Сводная таблица в excel больших таблиц

Сводная таблица по нескольким диапазонам данных

Постановка задачи

Сводные таблицы — один из самых замечательных инструментов в Excel. Но до сих пор, к сожалению, ни одна из версий Excel не умеет «на лету» делать такой простой и нужной вещи как построение сводной по нескольким исходным диапазонам данных, находящимся, например, на разных листах или в разных таблицах:

Прежде, чем начать давайте уточним пару моментов. Априори я полагаю, что в наших данных выполняются следующие условия:

• Таблицы могут иметь любое количество строк с любыми данными, но обязательно — одинаковую шапку.
• На листах с исходными таблицами не должно быть лишних данных. Один лист — одна таблица. Для контроля советую использовать сочетание клавиш Ctrl+End, которое перемещает вас на последнюю использованную ячейку листа. В идеале — это должна быть последняя ячейка таблицы с данными. Если при нажатии на Ctrl+End выделяется какая-либо пустая ячейка правее или ниже таблицы — удалите после таблицы эти пустые столбцы справа или строки снизу и сохраните файл.

Способ 1. Сборка таблиц для сводной с помощью Power Query

Начиная с 2010 версии для Excel существует бесплатная надстройка Power Query, которая умеет собирать и трансформировать любые данные и отдавать их потом как источник для построения сводной таблицы. Решить нашу задачу с помощью этой надстройки совсем несложно.

Сначала создадим новый пустой файл в Excel — в него будет происходить сборка и в нем же потом будет создаваться сводная таблица.

Затем на вкладке Данные (если у вас Excel 2016 или новее) или на вкладке Power Query (если у вас Excel 2010-2013) выберем команду Создать запрос — Из файла — Excel (Get Data — From file — Excel) и укажем исходный файл с таблицами, которые надо собрать:

В появившемся окне выберем любой лист (не принципиально какой именно) и внизу жмем кнопку Изменить (Edit):

Поверх Excel должно открыться окно редактора запросов Power Query. В правой части окна на панели Параметры запроса удалим все автоматически созданные шаги кроме первого — Источник (Source):

Теперь мы видим общий список всех листов. Если в файле кроме листов с данными есть еще какие-то побочные листы, то на этом шаге наша задача — отобрать только те листы, с которых нужно загрузить информацию, исключив все остальные с помощью фильтра в шапке таблицы:

Удалим все столбцы, кроме колонки Data, щелкнув по заголовку столбца правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить другие столбцы (Remove other columns):

Затем можно развернуть содержимое собранных таблиц, щелкнув по двойной стрелке в верхней части столбца (флажок Использовать исходное имя столбца как префикс можно при этом отключить):

Если вы всё сделали правильно, то на этом моменте должны увидеть содержимое всех таблиц, собранных друг под другом:

Осталось поднять первую строку в шапку таблицы кнопкой Использовать первую строку в качестве заголовков (Use first row as headers) на вкладке Главная (Home)
и удалить попавшие в данные повторяющиеся шапки таблиц с помощью фильтра:

Сохраним всё проделанное с помощью команды Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Close & Load — Close & Load to…) на вкладке Главная (Home), а в открывшемся окне выберем опцию Только подключение (Connection Only):

Всё. Осталось только построить сводную. Для этого идём на вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table), выбирыем опцию Использовать внешний источник данных (Use external data source), а затем, нажав кнопку Выбрать подключение, наш запрос. Дальнейшее создание и настройка сводной происходит совершенно стандартным образом путем перетаскивания нужных нам полей в области строк, столбцов и значений:

Если в будущем изменятся исходные данные или добавится еще несколько листов-магазинов, то достаточно будет обновить запрос и нашу сводную с помощью команды Обновить все на вкладке Данные (Data — Refresh All).

Способ 2. Объединяем таблицы SQL-командой UNION в макросе

Еще одно решение нашей задачи представлено вот таким макросом, который создает набор данных (cache) для сводной таблицы, используя команду UNION языка запросов SQL. Эта команда объединяет таблицы со всех указанных в массиве SheetNames листов книги в единую таблицу данных. То есть вместо физического копирования-вставки диапазонов с разных листов на один мы делаем то же самое в оперативной памяти компьютера. Потом макрос добавляет новый лист с заданным именем (переменная ResultSheetName) и создает на нем полноценную(!) сводную на основе собранного кэша.

Чтобы воспользоваться макросом используйте кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) или сочетание клавиш Alt+F11. Затем вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и копируем туда следующий код:

Sub New_Multi_Table_Pivot()
    Dim i As Long
    Dim arSQL() As String
    Dim objPivotCache As PivotCache
    Dim objRS As Object
    Dim ResultSheetName As String
    Dim SheetsNames As Variant

    'имя листа, куда будет выводиться результирующая сводная
    ResultSheetName = "Сводная"
    'массив имен листов с исходными таблицами
    SheetsNames = Array("Альфа", "Бета", "Гамма", "Дельта")

    'формируем кэш по таблицам с листов из SheetsNames
    With ActiveWorkbook
        ReDim arSQL(1 To (UBound(SheetsNames) + 1))
        For i = LBound(SheetsNames) To UBound(SheetsNames)
            arSQL(i + 1) = "SELECT * FROM [" & SheetsNames(i) & "$]"
        Next i
        Set objRS = CreateObject("ADODB.Recordset")
        objRS.Open Join$(arSQL, " UNION ALL "), _
                   Join$(Array("Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0; Data Source=", _
                               .FullName, ";Extended Properties=""Excel 8.0;"""), vbNullString)
    End With

    'создаем заново лист для вывода результирующей сводной таблицы
    On Error Resume Next
    Application.DisplayAlerts = False
    Worksheets(ResultSheetName).Delete
    Set wsPivot = Worksheets.Add
    wsPivot.Name = ResultSheetName

    'выводим на этот лист сводную по сформированному кэшу
    Set objPivotCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(xlExternal)
    Set objPivotCache.Recordset = objRS
    Set objRS = Nothing
    With wsPivot
        objPivotCache.CreatePivotTable TableDestination:=wsPivot.Range("A3")
        Set objPivotCache = Nothing
        Range("A3").Select
    End With

End Sub

Готовый макрос потом можно запустить сочетанием клавиш Alt+F8 или кнопкой Макросы на вкладке Разработчик (Developer — Macros).

Минусы такого подхода:

• Данные не обновляются, т.к. кэш не имеет связи с исходными таблицами. При изменении исходных данных надо запустить макрос еще раз и построить сводную заново.
• При изменении количества листов необходимо правки в код макроса (массив SheetNames).

Зато в итоге получаем самую настоящую полноценную сводную таблицу, построенную по нескольким диапазонам с разных листов:

Вуаля!

Техническое замечание: если при запуске макроса вы получаете сообщение об ошибке вида «Provider not registered», то скорее всего у вас 64-битная версия Excel или установлена не полная версия Office (нет Access). Чтобы исправить ситуацию замените в коде макроса фрагмент:

	 Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;

на:

	Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;

И скачайте и установите бесплатный движок обработки данных из Access с сайта Microsoft — Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable

Способ 3. Мастер консолидации сводных таблиц из старых версий Excel

Этот способ немного устарел, но тоже стоит упоминания. Формально говоря, во всех версиях до 2003 включительно в мастере сводных таблиц была опция «построить сводную по нескольким диапазонам консолидации». Однако, отчет, построенный таким образом, к сожалению, будет лишь жалким подобием настоящей полноценной сводной и не поддерживает многие «фишки» обычных сводных таблиц:

В такой сводной нет заголовков столбцов в списке полей, нет гибкой настройки структуры, ограничен набор используемых функций и, в общем и целом, все это слабо похоже на сводную таблицу. Возможно именно поэтому начиная с 2007 года Microsoft эту функцию убрали из стандартного диалога при создании отчетов сводных таблиц. Теперь эта возможность доступна только через настраиваемую кнопку Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard), которую при желании можно добавить на панель быстрого доступа через Файл — Параметры — Настройка панели быстрого доступа — Все команды (File — Options — Customize Quick Access Toolbar — All Commands):

После нажатия на добавленную кнопку нужно выбрать на первом шаге мастера соответствующую опцию:

А затем в следующем окне выделить по очереди каждый диапазон и добавить его в общий список:

Но, повторюсь, это не полноценная сводная, так что не ждите от нее слишком многого. Подобный вариант могу рекомендовать только в очень простых случаях.

Ссылки по теме

• Создание отчетов с помощью сводных таблиц
• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Что такое макросы, как их использовать, куда копировать код на VBA и т.д.
• Сбор данных с нескольких листов на один (надстройка PLEX)

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

1. В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.



2. По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.



3. Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей, которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.



Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Обновление данных:

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Либо:

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

1. Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.



2. Параметры.



3. В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

1. На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.



2. Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

1. Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.



2. Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.



3. В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.



4. Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

Скачать пример работы

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Финансы в Excel

Третья статья, посвященная обработке больших объемов данных с помощью Excel, описывает преимущества использования сводных таблиц. Вообще, эта статья должна была быть первой в цикле, если говорить о пользе того или иного метода работы. Действительно, интерфейс сводных таблиц специально создавался для анализа больших объемов данных, которые могут храниться не только в диапазонах электронных таблиц, но и во внешних источниках данных. Понимание принципов работы и практическое использование сводных таблиц позволяет существенно оптимизировать повседневную работу экономистов. Повышение уровня анализа данных, в свою очередь, ведет к улучшению управляемости компании и принятию верных управленческих решений менеджерами различных уровней.

Общетеоретические вопросы по работе со сводными таблицами и многомерным анализом данных описаны в другой статье на нашем сайте.

Здесь остановимся подробнее на конкретных методах обработки данных при помощи интерфейса сводных таблиц. В качестве примера используйте файл nwdata_pivot.xls.

Использование сводных таблиц

Выборка уникальных значений

Одной из самых популярных задач, решаемой при помощи сводной таблицы – это выборка уникальных значений из списка или массива данных. Использование интерфейса сводной таблицы позволяет решить эту задачу самым «элегантным» способом – без использования формул.

В примере на листе Выборка показан список стран и количество упоминаний в массиве данных.

В поле данных необходимо, чтобы стоял вид операции – «количество». Этот параметр позволяет обрабатывать в области данных сводной таблицы нечисловые поля исходных данных. Альтернативой операции подсчета количества служит стандартная функция COUNTIF. Сформировать набор уникальных значения только с помощью формул в принципе тоже возможно (см. часть 1), но это потребует очень сложных формул с вычисляемой адресацией. То есть, использование сводной таблицы в данной задаче – это самый оптимальный способ решения.

Суммирование значений

Другая популярная задача для применения интерфейса сводных таблиц – это получение итоговых значений по уникальным записям массива данных.

В примере на листе Сумма сформированы итоговые данные по заказам по каждой стране:

Вид операции «Сумма» в поле данных допускает использование только числовых полей. Прочие виды агрегации исходных данных на практике почти не используются.

Для решения задачи при помощи стандартных формул можно использовать функцию SUMIF. Очевидно, что сложность возникает не в консолидации значений, а, также как и в прошлом примере, в выборке уникального списка (в примере — названия стран).

Двухмерный анализ

Описанные ранее примеры демонстрируют анализ данных по одному критерию. Электронные таблицы позволяют наглядно представить данные в двух измерениях: по столбцам и по строкам. Сводные таблицы также имеют эти области отображения данных.

В примере на листе Таблица сформирован отчет по странам и датам, показывающий изменение показателя количества заказов во времени. Обратите внимание, что для поля типа дата применена дополнительная группировка: по месяцам и по годам.

Суммирование по нескольким критериям допустимы и через стандартные функции Excel SUMIFS, SUMPRODUCT, а также функции обработки массивов (см. часть 1). Однако, такой вариант требует предварительно известные значения параметров — ключей выборки. Кроме того, расчет при помощи формул требует значительно больше времени, что на больших объемах данных может привести к большим потерям в производительности работы.

Многомерный анализ

Кроме визуального анализа в области по строкам и столбцам, в сводных таблицах можно использовать глобальный фильтр по одному или нескольким полям исходных данных. Для этого предназначена специальная область ячеек, расположенная над сводной таблицей.

Пример на листе Фильтр демонстрирует возможность просмотра данных по компаниям одной страны с использованием области фильтра сводной таблицы:

Поле фильтра можно переместить в область строк или столбцов, что позволит просмотреть больший массив информации. Кроме описанной области фильтров, дополнительную фильтрацию данных можно осуществлять через настройку списков ключевых полей в областях строк или столбцов.

Аналогом использования фильтров сводной таблицы при помощи формул рабочего листа являются в большинстве случаев формулы обработки массивов.

Примеры на листах pivot1 и pivot2 показывают варианты отображения одной и той же информации с использованием различных настроек измерений сводной таблицы.

Работа с данными

Обновление данных

Сводная таблица может быть основана как на данных, находящихся в произвольной области ячеек, так и во внешних источниках данных. Остановимся сначала на первом варианте работы. Т.е. данные для анализа хранятся в диапазоне ячеек рабочего листа Excel.

Отчет в виде сводной таблицы может быть подготовлен как для одноразового использования, так и для постоянного применения с изменяемым набором исходных данных. Последний вариант предоставляет пользователю большие возможности по интерактивной работе: требуется настроить и отформатировать отчетную форму один раз, затем при редактировании исходных данных изменения в конечной форме будут производиться автоматически. При этом отчет не только изменяет данные, но может также добавлять и удалять строки и столбцы, что практически нереализуемо формулами рабочего листа.

Мастер построения сводной таблицы позволяет указать диапазон ячеек, используемых в качестве источника данных. Если при обновлении информации были добавлены новые строки, то они могут не попасть в источник данных сводной таблицы, и, соответственно, не будут корректно проанализированы. Эта особенность достаточно сложна для отслеживания при обработке больших объемов данных.

Изменить диапазон-источник данных для существующей сводной таблицы можно через специальный диалог Excel 2007-2010. В предыдущих версиях Excel эта интерфейсная возможность реализована в «Мастере работы со сводными таблицами», в случае, когда он запущен из активной сводной таблицы. После открытия мастера необходимо вернуться на один шаг назад:

Исправления источника данных можно также произвести программным способом. Например, через окно вычислений редактора VBA (Immediate):

Чтобы не задумываться над корректностью размеров диапазона-источника данных сводной таблицы, можно изначально при построении задать диапазон строк с большим запасом. Например, зная, что предполагаемый объем строк не превышает 10000, можно сразу задать это значение в виде размера диапазона. Такая избыточность на практике не приведет к видимым замедлениям в работе интерфейса сводной таблицы. Пустые значения в измерениях отчета можно скрыть. Недостаток этого метода проявляется, в первую очередь, при работе с полями типа «дата». Стандартный интерфейс сводной таблицы позволяет реализовать различные группировки при работе с типом «дата» (по месяцам, по кварталам), но при наличии пустых значений эти возможности становятся недоступными, так как Excel определяет такой столбец как текстовый..

В дополнение к рассмотренным методам управления источником данных, предлагаем настраивать диапазон строк сводной таблицы активного рабочего листа программными методами. Если источник данных занимает рабочую область листа целиком, то можно использовать такую команду:

ActiveSheet.PivotTables(1).SourceData = _
   Left(ActiveSheet.PivotTables(1).SourceData, _
       InStr(ActiveSheet.PivotTables(1).SourceData, "!")) & _
   Range(Application.ConvertFormula( _
       ActiveSheet.PivotTables(1).SourceData, xlR1C1, xlA1) _
           ).Worksheet.UsedRange.Address(ReferenceStyle:=xlR1C1)
 

Самым надежным, но медленным способом, является последовательная проверка строк листа-источника с последующим заполнением свойства SourceData активной сводной таблицы. Обратите внимание, что это свойство хранится только в R1C1-адресации.

Макрос можно вызывать по событию Worksheet_Activate, либо настроить «горячую» клавишу.

Работа с результатами анализа

Сводная таблица располагается в диапазоне ячеек рабочего листа Excel. Написание формул рабочего листа в границах сводной таблицы не допускается как при вводе вручную, так и программными методами. Теоретически допустима работа с ячейками, располагающимися в пределах границ сводной таблицы, при помощи ссылок для внешних формул. Часто на практике используется также функция VLOOKUP для поиска по столбцу сводной таблицы. Этот способ необходимо использовать с большой осторожностью — интерфейс сводного отчета предполагает изменение положения отображаемых данных относительно прямоугольных координат рабочего листа без какого-либо влияния на источник этих данных. То есть, нет никакой гарантии, что указанная в формуле ссылка внутрь сводной таблицы будет отображать правильное значение при дальнейшей работе с файлом. При этом источник данных может не меняться.

Имеются альтернативные способы обработки результатов сводной таблицы:

1. Копирование и вставка значений сводной таблицы на другой лист (с использованием функции «Специальная вставка») с дальнейшим поиском дынных уже по этому сформированному диапазону ячеек. Нарушить целостность данных в пределах простой таблицы гораздо сложнее, чем в сводной. Очевидно, что главным недостатком этого способа работы, является использование ручных операций после каждого обновления источника данных.
2. Использовать возможности функции GETPIVOTDATA (Excel 2002 и более поздние версии). Данная функция предполагает доступ к данным не по координатам рабочего листа, а по измерениям сводной таблицы. Для источников данных типа OLAP-куб предусмотрены специальные функции доступа к данным и измерениям: CUBEVALUE, CUBEMEMBER и другие (Excel 2007-2010). Данный способ работы неудобен, а также существенно замедляет работу, если требуется получить много различных значений сводной таблицы.
3. Отказаться от сводной таблицы для получения результатов. Вместо этого использовать формулы рабочего листа (см. Часть 1). Этот способ, несмотря на сложность реализации, может оказаться самым удобным в том случае, если на результатах основываются другие вычисления, а источник данных часто обновляется.

Версии интерфейса сводных таблиц

В новом формате файла xlsx (Excel 2007-2010) существенно изменены возможности интерфейса сводных таблиц. В предыдущие версии интерфейса (97-2003) вносились только «косметические» изменения:

• Excel 2000 (9.0) – базовая версия интерфейса сводных таблиц.
• Excel XP (10.0) – новая функция GETPIVOTDATE
• Excel 2003 (11.0) – похоже, что вообще никаких изменений не вносилось
• Excel 2007 (12.0) – новая версия интерфейса сводных таблиц с поддержкой расширенных диапазонов. Улучшена производительность, изменен внешний вид интерфейса. Сохранена совместимость со старым форматом.
• Excel 2010 (14.0) – поддержка надстройки PowerPivot. Работа с обновляемыми OLAP-кубами.

Основные изменения в новом формате файла (2007-2010):

• В одном столбце могут располагаться несколько полей сводной таблицы, выделенных отступами (сжатая форма).
• Срезы сводной таблицы позволяют визуально отображать текущий фильтрующий набор значений.
• Измерения в области фильтра поддерживают множественный выбор.
• Элементы измерения могут быть скрыты/отображены через кнопки, расположенные в той же ячейке, что и сам заголовок.
• Появилось несколько новых параметров в свойствах поля и таблицы.
• Доступны стили сводных таблиц, позволяющие изменить внешний вид отчетов в любой момент времени.

Для лучшего понимания отличий скачайте и откройте файлы-примеров nwdata_pivot1.xlsx и nwdata_pivot2.xlsx (в арихиве nwdata_pivot.zip). В первом файле представлен отчет в старом формате, во втором – в новом, исходные данные одинаковые.

Внутренняя организация интерфейса сводных таблиц

Для лучшего понимания принципов работы сводной таблицы рассмотрим внутреннюю организацию интерфейса.

Кэш сводной таблицы

При создании или обновлении сводной таблицы, независимо от выбранного типа источника, Excel переносит данные в промежуточное хранилище, так называемый, кэш сводной таблицы. Структура организации данных в кэше позволяет существенно оптимизировать агрегацию данных и вычисления в сводной таблице. Хранение данных в собственном кэше позволяет использовать различные источники данных с сохранением схожей функциональности.

Данные в кэше обновляются при нажатии кнопки «Обновить» интерфейса сводной таблицы (кнопка на ленте или в контекстном меню), либо по заданному интервалу времени, если такая установка задана в параметрах. Режим вычислений Excel (автоматический или ручной) при этом никак не влияет на сводную таблицу.

Несколько сводных таблиц (или диаграмм) могут отображать данные одного и того же кэша. Этот вариант работы используется для отображения нескольких отчетных форм одних и тех же данных без использования интерфейса настройки измерений. В этом случае при обновлении одной из таблиц автоматически перестраивается и та, что основана на том же кэше.

Объекты VBA

Доступ к данным программными методами возможен на уровне объектов сводной таблицы — объект PivotTable. Другие объекты сводной таблицы отвечают за расположение и визуальное отображение элементов и данных. К ним относятся коллекции полей: PivotFields, ColumnFields, RowFields, PageFields, DataFields. Варианты значений полей доступны через коллекции объектов PivotItems.

Универсальная возможность обращения к данным непосредственно в кэш (объект PivotCache) почему-то не предусмотрена разработчиками Excel. Логика при этом не совсем понятна. Как уже отмечалось, данные кэша хранятся отдельно и их даже можно увидеть в файле формата xlsx, если открыть этот файл как zip-архив. В зависимости от типа источника данных можно попытаться использовать свойство SourceData (для сводных таблиц на основе диапазона) или Recordset (для источников типа «запрос к базе данных»).

Вычисляемые поля и объекты сводной таблицы (CalculatedFields, CalculatedItems) имеют собственный механизм расчетов и дерево зависимостей формул, не относящееся к формулам рабочего листа Excel. На практике мы рекомендуем по возможности избегать большого количества вычисляемых полей в сводных таблицах, так как это приводит к существенному замедлению расчетов. Для источников данных в виде диапазонов ячеек часто можно просто добавить столбец с обычной формулой в исходные данные, а для запросов к базам данных — добавить вычисления непосредственно в текст SQL-запроса.

Виды источников данных

Глобально можно разделить источники данных на 3 типа:

1. Диапазоны ячеек
2. Запросы к базе данных
3. OLAP-кубы и PowerPivot2010 как один из вариантов реализации OLAP-механизма.

Диапазоны

Первый вариант работы – самый распространенный на практике; предыдущие описания примеров относятся как раз к данным, хранящимся в диапазоне ячеек.

Стандартный интерфейс Excel не позволяет строить сводный отчет на основе нескольких диапазонов ячеек. Причина такого ограничения не очень понятна. Есть подозрение, что разработчики просто не могут предложить интуитивно-понятный интерфейс пользователя для решения данной задачи. Техническая реализация задачи не выглядит слишком сложной – требуется просто заполнить кэш данных. В разделе Надстройки нашего сайта представлено наше собственное решение для построения сложных сводных отчетов.

Запросы к базе данных

Запросы к базе данных могут быть реализованы с использованием различных технических механизмов: Microsoft Query, ADO, ODBC. Независимо от интерфейса доступа к данным объединяющим фактором этого варианта работы является заполнение кэша сводной таблицы непосредственно из внешнего источника. При дальнейшей работе со сводной таблицей запрос может быть выполнен повторно, после чего данные будут заново перенесены в кэш. Этот метод позволяет анализировать данные из внешних источников (учетных систем) в реальном времени. При разрыве связи с источником данных, анализ может производиться на последних данных, попавших в кэш.

OLAP-кубы

OLAP-куб предоставляет промежуточный уровень подготовки информации для многомерного анализа в сводных таблицах. Куб хранит информацию о доступных типах полей (измерение или данные), иерархические зависимости полей, агрегированные значения (промежуточные итоги) и другие вычисляемые элементы. Главным преимуществом использования кубов перед прямыми запросами в базу данных является высокая производительность, так как данные перемещаются и агрегируются в промежуточном хранилище. Очевиден и недостаток данного метода – данные OLAP-куба могут содержать неактуальную информацию, что зависит от настроек хранилища.

До версии Office 2007 простой OLAP-куб можно было подготовить при помощи Microsoft Query, но в последних версиях эту возможность по непонятным причинам отключили. Разработчики настоятельно рекомендуют использовать SQL Server Analysis Service для создания и настройки OLAP-кубов. Рекомендация полезная, но, во-первых, этот сервис входит в состав только платных версий SQL Server, а, во-вторых, требует серьезного изучения, как интерфейса, так и языка обработки MDX-запросов.

http://ru.wikipedia.org/wiki/MDX

В примере к статье представлен архив nwdata_cube.zip с двумя файлами nwdata_cube.cub, nwdata_cube.xls. Обратите внимание на изменения в интерфейсе сводной таблицы при использовании OLAP-куба в качестве источника данных:

• Наличие иерархических измерений, нет возможности поменять родительский и дочерний элемент местами.
• Недопустимо перемещение измерений в область данных и наоборот.
• Промежуточные итоги отображаются для всех элементов, а не по текущему фильтру группы.

PowerPivot

Для Excel 2010 доступна специальная надстройка PowerPivot, которая является, по большому счету, альтернативным механизмом реализации OLAP-кубов. При помощи PowerPivot можно обрабатывать миллионы записей различных информационных файлов и баз данных с огромной производительностью. При этом интерфейс пользователя для конечного анализа данных реализован в Excel 2010.

С высокой вероятностью эта надстройка войдет в состав следующей версии Excel в качестве базовой функциональности. Мы очень надеемся посвятить описанию работы PowerPivot отдельную статью или даже цикл статей. На сегодняшний день PowerPivot + Excel являются, пожалуй, самым мощным инструментом для анализа больших объемов данных.

Официальный сайт PowerPivot:

http://www.powerpivot.com/

Помогла ли Вам статья?