Сводная таблица excel distinct count

Сводные таблицы Excel удивительны (я знаю, что упоминаю об этом каждый раз, когда пишу о сводных таблицах, но это правда).

Обладая базовым пониманием, вы можете выполнить свою работу за несколько секунд.

Большинство задач можно сделать с помощью нескольких щелчков в сводных таблицах, но некоторые потребуют дополнительных шагов или подготовительной работы.

Одной из таких задач является подсчет разных значений в сводной таблице.

В этой статье я покажу вам, как подсчитывать разные значения, а также уникальные значения в сводной таблице Excel.

Прежде чем приступить к работе, важно понять разницу между «Подсчетом разных значений» и «подсчетом уникальным значений»

Разные значения против уникальных значений

Кажется, что это одно и то же, но это не так.

Ниже приведен пример со списком имен, в столбцах отдельно выделены уникальные и разные имена.

Уникальные значения / имена — это те, которые встречаются только один раз. Это означает, что все имена, которые повторяются и имеют дубликаты, не являются уникальными. Уникальные имена перечислены в столбце D вышеупомянутого набора данных.

Разными значениями / именами являются те, которые встречаются хотя бы один раз в наборе данных. Поэтому, если имя появляется три раза, оно все равно считается разным значением. Такой список можно получить путем удаления повторяющихся значений / имен и сохранения всех разных значений. Разные имена перечислены в столбце C приведенного выше набора данных.

В большинстве случаев, когда люди говорят, что хотят получить уникальные значения в сводной таблице, когда на самом деле имеют в виду разные.

Подсчет разных значений в сводной таблице Excel

Предположим, у вас есть данные о продажах:

Нажмите здесь, чтобы загрузить файл примера и делать все вместе со мной:

С этим набором данных вам нужно найти ответ на следующие вопросы:

• Сколько сотрудников в каждом регионе (а это не что иное, как количество разных сотрудников в каждом регионе)?
• Сколько сотрудников продали принтер в 2019 году?

Находить сумму сводные таблицы могут мгновенно, чтобы получить количество разных значений, вам нужно будет сделать еще несколько шагов.

Если вы используете Excel 2013 или более поздние версии, в сводной таблице есть встроенная функция, которая быстро подсчитывает количество.

А если вы используете Excel 2010 или ранние версии, вам придется изменить исходные данные, добавив вспомогательный столбец.

В этой статье рассматриваются следующие методы:

• Добавление вспомогательного столбца в исходный набор данных для подсчета разных значений (работает во всех версиях).
• Добавление данных в модель данных и использование параметра «Число различных элементов» (доступно в Excel 2013 и последующих версиях).

Существует третий метод, он называет метод сводной таблицы в сводной таблице.

Давайте начнем!

Добавление вспомогательного столбца в набор данных

Примечание. Если вы используете Excel 2013 и более поздние версии, пропустите этот метод и перейдите к следующему (вам доступна встроенная функция).

Это простой способ подсчета разных значений в сводной таблице, поскольку вам нужно только добавить вспомогательный столбец к исходным данным. После добавления вспомогательного столбца вы легко ответите на вопросы задачи.

Хотя это простой обходной путь, у него есть некоторые недостатки (которые будут рассмотрены далее).

Позвольте мне сначала показать вам, как добавить вспомогательный столбец и посчитать разные значения.

Предположим, у меня есть набор данных, как показано ниже:

Добавьте следующую формулу в столбец F и примените ее ко всем ячейкам, в которых есть данные в соседних столбцах.

= ЕСЛИ (СЧЁТЕСЛИМН ($C$2:C2; C2; $B$2:B2; B2) > 1;0;1)

Приведенная выше формула использует функцию СЧЁТЕСЛИМН для подсчета количества раз, когда имя появляется в данном регионе. Также обратите внимание на диапазоны критериев: $C$2:C2 и $B$2:B2. Это означает, что они продолжают расширяться, когда вы идете вниз по столбцу.

Например, в ячейке F2 диапазон критериев составляет $C$2:C2 и $B$2:B2, а в ячейке F3 эти диапазоны расширяются до $C$3:C3 и $B$3:B3.

Это гарантирует, что функция СЧЁТЕСЛИМН считает первый экземпляр имени как 1, второй экземпляр имени как 2 и так далее.

Поскольку мы хотим получить только разные имена, используется функция ЕСЛИ, которая возвращает 1, когда имя появляется для региона в первый раз, и возвращает 0, когда оно появляется снова. Это гарантирует, что учитываются только разные имена, а не повторы.

Ниже показано, как будет выглядеть таблица, когда вы добавите вспомогательный столбец.

Теперь, когда мы изменили исходные данные, мы можем использовать их для создания сводной таблицы. Подключив вспомогательный столбец, получим количество различных сотрудников в каждом регионе.

Ниже приведены шаги, как сделать это:

• Выберите любую ячейку в таблице.
• Нажмите вкладку «Вставка».

• Нажмите на кнопку Сводная таблица.

• В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» убедитесь, что таблица / диапазон указаны правильно (и включает вспомогательный столбец), и выбран «На новый лист» в качестве места размещения.

• Нажмите ОК.

Вышеуказанные шаги вставят новый лист со сводной таблицей.

Перетащите поле «Регион» в область «Строки» и поле «Помощник» в область «Значения».

Вы получите вот такую сводную таблицу:

Теперь вы можете изменить заголовок столбца с «Сумма по полю Помощник» на «Количество сотрудников».

Недостатки использования вспомогательного столбца

Хотя этот метод довольно прост, я должен выделить несколько недостатков, связанных с изменением исходных данных в сводной таблице:

• Источник данных со вспомогательным столбцом не такой динамичный, как сводная таблица. Если изменится поставленная задача, вам придется вернуться к исходным данным и изменить формулу вспомогательного столбца (или добавить новый вспомогательный столбец).
• Поскольку вы добавляете больше данных в источник сводной таблицы (который также добавляется в сводный кэш), это может привести к увеличению размера файла Excel.
• Так как мы используем формулу Excel, это может замедлить работу вашей книги Excel, если в данных тысячи строк.

Добавить данные в модель данных и суммировать, используя «Число различных элементов»

В сводную таблицу добавлены новые функции в Excel 2013, которые позволяют получать количество различных значений.

В случае, если вы используете предыдущую версию, вы не сможете использовать этот метод (используйте метод, описанный выше).

Напомню, что у нас есть таблица данных, и мы хотим получить количество разных сотрудников в каждом регионе.

Ниже приведены шаги для получения количества разных сотрудников в сводной таблице:

• Выберите любую ячейку в таблице.
• Нажмите вкладку «Вставка».

• Нажмите на кнопку Сводная таблица.

• В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» убедитесь, что таблица / диапазон указаны правильно и выбран новый рабочий лист.
• Установите флажок «Добавить эти данные в модель данных».

• Нажмите ОК.

Приведенные выше шаги вставят новый лист с новой сводной таблицей.

Перетащите регион в область «Строки» и «Сотрудник» в область «Значения». Вы получите такую сводную таблицу:

В этой сводной таблице приводится общее количество сотрудников в каждом регионе (а не количество разных).

Чтобы получить подсчет разных значений в сводной таблице, выполните следующие действия:

• Щелкните правой кнопкой мыши по любой ячейке в «Число элементов в столбце Сотрудник»
• Нажмите на «Параметры полей значений».

• В диалоговом окне «Параметры поля значений» выберите «Число различных элементов» в качестве операции (вам может потребоваться прокрутить список вниз, чтобы найти его).

• Нажмите ОК.

Обратите внимание, что название столбца изменится с «Число элементов в столбце Сотрудник» на «Число разных элементов в столбце Сотрудник». Вы можете изменить его.

Некоторые вещи, которые нужно знать, добавляя свои данные в модель данных:

• Если вы сохраните свои данные в модели данных, а затем откроете в более старой версии Excel, появится предупреждение: «Некоторые функции сводной таблицы не будут сохранены».
• Когда вы добавляете свои данные в модель данных и создаете сводную таблицу, в ней не отображаются параметры добавления вычисляемых полей и вычисляемых столбцов.

Что если вы хотите посчитать уникальные значения (а не разные значения)?

Если вы хотите посчитать уникальные значения, то встроенные функции вам не помогут, придется полагаться только на вспомогательные столбцы.

Помните — уникальные значения и разные значения не одно и то же. Нажмите здесь, чтобы узнать разницу.

Рассмотрим пример, когда нам нужно определить количество уникальных сотрудников для каждого региона. Это означает, что они работают только в одном конкретном регионе, а не в других.

В таких случаях вам нужно создать один или несколько вспомогательных столбцов.

Вот формула для этого случая:

= ЕСЛИ (ЕСЛИ (СЧЁТЕСЛИМН ($C$2:$C$1001; С2; $B$2:$B$1001; В2) / СЧЁТЕСЛИ ($C$2:$C$1001; С2) <1;0;1); ЕСЛИ (СЧЁТЕСЛИ ($С2:С$22; С2) > 1;0;1);0)

Приведенная выше формула проверяет, встречается ли имя сотрудника только в одном регионе или в нескольких регионах. Это делается путем подсчета количества появлений имени в регионе и деления его на общее количество появлений имени. Если значение меньше 1, это означает, что имя встречается в двух или более двух регионах.

Если имя встречается в нескольких регионах, формула возвращает 0, в противном случае возвращает единицу.

Формула также проверяет, повторяется ли имя в том же регионе или нет. Если имя повторяется, только первый экземпляр имени возвращает значение 1, а все остальные экземпляры возвращают 0.

Это может показаться немного сложным, но это опять-таки зависит от того, чего вы пытаетесь достичь.

Таким образом, если вы хотите подсчитать уникальные значения в сводной таблице, используйте вспомогательные столбцы, а если вы хотите подсчитать различные значения, вы можете использовать встроенную функцию (в Excel 2013 и более поздних версиях) или использовать вспомогательный столбец.

Excel Pivot Tables are amazing (I know I mention this every time I write about Pivot Tables, but it’s true).

With a basic understanding and a little drag and drop, you can get a bucket-load of work done in a few seconds.

While a lot can be done with a few clicks in Pivot Tables, there are some things that would need a few extra steps or a little bit of work around.

And one such thing is to count distinct values in a Pivot Table.

In this tutorial, I will show you how to count distinct values as well as Unique Values in an Excel Pivot table.

But before I jump into how to count distinct values, it’s important to understand the difference between ‘distinct count’ and ‘unique count’

Distinct Count Vs Unique Count

While these may seem like the same thing, it’s not.

Below is an example where there is a dataset of names and I have listed unique and distinct names separately.

Unique values/names are those that only occur once. This means that all the names that repeat and have duplicates are not unique. Unique names are listed in column C in the above dataset

Distinct values/names are those that occur at least once in the dataset. So if a name appears three times, it’s still counted as one distinct name. This can be achieved by removing the duplicate values/names and keeping all the distinct ones. Distinct names are listed in column B in the above data set.

Based on what I have seen, most of the times when people say that they want to get the unique count in a Pivot Table, they actually mean distinct count, which is what I am covering in this tutorial.

Count Distinct Values in Excel Pivot Table

Suppose you have the sales data as shown below:

Click here to download the example file and follow along

With the above dataset, let’s say that you want to find the answer to the following questions:

1. How many sales rep are there in each region (which is nothing but the distinct count of sales reps in each region)?
2. How many sales rep sold the printer in 2020?

While Pivot Tables can instantly summarize the data with a few clicks, to get the count of distinct values, you will need to take a few more steps.

If you’re using Excel 2013 or versions after that, there is an inbuilt functionality in Pivot Table that quickly gives you the distinct count. And if you’re using Excel 2010 or versions before that, you will have to modify the source data by adding a helper column.

The following two methods are covered in this tutorial:

• Adding a helper column in the original data set to count unique values (works in all versions).
• Adding the data to a data model and using Distinct Count option (available in Excel 2013 and versions after that).

There is a third method which Roger shows in this article (which he calls the Pivot the Pivot Table method).

Let’s get started!

Adding a Helper Column in the Dataset

Note: If you’re using Excel 2013 and higher versions, skip this method and move to the next one (as it uses an inbuilt Pivot Table functionality – Distinct Count).

This is an easy way to count distinct values in the Pivot Table as you only need to add a helper column to the source data. Once you have added a helper column, you can then use this new data set to calculate the distinct count.

While this is an easy workaround, there are some drawbacks to this method (covered later in this tutorial).

Let me first show you how to add a helper column and get a distinct count.

Suppose I have the data set as shown below:

Add the following formula in Column F and apply it for all the cells that have data in the adjacent columns.

=IF(COUNTIFS($C$2:C2,C2,$B$2:B2,B2)>1,0,1)

The above formula uses the COUNTIFS function to count the number of times a name appears in the given region. Also, note that the criteria range is $C$2:C2 and $B$2:B2. This means that it keeps expanding as you go down the column.

For example, in cell E2, the criteria ranges are $C$2:C2 and $B$2:B2 and in cell E3 these ranges expand to $C$2:C3 and $B$2:B3.

This ensures that the COUNTIFS function counts the first instance of a name as 1, the second instance of the name as 2, and so on.

Since we only want to get the distinct names, the IF function is used which returns 1 when a name appears for a region the first time and returns 0 when it appears again. This makes sure that only distinct names are counted and not the repeats.

Below is how your dataset would look like when you have added the helper column.

Now that we have modified the source data, we can use this to create a Pivot Table and use the helper column to get the distinct count of the sales rep in each region.

Below are the steps to do this:

1. Select any cell in the dataset.
2. Click the Insert Tab.
3. Click on Pivot Table (or use the keyboard shortcut – ALT + N + V)
4. In the Create Pivot Table dialog box, make sure that the Table/Range is correct (and includes the helper column) and’New Worksheet’ in selected.
5. Click OK.

The above steps would insert a new sheet which has the Pivot Table.

Drag the ‘Region’ field in the Rows area and ‘D Count’ field in the Values area.

You will get a Pivot Table as shown below:

Now you can change the column header from ‘Sum of D count’ to ‘Sales Rep’.

Drawbacks of Using a Helper Column:

While this method is pretty straight forward, I must highlight a few drawbacks that come with modifying the source data in a Pivot Table:

• The data source with the helper column is not as dynamic as a Pivot Table. While you can slice and dice the data any way you want with a Pivot Table, when you use a helper column, you lose a part of that ability. Let’s say that you add a helper column to get the count of a distinct sales rep in each region. Now, what if you also want to get the distinct count of sales rep selling printers. You will have to go back to the source data and modify the helper column formula (or add a new helper column).
• Since you’re adding more data to the Pivot Table source (which also gets added to the Pivot Cache), this can lead to a higher size of Excel file.
• Since we are using an Excel formula, it may make your Excel Workbook slow in case you have thousands of rows of data.

Add Data to Data Model and Summarize Using Distinct Count

Pivot Table added new functionality in Excel 2013 that allows you to get the distinct count while summarizing the data set.

In case you’re using a previous version, you’ll not be able to use this method (as should try adding the helper column as shown in the method above this one).

Suppose you have a dataset as shown below and you want to get the count of the unique sales rep in each region.

Below are the steps to get a distinct count value in the Pivot Table:

1. Select any cell in the dataset.
2. Click the Insert Tab.
3. Click on Pivot Table (or use the keyboard shortcut – ALT + N + V)
4. In the Create Pivot Table dialog box, make sure that the Table/Range is correct and New Worksheet in Selected.
5. Check the box which says – “Add this data to the Data Model”
6. Click OK.

The above steps would insert a new sheet which has the new Pivot Table.

Drag the Region in the Rows area and Sales Rep in the Values area. You will get a Pivot Table as shown below:

The above Pivot Table gives the total count of the Sales rep in each region (and not the distinct count).

To get the distinct count in the Pivot Table, follow the below steps:

1. Right-click on any cell in the ‘Count of Sales Rep’ column.
2. Click on Value Field Settings
3. In the Value Field Settings dialog box, select ‘Distinct Count’ as the type of calculation (you may have to scroll down the list to find it).
4. Click OK.

You will notice that the name of the column changes from ‘Count of Sales Rep’ to ‘Distinct Count of Sales Rep’. You can change it to whatever you want.

Some things you know when you add your data to the Data Model:

• If you save your data in the data model and then open in an older version of Excel, it will show you a warning – ‘Some pivot table functions will not be saved’. You may not see the distinct count (and the data model) when opened in an older version that doesn’t support it.
• When you add your data to a Data Model and make a Pivot Table, it will not show the options to add calculated fields and calculated columns.

Click here to download the example file

What If You Want to Count Unique Values (and not distinct values)?

If you want to count unique values, you don’t have any inbuilt functionality in the Pivot Table and will have to rely on helper columns only.

Remember – Unique values and distinct values are not the same. Click here to know the difference.

One example could be when you have the below data set and you want to find out how many sales rep are unique to each region. This means that they operate in one specific region only and not the others.

In such cases, you need to create one of more than one helper columns.

For this case, the below formula does the trick:

=IF(IF(COUNTIFS($C$2:$C$1001,C2,$B$2:$B$1001,B2)/COUNTIF($C$2:$C$1001,C2)<1,0,1),IF(COUNTIF($C2:C$22,C2)>1,0,1),0)

The above formula checks whether a sales rep name occurs in one region only or in more than one region. It does that by counting the number of occurrence of a name in a region and dividing it by the total number of occurrences of the name. If the value is less than 1, it indicates that the name occurs in two or more than two regions.

In case the name occurs in more than one region, it returns a 0 else it returns a one.

The formula also checks whether the name is repeated in the same region or not. If the name is repeated, only the first instance of the name returns the value 1, and all other instances return 0.

This may seem a bit complex, but it again depends on what you’re trying to achieve.

So, if you want to count unique values in a Pivot Table, use helper columns and if you want to count distinct values, you can use the inbuilt functionality (in Excel 2013 and above) or can use a helper column.

Click here to download the example file

You May Also Like the Following Pivot Table Tutorials:

• How to Filter Data in a Pivot Table in Excel
• How to Group Dates in Pivot Tables in Excel
• How to Group Numbers in Pivot Table in Excel
• How to Apply Conditional Formatting in a Pivot Table in Excel
• Slicers in Excel Pivot Table
• How to Refresh Pivot Table in Excel
• Delete a Pivot Table in Excel