Структуру папки в excel

Иногда вам может понадобиться поделиться структурой определенного каталога с другими. Нет необходимости вручную переписывать имена и иерархию каждой папки и файла. Вместо этого вы можете быстро экспортировать его в предпочтительный формат и импортировать в Excel. Затем программа автоматически организует данные в аккуратные строки и столбцы.

В этом руководстве объясняется, как экспортировать всю структуру папки в файл Excel. Кроме того, он отвечает на наиболее распространенные вопросы, связанные с экспортом файлов Excel.

Чтобы экспортировать структуру папок в Excel в “.doc” необходимо сначала создать файл “output.doc” файл, содержащий структуру папки. Следуйте приведенным ниже инструкциям:

1. Откройте Проводник и найдите нужную папку.
   
2. Нажмите на адресную строку Проводника и введите “cmd” чтобы открыть командную строку.
   
3. Нажмите клавишу “Enter” key.
4. Введите “дерево /a /f > вывод.doc” введите команду в окно командной строки и нажмите “Enter” key.
   
5. Подождите, пока команда завершит выполнение, и закройте командную строку. окно.
6. Вернитесь в Проводник и откройте папку, которую хотите экспортировать.
   
7. Вы увидите текстовый файл с именем “output.doc,” содержащий всю структуру папок.
   

Примечание. Вы можете сохранить файл “ вывод.doc” файл в формате “.txt” отформатируйте, если это необходимо, и дайте ему другое имя.

Теперь, когда у вас есть структура папки в “.doc” формат, вы можете импортировать его в Excel:

1. Откройте новый или существующий файл Excel и перейдите к разделу “Данные” tab.
   
2. Нажмите “Из текста”
   
3. Выберите файл “.doc” файл из окна Проводника, затем нажмите “Импорт”
   
4. В окне мастера импорта текста выберите параметр “Delimited” на первом шаге диалогового окна и нажмите “Далее”
   
5. Выберите необходимые разделители на втором шаге диалога и нажмите «Далее». В случае “.doc” формат, разделителем является табуляция.
   
6. Укажите нужный формат данных на третьем этапе диалогового окна нажмите “Готово”
   
7. Выберите “Существующий рабочий лист” и введите “=$A$1” в поле внизу, чтобы убедиться, что данные начинаются в ячейке Row1, Column A. Либо выберите другую ячейку.
   
8. Нажмите “ОК” чтобы завершить экспорт данных.
   

Как экспортировать структуру папок в Excel в Windows как “.CSV” Файл

Если вам нужно сохранить структуру папки в файле “.csv” формат, а не “.doc,” вы можете сделать это с помощью Windows PowerShell:

1. используйте “Windows + X” сочетание клавиш, чтобы открыть меню быстрого доступа.
   
2. Выберите “Windows PowerShell” из меню.
   
3. Вставьте следующую команду в окно PowerShell и нажмите клавишу “Enter” ключ: “Get-ChildItem -Recurse ‘d:demo’ | Select-Object FullName, имя | Export-Csv -path d:list.csv -noTypeInfo”. Замените “d:demo” с именем вашей папки.
   
4. Подождите, пока PowerShell создаст “ .csv” format файл, содержащий структуру папки.

Получив файл, выполните следующие действия, чтобы импортировать его в Excel:

1. Запустите Excel и откройте новую или существующую электронную таблицу.
   
2. Перейдите к “Данные” tab.
   
3. Нажмите “Из текста”
   
4. Выберите файл “.csv” файл, содержащий структуру вашей папки, и нажмите “Импортировать”
   
5. На первом шаге окна мастера импорта текста выберите параметр “Delimited” и нажмите “Далее”
   
6. Выберите разделитель на втором шаге и нажмите “Далее” В случае “.csv” формат файла, это запятая.
   
7. Выберите предпочтительный формат данных на третьем шаге и нажмите “Готово. ”
   
8. Нажмите “Существующий лист” и выберите ячейку электронной таблицы, чтобы поместить свои данные.
   
9. Нажмите «ОК». чтобы завершить экспорт.
   

Как напрямую экспортировать структуру папок в Excel< /h2>

Если у вас версия Excel 2016 или новее, вам может не понадобиться экспортировать структуру папки в отдельный файл перед ее импортом в Excel. Вместо этого попробуйте метод прямого экспорта, показанный ниже:

1. Запустите Excel и откройте новую или существующую электронную таблицу.
   
2. Перейдите к разделу “Данные” в верхней части окна.
   
3. Нажмите “Получить Данные” чтобы открыть раскрывающееся меню.
   
4. Выберите “Из файла&rdquo ; затем “Из папки”
   
5. Найдите в проводнике нужную папку. Найдя его, выберите его и нажмите “ОК”
   

< р>Примечание: иногда вы не сможете нажать “Ok” при выборе родительской папки. В этом случае выберите подпапку и щелкните имя адреса в нижней части окна. Затем удалите имя подпапки в конце строки, оставив только имя родительской папки, и нажмите «ОК».

Это все – все содержимое папки будет организовано в столбцы и строки автоматически. Вы также можете экспортировать в Excel только определенные вложенные папки, используя этот метод, а не всю структуру папок.

Как экспортировать структуру папок в Excel на Mac

Пользователи Mac могут экспортировать структуру папок в Excel так же легко, как пользователи Windows. Однако инструкции немного отличаются:

1. Откройте нужную папку и нажмите “Command + A” затем “Command + C” сочетания клавиш.
   
2. Запустите приложение TextEdit на Mac и нажмите “Изменить”
   
3. Выберите “Вставить и подобрать стиль&rdquo ; из раскрывающегося меню.
   
4. Нажмите “Файл” затем “Сохранить” и сохраните файл в формате “.txt” в удобном для вас месте.
   

После того, как вы получите файл, содержащий папку&rsquo структуры, выполните следующие действия, чтобы импортировать ее в Excel:

1. откройте электронную таблицу Excel.
2. Щелкните “Данные” вверху, затем нажмите “Из текста”
3. Выберите нужный файл “.txt” файл и нажмите “Импорт”
4. На первом шаге окна мастера импорта текста выберите “Delimited” и нажмите “Далее”
5. Выберите “Tab” в качестве разделителя, затем нажмите “Далее”
6. Выберите “Существующий рабочий лист” и выберите ячейку электронной таблицы, чтобы поместить свои данные. Например, если вы выберете “=$A$1”, ваши данные будут упорядочены, начиная с строки 1, столбца A.
7. Нажмите “Ok” чтобы завершить экспорт данных.

Часто задаваемые вопросы

Прочитайте этот раздел, чтобы узнать больше об экспорте структуры папки в Excel.

Что такое разделитель и зачем он мне нужен?

При экспорте структуры папки в Excel необходимо выбрать правильные разделители в окне мастера импорта текста. Разделитель относится к символу, который разделяет строки данных, указывая на программу, где заканчивается один элемент данных и начинается следующий. Другими словами, программа интерпретирует его как конец поля, а не как часть текста. Например, если разделителем является “/,” программа, читающая “john/doe” будет интерпретировать его как “john doe.” Разделители необходимы для экспорта файлов различных форматов в Excel и другие программы с правильным форматированием.

В чем разница между “.doc” и “.csv” форматы файлов?

Вы можете экспортировать структуру папки в Excel в различных форматах, и вам может быть интересно, какой из них лучше. Оба являются текстовыми форматами, в которых сохраняются разрывы строк, характеристики табуляции, символы и другие элементы форматирования экспортируемого листа. Разница заключается в разделителе – “.doc” и “.txt” форматы разделены табуляцией, а “.csv” разделен запятыми.

Например, текст “john doe” в “.doc” формат будет отображаться как “john doe,” тогда как в “.csv” отформатируйте как “john, doe.” Между каждым полем есть табуляция или запятая. В большинстве случаев вы можете экспортировать данные в любом формате, поскольку Excel поддерживает оба формата. Но если данные не экспортируются правильно в одном из них, вы можете попробовать другой, чтобы решить проблему.

Можно ли экспортировать только структуру папки без файлов в формат “.doc” формат?

При экспорте структуры папки в “.doc” или “.txt” форматы с помощью “дерева /a /f > вывод.doc” через командную строку, вы получите файл, содержащий все содержимое папки, включая файлы. Если вам не нужно экспортировать файлы, а только папки, используйте “дерево /a > вывод.doc” вместо этого используйте команду.

Быстро и просто

Надеемся, наше руководство помогло вам ускорить рабочий процесс и поделиться необходимыми данными. Excel действительно может творить чудеса, если вы знаете, как его эффективно использовать.

Какой формат файла вы предпочитаете для экспорта в Excel и почему? Поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже.

Макрос FolderStructure предназначен для вывода в таблице Excel списка файлов и папок (структуры вложенных файлов и подпапок в заданном каталоге).

Пример результата работы макроса показан на скриншоте (щелкните по нему для увеличения)

В настройках макроса задаются:

• путь к стартовой папке (обязательный параметр)
  Макрос начинает составлять список файлов и папок, начиная с заданной папки
• маска имени файла
  Позволяет выводить в результат только файлы, название которых соответствует заданной маске
  По умолчанию маска равна * (все файлы)
• глубина поиска
  Указывает, на сколько уровней подпапок вглубь макрос должен искать файлы
  Если параметр не задан, проверяются все подпапки (без ограничений по вложенности)
• маски исключаемых файлов
  Опциональный параметр, позволяет исключить некоторые файлы из результата
  Помимо указанных масок (можно задать несколько масок, разделив их символом |), всегда исключаются файлы с названием thumbs.db, а также временные (скрытые) файлы с названием, начинающимся на ~$

Макрос выводит на лист таблицу их следующих столбцов:

• уровень папки / файла (этот столбец скрыт, он в большинстве случаев не нужен)
  Числовое значение от 0 (корневая папка) до уровня самой глубокой вложенной подпапки
• тип объекта (папка или файл)
• имя файла / папки
  Для подпапок, после имени подпапки, указывается информация о содержимом (количество вложенных файлов / подпапок)
• полный путь (для файлов)
  В этот столбец выводятся гиперссылки на найденные файлы / подпапки
• дата создания
• размер папки / файла
   

В пробной версии макроса FolderStructure присутствуют ограничения:

1. код макроса закрыт от просмотра и редактирования
2. некоторые символы в именах файлов / папок заменяются на символ *

В полной версии макроса FolderStructure этих ограничений нет:

• код надстройки открыт, вы можете изменять его как угодно
• нет привязки к компьютеру, и каких-либо ограничений по использованию
• стоимость макроса FolderStructure составляет 360 рублей

Порядок покупки макроса FolderStructure:

1. тестируете макрос на пробной версии (файл прикреплён к статье), и убеждаетесь, что всё работает как вам нужно
2. оплачиваете 360 рублей любым удобным вам способом
3. пишете мне на почту или в Скайп, когда и куда оплатили
4. я проверяю поступление денег (от 2 минут до нескольких часов), и высылаю вам файл FolderStructure.xlsb

Список файлов в папке

Иногда бывает необходимо заполучить на лист Excel список файлов в заданной папке и ее подпапках. В моей практике такое встречалось неоднократно, например:

• перечислить в приложении к договору на проведение тренинга список файлов из раздаточных материалов для особо щепетильных юристов в некоторых компаниях
• создать список файлов для ТЗ проекта
• сравнить содержимое папок (оригинал и бэкап, например)

Для реализации подобной задачи можно использовать несколько способов.

Способ 1. Скелет из шкафа — функция ФАЙЛЫ

Этот способ использует древнюю функцию ФАЙЛЫ (FILES), оставшуюся в Microsoft Excel с далеких девяностых. Вы не найдете эту функцию в общем списке функций, но для совместимости, она всё ещё остаётся внутри движка Excel, и мы вполне можем её использовать.

Механизм таков:

1. В любую ячейку листа (например, в А1) введём путь к папке, список файлов из которой мы хотим получить.

Обратите внимание, что путь должен оканчиваться шаблоном со звездочками:

• *.* — любые файлы
• *.xlsx — книги Excel (только с расширением xlsx)
• *.xl* — любые файлы Excel
• *отчет* — файлы, содержащие слово отчет в названии

и т.д.

2. Создадим именованный диапазон с помощью вкладки Формулы — далее кнопка Диспетчер имен — Создать (Formulas — Names Manger — Create). В открывшемся окне введем любое имя без пробелов (например Мои_файлы) и в поле диапазона выражение:

=ФАЙЛЫ(Лист1!$A$1)

После нажатия на ОК будет создан именованный диапазон с именем Мои_файлы, где хранится список всех файлов из указанной в А1 папки. Останется их оттуда только извлечь.

3. Чтобы извлечь имена отдельных файлов из созданной переменной, используем функцию ИНДЕКС (INDEX), которая в Excel вытаскивает данные из массива по их номеру:

Если лениво делать отдельный столбец с нумерацией, то можно воспользоваться костылем в виде функции СТРОКИ (ROWS), которая будет подсчитывать количество заполненных строк с начала списка автоматически:

=ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3))

Ну, и скрыть ошибки #ССЫЛКА! в конце списка (если вы протягиваете формулу с запасом) можно стандартной функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR):

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3)); «»)

Важное примечание: формально функция ФАЙЛЫ относится к макро-функциям, поэтому необходимо будет сохранить ваш файл в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb).

Способ 2. Готовый макрос для ленивых

Если вы знакомы с макросами (не в смысле их программирования, а в смысле копипастинга готовых кодов на VBA), то вам, возможно, отлично зайдёт небольшой макрос, добавляющий в текущую книгу новый пустой лист и выводящий на него список всех файлов с их параметрами из заданной пользователем папки.

Для добавления макроса в вашу книгу нажмите сочетание клавиш Alt+F11, или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer), в открывшемся окне редактора Visual Basic вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этого макроса:

Sub FileList()
    Dim V As String
    Dim BrowseFolder As String
    
    'открываем диалоговое окно выбора папки
    With Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
        .Title = "Выберите папку или диск"
        .Show
        On Error Resume Next
        Err.Clear
        V = .SelectedItems(1)
        If Err.Number <> 0 Then
            MsgBox "Вы ничего не выбрали!"
            Exit Sub
        End If
    End With
    BrowseFolder = CStr(V)
    
    'добавляем лист и выводим на него шапку таблицы
    ActiveWorkbook.Sheets.Add
    With Range("A1:E1")
        .Font.Bold = True
        .Font.Size = 12
    End With
    Range("A1").Value = "Имя файла"
    Range("B1").Value = "Путь"
    Range("C1").Value = "Размер"
    Range("D1").Value = "Дата создания"
    Range("E1").Value = "Дата изменения"
    
    'вызываем процедуру вывода списка файлов
    'измените True на False, если не нужно выводить файлы из вложенных папок
    ListFilesInFolder BrowseFolder, True
End Sub


Private Sub ListFilesInFolder(ByVal SourceFolderName As String, ByVal IncludeSubfolders As Boolean)

    Dim FSO As Object
    Dim SourceFolder As Object
    Dim SubFolder As Object
    Dim FileItem As Object
    Dim r As Long

    Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    Set SourceFolder = FSO.getfolder(SourceFolderName)

    r = Range("A65536").End(xlUp).Row + 1   'находим первую пустую строку
    'выводим данные по файлу
    For Each FileItem In SourceFolder.Files
        Cells(r, 1).Formula = FileItem.Name
        Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path
        Cells(r, 3).Formula = FileItem.Size
        Cells(r, 4).Formula = FileItem.DateCreated
        Cells(r, 5).Formula = FileItem.DateLastModified
        r = r + 1
        X = SourceFolder.Path
    Next FileItem
    
    'вызываем процедуру повторно для каждой вложенной папки
    If IncludeSubfolders Then
        For Each SubFolder In SourceFolder.SubFolders
            ListFilesInFolder SubFolder.Path, True
        Next SubFolder
    End If

    Columns("A:E").AutoFit

    Set FileItem = Nothing
    Set SourceFolder = Nothing
    Set FSO = Nothing

End Sub

Для запуска макроса нажмите сочетание клавиш Alt+F8,или кнопку Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer), выберите наш макрос FileList и нажмите кнопку Выполнить (Run). В диалоговом окне выберите любую папку или диск и — вуаля!

Если захотите, чтобы вместо пути к файлу в столбце B выводилась живая гиперссылка, то замените 52-ю строку

Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path

на

Cells(r, 2).Formula = «=HYPERLINK(«»» & FileItem.Path & «»»)»

Способ 3. Мощь и красота — надстройка Power Query

Power Query — это очень мощная и при этом бесплатная надстройка для Excel от Microsoft, упрощающая множество задач по загрузке и трансформации данных. В нашей ситуации она тоже может здорово помочь.

Если у вас Excel 2016 или новее, то Power Query уже встроена в Excel по умолчанию, поэтому просто на вкладке Данные выберите команду Создать запрос / Получить данные — Из файла — Из папки (Create Query / Get Data — From file — From folder). Если у вас Excel 2010-2013, то Power Query нужно будет скачать с сайта Microsoft и установить как отдельную надстройку и она появится у вас в Excel в виде отдельной вкладки Power Query. На ней будет аналогичная кнопка Из файла — Из папки (From file — From folder).

В открывшемся окне нужно будет указать папку, содержимое которой мы хотим получить. После нажатия на ОК Power Query обшарит указанную папку и все вложенные подпапки и выдаст на экран окно с предварительным просмотром результатов:

Если внешний вид списка вас устраивает, то можно смело жать внизу кнопку Загрузить (Load), чтобы залить эти данные на новый лист. Если же хочется дополнительно обработать список (удалить лишние столбцы, отобрать только нужные файлы и т.п.), то нужно выбрать команду Изменить / Преобразовать данные (Edit / Transform Data).

Поверх окна Excel откроется окно редактора Power Query, где мы увидим список всех наших файлов в виде таблицы:

Дальше возможны несколько вариантов:

• Если нужны только файлы определенного типа, то их можно легко отобрать с помощью фильтра по столбцу Extension:

  

• Аналогичным образом фильтрами по столбцам Date accessed, Date modified или Date created можно отобрать файлы за нужный период (например, созданные только за последний месяц и т.п.):

  
• Если нужно получить данные не из всех папок, то фильтруем по столбцу Folder Path, чтобы оставить только те строки, где путь содержит/не содержит нужные имена папок:

  

• Там же можно выполнить сортировку файлов по любому столбцу, если требуется.

После того, как необходимые файлы отобраны, можно смело удалить ненужные столбцы, щелкнув по заголовку столбца правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить (Remove column). Это, кстати, уже никак не повлияет на фильтрацию или сортировку нашего списка:

Если в будущем планируется подсчитывать количество файлов в каждой папке (например, для контроля поступивших заявок или подсчета статистики по заявкам), то имеет смысл дополнительно сделать ещё пару действий:

• Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу Folder Path и выберите команду Дублировать столбец (Duplicate Column).
• Выделите скопированный столбец и на вкладке Преобразование (Transform) выберите Разделить столбец — По разделителю (Split Column — By delimiter)

Мы получим рядом с нашими данными еще несколько столбцов, где будут продублированы имена вложенных папок — это пригодится нам чуть позже для подсчета статистики с помощью сводной таблицы:

Получившиеся столбцы можно переименовать (Диск, Папка1, Папка2 и т.д.), просто щёлкнув дважды по заголовку каждого.

И, наконец, когда список готов, то его можно выгрузить на лист с помощью команды Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Home — Close & Load — Close & Load to…):

Дополнительным бонусом можно сделать еще один столбец с функцией ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK), которая создаст красивые стрелочки-ссылки для моментального перехода к каждому файлу:

Мелочь, а приятно

И вдвойне приятно, что в будущем, при изменении содержимого исходной папки, достаточно будет просто щелкнуть мышью по нашей таблице и выбрать команду Обновить (Refresh) — и Power Query выполнит всю цепочку запрограммированных нами единожды действий уже автоматически, отобразив все изменения в составе папки.

Ссылки по теме

• Что такое макрос, куда вставлять код макроса на Visual Basic
• Создание резервных копий ценных файлов
• Что такое Power Query и что можно делать с её помощью