Ссылки для сводных таблиц в excel

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как управлять ссылками на ячейки в сводных таблицах Excel

Если вы работаете со сводными таблицами, то, вероятно, заметили, что в формуле, которая ссылается на ячейку в сводной таблице» ссылка автоматически преобразуется в функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ с рядом аргументов.

Рассмотрим пример (рис. 170.1). Формула в ячейке 14 (которую я создал) является обычной ссылкой на ячейку G4 в сводной таблице. Но вместо того, чтобы отобразить обычную формулу Excel преобразует ее так:
=ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(«Оценка»;$E$3;»Пол»;»Женский»;»Район»;»Район1″) .

Рис. 170.1. Формула, которая ссылается на ячейку в сводной таблице, может стать составной

Этот тип ссылки гарантирует, что формулы продолжат возвращать правильный результат, если структура сводной таблицы изменится. Если вы предпочтете избежать этого автоматического преобразования, не используйте указывание при создании формулы, которая ссылается на ячейки сводной таблицы. Просто введите ссылку на ячейку, набрав ее адрес.

Вы также можете снять флажок Создать GetPivotData в группе Работа со сводными таблицами ► Параметры ► Сводная таблица ► Параметры. В результате Excel перестанет генерировать формулы ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ. Установите флажок, и Excel начнет генерировать эти формулы снова. Эта команда не действует на существующие формулы.

Источник

Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ возвращает видимые данные из сводной таблицы.

В этом примере =ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.(«Продажи»; A3) возвращает общий объем продаж из сводной таблицы:

Синтаксис

ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(поле_данных; сводная_таблица; [поле1; элемент1; поле2; элемент2]; …)

Аргументы функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ описаны ниже.

Имя поля сводной таблицы, содержащее данные, которые необходимо извлечь. Должно быть заключено в кавычки.

Ссылка на ячейку, диапазон ячеек или именованный диапазон ячеек в сводной таблице. Эти сведения используются для определения сводной таблицы, содержащей данные, которые необходимо извлечь.

поле1, элемент1, поле2, элемент2.

От 1 до 126 пар имен полей и элементов, описывающих данные, которые необходимо извлечь. Они могут следовать друг за другом в произвольном порядке. Имена полей и элементов (кроме дат и чисел) должны быть заключены в кавычки.

В сводных таблицах OLAP элементы могут содержать исходное имя измерения, а также исходное имя элемента. Пара «поле-элемент» для сводной таблицы OLAP может выглядеть следующим образом:

Можно быстро ввести простую формулу ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, введя = (знак равенства) в ячейке, в которой должно быть возвращено значение, и затем щелкнув ячейку в сводной таблице, содержащей необходимые данные.

Вы можете отключить эту возможность. Для этого нужно выбрать любую ячейку в существующей сводной таблице, а затем перейти к вкладке Анализ сводной таблицы > Сводная таблица > Параметры > и снять флажок у параметра Генерировать функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.

Вычисляемые поля или элементы и дополнительные вычисления могут включаться в расчеты для функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.

Аргумент «сводная_таблица» задан как диапазон, включающий несколько сводных таблиц. Данные будут извлекаться из той сводной таблицы, которая была создана последней.

Если аргументы «поле» и «элемент» описывают одну ячейку, возвращается значение, содержащееся в этой ячейке, независимо от его типа (строка, число, ошибка или пустая ячейка).

Если аргумент «элемент» содержит дату, необходимо представить это значение как порядковый номер или воспользоваться функцией ДАТА, чтобы это значение не изменилось при открытии листа в системе с другими языковыми настройками. Например, элемент, ссылающийся на дату 5 марта 1999 г., можно ввести двумя способами: 36 224 или ДАТА(1999;3;5). Время можно задать в виде десятичных значений или с помощью функции ВРЕМЯ.

Если аргумент «сводная_таблица» не является диапазоном, содержащим сводную таблицу, функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ возвращает значение ошибки #ССЫЛКА!.

Если аргументы не описывают видимое поле или содержат фильтр отчета, в котором не отображаются отфильтрованные данные, функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ возвращает #ССЫЛКА! (значение ошибки).

Примеры

Формулы в примере ниже представляют различные методы извлечения данных из сводной таблицы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Источник

Если вы хотя бы в общих чертах знакомы с функцией ВПР (VLOOKUP) (если нет, то сначала бегом сюда), то должны понимать, что эта и другие похожие на неё функции (ПРОСМОТРХ, ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ, ВЫБОР и т.д.) всегда выдают в качестве результата значение — число, текст или дату, которые мы ищем в заданной таблице.

Но что, если вместо значения нам хочется получить живую гиперссылку, щёлкнув по которой мы могли бы мгновенно перепрыгнуть к найденному совпадению в другой таблице, чтобы посмотреть на него в общем контексте?

Предположим, что в качестве исходных данных у нас есть большая таблица по заказам для наших клиентов. Для удобства (хотя это и не обязательно) я преобразовал таблицу в динамическую «умную» сочетанием клавиш Ctrl + T и дал на вкладке Конструктор (Design) ей имя таблЗаказы :

На отдельном листе Сводная я построил сводную таблицу (хотя не обязательно это должна быть именно сводная — подойдёт любая таблица в принципе), где по исходным данным считается динамика продаж по месяцам для каждого клиента:

Добавим в таблицу заказов столбец с формулой, которая ищет название клиента для текущего заказа на листе Сводная . Используем для этого классическую связку функций ИНДЕКС (INDEX) и ПОИСКПОЗ (MATCH) :

Теперь завернём нашу формулу в функцию ЯЧЕЙКА (CELL) , которую попросим вывести нам адрес найденной ячейки:

И, наконец, вложим всё получившееся в функцию ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK) , которая в Microsoft Excel умеет создавать живую гиперссылку по заданному пути (адресу). Единственное, что неочевидно — придется приклеить к полученному адресу знак «решётки» (#) в начале, чтобы ссылка корректно воспринималась Excel как внутренняя (с листа на лист):

Теперь при щелчке мышью по любой из ссылок мы моментально перескочим на на ячейку с названием компании на листе со сводной таблицей.

Улучшение 1. Переход к нужному столбцу

Чтобы было совсем хорошо, немного усовершенствуем нашу формулу, чтобы переход происходил не названию клиента, а к конкретному числовому значению именно в том столбце-месяце, когда выполнен соответствующий заказ. Для этого придётся вспомнить, что функция ИНДЕКС (INDEX) в Excel очень многоплановая и может использоваться, в том числе, и в формате:

=ИНДЕКС( Двумерный_диапазон ; Номер_строки ; Номер_столбца )

То есть в качестве первого аргумента мы можем указать не столбец с названиями компаний в сводной, а всю область данных сводной таблицы, а в качестве третьего аргумента дописать номер нужного нам столбца. Его легко можно вычислить функцией МЕСЯЦ (MONTH) , возвращающей номер месяца для даты сделки:

Улучшение 2. Красивый символ ссылки

Второй аргумент функции ГИПЕРССЫЛКА — текст, который отображаться в ячейке со ссылкой — можно сделать посимпатичнее, если использовать вместо банальных знаков «>>» нестандартные символы из шрифтов Windings, Webdings и им подобных. Для этого можно использовать функцию СИМВОЛ (CHAR) , которая умеет отображать символы по их коду.

Так, например, символ с кодом 56 в шрифте Webdings даст нам красивую двойную стрелку для гиперссылки:

Улучшение 3. Подсветка текущей строки и активной ячейки

Ну, и для окончательной победы красоты над здравым смыслом можно прикрутить к нашему файлу еще и упрощенный вариант подсветки текущей строки и той ячейки, на которую мы переходим по ссылке. Для этого потребуется простенький макрос, который мы повесим на обработку события изменения выделения на листе Сводная.

Для этого щёлкнем правой кнопкой мыши по ярлычку листа Сводная и выберем команду Просмотреть код (View code) . В открывшееся окно редактора Visual Basic вставим следующий код:

Как легко сообразить, здесь мы сначала убираем заливку со всего листа, а затем заливаем желтым (код цвета 6) всю строку в сводной, а потом оранжевым (код 44) текущую ячейку.

Теперь при выделении любой ячейки внутри сводной (не важно — вручную или в результате перехода по нашей гиперссылке) будет подсвечиваться вся строка и ячейка с нужным нам месяцем:

Источник

Как научить Excel ссылаться на ячейку в сводной таблице, как на обычную

Если вы активно используете сводные таблицы, вам, наверное, приходилось создавать формулы, ссылающиеся на ячейки сводной таблицы. Рассмотрим пример. Допустим вы работаете в крупной торговой компании (продукты питания), и хотите проанализировать динамику расходов на заказ партий товаров (рис. 1).

Рис. 1. Исходные данные

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel2013

На основе исходных данных вы создаете сводную таблицу и группируете заказы и расходы по месяцам (рис. 2).

Рис. 2. Сводная таблица

Если теперь вы захотите проанализировать, как меняются относительные затраты от месяца к месяцу, то, возможно, в ячейке D4 захотите ввести формулу =С4/В4. Однако, при попытке ввода формулы не с клавиатуры, а выбором ячейки мышкой, Excel автоматически создаст формулу ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (рис. 3).

Рис. 3. Ссылка на ячейку приводит к созданию формулы ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Я уже несколько лет обходил эту проблему различными ухищрениями, а недавно знакомый показал изящный и предельно простой способ избежать этой напасти… 🙂 Оказывается, автоматическое создание формулы ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ можно отключить! Пройдите по меню Файл (у меня Excel 2013) → Параметры Excel, перейдите на вкладку Формулы и в разделе Работа с формулами отключите опцию Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице

Рис. 4. Отключите опцию Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице

Теперь при ссылке на ячейку сводной таблицы будет отображаться ее адрес, как и при выборе обычной ячейки (рис. 5).

Рис. 5. При ссылке на ячейку сводной таблицы отображается адрес ячейки, как и при выборе обычной ячейки

Источник

Exceltip

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Аналогом функции ВПР для сводных таблиц является функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, которая возвращает данные, хранящиеся в отчете сводной таблицы.

Чтобы получить быстрый доступ к функции, необходимо ввести знак равенства в ячейку (=) и выделить необходимую ячейку в сводной таблице. Excel сгенерирует функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ автоматически.

Отключение создания GetPivotData

Чтобы отключить автоматическую генерацию функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, выберите любую ячейку в сводной таблице, перейдите по вкладке Работа со сводными таблицами -> Параметры в группу Сводная таблица. Щелкните по стрелке вниз, находящейся рядом с вкладкой Параметры. В выпавшем меню, уберите галку с пункта Создать GetPivotData.

Теперь, при ссылке на ячейку, находящуюся в сводной таблице, Excel будет генерировать адрес ячейки.

Использование ссылок на ячейки в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Вместо указания названия пунктов или полей в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, вы можете ссылаться на ячейки, находящиеся на листе. В примере ниже ячейка E3 содержит название продукта, а формула в ячейке E4 ссылается на нее. В результате будет возвращен суммарный объем по тортам.

Использование ссылок на поле сводной таблицы

Вопросов по работе ссылок на пункты сводной таблицы нет, проблемы возникают, если мы захотим сослаться на поле данных.

В примере ячейка E3 содержит название поля данных «Количество», и было бы неплохо ссылаться на эту ячейку в функции, вместо того, чтобы иметь название поля в формуле ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.

Однако, если мы поменяем первый аргумент поле_данных на ссылку на ячейку E3, Excel вернет нам ошибку #ССЫЛКА!

Проблему решит простое добавление пустой строки (“”) в начало или конец ссылки на ячейку.

Простая коррекция формулы приведет к возврату правильного значения.

Использование дат в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Если вы используете даты в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, у вас могут возникнуть проблемы, даже если дата отображается в сводной таблице. К примеру, аргументом формулы ниже является дата “21/04/2013”, и сводная таблица содержит поле с датами продаж. Однако формула в ячейке E4 возвращает ошибку.

Для предотвращения ошибок, связанных с датами, вы можете воспользоваться одним из следующих способов:

• Сравнять форматы дат в формуле и сводной таблице
• Использовать функцию ДАТАЗНАЧ
• Использовать функцию ДАТА
• Сослаться на ячейку с корректной датой

Сравнять форматы дат в формуле и сводной таблице.

Для получения корректного результата, во время использования функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, убедитесь, что форматы дат аргумента формулы и сводной таблицы одинаковые.

В ячейке E4, в формуле использована дата формата “ДД.ММ.ГГГГ”, и в результате возвращена правильтая информация.

Использование функции ДАТАЗНАЧ

Вместо ручного ввода даты в формуле, можно добавить функцию ДАТАЗНАЧ для возврата даты.

В ячейке E4, дата введена с помощью функции ДАТАЗНАЧ, и Excel возвращает необходимую информацию.

Использование функции ДАТА

Вместо ручного ввода даты в формуле, можно воспользоваться функцией ДАТА, которая позволит корректно вернуть необходимую информацию.

Ссылка на ячейку с датой

Вместо ручного ввода даты в формуле, можно сослаться на ячейку, содержащую дату (в любом формате, в котором Excel воспринимает данные, как даты). В примере в ячейке E4, формула ссылается на ячейку E3 и Excel возвращает корректные данные.

Источник