Структура окна табличного процессора ms excel

Вопрос 2. Интерфейс и основные понятия табличного процессора ms Excel

Функциональные возможности Excel позволяют широко использовать его для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде.

К основным возможностям табличного процессора Excel относятся:

 быстрое построение, корректировка, сохранение таблиц;

 использование стандартных функций для проведения расчетов в таблицах;

 защита табличных данных;

 построение по табличным данным двух — и трехмерных графиков и диаграмм, содержит разнообразные инструменты для редактирования графиков и диаграмм, включая средства для создания смешанных двухмерных графиков;

 поддержка OLE – технологии и технологии drag-and-drop;

 работа со связанными таблицами;

 работа с таблицей как с базой данных;

 одновременная работа с несколькими книгами и др.

Кроме того, Excel обеспечивает:

 быстрое построение таблиц любой формы одноразового и многоразового пользования и сохранение на магнитном носителе в виде отдельного файла с последующим чтением;

 возможность обработки таких типов данных, как числа, даты, формулы;

 возможность корректировки уже созданной таблицы (перемещение строк и столбцов, их копирование, удаление и т.д.);

 возможность выбора цветового оформления таблицы, а также выбора различных шрифтов и стилей, включая автоформатирование;

 наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (например, мастер диаграмм или мастер функций);

 автоматизированную обработку таблиц с помощью макрокоманд, а также модулей на встроенном языке программирования Visual Basic for Application;

 поддержку работы в сети.

В табличном процессоре Excel информация хранится в виде рабочей книги. Рабочая книга может содержать 255 листов, расположенных в произвольном порядке, следующих типов: рабочий лист; лист с диаграммой; лист макросов.

Основными понятиями табличного процессора Excel являются:

 книга – это файл, используемый для обработки и хранения данных, состоящий из отдельных листов;

 лист – разделен на строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк;

 ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы (ЭТ);

 текущая (активная) ячейка – ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится курсор;

 адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки;

 блок ячеек (диапазон) – группа смежных ячеек, определяемая адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом блоком. Например, D4:F13;

 ссылка – ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле;

 абсолютная ссылка – это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку;

 относительная ссылка – это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с положением формулы.

 формула – это конструкция, начинающаяся со знака “=”, состоящая из математических операторов, значений, ссылок на ячейки и имен функций, при этом результатом выполнения формулы является некоторое новое значение.

Окно приложения табличного процессора Excel имеет вид, представленный на рис. 5.1:

Рис. 5.1. Окно Microsoft Excel

Основное меню содержит команды программы. Строка формул отображает вводимые в ячейку данные и формулы, содержащиеся в текущей ячейке. Поле имен отображает адрес активной ячейки.

Источник

Табличный процессор Excel Электронная таблица и ее компоненты. Табличный процессор: краткая характеристика, структура интерфейса

Цель работы: изучить структуру электронной таблицы и ее компоненты, ознакомиться с основными функциональными возможностями Excel.

1. Основные понятия

Табличный процессор представляет собой инструментальное средство, предназначенное для обработки данных, представленных в табличной форме.

Основными объектами табличного процессора являются: электронная таблица; ячейка; блок (интервал) ячеек; рабочий лист; рабочая книга; диаграмма; макрос; модуль.

Электронная таблица (ЭТ) состоит из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки (рис. 3.4.).

Столбцы идентифицируются буквами латинского алфавита от A до Z и их парными сочетаниями.

Строки идентифицируются цифрами (1, 2, 3, . ).

Количество строк и столбцов определяется особенностями используемого табличного процессора, так например, MS Excel 97 имеет 65536 строк и 256 столбцов.

Ячейка  область, определяемая пересечением столбца и строки ЭТ. Каждая ячейка имеет: адрес; отображение; формат; содержимое.

Адрес ячейки уникален и определяется идентификатором столбца и номером строки.

В ЭТ можно работать как с отдельной ячейкой, так и с группой (интервалом) ячеек, называемой блоком. Блок ячеек имеет свой уникальный адрес.

В качестве блока ячеек могут выступать строка или часть строки, столбец или часть столбца или прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Адрес блока задается указанием адресов первой и последней ячеек интервала, при этом в качестве разделителя используется символ : (двоеточие). Например: B1:B7, E3:R3, E3:F6.

1

Рис. 3.4. Схема ЭТ

Отображение ячейки  это то, что мы видим на экране дисплея.

Формат ячейки можно задавать посредством указания формата чисел, шрифтов, видов рамок и т.д.

Содержимым ячейки ЭТ могут быть: текстовые (символьные) данные; числовые данные; формула; функция; дата.

Текстовые (символьные) данные формируются из алфавитных, числовых и специальных символов.

Числовые данные  данные, с которыми предполагается производить вычисления.

Формула вводится в ячейку ЭТ для вычисления. В Excel формула начинается со знака равенства (=) и может включать числа; адреса ячеек; знаки арифметических операций: + (сложение), — (вычитание), * (умножение), / (деление), ^ (возведение в степень); специальные символы (:, ; ,$ и т.д.), а также функции (статистические, математические, финансовые). Вычисление по формуле производится над данными из других ячеек, результат вычисления помещается в текущую ячейку. Значение в ячейке, содержащей формулу, после изменения исходных данных вычисляется автоматически.

Функция имеет уникальное имя. Аргументы функции записываются в круглых скобках и разделяются символом ; (точкой с запятой) 1 . Например,

= СУММ(А10:A25)  сумма чисел, находящихся в интервале ячеек А10:А25;

= МИН(А10:A25;C10:C25)  минимальное значение из двух указанных интервалов;

=РАНГ(B12;B12:B20) — ранг числа 2 , находящегося в ячейке B12, в списке чисел, расположенных в интервале B12:B20.

Функцию можно считать частным случаем формулы.

Дата вводится в ячейку ЭТ с учетом формата, например, ДД–МММ–ГГ (10–янв–02) или МММ–ГГ (янв–02).

Текущей (активной) ячейкой является ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится табличный курсор (в этом случае ячейка обрамлена жирной рамкой).

Часто таблица содержит большое количество ячеек, значения которых должны вычисляться по одинаковым алгоритмам, но на основе различных исходных данных. Табличные процессоры позволяют автоматизировать создание формул для вычислений такого рода, обеспечивая операцию копирования формул с автоматической корректировкой адресов ячеек.

Адресация, допускающая автоматическую корректировку, называется относительной. Адресация, не допускающая автоматическую корректировку, называется абсолютной.

Иногда, например, при копировании формул, корректировка имен столбцов и/ или номеров строк некоторых ячеек недопустима. В этих случаях перед именем столбца и/или номером строки, не подлежащим корректировке, ставится знак $ 3 .

Адрес ячейки А21 может быть указан следующим образом:

А21  при копировании формул автоматически изменяются имя столбца и номер строки;

$A21  корректируется только номер строки;

А$21  корректируется только имя столбца;

$A$21  адрес ячейки не изменяется.

Каждая ЭТ размещается на отдельном рабочем листе. Каждый рабочий лист имеет уникальное имя. Используя ссылки, можно работать одновременно с несколькими ЭТ.

Рабочая книга состоит из рабочих листов. Число листов можно увеличивать или уменьшать. Рабочая книга хранится в файле с расширением xls.

Диаграмма  графическое представление числовых зависимостей.

Макрос  последовательность команд, обеспечивающих автоматическое выполнение часто повторяющихся операций. Макрос сохраняется под определенным именем для многократного использования.

Модуль — программа, записанная на языке Visual Basic.

Источник

2.2. Интерфейс табличного процессора Microsoft Excel 2010

В окне Microsoft Excel 2010, как и в других программах MS Office 2010, используется новый ленточный интерфейс (рис. 2.1). В верхней части окна расположена лента со вкладками инструментов, панель быстрого доступа, строка заголовка. Под лентой меню расположена строка, в которой отображается название активной ячейки, а также строка ввода формул или содержимого выделенной ячейки. В нижней части окна расположена строка состояния, которая содержит различного рода вспомогательную информацию по работе с программой.

Рис. 2.1. Основные элементы окна MS Excel 2010

2.3. Панель быстрого доступа

На панели (рис. 2.2) размещены кнопки наиболее часто выполняемых операций. По умолчанию это: Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод. На панель могут быть добавлены кнопки из раскрывающегося по кнопке списка настройки, либо любые другие команды при использовании пунктаДругие команды →Панель быстрого доступа. Для добавления и удаления определенных команд, необходимо их выделить в левой части окна и добавить на правую, а также указать, будет ли панель иметь заданный вид при открытии всех других документов, выбрав из списка пункт Для всех документов (по умолчанию), или только для определенного документа.

Рис. 2.2. Панель быстрого доступа

2.4. Лента главного меню

Лента главного меню включает в себя вкладки: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид, Разработчик (если вкладка не отображается, следует выбрать Файл→ Параметры настройка ленты→ включить в правой части окна Настройка ленты отображение вкладки Разработчик (поставить галочку). Каждая вкладка содержит группы инструментов, предназначенных для выполнения определенного класса задач. Также существуют специализированные вкладки, которые появляются в ленте меню на время работы с определенными объектами.

На панелях инструментов вкладок вынесены наиболее часто используемые кнопки. Другие нужные команды группы можно вызвать, нажав на небольшую стрелку в правом нижнем углу определенной группы. Это позволит вызвать диалоговое окно (рис. 2.3), содержащее все команды данной группы. При наведении на курсора на кнопки инструментов появляется всплывающая подсказка, которая информирует об их предназначении.

Рис. 2.3. Кнопка открытия диалогового окна Формат ячеек

Рассмотрим основные вкладки главного меню.

Вкладка (меню) Файл (рис. 2.4) Вкладка Файл всегда расположена в ленте первой слева. По своей сути вкладка Файл представляет собой меню.

Меню содержит команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для настройки Excel (Справка, Параметры).

Рис. 2.4. Состав вкладки (меню) Файл

Команды Сохранить как и Открыть вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.

Команда Сведения открывает раздел вкладки для установки защиты документа, проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel, работы с версиями документа, а также просмотра и изменения свойства документа.

Команда Последние открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Excel, в том числе закрытых без сохранения.

Команда Создать открывает раздел вкладки с шаблонами для создания новых документов.

Команда Печать открывает раздел вкладки для настройки и организации печати документа, а также предварительного просмотра документа.

Команда Доступ открывает раздел вкладки для отправки документа по электронной почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата файла документа.

Команда Справка открывает раздел вкладки для просмотра сведений об установленной версии Microsoft Office, проверки наличия обновлений, настройки параметров Excel

Команда Параметры отображает диалоговое окно Параметры Excel для настройки параметров Excel

Кнопка Выход завершает работу с приложением.

Вкладка Главная (рис. 2.5) состоит из следующих групп инструментов, позволяющих осуществлять базовые операции по редактированию и оформлению текста в ячейках, форматированию самих ячеек и работе с ними:

буфер обмена (позволяет осуществлять копирование, вставку, специальную вставку, удаление, формат по образцу);

шрифт (позволяет задавать разнообразные параметры шрифта, заливки и границ ячеек);

выравнивание (позволяет устанавливать выравнивание текста в ячейках по горизонтали и вертикали, направление и перенос текста, объедине­ние/разъединение ячеек);

число (используется для задания формата отображения значений ячейки, регулирования разрядности числовых значений);

стили (позволяет задавать разнообразные параметры стилей оформления ячеек, условное форматирование);

ячейки (позволяет выполнять операции вставки, удаления, формата ячеек, строк, столбцов, листов, а также выставлять параметры защиты различных объектов);

редактирование (предназначена для вставки функций в формулы, задания прогрессии, сортировки и фильтрации, очистки содержимого ячеек, поиска и выбора различных объектов листа).

Рис. 2.5. Состав групп вкладки Главная

Вкладка Вставка (рис. 2.6) состоит из групп, позволяющих осуществлять вставку различных элементов:

таблицы (позволяет создать на листе новый объект – таблицу, для управления связанными данными и их анализа; вставить сводную таблицу и диаграмму);

иллюстрации (позволяет вставлять рисунки, клипы, фигуры, объекты SmartArt);

диаграммы (позволяет вставлять на листы диаграммы и форматировать их),

связи (позволяет осуществить вставку гиперссылок);

текст (позволяет вставить предварительно отформатированные надписи, объекты WordArt, специальные символы, колонтитулы и другие объекты).

Рис. 2.6. Состав групп вкладки Вставка

Вкладка Разметка страницы (рис. 2.7) состоит из групп инструментов, ориентированных на установку и настройку различных параметров разметки страницы:

темы (изменение вида оформления электронной таблицы, в том числе, цветов, шрифтов, эффектов);

параметры страницы (выбор размеров полей, ориентации и размера бумаги, добавление в документ разрывов страниц, включение режима печати заголовков таблицы, задание подложки листов);

вписать (изменение масштаба документов, задание распределения таблицы на определенное количество листов при печати);

параметры листа (задание вида отображения данных на листе);

упорядочить (корректировка параметров размещения выделенного объекта на листе, привязка к сетке).

Рис. 2.7. Состав групп вкладки Разметка страницы

Вкладка Формулы (рис. 2.8) состоит из групп инструментов по созданию и использованию формул на листах таблицы:

библиотека функций (используется для вставки функций различных типов);

определенные имена (задание и использование имен для более удобной работы ячейками в формулах);

зависимости формул (нахождение зависимостей и проверка формул);

вычисление (задание пересчета формул).

Рис. 2.8. Состав групп вкладки Формулы

Вкладка Данные (рис. 2.9) состоит из групп инструментов для различных операций с данными:

получить внешние данные (импорт данных из различных приложений);

подключения (интерактивный сбор данных);

сортировка и фильтр (расширенные возможности сортировки и отбора данных);

работа с данными (проверка, объединение данных, подбор заданных параметров, удаление повторяющихся значений);

структура (группировка и подведение итогов).

Рис. 2.9. Состав групп вкладки Данные

Вкладка Рецензирование (рис. 2.10) состоит из следующих групп:

правописание (проверка орфографии, грамматики, использование справочников, перевод выделенного текста на другой язык);

примечания (создание, редактирование и удаление примечаний к ячейкам);

изменения (настройка параметров защиты листов и книг).

Рис. 2.10. Состав групп вкладки Рецензирование

Вкладка Вид (рис. 2.11) состоит из следующих групп инструментов, предназначенных для настройки режимов просмотра документов:

режимы просмотра книги (просмотр документов в различных видах);

показать или скрыть (дополнительные элементы настройки отображения элементов окна);

масштаб (изменение масштаба книги и ее частей);

окно (открытие нового окна, упорядочивание и управление открытыми окнами, разделение текущего окна на два окна для одновременного просмотра разных частей документа);

макросы (работа с макросами в таблицах).

Рис.2.11. Состав групп вкладки Вид

Источник