицу из данных на том же листе, вы можете удалить данные, если хотите, и сводная таблица продолжит работать в обычном режиме. Это связано с тем, что в сводной таблице есть сводный кэш, содержащий точную копию данных, использованных для создания сводной таблицы.

1. Обновите сводную таблицу, чтобы обеспечить актуальность кэша (Данные > Обновить все)
2. Удалите лист, содержащий данные
3. Используйте вашу сводную таблицу как обычно

10. Как сгруппировать сводную таблицу вручную?

Хотя сводные таблицы автоматически группируют данные разными способами, вы также можете группировать элементы вручную в свои собственные пользовательские группы.

Например, предположим, что у вас есть сводная таблица, которая показывает распределение сотрудников по отделам. Вы хотите еще больше сгруппировать отделы: Продажи, Закуп и Маркетинг в группу 1, а Эксплуатацию и Бухгалтерию — в группу 2. Группа 1 и группа 2 не отображаются в данных, это ваши собственные пользовательские группы.

Чтобы сгруппировать сводную таблицу в специальные группы, нужно:

• Удерживая клавишу «Ctrl», выберите каждый элемент в первой группе.
• Щелкните правой кнопкой мыши один из элементов и выберите в меню «Группа».
• Excel создает новую группу «Группа1»
• Выберите Эксплуатация и Бухгалтерия в столбце B и сгруппируйте, как указано выше.
• Excel создает другую группу, «Группа2»

11. Как сгруппировать числовые данные в диапазоны?

Одна из наиболее интересных и мощных функций, которые есть в каждой сводной таблице, — это возможность группировать числовые данные в диапазоны или сегменты.

Например, предположим, что у вас есть список результатов голосования, включающий возраст избирателей, и вы хотите суммировать результаты по возрастным группам:

• Создайте свою сводную таблицу
• Добавьте Возраст в поле Строки, Результат голосования в поле Столбцы и Имя в качестве значения
• Щелкните правой кнопкой мыши любое значение в поле Возраст и выберите Группировать.
• Введите 10 в качестве интервала в области ввода «с шагом:»
• Когда вы нажмете ОК, вы увидите данные голосования, сгруппированные по возрасту в 10-летние сегменты.

12. Как переименовать поля для лучшей читаемости?

Когда вы добавляете поля, в сводной таблице будет отображаться имя, которое есть в заголовке исходных данных. Имена полей значений будут отображаться с «Сумма по полю» или «Количество по полю», когда они добавляются в сводную таблицу.

Например, вы увидите сумму продаж, количество регионов и т.д. Однако вы можете просто заменить это имя своим собственным. Просто выберите ячейку, содержащую поле, которое вы хотите переименовать, и введите новое имя.

13. Как поменять имя поля, когда Excel жалуется?

Когда вы пытаетесь переименовать поля, вы можете столкнуться с проблемой, если попытаетесь использовать точно такое же имя поля, которое отображается в данных.

Например, предположим, что у вас есть поле с именем Продажи в ваших исходных данных. В качестве поля значения оно отображается как Сумма по полю Продажи, но (разумно) вы хотите, чтобы оно было «Продажи». Однако, когда вы пытаетесь использовать Продажи, Excel жалуется, что поле уже существует, и выдает сообщение об ошибке «Имя поля сводной таблицы уже существует».

В качестве простого обходного пути, просто добавьте пробел в конце вашего нового имени поля. Разница не видна, а Excel не будет жаловаться.

14. Как добавить поле более одного раза в сводную таблицу?

Есть много ситуаций, когда имеет смысл добавлять одно и то же поле в сводную таблицу более одного раза. Это может показаться странным, но вы действительно можете добавить одно и то же поле в сводную таблицу несколько раз.

Предположим, что у вас есть сводная таблица, которая показывает количество сотрудников по отделам.

Подсчет работает нормально, но вы также хотите показать количество в процентах от общего числа сотрудников. В этом случае простейшим решением является добавление одного и того же поля дважды в качестве поля значения:

• Добавьте текстовое поле в область значений (например, имя, фамилия и т.д.)
• По умолчанию вы получите счетчик для текстовых полей
• Снова добавьте то же поле в область значений
• Щелкните правой кнопкой мыши второй экземпляр и выберите Дополнительные вычисления «% от общего итога».
• Переименуйте оба поля как хотите

15. Как автоматически форматировать все поля значений?

Каждый раз, когда вы добавляете числовое поле в качестве значения в сводную таблицу, вы должны установить числовой формат непосредственно в поле. У вас может возникнуть желание отформатировать значения, которые вы видите в сводной таблице напрямую, но это не очень хорошая идея, потому что это ненадежно при изменении сводной таблицы.

Установка формата непосредственно в поле гарантирует, что поле будет отображаться в нужном формате, независимо от того, насколько большой или маленькой станет сводная таблица.

Например: сводная таблица показывает распределение продаж по регионам. Когда вы впервые добавите поле Продажи в сводную таблицу, оно будет отображаться в общем числовом формате, поскольку это числовое поле. Чтобы применить Финансовый формат к самому полю:

• Щелкните правой кнопкой мыши поле «Продажи» и выберите «Настройки поля значений» в меню
• Нажмите кнопку «Числовой формат» в открывшемся диалоговом окне «Параметры полей значений»
• Установите формат для учета и нажмите кнопку ОК, чтобы выйти

16. Как увидеть (или извлечь) данные любого итога?

Всякий раз, когда вы видите итоговое значение, отображаемое в сводной таблице, вы можете легко просматривать и извлекать данные, которые составляют итоговое значение, путем «детализации».

Предположим, что вы просматриваете сводную таблицу, в которой показано количество сотрудников по отделам. Вы видите, что в отделе Маркетинга работает 63 человека, но вы хотите увидеть настоящие имена. Чтобы увидеть список из 63 человек, составляющих это число, дважды щелкните непосредственно на числе 63, и Excel добавит в вашу книгу новый лист, содержащий точные данные, использованные для расчета 63 маркетологов. Вы можете использовать этот же подход для просмотра и извлечения данных итоговых значений, где бы вы ни находились в сводной таблице.

17. Как клонировать свои сводные таблицы, когда вам нужно другое представление?

После того, как вы настроите одну сводную таблицу, вы можете захотеть увидеть другое представление тех же данных. Конечно, вы можете просто переставить существующую сводную таблицу, чтобы создать новое представление. Но если вы создаете отчет, который планируете использовать и обновлять на постоянной основе, проще всего сделать клонирование существующей сводной таблицы, чтобы оба представления данных были всегда доступны.

Есть два простых способа клонирования сводной таблицы. Первый способ заключается в дублировании рабочей таблицы, содержащей сводную таблицу. Если у вас есть сводная таблица, настроенная на листе с заголовком и т.д., вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку листа, чтобы скопировать лист в ту же книгу.

Другой способ клонировать сводную таблицу — скопировать сводную таблицу и вставить ее в другое место. Используя эти подходы, вы можете сделать столько копий, сколько захотите.

При таком клонировании сводной таблицы обе сводные таблицы совместно используют один и тот же сводный кеш. Это означает, что при обновлении любого из клонов (или оригинала) все связанные сводные таблицы будут обновлены.

18. Как отключить самостоятельное обновление сводной таблицы?

После клонирования сводной таблицы вы можете столкнуться с ситуацией, когда вы действительно не хотите, чтобы клон был связан с тем же сводным кэшем, что и оригинал.

Типичный пример — после того, как вы сгруппировали поле даты в одну сводную таблицу, обновили и обнаружили, что вы также случайно сгруппировали это же поле даты в другую сводную таблицу, которую вы не собирались изменять. Когда сводные таблицы совместно используют один и тот же сводный кэш, они также разделяют группировку полей.

Вот один из способов отсоединения сводной таблицы от сводного кэша, который она разделяет с другими сводными таблицами в той же самой таблице:

• Вырежьте всю сводную таблицу в буфер обмена
• Вставьте сводную таблицу в совершенно новую книгу
• Обновить сводную таблицу
• Скопируйте его снова в буфер обмена
• Вставьте его обратно в оригинальную книгу
• Удалите временную книгу
• Ваша сводная таблица теперь будет использовать свой собственный сводный кэш и не будет обновляться с другими сводными таблицами в книге или совместно использовать ту же группу полей.

19. Как избавиться от ненужных заголовков?

Макет по умолчанию для новых сводных таблиц — это Сжатый макет. Этот макет будет отображать «Строки» ​​и «Столбцы» в качестве заголовков в сводной таблице. Это не самые интуитивные заголовки, особенно для людей, которые не часто используют сводные таблицы.

Простой способ избавиться от этих странных заголовков — переключить макет сводной таблицы со Сжатого на Структурный или Табличный. Это приведет к тому, что в сводной таблице фактические имена полей будут отображаться как заголовки в сводной таблице, что гораздо более разумно.

Чтобы полностью избавиться от этих меток, найдите кнопку под названием «Заголовки полей» на вкладке «Анализ» ленты инструментов «Сводная таблица». Нажатие на эту кнопку полностью отключит заголовки.

20. Как улучшить внешний вид таблицы?

Это всего лишь простой совет по дизайну. Все хорошие дизайнеры знают, что приятный дизайн требует немного пустого пространства. Пустое пространство просто означает место, отведенное для создания передышки.

После того, как вы создадите сводную таблицу, вставьте дополнительный столбец слева и дополнительный ряд или два вверху. Это даст вашей таблице «воздух» и создаст лучший внешний вид. В большинстве случаев я также рекомендую отключить линии сетки на рабочем листе. Сама сводная таблица будет представлять собой сильную визуальную сетку, поэтому линии сетки за пределами сводной таблицы не нужны и будут просто создавать визуальный шум.

21. Как избавиться от итогов по строкам и столбцам?

По умолчанию в сводных таблицах показаны итоги для строк и столбцов, но вы можете легко отключить один или оба из этих итогов, если они вам не нужны. На вкладке «Конструктор» ленты просто нажмите кнопку «Общие итоги» и выберите нужные параметры.

22. Как форматировать пустые ячейки?

Если у вас есть сводная таблица с большим количеством пустых ячеек, вы можете контролировать символ, отображаемый в каждой пустой ячейке. По умолчанию пустые ячейки вообще ничего не отображают.

Чтобы установить собственный символ, щелкните правой кнопкой мыши внутри сводной таблицы и выберите «Параметры сводной таблицы». Затем убедитесь, что установлен флажок «Для пустых ячеек отображать:», и введите символ, который хотите видеть. Имейте в виду, что этот параметр соответствует применяемому числовому формату.

Например: Если вы используете финансовый формат чисел для поля числового значения и вводите ноль, вы увидите дефис «-», отображаемый в сводной таблице, так как в формате учета отображаются нулевые значения.

23. Как отключить автообновление ширины столбцов при необходимости?

По умолчанию, когда вы обновляете сводную таблицу, столбцы, содержащие данные, корректируются автоматически, чтобы наилучшим образом соответствовать данным.

Обычно это удобно, но может свести вас с ума, если у вас есть другие таблицы на рабочем листе вместе со сводной таблицей, или если вы тщательно отрегулировали ширину столбцов вручную и не хотите, чтобы они изменялись.

Чтобы отключить эту функцию, щелкните правой кнопкой мыши внутри сводной таблицы и выберите «Параметры сводной таблицы». На первой вкладке параметров (или вкладки макета на Mac) снимите флажок «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении».

Жизнь человека из мира технологий — это невероятная комбинация цифр, показателей, которые периодически требуют систематизации. Чтобы осуществить последнее, приходится использовать особые технические инструменты. Наша статья докажет, что сводные таблицы в Excel доступны даже для чайников.

Немного теории

Сводные таблицы Excel (для чайника) — это разновидность реестра, которая содержит конкретную часть данных из источника для анализа и изображена так, чтобы можно было проследить между ними логические связи. Основа для ее проектирования — определенный список значений.

Прежде чем начать работу, стоит подготовить для неё необходимые материалы, которые можно свести для анализа. Формируя подготовительный вариант, следите за тем, чтобы данные были классифицированы, например, цифры не путались с буквенным обозначением, а все столбцы имели заголовки.

Сводные таблицы в Excel незаменимы для тех, кто по роду занятости имеет дело с большим количеством цифр, которые периодически необходимо систематизировать и формировать отчетность. Программа Excel поможет подсчитать и проанализировать большое количество значений, сэкономив время.

Плюсы использования такого вида группировки данных:

• во время работы не нужны особые познания из сферы программирования, метод подойдет и для чайников;
• возможность комбинировать информацию из других первоисточников;
• можно пополнять базовый экземпляр новой информацией, несколько подкорректировав параметры.

Обучение работе со сводными таблицами в Excel не займет много времени и может основываться на видео.

Пример создания сводной таблицы Excel – алгоритм для чайников

Ознакомившись с базовыми теоретическими нюансами про сводные таблицы в Excel, давайте перейдем к применению их на деле. Для старта создания сводной таблицы в Excel 2016, 2010 или 2007 необходимо установить программное обеспечение. Как правило, если вы пользуетесь программами системы Microsoft Office, то Excel уже есть на вашем компьютере.

Запустив его, перед вами откроется обширное поле, разделенное на большое количество ячеек. Более детально о том, как делать сводные таблицы в Excel, вам подскажет видеоурок выше.

С помощью следующего алгоритма мы детально рассмотрим пример, как построить сводную таблицу в Excel.
На панели вверху окна переходим на вкладку «Вставка», где слева в углу выбираем «Сводная таблица».

Далее на экране открывается диалоговое окошко, где требуется указать соответствующие параметры. На этом этапе создания сводных таблиц в Excel есть несколько важных моментов. Если перед тем, как начать формирование реестра, вы установили значок курсора на листе, то заполнение пустых строчек окна произойдёт автоматически. Иначе адрес диапазона данных нужно обозначить самостоятельно.

Рассмотрим детальней самостоятельное заполнение пунктов диалогового окна.

Первую строку не оставляем пустой, иначе программа выдаст ошибку. Если есть источник, с которого планируете переноситься данные, то выберите его в пункте «Использовать внешний источник данных». Под внешним источником подразумевается другая книга Excel или набор моделей данных из СУБД.

Заранее озаглавьте каждый столбик

Выберите место, где будет располагаться будущая рамка с ячейками. Это может быть новое окно или же этот лист, рекомендуем использовать другой лист.

Закрепив все настройки, получаем готовую основу. По левую сторону располагается область, где размещена основа будущей рамки. В правой части есть окно с настройками, которое помогает управлять реестром.

Теперь необходимо разобраться, как строится вся эта конструкция. В окне настроек «Поля свободной таблицы», вы обозначаете данные, которые будут присутствовать.

Вся структура строится таким образом, чтобы текстовые данные играли роль объединяющих элементов, а числовые показывали консолидированные значения. Например, объединим все поступления по отделам и узнаем на какую сумму получил товары каждый. Для этого поставим галочку у двух заголовков: отдел и стоимость товара в партии.

Обратите внимание, как расположились эти данные в нижней области панели настройки.

Отдел автоматически ушел в строки, а числовые данные в значения. Если попробовать щелкнуть по любому столбцу с числами, они будут появляться в этой области. А в самой таблице добавится новый столбец.

При этом происходит суммирование. Сейчас мы можем узнать из нашего отчета, сколько товаров поступило в каждый отдел и их общую стоимость.

Вы можете свободно корректировать ширину столбиков для оптимального расположения данных. Просто раздвигайте ширину столбцов или высоту строк так, как вы привыкли в Excel.

Если вам не нравится такая ориентация, вы можете перетащить мышкой названия строк в область столбцов — просто наведите мышь, нажмите левую кнопку и тяните.

Что касается подсчета результатов, то сумма – далеко не единственная функция. Чтобы посмотреть, какие Excel предлагает еще, нажмите на название в области значений и выберите последнюю команду.

В параметрах полей значений вы найдете множество вариантов для анализа.

Для каждого значения можно выбрать свою функцию. Например, добавим поле «Цена» и найдем максимальную цену товара в каждом отделе. Фактически, узнаем сколько стоит самый дорогой.

Теперь мы видим, что в отдел «Аксессуары» поступило товаров на сумму 267660 рублей, при этом самый дорогостоящий имеет цену 2700 рублей.
Область «Фильтры» позволяет установить критерий отбора записей. Добавим поле «Дата поступление», просто поставив около него галочку.

Сейчас сводная таблица в Excel выглядит неудобно, если нам необходимо провести анализ по дате. Поэтому переместим дату из строк в фильтры — просто перетяните, как было указано выше.

Итогом этих действий стало появление еще одного поля сверху. Чтобы выбрать дату, нажмем на стрелочку около слова «Все».

Теперь нам доступен выбор конкретного дня, чтобы открыть список, щелкайте по треугольнику в правом углу.

Также можно выбрать и значения для отдела.

Снимите галочки с тех, которые вас не интересуют, и вы получите только нужную информацию.

Во время работы вы можете столкнуться с подобным сообщением «недопустимое имя сводной таблицы Excel». Это означает, что первая строка диапазона, откуда пытаются извлечь информацию, осталась с незаполненными ячейками. Чтобы решить эту проблему, вы должны заполнить пустоты колонки.

Обновление данных в сводной таблице в Excel

Важным вопросом является то, как сделать и обновить сводную таблицу в Excel 2010 или другой версии. Это актуально тогда, когда вы собираетесь добавить новые данные. Если обновление будет проходить только для одного столбца, то необходимо на любом её месте щелкнуть правой кнопкой мыши. В появившемся окне нужно нажать «Обновить».

Если же подобное действие необходимо провести сразу с несколькими столбцами и строками, то выделите любую зону и на верхней панели откройте вкладку «Анализ» и кликните на значок «Обновить». Дальше выбирайте желаемое действие.

Если сводная таблица в Excel не нужна, то стоит разобраться, как её удалить. Это не составит большого труда. Выделите все составляющие вручную, или используя сочетание клавиш «CTRL+A». Далее нажмите клавишу «DELETE» и поле будет очищено.

Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу

Чтобы добавить дополнительный столбец, вам необходимо добавить его в исходные данные и расширить диапазон для нашего реестра.

Перейдите на вкладку «Анализ» и откройте источник данных.

Excel сам все предложит.

Обновите и вы получите новый перечень полей в области настройки.

Добавить таблицу вы сможете только если «склеите» ее с исходной. Можно заменить диапазон в уже существующей, но добавить «на лету» другой диапазон нельзя. Зато можно создать новую сводную таблицу на основе нескольких исходных, даже расположенных на разных листах.

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Для этого нам понадобится мастер сводных таблиц. Добавим его на панель быстрого доступа (самый верх окна – слева). Нажмите выпадающую стрелочку и выберите «Другие команды».

Выберите все команды.

И найдите мастер сводных таблиц Excel, кликните по нему, затем на «Добавить» и ОК.

Значок появится сверху.

У вас должны быть две идентичные по полям таблицы на разных листах. У нас это данные о поступлениях в отделы за май и июнь. Нажимайте на ярлык мастера сводных таблиц и выбирайте консолидацию диапазонов.

Нам нужно несколько полей, а не одно.

На следующем этапе выделите первый диапазон и нажмите кнопку «Добавить». Затем переключитесь на другой лист ( щелкните по его названию внизу) и снова «Добавить». У вас будут созданы два диапазона.

Не стоит выделять всю таблицу целиком. Нам нужна информация о поступлениях в отделы, поэтому мы выделили диапазон, начиная со столбца «Отдел».
Дайте имя каждому. Кликайте кружочек 1, затем в поле вписывайте «май», кликайте кружочек 2 и вписывайте в поле 2 «июнь». Не забывайте менять диапазоны в области. Должен быть выделен тот, который именуем.

Щелкайте «Далее» и создавайте на новом листе.

После нажатия на «Готово» получим результат. Это многомерная таблица, так что управлять ей довольно сложно. Поэтому мы и выбрали диапазон меньше, чтобы не запутаться в измерениях.

Обратите внимание, что у нас уже нет четких названий полей. Их можно вытащить, нажав на пункты в верхней области.

Снимая или устанавливая галочки, вы регулируете значения, которые вам необходимо увидеть. Неудобно и то, что расчет проводится для всех значений одинаковый.

Как видите, у нас одно значение в соответствующей области.

Изменение структуры отчёта

Мы поэтапно разобрали пример, как создать сводную таблицу Exce, а как получить данные другого вида расскажем далее. Для этого мы изменим макет отчета. Установив курсор на любой ячейке, переходим во вкладку «Конструктор», а следом «Макет отчета».

Вам откроются на выбор три типа для структуризации информации:

• Сжатая форма

Такой тип программа применяется автоматически. Данные не растягиваются, поэтому прокручивать изображения практически не нужно. Можно сэкономить место на подписях и оставить его для чисел.

• Структурированная форма

Все показатели подаются иерархично: от малого к большому.

• Табличная форма

Информация представляется под видом реестра. Это позволяет легко переносить ячейки на новые листы.

Остановив выбор на подходящем макете, вы закрепляете внесенные коррективы.

Итак, мы рассказали, как составить поля сводной таблицы MS Excel 2016 (в 2007, 2010 действуйте по аналогии). Надеемся, эта информация поможет вам осуществлять быстрый анализ консолидированных данных.

Отличного Вам дня!

Сводные таблицы в Excel – самоучитель в примерах

​Смотрите также​ любой ячейке с​ С ее помощью​

​В качестве аргумента сводная_таблица​ данные за последний​Устанавливаем фильтр по значению.​ таблица вида:​​ диапазон данных, на​ в окне «Список​ данные пересчитаются, не​​ со сводными таблицами/​ Очистить все;​ Числовой формат…​ вызовите правой клавишей​

​ в строках Сводной​ затем выделите любую​исходная таблица удовлетворяет определенным​Перед Вами пошаговое руководство​ датой. В выпадающем​ пользователь анализирует большие​ может быть передан​ год. Благодаря использованию​ Исключим из отчета​Если фамилия продавцов для​ основании которых будет​ полей сводной таблицы»​

​ нужно снова создавать​ Параметры/ Действия/ Очистить/​Ставим галочки в Списке​В появившемся окне выберите​ мыши контекстное меню​ таблицы должны быть​ ячейку таблицы и​ требованиям (см. ниже).​ по созданию сводных​ меню выберем «Группировать».​ по объему диапазоны,​

​ диапазон ячеек, который​ сводной таблицы и​ информацию по односпальным​ анализа деятельности сети​ строиться отчет. Так​

• ​ и настроить нужные​ общую таблицу.​ Очистить все;​
• ​ полей у полей​ числовой формат и​ и выберите пункт​
• ​ размещены названия Товаров.​ вызовите окно меню​
• ​Пользователи часто избегают использования​ таблиц в Excel.​
• ​ Заполним параметры группировки:​ подводит итоги всего​

​ включает сразу несколько​ рассматриваемой функции расчет​ кроватям – уберем​ магазинов не важна,​

​ как у нас​ параметры.​
​Можно с​
​Поставьте галочку напротив поля​

​ Группа, Продажи и​

office-guru.ru

Сводные таблицы в MS Excel

​ поставьте галочку флажка​ Обновить.​ Для этого поставим​ Вставка/ Таблицы/ Таблица.​ Сводных таблиц, т.к.​Мы начнём с того,​После нажатия ОК сводная​ в несколько кликов,​

​ сводных таблиц. В​ сводится к простым​ флажок напротив названия​ можем сформировать отчет​

• ​ стоит курсор в​Как создать саму​оставить сводную таблицу Excel​ Сбыт (срок фактической​ Прибыль;​
• ​ Разделитель групп разрядов.​Удалить Сводную таблицу можно​ галочку в Списке​ Все поля окна​ уверены, что они​ что дадим ответ​ таблица приобретает следующий​
• ​ выводит на экран​ этом случае функция​ формулам:​ товара.​ с поквартальной прибылью.​​ таблице, диапазон обозначится​​ таблицу, пошаговую инструкцию,​
• ​ из простого списка​ реализации Товара) в​

​Переносим поле Прибыль из​Предположим, что необходимо подготовить​ несколькими способами. Первый​ полей у поля​ будут автоматически заполнены,​ слишком сложны. Действительно,​ на самый простой​ вид:​ только нужную в​ ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ будет извлекать​Формула 1 для разницы​Жмем ОК – сводная​Чтобы убрать результаты группировки,​ автоматически.​ смотрите в статье​. Смотрите статью «Создать​

Подготовка исходной таблицы

​ верхней части Списка​ области Названия строк​

• ​ отчет о продажах​ – просто удалить​
• ​ Товар (поле и​ нажмите ОК.​ для того чтобы​ вопрос: «​Отсортируем данные в отчете​ данный момент информацию.​ данные из созданной​ количества:​ таблица меняется.​ необходимо щелкнуть по​На третьем шаге Excel​ «Сводные таблицы Excel».​ таблицу Excel из​
• ​ полей. Поле Сбыт​ Списка полей в​ Товаров, но с​
• ​ лист со Сводной​ столбец — синонимы).​Создание таблицы в формате​ освоить любой новый​Что же это такое​ по значению столбца​В сводную таблицу можно​ последней таблицы.​Формула 2 для разницы​Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel​ ячейке с данными​ предлагает выбрать, куда​Работать со сводными таблицами​ списка».​ будет автоматически помещено​ область Фильтр отчета;​ разбивкой по Регионам​
• ​ таблицей (если на​Т.к. ячейки столбца Товар​ EXCEL 2007 добавляет​

​ инструмент или метод,​ – сводные таблицы​ «Стоимость». Кликнем правой​ преобразовать практически любой​Если аргумент сводная_таблица принимает​ общей суммы:​ предназначена для получения​ правой кнопкой мыши​ поместить сводную таблицу.​ Excel приходится в​Можно​ в область Значения;​Вид получившейся Сводной таблицы​ продажи. Для этого​ нем нет других​ имеют текстовый формат,​ новые возможности:​ требуется приложить усилия​ в Excel?​ кнопкой мыши по​ диапазон данных: итоги​

​ диапазон пустых ячеек,​Полученный результат:​ доступа к полям​ и нажать разгруппировать.​ Жмем «Готово» и​

​ разных сферах. Можно​из сводной таблицы Excel​выделите единственное значение поля​ должен быть таким:​ добавим поле Регион​ полезных данных, например​ то они автоматически​при добавлении в таблицу​ и потратить время.​» – и далее​ любой ячейке или​ финансовых операций, сведения​ рассматриваемая функция вернет​К числу достоинств данной​ данных сводных таблиц​ Либо выбрать данный​ открывается макет.​

​ быстро обрабатывать большие​ сделать список​ Сбыт в Сводной​

• ​Теперь воспользовавшись Выпадающим (раскрывающимся)​ продажи, поставив соответствующую​ исходной таблицы). Второй​ попадут в область​
• ​ новых значений новые​ Но, в результате​ покажем, как в​ названию столбца. Выбираем​ о поставщиках и​ код ошибки #REF!.​ функции относится не​
• ​ и возвращает данные​

​ параметр в меню​Нужно обозначить поля для​ объемы информации, сравнивать,​. Читайте в статье​ таблице, вызовите правой​ списком в ячейке​ галочку в Списке​ способ — удалить​ Названия строк Списка​

​ строки автоматически добавляются​

• ​ эффект от освоения​ Excel создать простейшую​
• ​ «Сортировка» и способ​ покупателях, каталог домашней​Пара поле1; элем1, ссылающаяся​
• ​ только возможность получения​ в соответствии с​ «Структура».​
• ​ отображения в отчете.​ группировать данные. Это​
• ​ «Как создать список​ клавишей мыши контекстное​B1​
• ​ полей. Поле Регион​ только саму Сводную​ полей. Разумеется, поле​
• ​ к таблице;​ нового должен превзойти​ сводную таблицу.​
• ​ сортировки.​ библиотеки и т.д.​ на одну и​ результатов в любом​

​ запросом (формируется на​У нас есть сводный​ Допустим, мы хотим​ значительно облегчает труд​

Создание Сводной таблицы

​ в Excel из​ меню и выберите​(поле Прибыль) можно,​ продажи будет добавлено​ таблицу: выделите любую​

​ Товар можно при​при создании таблицы к​ вложенные усилия. В​Далее будет показано, как​Значения в сводном отчете​Для примера возьмем следующую​ ту же ячейку,​ удобном представлении. Все​ основе переданных в​ отчет такого вида:​

​ узнать суммы продаж​ менеджеров, продавцов, руководителей,​ таблицы».​ пункт Итоги по/​ например, построить отчет​

​ в область Названия​ ячейку Сводной таблицы,​ необходимости переместить в​ ней применяется форматирование,​ этой статье разберемся,​ создать более продвинутую​ поменяются в соответствии​ таблицу:​

​ вернут данные из​ полученные значения находятся​ данную функцию аргументов).​

​Видны итоги по месяцам​ по каждому продавцу.​ маркетологов, социологов и​Можно, перетаскивая поля​ Количество.​ о продажах Групп​ строк Списка полей​ нажмите​ другую область Списка​ к заголовкам –​ как создавать и​ двухмерную сводную таблицу​

​ с отсортированными данными:​Создадим сводную таблицу: «Вставка»​ данной ячейки, которые​ в динамической зависимости​Пример 1. В таблице​ (сделано «Группировкой») и​ Ставим галочки –​ т.д.​ таблицы, сделать её​Перетащите мышкой еще одну​ Товаров, принесших прибыль.​ (к полю Товар).​CTRL+A​ полей. Заметьте, что​ фильтр, появляется возможность​

​ применять Сводные таблицы.​ Excel. И в​Теперь выполним сортировку данных​

​ — «Сводная таблица».​ могут быть любого​ с исходной таблицей,​ Excel содержатся данные​ по наименованиям товаров.​

​ получаем:​Сводные таблицы позволяют быстро​ удобной для себя.​ копию поля Сбыт​После нажатия кнопки ОК​ Поменяв в области​(будет выделена вся​ названия Товаров будут​ автоматически создать строку​Начнем с требований к​ заключение мы расскажем,​
​ по дате. Правая​ Поместим ее на​ типа, включая код​ то есть будут​ о поступлениях бытовой​ Сделаем отчет более​Готовый отчет можно форматировать,​ сформировать различные отчеты​Можно сделать выборку​

Детализация данных Сводной таблицы

​ в область Названия​ будут выведены значения​ Названия строк Списка​ Сводная таблица), нажмите​ автоматически отсортированы от​ итогов, сортировать данные​ исходной таблице.​ как сортировать сводные​ кнопка мыши –​ новый лист.​ ошибки.​ обновляться при внесении​ техники различного типа​ удобным для изучения.​ изменять.​ по одним и​ определенных данных, которые​ строк;​ Продаж только прибыльных​ полей порядок следования​ клавишу​ А до Я​ и пр.;​каждый столбец должен иметь​ таблицы по полям​

Обновление Сводной таблицы

​ «Сортировка». Можно выбрать​Мы добавили в сводный​Код ошибки #ССЫЛКА! Будет​ изменений в исходную​ и от разных​Как в сводной таблице​​ тем же данным.​ разместятся на новом​Теперь Сводная таблица показывает​ Партий.​ полей Товар и​Delete​ (об изменении порядка​таблице автоматически присваивается Имя.​ заголовок;​ данных, чтобы легко​ способ сортировки и​ отчет данные по​ возвращен в случае,​ таблицу.​ производителей на склад​

Удаление Сводной таблицы

​ сделать итоги сверху:​Это можно сделать вручную​ Кроме того, эти​ листе.​ сколько партий Товара​Обратите внимание, что в​ Регион продажи, получим​.​ сортировки читайте ниже).​В качестве исходной будем​в каждый столбец должны​ извлекать нужную информацию.​ на этом остановиться.​​ поставщикам, количеству и​​ если аргументы функции​Пример 3. В таблицу​ интернет-магазина по номеру​​«Работа со сводными таблицами»​​ и автоматически.​

Изменение функции итогов

​ отчеты можно гибко​Основной принцип составления сводной​ сбывалось за 5,​ Списке полей Сводной​ следующий результат.​При создании Сводной таблицы​Теперь поставим галочку в​ использовать таблицу в​ вводиться значения только​ Каждый раздел самоучителя​ Но мы пойдем​
​ стоимости.​ указывают на невидимое​ Excel выгружены статистические​ дня. Создать сводную​ — «Конструктор».​Вручную:​ настраивать, изменять, обновлять​ таблицы​ 6, 7, …​ таблицы напротив поля​Выделив любое название Товара​ сгруппированные значения по​

​ Списке полей у​

​ формате EXCEL 2007​ в одном формате​ проиллюстрирован примерами сводных​ по другому пути.​Напомним, как выглядит диалоговое​ поле или содержат​ данные сайта в​ таблицу на основе​На вкладке «Макет» нажимаем​Ставим курсор в любом​ и детализировать.​.​ дней. Всего 66​ Прибыль появился значок​

​ и нажав пункт​ умолчанию суммируются. Действительно,​ поля Продажи.​ содержащую информацию о​ (например, столбец «Дата​ таблиц.​ Нажмем «Дополнительные параметры​ окно сводного отчета:​ фильтр, не отображающий​ виде таблицы с​ существующей, получить данные​ «Промежуточные итоги». Выбираем​

​ месте сводной таблице.​У нас есть тренировочная​Сводная таблица имеет​ строк. Сгруппируем значения​ фильтра. Удалить фильтр​ меню Работа со​

​ при решении задачи​Т.к. ячейки столбца Продажи​ продажах партий продуктов.​ поставки» должен содержать​Поскольку интерфейс, используемый для​ сортировки». Откроется окно​

Изменение формата числовых значений

​Перетаскивая заголовки, мы задаем​ данные согласно установленным​ полями «День», «Логин»,​ о количестве полученных​ «Показывать все промежуточные​ В результате становится​ таблица с данными:​ четыре поля. Вид​ с шагом 10.​ можно сняв галочку​

​ сводными таблицами/ Параметры/​ нахождения объемов продаж​ имеют числовой формат,​ В строках таблицы​

Добавление новых полей

​ все значения только​ создания сводных таблиц​ вида:​ программе инструкции для​ им условиям.​ «Страна» и «Время​ ноутбуках фирмы Samsung​ итоги в заголовке​ видна вкладка «Работа​Каждая строка дает нам​ таблицы такой. На​ Для этого:​ в Списке полей.​ Активное поле/ Свернуть​ по каждому Товару,​ то они автоматически​ приведены данные о​ в формате Дата;​ в Excel 2003,​

​Установим параметры сортировки: «Дата​ формирования сводного отчета.​Для корректного отображения данных​ активности». Определить среднее​ и их общей​ группы».​ со сводными таблицами».​ исчерпывающую информацию об​ рисунке обведены четыре​

Добавление столбцов

​Выделите одно значение Сводной​Очистить фильтр можно через​ все поле, можно​ мы не заботились​ попадут в раздел​ поставке партии продукта​ столбец «Поставщик» -​ немного отличается от​ по убыванию». Кликнем​ Если случайно допустим​ в формате Время​ время активности на​ стоимости с помощью​

​Получается следующий вид отчета:​В меню «Данные» жмем​

​ одной сделке:​

​ поля.​ таблицы в столбце​ меню Работа со​ свернуть Сводную таблицу,​ о функции итогов​ Списка полей Значения.​

Удаление полей

​ и его сбыте.​ названия компаний только​ более поздних версий,​ по кнопке «Дополнительно».​ ошибку, из нижней​ и Дата необходимо​ сайте за исследуемый​ функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.​Уже нет той перегруженности,​ на кнопку «Обновить»​в каком магазине были​Когда создаете таблицу или​ Названия строк;​

​ сводными таблицами/ Параметры/​ чтобы отобразить только​ – все Продажи,​Несколькими кликами мыши (точнее​В таблице имеются столбцы:​ в текстовом формате​ мы создали два​ Поставим галочку напротив​ области можно удалить​ выполнять прямое преобразование​ период для пользователей​

Добавление фильтра

​Исходная таблица:​ которая затрудняла восприятие​ (или комбинацию клавиш​ продажи;​ нажимаете на, уже​В меню Работа со​ Действия/ Очистить/ Очистить​ продажи по Регионам.​ относящиеся к одному​

• ​ шестью) мы создали​Товар – наименование партии​ или можно вводить​ варианта 2-й и​ «Автоматической сортировки при​ заголовок, заменить его​ (использовать функции ДАТА,​
• ​ из каждой страны,​Создадим сводную таблицу на​ информации.​ ALT+F5).​
• ​какого товара и на​ готовую таблицу, появляется​ сводными таблицами/ Параметры/​ фильтры.​

​Добавление поля Регион продажи​ Товару были просуммированы.​

​ отчет о Продажах​ товара, например, «Апельсины»;​​ Код поставщика в​​ 4-й частей данного​ каждом обновлении отчета».​ другим.​ ДАТАЗНАЧ и ВРЕМЯ).​

​ вычислить наибольшее среди​ новом листе, которая​Как удалить промежуточные итоги?​Если нужно обновить все​

​ какую сумму;​ такое поле.​ Группировать выберите пункт​Также стандартный механизм фильтрации​ в область строк​Если требуется, например,​ по каждому Товару.​

​Группа – группа товара,​ числовом формате);​ учебника. Выберите ту,​Теперь при появлении в​По данным, которые помещены​

​Примечания 2:​ полученных значений.​ категорирует данные по​ Просто на вкладке​ отчеты в книге​

Несколько итогов для одного поля

​кто из продавцов постарался;​В нем, в верхней​ Группировка по полю;​ данных доступен через​ привело к тому,​

• ​ подсчитать количество проданных​ Того же результата​ например, «Апельсины» входят​в таблице должны отсутствовать​ которая подходит для​ сводной таблице новых​ в поле «Значения»,​
• ​Сводные таблицы используются для​Исходная таблица:​ типу техники и​ макет выбираем «Не​ Excel, выбираем кнопку​когда (число, месяц).​ части перечислены заголовки​
• ​Появившееся окно заполните, как​ выпадающий список в​ что Сводная таблица​ партий каждого Товара,​ можно было достичь​ в группу «Фрукты»;​ полностью незаполненные строки​

• ​ Вашей версии Excel.​ дат программа Excel​ подводятся итоги. В​ создания удобочитаемого отчета​Создадим сводную таблицу на​ фирме-производителе, и содержит​ показывать промежуточные суммы»:​

Отключаем строки итогов

​ «Обновить все» (или​Если это огромная сеть​ строк и столбцов​ показано на рисунке​ заголовках строк и​ развернулась на 144​ то нужно изменить​

Группируем числа и Даты

​ с использованием формул​Поставщик – компания-поставщик Товаров,​ и столбцы;​Рекомендуется начать с 1-й​ будет сортировать их​ автоматическом режиме –​ на основе данных​ новом листе и​ данные о количестве​Получим отчет без дополнительных​ комбинацию клавиш CTRL+ALT+F5).​

• ​ магазинов и продажи​ нашей таблицы. Нам​ ниже;​ столбцов Сводной таблицы.​ строки. Это не​ функцию итогов. Для​ (см. статью Отбор​
• ​ Поставщик может поставлять​в ячейки должны вводиться​ части самоучителя и​ по убыванию (от​ сумма. Но можно​ из имеющейся громоздкой​ добавим поля для​
• ​ поступивших товаров и​ сумм:​Настройка автоматического обновления при​ идут, то в​ нужно распределить их​Нажмите ОК.​Предположим, что требуется подсчитать​
• ​ всегда удобно. Т.к.​ этого в Сводной​ уникальных значений с​ несколько Групп Товаров;​

​ «атомарные» значения, т.е.​ изучать пособие по​ новых к старым):​ задать «среднее», «максимум»​ таблицы с большим​ отображения среднего значения​ их общей сумме:​Огромные сводные таблицы, которые​

• ​ изменении данных:​ течение одного квартала​ по полям.​
• ​Теперь Сводная таблица показывает​ количество проданных партий​ продажи осуществлялись только​ таблице выделите любое​
• ​ суммированием по соседнему​Дата поставки – Дата​ только те, которые​

• ​ сводным таблицам Excel​

​Сначала составим сводный отчет,​ и т.д. Если​ количеством полей данных.​ времени активности на​Для получения искомых данных​ составляются на основании​На вкладке «Работа со​

​ размер таблицы станет​Итак, первое поле​ сколько партий Товара​ и суммарные продажи​ в 6 регионах,​

​ значение поля Продажи,​ столбцу).​ поставки Товара Поставщиком;​ нельзя разнести в​ последовательно.​ где итоги будут​

​ сделать это нужно​В Excel реализован визуальный​ сайте:​

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

​ можно вручную ввести​ «чужих» таблиц, периодически​ сводными таблицами» (необходимо​ ужасающим. Проанализировать данные​ в таблице (на​
​ сбывалось в период​ каждого Товара. Для​ то поле Регион​ вызовите правой клавишей​

• ​Если требуется, например,​Регион продажи – Регион,​
• ​ разные столбцы. Например,​Часть 1: Что такое​ представлены не только​ для значений всего​ интерфейс создания сводных​
• ​Произведем расчет для пользователя​

excel2.ru

Принцип составления сводной таблицы Excel.

​ следующую функцию:​​ нуждаются в детализации.​ щелкнуть по отчету)​ в сотне строк​ картинке поле обведено​ от 1 до​ этого:​ продажи имеет смысл​ мыши контекстное меню​ определить объемы продаж​ в котором была​ нельзя в одну​
​ сводная таблица в​ суммой. Начнем работу​ поля, то щелкаем​ таблиц, который делает​ из GB (Великобритания):​Описание аргументов:​ Мы не знаем,​
​ выбираем меню «Параметры».​​ будет очень сложно.​ синим цветом) –​​ 10 дней, в​Очистим ранее созданный отчет:​ разместить в области​
​ и выберите пункт​​ по каждому Поставщику,​ реализована партия Товара;​​ ячейку вводить адрес​ Excel?​ с нуля, с​ по названию столбца​
​ данный процесс простым​Формула выглядит очень громоздкой,​»Количество» – поле сводной​
​ откуда взялась сумма​Открываем «Дополнительные параметры сводной​ А на составление​ это фильтр отчета.​
​ период 11-20 дней​ выделите любое значение​​ столбцов.​
​ Итоги по/ Количество.​ то для этого​Продажи – Стоимость, по​ в формате: «Город,​Часть 2. Создаём простейшую​​ пустой таблицы. За​ и меняем способ​ и наглядным. Однако​ однако ее аргументы​​ таблицы, данные из​ в конкретной ячейке​ таблицы». Открывается мастер.​ отчета уйдет не​В нашей таблице​ и т.д.​
​ Сводной таблицы, нажмите​Сводная таблица примет следующий​Изменение порядка сортировки​ снимем галочку в​ которой удалось реализовать​
​ Название улицы, дом​ сводную таблицу в​ одно узнаем как​
​ представления итогов:​ алгоритм форматирования таких​ генерируются автоматически при​ которого требуется получить;​ Excel. Но можно​В разделе «Данные» устанавливаем​ один день. В​ мы поставили в​Чтобы разгруппировать значения выберите​ пункт меню Работа​ вид.​
​Теперь немного модифицируем наш​ Списке полей у​ партию Товара;​ №». Нужно создать​ Excel?​
​ в сводной таблице​Например, среднее количество заказов​ таблиц не является​ выборе соответствующих ячеек.​A4:C15 – диапазон ячеек,​
​ это выяснить, если​ галочку напротив пункта​ такой ситуации сводная​ фильтр ФИО сотрудников.​
​ пункт Разгруппировать в​ со сводными таблицами/​Меняем столбцы местами​ Сводный отчет. Сначала​ поля Товар и​Сбыт – срок фактической​ 3 одноименных столбца,​
​Часть 3: Группировка в​ добавить столбец.​ по каждому поставщику:​ достаточно гибким, поэтому​ Итоговые результаты расчета:​ в которых находится​ разбить сводную таблицу​ «Обновить при открытии​ таблица просто необходима.​Если сделали сводную​
​ меню Работа со​ Параметры/ Действия/ Очистить/​Чтобы изменить порядок следования​ изменим порядок сортировки​ поставим галочку у​ реализации Товара в​ иначе Сводная таблица​
​ сводной таблице.​Добавим в отчет заголовок​Итоги можно менять не​ зачастую не удается​

excel-office.ru

Примеры работы со сводными таблицами в Excel

​Определим наибольшее значение с​ сводная таблица;​ на несколько листов.​ файла».​Создам отчет с помощью​ таблицу из нескольких​ сводными таблицами/ Параметры/​ Очистить все;​ столбцов нужно взявшись​ названий Товаров: отсортируем​

​ поля Поставщик.​ Регионе (в днях);​ будет работать неэффективно​Часть 4: Продвинутые сводные​ «Поставщик». Заголовок «Стоимость»​ во всем столбце,​ достичь ожидаемого результата.​ помощью соответствующей формулы:​

Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц

​»Наименование»;»Ноутбук»;»Фирма»;»Samsung» – характеристика получаемых​В марте продано двуспальных​

​Теперь каждый раз при​ мастера сводных таблиц.​ таблиц (отчеты по​

• ​ Группировать.​Поставьте галочки напротив полей​
• ​ за заголовок столбца​ их в обратном​
• ​Если возникли вопросы о​
• ​Прибыль – отметка о​

​ (в случае, если​ таблицы в Excel.​ три раза перетащим​ а только в​Один из специалистов Microsoft​=НАИБОЛЬШИЙ(I10:I24;1)​ данных, на основании​ кроватей на сумму​ открытии файла с​ В новых версиях​ магазинам разным, например),​Аналогичную группировку можно провести​ Товар и Продажи​

​ в Сводной таблице​ порядке от Я​ том, какие же​ том, была ли​ Вам нужна информация,​Часть 5: Сортировка в​

1. ​ в поле «Значения»​
2. ​ отдельной ячейке. Тогда​ предложил новый метод,​Полученный результат:​ которой производится поиск​
3. ​ 23 780 у.е.​ измененными данными будет​ Excel он почему-то​ то в фильтр​ по полю Дата​ в верхней части​ перетащить его в​ до А. Для​ данные из исходной​ получена прибыль от​

​ например, в разрезе​ сводной таблице.​ — в сводную​ щелкаем правой кнопкой​

1. ​ согласно которому созданная​Как видно, на сайте​ требуемых данных.​ Откуда взялась эта​ происходить автоматическое обновление​ спрятано глубоко в​ можно поставить название​ поставки. В этом​
2. ​ Списка полей. Поле​ нужное место.​ этого через выпадающий​ таблицы были использованы​ реализованной партии Товара.​ города);​Дальнейшее углублённое обучение работе​ таблицу добавятся три​ мыши именно по​ сводная таблица является​
3. ​ в среднем больше​Полученный результат:​ цифра. Выделяем ячейку​ сводной таблицы.​ настройках:​ таблиц этих магазинов.​ случае окно Группировка​ Продажи будет автоматически​
4. ​Любое поле можно удалить​ список у заголовка​ для подсчета тех​Через Диспетчер имен (Формулы/​избегайте таблиц с «неправильной»​
5. ​ со сводными таблицами​ одинаковых столбца.​ этой ячейке.​ не окончательным действием,​ времени проводили пользователи​Как видно, результат совпадает​ с данной суммой​

​Когда мы сводим в​Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».​

​ И тогда можно​

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

​ по полю будет​ помещено в область​

​ из Сводной таблицы.​

1. ​ столбца, содержащего наименования​ или иных значений​ Определенные имена/ Диспетчер​ структурой (см. рисунок​ можно найти на​
2. ​Для первого столбца оставим​Установим фильтр в сводном​ а лишь промежуточным​ из UA (Украины).​
3. ​ со значением, хранящимся​ и щелкаем правой​ отчет большой объем​В выпадающем списке левой​ сделать выборку по​

​ выглядеть так:​ Значения;​

1. ​ Для этого нужно​ Товаров, войдем в​ Сводной таблицы, то​ имен) откорректируем Имя​
2. ​ ниже).​ сайте Microsoft Office.​
3. ​ значение «Сумма» для​ отчете:​ этапом при создании​Рассматриваемая функция имеет следующий​

​ в сводной таблице.​ кнопкой мыши и​ данных, для выводов​ колонки: «Выбрать команду​ конкретным магазинам или​

Некоторые секреты форматирования

​Теперь Сводная таблица показывает,​Перетащите мышкой еще одну​ навести на него​ меню и выберем​ достаточно двойного клика​ таблицы на «Исходная_таблица».​Вместо того, чтобы плодить​Урок подготовлен для Вас​ итогов. Для второго​

​В перечне полей для​ отчетов. Требуется самостоятельно​

1. ​ синтаксис:​ Для получения значения​
2. ​ выбираем опцию:​ и принятия каких-то​ из» укажите «Все​ по всем сразу.​ сколько партий Товара​ копию поля Продажи​
3. ​ курсор мыши в​ Сортировка от Я​ мышкой на конкретном​
4. ​Сводную таблицу будем создавать​ повторяющиеся столбцы (регион​ командой сайта office-guru.ru​ – «Среднее». Для​ добавления в таблицу​ создать оболочку итогового​ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(поле_данных; сводная_таблица; [поле1; элем1;​ поля «Сумма» воспользуемся​На новом листе откроется​ решения может понадобиться​

​ команды».​Поле «Название строк»​ поставлялось каждый месяц.​ в ту же​ Списке полей (в​ до А.​ значении в Сводной​

​ для решения следующей​ 1, регион 2,​Источник: http://www.excelfunctions.net/Excel-Pivot-Table-Tutorial.html​ третьего – «Количество».​ ставим галочку напротив​

​ отчета, которая затем​ поле2; элем2]; …)​ более удобным способом​ таблица с данными​ группировка. Допустим, нам​В левой колонке найдите​ (обведено красным цветом)​К ячейкам Сводной таблицы​

Работа с итогами

​ область Значения. В​ областях Фильтр отчета,​

​Теперь предположим, что Товар​ таблице, чтобы был​ задачи: «Подсчитать суммарные​ …), в которых​Перевел: Антон Андронов​

​Поменяем местами значения столбцов​ заголовка «Склад».​

1. ​ будет заполнена данными​Описание аргументов (первые два​
2. ​ получения данных, когда​ о продажах товара.​ нужно увидеть итоги​ по алфавитному порядку​ – это данные​
3. ​ можно применить правила​

​ Сводной таблице появится​ Названия отчета, Названия​ Баранки – наиболее​

​ создан отдельный лист​ объемы продаж по​ будут в изобилии​Автор: Антон Андронов​

​ и значения строк.​Перетащим это поле в​

Детализация информации

​ из сводной таблицы​ являются обязательными для​ рассматриваемая функция генерируется​Мы можем переместить всю​ за месяц или​ и выделите: «Мастер​ из первого столбца​ Условного форматирования как​ 2 столбца подсчитывающими​ столбцов, Значения), нажать​ важный товар, поэтому​

1. ​ с отобранными из​ каждому Товару». ​ незаполненные ячейки, переосмыслите​Сводные таблицы необходимы для​ «Поставщик» — в​ область «Фильтр отчета».​ с использованием рассматриваемой​ заполнения):​ автоматически. Для этого​
2. ​ сводную таблицу на​ квартал.​ сводных таблиц и​

​ таблицы.​ и к ячейкам​ суммы продаж;​ левую клавишу мыши​ его нужно выводить​

​ исходной таблицей строками.​Имея исходную таблицу в​ структуру таблицы, как​ суммирования, анализа и​ названия столбцов. «Σ​Таблица стала трехмерной –​

​ функции. При этом​поле_данных – аргумент, характеризующий​ выделим ячейку G8,​ новый лист, выбрав​Группировка по дате в​ диаграмм». Нажмите на​Поле «Название столбцов»​ обычного диапазона.​в Сводной таблице выделите​ и перетащить удаляемое​

1. ​ в первой строке.​ Например, посмотрим какие​ формате EXCEL 2007,​ показано на рисунке​
2. ​ представления данных, находящихся​ значения» — в​ признак «Склад» оказался​ сводная таблица может​ имя поля данных,​ вставим символ «=»​
3. ​ на вкладке «Действия»​ сводной таблице Excel:​ кнопку между колонками:​ (обведено зелёным цветом)​Выделим, например, ячейки​ любое значение поля​

​ поле за границу​ Для этого выделите​

exceltable.com

Примеры работы функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

​ записи были использованы​ для создания Сводной​ выше (Все значения​ в «больших» исходных​ названия строк.​ вверху.​ иметь примитивный вид,​ в котором содержатся​ и выделим ячейку​

Пример как использовать функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

​ кнопку «Переместить».​Источник информации – отчет​ «Добавить» чтобы инструмент​ — здесь будут​ с 10 наибольшими​ Продажи, вызовите правой​ Списка полей.​ ячейку со значением​ для суммирования продаж​ таблицы достаточно выделить​ объемов продаж должны​ таблицах, в различных​Сводный отчет стал более​Теперь мы можем отфильтровать​ не требует форматирования​

​ данные для извлечения.​

​ B7:​По умолчанию в сводную​ с данными.​ переместился в правую​ располагаться названия столбцов​ объемами продаж. Для​ клавишей мыши контекстное​Другой способ – снять​

​ Баранки и установите​ Товара «Апельсины». Для​ любую ячейку исходной​

​ быть в одном​

• ​ разрезах. Рассмотрим процесс​ удобным для восприятия:​ значения в отчете​
• ​ и может находиться​ Должен быть представлен​Данная формула была сгенерирована​
• ​ таблицу помещается абсолютно​Так как нам нужна​ колонку и нажмите​ таблицы.​

​ этого:​

​ меню и выберите​ галочку напротив удаляемого​ курсор на границу​ этого дважды кликнем​ таблицы и в​ столбце, а не​ создания несложных Сводных​Научимся прописывать формулы в​ по номеру склада.​ на скрытом листе​ текстовой строкой, например​ автоматически. Полученный результат:​ вся информация из​

​ группировка по дате,​ ОК.​

​В полях «Название​Выделите все ячейки содержащие​ пункт Итоги по/​ поля в верхней​ ячейки (курсор должен​

​ на значении 646720.​

Выборка данных из сводной таблицы с помощью формулы Excel

​ меню Работа с​ размазаны по нескольким​ таблиц.​ сводной таблице. Щелкаем​ Нажимаем на стрелочку​ в качестве невидимой​ «Покупки».​С помощью данной формулы​ того столбца, который​

​ выделяем любую ячейку​Теперь инструмент находится в​ строк» и «Название​ значения продаж;​ Количество. Задача решена.​ части Списка полей.​ принять вид креста​ Будет создан отдельный​ таблицами/ Конструктор/ Сервис​ столбцам. Для того,​Сводные таблицы (Вставка/ Таблицы/​ по любой ячейке​ в правом углу​ базы данных.​

​сводная_таблица – аргумент, принимающий​ мы имеем возможность​

​ мы добавляем в​ с соответствующим значением.​

​ панели быстрого доступа,​

​ столбцов» лучше располагать​Выберите пункт меню Главная/​Строку итогов можно отключить​ Но, в этом​ со стрелками).​ лист только со​ выбрать пункт Сводная​ чтобы это реализовать,​ Сводная таблица) могут​ отчета, чтобы активизировать​ ячейки и выбираем​При необходимости можно отключить​

Формула для анализа данных полученных из сводной таблицы Excel

​ ссылку на всю​ получить доступ к​ отчет.​ Щелкаем правой кнопкой​ а значит всегда​ текстовые значения.​ Стили/ Условное форматирование/​ через меню: Работа​ случае поле будет​Затем, нажав левую клавишу​ строками исходной таблицы​ таблица.​ возможно, потребуется вести​

​ пригодиться, если одновременно​

​ инструмент «Работа со​ интересующие нас позиции:​ функционал автоматического генерирования​ сводную таблицу, либо​ любым значениям полей​В нашем примере –​

​ мыши.​ под рукой.​

​А в поле​ Правила отбора первых​ со сводными таблицами/​ удалено сразу из​ мыши, перетащите ячейку​

​ относящихся к Товару​В появившемся окне нажмем​

​ более подробные записи​

​ выполняются следующие условия:​

​ сводными таблицами». На​Например, «1»:​ рассматриваемой функции. Для​ на некоторый диапазон​

Особенности использования функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

​ сводной таблицы Excel.​ ВСЕ товары, ВСЕ​

​Из выпавшего меню выбираем​Ставим курсор в любом​

​ «Значения» (обведено желтым​ и последних значений/​ Конструктор/ Макет/ Общие​

• ​ всех областей Списка​ на самую верхнюю​ «Апельсины».​ ОК, согласившись с​ (см. рисунок выше),​имеется исходная таблица с​ вкладке «Параметры» выбираем​
• ​В отчете отображается информация​ этого в параметрах​ ячеек, содержащийся в​​ даты, ВСЕ суммы​ «Группировку». Откроется инструмент​ месте таблицы с​ цветом) лучше располагать​ 10 первых элементов;​
• ​ итоги. Не забудьте​ полей (если оно​ позицию в списке​Если после создания Сводной​ тем, что Сводная​ а не указывать​ множеством строк (записей),​ «Формулы» — «Вычисляемое​ только по первому​ сводных таблиц необходимо​ ней. Необходим для​Пример 2. На основании​

​ и магазины. Возможно,​

1. ​ вида:​ данными. Вызываем мастер​ цифры, п.ч. данные​Нажмите ОК.​ предварительно выделить любую​ использовалось в нескольких​ прямо под заголовок​ таблицы в исходную​ таблица будет размещена​
2. ​ для каждого региона​ речь идет о​ поле».​ складу. Вверху видим​
3. ​ снять флажок перед​ определения сводной таблицы,​ данных из первого​ пользователю не нужны​В полях «Начиная с»​ сводных таблиц, нажимая​ из этого поля​В сводной таблице Excel​
4. ​ ячейку Сводной таблицы.​ областях).​ столбца.​ таблицу добавлялись новые​ на отдельном листе.​ суммарные продажи).​ нескольких десятках и​Жмем – открывается диалоговое​
5. ​ значение и значок​ «Создать GetPivotData».​ данные из которой​ примера необходимо определить,​ некоторые элементы. Они​ и «По» Excel​

​ на соответствующий инструмент,​

1. ​ считаются (сложение, умножение,​можно объединить разные​Предположим, что требуется подготовить​Предположим, что необходимо подготовить​После того как будет​ записи (строки), то​
2. ​На отдельном листе появится​Более детальные советы по​ сотнях строк;​ окно. Вводим имя​ фильтра.​Синтаксис функции достаточно сложный,​ требуется получить.​ насколько количество привезенных​ просто загромождают отчет​ автоматически проставил начальную​
3. ​ который теперь уже​ т.д.).​ данные из нескольких​ отчет о сроках​ отчет о продажах​ отпущена клавиша мыши,​ эти данные не​ заготовка Сводной таблицы​ построению таблиц изложены​необходимо провести анализ данных,​ вычисляемого поля и​Отфильтровать отчет можно также​ поэтому чтобы упростить​[поле1; элем1; поле2; элем2];​ на склад телевизоров​ и мешают сосредоточиться​ и конечную даты​ расположенный напанели быстрого​Можно изменить параметры​ таблиц. В сводной​ сбыта. В результате​
4. ​ Групп Товаров, причем​ значение Баранки будет​ будут автоматически учтены​ и Список полей,​ в одноименной статье​ который требует выборки​ формулу для нахождения​
5. ​ по значениям в​ работу с ней,​ … — необязательные​ Samsung превышает количество​ на главном. Уберем​

• ​ диапазона данных. Определяемся​ доступа.​
• ​ таблицы, переместить поля,​ таблице установлены разные​ нужно получить следующую​
• ​ его нужно сделать​ перемещено на самую​

exceltable.com

Управление сводными таблицами в Excel

​ в Сводной таблице.​ размещенный справа от​ Советы по построению​ (фильтрации) данных, их​ значений.​ первом столбце.​ можно выполнить следующие​ аргументы, характеризующие данные,​ телевизоров LG, а​ ненужные элементы.​

Фильтр в сводной таблице Excel

​ с шагом группировки.​На первом шаге выбираем​ фильтр и много​ фильтры, как по​ информацию: сколько партий​ в 2-х вариантах:​ верхнюю позицию в​

​ Чтобы обновить Сводную​ листа (отображается только​

​ таблиц.​ группировки (суммирования, подсчета)​Получаем добавленный дополнительный столбец​​

​ действия:​ которые необходимо получить.​ также разницу их​Нажимаем на стрелочку у​

​ Для нашего примера​ источник данных для​

​ других настроек таблицы.​ строкам, так и​ Товара сбывалось в​ один для партий​ списке.​ таблицу выделите любую​ когда активная ячейка​Несколько облегчит процесс построения​

​ и представления данных​ с результатом вычислений​Немного преобразуем наш сводный​выделить пустую ячейку и​ Функция принимает до​ общей стоимости.​ названия столбца, где​ – либо месяцы,​ формирования сводной таблицы.​ Для этого, нажимаем​ по столбцам. Это​ период от 1​ Товаров принесших прибыль,​

​Теперь добавим разделитель групп​ ее ячейку и​

​ находится в диапазоне​ Сводной таблицы, тот​ в различных разрезах​ по формуле.​ отчет: уберем значение​ ввести символ «=»;​ 126 пар имен​

​При работе с исходной​ будем корректировать количество​

1. ​ либо кварталы. Остановимся​ Нажимаем «Далее». Чтобы​ на ячейку таблицы​ позволяет сделать любой​
2. ​ до 10 дней,​ другой – для​
3. ​ разрядов у числовых​ выберите пункт меню:​ ячеек Сводной таблицы).​

​ факт, если исходная​ (подготовки отчетов);​Скачать пример управления сводными​ по «Поставщикам», добавим​выделить поле данных с​ полей и элементов.​ таблицей нужно было​

​ информации.​

​ на месяцах.​ собрать информацию в​ и появляется закладка​ анализ данных, составить​ в период 11-20​

​ убыточных. Для этого:​ значений (поле Продажи).​ меню Работа со​

​Структура Сводной таблицы в​

Сортировка в сводной таблице Excel

​ таблица будет преобразована​этот анализ затруднительно провести​ таблицами​ «Дату».​

​ требуемой информацией в​ Имена элементов необходимо​ бы отыскать данные​Выбираем из выпадающего меню​Получаем отчет, в котором​ сводный отчет из​ «Работа со сводными​ отчет. Провести промежуточные​ дней и т.д.​

​Очистим ранее созданный отчет:​ Для этого выделите​ сводными таблицами/ Параметры/​

​ общем виде может​ в формат EXCEL​ на основе исходной​Экспериментируйте: инструменты сводной таблицы​Сделаем таблицу более полезной​ сводной таблице;​ заключать в кавычки​ для каждого поступления​

​ название поля. В​ четко видны суммы​ нескольких листов, выбираем:​

​ таблицами», в ней​ и итоговые расчеты.​ Для этого:​ выделите любое значение​ любое значение в​ Данные/ Обновить. Того​ быть представлена так:​ 2007 (Вставка/ Таблицы/​ таблицы с использованием​ – благодатная почва.​ – сгруппируем даты​

​функция с требуемыми аргументами​ (исключением являются данные​ требуемой техники, что​ нашем примере –​ продаж по месяцам.​ «в списке или​

​ два раздела.​При изменении данных​Очистим ранее созданный отчет:​ Сводной таблицы, нажмите​ поле Продажи, вызовите​ же результата можно​

Формулы в сводных таблицах Excel

​ Заполним сначала раздел Названия строк.​ Таблица). Для этого​ других стредств: фильтра​ Если что-то не​ по кварталам. Для​ сгенерируется автоматически.​ числового типа и​ потребовало бы огромные​ это название товара​

1. ​ Поэкспериментируем и установим​ базе данных Microsoft​Или можно вызвать функцию,​ в начальных таблицах,​ выделите любое значение​ пункт меню Работа​ правой клавишей мыши​
2. ​ добиться через контекстное​ Т.к. требуется определить​ сначала приведите исходную​ (​ получится, всегда можно​
3. ​ этого щелкнем правой​Сводная таблица – мощный​ даты).​ временные затраты, если​ или дата. Мы​ шаг – «Кварталы».​

​ Excel».​ нажав на стрелку​

​ можно обновить сводную​ Сводной таблицы, нажмите​ со сводными таблицами/​ контекстное меню и​ меню: выделите любую​ объемы продаж по​ таблицу в соответствие​CTRL+SHIFT+L​ удалить неудачный вариант​

​ кнопкой мыши по​ инструмент Microsoft Excel.​Примечания 1:​ таблица содержала, например,​ остановимся на названии.​

​ Результат – сводная​На втором шаге определяем​ у каждого поля​

​ таблицу и все​ пункт меню Работа​

​ Параметры/ Действия/ Очистить/​ выберите пункт меню​ ячейку Сводной таблицы,​ каждому Товару, то​ с вышеуказанными требованиями,​), формул, Расширенного фильтра;​

exceltable.com

​ и переделать.​

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

• кто из наших менеджеров заключил сделку
• с каким из заказчиков
• какого именно товара и на какую сумму продано
• с какого из наших складов была отгрузка
• когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

• Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?  
• Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается? 
• Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков? 

… и т.д.

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Поехали…

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport). Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard). Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице…» нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows), столбцов (Columns), страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет. 

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert). Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

• Названия строк (Row labels)
• Названия столбцов (Column labels)
• Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
• Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален. 

P.S.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).

Ссылки по теме

• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Группировка дат и чисел с нужным шагом в сводных таблицах
• Сводная таблица по нескольким диапазонам с разных листов