Структура рабочего листа рабочей книги ms excel

При работе программа
Microsoft
Excel
создает на диске файл с расширением
.xls.
В нем храниться рабочая книга. Рабочая
книга состоит из рабочих листов. По
умолчанию их создается три, но при
необходимости их количество можно
увеличить. Переключаться между листами
можно, используя закладки в нижней части
окна.

Окно документа
Microsoft
Excel
состоит:

• Строка заголовка
  – название документа и кнопки управления
  окном.

• Строка меню
  – каждый пункт содержит группу однотипных
  команд.

• Панель
  СТАНДАРТНАЯ
  – основные команды для работы с
  документом, такие как: Создать,
  Сохранить, Открыть, Печать, Вырезать,
  Копировать, Вставить
  и др.

• Панель ФОРМАТИРОВАНИЕ
  – установки требуемых параметров для
  текста, а также его местоположение в
  документе (выравнивание).

• Заголовок строк
  – отображает порядок номера строки.

• Строка состояния
  — отображает номер текущей страницы
  документа, номер раздела, количество
  страниц. Ячейка. Заголовок столбцов.

• Строка формул
  – элемент окна для занесения данных в
  ячейку.

9. Microsoft Excel. Редактирование ячеек.

Форматирование
ячеек – это
внешнее их оформление, а также корректировка
формата данных их содержимого.

Форматирование
ячейки не меняет внутреннего представления
данных. Существуют некоторые приемы
форматирования данных:

• Изменение
  вертикального и горизонтального
  выравнивания данных в ячейке;

• Задание числовых
  форматов;

• Указание шрифта,
  цвета, текста и фона;

• Добавление к
  ячейкам декоративных рамок и заливки.

Для форматирования
ячеек нужно:

1. Выделить нужные
   ячейки.

2. Воспользоваться
   кнопками панели инструментов
   ФОРМАТИРОВАНИЕ или запустить команду
   меню ФОРМАТ ->
   ЯЧЕЙКИ.

Существует несколько
способов редактирования данных:

• Двойной щелчок
  левой кнопкой мышки на ячейке и затем
  переместить курсор внутри ячейки к
  месту исправления;

• Выделить ячейку
  и внести изменения в строке формул;

• Выделить ячейку
  и нажать клавишу F2,
  и затем переместить курсор внутри
  ячейки к месту исправления.

10. Microsoft Excel. Редактирование рабочих листов.

Листы
– это основные блоки для хранения
информации.

У каждого листа
имеется свой ярлычок в нижней части
окна листа. Листы имеют стандартные
названия («Лист1», «Лист2» и т.д.).
Соответственно лист можно переименовать
– для этого следует сделать двойной
щелчок на его ярлычке и задать новое
имя в окне диалога Переименование
листа (Rename
Sheet).
Имя листа
может включать до 31 символа. Кроме того,
для переименования листа можно выполнить
команду ФОРМАТ→ЛИСТ→ПЕРЕИМЕНОВАТЬ
(FORMAT→SHEET→RENAME),
ввести новое имя и нажать ENTER.

Удаление листов:

Чтобы удалить лист,
следует отобразить его в окне рабочей
области и выполнить команду ПРАВКА
→ УДАЛИТЬ ЛИСТ.
Удаленный лист безвозвратно теряется,
и отменить эту команду уже невозможно.

Вставка листов:

Excel
позволяет в любой момент добавить новый
пустой лист с помощью команды ВСТАВКА
→ ЛИСТ. Excel
помещает его перед текущим активным
листом и присваивает ему имя в зависимости
от количества листов в книге.

Перемещение
листов:

Листы можно
перемещать с помощью простейшего
перетаскивания мышью. Чтобы изменить
положение листа, следует установить
указатель мыши над ярлычком и перетащить
его между двумя другими ярлычками.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Рабочая книга располагается в рабочей области окна табличного процессора.

Рабочий лист является основным элементом рабочей книги и предназначен для ввода, редактирования, хранения данных, выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

Рабочие листы могут быть двух типов:

• рабочий лист с данными электронной таблицы (по умолчанию имеют имена Лист1–Лист3);
• лист диаграммы с графическим представлением данных электронной таблицы (по умолчанию называются Диаграмма1, Диаграмма2 и т.д.).

Рабочий лист разбит на строки (нумеруются арабскими цифрами) и столбцы (именуются латинскими буквами).
Максимально допустимое число листов в одной книге – 255.

Количество листов в рабочей книге можно изменить в меню Параметры кнопки Office на вкладке Основные в группе При создании новых книг.

Ярлыки всех рабочих листов в книге отображается в нижнем левом углу окна над строкой состояния.

Операции с рабочими листами

Для добавления нового рабочего лист можно воспользоваться контекстным меню ярлыка любого рабочего листа, в котором нужно выбрать пункт Вставить.

С помощью контекстного меню можно также переименовать, переместить или скопировать рабочий лист, изменить цвет ярлычка листа, скрыть лист, выделить все листы и удалить лист.

При удалении листа рабочей книги стоит обратить внимание, что в случае, если на листе содержатся какие-либо данные, программа выдаст дополнительный запрос подтверждения его удаления.

Программа не позволит удалить все листы рабочей книги (должен остаться хотя бы один).
Выделение листов происходит аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Для выделения:

• одного листа нужно щелкнуть по ярлыку листа;
• нескольких смежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Shift, щелкнуть по ярлыку последнего листа;
• нескольких несмежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Ctrl, отмечать мышкой ярлыки нужных листов.

Можно защитить лист от несанкционированного доступа или изменения. Для этого в диалоговом окне Защита листа нужно выбрать нужный вариант защиты, который применяется только к текущему листу.

Перед защитой листа нужно выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными.

Режим скрытия формул

На рабочем листе можно включить режим скрытия формул в ячейках. При использовании такого режима при выделении ячеек в строке формул не будут отображаться формулы, которые в них содержатся. Для включения режима скрытия формул нужно:

1. Выделить ячейки, формулы в которых нужно скрыть.
2. Из контекстного меню открыть вкладку Защита диалогового окна Формат Ячеек и установить флажок Скрыть формулы.

Групповое редактирование и форматирование

Для одновременного выполнения редактирования или форматирования нескольких рабочих листов их нужно сгруппировать. Для группировки листов их нужно выделить, после чего все действия, которые будут выполняться на одном листе, автоматически будут применяться к аналогичным ячейкам остальных листов, которые включены в группу. Отмена группировки выполняется с помощью команды Разгруппировать листы.

Создание колонтитулов

Колонтитул состоит их трех полей: левого, центрального и правого, которые заполняются и оформляются независимо друг от друга. Поля колонтитула можно увидеть при наведении стрелки мыши.

Для добавления колонтитула нужно щелкнуть в левом, центральном или правом поле верхнего или нижнего колонтитула, после чего автоматически откроется дополнительная вкладка Конструктор инструмента Работа с колонтитулами.

В колонтитулы можно добавлять текст прямо с клавиатуры.

С помощью кнопок группы Элементы колонтитулов в поля колонтитула можно вставить информацию, которая автоматически обновляется:

• номер страницы;
• число страниц – вставляет общее количество страниц для печати;
• текущая дата – вставляет автоматически обновляющуюся дату при печати;
• текущее время;
• путь к файлу – отображает весь путь (диск, папки) к файлу, причем описание автоматически изменится, если файл будет перемещен в другую папку или переименован;
• имя файла – отображает имя файла и автоматически изменяет его при переименовании;
• имя листа.

При вставке сама информация не отображается, а отображается символ & (амперсант) с названием типа информации в квадратных скобках (например, &[Файл]).

С помощью кнопки Рисунок можно вставлять в колонтитулы рисунки из графических файлов.

Для изменения некоторых параметров шрифта колонтитула нужно:

1. Выделить текст всего поля колонтитула или нужной части.
2. Установить параметры шрифта с помощью элементов группы Шрифт на вкладке Главная или всплывающей мини-панели инструментов.

Можно установить особый колонтитул для первой страницы (в таком случае на первой странице он не будет отображаться) и разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Для этого нужно установить соответствующие флажки в группе Параметры.

Выйти из режима редактирования колонтитулов можно щелкнув на любой ячейке листа или нажав Esc.

Структура рабочей книги[править]

Документ Excel имеет расширение «*.xls» («*.xlsx» в Microsoft Office Excel 2007 и более поздних версиях) и называется рабочая книга.
Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна «Лист 1» и т. д.
Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк.
Столбцов в листе 16384 (2 в 14 степени), а строк 1048576 (2 в 20 степени). Количество ячеек — 17179869184 (2 в 34 степени).
Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от «A» до «Z», затем идет «AA-AZ», «BA-BZ», «AAA» и т. п. до «XFD» (16384).
Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например «A1»). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре.
Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы «достать» данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Отдельно следует сказать о так называемых «объединенных ячейках»: в программе Excel допустимо объединять ячейки, при этом визуально границы ячеек стираются и область ячеек, к которой было применено объединение ячеек, условно становится одной ячейкой.
Пример: выделим ячейки D2:E5 и объединим их (правая кнопка мыши в контекстном меню выбираем «Формат ячеек», переходим на вкладку «Выравнивание» ставим птичку напротив «объединение ячеек»). После этой операции при попытке установить курсор в любую из ячеек диапазона, будет выделятся (визуально) сразу 8 ячеек, однако текущей ячейкой будет являться левая верхняя, в этом примере — это ячейка D2.

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги[править]

С использованием левой кнопки мыши:

• щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl+PageUp / Ctrl+PageDown;
• перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;
• Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;
• Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;
• ⇧ Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;
• двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем ↵ Enter для завершения.

По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны следующие команды:

• «Добавить…». Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т. д.;
• «Удалить». Надеюсь, без комментариев;
• «Переименовать». Надеюсь, без комментариев;
• «Переместить/Скопировать…». Интересная и полезная команда:
  • в выпадающем списке «в книгу: » выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых документов или в новую книгу;
  • В списке «перед листом: » будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;
  • Если не устанавливать галочку «Создавать копию», лист будет перемещен в выбранную книгу (то есть в этой его не останется!), если установить — в выбранной книге будет создана копия этого листа.
• «Выделить все листы». Надеюсь, без комментариев;
• «Цвет ярлычка…». Тоже вроде без комментариев. Разве что хочу отметить, что активный «цветной» ярлычок отображается «некорректно» (IMHO);
• «Исходный текст». «Господа программеры» разберутся, для чего эта команда, обычным же пользователям сюда не ходить.

Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)[править]

• Самый простой способ — щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке.
• С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить «курсор» (рамку) на ячейку вверх/вниз/вправо/влево.
• С помощью окна «Переход» (активируется сочетанием клавиш Ctrl+G) — в строку «Ссылка: » вводим необходимый адрес ячейки, например BH12543, и нажимает ↵ Enter. Данный способ удобен в тех случаях, когда необходимо переместиться к ячейке находящейся в той части листа рабочей книги, которая значительно отдалена от текущего положения активной ячейки (в окне «Переход» допустимо вводить и адрес диапазона — в этом случае, кроме перемещения к диапазону, также происходит его выделение)

• Нажатие клавиши Tab ↹ приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а ⇧ Shift+Tab ↹ — в предыдущую. Нажатие клавиши ↵ Enter приводит к перемещению на ячейку вниз, а ⇧ Shift+↵ Enter — вверх.
• Однако, если нажать несколько раз Tab ↹, затем нажать ↵ Enter, курсор прыгнет под ту ячейку, в которой мы в первый раз нажали Tab ↹. Это удобно в тех случаях, когда мы заполняем таблицу построчно.
• Нажатие сочетаний клавиш Ctrl+клавиши управления курсором приводит к «прыжку» курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор прыгает к одному из краёв таблицы.
• Если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается белой, «невыделенной» (см. выше). При этом нажатие клавиш Tab ↹, ↵ Enter [+⇧ Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать Ctrl+↵ Enter (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;
• Нажатие клавиш Page Up / Page Down приводит к перемещению на страницу вниз / вверх;

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк[править]

• Чтобы выделить одну ячейку, щелкните на ней левой кнопкой мыши;
• Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигайте мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите левую кнопку мыши;
• Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, выделите сначала первый/первую, затем зажмите Ctrl, и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение;
• Нажатие сочетания клавиш Ctrl+A приводит к выделению всей таблицы. Но не всегда, есть маленький нюанс. Если справа, справа и на одну строку вниз, или снизу есть ячейка, содержащая данные, после первого нажатия этого сочетания выделится диапазон, начальной ячейкой которого будет активная ячейка, конечной — ячейка с данными. Повторное нажатие Ctrl+A приведет к выделению всей таблицы;
• Чтобы выделить всю таблицу, можно щелкнуть левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк («между» столбцом «A» и строкой «1»);
• Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца («шапка» таблицы сверху);
• Чтобы выделить всю строку, щелкнете на заголовке строки («шапка» таблицы слева);
• Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, наведите курсор мыши на начало диапазона, зажмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор;
• С зажатой клавишей Ctrl можно выделять не только несвязные ячейки и диапазоны, но и строки и столбцы;
• Если зажать клавишу ⇧ Shift и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие вы нажали клавиши управления курсором.

Изменение ширины столбцов и высоты строк[править]

• При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в «шапке» таблицы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).
• При изменении ширины столбцов, первое число будет означать, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях.
• При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает высоту в пикселях.
• Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

• Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент. Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое;
• Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбца (строки), в контекстном меню появятся команды «Ширина столбца…» («Высота строки»). После выбора одной из них откроется окно «Ширина столбца» («Высота строки»), в котором пользователь может ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта).

Ввод и редактирование данных в ячейках[править]

• Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать ↵ Enter или Tab ↹ ([+⇧ Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;
• Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем Ctrl+↵ Enter;
• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;
• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем F2;
• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем ↵ Enter, либо зеленую галочку слева.
• Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать Alt+↵ Enter

Добавление примечания к ячейке[править]

Для вставки примечания делаем одно из указанных ниже действий:

• Щелкаем правой кнопкой в нужной ячейке → «Добавить примечание» → Пишем текст примечания и оформляем → щелкаем за пределами примечания для завершения;
• Выделяем нужную ячейку → меню «Вставка» → «Примечание» → … ;
• Выделяем нужную ячейку → меню «Рецензирование» → «Создать примечание» → … или быстрой комбинацией ⇧ Shift+F2 (для Excel 2007)

Откроется окошко, в верхней части которого вставится имя текущего пользователя. В нём пишем текст примечания, причем его можно оформлять (шрифт, начертание, цвет, выравнивание). Для завершения щелкаем за пределами примечания.

В верхнем правом углу ячейки с примечанием появится красный треугольник. При наведении мыши на эту ячейку появится примечание:

К тексту примечания применимы некоторые приемы форматирования (размер, вид шрифта и др.)

При щелчке правой кнопкой на ячейке с примечанием в контекстном меню появятся пункты для работы с примечанием:

С пунктами 1-2 все понятно. Альтернативный способ удалить примечание: меню «Правка» —> «Очистить» —> «Примечания».

Команда «Отобразить или скрыть примечание» делает так, чтобы примечание всегда отображалось, даже без наведения на ячейку мыши. Есть способ отобразить разом все примечания во всех ячейках: меню «Вид» —> «Примечания». При этом откроется панель инструментов «Рецензирование», в котором находятся некоторые дополнительные команды для работы с примечаниями.

Если в этом режиме щелкнуть правой кнопкой мыши на границу примечания, в контекстном меню появится команда «Формат примечания», после выбора которой открывается окно «Формат примечания». В этом окне можно поменять заливку, границы, направление текста и другие настройки примечания.

Если при создании примечание не помещается, раздвиньте сразу границы. Автоматически границы не подгоняются и пользователю потом будет видно не все примечание.

Excel – это программа, которая
относится к категории электронных таблиц и является частью пакета Microsoft Office. Одним из достоинств Excel является ее универсальность. Версия Excel 2007 имеет новый «фирменный» интерфейс, где не используются стандартные в
других Windows-приложениях выпадающие меню. Вместо системы меню в Excel 2007 используется контекстно-зависимая ленточная система. Слова (такие
как Главная, Вставка, Разметка страницы и т.д.), которые
располагаются в верхней части окна программы 
на месте бывшей строки меню (рис. 1), теперь представляют вкладки. Щелкнув на слове,
представляющем вкладку, разворачивается лента, содержащие команды выбранной
вкладки. Каждая команда имеет название, которое отображается рядом (или ниже) с
пиктограммой, щелчком на которой выполняется данная команда. Команды собраны в
группы, и каждая группа имеет собственное название, которое отображается внизу
ленты.

При описании команд сначала будет
указываться название вкладки, затем название группы и, наконец, название
команды, например:

Данные Þ Сортировка и
фильтр  Þ Сортировка

Исходные данные и все результаты
действий, выполняемых в Excel, хранятся в файле рабочей книги, которая открывается в
отдельном окне. Можно открыть сколь угодно много рабочих книг. По умолчанию,
файлы рабочих книг Excel 2007 имеют расширение xlsx.

Каждая рабочая книга состоит из одного или нескольких рабочих листов, а рабочий лист, в свою очередь, состоит из
отдельных ячеек, на которые лист
размечен сеткой, разделяющей его на столбцы и строки, обозначенные
соответственно буквами и цифрами, как показано на Рис. 1. По умолчанию
каждая книга содержит 3 листа.

Строки рабочего листа
пронумерованы от 1 до 1 0485 76, столбцы обозначаются буквами от A до XFD (всего 16384 столбца). На пересечении строки и столбца
расположена отдельная ячейка. В любой момент времени только одна ячейка может
быть активной, т.е. готовой к приему
информации или другим действиям. Активная ячейка выделяется темным контуром
(Рис. 1). Её адрес, т.е. буква
столбца и номер строки указывается в поле Имя.
На рис. 1 выделена ячейка с адресом D2. Каждая ячейка может быть
использована для трех основных целей:

·       хранения текста (заголовка
таблицы, имя поля и т. п. );

·       хранения числа;

·       ссылка на расчетную формулу, по
которой осуществляются вычисления на основе данных, хранящихся в других ячейках
таблицы.