Сводная таблица в excel фильтр в строке

На тренингах я часто задаю вопрос участникам: Кто знает, как отфильтровать отдельный (не итоговый) столбец сводной таблицы по значениям? И что я слышу в ответ: Это невозможно! В сводных таблицах нет такой возможности! Вопрос настолько древний, что люди уже перепробовали всякие варианты и не найдя решения сделали вывод — невозможно. Хотя решение существует.

Что я имею ввиду — смотрите на картинке:

Как же это возможно? На самом деле все просто. Установите курсор в самую левую ячейку предшествующую сводной таблице, над полем сводной таблицы в котором написано «Сумма по полю…» и нажмите кнопку «Фильтр» во вкладке «Данные» главного меню:

Фильтр появиться в каждом столбце сводной таблицы.

Сразу хочу оговориться что использований такого фильтра связано с рядом нюансов, а именно:

• Итоговая строка не пересчитывается (как при применении «Фильтра по значениям»);
• При включении данного фильтра «убивается» фильтр по «Названию строк» (при отключении восстанавливается);
• Если перед включением фильтра по столбцам в поле «Фильтры» сводной таблицы установлено хотя бы одно поле — фильтр включится некорректно. Необходимо вначале включить фильтр по столбцам, а потом перетаскивать нужные поля в поле «Фильтры» сводной таблицы.

Но это все мелочи, когда выполнена необходимая задача, а именно отфильтрованы данные столбца по значению.

Фильтр исходных данных в сводной таблице

У любого уважающего себя тренера всегда есть запас «вау-фишек» — простых, но эффектных приемов, эдаких killing-features для быстрого очарования сложной аудитории. В сводных таблицах одной из таких фишек, безусловно, является двойной щелчок левой кнопкой мыши по любому числу в области значений:

Если это сделать, то вас вынесет на новый лист, куда Excel выгрузит детализацию по данной ячейке — всю «подноготную», объясняющую как получилось данное значение, из чего оно сложилось:

Официально, эта процедура называется drill-down, неофициально ее обычно называют «провалиться».

Ключевой нюанс в том, что полученная в результате такого проваливания двойным щелчком таблица — это копия исходных данных, а не они сами. Полученная таблица абсолютно автономна и никак не связана ни с исходными данными, ни со сводной. Иногда это нам на руку — мы можем использовать ее для своих целей, менять ее и т.д.

Но порой возникает другое желание: а можно увидеть не копию исходных данных, а сами данные? То есть отфильтровать те самые строки в исходной таблице, которые участвуют в расчете данной ячейки? Их, например, можно было бы затем изменить, подкорректировав тем самым результат в сводной таблице.

Стандартными средствами такое невозможно, но для макросов пределы возможного в Excel существенно шире

Откройте редактор Visual Basic:

• В Excel 2003 и старше для этого нужно выбрать в меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Tools — Macro — Visual Basic Editor)
• В новых версиях Excel 2007-2013 перейти на вкладку Разработчик (Developer) и нажать кнопку Visual Basic. Если такой вкладки у вас не видно, то включите ее в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon)

В окне редактора вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст вот этих двух макросов:

Sub FilterPivot()
    Dim pt As PivotTable
    
    Application.DisplayAlerts = False
    Application.Calculation = xlCalculationManual
    Application.ScreenUpdating = False

    Set pt = ActiveCell.PivotTable
    Set rSource = Application.Evaluate(Application.ConvertFormula(pt.SourceData, xlR1C1, xlA1))
    rSource.EntireRow.Hidden = False
    nCols = rSource.Columns.Count
    Selection.ShowDetail = True
    Set rDrill = ActiveSheet.UsedRange
    Set shDrill = ActiveSheet
    DrillLastRow = shDrill.Range("A1").End(xlDown).Row
    For i = nCols To 1 Step -1
        formulatxt = formulatxt & "RC[-" & i & "]&"
    Next i
    formulatxt = Left(formulatxt, Len(formulatxt) - 1)
    shDrill.Cells(2, nCols + 1).Resize(DrillLastRow - 1, 1).FormulaR1C1 = "=" & formulatxt

    For j = 2 To rSource.Rows.Count
        contxt = ""
        For i = 1 To nCols
            contxt = contxt & rSource.Cells(j, i).Value
        Next i
        If WorksheetFunction.CountIf(shDrill.Cells(2, nCols + 1).Resize(DrillLastRow - 1, 1), contxt) = 0 Then
            rSource.Cells(j, 1).EntireRow.Hidden = True
        End If
    Next j

    shDrill.Delete
    rSource.Parent.Activate

    Application.DisplayAlerts = True
    Application.Calculation = xlCalculationAutomatic
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Sub ShowAllData()
    ActiveSheet.Rows.Hidden = False
End Sub

Теперь, если выделить одну любую ячейку с данными в сводной таблице и запустить наш первый макрос FilterPivot с помощью сочетания клавиш Alt+F8 или через меню Сервис — Макрос — Макросы (Tools — Macro — Macros), то мы перейдем на лист с исходными данными для сводной, где автоматически будут применены фильтры, отбирающие только те строки, которые участвовали в расчете текущей ячейки:

Теперь их можно, например, изменить, чтобы добиться в отчете сводной таблицы нужного результата. Только не забудьте обновить сводную после внесения изменений: правой кнопкой мыши — Обновить (Refresh).

Второй макрос ShowAllData нужен, чтобы вернуть прежний вид исходной таблицы — он делает все строки на текущем листе видимыми. Для пущего удобства можно повесить эти два макроса на удобные вам сочетания клавиш, используя кнопку Параметры (Options) в окне Макросы, которое отображается по Alt+F8.

Ссылки по теме

• Что такое сводные таблицы, как их строить
• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Новые возможности сводных таблиц в Microsoft Excel 2013

Возможно, вам придется провести углубленный анализ подмножества данных сводной таблицы. Это может быть связано с тем, что у вас большие данные, и вам необходимо сосредоточиться на меньшей части данных, или независимо от размера данных, вам необходимо сосредоточиться на определенных конкретных данных. Вы можете фильтровать данные в сводной таблице на основе подмножества значений одного или нескольких полей. Есть несколько способов сделать это следующим образом:

• Фильтрация с использованием слайсеров.
• Фильтрация с использованием фильтров отчетов.
• Фильтрация данных вручную.
• Фильтрация с использованием Label Filters.
• Фильтрация с использованием Value Filters.
• Фильтрация с использованием фильтров даты.
• Фильтрация с использованием Top 10 Filter.
• Фильтрация с использованием временной шкалы.

Вы научитесь фильтровать данные с помощью слайсеров в следующей главе. Вы поймете фильтрацию другими методами, упомянутыми выше в этой главе.

Рассмотрим следующую сводную таблицу, в которой у вас есть сводные данные о продажах по регионам, по продавцам и по месяцам.

Фильтры отчетов

Вы можете назначить фильтр одному из полей, чтобы динамически изменять сводную таблицу на основе значений этого поля.

Перетащите область из строк в фильтры в областях сводной таблицы.

Фильтр с меткой «Регион» отображается над сводной таблицей (если у вас нет пустых строк над сводной таблицей, сводная таблица сдвигается вниз, чтобы освободить место для фильтра.

Вы заметите, что

• Значения продавца отображаются в строках.

• Значения месяца отображаются в столбцах.

• Фильтр регионов появляется сверху, по умолчанию выбрано ВСЕ.

• Суммирующим значением является сумма суммы заказа.

  • Сумма суммы заказа в зависимости от продавца отображается в столбце Общая сумма.

  • Сумма суммы заказа По месяцам появляется в строке Итого.

• Нажмите на стрелку в поле справа от области фильтра.

Значения продавца отображаются в строках.

Значения месяца отображаются в столбцах.

Фильтр регионов появляется сверху, по умолчанию выбрано ВСЕ.

Суммирующим значением является сумма суммы заказа.

Сумма суммы заказа в зависимости от продавца отображается в столбце Общая сумма.

Сумма суммы заказа По месяцам появляется в строке Итого.

Нажмите на стрелку в поле справа от области фильтра.

Появится раскрывающийся список со значениями поля Регион. Установите флажок Выбрать несколько элементов .

По умолчанию все флажки отмечены. Снимите флажок ( Все ). Все коробки будут сняты.

Затем установите флажки – Юг и Запад и нажмите ОК.

Данные, относящиеся только к южному и западному регионам, будут обобщены.

В ячейке рядом с областью фильтра отображается – (несколько элементов), что указывает на то, что вы выбрали более одного элемента. Однако сколько элементов и / или какие элементы неизвестно из отображаемого отчета. В таком случае использование слайсеров является лучшим вариантом для фильтрации.

Ручная фильтрация

Вы также можете отфильтровать сводную таблицу, выбрав значения поля вручную. Вы можете сделать это, нажав на стрелку в ячейке Метки строк или Метки столбцов.

Предположим, вы хотите проанализировать только данные за февраль. Вам необходимо отфильтровать значения по полю Месяц. Как вы можете заметить, Месяц является частью метки столбца.

Нажмите на стрелку в ячейке Метки столбцов.

Как вы можете заметить, в выпадающем списке есть поле поиска, а под полем у вас есть список значений выбранного поля, то есть месяца. Поля всех значений отмечены, показывая, что все значения этого поля выбраны.

• Снимите флажок (Выбрать все) в верхней части списка значений.

• Установите флажки значений, которые вы хотите отобразить в сводной таблице, в данном случае февраль, и нажмите OK.

Снимите флажок (Выбрать все) в верхней части списка значений.

Установите флажки значений, которые вы хотите отобразить в сводной таблице, в данном случае февраль, и нажмите OK.

Сводная таблица отображает только те значения, которые относятся к выбранному значению поля Месяц – февраль. Вы можете видеть, что стрелка фильтрации меняется на значок чтобы указать, что фильтр применяется. Поместите курсор на значок.

Вы можете наблюдать, что отображается, указывая, что Ручной фильтр применяется в поле Месяц.

Если вы хотите изменить значение выбора фильтра, выполните следующие действия:

• Нажмите на значок.

• Установите / снимите флажки значений.

Нажмите на значок.

Установите / снимите флажки значений.

Если все значения поля не видны в списке, перетащите маркер в правом нижнем углу раскрывающегося списка, чтобы увеличить его. В качестве альтернативы, если вы знаете значение, введите его в поле поиска.

Предположим, вы хотите применить другой фильтр к отфильтрованной выше сводной таблице. Например, вы хотите отобразить данные этого Уолтерса, Криса за февраль месяц. Вам нужно уточнить свою фильтрацию, добавив еще один фильтр для поля Salesperson. Как вы можете заметить, продавец является частью Row Labels.

• Нажмите на стрелку в ячейке Ярлыки строк.

Нажмите на стрелку в ячейке Ярлыки строк.

Список значений поля – Регион отображается. Это потому, что Регион находится на внешнем уровне Продавца в порядке размещения. У вас также есть дополнительная опция – Выбрать поле. Нажмите на поле «Выбрать поле».

• Нажмите Продавец в раскрывающемся списке. Список значений поля – продавец будет отображаться.

• Снимите флажок (Выбрать все) и проверьте Уолтерс, Крис.

• Нажмите ОК.

Нажмите Продавец в раскрывающемся списке. Список значений поля – продавец будет отображаться.

Снимите флажок (Выбрать все) и проверьте Уолтерс, Крис.

Нажмите ОК.

Сводная таблица отображает только те значения, которые связаны с выбранным значением поля Месяц – февраль и значение поля Продавец – Уолтерс, Крис.

Стрелка фильтрации для Метки строк также меняется на значок чтобы указать, что фильтр применяется. Поместите курсор на значок на метках строк или метках столбцов.

Отображается текстовое поле, указывающее, что ручной фильтр применяется к полям – Месяц и Продавец.

Таким образом, вы можете отфильтровать сводную таблицу вручную на основе любого количества полей и любого количества значений.

Фильтрация по тексту

Если у вас есть поля, содержащие текст, вы можете отфильтровать сводную таблицу по тексту, если соответствующая метка поля основана на тексте. Например, рассмотрим следующие данные сотрудника.

Данные содержат данные о сотрудниках – EmployeeID, Title, BirthDate, MaritalStatus, Gender и HireDate. Кроме того, данные также имеют уровень менеджера сотрудника (уровни 0 – 4).

Предположим, вам нужно провести некоторый анализ числа сотрудников, подотчетных данному сотруднику по названию. Вы можете создать сводную таблицу, как указано ниже.

Возможно, вы захотите узнать, сколько сотрудников с «Менеджером» в названии имеют подчиненных сотрудников. Поскольку заголовок метки основан на тексте, вы можете применить фильтр меток к полю заголовка следующим образом:

• Нажмите на стрелку в ячейке Ярлыки строк.

• Выберите Title в поле Select Field из выпадающего списка.

• Нажмите на Фильтры меток.

• Нажмите Содержит во втором раскрывающемся списке.

Нажмите на стрелку в ячейке Ярлыки строк.

Выберите Title в поле Select Field из выпадающего списка.

Нажмите на Фильтры меток.

Нажмите Содержит во втором раскрывающемся списке.

Откроется диалоговое окно «Фильтр меток (заголовок)». Введите менеджер в поле рядом с Содержит. Нажмите ОК.

Сводная таблица будет отфильтрована до значений заголовков, содержащих «Менеджер».

• Нажмите на значок.

Нажмите на значок.

Ты это видишь отображается с указанием следующего –

• Фильтр меток применяется к полю – Заголовок и
• Что такое применяемый фильтр меток

Фильтрация по значениям

Возможно, вы захотите узнать имена сотрудников, в которых работают более 25 сотрудников. Для этого вы можете применить фильтр значений к полю заголовка следующим образом:

• Нажмите на стрелку в ячейке Ярлыки строк.

• Выберите Title в поле Select Field из выпадающего списка.

• Нажмите на Фильтры Значения.

• Выберите Больше или равно из второго раскрывающегося списка.

Нажмите на стрелку в ячейке Ярлыки строк.

Выберите Title в поле Select Field из выпадающего списка.

Нажмите на Фильтры Значения.

Выберите Больше или равно из второго раскрывающегося списка.

Откроется диалоговое окно «Фильтр значений (заголовок)». Введите 25 в поле справа.

Сводная таблица будет отфильтрована, чтобы отобразить названия сотрудников, в которых работают более 25 сотрудников.

Фильтрация по датам

Возможно, вы захотите отобразить данные всех сотрудников, которые были приняты на работу в 2015-15 финансовом году. Вы можете использовать фильтры данных для того же, как показано ниже:

• Включите поле HireDate в сводную таблицу. Теперь вам не нужны данные менеджера, поэтому вы удалите поле ManagerLevel из сводной таблицы.

Включите поле HireDate в сводную таблицу. Теперь вам не нужны данные менеджера, поэтому вы удалите поле ManagerLevel из сводной таблицы.

Теперь, когда у вас есть поле даты в сводной таблице, вы можете использовать фильтры даты.

• Нажмите стрелку в ячейке Ярлыки строк.

• Выберите HireDate в поле «Выбрать поле» из выпадающего списка.

• Нажмите Фильтры даты.

• Seelct Between из второго выпадающего списка.

Нажмите стрелку в ячейке Ярлыки строк.

Выберите HireDate в поле «Выбрать поле» из выпадающего списка.

Нажмите Фильтры даты.

Seelct Between из второго выпадающего списка.

Откроется диалоговое окно «Фильтр даты» (HireDate). Введите 1.04.2014 и 31.03.2015 в два поля «Дата». Нажмите ОК.

Сводная таблица будет отфильтрована для отображения только данных с HireDate в период с 1 апреля 2014 года по 31 марта 2015 года.

Вы можете сгруппировать даты в кварталы следующим образом –

• Щелкните правой кнопкой мыши по любой из дат. Откроется диалоговое окно « Группировка ».

• Введите 1/4/2014 в поле Начиная с. Установите флажок

• Введите 31.03.2015 в поле Окончание в. Установите флажок

• Нажмите Кварталы в поле под.

Щелкните правой кнопкой мыши по любой из дат. Откроется диалоговое окно « Группировка ».

Введите 1/4/2014 в поле Начиная с. Установите флажок

Введите 31.03.2015 в поле Окончание в. Установите флажок

Нажмите Кварталы в поле под.

Даты будут сгруппированы в кварталы в сводной таблице. Вы можете сделать таблицу компактной, перетащив поле HireDate из области ROWS в область COLUMNS.

Вы сможете узнать, сколько сотрудников было принято на работу в течение финансового года, квартально.

Фильтрация с использованием Top 10 Filter

Фильтр Top 10 можно использовать для отображения нескольких верхних или нижних нескольких значений поля в сводной таблице.

• Нажмите стрелку в ячейке Ярлыки строк.

• Нажмите Фильтры значений.

• Нажмите Top 10 во втором выпадающем списке.

Нажмите стрелку в ячейке Ярлыки строк.

Нажмите Фильтры значений.

Нажмите Top 10 во втором выпадающем списке.

Откроется диалоговое окно Top 10 Filter (Title).

• В первом поле нажмите сверху (вы также можете выбрать снизу).

• Во втором поле введите число, скажем, 7.

• В третьем поле у ​​вас есть три варианта, по которым вы можете фильтровать.

  • Нажмите на элементы для фильтрации по количеству элементов.

  • Нажмите на проценты, чтобы отфильтровать по процентам.

  • Нажмите на сумму, чтобы отфильтровать по сумме.

• Поскольку у вас есть счет EmployeeID, нажмите Элементы.

• В четвертом окне нажмите на поле Count of EmployeeID.

• Нажмите ОК.

В первом поле нажмите сверху (вы также можете выбрать снизу).

Во втором поле введите число, скажем, 7.

В третьем поле у ​​вас есть три варианта, по которым вы можете фильтровать.

Нажмите на элементы для фильтрации по количеству элементов.

Нажмите на проценты, чтобы отфильтровать по процентам.

Нажмите на сумму, чтобы отфильтровать по сумме.

Поскольку у вас есть счет EmployeeID, нажмите Элементы.

В четвертом окне нажмите на поле Count of EmployeeID.

Нажмите ОК.

Первые семь значений по количеству EmployeeID будут отображаться в сводной таблице.

Как вы можете заметить, наибольшее количество рабочих мест в финансовом году – это количество техников-технологов, и преобладающее число таких сотрудников – в Qtr1.

Фильтрация с использованием временной шкалы

Если ваша сводная таблица имеет поле даты, вы можете отфильтровать сводную таблицу с помощью временной шкалы.

Создайте сводную таблицу из данных сотрудника, которые вы использовали ранее, и добавьте данные в модель данных в диалоговом окне «Создание сводной таблицы».

• Перетащите поле Название в область ROWS.

• Перетащите поле EmployeeID в область AL VALUES и выберите «Счет» для расчета.

Перетащите поле Название в область ROWS.

Перетащите поле EmployeeID в область AL VALUES и выберите «Счет» для расчета.

• Нажмите на сводную таблицу.

• Нажмите вкладку INSERT.

• Нажмите Временная шкала в группе Фильтры. Откроется диалоговое окно «Вставка временных шкал».

Нажмите на сводную таблицу.

Нажмите вкладку INSERT.

Нажмите Временная шкала в группе Фильтры. Откроется диалоговое окно «Вставка временных шкал».

• Установите флажок HireDate.
• Нажмите ОК. Временная шкала появится на листе.
• Инструменты временной шкалы появляются на ленте.

Как вы можете видеть, все периоды – в месяцах отображаются на временной шкале.

• Нажмите на стрелку рядом с – МЕСЯЦЕВ.

• Выберите КВАРТАЛЫ из выпадающего списка. Отображение временной шкалы меняется на Все периоды – в кварталах.

Нажмите на стрелку рядом с – МЕСЯЦЕВ.

Выберите КВАРТАЛЫ из выпадающего списка. Отображение временной шкалы меняется на Все периоды – в кварталах.

• Нажмите на 2014 Q1.

• Держите нажатой клавишу Shift и перетащите на 2014 Q4. Период временной шкалы выбирается с 1 по 4 квартал 2014 года.

• Сводная таблица фильтруется для этого периода времени.

Нажмите на 2014 Q1.

Держите нажатой клавишу Shift и перетащите на 2014 Q4. Период временной шкалы выбирается с 1 по 4 квартал 2014 года.

Сводная таблица фильтруется для этого периода времени.

Очистка фильтров

Возможно, вам придется время от времени очищать фильтры, которые вы устанавливаете, чтобы переключаться между различными комбинациями и проекциями ваших данных. Вы можете сделать это несколькими способами следующим образом –

Очистка всех фильтров в сводной таблице

Все фильтры, установленные в сводной таблице, можно очистить за один раз следующим образом:

• Нажмите вкладку HOME на ленте.
• Нажмите Сортировка и фильтр в группе Редактирование.
• Выберите Очистить из выпадающего списка.

Очистка метки, фильтра даты или значения

Чтобы очистить фильтр метки, даты или значения, выполните следующие действия:

Нажмите на значок в метках строк или меток столбцов.

Нажми на <имя поля>, из которого вы хотите очистить фильтр в поле «Выбрать поле» в раскрывающемся списке.

Нажмите Очистить фильтр от <Filed Name>, которое появится в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК. Конкретный фильтр будет очищен.

---

You might have to do in-depth analysis on a subset of your PivotTable data. This might be because you have large data and your focus is required on a smaller portion of the data or irrespective of the size of the data, your focus is required on certain specific data. You can filter the data in the PivotTable based on a subset of the values of one or more fields. There are several ways to do that as follows −

• Filtering using Slicers.
• Filtering using Report Filters.
• Filtering data manually.
• Filtering using Label Filters.
• Filtering using Value Filters.
• Filtering using Date Filters.
• Filtering using Top 10 Filter.
• Filtering using Timeline.

You will learn filtering data using Slicers in the next chapter. You will understand filtering by the other methods mentioned above in this chapter.

Consider the following PivotTable wherein you have the summarized sales data region wise, salesperson wise and month wise.

Report Filters

You can assign a Filter to one of the fields so that you can dynamically change the PivotTable based on the values of that field.

Drag Region from Rows to Filters in the PivotTable Areas.

The Filter with the label as Region appears above the PivotTable (in case you do not have empty rows above your PivotTable, PivotTable gets pushed down to make space for the Filter.

You will observe that

• Salesperson values appear in rows.

• Month values appear in columns.

• Region Filter appears on the top with default selected as ALL.

• Summarizing value is Sum of Order Amount.

  • Sum of Order Amount Salesperson-wise appears in the column Grand Total.

  • Sum of Order Amount Month-wise appears in the row Grand Total.

• Click on the arrow in the box to the right of the Filter Region.

A drop-down list with the values of the field Region appears. Check the box Select Multiple Items.

By default, all the boxes are checked. Uncheck the box (All). All the boxes will be unchecked.

Then check the boxes — South and West and click OK.

The data pertaining to South and West regions only will get summarized.

In the cell next to the Filter Region — (Multiple Items) is displayed, indicating that you have selected more than one item. However, how many items and / or which items is not known from the report that is displayed. In such a case, using Slicers is a better option for filtering.

Manual Filtering

You can also filter the PivotTable by picking the values of a field manually. You can do this by clicking on the arrow in the Row Labels or Column Labels cell.

Suppose you want to analyze only February data. You need to filter the values by the field Month. As you can observe, Month is part of Column Labels.

Click on the arrow in the Column Labels cell.

As you can observe, there is a Search box in the dropdown list and below the box, you have the list of the values of the selected field, i.e. Month. The boxes of all the values are checked, showing that all the values of that field are selected.

• Uncheck the (Select All) box at the top of the list of values.

• Check the boxes of the values you want to show in your PivotTable, in this case February and click OK.

The PivotTable displays only those values that are related to the selected Month field value – February. You can observe that the filtering arrow changes to the icon to indicate that a filter is applied. Place the cursor on the icon.

You can observe that is displayed indicating that the Manual Filter is applied on the field- Month.

If you want to change the filter selection value, do the following −

• Click the icon.

• Check / uncheck the boxes of the values.

If all the values of the field are not visible in the list, drag the handle in the bottom-right corner of the dropdown to enlarge it. Alternatively, if you know the value, type it in the Search box.

Suppose you want to apply another filter on the above filtered PivotTable. For example, you want to display the data of that of Walters, Chris for the month February. You need to refine your filtering by adding another filter for the field Salesperson. As you can observe, Salesperson is part of Row Labels.

• Click on the arrow in the Row Labels cell.

The list of the values of the field – Region is displayed. This is because, Region is at outer level of Salesperson in the nesting order. You also have an additional option – Select Field. Click on the Select Field box.

• Click Salesperson from the dropdown list. The list of the values of the field – Salesperson will be displayed.

• Uncheck (Select All) and check Walters, Chris.

• Click OK.

The PivotTable displays only those values that are related to the selected Month field value – February and Salesperson field value — Walters, Chris.

The filtering arrow for Row Labels also changes to the icon to indicate that a filter is applied. Place the cursor on the icon on either Row Labels or Column Labels.

A text box is displayed indicating that the Manual Filter is applied on the fields – Month, and Salesperson.

You can thus filter the PivotTable manually based on any number of fields and on any number of values.

Filtering by Text

If you have fields that contain text, you can filter the PivotTable by Text, provided the corresponding field label is text-based. For example, consider the following Employee data.

The data has the details of the employees – EmployeeID, Title, BirthDate, MaritalStatus, Gender and HireDate. Additionally, the data also has the manager level of the employee (levels 0 – 4).

Suppose you have to do some analysis on the number of employees reporting to a given employee by title. You can create a PivotTable as given below.

You might want to know how many employees with ‘Manager’ in their title have employees reporting to them. As the Label Title is text-based, you can apply the Label Filter on the Title field as follows −

• Click on the arrow in the Row Labels cell.

• Select Title in the Select Field box from the drop down list.

• Click on Label Filters.

• Click on Contains in the second dropdown list.

Label Filter (Title) dialog box appears. Type Manager in the box next to Contains. Click OK.

The PivotTable will be filtered to the Title values containing ‘Manager’.

• Click the icon.

You can see that is displayed indicating the following −

• The Label Filter is applied on the field – Title, and
• What the applied Label Filter is.

Filtering by Values

You might want to know the titles of the employees who have more than 25 employees reporting to them. For this, you can apply the Value Filter on the Title field as follows −

• Click on the arrow in the Row Labels cell.

• Select Title in the Select Field box from the drop down list.

• Click on Value Filters.

• Select Greater than or equal to from the second dropdown list.

The Value Filter (Title) dialog box appears. Type 25 in the right side box.

The PivotTable will be filtered to display the employee titles who have more than 25 employees reporting to them.

Filtering by Dates

You might want to display the data of all the employees who were hired in the fiscal year 2015-15. You can use Data Filters for the same as follows −

• Include the HireDate field in the PivotTable. Now, you do not require manager data and so remove ManagerLevel field from the PivotTable.

Now that you have a Date field in the PivotTable, you can use Date Filters.

• Click the arrow in the Row Labels cell.

• Select HireDate in the Select Field box from the drop down list.

• Click Date Filters.

• Seelct Between from the second dropdown list.

The Date Filter (HireDate) dialog box appears. Type 4/1/2014 and 3/31/2015 in the two Date boxes. Click OK.

The PivotTable will be filtered to display only the data with HireDate between 1^st April 2014 and 31^st March 2015.

You can group the dates into Quarters as follows −

• Right click on any of the dates. The Grouping dialog box appears.

• Type 4/1/2014 in the box Starting at. Check the box.

• Type 3/31/2015 in the box Ending at. Check the box.

• Click Quarters in the box under By.

The dates will be grouped into quarters in the PivotTable. You can make the table look compact by dragging the field HireDate from ROWS area to COLUMNS area.

You will be able to know how many employees were hired during the fiscal year, quarter wise.

Filtering Using Top 10 Filter

You can use the Top 10 Filter to display the top few or bottom few values of a field in the PivotTable.

• Click the arrow in the Row Labels cell.

• Click Value Filters.

• Click Top 10 in the second dropdown list.

Top 10 Filter (Title) dialog box appears.

• In the first box, click on Top (You can choose Bottom also).

• In the second box, enter a number, say, 7.

• In the third box, you have three options by which you can filter.

  • Click on Items to filter by number of items.

  • Click on Percent to filter by percentage.

  • Click on Sum to filter by sum.

• As you have count of EmployeeID, click Items.

• In the fourth box, click on the field Count of EmployeeID.

• Click OK.

The top seven values by count of EmployeeID will be displayed in the PivotTable.

As you can observe, the highest number of hires in the fiscal year is that of Production Technicians and a predominant number of these are in Qtr1.

Filtering Using Timeline

If your PivotTable has a date field, you can filter the PivotTable using Timeline.

Create a PivotTable from the Employee Data that you used earlier and add the data to the Data Model in the Create PivotTable dialog box.

• Drag the field Title to ROWS area.

• Drag the field EmployeeID to ∑ VALUES area and choose Count for calculation.

• Click on the PivotTable.

• Click the INSERT tab.

• Click Timeline in the Filters group. The Insert Timelines dialog box appears.

• Check the box HireDate.
• Click OK. The Timeline appears in the worksheet.
• Timeline Tools appear on the Ribbon.

As you can observe, All Periods – in Months are displayed on the Timeline.

• Click on the arrow next to — MONTHS.

• Select QUARTERS from the drop-down list. The The Timeline display changes to All Periods – in Quarters.

• Click on 2014 Q1.

• Keep the Shift key pressed and drag to 2014 Q4. The Timeline Period is selected to Q1 – Q4 2014.

• PivotTable is filtered to this Timeline Period.

Clearing the Filters

You might have to clear the filters you have set from time to time to switch across different combinations and projections of your data. You can do this in several ways as follows −

Clearing all the filters in a PivotTable

You can clear all the filters set in a PivotTable at one go as follows −

• Click the HOME tab on the Ribbon.
• Click Sort & Filter in the Editing group.
• Select Clear from the dropdown list.

Clearing a Label, Date or Value Filter

To clear a Label, Date, or Value Filter do the following −

• Click on the icon in the Row Labels or Column Labels.

• Click on the <field name> from which you want to clear the filter in the Select Field box in the dropdown list.

• Click on Clear Filter From <Filed Name> that appears in the dropdown list.

• Click OK. The specific filter will be cleared.

•