Сводная таблица в excel 2003 что это

Общие приемы
создания сводных таблиц в MS Excel 2003

Сводные таблицы
– это мощное средство обработки данных,
с помощью которого можно одновременно
подвести итоги, отсортировать список
и произвести фильтрацию. К тому же
сводные таблицы позволяют представлять
одни и те же данные по-разному.

Рассмотрим создание
сводной таблицы на конкретном примере.

1. Из папки Задания
   к контрольной работе по информатике
   Таблицы
   откройте файл Perif.xls.
   Выберите лист «Принтеры».

2. Выделите таблицу
   (или любую ячейку списка).

3. В меню Данные
   выберите команду Сводная
   таблица.
   Откроется диалоговое окно Мастера
   сводных
   таблиц.
   Так как нужно построить сводную таблицу
   на основе списка (базы данных) рабочего
   листа Excel,
   то оставьте активной первую опцию
   диалога (рисунок 1).

Рисунок 1 – Окно
мастера сводных таблиц

1. Укажите вид
   создаваемого отчета – сводная таблица.
   Нажмите кнопку Далее.

2. На следующем шаге
   (шаг 2) в диалоговом окне в поле Диапазон
   уже должен быть введен адрес Вашего
   списка (Вы ведь предварительно выделили
   его, и тем самым он задан системе)
   (рисунок 2).

Рисунок 2 – Диапозон,
содержащий исходные данные

1. Нажмите кнопку
   Далее.
   В третьем окне определяем расположение
   сводной таблицы – либо на новом листе,
   т.е. будет вставлен новый лист перед
   активным, в него-то и будет помещена
   сводная таблица, либо на уже существующем
   листе. Выберите пункт существующий
   лист, а затем
   в появившемся окне укажите Лист
   2 и щелчком
   мышки выделите ячейку A1
   на этом листе. Нажмите кнопку – Готово.
   На экране появится макет для будущей
   сводной таблицы (рисунок 3).

Рисунок
3 – Макет сводной таблицы

1. Помимо таблицы
   Вы увидите панель инструментов «Сводные
   таблицы»,
   с помощью которой можно быстро изменить
   сводную таблицу.

1. Из окна Список
   полей сводной таблицы
   перетащите левой кнопкой мыши поля с
   данными, которые требуется отобразить
   в строках (поле
   
   Наименование),
   в область перетаскивания с надписью
   «Перетащите
   сюда поля строк».
   Если список полей не отображается, то
   щелкните в рамку областей перетаскивания
   сводной таблицы и убедитесь, что кнопка
   Отобразить
   список полей

   ,
   на панели инструментов нажата.

2. Перетащите поле

   
   Тип
   в область столбцов (“Перетащите
   сюда поля столбцов”),
   а поле
   
   Сумма
   в область элементов данных. В этом
   случае для каждого типа принтера будут
   просуммированы затраты на покупку
   единиц одинакового наименования.

3. Сравните полученную
   таблицу с таблицей, приведенной ниже
   (рисунок 4).

Рисунок 4 – Итоговая
сводная таблица

Общие приемы
создания сводных диаграмм в MS Excel 2003

Сводная диаграмма,
так же как и сводная таблица, является
достаточно мощным средством обработки
данных, только эти данные представляются
графически. С помощью диаграммы так же
можно подвести некоторые итоги,
отсортировать список и произвести
фильтрацию.

Сводная диаграмма
создается с помощью того же мастера,
что и сводная таблица (пункт меню Данные,
команда Сводная
диаграмма),
только в первом окне мастера необходимо
выбрать значение сводная
диаграмма (со сводной таблицей).
Дальнейшая работа по созданию сводной
диаграммы ведется аналогично созданию
сводной таблицы.

1. Создайте макет
   сводной диаграммы и поместите его на
   третий лист.

2. Создаваемая нами
   диаграмма должна отображать сумму
   стоимостей по типу товара. Для этого,
   из окна Свойства
   полей сводной таблицы
   перетащите поля, таким образом, как
   это указано на рисунке 5. У вас должна
   получиться следующая диаграмма (рисунок
   6).

Рисунок 5 – Макет
сводной диаграммы

Рисунок 6 – Сводная
диаграмма

Общие приемы
создания сводных таблиц в MS Excel 2007

В табличном
процессоре MS
Excel
2007 сводные таблицы и диаграммы создаются
аналогичным образом. Единственное
отличие заключается в новом интерфейсе
MS
Excel
2007.

Для создания
сводной таблицы или диаграммы в MS
Excel
2007 используется кнопка Сводная
таблица в
группе Таблицы
на вкладке Вставка.

5

Соседние файлы в папке Учебные файлы

• #
• #
• #
• #
• #
• #

9. Сводные таблицы

Сводные таблицы предназначены для анализа больших массивов данных. С их помощью данные анализируемой таблицы можно выборочно представить в виде, позволяющем наилучшим образом отразить зависимости между ними.

Сводная таблица используется, как правило, для анализа данных, сохраненных в списке Excel, однако сводную таблицу можно создать и на основе данных внешнего источника. Для создания сводной таблицы подойдет и другая сводная таблица. Excel также позволяет консолидировать в сводной таблице данные нескольких источников.

В работе со сводными таблицами и сводными диаграммами нам, как и прежде, помогут Мастер сводных таблиц и диа­грамм и панель инструментов Сводные таблицы. Вывести эту панель инструментов на экран можно, например, выбрав команду Вид Панели инструментовСводные таблицы .

Чтобы запустить, Мастер сводных таблиц и диаграмм, выберите команду Данные a Сводная таблица или щелкните на кнопке Сводные таблицы  панели инструментов Сводные таблицы .

Технология создания сводных таблиц

Рассмотрим технологию создания сводной таблицы, а впоследствии и сводной диаграммы, на основе данных таблицы «Список отпущенных товаров» (рис. 8.1).

1. Установите курсор в любую ячейку списка и дайте команду ДанныеСводная таблица или щелкните на кнопке Сводные таблицы панели инстру­ментов Сводные таблицы, чтобы запустить Мастер сводных таблиц и диаграмм. На экране появится первое диалоговое окно Мастера, на экране появится первое диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм –шаг 1 из 3 (рис. 9.1).
2. В группе Создать таблицу на основе данных, находящихся установите переключатель, соответствующий имеющимся ис­точникам данных. В нашем примере данные представлены в списке Microsoft Excel.
3.  
   В группе Вид создаваемого отчета установите переключатель Сводная таблица для соответствующего представления данных (рис. 9.1).

   

   Рис. 9.1. Окно диалога Мастера Сводных таблиц — шаг 1 из 3

4. Щелкните на кнопке Далее. На экране появится второе диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм (рис. 9.2).

   

   Рис. 9.2. Окно диалога Мастера сводных таблиц — шаг 2 из 3
5. В поле Диапазон укажите диапазон, содержащий исходные данные. Сделать это можно двумя способами: ввести адрес или имя диапазона ячеек с клавиатуры или выбрать диапазон ячеек на рабочем листе с помощью мыши.
6. Щелкните на кнопке Далее. На экране появится третье и последнее диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм (рис. 9.3) .
7. Выберите место расположения создаваемой сводной таблицы и в соответствии со своим выбором установите переключатель в группе Поместить таблицу в. Если выбрано расположение на том же листе, укажите диапазон расположения или просто начальную ячейку.

   

   Рис. 9.3. Окно диалога Мастера сводных таблиц — шаг 3 из 3

8. Последним этапом создания сводной таблицы является ее макетирование. Оформить макет сводной таблицы можно двумя способами: с помощью панели инструментов Сводные таблицы непосредственно на рабочем листе или в диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм.

• В первом случае завершите работу Мастера щелчком на кнопке Готово, чтобы вернуться к рабочему листу с заготовкой макета сводной таблицы. В нижней части панели инструментов Сводные таблицы  появятся названия столбцов, которые с помощью мыши можно перетащить в нужные области, сформировав тем самым структуру сводной таблицы.
• При втором способе щелкните на кнопке Макет диалогового окна Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 3 из 3. На экране появится диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — Макет (рис. 9.4).

  Макет сводной таблицы содержит 4 области :

  Страница – поле, которому в отчете сводной таблице или сводной диаграммы назначена страничная ориентация, обеспечивает фильтрацию данных сводной таблицы по значениям выбранных полей, может содержать несколько полей списка; поле страницы

  Строка — поле, которое в отчете сводной таблице ориентировано как строка, обеспечивают группирование строк списка для вычисления итогов Элементы, связанные с полем строки, отображаются как подписи строк.

  Столбец – поле, которое в отчете сводной таблице ориентировано как столбец, элементы, связанные с полем столбца, отображаются как подписи столбцов, обеспечивают группирование и столбцов списка для вычисления итогов, может содержать несколько полей списка;

  Данные – поле исходного списка, таблицы или базы данных, которое является источником данных для вычислений в отчете сводной таблицы или в отчете сводной диаграммы, является обязательной областью макета. Поле данных обычно содержит числовые данные (например, статистику или объемы продаж), но может также содержать текст. Данные из поля данных суммируются в области данных отчета сводной таблицы или сводной диаграммы. Содержит произвольное число полей, не включенных в другие области. Одно и то же поле списка может быть многократно размещено в области данных, если для него нужны разные виды итогов (сумма, среднее значение и т.д.).

  Порядок следования полей в областях Страница, Строка, Столбец определяет иерархию группирования данных и формируемых итогов.

  

  Рис.9.4. Диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — макет

  Перетащите с помощью мыши кнопки с названиями столбцов (полей данных) из правой части диалогового окна в нужные области. Макет сводной таблицы, создаваемой на основе данных нашего примера, представлен на рис. 9.5.

  

  Рис. 9.5. Окно диалога с созданным макетом

• Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к третьему диалоговому окну Мастера сводных таблиц и диаграмм, а затем щелкните на кнопке Готово, чтобы вернуться к рабочему листу, где уже создана сводная таблица в соответствии с заданными макетом, местом расположения и структурой (рис 9.6).

Рис. 9.6. Фрагмент сводной таблицы

Сводная таблица, представленная на рис. 9.6, позволяет увидеть суммы в каждой категории отпущенных товаров по всем продавцам за каждый день.

Настройка параметров сводной таблицы

Параметры создаваемой сводной таблицы можно установить на третьем этапе со­здания сводной таблицы. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Параметры в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 3 из 3. Так же можно изменить и параметры уже существующей сводной таблицы. Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке уже созданной сводной таблицы и в появившемся контекстном меню выберите пункт Параметры таб­лицы. На экране появится диалоговое окно Параметры сводной таблицы (рис.9.7).

В поле Имя задайте название сводной таблицы. Оно будет отображено только в данном диалоговом окне параметров.

Рис.9.7. Диалоговое окно Параметры сводной таблицы

Установите флажки:

• Общая сумма по столбцам и общая сумма по строкам, чтобы в сводной таблице были представ­лены итоги расчетов. Обычно эти флажки установлены по умолчанию. Если в подведении итогов нет необходимости, просто снимите соответствующий фла­жок.
• Автоформат, чтобы к сводной таблице был применен используемый по умолчанию автоформат.
• Включать скрытые значения, если необходимо, чтобы значения скрытых ячеек учитывались при итоговых под­счетах.
• Объединять ячейки заголовков для объедине­ния ячеек с подписями всех внешних строк и столбцов.
• Форматирование, чтобы за­щитить форматы ячеек сводной таблицы от изменений при ее обновлении или изменении макета.
• Сохранять данные вместе с таблицей для копирования исходных данных, на основе которых была создана сводная таблица, чтобы всегда иметь к ним доступ.
• Развертывание разрешено, чтобы иметь возможность отображать подробные данные двойным щелчком на области дан­ных сводной таблицы.
• Обновить при открытии, чтобы сводная таблица обновлялась при открытии книги Excel, в которой она содержится.

С помощью списка макет страницы выберите порядок отображения полей страниц. По умолчанию используется макет поля страницы Вниз, затем поперек, но возможен и вариант Поперек, затем вниз.

Выберите число полей страниц, которые будут включены в строку или столбец до начала другой строки или столбца макета поля страницы, с помощью поля со счетчиком число полей в столбце.

В полях для ошибок отображать и для пустых ячеек отобра­жать введите значения, которые будут отображаться в ячейках в случае ошибки или отсутствия данных. Эти поля станут доступными только при наличии соответствующие флажков.

В случае использования внешних источников при создании сводной таблицы установите необходимые параметры в группе Внешние данные сохранить пароль, фоновый запрос, оптимизировать память.

Закройте диалоговое окно Параметры сводной таблицы щелчком на кнопке ОК.

Excel 2003 содержит новое средство, позволяющее придать сводной таблице большую наглядность — выделить элементы полей.

1. Дважды щелкните на кнопке поля данных, параметры отображения элементов которого должны быть изменены. На экране появится диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы  (см. рис. 2.34).
2. Щелкните на кнопке Макет. На экране появится диалоговое окно Расположение полей сводной таблицы.
3. В группе Параметры вывода на экран  выберите один из пере­ключателей вариантов отображения: в виде таблицы или в виде структуры.
4. Установите флажок
   • Промежуточные итоги в заголовке группы, если нужно представлять сначала итоги, а затем данные элемента поля.
   • Пустая строка после каждого элемента, если нужно, чтобы элементы поля данных отделялись друг от друга пустой строкой.
   • Разрыв страницы после каждого элемента, чтобы данные каждого элемента поля выводились на печать на отдельных листах.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы параметры были изменены в соответствии с новыми требованиями. Снова щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к свод­ной таблице.

Фильтрация данных в сводной таблице

Данные сводной таблицы можно отфильтровать.

Откройте ниспадающий список страниц щелчком на кнопке со стрелкой и выберите нужный параметр фильтрации. Например, в таблице рисунка можно проводить анализ отдельно  по каждой категории товаров, по каждой дате и (рис. 9.8) по каждому продавцу.

Рис. 9.8. Фрагмент сводной таблицы с результатами фильтрации по продавцу Петрова

Чтобы скрыть элементы поля страницы, дважды щелкните на кнопке поля стра­ницы. На экране появится диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы (рис. 9.9).

Рис. 9.9. Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы

В списке Скрыть элементы выделите элементы, которые необходимо скрыть, и щелкните на кнопке ОК. Выделенные элементы исчезнут из списка доступных полей.

Чтобы отобразить скрытые в списке элементы, вернитесь к диалоговому окну Вычисление поля сводной таблицы двойным щелчком на кнопке поля Страница и в списке Скрыть элементы снимите выделение с нужных полей.

Чтобы представить отфильтрованные данные на отдельных листах рабочей книги, щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке таблицы и выбери­те в контекстном меню пункт Отобразить страницы. На экране появится диалоговое окно Отображение страниц. В пред­ложенном списке выберите нужное поле страницы и щелкните на кнопке ОК. Excel поместит каждую группу данных на отдельном рабочем листе.

Группировка и обновление данных в сводных таблицах

Независимо от того, как сгруппированы данные в исходных диапазонах, вы мо­жете самостоятельно создать группы элементов полей в сводной таблице. Процедура группировки данных зависит от типа данных: даты, числа, текст.

Чтобы сгруппировать даты/ числа/ текст поместите указатель мыши на ячейку, содержащую дату/ число/ текст. Щелчком правой кнопки мыши вызовите контекстное меню и выберите команду Группа и структура Группировать. В появив­шемся диалоговом окне выберите соответственно единицу времени для группировки дат, например, месяц / начальное и конечное значения. Также можно для объединения в группы чисел выбрать значения шага, а содержащие текст ячейки можно выбрать произвольно. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к уже измененной сводной таблице. На рис.9.10 представлен результат группировки по месяцам.

Рис.9.10. Результат группировки по месяцам

Excel автоматически присвоит группе имя, которое в дальнейшем можно изменить.

Чтобы разгруппировать данные, выделите ячейку, объединяющую группу, выберите команду Группа и структураРазгруппировать.

В сводной таблице данные связаны с исходными данными, поэтому изменить данные непосредственно в сводной таблице невозможно. Это нужно делать в таблице исходных данных.

При внесении изменений в таблицу с исходными данными сводная таблица не обновляется автоматически, это надо делать вручную.

1. Выведите на экран панель инструментов Сводные таблицы.
2. Установите указатель мыши на любую ячейку сводной таблицы.
3. Щелкните на кнопке Обновить данные панели инструментов Сводные таблицы.
4. Чтобы установить обновление сводной таблицы при каждом открытии книги, откройте диалоговое окно Параметры сводной таблицы (см. рис.9.7). Для этого щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке уже созданной сводной таблицы и в появившемся контекстном меню выберите команду Параметры таблицы. Затем в группе Источник установите флажок обновить при открытии.

Перемещение и редактирование поля Данные

Чтобы переместить поле данных, поместите указатель мыши на любую кнопку поля и перетащите ее в новую область. Таким образом, можно преобразовать поле строки в поле столбца и наоборот. Можно также создать поле страницы, перетащив кнопку соответствующего поля в область над макетом сводной таблицы.

Чтобы вставить новое поле в сводную таблицу, выведите на экран панель инструментов Сводные таблицы. Щелкните на кнопке Отобразить поля, если часть панели, содержащая кнопки с названиями полей данных, скрыта. Перетащите кнопки полей данных в нужную область сводной таблицы.

Чтобы удалить поле сводной таблицы, схватите кнопку соответствующего поля и перетащите ее за пределы макета сводной таблицы.

Изменение функции вычисления общих итогов

При создании сводной таблицы Excel автоматически отображает общие итоги, используя при этом для расчета в полях с числовыми значениями функцию суммы, а в полях с другими данными — функцию подсчета количества значений. В дальнейшем эти функции можно изменить.

1. Выделите в сводной таблице поле, содержащее автоматически подведенный итог.
2. Щелкните на кнопке Параметры поля на панели инструментов Сводные таблицы. На экране появится диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы.
3. Выберите подходящую функцию в списке Операция  и щелкните на кнопке ОК. Список Операция содержит те же функции, которые применяются и для вычисления промежуточных итогов. Для подведения общих итогов можно использовать и другую группу функций, позволяющую вычислять итоги для значений в области данных на основании других значений области данных, чтобы сопоставлять их.

• Щелкните на кнопке Дополнительно, чтобы расширить диалоговое окно.
•  
  Выберите в списке Дополнительные вычисления нужную функцию.
• В случае необходимости в списке поле  выберите имя поля, а в списке элемент  — элемент, используемый в качестве базового значения при выполнении дополнительных вычислений (по отношению к которому указывается отличие или доля).
•  
  Щелкните на кнопке ОК. Список Дополнительные вычисления содержит функ­ции, представленные в таблице 9.1.

Таблица 9.1. Функции из списка Дополнительные вычисления

Кроме этого Excel позволяет создавать вычисляемые поля и вычисляемые элементы поля.

Вычисляемое поле — это поле сводной таблицы, использующее создаваемую формулу. Вычисляемое поле позволяет выполнять вычисления на основе значе­ний других полей сводной таблицы. Вычисляемый элемент – это элемент сводной таблицы, использующий создавае­мую формулу. Вычисляемый элемент может выполнять вычисления с помощью содержимого других полей и элементов сводной таблицы.

1. В сводной таблице выделите ячейку, перед которой будет вставлено новое вы­числяемое поле/поле данных сводной таблицы, в которое будет вставлен вычисляе­мый элемент.
2. Выберите на панели инструментов Сводные таблицы  команду Сводная таблицаФормулы Вычисляемое поле/ Вычисляемый объект. На экране появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля.
3. Введите в поле Имя имя нового вычисляемого поля.
4.  
   Введите формулу для расчетов в поле Формула.
5. Чтобы использовать в создаваемой формуле значение поля данных сводной таблицы, выделите нужное поле данных в списке Поля  щелкните на кнопке Добавить поле.
6. Щелкните на кнопке Добавить, чтобы вновь созданное поле оказалось в списке Поля.
7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к сводной таблице с новыми вычисляемыми полями.

Форматирование сводной таблицы

При создании сводной таблицы Excel автоматически применяет к ней один из автоформатов. Что бы выбрать другой автоформат, надо выполнить следующие действия:

1. Щелкните на любой ячейке сводной таблицы.
2. Выберите команду Формат Автоформат или щелкните на кнопке Автоформат  панели инструментов Сводные таблицы. На экране появится диалоговое окно Автоформат  с возможными вариантами автоформата.
3. Выделите понравившийся вариант и щелкните на кнопке ОК.

Для форматирования сводной таблицей, можно использовать функцию структурного выделения.

1. Выведите на экран панель инструментов Сводные таблицы.
2. Щелкните на любой ячейке сводной таблицы и выберите команду Сводная таблицаВыделитьРазрешить выделение.
3. Подведите указатель мыши к полю данных, элементу поля или строкам итогов — он должен превратиться в стрелку. Укажите на нужную часть таблицы и щелк­ните левой кнопкой мыши.
4. Укажите, какие именно группы сведений должны быть выделены: заголовки, данные или то и другое. Для этого выберите команду Сводная таблицаВыделитьТолько Заголовки/Только Данные/Заголовки и данные.
5. Чтобы выделить всю таблицу, выберите команду Сводная таблицаВыделитьТаблица целиком.
6. Укажите, какие части сводной таблицы выделить: заголовки, данные или то и другое. Процедура аналогична шагу 4.
7. Выберите необходимое форматирование с помощью меню Формат или одноименной панели инструментов.

Для задания числовых форматов необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых нужно задать числовой формат.
2. Вызовите контекстное меню щелчком правой кнопки мыши и выберите команду Параметры поля или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов Сводные таблицы. На экране появится диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы  (см. рис. 9.9).
3. Щелкните на кнопке Формат. На экране появится диалоговое окно Формат ячеек с единственной вкладкой Число.
4. Укажите нужный формат.
5. Закройте диалоговые окна, щелкая на кнопках ОК.

в начало

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

• кто из наших менеджеров заключил сделку
• с каким из заказчиков
• какого именно товара и на какую сумму продано
• с какого из наших складов была отгрузка
• когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

• Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?  
• Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается? 
• Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков? 

… и т.д.

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Поехали…

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport). Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard). Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице…» нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows), столбцов (Columns), страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет. 

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert). Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

• Названия строк (Row labels)
• Названия столбцов (Column labels)
• Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
• Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален. 

P.S.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).

Ссылки по теме

• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Группировка дат и чисел с нужным шагом в сводных таблицах
• Сводная таблица по нескольким диапазонам с разных листов

Сводная таблица – это полезный инструмент Excel, который позволяет обрабатывать и систематизировать большие массивы информации. Они построены по типу матриц, что позволяет легко менять параметры настроек строк и столбцов.

Этот модуль Excel недооценен пользователями из-за кажущейся сложности в построении. Но если правильно сформировать данные и четко понимать, что именно вы хотите получить, то подобный инструмент станет незаменимым помощником при анализе больших и ненаглядных отчетов.

Подготовка данных для их трансформации в сводную таблицу

Прежде чем приступить к формированию, необходимо правильно структурировать массив. Информация должна быть выстроена столбцами, причем в каждом столбце должны содержаться данные, соответствующие своему признаку (наименованию столбца). Рассмотрим на примере учета расхода топлива сотрудниками Группы компаний.

Первый столбец содержит фамилии сотрудников, во втором указана принадлежность к конкретной организации, далее следуют месяц, в котором был произведен расход топлива, количество пройденных километров и потребление горючего.

Построение простейшей сводной таблицы

После того как проведено правильное структурирование, можно перейти непосредственно к созданию. Для этого заходим на вкладку Вставка и нажимаем на соответствующий значок Сводная таблица.

В появившемся окне выбираем настройки, как показано на рисунке: если обрабатываемые источники содержатся в этом же файле, то следует выбрать нужную таблицу или задать диапазон. Также следует указать, где будет размещаться создаваемый элемент. Чтобы не нагромождать все на одном листе, лучше сформировать ее на отдельной вкладке.

Затем выбираем диапазон и нажимаем ОК.

На отдельной вкладке появляется поле будущей сводной таблицы и меню ее настроек. Выбирая расположение строк и столбцов, следует определиться, по какому принципу должна систематизироваться информация. Исходя из наших задач и представленной информации, наиболее эффективной моделью представления будет расположение в строках фамилий сотрудников и названий их организаций, в столбцах будут находиться данные о пробеге и расходе топлива, а фильтр установится в соответствии с периодом, в котором это происходило.

В соответствии с выбранным алгоритмом расставляем данные по блокам, как показано на рисунке.

Если все сделано правильно, то должна получиться сводная таблица, где строки сформированы по сотрудникам и организациям, а столбцы суммируют пробег и расход.

Несмотря на то что созданная таблица включает очень проста и включает не так много источников, тем не менее, на ее примере можно рассмотреть главные преимущества ее использования:

1. Структурирование по одному или нескольким ключевым признакам (в нашем случае это сотрудник и организация);
2. Возможность группировки и суммирования разбросанных по массиву данных;
3. Фильтрация по критерию (в данной таблице по дате).

Еще одним немаловажным плюсом сводных таблиц является простота их перестроения. Можно менять комбинации расположения строк и столбцов, тем самым, подбирая требуемый функционал.

Сводные таблицы

Первый интерфейс сводных таблиц, называемых также сводными отчеты, был включен в состав Excel еще в 1993м году (версии Excel 5.0). Несмотря на множество полезных функциональных возможностей, он практически не применяется в работе большинством пользователей Excel. Даже опытные пользователи зачастую подразумевают под термином «сводный отчет» нечто построенное с помощью сложных формул. Попробуем популяризировать использование сводных таблиц в повседневной работе экономистов. В статье обсуждаются теоретические основы создания сводных отчетов, даются практические рекомендации по их использованию, а также приводится пример доступа к данным на основе нескольких таблиц.

Термины многомерного анализа данных

Большинство экономистов слышали термины «многомерные данные», «виртуальный куб», «OLAP-технологии» и т.п. Но при детальном разговоре обычно выясняется, что почти все не очень представляют, о чем идет речь. То есть люди подразумевают нечто сложное и обычно не имеющее отношение к их повседневной деятельности. На самом деле это не так.

Многомерные данные, измерения

Можно с уверенностью утверждать, что экономисты практически постоянно сталкиваются с многомерными данными, но пытаются представить их в предопределенном виде с помощью электронных таблиц. Под многомерностью здесь подразумевается возможность ввода, просмотра или анализа одной и той же информации с изменением внешнего вида, применением различных группировок и сортировок данных. Например, план продаж можно проанализировать по следующим критериям:

• виды или группы товаров;
• бренды или категории товаров;
• периоды (месяц, квартал, год);
• покупатели или группы покупателей;
• регионы продаж
• и т.п.

Каждый из приведенных критериев в терминах многомерного анализа данных называется «измерением». Можно сказать, что измерение характеризует информацию по определенному набору значений. Специальным типом измерения многомерной информации являются «данные». В нашем примере данными плана продаж могут являться:

• объем продаж;
• цена продажи;
• индивидуальная скидка
• и т.п.

Теоретически данные могут также являться стандартным измерением многомерной информации (например, можно сгруппировать данные по цене продажи), но обычно все-таки данные являются специальным типом значений.

Таким образом, можно сказать, что в практической работе экономисты используются два типа информации: многомерные данные (фактические и плановые числа, имеющие множество признаков) и справочники (характеристики или измерения данных).

OLAP

Аббревиатура OLAP (online analytical processing) в дословном переводе звучит как «аналитическая обработка в реальном времени». Определение не очень конкретное, под него можно подвести практически любой отчет любого программного продукта. По смыслу OLAP подразумевает технологию работы со специальными отчетами, включая программное обеспечение, для получения и анализа как раз многомерных структурированных данных. Одним из популярных программных продуктов, реализующих OLAP-технологии, является SQL Server Analysis Server. Некоторые даже ошибочно считают его единственным представителем программной реализации данной концепции.

Виртуальный куб данных

«Виртуальный куб» (многомерный куб, OLAP-куб) — это специальный термин, предложенный некоторыми поставщиками специализированного программного обеспечения. OLAP-системы обычно готовят и хранят данные в собственных структурах, а специальные интерфейсы анализа (например, сводные отчеты Excel) обращаются к данным этих виртуальных кубов. При этом использование подобного выделенного хранилища совсем не обязательно для обработки многомерной информации. В общем случае, виртуальный куб – это и есть массив специально оптимизированных многомерных данных, который используется для создания сводных отчетов. Он может быть получен как через специализированные программные средства, так и через простой доступ к таблицам базы данных или любой другой источник, например к таблице Excel.

Сводная таблица

«Сводный отчет» (сводная таблица, Pivot Table) — это пользовательский интерфейс для отображения многомерных данных. С помощью данного интерфейса можно группировать, сортировать, фильтровать и менять расположение данных с целью получения различных аналитических выборок. Обновление отчета производится простыми средствами пользовательского интерфейса, данные автоматически агрегируются по заданным правилам, при этом не требуется дополнительный или повторный ввод какой-либо информации. Интерфейс сводных таблиц Excel является, пожалуй, самым популярным программным продуктом для работы с многомерными данными. Он поддерживает в качестве источника данных как внешние источники данных (OLAP-кубам и реляционным базам данных), так и внутренние диапазоны электронных таблиц. Начиная с версии 2000 (9.0), Excel поддерживает также графическую форму отображения многомерных данных – сводная диаграмма (Pivot Chart).

Реализованный в Excel интерфейс сводных таблиц позволяет расположить измерения многомерных данных в области рабочего листа. Для простоты можно представлять себе сводную таблицу, как отчет, лежащий сверху диапазона ячеек (на самом деле есть определенная привязка форматов ячеек к полям сводной таблицы). Сводная таблица Excel имеет четыре области отображения информации: фильтр, столбцы, строки и данные. Измерения данных именуются полями сводной таблицы. Эти поля имеют собственные свойства и формат отображения.

Еще раз хочется обратить внимание, что сводная таблица Excel предназначена исключительно для анализа данных без возможности редактирования информации. Ближе по смыслу было бы повсеместное употребление термина «сводный отчет» (Pivot Report), и именно так этот интерфейс и назывался до 2000го года. Но почему-то в последующих версиях разработчики от него отказались.

Редактирование сводных таблиц

По своему определению OLAP-технология, в принципе, не подразумевает возможность изменения исходных данных при работе с отчетами. Тем не менее, на рынке сформировался целый класс программных систем, реализующих возможности как анализа, так и непосредственного редактирования данных в многомерных таблицах. В основном такие системы ориентированы на решение задач бюджетирования.

Используя встроенные средства автоматизации Excel, можно решить множество нестандартных задач. Пример реализации редактирования для сводных таблиц Excel на основе данных рабочего листа можно найти на нашем сайте.

Подготовка многомерных данных

Подойдем к практическому применению сводных таблиц. Попробуем проанализировать данные о продажах в различных направлениях. Файл pivottableexample.xls состоит из нескольких листов. Лист Пример содержит основную информацию о продажах за определенный период. Для простоты примера будем анализировать единственный числовой показатель – объем продажи в кг. Имеются следующие ключевые измерения данных: продукция, покупатель и перевозчик (транспортная компания). Кроме того, имеются несколько дополнительных измерений данных, являющихся признаками продукта: тип, бренд, категория, поставщик, а также покупателя: тип. Эти данные собраны на листе Справочники. На практике подобных измерений может быть гораздо больше.

Лист Пример содержит стандартное средство анализа данных – автофильтр. Глядя на пример заполнения таблицы, очевидно, что нормальному анализу поддаются данные о продажах по датам (они расположены по столбцам). Кроме того, используя автофильтр можно попробовать просуммировать данные по сочетаниям одного или нескольких ключевых критериев. Совершенно отсутствует информация о брендах, категориях и типах. Нет возможности сгруппировать данные с автоматическим суммированием по определенному ключу (например, по покупателям). Кроме того, набор дат зафиксирован, и просмотреть итоговую информацию за определенный период, например, 3 дня, автоматическими средствами не удастся.

Вообще, наличие предопределенного расположения даты в данном примере – главный недостаток таблицы. Расположив даты по столбцам, мы как бы предопределили измерение этой таблицы, таким образом, лишив себя возможности использовать анализ с помощью сводных таблиц.

Во-первых, надо избавиться от этого недостатка – т.е. убрать предопределенное расположение одного из измерений исходных данных. Пример корректной таблицы – лист Продажи.

Таблица имеет форму журнала ввода информации. Здесь дата является равноправным измерением данных. Также следует заметить, что для последующего анализа в сводных таблицах совершенно безразлично относительное положение строк друг относительно друга (иначе говоря, сортировка). Этими свойствами обладают записи в реляционных базах данных. Именно на анализ больших объемов баз данных ориентирован в первую очередь интерфейс сводных таблиц. Поэтому необходимо придерживаться этих правил и при работе с источником данных в виде диапазонов ячеек. При этом никто не запрещает использовать в работе интерфейсные средства Excel – сводные таблицы анализируют только данные, а форматирование, фильтры, группировки и сортировки исходных ячеек могут быть произвольными.

От автофильтра к сводному отчету

Теоретически на данных листа Продажи уже можно проводить анализ в трех измерениях: товары, покупатели и перевозчики. Данные о свойствах продукции и покупателей на данном листе отсутствуют, что, соответственно, не позволит показать их и в сводной таблице. В нормальном режиме создания сводной таблицы для исходных данных Excel не позволяет связывать данные нескольких таблиц по определенным полям. Обойти это ограничение можно программными средствами – см. пример-дополнение к данной статье на нашем сайте. Чтобы не прибегать к программным методам обработки информации (тем более, что они и не универсальны), следует добавить дополнительные характеристики непосредственно в форму ввода журнала – см. лист ПродажиАнализ.

Применение функций VLOOKUP позволяет легко дополнить исходные данные недостающими характеристиками. Теперь, применяя автофильтр, можно анализировать данные в различных измерениях. Но остается нерешенной проблема группировок. Например, отследить сумму только по брендам на определенные даты достаточно проблематично. Если ограничиваться формулами Excel, то нужно строить дополнительные выборки, используя функцию SUMIF.

Теперь посмотрим какие возможности дает интерфейс сводных таблиц. На листе СводАнализ построено несколько отчетов на основе диапазона ячеек с данными листа ПродажиАнализ.

Первая таблица анализа построена через интерфейс Excel 2007 Лента Вставка Сводная таблица (в Excel 2000-2003 меню Данные Сводная таблица).

Вторая и третья таблицы созданы через копирование и последующую настройку. Источник данных для всех таблиц один и тот же. Можете это проверить, изменив исходные данные, затем надо обновить данные сводных отчетов.

С нашей точки зрения, преимущества в наглядности информации очевидны. Вы можете менять местами фильтры, столбцы и строки и, скрывать определенные группы значений любых измерений, применять ручное перетаскивание и автоматическую сортировку.

Свойства и форматирование

Кроме непосредственного отображения данных, имеется большой набор возможностей по отображению внешнего вида сводных таблиц. Лишние данные можно скрывать, используя фильтры. Для единичного элемента или поля проще пользоваться пунктом контекстного меню Удалить (в версии 2000-2003 Скрыть).

Для полей данных таблицы можно задать единый формат отображения. Это делается не через формат ячейки, а через специальный диалог настройки формата поля.

Задавать отображение других элементов сводной таблицы также желательно не через форматирование ячейки, а через настройку поля или элемента сводной таблицы. Для этого необходимо подвести указатель мыши к нужному элементу, дождаться появления специальной формы курсора (в виде стрелки), затем через одинарный клик выделить выбранный элемент. После выделения можно изменять вид через ленту, контекстное меню или вызывать стандартный диалог формата ячейки:

Кроме формата отображения в ячейках, сводная таблица включает несколько специальных свойств, управляющих внешним видом и расположением элементов. Диалоги настройки проще всего вызываются через контекстное меню: Параметры сводной таблицы или Параметры поля сводной таблицы.

Кроме того, в Excel 2007 появилось множество предопределенных стилей отображения сводной таблицы:

Сводная диаграмма

Нажав кнопку на ленте «Сводная диаграмма», можно сформировать специальный тип диаграммы, отображающей данные сводной таблицы:

Обратите внимание, что в диаграмме активны управляющие фильтры и области перетаскивания.

Доступ к внешним данным

Как уже отмечалось, пожалуй, наибольший эффект от применения сводных таблиц можно получить при доступе к данным внешних источников – OLAP-кубам и запросам к базам данных. Такие источники обычно хранят большие объемы информации, а также имеют предопределенную реляционную структуру, что позволяет легко определить измерения многомерных данных (поля сводной таблицы).

Excel поддерживает множество типов источников внешних данных:

Наибольшего эффекта от использования внешних источников информации можно добиться, применяя средства автоматизации (программы VBA) как для получения данных, так и для их предварительной обработки в сводных таблицах.