Средство при помощи которого в microsoft excel можно выбрать строки удовлетворяющие условиям отбора

Содержание

  • Выполнение выборки
    • Способ 1: применение расширенного автофильтра
    • Способ 2: применение формулы массива
    • Способ 3: выборка по нескольким условиям с помощью формулы
    • Способ 4: случайная выборка
  • Вопросы и ответы

Выборка в Microsoft Excel

При работе с таблицами Excel довольно часто приходится проводить отбор в них по определенному критерию или по нескольким условиям. В программе сделать это можно различными способами при помощи ряда инструментов. Давайте выясним, как произвести выборку в Экселе, используя разнообразные варианты.

Выполнение выборки

Выборка данных состоит в процедуре отбора из общего массива тех результатов, которые удовлетворяют заданным условиям, с последующим выводом их на листе отдельным списком или в исходном диапазоне.

Способ 1: применение расширенного автофильтра

Наиболее простым способом произвести отбор является применение расширенного автофильтра. Рассмотрим, как это сделать на конкретном примере.

  1. Выделяем область на листе, среди данных которой нужно произвести выборку. Во вкладке «Главная» щелкаем по кнопке «Сортировка и фильтр». Она размещается в блоке настроек «Редактирование». В открывшемся после этого списка выполняем щелчок по кнопке «Фильтр».
    Включение фильтра в Microsoft Excel

    Есть возможность поступить и по-другому. Для этого после выделения области на листе перемещаемся во вкладку «Данные». Щелкаем по кнопке «Фильтр», которая размещена на ленте в группе «Сортировка и фильтр».

  2. Включение фильтра через вкладку Данные в Microsoft Excel

  3. После этого действия в шапке таблицы появляются пиктограммы для запуска фильтрования в виде перевернутых острием вниз небольших треугольников на правом краю ячеек. Кликаем по данному значку в заглавии того столбца, по которому желаем произвести выборку. В запустившемся меню переходим по пункту «Текстовые фильтры». Далее выбираем позицию «Настраиваемый фильтр…».
  4. Переход в настраиваемый фильтр в Microsoft Excel

  5. Активируется окно пользовательской фильтрации. В нем можно задать ограничение, по которому будет производиться отбор. В выпадающем списке для столбца содержащего ячейки числового формата, который мы используем для примера, можно выбрать одно из пяти видов условий:
    • равно;
    • не равно;
    • больше;
    • больше или равно;
    • меньше.

    Давайте в качестве примера зададим условие так, чтобы отобрать только значения, по которым сумма выручки превышает 10000 рублей. Устанавливаем переключатель в позицию «Больше». В правое поле вписываем значение «10000». Чтобы произвести выполнение действия, щелкаем по кнопке «OK».

  6. Пользвательский фильтр в Microsoft Excel

  7. Как видим, после фильтрации остались только строчки, в которых сумма выручки превышает 10000 рублей.
  8. Результаты фильтрации в Microsoft Excel

  9. Но в этом же столбце мы можем добавить и второе условие. Для этого опять возвращаемся в окно пользовательской фильтрации. Как видим, в его нижней части есть ещё один переключатель условия и соответствующее ему поле для ввода. Давайте установим теперь верхнюю границу отбора в 15000 рублей. Для этого выставляем переключатель в позицию «Меньше», а в поле справа вписываем значение «15000».

    Кроме того, существует ещё переключатель условий. У него два положения «И» и «ИЛИ». По умолчанию он установлен в первом положении. Это означает, что в выборке останутся только строчки, которые удовлетворяют обоим ограничениям. Если он будет выставлен в положение «ИЛИ», то тогда останутся значения, которые подходят под любое из двух условий. В нашем случае нужно выставить переключатель в положение «И», то есть, оставить данную настройку по умолчанию. После того, как все значения введены, щелкаем по кнопке «OK».

  10. Установка верхней границы в пользовательском фильтре в Microsoft Excel

  11. Теперь в таблице остались только строчки, в которых сумма выручки не меньше 10000 рублей, но не превышает 15000 рублей.
  12. Результаты фильтрации по нижней и верхней границе в Microsoft Excel

  13. Аналогично можно настраивать фильтры и в других столбцах. При этом имеется возможность сохранять также фильтрацию и по предыдущим условиям, которые были заданы в колонках. Итак, посмотрим, как производится отбор с помощью фильтра для ячеек в формате даты. Кликаем по значку фильтрации в соответствующем столбце. Последовательно кликаем по пунктам списка «Фильтр по дате» и «Настраиваемый фильтр».
  14. Переход к фильтрации по дате в Microsoft Excel

  15. Снова запускается окно пользовательского автофильтра. Выполним отбор результатов в таблице с 4 по 6 мая 2016 года включительно. В переключателе выбора условий, как видим, ещё больше вариантов, чем для числового формата. Выбираем позицию «После или равно». В поле справа устанавливаем значение «04.05.2016». В нижнем блоке устанавливаем переключатель в позицию «До или равно». В правом поле вписываем значение «06.05.2016». Переключатель совместимости условий оставляем в положении по умолчанию – «И». Для того, чтобы применить фильтрацию в действии, жмем на кнопку «OK».
  16. Пользвательский фильтр для формата даты в Microsoft Excel

  17. Как видим, наш список ещё больше сократился. Теперь в нем оставлены только строчки, в которых сумма выручки варьируется от 10000 до 15000 рублей за период с 04.05 по 06.05.2016 включительно.
  18. Результаты фильтрации по сумме и дате в Microsoft Excel

  19. Мы можем сбросить фильтрацию в одном из столбцов. Сделаем это для значений выручки. Кликаем по значку автофильтра в соответствующем столбце. В выпадающем списке щелкаем по пункту «Удалить фильтр».
  20. Удаление фильтра с одного из столбцов в Microsoft Excel

    Lumpics.ru

  21. Как видим, после этих действий, выборка по сумме выручки будет отключена, а останется только отбор по датам (с 04.05.2016 по 06.05.2016).
  22. Ограничения только по дате в Microsoft Excel

  23. В данной таблице имеется ещё одна колонка – «Наименование». В ней содержатся данные в текстовом формате. Посмотрим, как сформировать выборку с помощью фильтрации по этим значениям.

    Кликаем по значку фильтра в наименовании столбца. Последовательно переходим по наименованиям списка «Текстовые фильтры» и «Настраиваемый фильтр…».

  24. Переход к текстовой фильтрации в Microsoft Excel

  25. Опять открывается окно пользовательского автофильтра. Давайте сделаем выборку по наименованиям «Картофель» и «Мясо». В первом блоке переключатель условий устанавливаем в позицию «Равно». В поле справа от него вписываем слово «Картофель». Переключатель нижнего блока так же ставим в позицию «Равно». В поле напротив него делаем запись – «Мясо». И вот далее мы выполняем то, чего ранее не делали: устанавливаем переключатель совместимости условий в позицию «ИЛИ». Теперь строчка, содержащая любое из указанных условий, будет выводиться на экран. Щелкаем по кнопке «OK».
  26. Пользвательский фильтр для формата текста в Microsoft Excel

  27. Как видим, в новой выборке существуют ограничения по дате (с 04.05.2016 по 06.05.2016) и по наименованию (картофель и мясо). По сумме выручки ограничений нет.
  28. Ограничения по дате и по наименованию в Microsoft Excel

  29. Полностью удалить фильтр можно теми же способами, которые использовались для его установки. Причем неважно, какой именно способ применялся. Для сброса фильтрации, находясь во вкладке «Данные» щелкаем по кнопке «Фильтр», которая размещена в группе «Сортировка и фильтр».
    Очистка фильтра в Microsoft Excel

    Второй вариант предполагает переход во вкладку «Главная». Там выполняем щелчок на ленте по кнопке «Сортировка и фильтр» в блоке «Редактирование». В активировавшемся списке нажимаем на кнопку «Фильтр».

Очистка фильтра во вкладке Главная в Microsoft Excel

При использовании любого из двух вышеуказанных методов фильтрация будет удалена, а результаты выборки – очищены. То есть, в таблице будет показан весь массив данных, которыми она располагает.

Фильтр сброшен в Microsoft Excel

Урок: Функция автофильтр в Excel

Способ 2: применение формулы массива

Сделать отбор можно также применив сложную формулу массива. В отличие от предыдущего варианта, данный метод предусматривает вывод результата в отдельную таблицу.

  1. На том же листе создаем пустую таблицу с такими же наименованиями столбцов в шапке, что и у исходника.
  2. Создание пустой таблицы в Microsoft Excel

  3. Выделяем все пустые ячейки первой колонки новой таблицы. Устанавливаем курсор в строку формул. Как раз сюда будет заноситься формула, производящая выборку по указанным критериям. Отберем строчки, сумма выручки в которых превышает 15000 рублей. В нашем конкретном примере, вводимая формула будет выглядеть следующим образом:

    =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

    Естественно, в каждом конкретном случае адрес ячеек и диапазонов будет свой. На данном примере можно сопоставить формулу с координатами на иллюстрации и приспособить её для своих нужд.

  4. Ввод формулы в Microsoft Excel

  5. Так как это формула массива, то для того, чтобы применить её в действии, нужно нажимать не кнопку Enter, а сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter. Делаем это.
  6. Формула массива введена в столбец наименований в Microsoft Excel

  7. Выделив второй столбец с датами и установив курсор в строку формул, вводим следующее выражение:

    =ИНДЕКС(B2:B29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

    Жмем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

  8. Формула массива введена в столбец даты в Microsoft Excel

  9. Аналогичным образом в столбец с выручкой вписываем формулу следующего содержания:

    =ИНДЕКС(C2:C29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

    Опять набираем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

    Во всех трех случаях меняется только первое значение координат, а в остальном формулы полностью идентичны.

  10. Формула массива введена в столбец выручки в Microsoft Excel

  11. Как видим, таблица заполнена данными, но внешний вид её не совсем привлекателен, к тому же, значения даты заполнены в ней некорректно. Нужно исправить эти недостатки. Некорректность даты связана с тем, что формат ячеек соответствующего столбца общий, а нам нужно установить формат даты. Выделяем весь столбец, включая ячейки с ошибками, и кликаем по выделению правой кнопкой мыши. В появившемся списке переходим по пункту «Формат ячейки…».
  12. Переход к форматировани ячеек в Microsoft Excel

  13. В открывшемся окне форматирования открываем вкладку «Число». В блоке «Числовые форматы» выделяем значение «Дата». В правой части окна можно выбрать желаемый тип отображения даты. После того, как настройки выставлены, жмем на кнопку «OK».
  14. Установка формата даты в Microsoft Excel

  15. Теперь дата отображается корректно. Но, как видим, вся нижняя часть таблицы заполнена ячейками, которые содержат ошибочное значение «#ЧИСЛО!». По сути, это те ячейки, данных из выборки для которых не хватило. Более привлекательно было бы, если бы они отображались вообще пустыми. Для этих целей воспользуемся условным форматированием. Выделяем все ячейки таблицы, кроме шапки. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Условное форматирование», которая находится в блоке инструментов «Стили». В появившемся списке выбираем пункт «Создать правило…».
  16. Переход к созданию правила в Microsoft Excel

  17. В открывшемся окне выбираем тип правила «Форматировать только ячейки, которые содержат». В первом поле под надписью «Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие» выбираем позицию «Ошибки». Далее жмем по кнопке «Формат…».
  18. Переход к выбору формата в Microsoft Excel

  19. В запустившемся окне форматирования переходим во вкладку «Шрифт» и в соответствующем поле выбираем белый цвет. После этих действий щелкаем по кнопке «OK».
  20. Формат ячеек в Microsoft Excel

  21. На кнопку с точно таким же названием жмем после возвращения в окно создания условий.

Создание условия форматирования в Microsoft Excel

Теперь у нас имеется готовая выборка по указанному ограничению в отдельной надлежащим образом оформленной таблице.

Выборка сделана в Microsoft Excel

Урок: Условное форматирование в Excel

Способ 3: выборка по нескольким условиям с помощью формулы

Так же, как и при использовании фильтра, с помощью формулы можно осуществлять выборку по нескольким условиям. Для примера возьмем всю ту же исходную таблицу, а также пустую таблицу, где будут выводиться результаты, с уже выполненным числовым и условным форматированием. Установим первым ограничением нижнюю границу отбора по выручке в 15000 рублей, а вторым условием верхнюю границу в 20000 рублей.

  1. Вписываем в отдельном столбце граничные условия для выборки.
  2. Условия в Microsoft Excel

  3. Как и в предыдущем способе, поочередно выделяем пустые столбцы новой таблицы и вписываем в них соответствующие три формулы. В первый столбец вносим следующее выражение:

    =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($D$2=C2:C29);СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА(C2:C29)-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

    В последующие колонки вписываем точно такие же формулы, только изменив координаты сразу после наименования оператора ИНДЕКС на соответствующие нужным нам столбцам, по аналогии с предыдущим способом.

    Каждый раз после ввода не забываем набирать сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.

  4. Результат выборки по нескольким условиям в Microsoft Excel

  5. Преимущество данного способа перед предыдущим заключается в том, что если мы захотим поменять границы выборки, то совсем не нужно будет менять саму формулу массива, что само по себе довольно проблематично. Достаточно в колонке условий на листе поменять граничные числа на те, которые нужны пользователю. Результаты отбора тут же автоматически изменятся.

Изменение результатов выборки в Microsoft Excel

Способ 4: случайная выборка

В Экселе с помощью специальной формулы СЛЧИС можно также применять случайный отбор. Его требуется производить в некоторых случаях при работе с большим объемом данных, когда нужно представить общую картину без комплексного анализа всех данных массива.

  1. Слева от таблицы пропускаем один столбец. В ячейке следующего столбца, которая находится напротив первой ячейки с данными таблицы, вписываем формулу:

    =СЛЧИС()

    Эта функция выводит на экран случайное число. Для того, чтобы её активировать, жмем на кнопку ENTER.

  2. Случайное число в Microsoft Excel

  3. Для того, чтобы сделать целый столбец случайных чисел, устанавливаем курсор в нижний правый угол ячейки, которая уже содержит формулу. Появляется маркер заполнения. Протягиваем его вниз с зажатой левой кнопкой мыши параллельно таблице с данными до её конца.
  4. Маркер заполнения в Microsoft Excel

  5. Теперь у нас имеется диапазон ячеек, заполненный случайными числами. Но, он содержит в себе формулу СЛЧИС. Нам же нужно работать с чистыми значениями. Для этого следует выполнить копирование в пустой столбец справа. Выделяем диапазон ячеек со случайными числами. Расположившись во вкладке «Главная», щелкаем по иконке «Копировать» на ленте.
  6. Копирование в Microsoft Excel

  7. Выделяем пустой столбец и кликаем правой кнопкой мыши, вызывая контекстное меню. В группе инструментов «Параметры вставки» выбираем пункт «Значения», изображенный в виде пиктограммы с цифрами.
  8. Вставка в Microsoft Excel

  9. После этого, находясь во вкладке «Главная», кликаем по уже знакомому нам значку «Сортировка и фильтр». В выпадающем списке останавливаем выбор на пункте «Настраиваемая сортировка».
  10. Переход к настраиваемой сортировке в Microsoft Excel

  11. Активируется окно настройки сортировки. Обязательно устанавливаем галочку напротив параметра «Мои данные содержат заголовки», если шапка имеется, а галочки нет. В поле «Сортировать по» указываем наименование того столбца, в котором содержатся скопированные значения случайных чисел. В поле «Сортировка» оставляем настройки по умолчанию. В поле «Порядок» можно выбрать параметр как «По возрастанию», так и «По убыванию». Для случайной выборки это значения не имеет. После того, как настройки произведены, жмем на кнопку «OK».
  12. Настройка сортировки в Microsoft Excel

  13. После этого все значения таблицы выстраиваются в порядке возрастания или убывания случайных чисел. Можно взять любое количество первых строчек из таблицы (5, 10, 12, 15 и т.п.) и их можно будет считать результатом случайной выборки.

Случайная выборка в Microsoft Excel

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Как видим, выборку в таблице Excel можно произвести, как с помощью автофильтра, так и применив специальные формулы. В первом случае результат будет выводиться в исходную таблицу, а во втором – в отдельную область. Имеется возможность производить отбор, как по одному условию, так и по нескольким. Кроме того, можно осуществлять случайную выборку, использовав функцию СЛЧИС.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?


Суть запроса на выборку – выбрать из исходной таблицы строки, удовлетворяющие определенным критериям (подобно применению стандартного

Фильтра

). Произведем отбор значений из исходной таблицы с помощью

формул массива

. В отличие от применения

Фильтра

(

CTRL+SHIFT+L

или Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ) отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу.

В этой статье рассмотрим наиболее часто встречающиеся запросы, например: отбор строк таблицы, у которых значение из числового столбца попадает в заданный диапазон (интервал); отбор строк, у которых дата принаждежит определенному периоду; задачи с 2-мя текстовыми критериями и другие. Начнем с простых запросов.

1. Один числовой критерий (Выбрать те Товары, у которых цена выше минимальной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист

Один критерий — число

).

Необходимо отобразить в отдельной таблице только те записи (строки) из Исходной таблицы, у которых цена выше 25.

Решить эту и последующие задачи можно легко с помощью

стандартного фильтра

. Для этого выделите заголовки Исходной таблицы и нажмите

CTRL+SHIFT+L

. Через выпадающий список у заголовка Цены выберите

Числовые фильтры…

, затем задайте необходимые условия фильтрации и нажмите ОК.

Будут отображены записи удовлетворяющие условиям отбора.

Другим подходом является использование

формул массива

. В отличие от

фильтра

отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу — своеобразный

Отчет

, который, например, можно отформатировать в стиль отличный от Исходной таблицы или производить другие ее модификации.

Критерий (минимальную цену) разместим в ячейке

Е6

, таблицу для отфильтрованных данных — в диапазоне

D10:E19

.

Теперь выделим диапазон

D11:D19

(столбец Товар) и в

Строке формул

введем

формулу массива

:

=ИНДЕКС(A11:A19;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$6<=B11:B19;СТРОКА(B11:B19);»»);СТРОКА()-СТРОКА($B$10))-СТРОКА($B$10))

Вместо

ENTER

нажмите сочетание клавиш

CTRL+SHIFT+ENTER

(формула массива будет

возвращать несколько значений

).

Те же манипуляции произведем с диапазоном

E11:E19

(столбец Цена) куда и введем аналогичную

формулу массива

:

=ИНДЕКС(B11:B19;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$6<=B11:B19;СТРОКА(B11:B19);»»);СТРОКА()-СТРОКА($B$10))-СТРОКА($B$10))

В результате получим новую таблицу, которая будет содержать только товары, у которых цены не меньше, указанной в ячейке

Е6

.

Чтобы показать динамизм полученного Запроса на выборку, введем в

Е6

значение 55. В новую таблицу попадет только 2 записи.

Если в Исходную таблицу добавить новый товар с Ценой 80, то в новую таблицу автоматически будет добавлена новая запись.


Примечание

. Также для вывода отфильтрованных данных можно использовать

Расширенный фильтр

и

Сводные таблицы

. Выбор конкретного инструмента зависит от стоящей перед пользователем задачи.

Если Вам не удобно использовать

формулу массива

, которая возвращает несколько значений, то можно использовать другой подход, который рассмотрен в разделах ниже: 5.а, 7, 10 и 11. В этих случаях используются

формулы массива, возвращающие одно значение

.

2. Два числовых критерия (Выбрать те Товары, у которых цена попадает в диапазон)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист

Диапазон Чисел

).

Критерии (нижнюю и верхнюю границы цены) разместим в диапазоне

Е5:Е6

.

Т.е. если Цена Товара попадает в указанный интервал, то такая запись появится в новой таблице Отфильтрованные данные.

В отличие от предыдущей задачи создадим два

Динамических диапазона

: Товары и Цены (без них можно обойтись, но они удобны при написании формул). Соответствующие формулы должны выглядеть в Диспетчере имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) следующим образом (см. рисунок ниже).

Теперь выделим диапазон

D11:D19

и в

Строке формул

введем

формулу массива

:

=ИНДЕКС(Товары;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($E$5<=Цены)*($E$6>=Цены);СТРОКА(Цены);»»);СТРОКА(Цены)-СТРОКА($B$10))-СТРОКА($B$10))

Вместо

ENTER

нажмите сочетание клавиш

CTRL+SHIFT+ENTER

.

Те же манипуляции произведем с диапазоном

E11:E19

куда и введем аналогичную

формулу массива

:

=ИНДЕКС(Цены;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($E$5<=Цены)*($E$6>=Цены);СТРОКА(Цены);»»);СТРОКА(Цены)-СТРОКА($B$10))-СТРОКА($B$10))

В результате получим новую таблицу, которая будет содержать только товары, у которых цены попадают в интервал, указанный в ячейках

Е5

и

Е6

.

Чтобы показать динамизм полученного Отчета (Запроса на выборку) введем в

Е6

значение 65. В новую таблицу будет добавлена еще одна запись из Исходной таблицы, удовлетворяющая новому критерию.

Если в Исходную таблицу добавить новый товар с Ценой в диапазоне от 25 до 65, то в новую таблицу будет добавлена новая запись.

В файле примера также содержатся формулы массива с обработкой ошибок, когда в столбце Цена содержится значение ошибки, например #ДЕЛ/0! (см. лист

Обработка ошибок

).

Следующие задачи решаются аналогичным образом, поэтому не будем их рассматривать так детально.

3. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки совпадает заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист

Один критерий — Дата

).

Для отбора строк используются формулы массива, аналогичные Задаче1 (вместо критерия <= используется =):

= ИНДЕКС(A12:A20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$6=B12:B20;СТРОКА(B12:B20);»»);СТРОКА(B12:B20)-СТРОКА($B$11))-СТРОКА($B$11))

=ИНДЕКС(B12:B20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$6=B12:B20;СТРОКА(B12:B20);»»);СТРОКА(B12:B20)-СТРОКА($B$11))-СТРОКА($B$11))

4. Два критерия Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки попадает в диапазон)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист

Диапазон Дат

).

Обратите внимание, что столбец Дат НЕ СОРТИРОВАН.


Решение1

: Для отбора строк можно использовать

формулы массива, возвращающие одно значение

.

Введите в ячейку

D12

формулу массива:

=ИНДЕКС(A$12:A$20;НАИБОЛЬШИЙ(($E$6<=$B$12:$B$20)*($E$7>=$B$12:$B$20)*(СТРОКА($B$12:$B$20)-СТРОКА($B$11));$J$12-СТРОКА(A12)+СТРОКА($B$11)+1))


Примечание

: После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER. Это сочетание клавиш используется для ввода формул массива.

Скопируйте формулу массива вниз на нужное количество ячеек. Формула вернет только те значения Товаров, которые были поставлены в диапазоне указанных дат. В остальных ячейках будут содержаться ошибки #ЧИСЛО! Ошибки в файле примера (Лист 4.Диапазон Дат)

скрыты с помощью Условного форматирования

.

Аналогичную формулу нужно ввести и для дат в столбец E.

В ячейке

J12

вычислено количество строк исходной таблицы, удовлетворяющих критериям:

=СЧЁТЕСЛИМН(B12:B20;»>=»&$E$6;B12:B20;»<=»&$E$7)

Строки исходной таблицы, которые удовлетворяют критериям,

выделены также Условным форматированием

.


Решение2

: Для отбора строк можно использовать формулы массива, аналогичные Задаче2 (т.е.

формулы массива, возвращающие несколько значений

):

= ИНДЕКС(A12:A20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($E$6<=B12:B20)*($E$7>=B12:B20);СТРОКА(B12:B20);»»);СТРОКА(B12:B20)-СТРОКА($B$11))-СТРОКА($B$11))

=ИНДЕКС(B12:B20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($E$6<=B12:B20)*($E$7>=B12:B20);СТРОКА(B12:B20);»»);СТРОКА(B12:B20)-СТРОКА($B$11))-СТРОКА($B$11))

Для ввода первой формулы выделите диапазон ячеек

G12:G20

. После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.


Решение3

: Если столбец Дат СОРТИРОВАН, то можно не использовать формулы массива.

Сначала необходимо вычислить первую и последнюю позиции строк, которые удовлетворяют критериям. Затем вывести строки

с помощью функции СМЕЩ()

.

Этот пример еще раз наглядно демонстрирует насколько

предварительная сортировка данных

облегчает написание формул.

5. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки не раньше/ не позже заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист

Один критерий — Дата (не позже)

).

Для отбора строк, дата которых не раньше (включая саму дату), используется формула массива:

= ИНДЕКС(A12:A20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$7<=B12:B20;СТРОКА(B12:B20);»»);СТРОКА(B12:B20)-СТРОКА($B$11))-СТРОКА($B$11))

Также в файле примера приведены формулы для условий: Не раньше (не включая); Не позже (включая); Не позже (не включая).

Эта формула введена как

формула массив

а, возвращающая множество значений (см. здесь

Формулы массива в MS EXCEL, возвращающие несколько значений

). Эту формулу можно переделать, чтобы

возвращалось только 1 значение

, см. следующую задачу 5а.

5а. Один критерий Дата (Выбрать События, которые Закончились/ не начались/ происходят на заданную дату)

Пусть имеется перечень событий и даты их начала и завершения.

Пользователю требуется найти и вывести в отдельную таблицу события, которые либо уже закончились на заданную дату, либо еще длятся, либо еще не начались.

Т.е. нам потребуется формула, обрабатывающая 3 вышеуказанные ситуации. Можно использовать нижеуказанную формулу, которую нужно ввести в строке для каждого события

= ВЫБОР($C$6;$B$7>C15;И($B$7>=B15;$B$7<=C15);$B$7

Формула возвращает ЛОЖЬ или ИСТИНА в зависимости от того удовлетворят ли Событие указанным критерием. Результат этой формулы мы будем использовать как для

Условного форматирования

, чтобы выделить События, так и для вывода Событий в отдельный диапазон.

Для вывода Событий в соседний диапазон используйте формулу:

= ИНДЕКС(A$15:A$21;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($D$15:$D$21;СТРОКА(A$15:A$21);»»);СТРОКА()-СТРОКА($B$14))-СТРОКА($B$14))

Формула делает следующее:

— если Событие удовлетворяет условию, то формула запоминает номер строки этого События: ЕСЛИ($D$15:$D$21;СТРОКА(A$15:A$21);»»)

Функция НАИМЕНЬШИЙ()

сортирует

полученный массив номеров строк: первыми идут номера строк Событий, которые удовлетворяют критерию;

Функция ИНДЕКС()

выводит названия Событий из указанный строк.

6. Два критерия: Дата и Текст (Выбрать Товары определенного вида, у которых Дата поставки не позже заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист

2 критерия — Дата-Текст

).

В отличие от Задачи 5 будем отбирать строки только того Товара, который указан в критерии. Список дат должен быть

отсортирован

(для каждого из товаров), по товару сортировка не требуется.

Для отбора строк, дата которых не позже (включая саму дату), используется формула массива:

= ИНДЕКС(A13:A21; НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($E$7=$A$13:$A$21)*($E$8>=$B$13:$B$21)*($B$13:$B$21>0);СТРОКА($B$13:$B$21);»»);СТРОКА($B$13:$B$21)-СТРОКА($B$12)) -СТРОКА($B$12))

Условие $E$7=$A$13:$A$21 гарантирует, что будут отобраны товары только определенного типа. Условие $E$8>=$B$13:$B$21 гарантирует, что будут отобраны даты не позже заданной (включая). Условие $B$13:$B$21>0 необходимо, если в диапазоне дат имеются пустые ячейки. Знак * (умножение) используется для задания

Условия И

(все 3 критерия должны выполняться для строки одновременно).


Примечание

. Случай, когда список несортирован, рассмотрен в статье

Поиск ДАТЫ (ЧИСЛА) ближайшей к заданной, с условием в MS EXCEL. Несортированный список

.

7. Один Текстовый критерий (Выбрать Товары определенного вида)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист

Один критерий — Текст

).

Задача решается аналогично Задачам 1 и 3. Более подробное решение см. в статье

Поиск ТЕКСТовых значений в MS EXCEL с выводом их в отдельный список. Часть1. Обычный поиск

.

8. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенного вида, поставленные в заданный месяц)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист

2 критерия — текст (И)

).

Для отбора строк используется формула массива:

= ИНДЕКС($A$11:$A$19; НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($F$6=$A$11:$A$19)*($F$7=$B$11:$B$19);СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10);30);СТРОКА(ДВССЫЛ(«A1:A»&ЧСТРОК($A$11:$A$19)))))

Выражение ($F$6=$A$11:$A$19)*($F$7=$B$11:$B$19) задает оба условия (Товар и Месяц).

Выражение СТРОКА(ДВССЫЛ(«A1:A»&ЧСТРОК($A$11:$A$19))) формирует

массив последовательных чисел

{1:2:3:4:5:6:7:8:9}, т.е. номера строк в таблице.

9. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенных видов)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист

2 критерия — текст (ИЛИ)

).

В отличие от Задачи 7 отберем строки с товарами 2-х видов (

Условие ИЛИ

).

Для отбора строк используется формула массива:

= ИНДЕКС(A$11:A$19; НАИБОЛЬШИЙ((($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19))*(СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10)); СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1))

Условие ($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19) гарантирует, что будут отобраны товары только заданных видов из желтых ячеек (Товар2 и Товар3). Знак + (сложение) используется для задания

Условие ИЛИ

(должен быть выполнен хотя бы 1 критерий).

Вышеуказанное выражение вернет массив {0:0:0:0:1:1:1:0:0}. Умножив его на выражение СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10) , т.е. на

массив последовательных чисел

{1:2:3:4:5:6:7:8:9}, получим массив позиций (номеров строк таблицы), удовлетворяющих критериям. В нашем случае это будет массив {0:0:0:0:5:6:7:0:0}.

С помощью функции НАИБОЛЬШИЙ() выведем 3 значения из позиции 5 (строка 15 листа), 6 (16) и 7 (17), т.е. значения Товар2, Товар2 и Товар3. Для этого используем выражение СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1 , которое последовательно (начиная со строки 11) будет возвращать числа 3; 2; 1; 0; -1; -2; … Формула НАИБОЛЬШИЙ(…;3) вернет число 5, НАИБОЛЬШИЙ(…;2) вернет число 6, НАИБОЛЬШИЙ(…;1) вернет число 7, а НАИБОЛЬШИЙ(…;0) и далее вернет ошибку, которую мы скроем

условным форматированием

.

И наконец, с помощью

функции ИНДЕКС()

последовательно выведем наши значения из соответствующих позиций: = ИНДЕКС(A$11:A$19;5) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;6) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;7) вернет Товар3.

10. Отбор значений с учетом повторов

В разделе

Отбор на основании повторяемости

собраны статьи о запросах с группировкой данных. Из повторяющихся данных сначала отбираются уникальные значения, а соответствующие им значения в других столбцах — группируются (складываются, усредняются и пр.).

Наиболее популярные статьи из этого раздела:

Отбор уникальных значений (убираем повторы из списка) в MS EXCEL

Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу в MS EXCEL

Отбор повторяющихся значений в MS EXCEL

Отбор уникальных значений из двух диапазонов в MS EXCEL

Отбор уникальных СТРОК с помощью Расширенного фильтра в MS EXCEL

В качестве примера приведем решения следующей задачи:

Выбрать Товары, цена которых лежит в определенном диапазоне и повторяется заданное количество раз или более.

В качестве исходной возьмем таблицу партий товаров.

Предположим, что нас интересует сколько и каких партий товаров поставлялось по цене от 1000р. до 2000р. (критерий 1). Причем, партий с одинаковой ценой должно быть минимум 3 (критерий 2).

Решением является формула массива:

=НАИМЕНЬШИЙ(СТРОКА($A$14:$A$27)*($C$14:$C$27>=$B$7)*($C$14:$C$27<=$C$7)*($D$14:$D$27>=$B$10);F14+($G$8-$G$9))

Эта формула возвращает номера строк, которые удовлетворяют обоим критериям.

Формула =СУММПРОИЗВ(($C$14:$C$27>=$B$7)*($C$14:$C$27<=$C$7)*($D$14:$D$27>=$B$10)) подсчитывает количество строк, которые удовлетворяют критериям.

В файле примера на листе «10.Критерий — колич-во повторов» настроено

Условное форматирование

, которое позволяет визуально определить строки удовлетворяющие критериям, а также

скрыть ячейки, в которых формула массива возвращает ошибку #ЧИСЛО!

11. Используем значение критерия (Любой) или (Все)

В фильтре

Сводных таблиц

MS EXCEL используется значение (Все), чтобы вывести все значения столбца. Другими словами, в

выпадающем списке

значений критерия содержится особое значение, которое отменяет сам критерий (см. статью

Отчеты в MS EXCEL

, Отчет №3).

В файле примера на листе «11. Критерий Любой или (Все)» реализован данный вариант критерия.

Формула в этом случае должна содержать функцию ЕСЛИ() . Если выбрано значение (Все), то используется формула для вывода значений без учета данного критерия. Если выбрано любое другое значение, то критерий работает обычным образом.

=ЕСЛИ($C$8=»(Все)»;НАИМЕНЬШИЙ((СТРОКА($B$13:$B$26)-СТРОКА($B$12))*($D$13:$D$26>=$D$8);F13+($G$6-$G$7));НАИМЕНЬШИЙ((СТРОКА($B$13:$B$26)-СТРОКА($B$12))*($D$13:$D$26>=$D$8)*($C$13:$C$26=$C$8);F13+($G$6-$G$7)))

Остальная часть формулы аналогична рассмотренным выше.

12. Актуальная цена

Пусть для товара ежедневно заполняется таблица цен (цена может меняться, но не каждый день). Нужно найти актуальнуй цену, т.е. цену на последнюю дату. Если товар всего один, то можно отсортировать по дате и в последней строке будет нужная актуальная цена. Если товаров много, то нужно сначала выбрать Автофильтром нужный товар, затем опять отсортировать по цене.

Чтобы иметь перечень товаров с актуальными ценами придется использовать формулы:

1) сначала сформируем перечень товаров без повторов

Отбор уникальных значений (убираем повторы из списка) в MS EXCEL

2) определяем последнюю (максимальную) дату для каждого товара с помощью формулы массива =МАКС((Таблица1[товар]=E8)*Таблица1[дата])

3) наконец, выводим актуальную цену =СУММЕСЛИМН(Таблица1[цена];Таблица1[товар];E8;Таблица1[дата];F8)

Для товара не должно быть повторов дат, иначе цены будут суммироваться (если повторяется последняя дата).

В файле примера приведено решение на листе 12. Актуальная цена.

С помощью средств Excel можно осуществлять выборку определенных данных из диапазона в случайном порядке, по одному условию или нескольким. Для решения подобных задач используются, как правило, формулы массива или макросы. Рассмотрим на примерах.

Как сделать выборку в Excel по условию

При использовании формул массива отобранные данные показываются в отдельной таблице. В чем и состоит преимущество данного способа в сравнении с обычным фильтром.

Исходная таблица:

Даты и цены.

Сначала научимся делать выборку по одному числовому критерию. Задача – выбрать из таблицы товары с ценой выше 200 рублей. Один из способов решения – применение фильтрации. В результате в исходной таблице останутся только те товары, которые удовлетворяют запросу.

Другой способ решения – использование формулы массива. Соответствующие запросу строки поместятся в отдельный отчет-таблицу.

Сначала создаем пустую таблицу рядом с исходной: дублируем заголовки, количество строк и столбцов. Новая таблица занимает диапазон Е1:G10.Теперь выделяем Е2:Е10 (столбец «Дата») и вводим следующую формулу: {}.

Чтобы получилась формула массива, нажимаем сочетание клавиш Ctrl + Shift + Enter. В соседний столбец – «Товар» — вводим аналогичную формулу массива: {}. Изменился только первый аргумент функции ИНДЕКС.

В столбец «Цена» введем такую же формулу массива, изменив первый аргумент функции ИНДЕКС.

В результате получаем отчет по товарам с ценой больше 200 рублей.

Отчет.

Такая выборка является динамичной: при изменении запроса или появлении в исходной таблице новых товаров, автоматически поменяется отчет.

Задача №2 – выбрать из исходной таблицы товары, которые поступили в продажу 20.09.2015. То есть критерий отбора – дата. Для удобства искомую дату введем в отдельную ячейку, I2.

Для решения задачи используется аналогичная формула массива. Только вместо критерия <= применяется =: {}.

Подобные формулы вводятся и в другие столбцы (принцип см. выше).

Пример.

Теперь используем текстовый критерий. Вместо даты в ячейку I2 введем текст «Товар 1». Немного изменим формулу массива: {}.

Пример 1.

Такая большая функция выборки в Excel.



Выборка по нескольким условиям в Excel

Сначала возьмем два числовых критерия:

Ценовые критерии.

Задача – отобрать товары, которые стоят меньше 400 и больше 200 рублей. Объединим условия знаком «*». Формула массива выглядит следующим образом: {}.

Это для первого столбца таблицы-отчета. Для второго и третьего – меняем первый аргумент функции ИНДЕКС. Результат:

Результат.

Чтобы сделать выборку по нескольким датам или числовым критериям, используем аналогичные формулы массива.

Случайная выборка в Excel

Когда пользователь работает с большим количеством данных, для последующего их анализа может потребоваться случайная выборка. Каждому ряду можно присвоить случайный номер, а затем применить сортировку для выборки.

Исходный набор данных:

Коды символов.

Сначала вставим слева два пустых столбца. В ячейку А2 впишем формулу СЛЧИС (). Размножим ее на весь столбец:

СЛЧИС.

Теперь копируем столбец со случайными числами и вставляем его в столбец В. Это нужно для того, чтобы эти числа не менялись при внесении новых данных в документ.

Чтобы вставились значения, а не формула, щелкаем правой кнопкой мыши по столбцу В и выбираем инструмент «Специальная вставка». В открывшемся окне ставим галочку напротив пункта «Значения»:

Значения.

Теперь можно отсортировать данные в столбце В по возрастанию или убыванию. Порядок представления исходных значений тоже изменится. Выбираем любое количество строк сверху или снизу – получим случайную выборку.

Как выделить строки в Excel по условию? Выделение строк с заданными значениями

Каждый лист рабочей книги Excel разбит на строки и столбцы, количество которых зависит от версии приложения. Строки и столбцы можно удалять, добавлять, объединять и перемещать. Ранее уже рассматривалось удаление строк по условию, удаление столбцов по условию и добавление пустых строк в рабочие книги Excel. Ниже будет рассмотрено еще одно действие, совершаемое со строками — выделение.

Как выделить одну строку?

Существует несколько способов для того чтобы выделить строку:

1. Можно в окне открытого листа кликнуть левой кнопкой мыши курсором-стрелкой один раз по номеру нужной строки ;

2. также, в окне открытого листа, можно установить маркер выделения в любую ячейку нужной строки и использовать сочетание клавиш Shift+Space (пробел);

3. и наконец, можно установить маркер выделения в первую ячейку нужной строки и использовать сочетание клавиш Ctrl+Shift+Стрелка вправо. При этом, если в строке есть данные, то первое нажатие этого сочетания клавиш выделит часть строки с даными, а второе — уже всю строку.

Как выделить несколько строк подряд?

1. Выделить первую строку нужного диапазона и не отпуская левую кнопку мыши протащить курсор-стрелку по номерам нужных строк;

2. выделить первую строку нужного диапазона и при нажатой клавише Shift кликнуть по номеру последней строки нужного диапазона;

3. кликнуть курсором ввода текста в адресном окне строки формул, вписать диапазон строк (например 10:20) и нажать клавишу Enter.

Как выделить несколько строк не подряд?

Для выборочного выделения нескольких строк необходимо кликать по номерам нужных строк курсором-стрелкой при нажатой клавише Ctrl.

Как выделить строки по условию?

Если есть необходимость в выборочном выделении строк (для форматирования, копирования или других целей) например, содержащих заданный текст или наоборот, не содержащих определенный текст, можно использовать надстройку, позволяющую ускорить выделение строк по различным условиям. Ниже приведено диалоговое окно, позволяющее оценить возможности этой надстройки.

Надстройка позволяет:

1. Одним кликом мыши вызывать диалоговое окно макроса прямо из панели инструментов Excel;

2. Находить и выделять строки в зависимости от поставленного условия и заданных значений,

возможен ввод сразу нескольких текстовых значений разделенных знаком «;» (точка с запятой);

3. Выбирать одно из восьми условий для строк с искомым значением:

— совпадает с искомым значением;

— не совпадает с искомым значением;

— содержит мскомое значение;

— не содержит искомое значение;

— начинается с искомого значения;

— не начинается с искомого значения;

— заканчивается искомым значением;

— не заканчивается искомым значением.

4. При поиске текста учитывать либо не учитывать регистр (различать заглавные и строчные буквы);

5. При нахождении строки предусмотрена возможность выделять:

а) всю строку по ширине листа;

б) часть строки, ограниченную используемым диапазоном (от первой заполненной до последней заполненной ячейки);

в) часть строки, ограниченную выделенным (выбранным) диапазоном поиска.

6. Выбирать диапазон строк для поиска заданных значений и при необходимости вносить ограничения для выбранного диапазона, устанавливая начальную и конечную строку.

Поиск и выделение ячеек, соответствующих определенным условиям

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Чтобы быстро найти и выделить все ячейки, содержащие определенных типов данных, таких как формулы с помощью команды Перейти. Кроме того, с помощью Перейти к найти только ячейки, которые соответствуют определенным критериям, — например последнюю ячейку на лист, содержащую данные или форматирование.

Начинать, выполнив одно из указанных ниже действий.

Чтобы выполнить поиск определенных ячеек на всем листе, щелкните любую ячейку.

Чтобы выполнить поиск определенных ячеек в пределах области, определенной, выберите диапазон, строк или столбцов, которые должны. Дополнительные сведения читайте в статье Выбор ячеек, диапазонов, строк или столбцов на листе.

Совет: Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните любую ячейку на листе.

На вкладке » Главная » нажмите кнопку Найти и выделить > Перейти (в группе » Редактирование «).

Сочетание клавиш: Нажмите клавиши CTRL + G.

Нажмите кнопку Дополнительный.

В диалоговом окне Выделить группу ячеек выберите один из указанных ниже вариантов.

Запрос на выборку данных (формулы) в MS EXCEL

Суть запроса на выборку – выбрать из исходной таблицы строки, удовлетворяющие определенным критериям (подобно применению стандартного Фильтра). Произведем отбор значений из исходной таблицы с помощью формул массива. В отличие от применения Фильтра (CTRL+SHIFT+L или Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ) отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу.

В этой статье рассмотрим наиболее часто встречающиеся запросы, например: отбор строк таблицы, у которых значение из числового столбца попадает в заданный диапазон (интервал); отбор строк, у которых дата принаждежит определенному периоду; задачи с 2-мя текстовыми критериями и другие. Начнем с простых запросов.

1. Один числовой критерий (Выбрать те Товары, у которых цена выше минимальной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист Один критерий — число ).

Необходимо отобразить в отдельной таблице только те записи (строки) из Исходной таблицы, у которых цена выше 25.

Решить эту и последующие задачи можно легко с помощью стандартного фильтра. Для этого выделите заголовки Исходной таблицы и нажмите CTRL+SHIFT+L. Через выпадающий список у заголовка Цены выберите Числовые фильтры. , затем задайте необходимые условия фильтрации и нажмите ОК.

Будут отображены записи удовлетворяющие условиям отбора.

Другим подходом является использование формул массива. В отличие от фильтра отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу — своеобразный Отчет, который, например, можно отформатировать в стиль отличный от Исходной таблицы или производить другие ее модификации.

Критерий (минимальную цену) разместим в ячейке Е6, таблицу для отфильтрованных данных — в диапазоне D10:E19.

Теперь выделим диапазон D11:D19 (столбец Товар) и в Строке формул введем формулу массива:

Вместо ENTER нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.

Те же манипуляции произведем с диапазоном E11:E19 куда и введем аналогичную формулу массива:

В результате получим новую таблицу, которая будет содержать только товары, у которых цены попадают в интервал, указанный в ячейках Е5 и Е6.

Чтобы показать динамизм полученного Отчета (Запроса на выборку) введем в Е6 значение 65. В новую таблицу будет добавлена еще одна запись из Исходной таблицы, удовлетворяющая новому критерию.

Если в Исходную таблицу добавить новый товар с Ценой в диапазоне от 25 до 65, то в новую таблицу будет добавлена новая запись.

В файле примера также содержатся формулы массива с обработкой ошибок, когда в столбце Цена содержится значение ошибки, например #ДЕЛ/0! (см. лист Обработка ошибок).

Следующие задачи решаются аналогичным образом, поэтому не будем их рассматривать так детально.

3. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки совпадает заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист Один критерий — Дата).

Для отбора строк используются формулы массива, аналогичные Задаче1 (вместо критерия =$B$12:$B$20)*(СТРОКА($B$12:$B$20)-СТРОКА($B$11));
$J$12-СТРОКА(A12)+СТРОКА($B$11)+1))

Примечание: После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER. Это сочетание клавиш используется для ввода формул массива.

Скопируйте формулу массива вниз на нужное количество ячеек. Формула вернет только те значения Товаров, которые были поставлены в диапазоне указанных дат. В остальных ячейках будут содержаться ошибки #ЧИСЛО! Ошибки в файле примера (Лист 4.Диапазон Дат) скрыты с помощью Условного форматирования.

Аналогичную формулу нужно ввести и для дат в столбец E.

В ячейке J12 вычислено количество строк исходной таблицы, удовлетворяющих критериям:

Для ввода первой формулы выделите диапазон ячеек G12:G20. После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.

Решение3: Если столбец Дат СОРТИРОВАН, то можно не использовать формулы массива.

Сначала необходимо вычислить первую и последнюю позиции строк, которые удовлетворяют критериям. Затем вывести строки с помощью функции СМЕЩ().

Этот пример еще раз наглядно демонстрирует насколько предварительная сортировка данных облегчает написание формул.

5. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки не раньше/ не позже заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист Один критерий — Дата (не позже) ).

Для отбора строк, дата которых не раньше (включая саму дату), используется формула массива:

= ИНДЕКС(A12:A20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$7 C15;И($B$7>=B15;$B$7 =$B$13:$B$21)*($B$13:$B$21>0);СТРОКА($B$13:$B$21);»»);СТРОКА($B$13:$B$21)-СТРОКА($B$12))
-СТРОКА($B$12))

Условие $E$7=$A$13:$A$21 гарантирует, что будут отобраны товары только определенного типа. Условие $E$8>=$B$13:$B$21 гарантирует, что будут отобраны даты не позже заданной (включая). Условие $B$13:$B$21>0 необходимо, если в диапазоне дат имеются пустые ячейки. Знак * (умножение) используется для задания Условия И (все 3 критерия должны выполняться для строки одновременно).

7. Один Текстовый критерий (Выбрать Товары определенного вида)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист Один критерий — Текст).

Задача решается аналогично Задачам 1 и 3. Более подробное решение см. в статье Поиск ТЕКСТовых значений в MS EXCEL с выводом их в отдельный список. Часть1. Обычный поиск.

8. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенного вида, поставленные в заданный месяц)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист 2 критерия — текст (И) ).

Для отбора строк используется формула массива:

Выражение ($F$6=$A$11:$A$19)*($F$7=$B$11:$B$19) задает оба условия (Товар и Месяц).

Выражение СТРОКА(ДВССЫЛ(«A1:A»&ЧСТРОК($A$11:$A$19))) формирует массив последовательных чисел <1:2:3:4:5:6:7:8:9>, т.е. номера строк в таблице.

9. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенных видов)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист 2 критерия — текст (ИЛИ)).

В отличие от Задачи 7 отберем строки с товарами 2-х видов (Условие ИЛИ).

Для отбора строк используется формула массива:

= ИНДЕКС(A$11:A$19;
НАИБОЛЬШИЙ((($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19))*(СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10)); СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1))

Условие ($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19) гарантирует, что будут отобраны товары только заданных видов из желтых ячеек (Товар2 и Товар3). Знак + (сложение) используется для задания Условие ИЛИ (должен быть выполнен хотя бы 1 критерий).

Вышеуказанное выражение вернет массив <0:0:0:0:1:1:1:0:0>. Умножив его на выражение СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10) , т.е. на массив последовательных чисел <1:2:3:4:5:6:7:8:9>, получим массив позиций (номеров строк таблицы), удовлетворяющих критериям. В нашем случае это будет массив <0:0:0:0:5:6:7:0:0>.

С помощью функции НАИБОЛЬШИЙ() выведем 3 значения из позиции 5 (строка 15 листа), 6 (16) и 7 (17), т.е. значения Товар2, Товар2 и Товар3. Для этого используем выражение СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1 , которое последовательно (начиная со строки 11) будет возвращать числа 3; 2; 1; 0; -1; -2; . Формула НАИБОЛЬШИЙ(. ;3) вернет число 5, НАИБОЛЬШИЙ(. ;2) вернет число 6, НАИБОЛЬШИЙ(. ;1) вернет число 7, а НАИБОЛЬШИЙ(. ;0) и далее вернет ошибку, которую мы скроем условным форматированием.

И наконец, с помощью функции ИНДЕКС() последовательно выведем наши значения из соответствующих позиций: = ИНДЕКС(A$11:A$19;5) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;6) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;7) вернет Товар3.

10. Отбор значений с учетом повторов

В разделе Отбор на основании повторяемости собраны статьи о запросах с группировкой данных. Из повторяющихся данных сначала отбираются уникальные значения, а соответствующие им значения в других столбцах — группируются (складываются, усредняются и пр.).

Наиболее популярные статьи из этого раздела:

В качестве примера приведем решения следующей задачи: Выбрать Товары, цена которых лежит в определенном диапазоне и повторяется заданное количество раз или более.

В качестве исходной возьмем таблицу партий товаров.

Предположим, что нас интересует сколько и каких партий товаров поставлялось по цене от 1000р. до 2000р. (критерий 1). Причем, партий с одинаковой ценой должно быть минимум 3 (критерий 2).

Решением является формула массива:

Эта формула возвращает номера строк, которые удовлетворяют обоим критериям.

Формула =СУММПРОИЗВ(($C$14:$C$27>=$B$7)*($C$14:$C$27 =$B$10)) подсчитывает количество строк, которые удовлетворяют критериям.

В файле примера на листе «10.Критерий — колич-во повторов» настроено Условное форматирование, которое позволяет визуально определить строки удовлетворяющие критериям, а также скрыть ячейки, в которых формула массива возвращает ошибку #ЧИСЛО!

11. Используем значение критерия (Любой) или (Все)

В фильтре Сводных таблиц MS EXCEL используется значение (Все), чтобы вывести все значения столбца. Другими словами, в выпадающем списке значений критерия содержится особое значение, которое отменяет сам критерий (см. статью Отчеты в MS EXCEL, Отчет №3).

В файле примера на листе «11. Критерий Любой или (Все)» реализован данный вариант критерия.

Формула в этом случае должна содержать функцию ЕСЛИ() . Если выбрано значение (Все), то используется формула для вывода значений без учета данного критерия. Если выбрано любое другое значение, то критерий работает обычным образом.

Остальная часть формулы аналогична рассмотренным выше.

Выделить строки в Excel по условию

Условное форматирование в Excel позволяет делать формат ячеек меняющимся в зависимости от их содержания. Например, Вы можете заставить ячейку изменять цвет, если в ней содержится значение меньше 100, или, если в этой ячейке находится определённый текст. Но как сделать так, чтобы выделенной стала не только одна ячейка, а вся строка, которая ее содержит?

Как же быть, если необходимо выделить другие ячейки в зависимости от значения какой-то одной? На скриншоте, расположенном чуть выше, видно таблицу с кодовыми наименованиями различных версий Ubuntu. Один из них — выдуманный. Когда я ввёл No в столбце Really?, вся строка изменила цвет фона и шрифта. Читайте дальше, и Вы узнаете, как это делается.

Создаём таблицу

Первым делом, создаём простую таблицу и наполняем её данными. Позже мы эти данные отформатируем. Данные могут быть любого типа: текст, числа или формулы. На этом этапе таблица вовсе не имеет никакого форматирования:

Придаём таблице более приятный вид

Следующий этап — делаем формат таблицы более лёгким для восприятия информации, используя простые инструменты форматирования Excel. Настройте формат только тех областей таблицы, которые не будут затронуты условным форматированием. В нашем случае мы нарисуем рамку таблицы и отформатируем строку, содержащую заголовки. Думаю, с этой частью Вы справитесь самостоятельно. В итоге у Вас должно получиться что-то подобное (или, возможно, немного посимпатичнее):

Создаём правила условного форматирования в Excel

Выберите начальную ячейку в первой из тех строк, которые Вы планируете форматировать. Кликните Conditional Formatting (Условное Форматирование) на вкладке Home (Главная) и выберите Manage Rules (Управление Правилами).

В открывшемся диалоговом окне Conditional Formatting Rules Manager (Диспетчер правил условного форматирования) нажмите New Rule (Создать правило).

В диалоговом окне New Formatting Rule (Создание правила форматирования) выберите последний вариант из списка — Use a formula to determine which cells to format (Использовать формулу для определения форматируемых ячеек). А сейчас — главный секрет! Ваша формула должна выдавать значение TRUE (ИСТИНА), чтобы правило сработало, и должна быть достаточно гибкой, чтобы Вы могли использовать эту же формулу для дальнейшей работы с Вашей таблицей.

Давайте проанализируем формулу, которую я сделал в своём примере:

G — это столбец, который управляет работой правила (столбец Really? в таблице). Заметили знак доллара перед G? Если не поставить этот символ и скопировать правило в следующую ячейку, то в правиле адрес ячейки сдвинется. Таким образом, правило будет искать значение Yes, в какой-то другой ячейке, например, H15 вместо G15. В нашем же случае надо зафиксировать в формуле ссылку на столбец ($G), при этом позволив изменяться строке (15), поскольку мы собираемся применить это правило для нескольких строк.

=»Yes» — это значение ячейки, которое мы ищем. В нашем случае условие проще не придумаешь, ячейка должна говорить Yes. Условия можно создавать любые, какие подскажет Вам Ваша фантазия!

Говоря человеческим языком, выражение, записанное в нашей формуле, принимает значение TRUE (ИСТИНА), если ячейка, расположенная на пересечении заданной строки и столбца G, содержит слово Yes.

Теперь давайте займёмся форматированием. Нажмите кнопку Format (Формат). В открывшемся окне Format Cells (Формат ячеек) полистайте вкладки и настройте все параметры так, как Вы желаете. Мы в своём примере просто изменим цвет фона ячеек.

Когда Вы настроили желаемый вид ячейки, нажмите ОК. То, как будет выглядеть отформатированная ячейка, можно увидеть в окошке Preview (Образец) диалогового окна New Formatting Rule (Создание правила форматирования).

Нажмите ОК снова, чтобы вернуться в диалоговое окно Conditional Formatting Rules Manager (Диспетчер правил условного форматирования), и нажмите Apply (Применить). Если выбранная ячейка изменила свой формат, значит Ваша формула верна. Если форматирование не изменилось, вернитесь на несколько шагов назад и проверьте настройки формулы.

Теперь, когда у нас есть работающая формула в одной ячейке, давайте применим её ко всей таблице. Как Вы заметили, форматирование изменилось только в той ячейке, с которой мы начали работу. Нажмите на иконку справа от поля Applies to (Применяется к), чтобы свернуть диалоговое окно, и, нажав левую кнопку мыши, протяните выделение на всю Вашу таблицу.

Когда сделаете это, нажмите иконку справа от поля с адресом, чтобы вернуться к диалоговому окну. Область, которую Вы выделили, должна остаться обозначенной пунктиром, а в поле Applies to (Применяется к) теперь содержится адрес не одной ячейки, а целого диапазона. Нажмите Apply (Применить).

Теперь формат каждой строки Вашей таблицы должен измениться в соответствии с созданным правилом.

Вот и всё! Теперь осталось таким же образом создать правило форматирования для строк, в которых содержится ячейка со значением No (ведь версии Ubuntu с кодовым именем Chipper Chameleon на самом деле никогда не существовало). Если же в Вашей таблице данные сложнее, чем в этом примере, то вероятно придётся создать большее количество правил. Пользуясь этим методом, Вы легко будете создавать сложные наглядные таблицы, информация в которых буквально бросается в глаза.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru Источник: http://www.howtogeek.com/howto/45670/how-to-highlight-a-row-in-excel-using-conditional-formatting/ Перевел: Андрей Антонов Правила перепечатки Еще больше уроков по Microsoft Excel

Выборка значений из таблицы Excel по условию

Если приходиться работать с большими таблицами определенно найдете в них дублирующийся суммы разбросаны вдоль целого столбца. В тоже время у вас может возникнуть необходимость выбрать данные из таблицы с первым наименьшим числовым значением, которое имеет свои дубликаты. Нужна автоматическая выборка данных по условию. В Excel для этой цели можно успешно использовать формулу в массиве.

Как сделать выборку в Excel по условию

Чтобы определить соответствующие значение первому наименьшему числу нужна выборка из таблицы по условию. Допустим мы хотим узнать первый самый дешевый товар на рынке из данного прайса:

Автоматическую выборку реализует нам формула, которая будет обладать следующей структурой:

В месте «диапазон_данных_для_выборки» следует указать область значений A6:A18 для выборки из таблицы (например, текстовых), из которых функция ИНДЕКС выберет одно результирующие значение. Аргумент «диапазон» означает область ячеек с числовыми значениями, из которых следует выбрать первое наименьшее число. В аргументе «заголовок_столбца» для второй функции СТРОКА, следует указать ссылку на ячейку с заголовком столбца, который содержит диапазон числовых значений.

Естественно эту формулу следует выполнять в массиве. Поэтому для подтверждения ее ввода следует нажимать не просто клавишу Enter, а целую комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+Enter. Если все сделано правильно в строке формул появятся фигурные скобки.

Обратите внимание ниже на рисунок, где в ячейку B3 была введена данная формула в массиве:

Выборка соответственного значения с первым наименьшим числом:

С такой формулой нам удалось выбрать минимальное значение относительно чисел. Далее разберем принцип действия формулы и пошагово проанализируем весь порядок всех вычислений.

Как работает выборка по условию

Ключевую роль здесь играет функция ИНДЕКС. Ее номинальное задание – это выбирать из исходной таблицы (указывается в первом аргументе – A6:A18) значения соответственные определенным числам. ИНДЕКС работает с учетом критериев определённых во втором (номер строки внутри таблицы) и третьем (номер столбца в таблице) аргументах. Так как наша исходная таблица A6:A18 имеет только 1 столбец, то третий аргумент в функции ИНДЕКС мы не указываем.

Чтобы вычислить номер строки таблицы напротив наименьшего числа в смежном диапазоне B6:B18 и использовать его в качестве значения для второго аргумента, применяется несколько вычислительных функций.

Функция ЕСЛИ позволяет выбрать значение из списка по условию. В ее первом аргументе указано где проверяется каждая ячейка в диапазоне B6:B18 на наличие наименьшего числового значения: ЕСЛИB6:B18=МИНB6:B18. Таким способом в памяти программы создается массив из логических значений ИСТИНА и ЛОЖЬ. В нашем случаи 3 элемента массива будут содержат значение ИСТИНА, так как минимальное значение 8 содержит еще 2 дубликата в столбце B6:B18.

Следующий шаг – это определение в каких именно строках диапазона находится каждое минимальное значение. Это нам необходимо по причине определения именно первого наименьшего значения. Реализовывается данная задача с помощью функции СТРОКА, она заполняет элементы массива в памяти программы номерами строк листа. Но сначала от всех этих номеров вычитается номер на против первой строки таблицы – B5, то есть число 5. Это делается потому, что функция ИНДЕКС работает с номерами внутри таблицы, а не с номерами рабочего листа Excel. В тоже время функция СТРОКА умеет возвращать только номера строк листа. Чтобы не получилось смещение необходимо сопоставить порядок номеров строк листа и таблицы с помощи вычитанием разницы. Например, если таблица находится на 5-ой строке листа значит каждая строка таблицы будет на 5 меньше чем соответственная строка листа.

После того как будут отобраны все минимальные значения и сопоставлены все номера строк таблицы функция МИН выберет наименьший номер строки. Эта же строка будет содержать первое наименьшее число, которое встречается в столбце B6:B18. На основании этого номера строки функции ИНДЕКС выберет соответствующее значение из таблицы A6:A18. В итоге формула возвращает это значение в ячейку B3 в качестве результата вычисления.

Как выбрать значение с наибольшим числом в Excel

Поняв принцип действия формулы, теперь можно легко ее модифицировать и настраивать под другие условия. Например, формулу можно изменить так, чтобы выбрать первое максимальное значение в Excel:

Если необходимо изменить условия формулы так, чтобы можно было в Excel выбрать первое максимальное, но меньше чем 70:

=70;»»;B6:B18));СТРОКА(B6:B18)-СТРОКА(B5);»»)))’ class=’formula’>

Как в Excel выбрать первое минимальное значение кроме нуля:

Как легко заметить, эти формулы отличаются между собой только функциями МИН и МАКС и их аргументами.

Теперь Вас ни что не ограничивает. Один раз разобравшись с принципами действия формул в массиве Вы сможете легко модифицировать их под множество условий и быстро решать много вычислительных задач.

Если пользователю Excel приходится работать с большой таблицей, и перед ним ставится задача найти уникальные значения, которые подпадают под определенный критерий, то ему нередко приходится применять такой инструмент, как фильтр. Но в некоторых случаях приходится делать другое, а именно, выделять все ряды, в которых есть определенные значения в отношении к другим рядам. Если говорить про эту ситуацию, то здесь нужно применять другую функцию – условное форматирование.

Чтобы отдача была максимальной, нужно в качестве запроса применять выпадающий перечень.

Это хорошо подходит для тех ситуаций, когда надо постоянно изменять запросы одного типа, чтобы экспонировать разные строки диапазона. Сейчас мы подробно расскажем о том, какие действия надо выполнять, чтобы создать выборку из повторяющихся ячеек, входящих в состав выпадающего перечня.

Содержание

  1. Как выбрать уникальные и повторяющиеся значения в Excel — пошаговая инструкция
  2. Подготовка содержания выпадающего списка
  3. Модификация исходной таблицы
  4. Создание выпадающего списка
  5. Выборка ячеек из таблицы по условию
  6. Скачать пример выборки из списка с условным форматированием
  7. 4 способа выборки данных в Excel
  8. Расширенный автофильтр
  9. Формула массива
  10. Выборка с несколькими условиями с помощью формулы
  11. Случайная выборка

Как выбрать уникальные и повторяющиеся значения в Excel — пошаговая инструкция

В первую очередь надо разобраться, что такое выборка. Это одно из самых главных статистических понятий, которое означает набор параметров, отобранных по определенному критерию. В качестве выборки может выступать что-угодно: люди для эксперимента, одежда, предприятия, ценные бумаги и так далее.

Чтобы создать выборку, необходимо сначала отобрать те результаты, которые подходят под условия из большого перечня, после чего отобразить эти значения отдельным списком или же в первоначальной таблице.

Подготовка содержания выпадающего списка

Чтобы наша работа сегодня была более наглядной, давайте возьмем историю расчетов с клиентами. Она будет такой, как на рисунке. Как сделать выборку в Excel из списка

Здесь нам надо выделить все операции, совершенные по отношению к каждому конкретному контрагенту, с помощью цвета. Чтобы переключаться между ними, применим выпадающий список. Следовательно, изначально нужно его сделать, а для этого надо отобрать данные, которые будут его элементами. В нашем примере нам требуются все фамилии контрагентов, которые есть в колонке А и при этом не повторяются. Для подготовки содержания выпадающего списка нам нужно выполнить следующую инструкцию:

  1. Выделяем первый столбец нашей таблицы.
  2. Используем инструмент «Данные» – «Сортировка и фильтр» – «Дополнительно». Как сделать выборку в Excel из списка
  3. После этого перед нами появится окно, в котором нам надо выбрать тип обработки «скопировать результат в другое место», а также поставить флажок возле пункта «Только уникальные записи». В нашем случае диапазоном, который мы используем будет ячейка с адресом $F$1. Знак доллара означает, что ссылка абсолютная и она не будет меняться в зависимости от того, что человек копирует или вставляет содержимое ячейки, которая с ней связана. Как сделать выборку в Excel из списка
  4. После того, как мы зададим все необходимые параметры, нам нужно нажать на клавишу ОК и так мы подтверждаем наши действия.

Теперь видим перечень ячеек с уникальными фамилиями, которые уже не повторяются. Это и будет наша выборка для списка. Как сделать выборку в Excel из списка

Модификация исходной таблицы

После этого надо внести некоторые изменения в нашу таблицу. Для этого нужно выделить первые два ряда и нажать на комбинацию клавиш Ctrl+Shift+=. Таким образом у нас вставляются две дополнительные строчки. В новосозданную ячейку A1 вставляем слово «Клиент».

Как сделать выборку в Excel из списка

Создание выпадающего списка

После этого нам нужно создать выпадающий список. Чтобы это сделать, выполните следующие действия:

  1. Делаем клик по ячейке B1. Переходим на вкладку «Данные» – «Работа с данными» – «Проверка данных». Как сделать выборку в Excel из списка
  2. Появится диалоговое окно, в котором нам надо выбрать тип данных «Список», а в качестве источника данных выбрать наш перечень фамилий. После этого нажимаем на кнопку ОК.

После этого ячейка B1 превращается в полноценный список фамилий клиентов. Если информация, которая служит источником для выпадающего перечня, располагается на другом листе, то в этом случае лучше сделать этот диапазон именным и сослаться на него таким образом.

В случае же с нами в этом нет никакой необходимости, потому что у нас и без того вся информация располагается на одном листе.

Выборка ячеек из таблицы по условию

Теперь же давайте попробуем создать выборку ячеек по условию. Для этого надо выделить ту таблицу, в которой указана фамилия контрагента, его код, номер транзакции и сумма операции, после чего откроем окно «Условное форматирование». Чтобы его вызвать, нужно перейти на вкладку «Главная», там найти группу «Стили», и в ней будет кнопка «Условное форматирование».

Появится меню, в котором нам надо кликнуть по пункту «Создать правило», в качестве которого выбираем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Как сделать выборку в Excel из списка

Как сделать выборку в Excel из списка

Далее вводим формулу, указанную на скриншоте, после чего нажимаем на кнопку «Формат», чтобы сделать все ячейки, содержащие одну и ту же фамилию, цветом. Например, зеленым. После этого подтверждаем все выполненные ранее действия путем многократного нажатия на «ОК» на всех окнах, которые будут на тот момент открытыми. После этого когда мы выбираем фамилию нашего человека, все ячейки, включающие ее, выделяются тем цветом, который мы задали.

Как сделать выборку в Excel из списка

Как это работает? Когда мы выбираем какое-то значение в выпадающем списке, то формула анализирует все имеющиеся строки, и если видит совпадение, выделяет их обозначенным пользователем цветом. В том, что формула работает, можно убедиться, выбрав другую фамилию. После этого выделение поменяется. Это значительно облегчает чтение таблицы.

Принцип действия следующий: проверяется значение в столбце А. Если оно равно тому, которое выбрано в списке, находящемся в ячейке B1, то эта формула возвращает значение ИСТИНА. После этого целая строка форматируется таким образом, каким вы захотите. В принципе, можно не только выделять эту строчку отдельным цветом, но и произвольно регулировать шрифт, границы и другие параметры. Но выделение цветом – самый быстрый метод.

Как мы добились того, чтобы цветом окрашивалась целая строка, а не отдельная ячейка? Для этого мы применили ссылку на ячейку, где адрес колонки является абсолютным, а номер ряда – относительным.

Скачать пример выборки из списка с условным форматированием

Как это работает? Вы можете попробовать посмотреть наглядно, скачав пример такой таблицы, которая была нами рассмотрена ранее. Для этого нужно перейти по этой ссылке.

4 способа выборки данных в Excel

Но на этом мы не заканчиваем нашу инструкцию. На самом деле, у нас есть целых четыре доступных способа формирования выборки данных в Excel.

Расширенный автофильтр

Это самый легкий метод, который позволяет отобрать значения, которые подходят под определенные критерии. Давайте более подробно рассмотрим, что нужно для этого.

  1. Предположим, у нас есть таблица, содержащая наименование товара, дату и общее количество денег, которое получилось заработать на продаже конкретной позиции в определенный день. Нам надо выделить ту область, где надо отобрать выборку. Для этого переходим на вкладку «Главная», где находим кнопку «Сортировка и фильтр» и нажимаем на нее. Ее можно найти в блоке инструментов «Редактирование». После этого находим опцию «Фильтр». Приводим скриншот для наглядности. Как сделать выборку в Excel из списка
  2. Есть и второй способ, как можно поступить в этом случае. Можно найти кнопку «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтр», которая располагается на вкладке «Данные». Как сделать выборку в Excel из списка
  3. После того, как мы это сделаем, сверху таблицы появятся стрелочки, с помощью которых можно отобрать данные для фильтра. Нужно нажать на одну из них (то, какая именно, зависит от того столбца, в котором нам нужно выполнить сортировку). После этого находим пункт «Числовые фильтры», и нажимаем на «Настраиваемый фильтр». Как сделать выборку в Excel из списка
  4. После этого появляется окно, через которое можно настроить пользовательскую фильтрацию. С его помощью пользователь может задать критерий, исходя из которого и будут отбираться данные. В выпадающем перечне для той колонки, в какой содержатся числовые ячейки (а именно их мы используем для примера), есть возможность выбрать такие критерии, как равно, не равно, больше, больше или равно и меньше. То есть, стандартные арифметические операции сравнения.
    Давайте для наглядности зададим правило, согласно которому программа должна отбирать исключительно те значения, в которых сумма выручки составляет больше, чем 10 тысяч рублей. Следовательно, нам нужно в поле, обозначенном на скриншоте цифрой 1, выставить пункт «больше», а в поле, обозначенном цифрой 2, установить значение 10 тысяч (цифрами). Далее осталось только подтвердить наши действия. Как сделать выборку в Excel из списка
  5. Как мы понимаем, после того, как мы отфильтровали данные остались исключительно те строки, в которых объем заработанных денег без вычета налогов составляет больше, чем 10 тысяч рублей. Как сделать выборку в Excel из списка
  6. Но у нас есть возможность еще один критерий добавить. Чтобы это сделать, надо снова вернуться к пользовательскому фильтру, в нижней части которого мы видим еще два поля, которые имеют такой же вид, как и тот, в котором мы вводили наши критерии. В нем можно задать второй параметр. Пусть, к примеру, нам надо будет отбирать только те данные, которые не превышают 14999. Для этого выбираем правило «Меньше», а в качестве значения выставляем «15000».
    Также можно воспользоваться переключателем условий, который может принимать одно из двух значений: И и ИЛИ. Первоначально он настроен на первый вариант, но если человеку нужно задать соответствие одному из этих условий, то можно выбрать значение ИЛИ. Чтобы переключить тип соотношения между условиями, необходимо поставить тумблер в соответствующее положение. После того, как мы выполнили все необходимые действия, нажимаем на кнопку «ОК». Как сделать выборку в Excel из списка
  7. Теперь наша таблица отображает только те значения, которые колеблются в пределах от 10 тысяч рублей до 14999 рублей.

Формула массива

Еще один вариант отбора – использование формулы массива. В этом случае результат выводится в отдельную таблицу, что может быть полезно, если первоначальные данные всегда нужно иметь перед глазами в неизменном виде. Чтобы это сделать, нам нужно следующее:

  1. Копируем шапку таблицы в нужное место. Как сделать выборку в Excel из списка
  2. Выделяем все ячейки, которые содержатся в первой колонке новосозданной таблицы и переводим курсор в строку ввода формул. После этого туда вставляем следующую формулу (значения, естественно, меняем на свои). =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);»»);СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))
  3. Подтверждаем ввод с помощью комбинации клавиш Ctrl + Shift + Enter.
  4. Выполняем аналогичную операцию со вторым столбцом.
  5. Делаем то же самое с третьим столбцом.

Во всех трех ситуациях формула в целом та же самая, просто изменяются координаты.

Как сделать выборку в Excel из списка

После этого присваиваем правильный формат ячейкам, в которых появляется ошибка. Далее используем условное форматирование для выделения тех ячеек, которые содержат определенное значение.

Выборка с несколькими условиями с помощью формулы

Использование формул также позволяет выбирать значения по нескольким критериям. Для этого выполняем следующие действия:

  1. Задаем условия в специальной колонке таблицы. Как сделать выборку в Excel из списка
  2. Записываем три формулы с правильными координатами в каждый из вспомогательных столбцов, которые предварительно нужно создать. Точно так же используем для этого формулу массива. Как сделать выборку в Excel из списка

Преимущество этого метода в том, что нет необходимости изменять формулу, если вдруг понадобится изменить условия. Они всегда будут сохраняться в соответствующих ячейках.

Случайная выборка

Ну и наконец, последний метод формирования выборки, который подойдет не во всех ситуациях – использование генератора случайных чисел. Для этого надо использовать функцию =СЛЧИС(). Далее заполняем такое количество ячеек, которое нам нужно, с помощью маркера автозаполнения.

Как сделать выборку в Excel из списка

Далее выбираем «Настраиваемая сортировка» в меню фильтра.

Как сделать выборку в Excel из списка

Появляется меню настроек, где выставляем параметры так, как на скриншоте. Как сделать выборку в Excel из списка

Потом нажимаем «ОК» и получаем результат.

Как сделать выборку в Excel из списка

Видим, что нет ничего сложного. Если немного потренироваться, то все будет получаться очень легко. Главное – понять принцип, а метод можно выбрать любой, какой душе угодно.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Like this post? Please share to your friends:
  • Средствами электронных таблиц excel решите следующую задачу требуется построить таблицу содержащую
  • Средство предварительного просмотра outlook 2016 excel
  • Средствами электронных таблиц excel решите следующую задачу тип товара
  • Средство предварительного просмотра microsoft word ошибка
  • Средство предварительного просмотра microsoft word в outlook