Сводные таблицы используются как основной инструмент отчетности, без их понимания нельзя сказать, что вы знаете Excel. В этой статье узнаем, как построить сводную таблицу в Excel.
- Что такое сводная таблица
- Подготавливаем данные для создания сводной таблицы
- Как создать сводную таблицу из обычной таблицы
- Где найти панель редактирования сводной таблицы
- Как изменить структуру сводной таблицы
- Как удалить поле сводной таблицы
- Для чего нужно поле Фильтр в сводной таблице
- Как обновить сводную таблицу
- Как изменить внешний вид сводной таблицы
- Значение (пусто) в сводной таблице — как убрать
- Где изменить источник сводной таблицы
- Как скопировать сводную таблицу
- Удаляем сводную таблицу
Что такое сводная таблица
Сводная таблица в Excel (или pivit table, или “пивотная таблица”) — это особым образом организованная и структурированная таблица, которая выводит данные в нужном пользователю разрезе и производит необходимые вычисления без использования формул.
Например, у нас есть база данных с продажами магазина для садоводов. В ней собрана информация обо всех продажах, детализированная до каждого кассового чека. Это огромная таблица с большим количеством строк, из которой невозможно взять какую-то ценную аналитическую информацию.
Предположим, нужна информация о сумме выручки в разрезе категории товара. Или по месяцам. Конечно, можно взять все категории товара и функцией СУММЕСЛИМН вытянуть нужные данные, но это займет намного больше времени. К тому же, если у вас завтра появится новая категория, ее нужно будет вручную добавить в таблицу (не забыть об этом, как минимум). Если же построить сводную таблицу в excel, они это сделает это за вас.
Подготавливаем данные для построения сводной таблицы
Давайте разберемся, из какой исходной таблицы можно построить сводную таблицу в excel (спойлер: не каждая таблица годится).
Основные требования к таблице, из которой будет создаваться сводная таблица:
- Все столбцы в исходной таблице должны иметь уникальные (т.е. не повторяющиеся) заголовки.
- Все строки в пределах одного столбца должны иметь однородные данные. Например, если в столбце указан месяц в формате “янв”, то не должно быть данных в формате “Январь” — эксель сочтет их как два разных месяца. Также использование русских и похожих латинских букв (например С и C на глаз не отличишь, но одна из них в латинской раскладке, и эксель также посчитает их разными).
- Числовые данные, которым вы будете оперировать, должны быть именно числовыми. Если есть зеленый треугольник в верхнем левом углу ячейки — такое число является текстом, и должно быть преобразовано в число, иначе с ним нельзя делать вычисления.
- Исходная таблица не должна содержать промежуточных итогов.
- Нежелательно иметь пустые строки
- Под исходной таблицей нежелательно иметь какие-то другие данные, оставьте это пространство пустым, это облегчит дальнейшее обновление сводной таблицы.
Лучшим вариантом организации исходных данных является преобразование их в “умную” таблицу. Но это не является обязательным требованием, к тому же “умные” таблицы имеют некоторые ограничения и могут быть использованы не всегда. Но в целом их использование очень упрощает работу со сводными таблицами.
Итак, имеем исходную таблицу с продажами садового инвентаря со следующими столбцами. Данные в серых столбцах взяты из учетной системы, столбец Месяц сделали расчетный для удобства организации данных.
Рассматривать будем на примере обычной таблицы.
Если мы не предполагаем в дальнейшем добавлять в исходную таблицу данные, то можно выделить только диапазон этой таблицы, например, А1:Н202. Однако, если в исходную таблицу будут добавляться данные, лучше выделить полностью столбцы, входящие в таблицу. Иначе есть риск, что при обновлении сводной таблицы новые данные в нее не попадут.
Выделяем полностью столбцы, зажав левую кнопку мыши.
Далее вкладка Вставка — Сводная таблица.
Появится окно создания сводной таблицы. Разберем, что в нем:
- Выберите данные для анализа. Здесь уже указан диапазон, который вы выделили, не меняйте его.
- Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы. Новичкам (и не только) советую всегда выбирать Новый лист. Если выбираете “на существующий лист”, то нужно указать ячейку на уже созданном листе, с которой будет начинаться сводная таблица. Только учтите, что пространство нужно выбрать с запасом, чтобы потом сводная таблица не “съела” данные на листе.
Выберем На новый лист и нажмем ОК.
Появится заготовка для будущей сводной таблицы и возможность выбрать поля в правой части экрана.
Как можно добавлять поля из исходной таблицы в сводную.
- нажимая на “галочку”. При этом нужно контролировать, в какую область (строки или столбцы) excel занесет отмеченное поле. При необходимости перенести.
- щелкнув правой кнопкой мыши на названии поля и выбрав, куда его поместить
- перетаскивая мышкой поля в нужный раздел. Такой способ рекомендуется.
Перетащим поле Категория в блок СТРОКИ, поле Месяц — в блок СТОЛБЦЫ, а поле Стоимость — в блок ЗНАЧЕНИЯ.
Обратите внимание!
Возле слова Количество не случайно указан знак вопроса. В большинстве версий excel по умолчанию считает в значениях именно количество элементов. По невнимательности можно оставить так и получить кривой результат.
Нам же нужна именно сумма по полю Стоимость. Нажмем на “треугольник” и выберем Параметры полей значений, и далее — Сумма.
В итоге получим такую сводную таблицу. В строках — Категории товара, в столбцах — месяцы, а в ячейках — суммы выручки от продаж товаров данной категории. И это без единой формулы!
Где найти панель редактирования сводной таблицы
Вы создали сводную таблицу и закрыли списки полей (так обычно и делают, чтобы не мешали просмотру), но возникла необходимость внести корректировки в макет сводной таблицы.
Необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть в любом месте сводной таблицы и выбрать пункт Показать список полей.
Как изменить структуру сводной таблицы
Предположим, требования изменились, и теперь в строках нужно видеть разбивку по месяцам и наименованию товара, а в столбцах — категорию товара. В случае с обычной таблицей формул на этом месте мы бы начали плакать и переписывать формулы *смайлик* Здесь же просто нужно перетащить Категорию товара — в столбцы, Месяц в строки, и добавить в строки поле Наименование товара.
Получаем результат.
Как удалить поле сводной таблицы
Теперь нам больше не нужно видеть развертку по наименованию товара в строках.
Для того, чтобы удалить поле из сводной таблицы, есть 3 основных способа:
- снять галочку с названия поля, оно автоматически исчезнет
- в блоке, где располагается поле, щелкнуть на “треугольник” и выбрать Удалить поле.
- в самой сводной таблице щелкнуть правой кнопкой мыши на любом значении поля и выбрать Удалить “Название поля”
Для чего нужно поле Фильтр в сводной таблице
Итак, мы разобрались со строками, столбцами и значениями в сводной таблице, научились их добавлять и удалять. Но зачем же нужно поле Фильтр в сводной таблице?
Перестроим таблицу таким образом: в строки добавим Наименование товаров, в столбцы — месяцы.
Предположим, нужно видеть не все названия товаров, а только по категории Инструмент.
Для этого нужно перетащить поле Категория товара в блок ФИЛЬТРЫ.
После этого над сводной таблицей появляется дополнительная строка с фильтрами.
По умолчанию выбраны все значения. Отфильтруем нужную нам категорию Инструмент. Для этого щелкнем на выпадающий список в фильтре и выделим нужную категорию. Сводная таблица уменьшилась, отобразив данные только по категории Инструмент.
Фильтровать значения в сводной таблице можно не только по одному параметру, но и по нескольким. Для этого нужно активировать “галочку” Выделить несколько элементов и установить “галочки” возле нужных.
К томе же, полей, по которым фильтруем данные, может быть несколько. Чтобы отфильтровать данные в сводной таблице не только по категории товара, но и по другим полям, их также нужно перетянуть в блок ФИЛЬТРЫ.
Как обновить сводную таблицу
Если исходная таблица с данными периодически пополняется новыми строками, то потребуется обновлять сводную таблицу.
Чтобы обновить сводную таблицу, нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выбрать пункт Обновить.
Возможно также настроить автоматическое обновление сводной таблицы при открытии файла. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите пункт Параметры сводной таблицы, далее на вкладке Данные активируйте “галочку” Обновить при открытии файла.
Как изменить внешний вид (формат) сводной таблицы
Про настройку форматирования сводной таблицы есть видеоролик:
В статье кратко остановимся на возможностях.
Изменить внешний вид сводной таблицы можно на вкладке Конструктор.
Выпадающий список Промежуточные итоги позволяет управлять выводом промежуточных итогов по строкам. Промежуточные итоги можно отключить совсем, или выводить в верхней или нижней части группы.
Общий итоги — позволяет управлять общими итогами для строк или столбцов, выводить их или отключать.
Макет отчета — позволяет изменять структуру таблицы. По умолчанию сводная таблица создается в сжатой форме. Но можно перестроить ее в форме структуры или в табличной форме.
Пустые строки — этот выпадающий список редко используется, позволяет добавлять пустую строку между группами, чтобы визуально отделить их.
Значение (пусто) в сводной таблице — как убрать
По умолчанию в сводную таблицу всегда включается значение Пусто. Если в исходной таблице есть строки или столбцы с пустыми ячейками, их значения попадут в эту категорию.
Но Пусто выводится и в том случае, если пустых ячеек нет, и портит внешний вид сводной таблицы. Часто его убирают.
Чтобы убрать Пусто в сводной таблице, нужно щелкнуть на выпадающем списке строки или столбца и снять “галочку”.
В этом случае Пусто исчезнет и для строк, и для столбцов одновременно.
Обратите внимание! Если вы убираете значение Пусто, то есть следующая опасность: при добавлении новых значений в исходную таблицу (например, появится новая категория товара) они не появятся автоматически при обновлении сводной таблицы. Их нужно будет добавить вручную, установив “галочку” (там же, где снимали “галочку” с Пусто).
Где изменить источник сводной таблицы
Иногда может возникнуть ситуация, когда в исходную таблицу добавились новые столбцы, которые не попали в сводную таблицу. Сразу оговорюсь, что если вы использовали умную таблицу в качестве источника, то такой проблемы не будет, новые столбцы будут добавляться в сводную таблицу автоматически при обновлении.
Предположим, в нашей исходной таблице добавился столбец Продавец. Этот столбец нужно добавить в сводную таблицу, чтобы иметь возможность выводить данные по продавцам.
Для этого щелкнем в любом месте сводной таблицы и далее идем на вкладку Анализ — Источник данных.
Откроется лист с исходной таблицей, в котором бегущим выделением будут выделены данные, которые попали в сводную таблицу, а в окне — источник данных.
Далее необходимо в открывшемся окне в поле Таблица или диапазон указать новый диапазон для сводной таблицы: просто выделить необходимый диапазон левой кнопкой мыши (полностью диапазон, включая новый столбец, а не только новый столбец). Нажимаете Ок.
Вернувшись на лист сводной таблицы, вы увидите, что новое поле Продавец появилось в списке полей. Теперь его можно перетаскивать в блоки СТРОКИ, СТОЛБЦЫ или ФИЛЬТРЫ.
Как скопировать сводную таблицу
Чтобы скопировать сводную таблицу, необходимо выделить ее полностью, вместе со строками фильтров. Далее копировать как обычно (Ctrl+C или кнопка Копировать) и вставить в нужное место (Ctrl + V или кнопка Вставить).
Удаляем сводную таблицу
Если сводная таблица расположена на отдельном листе, то чтобы удалить сводную таблицу, можно удалить целиком весь лист (правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать Удалить).
Если сводная таблица расположена на листе, где есть другие данные, самый простой способ ее удалить — выделить полностью сводную таблицу вместе с фильтрами (если они есть) и нажать кнопку Delete.
Итак, мы узнали, как построить сводную таблицу в Excel из обычной таблицы с данными. Также рассмотрели некоторые ее базовые возможности. Но если вы хотите освоить такой инструмент, как сводные таблицы с нуля и до профессионального уровня, ознакомьтесь с другими статьями в разделе. Поверьте, без знания сводных таблиц вы не станете профессионалом в Excel!
Сообщество Excel Analytics | обучение Excel
Канал на Яндекс.Дзен
Вам может быть интересно:
|
Доброго дня Ексельчани! Проблема следующая: Заполняю таблицу, другая таблица берет из заполняемой данные и делает свои вычисления, но она безразмерная, чтобы не тянуть все время формулу и делаю по этой таблице сводную. Т.к. в вычисляемой есть пустые ячейки и равные 0 в сводной соответственно они и появляются . Не смогу добавить файл .xlsx ((( «Превышен максимальный размер загружаемого файла (100 КБ).» Это новые правила на сайте или я чтото не так делаю?? Изменено: Александр Белов — 03.03.2016 09:32:34 |
|
|
Sanja Пользователь Сообщений: 14838 |
1. Нули. Файл-Параметры-Дополнительно-Показать параметры для следующего листа…-Снять галку с пункта «Показывать нули для….» Согласие есть продукт при полном непротивлении сторон. |
|
Спасибо, Sanja ! 1) — прошел на ура |
|
|
Sanja Пользователь Сообщений: 14838 |
Убрать пусто
Не пренебрегайте поиском Согласие есть продукт при полном непротивлении сторон. |
|
Sanja
, дело в том, что я не хочу заменить «пусто» на пусто. А вообще убрать эту строчку из сводной. |
|
|
Sanja
, дошло самому)) Sanja , спасибо и удачи;) Изменено: Александр Белов — 03.03.2016 19:07:28 |
|
|
Юрий М  Модератор Сообщений: 60588 Контакты см. в профиле |
#7 03.03.2016 14:23:52
Новые? А Вы раньше там про ограничения ничего не видели? )) |
||
|
Yastreb Пользователь Сообщений: 65 |
Форумчане, приветствую. как побороть эту проблему ? * своданя табл сделана в MS Excel 2016, POWER PIVOT Изменено: Yastreb — 02.07.2019 12:30:57 |
|
PooHkrd  Пользователь Сообщений: 6602 Excel x64 О365 / 2016 / Online / Power BI |
Yastreb, в формуле меры делайте проверку получившегося значения на равенство нулю, и если получается ноль, то в сводную выводите BLANK(), тогда полностью пустые строки сами из отчета пропадут. Вот горшок пустой, он предмет простой… |
|
anvo  Пользователь Сообщений: 2 |
Приветствую! Изменено: anvo — 25.07.2019 12:28:33 |
|
anvo Пользователь Сообщений: 2 |
Ответ нашел самостоятельно в настройках. удалить вопрос не смог Вопрос задавался в рамках решения следующей задачи: И для группы товаров — полуфабрикатов, которые в таблице Т1 могут присутствовать как в поле Товар (т.е. как готовое изделие), так и в поле Материал (т.е. как заготовка для другого Товара) необходимо получить таблицу текущего остатка данных TKU как ( СуммаКоличество — СуммаРасход) по дням. Кто-то решал подобное? Изменено: anvo — 25.07.2019 12:36:59 |
|
tolstak  Пользователь Сообщений: 471 |
anvo, вероятно, Параметры поля -> «Отображать пустые элементы» |
|
belousov_ka  Пользователь Сообщений: 1 |
#13 25.10.2022 16:34:27 Yastreb, фильтром можно попробовать убрать строки с нулевыми значениями. Я использую в платёжном календаре. Прикрепленные файлы
Изменено: belousov_ka — 25.10.2022 16:36:32 |
Управление пустыми строками, промежуточными итогами и другими настройками сводных таблиц Excel 2010
Дополнительные настройки сводных таблиц применяются для управления самыми разными ее элементами. Например, промежуточные итоги могут располагаться под или над группой исходных данных или вообще могут быть исключены из исходной таблицы.
Как уже упоминалось ранее, перемещение промежуточных сумм в верхнюю часть группы данных позволяет уменьшить общий размер сводной таблицы на несколько строк. Тем не менее сами промежуточные итоги выводятся только в случае предстаатения сводной таблицы в форме структуры или в сжатой форме. Настраиваются промежуточные суммы с помощью меню Промежуточные итоги (Subtotals) контекстной вкладки Конструктор (Design). На рис. 3.16 показано, как выглядят промежуточные итоги, добавленные над группами исходных данных.
Рис. 3.16. Промежуточные итоги над группами данных и пустые строки между ними добавляются с помощью раскрывающихся меню группы Макет контекстной вкладки Конструктор
Обшие итоги выводятся в нижней части каждого столбца и/или каждой строки; их также можно легко скрыть в сводной таблице. Настраиваются общие итоги с помощью раскрывающегося меню Общие итоги контекстной вкладки Конструктор. Некоторые команды этого раскрывающегося меню выглядят несколько странно.
Чтобы добавить общие итоги в правой части сводной таблицы, выберите команду Включить только для строк (On for Rows). Данная команда может также применяться к строке общих итогов, вычисляемых для всех столбцов. Подобным образом команда Включить только для столбцов (On for Columns) требует добавлять обшие итоги только под сводной таблицей. Все построчные общие итоги также подлежат суммированию в последнем столбце сводной таблицы.
Раскрывающееся меню Пустые строки (Blank Rows) позволяет добавлять пустые строки между группами данных. На рис. 3.17 пустая строка 13 добавлена с помощью команды Вставить пустую строку после каждого элемента (Insert Blank Line After Each Item) данного меню.
Рис. 3.17. В Excel 2010 заголовки полей часто мешают правильно проанализировать имеющиеся данные
После изучения сводной таблицы, показанной на рис. 3.16. вам может показаться странным, что столбец В шире столбцов С, D и Е. Причина заключается в том, что в ячейке ВЗ находится текст Названия столбцов. Надпись Названия строк, находящаяся в ячейке А4, приводит к чрезмерному расширению столбца А. Эти надписи появились в версии Excel 2007, и несмотря на то что разрабатывались они в надежде повысить удобство управления сводной таблицей, на практике они только мешают быстро и, главное, правильно анализировать данные.
Чтобы удалить мешающие записи, перейдите на контекстную вкладку ленты Параметры (Options) и в группе Показать или скрыть (Show/Hide) щелкните на кнопке Заголовки полей (Field Headers). В этой группе находятся кнопки для сокрытия или отображения кнопок свертывания (минус) и развертывания (плюс) полей, а также кнопка, с помощью которой можно скрыть список полей сводной таблицы. На рис. 3.17 показана описанная выше группа ленты и часть сводной таблицы со всеми тремя скрытыми элементами.
После создания сводной таблицы и добавления полей, которые нужно проанализировать, можно улучшить макет и формат отчета, чтобы упростить чтение и поиск сведений. Чтобы изменить макет сводной таблицы, можно поменять форму этой таблицы и способ отображения полей, столбцов, строк, промежуточных итогов, пустых ячеек и линий. Чтобы изменить формат сводной таблицы, можно применить готовый стиль, чередование строк и условное форматирование.
Для внесения существенных изменений в макет сводной таблицы или ее поля можно использовать одну из трех форм.
-
Сжатая форма. В этой форме элементы из различных полей области строк отображаются в одном столбце, а для различения элементов из разных полей используются отступы. Подписи строк в сжатой форме занимают меньше места, благодаря чему остается больше пространства для числовых данных.
Кнопки Развернуть и Свернуть отображаются в сжатой форме, позволяя отображать или скрывать сведения. Сжатая форма экономит место и упрощает чтение сводной таблицы, поэтому используется в качестве формы макета по умолчанию для сводных таблиц.
-
Табличная форма. В этой форме отображается один столбец для каждого поля и выделяется место для заголовков полей.
-
Форма структуры. Эта форма похожа на табличную, но в ней можно отображать промежуточные итоги над каждой группой, так как элементы в следующем столбце отображаются на одну строку ниже текущего элемента.
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Конструктор в группе Макет нажмите кнопку Макет отчета и выберите один из указанных ниже вариантов.
-
Чтобы связанные данные не выходили по горизонтали за пределы экрана (это позволяет меньше пользоваться прокруткой), выберите команду Показать в сжатой форме.
В сжатой форме поля находятся в одном столбце и отображаются с отступами, чтобы показать вложенность столбцов.
-
Чтобы отобразить структуру данных в классическом стиле сводной таблицы, выберите команду Показать в форме структуры.
-
Для просмотра всех данных в традиционном формате таблицы, в котором можно легко копировать ячейки на другие листы, выберите команду Показать в табличной форме.
-
-
В сводной таблице выберите поле строки.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Также в форме структуры или табличной форме можно дважды щелкнуть поле строки и перейти к действию 3.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.
-
В диалоговом окне Параметры поля откройте вкладку Разметка и печать и в разделе Макет выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы элементы полей отображались в форме структуры, установите переключатель в виде структуры.
-
Чтобы отобразить или скрыть подписи следующего поля в этом же столбце в сжатой форме, щелкните переключатель в виде структуры и установите флажок Отобразить подписи из следующего поля в том же столбце (сжатая форма).
-
Чтобы элементы полей отображались в табличной форме, установите переключатель в виде таблицы.
-
Чтобы получить макет в нужном виде, можно добавлять и удалять поля, а также изменять их положение с помощью списка полей сводной таблицы.
Если список полей сводной таблицы не отображается, убедитесь, что выбрана сводная таблица. Если список полей сводной таблицы по-прежнему не отображается, на вкладке Параметры в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Список полей.
Если нужные поля отсутствуют в списке полей, возможно, требуется обновить сводную таблицу, чтобы отобразить новые поля, вычисляемые поля, оценки, вычисляемые оценки и измерения, добавленные с момента выполнения последней операции. На вкладке Параметры в группе Данные нажмите кнопку Обновить.
Дополнительные сведения о работе со списком полей сводной таблицы см. в статье Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей.
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
-
Установите флажок рядом с каждым именем поля в разделе полей. Поля будут помещены в область макета, используемую по умолчанию. При необходимости их положение можно изменить.
По умолчанию текстовые поля добавляются в область Названия строк, числовые поля — в область Значения, а иерархии даты и времени OLAP — в область Названия столбцов.
-
Чтобы поместить поле в определенную область раздела макета, щелкните его имя правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить в фильтр отчета, Добавить в названия столбцов, Добавить в названия строк или Добавить в значения.
-
Щелкните имя поля и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его из раздела полей в одну из областей раздела макета.
В сводной таблице, основанной на данных с листа Excel или внешних данных из источника, не относящегося к OLAP, можно добавить в область Значения несколько копий одного поля, чтобы отображать разные вычисления с помощью возможности Дополнительные вычисления. Например, можно сравнить вычисления (такие как коэффициенты валовой и чистой прибыли, минимальные и максимальные показатели продаж или количество клиентов и процент от их общего числа) расположив их рядом. Дополнительные сведения см. в статье Отображение различных вычислений в полях значений сводной таблицы.
-
Щелкните имя поля в разделе полей и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его в область Значения в разделе макета.
-
Повторите действие 1 столько раз, сколько нужно копий поля.
-
В каждом скопированном поле измените нужным образом функцию сведения или настраиваемое вычисление.
Примечания:
-
При добавлении в область значений двух или нескольких полей (как копий одного поля, так и разных полей) список полей автоматически добавляет в область Значения название столбца значений. С помощью этого поля можно перемещать поле вверх и вниз в области Значения. Название столбца значений можно даже переместить в область Названия столбцов или Названия строк. Однако переместить название столбца значений в область фильтров отчетов нельзя.
-
Поле можно добавить в область Фильтр отчета, Названия строк или Названия столбцов только один раз как для числовых, так и для нечисловых типов данных. При попытке добавить одно поле несколько раз (например, в области Названия строк и Названия столбцов в разделе макета) поле автоматически удаляется из исходной области и перемещается в новую.
-
Кроме того, добавить копию поля в область Значения можно с помощью формулы (также называемой вычисляемым столбцом), в которой используется это поле.
-
Одно и то же поле невозможно добавить несколько раз в сводную таблицу, созданную на основе источника данных OLAP.
-
Можно изменить положение существующих полей или переместить их, используя одну из четырех областей в нижней части раздела макета:
|
Отчет сводной таблицы |
Описание |
Сводная диаграмма |
Описание |
|---|---|---|---|
|
Значения |
Используются для вывода итоговых числовых данных. |
Значения |
Используются для вывода итоговых числовых данных. |
|
Названия строк |
Используются для отображения полей в виде строк сбоку от отчета. Строка, расположенная ниже, вложена в строку, непосредственно предшествующую ей. |
Поля осей (категории) |
Используются для отображения полей в качестве осей диаграммы. |
|
Названия столбцов |
Используются для отображения полей в виде столбцов сверху отчета. Столбец, расположенный ниже, вложен в столбец, непосредственно предшествующий ему. |
Названия полей легенды (рядов) |
Используются для отображения полей в легенде диаграммы. |
|
Фильтр отчета |
Используется для фильтрации всего отчета на основе выбранного элемента фильтра отчета. |
Фильтр отчета |
Используется для фильтрации всего отчета на основе выбранного элемента фильтра отчета. |
Чтобы изменить положение полей, щелкните имя поля в одной из областей и выберите одну из следующих команд:
|
Команда |
Задача |
|---|---|
|
Переместить вверх |
Перемещение поля в области на одну позицию вверх. |
|
Переместить вниз |
Перемещение поля в области на одну позицию вниз. |
|
Переместить в начало |
Перемещение поля к началу области. |
|
Переместить в конец |
Перемещение поля к концу области. |
|
Переместить в фильтр отчета |
Перемещение поля в область фильтра отчета. |
|
Переместить в названия строк |
Перемещение поля в область названий строк. |
|
Переместить в названия столбцов |
Перемещение поля в область названий столбцов. |
|
Переместить в значения |
Перемещение поля в область значений. |
|
Параметры поля значений, Параметры поля |
Отображение диалогового окна Параметры поля или Параметры поля значений. Дополнительные сведения о каждом параметре можно получить, нажав кнопку «Справка» |
в верхней части диалогового окна.Можно также щелкнуть имя поля и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащить его из раздела полей в другой раздел макета или другую область.
-
Щелкните сводную таблицу.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
Если нужно отобразить список полей сводной таблицы, на вкладке Анализ или Параметры в группе Показать нажмите кнопку Список полей. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши сводную таблицу и выбрать Показать список полей.
-
Чтобы удалить поле, в списке полей сводной таблицы выполните одно из следующих действий.
-
В списке полей сводной таблицы снимите флажок рядом с именем поля.
Примечание: Снятие флажка в списке полей приводит к удалению из отчета всех экземпляров поля.
-
В области макета щелкните имя поля и выберите пункт Удалить поле.
-
Щелкните имя поля в разделе макета и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его из списка полей сводной таблицы.
-
Чтобы точнее настроить макет сводной таблицы, можно изменить расположение столбцов, строк и промежуточных итогов, например включить отображение промежуточных итогов над строками или отключить заголовки столбцов. Также можно переместить отдельные элементы в строке или столбце.
Включение и отключение заголовков полей столбцов и строк
-
Щелкните сводную таблицу.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
Чтобы переключаться между режимами отображения и скрытия заголовков полей, на вкладке Анализ или Параметры в группе Показать нажмите кнопку Заголовки полей.
Отображение промежуточных итогов выше или ниже их строк
-
В сводной таблице выделите поле строки, для которого нужно отобразить промежуточные итоги.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Совет: В форме структуры или табличной форме также можно дважды щелкнуть поле строки и перейти к действию 3.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.
-
В диалоговом окне Параметры поля на вкладке Промежуточные итоги и фильтры в группе Итоги выберите вариант Автоматические или Другие.
Примечание: Если выбрать вариант Нет, промежуточные итоги будут отключены.
-
На вкладке Разметка и печать в группе Макет выберите вариант В виде структуры и выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы промежуточные итоги отображались над суммируемыми строками, установите флажок Промежуточные итоги в заголовке группы. Этот вариант выбран по умолчанию.
-
Чтобы промежуточные итоги отображались под суммируемыми строками, снимите флажок Промежуточные итоги в заголовке группы.
-
Изменение порядка элементов строк и столбцов
Выполните любое из следующих действий.
-
В сводной таблице щелкните правой кнопкой мыши название строки или столбца либо элемент в названии, наведите указатель на пункт Переместить и воспользуйтесь одной из команд меню Переместить, чтобы переместить элемент.
-
Выберите элемент названия строки или столбца, который нужно переместить, и наведите указатель на нижнюю границу ячейки. Когда указатель примет вид четырехсторонней стрелки, перетащите элемент в новое положение. На рисунке ниже показано, как переместить элемент строки путем перетаскивания.
Настройка ширины столбцов при обновлении.
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы на вкладке Макет и формат в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы столбцы сводной таблицы автоматически изменялись по размеру самого широкого текста или числового значения, установите флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.
-
Чтобы сохранить текущую ширину столбца сводной таблицы, снимите флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.
-
Перемещение столбца в область названий строк или строки в область названий столбцов
Для оптимизации структуры и удобочитаемости сводной таблицы может потребоваться переместить поле столбца в область названий строк или поле строки в область названий столбцов. При перемещении столбца в строку или строки в столбец выполняется транспонирование вертикальной или горизонтальной ориентации поля. Эта операция также называется «поворотом» строки или столбца.
Используйте команду правой кнопки мыши
Выполните любое из следующих действий.
-
Щелкните поле строки правой кнопкой мыши, наведите указатель на команду Переместить <имя поля> и выберите пункт Переместить <имя поля> в столбцы.
-
Щелкните поле столбца правой кнопкой мыши и выберите команду Переместить <имя поля> в строки.
Используйте перетаскивание
-
Переключитесь в классический режим, поместив указатель на сводную таблицу, выбрав Анализ сводной таблицы > Параметры, выбрав вкладку Отображение, а затем выбрав Классический макет сводной таблицы.
-
Перетащите поле строки или столбца в другую область. На рисунке ниже показано, как переместить поле столбца в область названий строк.
А. Щелкните поле столбца
б) Прокрутите списки Избранное и Контактные лица для веб-поддержки. Перетащите его в область строки
В. Поле «Спорт» станет полем строки, как и «Регион»
Объединение и отмена объединения ячеек для элементов внешних строк и столбцов
Чтобы выровнять элементы в центре по горизонтали и вертикали, можно объединить ячейки для элементов строк и столбцов. Чтобы выровнять элементы внешней строки по левому краю и поля столбцов по верхнему краю группы элементов, отмените объединение ячеек.
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы откройте вкладку Макет и формат, а затем в группе Макет установите или снимите флажок Объединить и выровнять по центру ячейки с подписями.
Примечание: В сводной таблице нельзя использовать флажок Объединить ячейки, который находится на вкладке Выравнивание.
Иногда возникают ситуации, когда данные сводной таблицы содержат пустые ячейки, пустые строки или ошибки и требуется изменить способ их отображения.
Изменение способа отображения ошибок и пустых ячеек
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы откройте вкладку Макет и формат, а затем в группе Формат выполните одно или несколько из следующих действий.
-
Чтобы изменить способ отображения ошибок, установите флажок Для ошибок отображать. Введите в поле значение, которое нужно выводить вместо ошибок. Для отображения ошибок в виде пустых ячеек удалите из поля весь текст.
-
Чтобы изменить способ отображения пустых ячеек, установите флажок Для пустых ячеек отображать и введите в текстовом поле значение, которое будет отображаться в пустых ячейках.
Совет: Чтобы они оставались пустыми, удалите из поля весь текст. Чтобы отображались нулевые значения, снимите этот флажок.
-
Отображение и скрытие пустых строк после строк или элементов
Для строк выполните следующие действия.
-
В сводной таблице выберите поле строки.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Совет: В форме структуры или табличной форме также можно дважды щелкнуть поле строки и перейти к действию 3.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.
-
В диалоговом окне Параметры поля на вкладке Разметка и печать в группе Макет установите или снимите флажок Пустая строка после каждой подписи.
Для элементов выполните следующие действия.
-
В сводной таблице выберите нужный элемент.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Конструктор в группе Макет нажмите кнопку Пустые строки и установите флажок Вставить пустую строку после каждого элемента или Удалить пустую строку после каждого элемента.
Примечание: Вводить данные в эти пустые строки нельзя, но к ним можно применять параметры форматирования знаков и ячейки.
Изменение способа отображения элементов и подписей без данных
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
-
На вкладке Вывод в группе Вывод выполните одно или несколько из следующих действий.
-
Чтобы отображать или скрывать элементы без значений в строках, установите или снимите флажок Показывать элементы без данных в строках.
Примечание: Этот параметр доступен только для источника данных OLAP.
-
Чтобы отображать или скрывать элементы без значений в столбцах, установите или снимите флажок Показывать элементы без данных в столбцах.
Примечание: Этот параметр доступен только для источников данных OLAP.
-
Чтобы отображать или скрывать подписи элементов при отсутствии полей в области значений, установите или снимите флажок Показывать подписи элементов при отсутствии полей в области значений.
Примечание: Этот флажок применим только к сводным таблицам, созданным с использованием версий Excel, предшествующих Office Excel 2007.
-
Можно выбрать стиль из большой коллекции стилей сводных таблиц. Кроме того, можно управлять чередованием в отчете. Быстрым способом применения единого формата во всем отчете является изменение числового формата поля. Также можно добавлять чередование (темного и светлого фона) строк и столбцов. Чередование может упростить восприятие и поиск данных.
Применение стиля для форматирования сводной таблицы
Быстро изменить внешний вид и формат сводной таблицы можно с помощью одного из готовых стилей сводных таблиц (или экспресс-стилей).
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Конструктор в группе Стили сводной таблицы выполните любое из следующих действий.
-
Щелкните отображаемый стиль сводной таблицы или прокрутите коллекцию, чтобы увидеть другие стили.
-
Чтобы посмотреть все доступные стили, нажмите кнопку Дополнительные параметры внизу панели прокрутки.
Если нужно создать собственный стиль сводной таблицы, выберите команду Создать стиль сводной таблицы внизу коллекции, чтобы открыть диалоговое окно Создание стиля сводной таблицы.
-
Применение чередования для изменения формата сводной таблицы
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Конструктор в группе Параметры стилей сводной таблицы выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы применить чередование строк со светлым и темным фоном, установите флажок Чередующиеся строки.
-
Чтобы применить чередование столбцов со светлым и темным фоном, установите флажок Чередующиеся столбцы.
-
Чтобы включить заголовки строк в стиль чередования, установите флажок Заголовки строк.
-
Чтобы включить заголовки столбцов в стиль чередования, установите флажок Заголовки столбцов.
-
Удаление стиля или формата чередования из сводной таблицы
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Конструктор в группе Стили сводной таблицы нажмите кнопку Дополнительные параметры внизу панели прокрутки, чтобы отобразить все доступные стили, и выберите команду Очистить внизу коллекции.
Условное форматирование данных в сводной таблице
Условное форматирование обеспечивает наглядность при исследовании и анализе данных, обнаружении критических проблем, шаблонов и тенденций. Условное форматирование помогает давать ответы на определенные вопросы о данных. При использовании условного форматирования в сводной таблице необходимо учитывать ряд важных моментов.
-
При изменении макета сводной таблицы путем фильтрации данных, скрытия, свертывания и развертывания уровней либо перемещения полей условное форматирование сохраняется до тех пор, пока не будут удалены поля базовых данных.
-
Область действия условного формата для полей в области Значения может быть основана на иерархии данных и определяется всеми видимыми дочерними элементами (нижестоящим уровнем в иерархии) родительского объекта (вышестоящим уровнем в иерархии) в строках для одного или нескольких столбцов или в столбцах для одной или нескольких строк.
Примечание: В иерархии данных дочерние элементы не наследуют условное форматирование от родительских, а родительские — от дочерних.
-
Задать область действия условного формата для полей в области Значения можно тремя способами: по выделению, по соответствующему полю и по полю значения.
Дополнительные сведения см. в статье Применение условного форматирования.
Изменение числового формата поля
-
Выделите в сводной таблице нужное поле.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.
В диалоговом окне Параметры поля отображаются названия и фильтры отчета; в диалоговом окне Параметры поля значений отображаются значения.
-
В нижней части диалогового окна нажмите кнопку Числовой формат.
-
В диалоговом окне Формат ячеек в списке Категории выберите нужный числовой формат.
-
Укажите нужные параметры и дважды нажмите кнопку ОК.
Можно также щелкнуть поле значения правой кнопкой мыши и выбрать параметр Числовой формат.
Включение форматирования сервера OLAP
Если вы подключены к базе данных Microsoft SQL Server Analysis Services Online Analytical Processing (OLAP), вы можете указать, какие форматы сервера OLAP следует извлекать и отображать вместе с данными.
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Данные нажмите кнопку Изменить источник данных и выберите пункт Свойства подключения.
-
В диалоговом окне Свойства подключения на вкладке Использование в разделе Форматирование сервера OLAP выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы включить или отключить форматирование чисел, таких как денежные значения, даты и время, установите или снимите флажок Числовой формат.
-
Чтобы включить или отключить стили шрифта, такие как полужирный, курсив, подчеркнутый и зачеркнутый, установите или снимите флажок Стиль шрифта.
-
Чтобы включить или отключить цвета заливки, установите или снимите флажок Цвет заливки.
-
Чтобы включить или отключить цвета текста, установите или снимите флажок Цвет текста.
-
Сохранение и игнорирование форматирования
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
-
На вкладке Макет и формат в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы сохранить макет и формат сводной таблицы для применения при каждом выполнении операции со сводной таблицей, установите флажок Сохранять форматирование ячеек при обновлении.
-
Чтобы игнорировать макет и формат сводной таблицы и возвращаться к стандартному макету и формату при каждом выполнении операции со сводной таблицей, снимите флажок Сохранять форматирование ячеек при обновлении.
Примечание: Хотя этот параметр также влияет на форматирование сводных диаграмм, линии тренда, подписи данных, пределы погрешностей и другие изменения определенных рядов данных не сохраняются.
-
Используйте панель параметров сводной таблицы, чтобы внести изменения в макет и форматирование сводной таблицы.
-
Выделив сводную таблицу, на ленте щелкните Сводная таблица > Параметры.
-
В области «Параметры сводной таблицы» настройте любые из следующих параметров.
Примечание: Раздел «Срез» отображается только в том случае, если к вашей сводной таблице подключен срез.
Чтобы показать общие итоги
-
Установите или снимите флажок Строки, Столбцы или оба.
Чтобы показать промежуточные итоги
-
Выберите Не показать, чтобы скрыть промежуточные итоги.
-
Выберите Сверху, чтобы отобразить их над значениями, которые они суммируют.
-
Выберите Внизу, чтобы отобразить их под значениями, которые они суммируют.
Размещение полей из области строк
Выберите Отдельные столбцы, чтобы предоставить отдельные фильтры для каждого поля строк, или Один столбец, чтобы объединить поля строк в один фильтр.
Чтобы показать или скрыть метки элементов
Выберите Повторять или Не повторять, чтобы указать, будут ли метки элементов отображаться для каждого элемента или только один раз для каждого значения метки элемента.
Чтобы добавить пустую строку после каждого элемента
Выберите Показать или Не показывать.
Автоподгонка ширины столбцов при обновлении
Установите этот параметр, чтобы автоматически менять размер столбцов в соответствии с данными при обновлении сводной таблицы.
Отображение кнопок развертывания и свертывания
Выберите этот параметр, чтобы отображать кнопки развертывания и свертывания для групп столбцов с одинаковым значением. Например, если в сводной таблице есть данные годовых продаж для набора продуктов, у вас может быть группа столбцов для каждого значения года.
Чтобы показать значения ошибок
Выберите этот параметр, чтобы отображать значение в текстовом поле для ячеек с ошибками.
Чтобы показать пустые ячейки
Выберите этот параметр, чтобы отображать значение в текстовом поле для ячеек с пустыми значениями. В противном случае Excel отобразит значение по умолчанию.
Чтобы сохранить исходные данные с файлом
Выберите этот параметр, чтобы включить исходные данные сводной таблицы в файл Excel при сохранении. Обратите внимание, что это может привести к созданию довольно большого файла.
Чтобы обновить данные при открытии файла
Выберите этот параметр, чтобы при каждом открытии файла Excel обновлял данные сводной таблицы.
Чтобы добавить заголовок
Укажите краткое название, чтобы помочь пользователям, использующим средства чтения с экрана, понять, что отображается в сводной таблице.
Чтобы добавить описание
Добавьте несколько предложений с более подробными сведениями о содержимом сводной таблицы или источнике данных, чтобы помочь пользователям, использующим средства чтения с экрана, понять цель сводной таблицы.
Для внесения существенных изменений в макет сводной таблицы или ее поля можно использовать одну из трех форм.
-
Сжатая форма. В этой форме элементы из различных полей области строк отображаются в одном столбце, а для различения элементов из разных полей используются отступы. Подписи строк в сжатой форме занимают меньше места, благодаря чему остается больше пространства для числовых данных.
Кнопки Развернуть и Свернуть отображаются в сжатой форме, позволяя отображать или скрывать сведения. Сжатая форма экономит место и упрощает чтение сводной таблицы, поэтому используется в качестве формы макета по умолчанию для сводных таблиц.
-
Табличная форма. В этой форме отображается один столбец для каждого поля и выделяется место для заголовков полей.
-
Форма структуры. Эта форма похожа на табличную, но в ней можно отображать промежуточные итоги над каждой группой, так как элементы в следующем столбце отображаются на одну строку ниже текущего элемента.
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Конструктор в группе Макет нажмите кнопку Макет отчета и выберите один из указанных ниже вариантов.
-
Чтобы связанные данные не выходили по горизонтали за пределы экрана (это позволяет меньше пользоваться прокруткой), выберите команду Показать в сжатой форме.
В сжатой форме поля находятся в одном столбце и отображаются с отступами, чтобы показать вложенность столбцов.
-
Чтобы отобразить структуру данных в классическом стиле сводной таблицы, выберите команду Показать в форме структуры.
-
Для просмотра всех данных в традиционном формате таблицы, в котором можно легко копировать ячейки на другие листы, выберите команду Показать в табличной форме.
-
Чтобы получить макет в нужном виде, можно добавлять и удалять поля, а также изменять их положение с помощью списка полей сводной таблицы.
Если список полей сводной таблицы не отображается, убедитесь, что выбрана сводная таблица. Если список полей сводной таблицы по-прежнему не отображается, на вкладке Параметры в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Список полей.
Если нужные поля отсутствуют в списке полей, возможно, требуется обновить сводную таблицу, чтобы отобразить новые поля, вычисляемые поля, оценки, вычисляемые оценки и измерения, добавленные с момента выполнения последней операции. На вкладке Параметры в группе Данные нажмите кнопку Обновить.
Дополнительные сведения о работе со списком полей сводной таблицы см. в статье Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей.
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
-
Установите флажок рядом с каждым именем поля в разделе полей. Поля будут помещены в область макета, используемую по умолчанию. При необходимости их положение можно изменить.
По умолчанию текстовые поля добавляются в область Названия строк, числовые поля — в область Значения, а иерархии даты и времени OLAP — в область Названия столбцов.
-
Чтобы поместить поле в определенную область раздела макета, щелкните его имя правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить в фильтр отчета, Добавить в названия столбцов, Добавить в названия строк или Добавить в значения.
-
Щелкните имя поля и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его из раздела полей в одну из областей раздела макета.
В сводной таблице, основанной на данных с листа Excel или внешних данных из источника, не относящегося к OLAP, можно добавить в область Значения несколько копий одного поля, чтобы отображать разные вычисления с помощью возможности Дополнительные вычисления. Например, можно сравнить вычисления (такие как коэффициенты валовой и чистой прибыли, минимальные и максимальные показатели продаж или количество клиентов и процент от их общего числа) расположив их рядом. Дополнительные сведения см. в статье Отображение различных вычислений в полях значений сводной таблицы.
-
Щелкните имя поля в разделе полей и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его в область Значения в разделе макета.
-
Повторите действие 1 столько раз, сколько нужно копий поля.
-
В каждом скопированном поле измените нужным образом функцию сведения или настраиваемое вычисление.
Примечания:
-
При добавлении в область значений двух или нескольких полей (как копий одного поля, так и разных полей) список полей автоматически добавляет в область Значения название столбца значений. С помощью этого поля можно перемещать поле вверх и вниз в области Значения. Название столбца значений можно даже переместить в область Названия столбцов или Названия строк. Однако переместить название столбца значений в область фильтров отчетов нельзя.
-
Поле можно добавить в область Фильтр отчета, Названия строк или Названия столбцов только один раз как для числовых, так и для нечисловых типов данных. При попытке добавить одно поле несколько раз (например, в области Названия строк и Названия столбцов в разделе макета) поле автоматически удаляется из исходной области и перемещается в новую.
-
Кроме того, добавить копию поля в область Значения можно с помощью формулы (также называемой вычисляемым столбцом), в которой используется это поле.
-
Одно и то же поле невозможно добавить несколько раз в сводную таблицу, созданную на основе источника данных OLAP.
-
Можно изменить положение существующих полей или переместить их, используя одну из четырех областей в нижней части раздела макета:
|
Отчет сводной таблицы |
Описание |
Сводная диаграмма |
Описание |
|---|---|---|---|
|
Значения |
Используются для вывода итоговых числовых данных. |
Значения |
Используются для вывода итоговых числовых данных. |
|
Названия строк |
Используются для отображения полей в виде строк сбоку от отчета. Строка, расположенная ниже, вложена в строку, непосредственно предшествующую ей. |
Поля осей (категории) |
Используются для отображения полей в качестве осей диаграммы. |
|
Названия столбцов |
Используются для отображения полей в виде столбцов сверху отчета. Столбец, расположенный ниже, вложен в столбец, непосредственно предшествующий ему. |
Названия полей легенды (рядов) |
Используются для отображения полей в легенде диаграммы. |
|
Фильтр отчета |
Используется для фильтрации всего отчета на основе выбранного элемента фильтра отчета. |
Фильтр отчета |
Используется для фильтрации всего отчета на основе выбранного элемента фильтра отчета. |
Чтобы изменить положение полей, щелкните имя поля в одной из областей и выберите одну из следующих команд:
|
Команда |
Задача |
|---|---|
|
Переместить вверх |
Перемещение поля в области на одну позицию вверх. |
|
Переместить вниз |
Перемещение поля в области на одну позицию вниз. |
|
Переместить в начало |
Перемещение поля к началу области. |
|
Переместить в конец |
Перемещение поля к концу области. |
|
Переместить в фильтр отчета |
Перемещение поля в область фильтра отчета. |
|
Переместить в названия строк |
Перемещение поля в область названий строк. |
|
Переместить в названия столбцов |
Перемещение поля в область названий столбцов. |
|
Переместить в значения |
Перемещение поля в область значений. |
|
Параметры поля значений, Параметры поля |
Отображение диалогового окна Параметры поля или Параметры поля значений. Дополнительные сведения о каждом параметре можно получить, нажав кнопку «Справка» |
Можно также щелкнуть имя поля и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащить его из раздела полей в другой раздел макета или другую область.
-
Щелкните сводную таблицу.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
Если нужно отобразить список полей сводной таблицы, на вкладке Анализ или Параметры в группе Показать нажмите кнопку Список полей. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши сводную таблицу и выбрать Показать список полей.
-
Чтобы удалить поле, в списке полей сводной таблицы выполните одно из следующих действий.
-
В списке полей сводной таблицы снимите флажок рядом с именем поля.
Примечание: Снятие флажка в списке полей приводит к удалению из отчета всех экземпляров поля.
-
В области макета щелкните имя поля и выберите пункт Удалить поле.
-
Щелкните имя поля в разделе макета и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его из списка полей сводной таблицы.
-
Чтобы точнее настроить макет сводной таблицы, можно изменить расположение столбцов, строк и промежуточных итогов, например включить отображение промежуточных итогов над строками или отключить заголовки столбцов. Также можно переместить отдельные элементы в строке или столбце.
Включение и отключение заголовков полей столбцов и строк
-
Щелкните сводную таблицу.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
Чтобы переключаться между режимами отображения и скрытия заголовков полей, на вкладке Анализ или Параметры в группе Показать нажмите кнопку Заголовки полей.
Отображение промежуточных итогов выше или ниже их строк
-
В сводной таблице выделите поле строки, для которого нужно отобразить промежуточные итоги.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Совет: В форме структуры или табличной форме также можно дважды щелкнуть поле строки и перейти к действию 3.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.
-
В диалоговом окне Параметры поля на вкладке Промежуточные итоги и фильтры в группе Итоги выберите вариант Автоматические или Другие.
Примечание: Если выбрать вариант Нет, промежуточные итоги будут отключены.
-
На вкладке Разметка и печать в группе Макет выберите вариант В виде структуры и выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы промежуточные итоги отображались над суммируемыми строками, установите флажок Промежуточные итоги в заголовке группы. Этот вариант выбран по умолчанию.
-
Чтобы промежуточные итоги отображались под суммируемыми строками, снимите флажок Промежуточные итоги в заголовке группы.
-
Изменение порядка элементов строк и столбцов
Выполните любое из следующих действий.
-
В сводной таблице щелкните правой кнопкой мыши название строки или столбца либо элемент в названии, наведите указатель на пункт Переместить и воспользуйтесь одной из команд меню Переместить, чтобы переместить элемент.
-
Выберите элемент названия строки или столбца, который нужно переместить, и наведите указатель на нижнюю границу ячейки. Когда указатель примет вид четырехсторонней стрелки, перетащите элемент в новое положение. На рисунке ниже показано, как переместить элемент строки путем перетаскивания.
Настройка ширины столбцов при обновлении.
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы на вкладке Макет и формат в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы столбцы сводной таблицы автоматически изменялись по размеру самого широкого текста или числового значения, установите флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.
-
Чтобы сохранить текущую ширину столбца сводной таблицы, снимите флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.
-
Перемещение столбца в область названий строк или строки в область названий столбцов
Для оптимизации структуры и удобочитаемости сводной таблицы может потребоваться переместить поле столбца в область названий строк или поле строки в область названий столбцов. При перемещении столбца в строку или строки в столбец выполняется транспонирование вертикальной или горизонтальной ориентации поля. Эта операция также называется «поворотом» строки или столбца.
Выполните любое из следующих действий.
-
Щелкните поле строки правой кнопкой мыши, наведите указатель на команду Переместить <имя поля> и выберите пункт Переместить <имя поля> в столбцы.
-
Щелкните поле столбца правой кнопкой мыши и выберите команду Переместить <имя поля> в строки.
-
Перетащите поле строки или столбца в другую область. На рисунке ниже показано, как переместить поле столбца в область названий строк.
1. Щелкните поле столбца
2. Перетащите его в область строк
3. Поле «Спорт» станет полем строки, как и «Регион»
Объединение и отмена объединения ячеек для элементов внешних строк и столбцов
Чтобы выровнять элементы в центре по горизонтали и вертикали, можно объединить ячейки для элементов строк и столбцов. Чтобы выровнять элементы внешней строки по левому краю и поля столбцов по верхнему краю группы элементов, отмените объединение ячеек.
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы откройте вкладку Макет и формат, а затем в группе Макет установите или снимите флажок Объединить и выровнять по центру ячейки с подписями.
Примечание: В сводной таблице нельзя использовать флажок Объединить ячейки, который находится на вкладке Выравнивание.
Иногда возникают ситуации, когда данные сводной таблицы содержат пустые ячейки, пустые строки или ошибки и требуется изменить способ их отображения.
Изменение способа отображения ошибок и пустых ячеек
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы щелкните вкладку Макет и формат, а затем в разделе Формат выполните одно или несколько из следующих действий:
-
Чтобы изменить способ отображения ошибок, установите флажок Для ошибок отображать. Введите в поле значение, которое нужно выводить вместо ошибок. Для отображения ошибок в виде пустых ячеек удалите из поля весь текст.
-
Чтобы изменить способ отображения пустых ячеек, установите флажок Для пустых ячеек отображать и введите в текстовом поле значение, которое будет отображаться в пустых ячейках.
Совет: Чтобы они оставались пустыми, удалите из поля весь текст. Чтобы отображались нулевые значения, снимите этот флажок.
-
Изменение способа отображения элементов и подписей без данных
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
-
На вкладке Вывод в группе Вывод выполните одно или несколько из следующих действий.
-
Чтобы отображать или скрывать элементы без значений в строках, установите или снимите флажок Показывать элементы без данных в строках.
Примечание: Этот параметр доступен только для источника данных OLAP.
-
Чтобы отображать или скрывать элементы без значений в столбцах, установите или снимите флажок Показывать элементы без данных в столбцах.
Примечание: Этот параметр доступен только для источников данных OLAP.
-
Можно выбрать стиль из большой коллекции стилей сводных таблиц. Кроме того, можно управлять чередованием в отчете. Быстрым способом применения единого формата во всем отчете является изменение числового формата поля. Также можно добавлять чередование (темного и светлого фона) строк и столбцов. Чередование может упростить восприятие и поиск данных.
Применение стиля для форматирования сводной таблицы
Быстро изменить внешний вид и формат сводной таблицы можно с помощью одного из готовых стилей сводных таблиц (или экспресс-стилей).
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Конструктор в группе Стили сводной таблицы выполните любое из следующих действий.
-
Щелкните отображаемый стиль сводной таблицы или прокрутите коллекцию, чтобы увидеть другие стили.
-
Чтобы посмотреть все доступные стили, нажмите кнопку Дополнительные параметры внизу панели прокрутки.
Если нужно создать собственный стиль сводной таблицы, выберите команду Создать стиль сводной таблицы внизу коллекции, чтобы открыть диалоговое окно Создание стиля сводной таблицы.
-
Применение чередования для изменения формата сводной таблицы
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Конструктор в группе Параметры стилей сводной таблицы выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы применить чередование строк со светлым и темным фоном, установите флажок Чередующиеся строки.
-
Чтобы применить чередование столбцов со светлым и темным фоном, установите флажок Чередующиеся столбцы.
-
Чтобы включить заголовки строк в стиль чередования, установите флажок Заголовки строк.
-
Чтобы включить заголовки столбцов в стиль чередования, установите флажок Заголовки столбцов.
-
Удаление стиля или формата чередования из сводной таблицы
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Конструктор в группе Стили сводной таблицы нажмите кнопку Дополнительные параметры внизу панели прокрутки, чтобы отобразить все доступные стили, и выберите команду Очистить внизу коллекции.
Условное форматирование данных в сводной таблице
Условное форматирование обеспечивает наглядность при исследовании и анализе данных, обнаружении критических проблем, шаблонов и тенденций. Условное форматирование помогает давать ответы на определенные вопросы о данных. При использовании условного форматирования в сводной таблице необходимо учитывать ряд важных моментов.
-
При изменении макета сводной таблицы путем фильтрации данных, скрытия, свертывания и развертывания уровней либо перемещения полей условное форматирование сохраняется до тех пор, пока не будут удалены поля базовых данных.
-
Область действия условного формата для полей в области Значения может быть основана на иерархии данных и определяется всеми видимыми дочерними элементами (нижестоящим уровнем в иерархии) родительского объекта (вышестоящим уровнем в иерархии) в строках для одного или нескольких столбцов или в столбцах для одной или нескольких строк.
Примечание: В иерархии данных дочерние элементы не наследуют условное форматирование от родительских, а родительские — от дочерних.
-
Задать область действия условного формата для полей в области Значения можно тремя способами: по выделению, по соответствующему полю и по полю значения.
Дополнительные сведения см. в статье Применение условного форматирования.
Включение форматирования сервера OLAP
Если вы подключены к базе данных Microsoft SQL Server Analysis Services Online Analytical Processing (OLAP), вы можете указать, какие форматы сервера OLAP следует извлекать и отображать вместе с данными.
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Данные нажмите кнопку Изменить источник данных и выберите пункт Свойства подключения.
-
В диалоговом окне Свойства подключения на вкладке Использование в разделе Форматирование сервера OLAP выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы включить или отключить форматирование чисел, таких как денежные значения, даты и время, установите или снимите флажок Числовой формат.
-
Чтобы включить или отключить стили шрифта, такие как полужирный, курсив, подчеркнутый и зачеркнутый, установите или снимите флажок Стиль шрифта.
-
Чтобы включить или отключить цвета заливки, установите или снимите флажок Цвет заливки.
-
Чтобы включить или отключить цвета текста, установите или снимите флажок Цвет текста.
-
Сохранение и игнорирование форматирования
-
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
-
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
-
На вкладке Макет и формат в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы сохранить макет и формат сводной таблицы для применения при каждом выполнении операции со сводной таблицей, установите флажок Сохранять форматирование ячеек при обновлении.
-
Чтобы игнорировать макет и формат сводной таблицы и возвращаться к стандартному макету и формату при каждом выполнении операции со сводной таблицей, снимите флажок Сохранять форматирование ячеек при обновлении.
Примечание: Хотя этот параметр также влияет на форматирование сводных диаграмм, линии тренда, подписи данных, пределы погрешностей и другие изменения определенных рядов данных не сохраняются.
-
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
На чтение 31 мин. Просмотров 28.9k.
Я точно знаю, что вы любите использовать сводные таблицы. Ведь так? Без сомнения, сводная таблица именно тот инструмент, который поможет помочь вам стать опытным пользователем Excel.
Когда дело доходит до анализа данных, быстрой и эффективной отчетности или представления обобщенных данных, ничто не может превзойти сводную таблицу. Она динамична и гибка.
Даже при сравнении формул и сводной таблицы понятно, что сводные таблицы проще в использовании и управлении.
Так к чему это я? Если вы хотите прокачать свои навыки Excel, нужно стать круче в сводных таблицах. И лучший способ — иметь список советов и приемов, которые вы точно сможете освоить. Давайте начнем.
Содержание
- Сначала прочтите это
- Подготовка исходных данных для сводной таблицы
- Советы, которые помогут вам при создании сводной таблицы
- Форматирование сводной таблицы как PRO
- Фильтрация данных в сводной таблице
- Как улучшить сводную таблицу
- Совместное использование сводных таблиц
- Условное форматирование в сводной таблице
- Использование сводных диаграмм со сводными таблицами
- Сочетания клавиш для работы со сводной таблицей
- Заключение
Сначала прочтите это
- Во всем этом списке я использую слова «Вкладка Анализ» и «Вкладка Конструктор». Чтобы эти вкладки появились в ленте, сначала нужно щелкнуть по сводной таблице.
- Помимо этого обязательно скачайте пример файла ниже, чтобы сразу применять советы на практике.
Подготовка исходных данных для сводной таблицы
Когда вы собираетесь создать новую сводную таблицу, важно потратить несколько минут, чтобы просмотреть исходные данные и убедитесь, что все в порядке, и они готовы к работе.
1. Нет пустых столбцов и строк в исходных данных
Один из пунктов, которые вы должны контролировать в исходных данных, — это отсутствие пустых строк и столбцов. Если в исходнике есть пустая строка или столбец, то при создании сводной таблицы Excel будет принимать данные только до этой строки или столбца.
Поэтому убедитесь, что вы удалили эту пустую строку или столбец.
2. Нет пустых ячеек в столбце значений
Помимо пустой строки и столбца у вас не должно быть пустой ячейки в столбце, где у вас есть значения. Особенно, если вы собираетесь использовать этот столбец в качестве поля значения в сводной таблице.
Основная причина этой проверки в том, что если у вас есть пустая ячейка в столбце поля значений, Excel будет применять счет (количество) в сводной вместо суммы значений.
3. Данные должны быть в правильном формате
Исходные данные, использующиеся для создания сводной таблицы, должны быть в правильном формате. Предположим, у вас есть даты в столбце, но столбец отформатирован как текст. В этом случае Excel не сможет сгруппировать эти даты по месяцам или годам.
4. Используйте таблицу в качестве исходных данных
Прежде чем создавать сводную таблицу, вы должны преобразовать исходные данные в таблицу.
Таблица расширяется, когда вы добавляете в нее новые данные автоматически. Таким образом, нет необходимости обновлять исходный диапазон снова и снова.
- Выберите ваши данные целиком или любую из ячеек.
- Нажмите сочетание клавиш Ctrl + T.
- Нажмите ОК.
Excel преобразует ваши данные в таблицу, а затем вы можете создать сводную таблицу с этими данными.
5. Удалить итоги из данных
И последнее, но не менее важное: обязательно удалите итоговую сумму из источника данных.
Причиной в следующем: если у вас есть исходные данные с общими итогами, Excel примет эти итоги в качестве значений, а значения в сводной таблице будут увеличены в два раза.
Совет: если вы применили таблицу в качестве источника данных, Excel не будет включать эту сумму при создании сводной таблицы.
Советы, которые помогут вам при создании сводной таблицы
Как только вы привели исходные данные в порядок, создание сводной таблицы — это пара пустяков. Но…
Я перечислил некоторые важные моменты, которые можете использовать при создании сводной таблицы.
1. Рекомендуемые сводные таблицы
Во вкладке «Вставка» есть опция «Рекомендуемые сводные таблицы». Когда вы нажимаете эту кнопку, Excel показывает набор сводных таблиц, подходящих к имеющимся у вас данным.
Эта опция может вам пригодится, когда у вас сложный набор данных.
2. Создание сводной таблицы из быстрого анализа
В Excel есть инструмент под названием «Быстрый анализ», который похож на быструю панель инструментов, которая появляется всякий раз, когда вы выбираете данные. С помощью этого инструмента вы можете создать сводную таблицу.
Быстрый анализ ➜ Таблицы ➜ Сводная таблица.
3. Внешняя рабочая книга как источник сводной таблицы
Это один из самых полезных советов из этого списка, который я хочу, чтобы вы начали использовать в дальнейшем.
Предположим, вы хотите создать сводную таблицу из книги, которая находится в другой папке, и вы не хотите добавлять данные из этой книги на свой текущий лист. Как тогда связать эти файлы? Вот, что нужно сделать:
- В диалоговом окне создания сводной таблицы выберите «Использовать внешний источник данных».
- После этого перейдите на вкладку «Выбрать подключение», нажмите «Найти другие».
- Найдите файл, который вы хотите использовать и выберите его.
- Нажмите ОК.
- Теперь выберите лист, на котором у вас есть данные.
- Нажмите ОК (дважды).
Теперь вы можете создать сводную таблицу со всеми параметрами полей из внешнего исходного файла.
4. Мастер сводных таблиц и диаграмм
Вместо создания сводной таблицы на вкладке «Вставка» вы также можете использовать «Мастер сводных таблиц и диаграмм».
Единственное, что мне нравится в мастере, — это возможность объединить несколько таблиц перед созданием сводной таблицы.
Чтобы открыть мастер нужно:
- Щелкаем кнопку настройки панели быстрого доступа и нажимаем «Другие команды».
- На вкладке «Настройка» находим «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Добавляем инструмент в панель быстрого доступа.
- Вот так выглядит значок после добавления
5. Поиск полей
Есть проблема, с которой мы все сталкиваемся при создании сводной таблицы с очень большим количеством данных, приходится искать нужно поле прежде, чем вставить его. Вы можете быстро находить нужные поля, не используя прокрутку, благодаря новой функции поиска в сводной таблице (с Excel 2016).
Когда вы начинаете вводить текст в поле поиска, он начинает фильтровать столбцы.
6. Измените стиль окна поля сводной таблицы
Существует опция, которую вы можете использовать для изменения стиля окна «Поля сводной таблицы».
Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите стиль, который вы хотите применить.
7. Порядок сортировки вашего списка полей
Если у вас большой набор данных, вы можете отсортировать список полей, используя порядок от A до Я, чтобы вам было легче найти необходимые поля.
Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Сортировать от А до Я». По умолчанию поля сортируются по исходным данным.
8. Скрыть / Показать список полей
Со мной случается так, что когда я создаю сводную таблицу и снова нажимаю на нее, в правой части отображается «Список полей». Это происходит каждый раз, когда я нажимаю на сводную таблицу. Что ж, лучший способ избежать этого — отключить «Список полей».
Для этого вам просто нужно нажать кнопку «Список полей» на вкладке Анализ.
9. Наименование сводной таблицы
После того, как вы создадите сводную таблицу, я думаю, что вам нужно сделать следующее: назвать ее.
Для этого вы можете перейти на вкладку «Анализ» ➜ «Сводная таблица» и затем ввести новое имя.
10. Создайте сводную таблицу в Excel Online версии
Недавно в онлайн-приложении Excel (ограниченные параметры) была добавлена возможность создания сводной таблицы.
Это так же просто, как создать сводную таблицу привычном Excel:
- На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Сводная таблица»
- Затем выберите диапазон данных источника
- Укажите лист, куда вы хотите вставить таблицу
- Нажмите ОК.
11. Код VBA для создания сводной таблицы в Excel
Если вы хотите автоматизировать процесс создания сводной таблицы, вы можете использовать для этого код VBA.
Вы можете скачать файл с исходными данными и кодом макроса, работа которого проиллюстрирована выше.
Форматирование сводной таблицы как PRO
Мы часто используем сводные таблицы в качестве отчетов. Excel должен знать параметры форматирования, которые помогут вам преобразовать вашу сводную таблицу по умолчанию.
1. Изменение стиля сводной таблицы или создание нового стиля
В сводной таблице есть несколько стандартных стилей в Excel, которые можно применить одним щелчком мыши. На вкладке Конструктор вы можете найти «Стили сводной таблицы». Раскрыв это поле, вы можете просто выбрать стиль, который вам понравится.
Если вы хотите создать новый стиль, индивидуальный, вы можете сделать это, используя опцию «Создать стиль сводной таблицы».
После того, как вы сделали свой собственный стиль, сохраните его для дальнейшего использования.
2. Сохраняйте форматирование ячеек при обновлении сводной таблицы
Это нужно делать с каждой созданной вами сводной таблицей.
- Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и перейдите к параметрам сводной таблицы
- Отметьте «Сохранять форматирование ячеек при обновлении».
Преимущество этих опций заключается в том, что при обновлении сводной таблицы вы не потеряете имеющееся у вас форматирование.
3. Отключите автоматическое обновление ширины сводной таблицы
Для этого перейдите в «Параметры сводной таблицы» и снимите флажок «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении».
Нажмите ОК после этого.
4. Повторите подписи элементов
Когда вы используете более одного элемента в сводной таблице, вы можете просто повторить подписи. Это позволяет легко понять структуру сводной таблицы. Вот следующие шаги:
- Выберите сводную таблицу и перейдите на вкладку «Конструктор».
- Найдите кнопку «Макет» ➜ «Макет отчета» ➜ «Повторять все подписи элементов».
5. Форматирование значений
В большинстве случаев вам нужно форматировать значения после создания сводной таблицы. Например, если вы хотите изменить количество десятичных знаков в числах. Все, что вам нужно сделать, это выбрать столбец значений и открыть «Формат ячеек».
В этой опции вы можете изменить количество десятичных знаков и другие.
6. Изменить стиль шрифта
Одна из моих любимых особенностей форматирования — это изменение стиля шрифта для сводной таблицы. Вы можете использовать опцию форматирования, но самый простой способ это сделать — перейти на вкладку «Главная».
Выберите всю сводную таблицу, а затем выберите стиль шрифта.
7. Скрыть/показать промежуточные итоги
Когда вы добавляете в сводную таблицу более чем одно поле, появляются промежуточные итоги. Но иногда нет необходимости их показывать.
В такой ситуации вы можете скрыть их, выполнив следующие действия:
- Нажмите на сводную таблицу и перейдите на вкладку Конструктор.
- Перейдите в Макет ➜ Промежуточные итоги ➜ Не показывать промежуточные суммы.
8. Скрыть / показать общий итог
Так же, как промежуточные итоги, вы можете скрывать и показывать общие итоги. Ниже приведены простые шаги, чтобы сделать это.
- Нажмите на сводную таблицу и перейдите на вкладку Конструктор.
- Выберите «Макет» ➜ «Общие итоги» ➜ «Отключить для строк и столбцов».
9. Два формата чисел в одной сводной таблице
В обычной сводной таблице у нас есть единственный формат значений в столбце значений. Но есть несколько ситуаций, когда вам нужны разные форматы в одной сводной таблице, как показано ниже.
Для этого вам нужно использовать пользовательское форматирование.
10. Применение темы к сводной таблице
В Excel есть стандартные цветовые темы, которые можно использовать со сводными таблицами. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» и нажмите на выпадающий список «Темы».
Существует более 32 тем, которые вы можете применить одним щелчком мыши. Также вы можете сохранить текущий стиль форматирования в качестве темы.
11. Изменение макета сводной таблицы
Для каждой сводной таблицы можно выбрать макет. В Excel (после версии 2007) есть три разных макета.
На вкладке «Конструктор» перейдите к «Макету» ➜ «Макет отчета» и выберите макет, который вы хотите применить.
12. Чередующиеся строки и столбцы
Первое, что я делаю, когда создаю сводную таблицу, применяю «Чередующиеся строки и столбцы». Для этого перейдите на вкладку «Конструктор» и отметьте галочкой «Чередующиеся столбцы» и «Чередующиеся сроки».
Фильтрация данных в сводной таблице
Что делает сводную таблицу одним из самых мощных инструментов анализа данных? Это фильтры.
Опции, которые я перечислил, могут выжать больше из сводной таблицы.
1. Отключить / включить фильтры
Как и с обычным фильтром, вы можете включать и выключать фильтры в сводной таблице.
На вкладке «Анализ» можно нажать кнопку «Заголовки полей», чтобы включить или выключить фильтры.
2. Сохранить отфильтрованные значения
Если вы хотите использовать значения в ячейках, полученные после применения фильтра, нужно сделать следующее:
- Примените фильтр к таблице
- Щелкните правой кнопкой мыши
- Перейдите в Фильтр
- Выберите «Сохранить только выделенные элементы
3. Скрыть выделенные элементы
Отфильтрованные значения можно не только сохранить, но и скрыть.
Для этого перейдите в «Фильтр» и после этого выберите «Скрыть выделенные элементы».
4. Фильтр по подписи и значению
Помимо обычных фильтров, вы можете использовать фильтр по подписи и значению. Можно вводить определенное значение или использовать критерии для фильтрации.
Фильтр по подписи:
Фильтр по значению:
5. Используйте фильтры подписи и значений вместе
Как я уже говорил в предыдущем пункте, можно выбрать фильтр по подписи или по значению. Но вы можете активировать опцию, чтобы использовать оба этих фильтра вместе.
- Прежде всего, откройте «Параметры сводной таблицы» и перейдите на вкладку «Итоги и фильтры».
- Отметьте «Разрешить несколько фильтров для поля».
- После этого нажмите ОК.
6. Фильтр 10 первых значений
Один из моих любимых параметров в фильтрах — фильтровать «10 лучших значений». Этот параметр фильтра полезен при создании мгновенного отчета.
Для этого вам нужно перейти к «Фильтру по значению», нажать «Первые 10», а затем нажать «ОК».
7. Фильтруйте из окна «Поля сводной таблицы»
Если вы хотите фильтровать при создании сводной таблицы, вы можете сделать это из окна «Поля сводной таблицы».
Чтобы отфильтровать значения, вы можете нажать на стрелку вниз с правой стороны и отфильтровать значения, как вам нужно.
8. Добавить срез
Одна из лучших фишек, которую я нашел для фильтрации данных в сводной таблице, — это использование среза. Все, что нужно для вставки среза:
- Перейдите на вкладку «Анализ»
- В группе «Фильтр» нажмите кнопку «Вставить срез»
- После этого выберите поле, для которого вы хотите вставить срез
- Нажмите кнопку ОК.
9. Форматирование среза и других параметров
Вставив срез, вы можете изменить его стиль и формат:
- Выберите срез и перейдите на вкладку «Параметры»
- В «Стилях среза» щелкните раскрывающийся список и выберите стиль, который хотите применить.
Помимо стилей, вы можете изменить настройки: нажмите кнопку «Настройка среза», чтобы открыть окно настроек.
Изменяйте настройки, как вам нужно, и нажмите ОК в конце.
10. Один срез для всех сводных таблиц
Когда вы работаете с несколькими сводными таблицами, сложно контролировать их все. Но если вы подключите к ним один срез, вы сможете без усилий управлять ими.
Следуйте этим шагам:
- Прежде всего, вставьте срез.
- Щелкните правой кнопкой мыши на срезе и выберите «Подключения к отчетам».
- В диалоговом окне выберите все таблицы и нажмите ОК.
Теперь вы можете просто отфильтровать все сводные таблицы с помощью одного среза.
11. Добавить временную шкалу
В отличие от среза, временная шкала — это специальный инструмент фильтрации дат, и он намного мощнее, чем обычный фильтр.
Чтобы вставить шкалу, все, что вам нужно сделать:
- Перейти на вкладку «Анализ»
- В группе «Фильтр» нажать кнопку «Вставить временную шкалу».
- После этого выберите «Дата» и нажмите OK.
12. Форматирование временной шкалы
После того, как вы вставите временную шкалу, вы можете изменить ее стиль и формат.
- Выберите шкалу и перейдите на вкладку «Параметры».
- В «Стилях временной шкалы» щелкните раскрывающийся список и выберите стиль, который хотите применить.
Помимо стилей, вы можете изменить настройки на этой же вкладке:
13. Фильтр с использованием подстановочных знаков
Вы можете использовать символы подстановки во всех параметрах фильтра, где вам нужно ввести значение для фильтрации.
Посмотрите на приведенный ниже пример, где я использовал звездочку для фильтрации значений, начинающихся с цифры 1.
14. Очистить все фильтры
Если вы применили фильтры к нескольким полям, вы можете удалить все эти фильтры на вкладке «Анализ» ➜ «Действия» ➜ «Очистить» ➜ «Очистить фильтры».
Как улучшить сводную таблицу
Работать с сводной таблицей будет проще, если вы будете знать советы, которые я дал выше. Советы же этого раздела помогут вам экономить более 2 часов каждую неделю.
1. Обновить сводную таблицу вручную
Сводные таблицы динамичны. Поэтому, когда вы добавляете новые данные или обновляете исходные, вам необходимо обновить и сводную.
Обновить сводную таблицу очень просто:
- Первый способ: щелкните правой кнопкой мыши на таблице и выберите «Обновить».
- Второй способ: перейдите на вкладку «Анализ» и нажмите кнопку «Обновить».
2. Обновлять сводную таблицу при открытии файла
В Excel есть простая опция, которую вы можете активировать и заставить сводную таблицу обновляться автоматически при каждом открытии книги. Для этого нужно сделать:
- Прежде всего, щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и перейдите к «Параметры сводной таблицы».
- После этого перейдите на вкладку «Данные» и отметьте галочкой «Обновить при открытии файла».
- В конце нажмите ОК.
Теперь каждый раз, когда вы открываете книгу, эта сводная таблица будет обновляться мгновенно.
3. Обновлять данные через определенный интервал времени
Если вы хотите обновлять свою сводную таблицу автоматически после определенного интервала, тогда этот совет для вас.
Как это сделать?
- Прежде всего, при создании сводной таблицы в окне «Создание сводной таблицы» установите флажок «Добавить эти данные в модель данных».
- Как только вы создадите сводную таблицу, выберите любую из ячеек и перейдите на вкладку «Анализ».
- Далее выберите «Данные» ➜ «Источник данных» ➜ «Свойства подключения».
- Теперь в «Свойствах подключения» на вкладке «Использование» отметьте галочкой «Обновлять каждые» и введите минуты.
- В конце нажмите ОК.
Теперь после определенного периода, который вы ввели, ваша сводная будет автоматически обновляться.
4. Заменить ошибки значением
Когда у вас есть ошибки в исходных данных, они отражаются и в сводной таблице, это совсем нехорошо. Лучший способ — заменить эти ошибки определенным значением.
- Прежде всего, щелкните правой кнопкой мыши на своей сводной таблице и откройте ее параметры.
- Теперь в «Макет и формат», отметьте «Для ошибок отображать» и введите значение в поле ввода.
- Нажмите ОК.
Теперь вместо ошибок у вас будет указанное вами значение.
5. Замените пустые ячейки
Допустим, у вас есть свод данных о продажах, и есть пустые ячейки. Человек, который не знает, почему эти клетки пустые, может спросить вас об этом. Так что лучше заменить его понятным словом.
Для этого нужно выполнить:
- Щелкните правой кнопкой мыши на вашей сводной таблице и откройте ее параметры.
- В «Макет и формат», отметьте галочкой «Для пустых ячеек отображать» и введите значение в поле ввода.
- В конце нажмите ОК.
Теперь вместо пустых ячеек у вас будет указанное вами значение.
6. Определите числовой формат
Чтобы быстро поменять формат чисел, необходимо сделать следующее:
- Щелкните правой кнопкой мыши на вашей сводной таблице
- Теперь выберите «Числовой формат»
- В открывшемся окне найдите нужный вам формат
- Нажмите ОК
7. Добавьте пустую строку после каждого элемента
Предположим, что у вас есть большая сводная таблица. Для лучшей читабельности можно вставить пустую строку после каждого элемента.
- Выберите сводную таблицу и перейдите на вкладку «Конструктор».
- Далее «Макет» ➜ «Пустые строки» ➜ «Вставить пустую строку после каждого элемента».
8. Перетащите элементы в сводную таблицу
Когда у вас длинный список элементов, вы можете располагать их в произвольном порядке, просто перетаскивая их мышью.
9. Создание множества сводных таблиц из одной
Предположим, вы создали сводную таблицу на основе месячных данных о продажах и использовали продукты в качестве фильтра отчетов. С опцией «Отобразить страницы фильтра отчетов» вы можете создать несколько листов со сводными таблицами для каждого продукта.
Допустим, если у вас есть 4 продукта в сводной, вы можете создать 4 различных рабочих листа одним щелчком мыши.
Как это сделать:
- Выберите свою таблицу и перейдите на вкладку Анализ
- Перейдите в сводную таблицу ➜ Параметры ➜ Отобразить страницы фильтра отчета
Теперь у вас есть четыре сводные таблицы на четырех отдельных листах.
10. Вариант расчета стоимости
Когда вы добавляете данные в поле значения, он показывает Сумму или Количество, но есть несколько вариантов для вычисления:
- Выберите ячейку в столбце значений и щелкните правой кнопкой мыши
- Откройте «Параметры поля значений»
- Выберите тип расчета из списка, который вы хотите отобразить в сводной таблице.
11. Столбец с нарастающим итогом в сводной таблице
Допустим, у вас есть данные продаж по кварталам, но для расчета годовой премии необходимо видеть сумму нарастающим итогом.
Вот шаги:
- Добавьте Сумму два раза в поле Значение
- Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Параметры поля значений».
- В раскрывающемся списке «Дополнительные вычисления» выберите «С нарастающим итогом в поле».
- В конце нажмите ОК.
12. Добавить ранги в сводную таблицу
Ранжирование дает вам отличный способ анализа. Для вставки столбца ранга в сводную таблицу необходимо:
- Прежде всего, вставьте одно и то же поле данных дважды в сводную таблицу.
- Щелкните по столбцу второго поля нему правой кнопкой мыши и откройте «Параметры поля значений».
- Перейдите на вкладку «Дополнительные вычисления» и выберите «Ранг от самого большого до самого маленького».
- Нажмите ОК.
13. Добавьте долю в процентах
У вас есть сводная таблица с данными продаж. Вы хотите рассчитать процентную долю всех продуктов в общем объеме продаж.
Для этого нужно:
- Вставьте одно и то же поле данных дважды в сводную таблицу.
- Щелкните по столбцу второго поля правой кнопкой мыши и откройте «Параметры поля значений».
- Перейдите на вкладку «Дополнительные вычисления» и выберите «% от общей суммы».
- Нажмите ОК.
14. Переместите сводную таблицу на новый лист
При создании сводной таблицы Excel может добавить ее на существующий или новый лист. А что если нужно переместить уже существующую таблицу на новый лист?
Для этого перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Действия ➜ Переместить.
15. Отключить GetPivotData
Бывают ситуации, когда вам нужно сослаться на ячейку в сводной. При этом может возникнуть проблема, потому что когда вы ссылаетесь на ячейку в сводной таблице Excel, автоматически используйте функцию GetPivotData. Лучше всего отключить ее, и вот шаги:
- Перейдите на вкладку «Файл» ➜ «Параметры».
- Далее к пункту «Формулы» ➜ «Работа с формулами» и снимите флажок «Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице».
Вы также можете использовать код VBA для этого:
Sub deactivateGetPivotData() Application.GenerateGetPivotData = False End Sub
16. Группы даты в сводной таблице
Представьте, что вы хотите создать сводную таблицу с разбивкой по месяцам, но в ваших данных есть только даты. В этой ситуации можно добавить дополнительный столбец для месяцев.
Но лучший способ — воспользоваться методом группировки дат в сводной таблице, вспомогательный столбец будет не нужен.
Используйте следующие шаги:
- Сначала вам нужно вставить дату в качестве элемента строки в сводную таблицу.
- Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите «Группировать…».
- Выберите «Месяц» и нажмите «ОК».
Excel сгруппирует все даты в месяцы.
17. Группировка числовых данных
Как и даты, вы также можете группировать числовые значения. Шаги просты:
- Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите «Группировать…».
- Введите значения для создания диапазона групп, поле «с шагом» и нажмите «ОК».
18. Группировка столбцов
Чтобы сгруппировать столбцы так же, как строки, вы можете использовать те же шаги. Но вам нужно сначала выбрать заголовок столбца.
19. Разгруппировать строки и столбцы
Если вам не нужны группы в сводной таблице, вы можете просто разгруппировать ее, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Разгруппировать».
20. Использование расчета в сводной таблице
Чтобы стать продвинутым пользователем сводной таблицы, вы должны научиться создавать вычисляемое поле. В приведенной ниже сводной таблице вам нужно создать новые данные, умножив поле данных на 10.
В этой ситуации вместо создания отдельного столбца в сводной таблице можно вставить вычисляемое поле.
21. Список используемых формул
После того, как вы добавили вычисляемое поле в сводную таблицу, вы можете увидеть список используемых в ней формул.
Для этого просто перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Вычисления ➜ Поля, элементы и наборы ➜ Вывести формулы.
Вы сразу получите новый лист со списком формул, используемых в сводной таблице.
22. Получить список уникальных значений
Если у вас есть повторяющиеся значения в вашей дате, вы можете использовать сводную таблицу, чтобы получить список уникальных значений.
- Прежде всего, вам нужно вставить сводную таблицу, а затем добавить столбец, в котором у вас есть повторяющиеся значения, в качестве поля строки.
- После этого скопируйте это поле и вставьте его как значения.
- Теперь список, который у вас есть в качестве значений, представляет собой список уникальных значений.
Мне нравится использование сводной таблицы для проверки уникальных значений тем, что она настраивается один раз.
23. Показать элементы без данных
Допустим, у вас есть записи в ваших исходных данных, где нет значений или нулевых значений. Вы можете активировать опцию «Отображать пустые элементы».
- Щелкните правой кнопкой мыши на поле и откройте «Параметры поля».
- Перейдите в «Разметка и печать» и отметьте «Отображать пустые элементы» и нажмите «ОК».
Все элементы, у которых нет данных, будут показаны в сводной таблице.
24. Отличие от предыдущего значения
Это один из моих любимых трюков сводной таблицы. Вы можете создать столбец, в котором будет отображаться отличие текущих значений от предыдущего значения.
Допустим, у вас есть таблица с месячными значениями, вы можете добавить столбец значений разницы за предыдущий месяц, как показано ниже.
Вот шаги:
- Добавите столбец, в котором у вас есть данные, дважды в поле значения.
- После этого для второго поля откройте «Параметры поля значений» и «Дополнительные вычисления».
- Теперь из выпадающего списка выберите «Отличие» и выберите «Кварталы» и «(назад)» в Элемент.
- В конце нажмите ОК.
Excel мгновенно преобразует столбец значений в столбец с отличием от предыдущего.
25. Отключить отображение деталей
Если дважды щелкнуть ячейку значения в сводной таблице, она покажет данные «скрытые» за этим значением.
Это удобно, но не всегда нужно. Поэтому вы можете отключить эту функцию при необходимости. Все, что вам нужно сделать, это открыть параметры сводной таблицы и перейти на вкладку «Данные» и снять флажок «Разрешить отображение деталей».
26. Сводная таблица в PowerPoint
Ниже приведены простые шаги для вставки сводной таблицы в слайд PowerPoint.
- Выберите сводную таблицу и скопируйте ее.
- После этого перейдите к слайду PowerPoint и откройте Специальную вставку.
- Теперь в диалоговом окне выберите «Объект Microsoft Excel» и нажмите «ОК».
- Чтобы внести изменения в сводную таблицу, необходимо дважды щелкнуть по ней.
27. Добавить сводную таблицу в документ Word
Чтобы добавить сводную таблицу в Microsoft Word, необходимо выполнить те же действия, что и в PowerPoint.
28. Развернуть / свернуть заголовки полей
Если у вас есть более одного поля в строке или столбце, вы можете развернуть или свернуть внешние поля.
Вам нужно нажать на кнопку «+», чтобы развернуть, и кнопку «-«, чтобы свернуть.
Чтобы развернуть или свернуть все группы за один раз, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать опцию.
29. Скрыть / показать кнопки
Если вам не нужны кнопки для разворачивания и сворачивания групп, вы можете скрыть их.
30. Считать только числа
В сводной таблице есть опция, в которой вы можете посчитать количество ячеек с числовым значением.
Для этого все, что вам нужно сделать, это открыть «Параметры поля значений» и выбрать «Количество чисел» в Операциях, а затем нажать «ОК».
31. Сортировка элементов
Да, вы можете сортировать по соответствующим значениям. Все, что вам нужно сделать:
- Открыть фильтр и выбрать «Дополнительные параметры сортировки».
- Затем выбрать «по возрастанию (от A до Я) по полю:»
- Выбрать столбец для сортировки и нажать «ОК».
Если у вас есть несколько столбцов, вы можете использовать сортировку только для одного из них.
32. Пользовательский порядок сортировки
Да, вы можете использовать пользовательский порядок сортировки для вашей сводной таблицы. Для этого:
- Откройте «Дополнительные параметры сортировки»
- Нажмите «Дополнительно»
- Снимите флажок «Автоматическая сортировка при каждом обновлении отчета».
- После этого выберите порядок сортировки и нажмите ОК в конце.
Вам необходимо создать новый пользовательский порядок сортировки, а затем создать его на вкладке «Файл» ➜ «Параметры» ➜ «Дополнительно» ➜ «Общие» ➜ «Создать списки для сортировки и заполнения: Изменить списки».
33. Отсроченный макет
Если вы включите «Отложить обновление макета», а затем перетащите поля между областями, ваша сводная таблица не будет обновляться.
Чтобы применить изменения, нужно нажать кнопку «Обновить», расположенную ниже в углу полей сводной таблицы.
34. Изменение имени поля
Когда вы вставляете поле значения, имя, которое присваивается полю, выглядит примерно так: «Сумма по полю» или «Количество по полю».
Но иногда (на самом деле, всегда) вам нужно изменить это имя на «Сумма» и «Количество». Для этого все, что вам нужно сделать, это удалить все кроме слов «Количество» или «Сумма» из ячейки и добавить пробел в конце имени.
35. Выберите всю сводную таблицу
Если вы хотите выбрать всю сводную таблицу сразу:
Выберите любую из ячеек в сводной таблице и используйте сочетание клавиш Ctrl + A.
Или же…
Перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Выделить ➜ Всю сводную таблицу.
36. Преобразовать в значения
Если вы хотите преобразовать сводную таблицу в значения, вам нужно сделать следующее:
- Выбрать всю сводную таблицу
- Используйте Ctrl + C, чтобы скопировать ее
- Затем вставьте с помощью Специальной вставки только значения.
37. Используйте сводную таблицу на защищенном листе
Когда вы защищаете лист, на котором у вас есть сводная таблица, поставьте галочку: «Использовать сводную таблицу и сводную диаграмму» из раздела «Разрешить всем пользователям этого листа:».
38. Дважды щелкните, чтобы открыть настройки поля значения
Если вы хотите открыть «Параметры поля значений» для определенного столбца значений, лучший способ — дважды щелкнуть его заголовок.
Совместное использование сводных таблиц
Сводные таблицы являются одним из наиболее эффективных и простых способов создания отчетов. И мы довольно часто делимся отчетами с другими.
Ниже я поделился некоторыми полезными советами, которые помогут вам легко поделиться сводной таблицей.
1. Уменьшите размер отчета сводной таблицы
Вы, наверное, думаете так: когда я создаю сводную таблицу с нуля, Excel создает кэш сводной. Таким образом, чем больше сводных таблиц, которые вы создаете с нуля, тем больше кэша, который создаст Excel. Следовательно ваш файл станет больше..
Так какой в этом смысл?
Убедитесь, что все сводные таблицы из одного источника данных имеют одинаковый кэш. Вы спросите, как это сделать?
Просто, когда вам нужно создать вторую, третью или четвертую таблицу, просто скопируйте и вставьте первую и внесите в нее изменения.
2. Удалите исходные данные
Еще одна вещь, которую вы можете сделать перед отправкой сводной таблицы кому-либо, это удалить исходные данные. При этом ваша таблица все еще будет работать отлично.
А если кому-то понадобятся исходные данные, можно получить их, щелкнув по общей сумме сводной таблицы.
3. Сохраните сводную таблицу как веб-страницу [HTML]
Еще один способ поделиться сводной таблицей с кем-то — это создать веб-страницу. Да, простой HTML-файл со сводной таблицей. Для этого:
- Сохраните рабочую книгу, как веб-страницу .
- В окне «Публикация веб-страницы» выберите сводную таблицу и нажмите «Опубликовать».
Теперь вы можете отправить эту HTML-страницу любому, и получатель сможет просматривать сводную таблицу (не редактируемую) даже на своем мобильном телефоне.
4. Создание сводной таблицы с помощью рабочей книги с веб-адреса
Допустим, у вас есть веб-ссылка на файл Excel, как показано ниже:
https://excelpedia.ru/book1.xlsx
В этой книге у вас есть данные, из которых вам необходимо создать сводную таблицу. Ответ к этой задаче: POWER QUERY.
Прежде всего, перейдите на вкладку «Данные» ➜ «Получение внешних данных» ➜ Из Интернета.
- Теперь в диалоговом окне «Из Интернета» введите веб-адрес книги и нажмите «ОК».
- После этого выберите рабочий лист и нажмите «Импорт».
- Далее выберите отчет сводной таблицы и нажмите ОК.
На этом этапе у вас есть пустая сводная таблица, которая связана с рабочей книгой с веб-адреса, который вы ввели. Теперь вы можете создать сводную таблицу, как вы хотите.
Условное форматирование в сводной таблице
Для меня условное форматирование — это разумное форматирование. Я думаю, вы согласны с этим. Но когда дело доходит до сводной таблицы условное форматирование работает магия.
1. Применение общих параметров УФ
Есть много опции Условного форматирования, доступные для использования со сводной таблицей.
➜ вот руководство, которое может помочь вам изучить различные способы использования Условного форматирования в сводных таблицах.
2. Выделите 10 лучших значений
Вместо фильтрации вы можете выделить 10 лучших значений в сводной таблице. Для этого вам нужно использовать условное форматирование.
Нужны следующие шаги:
- Выберите любую из ячеек в столбце значений в сводной таблице.
- Перейдите на вкладку «Главная» ➜ «Стили» ➜ «Условное форматирование».
- Теперь в условном форматировании перейдите в раздел «Правила отбора первых и последних значений» ➜ Первые 10 элементов.
- Выберите цвет в окошке.
- В конце нажмите ОК.
3. Удалить Условное форматирование из сводной таблицы
Вы можете просто удалить условное форматирование из сводной таблицы, используя следующие шаги:
- Выберите любую из ячеек в сводной таблице.
- Перейдите на вкладку «Главная» ➜ «Стили» ➜ «Условное форматирование» ➜ «Удалить правила» ➜ «Удалить правила из этой сводной таблицы».
Если у вас есть несколько сводных таблиц, вам нужно удалить условное форматирование поочередно.
Использование сводных диаграмм со сводными таблицами
Я большой поклонник сводной диаграммы. Если вы знаете, как правильно использовать сводную диаграмму, в ваших руках один из лучших инструментов Excel.
Вот некоторые приемы, овладев которыми вы сможете стать профи сводной диаграммы в кратчайшие сроки.
1. Вставка сводной диаграммы
Есть горячие клавиши для вставки сводной диаграммы, но вы можете использовать следующие шаги:
- Выберите ячейку из сводной таблицы и перейдите на вкладку «Анализ».
- На вкладке «Анализ» нажмите «Сводная диаграмма».
Excel мгновенно создаст сводную диаграмму из имеющейся у вас сводной таблицы.
2. Создание гистограммы с использованием сводной диаграммы и сводной таблицы
Сводная таблица и сводная диаграмма — мой любимый способ создания гистограммы в Excel.
3. Отключите кнопки из сводной диаграммы
Когда вы вставляете новую сводную диаграмму, она появляется с несколькими кнопками для ее фильтрации, которые не всегда полезны. Можно скрыть часть из них или все.
Щелкните правой кнопкой мыши по кнопке и выберите из списка «Скрыть кнопки поля значения на диаграмме», чтобы скрыть выбранную кнопку, или нажмите «Скрыть все кнопки полей на диаграмме», чтобы скрыть все кнопки.
Когда вы скрываете все кнопки в сводной диаграмме, она также скрывает кнопку фильтра в нижней части диаграммы, но вы все равно можете отфильтровать ее с помощью фильтра сводной таблицы, среза или временной шкалы.
4. Добавить сводную диаграмму в PowerPoint
Следуй этим простейшим шагам, чтобы вставить сводную диаграмму в слайд PowerPoint.
- Выберите сводную диаграмму и скопируйте ее.
- После этого перейдите к слайду PowerPoint и откройте Специальную вставку.
- Теперь в диалоговом окне специальной вставки выберите «Объект Диаграмма Microsoft Excel» и нажмите «ОК».
Чтобы внести изменения в сводную диаграмму, нужно дважды щелкнуть по ней.
Сочетания клавиш для работы со сводной таблицей
Мы все любим горячие клавиши. Я прав?
Ниже я привожу некоторые из распространенных, но полезных сочетаний клавиш, которые можно использовать для ускорения работы сводной таблицы.
1. Создать сводную таблицу
Alt + N + V
Чтобы использовать эту комбинацию клавиш, убедитесь, что вы выбрали исходные данные или активную ячейку в них.
2. Сгруппируйте выбранные элементы сводной таблицы
Alt + Shift + стрелка вправо
Допустим, у вас есть сводная таблица с разбивкой по месяцам, и вам нужно сгруппировать первые или последние шесть месяцев. Все, что вам нужно сделать, это выбрать эти шесть ячеек и просто использовать эту комбинацию клавиш.
3. Разгруппировать выбранные элементы сводной таблицы
Alt + Shift + стрелка влево
Точно так же, как вы группировали ячейки, это сочетание поможет вам разгруппировать эти элементы.
4. Скрыть выбранный элемент или поле
Ctrl + —
Эта комбинация клавиш просто скроет выделенную ячейку или диапазон. На самом деле, ячейки не скрываются, а фильтруются. При необходимости можно отобразить ячейки, очистив фильтр.
5. Откройте окно вычисляемого поля
Ctrl + Shift + =
Чтобы использовать эту комбинацию клавиш, вам нужно выбрать ячейку из столбца поля значения. Тогда откроется окно «Вычисляемое поле».
6. Откройте список полей активной ячейки
Alt + Стрелка вниз
Это сочетание открывает список полей.
7. Вставьте сводную диаграмму из сводной таблицы
Alt + F1
Чтобы использовать это сочетание клавиш, вам нужно выбрать ячейку в сводной таблице. Эта комбинация вставляет сводную диаграмму в существующий лист.
F11
И, если вы хотите вставить диаграмму на новый лист, нужно использовать только вышеуказанную клавишу.
Заключение
Сводные таблицы — один из тех инструментов, которые помогут вам быстрее создавать отчеты и анализировать данные. С помощью этих советов и хитростей вы сможете сэкономить больше времени.
Чтобы лучше усвоить материал, сначала начните внедрять хитрости в свою работу как минимум с 10 советов, а затем переходите к следующим.
Поделитесь в разделе комментариев, какие советы были вам уже знакомы, а какие с удовольствием начнете использовать. Не забудьте поделиться статьей с вашими друзьями, я уверен, что они оценят это.