Ссылки на внешние листы excel

Каждый пользователь Microsoft Excel, наверняка довольно часто создает ссылки, ведь, в программе постоянно используются формулы, и для работы с ними ссылки необходимы. Также линки (так по-другому называются “ссылки”) применяются для осуществления перехода на определенные страницы в Интернете, доступа к другим документам или внешним источникам. Итак, давайте разберемся, как именно можно создавать ссылки в Эксель.

Разновидности ссылок

Ссылки делятся две основные категории:

• К первой относятся такие ссылки, которые используются в различных функциях, а также, в формулах, позволяющих производить вычисления.
• Ко второй – те линки, которые позволяют осуществлять переход к нужному объекту. По-другому они еще называются гиперссылками.

Также, все ссылки делятся на внутренние и внешние, и их применяют в разных случаях:

• Внутренние ссылки служат для перехода внутри конкретной книги. Обычно их используют в качестве аргументов функций, либо в виде составных частей формул. Их применяют для указания определённых элементов в документе: одиночные ячейки либо целые диапазоны, содержащие определённые значения, которые планируется обработать. Это могут быть ссылки, ведущие к элементам как внутри одного листа, так и к другим листам, но в рамках одного документа.
• Внешние ссылки позволяют перейти к объектам, которые находятся  за пределами данной книги. Например, ссылка на другую таблицу Эксель, документ иного формата или веб-страницу.

Соответственно, способ создания ссылок следует выбирать исходя из того, какого именно типа ссылку требуется создать. Ниже мы подробно рассмотрим все варианты.

Как создавать ссылки на одном листе

Для начала давайте разберемся, каким образом можно создать ссылки для функций, формул и прочих инструментов, связанных с вычислениями, в рамках одного листа, так как чаще всего используются именно такие ссылки.

Самая простая ссылка – это просто указание адреса ячейки в виде: =B2.

В данном случае незаменимой составной частью ссылки является знак “равно” (“=”) в самом начале. После того, как мы напишем его в ячейке, программа будет воспринимать все выражение как ссылку. Главное здесь – правильно указать координаты ячейки: буквенное обозначение столбца и порядковый номер строки.

В нашем случае выражение “=B2” означает, что в ячейку D3 (на ее месте может быть любая другая ячейка), куда мы написали данную формулу, будет “подтянуто” значение из ячейки с адресом B2.

Так как ячейка D3 ссылается на B2, если мы изменим значение в B2, автоматически измениться и содержимое D3.

Благодаря таким нехитрым ссылкам у нас есть возможность выполнять различные арифметические действия. Давайте, к примеру, введем в ячейку D3 выражение: =A5+B2.

После того, как мы набрали данное выражение, жмем клавишу Enter, чтобы получить результат вычисления, в котором участвуют ячейки A5 и B2.

Таким же образом можно делить, умножать и вычитать числа, а также, выполнять другие арифметические действия.

Чтобы пользоваться формулами было еще удобнее, нет необходимости каждый раз набирать координаты требуемой ячейки вручную. Просто ставим в начале выражения знак “равно”, после чего левой кнопкой мыши просто кликаем по тем ячейкам (выделяем диапазоны ячеек, если нужно), которые должны участвовать в расчетах.

Обращаем ваше внимание на то, что в Эксель предусмотрено два стиля ссылок:

• в более привычном для всех виде A1
• в формате R1C1, когда координаты представлены буквами и цифрами, а только цифрами. Причем, первая указывает на номер строки, а вторая – на номер столбца.

Чтобы изменить стиль адресов, делаем следующее:

1. Переходим в меню “Файл”.
2. В боковом перечне слева кликаем по пункту “Параметры” внизу окна.
3. Откроется окно с параметрами программы, где мы выбираем раздел “Формулы”. Здесь в блоке “Работа с формулами” можем поставить галочку напротив опции “Стиль ссылок R1C1”, если нужен именно такой стиль, либо убрать галочку, если мы хотим вернуться к более привычному виду. После того, как мы сделаем выбор, щелкаем OK для сохранения настроек.

Несмотря на разницу в отображении, оба стиля в программе абсолютно равнозначны, хоть изначально в программе и сделан выбор в пользу ссылок в формате A1.

Давайте теперь остановимся на варианте ссылок R1C1. Так выглядит наш пример со ссылками данного типа.

Как видим, адреса ячеек изменились и отображаются виде модуля, что может быть не совсем понятно. В таком же виде они будут показываться, если в формуле прописывать координаты ячеек не вручную, а посредство клика левой кнопкой мыши.

Но если напечатать выражение вручную, все примет более понятный вид.

Все дело в том, что в первом случае был отображен относительный вид ссылок (=R[2]C[-3]+R[-1]C[-2]), в то время, как при ручном наборе ссылки представлены в абсолютном выражении (=R5C1+R2C2).

Разница между данными типа заключается в том, что абсолютные ссылки ссылаются на местоположение конкретного объекта независимо от ячейки с заданным выражением, а относительные – на расположение объектов относительно конечной ячейки, в которой записано наше выражение.

В привычном варианте отображения ссылок относительные ссылки выглядят как просто буква с цифрой (A1), в то время, как в абсолютных ссылках перед наименованием столбца и номера строки добавляется знак “$” ($A$1).

Стандартно все созданные ссылки в Эксель являются относительными. Сделано это для того, чтобы при их копировании/растягивании формул на другие ячейки, значения корректировались в соответствии с выполненными перемещением.

Давайте рассмотрим, как это работает на примере ячейки B1.

1. Выбираем, скажем, ячейку D1 и пишем в ней выражение, ссылающееся на ячейку B1. Выглядит это так: =B1.
2. После того, как формула набрана, жмем клавишу Enter, чтобы получить результат.
3. Теперь наводим указатель мыши на правый нижний угол ячейки, как только он изменит свой вид на крестик, зажав левую кнопку мыши растягиваем формулу вниз.
4. Готово, формула скопирована на остальные ячейки.
5. Теперь, если мы установим курсор на ячейку D2, мы увидим, что она ссылается на B2, а не на B1. Это значит, что ссылка была изменена в соответствии со смещением (+1). Таким образом, например, ячейка D3 ссылается на B3 (+2) и т.д.

Безусловно, данная функция крайне полезна, когда, например, требуется произвести расчеты по одной и той же формуле для большого количества строк.

Но в определенных ситуациях требуется применение заданной формулы безо всяких изменений. В этом случае нам помогут абсолютные ссылки.

1. Зафиксировать адрес ячейки можно с помощью символа “$” перед наименованием столбца и номером строки.
2. Тепер, если мы снова растянем формулу на нижние строки, мы можем легко заметить, что значения в нижних ячейках такие же, как и в первой ячейке. Все дело в том, из-за ссылки в виде абсолютного адреса ячейки, при копировании формулы в нее не были внесены какие-либо корректировки в соответствии со смещением.

Но и это еще не все. Помимо относительных и абсолютных ссылок, есть еще и смешанные ссылки. В таких линках можно “заморозить” координаты столбца, и в этом случае символ “$” ставится только перед наименованием столбца. Например, =$B1.

Или мы можем зафиксировать только конкретную строку, и тогда нужно поставить знак “$” перед порядковым номером соответствующей строки. Например, =B$1.

Символ “$” мы можем напечатать вручную, найдя его на клавиатуре. Печатается он при английской раскладке с помощью комбинации Shif+4.

Однако, можно использовать иной способ с помощью функциональной клавиши F4.

• находясь в формуле, просто выделяем адрес нужной ячейки, затем нажимаем на “F4”, после чего знак “$” сразу появится у обоих координат ячейки.
• если еще раз нажать “F4”, символ “$” останется только перед адресом строки.
• нажав клавишу “F4” еще раз, мы сменим вид смешанной ссылки, оставив знак “$” только перед координатами столбца.
• если мы хотим убрать смешанную ссылку, снова нажимаем клавишу “F4”.

Ссылка на диапазон ячеек

Помимо ссылки на определенную ячейку в Эксель можно сослаться на диапазон ячеек, координаты которого включают в себя адрес верхней левой ячейки и нижней правой, а между ними знак “:”. Например, координатам A1:С6 соответствует следующий диапазон на картинке ниже:

Таким образом, ссылка на этот диапазон пишется следующим образом: =A1:С6.

Создание ссылки на другой лист

В рассмотренных выше примерах мы рассматривали ссылки только в рамках одного листа. Теперь давайте разберемся, как создать линки на другие листы.

В целом, алгоритм аналогичен тому, что мы уже описали выше для операций, выполняемых на одном и том же листе. Однако, теперь нужно, помимо адреса самой ячейки (или диапазона ячеек), указать еще и адрес конкретного листа. Для этого после знака “=” прописываем его название, затем ставим восклицательный знак (“!”), после чего уже указываем адрес требуемого элемента.

Например, ссылка на ячейку C5, расположенную на Листе 2, имеет следующий вид: =Лист2!C5.

Как всегда, данное значение можно набрать самостоятельно, либо воспользоваться более удобным способом.

1. Переходим в нужную ячейку, пишем знак “=”, далее кликаем по названию требуемого листа внизу окна программы.
2. Мы окажемся на втором листе, где также кликом мыши выбираем ячейку, которую хотим добавить в наше выражение.
3. Жмем клавишу Enter, что вернет нас на первоначальный лист с уже готовым результатом.

Внешняя ссылка на другую книгу

Итак, переходим ко внешним ссылкам и рассмотрим создание линка на другую книгу. Тут важно понимать, что механизм работы инструментов и функций Эксель с другим документами различается. Одни ссылки работают независимо от того, открыт ли документ, на который они ссылаются или нет. Для других же важно, чтобы файл был обязательно запущен.

Соответственно, виды ссылок на другие книги бывает разными. Когда мы используем их только совместно с открытыми документами, тогда можно как и в случае со ссылкой на другой лист в рамках одной книги, указать только название книги.

Но в случаях, когда мы хотим ссылаться на документы независимо от того, запущены они или нет, тогда придется указать их место расположения на компьютере.

При прочих равных условиях, наиболее предпочтительно использовать второй вариант, так как он предполагает большую свободу действий.

Итак, допустим, нам нужно создать ссылку на ячейку B5, которая находится на листе  в открытой книге “Ссылки.xlsx”. В этом случае нам нужно прописать выражение, имеющее вид: =[Ссылки.xlsx]Лист3!B5.

Ссылка же на закрытый файл выглядит несколько иначе: ='С:Папка1[Ссылки.xlsx]Лист3'!B5.

Здесь также можно вместо прописывания адресов вручную, переключаться к нужным элементам и добавлять их в выражение путем клика по ним левой кнопкой мыши.

1. Переходим в ячейку, куда планируем добавить выражение. Ставим знак “=”.
2. Переключаемся в открытую книгу, в которой находится ячейка, на которую мы хотим сослаться. Щелкаем по нужному листу и далее – по требуемой ячейке.
3. После того, как мы нажмем Enter, мы вернемся к первоначальной книге с готовым результатом по заданному выражению.
4. В случае ненадобности, книгу, на которую мы сослались, можно закрыть. Ссылка изменит свой вид, и в нее добавится путь к документу. Соответственно, в тех случаях, когда функция, формула или иной инструмент способны работать с закрытыми документами, такая автозамена линка окажется крайне полезной.

Таким образом, как вы могли заметить, вместо ручного прописывания адресов куда проще создавать ссылки с помощью кликов левой кнопкой мыши по нужным элементами, причем совсем неважно, где они находятся – на том же листе, в этом же документе или в другой книге. И даже если после того, как мы создали внешний линк на другой документ и потом закрыли его, программа автоматически видоизменит ссылку, сохранив в ней полный путь к файлу.

Использование оператора ДВССЫЛ

Помимо использования формул в Excel есть возможность использовать специальный оператор ДВССЫЛ для того, чтобы создать ссылку. Формула оператора выглядит следующим образом:

=ДВССЫЛ(Ссылка_на_ячейку;A1), где:

1. “Ссылка_на_ячейку” – аргумент, который который содержит адрес ячейки (указывается в кавычках).
2. “A1” – определяет стиль используемых координат:
   • “Истина” – для стиля A1
   • “Ложь” – для стиля R1C1
   • при незаполненном значении будет применяться стиль A1.

Давайте теперь попробуем применить функцию на практике.

1. Выделяем нужную ячейку и кликаем по значку “Вставить функцию” (рядом со строкой формул).
2. Откроется окно мастера функций. Кликаем по текущей категории и в раскрывшемся перечне выбираем строку “Ссылки и массивы”.
3. В предложенном списке операторов выбираем ДВССЫЛ и жмем кнопку OK.
4. Перед нами появится окно для редактирования аргументов функци, после заполнения которых нажимаем OK.
   • ставим курсор в область “Ссылка_на_ячейку”, затем пишем вручную адрес ячейки, на которую планируем сослаться. Также можно вместо ручного прописывания координат просто кликнуть по требуемому элементу.
   • в поле “A1” можем написать одно из двух значений, рассмотренных выше, либо оставить его незаполненным.
5. В выбранной ячейке появится результат согласно заданным нами настройкам.

В отличие от ссылок, которые мы описали выше, гиперссылки нужны не только для того, чтобы “вытягивать” данные из других ячеек. Помимо этого, они также позволяют осуществлять переход к тому элементу, на который ссылаются.

1. Чтобы создать гиперссылку, нужно перейти к специальному окну, позволяющему его создать. Сделать это можно по-разному:
2. Появится окно, позволяющее настроить гиперссылку. На выбор предлагаются следующие объекты для связки:
   • файл или веб-страница (по умолчанию);
   • новый документ;
   • место в документе;
   • электронная почта;
3. Давайте попробуем связать ячейку с документом. Для этого в основной части окна открываем папку с требуемым файлом и отмечаем его. В качестве документа может служить файлы как с расширением “xls” (“xlsx”), так и других форматов. После выбора нужного документа щелкаем OK.
4. В ситуациях, когда нужно создать ссылку на страницу в Интернете, выбирав тот же самый пункт, пишем в поле “Адрес” ссылку на веб-страницу, после чего жмем OK.
5. Когда нужно создать гиперссылку на конкретное место в текущем документе, выбираем пункт “Место в документе”. В основной области окна отмечаем нужный лист и координаты именно той ячейки, связь с которой нужно создать. Как обычно, по завершении щелкаем OK.
6. В тех случаях, когда нам нужно создать связь с новым документом Excel, выбираем соответствующий пункт. Затем придумываем имя новой книги, выбираем место для сохранения и щелкаем OK.
7. В определенных ситуациях возникает потребность связать какой-то элемент книги с e-mail. Помочь в этом может пункт “Электронная почта”. Здесь в поле “Адрес эл. почты” пишем, соответственно, требуемый e-mail, после чего щелкаем OK.
8. Как только мы выбрали тип гиперссылки, заполнили нужные поля и щелкнули OK, в выбранной ячейке появится активная ссылка синего цвета, нажатие на которую осуществит переход к связанному с ней объекту.

Применение функции “ГИПЕРССЫЛКА”

Также, в программе Эксель предусмотрена возможность создания гиперссылки с помощью функции, которая так и называется – “ГИПЕРССЫЛКА”. Формула оператора выглядит следующим образом:

=ГИПЕРССЫЛКА(Адрес;Имя), где:

• “Адрес” – это, собственно говоря, конкретный адрес страницы в Интернете или путь к файлу, с которым нужно связать выбранный элемент.
• “Имя” – текстовое значение, отображаемое в выбранном элементе, при нажатии на которое активируется гиперссылка.

Как пользоваться оператором “ГИПЕРССЫЛКА”:

1. Выбираем нужную ячейку и нажимаем кнопку “Вставить функцию”.
2. В категории “Ссылки и массивы” выбираем оператор “ГИПЕРССЫЛКА” и щелкаем OK.
3. Заполняем аргументы функции и жмем OK.
   • в поле “Адрес” указываем путь к файлу или конкретный адрес страницы в Интернете.
   • в поле “Имя” прописываем текстовое значение, которое будет показываться в выбранной ячейке.
4. Получаем в выбранной ячейке активную ссылку, ведущую на веб-страницу, адрес которой мы указали.

Заключение

Таким образом, в Эксель используются два вида ссылок в зависимости от назначения. Одни используются в формулах и функциях, с помощью других (гиперссылки) осуществляется переход к нужным объектам в виде других документов, веб-страниц или e-mail. В зависимости от выбранного типа ссылки меняется алгоритм действий по созданию нужного линка.

Создание внутренних и внешних ссылок функцией ГИПЕРССЫЛКА

Это простая, но весьма полезная функция, позволяющая создать живую ссылку на:

• любую ячейку на любом листе в книге
• именованный диапазон
• фрагмент умной таблицы
• внешний файл Excel на диске или на сервере в сети
• веб-страницу

Кроме того, эта функция умеет создавать заполненную форму письма email, что сильно помогает при рассылке типовых оповещений.

Синтаксис функции прост:

=ГИПЕРССЫЛКА(Адрес; Текст)

• Текст — это видимый текст гиперссылки в ячейке (обычно выделенный синим цветом и подчеркиванием, как все гиперссылки), по которому щелкает пользователь. Может быть любым, это роли не играет.
• Адрес — место, куда мы хотим сослаться (и это самое интересное).

Давайте рассмотрим все варианты подробнее.

Ссылка на веб-страницу

Это самый простой и очевидный вариант применения нашей функции ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK). Первым аргументом здесь будет полная ссылка на веб-страницу (URL):

Обратите внимание, что адрес должен быть полным, т.е. обязательно начинаться с протокола (обычно «http»). При щелчке по созданной ссылке заданный сайт откроется в браузере по умолчанию.

Ссылка на ячейку внутри книги

Если нужна ссылка на ячейку или диапазон, находящийся внутри текущей книги, то адрес нужно будет указать следующим образом:

Здесь знак решетки (#) обозначает текущую книгу. Вместо адреса одной ячейки можно, само-собой, указать целый диапазон.

Если имя листа содержит пробелы, то его обязательно заключать в апострофы — иначе ссылка не сработает:

Ссылка на ячейку во внешней книге

Можно легко создать ссылку на ячейку во внешней книге. Тогда в качестве первого аргумента нужен будет полный путь к файлу (с расширением!), имя листа и адрес ячейки:

Аналогично внутренней ссылке, если имя листа содержит пробелы, то его необходимо дополнительно заключить в апострофы.

Ссылка на файл на сервере

Также поддерживаются сетевые ссылки, если файл сохранен, например, на корпоративном сервере в общей папке — в этом случае используется путь в формате UNC, начинающийся с двух обратных дробей:

Ссылка на именованный диапазон

Если вы создали именованный диапазон (например, через Формулы — Диспетчер имен — Создать), то можно спокойно использовать это имя в ссылке:

Если нужно сослаться на именованный диапазон во внешнем файле, то потребуется уточнить его имя и путь к нему, как в предыдущем пункте. Имя листа указывать уже не нужно:

Ссылка на умную таблицу или ее элементы

Если вы знакомы с умными таблицами, то знаете какая это полезная штука. При желании, можно легко создать с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK) ссылку на любой нужный нам фрагмент умной таблицы или на нее целиком. Для этого в первом аргументе нужно указать имя таблицы (например Таблица1) и кодовое обозначение ее элемента:

Поддерживаются следующие обозначения:

• Таблица1[#Все] — ссылка на всю таблицу, включая заголовки столбцов, данные и строку итогов
• Таблица1[#Данные] или просто Таблица1 — ссылка только на данные (без строки заголовка и итогов)
• Таблица1[#Заголовки] — ссылка только на первую строку таблицы с заголовками столбцов
• Таблица1[#Итоги] — ссылка на строку итогов (если она включена)

Формирование заполненной формы письма email

Это относительно экзотический вариант применения функции гиперссылка, позволяющий создавать заполненный бланк электронного письма:

При щелчке по такой ссылке мы увидим вот такую красоту:

Можно указывать несколько адресатов, получателей обычной и скрытой копий, форматировать текст письма и т.д. Очень удобно для служебных уведомлений и рассылок. Единственное, что нельзя таким образом сделать — прикрепить вложения. Подробнее про все возможности и параметры такого способа рассказано в отдельной статье.

Использование нестандартных символов

Иногда можно сочетать функцию ГИПЕРССЫЛКА с функцией вывода нестандартных знаков СИМВОЛ (CHAR), которую мы уже разбирали. Это позволяет заменить простой текст ссылки на что-то более симпатичное:

Ссылки по теме

• Создание писем функцией ГИПЕРССЫЛКА
• Динамические гиперссылки с помощью функций ПОИСКПОЗ и ГИПЕРССЫЛКА

Возможность ссылаться на ячейки и диапазоны — вот что заставляет работать любой инструмент для работы с электронными таблицами. И Excel — лучший и самый мощный из существующих.

В этом руководстве я расскажу все, что вам нужно знать о том, как ссылаться на ячейки и диапазоны в Excel. Помимо основных ссылок на том же листе, основная часть этого руководства будет посвящена как сослаться на другой лист или книгу в Excel.

Хотя нет большой разницы в том, как это работает, когда вы ссылаетесь на другой лист в том же файле или ссылаетесь на совершенно отдельный файл Excel, формат этой ссылки немного меняется.

Кроме того, при обращении к другому листу или другим внешним файлам следует помнить о некоторых важных моментах.

Но волнуйтесь … ничего сумасшедшего!

К тому времени, когда вы закончите изучение этого руководства, вы будете знать все, что нужно знать о ссылках на ячейки и диапазоны в Excel (находиться в той же или другой книге).

Давайте начнем!

Ссылка на ячейку на том же листе

Это самый базовый уровень ссылки, когда вы ссылаетесь на ячейку на том же листе.

Например, если я нахожусь в ячейке B1 и хочу сослаться на ячейку A1, формат будет следующим:

= A1

Когда вы это сделаете, значение в ячейке, в которой вы используете эту ссылку, будет таким же, как и в ячейке A1. И если вы внесете какие-либо изменения в ячейку A1, они будут отражены в ячейке, в которой вы использовали эту ссылку.

Ссылка на ячейку на другом листе

Если вам нужно сослаться на другой лист в той же книге, вам необходимо использовать следующий формат:

Sheet_name! Cell_address

Во-первых, у вас есть имя листа, за которым следует восклицательный знак, за которым следует ссылка на ячейку.

Поэтому, если вам нужно обратиться к ячейке A1 на листе 1, вам нужно использовать следующую ссылку:

= Лист1! A1

А если вы хотите сослаться на диапазон ячеек на другом листе, вам нужно использовать следующий формат:

Имя_листа! Первая_ячейка: Последняя_ячейка

Итак, если вы хотите сослаться на диапазон A1: C10 на другом листе в той же книге, вам необходимо использовать приведенную ниже ссылку:

= Лист1! A1: C10

Обратите внимание, что я показал вам только ссылку на ячейку или диапазон. На самом деле вы бы использовали их в формулах. Но формат упомянутых выше ссылок останется прежним.

Во многих случаях в названии листа, на который вы ссылаетесь, может быть несколько слов. Например, это могло быть Данные проекта или данные о продажах.

Если у вас есть пробелы или небуквенные символы (например, @,!, #, — и т. Д.), Вам нужно использовать имя в одинарных кавычках.

Например, если вы хотите сослаться на ячейку A1 на листе с названием «Данные о продажах», воспользуйтесь следующей ссылкой:

= "Данные о продажах"! A1

И в случае, если имя листа — Данные продаж, то для ссылки на ячейку A1 на этом листе вам необходимо использовать приведенную ниже ссылку:

= "Данные о продажах"! A1

Когда вы ссылаетесь на лист в той же книге, а затем меняете имя рабочего листа, вам не нужно беспокоиться о том, что ссылка сломается. Excel автоматически обновит эти ссылки для вас.

Хотя хорошо знать формат этих ссылок, на практике не стоит каждый раз вводить их вручную. Это займет много времени и может привести к ошибкам.

Позвольте мне показать вам лучший способ создания ссылок на ячейки в Excel.

Автоматическое создание ссылки на другой лист в той же книге

Намного лучший способ создать ссылку на ячейку на другой лист — просто указать Excel на ячейку / диапазон, на который вы хотите создать ссылку, и позволить Excel создать ее сам.

Это гарантирует, что вам не придется беспокоиться об отсутствии восклицательного знака или кавычек или о любых других проблемах с форматированием. Excel автоматически создаст для вас правильный справочник.

Ниже приведены шаги по автоматическому созданию ссылки на другой лист:

1. Выберите ячейку в текущей книге, где вам нужна ссылка
2. Введите формулу, пока вам не понадобится ссылка (или знак равенства, если вам просто нужна ссылка)
3. Выберите лист, на который нужно сослаться
4. Выберите ячейку / диапазон, на который вы хотите сослаться
5. Нажмите Enter, чтобы получить результат формулы (или продолжайте работать с формулой)

Вышеупомянутые шаги автоматически создадут ссылку на ячейку / диапазон на другом листе. Вы также сможете увидеть эти ссылки в строке формул. Как только вы закончите, вы можете просто нажать клавишу ввода, и вы получите результат.

Например, если у вас есть данные в ячейке A1: A10 на листе с именем «Данные продаж», и вы хотите получить сумму этих значений на текущем листе, выполните следующие действия:

1. Введите следующую формулу в текущем листе (где вам нужен результат): = Sum (
2. Выберите лист «Данные о продажах».
3. Выберите диапазон, который вы хотите добавить (A1: A10). Как только вы это сделаете, Excel автоматически создаст ссылку на этот диапазон (вы можете увидеть это в строке формул).
4. Нажмите клавишу ввода.

Когда вы создаете длинную формулу, вам может потребоваться сослаться на ячейку или диапазон на другом листе, а затем вернуться к исходному листу и сослаться на некоторую ячейку / диапазон там.

Когда вы это сделаете, вы заметите, что Excel автоматически вставляет ссылку на лист, на котором у вас есть формула. Хотя это нормально и не вредит, но в этом нет необходимости. В таком случае вы можете сохранить ссылку или удалить ее вручную.

Еще одна вещь, которую вам нужно знать при создании ссылок путем выбора листа, а затем ячейки / диапазона, заключается в том, что Excel всегда будет создавать относительная ссылка (т.е. ссылки со знаком n0 $). Это означает, что если я скопирую и вставлю формулу (одну со ссылкой на другой лист) в какую-либо другую ячейку, она автоматически откорректирует ссылку.

Вот пример, объясняющий относительные ссылки.

Предположим, я использую следующую формулу в ячейке A1 текущего листа (для ссылки на ячейку A1 в имени листа SalesData)

= Данные о продажах! A1

Теперь, если я скопирую эту формулу и вставлю ее в ячейку A2, формула изменится на:

= Данные о продажах! A1

Это происходит потому, что формула является относительной, и когда я ее копирую и вставляю, ссылки автоматически корректируются.

Если я хочу, чтобы эта ссылка всегда ссылалась на ячейку A1 на листе SalesData, мне придется использовать следующую формулу:

= SalesData! $ A $ 1

Знак доллара перед номером строки и столбца блокирует эти ссылки, чтобы они не менялись.

Вот подробное руководство, в котором вы можете узнать больше об абсолютных, смешанных и относительных ссылках.

Теперь, когда мы рассмотрели, как ссылаться на другой лист в той же книге, давайте посмотрим, как мы можем ссылаться на другую книгу.

Когда вы ссылаетесь на ячейку или диапазон другой книги Excel, формат этой ссылки будет зависеть от того, открыта эта книга или закрыта.

И, конечно же, имя книги и рабочие листы также играют роль в определении формата (в зависимости от того, есть ли у вас в имени пробелы или небуквенные символы).

Итак, давайте посмотрим на различные форматы внешних ссылок на другую книгу в разных сценариях.

Внешняя ссылка на открытую книгу

Когда дело доходит до ссылки на внешнюю открытую книгу, вам необходимо указать имя книги, имя рабочего листа и адрес ячейки / диапазона.

Ниже приведен формат, который необходимо использовать при обращении к внешней открытой книге.

= '[FileName] SheetName! CellAddress

Предположим, у вас есть книга «ExampleFile.xlsx», и вы хотите сослаться на ячейку A1 в Sheet1 этой книги.

Ниже приведена ссылка на это:

= [ExampleFile.xlsx] SalesData! A1

Если в имени внешней книги или имени листа (или обоих) есть пробелы, вам нужно добавить имя файла (в квадратных скобках) и имя листа в одинарные кавычки.

Ниже приведены примеры, в которых имена должны быть заключены в одинарные кавычки:

= '[Example File.xlsx] SalesData'! A1 = '[ExampleFile.xlsx] Данные о продажах'! A1 = '[Пример файла.xlsx] Данные о продажах'! A1

Как создать ссылку на другую книгу (автоматически)

Опять же, хотя формат хорошо знать, лучше не вводить его вручную.

Вместо этого просто укажите Excel в правильном направлении, и он создаст для вас эти ссылки. Это намного быстрее и меньше шансов на ошибку.

Например, если у вас есть данные в ячейке A1: A10 в книге с именем «Файл примера» на листе с именем «Данные о продажах», и вы хотите получить сумму этих значений на текущем листе, выполните следующие действия. :

1. Введите следующую формулу в текущем листе (где вам нужен результат): = Sum (
2. Перейдите в книгу «Файл примера».
3. Выберите лист «Данные о продажах».
4. Выберите диапазон, который вы хотите добавить (A1: A10). Как только вы это сделаете, Excel автоматически создаст ссылку на этот диапазон (вы можете увидеть это в строке формул).
5. Нажмите клавишу ввода.

Это мгновенно создаст формулу с правильными ссылками.

Одна вещь, которую вы заметите при создании ссылки на внешнюю книгу, — это то, что она всегда будет создавать абсолютные ссылки. Это означает, что перед номерами строк и столбцов стоит знак $. Это означает, что если вы скопируете и вставите эту формулу в другие ячейки, она будет продолжать ссылаться на тот же диапазон из-за абсолютной ссылки.

Если вы хотите это изменить, вам нужно изменить ссылки вручную.

Внешняя ссылка на закрытую книгу

Когда открыта внешняя книга и вы обращаетесь к ней, вам просто нужно указать имя файла, имя листа и адрес ячейки / диапазона.

Но когда он закрыт, Excel не знает, где искать ячейки / диапазон, на которые вы ссылались.

Вот почему, когда вы создаете ссылку на закрытую книгу, вам также необходимо указать путь к файлу.

Ниже приведена ссылка на ячейку A1 на листе Sheet1 в книге Example File. Поскольку этот файл не открыт, он также относится к месту, где файл сохранен.

= 'C:  Users  sumit  Desktop  [Example File.xlsx] Sheet1'! $ A $ 1

Приведенная выше ссылка состоит из следующих частей:

• Путь к файлу — место в вашей системе или сети, где находится внешний файл.
• Имя файла — имя внешней книги. Это также будет включать расширение файла.
• Имя листа — имя листа, в котором вы ссылаетесь на ячейки / диапазоны.
• Адрес ячейки / диапазона — точный адрес ячейки / диапазона, на который вы ссылаетесь.

Когда вы создаете внешнюю ссылку на открытую книгу, а затем закрываете ее, вы заметите, что ссылка автоматически изменяется. После закрытия внешней книги Excel автоматически вставляет ссылку на путь к файлу.

Влияние изменения расположения файла на ссылки

Когда вы создаете ссылку на ячейку / диапазон во внешнем файле Excel и затем закрываете его, ссылка теперь также использует путь к файлу.

Но затем, если вы измените расположение файла, в вашей книге (в которой вы создаете ссылку) ничего не изменится. Но поскольку вы изменили местоположение, ссылка теперь не работает.

Поэтому, если вы закроете и откроете эту книгу, она сообщит вам, что ссылка не работает, и вам нужно либо обновить ссылку, либо полностью разорвать ее. Он покажет вам подсказку, как показано ниже:

Когда вы нажмете «Обновить», отобразится еще одно приглашение, в котором вы можете выбрать параметры для редактирования ссылок (при этом появится диалоговое окно, показанное ниже).

Если вам нужно сохранить эти файлы связанными, вы можете указать новое местоположение файла, нажав «Обновить значения». Excel открывает для вас диалоговое окно, в котором вы можете указать новое расположение файла, перейдя туда и выбрав его.

Ссылка на определенное имя (в той же или внешней книге)

Когда вам нужно ссылаться на ячейки и диапазоны, лучший способ — создать определенные имена для диапазонов.

Это полезно, поскольку позволяет легко ссылаться на эти диапазоны, используя имя вместо длинного и сложного ссылочного адреса.

Например, проще использовать = SalesData вместо = [Example File.xlsx] Sheet1 ′! $ A $ 1: $ A $ 10.

И в случае, если вы использовали это определенное имя в нескольких формулах, и вам нужно изменить ссылку, вам нужно сделать это только один раз.

Вот шаги, чтобы создать именованный диапазон для диапазона ячеек:

1. Выберите все ячейки, которые вы хотите включить в именованный диапазон.
2. Перейдите на вкладку «Формулы».
3. Нажмите на опцию Define Name (она находится в группе Defined Names)
4. В диалоговом окне «Новое имя» дайте этому диапазону имя (в этом примере я использую имя SalesData). Помните, что в названии не должно быть пробелов
5. Сохраните область действия как рабочую книгу (если у вас нет веских причин сделать ее на уровне листа)
6. Убедитесь, что ссылка на диапазон верна.
7. Щелкните ОК.

Теперь ваш именованный диапазон создан, и вы можете использовать его вместо ссылок на ячейки с адресами ячеек.

Например, если я хочу получить сумму всех этих ячеек в диапазоне SalesData, вы можете использовать следующую формулу:

= СУММ (SalesData)

А что, если вы хотите использовать этот именованный диапазон в других листах или даже в других книгах?

Ты можешь!

Вам просто нужно следовать тому же формату, который мы обсуждали в предыдущем разделе.

Нет необходимости возвращаться к началу этой статьи. Позвольте мне привести вам все примеры здесь, чтобы вы поняли идею.

Именованные диапазоны уровня рабочей книги и рабочего листа: Когда вы создаете именованный диапазон на уровне книги, может быть только один диапазон с таким именем. Поэтому, если вы ссылаетесь на него из внешних книг или листов в той же книге, вам не нужно указывать имя рабочего листа (поскольку оно доступно для использования во всей книге). Если вы используете именованный диапазон уровня рабочего листа, вы сможете использовать его только на рабочем листе, и при обращении к нему вам также нужно будет указать имя рабочего листа.

Ссылка на определенное имя на том же листе или в книге

Если вы создали определенное имя для уровня книги, вы можете использовать его в любом месте книги, просто используя само определенное имя.

Например, если я хочу получить сумму всех ячеек в созданном нами именованном диапазоне (SaledData), я могу использовать следующую формулу:

= СУММ (SaledData)

Если вы создали именованный диапазон на уровне листа, вы можете использовать эту формулу, только если именованный диапазон создан на том же листе, где вы используете формулу.

Если вы хотите использовать его на другом листе (скажем, Sheet2), вам нужно использовать следующую формулу:

= СУММ (Лист1! $ A $ 1: $ A $ 10)

А если в имени листа есть пробелы или буквенно-цифровые символы, вам придется заключить имя листа в одинарные кавычки.

= СУММ ('Лист 1'! $ A $ 1: $ A $ 10)

Ссылка на определенное имя в другой книге (открытой или закрытой)

Если вы хотите сослаться на именованный диапазон в другой книге, вам нужно будет указать имя книги, а затем имя диапазона.

Например, если у вас есть книга Excel с именем ExampleFile.xlsx и именованный диапазон с именем SalesData, вы можете использовать приведенную ниже формулу, чтобы получить сумму этого диапазона из другой книги:

= СУММ (ExampleFile.xlsx! SalesData)

Если в имени файла есть пробелы, их нужно заключить в одинарные кавычки.

= СУММ ('Пример File.xlsx'! SalesData)

Если у вас есть именованные диапазоны на уровне листа, вам необходимо указать имя книги, а также рабочий лист при ссылке на него из внешней книги.

Ниже приведен пример ссылки на именованный диапазон на уровне листа:

= СУММ ('[Пример файла.xlsx] Sheet1'! SalesData)

Как я уже упоминал выше, всегда лучше создавать именованные диапазоны на уровне книги, если только у вас нет веских причин для создания первого уровня таблицы.

Если вы ссылаетесь на именованный диапазон в закрытой книге, вам также необходимо указать путь к файлу. Ниже приведен пример этого:

= СУММ ('C:  Users  sumit  Desktop  Example File.xlsx'! SalesData)

Когда вы создаете ссылку на именованный диапазон в открытой книге, а затем закрываете книгу, Excel автоматически изменяет ссылку и добавляет путь к файлу.

Как создать ссылку на именованный диапазон

Если вы создаете и работаете с большим количеством именованных диапазонов, невозможно запомнить имя каждого из них.

Excel помогает вам, показывая вам список всех именованных диапазонов, которые вы создали, и позволяет вставлять их в формулы одним щелчком мыши.

Предположим, вы создали именованный диапазон SalesData, который хотите использовать в формуле для СУММИРОВАНИЯ всех значений в именованном диапазоне.

Вот как это сделать:

1. Выберите ячейку, в которую вы хотите ввести формулу.
2. Введите формулу до точки, в которую нужно вставить именованный диапазон.
3. Нажмите клавишу F3 на клавиатуре. Откроется диалоговое окно «Вставить имя» со списком всех созданных вами имен.
4. Дважды щелкните имя, которое хотите вставить.

Приведенные выше шаги вставят имя в формулу, и вы сможете продолжить работу с формулой.

Примечание. Этот метод работает только для диапазонов имен в одной книге. Если вы хотите получить имена во внешней книге, вам нужно будет пойти туда, проверить имя с помощью диалогового окна «Вставить имя», а затем вернуться и использовать его в своей формуле (в правильном формате с использованием имени файла).

Это все, что вам нужно знать о том, как ссылаться на другие листы или книги и как создать внешнюю ссылку в Excel.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным.