Download Article
Download Article
Need to reference an Excel chart, table, or data set in your Word document? You can easily add a quick link to any Excel file in a Word document, or even embed the file within the document to avoid the possibility broken links. This wikiHow article will teach you how to create a quick link to any Excel file in your Microsoft Word document.
-
1
Open your Word document. You can either open it from Word by going to File > Open or you can right-click the .doc(x) file and select Open with > Word.
-
2
Click the Insert tab. It’s in the editing ribbon above your document.
- On Mac, this tab is along the top of your screen instead.
Advertisement
-
3
Click Object and Object. It’s in the Text grouping and will open an Object Dialog Box.
-
4
Click the Create from File tab. It’s at the top of the window.
-
5
Click Browse. Your file manager (File Explorer for Windows and Finder for Mac) will open so you can look for your Excel file.
-
6
Double-click to select your Excel file. Alternatively, you can single-click the file to select it, then click Open/OK to choose it.
-
7
Check the box next to «Link to file» and click OK. This will create a link to your file that others can click to view the Excel data. Clicking the link will open the Excel data at its original location.
- If you’d rather embed the Excel file within your Word document, check the box next to «Display as an icon» and click OK.
- If you have a chart or table from Excel that you’d like to insert in your Word document, copy the chart in Excel (Ctrl + C (Windows) or Cmd + C (Mac)) and paste it into Word (Ctrl + V (Windows) or Cmd + V (Mac)). Update the chart in Word after you’ve changed it in Excel by clicking the chart in Word, then going to Chart Design/Chart Tools Design > Data > Refresh.[1]
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do I dynamically embed an XLSX table in a DOCX file?
This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.
wikiHow Staff Editor
Staff Answer
You can copy your chart in Excel then paste it in Word. To update it in Word, select your chart, then go to «Chart Design» or «Chart Tools Design» and click Data > Refresh.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Thanks for submitting a tip for review!
References
About This Article
Article SummaryX
1. Open your Word document.
2. Click the Insert tab.
3. Click Object and Object.
4. Click the Create from File tab.
5. Click Browse.
6. Double-click to select your Excel file.
7. Click to check the box next to «Link to file» and click OK.
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 73,457 times.
Is this article up to date?
|
МЕНЮ САЙТА
КАТЕГОРИИ РАЗДЕЛА ОПРОСЫ |
Слияние данных MS Excel и MS Word
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи. [ Регистрация | Вход ] |
Перейти к содержанию
На чтение 2 мин Опубликовано 28.08.2015
- Вставить
- Связать
Узнайте, как обмениваться данными Excel с документами Word и другими файлами.
Вставить
Чаще всего вам нужно будет просто вставлять статические данные Excel в документ Word. Для этого:
- Выделите данные в Excel.
- Кликните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Копировать (Copy) или нажмите Ctrl+C.
- Откройте документ Word.
- На вкладке Главная (Home) нажмите команду Вставка (Paste) > Специальная вставка (Paste Special).
- Выберите переключатель Вставить (Paste), а затем в списке Как (As) щелкните по строке Формат HTML (HTML Format).
- Нажмите ОК.
Примечание: Вместо выполнения шагов 4-6, просто нажмите Ctrl+V.
- Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.
Результат:
Примечание: Чтобы удалить таблицу, щелкните правой кнопкой мыши по значку в верхнем левом углу таблицы, а затем нажмите кнопку Удалить таблицу (Delete Table).
Связать
Вы можете связать исходные данные Excel с данными, вставленными в Word. Если изменить данные в Excel, данные в Word будут обновляться автоматически.
- Повторите шаги с 1 по 4, приведенные ранее.
- Щелкните по переключателю Связать (Paste link). Затем выберите строку Формат HTML (HTML Format).
- Нажмите ОК.
- Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.
Результат:
- Измените данные в Excel.
Результат:
Примечание: В документе Word на вкладке Файл (File) выберите Сведения (Info). Затем в нижнем правом углу нажмите кнопку Изменить связи с файлами (Edit Links to files), чтобы открыть диалоговое окно Связи (Links). Здесь вы можете разорвать связь, изменить расположение файла Excel и т.д.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Содержание
- 1 Создание связей между рабочими книгами
- 2 Прежде чем создавать связи между таблицами
- 3 Обновление связей
- 4 Разорвать связи в книгах Excel
Этот метод можно рекомендовать, когда возникает необходимость переноса данных из таблиц Еxcel для вставки в текстовый документ.
Ранее описанный способ вставки таблицы как графического объекта имеет определенные ограничения, такие, как: невозможность изменения данных, искажения при масштабировании, нечитаемость мелкого шрифта и т.д.
Второй предложенный способ — вставлять листы Excel непосредственно в документ, — приводит к неоправданному «раздуванию» файла, кроме того, внедренные объекты иногда ведут себя непредсказуемо.
Однако, используя технологию Automation, объекты можно не только внедрять, но и связывать.
Сейчас мы свяжем между собой таблицы Еxcel и Word, причем так, чтобы изменения в исходной таблице приводили к изменениям в таблице документа. Итак, у нас есть исходная таблица с расчетами:
Создаем в Word точно такую же, но пустую таблицу:
Заголовки не набираем, а специально оставляем пустые строки.
После проделанных операций, на экране должно быть открыты оба окна: окно MS Word с заготовкой и окно MS Excel с расчетной таблицей. Можем приступать к связыванию. Суть его состоит в том, чтобы последовательно, одна за другой, связать ячейки таблицы с необходимыми позициями в текстовом документе.
Для этого:
- Перейдите на лист Еxcel и сделайте текущей ячейку, которую необходимо связать с документом (начнем с В1).
- Выполняем копирование ячейки (меню Правка-Копировать либо сочетание клавиш Ctrl+C).
- Переходим в окно с документом Word и помещаем курсор в позицию для вставки. В данном случае это будет заголовок, расположенный через одну строку над таблицей.
- В меню Word выбираем Правка-Специальная вставка. В результате откроется диалоговое окно Специальная вставка, где в области Источник (в левом верхнем углу) указаны координаты выделенной ячейки:
- Устанавливаем переключатель в положение Связать.
- В списке Как выбираем Неформатированный текст.
- Щелчком по кнопке ОК закрываем окно.
Таким образом мы установили связь между текстовой позицией в документе и ячейкой в рабочем листе. Необходимо сразу отметить, что с объединенными ячейками связывание работает не совсем корректно. Аналогично необходимо связать оставшиеся ячейки. Окончательно документ должен выглядеть так:
Теперь мы имеем возможность форматировать таблицу, как нам удобно, при этом изменение данных будет происходить автоматически. Также можно отметить, что таблицу в Word можно использовать как сводную, занося в нее значения из разных листов и даже книг Еxcel.
Режим обновления также можно настраивать. Для этого необходимо:
- Выбрать любое вставленное значение в Word и нажать правую кнопку мыши:
- В контекстном меню выбрать Связанный объект Лист-Связи.
- В открывшемся окне можно выбирать Способ обновления связи:
Способ обновления можно изменять для каждой связи по отдельности, а можно выделить изменить для всех значений или для нескольких сразу.
Данный способ при разовом использовании подходит мало, так как он достаточно трудоемкий на начальном этапе. Однако при частых вычислениях (курсовые, дипломные работы, финансовые отчеты и т.д.) он окупается. Также при изменении структуры таблицы в Excel происходит нарушение связей, что влечет за собой разрушение целостности таблицы в документе. Поэтому связывание лучше выполнять после окончательного формирования расчетных таблиц.
Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета).
Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать — читайте ниже.
Создание связи между Word и Excel
Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами — скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом «Специальная вставка». Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:
- нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки
- или выбрать на вкладке «Главная» команду «Вставить» (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать «Специальная вставка», либо воспользоваться сочетанием клавиш «CTRL+ALT+V». В появившемся окне необходимо активировать пункт «Связать», выбрать вариант вставки и нажать ОК.
В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.
Выбор способа вставки данных
Как видно на рисунке 2, есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами — вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один — картинка.
Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение — операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word. При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.
В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя. Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.
Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек. Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки «Неформатированный текст».
Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей
Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка «Обновить связь», нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.
Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути «Файл»-«Сведения»-«Изменить связи с файлами» (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).
В диспетчере показаны все связи файла. В группе «Способ обновления связи» можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку «Сохранять формат при обновлении». Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь. В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.
Работа со связями через коды полей Word
По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9, то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.
Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word — широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:
1) Изменение ссылок на документы сразу во всех связях
Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи. В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько — диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку). Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей (ALT+F9), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой (CTRL+H или «Главная-Заменить»), указав старый адрес и новый.
2) Использование именованных диапазонов для вставки таблиц
Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы — то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную. Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь, не разберетесь — пишите нашему боту в Telegram, поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона. Теперь при изменении размера исходной таблицы в Excel документ в Word обновится корректно.
Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot
С уважением, команда tDots.ru
Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)
Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.
Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки [], имя листа с восклицательным знаком на конце и ссылку на ячейку.
Создание связей между рабочими книгами
- Открываем обе рабочие книги в Excel
- В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
- Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка
- В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выбираем Вставить связь.
Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами. В ячейку, куда мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.
Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.
Прежде чем создавать связи между таблицами
Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:
Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.
Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.
Избегайте циклические ссылки. Циклические связи – когда две рабочие книги содержат ссылки друг на друга – могут быть причиной медленного открытия и работы файла.
Обновление связей
Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи.
В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Обновить.
Разорвать связи в книгах Excel
Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.
Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.
С помощью OLE можно включать контент из других программ, таких как Word или Excel.
OLE поддерживается многими различными программами, а OLE используется для того, чтобы содержимое, созданное в одной программе, было доступно в другой программе. Например, можно вставить документ Office Word в книгу Office Excel. Чтобы узнать, какие типы содержимого можно вставить, на вкладке Вставка в группе Текст нажмитекнопку Объект. В поле Тип объекта отображаются только программы, которые установлены на компьютере и поддерживают объекты OLE.
При копировании данных между Excel или любой программой, которая поддерживает OLE, например Word, вы можете скопировать их как связанный объект или внедренный объект. Основные различия между связанными и внедренными объектами заключается в том, где хранятся данные и как обновляется объект после его конечный файл. Внедренные объекты хранятся в книге, в которую они вставляются, и не обновляются. Связанные объекты остаются отдельными файлами, и их можно обновлять.
Связанные и внедренные объекты в документе
1. Внедренный объект не имеет подключения к исходным файлам.
2. Связанный объект связан с исходным файлом.
3. Исходный файл обновляет связанный объект.
Когда использовать связанные объекты
Если вы хотите, чтобы данные в конечный файл обновлялись при исходный файл изменения, используйте связанные объекты.
При связываемом объекте исходные данные сохраняются в исходном файле. В конечном файле отображается представление связанных данных, но хранится только расположение исходных данных (и размер, если объект является объектом диаграммы Excel). Исходный файл должен оставаться доступным на компьютере или в сети, чтобы сохранить связь с исходными данными.
Связанные данные могут обновляться автоматически при изменении исходных данных в исходном файле. Например, если вы вы выбрали абзац в документе Word, а затем вклеили его как связанный объект в книгу Excel, то при изменении сведений в документе Word сведения могут обновляться в Excel.
Когда использовать внедренные объекты
Если вы не хотите обновлять скопированные данные при их внесении в исходный файл, используйте внедренный объект. Версия источника полностью внедрена в книгу. При копировании данных как внедренных объектов в файле назначения требуется больше места на диске, чем при связываи.
Когда пользователь открывает файл на другом компьютере, он может просмотреть внедренный объект, не имея доступа к исходным данным. Поскольку внедренный объект не имеет ссылок на исходный файл, он не обновляется при изменении исходных данных. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните его, чтобы открыть и изменить в программе-источнике. На компьютере должна быть установлена программа-источник (или другая программа, которая может редактировать объект).
Изменение способа отображения объекта OLE
Вы можете отобразить связанный объект или внедренный объект в книге точно так же, как в программа-источник или в качестве значка. Если книга будет просмотрена в Интернете и вы не собираетесь ее печатать, вы можете отобразить объект в виде значка. Таким образом уменьшается объем отображаемого пространства, занимаемого объектом. Пользователи, которые хотят отобразить сведения, могут дважды щелкнуть значок.
Внедрение объекта на лист
-
Щелкните ячейку листа, в которую вы хотите вставить объект.
-
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Объект
. -
В диалоговом окне Объект перейдите на вкладку Создание из файла.
-
Нажмите кнопку Обзор и выберите файл, который вы хотите вставить.
-
Если вы хотите вставить в электронную таблицу значок, а не содержимое файла, установите флажок В виде значка. Если флажки не установлены, Excel выводит первую страницу файла. В обоих случаях при двойном щелчке открывается полный файл. Нажмите кнопку ОК.
Примечание: После добавления значка или файла его можно перетащить в любое место на нем. Кроме того, вы можете с помощью химок и химок переумноовать значок или файл. Чтобы найти их, щелкните файл или значок один раз.
.
Вставка ссылки на файл
Иногда нужно просто добавить ссылку на объект, а не внедрять его. Это можно сделать, если книга и объект, который вы хотите добавить, хранятся на сайте SharePoint, общем сетевом диске или в аналогичном постоянном расположении. Это удобно, если связанный объект изменяется, так как ссылка всегда будет открывать его последнюю версию.
Примечание: Если связанный файл переместить, ссылка не будет работать.
-
Щелкните ячейку листа, в которую вы хотите вставить объект.
-
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Объект
. -
Перейдите на вкладку Создание из файла.
-
Нажмите кнопку Обзор, а затем выберите файл, на который вы хотите создать ссылку.
-
Установите флажок Связь с файлом, а затем нажмите кнопку ОК.
Создание объекта в Excel
Вы можете создать объект с помощью другой программы, не выходя из книги. Например, если вы хотите добавить более подробное описание в диаграмму или таблицу, вы можете создать в Excel внедренный документ, например Word или PowerPoint. Можно вставить объект непосредственно на лист или добавить значок для открытия файла.
-
Щелкните ячейку листа, в которую вы хотите вставить объект.
-
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Объект
. -
На вкладке Новый выберите в списке тип объекта, который вы хотите вставить. Если вы хотите вставить в электронную таблицу значок, а не сам объект, установите флажок В виде значка.
-
Нажмите кнопку ОК. В зависимости от типа вставляемого файла откроется новое окно программы или появится окно редактирования.
-
Создайте объект, который вы хотите вставить.
Если Excel открыл новое окно программы для создания объекта, вы можете работать непосредственно в нем.
Когда вы закончите работу в этом окне, вы можете перейти к другим задачам, не сохраняя внедренный объект. При закрытии книги новые объекты будут сохранены автоматически.
Примечание: После добавления объекта его можно перетащить в любое место на Excel. Вы также можете с помощью химок переуравнять размер объекта. Чтобы найти их, щелкните объект один раз.
Внедрение объекта на лист
-
Щелкните ячейку листа, в которую вы хотите вставить объект.
-
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Объект.
-
Откройте вкладку Из файла.
-
Нажмите кнопку Обзор и выберите файл, который вы хотите вставить.
-
Если вы хотите вставить в электронную таблицу значок, а не содержимое файла, установите флажок В виде значка. Если флажки не установлены, Excel выводит первую страницу файла. В обоих случаях при двойном щелчке открывается полный файл. Нажмите кнопку ОК.
Примечание: После добавления значка или файла его можно перетащить в любое место на нем. Кроме того, вы можете с помощью химок и химок переумноовать значок или файл. Чтобы найти их, щелкните файл или значок один раз.
Вставка ссылки на файл
Иногда нужно просто добавить ссылку на объект, а не внедрять его. Это можно сделать, если книга и объект, который вы хотите добавить, хранятся на сайте SharePoint, общем сетевом диске или в аналогичном постоянном расположении. Это удобно, если связанный объект изменяется, так как ссылка всегда будет открывать его последнюю версию.
Примечание: Если связанный файл переместить, ссылка не будет работать.
-
Щелкните ячейку листа, в которую вы хотите вставить объект.
-
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Объект.
-
Откройте вкладку Из файла.
-
Нажмите кнопку Обзор, а затем выберите файл, на который вы хотите создать ссылку.
-
Установите флажок Связь с файлом, а затем нажмите кнопку ОК.
Создание объекта в Excel
Вы можете создать объект с помощью другой программы, не выходя из книги. Например, если вы хотите добавить более подробное описание в диаграмму или таблицу, вы можете создать в Excel внедренный документ, например Word или PowerPoint. Можно вставить объект непосредственно на лист или добавить значок для открытия файла.
-
Щелкните ячейку листа, в которую вы хотите вставить объект.
-
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Объект.
-
На вкладке Новый выберите в списке тип объекта, который вы хотите вставить. Если вы хотите вставить в электронную таблицу значок, а не сам объект, установите флажок В виде значка.
-
Нажмите кнопку ОК. В зависимости от типа вставляемого файла откроется новое окно программы или появится окно редактирования.
-
Создайте объект, который вы хотите вставить.
Если Excel открыл новое окно программы для создания объекта, вы можете работать непосредственно в нем.
Когда вы закончите работу в этом окне, вы можете перейти к другим задачам, не сохраняя внедренный объект. При закрытии книги новые объекты будут сохранены автоматически.
Примечание: После добавления объекта его можно перетащить в любое место на Excel. Вы также можете с помощью химок переуравнять размер объекта. Чтобы найти их, щелкните объект один раз.
Связывать или встраить содержимое из другой программы с помощью OLE
Вы можете связать или встраить весь контент или его часть из другой программы.
Создание ссылки на содержимое из другой программы
-
Щелкните на том месте таблицы, куда вы хотите связанный объект.
-
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Объект.
-
Откройте вкладку Из файла.
-
В поле Имя файла введите имя файла или нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать его из списка.
-
Выберите поле Связать с файлом.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы отобразить содержимое, разо убедитесь, что он отображается в значке.
-
Чтобы отобразить значок, выберите его. При желании, чтобы изменить изображение или подпись значка по умолчанию, нажмите кнопку Изменить значок ,а затем щелкните нужный значок в списке Значки или введите подпись в поле Название.
Примечание: С помощью команды Объект нельзя вставлять рисунки и файлы определенных типов. Чтобы вставить рисунок или файл, на вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку Рисунок.
-
Встраить содержимое из другой программы
-
Щелкните на том месте таблицы, куда вы хотите внедренный объект.
-
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Объект.
-
Если документ еще не существует, перейдите на вкладку Создание. В поле Тип объекта выберите тип объекта, который вы хотите создать.
Если документ уже существует, перейдите на вкладку Создание из файла. В поле Имя файла введите имя файла или нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать его из списка.
-
Чтобы сделать это, разочистим его.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы отобразить содержимое, разо убедитесь, что он отображается в значке.
-
Чтобы отобразить значок, выберите его. Чтобы изменить изображение или метку значка по умолчанию, нажмите кнопку Изменить значок ивыберите нужный значок в списке Значки или введите подпись в поле Подпись.
-
Связывать или встраить частичное содержимое из другой программы
-
В программе, отличной от Excel, выберите сведения, которые нужно скопировать как ссылку или внедренный объект.
-
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать.
-
Перейдите на нужный таблицу и щелкните место, на котором они должны отображаться.
-
На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставить и выберите команду Специальная вставка.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы вклеить данные как связанный объект, нажмите кнопку Вировать ссылку.
-
Чтобы в paste information as an embedded object , click Paste. В поле Как щелкните запись со словом «объект» в названии. Например, если вы скопировали данные из документа Word, выберите объект документа Microsoft Word.
-
Изменение способа отображения объекта OLE
-
Щелкните правой кнопкой мыши значок или объект, выберите тип объекта(например,Документ) и нажмите кнопку Преобразовать.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы отобразить содержимое, разо убедитесь, что он отображается в значке.
-
Чтобы отобразить значок, выберите его. При желании вы можете изменить изображение или метку значка по умолчанию. Для этого нажмите кнопку Изменить значоки выберите нужный значок в списке Значки или введите подпись в поле Подпись.
-
Управление обновлениями связанных объектов
Ссылки на другие программы можно обновлять следующим образом: автоматически при конечный файл; вручную, если вы хотите увидеть предыдущие данные перед обновлением с новыми данными из исходный файл; или при запросе обновления независимо от того, включено ли автоматическое или ручное обновление.
Настройка ссылки на другую программу для обновления вручную
-
На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Изменить связи.
Примечание: Команда Изменить ссылки недоступна, если файл не содержит ссылок на другие файлы.
-
Из списка Источник выберите связанный объект, который необходимо изменить. A встолбце Обновление означает, что ссылка является автоматической, а M в столбце Обновление означает, что для ссылки установлено обновление вручную.
Совет: Для выделения нескольких связанных объектов щелкните каждый из них, удерживая нажатой клавишу CTRL. Чтобы выбрать все связанные объекты, нажмите CTRL+A.
-
Чтобы обновить связанный объект только при нажатии кнопки Обновить значения,выберите вручную.
Настройка автоматического обновления ссылки на другую программу
-
На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Изменить связи.
Примечание: Команда Изменить ссылки недоступна, если файл не содержит ссылок на другие файлы.
-
Из списка Источник выберите связанный объект, который необходимо изменить. A встолбце Обновление означает, что ссылка будет обновляться автоматически, а M в столбце Обновление означает, что связь должна обновляться вручную.
Совет: Для выделения нескольких связанных объектов щелкните каждый из них, удерживая нажатой клавишу CTRL. Чтобы выбрать все связанные объекты, нажмите CTRL+A.
-
Нажмите кнопку ОК.
Проблема: не получается обновить автоматические ссылки на моем сайте
Параметр Автоматически может быть переопределен параметром Обновлять ссылки на другие документы Excel.
Чтобы автоматически обновлять связи с объектами OLE:
-
Нажмите кнопку Microsoft Office
, щелкните Параметры Excelи выберите категорию Дополнительные параметры. -
Убедитесь,что в поле При вычислении данной книги выбрано поле Обновить связи с другими документами.
, щелкните Параметры Excelи выберите категорию Дополнительные параметры.Обновление ссылки на другую программу
-
На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Изменить связи.
Примечание: Отсутствие команды Изменить связи означает, что файл не содержит связанных данных.
-
Из списка Источник выберите связанный объект, который необходимо изменить.
Совет: Для выделения нескольких связанных объектов щелкните каждый из них, удерживая нажатой клавишу CTRL. Чтобы выбрать все связанные объекты, нажмите CTRL+A.
-
Нажмите кнопку Обновить значения.
Редактирование содержимого в программе OLE
Находясь в Excel, вы можете изменить контент, связанный или внедренный из другой программы.
Изменение связанного объекта в программе-источнике
-
На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Изменить связи.
Примечание: Отсутствие команды Изменить связи означает, что файл не содержит связанных данных.
-
В списке Исходный файл выберите источник файла связанный объект и нажмите кнопку С открытым кодом.
-
Внести нужные изменения в связанный объект.
-
Зайдите программа-источник, чтобы вернуться к файлу назначения.
Изменение внедренного объекта в программе-источнике
-
Дважды щелкните внедренный объект, чтобы открыть его.
-
Внести в объект нужные изменения.
-
Если вы редактируете объект на месте в открытой программе, щелкните в любом месте за пределами объекта, чтобы вернуться к конечный файл.
Если вы редактируете внедренный объект в программе-источнике в отдельном окне, зайдите из программы-источника, чтобы вернуться к файлу назначения.
Примечание: При двойном щелчке внедренных объектов, таких как видеоклипы и звуковые клипы, объект воспроизводится, а не открывается программа. Чтобы изменить один из внедренных объектов, щелкните правой кнопкой мыши значок или объект, выберите тип объекта(например,Объект клипа мультимедиа) и нажмите кнопку Изменить.
Изменение внедренного объекта в программе, которая не является программой-источником
-
Выберите внедренный объект, которую вы хотите изменить.
-
Щелкните правой кнопкой мыши значок или объект, выберите тип объекта(например,Документ) и нажмите кнопку Преобразовать.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы преобразовать внедренный объект в тип, который вы указали в списке, нажмите кнопку Преобразовать в.
-
Чтобы открыть внедренный объект с типом, который вы указываете в списке, не изменяя тип внедренного объекта, нажмите кнопку Активировать.
-
Выбор объекта OLE с помощью клавиатуры
-
Нажмите CTRL+G, чтобы отобразить диалоговое окно Перейти.
-
Нажмите кнопкуСпециальный, выберите объектыи нажмите кнопку ОК.
-
Нажимая tab, выберите нужный объект.
-
Нажмите shift+F10.
-
Найдите пункт Объект или Объект диаграммыи нажмите кнопку Изменить.
Проблема: при двойном щелчке связанного или внедренного объекта появляется сообщение «Не удается изменить»
Это сообщение появляется, исходный файл или программа-источник не открывается.
Убедитесь, что доступна программа-источник Если программа-источник не установлена на компьютере, преобразуйте объект в формат файла установленного приложения.
Обеспечение достаточной памяти Убедитесь, что у вас достаточно памяти для запуска программы-источника. Закроем другие программы, чтобы освободить память.
Закрыть все диалоговое окно Если исходная программа запущена, убедитесь, что в ней нет открытых диалогов. Переключиться в программу-источник и закрыть все открытые диалоговое окно.
Закрыть исходный файл Если исходный файл является связанным объектом, убедитесь, что он не открыт другим пользователем.
Убедитесь, что имя файла не изменилось Если исходный файл, который вы хотите изменить, является связанным объектом, убедитесь, что он имеет то же имя, что и при ее создания, и что он не был перемещен. Выберите связанный объект и нажмите кнопку Изменить связи в группе Подключения на вкладке Данные, чтобы увидеть имя источника. Если исходный файл переименован или перемещен, используйте кнопку Изменить источник в диалоговом окне Изменение связей, чтобы найти исходный файл и повторно подключить ссылку.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
В MS Word есть потрясающая функция, использование которой придется по вкусу всем, кому приходится работать с действительно большими документами, состоящими из разнородных данных, которые к тому же, имеют свойство обновляться. Это функция: настройка связи между документами.
Связь документа MS Word с данными из других файлов
К примеру, если вы ежеквартально делаете отчет о предприятии, вы наверняка сталкивались с такой проблемой: часть данных в отчете (о компании, вводные и т.п.) статичны и не меняются, но часть (табличные данные, диаграммы) приходится обновлять. И каждый раз приходится искать в 100 страничном документе — где находится эта чертова таблица, удалять старую и портить форматирование других разделов, затем открывать документ с новыми данными, копировать их и вставлять в тело основного документа. Вроде бы и не сложно, вроде бы и не часто, но утомляет.
А если делать что-то в этом духе приходится ещё и часто? О, вот тут нам и помогут связи между документами.
Работает это так — в вашем основном документе вы оставляете только статичную часть, которая не меняется. А в те места, где предусмотрены обновления, вставляются не сами данные, а только ссылки на другие документы, которые уже эти данные и содержат. И для обновления данных редактировать нужно теперь не весь ваш основной документ, а только компактные «малые» файлы с данными.
Как это выглядит? Я создаю три файла:
- Основной (DOC файл, сюда будет «собираться» содержимое из других документов)
- Дополнительный (DOC файл, здесь у меня будет только один заголовок с фамилиями, на случай если перечень фамилий изменится)
- Данные (XLS файл, здесь будет таблица с данными).
Структура файлов для демонстрации работы связей в MS Word
Я хочу, чтобы в «основном» файле была только какая-то вводная информация, а вот вся «динамика» подтягивалась из двух других файлов — сперва подключался заголовок из файла «Дополнительный», а затем ниже него вставлялась excel-таблица из файла «Данные». Предполагается, что все данные у меня уже введены, осталось только «собрать» готовый финальный документ.
Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами
Первым делом открываю «Основной» файл, и ниже «статичного» текста который у меня меняться не будет, ставлю курсор на новую строку. Перехожу на панель «Вставка», и в группе «Текст» нахожу кнопку «Объект». Здесь в выпадающем меню выбираю «Объект«.
Откроется окно «Вставка объекта», здесь необходимо перейти на вторую вкладку с неочевидным названием «Создание из файла» и осмотреться. Хотя название «создание из файла» как бы подразумевает создание нового файла, речь как раз таки о присоединении уже готового.
Обратите внимание на флажок «Связь с файлом» — он тут очень важен. Если его не ставить, содержимое выбранного файла вставится в ваш документ в том виде, в котором оно там есть сейчас и не будет обновляться. А вот если его поставить, то каждый раз при открытии вашего «общего» документа, MS Word будет проверять связанные файлы на предмет изменений, и если изменения были — обновит и содержимое общего документа. Так-то!
Итак, щелкаем на кнопку «Обзор» и выбираем нужный файл (в моем случае это DOC файл «дополнительный» со списком фамилий). Ставим галочку «Связь с файлом» и нажимаем «Ок.»
Если флажок стоит — связанные файлы будут обновляться, флажка нет — данные вставятся всего один раз
Как видите — текст из дополнительного файла успешно вставился в том виде, в котором я ввел его в исходный документ. Правда отредактировать его теперь нельзя — если щелкнуть по вставленному тексту курсором мыши, он отобразиться не как текст, а как объект.
Двойной щелчок на этом объекте откроет в режиме редактирования исходный файл, т.е. наш документ «Дополнительный».
Продолжаем. Под только что вставленным текстом заголовка, вновь ставлю курсор на пустую строку и снова вызываю окно «Вставка объекта». Указываю в качестве источника свой второй файл — excel-документ «Данные» с таблицей, ставлю флажок «Связь с файлом» и нажимаю «Ок».
Да, все тоже самое — содержимое документа XLS вставилось как объект, если щелкнуть по нему два раза, откроется Excel и предложить отредактировать нашу таблицу.
Как обновить данные в связанных документах MS Word и Excel
Самое время проверить самую «вкусную» часть — обновление данных. И как оказывается, здесь есть интересная особенность:
- Если просто открыть файл-донор («Данные» или «Дополнительный») для редактирования, внести изменения и закрыть их — в «Основном» не будет никаких изменений до его закрытия. Вот если его закрыть, а потом открыть снова — да, все данные автоматом обновятся.
- Если открыть файл-донор двойным щелчком из основного документа, то при внесении изменений и сохранении, обновленные данные отобразятся в «Основном» мгновенно, без необходимости закрывать и открывать его.
Что будет если документ с word- и excel- связями перенести в другое место, например в другую папку?
При открытии перемещенных документов со связями, система предложит вам восстановить связи
Ничего особенного не будет — если переносите в пределах того же компьютера, то при новом открытии этого файла, появится информационная табличка: «Документ содержит связи с другими файлами». Если нажать «Ок», система сама найдет эти файлы и обновит связи (при этом данные в вашем документе также обновятся).
Если же файл был перенесен на другой компьютер или одна из его «составляющих» была удалена с компьютера, ничего страшного тоже не произойдет — встроенный ранее текст будет отображаться как и прежде, просто перестанет обновляться, так как связь с файлом будет нарушена.
Александр Фролов, специально для сайта bussoft.ru
Этот метод можно рекомендовать, когда возникает необходимость переноса данных из таблиц Еxcel для вставки в текстовый документ.
Ранее описанный способ вставки таблицы как графического объекта имеет определенные ограничения, такие, как: невозможность изменения данных, искажения при масштабировании, нечитаемость мелкого шрифта и т.д.
Второй предложенный способ — вставлять листы Excel непосредственно в документ, — приводит к неоправданному «раздуванию» файла, кроме того, внедренные объекты иногда ведут себя непредсказуемо.
Однако, используя технологию Automation, объекты можно не только внедрять, но и связывать.
Сейчас мы свяжем между собой таблицы Еxcel и Word, причем так, чтобы изменения в исходной таблице приводили к изменениям в таблице документа. Итак, у нас есть исходная таблица с расчетами:
Создаем в Word точно такую же, но пустую таблицу:
Заголовки не набираем, а специально оставляем пустые строки.
После проделанных операций, на экране должно быть открыты оба окна: окно MS Word с заготовкой и окно MS Excel с расчетной таблицей. Можем приступать к связыванию. Суть его состоит в том, чтобы последовательно, одна за другой, связать ячейки таблицы с необходимыми позициями в текстовом документе.
Для этого:
- Перейдите на лист Еxcel и сделайте текущей ячейку, которую необходимо связать с документом (начнем с В1).
- Выполняем копирование ячейки (меню Правка-Копировать либо сочетание клавиш Ctrl+C).
- Переходим в окно с документом Word и помещаем курсор в позицию для вставки. В данном случае это будет заголовок, расположенный через одну строку над таблицей.
- В меню Word выбираем Правка-Специальная вставка. В результате откроется диалоговое окно Специальная вставка, где в области Источник (в левом верхнем углу) указаны координаты выделенной ячейки:
- Устанавливаем переключатель в положение Связать.
- В списке Как выбираем Неформатированный текст.
- Щелчком по кнопке ОК закрываем окно.
Таким образом мы установили связь между текстовой позицией в документе и ячейкой в рабочем листе. Необходимо сразу отметить, что с объединенными ячейками связывание работает не совсем корректно. Аналогично необходимо связать оставшиеся ячейки. Окончательно документ должен выглядеть так:
Теперь мы имеем возможность форматировать таблицу, как нам удобно, при этом изменение данных будет происходить автоматически. Также можно отметить, что таблицу в Word можно использовать как сводную, занося в нее значения из разных листов и даже книг Еxcel.
Режим обновления также можно настраивать. Для этого необходимо:
- Выбрать любое вставленное значение в Word и нажать правую кнопку мыши:
- В контекстном меню выбрать Связанный объект Лист-Связи.
- В открывшемся окне можно выбирать Способ обновления связи:
Способ обновления можно изменять для каждой связи по отдельности, а можно выделить изменить для всех значений или для нескольких сразу.
Данный способ при разовом использовании подходит мало, так как он достаточно трудоемкий на начальном этапе. Однако при частых вычислениях (курсовые, дипломные работы, финансовые отчеты и т.д.) он окупается. Также при изменении структуры таблицы в Excel происходит нарушение связей, что влечет за собой разрушение целостности таблицы в документе. Поэтому связывание лучше выполнять после окончательного формирования расчетных таблиц.