Структура документу ms excel

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

ЛЕКЦИЯ 1.

НАЗНАЧЕНИЕ
И ВОЗМОЖНОСТИ MICROSOFT OFFICE EXCEL. ИНТЕРФЕЙС ПРОГРАММЫ. ЗАПОЛНЕНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ЯЧЕЙКИ.
ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ. ТИПЫ ДАННЫХ (ТЕКСТ, ЧИСЛО, ФОРМУЛА).

 

Электронные
таблицы или табличные процессоры предназначаются для решения задач, данные,
которых могут  быть представлены в виде таблиц.

Без
электронных таблиц не обходятся бухгалтеры и кладовщики, участники бирж,
руководители брокерских контор, банков, финансовые менеджеры. Их помощью
пользуются не только в финансовой и учетной деятельности, но и в научной для
выполнения математических расчетов. Электронные таблицы предназначены для
обработки численных данных, автоматизации рутинных процессов пересчета
производных величин в зависимости от изменения исходных данных.

 Однако
современные электронные таблицы не просто инструмент для калькуляции.

·Во-первых:
электронные таблицы позволяют проводить численные эксперименты с
математическими моделями (научные исследования.)

·Во-вторых:
электронные таблицы можно использовать как базу данных (операции сортировки,
выборки).

·В-третьих:
электронные таблицы удобный инструмент для изготовления форматированных
документов с графической информацией (портрет, видеоклип, цветная диаграмма).

·В-четвертых:
электронные таблицы позволяют создавать сложные и красиво оформленные
документы, например рекламу с прайс-листами, каталоги, графики работ,
расписание и т.д.

Электронные
таблицы — это специальная модель структурирования, представления
и обработки произвольной информации тесно связанной с текстовыми документами и
с базами данных.

Одно
из самых популярных средств управления электронными таблицами — программа Microsoft Excel.

Интерфейс
программы

Окно
Excel содержит все стандартные элементы приложений Windows. Это заголовок,
горизонтального меню, панели инструментов, полосы прокрутки, строки состояния.

Структура
окна Excel

Внешний вид окна
программы Excel отличается от окна Excel. Главное отличие
заключается в том, что Excel имеет «ленточный» интерфейс, в котором все
команды программы размещены на ленте, разбитой на вкладки, а те в свою очередь,
на группы, включающие отдельные команды.

В общем случае
окно программы Excel состоит из следующих элементов (рис. 1):

—       строки
заголовка;

—       ленты с
вкладками команд;

—       панелей инструментов
во вкладках команд;

—       кнопок
управления окном;

—       кнопки “Office”;

—       строки
формул;

—       рабочего
листа;

—       кнопок
переключения режимов просмотра;

—       панели Быстрого
доступа;

—       ярлыков
листов;

—       строки
состояния.

Рисунок 1 – Окно
программы Excel

Специфичные
элементы окна:

1.   Строка
формул (для ввода, редактирования данных). В левой ее части находится список
именованных ячеек, заголовок этого списка называется полем имени. В этом поле
высчитывается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы. Правее поля имени
находится 3 кнопки управления процессом ввода (видны во время ввода) .

2.   Заголовок
столбца с обозначениями A,B,C,D,….

3.   Заголовок
строки с номерами 1,2,3,4,….

4.   Строка
с ярлычками листов позволяет переходить от одного рабочего листа к другому в
пределах рабочей книги.

5.   Строка
состояния.

Структура
документа Excel.

Объектом
обработки MS Excel является документ: файл с расширением .xls (.xlsx),
называемый рабочей книгой, которое состоит из 1-го или нескольких рабочих
листов.

Листы одной
книги обычно связаны между собой тематически. В каждом файле могут размещаться
до 255 электронных таблиц (рабочий лист).

Столбцы по
умолчанию обозначают латинскими буквами  A,B,C,D. Если букв не хватает
используются 2-х буквенные обозначения AA,BB,CC и т.д. Максимальное число
столбцов в таблице — 256.

Строки
нумеруются целыми числами. Максимальное число строк в таблице — 65536.

Основной
структурный элемент электронной таблицы — ячейка, расположенная на пересечении
столбца и строки, обозначается по номеру столбца и строки  (без пробела).

Например:
A1,BB,CZ3 и т.д. Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей.
Текущая ячейка обведена широкой рамкой и ее номер и содержимое приведены в
строке формул.

Содержимое
ячеек (типы данных)

Текст —
представляет собой строку, произвольной длины. Ячейка, содержащая текстовые
данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может
интерпретировать данные в ячейке как число или формулу программа считает, что
это текстовые данные. Для ввода числа в формате текста (случае
ввода телефонных кодов) следует ввести перед числом символ апострофа, ‘01481.
данные теперь рассматриваются Excel как текст.
Арифметические операции работать не будут. Число будет либо проигнорировано,
или появится сообщение об ошибке

Числовые
данные — отдельное число. Это последовательность цифр со
знаком или без, дробная часть отделяется «,».Как числа рассматривают
данные определяющие дату или денежные суммы 257; -145,2; 15$. Элементы
даты можно отделять друг от друга символом (/) или (—), либо
использовать текст, например 10 окт 03. Excel распознает
множество форматов даты. Элементы времени можно отделять символом двоеточие,
например 10:43:45.

Формулы.
Ячейка с формулой служит для проведения вычислений над ячейками с числами
(вычисляемая ячейка).  Формула начинается со знака «=» (например =
A2*B2+C3)

 Формула
может содержать:

—       знаки
операций: +, -, *, /, ^,

—       константы

—       ссылки
на ячейки и интервалы (A1:E10)

—       имена
интервалов

—       встроенные
функции (SQRT, SIN,SUM).

Ввод и
редактирование данных

Данные можно
вводить непосредственно в ячейку или в строку формул. Для ввода данных (текст,
даты, числа, формулы и т. д.) с использованием клавиатуры следует выделить
ячейку, ввести данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул
и подтвердить ввод.

Подтвердить ввод
можно одним из трех способов:

·    
нажать
клавишу клавиатуры <Enter> или <Tab>;

·    
нажать
кнопку Ввод (зеленая галочка)  в строке формул;

·    
выделить
любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).

Неправильно
введенный символ можно удалить. Для удаления символа, находящегося слева от
текстового курсора, надо нажать клавишу клавиатуры <Back Space>.

При вводе данных
переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно
сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один
раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

По умолчанию все
данные ячейки вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому
абзацу) в ячейке необходимо нажать клавишу клавиатуры <Enter> при
нажатой клавише <Alt> (рис.2).

Рисунок 2 – Ввод
данных в ячейку в две строки

Для отказа от
ввода данных в ячейку следует нажать клавишу клавиатуры <Esc> или
кнопку Отмена (красный крестик)  в строке формул.

Одни и те же
данные можно ввести одновременно в несколько ячеек одного листа. Для этого
следует выделить ячейки (не обязательно смежные), в которые необходимо ввести
данные, ввести данные и нажать клавиши клавиатуры <Ctrl> +
<Enter> или, при нажатой клавише клавиатуры <Ctrl>,
щелкнуть по кнопке Ввод  в строке формул (см. рис. 1).

Одни и те же
данные можно ввести одновременно в одноименные ячейки различных листов. Для
этого следует выделить ярлыки листов, в которые необходимо ввести данные,
ввести данные и подтвердить ввод.

Чтобы заполнить
активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше (заполнить вниз), можно
нажать комбинацию клавиш клавиатуры <Ctrl> + <В>. Чтобы
заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной слева (заполнить
вправо), можно нажать комбинацию клавиш клавиатуры <Ctrl> + <К>.

Microsoft Excel
обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и
автоматически устанавливает соответствующий формат данных.

Ввод
текста

При вводе текста
нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( – ). Это
может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т. п.).
Переносы в словах в документах Excel вообще недопустимы.

Если весь текст
ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то
текст отображается на листе на соседних ячейках справа (ячейка А1 на
рис. 3). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на
листе не отображается (ячейка А2 на рис. 3). При этом текст в строке
формул отображается полностью.

Рисунок 3 –
Отображение текста в ячейках

 

 

Ввод
чисел

При первоначальном
вводе (до изменения ширины столбцов) числа в ячейке может отобразиться число из
11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться (ячейка В2
на рис. 4). При вводе большего числа происходит автоматическое форматирование
ячейки, и число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В3
на рис.4)

Если же ширина
столбца была уменьшена и число не может быть отображено в ячейке, то вместо
числа в ячейке отображаются символы #  (ячейка В4 на рис.4). При
этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при
наведении указателя мыши на такую ячейку. В ячейке число может быть отображено
при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.

Рисунок 4 –
Отображение чисел в ячейке

При вводе с
клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяют запятой.

Для удобства
представления больших чисел группы разрядов при вводе можно отделять пробелами.
Например, число 12345678 можно ввести как 12 456 789. В строке формул при этом
число будет отображаться без пробелов между разрядами (рис. 5).

Рисунок 5 – Ввод чисел
с разделителем разрядов

Группы разрядов
числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В
противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с
разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и
ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически
будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой
числовой информации необходимо очистить формат ячейки, для этого можно выполнить
команду на ленте  вкладка
Главная  группа
редактирование щёлкнуть по пиктограмме  выбрать очистить
форматы).

В большинстве
случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае
такая информация не воспринимается как число.

Исключение
составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р
с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента %)
(рис. 6).

Рисунок 6 – Ввод
чисел с обозначением рубля и процентов

Обозначение рубля
и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода
другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное
обозначение.

Ввод дат и
времени

Microsoft Excel
воспринимает даты, начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года
воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата — 31 декабря 9999 года.

Произвольную дату
следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве
разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все
данные вводятся в числовом виде. Точка после года не ставится. Например, для
ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:

12.8.1918 или

12-8-1918 или

12/8/1918

Независимо от
способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда
отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Время следует
вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не
обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка
после секунд (минут) не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут
00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.

Для отображения
времени суток в 12-часовом формате следует ввести букву a или p (обязательно в
английской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени,
например 9:00 p. После ввода время будет отображено с обозначением РМ (рис. 7).

Рисунок 7 –
Отображение времени при вводе

Ячейка может
содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести
пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в обратной последовательности:
сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.

Формат даты
(времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода
другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты
(времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить
формат ячейки.

Редактирование
данных: двойной щелчок на ячейке или щелчок в панели формул.  По окончании
ввода программа Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому
краю, числовые по правому. В ячейке с формулой выводятся результаты вычислений.

Форматирование
данных. Если пользователя не устраивают соглашения о вводе, можно принудительно
установить новые правила. Выбрать нужный формат
(числовой, денежный и т.д.) можно следующим образом:

1.   Выбрать
нужный формат можно на Ленте  вкладка
Главная  группа
Число
(рис. .

Рисунок 8 – Первый
способ открыть Формат ячеек

При этом откроется окно Формат ячеек рис.9.

Рисунок 9 – Окно Формат
ячеек

2.   Выбрать
нужный формат можно на Ленте  вкладка
Главная  группа
Ячейки
(рис. 10).

Рисунок 10 – Второй
способ открыть Формат ячеек

3.   Выбрать
нужный формат можно выделив ячейку  Вызвать
контекстное меню щелкнув правой кнопкой мыши (рис. 11).

Рисунок 11 – Третий
способ открыть Формат ячеек

Группировка данных в Microsoft Excel

​Смотрите также​ и закрывается/открывается список​Вы также можете настроить​ ползунок​Конструктор​Горизонтальная иерархия с подписями​ поле и растяните​ на том же​щелкните стрелку под​щелкните​ языке) .​На вкладке​В списке​В появившемся окошке выбираем,​ сворачивать и разворачивать,​.​ пользователей это не​При работе с таблицами,​ ниже, а не​

​ графическом элементе SmartArt​Прозрачность​

Настройка группировки

​не отображается, выделите​.​ рамку на новое​ уровне.​ командой​Иерархия​Если вы хотите проиллюстрировать​

1. ​Данные​​При каждом изменении в​​ что именно нам​

   

2. ​ нажимая на знаки​Открывается небольшое окно, в​​ устраивает, так как​​ в которые входит​ выше.​ перемещать поля, изменять​

   

3. ​или введите число​ графический элемент SmartArt.​Примечание:​ место.​Удаление поля​Добавить фигуру​и дважды щелкните​ иерархических отношений горизонтально​(Data), кликните по​(At each change​ нужно разъединить: строки​ «минус» и «плюс»​ котором нужно дать​ удобнее, когда наименование​ большое количество строк​Пример прилагаю.​ их размер, добавив​ в поле рядом​Выберите нужную комбинацию цветов.​ Чтобы изменить макет SmartArt,​Чтобы фигура перемещалась с​Чтобы удалить поле, щелкните​.​ макет рисунка (например,​ или вертикально, можно​​Группировать​​ in) выберите​

​ или столбцы. После​ соответственно.​ ответ, что мы​

Группировка по строкам

​ размещается сверху. Для​ или столбцов, актуальным​

1. ​Alex_ST​ заливку или эффекти​ с ним. Значение​Совет:​ можно также выбрать​ очень маленьким шагом,​ его границу и​Если вкладка​Горизонтальная иерархия​ создать графический элемент​

   
2. ​(Group).​Company​ этого, жмем на​В Эксель можно создавать​​ хотим сгруппировать –​​ этого нужно снять​

   

3. ​ становится вопрос структурирования​: Sub Groups_Tuning() ‘Настройка​​ добавлять фотографию.​​ прозрачности можно изменять​​ (ПРИМЕЧАНИЕ.) При наведении указателя​​ нужный параметр в​

   

4. ​ удерживайте нажатой клавишу​ нажмите клавишу DELETE.​Работа с рисунками SmartArt​).​ SmartArt, который использует​Нажмите на знак «​. Этот столбец мы​​ кнопку​​ не только группы​ строки или столбцы.​​ галочку с соответствующего​​ данных. В Экселе​

​ группы и структуры:​При использовании PowerPoint можно​ от 0 (полная​ мыши на эскиз​ разделе​

​ CTRL и нажимайте​Примечания:​или​

Группировка по столбцам

​Для ввода текста выполните​ макет иерархии, например​

1. ​–​ будем использовать, чтобы​«OK»​ первого порядка, но​ Ставим переключатель в​

   

2. ​ пункта. В общем,​ этого можно достичь​ итоги в строках​ добавить анимацию к​ непрозрачность, значение по​​ можно просмотреть, как​​Работа с рисунками SmartArt​

   
3. ​ клавиши со стрелками.​ ​Конструктор​​ одно из следующих​​ иерархия с подписями.​​«.Результат:​​ структурировать нашу таблицу.​

​.​ и вложенные. Для​ позицию​ каждый пользователь может​ путем использования группировки​ над данными, итоги​ иерархии, чтобы обратить​

Создание вложенных групп

​ умолчанию) до 100​ изменяются цвета в​на вкладке​Изменение макета другой иерархии​Если вам нужно добавить​не отображается, выделите​ действий.​ Иерархия графически представляет​Чтобы удалить структуру, выделите​В списке​Теперь выделенные группы будут​ этого, нужно в​«Строки»​ настроить данные параметры​ соответствующих элементов. Этот​ в столбцах слева​ внимание на каждое​

​ % (полная прозрачность).​ графическом элементе SmartArt.​Конструктор​Щелкните правой кнопкой мыши​ поле в иерархии,​ графический элемент SmartArt.​В области текста щелкните​ ряд упорядоченный группирований​ любую ячейку из​Операция​ расформированы, а структура​

Разгруппирование

​ развернутом состоянии материнской​и жмем на​ под себя. Кроме​ инструмент позволяет не​

1. ​ от данных​ поле, каждую ветвь​Стиль SmartArt — это​В графическом элементе SmartArt​​в группе​​ иерархии, на которые​ попробуйте добавить поле​​Выполните одно из указанных​​ элемент​

   

2. ​ людей или элементов​ набора данных и​(Use function) выберите​ листа примет свой​ группы выделить в​ кнопку​​ того, тут же​​ только удобно структурировать​

​On Error Resume​ или каждый уровень​ сочетание различных эффектов,​ щелкните правой кнопкой​

​Макеты​ вы хотите изменить​ перед после, выше​ ниже действий.​[Текст]​ в системе. С​ на вкладке​Количество​ первоначальный вид.​ ней определенные ячейки,​«OK»​ можно включить автоматические​ данные, но и​ Next​ иерархии.​ например стилей линий,​

​ мыши строку или​

lumpics.ru

Структурирование данных в Excel

​. При выборе варианта​ и нажмите кнопку​ или ниже выделенного​Чтобы вставить поле на​и введите содержимое.​ помощью графического элемента​Данные​

1. ​(Count).​Как видим, создать группу​​ которые вы собираетесь​​.​
2. ​ стили, установив галочку​​ временно спрятать ненужные​​With ActiveSheet.Outline​​Нажмите кнопку иерархии рисунка​​ рамок или трехмерных​
3. ​ поле границы, которые​​ макета можно предварительно​​Изменить макет​ поля, чтобы определить​​ том же уровне,​​Копирование текста из другой​ SmartArt в Excel,​(Data) нажмите кнопку​
4. ​Поставьте галочку напротив​​ столбцов или строк​​ сгруппировать отдельно. Затем​​На этом создание группы​​ около данного наименования.​
5. ​ элементы, что позволяет​​.SummaryRow = xlAbove​​ SmartArt, который нужно​
6. ​ эффектов, которые можно​​ нужно изменить и​​ просмотреть, как будет​​.​

   

7. ​ место требуется применить​ что и выбранное​​ программы или расположения,​​ Outlook, PowerPoint или​Промежуточный итог​Company​ довольно просто. В​ следует провести одну​​ завершено. Для того,​​ После того, как​ сконцентрировать своё внимания​

​.SummaryColumn = xlLeft​​ анимировать.​​ применить к полям​​ выберите команду​ выглядеть графический элемент​​Выберите элемент​​ новое поле. Это​

​ поле, но после​ щелкните элемент​

1. ​ Word, можно создать​​(Subtotal). Затем кликните​​(см. рисунок ниже).​​ то же время,​​ из тех процедур,​
2. ​ чтобы свернуть её​​ настройки выставлены, кликаем​​ на других частях​​End With​​На вкладке​
3. ​ графического элемента SmartArt​​Формат фигуры​​ SmartArt.​
4. ​Иерархия​ простое исправление распространенных​ него, выберите команду​[текст]​​ иерархию и включать​​ по​​Нажмите​​ после проведения данной​ какие были описаны​​ достаточно нажать на​​ по кнопке​

​ таблицы. Давайте выясним,​End Sub​
​Анимация​
​ для придания им​

​.​

office-guru.ru

Создание иерархии

​Быстро добавить конструктор качество​​, а затем выполните​ ошибок графических элементов​Добавить фигуру после​в области текста​ в листе, сообщение​Убрать все​ОК​ процедуры пользователь может​ выше, в зависимости​ знак «минус».​«OK»​ как произвести группировку​Alex_ST​в группе​ профессионального, неповторимого вида.​Чтобы изменить цвет границы,​ оформления и польский​ одно из следующих​ SmartArt.​.​ и затем вставьте​

​ электронной почты, презентации​(Remove All).​.​ значительно облегчить себе​ от того, со​Чтобы заново развернуть группу,​.​ в Экселе.​: А если не​Анимация​Щелкните графический элемент SmartArt,​ выберите пункт​ в графический элемент​ действий:​Вам нельзя автоматически соединить​Чтобы вставить поле на​ текст.​ или документа.​Урок подготовлен для Вас​

​Результат:​​ работу с таблицей,​ столбцами вы работаете​ нужно нажать на​На этом настройка параметров​Скачать последнюю версию​

​ макросом, то​​щелкните​ стиль SmartArt которого​Цвет линии​ SmartArt, можно изменить​Для отображения иерархических отношений​ два поля верхнего​ том же уровне,​Примечание:​Важно:​

Создание иерархии

1. ​ командой сайта office-guru.ru​​Чтобы свернуть группу ячеек,​​ особенно если она​​ или со строками.​​ знак «плюс».​​ группировки в Эксель​​ Excel​

   

2. ​ДАННЫЕ — ГРУППА​​Анимировать​​ нужно изменить.​​, нажмите кнопку​​ цвета и Применение​ сверху вниз и​​ уровня в строке​​ что и выбранное​

3. ​ Если область текста не​ Если вы хотите создать​Источник: http://www.excel-easy.com/examples/outlining-data.html​

   • ​ нажмите знак «​ сильно большая. В​​После этого вложенная группа​​Аналогичным образом проводится и​

   • ​ завершена.​Прежде чем перейти к​ И СТРУКТУРА -​​и выберите вариант​​В разделе​Цвет​ стиля SmartArt иерархии.​

     ​ сгруппированные иерархическом порядке,​​ макеты иерархии, например​ поле, но перед​ отображается, щелкните элемент​

     

     • ​ организационную диаграмму, создайте​Перевел: Антон Андронов​–​

       ​ этом случае также​​ будет готова. Можно​ группировка по столбцам.​Выполним группировку данных по​ группировке строк или​

Добавление и удаление полей в иерархии

​ НАСТРОЙКА​

1. ​Последовательно по ветвям​Работа с рисунками SmartArt​, а затем​

2. ​ Можно также Добавить​ нажмите кнопку​Горизонтальная иерархия​

3. ​ ним, выберите команду​​ управления.​​ макет организационной диаграммы​​Автор: Антон Андронов​​» (минус). Можно использовать​​ может помочь создание​​ создавать неограниченное количество​Справа или слева от​​ строкам.​​ столбцов, нужно настроить​

   

   ​сам снять обе​​.​​на вкладке​​ щелкните нужный цвет.​​ эффекты, например свечения,​Иерархия с подписями​

4. ​, однако можно сымитировать​Добавить фигуру перед​

   • ​Щелкните поле в графическом​ с помощью графического​Примечание:​ цифры, чтобы свернуть​ вложенных групп. Провести​​ подобных вложений. Навигацию​​ группируемых данных добавляем​

   • ​Добавляем строчку над группой​ этот инструмент так,​ «гульки»​Примечание:​Конструктор​​Чтобы изменить тип границы​​ сглаживания или трехмерные​

   • ​.​ это действие, добавив​.​ элементе SmartArt и​​ элемента SmartArt.​​Мы стараемся как​
     ​ или развернуть группы​ разгруппирование так же​ между ними легко​ новый столбец и​ столбцов или под​ чтобы конечный результат​

   • ​Libera​ При копировании иерархию, которая​в группе​ фигуры, щелкните​​ эффекты.​​Чтобы показать группы встроенной​

     ​ поле в графический​Чтобы вставить поле на​ введите свой текст.​Примечание:​

​ можно оперативнее обеспечивать​

​ по уровню. К​ просто, как и​ проводить, перемещаясь по​

​ указываем в нём​​ ней, в зависимости​

• ​ был близок к​: В настройках группировки​ имеет анимация, примененная​Стили SmartArt​Тип линии​К полям в графических​ сверху вниз и​ элемент SmartArt и​ один уровень выше​Примечание:​ Снимки экрана в этой​

• ​ вас актуальными справочными​ примеру, нажмите​ сгруппировать данные.​ цифрам, расположенным слева​​ соответствующее наименование группы.​​ от того, как​ ожиданиям пользователя.​ уберите галочки​ к нему на​выберите стиль.​и задайте нужные​

• ​ элементах SmartArt можно​ иерархии внутри каждой​

  1. ​ затем Рисование линии​ выбранное поле, нажмите​ Для достижения наилучших результатов​

  2. ​ статье съемки в​ материалами на вашем​2​Автор: Максим Тютюшев​ или сверху листа​Выделяем ячейки в столбцах,​ планируем выводить наименование​Переходим во вкладку​openid.mail.ru/mail/vlad3622340​

​ другой слайд, анимация​

• ​Чтобы отобразить другие стили​ параметры.​ применять цветовые вариации​ группы информации, нажмите​

• ​ для подключения поля.​ кнопку​ используйте это действие​ Office 2007. Если​ языке. Эта страница​

​, чтобы отображались только​

1. ​Структурирование делает информацию более​ в зависимости от​ которые собираемся сгруппировать,​ и итоги. В​​«Данные»​​: Ух ты! Круто!​

2. ​ также копируется.​​ SmartArt, нажмите кнопку​​Щелкните правой кнопкой мыши​ из цвета темы.​ кнопку​

   • ​Добавление поля из области​Добавить фигуру над​ после добавления всех​ у вас другая​​ переведена автоматически, поэтому​​ подуровни.​
     

   • ​ удобной для просмотра.​ того, что сгруппировано​ кроме столбца с​ новой ячейке вводим​.​​Спасибо, Алексей, отлично​​openid.mail.ru/mail/vlad3622340​
     

   • ​Дополнительно​​ границу фигуры и​​Щелкните графический элемент SmartArt,​Табличная иерархия​
     

   • ​ текста:​.​ необходимых полей.​​ версия, представления могут​​ ее текст может​
     

   • ​Примечание:​ В этом примере​ строки или столбцы.​ наименованием. Кликаем на​​ произвольное наименование группы,​​В нижнем левом углу​
     

​ работает!​​: Доброго вечера!​.​ выберите команду​ цвет которого нужно​​.​​Поместите курсор в начало​​Новое поле займет​​Добавление поля​​ немного отличаться, но​​ содержать неточности и​Нажмите​ мы научимся подсчитывать​Если вы хотите переформатировать​ кнопку​

Изменение цветов иерархии

​ подходящее к ней​ блока инструментов​А если в​Что-то подобное было,​Если вкладка​Формат фигуры​ изменить.​Нажмите кнопку​ текста, куда вы​ выбранного поля, а​

​Щелкните графический элемент SmartArt,​ если не указано​ грамматические ошибки. Для​1​

1. ​ строки со связанными​ или просто удалить​«Группировать»​

2. ​ по контексту.​​«Структура»​​ этом же файле​​ но поиском не​​Работа с рисунками SmartArt​​.​​В разделе​​Иерархический список​​ хотите добавить фигуру.​

   

   ​ выбранное поле и​​ в который нужно​​ иное функциональные возможности​​ нас важно, чтобы​​, чтобы отображать только​ данными и сворачивать​

3. ​ группу, то её​

​.​​Выделяем строки, которые нужно​на ленте расположена​ надо обратно вернуть​ нашёл.​или​

Изменение цвета или стиля линии

1. ​Щелкните область​Работа с рисунками SmartArt​для отображения иерархических​Введите нужный текст в​ все поля непосредственно​ добавить поле.​​ совпадает с.​​ эта статья была​

2. ​ итоги, или​ группу столбцов.​​ нужно будет разгруппировать.​​В открывшемся окошке на​​ сгруппировать, кроме итоговой​ ​ маленькая наклонная стрелочка.​ настройки группировки, то​

3. ​Символ +/- (открытие/закрытие​Конструктор​​Заливка​​на вкладке​ отношений между группами.​

Изменение цвета фона поля в иерархии

1. ​ новой фигуре и​ под каждой понижение​Щелкните существующее поле, ближайшее​​На вкладке​​ вам полезна. Просим​

2. ​3​​Для начала отсортируем данные​​Выделяем ячейки столбцов или​​ этот раз ставим​​ строки. Переходим во​

3. ​ Кликаем по ней.​​ надо выполнить какой-то​ ​ сгруппированных строк) находится​не отображается, выделите​

4. ​и выберите вариант​Конструктор​Для отображения иерархических отношений​​ нажмите клавишу ВВОД.​​ на один уровень.​ к месту вставки​Вставка​ вас уделить пару​, чтобы отобразить всё.​ по столбцу​ строк, которые подлежат​ переключатель в позицию​

Применение стиля SmartArt к иерархии

​ вкладку​Открывается окно настройки группировки.​ другой макрос?​ у них снизу.​ графический элемент SmartArt.​Сплошная заливка​в группе​ по горизонтали, нажмите​ Чтобы добавить отступ​

1. ​Чтобы вставить поле на​ нового поля.​в группе​

2. ​ секунд и сообщить,​​Чтобы свернуть группу столбцов,​​Company​​ разгруппированию. Жмем на​​«Столбцы»​​«Данные»​​ Как видим по​

   

   ​openid.mail.ru/mail/vlad3622340​ Т.е. управляет вышележащими​​Примечания:​ ​.​

   ​Стили SmartArt​​ кнопку​​ для фигуры, нажмите​​ один уровень ниже​​В разделе​Иллюстрации​

​ помогла ли она​​ выполните следующие действия:​

• ​.​ кнопку​. Жмем на кнопку​.​ умолчанию установлено, что​

• ​: Точно! Благодарю!​ строками. Как сделать,​ ​Нажмите кнопку​нажмите кнопку​Горизонтальная иерархия​

Анимация иерархии

​ клавишу TAB, а​ выбранного поля, выберите​Работа с рисунками SmartArt​нажмите кнопку​ вам, с помощью​Выделите столбцы​На вкладке​

1. ​«Разгруппировать»​«OK»​На ленте в блоке​

2. ​ итоги и наименования​​Помню же, что​​ чтобы открывались/закрывались нижележащие​​(ПРИМЕЧАНИЕ.) При наведении указателя​​Цвет​​Изменить цвета​​.​​ чтобы сместить ее​​ команду​

   

​на вкладке​​SmartArt​ кнопок внизу страницы.​A​Данные​, расположенную на ленте​

support.office.com

Создание структуры

​ справа от них,​​ решался.​Это же удобнее,​ становится видно, как​ цвет.​Если вкладка​ по горизонтали и​
​ SHIFT+TAB.​.​
​в группе​
​В коллекции​
​ приводим ссылку на​
​B​
​Промежуточный итог​

​«Структура»​​ и при группировании​кликаем по кнопке​
​ а по строкам​Просто первый раз​ слева от названия​
​ изменяется стиль SmartArt​Чтобы указать степень прозрачности​

​Работа с рисунками SmartArt​​ метками в иерархическом​Перемещение поля в иерархии​

​ столкнулся с группировкой.​​ списка щёлкаешь +/-​
​ в рисунке SmartArt.​ фонового цвета, переместите​или​
​ порядке, щелкните​Чтобы переместить поле, щелкните​

planetaexcel.ru

​ после другого поля​

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

8 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Спасибо.
Научился группировать столбцы за 15 секунд.

Excel как создать структуру документа в

На этом шаге мы рассмотрим создание структур рабочего листа.

Прежде чем создавать структуру, нужно убедиться в том, что данные подходят для создания структуры и формулы заданы правильно. Данные должны иметь иерархическую организацию. Все итоговые формулы должны быть введены правильно и согласовано. Под согласованностью подразумевается их одинаковое относительное положение.

Создать структуру можно одним из способов:

Чтобы автоматически создать стрктуру для некоторого диапазона данных, надо выполнить следующее:

1. Поместить табличный курсор в любую ячейку диапазона.
2. Выбрать команду Данные | Группа и структура | Создание структуры.

Программа Excel проанализирует формулы из выделенного диапазона и создаст структуру. В зависимости от формул будет создана горизонтальная, вертикальная или смешанная структура.

Если у рабочего листа уже есть структура, то будет задан вопрос, не хотите ли Вы изменить существующую структуру. Щелкните на кнопке Да, чтобы удалить старую и создать новую структуру.

Если воспользоваться командой Данные | Итоги, то Excel создаст структуру автоматически, при этом автоматически будут вставлены формулы для расчета промежуточных итогов, если данные введены в виде списка.

Excel определяет способ создания структуры на основании анализа формул, поэтому без формул автоматически создать структуру невозможно. Процесс создания структуры вручную подразумевает создание групп строк (для вертикальной структуры) или групп столбцов (для горизонтальной структуры).

Чтобы создать группу строк, выделите полностью все строки, которые нужно включить в эту группу, кроме строки, содержащей формулы для подсчета итогов. Затем выберите команду Данные | Группа и структура | Группировать. По мере создания группы Excel будет отображать символы структуры.

Если перед созданием группы Вы выделите диапазон ячеек (а не строки или столбцы целиком), то Excel отобразит диалоговое окно с вопросом о том, что Вы хотите сгруппировать. Затем программа сгруппирует целиком те строки или столбцы, ячейки которых содержатся в выбранном диапазоне.

Можно выбирать также группы групп. Это приведет к созданию многоуровневых структур. Создание таких структур следует начинать с внутренней группы и двигаться изнутри наружу. В случае ошибки при группировке можно произвести разгруппирование с помощью команды Данные | Группа и структура | Разгруппировать

В Excel есть кнопки инструментов, с помощью которых можно ускорить процесс группировки и разгруппировки (рис. 1). Кроме того можно воспользоваться комбинацией клавиш Alt + Shift + для группировки выбранных строк или столбцов, или Alt + Shift + для осуществления операции разгруппирования.

Рис. 1. Инструменты структуризации

Инструмент структуризации содержит следующие кнопки.

Группировка строк и столбцов в Excel — как сделать?

Группировка строк и столбцов в Excel.

Как в Экселе (Excel) сделать группировку данных?

При работе с большими объёмами данных в Excel нередко возникает необходимость сделать группировку, которая позволяет представить всю информацию в структурированном виде.

Группировка в Excel — возможности

С помощью специальных функций в Эксель (Excel) можно выполнять группировку строк, группировку столбцов и выводить промежуточные итоги. Можно создавать до 8 уровней вложенности.

Группировка также позволяет «спрятать» промежуточные данные.

Параметры группировки

В программе Excel по умолчанию строчка/столбец с итоговыми данными располагается под данными (группировка строк) или справа от данных (группировка столбцов).

Если вы хотите изменить отображение итогов, то нужно открыть вкладку «Данные» и в разделе «Структура» нажать на наклонную стрелку.

Откроется окно настройки, где вам нужно будет убрать соответствующие флажки.

Как сделать группировку данных в Excel?

Рассмотрим подробно на примере, как можно сгруппировать данные в таблице разными способами:

1) Группировка по строкам.

2) Группировка по столбцам.

3) Автоматическая группировка.

Группировка по строкам

У нас есть таблица, отражающая поступление различных товаров по месяцам. Необходимо выполнить группировку данных по каждому месяцу.

Сначала нужно добавить строчку с названием группы. В данном примере будет 3 группы — «июль», «август», «сентябрь».

Для того, чтобы сделать группировку по строкам в Экселе (Excel), необходимо выделить требуемую область (группу) и в меню выбрать пункт «Данные» -> «Группировать». В появившемся окне выбираем «Группировать строки».

Поочерёдно выбираем строки, соответствующие каждому периоду и группируем их с помощью данного инструмента.

Таблица приобретёт следующий вид:

Если нужно скрыть группу, то нужно сбоку нажать на минус, а если развернуть — на плюс. Кроме того, Excel отображает число уровней группировки — в нашем примере их 2.

При нажатии на «1» будут показаны только итоговые строки, в то время, как цифра «2» разворачивает структуру.

Автоматическая группировка

В программе Excel также можно осуществлять группировку данных автоматически. Но для этого в таблице должны содержаться итоговые формулы.

Добавим в ранее созданную таблицу формулы, рассчитывающие суммарные цены и количество товаров по каждой группе (функция СУММ).

Для создания автоматической группировки строк в Экселе заходим в «Данные» -> «Группировать» -> «Создание структуры».

Если всё сделали правильно, то строки автоматически будут сгруппированы. Если нет — Excel выдаст ошибку «Невозможно создать структуру документа». Это означает, что на листе отсутствуют формулы, позволяющие сгруппировать данные автоматически по определённым признакам.

Наша таблица будет иметь следующий вид:

Создание нескольких уровней группировки

Как было сказано выше, в Экселе можно создавать довольно сложные структуры данных.

Добавим в нашу таблицу ещё один уровень группировки. Для этого создадим наверху таблицы строчку «Итого» и напишем формулы, позволяющие считать итоги по месяцам.

После этого воспользуемся автоматической группировкой. Вот какая таблица получится:

Принцип отображения сгруппированных данных остаётся тем же. Например, если нас интересуют только итоговые данные по месяцам и общий итог, то можно спрятать нижний уровень.

Группировка по столбцам

Такой вид группировки в Excel осуществляется схожим образом — указываем требуемые столбцы и создаём группу (в диалоговом окне выбираем «Группировать столбцы»).

Убрать группировку

Для того, чтобы разгруппировать данные, нужно выбрать «Данные» -> «Разгруппировать». В зависимости от способа группировки выбираем либо «Разгруппировать», либо «Удалить структуру».

Excel как создать структуру документа в

Структурируемые данные должны быть представлены в формате списка, в котором первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.

Перед началом создания структуры может потребоваться отсортировать данные, чтобы сгруппировать строки вместе. В показанном на рисунке примере список был отсортирован по категории товаров, а затем по фамилии продавца.

Располагайте итоговые строки выше или ниже каждой группы детальных строк. Для этого после каждой группы вставьте по пустой строке и в них используйте итоговые функции, например СУММ или СРЗНАЧ. Для получения наилучших результатов итоговые строки должны содержать формулы, ссылающиеся на ячейки во всех строках. В показанном на рисунке 8.8 примере имеется строка под сведениями каждой категории товара. Например, данные по продажам лекарств в строках с 5 по 9 суммируются в строке 10. Также можно структурировать данные, в которых итоговые строки содержат описательный текст и иные данные.

Рис. 8.8. Фрагмент окна со структурированными данными

Если структурируются столбцы, а не строки, убедитесь, что лист имеет заголовки в первом столбце, и что имеются итоговые столбцы слева или справа от столбцов сведений.

Если итоговые строки расположены над строками данных или итоговые столбцы расположены слева от столбцов данных, можно изменить параметры расположения. Для этого необходимо дать команду меню Данные=>Группа и структура => Настройка и снять флажок итоги в строках под данными, флажок итоги в столбцах справа от данных или оба эти флажка.

Создание структуры автоматически и вручную

Автоматическое создание структуры

Если данные на листе обобщены формулами, которые используют функции, например СУММА, Microsoft Excel позволяет автоматически структурировать данные. Итоговые данные должны располагаться рядом с подробными данными.

Для создания автоматической структуры нужно выделить диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру (для структурирования листа целиком указать любую ячейку) и дать команду меню Данные => Группа и структура => Создание структуры. При вставке автоматических промежуточных итогов в список, представленный в виде строк, Microsoft Excel автоматически структурирует лист, давая возможность отобразить ровно столько подробной информации, сколько необходимо.

Создание структуры вручную

Если данные не организованы так, что Microsoft Excel может создать структуру автоматически, структура может быть создана вручную. Например, требуется вручную создать структуры данных, если строки или столбцы с итоговыми данными содержат не формулы, а значения или описательный текст.

Для создания структуры листа вручную, необходимо выделить строки или столбцы, которые нужно объединить в одну группу, и дать команду меню Данные => Группы и структура => Группировать (рис.8.9). После этого рядом с детальными данными Одежда появиться символ структуры. Продолжать выделение и группировку строк или столбцов сведений и выполнение команды Группировать нужно до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Рис. 8.9. Фрагмент окна для создания группы Одежда

Настройка структурирования со стилями

Автоматические стили можно применить непосредственно при структурировании или после него. Для структурированных строк Microsoft Excel использует такие стили, как «Уровеньстрока_1» и «Уровеньстрока_2». Для структурированных столбцов Microsoft Excel использует такие стили как «Уровеньстолб_1» и «Уровеньстолб_2». Стили используют полужирное, курсивное и другое форматирование текста, чтобы облегчить различение итоговых строк в данных.

Можно изменять способы форматирования, определенные каждому из стилей, что позволяет применять различные стили оформления текста и ячейки для настройки внешнего вида структуры. Также можно использовать автоформаты для форматирования структурированных данных.

Если требуется задать стили структуры для автоматического применения к новой структуре, нужно дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка и установить флажок Автоматические стили. Если при создании структуры не требуется применять автоматические стили, их можно применить после создания структуры. Для этого необходимо выделить данные, к которыми применяются стили, дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка в открывшемся диалоговом окне Настройка (рис. 8.10) установить флажок Автоматические стили и нажать кнопку Применить стили. Кнопка Создать этого диалогового окна создает структуру листа. В результате к итоговым строкам будет применено форматирование (рис.8.11)

Рис.8.10. Применение стилей к структуре

Рис. 8.11. Результат применения автоматических стилей к структуре

Удаление структуры

При удалении структуры никакие данные не удаляются. Для выполнения удаления структуры на нужном листе необходимо дать команду меню Данные => Группа и структура => Удалить структуру. Если строки или столбцы все равно останутся скрытыми, то можно просто отобразить скрытые строки или столбцы средствами Excel (выделить видимые заголовки и дать команду меню Формат => Строка или Столбец => Отобразить).

Выделенные элементы структуры также можно разгруппировать без удаления всей структуры. Для этого, удерживая нажатой SHIFT щелкнуть кнопку или группы, а затем дать команду меню Данные => Группа и структура => Разгруппировать. На рис. 8.12 и 8.13 приведен пример удаления структуры для группы Иванова.

Рис. 8.12 . Выделение элемента структуры Иванова и выбор команды для разгруппирования

Рис. 8.13. . Вид окна при разгруппированной группе Иванова

Чтобы скрыть структуру, не удаляя ее, необходимо отобразить все данные, нажав кнопку с наибольшим числом в области структуры , и снять флажок Символы структуры вкладки Вид диалогового окна Параметры (меню Сервис).

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как правильно создать структуру работы проекта в Excel

Структура работы (Work Breakdown Structure — WBS) — это способ графического отображения работы по выполнению проекта. Как правило, в структуре работы отображаются все конечные результаты проекта, а также отдельные компоненты работы, которые необходимо выполнить для получения этих конечных результатов. WBS представляет всю работу по выполнению проекта в виде совокупности логических групп и является по своей природе иерархической структурой.

Некоторые из уже созданных ранее документов понадобятся нам при создании структуры работы и построении календарного плана проекта. Первым из таких документов является формулировка масштаба проекта. Вы, наверное, помните, что в этой формулировке перечисляются конечные результаты проекта. Данный документ станет первым уровнем нашей WBS. Чтобы облегчить решение этой задачи, возможно, нам также понадобится вернуться к документу, в котором излагаются требования (или к формулировке масштаба проекта, если эти требования излагаются в формулировке масштаба проекта).

Построение уровней WBS

Во многих отношениях WBS напоминает организационную схему. В случае небольших и средних по своему размеру проектов самый верхний блок WBS содержит название соответствующего проекта, а следующий уровень блоков отображает конечные результаты проекта. Если вы работаете над выполнением крупного проекта, который заключает в себе несколько субпроектов (вложенных проектов), WBS и в этом случае начинается с верхнего блока, содержащего название соответствующего проекта, однако следующий уровень блоков отображает названия субпроектов, а не конечных результатов проекта. В таком случае именно руководители субпроектов несут ответственность за создание WBS для своих отдельных субпроектов. На рис. 1 показаны первые два уровня WBS для нашего проекта Grant St. Move. (Не забывайте, что здесь указан далеко не полный перечень конечных результатов проекта.)

Рис. 1. Уровень 1 WBS для проекта Grant St. Move

У каждого элемента в WBS должен быть уникальный идентификатор. Как видно из рис. 1, блок Создать центр обработки данных в здании на улице Grant St. помечен номером 30. Этот код, или идентификатор, используется для целей учета (отслеживания компонентов работы). Все уровни, расположенные под этим уровнем, будут начинаться с числа 30. (Вы можете убедиться в этом, взглянув на рис. 2.) Непосредственные исполнители проекта должны использовать эти коды для фиксации своего времени. Кроме того, если для выполнения работы требуются определенные материалы и оборудование, такой WBS-код может использоваться и для отслеживания соответствующих расходов. При использовании такого подхода бюджет проекта можно разрабатывать, отслеживать и контролировать по конечным результатам этого проекта.

Идея использования WBS заключается в том, что, начиная с самого верхнего уровня (в нашем случае — конечных результатов проекта), с каждым последующим уровнем WBS вы все больше детализируете работу по выполнению соответствующего проекта. Как правило, WBS содержит не более пяти или шести таких иерархических уровней. Постепенно вы опуститесь до самого нижнего уровня, называемого уровнем пакетов работ. На этом уровне вы можете легко оценивать, планировать по времени и назначать пакет работ тому или иному индивидуальному исполнителю или организации.

Уровень пакетов работ

Уровень пакетов работ всегда является самым нижним уровнем WBS, какое бы количество уровней — два или шесть — эта WBS не содержала. Идея заключается в том, что уровень пакетов работ легко распределяется между группами или индивидуальными исполнителями; кроме того, можно легко вычислить количество времени, которое может потребоваться для выполнения пакета работ. Пакет работ может включать субпроекты, ключевые вехи, суммарные задачи (группы похожих между собой задач), а в случае небольших проектов — сами задачи. На рис. 2 показан фрагмент WBS для нашего проекта Grant St.Move.

Рис. 2. Фрагмент WBS для проекта Grant St. Move

WBS этого проекта состоит из нескольких уровней. Мы построили эту WBS по аналогии с организационной схемой. Если вы забыли, как строятся организационные схемы, обратитесь к материалу этой статьи. Вы, наверное, заметили, что требования к этому проекту помогли нам определить некоторые задачи. Например, требование «На каждом рабочем месте должна быть установлена по меньшей мере одна четырехконтактная электрическая розетка» привело к появлению задач «Произвести осмотр электропроводки и протестировать ее» и «Проложить электропроводку».

В случае средних и крупных проектов WBS практически никогда не опускается до уровня задач, поскольку при наличии слишком большого числа уровней WBS становится малопригодной к использованию. Детализация до уровня задач в этом случае (а иногда и при реализации небольших проектов) выполняется отдельно по списку задач (который можно составить с помощью электронной таблицы Excel) и календарному плану проекта.

WBS должна отображать только работу соответствующего проекта. Если работа не включена в WBS, последняя не является частью проекта. Вспомните: мы уже обсуждали эту концепцию, рассказывая о составлении формулировки масштаба проекта. Включая в формулировку масштаба проекта и в WBS только работу соответствующего проекта, вы предотвращаете неконтролируемое разрастание масштаба проекта.

Определение ресурсов для пакетов работ

После того как будет построена WBS и определены пакеты работ, необходимо выполнить следующий шаг — выделить ресурсы пакетам работ. Тем самым мы достигаем двух целей. Во-первых, индивидуальный исполнитель или организация, которым поручено выполнение конкретного пакета работ, несут ответственность за правильное, точное и своевременное выполнение этого пакета работ. Во-вторых, нам нужно определить временнyю и стоимостную оценки соответствующей работы, и наиболее логично, если такие оценки будет определять непосредственный исполнитель этой работы. Определением временных оценок мы займемся в следующей статье, которая называется «Оценивание задач проекта».

Мы уже оценивали квалификации, навыки и умения, которыми должны обладать исполнители проекта, документируя их в соответствующем шаблоне. Кроме того, мы документировали в схеме RACI некоторые роли и обязанности верхнего уровня. Оба эти документа помогут нам определить распределение пакетов работ между конкретными исполнителями. Для этого нам понадобится согласовать конкретные работы с квалификацией и обязанностями потенциальных исполнителей этих работ.

Фамилию индивидуального исполнителя (или организации), ответственного за выполнение пакета работ, можно указать в скобках под названием соответствующего пакета работ в WBS. Как альтернативный вариант, можно было бы создать рабочий лист с указанием пакетов работ и ответственных исполнителей (в соседних столбцах). Если ваш уровень пакетов работ содержит суммарные задачи, тогда можно, например, использовать эту электронную таблицу для разбиения уровней пакетов рабо т на отдельные задачи. Это мог бы сделать за вас ответственный исполнитель соответствующего пакета работ. Данный этап будет весьма полезным при создании календарного плана проекта, поскольку вы можете брать задачи из этого рабочего листа и вставлять их непосредственно в календарный план.

Время на прочтение
25 мин

Количество просмотров 34K

Недавно мне понадобилось встроить в CRM возможность создания отчетов в Excel посредством PHP, но готовые решения были сильно громоздкими. Поэтому я решил написать собственную библиотеку для работы с Excel файлами через PHP. Но информации о внутренности Excel было очень мало и мне пришлось собирать ее по крупинкам, иногда методами тыка, проб и ошибок разбирал работу некоторых элементов.

На написание данной статьи меня натолкнули уже существующие статьи от @Lachrimae.

Но дополнять ее в комментариях — очень громоздко и неудобно. Поэтому я решил поделиться всеми свои знаниями в новой статье, и если это поможет кому-то, то мои старания будут более, чем не напрасны.

Оглавление:

1. Структура файлов;

2. Разбор файла _rels/.rels;

3. Разбор docProps/app.xml;

4. Разбор docProps/core.xml;

5. Разбор xl/_rels/workbook.xml.rels;

6. Разбор xl/printerSettings/printerSettings1.bin;

7. Разбор xl/theme/theme1.xml;

8. Разбор xl/worksheets/_rels/sheet1.xml.rels;

9. Разбор xl/worksheets/sheet1.xml;

10. Разбор xl/caclChain.xml;

11. Разбор xl/sharedStrings.xml;

12. Разбор xl/styles.xml;

13. Разбор xl/workbook.xml;

14. Разбор [Content_Types].xml;

15. Завершение.

Структура файлов

Так как Excel — это архив файлов .xml, то мы можем его распаковать и увидеть следующее содержание:

Некоторые файлы могут отсутствовать, такие как: xl/worksheets/_rels/sheet.xml.rels, xl/calcChain.xml, xl/printerSettings/printerSettings1.bin и sharedString.xml

В папках xl/worksheets, xl/printerSettings и xl/worksheets/_rels могут быть по несколько файлов.

Давайте разберёмся, для чего все эти файлы, начнём по порядку:

_rels/.rels — описание связей файлов, касаемых самой работы Excel;

docProps/app.xml — описание и настройки приложения Excel;

docProps/core.xml — здесь записывается имя создателя файла, время создания и последнего редактирования файла;

xl/_rels/workbook.xml.rels — перечень и описание зависимостей файлов, используемых в книге;

xl/printerSettings/printerSettings1.bin — описание настроек для печати листа;

xl/theme/theme1.xml — описание стилей приложения;

xl/worksheets/_rels/sheet1.xml.rels — описание связей листа xl/worksheets/sheet1.xml с другими документами;

xl/worksheets/sheet1.xml — описание всего происходящего на листе, который находится на первой позиции в списке листов книги. Название листа и название файла никак не связаны, файл всегда называется sheet1, sheet2 и т.д. На каждый лист приходится один такой файл;

xl/caclChain.xml — цепочка вычислений. Конструкция, указывающая порядок вычислений ячеек в книге в последний раз;

xl/sharedStrings.xml — перечень строковых значений, используемых во всей книге;

xl/styles.xml — описание стилей, используемых во всей книге;

xl/workbook.xml — описание настроек книги и перечень используемых листов;

[Content_Types].xml — описание всех файлов и их типов.

Разбор файла _rels/.rels

Если открыть файл — мы увидим следующее содержание:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<Relationships xmlns="http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/relationships">
    <Relationship Id="rId3" Type="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/relationships/extended-properties" Target="docProps/app.xml"/>
    <Relationship Id="rId2" Type="http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/relationships/metadata/core-properties" Target="docProps/core.xml"/>
    <Relationship Id="rId1" Type="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/relationships/officeDocument" Target="xl/workbook.xml"/>
</Relationships>

В первой строке у нас объявляется тип документа — xml с его версией, кодировкой и автономности.

standalone (автономность) — Это объявление указывает, содержит ли внешнее подмножество DTD (Document Type Definition — определение типа документа) какие-либо объявления, которые могут повлиять на текущее содержимое документа.

Вторая строчка — открывающий тег для описания связей документов. Атрибут xmlns — означает, что используется пространство имен, от сюда и название самого атрибута — xml NameSpace.

Далее идут 3 строки связей с документами. У каждого есть атрибуты: Id — уникальное имя для связи, Type — ссылка на стандарт, описывающий нужный нам тип документа, Target — путь к исполняемому файлу.

Разбор docProps/app.xml

Содержимое данного файла примерно такая (не все элементы могут присутствовать и иметь тот же вид, что и у меня):

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<Properties xmlns="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/extended-properties" xmlns:vt="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/docPropsVTypes">
    <Application>Microsoft Excel</Application>
    <DocSecurity>0</DocSecurity>
    <ScaleCrop>false</ScaleCrop>
    <HeadingPairs>
        <vt:vector size="2" baseType="variant">
            <vt:variant>
                <vt:lpstr>Worksheets</vt:lpstr>
            </vt:variant>
            <vt:variant>
                <vt:i4>1</vt:i4>
            </vt:variant>
        </vt:vector>
    </HeadingPairs>
    <TitlesOfParts>
        <vt:vector size="1" baseType="lpstr">
            <vt:lpstr>Лист 1</vt:lpstr>
        </vt:vector>
    </TitlesOfParts>
    <Company></Company>
    <LinksUpToDate>false</LinksUpToDate>
    <SharedDoc>false</SharedDoc>
    <HyperlinksChanged>false</HyperlinksChanged>
    <AppVersion>14.0300</AppVersion>
</Properties>

Первая строка нам уже знакома.

Во второй строке открывающий тег properties и эта строка похожа на рассмотренную нами ранее.

Третья строка содержит название приложения. В данном случае — Microsoft Excel (что не удивительно). Данную строку лучше не изменять, ибо приложение упадет.

Следующая строка:

<DocSecurity>0</DocSecurity>

Означает безопасность документа и в зависимости от числа имеет следующий посыл:

0 — Документ не защищен

1 — Документ защищен паролем.

2 — Рекомендуется открывать документ только для чтения.

4 — Документ принудительно открыт только для чтения.

8 — Документ заблокирован для заметок.

Строка:

<ScaleCrop>false</ScaleCrop>

указывает режим отображения эскиза документа. Установите для этого элемента значение TRUE, чтобы включить масштабирование эскиза документа на экране. Установите для этого элемента значение FALSE, чтобы включить обрезку эскиза документа, чтобы отображались только те разделы, которые соответствуют отображаемому значению (из документации microsoft).

Далее открывается тег HeadingPairs, внутри которого описаны группы частей документа и количество частей в каждой группе. Эти части являются не частями документа, а концептуальными представлениями разделов документа.

Внутри HeadingPairs мы имеем 1 векторный контент, в котором имеются 2 его части (подробнее о векторах и baseType можно почитать в документации microsoft).

Первая часть означает, что мы описываем листы в книге, а во второй части указываем количество этих листов.

Следующий тег — TitlesOfParts. Он описывает наименования частей документа. в данном случае — названия листов в книге. Здесь также указывается количество частей векторного контента.

В теге Company можно записать название компании.

Следующий элемент — LinksUpToDate — указывает, актуальны ли гиперссылки в документе. Установите для этого элемента значение TRUE, чтобы показать, что гиперссылки обновлены. Установите для этого элемента значение FALSE, чтобы указать, что гиперссылки устарели (из документации microsoft).

Элемент SharedDoc указывает, является ли этот документ в настоящее время общим для нескольких производителей. Если для этого элемента установлено значение TRUE, производителям следует проявлять осторожность при обновлении документа.

HyperlinksChanged указывает, что одна или несколько гиперссылок в этой части были обновлены исключительно в этой части производителем. Следующий производитель, который откроет этот документ, обновит отношения гиперссылок новыми гиперссылками, указанными в этой части.

Тег AppVersion указывает версию используемого приложения Excel при создании файла

Разбор docProps/core.xml

Содержимое файла примерно таково:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<cp:coreProperties xmlns:cp="http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/metadata/core-properties" xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/" xmlns:dcterms="http://purl.org/dc/terms/" xmlns:dcmitype="http://purl.org/dc/dcmitype/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
  <dc:creator>Виктор</dc:creator>
  <dcterms:created xsi:type="dcterms:W3CDTF">2006-09-16T00:00:00Z</dcterms:created>
  <dcterms:modified xsi:type="dcterms:W3CDTF">2006-09-16T00:00:00Z</dcterms:modified>
</cp:coreProperties>

Первая строка нам уже знакома.

Во второй строке открывающий тег cp:coreProperties и эта строка похожа на рассмотренную нами ранее. Внутри него описываются свойства приложения:

dc:creator — Имя создателя документа;

dcterms:created — дата и время создания файла;

dcterms:modified — дата и время последнего изменения файла;

Разбор xl/_rels/workbook.xml.rels

Примерное содержимое файла:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<Relationships xmlns="http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/relationships">
    <Relationship Id="rId1" Type="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/relationships/worksheet" Target="worksheets/sheet1.xml"/>
    <Relationship Id="rId2" Type="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/relationships/styles" Target="styles.xml"/>
    <Relationship Id="rId3" Type="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/relationships/theme" Target="theme/theme1.xml"/>
    <Relationship Id="rId4" Type="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/relationships/sharedStrings" Target="sharedStrings.xml"/>
    <Relationship Id="rId5" Type="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/relationships/calcChain" Target="calcChain.xml"/>
</Relationships>

Этот файл похож на раннее рассмотренный нами, только здесь уже описываются зависимости для файлов, которые используются непосредственно в книге.

Здесь записаны зависимости всех листов в книге, файла со строковыми значениями, цепочками вычислений и прочих файлов (мы разберем эти файлы дальше)

Разбор xl/printerSettings/printerSettings1.bin

Это файл, содержащий код в бинарном виде. Чтобы разобрать этот файл нужно описать много вещей про бинарники, а, чтобы научить писать правильно такой файл, потребуется много сил, времени и много текста. Да и в целом не вижу смысла вам работать с этим файлом. (честно говоря, я сам поверхностно знаком с этой темой).

Разбор xl/theme/theme1.xml

У меня не было надобностей разбирать этот файл, поэтому пока не буду описывать его работу. Но если кому-то понадобится (не знаю зачем) подробный разбор этого файла — я постараюсь сделать это.

Разбор xl/worksheets/_rels/sheet1.xml.rels

Содержимое этого файла может быть следующим:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<Relationships xmlns="http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/relationships">
  <Relationship Id="rId1" Type="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/relationships/printerSettings" Target="../printerSettings/printerSettings1.bin"/>
</Relationships>

Здесь описана одна зависимость с файлом xl/printerSettings/printerSettings1.bin — настройками для печати.

Разбор xl/worksheets/sheet1.xml

Начинается самое интересное и большое в этой статье.

Начинается такой файл с обычного объявления типа документа xml и некоторых настроек:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<worksheet xmlns="http://schemas.openxmlformats.org/spreadsheetml/2006/main" xmlns:r="http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/relationships" xmlns:mc="http://schemas.openxmlformats.org/markup-compatibility/2006" mc:Ignorable="x14ac" xmlns:x14ac="http://schemas.microsoft.com/office/spreadsheetml/2009/9/ac">
  <dimension ref="A1"/>
  <sheetViews>
    <sheetView tabSelected="1" workbookViewId="0">
      <selection activeCell="J10" sqref="J10"/>
      <pane ySplit="1" topLeftCell="A2" activePane="bottomRight" state="frozen"/>
    </sheetView>
  </sheetViews>
  <sheetFormatPr defaultRowHeight="15" x14ac:dyDescent="0.25"/>
  <cols>
    <col min="1" max="1" width="12" customWidth="1"/>
    <col min="3" max="5" width="14" customWidth="1"/>
    <col min="6" max="7" width="31" customWidth="1"/>
  </cols>
  <sheetData/>
  <mergeCells count="40">
    <mergeCell ref="G15:I15"/>
    <mergeCell ref="E3:F3"/>
    <mergeCell ref="E4:F4"/>
  </mergeCells>
  <autoFilter ref="A1:N1"/>
  <printOptions headings="1" gridLines="1"/>
  <pageMargins left="0.7" right="0.7" top="0.7" bottom="0.7" header="0.3" footer="0.3"/>
  <pageSetup paperSize="9" pageOrder="overThenDown" orientation="portrait" blackAndWhite="1" draft="1" cellComments="atEnd" errors="NA" r:id="rId1"/>
</worksheet>

Строка третья означает размер экспортируемого диапазона (с какой по какую ячейку находятся данные).

В теге sheetView — selection описывается выделенная клетка (или диапазон клеток).

Атрибут activeCell — активная ячейка, sqref — выделенная ячейка или диапазон ячеек.

такая строка может выглядеть и вот так:

<selection activeCellId="2" sqref="A1:B2 B2:C3 A1:C3"/>

Здесь уже вместо атрибута activeCell стоит activeCellId, потому что в атрибуте sqref мы видим несколько диапазонов. исходя из этого выясняем, что активный диапазон является A1:C3. на изображении ниже показано, как выглядит такой вариант выделения ячеек.

Про тег pane, sheetFormatPr и cols хорошо рассказано в статье от @Lachrimae:

Собственно, закрепление строки — тег <pane />. И вот какие здесь использованы атрибуты:

ySplit — показывает количество закрепленных строк. Для закрепления столбцов есть аналогичный атрибут xSplit;

topLeftCell — указание левой верхней ячейки, видимой по умолчанию НЕзакрепленной области;

activePane — указание местонахождения НЕзакрепленной области. В руководствах сказано, что этот атрибут регулирует, с какой стороны будет НЕзакрепленная область. Правда, попробовав разные значения, я почему-то получил одинаковый результат. Как вариант «by default» я для себя выбрал bottomRight;

state — указатель состояния закрепленной области. Для простого закрепления строки используется значение frozen

Тег <sheetFormatPr />. Пример:

<sheetFormatPr defaultRowHeight="15" x14ac:dyDescent="0.25"/>

Интересен нам здесь в основном атрибут defaultRowHeight, то есть высота столбца по умолчанию. Стандартный, привычный нам вариант — 15 у.е. Если назначить его, скажем, 30 у.е., то строки, для которых высота не указана отдельно, станут в 2 раза выше. Однако, для того чтоб применить значение, отличное от дефолтного, необходимо указать атрибут customHeight со значением «true». Выглядит это примерно так:

<sheetFormatPr defaultRowHeight="30" customHeight="true" x14ac:dyDescent="0.25"/>

Тег </cols>. Помогает установить ширину столбцов отличную от дефолтной. В заполненном виде выглядит примерно так:

Вложенные теги </col> обозначают не каждый один столбец, как могло показаться, а группу столбцов, идущих подряд и имеющих единую ширину.

Атрибут min — первый столбец группы;

Атрибут max — последний столбец группы;

Атрибут width — ширина столбца из группы;

Атрибут customWidth — флаг применения кастомной ширины, без него ширина все равно будет дефолтной;

Тег sheetData — описание содержимого ячеек и их настроек.

здесь структура такова:

<sheetData>
  <row r="1" spans="1:5" ht="18" customHeight="1" x14ac:dyDescent="0.25">
    <c r="A1">
      <v>1</v>
    </c>
    <c r="B1" t="s">
      <v>0</v>
    </c>
    <c r="C1" t="s">
      <v>1</v>
    </c>
    <c r="D1" t="s">
      <v>2</v>
    </c>
    <c r="E1">
      <v>1</v>
    </c>
  </row>
  <row r="4" spans="1:5" x14ac:dyDescent="0.25">
    <c r="A4" t="s">
      <v>2</v>
    </c>
    <c r="B4">
      <f>SUM(A1:E1)</f>
      <v>2</v>
    </c>
  </row>
</sheetData>

В Excel это будет выглядеть вот так:

Давайте разбираться, что же все-таки в коде происходит.

Мы видим два тега row — это наши строки. У каждой есть атрибут r — это номер строки. Атрибут spans означает сколько столбцов задействовано, dyDescent — вертикальное расстояние в пикселях между ячейками. Атрибут ht устанавливает высоту всей строки в пунктах, а тег customHeight говорит, что мы используем нестандартную высоту строки.

В теге row есть теги c — это ячейки в строке. у каждого тега есть атрибут r — означающий позицию ячейки. Но атрибут t — присутствует не у всех, потому что запись t=»s» — означает, что у ячейки установлен тип строки, а у кого этого атрибута нет — тип устанавливается стандартный — числовой. Еще у тегов c может присутствовать атрибут s, в котором записывается номер применяемого к ячейке стиля из файла xl/styles.xml (мы доберемся до него позже).

Внутри тегов c есть теги v — это наши значения, записываемые в ячейки. Но не все так просто. Те значения, которые находятся в теге c без атрибута t — те значения записываются без изменений, т.е. записывается в ячейку само число из тега v, а вот те значения, которые находятся в теге c с атрибутом t — уже обрабатываются по-другому: в теге v записан порядковый номер строки в файле xl/sharedStrings.xml (мы доберемся до него позже). В ячейку уже записывается строка, которая имеет порядковый номер, записанный в теге v.

Но мы можем заметить, что одна ячейка имеет помимо тега v еще тег f. Это тег с формулой, в данном случае формула означает: сумма ячеек от A1 до E1. А в теге v записан уже посчитанный ответ. Делать это не обязательно, но если не записать — то при открытии документа excel предложит сохранить изменения, т.к. он сам автоматически посчитал и записал этот результат.

С тегом sheetData разобрались, идем дальше.

Про теги mergeCells и autoFilter снова обратимся к статье от @Lachrimae:

Тег <mergeCells />.

Как мы знаем, в Excel есть возможность объединения ячеек. Все объединенные ячейки на листе перечислены здесь. В заполненном виде тег выглядит примерно так:

<mergeCells count="40">
  <mergeCell ref="G15:I15"/>
  <mergeCell ref="E3:F3"/>
  <mergeCell ref="E4:F4"/>
</mergeCells>

Как видно, одна объединенная ячейка обозначена одним тегом <mergeCell /> с единственным атрибутом ref, задающим диапазон объединения.

Тег <autoFilter />. Фильтры, которые так любят видеть в отчетах наши пользователи. В заполненном виде тег выглядит так:

<autoFilter ref="A1:N1"/>

Нетрудно понять, что атрибут ref задает зону, занимаемую активными ячейками фильтров.

Тег printOptions — параметры печати. Атрибут headings — означает, что будут печататься заголовки, а атрибут gridLines — что будут печататься линии сетки.

Тег pageMargins задает поля сверху, снизу, справа, слева, у заголовков и у подвала для печатаемой страницы.

Тег pageSetup предпочтительные настройки бумаги, опять же, для печати.

Атрибут paperSize — устанавливает размер бумаги.

Используемые значения:

Атрибут pageOrder — направление печати. Если значение «overThenDown» — то будет печататься слева направо, потом нижняя часть снова слева направо и т.д. Если такого атрибута нет — то печататься будет сначала вся левая сторона сверху-вниз, потом та часть, что справа и т.д.

Атрибут orientation — задает ориентацию листов. «portrait» — портретная (вертикальная) ориентация, «landscape» — альбомная (горизонтальная) ориентация.

Атрибут blackAndWhite — если установлена 1 ил true — лист будет напечатан в черно-белом варианте.

Атрибут draft — если установлена 1 ил true — лист будет напечатан без графики.

Атрибут cellComments — печать комментариев к ячейкам. Используемые значения:

• AsDisplayed — Распечатать Комментарии Как отображается;

• AtEnd — Печать в конце;

• None — Не печатать.

Атрибут errors — Печать обработки ошибок.

• Blank — Показать ошибки ячейки как пустые;

• Dash — Ошибки ячейки Dash;

• Displayed — Отображение ошибок ячейки;

• NA — Отображает «NA».

Атрибут r:id — идентификатор настроек.

Разбор xl/caclChain.xml

По традиции, начнем с содержимого файла:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<calcChain xmlns="http://schemas.openxmlformats.org/spreadsheetml/2006/main">
  <c r="B4" i="1"/>
</calcChain>

Здесь нам важна строка 3. видим тег c — наша ячейка, у нее есть атрибут r — адрес ячейки. Индексный атрибут i указывает индекс листа, с которым связана ячейка.

Разбор xl/sharedStrings.xml

Обратимся к статье от @Lachrimae:

Представим, что у нас есть таблица, заполненная строковыми данными, и что она большая. При этом крайне маловероятно, что все значения в ней будут уникальны. Некоторые из них нет-нет, да повторятся где-нибудь в разных частях таблицы. Хранить такой массив «как есть» внутри XML-разметки листа нерационально с точки зрения ресурсов ПК. Поэтому все строковые значения вынесены в отдельный файл, /xl/sharedStrings.xml. Часть его, которая нас интересует, выглядит, допустим, так:

<sst xmlns="http://schemas.openxmlformats.org/spreadsheetml/2006/main" count="4" uniqueCount="3">
    <si><t>Вася</t></si>
    <si><t>Петя</t></si>
    <si><t>Саша</t></si>
</sst>

Обратите внимание на атрибуты тега <sst /> «count» и «uniqueCount»: их значения различаются. Дело в том, что в книге одну из строк я использовал дважды. При этом атрибуты не обязательны, то есть если их убрать, то Excel ошибки не выдаст, но при сохранении файла нарисует опять.

Здесь же можно сказать, что здесь, внутри тега <si /> можно играть с настройками шрифта. Для этого используется доработанная напильником система пробегов, применяемая в MS Word (до него мы еще доберемся). Выглядит это примерно так:

    <si>
        <r>
            <t xml:space="preserve">Мама </t>
        </r>
        <r>
            <rPr>
                <b/>
            </rPr>
            <t>мыла</t>
        </r>
        <r>
            <rPr>
                <sz val="18"/>
            </rPr>
            <t xml:space="preserve"> раму</t>
        </r>
    </si>

Обратите внимание: в корневой тег <si/> в предыдущем примере был встроен непосредственно тег <t/>, содержавший текст. Здесь же он обернут тегом <r/>, то есть Run; по-русски его принято назвать «пробег». Пробег — это, если в двух словах — кусок текста, имеющий одинаковые стилевые настройки.

В этом примере строковое значение содержит 3 пробега. Чтобы было удобнее их рассматривать, я, пожалуй, вынесу их отдельными сорсами.

Первый:

<r>
    <t xml:space="preserve">Мама </t>
</r>

Этот пробег не содержит секции <rPr/>, поэтому использует стилевые настройки ячейки, в которой находится. В нем интересно другое: атрибут xml:space=«preserve». Дело в том, что по умолчанию что Excel, что Word обрезают концевые пробелы со всех пробегов. Может показаться, что в этом случае в месте стыка пробегов всегда должна получаться примерно такая картина: «ВасяПетя». Но по опыту общения с тем же MS Word мы знаем, что это не так. Из-за чего? Вот как раз из-за xml:space=«preserve».

Второй:

<r>
    <rPr>
        <b/>
    </rPr>
    <t>мыла</t>
</r>

Здесь нет атрибута xml:space=«preserve». Нам без разницы, что Excel сделает с концевыми пробелами, которых нет. Зато есть блок <rPr/>. В принципе, в него можно поместить любые настройки шрифта, которые только есть в Excel. Я же сделал всего один, чтобы не раздувать объем примера.

Третий:

<r>
    <rPr>
        <sz val="18"/>
    </rPr>
    <t xml:space="preserve"> раму</t>
</r>

А здесь у нас есть и блок настроек шрифта, и сохранение концевых пробелов.

Ну и еще коротенькая ремарка. Если есть необходимость сделать многострочную запись в ячейке, то здесь в строке просто будет обычный символ переноса, chr(10). Сам атрибут многострочности ячейки расположен в файле разметки листа. В однострочной ячейке символ переноса будет проигнорирован. Excel просто сделает вид, что его нет.

Добавлю: каждый тег si имеет порядковый номер, начиная с 0. Он нигде не записывается. Этот номер и записывается в файле xl/worksheets/sheet1.xml в теге sheetData, который мы рассматривали ранее.

Разбор xl/styles.xml

Снова обратимся к статье от @Lachrimae. Буду добавлять от себя дополнительную информацию.

Как нетрудно догадаться, здесь хранится информация об оформлении ячеек. Причем в угоду оптимизации, хранится она в достаточно интересном виде. Файл состоит из следующих секций:

1. Шрифты:

<fonts count="2" x14ac:knownFonts="1">
    <font>
        <sz val="11"/>
        <color theme="1"/>
        <name val="Calibri"/>
        <family val="2"/>
        <scheme val="minor"/>
    </font>
    <font>
        <b/>
        <sz val="11"/>
        <color theme="1"/>
        <name val="Calibri"/>
        <family val="2"/>
        <charset val="204"/>
        <scheme val="minor"/>
    </font>
</fonts>

Как можно понять, здесь перечислены только уникальные стили оформления текста, использованные в книге. Каждый тег — один стиль. Вложенные теги — особенности стиля, такие как полужирное написание (тег <b/>), кегль (<sz/>) и другие.

На месте тега <b/> можно написать:

• <i/> — курсив;

• <u/> — подчеркнутый,
  либо <u val=»double»/> — двойное подчеркивание;

• <strike/> — зачеркнутый;

• <vertAlign val=»superscript»/> — надстрочный текст,
  либо <vertAlign val=»subscript»/> — подстрочный текст;

либо сочетание нескольких тегов.

Если хотите установить цвет шрифта какой-нибудь свой (возьмем #123456), то в теге color вместо атрибута theme пишем rgb и вставляем hex-код цвета, должно получиться вот так:

<color rgb="123456"/>

2. Заливка ячеек:

<fills count="2">
    <fill>
        <patternFill patternType="none"/>
    </fill>
    <fill>
        <patternFill patternType="gray125"/>
    </fill>
</fills>

Как видно, первый вариант — без заливки вообще, а второй — сплошная заливка библиотечного цвета «gray125».

Здесь тот же принцип с установкой своего цвета, только немного по-другому записывается:

<fill>
	<patternFill patternType="solid">
    <fgColor rgb="123456"/>
    <bgColor indexed="64"/>
  </patternFill>
</fill>

Тег fgcolor — отвечает за цвет переднего плана, а bgcolor — за цвет заднего плана (indexed=»64″ — черный цвет).

У тега patternFill атрибут patternType может иметь следующие значения:

• none — Нет заливки;

• solid — Сплошная заливка; (пример выше)

• darkGray — Серый 75%;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="darkGray">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

  Здесь мы можем наблюдать, что цвета расположены в сетку

• mediumGray — Серый 50%;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="mediumGray">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

  Здесь сетка уже поменьше и цвет из тега fgcolor уже меньше прорисовывается.

• lightGray — Серый 25%;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="lightGray">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

  Здесь сетка еще меньше и цвет из тега fgcolor еще меньше прорисовывается.

• gray125 — Серый 12.5%;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="gray125">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

  Посыл, думаю, понятен

• gray0625 — Серый 0.025%

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="gray0625">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

• darkHorizontal — Полосатый цвет с горизонтальными линиями;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="darkHorizontal">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

• darkVertical — Полосатый цвет с вертикальными линиями;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="darkVertical">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

• darkDown — Полосатый цвет с диагональными линиями сверху-вниз;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="darkDown">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

• darkUp — Полосатый цвет с диагональными линиями снизу-вверх;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="darkUp">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

• darkGrid — Диагональный клетчатый;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="darkGrid">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

  В этом варианте сетки четко видно, клетки цветов одинаковые и их поровну. Как шахматная доска

• darkTrellis — Толстый диагональный клетчатый;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="darkTrellis">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

• lightHorizontal — Полосатый цвет с горизонтальными тонкими линиями;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="lightHorizontal">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

• lightVertical — Полосатый цвет с вертикальными тонкими линиями;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="lightVertical">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

• lightDown — Полосатый цвет с диагональными тонкими линиями сверху-вниз;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="lightDown">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

• lightUp — Полосатый цвет с диагональными тонкими линиями снизу-вверх;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="lightUp">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

• lightGrid — Тонкий горизонтальный клетчатый;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="lightGrid">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

• lightTrellis — Тонкий диагональный клетчатый;

  Пример

  <fill>
      <patternFill patternType="lightTrellis">
      <fgColor rgb="FF0000"/>
      <bgColor rgb="00FF00"/>
    </patternFill>
  </fill>

  Цвет выглядит вот так:

  

Можно еще заливку сделать градиентом:

• Горизонтальный, вертикальный, диагональный:

  Примеры

  2 цвета:

  <fill>
  	<gradientFill degree="90">
      <stop position="0">
        <color rgb="0000FF"/>
      </stop>
      <stop position="1">
        <color rgb="FFFFFF"/>
      </stop>
    </gradientFill>
  </fill>

  

  Атрибут degree — угол поворота, изменяя который можно менять направление градиента.

  3 цвета:

  <fill>
  	<gradientFill degree="90">
      <stop position="0">
        <color rgb="0000FF"/>
      </stop>
      <stop position="0.5">
        <color rgb="FFFFFF"/>
      </stop>
      <stop position="1">
        <color rgb="FF0000"/>
      </stop>
    </gradientFill>
  </fill>

  

• От угла:

  Примеры

  От левого верхнего угла

  <fill>
    <gradientFill type="path">
      <stop position="0">
      	<color rgb="0000FF"/>
      </stop>
      <stop position="1">
      	<color rgb="FFFFFF"/>
      </stop>
    </gradientFill>
  </fill>

  

  От правого верхнего угла — в тег gradientFill добавить атрибуты left=»1″ right=»1″, чтобы получилось:

  <gradientFill left="1" right="1" type="path">

  От левого нижнего угла — в тег gradientFill добавить атрибуты bottom=»1″ top=»1″;

  От правого нижнего угла — в тег gradientFill добавить атрибуты bottom=»1″ top=»1″ left=»1″ right=»1″;

• От центра:

  <fill>
    <gradientFill bottom="0.5" top="0.5" right="0.5" left="0.5" type="path">
      <stop position="0">
      	<color rgb="0000FF"/>
      </stop>
      <stop position="1">
      	<color rgb="FFFFFF"/>
      </stop>
    </gradientFill>
  </fill>

  

3. Границы:

<borders count="2">
    <border>
        <left/>
        <right/>
        <top/>
        <bottom/>
        <diagonal/>
    </border>
    <border>
        <left style="thin">
            <color indexed="64"/>
        </left>
        <right style="thin">
            <color indexed="64"/>
        </right>
        <top style="thin">
            <color indexed="64"/>
        </top>
        <bottom style="thin">
            <color indexed="64"/>
        </bottom>
        <diagonal/>
    </border>
</borders>

Как видно, одно наименование здесь состоит из пяти элементов, 4 основных границы и диагональная, то есть все то, что можно настроить через GUI самого Excel.

Атрибут style означает стиль границы и может иметь следующие значения:

• thin – тонка сплошная;

• hair – мелкая пунктирная;

• dotted – точечная пунктирная;

• dashed – пунктирная линия;

• dashDot – пунктир линия точка;

• dashDotDot – пунктир линия точка точка;

• double – двойная сплошная;

• medium – сплошная средней толщины;

• mediumDashed – пунктирная линия средней толщины;

• mediumDashDot – пунктир линия точка средней толщины;

• mediumDashDotDot – пунктир линия точка точка средней толщины;

• slantDashDot – косая пунктир линия точка средней толщины;

• thick – сплошная большой толщины.

Для установки цвета границы используйте уже известную нам запись:

<color rgb="123FFF"/>

Чтобы установить диагональную границу, нужно в тег diagonal записать атрибуты:

• diagonalDown=»1″ — для границы сверху-вниз;

• diagonalUp=»1″ — для границы снизу вверх.

Должно получиться:

<diagonal diagonalDown="1"/>
<diagonal diagonalUp="1"/>
<diagonal diagonalDown="1" diagonalUp="1"/>

Ну и не забудьте внутри тега diagonal записать цвет для границы — тег color.

4. Стили ячеек:

<cellXfs count="4">
    <xf numFmtId="0" fontId="0" fillId="0" borderId="0" xfId="0"/>
    <xf numFmtId="0" fontId="1" fillId="0" borderId="0" xfId="0" applyFont="1" applyAlignment="1">
        <alignment wrapText="1"/>
    </xf>
    <xf numFmtId="0" fontId="0" fillId="0" borderId="1" xfId="0" applyBorder="1" applyAlignment="1">
        <alignment horizontal="center" vertical="center"/>
    </xf>
    <xf numFmtId="0" fontId="1" fillId="2" borderId="1" xfId="0" applyFont="1" applyFill="1" applyBorder="1" applyAlignment="1">
        <alignment horizontal="center" vertical="center"/>
    </xf>
</cellXfs>

А вот здесь надо объяснить подробнее. Когда в файле листа мы будем указывать стиль ячейки, мы будем ссылаться как раз на эту секцию. Каждый тег <xf />, представляющий собой один стиль, является собранием ссылок на предыдущие секции, то есть он сам по себе не содержит объявления шрифта, границ и заливки. Рассмотрим интересные атрибуты ближе:

— numFmtId — указание формата текста в ячейке (дата, валюта, число, текст, …). Полный перечень этих типов есть здесь

— fontId, fillId, borderId — ссылка на шрифт/заливку/границы (см. секцию 1, 2 и 3 соответственно). Нумерация начинается с 0.

— applyFont, applyFill, applyBorder — указание на то, что при оформлении этой ячейки вообще используется кастомный шрифт/заливка/границы. По умолчанию 0, так что можно не указывать вообще, как видно на примере в элементе #0.

— applyAlignment — указание на то, что выравнивание текста в ячейке будет отличаться от стандартного. По умолчанию 0, но если указано «1», то в родительский тег <xf /> встраивается тег <alignment />, как видно на примере начиная с #1.

В теге alignment могут быть атрибуты:

• horizontal — выравнивание текста в горизонтальной плоскости. Может иметь значения: left – по левому краю, center – по центру, right – по правому краю, justify – по ширине, fill — заполнение, distributed – распределенное

• vertical — выравнивание текста по вертикали. Значения: top – по верхнему краю, center – по центру, bottom – по нижнему краю, justify – по высоте, distributed – распределенное

• textRotation — угол поворота текста. Если установить 255 — то текст будет вертикальный.

• wrapText=»1″ — перенос текста

Разбор xl/workbook.xml

Из статьи от @Lachrimae:

Основное его назначение — манифест, то есть перечень листов, из которых наша книга Excel, собственно, и состоит.
Выглядит этот перечень, к примеру, так:

<sheets>
    <sheet name="Лист1" sheetId="1" r:id="rId1"/>
    <sheet name="Лист2" sheetId="2" r:id="rId2"/>
    <sheet name="Лист3" sheetId="3" r:id="rId3"/>
    <sheet name="Лист4" sheetId="4" r:id="rId4"/>
</sheets>

Это значит, что в книге 4 листа, и их имена указаны в атрибутах name. Каждому тегу должен соответствовать файл в папке %file%/xl/worksheets. Excel сам знает, как должны называться эти файлы и при попытке их переименовать, сочтет всю книгу поврежденной.

Разбор [Content_Types].xml

Содержимое файла может быть следующим:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="true"?>
<Types xmlns="http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/content-types">
  <Default ContentType="application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.printerSettings" Extension="bin"/>
  <Default ContentType="application/vnd.openxmlformats-package.relationships+xml" Extension="rels"/>
  <Default ContentType="application/xml" Extension="xml"/>
  <Override ContentType="application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet.main+xml" PartName="/xl/workbook.xml"/>
  <Override ContentType="application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.worksheet+xml" PartName="/xl/worksheets/sheet1.xml"/>
  <Override ContentType="application/vnd.openxmlformats-officedocument.theme+xml" PartName="/xl/theme/theme1.xml"/>
  <Override ContentType="application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.styles+xml" PartName="/xl/styles.xml"/>
  <Override ContentType="application/vnd.openxmlformats-package.core-properties+xml" PartName="/docProps/core.xml"/>
  <Override ContentType="application/vnd.openxmlformats-officedocument.extended-properties+xml" PartName="/docProps/app.xml"/>
  <Override ContentType="application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sharedStrings+xml" PartName="/xl/sharedStrings.xml"/>
	<Override ContentType="application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.calcChain+xml" PartName="/xl/calcChain.xml"/>
</Types>

В этом файле прописываются определения типов всех файлов и их расположения.

Как видно, здесь записываются все файлы листов, стилей, строковых значений, формул и т.д.

Если в документе вы не используете, к примеру, формул, то строки 13 не будет записано.

Завершение

Я разобрал основные моменты содержания файла excel. Если вам будет интересно узнать про диаграммы и другие возможности excel — пишите в комментариях, я постараюсь сделать дополнение к этой статье из ваших просьб.

Каждому человеку свойственно ошибаться. Если я чего-любо не раскрыл или раскрыл не полностью, либо с ошибками — поправьте меня.

Если вам также будет интересно — напишу статью, как манипулировать с файлами excel посредством PHP/Java/Ruby.

Спасибо за внимание и уделенное время этой статье.