Сводная таблица на основе нескольких листов excel

Сводная таблица применяется для быстрого анализа большого объема данных. Она позволяет объединять информацию из разных таблиц и листов, подсчитать общий результат. Этот универсальный аналитический инструмент существенно расширяет возможности программы Excel.

Можно сформировать новые итоги по исходным параметрам, поменяв строки и столбцы местами. Можно произвести фильтрацию данных, показав разные элементы. А также наглядно детализировать область.

Сводная таблица в Excel

Для примера используем таблицу реализации товара в разных торговых филиалах.

Из таблички видно, в каком отделе, что, когда и на какую сумму было продано. Чтобы найти величину продаж по каждому отделу, придется посчитать вручную на калькуляторе. Либо сделать еще одну таблицу Excel, где посредством формул показать итоги. Такими методами анализировать информацию непродуктивно. Недолго и ошибиться.

Самое рациональное решение – это создание сводной таблицы в Excel:

1. Выделяем ячейку А1, чтобы Excel знал, с какой информацией придется работать.
2. В меню «Вставка» выбираем «Сводная таблица».



3. Откроется меню «Создание сводной таблицы», где выбираем диапазон и указываем место. Так как мы установили курсор в ячейку с данными, поле диапазона заполнится автоматически. Если курсор стоит в пустой ячейке, необходимо прописать диапазон вручную. Сводную таблицу можно сделать на этом же листе или на другом. Если мы хотим, чтобы сводные данные были на существующей странице, не забывайте указывать для них место. На странице появляется следующая форма:




4. Сформируем табличку, которая покажет сумму продаж по отделам. В списке полей сводной таблицы выбираем названия столбцов, которые нас интересуют. Получаем итоги по каждому отделу.

Просто, быстро и качественно.

Важные нюансы:

• Первая строка заданного для сведения данных диапазона должна быть заполнена.
• В базовой табличке каждый столбец должен иметь свой заголовок – проще настроить сводный отчет.
• В Excel в качестве источника информации можно использовать таблицы Access, SQL Server и др.



Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Часто требуется создавать сводные отчеты из нескольких таблиц. Есть пара табличек с информацией. Нужно объединить их в одну общую. Для науки придумаем остатки на складах в двух магазинах.

Порядок создания сводной таблицы из нескольких листов такой же.

Создадим отчет с помощью мастера сводных таблиц:

1. Вызываем меню «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Для этого щелкаем кнопку настройки панели быстрого доступа и нажимаем «Другие команды». Здесь на вкладке «Настройка» находим «Мастер сводных таблиц». Добавляем инструмент в панель быстрого доступа. После добавления:





2. Ставим курсор на первую табличку и нажимаем инструмент «Мастера». В открывшемся окне отмечаем, что создать таблицу хотим в «нескольких диапазонах консолидации». То есть нам нужно объединить несколько мест с информацией. Вид отчета – «сводная таблица». «Далее».



3. Следующий этап – «создать поля». «Далее».



4. Прописываем диапазон данных, по которым будем формировать сводный отчет. Выделяем первый диапазон вместе с шапкой – «добавить». Второй диапазон вместе с названием столбцов – снова «добавить».



5. Теперь в списке выбираем первый диапазон. Ставим птичку у единицы. Это первое поле сводного отчета. Даем ему имя – «Магазин 1». Выделяем второй диапазон данных – ставим птичку у цифры «2». Название поля – «Магазин 2». Нажимаем «Далее».



6. Выбираем, где расположить сводную таблицу. На существующем листе или новом. Лучше выбрать новый лист, чтобы не было наложений и смещений. У нас получилось так:

Как видите всего в несколько кликов можно создавать сложные отчеты из нескольких листов или таблиц разного объема информации.

Как работать со сводными таблицами в Excel

Начнем с простейшего: добавления и удаления столбцов. Для примера рассмотрим сводную табличку продаж по разным отделам (см. выше).

Справа от сводной таблицы у нас была область задач, где мы выбирали столбцы в списке полей. Если она исчезла, просто щелкаем мышью по табличке.

Добавим в сводную таблицу еще одно поле для отчета. Для этого установим галочку напротив «Даты» (или напротив «Товара»). Отчет сразу меняется – появляется динамика продаж по дням в каждом отделе.

Сгруппируем данные в отчете по месяцам. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по полю «Дата». Нажимаем «Группировать». Выбираем «по месяцам». Получается сводная таблица такого вида:

Чтобы изменить параметры в сводной таблице, достаточно снять галочки напротив имеющихся полей строк и установить у других полей. Сделаем отчет по наименованиям товаров, а не по отделам.

А вот что получится, если мы уберем «дату» и добавим «отдел»:

А вот такой отчет можно сделать, если перетащить поля между разными областями:

Чтобы название строки сделать названием столбца, выбираем это название, щелкаем по всплывающему меню. Нажимаем «переместить в название столбцов». Таким способом мы переместили дату в столбцы.

Поле «Отдел» мы проставили перед наименованиями товаров. Воспользовавшись разделом меню «переместить в начало».

Покажем детали по конкретному продукту. На примере второй сводной таблицы, где отображены остатки на складах. Выделяем ячейку. Щелкаем правой кнопкой мыши – «развернуть».

В открывшемся меню выбираем поле с данными, которые необходимо показать.

Когда нажимаем на сводную таблицу, становится доступной закладка с параметрами отчета. С ее помощью можно менять заголовки, источники данных, группировать информацию.

Проверка правильности выставленных коммунальных счетов

С помощью сводных таблиц Excel легко проверить, насколько правильно обслуживающие организации начисляют квартплату. Другой положительный момент – экономия. Если мы будем ежемесячно контролировать, сколько расходуется света, газа, то сможем найти резерв для экономии средств на оплату квартиры.

Для начала предлагаем составить сводную таблицу тарифов по всем коммунальным платежам. Для разных городов данные будут свои.

Для примера мы сделали сводную табличку тарифов для Москвы:

Для учебных целей возьмем семью из 4 человек, которые проживают в квартире 60 кв. м. Чтобы контролировать коммунальные платежи, необходимо создать таблицы для расчета на каждый месяц.

Первый столбец = первому столбцу из сводной таблицы. Второй – формула для расчета вида:

= тариф * количество человек / показания счетчика / площадь

Для удобства рекомендуем сделать промежуточный столбец, в который будут заноситься показания по счетчикам (переменная составляющая).

Наши формулы ссылаются на лист, где расположена сводная таблица с тарифами.

Скачать все примеры сводной таблицы

Если при расчете коммунальных платежей применяются льготы, их тоже можно внести в формулы. Информацию по начислениям требуйте в бухгалтерии своей обслуживающей организации. Когда меняются тарифы – просто измените данные в ячейках.

Хитрости »

25 Август 2013              183535 просмотров

Сводная таблица из нескольких листов

Как ни странно, но начиная с Excel 2007 пропала очевидная возможность создания сводной таблицы из нескольких листов. В Excel 2003 это можно было сделать во время создания простой сводной (Меню— Данные— Отчет сводной таблицы и диаграммы), выбрав в меню «Из нескольких диапазонов консолидации». Хоть на офф.сайте Microsoft для версии Excel 2007 и выше и предлагают сделать это при помощи клавиш: ALT+D+P у меня данное сочетание не вызвало никакой реакции со стороны самого Excel ни на русской раскладке, ни на английской. Скорее всего локализация ОС и Офиса так же имеет значение. Но я не стал далее ничего пытаться делать, т.к. знаю более короткий путь, чем изменение локализации. Чтобы создавать сводную из нескольких диапазонов для начала необходимо добавить кнопку на панель быстрого доступа:

• Excel 2010-2021— Файл (File)— Параметры (Options)— Панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar)
• Excel 2007— Кнопка офис— Параметры Excel (Excel options)— Панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar)

или непосредственно с панели быстрого доступа:

В списке «Выбрать команды из:» выбираем Все команды(All Commands) и ищем там Мастер сводных таблиц и диаграмм (PivotTable and PivotChart Wizard). Кнопкой Добавить(Add) переносим на панель быстрого доступа:

Забегая вперед скажу, что это совсем не та сводная, что на основе одного листа: нет толковых и понятных заголовков столбцов; набор функций ограничен; да и вообще функционал скуден по сравнению с обычной сводной(например, нет группировки дат и значений). Может быть поэтому в Microsoft посчитали правильным убрать данный пункт с глаз, чтобы не вводить в заблуждение.

Но тем не менее, несмотря на все недочеты, для кого-то возможность создания подобных таблиц может оказаться очень даже полезной. Например, если необходимо проанализировать данные по продажам за несколько лет и каждый год на отдельном листе или в отдельном диапазоне, как на рисунке ниже:

Жмем кнопку Мастер сводных таблиц и диаграмм (PivotTable and PivotChart Wizard)(которую мы только что добавили на панель быстрого доступа) — появится мастер создания сводных таблиц и диаграмм.
На Первом шаге необходимо указать в нескольких диапазонах консолидации(Multiple consolidation ranges):

Далее на Втором шаге Excel предложит создать одно поле страницы или создать свои поля страниц. Пока что совершенно неясно что это такое, но придется поверить мне на слово и выбрать второй пункт — Создать поля страницы (I will create the page fields)

Далее мы поймем зачем нам это и как использовать.
Третьим шагом необходимо будет указать все диапазоны, из которых планируется создать сводную (диапазоны могут быть как на одном листе, так и на разных листах и даже в разных книгах):

Количество полей страниц указываем 1 (How mane page fields do you want?). Становится активным окно для указания имени поля (Field one). Даем имена для полей, поочередно выделяя их в списке диапазонов:

• Лист3!$A$2:$N$6 — указываем 2013 год
• Лист3!$A$8:$N$11 — указываем 2012 год
• Лист3!$A$13:$N$17 — указываем 2011 год

Именно для этого мы и выбирали на втором шаге пункт с созданием своих полей страниц — чтобы можно было задать понятное имя каждому диапазону. Далее мы увидим зачем понятные имена и что будет, если на втором шаге выбрать другой пункт. И хоть создать можно будет не более 4-х полей страниц — как правило для большинства задач и одного хватает «за глаза», т.к. нужно это обычно лишь для того, чтобы задать понятные наименования для полей страницы.

Жмем Далее (Next), выбираем место создания сводной таблицы (существующий или новый лист), Готово (Finish).
Получаем более-менее привычный вид сводной таблицы:

С одной стороны мы вроде как работаем теперь со сводной таблицей, а с другой — есть нюансы, на которые стоит обратить внимание:

• На рисунке выше столбец Менеджер расположен в области значений и нет возможности перенести его в область строк или столбцов. Можно лишь убрать его из отображения, выключив в фильтре поля Столбец. Все дело в том, что сводные таблицы, созданные на основе нескольких диапазонов консолидации, содержат только три базовых области: Строка, Столбец и Значение. Поле Строка всегда создается на основе первого столбца указанного диапазона. Поле Столбец содержит все, что расположено правее первого столбца и комбинирует столбцы всех диапазонов в одно поле заголовков. Все, что правее области строк и ниже области столбцов — область значений.
• Т.к. столбец Менеджер состоит из текстовых данных — все поля значений нашей сводной по умолчанию будут отображать данные по количеству строк, а не суммы. Это легко изменить, поменяв функцию поля на Сумма(правая кнопка мыши в любой ячейке поля значений -Итоги по -Сумма). Однако после этого столбец Менеджер будет содержать нули и отобразить там конкретные фамилии менеджеров не получится никак потому, что этот столбец трактуется сводной изначально как значения и не может содержать текст. Это уже куда более печально, чем функция по умолчанию.

Эти моменты следует учитывать при подготовке данных для построения сводной таблицы на основе нескольких диапазонов консолидации.
Так для чего же мы давали понятные имена полям?
Скрины ниже продемонстрируют это более чем наглядно. Если перейти в поле фильтра и раскрыть его — там мы увидим как раз эти самые поля:

Имена элементов соответствуют тем значениям, которые мы задали на третьем шаге: 2011 год, 2012 год, 2013 год.
Если бы на втором шаге мы выбрали Создать одно поле страницы (Create a single page field for me), то получили бы малопонятные названия в фильтре Страниц (Объект1(Item1), Объект2(Item2), Объект3(Item3)):

Согласитесь, не очень информативно в нашем случае.
Кстати, сами поля страниц можно использовать для более гибкого анализа. Например, переместить их в область строк для анализа данных наглядно по годам:

В подобных случаях как раз и может понадобиться добавление более одного поля в область страниц.
Сами заголовки Страница1, Строка и Столбец можно переименовать в более удобные и понятные названия. Для этого необходимо лишь выделить ячейку с названием элемента и вписать нужный текст через строку формул.

Подводя итог я бы сказал, что совершенно не напрасно этот пункт был убран из основного меню создания сводных. Т.к. полноценной сводной это назвать нельзя даже с натяжкой. И полноценный анализ при помощи данной таблицы сделать вряд ли удастся. Но тем не менее возможность создания такой сводной все же лучше, чем ничего. Ведь сводную можно простым кликом мыши обновлять при внесении изменений в исходные данные — а это уже куда лучше, чем при каждом изменении собирать все заново.
Хотя я сам обычно советую сначала применить некий код (вроде того, что описан в статье Как собрать данные с нескольких листов или книг?), после чего на основе собранных данных создать нормальную сводную таблицу со всеми её возможностями и полным функционалом. Или действовать через базы данных(особенно, если данных очень много): Сводная из базы данных Access

СОЗДАНИЕ ПОЛНОЦЕННОЙ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ ИЗ НЕСКОЛЬКИХ ЛИСТОВ

Но есть и более экзотический метод создания сводной из нескольких листов — через подключения. Создается подключение на языке запросов SQL, запрос подсовываем в кэш сводной — и готово, у нас есть сводная из нескольких листов со всем её функционалом.

'---------------------------------------------------------------------------------------
' Module    : mPTFromMultipleSheets
' DateTime  : 07.08.2014 21:43
' Author    : The_Prist(Щербаков Дмитрий)
'             http://www.excel-vba.ru
' Purpose   : Процедура создания сводной таблицы из нескольких листов
'             http://www.excel-vba.ru/chto-umeet-excel/svodnaya-tablica-iz-neskolkix-listov/
'---------------------------------------------------------------------------------------
Option Explicit
 
Sub PTFromMultipleSheets()
    Dim oPTCache As PivotCache, oPT As PivotTable
    Dim sPath As String, sWbFulName As String, sTmpFileName As String
    Dim avSheets
    Dim sCols As String, sQuery As String, sCon As String
    Dim rRes As Range
    Dim li As Long
 
    sPath = ThisWorkbook.Path
    sWbFulName = ThisWorkbook.FullName
    If Right(sPath, 1) <> "" Then sPath = sPath & ""
    sTmpFileName = sPath & "TempWbForDB_" & Format(Now, "yyyymmddhhmmss") & ".xls"
    'сюда можно добавить еще листы
    avSheets = Array("План", "Факт") 'например: Array("Январь", "Февраль", "Март", "Апрель")
    'ниже перечисляются заголовки столбцов, на основе которых строится сводная
    'столбцы могут быть в разном порядке, но иметь одинаковые заголовки
    sCols = "[Отделение],[Статья Расходов],[Сумма]"
    'sCols = "*" ' - если необходимо включить все столбцы
    'при этом шапка на всех листах должна быть полностью одинаковая, кол-во столбцов одинаковое
    'данные будут в том порядке, в котором расположены столбцы
 
    Application.ScreenUpdating = False
    If Val(Application.Version) > 11 Then DelCon
    Set rRes = ThisWorkbook.Sheets(1).Cells
    rRes.Clear
    ThisWorkbook.Worksheets(avSheets).Copy
    With ActiveWorkbook
        .SaveAs sTmpFileName
        .Close
    End With
    'создаем строку запроса
    For li = LBound(avSheets) To UBound(avSheets)
        If li > 0 Then
            sQuery = sQuery & " UNION SELECT " & sCols & " FROM [" & avSheets(li) & "$]"
        Else
            sQuery = "SELECT " & sCols & " FROM [" & avSheets(li) & "$]"
        End If
    Next li
    'сначала создаем подключение к временному файлу
    'это поможет избежать ошибок подключения к открытому файлу
    sCon = _
    "ODBC;DSN=Excel Files;DBQ=" & sTmpFileName & ";" & _
           "DefaultDir=" & sPath & ";DriverId=790;" & _
           "MaxBufferSize=2048;PageTimeout=5"
 
    Set oPTCache = ThisWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:=xlExternal)
    With oPTCache
        .Connection = sCon
        .CommandType = xlCmdSql
        .CommandText = sQuery
        Set oPT = .CreatePivotTable(rRes(3, 1))
    End With
    'теперь изменяем в запросе сводной путь к файлу на текущий
    sCon = _
    "ODBC;DSN=Excel Files;DBQ=" & sWbFulName & ";" & _
           "DefaultDir=" & sPath & ";DriverId=790;" & _
           "MaxBufferSize=2048;PageTimeout=5"
    ThisWorkbook.PivotCaches(1).Connection = sCon
 
    With oPT
        'выставляем первоначальные настройки для сводной
        With .PivotFields(1)
            .Orientation = xlRowField
            .Position = 1
        End With
        With .PivotFields(2)
            .Orientation = xlRowField
            .Position = 2
        End With
        .AddDataField .PivotFields("Сумма"), "Сумма по полю Сумма", xlSum
    End With
 
    'удаляем временный файл
    Kill sTmpFileName
    Set oPT = Nothing: Set oPTCache = Nothing
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub
'---------------------------------------------------------------------------------------
' Procedure : DelCon
' Purpose   : Процедура удаляет подключения
'             Требуется только для версий, выше 2003
'---------------------------------------------------------------------------------------
Private Sub DelCon()
    On Error Resume Next: ThisWorkbook.Connections(1).Delete: On Error GoTo 0
End Sub

Я специально привел пример именно с ODBC. Если строить на основе ADO(в сводную можно подставить результат запроса через ADO), то сводная хоть и будет полноценной, но при любом изменении в источнике данных придется перестраивать сводную заново. Что не очень удобно, если данных много и уже свою структуру сводной построили.
А такая сводная(через ODBC) имеет прямую связь с источником данных, т.к. подключение хранится в кэше сводной. Поэтому если данные на листах изменятся — надо будет лишь стандартно обновить сводную:

• выделить любую ячейку сводной таблицы →Правая кнопка мыши →Обновить(Refresh)
• или вкладка Данные(Data) →Обновить все(Refresh all) →Обновить(Refresh).

Пара важных замечаний(ложек дегтя, если угодно):

1. таблицы на листах должны иметь все перечисленные в запросе столбцы. Столбцы на листах могут располагаться в разном порядке, но иметь одинаковые заголовки. Если на одном листе заголовок столбца называется «Сумма», а на другом «Sum» — будет ошибка. Вы можете сами регулировать порядок столбцов и их кол-во, перечисляя их в запросе. За это отвечает строка:
   sCols = «[Отделение],[Статья Расходов],[Сумма]»
   Если в одном из листов будет отсутствовать какой-либо столбец — получите ошибку.
   Если указать
   sCols = «*»
   То в сводную будут включены все столбцы таблиц на листах, что избавляет от процедуры их перечисления. Но в данном случае есть свои нюансы: все таблицы на листах могут иметь различное кол-во строк, но столбцы должны быть строго одинаковые — по кол-ву и по порядку. Иными словами шапка должна быть полностью идентична на всех листах. Если на каком-то листе будет лишний столбец — получите ошибку. Если на каком-то листе будет отсутствовать столбец — получите ошибку. Если имена столбцов где-то различаются — получите ошибку.
2. заголовки не должны содержать запятых, точек и прочих знаков препинания. Лучше использовать исключительно пробел и нижнее подчеркивание. Так же лучше давать короткие имена заголовков.
3. лучше заголовки располагать в первой строке. Так же, как и для стандартной сводной — не должно быть объединенных ячеек.
4. на листах не должно быть пустых строк и столбцов. Что имеется ввиду: если на листе нажать Ctrl+End, то выделяется последняя заполненная ячейка листа. По-хорошему это должна быть последняя ячейка таблицы данных. Если при нажатии на Ctrl+End выделяется пустая ячейка правее или(и) ниже таблицы данных — следует удалить эти пустые столбцы справа и строки снизу и сохранить файл.
5. На листах не должно быть лишних таблиц. На одном листе должна быть только одна таблица.
6. Лист для создания сводной таблицы должен находиться на первом листе. Если есть желание расположить его на каком-то другом, то надо в строке кода:
   Set rRes = ThisWorkbook.Sheets(1).Cells
   заменить 1 на номер листа для расположения сводной таблицы.

Количество строк в таблицах значения не имеет — оно может быть разным.
В прикрепленном файле я добавил процедуру обновления кэша без построения сводной заново. Может пригодиться, если подключение по каким-то причинам сбилось.
Скачать пример:

  Tips_PT_PTFromMultipleSheets.xls (54,0 KiB, 6 527 скачиваний)

На данный момент для пользователей Excel 2010 и новее есть еще одна возможность сбора данных с нескольких листов и файлов — при помощи бесплатной надстройки PowerQuery. Как это сделать можно почитать и посмотреть в статье: Собрать и просуммировать данные из разных файлов при помощи PowerQuery

Так же см.:
План-фактный анализ в Excel при помощи Power Query
Собрать данные с таблиц с изменяющимися столбцами в PowerQuery
Собрать и просуммировать данные из разных файлов при помощи PowerQuery

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика