Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций. Сводные таблицы работают немного по-разному в зависимости от платформы, используемой для запуска Excel.
-
Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.
Примечание: Данные должны быть упорядочены по столбцам с одной строкой заголовка. Дополнительные сведения см. в разделе Советы и рекомендации по формату данных.
-
На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.
-
При этом будет создана сводная таблица на основе существующей таблицы или диапазона.
Примечание: Если щелкнуть Добавить эти данные в модель данных, таблица или диапазон, используемые для этой сводной таблицы, будут добавлены в модель данных книги. Дополнительные сведения.
-
Выберите место размещения отчета сводной таблицы. Выберите Новый лист, чтобы разместить сводную таблицу на новом листе или существующем листе, а затем выберите место, где будет отображаться новая сводная таблица.
-
Нажмите кнопку ОК.
Щелкнув стрелку вниз на кнопке, можно выбрать из других возможных источников для сводной таблицы. Помимо использования существующей таблицы или диапазона, для заполнения сводной таблицы можно выбрать еще три источника.
Примечание: В зависимости от настроек вашей организации на кнопке может отображаться название организации. Например, «Из Power BI (Майкрософт)»
Получение из внешнего источника данных
Получение из модели данных
Используйте этот параметр, если книга содержит модель данных и вы хотите создать сводную таблицу из нескольких таблиц, улучшить сводную таблицу с помощью настраиваемых мер или работать с очень большими наборами данных.
Получение из Power BI
Используйте этот параметр, если ваша организация использует Power BI и вы хотите обнаружить и подключиться к рекомендуемых облачных наборах данных, к которым у вас есть доступ.
-
Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.
Примечание: Выбранные поля добавляются в области по умолчанию: нечисловые поля добавляются в строки, иерархии даты и времени добавляются в столбцы, а числовые поля добавляются в значения.
-
Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.
Операция
По умолчанию поля сводной таблицы, помещенные в область Значения , будут отображаться в виде СУММ. Если Excel интерпретирует данные как текст, они будут отображаться как COUNT. Вот почему так важно убедиться, что вы не смешиваете типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите параметр Параметры поля значений .
Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.
Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить (CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.
Дополнительные вычисления
Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.
Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.
Отображение значения как результата вычисления и как процента
Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.
-
Выберите таблицу или диапазон данных на листе и выберите Вставить > сводную таблицу , чтобы открыть панель Вставка сводной таблицы.
-
Вы можете вручную создать собственную сводную таблицу или выбрать рекомендуемую сводную таблицу для создания. Выполните одно из следующих действий:
-
На карточке Создание собственной сводной таблицы выберите Новый лист или Существующий лист , чтобы выбрать назначение сводной таблицы.
-
В рекомендуемой сводной таблице выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать назначение сводной таблицы.
Примечание: Рекомендуемые сводные таблицы доступны только подписчикам Microsoft 365.
Вы можете изменить источникданных для данных сводной таблицы при его создании.
-
В области Вставка сводной таблицы выберите текстовое поле в разделе Источник. При изменении источника карточки в области будут недоступны.
-
Выберите данные в сетке или введите диапазон в текстовое поле.
-
Нажмите клавишу ВВОД на клавиатуре или кнопку, чтобы подтвердить выбор. Область будет обновлена новыми рекомендуемыми сводных таблицами на основе нового источника данных.
Получение из Power BI
Используйте этот параметр, если ваша организация использует Power BI и вы хотите обнаружить и подключиться к рекомендуемых облачных наборах данных, к которым у вас есть доступ.
В области Поля сводной таблицы установите флажок для любого поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу.
По умолчанию нечисловые поля добавляются в область Строк , поля даты и времени добавляются в область Столбцы , а числовые — в область Значения .
Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое из полей сводной таблицы . Если элемент в сводной таблице больше не нужен, перетащите его из списка или снимите флажок.
Операция
По умолчанию поля сводной таблицы в области Значения будут отображаться в виде СУММ. Если Excel интерпретирует данные как текст, они будут отображаться как COUNT. Вот почему так важно убедиться, что вы не смешиваете типы данных для полей значений.
Измените вычисление по умолчанию, щелкнув правой кнопкой мыши любое значение в строке и выбрав параметр Суммировать значения по .
Дополнительные вычисления
Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.
Щелкните правой кнопкой мыши любое значение в столбце, для который нужно отобразить значение. В меню выберите Показать значения как . Отобразится список доступных значений.
Сделайте выбор из списка.
Чтобы отобразить в процентах от родительского итога, наведите указатель мыши на этот элемент в списке и выберите родительское поле, которое вы хотите использовать в качестве основы вычисления.
При добавлении новых данных в источник данных сводной таблицы необходимо обновить все сводные таблицы, созданные на основе этого источника данных. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте диапазона сводной таблицы , а затем выберите Обновить.
Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, выберите весь диапазон сводной таблицы и нажмите кнопку Удалить. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы или диаграммы вокруг них. Если сводная таблица находится на отдельном листе, на котором нет других данных, которые вы хотите сохранить, удаление листа — это быстрый способ удаления сводной таблицы.
-
Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.
-
Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае необходимо либо изменить исходные данные для сводной таблицы, либо использовать динамическую именованную формулу диапазона.
-
Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.
-
Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.
Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов. Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.
-
Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.
-
На вкладке Вставка нажмите кнопку Рекомендуемые сводные таблицы.
-
Excel проанализирует данные и предоставит несколько вариантов, как в этом примере:
-
Выберите сводную таблицу, которая вам понравилась, и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и отобразит список полей сводной таблицы .
-
Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.
-
На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.
-
Появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором указан ваш диапазон или имя таблицы. В этом случае мы используем таблицу «таблица_СемейныеРасходы».
-
В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.
-
Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.
Список полей сводной таблицы
В области Имя поля вверху установите флажок для любого поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбца , а числовые — в область Значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое из полей сводной таблицы. Если элемент в сводной таблице больше не нужен, просто перетащите его из списка Поля или снимите флажок. Возможность переупорядочения элементов поля — одна из функций сводной таблицы, которая позволяет легко быстро изменять ее внешний вид.
Список полей сводной таблицы
-
Суммировать по
По умолчанию поля сводной таблицы, помещенные в область Значения , будут отображаться в виде СУММ. Если Excel интерпретирует данные как текст, они будут отображаться как COUNT. Вот почему так важно убедиться, что вы не смешиваете типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите параметр Параметры поля .
Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число….
Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти (в меню «Изменить»), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.
-
Дополнительные вычисления
Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.
Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.
-
Отображение значения как результата вычисления и как процента
Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.
Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выбрать весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать кнопку Удалить. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы или диаграммы вокруг них. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.
Советы и рекомендации по форматированию данных
-
Используйте чистые табличные данные для достижения наилучших результатов.
-
Упорядочение данных по столбцам, а не по строкам.
-
Убедитесь, что все столбцы имеют заголовки с одной строкой уникальных, непустых меток для каждого столбца. Избегайте двойных строк заголовков или объединенных ячеек.
-
Отформатируйте данные как таблицу Excel (выберите любое место в данных, а затем на ленте выберите Вставить > таблицу ).
-
Если у вас есть сложные или вложенные данные, используйте Power Query для их преобразования (например, для отмены сворачивания данных), чтобы они были упорядочены по столбцам с одной строкой заголовка.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Рекомендации сводной таблицы являются частью работы с подключением в Microsoft 365 и анализируют данные с помощью служб искусственного интеллекта. Если вы решили отказаться от работы с подключением в Microsoft 365, ваши данные не будут отправляться в службу искусственного интеллекта, и вы не сможете использовать рекомендации сводной таблицы. Дополнительные сведения см. в заявлении о конфиденциальности Майкрософт.
Статьи по теме
Создание сводной диаграммы
Использование срезов для фильтрации данных сводной таблицы
Создание временной шкалы сводной таблицы для фильтрации дат
Создание сводной таблицы с моделью данных для анализа данных в нескольких таблицах
Создание сводной таблицы, подключенной к наборам данных Power BI
Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей
Изменение исходных данных сводной таблицы
Вычисление значений в сводной таблице
Удаление сводной таблицы
#Руководства
- 13 май 2022
-
0
Как систематизировать тысячи строк и преобразовать их в наглядный отчёт за несколько минут? Разбираемся на примере с квартальными продажами автосалона
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.
Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».
Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.
Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.
Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.
Скриншот: Skillbox Media
В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.
Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.
Создаём сводную таблицу
Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:
- у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
- в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
- нет пустых ячеек и строк.
Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».
Скриншот: Skillbox Media
Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:
- диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
- лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.
В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».
Скриншот: Skillbox Media
Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.
Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.
Скриншот: Skillbox Media
Настраиваем сводную таблицу и получаем результат
В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».
Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:
- «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.
Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).
- «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
- «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.
Настроить сводную таблицу можно двумя способами:
- Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
- Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.
Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.
В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.
Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».
После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.
Скриншот: Skillbox
Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».
В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.
Скриншот: Skillbox Media
Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.
Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».
Скриншот: Skillbox Media
Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.
По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.
Настраиваем фильтры сводной таблицы
Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».
В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.
Скриншот: Skillbox Media
Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.
В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:
Скриншот: Skillbox Media
В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.
Скриншот: Skillbox Media
Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.
Скриншот: Skillbox Media
Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.
Проводим дополнительные вычисления
Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.
Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».
Скриншот: Skillbox
Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.
Скриншот: Skillbox Media
Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.
Скриншот: Skillbox Media
Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.
Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».
Обновляем данные сводной таблицы
Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.
Скриншот: Skillbox
В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.
Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».
Скриншот: Skillbox Media
Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».
Скриншот: Skillbox Media
После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.
Скриншот: Skillbox Media
Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.
Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.
Скриншот: Skillbox Media
Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».
Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».
Скриншот: Skillbox Media
Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:
Скриншот: Skillbox Media
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше
В моей практике не раз возникала задача анализа данных ранее собранных в сводную таблицу. Допустим, что анализируя продажи, вы воспользовались исходными данными, представленными в следующем формате (табл. 1):
| Клиент | Дата отгрузки | Сумма отгрузки |
| ООО «Ромашка» | 21 декабря 2010 | 12 039,58 руб. |
| … | … | … |
| ООО «Лютик» | 22 декабря 2010 | 291 574,23 руб. |
На основе таких данных в Excel несложно сформировать сводную таблицу, что-то типа (табл. 2):
| Клиент | Сумма отгрузок за период |
| ООО «Ромашка» | 1 156 421,97 руб. |
| … | … |
| ООО «Лютик» | 2 586 924,36 руб. |
Если же вы хотите распределить клиентов по объему продаж, чтобы получить сводную таблицу типа (табл. 3):
| Диапазон объема продаж | Число клиентов в диапазоне |
| 0 – 499 999,99 руб. | 254 |
| … | … |
| 2 000 000 – 2 499 999,99 руб. | 21 |
то вы столкнетесь с трудностями, так как создать такую таблицу на основе исходных данных (таблица 1), вам не удастся.
Скачать статью в формате Word, примеры в формате Excel2007 или Excel2003
Если это разовая процедура, то вы сначала создадите табл. 2, а потом на её основе создадите табл. 3. Но как быть, если вы хотите поддерживать табл. 3 в актуальном состоянии при изменении исходных данных (табл.1)!?
Мне не известны стандартные методы в Excel, позволяющие это сделать. К сожалению, опция в мастере сводных таблиц[1] «создать таблицу на основе данных, находящихся… в другой сводной таблице», не подходит:
При использовании мастера новая сводная таблица «опирается» на те же исходные данные, что и первоначальная сводная таблица. Для удобства воспользуйтесь Excel-файлом с примером. Перейдите на лист «стандарт». На нем представлены детальные данные о продажах: номер и дата заказа, номенклатура, входящая в заказ, и количество товаров
Стандартным образом создайте сводную таблицу на основе этих данных, а затем запустите мастер сводных таблиц, выберите опцию «создать таблицу на основе данных, находящихся… в другой сводной таблице», нажмите «Далее»:
На шаге 2 выберите на основе, какой сводной таблицы вы создадите новую таблицу:
Видно, что вторая сводная «опирается» на те же данные, что и первая:
Можете поэкспериментировать, и убедиться, что набор данных второй сводной таблицы не зависит от вида первой сводной таблицы (то есть от того, какие поля и как мы выбрали в первой таблице), а зависит только от исходных данных (колонки А–D).
Фактически мы создали копию первой сводной таблицы. Так что стандартные методы Excel для решения нашей задачи не подходят. Применим маленькие хитрости.
Пример приведен в Excel-файле на листе «хитрость». Для начала создадим именованный динамический диапазон на основе исходных данных – «исх1» с использованием функции СМЕЩ (как это делать можно посмотреть здесь). Именованный диапазон избавит нас от проблем при добавлении исходных данных, и позволит актуализировать все сводные таблицы простым нажатием кнопки «Обновить»:
Создавая сводную таблицу, укажите, что исходные данные – это диапазон с именем «исх1»:
Для сводной таблицы отключите общие итоги:
Создайте именованный диапазон для сводной таблице, также с помощью функции СМЕЩ:
Вот зачем мы отключили итоги – чтобы они «не лезли» в этот диапазон!
Запустите мастер сводных таблиц (из панели быстрого доступа) и выберите «Создать таблицу на основе данных, находящихся… в списке или базе данных MS Excel», нажмите «Далее»:
На втором шаге, укажите диапазон, содержащий исходные данные для второй сводной таблицы – «св1», нажмите «Далее»:
Разместите вторую сводную рядом с первой:
Сгруппируйте индивидуальные значения в диапазоны, постройте сводную диаграмму:
Поэкспериментируйте с исходными данными, добавляя / удаляя строки. Достаточно последовательно обновить первую и вторую сводные таблицы, и все внесенные изменения будут учтены.
[1] Как вызвать мастера сводных таблиц в Excel2007 (где он в явном виде не представлен) см. здесь.
Сводные таблицы необходимы для суммирования, анализа и представления данных, находящихся в «больших» исходных таблицах,
в различных разрезах
. Рассмотрим процесс создания несложных Сводных таблиц.
Сводные таблицы
( Вставка/ Таблицы/ Сводная таблица ) могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:
- имеется исходная таблица с множеством строк (записей), речь идет о нескольких десятках и сотнях строк;
- необходимо провести анализ данных, который требует выборки (фильтрации) данных, их группировки (суммирования, подсчета) и представления данных в различных разрезах (подготовки отчетов);
-
этот анализ затруднительно провести на основе исходной таблицы с использованием других стредств:
фильтра
(
CTRL+SHIFT+L
),формул
,
Расширенного фильтра
;
- исходная таблица удовлетворяет определенным требованиям (см. ниже).
Пользователи часто избегают использования
Сводных таблиц
, т.к. уверены, что они слишком сложны. Действительно, для того чтобы освоить любой новый инструмент или метод, требуется приложить усилия и потратить время. Но, в результате эффект от освоения нового должен превзойти вложенные усилия. В этой статье разберемся, как создавать и применять
Сводные таблицы
.
Подготовка исходной таблицы
Начнем с требований к исходной таблице.
- каждый столбец должен иметь заголовок;
-
в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате
Дата
; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате); - в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
-
в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе
Сводная таблица
будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города); - избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).
Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы (
регион 1, регион 2, …
), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).
Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье
Советы по построению таблиц
.
Несколько облегчит процесс построения
Сводной таблицы
, тот факт, если исходная
таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007
( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.
Создание
таблицы в формате EXCEL 2007
добавляет новые возможности:
- при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
- при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
-
таблице автоматически присваивается
Имя
.
В качестве исходной будем использовать
таблицу в формате EXCEL 2007
содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.
В таблице имеются столбцы:
Товар
– наименование партии товара, например, «
Апельсины
»;
Группа
– группа товара, например, «
Апельсины
» входят в группу «
Фрукты
»;
Поставщик
– компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
Дата поставки
– Дата поставки Товара Поставщиком;
Регион продажи
– Регион, в котором была реализована партия Товара;
Продажи
– Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
Сбыт
– срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
Прибыль
– отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.
Через
Диспетчер имен
(
Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен
)
откорректируем
Имя
таблицы на «
Исходная_таблица
».
Создание Сводной таблицы
Сводную таблицу
будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».
Имея исходную
таблицу в формате EXCEL 2007
, для создания
Сводной таблицы
достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт
Сводная таблица
.
В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что
Сводная таблица
будет размещена на отдельном листе.
На отдельном листе появится заготовка
Сводной таблицы
и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).
Структура
Сводной таблицы
в общем виде может быть представлена так:
Заполним сначала раздел
Названия строк
. Т.к. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках
Сводной таблицы
должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец — синонимы).
Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область
Названия строк
Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте
ниже
).
Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.
Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.
Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью
Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу
). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.
Детализация данных Сводной таблицы
Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений
Сводной таблицы
, то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в
Сводной таблице
, чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».
Обновление Сводной таблицы
Если после создания
Сводной таблицы
в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в
Сводной таблице
. Чтобы обновить
Сводную таблицу
выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить . Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку
Сводной таблицы
, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт
Обновить
.
Удаление Сводной таблицы
Удалить
Сводную таблицу
можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со
Сводной таблицей
(если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ — удалить только саму
Сводную таблицу
: выделите любую ячейку
Сводной таблицы
, нажмите
CTRL
+
A
(будет выделена вся
Сводная таблица
), нажмите клавишу
Delete
.
Изменение функции итогов
При создании
Сводной таблицы
сгруппированные значения по умолчанию суммируются. Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы. Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в
Сводной таблице
выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .
Изменение порядка сортировки
Теперь немного модифицируем наш
Сводный отчет
. Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем
Сортировка от Я до А
.
Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).
Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.
После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.
Изменение формата числовых значений
Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню
Числовой формат
…
В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка
Разделитель групп разрядов
.
Добавление новых полей
Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области
Названия строк
Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.
Выделив любое название Товара и нажав пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Активное поле/ Свернуть все поле , можно свернуть
Сводную таблицу
, чтобы отобразить только продажи по Регионам.
Добавление столбцов
Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что
Сводная таблица
развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. Т.к. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.
Сводная таблица
примет следующий вид.
Меняем столбцы местами
Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в
Сводной таблице
перетащить его в нужное место.
Удаление полей
Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.
Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).
Добавление фильтра
Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:
- Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
- Ставим галочки в Списке полей у полей Группа, Продажи и Прибыль;
- Переносим поле Прибыль из области Названия строк Списка полей в область Фильтр отчета;
Вид получившейся
Сводной таблицы
должен быть таким:
Теперь воспользовавшись
Выпадающим (раскрывающимся) списком
в ячейке
B1
(поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.
После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.
Обратите внимание, что в Списке полей
Сводной таблицы
напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.
Очистить фильтр можно через меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить фильтры .
Также
стандартный механизм фильтрации
данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов
Сводной таблицы.
Несколько итогов для одного поля
Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:
-
Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение
Сводной таблицы
, нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ; - Поставьте галочки напротив полей Товар и Продажи в верхней части Списка полей. Поле Продажи будет автоматически помещено в область Значения;
-
Перетащите мышкой еще одну копию поля Продажи в ту же область Значения. В
Сводной таблице
появится 2 столбца подсчитывающими суммы продаж;
-
в
Сводной таблице
выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество . Задача решена.
Отключаем строки итогов
Строку итогов можно отключить через меню: Работа со сводными таблицами/ Конструктор/ Макет/ Общие итоги . Не забудьте предварительно выделить любую ячейку
Сводной таблицы
.
Группируем числа и Даты
Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д. Для этого:
-
Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение
Сводной таблицы
, нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ; - Поставьте галочку напротив поля Сбыт (срок фактической реализации Товара) в верхней части Списка полей. Поле Сбыт будет автоматически помещено в область Значения;
-
выделите единственное значение поля Сбыт в
Сводной таблице
, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество . - Перетащите мышкой еще одну копию поля Сбыт в область Названия строк;
Теперь
Сводная таблица
показывает сколько партий Товара сбывалось за 5, 6, 7, … дней. Всего 66 строк. Сгруппируем значения с шагом 10. Для этого:
-
Выделите одно значение
Сводной таблицы
в столбце Названия строк; -
В меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать выберите пункт
Группировка по полю
; - Появившееся окно заполните, как показано на рисунке ниже;
- Нажмите ОК.
Теперь
Сводная таблица
показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д.
Чтобы разгруппировать значения выберите пункт
Разгруппировать
в меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать .
Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно
Группировка по полю
будет выглядеть так:
Теперь
Сводная таблица
показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.
Условное форматирование ячеек Сводной таблицы
К ячейкам
Сводной таблицы
можно применить правила
Условного форматирования
как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:
- Выделите все ячейки содержащие значения продаж;
- Выберите пункт меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений/ 10 первых элементов ;
- Нажмите ОК.
Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.
Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.
Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.
Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.
Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.
Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.
— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?
— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?
— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?
Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.
Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.
Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.
Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.
Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).
Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.
Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.
В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.
Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.
Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.
В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.
В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.
Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.
Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.
Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.
С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.
Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».
В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.
На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.
Работа со сводными таблицами в Excel
Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.
Заменим выручку на прибыль.
Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.
Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.
На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.
Источник данных сводной таблицы Excel
Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.
1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.
2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.
3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.
4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.
В целом требований немного, но их следует знать.
Обновление данных в сводной таблице Excel
Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши
или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.
Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.
Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.
Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.
Скачать файл с примером.
Поделиться в социальных сетях: